41
SISTEM BERBASIS KOMPUTER i. PROSEDUR PEMBELIAN ii.PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN BARANG iii.PROSEDUR PERSETUJUAN FAKTUR PEMBELIAN iv.PROSEDUR PENGELUARAN KAS

PPT SISTEM BERBASIS KOMPUTER FIX.pptx

Embed Size (px)

Citation preview

SISTEM BERBASIS KOMPUTER

i. PROSEDUR PEMBELIANii. PROSEDUR PENERIMAAN DAN

PENYIMPANAN BARANGiii. PROSEDUR PERSETUJUAN

FAKTUR PEMBELIANiv. PROSEDUR PENGELUARAN KAS

DIAGRAM SIKLUS PENGELUARAN

Tujuan utama diselenggarakan prosedur pembelian ini adalah (1) untuk mengidentifikasi pembelian yang diperlukan baik untuk bahan baku, perlengkapan, dan aktiva lain, (2) untuk memilih pemasok yang cocok, dan (3) untuk menjamin bahwa barang-barang yang dibeli memang dibutuhkan dan dapat diperoleh. Untuk mencapai tujuan tersebut, maka selain diterapkan berbagai macam prosedur pengawasan, aktivitas dalam aplikasi ini dibagi menjadi dua, yaitu prosedur permintaan barang dan prosedur pembelian.

I. PROSEDUR PEMBELIAN

A. Prosedur Permintaan Barang

KEPUTUSAN KUNCIKeputusan kunci yang dibuat pada proses ini adalah mengidentifikasi barang apa yang akan dibeli, kapan dibutuhkan, dan berapa banyak yang akan dibeli. Kelemahan pada pengendalian persediaan dapat menyebabkan munculnya berbagai persoalan. Salah satunya adalah tidak akuratnya catatan persediaan menyebabkan perusahaan kehabisan barang, sehingga perusahaan tidak dapat memperoleh barang yang dibutuhkan secra tepat waktu. Maka perusahaan akan kehilangan peluang penjualan. Untuk mengatasi persoalan tersebut, tentunya perusahaan harus menyelenggarakan sistem pengendalian persediaan yang akurat. Berikut akan diuraikan berbagai metode pengendalian persediaan sehingga dapat dibandingkan, dievaluasi, dan dipilih metode mana yang paling cocok dipakai dalam sebuah perusahaan.

PROSEDUR PERMINTAAN BARANG

KEPUTUSAN KUNCI1.Metode pengawasan persediaan secara tradisionalDimaksudkan untuk menjaga agar jumlah persediaan cukup sehingga proses produksi dapat dilaksanakan tanpa gangguan, meskipun jumlah kebutuhan persediaan terkadang melebihi jumlah yang diperkirakan atau bahkan pemasok terlambat mengirimkan barang. Metode ini dikenal dengan pendekatan economic order quantity (EOQ).2. Alternatif metode pengendalian persediaanPendekatan tradisional dengan menggunakan EOQ sering berimplikasi jumlah persediaan yang terlalu banyak.

PROSEDUR PERMINTAAN BARANG

DOKUMEN DAN PROSEDURPermintaan pembeliaan barang atau suplies dimulai oleh fungsi pengawas persediaan atau unit organisasi yang membutuhkan barang . jika mereka membutuhkan barang, maka mereka akan membuat dokumen yang disebut dengan surat permintaan pembelian ( Purchase Requisition). Pada perusahaan yang sudah menggunakan teknologi maju, maka sistem informasi otomatis akan menghasilkan dokumen ini apabila kuantitas persediaan telah mencapai angka tertentu (misalnya dibawah titik pemesanan kembali ). Namun dalam perusahaan kecil, pembuatan dokumen ini dilakukan secara manual. Surat permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasi unit peminta barang, menetapkan lokasi pengiriman dan tanggal kebutuhan barang, mengidentifikasi nomor barang, nama barang, kuantitas, dan harga untuk setiap jenis barang yang diminta.

PROSEDUR PERMINTAAN BARANG

PROSEDUR PERMINTAAN BARANG

PELUANG PENGGUNAAN TEKNOLOGI INFORMASIPenggunaan sistem on-line dan database terintegrasi yang menghubungkan informasi pembelian, informasi penjualan, dan informasi produksi diperlukan untuk penerapan berbagai alternatif metode pengendalian persediaan seperti sistem MRP atau JIT. Kedua sistem membutuhkan sistem catatan persediaan perpetual yang akurat, sehingga komputer dapat diprogram untuk memonitor tingkat persediaan, dan secara otomatis akan menghasilakn dokumen permintaan pembelian ketika kuantitas barang yang tersedia berada di bawah titik pemesanan kembali.Penggunaan teknologi kodebar (barcode) memungkinkan penyelenggaraan sistem perpetual lebih akurat. Baris yang tercetak dalam sebuah kode bar berisi informasi tentang nomor barang, lokasi, harga perolehan, dan harga jual. Informasi tersebut dibaca oleh optical scanner, sehingga dapat meniadakan aktivitas entry data. Penggunaan kode bar ini juga mengurangi waktu dan biaya dan meniadakan kesalahan entry data. Meskipun pengaruhnya terhadap akurasi data sangat besar, namun cara ini bukanlah satu-satu obat mujarab, karena berbagai kesalahan sangat mungkin terjadi karena adanya kesalahan manusia.

B. PROSEDUR PEMESANAN

KEPUTUSAN KUNCI : PEMILIHAN PEMASOKKeputusan yang penting dibuat pada tahap ini adalah pemilihan pemasok dengan mempertimbangkan harga, kualitas, dan kalitas pengiriman.

Aktivitas pokok dalam prosedur ini adalah pemesanan suplais dan bahan baku. Aktivitas pembelian biasanya dilakukan oleh petugas pembelian atau karyawan pembelian dalam departemen pembelian.

B. PROSEDUR PEMESANAN

DOKUMEN DAN PROSEDURDengan diterimanya permintaan pembelian, maka bagian pembelian segera memprosesnya dengan membuat order pembelin atau surat pesanan pembelian. Order pembelian adalah sebuah dokumen yang secara formal meminta seorang pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk tertentu dengan harga tertentu. Dokumen ini sekaligus wujud dari janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak, jika dokumen ini telah diterima pemasok.

B. PROSEDUR PEMESANAN

B. PROSEDUR PEMESANANPROSEDUR PEMBELIAN BERBASIS KOMPUTER

NARASI

Departemen Pengguna dan GudangBerdasarkan kuantitas atau tingkat pemesanan kembali, departemen ini membuat permintaan pembelian dan diteruskan ke departemen pembelian.

Departemen PembelianBerdasarkan permintaan pembelian yang diterima dari departemen pengguna atau gudang, departemen ini memasukkan data pembelian ke komputer dan mengarsipkan permintaan pembelian tersebut urut nomor.

NARASI

Departemen Pengolahan DataSetelah menerima input data pembelian, departemen ini menjalankan program pembuatan file order pembelian, dengan menggunakan file induk pemasok dan file induk persediaan. Keluaran dari proses ini adalah file order pembelian.Setiap sore hari, departemen ini menjalankan program percetakan order pembelian dengan menggunakan file order pembelian. Keluaran dari proses ini adalah order pembelian sebanyak lima lembar dan seluruhnya diserahkan ke departemen pembelian.

NARASI

Departemen PembelianSetelah menerima cetakan order pembelian, manajer departemen pembelian mengkaji dan menandatanganinya. Selanjutnya order pembelian tersebut dididtribusikan sebagai berikut:1. Lembar ke-1 dikirim kepada peamasok2. Lembar ke-2 diteruskan ke departemen

penerimaan barang3. Lembar ke-3 diteruskan ke bagian utang4. Lembar ke-4 diserahkan ke departemen

peminta barang atau gudang5. Lembar ke-5 bersama-sama dengan

permintaan pembeliannya, diarsipkan urut nomor dokumen.

PELUANG PENGGUNAAN TEKNOLOGI INFORMASI

Penyebab timbulnya biaya dalam fungsi pembelian adalah jumlah order pembelian yang diproses. Dengan demikian, temuan tentang cara untuk mengurangi jumlah order yang diproses dan untuk menggabungkan beberapa tahap kegiatan sekaligus dapat menghemat biaya dalam jumlah yang cukup signifikan. Salah satu cara yang dapat dilakukan untuk memperbaiki proses ini adalag penggunaan sebuah teknologi informasi yang disebut EDI (electrinic data interchange.

B. PROSEDUR PEMESANAN

II. PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN BARANG

Tujuan diselenggarakannya prosedur ini adalah (1) untuk menjamin bahwa semua penerimaan bahan baku, perlengkapan, dan aktiva lain yang dibeli telah diotorisai, dan (2) untuk mencatat transakasi penerimaan dalam catatan akuntansi.

II. PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN BARANG

KEPUTUSAN KUNCI DAN INFORMASI YANG DIBUTUHKAN

Keputusan yang dibuat oleh departemen penerima barang adalah (1) menerima barang yang telah dikirim atau tidak, dan (2) verifikasi kuantitas barang yang diterima merupakan hal yang amat penting untuk menjamin bahwa perusahaan hanya membayar barang sejumlah yang benar-benar diterima saja dan menjamin bahwa catatan persediaan diperbarui secra akurat.

II. PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN BARANG DOKUMEN DAN PROSEDURDokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan barang pada siklus pengeluaran adalah laporan penerimaan barang. Laporan penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi informasi tentang rincian barang yang diterima, mencakup tanggal diterima, nama pengirim, nama pemasok, dan nomor order pembelian.

II. PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN BARANG

II. PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN BARANG

PROSEDUR PENERIMAAN BARANG BERBASIS KOMPUTER

II. PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN BARANG

NARASI

Departemen Penerimaan BarangDepartemen ini mula-mula menerima tembusan order pembelian dari departemen pembelian, kemudian dokumen tersebut diarsipkan urut abjad nama pemasok.Dari pemasok, departemen ini menerima barang bersama-sama dengan slip pengepakan (packing slip). Selanjutnya, departemen ini mencocokkan barang yang diterima dengan arsip order pembelian, memeriksa kondisi fisik barang, menghitung kuantitas, dan mengentry data penerimaan ke dalam komputer.

NARASI

Departemen Pengolahan Data setelah menerima imput data penerimaan barang, departemen ini menjalankan program updet file dan pencetakan laporan penerimaan barang, dengan menggunakan file induk pemasok, file induk persediaan, dan file order pembelian. Pada tahap ini, komputer akan membandingkan data input dengan data pada file order pembelian. Jika ada perbedaan, maka perbedaan ini akan segera ditayangkan di layar monitor agar segera bisa dikoreksi.Selanjutnya program komputer akan memperbarui field kuantitas barang dipesan dan field kuantitas tersedia dalam file induk persediaan, dan catatan kuantitas diterima dalam file order pembelian. Keluaran dari proses ini adalah laporan penerimaan barang sebanyak dua lembar dan diserahkan ke departemen penerimaan barang.

NARASI

Departemen Penerimaan BarangSetelah menerima laporan penerimaan barang, selanjutnya departemen ini mendistribusikan laporan tersebut sebagai berikut: Lembar ke-1 bersama-sama dengan barangnya diserahkan ke bagian gudang Lembar ke-2 bersama-sama dengan order pembelian dan slip pengepakan, diarsipkan urut nomor dokumen.

Gudang Setelah menerima laporan penerimaan barang dan barangnya dari departemen penerimaan barang, gudang akan memeriksa dan menghitung barang, kemudian menandatangani laporan penerimaan barang, dan meneruskan laporan tersebut ke bagian utang.

PELUANG PENGGUNAAN TEKNOLOGI INFORMASI

Penggunaan kode bar akan memungkinkan petugas penerima untuk membaca cepat nomor (kode), nama, dan kuantitas barang yang diterima sehingga akan mengurangi kesalahan data. Penggunaan alat pembaca kode bar dapat mengurangi waktu pemrosesan penerimaan barang.

II. PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN BARANG

III. PROSEDUR PERSETUJUAN FAKTUR PEMBELIAN (PROSEDUR PENCATATAN UTANG)

Proses ini dilaksanakan oleh departemen utang dagang yang bertanggung jawab terhadap direktur keuangan. Tujuannya untuk mencatat kewajiban membayar kepada pemasok. Input aplikasi ini adalah faktur pembelian, catatan penerimaan barang, pesanan pembelian dan file rincian pesanan pembelian.

KEPUTUSAN KUNCI DAN INFORMASI YANG DIBUTUHKAN

Kewajiban untuk membayar ke pemasok mulai timbul saat barang diterima. Meskipun demikian sebagian perusahaan mencatat utang setelah diterima dan disetujuinya faktur pembelian. Tujuannya untuk mengotorisasi dan menentukan apakah faktur yang diterima layak atau tidak. Faktur pembelian dikatakan layak dibayar jika barang dan jasa yang dipesan benar-benar diterima oleh perusahaan. Maka diperlukan informasi dari bagian pembelian (berupa tembusan order pembelian) dan fungsi penerimaan barang (berupa laporan penerimaan barang).

III. PROSEDUR PERSETUJUAN FAKTUR PEMBELIAN (PROSEDUR PENCATATAN UTANG)

III. PROSEDUR PERSETUJUAN FAKTUR PEMBELIAN (PROSEDUR PENCATATAN UTANG)

DOKUMEN DAN PROSEDURAda dua cara untuk memproses faktur pembelian, yaitu sistem non-voucher dan sistem voucher. Dalam sistem non-voucher, setiap akun pembelian diposting ke masing-masing catatan pemasok dalam file utang dagang kemudian disimpan dalam file faktur terbuka. Dalam sistem voucher, dibuat sebuah dokumen yang disebut voucher pengeluaran. Penggunaan voucher menghasilkan tiga keuntungan, antara lain (1) mengurangi jumlah lembar cek yang harus ditulis karena beberapa faktur pembelian dapat diringkas dalam sebuah voucher, (2) karena voucher merupakan dokumen internal maka dokumen ini dapat diberi nomor urut tercetak untuk menyederhanakan penelusuran seluruh utang, (3) karena voucher memberikan catatan eksplisit tentang sebuah faktur pembelian yang disetujui untuk dibayar maka hal ini memudahkan pemisahan saat persetujuan faktur dari saat pembayaran faktur. Hal ini memudahkan penjadwalan kedua kegiatan sehingga dapat memaksimumkan efisiensi.

III. PROSEDUR PERSETUJUAN FAKTUR PEMBELIAN (PROSEDUR PENCATATAN UTANG)

III. PROSEDUR PERSETUJUAN FAKTUR PEMBELIAN (PROSEDUR PENCATATAN UTANG)

PROSEDUR PENCATATAN UTANG BERBASIS KOMPUTER

III. PROSEDUR PERSETUJUAN FAKTUR PEMBELIAN (PROSEDUR PENCATATAN UTANG)

NARASI

Bagian UtangBagian ini mula-mula menerima tembusan order pembelian dari departemen pembelian. Selain itu, bagian ini juga menerima laporan penerimaan barang dari bagian gudang. Kedua dokumen tersebut diarsipkan urut nomor.

Bagian ini juga menerima faktur pembelian dari pemasok untuk kemudian dibandingkan dengan arsip order pembelian dan laporan penerimaan barang, dikaji, dan diperiksa ketelitiannya. Setelah selesai, bagian ini memasukan data faktur pembelian ke dalam koomputer.

NARASI

Departemen Pengolahan DataSetelah menerima input data faktur pembelian, departemen ini menjalankan program membuat file faktur pembeliaan dengan menggunakan file order pembelian. Keluaran dari proses ini adalah file faktur pembelian.

Setiap sore hari, departemen ini menjalankan program update file dan pencetakan voucher dengan menggunakan file induk pemasok dan file buku besar. Keluaran dari proses ini adalah selembar voucher dan diteruskan ke bagian utang.

NARASI

Bagian UtangSetelah menerima cetakan berupa voucher bagian ini akan mencocokkannya dengan faktur pembelian, order pembelian, dan laporan penerimaan barang. Setelah cocok, voucher dan dokumen pendukungnya (faktur pembelian, order pembelian, dan laporan penerimaan barang) diarsipkan dalam arsip paket voucher.

Pada tanggal jatuh tempo, paket voucher dikeluarkan dari arsipnya dan diserahkan ke departemen keuangan/kasir.

Setelah paket voucher dilunasi oleh kasir, maka paket voucher tersebut akan dikembalikan ke bagian ini setelah dibatalkan (dicap lunas). Selanjutnya paket voucher yang telah dilunasi tersebut diarsipkan urut abjad.

III. PROSEDUR PERSETUJUAN FAKTUR PEMBELIAN (PROSEDUR PENCATATAN UTANG)

PELUANG PENGGUNAAN TEKNOLOGI INFORMASI

Proses pembuatan voucher yang melibatkan pencocokan antara faktur pembelian dengan order pembelian dan laporan penerimaan barang, merupakan obyek yang cocok untuk otomasi. Jika pemasok mengirimkan faktur pembelian dengan menggunakan EDI maka akan meningkatkan efisiensi. Begitu juga dengan sistem pengolahan data jika dilengkapi dengan sistem perangkat lunak mampu mencocokkan data faktur pembelian dengan file order pembelian dan laporan penerimaan barang. Sehingga pencocokan dapat dilakukan lebih cepat dan peluang memperoleh potongan tunai dari pemasok lebih besar.

IV. PROSEDUR PENGELUARAN KAS

Aktivitas terakhir pada siklus pengeluaran adalah pembayaran faktur yang telah disetujui (pengeluaran kas), dilaksanakan oleh kasir yang bertanggung jawab kepada manajer keuangan. Tujuannya adalah untuk menjamin bahwa pembayaran kepada pemasok dilakukan tepat waktu dan dalam jumlah yang benar. Input bagi aplikasi ini adalah catatan dari file voucher.

IV. PROSEDUR PENGELUARAN KAS

KEPUTUSAN KUNCI DAN INFORMASI YANG DIBUTUHKAN

Menentukan apakah perusahaan akan memanfaatkan fasilitas potongan yang tersedia atau tidak.

DOKUMEN DAN PROSEDURDokumen yang digunakan dalam prosedur pengeluaran kas adalah paket voucher, yaitu voucher asli yang dilampiri dokumen pendukung seperti order pembelian, laporan penerimaan barang, faktur pembelian. Dari proses yang dilakukan komputer, akan dihasilkan output berupa cek pembayaran utang dan bukti kas keluar.

IV. PROSEDUR PENGELUARAN KASPROSEDUR PENGELUARAN KAS BERBASIS KOMPUTER

IV. PROSEDUR PENGELUARAN KAS

NARASI

KasirPada tanggal jatuh tempo, bagian kasir menerima paket voucher dari bagian utang. Selanjutnya akan mengkaji dan membuat penjumlahan data kelompok pada secarik kertas secara manual, dan memasukkan data pelunasan ke dalam komputer.

NARASI

Departemen Pengolahan DataSetelah menerima input data pelunasan, departemen ini menjalankan program pembuatan file voucher. Keluaran dari proses ini adalah file voucher dan hasil perhitungan jumlah kelompok.Departemen ini selanjutnya menjalankan program update file dan pencetakan cek, dengan menggunakan file induk pemasok, file faktur pembelian, dan file buku besar. Keluaran dari proses ini adalah cek dan bukti kas keluar – keduanya diserahkan ke kasir, dan register pengeluaran kas yang akan diserahkan ke kepala bagian keuangan.

NARASI

KasirSetelah menerima cetakan hasil perhitungan jumlah kelompok, kasir akan mencocokkannya dengan perhitungan sejenis yang telah dilakukan secara manual.

Setelah menerima cek beserta bukti kas keluar, kasir akan mengkaji, menandatangani cek, membatalkan paket voucher (mengecap lunas), dan mendistribusikan dokumen-dokumen tersebut sebagai berikut:1. Paket voucher yang telah dibatalkan

dikembalikan ke bagian utang2. Cek dan bukti kas keluar dikirimkan ke pemasok.

IV. PROSEDUR PENGELUARAN KAS

PELUANG PENGGUNAAN TEKNOLOGI INFORMASI

Teknologi informasi dapat digunakan untuk memperbaiki proses pengeluaran kas dengan membayar kepada pemasok melalui transfer dana secara elektronik sebagai pengganti cek.