PRELUCRAREA DATELOR

PRELUCRAREA DATELOR

Capitolul III

Prelucrarea datelor - Instrumente de lucru pentru sisteme informatice 2

III.4. Instrumente de lucru pentru sisteme

informatice

III.4.1. ScenariulIII.4.2. Graficul/DiagramaIII.4.3. SablonulIII.4.4. FunctiileIII.4.5. Raportul

Prelucrarea datelor - Instrumente de lucru pentru sisteme informatice 3

III.4. Instrumente de lucru pentru sisteme

informatice

Prelucrarea datelor - Instrumente de lucru pentru sisteme informatice 4

Scopul scenariilor (Scenarios) este de a urmari evolutia mai multor rezultate (mai multe variante de rezultate) atunci cand se modifica un set de date folosite la calcularea lor. Rezultatele si datele de intrare vor fi organizate intr-o foaie de calcul. In loc sa se obtina un set de foi de calcul cu aceeasi structura, dar diferite prin datele de intrare prelucrate si prin rezultatele obtinute, se vor salva versiunile obtinute intr-o singura foaie de calcul, sub forma de scenarii.

Folosind administratorul de scenarii se poate realiza:•Crearea de scenarii (fiecare scenariu se identifica prin nume);•Modificarea scenariilor;•Stergerea scenariilor;•Vizualizarea scenariilor;•Afisarea unui sumar sau a unui tabel pivot pentru scenariile create,

astfel incat sa se poata urmari mai bine evolutia rezultatuluiPe baza datelor din sumar sau din tabelul pivot se pot crea diagrame

pentru a reprezenta grafic evolutia rezultatului.

III.4.1. Scenariul

Prelucrarea datelor - Instrumente de lucru pentru sisteme informatice 5

ExempluSe doreste sa se afle profitul, facand diverse previziuni pentru venituri

si cheltuieli. Fiecare previziune va fi un scenariu. In celulele B1 si B2 se scriu valorile pentru datele de intrare (veniturile si cheltuielile), iar in celula B3 se scrie formula de calcul pentru rezultat (profitul): B1:B2. Fiecare scenariu reprezinta o varianta de rezultat pentru un set de date de intrare precizat.

III.4.1. Scenariul

Prelucrarea datelor - Instrumente de lucru pentru sisteme informatice 6

Programele de grafica analitica fac ca informatiile numerice sa fie mai usor de inteles daca sunt prezentate sub forma de garfice si diagrame, decat atunci cand sunt prezentate sub forma de randuri si coloane intr-un tabel.

Graficele analitice pot fi vizualizate pe monitor sau pot fi tiparite si ajuta la prezentarea tendintelor economice, a cifrelor de vanzari cat si la simplificarea activitatii de analizare a acestor informatii (Insert -> Chart…).

Organigrama (organigrama organizatorica) este reprezentarea grafica si simplificata a structurii unei organizatii, obiect, produs etc. Obiectivul ei este de a pune in evidenta componentele structurii si relatiile dintre componente. Aplicatiile Word, Excel si PowerPoint au implementata functia de construire a diagramelor organizatorice (Insert -> Diagram…).

III.4.2. Graficul / diagrama

Prelucrarea datelor - Instrumente de lucru pentru sisteme informatice 7

Sablonul (template) este un model prefabricat de foaie de calcul. El poate fi folosit la construirea propriei foi de calcul, automatizand acest proces. Sabloanele predefinite sunt modele de documente contabile: registru de incasari si plati, factura, registru de amortizare.

Pentru a crea o foaie de calcul folosind un sablon deja existent vom urma calea:

File -> New… ->Templates -> On my computer… (Balance Sheet, ExpenseStatement, Loan Amortization, Sales Invoice, Timecard).

III.4.3. Sablonul

Prelucrarea datelor - Instrumente de lucru pentru sisteme informatice 8

Bibliotecile de functii predefinite (cum este biblioteca aplicatiei Excel) contin foarte multe functii care pot fi folosite pentru a obtine diferite informatii statistice si financiare, pentru analize economice si ingineresti sau pentru cautarea datelor.

III.4.4. Functiile

Prelucrarea datelor - Instrumente de lucru pentru sisteme informatice 9

Raportul este o colectie de informatii obtinute din datele stocate intr-un tabel, prezentate intr-o forma cat mai clara si mai concisa si intr-un anumit format, care corespunde anumitor necesitati de informare a utilizatorului in vederea luarii unor decizii:

•Obtinerea unor date sintetice: totaluri si subtotaluri;

•Obtinerea unor rezumate;•Gruparea datelor pe mai multe niveluri,

fiecare nivel cu propriile sale informatii sintetice si rezumate;

•Analize complexe si grafice.In general, raportul este conceput sub forma

unui tabel. In plus are si functia de sortare si grupare a datelor.

III.4.5. Raportul

Prelucrarea datelor - Instrumente de lucru pentru sisteme informatice 10

Exemplul 1:

Cel mai simplu raport este cel in care se realizeaza sume pe randuri sau coloane, cum este tabelul prezentat mai jos:

III.4.5. Raportul

Prelucrarea datelor - Instrumente de lucru pentru sisteme informatice 11

III.4.5. Raportul

Exemplul 2:In unele liste este necesar sa se

calculeze subtotaluri pentru grupuri de inregistrari.

In tabelul alaturat se poate calcula totalul salariilor pentru fiecare functie. Pentru a obtine aceasta informatie, trebuie calculate sume partiale pentru coloana Salariu pentru inregistrarile care au aceeasi valoare a campului Functie, adica subtotaluri. Este obligatoriu ca lista sa fie sortata dupa campul folosit pentru calcularea sumelor partiale (Functie).In acest caz, subtotalurile calculate pot fi afisate pe trei niveluri:

1.Se afiseaza numai totalul general.2.Se afiseaza totalul general si subtotalurile.3.Se afiseaza toate inregistrarile, subtotalurile si totalul general.

Se pot afisa subtotaluri si pe mai multe niveluri daca se vor aplica si alte functii asuprea valorilor numerice din grupul de inregistrari.

Prelucrarea datelor - Instrumente de lucru pentru sisteme informatice 12

III.4.5. Raportul

Subtotalurile pot fi aplicate si pe liste care au fost filtrate in prealabil.

In biblioteca de functii Excel exista mai multe functii pentru analizarea datelor din inregistrarile listei. Ele se numesc functii D (Dfunction), litera D semnificand Database (baza de date), adica functii speciale pentru baze de date (liste). Aceste functii au urmatoarea sintaxa:

<Functia>(<domeniu lista>,<camp>,<domeniu criteriu>)

Unde:•<Functia> - reprezinta numele functiei (incepe cu litera D

intodeauna);•<domeniu lista> - este domeniul celuleor in care se

gaseste lista;•<camp> - este campul care va fi folosit de functie pentru

analizarea datelor (campul Salariu, din exemplu anterior). •<domeniu criteriu> - este domeniul celulelor care contin

criteriul de filtrare a inregistrarilor din lista, pentru care functia furnizeaza informatii (in exemplul anterior se selecteaza domeniul cu salariatii avand aceeasi functie pentru a calcula media salariului pentru o functie).

Prelucrarea datelor - Instrumente de lucru pentru sisteme informatice 13

III.4.5. Raportul

In analiza datelor dintr-o lista se pot folosi urmatoarele functii:

Functia Furnizeaza

Daverage

Media aritmetica a valorilor numerice din campurile precizate.

Dcount Numarul de celule care contin numerele din campurile precizate: daca nu se precizeaza un camp anume (argumentul <camp> lipseste), va furniza numarul de inregistrari care contin numere.

Dcounta Numarul de celule care nu contin spatii in capurile precizate sau din toata lista (daca nu se precizeaza un camp anume).

Dget Extrage din lista o singura inregistrare care corespunde criteriului precizat.

Dmax Cea mai mare valoare din campurile precizate.

Dmin Cea mai mica valoare din campurile precizate.

Dproduct

Produsul valorilor din campurile precizate

Dsum Suma valorilor din capurile precizate