POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA€¦ · 3. swimlane 4.4.1 3.1 proses pendaftaran kursus kp / kk pjwj penasihat akademik pelajar pensyarah kursus program daftar status

PENGURUSAN PENDAFTARAN KURSUS

PPP-04-01

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 1/13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

PROSES KERJA

PPP-04-01


SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

Disediakan oleh: Diluluskan oleh:

NAMA : SINATU SADIAH SHAPIE Jawatan : Penyelaras Penasihat Akademik Politeknik Tarikh : 08 September 2017

NAMA : HILMUN BINTI MOHAMED Jawatan : Timbalan Pengarah (A) PMK Tarikh : 08 September 2017


PPP-04-01

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 1/13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

KANDUNGAN HALAMAN

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ...................................................................... 3

1.1 Maklumat Umum Proses ..................................................................................... 3

1.2 Rujukan ............................................................................................................... 3

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 ..................................................................... 4

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ................................................................ 4

1.5 Definisi ................................................................................................................ 5

1.6 Singkatan ............................................................................................................ 6

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 ..................................................................................................... 7

2.1 Proses Pendaftaran Kursus ................................................................................. 7

3.2 Pemilihan Pelajar Secara Online.............................................................................. 9

4. PROSES KERJA 4.4.1 ....................................................................................................... 10

4.1 Proses Pendaftaran Kursus ................................................................................. 10

4.2 Pemilihan Pelajar Secara Online .......................................................................... 10

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ........................................................................................ 10

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 ............................................................................................. 11

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 ............................................................................ 12

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 ...................................................... 12

9. LAMPIRAN 8.5 ................................................................................................................. 12

10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 ........................................................................................ 13


PPP-04-01

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 1/13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

1.0 KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

1.1 Maklumat Umum Proses

MAKLUMAT PENERANGAN

1) Objektif Menggariskan tindakan-tindakan bagi memudahkan pengurusan pendaftaran kursus pelajar oleh pensyarah didalam tempoh yang ditetapkan.

2) Skop (key activities) a. Digunapakai dalam urusan memilih pelajar dibawah pensyarah kursus.

b. Menyelaras tarikh-tarikh penting urusan pendaftaran kursus

c. Menyelaras tindakan di atas isu kagagalan pendaftaran kursus

3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Jadual waktu bagi semakan pelajar bagi urusan pendaftaran dikeluarkan sebelum pelajar mendaftar

b. Pelajar selesai mendaftar kursus dalam tempoh yang ditetapkan setiap semester

c. Pensyarah memilih setiap pelajar di dalam kursus pilihan sebelum tarikh akhir pendaftaran/pengguguran kursus

4) Pemilik proses a. Penyelaras Penasihat Akademik Politeknik

5) Pelanggan proses 5.2 a. Timbalan Pengarah Akademik b. Ketua Jabatan c. Ketua Program/Ketua Kursus d. Pensyarah e. Pelajar

6) Pihak berkepentingan 4.2 a. Jabatan Akademik b. Politeknik Melaka c. Jabatan Pengajian Politeknik dan Kolej Komuniti d. Badan Persijilan

1.2 Rujukan

RUJUKAN MAKLUMAT

Rujukan 7.5 (external references) a. Garis Panduan Sistem Penasihatan Akademik.

Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Kurikulum Kursus

b. Takwim P&P

c. Jadual Waktu


PPP-04-01

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 1/13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7

SUMBER-SUMBER PENERANGAN

Manusia 7.1.2 Ketua Jabatan

Ketua program/Ketua kursus

Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

Penyelaras Kualiti Jabatan

Pensyarah

Pegawai Teknologi Maklumat (Perisian)

Pemilik proses

Infrastruktur 7.1.3

Bangunan dan utility 7.1.3(a)

Pejabat dan Ruang Kerja

Dewan taklimat

Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b)

Komputer dan printer

Pengangkutan 7.1.3 (c)

-

Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d)

Kemudahan internet

Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 -

Bahan 7 Alat tulis

Persekitaran7.1.4 Selamat & kondusif

Pengetahuan 7.1.6 Memahami kehendak kurikulum

Kompetensi kakitangan 7.2 Pernah mendapat penerangan berkaitan kehendak kurikulum dari Ketua program

Pernah mendapat taklimat daripada Ketua Program akan kepentingan dan isu berkaitan pendaftaran kursus

Lain-lain -

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4

Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima

1. Takwim P&P Penyelaras Kualititi Jabatan

Seminggu sebelum kuliah bermula

Emel Semua

Pensyarah

2. Jadual Waktu Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

Seminggu sebelum kuliah bermula

Serahan Tangan Semua

Pensyarah

3. Jadual Waktu Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

Tempoh pendaftaran pelajar di dalam sistem

Hebahan di SPMP Pelajar

4. Senarai pelajar di dalam kursus terlibat

Pegawai Teknologi Maklumat

Tempoh sehingga

Hebahan di i-Daftar SPMP

Pensyarah/

PPAJ/


PPP-04-01

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 1/13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

Sistem i-Daftar SPMP

tarikh tamat pendaftaran/ pengguguran kursus

PPAP

5. Slip Pendaftaan Kursus

Pelajar Minggu pertama Kuliah

Serahan tangan PA

1.5 Definisi

PERKATAAN PENERANGAN

Timbalan Pengarah Akademik Individu yang bertanggungjawab dan mengetuai aktiviti akademik di organisasi.

Ketua Jabatan Individu yang bertanggungjawab dan mengetuai Jabatan Akademik tertentu di organisasi.

Ketua Program Individu yang bertanggungjawab dan mengetuai program tertentu di Jabatan Akademik Induk.

Ketua Kursus Individu yang bertanggungjawab dan mengetuai kursus tertentu di Jabatan Akademik Sokongan.

Kurikulum Dokumen rujukan utama bagi setiap kursus yang ditawarkan di politeknik yang diselaraskan penggunaan oleh Jabatan Pengajian Politeknik dan Kolej Komuniti.

Takwim P&P Kalendar P&P untuk semester semasa yang disediakan oleh Pegawai Pengurusan Kualiti untuk kegunaan kumpulan akademik.

Jadual Waktu Jadual P&P untuk setiap pensyarah bagi semester tersebut yang lengkap mengandungi masa, kursus diajar, program terlibat, tempat P&P, jam kredit mengajar dan tugas-tugas sampingan pensyarah.

Peyelaras Jadual Waktu Pihak yang terlibat menyelaraskan dan menyediakan Jadual Waktu bagi pensyarah.

Penyelaras Penasihat Akademik Jabatan

Pihak yang terlibat menyelaraskan hal ehwal akademik dan menguruskan perkara-perkara berkaitan aktiviti akademi pelajar jabatan.

Penasihat Akademik Pihak yang bertanggungjawab dalam mengurus serta membantu merancang dan menyusun struktur program serta memantau pendaftaran kursus sepanjang pengajian

Pensyarah Individu yang bertanggungjawab merancang, menyedia, menyenggara Rancangan Mengajar dan seterusnya melaksanakan kuliah berdasarkan Rancangan Menagajar yang telah disahkan.


PPP-04-01

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 1/13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

1.6 Singkatan

SINGKATAN PENERANGAN

TPA Timbalan Pengarah Akademik

KJ Ketua Jabatan

KP Ketua Program

KK Ketua Kursus

PK Pensyarah Kursus

PPAP Penyelaras Penasihat Akademik Politeknik

PPAJ Penyelaras Penasihat Akademik Jabatan

PJWJ Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

FPA Fail Penasihat Akademik


PPP-04-01

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 1/13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1

2.1 Proses Pendaftaran Kursus

SOURCE OF INPUTS

INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER OF OUTPUTS

KP / KK

PJWJ

Struktur program

Jadual Waktu

DAFTAR KURSUS

Slip pendaftaran kursus

Bilangan pelajar

PK

PA

Pelajar

2.2 Pemilihan Pelajar Secara Online

SOURCE OF INPUTS

INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER OF OUTPUTS

Pangkalan data

Senarai pelajar mengikut kursus

Kehadiran pelajar

PILIH PELAJAR

Pangkalan data

Senarai pelajar mengikut seksyen

PK

PPAJ


PPP-04-01

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 1/13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

3. SWIMLANE 4.4.1


KP / KK PJWJ PENASIHAT

AKADEMIK PELAJAR

PENSYARAH KURSUS

TERIMA JADUAL WAKTU

DAFTAR KURSUS SECARA ONLINE

EDAR STRUKTUR PROGRAM

CETAK SLIP PENDAFTARAN

KURSUS

PILIH PELAJAR MENGIKUT SEKSYEN

SEDIA JADUAL WAKTU

* Nota :

Pelajar tidak aktif

dirujuk kepada

HEP

SEMAK STATUS

PELAJAR *

CETAK SENARAI PELAJAR

SERAH SLIP PENDAFTARAN

KEPADA PA

SIMPAN SLIP PENDAFTARAN

PELAJAR


PPP-04-01

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 1/13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL


PENYELARAS PENASIHAT AKADEMIK JABATAN/

PENYELARAS PENDAFTARAN

JABATAN

PELAJAR PENSYARAH

KURSUS PENASIHAT AKADEMIK

HADIR KE KELAS YANG

DIPILIH

MAKLUM AKAN KURSUS YANG

DIDAFTAR OLEH PELAJAR

SEMAKAN SLIP PENDAFTRAN

KURSUS

SEMAK SENARAI NAMA DI

PANGKALAN DATA

YA

TIDAK

PILIH PELAJAR DI

DALAM SISTEM ONLINE

CETAK BORANG

KEHADIRAN PELAJAR

PELAJAR DIPILIH OLEH

PENSYARAH KURSUS


PPP-04-01

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 1/13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

4. PROSES KERJA 4.4.1


Bil Tanggung jawab Tindakan

1. KP Edar struktur program

2. PJWJ Sediakan jadual waktu, hebahan di laman SPMP

3. PA Terima / Semak Status Pendaftaran Pelajar

4. Pelajar Daftar Kursus Secara Online

Cetak Slip Pendaftaran Kursus

Serah Slip Pendaftaran kepada PA

5. Pensyarah Kursus

Pilih pelajar mengikut seksyen / Cetak Senarai Pelajar

6. PA Simpan salinan Slip Penaftaran Kursus Pelajar didalam FPA


Bil Tanggung jawab Tindakan

1. PPAJ Maklum

2. Pelajar Hadir ke kelas yang dipilih

Pastikan kehadiran diambil oleh pensyarah secara manual pada hari pertama kuliah kursus terlibat

3. Pensyarah

kursus

Semak senarai nama di pangkalan data i-Daftar SPMP

Pilih pelajar di dalam sistem online

Cetak Borang Kehadiran Pelajar

4. PA Semakan slip pendaftaran kursus pelajar

Semak status pendaftaran kursus pelajar

Mengmbil tindakan susulan kepada Pensyarah Kursus serta pelajar

5.P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)

Perancangan 8.1 (P)

o Output perancangan o Takwim P&P o Senarai Kursus Pengajian

o Kelulusan Perancangan o Pengarah, KJHEP,Pegawai Peperiksaan Politeknik

Perlaksanaan dan Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)

o Kaedah kawalan 8.5 o Rujuk dan akur Takwim P&P o Rujuk dan akur Proses Kerja o Penggunaan Borang di dalam

Lampiran o Pemantauan oleh Ketua Jabatan/

KP/PPAP


PPP-04-01

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 1/13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

o Kawalan proses yang disumber luar 8.4 o Juruaudit

o Identifikasi dan kemudahkesanan 8.5.2 o Kod Kursus o No Matrik Pelajar o Pensyarah Kursus o Data SPMP

o Harta hak milik pelanggan 8.5.3 o Data Bilangan Pelajar

o Pemuliharaan 8.5.4 o Sistem Pendaftaran Online

o Khidmat selepas perkhidmatan 8.5.5 o Urusan Pendaftran/ Pengguguran Kursus sekiranya ada isu

o Kawalan Perubahan 8.5.6 o Takwim P&P

Tindakan 10 (ACTION)

o Penilaian keberkesanan 9.1.3 o Penilaian pencapaian objektif kualiti

o Tindakan Pembetulan 10.2 o Tindakan Tindakan Pembetulan

o Penambahbaikan 10.3 o Hebahan pelbagai medium/ Kolaborasi di antara pelbagai Unit

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1

Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang


PPP-04-01

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 1/13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4

BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR

TINDAKAN PENCEGAHAN

(sebelum berlaku)

TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku)

1. Senarai pelajar tidak daftar kursus sehingga tempoh ditetapkan

Bilangan kreadit pelajar kurang implikasi melibatkan Unit Peperiksaan

Implikasi pelajar melibatkan status sebagai pelajar Politeknik

Semakan oleh HEP/ PPAP/PPAJ

Makluman untuk tindakan oleh PA kepada pelajar terlibat

2. Pelajar tidak dipilih oleh pensyarah sehingga tempoh yang ditetapkan

Kesan kepada peratusan kehadiran pelajar

Implikasi kepada status sebagai pelajar Politeknik

Makluman hebahan berkala kepada pensyarah kursus dan PA oleh PPAJ

Tindakan Pembetulan dengan mengemaskini RM mengikut perancangan

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5

REKOD TEMPOH SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN

KATEGORI

1. Slip Pendaftaran Kursus 6 semester Fail FPA di Pejabat

Pensyarah

Fail Folio Pelajar

Am

2. Rekod Kehadiran Pelajar 1 semester FRP Pensyarah Kursus

Am

9. LAMPIRAN 8.5

RUJUKAN NAMA LAMPIRAN


PPP-04-01

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 1/13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5

KAWALAN MAKLUMAT

i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa

kebenaran ketua organisasi iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa kesemasa iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses

kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran v. Semua maklumat diedar melalui samaada:

a. Hardcopy b. Laman web

vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; Maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal

vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang darin50 %

KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:

KELUARAN TARIKH KUATKUASA

01 08-09-2017

02

PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN

P01.

P02.

P03.

Documents

POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA€¦ · 3. swimlane 4.4.1 3.1 proses pendaftaran kursus kp / kk pjwj penasihat akademik pelajar pensyarah kursus program daftar status