Prépararion et soumission de rapports

Della Brown White, PhDEunice Kennedy Shriver

National Institute of Child Healthand Human Development

Rapport annuel de situation Rapport financier fédéral Inventions Audits Rapport finaux

Entretien d'aujourd'hui

Rapports de situation

Processus d’allocation non-concurrentiel rationalisé électronique (eSNAP) - soumis via l’interface eRA Commons http://era.nih.gov/docs/eSNAP_UG_v2.25.0.0_041210.pdf ◦ Soumission 45 jours avant la date de lancement du nouveau budget◦ Les dates d'approbation IACUC et IRB ne seront pas exigés dans le

cadre de chaque soumission de rapport de situation. Les dates d'approbation doivent être soumises au NIH sur demande

◦ L’allocataire peut déléguer son pouvoir au PD/PI (Directeur de programme/Directeur de recherche pour soumettre le rapport de situation directement au NIH. C'est un pouvoir de délégation optionnel disponible dans l'interface eRA Commons d'eSNAP.

Formulaires papier Non-SNAP-PHS 2590

Types de rapports de situation pour NIH

Reportez-vous à la Notification d'allocation (NoA), dans la section II des Termes et conditions

eSNAP ou Non SNAP?

Soumission deux mois avant la date anniversaire (début de la période budgétaire suivante)

Suivez les consignes PHS 2590 et utilisez le formulaire des pages http://grants.nih.gov/grants/funding/2590/2590.htm

Envoyez à l'adresse centralisée (mentionnée dans les conditions d’allocation). NE L'ENVOYEZ PAS directement à l'IC

Utilisé pour la demande officielle de financement de l'année suivante

Explique la situation de l’allocation, y compris le budget détaillé et toutes les autres modifications telles que les personnels clés

Rapport de situation - Sans SNAP

Le PI doit surveiller les dates auxquelles les informations doivent être communiquées bureau commercial de l'institution

Le PI doit contrôler que le burau commercial nous a bien envoyé à rapport de situation

Vous trouverez une liste des rapports de situation dus de votre institution sur la page eRA Commons◦ Recherchez le numéro du Dossier de profil institutionnel

(IPF) en utilisant la foncton Recherche de numéro IPF◦ Lancez une Recherche de rapport de situation par

numéro IPF numéro

Garantir une soumission opportune

Les rapports tardifs de situation peuvent engendrer des allocations tardives et/ou éventuellement réduites

Rapport annuel de situation

Les progrès sont-il satisfaisants ? Y a-t-il eu ou proposez-vous des

modifications sur la portée, les objectifs ou les intentions du projet ? ◦ Voir Importance de la portée de la recherche dans

la Partie 3. Mesures que vous pouvez prendre en tant que chef de projet.

Y a-t-il des changements de personnels clés ou de leur niveau d'implication ?

Évaluation de la situation - 1

Y a-t-il des indices de chevauchements scientifiques ?

Dans le cas de sujets humains, les informations de genre et de minorité sont-elles soumises ?

Les tableaux d'inscription de sujets humains sont-ils soumis, s'il y a lieu ?

Y a-t-il des changements ou des soucis concerant la recherche sur des sujets humains ou l'utilisation ou la protection d'animaux de recherche ?

Y-a-t-il des modifications dans d'autres documents ?

Évaluation de la situation - 2

Le directeur de programme examine le rapport de situation pour s'assurer que vous avez accompli suffisamment de progrès pour justifier le maintien de notre financement du projet

Les spécialistes en gestion d’allocations réalisent une évaluation administrative et parfois fiscale du rapport de situation

Les rapports de situations soumis peuvent exiger des révisions et des clarifications de part de la direction des programmes ou des allocations◦ La communication exige la signature d'un accord officiel

Évaluation de la situation - 3

Remplissez et actualisez les autres documents

Tenez compte du solde non utilisé > 25% Allocations catégorielles Demandez les coûts totaux engagés dans la notification d'allocation (NoA)

précédente

N'OUBLIEZ PAS…

Contributions de tiers◦ Incluez une liste d'établissements et remplissez

les formulaires tout comme vous le faites pour une demande d’allocation

◦ Une page budgétaire distincte pour chaque contributeur tiers

N'OUBLIEZ PAS…

La page de couverture La page budgétaire détaillée La justification budgétaire La synthèse du rapport de situation La liste de contrôle Le rapport sur le personnel D'autres documents

Le PHS 2590 se compose de…

Pré-remplie Disponible via la page eRA Commons Les informations sur l'allocataire sont pré-

imprimées via l'option n°5. Vérifiez les informations pré-imprimées et

faites les corrections nécessaires dans la section 12.

La page de couverture

Sujets humains Animaux vertébrés Coûts demandés pour la période budgétaire Inventions et brevets Etablissements de recherche Coordonnées officielles de l'Admin/PI Correction Signatures **

La page de couverture

Un IRB (Comité Institutionnel de révision) ou IEC (Commission Internationale Electronique), désigné par l'Assurance Fédérale de votre société, doit examiner et approuver toutes les recherches sur les sujets humains chaque année d’allocation.

une assurance de protection des animaux n'est valide que pour la durée du projet (habituellement cinq ans) - veillez à la renouveler avant qu'elle n'expire. OLAW-Office of Laboratory Animal Welfare (Bureau de la Protection des animaux de laboratoire)

Sans approbations en cours de validité, nous ne pouvons pas financer la période boursière suivante.

Recherche sur les humains et les animaux

Le responsable signataire de votre société doit signer et dater le rapport de situation d'allocation.

Sans cette signature, l'IC ne fournira pas de Notification d'allocation.

Le(s) directeur(s) de recherche ne signe(nt) pas le rapport de situation. Au lieu de cela, il ou elle signe et date une assurance de signature pour chaque rapport de situation.

Qui signe le rapport de situation ? ? ?

Les coûts directs demandés doivent être détaillés pour la période budgétaire en attente

Utilisez les coûts directs recommandés indiqués sur la Notification d'allocation éditée dans l'année comme guide pour élaborer le budget annuel

Budget détaillé - 1

Personnel◦ Nom◦ Rôle dans le projet◦ Type de poste◦ Mois consacrés au projet◦ Salaire demandé◦ Avantages sociaux◦ Totaux

Budget détaillé - 2

Coûts d'activité de conseil Équipement Fournitures Déplacements Autres dépenses Coûts directs totaux

Budget détaillé - 3

Présentez une justification budgétaire détaillée pour tous les postes et les montants qui représentent une modification importante par rapport au budget précédemment recommandé.

Important : Les dépenses dans une catégorie budgétaire de coût direct simple s'écartent (augmentation ou diminution) du niveau d'engagement catégoriel de plus de 25 pour cent de tous les coûts alloués

Justification budgétaire -1

Période budgétaire courante◦ Expliquez le montant estimé du solde non utilisé,

(y compris le report de l'année précédente) supérieur à 25% du budget total approuvé de l'année en cours

◦ Pourquoi y-a-t-il un solde important ?◦ Comment sera-t-il employé s'il est reporté sur la

période budgétaire suivante ?

Justification budgétaire -2

Présentez un Profil biographique pour tous les nouveaux personnels clés / supérieurs depuis la précédente demande… en vous limitant à quatre pages pour chacun d'eux

Documentation sur la formation dans la protection des sujets humains - pour toute personne impliquée dans la conception ou la conduite de recherche sur des sujets humains

Profil biographique

Indiquer le soutien actif pour:◦ Tous les personnels clés◦ Indiquer le travail en mois par personne◦ Conseillers, adjoints administratifs, et toute autre

personnel non considérée comme «clé» Inclure:

◦ Le numéro de projet ; le directeur de recherche◦ La source de financement ; Nom du projet (ou du

contributeur tiers)◦ Période du projet ; Coûts directs annuels◦ http://grants.nih.gov/grants/funding/2590/2590.htm

Autres documents importants à inclure

Les rapports de situation doivent être planifiés et bien conçus

Les résultats présentés sont à valeur ajoutée et permettent de justifier le maintien de l'aide au projet

Décrivez l'impact potentiel de vos résultats sur la science et la santé publique

Synthèse de rapport de situation

Donnez une description des éléments suivants pour chaque unité :

Problèmes ou obstacles rencontrés dans la poursuite des objectifs et mesures prises pour les surmonter

Normes de performance de réseau qui n'ont pas été respectées et mesures correctives

Degré auquel le niveau exigé d'inscription a été atteint pendant la première année et projets pour la deuxième année

Stratégies pour le recrutement des femmes et des minorités Participation des Comités Consultatifs Communautaires sur

le site Contributions scientifiques au réseau ; autres réalisations

Unités de tests cliniques

Toutes les politiques, assurances, et certifications présentes sur la liste de contrôle doivent être vérifiées par la signature du Responsable commercial autorisé de la société allocataire sur la page de couverture du rapport de situation.

Page de liste de contrôle

Fournissez toujours une liste des PI/PD et de tous le personnel (salariés ou non) qui ont participé au projet pendant la PÉRIODE BUDGETAIRE COURANTE par MOIS PAR PERSONNE ou plus indépendamment de la rémunération.◦ ID Commons◦ Noms des personnes◦ Tous les diplômes◦ 4 derniers chiffres du NSS◦ Rôle dans le projet ◦ DDN◦ Mois par personne consacrés au projet

Rapport sur le personnel

Puis le bureau commercial l'envoie à l'adresse suivante :

Division of Extramural Activities Support, OERNational Institutes of Health6705 Rockledge Drive, Room 2207, MSC 7987Bethesda, MD 20892-7987 (Utilisez ce code postal pour le service postal des U.S.A, y compris pour le courrier express.)Bethesda, MD 20817 (Utilisez ce code postal pour les sociétés de livraison postales telless que Fedex et UPS.)U.S.A

Le signataire officiel de votre société doit signer le rapport papier de situation

Tous les chercheurs financés par le NIH doivent soumettre à la bibliothèque nationale du centre de PubMed de médecine une version électronique de la version finale et révisée par leur collègues de leurs manuscrits après approbation pour publication, afin de pouvoir être mis à la disposition du public pas plus tard que 12 mois après la date de publication officielle.

http://grants.nih.gov/grants/guide/notice-files/NOT-OD-08-033.html

Note concernant la mise à dispostion du public

Si vous avez besoin d'aide avec votre rapport de situation, contactez votre spécialiste en gestion d'allocations ou le responsable des programmes mentionnés sur la Notification d'allocation

Soyez ponctuel !

Conseils

Nous n'accorderons l'allocation de l'année prochaine qu'après avoir approuvé votre rapports de situation

N'oubliez pas...

Rapports financiers fédéraux

le 1er février 2011 le Rapport sur le statut financier (FSR) SF-269 a été remplacé par le Rapport financier fédéral (FFR) SF-425.

Un Rapport financier fédéral est un état des dépenses rapportées par rapport aux fonds alloués à un établissement allocataire.

Les FFR fournissent un mécanisme efficace pour rendre compte des fonds d'allocation.

Rapports financiers fédéraux - 1

Les FFR ne peut être soumis qu'électroniquement via la page eRA Commons.◦ https://commons.era.nih.gov/commons/index.jsp

Les FFR doivent être soumis en dollars américains et en anglais.

Les allocataires doivent soumettre des rapports précis et délaillés.

Rapports financiers fédéraux - 2

NOUVELLE politique pour des allocations étrangères : Voir NOT-OD-12-139, en vigueur le 1er Oct. 2012

Pour toutes les premières/nouvelles demandes via le Processus d'allocation non-concurrentielle rationalisé (eSNAP):

Les allocataires étrangers ne seront pas obligés d'établir un rapport annuel de leurs dépenses par un FFR.

Le NIH contrôlera les aspects financiers de ces allocations en utilisant les informations transactionnelles dans le PMS (Système de gestion des paiements). (PMS maintenant requis par des allocations étrangères pour le paiement)

Rapports financiers fédéraux - 3

Etranger eSNAP : Les données de dépense FFR ne sont requis qu'à la fin d'une période d'allocation. ◦ Le rapport doit être soumis dans les 90 jours

après la fin de la période d'allocation ◦ Le rapport doit rendre compte de l'aide cumulée

allouée pendant toute la période Etrangers Sans SNAP : les FFR annuels sont

dus dans les 90 jours avant la fin du trimestre durant lequel la date de fin de leur période budgétaire échoit.

Rapports financiers fédéraux - 4

Les FFR peuvent être révisés, cependant, l'OFM (Bureau de la direction financière) exige l'approbation de la gestion d'allocation pour des révisions avec des dépenses accrues et les rapports révisés soumis plus de 15 mois après la date de fin de la période budgétaire/du projet.

Les soldes importants doivient être examinés/contrôlés

Une communication efficace entre l'allocataire, la Direction des allocations du NIH, et le Bureau de la direction financière du NIH est essentielle au succès global de l'allocation

Rapports financiers fédéraux - 5

Inventions

Révèler une invention dans sa totalité à NIH par écrit dans les deux mois après que l'inventeur en ait fourni la révélation écrite à son responsable institutionnel.◦ Fournir l'allocation, le nom de l'inventeur et une description

technique complète. ◦ Votre bureau commercial envoie ces information par iEdison.

Lorsque vous demandez un renouvellement ou une aide contractuelle pour votre allocation, indiquez l'une ou l'autre des informations suivantes : ◦ Une liste de toutes les inventions conçues ou apportées à la

pratique pendant la période budgétaire précédente ◦ Une certification qu'aucune invention ne s'est produite

pendant la période

Inventions-1

Vous devez également soumettre un rapport d'utilisation annuel quand il vous a été accordé un brevet pour une invention ou quand vous commencez à recevoir des royalties ou des droits de licence pour des inventions qui n'ont pas été brevetées. Utilisez iEdison de NIH pour vous conformer aux exigences pour la soumission de rapport.

A l'issue du projet, soumettez un rapport d'invention final et une certification, HHS 568. Pour plus d'information, voir la rubrique Préparer un rapport final à la fin de l'allocation ci-dessous.

Inventions - 2

Propriété intellectuelle : Les allocataires étrangers ont les mêmes droits et obligations concernant la propriété des inventions que les allocataires américains. N'oubliez pas de ◦ Signaler toutes les inventions sujet au NIH. ◦ Efforcez-vous de commercialiser l'invention sujets

par un brevet ou un licence. ◦ Reconnaissez formellement l'aide du

gouvernemental fédéral dans tous les brevets qui résultent de l'invention sujet.

◦ Accordez formellement au gouvernement fédéral une licence d'utilisation limitée de l'invention sujet.

Inventions-3

Audits

Audit -Examen ou évaluation systématique pour déterminer si la responsabilité interne et d'autres systèmes de contrôle garantissent raisonnablement ce qui suit :◦ Les opérations financières sont correctement gérées. ◦ Les rapports financiers sont opportuns, justes, et exacts. ◦ L'entité s'est conformée aux lois, règlements et à

d’autres conditions d'allocation applicables ◦ Les ressources sont gérées et utilisées économiquement

et efficacement. ◦ Les résultats et les objectifs désirés sont atteints

efficacement.

Audits - 1

Vous devrez organiser un audit annuel si votre établissement dépense $500.000 ou plus par an de la somme allouée par le HHS.

Vous pouvez engager un comptable public ou fédéral, d'état, ou une société d'audit gouvernementale◦ Les établissements payent l'audit en utilisant des

fonds de A&F à hauteur de 8% Si vous avez le choix de la société d'audit,

celle-ci devra réspecter nos normes.

Audits - 2

Les allocataires étrangers peuvent satisfaire aux conditions de l'audit au moyen de l'un de ces deux types d'audit : ◦ Un audit de type financier. Voir les Normes d'audit

gouvernemental (le "Livre jaune"). ◦ Un audite qui répond aux exigences de la

Circulaire MB (Bureau de la gestion et du budget) A-133.

Audits - 3

Les sociétés étrangères doivent soumettre leur rapports d'audit au :

National External Audit Review Center HHS Office of Inspector GeneralHHS Office of Audit Services1100 Walnut Street, Suite 850Kansas City, MO 64106-2197U.S.

Les allocataires ont habituellement 30 jours après réception du rapport de l'auditeur ou neuf mois après la fin de l'exercice fiscal de la société, à la première des deux échéances, pour répondre aux résultats de l'audit.

Audits - 4

Rapports finaux - Clôture

Rapport final de situation. Voir Préparation d'un rapport final de situation dans la Partie 7. Rapport annuel de situation

Rapport financier fédéral final Rapport final d'invention (HHS 568)

Le responsable commercial a 90 jours après la fin de l'allocation pour remplir ces formulaires finaux.

Les dossiers doivent rester disponibles pendant trois ans après la fin de la période d'allocation. Les IRB locaux peuvent exiger une période plus longue.

Rapports NIH finaux requis

Requis pour toute période d'allocation terminée et pour toute allocation qui ne serait pas prolongée par l'octroi d'une nouvelle période contractuelle.

La demande de renouvellement contractuel (type 2), financé ou pas, le rapport de situation contenu dans cette demande peut servir de rapport de situation final séparé.

Préparez le rapport selon les exigences PHS 2590 et toutes les conditions IC spécifiques déterminées dans les termes et conditions de l'allocation.

Rapport de situation final - 1

AU minimum, le rapport de situation final contiendra: ◦ Une synthèse des progrès réalisés dans la poursuite des

objectifs initialement indiqués◦ Une liste des résultats significatifs (positifs ou négatifs)◦ Une liste des publications

Le numéro de référence de soumission de manuscrit du NIH (par exemple, NIHMS97531) ou le numéro de référence de PubMed Central (PMC) (par exemple, PMCID234567) pour chaque article.

Les données d'inscription, incluant les enfants, les produits livrables qui peuvent être partagés (par exemple, logiciel, lignes cellulaires)

Rapport de situation final - 2

Le bureau commercial de votre société envoie le rapport final de situation à l'adresse suivante :

NIH Centralized Processing Center6705 Rockledge Drive RM 2207, MSC 7987Bethesda, MD 20892-7987 (Utilisez ce code postal pour le Service Postal américain, y compris pour le courrier express.)Bethesda, MD 20817 (Utilisez ce code postal pour les sociétés de livraison postale telles que Fedex et UPS.)U.S.A

Doit être signé par un AOR (Représentant officiel de la société)

Rapport de situation final - 3

Un FFR final est obligatoire pour◦ Toute période d'allocation qui s'achève, ◦ Toute allocation qui est transférée à un nouvelle

allocataire, ou ◦ Toute allocation, y compris les allocations sous

SNAP, qui ne sera pas prolongée par l'octroi d'une nouvelle période contractuelle.

Doit être soumis via la page eRA Commons

Rapport financier fédéral final - 1

Sans SNAP: Doit couvrir la période depuis la soumission du précédent rapport FFR

eSNAP: Couvre toute la période contractuelle ou l'ensemble de la période contractuelle qui a été financée avant résiliation

Les FFR finaux doivent indiquer le solde exact des fonds non utilisés et ne doivent contenir aucun engagement non liquidé

Rapport financier fédéral final - 2

Il ne doit y avoir aucunes anomalies entre la part fédérale des dépenses nettes reportées sur le rapport FFR final et les déboursements nets de trésorerie au PMS (Système de gestion des paiements) sur la section de trésorerie fédérale sur le rapport FFR.

Rapport financier fédéral final - 2

Doit soumettre une Déclaration et Certification Finale (HHS 568) - que le projet contienne ou pas des inventions sujets à signaler

Doit être soumis même si les inventions ont déjà été indiquées

Liste de toutes les inventions qui ont été conçues ou d'abord effectivement mises en pratique pendant les travaux du projet

Rapport d'invention final -1

Doit couvrir la période de la date initiale effective de l'aide à la date d'expiration ou de résiliation de l'allocation

Il doit être soumis au NIH octroyant l’allocation à l'IC

S'il n'y a eu aucune invention, le formulaire doit indiquer « Aucune. »

Doit être signé par un AOR (Représentant officiel de la société)

Rapport d'invention final - 2

Le bureau commercial de votre société envoie le rapport final à l'adresse suivante :

NIH Centralized Processing Center6705 Rockledge Drive RM 2207, MSC 7987Bethesda, MD 20892-7987 (Utilisez ce code postal pour le Service Postal américain, y compris pour le courrier express.)Bethesda, MD 20817 (Utilisez ce code postal pour les sociétés de livraison postale telles que Fedex et UPS.)U.S.A

Rapport d'invention final - 3

Demande/Formulaire

Date d'échéance

Rapport de situation

eSNAP- soumission électronique 45 jours avant la date de début du nouveau budget via eRA CommonsSans SNAP- Soumission sur support papier en utilisant les formulaire PHS 2590 60 jours avant la fin de la période budgetaire.

Rapport financier fédéral

eSNAP- Dans les 90 jours après la fin de la période du projet Sans SNAP Dans les 90 jours après la fin du trimestre calendaire durant lequel votre période budgétaire s'achève

Rapports d'invention

Dans les deux mois après que l'inventeur l'ait révélée par écrit à son institution

Audits Audits annuels nécessaires si l'institution dépense plus de $500.000 ou plus par an de la somme allouée par HHS

Rapport finaux

Rapport financier fédéral, Rapport de situation, Rapport d'inventionTous dus dans les 90 jours après la fin de la période du projet

Synthèse des échéances - 1

Demande/Formulaire Date d'échéanceAssurance au niveau fédéral

Renouvellement tous les trois ans avec le Bureau de protection de la recherche sur les sujets humains.

Assurance de protection des animaux

Pour les allocations étrangères, renouvellement à la fin de la période du projet (habituellement cinq ans) avec le Bureau de protection des animaux de laboratoire.

Approbation de l'IRB Envoyez l'approbation du Conseil institutionnel de révision au NIH tous les ans

Certification de mauvaise conduite de recherches

Envoyer un Rapport annuel sur une éventuelle mauvaise conduite de recherches au Bureau de l'intégrité des recherches.

Synthèse des échéances - 2

Instructions et formulaire pour le rapport de situation (PHS 2590) http://grants.nih.gov/grants/funding/2590/2590.htm

eRA commons https://commons.era.nih.gov/commons/index.jsp

Conformité à la politique de mise à disposition du public http://grants.nih.gov/grants/guide/notice-files/NOT-OD-08-033.html

Liste de rapports de situation en attente http://era.nih.gov/userreports/pr_due.cfm

Déclaration de politique d'allocations NIH http://grants.nih.gov/grants/policy/nihgps_2012/index.htm

Liens utiles - 1

Mois par personne Foire Aux Questions http://grants.nih.gov/grants/policy/person_months_faqs.htm

Autre exemple d'aide http://grants.nih.gov/grants/funding/phs398/othersupport.pdf

http://www.niaid.nih.gov/researchfunding/int/grantspolicy/Pages/default.aspx

http://grants.nih.gov/grants/policy/nihgps_2011/nihgps_ch16.htm#_Toc271265275

Liens utiles - 2

2012 BRAD Intervenants en internat◦ Mme Merle Kurtz◦ Mme Alesia Brody◦ M. Alan Whatley

Remerciements