ARHIVISTIKA 11.Ideja o arhivu u antiko doba i u srednjem veku22. Nastanak nacionalnih arhiva33.Nastanak Arhiva Srbije i razvoj arhiva u 20. veku44. Registraturski materijal pojam i nastanak (53-56)55. Osnovni principi kancelarijskog poslovanja66. Arhivska knjiga (54)77. Obaveze arhiva u zatiti grae u registraturama (56-58)88. Lista kategorija registraturskog materijala (69-72)99. Istorijat tvorca grae kao deo liste kategorija (69-70)1010. Arhivske evidencije registraturskog materijala (58-59)1111. Pojam i znaaj arhivske grae (26-30)1212. Podela arhivske grae po osnovu kancelarijskog poslovanja (30-31)1313. Podela arhivske grae po osnovu podloge (materijala) (31-32)1414. Podela arhivske grae po funkcionalnom osnovu (32-33)1515. Podela arhivske grae po arhivistikom osnovu (33-35)1616. Arhivistika istorija pojma (9-14)1717. Osnovni zadaci arhivistike (11-12)1818. Arhivistika u uem smislu (14-15)1919. Arhivistika u irem smislu (15-18)2020. Osnovni principi (naela) arhivistike (21-23)2121. Valorizacija arhivske grae pojam i zadaci (60-61)2222. Metodologija odabiranja arhivske grae (75-78)2323. Kriterijumi vrednovanja arhivske grae po osnovu znaaja tvorca grae (79-81)2424. Kriterijumi vrednovanja arhivske grae po osnovu znaaja sadraja dokumenata (81-83)2525. Kriterijumi vrednovanja arhivske grae po osnovu vremena i mesta nastanka dokumenata (83-84)2626. Kriterijumi vrednovanja arhivske grae po osnovu koliine i sauvanosti grae (84-85)2727. Kriterijumi vrednovanja arhivske grae po osnovu spoljnih obeleja dokumenata (85-87)2828. Kategorizacija arhivske grae (87-89)2929. Preuzimanje arhivske grae u dravnoj svojini (90-91)3030. Preuzimanje arhivske grae u privatnoj svojini (91-92)3131. Priprema arhivskog depoa za smetaj arhivske grae (92-93)3232. Izrada plana smetaja arhivske grae (93-95)3333. Prijem i smetaj arhivske grae u arhivu (95-96)34

dr Bojan orevi

1. Ideja o arhivu u antiko doba i u srednjem vekuArhivi kao institucije koje sakupljaju, uvaju i sreuju dokumenta i spise koje proizvode dravni organi, drutva, javne ustanove i pojedinci i daju ih na korienje i uvid dravi, javnosti i nauci nisu postojali u antiko doba i srednjem veku. Potreba da se razliiti dokumenti sauvaju javila se u ranom civilizacijskom razvoju, u prvim velikim stecitima kulturnog i istorijskog razvoja, kao to su Egipat, Persija, a neto kasnije u Grkoj i Rimu.U atinskom sudu, Areopagu, prve dokaze uvanja vidimo u V veku pre nove ere. uvanje dokumenata i sudskih presuda prelo je na novoosnovano telo nomofilace (zakonouvare). Dravni akti su uvani na jednom mestu iz praktinih razloga, u hramu boga __________. U Rimu je primenjena slina praksa kada je odlueno da se dokumenta dravne blagajne i odluke senata uvaju u Saturnovom hramu. uvari dokumenata bili su cenzori, a kasnije kvestori (istrane sudije)Arhivi nisu uvani zbog istorijskog ili nacionalnog znaaja, ve je graa uvana kako bi se zatitila prava i ovlaenje senata, drave, vladara, visoke klase, a u srednjem veku i feudalaca i crkve. Dokumenti i akti e se prouavati i uvati zbog svog naunog i istraivakog znaaja tek od polovine XVIII veka. Od perioda francuske revolucije poinje moderno doba arhiva i arhivistike kao nauke (1789.)Srednji vek karakterie uvanje pravnih spisa i drugih dokumenata u crkvama, manastirima i na dvorovima. Papski dvor je poeo organizovano da prikuplje spise od IV veka nove ere. Vremenom ovaj crkveno-dravni arhiv prerasta u najvei ivi arhiv na svetu. Pape su imali veliku mo i kao poglavari katolike crkve eleli su kontrolu nad vladarima i drugim katolikim podanicima. Bulom u VI veku doneta je odluka o obaveznom prikupljanju dokumenata zbog poreza. Drugi arhiv po starosti je arhiv u Dubrovniku, sonovan u XIII veku Povjesni arhiv. U pitanju je mrtav arhiv jer u sebi sadri grau vezanu za Dubrovaku republiku, koja je ukinuta nakon Napoleonovih osvajanja 1808. godine. On danas ne prima aktuelnu grau ali uva spise od velikog istraivakog znaaja i jedan je od najveih arhiva u svetu. Postojao je i arhiv u Kotoru, ali se ne moe smatrati arhivom u pravom smislu, jer je bio ogranak arhiva i nije imao ureen nain prikupljanja.Car Justinijan je u VI veku je imao ideju osnivanja institucija po temama koje bi uvale sva vana dokumenta. Centralna bi bila u Carigradu, meutim zamisao nije zaivela jer je car ubrzo umro. Nakon XII veka javljaju se kancelarije za sastavljanje akata na ijem su elu notari. Sa razvitkom trgovine javlja se i potreba trgovaca da zatite svoje interese i robu, pa se osnivaju trini sudovi. I oni uvaju dokumenta kojima su regulisana njihova prava i obaveze. Arhivi kao institucije dugo nee kao takvi nastati. Re archeon u antiko doba oznaavala je zgradu gde se smetaju dokuemnta. Re e u obliku archivium preuzeti Rimljani.

2. Nastanak nacionalnih arhivaSa modernim dobom dolazi do osnivanja nacionalnih arhiva. Posle Vizantije, tek u XVIII veku postoji pokuaj da se stvori moderan arhiv. Radi se o Rusiji u doba Petra Velikog. On je 1720. godine izdao propis o tome da se graa svih ministarstava prenese i uva u dva arhiva. Kada je Petar Veliki umro, ova ideja je zaboravljena, dokumenta su rasturena i pokuaj osnivanja arhiva je propao.Moderni arhivi se vezuju za Francusku buroasku revoluciju iz 1789. godine. Arhivi se razvijaju kao nacionalne institucije a u Evropi se stvaraju u XIX veku.Po izbijanju revolucije, Francuska narodna skuptina je bila sve zakonodavna, izvna i sudska vlat. Ona je zbog toga istakla potrebu da se njena dokumenta uvaju. Zato je formiran arhiv Narodne skuptine, a 1790. godine donet je zakon kojim se ovaj arhiv imenuje za nacionalni.Godine 1794. formirana je glavna direkcija francuskih arhiva, popisana su 23 grada u Francuskoj koja su bila duna da formiraju arhive, a nad njima je bio Nacionalni arhiv Francuske. Prvi moderni arhiv postao je nadlean za sve, ne samo za provincijalne dravne arhive, ve i za crkvene. Ni danas crkvena dokumenta nastala na podruju Francuske ne idu u Vatikanski (gde ih alju sve ostale katolike zemlje), ve ostaju u Nacionalnom arhivu Francuske,a u Vatikanski arhiv alju se kopije.Od 1794. godine arhiv je regulisan kao institucija. Godie 1842. Francuska je zavrila stvaranje arhivske mree. Arhiv Francuske u Parizu ima preko 4300 hektara, a graa je smetena po raznim palatama u Parizu.Arhivi su nastajlai u XIX veku. Kraljevina Dveju Sicilija osnovala je arhiv 1813. godine, ali je ubrzo osvojena od strane Nemaca, a arhiv je uniten.Godine 1802. donet je dekret, a 1804. godine osnovan je arhiv. Argentina arhiv formira 1821. godine, Meksiko 1823., Brazil 1838. Centralni arhiv u Londonu osnovan je 1838.panija je 1858. godine osnovala Antikvarijum. To je bila institucija koja je sadrala arhiv, biblioteku i muzej, koje su se posle razdvojile.Maarska arhiv osniva 1877. godine u Peti, a u Beu je arhiv osnovan tek 1894. godine. Nemaka je ujedinjena 1878. a arhiv je stvoren tek 1919. godine.SAD su osnovale arhiv 1934. godine. Te godine arhivu su poverene samo dve vrste grae najstarija graa od doseljavanja kolonista do formiranja Amerika, i sva federalna graa, ona koja je pod nadlenou predsednika i FBI. Sve ostalo se uva u Kongresnoj biblioteci u Vaingtonu. Povelja za deklaraciju nezavisnosti uva se takoe u biblioteci, zato to to nije federalni dokument, nije ga doneo predsednik. Amerika nema mreu arhiva, ve sve federalne drave svoju grau uvaju u centralnim bibliotekama i nemaju nikakvu obavezu prema arhivu.

3.Nastanak Arhiva Srbije i razvoj arhiva u 20. vekuDubrovani nisu imali svest o nacionalnosti ( u osamnaestom veku su Srbi k.....). U trinaestom veku jeste srpska drava, dok su u Dubrovakom arhivu (. Brankovi) i na drugim mestima. Mnogo spisa je i uniteno. Nije postojao zakon o arhivima, mnogo toga se gubilo ili je unitavano. U Prvom svetskom ratu od strane Nemaca i Bugara,a u Drugom od Nemaca i Komunista.1846. godine javie se prvi put ideja o arhivu kod nas. Ranije je osnovno Drutvo srpske slovesnosti, koje posle postaje Srpska kraljevska akademija, pa SANU. Jovan Steji, knjievnik i lan DSSa, Avram Petronijevi, imali su ideju da se pod okriljem DSSa uz pomo kneza Aleksandra Karaorevia organizuje prikupljanje dokumenata, memoara od Prvog i Drugog srpskog ustanka... nije samo jedna institucija mogla to da uradi. Nukleus, sr, arhiva SANU su ta dokumenta koja su prikuili, ali i tada jo uvek nije bilo uslova za formiranje arhiva.Do 1886. Godine nema ni partija, zakon je donet, a skupina raspravnja o dravnim poslovima. Kosta Cuki, ministar Finansija raspravlja o novcu koji bi bio potreban za zgradu arhiva i prikupljanje dokumentacije 1881. Godine Stojan Novakovi uzep je nacrt i pokuao da ga realizuje sa Srpskim uenim drutvom (SKA). Vladan orevi je 1888.god izradio Zakon o Arhivu. U ovome se lino angaovao Aleksandar Obrenovi, dao je deo linog novca da se finansira arhiv i da bi se ostvario Zakon o Dravnom arhivu 2.12.1898., a stupio je na snagu 1.januara 1900.. Poeo je sa radom (arhiv) 1. Maja 1900.godine.lanove odbora je imenovao sam kralj, jedan lan je bio iz SANU, pored toga je bilo jo radnika i broj je vremenom rastao. Odredilo se ko e ta raditi u Arhivu.Upravnik dravni arhivar prvi je bio Mihajlo Gavrilovi, lan akademije, knjievnik i istoriar. Imao je platu u rangu predsednika vlade i rektora Velike kole. Pisar je bio pisar r.... prve klase. Prvi pisar posle smrti Aleksandra Obrenovia je Radoje Domanovi, koji je tu funkciju obavljao samo godinu dana.Propisana su jo neka pravila. Pratio se rad Francuskog arhiva koji je do tada zavrio strukturisanje. Uvidelo se da se biblioteki principi ne mogu primeniti na arhivsku grau i koje zakone treba doneti:Svaka institucija je duna da posle 30 godina od nastanka dokumenta da ih preda arhivu (prvi kod nas su predati 1870.god.) Arhiv nije dobio odmah prava da kontrolie i kanjava institiucije kojnj niau ispunjavale svoje obaveze. Dopunom zakona 1913.godine Arhiv dobija pravo da kanjava druge ustanove.Arhiv je imao pre...prava, ulogu i obaveze. Sam je birao kako e dati grau (jer u poetku nije bilo zgrade za arhiv da se u nju smesti) na korienje. To je trebalo da odobri odbror. Kada graa stie posle 30 godina u arhiv ona se obrauje i moe se dati na uvid i korienje (osim ako nije tajna sluba ili nije dat uslov za korienje). Svaki dokument morao je da proe odobrenje odbora da se koristi. Ile su propisane novane i zatvorske kazne za unitavanje dr.arh. do 1945. Od tada je Arhiv Srbije.Arhiv je dobio namensku zgradu 1929.godine (finansirala je Karnegijeva zadubina) u vreme kada je upravnik Rista Odavi. Najvei deo fonda je stradao u Prvom svetskom ratu (voz kod Kruevca). 5. Nuia skida za predstavu, testament kralja Petra pri povlaenju.) Bugari su vratili deo 1945.godine.U Drugom svetskom ratu na poziv Milana Nedia arhiv preuzima Milan Jovanovi Stojmirovi. Arhiv je preiveo bombardovanje jer je zgrada postala tab Gestapa za Istonu Evropu.(Beograd je trebalo da postane prestonica princa Eugena). Graa je za to vreme bila na Tehnikom fakultetu. Milan Jovanovi Stojmirovi je osuen na 15 godina zatvora, a posle rata je arhivistiar Petar Kondi koji je sproveo najvee i najorganizovanije sreivanje arhiva koje je trajalo priblino osam godina.Izmeu dva rata U Novom Sadu je sen.arh.(gradski). Kraljevina SHS (1918-1941) ima arh. U Beogradu i Zagrebu. U Arhiv Jugoslavije prva graa je trebalo da doe tek 1948.godine Bilo je potreno formirati centralni arhiv do tada 1935.god donet nacrt zakona o Arh. Jugoslavije, ali jo uvek nije nita uraeno. Tek posle Drugog svetskog rata se u Jugoslaviji i Srbiji razvija mrea arhiva.Vie nema banov..na, u Srbiji u Beogradu su arh, i u Hrvatskoj u Zagrebu i ne mogu da zadovolje prikupljane grae iz Jugoslavije i javila se potreba za formiranjem novog arhiva. Vlada federativne Jugoslavije 1948.godine donosi naredbu da svi sreski okruzi treba da formiraju arhive (srez i optina, ustanove, kole, zadruge, drutva, domovi kulture, partijske grupe, bolnice) Dva pokrajinska arhiva su u Novom Sadu i Pritini. 1948.godine Istorijski arhiv Beograda prvi u Jugoslaviji gradski sreski arhiv.1951.godine osnovan je Dravni arhiv Jugoslavije FNJ (osnovan godinu dana ranije, ali radi od pedesprve), to je mrtav arhiv.Arhivska mrea Srbije ima dvadeset devet arhiva, ukljuujui na Kosovu Prizren, Pe, Kosovsku Mitrovicu..., plus specijalizovane arhive koji ne ulaze u mreu arhiva.

4. Registraturski materijal pojam i nastanak (53-56)Zatita registraturskog materijala i arhivske grae van arhiva predstavlja jedan od osnovnih zadataka svakog arhiva. Registraturski materijal ima dvostruki znaaj: predstavlja operativnu dokumentaciju bez koje je nezamisliva delatnost stvaraoca, i istovremeno predstavlja izvor arhivske grae, to je razlog da uiva prethodnu zatitu sve dok iz njega ne bude odabrana arhivska graa. Sve dok predstavlja izvor arhivske grae, pravni i struni sistem zatite je izgraen takoda niko ne moe biti izvan njega.Obezeuje se uvanje onog dela dokumenata koji e dobiti svojstvo arhivske grae posle utvrivanja i odabiranja iz registraturskog materijala.Zatita r.m. kao izvora arhivske grae je neophodna sve dok iz njega ne bude odabrana arhivska graa. Postoje dve grupe zatite i nadlenosti. Prvu ine prava, obaveze i nadlenosti koje prozilaze iz sistema kancelarijskog poslovanja. Arhivska knjiga je sumarna evidencija celokupnog registraturskog materijala, koja je znaajna i za stvaraoca grae i za arhiv. Za stvaraoca zato to stvara evidenciju na osnovu tekueg kancelarijskog poslovanja, a za arhiv zato to se preko prepisa arhivske knjige dobijaju informacije o koliini arhivske grae i registraturskom materijalu o vremenu njenog nastanka, koliini, sadraju istorodnih dokumenata, koliini grae koja je nastala tokom protekle godine, o tome gde je smetena, fizikoj sauvanosti. Prepisi arhivske grae slue za pripremu arhivskih radnika prilikom nadzora i pruanja strune pomoi registraturama. Arhivi su za ova pitanja zainteresovani, jer od toga zavisi u kakvom e se stanju nai graa i u kojoj e meri kasnije moi odgovoriti zahtevima sreenosti, odabiranju arhivske grae i njenoj predaji nadlenom arhivu. Druga grupa obuhvata prava, obaveze i nadlenosti koje proizilaze iz sistema prethodne zatite registraturskog materijala, arhiviranja, odabiranja arhivske grae do njene predaje nadlenom arhivu. Stvaraoci i imaoci grae su obavezni da obezbede uslove kako ne bi dolo do oteenja, ali i izluuju bezvredni registraturski materijal. Izluivanje se vri najkasnije godinu dana po isteku roka predvienog na listi. Izluuje se onaj deo registraturskog materijala kojem je istekao operativni rok uvanja, koji nema svojstvo arhivske grae i koji nema trajni operativni znaaj. Ove liste izrauju stvaraoci i imaoci grae. Unitavanje se ne sme initi bez pismenog odobrenja nadlenog arhiva. Rok za predaju i korienje je isti i iznosi 30 godina. Da bi se izbegla predajaa, svake godine po isteku 30god nastanka, rok je utvren svake pete godine. Za grau ukinutih stvaralaca nema ogranienja. Obaveza stvaraoca i imaoca je da prijave nadlenom arhivu postojanje materijala, ime se spreava mogunost da graa, naroito novooformljenih institucija i asocijacija, ostane izvan sistema zatite. Zabranjeno je menjanje njihovog izgleda, stvojstva, namene i iznoenje u inostranstvo. Pod obavezom su i da omogue nadlenom arhivu struni nadzor i pruanje strune pomoi. Posebno znaajna obaveza je da postupa po naloenim merama. Ukoliko je neophodno izvriti neke mere tehnike zatite, imalac je u obavezi da zatrai odobrenje arhiva.Konstituisanje obaveza svih stvaralaca registraturskog materijala je da donesu opti akt u saglasnosti sa nadlenim arhivom, o nainu evidentiranja, uvanja, klasifikacije i arhivianja, kao i nainu zatite i korienja podataka i dokumenata nastalih u procesu automatske obrade podataka. Postoje 3 znaajna opta akta: Propisi o nainu evidentiranja, uvanju, klasifikaciji, i arhiviranju, Lista kategorija registraturskog materijala sa rokovima uvanja, Nain zatite i korienja podataka idokumenata nastalih u procesu automatske obrade podataka.(iz sveske) Registraturski materijal je osnova iz koje se uzima arhivska graa. To je sve to nastaje u institucijama tokom kancelarijskih poslova. Kancelarijski posao se deli na organizaciju sadrajnih jedinica i tehnikih jedinica. Na osnovu sadrajnih jedinica vri se valorizacija. Podela arhivske grae je podela registraturskog materijala. Deli se prema materijalu (radi zatite i odlaganja materijala), prema sadrajnoj osnovi (po arhivistikim kriterijumima). kolski dnevnici se uvaju 10 godina za osnovnu i 6 za srednju kolu. uvaju se i upisnice, i posle 30 godina se alju u arhiv operativna vrednost materijala. Osnovna registraturska jedinica je akt svaki dokument kojim se pokree, dopunjava, menja, prekida ili zavrava neka slubena delatnost. Akt je osnovni arhivistiki spis, pojedinaan dokument. Da bi neto bilo akt mora da ima odreena spoljna i unutranja obeleja. Mora da ima zaglavlje (najee u gornjem levom uglu), adresu primaoca, sdaraj, ime, prezime i potpis ovlaenog lica i njegovu funkciju, peat, datum i mesto izdavanja akta. Akt moe imati vie oblika, moe biti original (ima potpun sadraj i sva navedena obeleja), kopija (overena i neoverena, mora da sadri sve to i original. Overena kopija je ravnopravna originalu u pravnom statusu), koncept (obian ili _______, odobren od strane efa. uva se kada se trastino razlikuje od originala i kada je od istorijskog znaaja). Nekada je u kancelariji radilo vie pisara, u nekoliko kategorija, i sve se prepisivalo sve dok dokument vladar-ef ne odobri dokument. Pisar prve kategorije pisao je konanu verziju koja bi postajala original. Drugi nivo dok. predmet (celina u kojoj su sklopljeni akti). Vie akata koji se tiu jedne stvari ine predmet. Predmeti se dokumentuju u knjizi delovodni protokol i to predstavlaj osnovni dokaz postojanja predmeta. Vaan je za budua istraivanja. U delovodnom protokolu postoje signature za sva dokumenta koja su sauvana. reg.broj poiljalac sadraj primalac datum napomenaUz akt uvek stoji broj pod kojim je zaveden, i on nije isti kao registarski broj. Knjiga delovodnog protokola automatski ide u arhivsku grau. Radi breg nalaenja, neke institucije imaju alfabetske registre.Dosije je skup akata o nekoj temi, licu. To je skup svih predmeta. Pravi se za lica u nekoj odreenoj instituciji. Svi akti i predmeti mogu da sadre i priloge, npr grafikone, fotografije. U aktu mora da stoji naglaeno u prilogu... jer se prilozi esto gube. Oni objanjavaju sadrinu akta i smatraju se za njegov sastavni deo. Postoji i podela prema funkcionalnom osnovu, koja deli kat na opta pravna akta i dokumenta nastala na osnovu optih. Dakle, deli ih na zakonodavne, dopisne i naredbene akte.Podela arhivske grae u arhivu je podela na fond i zbirku. Fond je osnovna jedinica arhivske grae, nastala tokom ivota jedne institucije ili pojedinca (lini fond). ine ga originali i kopije. Dva osnovna principa se potuju prilikom formiranja fonda: princip celovitosti (u istoj celini se uva kako je stiglo u arhiv) i princip provenijencije (porekla). Sve u fondu mora biti na mestu gde je bilo pre pristizanja u arhiv. Naziv fonda je naziv institucije, ako se naziv insstitucije promeni menja se i naziv fonda,a podatak o starom nazivu se belei. Zbirke su vetaka celina. Ako su na hartiji nazivaju se varia (nikad nisu zavrene). Iz fonda se izdvajaju znaajni, posebni dokumenti, poput ustava, radi lakeg uvanja, a u fondu na njegovom mestu je upisan listi.

6. predavanjeDve treine dokumenata u arhivu su iz upravnog postupka. TEHNIKE JEDINICE skupina dokumenata koji nisu povezani sadrajno, ve po drugim kriterijumima, radi lakeg kontrolisanja predmeta. Formiraju se ili razbijanjem veih predmeta ili povezivanjem manjih. Osnovu ini sveanj. Druga jedinica je poslovno godite (poslovne i finansijske knjige kako bi se lake videlo ta je neka institucija radila tokom godine), koje se vodi za svaku godinu posebno. Iako se sve knjige zavravaju 31.12. to ne znai da je kraj predmeta. Izuzetak su kole i fakulteti koji vode knjige po kolskoj godini. Sve mora biti zabeleeno i sakupljeno u dokumentarnu celinu najkrupniju tehniku jedinicu. Dokumentarnu celinu ine slubena korespodencija, personalna sluba, raunovodstvo, pravna sluba. Bitno je znati ta odakle potie. Auriranje je danas olakano kompijuterizacijom.Registratura (registraturski materijal) je osnovni element kancelarijskog poslovanja. Najvaniji zadaci su registratura, zavoenje dokumenata i akata, razvrstavanje i odlaganje, tj. arhiviranje, valorizacija, predavanje arhivske grae. Radnici u arhivu su duni da prate datume, ta je prioritetno, da se ne bi zakasnilo. Dve osnovne vrste akata: slubeni dopis i naredbeni (autoritativni)Na ispitu e biti da se prepoznaju delovi na osnovu crtea.

Preambula je uvodni deo na osnovu kog se donosi odluka Na osnovu zakona... donosi se odluka...Moe da stoji odluka, reeje ili presuda.

5. Osnovni principi kancelarijskog poslovanja

6. Arhivska knjiga (54)

Arhivska knjiga je sumarna evidencija celokupnog registraturskog materijala, koja je znaajna i za stvaraoca grae i za arhiv. Za stvaraoca zato to stvara evidenciju na osnovu tekueg kancelarijskog poslovanja, a za arhiv zato to se preko prepisa arhivske knjige dobijaju informacije o koliini arhivske grae i registraturskom materijalu o vremenu njenog nastanka, koliini, sadraju istorodnih dokumenata, koliini grae koja je nastala tokom protekle godine, o tome gde je smetena, fizikoj sauvanosti.

. Tvorac grae je u obavezi da vodi arhivsku knjigu registratura, koja se vodi na godinjem nivou i ima sedam rubrika: redni broj, datum upisa, datum nastanka dokumenta, vrsta registraturskog materijala (dopis, naredba odgovor, molba, alba, presuda zabrana, reenje...), broj jedinica (ujupan broj svenjeva, knjiga, fascikla i kutija), podatak o mestu smetaja, broj reenja o izluivanju bezvrednog materijala.

7. Obaveze arhiva u zatiti grae u registraturama (56-58)Zadatak arhiva je da, pre svega, evidentira i zatiti arhivsku grau i registraturski materijal od oteenja, nestajanja i unitenja. Ima pravo na struni nadzor i pruanje strune pomoi stvaraocima i imaocima arhivske grae i registraturskog materijala. Iz statusa arhiva kao organa uprave proizilazi i njegovo pravo i obaveza da obavlja struni nadzor i prua strunu pomo registraturama u pogledu arhiviranja, uvanja, strunog odravanja u sreenom stanju i odabiranju arhivske grae, odnosno izluivanju bezvrednog registraturskog materijala. On preduzima mere za otklanjanje utvrenih nedostataka ili nepravilnosti, utvruje stanje sreenosti, kao i uslove pod kojima se uva, nain korienja, sprovoenja mera, odabiranja arhivske grae iz registraturskog materijala, kao i pripremu za njenu predaju arhivu. Uzima podatke i informacije koje su mu potrebne radi voenja evidencije. Svaki nadzor, pregled se konstatuje zapisnikom. Vane funkcije arhiva su istraivanje i evidentiranje arhivske grae i registraturskom materijala van arhiva. Odabiranje arhivske grae i registraturskog materijala jedan je od najsloenijih i najdgovornijih zadataka svakog arhiva. Donose se liste kategorija registraturskog materijala sa rokovima uvanja, utvruju kategorije koje imaju svostvo arhivske grae i unitava bezvredni registraturski materijal.Utvrivanje grae za njeno trajno uvanje prolazi kroz nekoliko faza, uz stalnu kontrolu arhiva. Cilj takve selekcije je sauvati svu relevantnu arhivsku grau znaajnu za nauku, kulturu i druge drutvene potrebe.Saglasnost za produenje ili skraivanje roka predaje grae daje nadleni arhiv.

7. predavanje zatita materijalaRegistraturski materijal ima operativnu vanost za tvorca grae i druge, spada u kancelarijsko poslovanje. Tvorac grae i arhiv imaju zakonsku obavezu da uvaju materijal od unitavanja i oteenja. Dokumenti se datiraju zbog reda. Obaveza institucije je da vodi videnciju registraturskog materijala, protokol i da ga uva po protokolu, i da vodi arhivsku knjigu (vodi je tvorac grae, pravni subjekat, predlae principe uvanja i primenjuje ih). Odreuju se rokovi uvanja. Tvorac grae je u obavezi da nadlenom arhivu daje informacje o grai, da mu omogui uvid u grau i da postupa po nareenju. Za korienje grae koja nije starija od 30god arhiv mora da da dozvolu. Najvea dunost arhiva je struni nadzor da kontrolie rad registratura i prua strunu pomo ako ga tvorac pozove arhiv je u zakonskoj obavezi da se odazove u roku od 7 dana. Poslednju re u vrednovanju ima arhiv, koji je duan da izradi i listu kategorija sa rokovima uvanja. Tvorac grae je u obavezi da vodi arhivsku knjigu registratura, koja se vodi na godinjem nivou i ima sedam rubrika: redni broj, datum upisa, datum nastanka dokumenta, vrsta registraturskog materijala (dopis, naredba odgovor, molba, alba, presuda zabrana, reenje...), broj jedinica (ujupan broj svenjeva, knjiga, fascikla i kutija), podatak o mestu smetaja, broj reenja o izluivanju bezvrednog materijala.

8. Lista kategorija registraturskog materijala (69-72)Lista kategorija sa rokovima uvanja slui za utvrivanje organske celine registraturskog materijala, koja dokumenta imaju svojstvo arhivske grae, a koja operativnu vrednost i koji su im rokovi uvanja. To je sredstvo na osnovu kog se obavlja izluivanje bezvrednog materijala kome je istekao operativni rok uvanja i koji nema svojstvo arhivske grae. Predstavlja popis registraturskog materijala po dokumentima i predmetima, odnosno kategorijama istih sadrajnih i drugih vrednosti sa rokovima. Ukoliko za ove grupe stvaraoca grae postoje orijentacione liste, treba ih dobro prouiti pre pristupanja izradi individualne liste. Lista sadri tri osnovna strukturna dela:1, istorijat stvaraoca grae bez istorijata nije mogue sagledati vrstu kategorija, o kojoj delatnosti je re, ili kakva je sadrajna vrednost dokumenta. Stvaralac grae tokom svog postojanja moe da smanjuje ili uveava svoje funkcije i zadatke ili da ih menja. Sadri podatke o nazivu stvaraoca; statusu, delokrugu i obimu rada; organizacionoj strukturi; funkcijama i zadacima; odnosima sa nadreenim i podreenim institucijama; sistemu kancelarijskog poslovanja; stanju sauvanosti grae i fizikom stanju dokumenata. 2, struktura popisa liste ine je preambula, naziv donosioca liste, struktura peme liste, naziv stvaraoca grae, redni broj kategorije, sadraj kategorije, rok uvanja i napomena. U preambuli se navodi zakonski osnov za donoenje liste. Struktura organizacione eme liste zavisi od toga da li su organizacione promene bile konstantne ili menjane. U sluajevima gde su bile este, organizacionu emu liste ine funkcije i zadaci. Kategorije se zapisuju prema nazivima koje su dobile kroz kancelarijsko poslovanje. Rok uvanja se daje uz svaku kategoriju pojedinano. Kratkotrajni se uvaju od 6 meseci do 5 godina, oznaavaju se sa BV. Privremeni 5-15godina, oznaka SV, sekundarna vrednost.Dugotrajni 15-75 godina, TV trajna vrednost.Trajni odmah imaju arhivsku vrednost.Napomena slui za neophodna objanjenja zato se uva ili obratno, kod ponavljanja kategorija, gde se stavlja vidi kategoriju br. Na kraju liste se konstatuje da ona stupa na snagu onda kada saglasnost da nadl. arhiv.3, obrazloenje liste sadri podatke i obrazloenja koji su od znaaja za razmatranje i odobravanje liste. Daju se podaci o sastavu komisije i njihovoj kvalifikovanosti. Obrazlae se postupak valorizacije i metodologije koja je koriena, da li je koriena pomo strunjaka za posebne kategorije. Ukazuje na eventualne posebne vrednosti i obrazlae zato odreene kategorije nisu predviene za trajno uvanje, ili gde se izvorno uvaju trajno.

9. Istorijat tvorca grae kao deo liste kategorija (69-70)istorijat stvaraoca grae bez istorijata nije mogue sagledati vrstu kategorija, o kojoj delatnosti je re, ili kakva je sadrajna vrednost dokumenta. Stvaralac grae tokom svog postojanja moe da smanjuje ili uveava svoje funkcije i zadatke ili da ih menja tokom reorganizacija. On sadri podatke naziv tvorca grae sve promene i godine promena u zagradama; status dravni, javni, privatni, i sve promene statusa;*osnovna ili osnovne delatnosti*pratee delatnostidelokrugu i obimu rada; organizacionoj strukturi;funkcijama i zadacima; odnosima sa nadreenim i podreenim institucijama; sistemu kancelarijskog poslovanja; stanju sauvanosti grae ;fizikom stanju dokumenata. Kod naziva stvaraoca se po pravilu daje poslednji naziv, sa rasponom godina postojanja stvaraoca, a u zagradi nazivi sa godinama trajanja u kojima je stvaralac menjao nazive. Organizaciona struktura sluu i za utvrivanje strukturne eme liste. Preko funkcije i zadataka saznajemo relevantne podatke za koje delatnosti bi trebalo da postoje dokumenta i u kojoj organizacionoj jedinici. Trebalo bi da nam otkriju koje su to osnovne a koje sporedne delatnosti. Istorijat ukazuje na sadrajnu vrednost dokumenta, obezbeuje osnovne preduslove za kategorizaciju registraturskog materijala sa rokovima uvanja, osnovne podatke za strukturu eme liste i ukazuje na eventualnu potrebu kompletiranja tehnike zatite arhivske i druge grae. Sistem kancelarijskog poslovanja pomae kod korienja grae za pravljenje istorijata stvaraoca, kao i u utvrivanju stanja u pogledu sreenosti i sauvanosti. Podaci su znaajni za utvrivanje i multiplikata i duplikata, kao i izvornih i konanih dokumenata. Fiziko stanje se utvruje paralelno sa neposrednim uvidom u grau i konstatuje se nedostatak grae ili njeno fiziko stanje.

10. Arhivske evidencije registraturskog materijala (58-59)Evidencija se vodi na istovetnom formatu evidencionih listia koji se slau hronoloki u odgovarajuu knjigu, osim kod dosijea, gde se kartoteki vode obostrano i slau prema nomenklaturi delatnosti. Osnovne evidencije su:registar aktivnih registratura - ima nekoliko delova, redni broj upisa, naziv registrature, datum, peat, adresa, oznaka. Naziv moe da se menja, ali je vano uneti kd kada je promenjen, da se ne bi otvarao novi fond. Pri promenu imena, arhivu se alje obavetenje. kartoteka registratura vodi se na listiima. Na prvoj strani listia sadri podatke o nazivu registrature, vrsti delatnosti, adresi, datumu prestanka rada, broju upisa u registar, ifri delatnosti i napomenu, i sliku zgrade. Na drugoj se reaju datumi strunog nadzora , preuzimanja arhivske knjige, izluivanja materijala. Kao osnovu za sistematizovanje kartoteke slui nomenklatura po vrsti delatnosti. Uvodi se koliina grae u metrima, to je korisno zbog smetaja i provere da li neto fali. dosije registratura vaan je za opis fonda i sreivanje grae. Vodi se posebno za svaku registraturu. Sadri istorijat tvorca grae koji je uvek opiran, dokumentaciju o organizacionoj strukturi, plan arhivskih oznaka, popise celokupnog registraturskog materijala, zapisnike o pregledu, zapisnike o izluivanju i preuzimanju. Prikljuuje se arhivskoj knjizi. Svaka registratura ima svoj sef sa arhivskom knjigom, gde se nalaze svi zapisnici o reviziji, preuzimanju, izluivanju. registar registratura iji je rad prestao podaci o rednom broju upisa, nazivu registrature, adresi, oznaci, datumu i osnovu prestanka rada.Sve evidencije se vode u obliku raunarskih zapisa, popunjavaju na osnovu pismene prijave registratura. Cilj im je da ujednae nain njihovog voenja i sadraja. Obim i sloenost poslova i zadataka na zatiti arhivske grae i registraturskog materijala imperativno zahteva da arhivi u svojoj unutranjoj organizaciji imaju posebnu slubu za ove poslove.

11. Pojam i znaaj arhivske grae (26-30)Graa predstavlja izvor saznanja o prolosti, odnosno kulturno dobro. Dokumenta su primarno sluila kao dokazno sredstvo za odbranu ili potvrdu vladarskih, dravnih i klasnih privilegija, pa su zato prvenstveno uvani zakoni, povelje, edikti, dekreti, ugovori, darovnice, potvrde, isprave, i druga dokumenta pravno-dokaznog karaktera. Ta dokumenta prvenstveno slue da se utvrde odreena prava, obaveze, privilegije vladara i njihovih dinastija, feudalaca, gradova i trgovaca. uvala su se u dravnim institucijama, crkvama, kod feudalaca i trgovakih koroporacija. Dokumenta koja su izdavale crkvene institucije su bila uvana kod njih i nisu se izdavala. Prvi su bili beleeni na glinenim ploicama, koi i papirusu, a kasnije papiru. Meu najstarija sauvana dokumenta pisana na glinenim ploicama spadaju ona pronaena u XX veku u mesto El Amarni, nekadanjoj prestonici Egipta. Osnovni cilj uvanja dokumenta bio je da ona slue kao pravno-dokazno sredstvo z privilegije i pravo vladajue klase. Od buroaske revolucije se dokumenta prevashodno uvaju za potrebe nauke i kulture. Tokom XVIII i XIX veka u Evropi se osnivaju arhivi kao samostalne institucije. Arhivi su se ve tokom sledeeg veka nali pred problemom ogromne koliine grae i nedovoljnog smetajnog kapaciteta, pa je umesto vrednovanja i odabiranja dokumenata trajne vrednosti, utvrivane vrste (kategorije) dokumenata koja imaju samo vremenski ogranienu operativnu vrednost. Uoavaju se dve kategorije dokumenata: one koje imaju svojstvo trajne vrednosti, i one ograniene operativne vrednosti.Nagli razvoj drutva, posebno industrije i tehnologije, kao i dravne administracije, razlog su ubrzanog porasta broja institucija i ogromne koliine grae tokom XX veka. Terminoloki. arhivska graa nije razlikovana od registraturskog materijala, ak ni od bezvrednog. Dugo vremena nisu bile definisani dve osnovne kategorije dokumenata za arhivsku grau i registraturski materijal kao izvor. Kod nas je bilo dosta terminolokog lutanja i nepreciznosti. Istorijsko-arhivski materijal odgovara arhivskoj grai, a arhivsko-registraturski registraturskom materijalu. Pod arhivskim materijalom podrazumevaju se spisi i drugi dokumenti, kao i urudbeni zapisnici, registri i druge knjige, koji su nastali u radu dravnih ustanova, preduzea, i pod prinudnom upravom dravnih organa, zadrunih i drutvenih organizacija i njihovih ustanova i preduzea. Opti zakon je donet 1964. godine, Republiki 1967, i u njima su konano diferencirana i precizirana dva osnovna pojma za grau koja je nastala i koja e nastati u radu industrija. U Zakonu o kulturnim dobrima iz 1994. godine po prvi put je u definiciji arhivske grae i registraturskog materijala unet i kompjuterizovani dokumentarni materijal.Pod arhivskom graom smatra se sav izvorni i reprodukovani materijal znaajan za istoriju i druge naune oblasti, za kulturu uopte, za nastale drutvene potrebe, materijal sainjen u radu u radu svih drutvenih subjekata, graanskih pravnih lica i pojedinaca, bez obzira kad i gde je nastao. Registratorski materijal se definie isto kao i knjiga evidencija dokumenata. Pod bezvrednim registraturskim materijalom smatra se onaj deo dokumenta koji nije znaajan za istorijsku i drugu naunu oblast, kulturu uopte, kao i druge drutvene potrebe, te materijal kom je istekao operativni rok uvanja. U razvijenim arhivskim slubama u svetu filmsku grau uva specijalizovan arhiv zbog specijalne podloge koja trai posebne uslove fizike i tehnoloke zatite. Memoarsku grau poseduju svi arhivi. Cilj njenog skupljanja je kopmpletiranje podataka i informacija znaajnih za sagledavanje prolosti.12. Podela arhivske grae po osnovu kancelarijskog poslovanja (30-31)Podelu dokumenata mogue je izvriti po vie osnova. ini se da su za arhivistiku znaajne one koje odraavaju nastanak, podlogu, oblikovanje, i sadraj dokumenta.Po osnovu kancelarijskog poslovanja, graa se deli na dokument, akt, prilog, predmet, dosije, original, kopiju i koncept. Dokument naziv od latinske rei documentum, i glagola docere, oznaava pouku, izvor, primer, ugled, dokaz. U srednjem veku znaenje se suava na pisani dokaz nastao u pravnom odnosu. Danas je to svaki pisani ili na drugi nain ureen dokument kojim se pokree, dopunjava, menja, prekida ili zavrava neka slubena delatnost. Moe biti izraen u pismu, grafici, crteu, fotografiji, zvunim, kompijuterskim, video i filmskim zapisima, kao i na drugi nain zabeleenim spisima na raznim podlogama. Spoljanja obeleja dokumenta su obavezna ako nastaju radom institucija, i tu spadaju: zaglavlje (podaci o poiljaocu), adresa primaoca, predmet, tekst, funkcija, ime i prezime lica ovlaenog za potpisivanje dokumenta, kao i njegov svojeruni potpis, otisak slubenog peata i pismo. Pored osnovnih, mogu se nai i klasifikacioni znak, veza brojeva, oznaka priloga, oznaka dostavljanja i oznaka naina otpreme.Unutranja obeleja dokumenta ine: sadraj, objektivnost sadraja, jezik, nain iznoenja sadraja (tekstualni, statistiki, grafiki...), vrsta sadraja (zbirni, parcijalni, pomoni-dopunjeni...), paleografske i hronoloke osobenosti, i dr.Akt je pisani sastav koji prizilazi iz slubene delatnosti.Prilog je pismeni sastav ili prdmet koji se prilae uz akt radi dopune, objanjenja, ili dokazivanja sadraja akta.Predmet je skup svih akata i priloga koji se odnose na istu materiju ili isot pravno ili fiziko lice.Dosije je skup predmeta koji se odnose na istu materiju ili isto pravno ili fiziko lice. Original je onaj dokument koji ima sva spoljanja i unutranja obeleja. najvanija spoljanja obeleja su tambilj-zaglavlje, adresa primaoca, predmet, tekst, ime i prezime i funkcija lica ovlaenog za potpisivanje, njegov svojeruni potpis i otisak peata. Kopija je kopirani ili snimljeni original dokumenta.Koncept je prvobitna verzija dokumenta koji nema spoljanjih obeleja i slui za pripremu originala.

13. Podela arhivske grae po osnovu podloge (materijala) (31-32)Utvruje se vrste i vreme nastanka materijala. Od posebnog je znaaja poznavanje hemijskog sastava i veka trajanja podloge.Prvi materijali su bile glinene ploice, potom kamene ploe, kameni stubovi hramova. Komadii koe, bronza, papirus, pergament, drvene daice, papir.Poznavanje podloga znaajno je zbog uvanja, korienja, i tehnoloke zatite. Od polovine XIX veka kao podloga dokumenta koriste se papir, fotopapir, filmske trake, magnetofonske ploe i trake, mikrofievi, mikrofilmovi, televizijski snimci i trake, perforirane kartice i trake, magnetske trake, diskete, diskovi, i dr.Kompijuterizovanje kancelarijskog poslovanja kod nas donosi nove vrste i oblike dokumentarnog materijala na raznim podlogama. Tako nastaju zapisi na perforiranim karticama i trakama, magnetnim trakama, disketama, diskovima (kompakt diskovi, mini diskovi...). Magnetne trake i diskovi mogu biti nosioci teksta, slike i zvuka.

14. Podela arhivske grae po funkcionalnom osnovu (32-33)Pod funkcijom pravnog ili fizikog lica se podrazumeva neposredno delovanje radi izvrenja nekog naloga, ovlaenja ili ostvarivanja nekog cilja.To je skup delatnosti koje imaju zajedniki cilj ili svrhu. Delatnost ini skup radnji sa kojima se ostvaruje odreena radnja, a radnja je delovanje ili izvrenje nekog odreenog zadatka. Podelom se najbolje izraava vrsta i karakter dokumenata nastalih u hijerarhiji drutvene strukture i znaaja institucija; povezanost i uslovljenost nastanka dokumenata koji proizilaze iz obavljanja odreenih funkcja; funkcije kao skup nadlenosti koje odreuju cilj i svrhu dokumenta; podelu koja odraava sadrajni znaaj dokumenata, kako za operativu tako i za potrebe nauke, kulture, umetnosti... Arhivska graa se ovako moe podeliti u dve grupe:1, obuhvata dokumenta normativnog karaktera koja su obavezujua za sve institucije ili za institucije odreene drutvene delatnosti. Dele se na: opta pravna akta najviih predstavnikih tela (ustav, ustavni zakon, zakoni, dravni plan, budet, odluke, deklaracije, rezolucje, ukazi, autentina tumaenja zakona, preporuke),i njihovih izvrnih organa (uredbe, odluke, uputstva, zakljuci, smernice) opta pravna akta organa uprave(pravilnici, naredbe, uputstva, reenja, meunarodni ugovori; odluke, naredbe, uputstva, reenja, autentina tumaenja svojih propisa)opta i pravna akta drugih institucija (statuti, pravilnici, reenja, odluke, druga pravna akta internog karaktera). Postoji nekoliko faza u nastanku optih pravnih akata: uvodna-inicijativna, prethodna, odluivanja, provere.2, obuhvata dokumenta nastala radom institucija. Institucijska i administrativna dokumenta. Institucijska su ona koja su proizala iz obavljanja osnovnih funkcija i delatnosti institucije. Prema karakteru sadraja i funkciji koju imaju dele se na: programska, plandska, izvetajna, analitika, direktivna, dokazna, raznorodna, ilustrativna, podsticajna, inicijativna... Administracijska dokumenta ine akta koja nastaju u optoj slubi iz aktivnosti na ostvarivanju optih uslova za izvravanje funkcija, nadlenosti i delatnosti institucije.

15. Podela arhivske grae po arhivistikom osnovu (33-35)Osnovne jedinice arhivske grae su fond i zbirka, a dokument samo u sluaju da je raritet.Fond je skup organski povezanih dokumenata nastalih u radu jedne institucije i istaknute porodice i pojedinca. To su dokumenta primljena od drugih institucija, dostavljena drugim institucijama, dokumenta nastala iz meusobne komunikacije organizacionih jedinica unutar stvaraoca grae. Potuje se naelo celovitosti arhivske grae i princip provenijencije (pripadnosti), a njihov glavni zadatak je da sauvaju organsku celinu fonda i unutar njega jedinice prirodno zdruenih dokumenata. Fond dobija naziv prema nazivu institucije kojoj su dokumenta pripadala.Dokumenta su nekad zdruivana po hronologiji nastanka i po tome da li su primljena od druge institucije, poslata ili interna. Tokom XVIII i XIX veka zdruivana su po dosijeima i predmetima.Porodian fond ine dokumenta nastala iz rada i korespondencije lanova porodice, dokumenata poslata drugim pravnim i fizikim licima i dokumenta primljena od pravnih i fizikih lica. Potuje se naelo celovitosti fonda. Fond dobija naziv po prezimenu.Lini fond ine dokumenta nastala iz rada jedne linosti, dobijena od pravnih i fizikih lica i dokumenta poslata drugim pravnim i fizikim licima. Naziv dobija po imenu i prezimenu linosti.Kompleks fondova, ili objedinjeni fond, ini graa vie stvaraoca, pravnih lica. Treba obezbediti pregllednost fondskih celina, po stvaraocima, bez obzira na broj sauvanih dokumenata. Redosled fondova u kompleksu moe biti prema azbunom redu, nazivu stvaraoca vrsti delatnosti, i sl.Zbirka arhivske grae je vetaka tvorevina koja nastaje zdruivanjem dokumenata. Moe se formirati za odreene oblike dokumenata, temu, dogaaj, linost, a moe se formirati i zbirka od razliitih dokumenata. Najee se formiraju za fotografije, plakate, geografske karte, mikrofilmove, memoarsku grau, peate, igove. Arhiv formira i zbirku rariteta u kojoj se uvaju najstarija i najznaajnija dokumenta.

16. Arhivistika istorija pojma (9-14)Arhivistika je dugo vremena smatrana pomonom istorijskom naukom. U nauci se preteno polazi od injenica iz kojih se izvode zakljuci. Polazei od filozofskog gledita ta je nauka i naunih injenica koje upuuju n ato da se arhivistika delatnost temelji na naunoistraivakom radu, sledi da je arhivistika nauka, a ne pomona istorijska nauka. Dok je arhiv svoju delatnost ograniavao na preuzimanje, smetaj i izdavanje arhivske grae na korienje, arhivistika se smatrala pomonom naukom. Objekat rada arhivistike je arhivska graa, kao i registraturski materijal, sve dok iz njega ne bude odabrana arhivska graa. Predmet i zadatak arhivistike dopunjavan je u skladu sa razvojem potreba drutva i nauka za korienjem arhivske grae kao prvorazrednog izvora saznanja. Predmet arhivistike se proiruje sa poveanjem potreba da se arhivska graa sauva i da se obezbedi njeno korienje kao kulturnog dobra, ali i kao operativna dokumentacija neophodna za dalji razvoj mnogobrojnih drutvenih delatnosti. Nove vrste dokumenata, i njihove nove podloge, kao i nova tehnika sredstva koja se koriste u njihovom nastanku i korienju, takoe su novi izazovi arhivistike koji proiruju njen predmet prouavanja. Jedan od glavnih problema je kako efikasno debalansirati fondove od bezvrednog materijala i tako od njih stvoriti povoljnije uslove naunim radnicima, da od brojnih dokumenata selektivno dou do onih sadrajno najznaajnijih. Samo dobrim poznavanjem svih delatnosti i u svim fazama rada mogue je izdiferencirati nauni od sturnog rada.Arhivistika nije samo nauka o arhivima, pravilima evidentiranja, sreivanja i fizike zatite arhivske grae, ve je njen predmet rada znatno iri i kompleksniji. Obuhvata brojne teorijske i praktine probleme, kao i pitanja bez ijih reenja se ne moe zamisliti rad savremenog arhiva. Arhivska graa svojim multidisciplinarnim sadrajem trai od arhiva da obezbedi savremene uslove korienja dokumenata. Naunoistraivaki rad u arhivima ima zadatak da arhivistiku misao pretoi u arhivistiu praksu i obrnuto. Dakle, arhivistika je nauka koja se bavi istraivanjem i prouavanjem arhivistike teorije i prakse. Arhivisti koji se bave prouavanjem istorije, ekonomije, prava, sociologije, ili slinim drutvenim naukama, najbolje osea potrebe nauke u pogledu valorizacije, obrade aarhivske grae, izgradnje naunoinformativnih sistema o sadraju grae i drugih zadataka, kao i njihovom prilagoavanju potrebama korisnika. Bez odgovarajueg kadra nije mogue obezbediti valjano izvravanje nekih osnovnih delatnosti arhiva, poput valorizacije grae, izrade informativnih i naunoinformativnih sredstava o sadraju, izrade istorijata tvoraca fondova, istorijskih beleki, istorije institucija, a nije mogue ni baviti se ozbiljnije publikovanjem arhivske grae i naunoinformativnih sredstava, priprema izlobi dokumenata, pisanje zaviajne istorije...Osnovni zadatak arhivistike je da: utvruje naune i strune standarde za rad u arhivima; principe rada; sistem zatite grae i registraturskog materijala kao njenog izvora; da valorizuje i kategorizuje arhivsku grau prema njenoj sadrajnoj vrednosti; vri obradu arhivske grae; arhivsku grau ini dostupnom za naune i druge drutvene potrebe; osavremenjuje arhivistike metode rada i prilagoava ih vremenu; prouava i utvruje jedinstveni sistem informisanja; prati i prouava mogunosti primene novih tehnologija; prouava i nalazi reenja za probleme i pitanja od znaaja za razvoj arhiva.Da je arhivistika nauka, potvrruje i postojanje naunih institucija sa zadatkom naunog prouavanja problema i pitajna iz arhivistike, i stvaranja kadrova koji su nosioci tih istraivanja i prouavanja. Ecole de chartes u Francuskoj, Institut zaarhivistiku i istoriju Bavarske, Institut u Postdamu, Institut za arhivistiku u Rusiji.Eugenio Kazanova arhivistiku deli na 4 osnovna dela: pitanja iz domena arhivske tehnike, istu arhivistiku arhivsku teoriju u uem smislu, istoriju arhiva i arhivistiko zakonodavstvo.Breneke pod arhivskom teorijom obuhvata razradu strunih pojmova, organsko postojanje arhivskih fondova, principe i metode njihovog sreivanja, odnos izmeu arhivske i biblioteke grae, prikupljanje grae i izluivanje bezvrednog registraturskog materijala. Majsner razlikuje nauku o arhivima (arhivska teorija, istorija arhiva, arhivsko pravo i arhivska tehnika) od arhivske prakse, pravi razliku izmeu iste arhivistike i arhivske prakse.Francuski arhivisti razlikuju optu od specijalne. Optu dele na pet delova:1.oblikovanje organskih arhivskih celina, brigu i pomo arhiva u vidu pravne i tehnike zatite grae2.preuzimanje, vrednovanje i izluivanje3.klasifikacija i sistematizacija arhivske grae u arhivu4.principi i metode izrade informativnih sredstava5.korienje arhivske grae za naune, operativne i druge potrebe. Specijalna arhivistika se bavi prouavanjem pojedinih kategorija dokumenata organskih celina, njihovom vrstom po osnovu provenijencije, strukturom, organizacijom i principima unutranje sreenosti.Kreimir Nemet, deli arhivistiku na: arhivsku teoriju (struna arhivistika terminologija arhivsku grau sa stanovita nastajanja, sastava i unutranje organizacije, vrednovanje i kriterijumi za vrednovanje, principi i metode sreivanja, klasifikacija i sistematizacija grae, izrada informativnih sredstava, korienje grae i objavljivanje), arhivsku tehniku (tehnika zatita arhivske grae, konstrukcija zgrade arhiva, ureenje depoa i radnog dela zgrade), istoriju arhiva, arhivsko zakonodavstvo i arhivsku praksu (poslovi zatite izluivanja, preuzimanja grae, sreivanje, rad slube informacija, tehnika zatita, organizacija rada, struno osposobljavanje arhivskih kadrova). Sergej Vilfan i Joe ontar, slovenaki arhivisti, imaju podelu na arhivistiku u irem (nauka koja prouava sve delatnosti arhiva radi zatite grae) i uem smislu (prouava specifina struna pitanja radi utvrivanja dokumenata trajne vrednosti i njihove obrade radi postizanja najblje preglednosti i korienja), arhivistiku tehniku, istoriju arhiva i arhivsko zakonodavstvo.Najprihvatljivija je definicija francuskih arhivista data pod odrednicom opta arhivistika. Ako bi se arhivska teorija i praksa Kreimira Nemeta sjedinila, inila bi celinu koja bi se mogla definisati kao arhivistika u uem smislu rei. Arhivistiku teoriju i praksu ne bi trebalo odvajati jer se meusobno proimaju. ine celinu koju nazivamo arhivistikom u uem smislu. Arhivistika u irem smislu obuhvata i arhivsku tehniku, istoriju arhiva i arhivske slube, zakonodavstvo, obrazovanje kadra, istoriju institucija u ijem radu je nastala arhivska graa.

17. Osnovni zadaci arhivistike (11-12)Osnovni zadatak arhivistike je da: utvruje naune i strune standarde za rad u arhivima; principe rada; sistem zatite grae i registraturskog materijala kao njenog izvora; da valorizuje i kategorizuje arhivsku grau prema njenoj sadrajnoj vrednosti; vri obradu arhivske grae; arhivsku grau ini dostupnom za naune i druge drutvene potrebe; osavremenjuje arhivistike metode rada i prilagoava ih vremenu; prouava i utvruje jedinstveni sistem informisanja; prati i prouava mogunosti primene novih tehnologija; prouava i nalazi reenja za probleme i pitanja od znaaja za razvoj arhiva.

18. Arhivistika u uem smislu (14-15)Obuhvata istraivanje i prouavanje problema i pitanja koja proistiu iz funkcija, nadlenosti i zadataka osnovne delatnosti arhiva. Valorizacija arhivske grae predstavlja krucijalni zadatak. Pored prouavanja istorijata tvorca fonda, potrebno je prouiti i pratee drutvene prilike. Radi se istraivanje i prouavanje stanja grae u fondovima i zbirkama kako bi se znalo u kom pravcu treba da se ide da bi se graa kompletirala. Da bi se to uspeno obavilo, neophodno je napraviti plan istraivanja i snimanje arhivske grae, emu prethodi izraivanje preliminarnih istorijskih beleki. Informativna sredstva treba da koncizno i sveobuhvatno izraze sadraj jedinice obrade, posao koji trai poznavanje celine sadraja fonda, to je opet uslovljeno kompijuterizovanjem informacija i njihovom standardizacijom radi metodolokog ujednaavanja stvaranja odogovarajuih baza podataka. Publikovanje arhivske grae i sredstava naunoinformativnih podrazumeva primenu naunih metoda. Kulturno-prosvetna delatnost arhiva se mahom sastoji od istraivakog rada. Kako bi obezbedio fiziko-tehniku zatitu materijala, arhiv mora stalno da prati literaturu o uzronicima oboljenja i opteenja arhivske grae.

19. Arhivistika u irem smislu (15-18)Obuhvata arhivsko zakonodavstvo, fiziku i tehniku zatitu grae, arhivsk utehniku, istoriju arhiva i arhivske slube, istoriju institucija.arhivsko zakonodavstvo - bavi se prou;avanjem, utvr]ivanjem i primenom pravne regulative o zatiti i korienju arhivske grae i registraturskog materijala kao izvora arhivske grae. Utvruje prava i obaveze subjekata kao stvaralaca grae u pogledu njihove zatite, obrade i korienja, konstituie sistem zatite arhivske grae tako da izvan njega ne moe biti niko ko poseduje grau po bilo kom osnovu. Odraava stepen razvoja arhivistike misli i usmerava dalji pragmatini razvoj arhivske slube u celini. Stvara preduslove za dalji razvoj arhivistike misli i prakse koja treba da prati savremene tokove drutvenog razvoja.fizika i tehnika zatita grae utvruje metode rada na zatiti grae, prouava materijale na kojima su ispisani dokumenti sa stanovitva njihove trajnosti, utvruje uzroke oboljenja i oteenja grae, utvruje odgovarajue mere tehnike zatite. Arhivsku tehniku pojmovno treba razlikovati od poslova fizike i tehnike zatite arhivske grae, koja se deli na preventivnu i tekuu. Preventivna podrazumeva kontrolu stanja grae i preduzimanje odgovarajuih mera za spreavanje nastanka oteenja, oboljenja i unitavanja arhivske grae (smetajni prostor, temeratura, vlanost, suneva svetlost). Tekua obuhvata poslove tehnike zatite, koja se sprovodi korienjem savremenih hemijskih i tehnikih sredstava prilikom leenja obolele i oteene grae (dezinfekcija, dezinsekcija, deratizacija, konzervacija, restauracija, snimanje grae). Cij preventivne i tekue zatite je da se obezbedi to dui vek trajanja grae kao kulturnog dobra od trajne vrednosti.istorija arhiva i arhivske slube Omoguava da se upoznamo sa genezom i razvojem slube. Dolazimo do saznanja na koji su nain pojedina pitanja i problemi iz arhivistike reavani, saznajemo dobra i loa iskustva, izvlaimo pouke, nadograujemo arhivistiku teoriju i praksu. Istorija arhiva i arhivske slube omoguava nam da sagledamo sistem zatite grae, sistem organizacije arhivske slube kao osnovnog postulata. Omoguava sagledavanje drutvenog odnosa prema arhivskoj delatnosti, i dr.istorijat institucija omoguava sagledavanje nastanka i prestanka rada stvaraoca grae, organizaciju, status, funkcije i delatnosti, strukturu grae kao odraz funkcija i zadataka, drutveni poloaj u hijerarhiji dravnih i drutvenih institucija. Moe se prouavati za odreeni vremenski ili istorijski period, odreenu oblast delatnosti, za jednorodne institucije i svakog tvorca fonda pojedinano. Posle sreivanja grae fonda, istorijat tvorca fonda postaje sastavni deo istorijske beleke, a ova sastavni deo naunoinformativnog sredstva.

20. Osnovni principi (naela) arhivistike (21-23)Osnovni postulati arhivistike se dele na one koji se odnose na arhivsku grau i registraturski materjal; jedinstveni sistem evidencije; na odabiranje grae; tehniku zatitu i politiku nabavke i strukturu knjinog fonda biblioteke. Arhivska graa, kulturno dobro od opteg drutvenog znaaja, predmet je zatite drave. Odrava se i uva u izvornom stanju. Niko ne sme da uniti, oteti ili izmeni njeno izvorno svojstvo. Graa koja ini celinu arhivskog fonda ne moe se rasparavati. Princip provenijencije (pripadnosti) arhivske grae obavezno se potuje radi sauvanja fondovskih celina. Princip pertinencije (teritorijalni) potuje se radi obezbeenja celovitosti svih fondova arhiva prema teritorijalnoj nadlenosti.Arhivi su duni da obezbede predviene uslove za zatitu, obradu i korienje i informisanje o sadraju arhivske grae. Prema naelima o odabiranju arhivske grae iz registraturskog materijala, odabir se vri iz sreenog registraturskog materijala, na osnovu lista kategorija registraturskog materijala, sa rokovima uvanja. Izluivanje bezvrednog materijala obavlja se komisijski, posle isteka njegovog roka uvanja. Osnovno polazite je sadrajna vrednost. Posebnu zatitu uiva graa u sluaju rata i elementarnih nepogoda. Sadrajnu vrednost odreuju i stepen dravne, vojne, nacionalne i proizvodno-poslovne tajne. osnovni princip kod valorizacije jeste da se nita ne sme unititi mimo liste kategorija.Zbirka evidencija vodi se posebno za grau van arhiva i posebno za grau u arhivu. Za onu van arhiva arhivi vode registar aktivnih registratura, kartoteku registratura, dosije registratura i registar registratura iji je rad prestao. Evidencija za grau koja uiva posebnu zatitu u sluaju rata i elementarnih nepogoda arhivi vode posebno u sladu sa posebnim propisom. Kao osnovna zbirna informativna sredstva arhivi obavezno vode knjigu prijema arhivske grae, dosijea fondova i zbirki, opti inventar i kartoteku fondova i zbirki. Na osnovu naunoinformativnih sredstava arhiv izrauje sumarni inventar, analitiki inventar, regesta, indekse, vodie, kataloge, i dr. Kod razgranienja i sreivanja fondova osnovni je princip provenijencije. Na utvrenim naelima-principima, kao to su sveobuhvatnost, obaveznost, celovitost, javnost, dostupnost, funkcionalnost, provenijencija, nadlenost, valorizacija, kategorizacija, jednoobraznost... temelji se arhivistika.

21. Valorizacija arhivske grae pojam i zadaci (60-61)Valorizacija predstavlja vrednovanje dokumenata u registraturskom materijalu, koji imaju trajnu vrednost i koji su od posebnog znaaja za nauku, kulturu i druge drutvene potrebe. Registraturski materijal nastaje u radu institucija i drutvenih asocijacija. Predstavlja najsloeniji i najodgovorniji zadatak arhivistike. Valorizacija moe biti arhivistika u registraturskom materijalu utvruje koja su dokumenta koja imaju svojstvo arhivske grae i koja treba trajno da se uva kao kulturno dobro, i istorijska na osnovu spoljanje i unutranje kritike analize dolazi od podataka i informacija radi objektivnog sagledavanja istorijske prolosti, i uvek se obavlja nakon arhivistike.Valorizacija prolazi kroz dve faze: Prva se obavlja dok je registraturski materijal kod imaoca, a druga u arhivu tokom sreivanja fondova. Valorizacija se obavlja kod pojedinanih registratura ili fondova i predstavlja osnovni vid vrednovanja grae unutarfondovska valorizacija. Radi se i za odreenu grupu stvaralaca grae ili fondova iji stvaraoci pripadaju odreenoj srodnoj vrsti, oblasti ili istorodnim institucijama. Grupnoj valorizaciji pripada vrednovanje grae registratura koje ne stvaraju grau. Mora se polaziti od sadrajnog znaaja, vremena nastanka i spoljnih obeleja dokumenata, kao osnovnih kriterijuma. Pitanje valorizacije arhivske grae u stranoj arhivistikoj literaturi zauzima centralno mesto. Ne sme se formalizovati, niti se moe na jedinstven nain reavati.

predavanje:Istorijski se moe podeliti na dve faze pristupa:do kraja Drugog svetskog rata: procena vrednovanja dugo nije regulisana. Karakterisao ga je pasivan odnos tvorca grae i arhiva, biralo se ta se unitava a ne ta ostaje. od 1950. godine kada je doneta odluka da se odreeni dokumenti stave pod zatitu drave. 1952. je doneta definicija arhivskog materijala-grae (nastaje iz registraturskog materijala), izluivanje moe da se vri uz nadzor, konanu re ima arhiv. Prave se spiskovi svega to je uniteno. Srbija je jedna od prvih zemalja koja je donela naela o odabiranju arhivske grae iz registraturskog materijala Naela o valorizaciji i odabiru arhivske grae 1968. godine. Postoe dva osnovna pravila istorijske valorizacije sva dokumenta do 1850, i iz perioda 1914-1918 i 1940-1945 se uvaju, a iz perioda 1850-1941 grau moe da izlui samo arhiv.Bezvredni materijal je onaj koji nema operativni, trajni znaaj i potencijalnu istorijsku vrednost.

22. Metodologija odabiranja arhivske grae (75-78)Savremena arhivistika susree se sa problemom porasta broja stvaralaca grae i ogromnom koliinom dokumentacije. Tendencija negativnog pristupa u reavanju oslobaanja od ogromne koliine bezvrednih dokumenata ogledala se u tome to se trailo reenje samo preko utvrivanja onih dokumenata koji nemaju trajnu vrednost. Neke drave u SAD pokuale su da snimanjem registraturskog materijala snime obim grae. U Engleskoj je utvrivanje operativne vrednosti dokumenata raeno dva puta za grau stariju od pet godina. U nekadanjoj DR Nemakoj bilo je predvieno 225 vrsta akata i predmeta za unitavanje. Negativni pristup poetkom ezdesetih godina prolog veka ustupa mesto pozitivnom, zahvaljujui arhivskoj slubi nekadanjeg Sovjetskog Saveza. Utvrivanje samo onih dokumenta koji su predvieni za unitavanje po isteku njihovog operativnog znaaja je jednostrano i nedovoljno efikasno. Nosilo je rizike da se unite i ona dokumenta odreena za trajno uvanje. Novi pristup karakterie sadrajno, vremensko i drugo vrednovanje celokupnog registraturskog materijala. Utvruje se ne samo operativna ve i trajna vrednost dokumenta. Ona se zasniva na prouavanju stvaralaca grae i na dokumentima koji nastaju tokom rada. Novina je to je stvaralac grae u poziciji aktivnog inioca prilikom vrednovanja registraturskog materijala, pri emu ne znai da je time odgovornost nadlenog arhiva smanjena, a zapravo je uveana. Na osnovu analiza sovjetske arhivistike izvrena je podela u tri grupe. Prvu grupu ine institucije koje imaju prvorazredni znaaj i ulogu u drutveno-politikom sistemu. Njihova graa se preuzima posle neposrednog pregleda. Drugu grupu ine institucije istorodnih delatnosti, kao to su kole, bolnice, zdravstvene i druge ustanove. U okviru ove grupe se utvruju stvaraoci grae od kojih e se preuzimati arhivska graa. Za treu grupu dolo se do zakljuka da se najvanija dokumenta o njihovoj delatnosti nalaze kod nadreenih institucija, pa ih nije potrebno uvati na dva mesta.Odgovornost koja se odnosi na to ta treba a ta ne uvati od dokumenata ili u celini graa nekih registratura ne sme pasti samo na arhivistu, ve bi trebalo da se nae izmeu stvaraoca grae, arhiva i odgovarajuih naunih institucija. Neki osnovni stavovi su da se odabiranje grae zasniva na naunim analizama, da je pre izrade individulane liste potrebno izvriti temeljnu analizu grae institucija istog resora, grane i istorodnih registratura, da se u radu komisija za izradu orjentacionih lista kategorija registraturskog materijala ukljue nauni radnici razliitih disciplina, iji je objekat istraivanje arhivske grae da se proui mogunost valorizacije grae u procesu kancelarijskog sistema poslovanja, da se utvrdi dogoronija strategija valorizacije arhivske grae...

predavanje: spoljanji kriterijumi su: stepen sauvanosti dokumenata (koliinsko stanje), fiziko stanje dokumenta, original/duplikat, vreme nastanka dokumenta, mesto nastanka, autentinost.

23. Kriterijumi vrednovanja arhivske grae po osnovu znaaja tvorca grae (79-81)unutranji kriterijumi valorizacije se dele na osnovu tvorca grae i sadraja dokumenta.Na osnovu tvorca grae: drutveni poloaj tvorca, posao tvorca, formalna i stvarna mo tvorca, unutranja organizacija tvorca, opti znaaj tvorca, poloaj i mesto tvorca u hijerarhijskom odnosu prema nadreenima i podreenima.Mesto, poloaj i drutveni uticaj stvaraoca grae u drutveno-politikom sistemu. U kojoj meri je stvaralac grae imao uticaj u drutvu, u toj meri je i sadraj njegovih dokumenata znaajan.Status i delokrug rada stvaraoca znaajno utie na vrednost dokumenata jer se u njima odraava pozicija stvaraoca. Pomae nam da blie upoznamo njegov drutveni poloaj i uticaj. Zavisi u kojoj e meri i kakva e dokumenta sadravati informacije i podatke, odnnosno zavisi valjanost dokumenata kao izvora saznanja.Poloaj i mesto stvaraoca u hijerarhijskoj drutvenoj i politikoj strukturi omoguava lake i objektivnije vrednovanje dokumenata. Primer KPJ a nam pokazuje kako faktika vlast moe biti jaa od one zasnovane zakonom.Nadlenosti, funkcije i zadaci stvaraoca grae. U kojoj e meri podaci i informacije sadravat iobjektivno stanje u okviru odreenih nadlenosti i zadataka i u kojoj e se meri one, pored objektivnih i isubjektivnih faktora koji deluju na sadraj dokumenta, biti potpune, zavisi od nadlenosti, fukvija, i zadataka odreenog stvaraoca grae u drutvenoj i politikoj strukturi drutva. Neophodno je odlino poznavanje nadlenosti, ffukncija i zadataka stvaraoca. Samo paralelnim poruavanjem propisa i grae mogue je utvrditi zato, eventualno, nedostaje graa za odreenu vrstu delatnosti ili zadataka. Znaajno je utvrditi uzrok.Odnost stvaraoca grae prema nadreenim i podreenim institucijama oslikava se na sadraju grae. Ovaj kriterijum je znaajan za eliminaciju duplikata dokumenata koji se ve uvaju kod nadreene institucije u istoj delatnostiOrganizaciono ustrojstvo i unutranja organizaciona struktura stvaraoca grae je vano zato to se preko njega mogu pratiti sva bitna dokumenta kroz faze pripreme, predlaganja i odluivanja, zavisno od nadlenosti organa upravljanja. Omoguava da se doe do saznanja koja su to dokumenta i gde ih treba oekivati sa stanovitva njihovog stvaranja i konanog zvaninog usvajanja.Opti znaaj stvaraoca grae kao kriterijum oma vie funkciju upozorenja kod vrednovanja dokumenata. Zasniva se na prethodnim kriterijumima. Opta ocena stvaraoca grae je u sutini globalna ocena vrednosti grae koja je nastala u njegovom radu. On je znaajan posebno kod utvrivanja jednorodnih registratura koje ne stvaraju dokumenta sa svojstvom arhivske grae.

24. Kriterijumi vrednovanja arhivske grae po osnovu znaaja sadraja dokumenata (81-83)Polazei od sadrajnog znaaja dokumenata, mogu se razvrstati na vie Dokumenta o istorijatu stvaraoca grae sadre podatke o osnivanju, statusu, cilju osnivanja, delatnosti, funkcijama i zadacima , poloaju i uticaju u drutvu, o nadreenosti i podreenosti u odnosu na druge institucije, idr.Dokument osnovne delatnosti omoguava da se sagleda osnovna u odnosu na pratee delatnosti, i da se izvri diferencijacija izmeu sadrajnog znaaja dokumenta. uvaju se trajno jer govore o radu tg inst.Kumulativna (zbirna) dokumenta po funckiji u svojoj operativi su imala cilj da sumarno daju pregled ukupne delatnosti institucije ili njenih organizacionih jedinica. Re je o izvetajima, programima, analizama, informacijama, statistikim pregledima, grafikonima, i drugim dokumentima u kojima su sadrani godinji podaci i informacije o radu institucije. Ukoliko se obezbede ova godinja zbirna dokumenta, onda ona tromesena i polugodiana nije potrebno uvati. To su najvanija dokumenta o aktivnosti jedne institucije.Dokumenta sa deliminim sadrajem slue kao dopuna podataka i informacija o vanijim delatnostima. Re je o dokumentima iji sadraj nije potpuno iskorien, a znaajan je za potpunije sagledavanje neke materije. Koncept uva se samo ako postoje bitne razlike u odnosu na original.Dokumenta jednokratnog sadraja pojavljuju se smao jednom. Ona ne treba trajno uvati.Dokumenta procesualnog znaaja govore o nastanku, razvoju i trajanju odreenih procesa znaajnih za drutveni, politiki, ekonomski, kulturni i drugi razvoj. Vano je uoiti poetak i motive procesa. Dokumenta sa ponovljenim sadrajem vaan je ne samo u istoj vrsti dokumenta, ve i u razliitima. U sluajevima izrade kumulativnih dokumenata u kojima su uneti odreeni podaci iz dokumenata periodinog karaktera, ali je mogue korienje i vie vrsta dokumenata. Poslednja verzika ima najveu vrednost. Primena kriterijuma zahteva uporeivanje sadraja dokumenata pa tek onda odluivanje o roku uvanja, da bi se utvrdila ponovljivost.Dokumenta sa dugoronim operativnim sadrajem najee se radi o dokumentaima koja sadre neka sistemska reenja (nauna, privredno-proizvodna, projektantska, komunalna)Dokumenta sa ponovljenim identinim sadrajem poznato jo i kao dupletnost sadraja. Mgu biti iste ili razliite vrste, a imaju identian sadraj.Dokumenta sintetizovanog sadraja sadraj sintetizovan i dat u celini o nekoj temi. Najee su dokumenta sveobuhvatne i opte spoznaje nekog dogaaja. Najee su to dokumenta koja su prilikom sagledavanja odreene teme, dogaaja, zbivanja, i sl. raena sa odgovarajuim naunim pristupom.Dokumenta koja sadre podatke o istaknutim linostima linosti ija je delatnost od ireg drutvenog sadraja. Dosijea, prepiske, line zbirke. uvaju se i dokumenta iz institucija za zatitu intelektualne svojine. Treba uvati ona koja se odnose na kretanje u slubi, napredovanju, poslove koji su obavljani, ocene o radu, lina dokumenta o roenju, kolovanju, zvanjima...Rukopisne zabeleke - u vidu smaostalnih rukopisnih dokumenata, zabeleki na marginama raznih dokumenata, koji su bili predmet rasprave. Vane su posebno ako su im autori istaknuti eksperti ili uticajne linosti. Pored sadrajnog znaaja, vaana je i koliina dokumenta sauvana o tim linostima.

25. Kriterijumi vrednovanja arhivske grae po osnovu vremena i mesta nastanka dokumenata (83-84)Veoma vaan kriterijum je vreme nastanka dokumenta. Ono ne moe biti izvan istorijsko-drutvenih uslova. Nastanak grae se mora smestiti u tri karakteristina vremenska razdoblja. Prvo je vreme osmanlijske vladavine, kada je stvaranje dokumenata bilo svedeno na minimum zbog nepostojanja dravnih i drugih institucija. Drugo vreme obuhvata period 1804-1850. godine, kada se odvijala srpska revolucija, stvarala drava i njeni organi. Iz ova dva vremena graa se uva u celini i svako unitavanje grae je izriito zabranjeno. Tree specifino vreme za nastanak grae je period okupacije i oruanog otpora okupatoru 1941-1945.godine, kada su rat i okupacijski uslovi onemoguavali stvaranje pisanih dokumenata, pa je razumljivo ti je iz tog vremena malo sauvane grae, i to je treba u celini trajno sauvati.Zakljuno sa 1945.godinom izluivanje je predvieno samo u arhivima.Mesto nastanka dokumenta je usko povezano sa vremenom dokumenata nastalih u odreenom mestu ili na odreenoj teritoriji, povodom izuzetno znaajnih dogaaja i zbivanja (poetak revolucije, ustanka, oruanog pokreta, proglaenje prvog ustava, odravanje sednica skuptine, formiranje neke znaajne institucije...) O tim mestima i o tim teritorijama uvaju se neki dokumenti koji u normalnim uslovima ne bi imali svojstvo arhivske grae. Teritorijalni (topografski kriterijum) primenjuje se za odreenu teritoriju na kojoj je odreena delatnost karakteristina, i koja ima poseban i iri znaaj.

26. Kriterijumi vrednovanja arhivske grae po osnovu koliine i sauvanosti grae (84-85)Koliina grae kod onih stvaralaca koji nisu imali materijalne i druge uslove da svoje aktivnost ostave zabeleene u dokumentima, kao to su humanitarne i druge organizacije ji se poslovi obavljaju na volonterski nain. Treba imati u vidu grau koja je nastala povodom ili tokom znaajnih dogaaja, zbivanja, kao i onu koja je vezana za istaknute inosti.Stepen sauvanosti dokumenta trajno se uvaju i ona dokumenta koja se inae ne bi uvala ako su sauvana zbirna dokumenta.Kriterijum se koristi kod kompletiranja fondova. Kompletiranje se vri korienjem duplikata dokumenata koji su dostavljeni na uvid ili razmatranje kod nadreenih insitucija.Fiziko stanje dokumenta za trajno uvanje se ostavlja onaj dokument koji je fiziki najbolje sauvan, u sluaju da postoji vie primeraka. Ako je mogue, treba izbei obolela i oteena dokumenta.

27. Kriterijumi vrednovanja arhivske grae po osnovu spoljnih obeleja dokumenata (85-87)Autentinost dokumenta podrazumeva utvrivanje vremena, mesta i autora dokumenta. Autentinost dokumenta obezbeuje sigurnost i pouzdanost kod sadraja dokumenta. Kod dokumenata koja su nastala u specifinim istorijskim uslovima, utvrivanje autentinosti vri se preko unutranje (sadrajne) kritike analize.Originalnost dokumenta neophodno je potpuno pouzdano utvrditi ta treba trajno uvati ako imamo po sadraju isti dokument u vidu originala, kopije ili koncepta. uva se original, a ako ga nema, onda kopija. Trebalo bi pokuati da se kompletiranjem doe do originala u grai drugih institucija. Vrsta dokumenata esto se vrsta poklapa sa nazivom, a to se utvruje analizom sadraja. Treba imati u vidu da se dokumenti unutar jedne institucije stvaraju u raznim organizacionim jedinicama sa identinim nazivom, ak i sadrajem koji se odnosi najee na osnovnu delatnost. Nuno je voditi rauna o iskorienosti podataka i informacija u kumulativnom dokumentu iste vrste.Potpunost spoljanjih obeleja treba izabrati dokumenta sa svim spoljnim obelejima. Ili skoro svim.Autorstvo dokumenata autorizaciju dokumenta moe imati pravno i fiziko lice. Kod pravnog dokument autorizuje ovlaeno slubeno lice u ime donosioca dokumenta, a kod fizikog pojedinac ili grupa pojedinaca u svoje ime. Prednost trajnog uvanja iste vrste i oblika ima onaj koji je autorizovan.Paleografske osobenosti dokumenta pomae pri utvrivanju vrste pisma, vreme nastanka, geografski prostor. Naroito se koristi kod starijih dokumenata.Diplomatike osobenosti podrazumeva prouavanje spoljnih i unutranjih osobenosti dokumenata, pravni i istorijski znaaj.sfragistike osobenosti - svaki slubeni akt mora biti zaveden i overen. Otuda tambilj i peat imaju veoma znaajno mesto kod spoljanjih obeleja dokumenata. Dokumenta bez obaveznih spoljanjih obeleja ne pruaju sigurnost za njihovu autentinost i pravnu valjanost. Peati i tambilji svojim simbolima i tekstom pruaju podatke o vremenu, mestu nastanka i provenijenciji.heraldike osobenosti svaki slubeni (dravni) peat i tambilj sadre i grb drave. Analiza grbova pomae da utvrdimo kom drutveno-politikom sistemu ili obliku vladavine pripada neki dokument. hronoloke osobenosti imaju znaaj za onaj period u kom je datiranje raeno po starom julijanskom kalendaru. Nae podruje prelo je na gregorijanski kalendar tek 1919.godine. Vaan je a utvrivanje vremena nastanka dokumenta, pa kod onih nastalih pre 1919. mora da se izvri preraunavanje.genealogijske osobenosti radi utvrivanja pripadnosti odreene linosti porodici ili plemenu.

28. Kategorizacija arhivske grae (87-89)Cilj vrednovanja je kategorizacija arhivske grae po osnovu znaaja za drutvo, kulturu, nauku, umetnost i druge potrebe i utvrivanje odgovarajuih pravnih i strunih mera njene posebne zatite. Kategorizacija-vrednovanje radi se u arhivu sa zadatkom utvrivanja arhivske grae od izuzetnog i od velikog znaaja kao kulturnog dobra. Kod kategorizacije arhivske grae vrednovanje se zasniva na njenom irem znaaju za drutveni, kulturni, istorijski, nacionalni, ekonomski, umetniki i drugi razvoj drutvene zajednice, njenih razdoblja u razvoju i njenih pojedinanih podruja.Deli se u tri kategorije: arhivska graa, arhivska graa od izuzetnog znaaja, i arhivska graa od velikog znaaja. Prva kategorija valorizovana je u prvoj fazi vrednovanja dokumenata. Druga faza vrednovanja obuhvata kategorizaciju arhivske grae od velikog i izuzetnog znaaja.U grau izuzetnog znaaja spada ona koja ima jednu od sledeih karakteristika: poseban znaaj za kulturni, drutveni, istorijski razvoj naroda u nacionalnoj istoriji, svedoi o presudnim istorijskim dogaajima i linostima i njihovom delovanju u nacionalnoj istoriji, predstavlja jedinstvene primerke izvora o prolosti, sadri podatke o velikom uticaju na razvoj kulture, drutva, tehnike i nauke i ima izuzetnu umetniku i estetsku vrednost. Pod graom od velikog znaaja spada graa koja je znaajna za odreeno podruje ili razdoblje, svedoi o drutveno-ekonomskom i kulturno-istorijskom razvoju u odreenom razdoblju i svedoi o znaajnim dogaajima i istorijskim linostima iz nacionalne istorije.Neki arhivi poseduju veliki broj fondova i zbirki sa ogromnom koliinom grae, i nije mogue u posebnim uslovima (rata i elementarnih nepogoda) svu tu grau staviti pod poseban reim zatite. Samo izborom i blagovremenom pripremom najznaajnije grae mogue je stvoriti samo pretpostavke za njenu posebnu zatitu.Arhivsku grau od izuzetnog znaaja potvruje svojom odlukom Narodna skuptina Srbije, a onu do velikog znaaja Arhiv Srbije svojim reenjem. Registre prema vrsti vode arhivi, a centralne registre prema vrsti grae vodi Arhiv Srbije. Uz registar se uva opti inventar, knjiga prijema grae, sumarni inventar, inventar mikrofilmoteke i dosijea fondova i zbirki. Registri sadre naziv arhiva, broj lista registra, redni broj, podatke jedinica koje se upisuju u registrar, osnov za upis, potpis i peat, napomenu, datum upisa u centralni registar i broj upisa u centralni katalog. Centralni registar se razlikuje od registra po vrsti samo u tome to se kod naziva arhiva ispisuje Arhiv Srbije. Reg. arhivske grae koji vode arhivi vodi se u obliku knjige. Na omotu jedinice arhivske grae upisane u registar i centralni registar stavlja se nalepnica svetlocrvene boje veliine 5x3 cm na kojoj je odtampan tekst: Ova arhivska graa je pod posebnom zatitom.

29. Preuzimanje arhivske grae u dravnoj svojini (90-91)Graa mora biti odabrana na osnovu liste kategorija registraturskog materijala sa rokovima uvanja, odnosno izluen bezvredan registraturski materijal. Graa koja se predaje arhivu mora biti starija od 30godina. Nuno je da bude sreena i popisana. Preuzimanje arhivske grae obavlja se u celini ako je stvaraocu grae prestao rad. Nije preporuljivo da se samo neki delovi ili graa samo nekih organizacionih jedinica preuzimaju. Preuzimanje delova grae iz odreenog perioda stvara ozbiljne probleme arhivu i kod smetaja i kod kasnijeg kompletiranja fonda.Po dobijanju zahteva o predaji i popisa grae koja treba da se preda arhiv i stvaralac formiraju komisiju za primopredaju grae od 5 lanova koja dobija sve materijale za laki i efikasniji uvid u stanje grae. Na osnovu neposrednog uvida utvruje da li su se stekli svi uslovi za primopredaju. Proverava da li je graa sreena, da li je prema listi kategorija izdvojen bezvredni materijal, da li godine starosti odgovaraju onima koje su navedene u popisu, i fiziko stanje. Izrauje se zapisnik o primopredaji. On sadri: naziv stvaraoca, mesto primopredaje i datum, naziv stvaraoca fonda, stanje grae (sreenost, stepen sauvanosti), popis grae kao prilog, ukupna koliina grae sa rasponom godina nastanka (broj knjiga, fascikli, registratora, svenjeva) i dunim metrima, podatak da li se preuzima celokupno ili samo deo, podaci o nepreuzetoj, miljenje predavaoca o uslovima korienja. Overavaju ga predavalac i primalac. Arhiv kao primalac odreuje mesto i vreme predaje grae.

11.predavanje:Graa se preuzima iz institucija koje su pravno zasnovane. Zakonske obaveze tvorca:da u bezbednom stanju uva registraturski materijal,da obezbedi zaseban prostor za registraturski materijalda registraturski materijal obrauje struno lice i da vodi rauna o registraturida klasifikuje i izluuje bezvrednu grauda preda grau arhivu u zakonskom rokuda za grau obezbedi nove nosae, jer ona treba da se digitalizuje ili mikrofilmujeda vodi dve arhivske knjige, od kojih jednu dostavlja arhivuda sarauje sa nadlenim arhivomda redovno obavetava nadleni arhiv o promenama u pravnom statusu i organizacijida primenjuje propisane mere u sluaju vanrednih situacija i da obavesti arhiv ako do nje doe, kao i o teti i stanju registraturskog materijalaGraa moe biti predata tek kada su uraene konane liste kategorija. Graa mora da bude administrativno zavrena, tj inoperabilna. Mora biti odobren kriterijum za valorizaciju, i mora biti arhivistiki propisan.

30. Preuzimanje arhivske grae u privatnoj svojini (91-92)Sa stanovita prava i obaveza primaoca, arhivska graa u privatnom vlasnitvu, stavljena je kao kulturno dobro pod zatitu i ne sme se unititi ili otetiti. Arhivima je ostavljeno pravo pree kupovine arhivske grae privatnog vlasnitva, pod istim uslovima kao i prodaje. Arhiv pronalazi i evidentira imaoce ove grae. Vodi imenski registar linosti kod kojih se nalazi arhivska graa. Uspostavlja kontakt kako bi objasnio vanost zatite grae, kao i prava koja ima vlasnik. Arhiv ostvaruje kontakte i saradnju sa istaknutim linostima iz politikog, drutvenog, naunog, kulturnog i drugog javnog ivota. Prati stalne i povremene aukcije rariteta, na kojima se javljaju i dokumenta, poseuje antikvarnice i kolekcionare. Znaajno je isticanje zahvalnosti darodavcu, koji odlui da svoje stvaralatvo zaveta. Arhiv mu moe ponuditi svoje usluge, poput sreivanja, inventarisanja, tehnikih mera zatite obolele i oteene grae. Arhiv obavlja popis arhivske grae, gde spadaju i podaci o stepenu i nainu sreivanja (da li je i kako graa sreena i klasifikovana), stepenu sauvanosti, da li je graa leena, kada i gde, da li je graa objavljivana (dokumenta i bibliografski podaci o objavljivanju). Podaci o uslovima pod kojima je graa smetena, namere vlasnika grae (da li eli da je pokloni, zaveta, deponuje, ili zadui kod sebe). Popis grae predate u depozit sadri iste podatke kao i popis grae koja se nalazi u privatnom vlasnitvu. Evidentiranje i preuzimanje grae iz privatne svojine ne sme se obavljati stihijski. Prioriteti se zasnivaju na sadrajnoj vrednosti grae i postignutim dogovorima sa imaocima grae.

13.predavanjePri preuzimanju linih fondova uglavnom ne znamo ta emo nai.

31. Priprema arhivskog depoa za smetaj arhivske grae (92-93)Depo obavlja prijem arhivske grae i njen smetaj, stara se o njenoj fizikoj zatiti, po potrebi inicira sprovoenje tehnikih mera zatite, izdaje arhivsku grau za potebe korisnika i arhiva, izdaje kopije dokumenata i podatke iz dokumenata za potrebe dravnih organa i fizikih lica, vodi sumarne evidencije o fondovima i zbirkama smetenim u depou, obeleava prostorije depoa i stelae topografski, utvruje plan smetaja fondova i zbirki, obavlja tehnike pripreme za prepakivanje graePod depoom pojmovno se podrazumevaju prostorije arhiva za smetaj arhivske grae i slubba koja obavlja poslove u depou.Topografsko obeleavanje prostorija i stelaa jedan je od osnovnih zadataka. Preduslov je da bi se moglo prii izradi topografskog pokazivaa i drugih informativnih sredstava koji se izrauju za grau u depou. Topografski pokaziva ima zadatak da pokae depo, sprat, sobu, stelau, policu, redu u stelai gde je neki fond ili zbirka smetena, ili njihov deo. Spratovi se obeleavaju rimskim brojevima, sobe arapskim i to s leva od ulaza na sprat, police rimskim brojevima za svaku sobu posebnu, s leva na desno od ulaya. Redovi se obeleavaju rimskim brojevima odozgo nanie, pregrade malim slovima azbuke sleva nadesno.

32. Izrada plana smetaja arhivske grae (93-95)Pre nego to se pristupi izradi plana, treba temeljno prouiti strukturu fondova i zbirki, njihovu pripadnost odreenim istorijskim periodima i drutveno-politikim sistemima, broj fondova i njihovu koliinu grae, globalnu sadrajnu vrednost, vrste i oblika grae koja trai posebnu zatitu i druge faktore koji mogu biti od uticaja na plan smetaja fondova i zbirki. Plan smetaja treba da obezbedi preglednost, dostupnost, i racionalnost manipulacije graom. Trebalo bi da bude logino i strukturno meusobno povezano, da obezbeuje celovitost smetaja fondskih celina, da bezbeuje dgovarajuu zatitu specifinih vrsta, oblika i podloga na kojima su zabeleeni dokumenti. Dalje, kojoj vrsti delatnosti pripadaju tvorci fondova, da li je graa u celini preuzeta ili predstoje dopunska preuzimanja, koliko fondova i kog obima eka na preuzimanje, iji su stvaraoci prestali da rade i dr.Prema istorijskim periodima i drutveno-politikim sistemima deli se na period Kraljevine Srbije, Kraljevine Jugoslavije, period Drugog svetskog rata, Socijalistiki i Savremeni. Istorijska periodizacija je vana iz vie razloga. Prvo, daje celinu fondova institucija odreenog perioda, drugo daje bolju preglednost stepena sauvanosti arhivske grae, a time ukazuje na potrebu njenog kompletiranja. Tree, omoguava uspostavljanje konane strukture fondova i zbirki unutar odreenog perioda jer se radi o celovito preuzetim fondovima. Kod socijalistikog perioda znaajno je utvrivanje injenica: koji su fondovi preuzeti i sa koliko grae, koji su stvaraoci prestali da rade, koji su fondovi i sa koliko grae koji u registraturama ekaju na preuzimanje iji su tvorci takoe prestali da rade i koji su to fondovi ijim stvaaraocima nije prestao rad,a ije se preuzimanje grae oekuje. Plan smetaja grae ne moe prenebegnuti injenicu da neka dokumenta po svom karakteru trae da im se obezbedi posebna zatita. Bez obzira na prostorne mogunosti,s vaki arhiv treba da ima plan smetaja grae u depou. Grupisanje fondova unutar perioda mogue je po vie osnova: nomenklaturi vrste delatnost, znaaju sadraja grae, nazivu fondova, redosledu preuzimanja u arhiv i slino. Grupisanje zbirki je mogue po vie osnova, polazei od specifinosti podloge dokumenata, kao i njihovog oblika, vrste i formata. Posebnu grupu dokumenata ine ona iji formati (karte, crtei, plakati, planovi...) trae poseban vid smetaja i uvanja. Rariteti se uvaju u metalnim kasama i u najbezbednijoj prostoriji.

33. Prijem i smetaj arhivske grae u arhivu (95-96)Prijem grae u depo obavlja se na osnovu zapisnika o primopredaji i popisa arhivske grae kao sastavnog dela zapisnika, odnosno priloga. Obavlja se uz prisustvo predavaoca grae, slube zatite arhivske grae van arhiva i predstavnika depoa. Tek posle prijema unose se podaci u knjigu prijema grae, koja sadri podatke o rednom broju prijema, broju i datumu zapisnika o primopredaji, naziv fonda, raspon godina grae, od koga je graa preuzeta, koliina grae, vrsta grae i stepen sreenosti, po kom je osnovu preuzeta, topogrfska oznaka, gde je graa smetena, kojoj grupi delatnosti pripada graa, i primedbe.Ova evidencija predstavlja osnovni dokument o prijemu arhivske grae, te se stavlja pod zatitu arhiva. Ona daje osnovne podatke o grai naunim i drugim korisnicima i obezbeuje proveru da li je odreena graa preuzeta ili nije, kao i evidenciju pod kojim uslovima je preuzeta.Posle evidentiranja grae, prilazi se njenom smetaju. Prva faza podrazumeva privremeni smetaj arhivske grae u posebnoj prostoriji, gde ona ostaje sve dok se ne izvri njena dezinfekcija. Sledi prepakivanje grae u nove fascikle i kutije, a na novima se ispisuju podaci sa starih nalepnica. Draga faza predstavlja konaan smetaj.

Page 4 of 38