Poletni seminar iCenter Obvladovanje dokumentacije · Poletni seminar iCenter Obvladovanje dokumentacije javni sektor SAOP računalništvo Cesta Goriške fronte 46 5290 Šempeter

0 1 . 0 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 1

SEMINARSKO GRADIVO

Poletni seminar iCenter

Obvladovanje

dokumentacije

javni sektor

SAOP računalništvo Cesta Goriške fronte 46 5290 Šempeter pri Gorici

Slovenija Tel.: 05 393 40 00 Fax: 05 393 81 36

Spletna stran: http://www.saop.si


Kazalo vsebine

1. POTRJEVANJE DOKUMENTOV ........................................................................ 5

1.1. SPLOŠNO O POTRJEVANJU ................................................................................ 5

1.2. UDELEŽENCI V POTRJEVANJU ............................................................................ 6

1.3. POT RAČUNA V POTRJEVANJU - PRIMERI ......................................................... 7

1.4. NASTAVITVE POTRJEVANJA ..............................................................................12

1.4.1. REFERENTI ....................................................................................................12

1.4.2. VZORCI PODPISNIKOV .................................................................................13

1.4.2.1. Določanje nivojev .....................................................................................14

1.4.3. NADOMEŠČANJE PODPISNIKOV .................................................................15

1.4.4. NASTAVITVE V FAKTURIRANJU ...................................................................16

1.4.5. NASTAVITVE V KNJIGI PREJETIH RAČUNOV .............................................18

1.4.6. VARNOST PRI POTRJEVANJU DOKUMENTOV ...........................................20

1.5. POSTOPEK POTRJEVANJA .................................................................................28

1.5.1. POŠLJI V POTRJEVANJE ..............................................................................28

1.5.1.1. Izdani računi iz fakturiranja .......................................................................28

1.5.1.2. Prejeti računi iz knjige prejetih računov ....................................................28

1.5.2. ČAKALNA VRSTA ..........................................................................................30

1.5.2.1. Vrstica s prednastavljenimi filtri ................................................................30

1.5.2.2. Orodna vrstica z opravili ...........................................................................31

1.5.2.3. Vrstica z imeni stolpcev ............................................................................36

1.5.2.4. Vrstica za enostavno filtriranje ..................................................................36

1.5.2.5. Preglednica ..............................................................................................36

1.5.2.6. Vrstica z aktivnim filtrom ...........................................................................37

1.5.3. POTRDITEV DOKUMENTA ............................................................................37

1.5.3.1. Dostop do potrjevanja ..............................................................................37

1.5.3.2. Potrditev računa .......................................................................................38

1.5.3.3. Pregled in dodajanje prilog .......................................................................40

1.5.3.4. Komentarji pri potrjevanju dokumentov ....................................................41

1.5.3.5. Zavrnitev računa ......................................................................................44

1.5.3.6. Pregled nad potrjevanjem ........................................................................44

2. HRAMBA ELEKTRONSKIH DOKUMENTOV ................................................... 45


2.1. VIZUALIZACIJA .....................................................................................................45

2.1.1. Načini vizualizacije e-računov .........................................................................47

2.2. POTEK HRAMBE DOKUMENTOV ........................................................................48

2.3. NASTAVITVE ZA UREJENO HRAMBO DOKUMENTOV .......................................51

2.3.1. KLASIFIKACIJSKI NAČRT ..............................................................................51

2.3.1.1. Uvoz klasifikacijskega načrta....................................................................52

2.3.2. VRSTE DOKUMENTOV ..................................................................................53

2.3.2.1. Urejanje vrst dokumentov .........................................................................54

2.3.2.2. Vrste dokumentov A, D, N, O, S in Z ........................................................56

2.3.2.3. Varnost posamezne vrste dokumentov ....................................................58

2.3.2.4. Pregled pooblastil na vrstah dokumentov .................................................59

2.3.2.5. Urejanje nastavitev na knjigah dokumentov in nastavitvah modulov.........60

3. DOKUMENTACIJA V EREGISTRATORJU ...................................................... 68

3.1. DOSTOP DO DOKUMENTOV ...............................................................................72

3.2. PRAVICE PREGLEDA IN DELA Z DOKUMENTI ...................................................73

3.3. MOŽNOSTI PREGLEDA IN FILTRIRANJA ............................................................74

3.3.1. FILTRIRANJE S POMOČJO KLASIFIKACIJSKEGA NAČRTA .......................75

3.3.2. FILTRIRANJE PO STATUSIH DOKUMENTOV ...............................................75

3.3.3. FILTRIRANJE Z UPORABO ENOSTAVNIH FILTROV ....................................77

3.3.4. FILTRIRANJE S PRED NASTAVLJENIMI HITRIMI FILTRI .............................77

3.4. DODAJANJE DOKUMENTOV V EREGISTARTOR ...............................................80

3.4.1. KOPIRANJE DOKUMENTOV V EREGISTRATOR .........................................81

3.4.2. OPTIČNO BRANJE PAPIRNIH DOKUMENTOV .............................................82

3.4.3. NOV DOKUMENT IZ VZORCEV EREGISTRATORJA ....................................84

3.4.4. NOV DOKUMENT IZ EREGISTARTRORJA ...................................................86

3.4.5. NOV DOKUMENT IZ MODULOV SAOP ICENTER .........................................86

3.4.6. NOV DOKUMENT IZ SAOP POROČEVALCA ................................................86

3.5. OSTALA OPRAVILA NA DOKUMENTIH ................................................................87

3.6. UPRAVLJANJE Z DOKUMENTI.............................................................................92

3.7. FASCIKLI EREGISTRATORJA ..............................................................................94

3.7.1. VRSTE FASCIKLOV .......................................................................................94

3.7.2. PREGLEDNICA FASCIKLOV EREGISTRATORJA .........................................95

3.7.3. OPRAVILA FASCIKLOV .................................................................................96

3.7.4. DODAJANJE NOVEGA FASCIKLA .................................................................96


4. DELO Z ELEKTRONSKIMI DOKUMENTI V PRAKSI ....................................... 99

4.1. UVOZ PREJETEGA E-RAČUNA IN UREJANJE NJEGOVIH DOKUMENTOV .......99

4.1.1. PREGLED UVOŽENIH DOKUMENTOV PREJETEGA E-RAČUNA .............. 101

4.1.2. UREJANJE DOKUMENTOV PREJETEGA E-RAČUNA ................................ 104

4.1.3. DELO S FASCIKLOM PREJETEGA E-RAČUNA .......................................... 108

4.1.4. DODAJANJE PRILOG PREJETEMU E-RAČUNU ........................................ 111

4.2. IZDANI E-RAČUN IN NJEGOVE PRILOGE ......................................................... 113

4.2.1. DODAJANJE PRILOG IZDANEMU E-RAČUNU ........................................... 114

4.2.2. PRIPRAVA OSNUTKA IZDANEGA E-RAČUNA ........................................... 114


1. POTRJEVANJE DOKUMENTOV

1.1. SPLOŠNO O POTRJEVANJU

Potrjevanje dokumentov se nahaja v SAOP iCentru - Administracija - Potrjevanje

dokumentov. Dostopno je vsem uporabnikom z naprednimi funkcijami eRegistratorja.

Operater lahko dostopa do potrjevanja, če ima dodeljeno pooblastilo (navodila za dodajanje

pooblastil so predstavljena v poglavju 1.4.6. Vrnost pri potrjevanju dokumentov) in je

operater eRegistratorja. Če ima uporabnik neomejeno število dostopov do eRegistratorja

lahko vsi operaterji dostopajo do Potrjevanja dokumentov, če pa ima uporabnik omejeno

število dostopov, lahko dostopajo do potrjevanja le operaterji, ki imajo takšno nastavitev:

V primeru, da operater brez pravic za eRegistrator želi dostopati do Potrjevanja dokumentov,

se prikaže opozorilo:


V potrjevanju so zajeti dokumenti vseh uporabnikov:

Prejeti računi, ki so bili poslani v potrjevanje iz Knjige prejetih računov in

Izdani računi, ki so bili poslani v potrjevanje iz Fakturiranja.

1.2. UDELEŽENCI V POTRJEVANJU

Skrbnik dokumentov

skrbi za potrjevanje določenega dokumenta in ima tako pregled nad celotnim potrjevanjem

dokumenta (revizijska sled). Potrditve lahko briše (kar se zapiše v revizijsko sled), znotraj

potrjevanja podpisnikom dodaja oziroma odvzema določene aktivnosti, lahko ureja hierarhijo

potrjevanja in je obveščen (sporočilo v čakalni vrsti) o zavrnitvi računa. Pri enostavnih

potrjevanjih je skrbnik računovodja, pri kompleksnejših sistemih potrjevanja pa odvisno od

uporabniških internih procesov.

Referent za potrjevanje

določi vzorec podpisnikov in skrbnika potrjevanja, če le ta nista določena oziroma znana ob

vnosu prejetega računa ali ob pripravi osnutka izdanega računa. V primeru, da račun potrjuje

več podpisnikov, vsak za svoj del, referent za potrjevanje dodeli posameznemu podpisniku

ustrezni del računa za potrditev (vrstico računa). Referent za potrjevanje je obvezni podatek

na prejetem računu (Knjiga prejetih računov) in izdanem računu (Fakturiranje), ko dokument

pošljemo v potrjevanje.

Vzorci podpisnikov

določajo podpisnike, ki dokumente lahko le potrjujejo ali pa tudi elektronsko podpisujejo z

digitalnimi potrdili. V vzorcu lahko določimo najmanj enega ali več podpisnikov, ki jih

razporejamo po nivojih (vzporedno ali zaporedno potrjevanje) in s tem določamo hierarhijo.

Podpisniku lahko določimo tudi poverjenika (pooblaščenca); v takem primeru bosta določen

račun dobila v podpis oba: podpisnik in poverjenik. Ko eden od njiju dokument potrdi, se

proces potrjevanja nadaljuje, oba pa lahko dostopata do potrjenega dokumenta.


1.3. POT RAČUNA V POTRJEVANJU - PRIMERI

Če so na prejetem ali izdanem računu ob vnosu določeni:

referent za potrjevanje,

vzorec podpisnikov (npr. trije podpisniki - zaporedno) in

skrbnik dokumenta,

se račun avtomatsko dodeli prvemu podpisniku iz vzorca, saj so znani vsi udeleženci

potrjevanja. Proces potrjevanja se začne takoj, ko račun pošljemo v potrjevanje:


Če sta na prejetem ali izdanem računu ob vnosu določena:

referent za potrjevanje in

vzorec podpisnikov (npr. trije podpisniki - zaporedno),

ni pa vpisan

skrbnik dokumenta,

se račun dodeli referentu za potrjevanje, da določi skrbnika dokumenta. Proces

potrjevanja se začne, ko referent za potrjevanje določi skrbnika dokumenta:


Če sta na prejetem ali izdanem računu ob vnosu določena:

referent za potrjevanje in

skrbnik dokumenta,

ni pa vpisan

vzorec podpisnikov (npr. trije podpisniki - zaporedno),

se račun dodeli referentu za potrjevanje, da določi vzorec podpisnikov. Proces

potrjevanja se začne, ko referent za potrjevanje določi vzorec podpisnikov:

0 1 . 0 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u -

1 0

Če je na prejetem ali izdanem računu ob vnosu določen le:

referent za potrjevanje

nista pa vpisana:

vzorec podpisnikov (npr. trije podpisniki - zaporedno) in

skrbnik dokumenta,

se račun dodeli referentu za potrjevanje, da določi vzorec podpisnikov in skrbnika

dokumenta. Proces potrjevanja se začne, ko referent za potrjevanje določi vzorec

podpisnikov in skrbnika dokumenta:

0 1 . 0 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 1 1

Če je na računu naveden referent za potrjevanje in vzorec podpisnikov (trije vzporedno ter dva zaporedno) in skrbnik dokumenta, račun pa

se deli na več delov oz. vrstic,

se račun dodeli referentu, da določi vrstice. Proces potrjevanja se začne, ko referent za potrjevanje določi vrstice (razdeli znesek

računa):

2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 1 2

1.4. NASTAVITVE POTRJEVANJA

1.4.1. REFERENTI

Za uspešno vzopstavitev potrjevanja dokumentov, moramo najprej urediti referente. To so

posamezniki oziroma operaterji, ki bodo dokumente potrjevali.

Ob vstopu v Administracija – Potrjevanje dokumentov – Referenti, se odpre tabela

referentov:

Če želimo vnesti novega referenta za potrjevanje, izberemo Vnesi zapis, odpre se okno:


Vnesemo podatke novega referenta za potrjevanje. Predlagamo, da za lepši pregled

seznama operaterjev v naziv vpišete ime in priimek operaterja. Obvezno izberite še

ustreznega operaterja.

1.4.2. VZORCI PODPISNIKOV

Ob vstopu v Administracija – Potrjevanje dokumentov – Vzorci podpisnikov, se odpre

preglednica vzorcev podpisnikov. Nov vzorec dodamo s klikom na Vnesi zaps, odpre se

okno:

Šifra: vnesemo poljubno šifro vzorca podpisnikov (na primer PR1, PR2, IR1, IR2…).

Naziv: vnesemo naziv; predlagamo, da v nazivu zapišete imena podpisnikov v

zaporedju, od prvega naprej, oziroma naziv, iz katerega razberete kdo so podpisniki (na

primer: knjižnica, kuhinja, splošno…).

Aplikacija: izberite Prejeti računi ali Fakturiranje; (Obračun storitev - trenutno je

nastavitev neaktivna).

Opravilo: trenutna izbira ni možna, polje pustite prazno.

Aktiviraj nivoje potrjevanja:

o Če polje označimo pomeni, da bo moral skrbnik dokumenta

sprožti proces potrjevanja. Potrjevanje se ne začne, dokler skrbnik v svoji čakalni vrsti

ne aktivira proces potrjevanja.

o Če polje ni označeno pomeni, da se bo račun avtmatsko

direktno dodelil prvemu podpisniku v vzorcu.

Kljukico na vzorcu lahko odstanimo šele, ko smo vnesli nivoje potrjevanja (naslednja

točka).

Nivoji: Z nivoji določamo hierarhijo potrjevanja ter vsakemu podpisniku določimo

aktivnost:


1.4.2.1. Določanje nivojev

Ob kliku na gumb se odpre okno za vnos:

Aktivnosti dodajamo po zaporednju od zadnjega podpisnika k prvemu. Aktivnosti dodajamo z

gumbom . Odpre se okno za vnos:

Aktivnost: za zadnjega podpisnika v vzorcu (direktor, ravnatelj) je možna le ena izbira

aktivnosti:

o Potrditev celotnega dokumenta. Na podlagi te aktivnosti lahko podpisnik potrjuje več

dokumentov hkrati.

Podrejenim podpisnikom pa lahko dodajamo naslednje aktivnosti:

o Potrditev vrstice dokumenta; v primeru, da referent dokumenta določi podpisnikom v

potrditev le del računa, ali


o Potrditev dokumenta; v primeru, da podpisnik potrjuje celoten račun.

Sporočilo ob začetku: polja ne označimo, trenutno je nastavitev neaktivna.

Sporočilo ob zaključku: polja ne označimo, trenutno je nastavitev neaktivna.

Digitalni podpis: če želimo, da podpisnik dokument podpiše s svojim digitalnim

potrdilom, to polje označimo, sicer pustimo prazno.

Podpsinik: izberemo podpisnika za potrjevanje dokumentov iz šifranta referentov.

Poverjenik: če vpišemo poverjenika pomeni, da bo račun dodeljen v čakalno vrsto tako

podpisniku kot poverjeniku. Ko enen od njiju dokument potrdi, se proces potrjevanja

nadaljuje.

Rok zaključka: polje pustimo prazno, trenutno je nastavitev neaktivna

Aktivnost, ki smo jih določili, so vidne v nivojih vzorca potrjevanja:

1.4.3. NADOMEŠČANJE PODPISNIKOV

V primeru odsotnosti, navadno daljše, vnesemo nadomeščanje podpisnikov, ki se nahaja na

Administracija – Potrjevanje dokumentov – Nadomeščanje podpisnikov. Ob kliku se odpre

okno:


Z gumbom za Vnesi zapis vnesemo nadomešanje. Odpre se okno:

Vnesemo podatke o referentu (podpisniku), ki bo nadomeščan, o trajanju nadomeščanja ter

o referentu (podpisniku), ki bo nadomeščal.

Iz primera je razvidno, da bo podpisnik Miha v času od 30.5.2015 do 5.6.2015 nadomeščal

Urško. Ko bo Miha v času nadomeščanja vstopal v čakalno vrsto v potrjevanju, bo dostopal

tudi do dokumentov Urške, ki jih še ni potrdila.

1.4.4. NASTAVITVE V FAKTURIRANJU

V Fakturiranju določamo potrjevanje na nivoju:

Knjižne skupine: Fakturiranje – Šifranti – Knjižne skupine – zavihek potrjevanje


Knjige dokumentov: Fakturiranje – Šifranti – Knjige dokumentov

Posameznem računu: Fakturiranje – Knjiženje – Račun – zavihek Analitike

Pomen polj

Potrjevanje dokumentov:

o Brez - račun se ne potrjuje,

o Samo potrjevanje - račun se potrjuje; pri tem moramo vpisati še najmanj polje Šifra

referenta za potrjevanja.

Referent za potrjevanje: obvezen vnos polja. Če je vpisan le referent za potrjevanje,

vzorec in/ali skrbnik pa ne, se račun pošlje referentu. Če pa so vpisana vsa tri polja, se

račun pošlje v potrjevanje direktno prvemu podpisniku iz vzorca, če le ta ne potrjuje

delnega računa po vrsticah. Če podpisniki potrjujejo dele (vrstice) računa, se dodeli

referentu za potrjevanje, da račun razdeli.


Vzorec podpisnikov: vpišemo že odprt vzorec podpisnikov.

Skrbnik dokumentov: vpišemo šifro skrbnika dokumenta.

V primeru, da ima stranka vpisano potrjevanje na Knjižni skupini, se le ta zapiše na

zavihek Analitike na računu že ob vnosu računa. Če podatek na Knjižni skupini ni

določen, se predlaga nastavitev iz Knjige dokumentov. Če pa želimo določiti

potrjevanje na nivoju računa, uredimo podatke na zavihku Analitike.

Račun se pošlje v potrjevanje, ko ima izpolnjene pogoje na zavihku Analitike (nastavljeno

Samo potrjevanje in vpisana najmanj Šifra referenta potrjevanja).

1.4.5. NASTAVITVE V KNJIGI PREJETIH RAČUNOV

Potrjevanje aktiviramo preko Knjiga prejetih računov – Šifranti – Knjige dokumentov. Na

izbrani knjigi dokumentov aktiviramo Potrjevanje. V primeru, da že uporabljate potrjevanje

preko Knjiga prejetih računov - Potrjevanje, v polju Računi se likvidirajo izberite Ne.


V Knjigi prejetih računov določamo potrjevanje na nivoju:

Knjižne skupine: Knjiga prejetih računov – Šifranti – Knjižne skupine

Računa: Knjiga prejetih računov – Prejeti računi – zavihek Račun

Pomen polj

Referent za potrjevanje: obvezen vnos polja. Če je vpisan le referent za potrjevanje,

vzorec in/ali skrbnik pa ne, se račun pošlje referentu. Če pa so vpisana vsa tri polja, se

račun pošlje v potrjevanje direktno prvemu podpisniku iz vzorca, če le ta ne potrjuje

delnega računa po vrsticah. Če podpisniki potrjujejo dele (vrstice) računa, se dodeli

referentu za potrjevanje, da račun razdeli.


Vzorec podpisnikov: vpišemo že odprt vzorec podpisnikov.

Skrbnik dokumentov: vpišemo šifro skrbnika dokumenta.

V primeru, da ima stranka vpisano potrjevanje na Knjižni skupini, se le ta predlaga ob

vnosu računa. Če na stranki podatek o Knjižni skupini ni določen, se potrjevanje

predlaga iz Knjižne skupine, ki je določena na Knjigi dokumentov. Če pa želimo

določiti potrjevanje na nivoju računa, uredimo podatke na zavihku Račun.

Račun se pošlje v potrjevanje, ko ima izpolnjene pogoje na zavihku Račun (vpisana najmanj

Šifra referenta potrjevanja).

1.4.6. VARNOST PRI POTRJEVANJU DOKUMENTOV

Z verzijo SAOP iCentra 6.29.000 se spremeni varnostni sistem za potrjevanje dokumentov,

predvsem zaradi višjega nivoja varnosti tako podatkov kot tudi dokumentov.

Verzija zahteva obvezno dodelitev pooblastil operaterjem za potrjevanje. Pooblastila, ki jih

lahko izbirate so:

Potrjevanje dokumentov

Vzorci podpisnikov

Nadomeščanje podpisnikov

Čakalna vrsta in

Referenti.

V primeru, da varnosti ne boste uredili, bo vsem operaterjem potrjevanje nedostopno:


Kljub temu, da imate nekateri že urejeno varnost potrjevanja, sledite navodilom. Varnost se

ureja na podlagi skupine operaterjev. V nadaljevanju prikazujemo, kako takšne skupine

uredite.

Predlagamo, da za namene potrjevanja odprete dve skupini operaterjev:

Potrjevanje – podpisniki,

Potrjevanje – vsa dovoljenja.

V skupino Potrjevanje – podpisniki boste dodali operaterje, ki dokumente potrjujejo in bodo

dostopali do čakalne vrste. Operater, ki bo v tej skupini, bo imel omejen dostop:

V drugo skupino Potrjevanje – vsa dovoljenja pa boste dodali operaterje, ki bodo lahko

vnašali tudi vzorce podpisnikov, nadomeščanje podpisnikov in referentov. Navadno so to

računovodje. Operater, ki bo v tej skupini, bo imel popoln dostop:


V SAOP iCenter se morate prijaviti kot skrbnik. Dostopate preko Administracija – Varnostni

sistem – Varnostni sistem – iCenter.

Postavite se na levo stran okna ter kliknete na desni gumb miške. Odpre se novo okno, kjer

z levim gumbom miške izberete Dodaj skupino.


Odpre se novo okno, kjer vpišete ime prve skupine operaterjev ter potrdite.

Ponovite postopek in odprete še drugo skupino.

Skupini sta na tak način urejeni, vidite ju v preglednici Skupine – Operaterji


V skupino morate dodati operaterje. Z levim gumbom miške kliknete na operaterja v desni

strani okna (v našem primeru Mojca), ter ga prenesete (še vedno držite levi gumb miške) na

levo stran, v skupino Potrjevanje - podpisniki:

To ponovite še za vse ostale operaterje za obe skupini. Iz primera je razvidno, da so člani

skupine Potrjevanje – podpisniki trije operaterji: Jure, Miha in Mojca, član skupine

Potrjevanje – vsa dovoljenja pa je le en operater: Sara.


Ko so skupine operaterjev urejene, dodate pravice potrjevanja. To storite v Administracija –

Varnostni sistem – Varnostni sistem – Aplikacijski (prijavljeni morate biti kot skrbnik).

Odpre se okno, kjer odstranite kljukico Prikaži samo pooblastila trenutnega okna. Izberete

zavihek Skupine, na desni pa v polje Pooblastila vpišete: »prepoved potrje«, da se vam

prikažejo vsa pooblastila, ki jih lahko dodelite skupinam:

Pooblastilo, ki ga boste dodelili prvi skupini operaterjev Potrjevanje – podpisniki je:

iCenter – Potrjevanje dokumentov – Čakalna vrsta


Z levim gumbom miške kliknete na pooblastilo, ter ga prenesete na levo stran tabele v skupni

operaterjev:

Odpre se okno, izberete Potrdi.

Pooblastilo je preneseno:


Ko bo operater, ki bo potrjeval dokument vstopal v potrjevanje, bo imel takšen dostop:

Postopek ponovite še za skupino operaterjev Potrjevanje – vsa dovoljenja. Ker bo ta

skupina imela popoln dostop do potrjevanja, ji dodate pooblastilo:

iCenter – Prepoved potrjevanja dokumentov


Ko bo operater, ki ima vsa pooblastila v potrjevanju vstopal v potrjevanje, bo imel takšen

dostop:

1.5. POSTOPEK POTRJEVANJA

1.5.1. POŠLJI V POTRJEVANJE

1.5.1.1. Izdani računi iz fakturiranja

Izdani računi se iz Fakturiranja avtomatsko pošljejo v potrjevanje ob pripravi osnutka. Pogoj

je nastavitev Samo potrjevanje in vpisan najmanj Referent za potrjevanje.

1.5.1.2. Prejeti računi iz knjige prejetih računov

Iz Knjige prejetih računov lahko račun pošljemo v potrjevanje pod pogojem, da da je vpisan

najmanj Referent za potrjevanje. Pošljemo ga lahko na dva načina:


Posamezno na nivoju računa:

Masovno iz tabele prejeti računov:


Odpre se okno, v katerem izberemo želene račune:

1.5.2. ČAKALNA VRSTA

V čakalni vrsti podpisnike čakajo dokumenti, ki jih morajo potrditi. Do čakalne vrste podpisniki

dostopajo preko Administracija – potrjevanje dokumentov – Čakalna vrsta. Odpre se spodnja

preglednica:

1.5.2.1. Vrstica s prednastavljenimi filtri

Ob vstopu v čakalno vrsto je privzeti izbrani filter Nepotrjene aktivnosti. Operater lahko izbira

med ostalimi prednastavljenimi filtri, istočasno lahko izbira več filtrov naenkrat.


Nepotrjene aktivnosti; prikazane so vse aktivnosti, ki jih podpisnik še ni opravil

(dokumenti, ki jih še ni potrdil)

Potrjene aktivnosti; prikazane vse aktivnosti, ki jih je podpisnik že opravil (dokumenti, ki

jih je potrdil).

Brisana potrjevanja; s tem filtrom lahko podpisnik pregleduje, katera potrjevanja je

izbrisal. Potrjevanja lahko briše le skrbnik dokumenta.

Samo potrjevanje; pri izbiri tega filtra se v preglednici prikažejo samo aktivnosti

potrjevanja, kot so potrditev dokumenta, potrditev celotnega dokumenta in potrditev

vrstice dokumenta. Filter nam služi kot pomoč pri preglednejši tabeli, saj na enostaven

način izločimo aktivnosti, kot so določi skrbnika dokumenta, aktiviranj nivoje potrjevanja,

sporočila…

Končno potrjevanje; filter omogoča pregled tistih računov, za katere je podpisnik zadnji

v vzorcu podpisnikov in mu je tako omogočeno masovno potrjevanje dokumentov.

Skrbništvo nad dokumenti; filter omogoča pregled tistih računov, za katere je operater

skrbnik dokumenta.

1.5.2.2. Orodna vrstica z opravili

Pregled nivojev omogoča vpogled v potrjevanje določenega dokumenta. Vsak podpisnik

lahko pregleduje svoj in podrejeni nivo. Izjema je skrbnik dokumenta, ki lahko pregleduje vse

nivoje dokumenta.

V preglednici označimo določen dokument ter kliknemo na gumb Nivoji potrjevanja. Odpre se

okno:


Prikažejo se nivoji potrjevanja za določen dokument. Če se prikaže strnjeni pregled, lahko

podnivoje pregledujemo tako, da kliknemo na (razširi vse).

Prikažejo se vsi nivoji. Podpisnik vidi svoj in podrejene nivoje, skrbnik dokumenta pa vidi vse

nivoje, kot je prikazano na sliki:

Tabela Nivoji potrjevanja je razdeljena na orodno vrstico z opravili in preglednico, kjer se

prikazujejo:

o Status

označuje aktivnost, ki še ni zaključena in čaka na operaterja za potrditev

označuje potrjeno aktivnost

označuje zavrnjeno aktivnost

o Šifra in naziv aktivnosti (v spodnji tabeli so prikazani vse šifre in nazivi aktivnosti):

1 Potrditev vrstice dokumenta Podpisnik potrjuje le del računa (vrstico dokumenta), ki

mu ga dodeli referent dokumenta

2 Potrditev celotnega dokumenta Podpisnik potrjuje celoten dokument, saj je v vzorcu

zadnji, omogočeno mu je masovno potrjevanje


3 Potrditev dokumenta Podpisnik potrjuje dokument, v vzorcu ni zadnji

51 Potrditev vrstice dokumenta

Podpisnik, ki je prevzet iz evidence proračunskih

postavk (EPP), potrjuje le del računa oziroma vrstico

dokumenta, ki se ravno tako prepiše iz EPP

52 Potrditev dokumenta Podpisnik, ki je prevzet iz evidence proračunskih

postavk (EPP), potrjuje račun, ki je povezan z eno ali

več proračunskimi postavkami.

100 Aktivnosti referenta Referent določi skrbnika potrjevanja

101 Določi EPP

Računu, ki ima predhodno določen vzorec potrjevanja,

skrbnika dokumenta in referenta potrjevanja, je

potrebno določiti samo vrstice dokumenta, ki pa se

privzeto predlagajo iz EPP postavke in jih ne moremo

spreminjati

102 Določi vrstice Aktivnost je dodeljena referentu, ki račun deli po

vrsticah računa

103 Aktiviraj proces Aktivnost je dodeljena skrbniku dokumenta, če je na

vzorcu podpisnikov označeno:

. S to aktivnostjo skrbnik

dokumentov aktivira potrjevanje določenega računa.

104 Določi podatke

Aktivnost nastane v primeru, če na računu ni določen

vzorec podpisnikov, skrbnik pa je določen. S to

aktivnostjo referent določi vzorec.

105 Sporočilo Aktivnost se pojavi v primeru, ko nam je dodeljeno

sporočilo; od drugega udeleženca potrjevanja oz.

skrbniku pri zavrnitvi računa.

o Obvestilo o aktivnosti: Trenutno je to polje nefunkcionalno.

o Podpisnik in naziv podpisnika: Vpisana je šifra in naziv referenta / podpisnika.

o Digitalni podpis: če podpisnik račun še elektronsko podpisuje, je polje označeno

o Začetek potrjevanja: Zapisan je čas, ko se je potrjevanje pričelo.

o Konec potrjevanja: Zapisan je čas, ko je bila aktivnost opravljena.

o Zapadlost potrjevanja: Trenutno je to polje nefunkcionalno.


Orodna vrstica z opravili na nivojih potrjevanja:

Opravila v orodni vrstici nivojev potrjevanja so aktivna le za skrbnika dokumenta:

o Dodaj aktivnost: dokler dokument ni dokončno potrjen, lahko skrbnik dokumenta

aktivnosti dodaja tako, da označi že vneseno aktivnosti, ter ji doda podrejeno.

o Briši aktivnost: dokler dokument ni dokončno potrjen, lahko skrbnik dokumenta

aktivnosti briše tako, da označi že vneseno aktivnosti, ter jo izbriše.

o Potrdi aktivnost: dokler dokument ni dokončno potrjen, lahko skrbnik dokumenta

označi določeno vrstico in jo potrdi

o Zavrni aktivnost: : dokler dokument ni dokončno potrjen, lahko skrbnik dokumenta

označi določeno vrstico in jo zavrne

o Vrni v potrjevanje: dokler dokument ni dokončno potrjen, lahko skrbnik dokumenta

vrne v potrjevanje zadnjo že potrjeno oziroma zavrnjeno aktivnost

o Briši potrjevanje: skrbnik dokumenta lahko briše potrjevanje potrjenih in nepotrjenih

aktivnosti (tudi če je bil dokument dokončno potrjen). Po brisanju lahko prejeti račun iz

Knjige prejetih računov ponovno pošljemo v potrjevanje, za izdan račun iz Fakturiranja

pa lahko ponovno pripravimo osnutek. Na tak način pričenemo s potrjevanjem od

začetka. Brisanje ni mogoče, če je račun že knjižen v dvostavno knjigovodstvo

in/ali je že poslan v plačilni promet.

V revizijski sledi se vodi zgodovina potrjevanja za določen dokument. Ob kliku na gumb se

odpre okno, iz katerega je razviden čas, dogodek, aplikacija, naziv računalnika, ID

uporabnika, podpisnik in naziv podpisnika:


Z gumbom lahko osvežimo pregledico

Končni podpisnik lahko potrjuje več dokumentov hkrati, brez pregleda dokumenta. To lahko

stori tako, da označi ustrezne dokumente v čakalni vrsti. Pri tem svetujemo uporabo

prednastavljenega filtra Končno potrjevanje, saj se tako v tabeli prikažejo le dokumenti, ki jih

lahko masovno potrdimo:

o Z levim gumbom miške označimo določene dokumente ali

o V tabeli kliknemo z desnim gumbom miške in Izberemo vse

Ko so polja označena, kliknemo na gumb . Na tak način se bodo

potrdili oziroma podpisali vsi izbrani dokumenti.

Skrbnik dokumenta lahko briše potrjevanje potrjenih in nepotrjenih dokumentov (tudi če je bil

dokument dokončno potrjen). Po brisanju lahko prejeti račun iz Knjige prejetih računov

ponovno pošljemo v potrjevanje, za izdan račun iz Fakturiranja pa lahko ponovno pripravimo

osnutek. Na tak način lahko pričenemo s potrjevanjem od začetka.


1.5.2.3. Vrstica z imeni stolpcev

Tabelo si lahko uredimo po meri tako, da z miško premikamo zaporednje stolcev levo ali

desno. Ob kliku na vrstico, na primer datum, se prikažejo datumi v padajočem oziroma

naraščajočem vrstem redu: .

Dokumente lahko pregledujemo tudi za določen oziroma izbran podatek, ki ga dobimo, če

kliknemo na: , kjer izberemo želen prikaz:

1.5.2.4. Vrstica za enostavno filtriranje

Prikazujejo se zadetki, ki ustrezajo vpisanemu filtru.

Na primer: ob vpisovanju točnega naziva stranke v polje, se v tabeli sprotno prikazujejo

dobljeni rezultati filtra.

1.5.2.5. Preglednica


1.5.2.6. Vrstica z aktivnim filtrom

V primeru, da imamo vpisan filter v vrstici za enostavno filtriranje, se filter prikazuje v vrstici

pod tabelo. Če želimo filter odstraniti, kliknemo na .

1.5.3. POTRDITEV DOKUMENTA

1.5.3.1. Dostop do potrjevanja

Operater, ki potrjuje prejete in / ali izdane račune vstopa v čakalno vrsto: Administracija –

Potrjevanje dokumentov – Čakalna Vrsta.


Odpre se tabela z nepotrjenimi aktivnostmi operaterja:

1.5.3.2. Potrditev računa

Za pregled dokumenta dvokliknemo na izbrano vrstico oziroma izbran račun. Odpre se okno:


Z gumbom Potrdi račun potrdimo.

Če podpisujemo z digitalnim potrdilom, se odpre okno, kjer izberemo Podpiši.

Masovno potrjevanje računov

Zadnji podpisnik v vzorcu podpisnikov (navadno je to direktor ali ravnatelj), lahko račune tudi

masovno potrjuje, brez predogleda računa. Masovno lahko potrjuje le aktivnosti Potrditev

celotnega dokumenta.


Posamezne dokumente izbere v prvem stolpcu z levim gumbom miške, vse dokumente pa

lahko izbere kjerkoli na tabeli z desnim gumbom miške, Izberi vse, ter klikne na

.

1.5.3.3. Pregled in dodajanje prilog

Podpisnik lahko s kliki po različnih dokumentih na levi strani okna izbira dokumente za

pregled. Če se na primer postavi na dokument naročilnice, se dokument prikaže v desnem

oknu.

Vsak podpisnik lahko s klikom na računu dodaja dokumente

neposredno v fascikel. Odpre se raziskovalec, kjer po pravilih za dodajanje dokumentov v

eRegistrator, podpisnik doda dokument. Načini dodajanja dokumentov so v eRegistrator so

predstavljeni v poglavju 3.4. Dodajanje dokumentov v eRegistrator.


1.5.3.4. Komentarji pri potrjevanju dokumentov

Vsak podpisnik lahko doda svoj komentar, ki bo viden naslednjim podpisnikom in vnašalcu

računa (računovodja). Komentar zapiše v polje Komentar:

Opombo računa, ki jo je vnesel vnašalec računa in komentar predhodnih podpisnikov lahko

podpisnik vidi v polju Opombe dokumenta, zapisan je tudi operater, ki je opombo dodal.


Vse opombe, ki jih podpisniki zapišejo, jih vnašalec vidi na samem računu in v tabeli

računov, ko se celotno potrjevanje zaključi.

Opomba je vidna tudi na samem računu, zavihek Računi.


Ter na zavihku Knjiženje, kjer kliknemo na Opomba rač.

Odpre se okno z opombo:


1.5.3.5. Zavrnitev računa

V primeru, da podpisnik račun zavrne, mora pred tem vpisati komentar zavrnitve. Skrbnik

dokumentov dobi v Čakalno vrsto sporočilo o zavrnitvi.

Pogled zavrnjenega računa:

1.5.3.6. Pregled nad potrjevanjem

Vnašalec računa v preglednici računov lahko spremlja status potrjevanja računov:


1. HRAMBA ELEKTRONSKIH DOKUMENTOV

1.1. VIZUALIZACIJA

Pravilnik o standardih in pogojih izmenjave elektronskih računov prek enotne vstopne

in izstopne točke pri UJP

1. E-računi morajo po obliki in vsebini ustrezati vsem zahtevam in pogojem, ki so določeni z

zakonom, ki ureja davek na dodano vrednost, in na njegovi podlagi izdanim predpisom,

ter zahtevam posebnih predpisov in standardov, ki urejajo izvrševanje proračuna in

računovodsko poslovanje, elektronsko poslovanje in elektronski podpis, varstvo

dokumentarnega in arhivskega gradiva, varstvo podatkov in poslovna razmerja med

dolžnikom oziroma plačnikom, upnikom in ponudnikom plačilnih storitev.

2. E-računi morajo biti podpisani z elektronskim podpisom.

3. E-računi morajo biti v obliki e-SLOGA, ki je enotna standardizirana oblika e-računa.

4. Kadar proračunski uporabnik izdaja in pošilja e-račun potrošnikom, mora priložiti e-

računu račun v PDF ali TIFF obliki.

Standard za izmenjavo e-računov določa obvezne elemente ovojnice, ki so potrebni za

elektronsko izmenjavo e-računov.

Sestavine e-računa

Ovojnica eRačuna – dokument v xml strukturi namenjen usmerjanju eRačuna

Sheme ovojnice ICL

e-SLOG, verzija 1.5, e-SLOG, verzija 1.6– enotna standardizirana oblika eRačuna v xml

strukturi, ki jo je definirala Gospodarska zbornica Slovenije

poljubne priloge (npr. vizualizacija eRačuna v PDF obliki).

http://www.ujp.gov.si/DocDir/e-racuni/Struktura%20ovojnice%20ICL%20%20Bankart.doc

http://www.ujp.gov.si/DocDir/e-racuni/Sheme%20ovojnice%20ICL.zip

http://e-slog.gzs.si/vsebina/28208

http://e-slog.gzs.si/vsebina/58741


Pojasnilo DURS, št. 4230-154715/2013, 27.2.2013

Čitljivost

Tudi čitljivost računa, v papirni ali elektronski obliki, se mora zagotoviti od trenutka izdaje do

konca obdobja hrambe računa.

Čitljivost računa pomeni, da ga lahko človek prebere.

Takšen mora ostati do konca obdobja hrambe.

Račun je mogoče prikazati tako, da je vsa vsebina v zvezi z DDV na papirju ali na zaslonu

jasno berljiva, pri tem pa ni potrebna pretirana natančnost ali interpretacija, npr. sporočila

elektronske izmenjave podatkov, sporočila XML in druga strukturirana sporočila v izvirni

obliki zapisa ne veljajo za berljiva (kot berljiva se lahko štejejo po postopku pretvorbe).

Za elektronske račune je ta pogoj izpolnjen, če je račun mogoče na zahtevo prikazati v

razumnem času na enak način, kot je določeno v 86. členu ZDDV-1 v povezavi s prvim

odstavkom 152. člena pravilnika, brez odloga - vključno po postopku pretvorbe - v berljivi

obliki na zaslonu ali v tiskani različici.

Omogočeno mora biti preverjanje, da se informacije v izvirnem elektronskem dokumentu in

prikazanem berljivem dokumentu niso spremenile.

Čitljivost elektronskega računa od trenutka izdaje do konca obdobja hrambe se lahko

zagotovi na kakršen koli način, pri čemer napredni elektronski podpis in elektronska

izmenjava podatkov iz četrtega odstavka 84. člena ZDDV-1 sami po sebi ne zagotavljata

čitljivosti.

Za zagotovitev čitljivosti mora biti v celotnem obdobju hrambe na voljo ustrezen in zanesljiv

prikazovalnik za račune v elektronski obliki.


1.1.1. Načini vizualizacije e-računov

E-računi se lahko vizualizirajo kot:

slika priloge (navadno v PDF, za namene dolgoročne hrambe PDF/A) - priporočljivo

povezava XML na spletno mesto (problematika dolgoročne čitljivosti računa)

Zavračanje e-računov – obvestilo UJP

Na Ministrstvu za finance in v Upravi Republike Slovenije za javna plačila (v nadaljevanju

UJP) smo bili obveščeni, da nekateri proračunski uporabniki zavračajo e-račune svojim

dobaviteljem - izdajateljem, če v prilogi ne vsebujejo računa v pdf obliki ali nimajo ustrezne

vizualizacije e-računa. Opozarjamo, da na podlagi Pravilnika račun v pdf obliki ali ustrezna

vizualizacija e-računa nista obvezni prilogi e-računa, če je prejemnik proračunski uporabnik

oziroma drug poslovni subjekt, zato navedeno ne sme biti razlog zavrnitve računa.

Ali bi pred 1.1.2015 zavrnili račun v tiskani xml obliki?


1.2. POTEK HRAMBE DOKUMENTOV

Dokumenti vloženi v eRegistrator se hranijo glede na nastavitve določene na posamezni

vrsti dokumenta (urejanje nastavitev na vrstah dokumentov predstavljeno v poglavju 2.3.2

Vrste dokumentov). Vrsta dokumenta se določi samodejno – ob uvozu oziroma ob izdaji

dokumenta, ali pa jo določimo ročno – ob ročnem vlaganju dokumenta v eRegistrator.

SAOP iCenter omogoča samodejno vlaganje in hrambo naslednjih dokumentov:

prejeti e-računi ki jih uvažamo v Knjigo prejetih računov

izdani računi, ki jih izdajamo v Fakturiranju

izdani računi, ki jih izdajamo v Obračunu storitev

dobavnice in naročilnice iz Naročanja kupcem in dobaviteljem

opomini, ki jih izdajamo iz Spremljanja plačil računov

opomini, ki jih izdajamo iz Dvostavnega knjigovodstva – Izterjava – Opominjanje

obračunski listi plač, iz obračuna v Obračunu plač zaposlenim.

Ti dokumenti se v eRegistrator vlagajo samodejno ob uvozu oziroma izdaji. Njihova hramba

(način pošiljanja in čas hranjenja) se določa glede na vrsto dokumenta, ki je nastavljena na

Knjigi dokumentov, preko katere so dokumenti izdani oziroma uvoženi. Pri dokumentih, ki

niso kreirani preko knjig dokumentov (npr. opomini in obračunski listi plač) pa so pomembne

Nastavitve samega modula. Nastavitve na knjigah dokumentov in nastavitvah modulov so

obravnavane v poglavju 2.3.2.5. Urejanje nastavitev na knjigah dokumentov in nastavitvah

modulov.

Ostale dokumente v eRegistrator vlagamo ročno. Pri samem postopku vlaganja moramo

določiti na katero vrsto dokumenta želimo dokument vložiti. Načini dodajanja dokumentov v

eregistartor so predstavljeni v poglavju 3.4. Dodajanje dokumentov v eRegistrator.

Nastavitve na vrsti dokumenta torej določajo način pošiljanja v elektronski arhiv in čas

hranjenja posamezne vrste dokumenta. Hrambo določajo:

klasifikacijski znak,

tip gradiva,

rok hrambe,

ponudnik storitev,

zamik pri pošiljanju in

dodatni parametri.


Ko je dokument oddan v elektronski arhiv, nam je v eRegistratorju še vedno na razpolago za

branje. Če želimo dokument urejati, ga moramo prevzeti iz elektronskega arhiva.

Dokument se bo v eRegistratorju hranil, dokler ga ne bomo z ukazoma Izločanje dokumentov

in Uničenje dokumentov izbrisali iz eRegistratorja. Izločanje dokumenta v elektronskem

arhivu pri ponudniku je odvisno od posameznega ponudnika storitev elektronskega

arhiviranja.

Primer hrambe prejetega e-računa:

Prejeti e-račun uvozimo v Knjigo prejetih računov. Na Knjigi dokumentov prejetih računov je

nastavljeno, da se vsi uvoženi dokumenti hranijo pod vrsto dokumenta PR. Prejeti e-račun se zato

uvozi pod vrsto dokumenta PR.

Vrsta dokumenta PR ima naslednje nastavitve:


Dokument se bo v eRegistrator vložil pod naslednjimi pogoji:

klasifikacijski znak 450 (računovodski dokumenti),

dokumentarno gradivo (ker je tako določeno na klasifikacijskem znaku),

hranil se bo 10 let,

hranil se bo pri E-Arhivu Pošte Slovenije,

v arhiv se bo samodejno poslal čez 30 dni po vložitvi v eRegistrator.

Dokument ima status peščene ure . To pomeni, da se bo v arhiv samodejno oddal po periodiki

določeni na vrsti dokumenta (v našem primeru 30 dni). V tem času lahko dokument pregledujemo in

urejamo.

Po 30 dneh dokument dobi status pošiljanja v arhiv . Ko ga ponudnik elektonskega arhiva sprejme,

pošlje povratnico, da je dokument sprejet. V eRegistartorju dokument dobi status . Ko ima

dokument status elektronskega arhiviranja, ga urejati ne moremo več, v eRegistratorju ga imamo le na

vpogled za branje.


Če želimo dokument spreminjati, ga moramo elektronskega arhiva prevzeti z izbiro

. Urejen dokument uredimo in shranimo. V arhiv se bo poslal čez 30 dni, saj

je tako določeno n vrsti dokumenta PR.

Po 10 letih bomo dokument izločili iz eRegistratorja z ukazom Izloči po roku hrambe ter Uničenje

dokumentov.

1.3. NASTAVITVE ZA UREJENO HRAMBO

DOKUMENTOV

Da se bodo dokumenti uspešno pošiljali v arhiv, moramo:

uredili klasifikacijski načrt in

urediti vrste dokumentov.

Nastavitve in varnost urejamo preko Administracija – eRegistartor. Za upravljanje z

administracijo in varnostnim sistemom eRegistratorja je pooblaščen le določen posameznik

oziroma posamezniki v organizaciji. To so administratorji oziroma skrbniki eRegistratorja.

1.3.1. KLASIFIKACIJSKI NAČRT

Klasifikacijski načrt predstavlja klasificiranje dokumentov eRegistratorja v skladu z

zakonodajo in internimi akti podjetja (notranjimi pravili). Na posameznem klasifikacijskem

znaku so določena leta hrambe ter status arhivsko in/ali trajno gradivo. Klasifikacijske znake

povezujemo z vrstami dokumentov.

Do klasifikacijskega načrta organizacije dostopamo preko Administracija – eRegistrator –

Klasifikacijski načrt.

Odpre se nam preglednica s klasifikacijskim načrtom. Klasifikacijski znaki so lahko razvrščeni

v različne Klasifikacijske skupine zato bodite pozorni, na katero Klasifikacijsko skupino ste

omejeni pri pregledu.

Zapise na posameznem klasifikacijskem znaku lahko pregledujemo in popravljamo z

dvoklikom na vrstico oziroma s klikom na Popravi zapis. Vsako spremembo moramo potrditi

z gumbom Potrdi sicer se le-te ne shranijo.


1.3.1.1. Uvoz klasifikacijskega načrta

V kolikor podatkov oziroma zapisov klasifikacijskih znakov v Klasifikacijski skupini ni,

moramo klasifikacijski načrt uvoziti. V zgornjem desnem kotu okna izberemo gumb Uvoz

podatkov. Ponudita se nam dva načina uvoza klasifikacijskega načrta, in sicer:

Uvoz iz tekstovne datoteke, ter

Uvoz – Logitus (ta možnost je siva, v kolikor nimamo vzpostavljene povezave z

elektronsko hrambo pri ponudniku Logitus).

Z izbiro ene ali druge možnosti načina uvoza klasifikacijskega načrta se odpre okno kot na

sliki.

Pri izbiri Klasifikacijske skupine v spustnem seznamu izberemo želeno klasifikacijsko

skupino. V kolikor uporabljate ali boste uporabljali modul Knjiga pošte priporočamo, da

klasifikacijski načrt uvozite v klasifikacijsko skupino Knjiga pošte (v modulu Knjiga pošte je

namreč omenjena klasifikacijska skupina privzeta). Klasifikacijski uvozimo le v eno od štirih

skupin, saj se s tem izognemo nepotrebnemu podvajanju podatkov v šifrantu.

Polje Datoteka za uvoz je aktivno le v primeru, da izberemo Uvoz iz tekstovne datoteke. Na

tem mestu vpišemo pot do direktorija, kamor smo izvozili oziroma shranili TXT datoteko


Klasifikacijskega načrta (npr. C:\SAOP datoteke\saop 2005\icenter). V kolikor smo izbrali

Uvoz – Logitus je pot do datoteke že pred nastavljena in je polje neaktivno (sivo).

V kolikor klasifikacijski načrt uvažamo v prazno klasifikacijsko skupino (šifrant je neizpolnjen,

gre za prvi uvoz), izberemo možnost Samo dodajanje zapisov. Če želimo le dodati in

popraviti manjkajoče klasifikacijske znake, izberemo Dodajanje in spreminjanje zapisov. V

kolikor želimo povoziti obstoječi klasifikacijski načrt v določeni klasifikacijski skupini, pa

izberemo možnost Prekrijemo obstoječe stanje.

S klikom na Potrdi, se aktivira prenos podatkov. Klasifikacijski znaki se zapišejo v

preglednico Klasifikacijskega načrta.

1.3.2. VRSTE DOKUMENTOV

Vrste dokumentov predstavljajo osnovni gradnik eRegistratorja, ki omogoča združevanje

dokumentov in postavljanje pravil za ravnanje z njimi. Vezane so na klasifikacijske znake v

klasifikacijskem načrtu.

Do vrst dokumentov dostopamo preko Administracija - eRegistrator - Vrste dokumentov.

Odpre se nam preglednica vrst dokumentov, ki ste jih uredili z nastavitvami

eRegistratorja.


1.3.2.1. Urejanje vrst dokumentov

Za kreiranje nove vrste dokumenta kliknemo na gumb Vnesi zapis, za popravljanje obstoječe

vrste dokumenta pa izberemo gumb Popravi zapis oziroma dvokliknemo na vrstico izbrane

vrste dokumenta. Odpre se nam okno z nastavitvami posamezne vrste dokumenta.


Šifra – pri dodajanju novega zapisa vpišemo šifro vrste dokumenta. V kolikor urejamo

obstoječo vrsto dokumenta, šifre ne moremo spreminjati.

Klasifikacijska skupina/znak – izberemo skupino/znak iz klasifikacijskega načrta, ki

opredeljuje mesto vrste dokumenta v klasifikacijskem načrtu. Dokumenti hranjeni pod to

vrsto dokumenta se bodo v elektronskem arhivu hranili glede na nastavitve na izbranem

klasifikacijskem znaku, v kolikor ne bomo v nadaljevanju ne bomo določili drugače.

Naziv – vpišemo naziv vrste dokumenta

Tip gradiva – določa v kateri tip gradiva razvrščamo dokumente ki se bodo hranili pod to

vrsto dokumentov. Izbiramo med:

o Iz klasifikacijskega znaka – je postavljena kot privzeta nastavitev na posamezni vrsti

dokumenta. Pomeni, da se upošteva tip dokumenta določen na klasifikacijskem

znaku.

o Arhivsko gradivo – izbira te nastavitve 'prekrije' nastavitve na klasifikacijskem znaku.

Dokument se bo neglede na določilih klasifikacijskega znaka hranil kot arhivsko

gradivo.

o Trajno dokumentarno gradivo - izbira te nastavitve 'prekrije' nastavitve na

klasifikacijskem znaku. Dokument se bo neglede na določilih klasifikacijskega znaka

hranil kot trajno dokumentarno.

Rok hrambe: Vpišemo leta hrambe, v kolikor se dokument hrani za različno časovno

obdobje, kot je določeno na klasifikacijskem znaku.

Stopnja zaupnosti – izberemo stopnjo zaupnosti vrste dokumenta (Interno, Javno ali

Zaupno)

Obvezen podpis (če je PDF, podpiši PDF) – če je označen pomeni, da je za vrsto

dokumenta podpis obvezen. V kolikor dokumenta ne podpišemo, se ne shrani v

eRegistrator.

Obvezen razlog podpisa – če je označen pomeni, da je za vrsto dokumenta ob

podpisovanju obvezna navedba razloga podpisa. V kolikor razloga ne navedemo, podpis

ni možen.

Časovni žig – če je označen pomeni, da se za vrsto dokumenta overi tudi čas podpisa s

strani ponudnika certificiranega časovnega žigosanja.


Ponudnik storitev – na spustnem seznamu izberemo ponudnika storitev arhiviranja.

Trenutno je SAOP možno povezati z eArhivom Pošte Slovenije, eHrambo Logitus in

eHrambo Mikrografija.

Zamik pri pošiljanju (se aktivira ko izberemo ponudnika storitev) - izbiramo med

naslednjimi možnostmi pošiljanja:

o Brez avtomatskega pošiljanja – prepis dokumentov v elektronski arhiv mora za vsak

posamezen dokument te vrste sprožiti operater iCentra ročno.

o Pošlji takoj po vpisu dokumenta – v trenutku zapisa dokumenta v eRegistrator se ta

samodejno prepiše še v elektronski arhiv.

o Pošlji čez X dni - dokumenti te vrste se samodejno prepišejo v elektronski arhiv čez X

dni po zapisu v eRegistartor.

Dodatni parametri - vpišemo dodatne parametre povezave s ponudnikom. Podatki so

odvisni pod ponudnika s katerim se povezujemo. V nadaljevanju so opisani dodatni

parametri za povezavo na eArhiv Pošte Slovenije in za povezavo z eHrambo Logitus.

eArhiv Pošte Slovenije

o Vozlišče – vpiše se vozlišče v eArhivu Pošte Slovenije, v katerega se shranjujejo

oddani dokumenti. Če ne vpišemo nič, se dokumenti shranijo v vozlišče

Nerazporejeni dokumenti.

o Shrani na počasni medij (predlaga se 2 leti) – vpiše se čas v letih od oddaje v arhiv,

ko se dokumenti iz hitro dostopnega medija prenesejo na počasen medij. Dokumenti

so še vedno arhivirani pri ponudniku, le dostop do njih je nekoliko daljši.

eHramba Logitus

o Opis - vpišite poljuben opis, po katerem boste poiskali dokument v eHrambi.

Priporočamo, da je ta enak Šifri vrste dokumenta.

1.3.2.2. Vrste dokumentov A, D, N, O, S in Z

Pred začetkom urejanja nastavitev eRegistratorja so se dokumenti avtomatično hranili pod

vrste dokumentov stranke (S) in zaposlene (Z).

Vrste dokumentov artikli (A), naprave (N), delovna mesta (D), osnovna sredstva (O), stranke

(S) in zaposleni (Z) ne omogočajo izbire ponudnika elektronske hrambe ter s tem nastavitev


let hrambe in arhivskega oziroma trajnega gradiva. Dokumentov shranjenih pod te vrste

dokumentov v elektronsko hrambo ne morete pošiljati.

V kolikor se vam je dokument, ki ga želite hraniti v elektronskem arhivu, shranil pod eno od

omenjenih vrst dokumentov ali pa se je hranil pod napačno vrsto dokumenta, je potrebno to

na posameznem dokumentu ročno popraviti.

V eRegistratorju poiščite napačno vložen dokument. Postavite se nanj in izberite gumb

Lastnosti.

Odpre se vam okno Lastnosti dokumenta. Poiščite podatek o Vrsti dokumenta in s klikom na

odprite preglednica Vrste dokumentov. Izberite pravo vrsto dokumenta – vrsto, pod

katero se mora dokument hraniti v elektronskem arhivu. S klikom na Potrdi shranite

spremembe.


1.3.2.3. Varnost posamezne vrste dokumentov

Da v pregledu dokumentov v eRegistratorju zagotovimo varnost nad pregledi dokumentov,

moramo za posamezno vrsto dokumenta urediti varnostni sistem. Tako kot do sedaj določeni

zaposleni niso imeli vpogleda v fascikel določenih dokumentov, je tudi z varnostnim

sistemom eRegistratorja mogoče prepovedati vpogled v določene vrste dokumentov.

Varnost uredimo na vseh vrstah dokumentov in sicer tako, da se postavimo na želeno vrsto

dokumenta in kliknemo na . Odpre se nam preglednica za vrsto dokumenta,

na kateri se trenutno nahajamo.

Navpično so prikazane skupine operaterjev, vodoravno pa dejanja oziroma delo z dokumenti:

Brez pooblastil (povsod so križci) – dokumenti, shranjeni pod to vrsto dokumentov, v

eRegistratorju niso vidni.

Seznam – s tem pooblastilom dodelimo vpogled v seznam dokumentov, shranjenih pod

to vrsto dokumentov. Dokumenti so sivi in jih ne moremo odpirati za branje ali

spreminjanje. Prav tako ne moremo urejati lastnosti teh dokumentov.

Branje – s tem pooblastilom dodelimo možnost do branja dokumentov, shranjenih pod to

vrsto dokumentov. Dokumente lahko pregledujemo, kopiramo, izvažamo iz

eRegistratorja, jih pošiljamo po elektronski pošti. Lastnosti dokumentov so nam vidne,

vendar jih ne moremo spreminjati.

Spreminjanje – s tem pooblastilom dodelimo možnost urejanja dokumentov, shranjenih

pod to vrsto dokumentov. Dokumente lahko dodajamo v eRegistrator, jih prevzemamo v

spreminjanje in jih urejene vračamo v eRegistrator. Lastnosti dokumentov so nam vidne,

lahko jih tudi spreminjamo.

Brisanje – s tem pooblastilom dodelimo možnost brisanja dokumentov, shranjenih pod to

vrsto dokumentov.


Pooblastila dodajamo tako, da se postavimo v polje, kjer želimo dodati pravice, ter z desnim

klikom miške aktiviramo možnost oziroma .

Z izbiro gumba Potrdi potrdimo vnesena pooblastila.

Za vrste dokumentov artikli (A), naprave (N), delovna mesta (D), osnovna sredstva (O),

stranke (S) in zaposleni (Z) priporočamo, da dodate pooblastila največ do branja

dokumentov. S takimi nastavitvami pooblastil vsem operaterjem onemogočimo, da bi pod te

vrste dokumentov karkoli shranjevali.

1.3.2.4. Pregled pooblastil na vrstah dokumentov

V preglednici vrsto dokumentov je spodaj levo gumb . S klikom na , se

nam odpre spustni meni z dvema možnostma:

, ki nam odpre okno z OLAP pregledom pooblastil na vrstah

dokumentov eRegistratorja (slika spodaj)

, ki omogoča ponastavitev varnostnega sistema vezanega

na vrste dokumentov. S to izbiro postanejo vsi dokumenti dostopni vsem operaterjem.


1.3.2.5. Urejanje nastavitev na knjigah dokumentov in

nastavitvah modulov

Da se bodo dokumenti samodejno vlagali v eRegistrator on uvozu oziroma izdaji dokumenta,

moramo urediti tudi nastavitve na Knjigah dokumentov in Nastavitvah posameznih modulov.

Prejeti računi iz Knjige prejetih računov

Knjiga prejetih računov – Šifranti – Knjige dokumentov. Izberemo knjigo in jo s klikom na

popravi zapis odpremo. V polju Vrsta dokumenta izberemo šifro vrste dokumenta, ki

določa pravilno hrambo prejetih e-računov. Šifro izberemo iz šifranta s klikom na .

Vsi prejeti e-računi njihove priloge se bodo v eRegistrator uvozili pod vrsto

dokumenta določeno na tem mestu. Hranili se bodo po pogojih, določeni na tej

vrsti dokumenta.


Izdani računi iz Fakturiranja

Fakturiranje – Šifranti - Knjige dokumentov. Izberemo knjigo in jo s klikom na popravi

zapis odpremo. V polju Vrsta dokumenta izberemo šifro vrste dokumenta, ki določa

pravilno hrambo izdanih e-računov. Šifro izberemo iz šifranta s klikom na .


Izdani računi iz Obračuna storitev

Obračun storitev – Nastavitve programa – Povezave. V polju Vrsta dokumenta izberemo

šifro vrste dokumenta, ki določa pravilno hrambo izdanih e-računov. Šifro izberemo iz

šifranta s klikom na .


Naročilnice in dobavnice iz Naročila dobaviteljem in Kupcev

Dobavitelji in kupci – Šifranti – Knjige naročil. Izberemo knjigo (bodite pozorni na vrsto

knjige – Naročilo kupca, Naročilo dobavitelju) in jo s klikom na popravi zapis odpremo. V

polju Vrsta dokumenta izberemo šifro vrste dokumenta, ki določa pravilno hrambo izdanih

e-računov. Šifro izberemo iz šifranta s klikom na .

Naročilo kupca


Naročilo dobavitelja


Opomini, ki jih izdajamo iz Spremljanja plačil računov

Spremljanje plačil računov – Nastavitve programa – Povezave. V polju Vrsta dokumenta

izberemo šifro vrste dokumenta, ki določa pravilno hrambo izdanih e-računov. Šifro

izberemo iz šifranta s klikom na .


Opomini, ki jih izdajamo iz Dvostavnega knjigovodstva – Izterjava - Opominjanje

Dvostavno knjigovodstvo – Nastavitve programa – Opominjanje. V polju Vrsta dokumenta


izberemo iz šifranta s klikom na . V primeru, da uporabljate stopenjsko opominjanje, to

nastavitev uredite tudi na zavihkih 2. in 3. opomin.


Obračunski listi plač v Obračunu plač zaposlenim.

Obračun plač zaposlenim – Nastavitve programa – Splošno. V polju Vrsta dokumenta


izberemo iz šifranta s klikom na .


2. DOKUMENTACIJA V EREGISTRATORJU

Kako voditi poslovne dogodke?

Načinov za vodenje poslovnih dogodkov različnih entitet je več, pomembna je organiziranost

dela. Nekatere dogodke lahko spremlja določen dokument (sklenitev pogodbe, prejeto

naročilo…), druge ne (telefonski klic, osebni dogovor…).

Vse poslovne dogodke vodimo na Dogodkih entitet. Do njih dostopamo preko šifranta

strank / zaposlenih / artiklov / osnovnih sredstev. Iz šifranta izberemo in želeno npr. šifro

stranke. Z dvoklikom jo odpremo in izberemo zavihek Dogodki.

Primer zabeležke telefonskega klica stranke:


V kolikor poslovni dogodek spremlja dokument, tega preko priponke dodamo v eRegistartor.

Kako urediti poslovno dokumentacijo?

Nekateri dokumenti nastajajo že med določenimi procesi v SAOP iCentru, npr. zdani računi,

izdane naročilnice, obračunski listi, obvestila o letnih dopustih, opomini pri stopenjskem

opominjanju, itd. Ostalo dokumentacijo pa lahko dodajamo na različne načine predstavljene

v poglavju 3.4. Dodajanje dokumentov v eRegistrator.

V SAOP iCentr eRegistrator lahko urejamo elektronsko dokumentacijo na nivoju šifrantov:

strank,

artiklov,

zaposlenih,

osnovnih sredstev,

delovnih mest (za proizvodnja podjetja) in

naprav (za servisne dejavnosti).

Znotraj teh entitet se dokumenti hranijo na posamezne subjekte (npr. na šifro stranke).

Dokumente lahko hranimo v glavni mapi subjekta ali pa jih razvrstimo v podmape, kreirane

hierarhično ali večnivojsko.


SAOP raziskovalec dokumentov je namenjen spremljanju dokumentu posamezne stranke /

zaposlenega / artikla / osnovnega sredstva. Do raziskovalca dostopamo preko šifranta

strank, artiklov, zaposlenih in osnovnih sredstev. V šifrantu poiščemo npr. želeno stranko in

jo z dvoklikom odpremo. V zgornjem desnem kotu nato poiščemo in izberemo ikono za

SAOP raziskovalec dokumentov.

Odpre se nam preglednica SAOP raziskovalec:

V osrednjem oknu imamo pregled nad dokumenti izbrane stranke. Seznam teh se spreminja

glede na izbrano mapo (v levem delu SAOP raziskovalca). Iz zgornjega primera je vidno, da

dokumente lahko razvrščamo v mape in podmape.

Novo mapo kreiramo tako, da se z desnim klikom miške postavimo na šifro stranke (prva

mapa v drevesu) in izberemo možnost Nova mapa. Odpre se nam okno, kjer vpišemo naziv

nove mape.


Že aktivni mapi lahko kreiramo podmapo. Postopek je isti, le da se namesto na mapo s šifro

stranke postavimo na mapo, kateri želimo kreirati podmapo (sistem odpiranja map je

podoben kot v sistemu MS Office).

Mapa se odpre le na izbrani šifri stranke / zaposlenega / artikla / osnovnega sredstva.

To pomeni, da moramo za vsako šifro stranke / zaposlenega / artikla / osnovnega sredstva

kreirati lastne mape in podmape za pregledno in sistematično razvrščanje dokumentov.

Primer urejene poslovne dokumentacije stranke:

Primer urejene poslovne dokumentacije zaposlenega:


Primer urejene poslovne dokumentacije osnovnega sredstva:

2.1. DOSTOP DO DOKUMENTOV

Poleg SAOP raziskovalca lahko do dokumentov v eRegistratorju dostopamo na več načinov,

in sicer:

Pregled nad dokumenti, do katerega dostopamo preko Moduli – eRegistrator.

Omogoča nam pregled nad vsemi dokumenti v eRegistratorju.

Preko že omenjenega Raziskovalca dokumentov na šifrantih strank, artiklov,

zaposlenih in osnovnih sredstev. Omogoča nam, pregled nad dokumenti posamezne

entitete (npr. stranke).


Kjerkoli v modulih iCentra preko pasice s priponkami dokumentov. Omogoča nam,

pregled nad dokumenti posamezne entitete (npr. stranke).

Preko posameznih fasciklov. Do preglednice fasciklov dostopamo preko Bližnjice –

Šifranti – Fascikli. Za dostop do posameznega dokumenta se postavimo na želen

fascikel in izberemo .

Preko SAOP Razporejevalca opravil, do katerega dostopamo s klikom na F10.

Opravilo ima aktivno pasico s priponkami dokumentov in s tem možnost dostopanja

do dokumentov hranjenih v eRegistartor.

Neglede na način dostopa je vpogled v dokumente vedno v skladu s pooblastili

varnostnega sistema.

2.2. PRAVICE PREGLEDA IN DELA Z DOKUMENTI

Do dokumentov eRegistratorja lahko dostopajo vsi operaterji. Privzeto imajo vsi operaterji

dostop do vseh dokumentov, zaščiteni so le dokumenti zaposlenih, do katerih lahko

dostopajo le tisti operaterji, ki sicer dostopajo do šifranta zaposlenih (OPZ, KE).

Z naprednimi funkcijami eRegistratorja pa lahko te dostope omejujemo. Na nivoju vrste

dokumenta (prejeti račun, pogodba, dobavnica…) določimo operaterjem pooblastila (glej

poglavje 2.3.2.3. Varnost posamezne vrste dokumentov). Operater na tak način dostopa le

do tistih dokumentov, za katere ima pooblastilo.

Glede na pooblastila, ki jih imamo pri delu z dokumenti določene vrste dokumentov, so

vrstice obarvane na tri načine:


Sivi dokumenti so vidni na samem seznamu, vendar z njimi ne moremo delati nič.

Modre dokumente v preglednici lahko odpiramo za branje in jih kopiramo.

Črne dokumente lahko odpiramo za branje in spreminjanje, lahko jih tudi kopiramo. V

kolikor ima operater pravico do brisanja posamezne vrste dokumenta iz

dokumentnega sistema, lahko dokument obarvan črno, tudi briše.

2.3. MOŽNOSTI PREGLEDA IN FILTRIRANJA

Neglede na način dostopa, so dokumenti shranjeni eRegistrator so prikazani v obliki

preglednice. Vedno bodite pozorni na omejitev pregleda , ki

ga najdete v spodnjem levem vogalu preglednice. Privzeta vrednost je vedno prikaz

podatkov za petdeset (50) dokumentov. Število prikazanih dokumentov spremenimo tako,

da v polje za vnos števila prikazanih zadetkov v orodni vrstici preglednice, vpišemo

željeno število prikazanih zadetkov. Največje možno število je 5000.

Dokumente razvrščamo po posameznih stolpcih s klikom na naslovno celico stolpca. Če pri

izboru stolpca sočasno držimo tipko Shift, se nam razvrstitev prikaza po izbranem stolpcu

doda na že izbrano razvrstitev.

Primer: Če želimo izbrati razvrstitev po avtorjih dokumentov kliknemo na naslov stolpca Avtor in

prikazani podatki se nam razvrstijo po avtorjih. Če želimo dodatno razvrstiti še dokumente po datumu

nastanka v okviru avtorja, izberemo gumb Shift ter kliknemo na naslov stolpca Datum nastanka.

Za sistematičen pregled podatkov in iskanje dokumentov se poslužujemo različnih filtrov.

Uporaba teh je predstavljena v nadaljevanju.


2.3.1. FILTRIRANJE S POMOČJO KLASIFIKACIJSKEGA

NAČRTA

na orodni vrstici je namenjen filtriranju po klasifikacijskem

načrtu oziroma po klasifikacijskih znakih in vrstah dokumentov. Filtriranje pričnemo s klikom

na , ki odpira okno za izbor klasifikacijskega znaka oziroma vrste dokumenta. Izbiro

potrdimo s klikom na in s tem aktiviramo filter.

Filtriranje po klasifikacijskem načrtu zaključimo s klikom na , s čimer spet omogočimo

prikaz vseh vrst dokumentov.

2.3.2. FILTRIRANJE PO STATUSIH DOKUMENTOV

Prvih pet stolpcev preglednice dokumentov je fiksnih in prikazujejo status dokumenta, status

podpisa dokumenta, tip dokumenta in status arhiviranja dokumenta:

- dokument je v spreminjanju. Vrstica takega dokumenta je prikazana krepko, v rdeči

barvi. Če gremo z miško preko ikone, dobimo osnovne informacije o tem, kdo in kje (na

katerem računalniku) je prevzel dokument v urejanje. Operater, ki je dokument prevzel,

odpira delovno različico dokumenta. Ostali operaterji pa lahko berejo zadnjo potrjeno

različico dokumenta.

- dokument je zaklenjen. Vrstica takega dokumenta je rdeče barve. Če gremo z miško

preko ikone, dobimo osnovne informacije o tem, kdo je dokument zaklenil. Dokument je

možno le odpreti, brati in kopirati. Spreminjanje ni mogoče.


- dokument je brisan. Dokument je bil z izbiro (briši) izločen iz eRegistratorja.

- dokument je izločen. Dokumentu je potekel rok hrambe in je bil s skrbniško funkcijo

izločen iz eRegistratorja.

- dokument je uničen. Vsi (brisani) in (izločeni) dokumenti se hranijo v direktoriju

izločenih dokumentov. Ko jih s skrbniško funkcijo uničimo iz tega direktorja, se vsebina

dokumenta uniči. Ostanejo nam samo meta podatki dokumenta.

- podpisana je PDF datoteka po standardih za podpisovanje PDF datotek.

- podpisana je ovojnica z datoteko.

- dokument čaka na ročno oddajo v elektronski arhiv pri ponudniku.

- dokument čaka na samodejno oddajo v elektronski arhiv pri ponudniku. Oddal se

bo po periodiki, ki je določena na posamezni vrsti dokumenta.

- dokument je v fazi oddaje v elektronski arhiv pri ponudniku. Postopek oddaje se je

pričel, ni pa še povratne informacije od ponudnika, da je dokument uspešno prejel.

- dokument je bil uspešno oddan v elektronski arhiv pri ponudniku.

Po statusih dokumentov se filtriramo tako, da se postavimo v polje pod naslovno celico

posameznega stolpca s statusi in s klikom na aktiviramo spustni seznam. Izberemo

želeni status.

Primer: Po statusu dokumenta iščemo zaklenjene dokumente – dokumente, ki jih ne moremo prevzeti

v spreminjanje.


2.3.3. FILTRIRANJE Z UPORABO ENOSTAVNIH FILTROV

Prikazane dokumente lahko filtriramo s pomočjo vnosa podatkov v vrstico filtra, ki omogoča

enostavno definicijo (vnos ključnih podatkov) za prikaz dokumentov.

V prazno polje (označeno na sliki) vpišemo alfa numerične znake po katerih iščemo določen

dokument. Iščemo lahko po poljubnih stolpcih, vedno pa znake omejimo s %.

Primer: Po imenu dokumenta iščemo dokument, ki ima v svojem nazivu znake 1212.

2.3.4. FILTRIRANJE S PRED NASTAVLJENIMI HITRIMI

FILTRI

Z izborom deljenega gumba zaženemo izbor pred nastavljenih in hitrih filtrov. Vsi

operaterji imajo privzeto nastavljene tri sistemske filtre:

- prikaže dokumente, katerih avtor je prijavljeni operater iCentra.

- prikaže dokumente, ki jih je v urejanje prevzel prijavljeni operater iCentra.

- prikaže dokumente, ki jih je zaklenil prijavljeni operater iCentra.

Poleg tega lahko vsak operater dodaja med hitre filtre še lastne pred nastavljene filtre. Z

izborom aktiviramo preglednico, kjer filtre urejamo. S klikom na (dodaj) ali

(popravi) se nam odpre okno za nastavitev pogojev filtra. S klikom na (briši) obstoječe

filtre pobrišemo.


V zgornjem delu okna za izgradnjo filtra vnesemo želene pogoje izbora prikazanih podatkov.

Ko pogoje definiramo, v spodnji del vnesemo še naziv filtra ter ga poljubno dodamo v skupno

rabo z ostalimi operaterji.

S klikom na shranimo vnesene pogoje in se vrnemo v preglednico filtrov

eRegistratorja. Klik na nam omogoča predogled filtriranih podatkov, vendar

ostanemo v oknu za izgradnjo filtra. S klikom na pa zapustimo okno za urejanje

filtrov, zadnji vnosi in nastavitve pa se nam ne shranijo.

Urejene filtre moramo dodati še na seznam hitrih filtrov, da bomo do njih lažje dostopali. Z

izborom aktiviramo preglednico s filtri. S klikom na se odpre okno za izbor

dodatnih hitrih filtrov eRegistratorja.


Na levi strani okna za nastavitev hitrih filtrov eRegistratorja vidimo filtre, ki so nam na voljo za

uporabo pri nastavitvi hitrih filtrov. Vidni so nam lastni filtri ter filtri drugih operaterjev, ki so

dani v skupno rabo. Na desni strani okna imamo hitre filtre, ki so že nastavljeni za uporabo.

Filter dodamo v uporabo tako, da kliknemo nanj ter ga, brez da bi popustili klik na miški, iz

levega okna prenesemo v desno okno med filtre v uporabi.

Če želimo hitri filter odstraniti iz uporabe na določenem oknu v preglednici, se postavimo

nanj ter z desnim klikom miške aktiviramo možnost . Po potrditvi se nam bo

izbrani filter odstranil iz seznama.

Za lažji in bolj pregleden izbor hitrih filtrov, lahko sorodne filtre tudi združimo. V ta namen

moramo v desnem okencu oblikovati skupine. Novo skupino naredimo tako, da z desnim

klikom miške aktiviramo možnost . Odpre se nam okno, kjer skupino

poimenujemo in potrdimo. Izbrane sorodne filtre nato prenesemo v oblikovano skupino (na

isti način kot filtre prenašamo iz levega v desno okno).

Skupine hitrih filtrov brišemo na enak način kot brišemo hitre filtre. Skupine hitrih filtrov, ki

vsebujejo podrejene filtre, ni mogoče brisati.


2.4. DODAJANJE DOKUMENTOV V EREGISTARTOR

Dokumente v eRegistrator dodajamo na naslednje načine:

S kopiranjem dokumentov v eRegistrator

Z optičnim branjem dokumentov

Z izdelavo dokumentov iz vzorcev v eRegistrator

Z izdelavo dokumentov iz obstoječih dokumentov v eRegistrator

S samodejnim shranjevanjem dokumentov iz modulov iCentra

Z neposrednim shranjevanjem list in izvozov iz poročil SAOP Poročevalca

S pomočjo dodajanja dokumentov neposredno iz zunanjih klientov povezanih z

eRegistratorjem preko vmesnika

V fazi dodajanja dokumenta se odpira okno za Dodajanje dokumentov.

Podatke se ne glede na način dodajanja vedno izpolnjuje na enak način, in sicer:

Po želji spremenimo ime dokumenta.

Vpišemo ali izberemo subjekt, na katerega bo

dokument hranjen. Najprej se moramo v polju

Skupina omejiti na pravi šifrant. Šele izbira

šifranta nam omogoča izbiro subjekta (npr.


stranka dobavitelj/kupec). Subjekt določimo v polju Šifra, kamor vpišemo naziv ali

interno šifro subjekta ali pa s klikom na dostopamo v šifrant.

Ko določimo subjekt, moramo določiti mapo

subjekta, v katero bo dokument odložen. S

klikom na se nam odpre drevesna struktura

map izbranega subjekta.

V kolikor v eRegistartor dostopamo iz

Raziskovalca, nam subjekta in mape

dokumentov ni potrebno izbirati, saj je to

določeno s tem, kje v Raziskovalcu se nahajamo.

Vpišemo ali izberemo vrsto dokumenta. Izbiramo lahko med vrstami dokumentov, za

katere imamo najmanj pravico do spreminjanja.

V kolikor dokument spada v fascikel, na tem mestu vpišemo ali izberemo fascikel.

Izbiramo lahko med fascikli, na katerih smo pooblaščeni za urejanje dokumentov.

Če je za izbrano vrsto dokumenta obvezen digitalni podpis, se na tem mestu izpiše še

digitalno potrdilo za podpis dokumenta.

Če je za izbrano vrsto dokumenta obvezen zapis razloga podpisa, ga moramo na tem

mestu vnesti.

Poljubno lahko dodamo komentar.

S klikom na se dokument shrani v eRegistrator.

2.4.1. KOPIRANJE DOKUMENTOV V EREGISTRATOR

Dokument dodajamo tako, da ga v odložišču (v mapi na računalniku) kopiramo, v

eRegistartorju pa ga z ukazom (prilepi), dodamo v preglednico dokumentov.

Z izbiro ukaza se odpre okno za Dodajanje dokumentov, ki ga izpolnimo po navodilih v

uvodu v poglavje 3.4. Dodajanje dokumentov v eRegistartor.


2.4.2. OPTIČNO BRANJE PAPIRNIH DOKUMENTOV

Dodajanje dokumentov v eRegistartor s pomočjo optičnega branja papirnih dokumentov

(skeniranja) zaženemo z izborom . Odpre se nam vmesnik za skeniranje

dokumentov.

Branje oziroma skeniranje dokumenta zaženemo s pomočjo gumba (skeniraj) v

zgornjem levem kotu.

Skeniramo lahko več dokumentov, pri čemer so odvisne nastavitve posamezne naprave za

optično branje dokumentov (urejamo preko gumba - nastavitve). V kolikor imamo

nastavljen samodejni podajalec, se dokumenti podajajo in skenirajo sami. Če pa skeniramo

posamično, moramo dokumente ročno prilagati in za vsakega izbrati možnost (skeniraj).


Pregled vseh dokumentov je na levi strani okna, prikazuje pa se nam dokument, na katerega

smo postavljeni (dokument v rdečem okvirčku).

Orodna vrstica preglednice nam

ponuja različne možnosti dodelave slike skeniranega dokumenta:

- dodaj sliko oziroma dokument iz direktorija na računalniku

- povečaj pogled nad dokumentom

- pomanjšaj pogled nad dokumentom

- prilagodi širino strani preglednemu oknu

- prilagodi višino strani preglednemu oknu

- spremeni vrstni red trenutnega dokumenta (pošlji naprej)

- spremeni vrstni red trenutnega dokumenta (pošlji nazaj)

- zavrti prikazano stran v desno

- briši prikazano stran

- zavrti celoten dokument (vse strani dokumenta) v desno

- uredi dokument (kontrast, osvetlitev, sivine,…)

S klikom na , zaključimo urejanje in dokument shranimo v eRegistrator. Gumb

omogoča skeniranje novega dokumenta, ki se bo pod istimi pogoji hranil v

Registrator.

Z gumbom zvržemo urejen skeniran dokument vendar ostanemo na vmesniku za

skeniranje, z gumbom pa zapremo vmesnik za skeniranje, dokument se nam ne

shrani.

Preden se dokument dokončno vloži v eRegistrator, se nam odpre še okno za Dodajanje

dokumentov, ki ga izpolnimo po navodilih v uvodu v poglavje 3.4. Dodajanje dokumentov v

eRegistartor.


2.4.3. NOV DOKUMENT IZ VZORCEV EREGISTRATORJA

Kaj so vzorci in kako jih urejamo?

Vzorci eRegistratorja so splošni osnutki, ki služijo za izdelavo novih dokumentov.

Primer: Imamo določen osnutek pogodbe o zaposlitvi. Tega namesto v MS Wordovem dokumentu ne

hranimo v posebni mapi na računalniku, temveč ga hranimo kot vzorec v eRegistratorju. Novo

pogodbo o zaposlitvi lahko na ta način uredimo, oblikujemo in hranimo kar preko eRegistartorja.

Če želimo vzorce uporabljati, moramo osnutke dokumentov najprej shraniti v direktorij

vzorcev. Dostopamo preko Administracija – eRegistrator – Vzorci. Vzorci dokumentov so

vezani na tip entitete (šifrant strank, artiklov, zaposlenih,…), zato moramo že v podmeniju

izbrati entiteto, na katero bomo vzorec hranili.

Odpre se okno SAOP Raziskovalca dokumentov na nivoju entitete.

Delo z vzorci je enako kot delo z dokumenti v SAOP Raziskovalcu dokumentov. Vzorce

dokumentov pripravimo z ustreznimi orodji (npr. MS Word, MS Excel, OO Write, OO

Calc,…), nato pa jih z ukazi za Kopiraj in Prilepi prenesemo med vzorce eRegistratorja.

Kako ustvarimo nov dokument iz vzorca?

Dodajanje dokumentov s pomočjo vzorcev eRegistratorja zaženemo v glavni preglednici z

izborom . Odpre se nam okno za Dodajanje dokumentov, le da je namesto gumba

, gumb . Podatke izpolnimo po navodilih v uvodu v poglavje 3.4.

Dodajanje dokumentov v eRegistartor.


Postopek zaključimo z izbiro gumba . Odpre se nam preglednica vzorcev, kjer

izberemo enega od vzorcev.

Po izboru vzorca nastane osnutek dokumenta, ki se nam odpre v urejanje. Ko dokument

uredimo, ga shranimo in zapremo. Urejen dokument se nam shrani v eRegistartor, vendar je

še vedno označen za spreminjanje (obarvan redeče in krepko). Dokument moramo potrditi

oziroma vrniti v eRegistrator. Postavimo se nanj in izberemo gumb (vrni).


2.4.4. NOV DOKUMENT IZ EREGISTARTRORJA

Nov dokument lahko kreiramo tudi tako, da se postavimo na obstoječi dokument v

eRegistratorju in kliknemo na gumb (nov dokument). Pri tem nam predstavlja trenutno

izbrani obstoječi dokument v eRegistratorju vzorec za nov dokument. Odpre se nam okno za

Dodajanje dokumentov, kjer podatke izpolnimo po navodilih v uvodu v poglavje 3.4.

Dodajanje dokumentov v eRegistartor.

S klikom na gumb nastane osnutek dokumenta, ki se nam odpre v urejanje. Ko

dokument uredimo, ga shranimo in zapremo. Urejen dokument se nam shrani v eRegistrator,

vendar je še vedno označen za spreminjanje (obarvan redeče in krepko). Dokument moramo

potrditi oziroma vrniti v eRegistrator. Postavimo se nanj ter izberemo gumb (vrni).

V kolikor za izbrani dokument, ki predstavlja vzorec oziroma osnovo za nov dokument,

nimamo pooblastila za spreminjanje, ukaz ni aktiven.

2.4.5. NOV DOKUMENT IZ MODULOV SAOP ICENTER

Pri samodejnem shranjevanju dokumentov iz modulov SAOP iCentra v eRegistrator, moduli

poskrbijo za polnjenje ustreznih podatkov v lastnosti dokumenta.

2.4.6. NOV DOKUMENT IZ SAOP POROČEVALCA

Listine in izvoze poročila SAOP Poročevalca, ki se nahaja na zavihku Liste in izvozi poročila,

lahko neposredno shranimo v eRegistrator. To storimo tako, da izberemo listo oziroma izvoz,

ki ga želimo shraniti kot dokument v eRegistartor ter z desnim klikom izberemo možnost

.

Odpre se nam okno za Dodajanje dokumentov, kjer podatke izpolnimo po navodilih v

uvodu v poglavje 3.4. Dodajanje dokumentov v eRegistartor


2.5. OSTALA OPRAVILA NA DOKUMENTIH

Nad preglednico z dokumenti je orodna vrstica z opravili, ki so vezana na dokumente

eRegistratorja. Do opravil dela z dokumenti pa lahko dostopamo tudi preko spustnega

menija, ki se odpre ko na dokumentu preglednici eRegistartorja izvedemo desni klik na

miško.

Za lažji pregled je v tem poglavju podan celoten seznam opravil. V kolikor je bilo oziroma bo

posamezno opravilo že obravnavano tekom navodil, je poleg kratkega opisa pripisano

poglavje, kjer se je/bo posamezno opravilo obravnavalo.

- dodajanje vzorca. Opravilo je podrobneje obravnavano v poglavju 3.4.3. Nov

dokument iz vzorcev eRegistartorja.

- optično branje dokumenta. Opravilo je podrobneje obravnavano v poglavju

3.4.2. Optično branje papirnih dokumentov.

- pregled lastnosti dokumenta.

- filtriranje po klasifikacijskem načrtu. Opravilo je

podrobneje obravnavano v poglavju 3.3.1. Filtriranje s pomočjo klasifikacijskega načrta.

- osveži preglednico dokumentov.

- omejitev števila pregleda prikazanih dokumentov.

- hitri filtri. Opravilo je podrobneje obravnavano v poglavju 3.3.4. Filtriranje s pred

nastavljenimi hitrimi filtri.

- odpri dokument (dokument lahko odpremo tudi z dvoklikom na izbran dokument).

Morebitnih sprememb na dokumentu ne moremo shranjevati, saj imamo dokument le v

pregledu za branje. Odpre se zadnja potrjena verzija dokumenta. V kolikor odpiramo

dokument, ki ga kot prijavljeni operater spreminjamo, vidimo zadnjo delovno verzijo

dokumenta.

S klikom na lahko izberemo možnost , ki nam odpre okno Raziskovalca

operacijskega sistema MS Windows z datoteko dokumenta.


Možno je sočasno odpiranje več dokumentov. Možnost odpiranja oziroma branja dokumenta

imajo samo operaterji s pooblastilom za branje posamezne vrste dokumenta.

- prevzem dokumenta v spreminjanje. V primeru, da želimo dokument spreminjati, ga

moramo prevzeti v urejanje. Iz zadnje potrjene različice dokumenta v eRegistratorju se na

delovni postaji prevzema (na računalniku) izdela osnutek nove verzije dokumenta, ki jo

spreminjamo.

V preglednici se dokument obarva rdeče in krepko. Ostali operaterji tako vedo, da imajo na

vpogled dokument, ki se ureja, da ga sami ne morejo urejati in imajo na vpogled 'staro'

različico dokumenta.

Možnost prevzemanja dokumenta imajo samo operaterji s pooblastilom spreminjanja

posamezne vrste dokumenta.

- vrni dokument oziroma potrditev spremenjenega dokumenta. Ko prevzeti dokument

uredimo, ga potrdimo in vrnemo v eRegistrator z izborom tega gumba. Dokument ni več

obarvan krepko rdeče, temveč postane spet črn. Nova verzija dokumenta se zapiše v

eRegistrator in postane dostopna tudi ostalim operaterjem.

Ob shranjevanju nove različice dokumenta se razveljavijo vsi morebitni podpisi na ovojnici

dokumenta. V primeru, da je za vrsto dokumenta obvezen podpis, je ob vračilu nove različice

dokumenta zahtevan nov digitalni podpis le-tega. Poljubno lahko ob vračilu dokumenta

zapišemo tudi komentar vezan na novo različico dokumenta.

Primer spreminjanja dokumenta ( prevzem in vrnitev):

Dokument ''DOPIS'' želimo

urediti, dopolniti z novimi

podatki. Postavimo se na

dokument in kliknemo na

(prevzemi) oziroma z desnim

klikom miške aktiviramo spustni

meni in izberemo Prevzemi.


Prevzeti dokument se obarva

rdeče in krepko. Ko se s

kurzorjem postavimo na ikono

za spreminjanje, se nam izpiše

podatek o tem kdo in kje je

dokument prevzel.

Ko v MS Word zaključimo z

urejanjem, dokument shranimo

in zapremo.

V preglednici poiščemo

dokument, ki ga urejamo.

Postavimo se na dokument in

kliknemo na (vrni) oziroma

z desnim klikom miške

aktiviramo spustni meni in

izberemo Vrni.

Ob vračilu dokumenta se odpre

okno, kamor lahko vnesemo

komentar in ga potrdimo s

klikom na .


- prepoved spreminjanja dokumenta. Ko želimo, da dokumenta nihče ne more

spreminjati, ga zaklenemo. Dokument se obarva rdeče. Operaterji lahko tak dokument samo

berejo ali kopirajo. Možnost zaklepanja dokumenta je aktivna samo na dokumentih

operaterja, ki je avtor dokumenta in ko dokument ni v spreminjanju.

- sprostitev spreminjanja dokumenta. Ko želimo ponovno omogočiti spreminjanje

zaklenjenega dokumenta, ga s tem ukazom odklenemo. Dokument se obarva črno in je na

voljo za prevzem. Dokument lahko odklene le operater, ki je avtor dokumenta.

- preimenovanje dokumenta. Možnost je aktivna za operaterje, ki imajo pooblastilo do

spreminjanja.

- brisanje dokumenta. Nepotrebne dokumente, ki jih želimo izločiti, lahko brišemo. V

kolikor je dokument del fascikla, nas program na to opozori in zahteva dodatno potrdilo

brisanja. Možnost je aktivna za operaterje, ki imajo pooblastilo do brisanja.

Izbrisan dokument se ne uniči popolnoma, temveč se shrani v direktorij izločenih

dokumentov. V tem direktoriju lahko operater s skrbniško funkcijo za posamezen brisan

dokument razveljavi brisanje. Več o tem si lahko preberete v poglavju 3.6. Upravljanje z

dokumenti.

- prenos dokumenta. V kolikor je dokument hranjen na napačen subjekt ali mapo, ga

lahko z izbiro tega ukaza prenesemo. Poleg dokumenta se prenesejo vse njegove različice in

Na vrsti dokumenta za urejani

dokument je določen obvezen

podpis, zato se ob vračilu

dokumenta odpre še digitalno

potrdilo za podpis. Izberemo

, saj se v nasprotnem

primeru dokument ne shrani.


revizijska sled dokumenta. Možnost je aktivna za operaterje, ki imajo pooblastilo do

spreminjanja.

- kopiranje dokumenta v odložišče. Možnost je aktivna za operaterje, ki imajo pooblastilo

do branja.

- prilepi dokument iz odložišča. Opravilo je podrobneje obravnavano v poglavju 3.4.1.

Kopiranje dokumenta v eRegistartor.

- shranjevanje dokumenta v datotečni sistem. Gre za direktno kopiranje dokumenta v

direktorij (mapo) na računalniku. Možnost je aktivna za operaterje, ki imajo pooblastilo do

branja.

- odpri in shrani kot nov dokument. Opravilo je podrobneje obravnavano v poglavju 3.4.4.

Nov dokument iz eRegistratorja.

- pripenjanje dokumenta v fascikel. Operater lahko dokument shrani v katerikoli fascikel,

na katerem je pooblaščen za upravljanje dokumentov. Možnost je aktivna za operaterje, ki

imajo pooblastilo do spreminjanja.

- podpis PDF datoteke po pravilih za podpisovanje PDF datotek. Možnost je aktivna za

operaterje, ki imajo pooblastilo do branja.

- podpis ovojnice, v kateri se nahaja dokument izbran za podpis. Možnost je aktivna za

operaterje, ki imajo pooblastilo do branja.

- oddaja dokumentov v arhiviranje pri ponudniku. S tem ukazom v arhiv oddamo

dokumente, ki jih ročno pošiljamo v arhiv . S tem ukazom lahko tudi predčasno pošljemo v

arhiv dokumente, ki se hranijo samodejno a imajo predviden čas oddaje v prihodnosti .

Ukaz je aktiven le za dokumente, ki imajo veljavno povezavo na ponudnika storitve hrambe.

Možnost je aktivna za operaterje, ki imajo pooblastilo do pregleda dokumentov.

Več o hrambi si lahko preberete v poglavju 2 Hramba elektronskih dokumentov.

- razvrščanje dokumentov. Z izbiro tega ukaza se nam podatki v preglednici dokumentov

razvrstijo po zadnjem izbranem razvrščanju pregleda po stolpcih.


Opravila spustnega menija

Z desnim klikom na enem ali več dokumentih se odpre spustni meni z opravili, ki so možni na

dokumentu. Večina opravil je dosegljiva preko orodne vrstice in spustnega menija. Njihov

pomen je v obeh primerih enak. Nekatera opravila pa je možno izvesti samo preko

spustnega menija:

- omogoča pošiljanje dokumentov na dva načina. Prvi je , ki

pošlje izbrani dokument po elektronski pošti. Izbira , pa omogoča prepis

izbranih dokumentov v stisnjeno mapo izven eRegistratorja. Oodpre se nam okno, kjer

izberemo direktorij (mapo) na računalniku, kamor bomo stisnjeno mapo shranili. Možnost je

aktivna za operaterje, ki imajo pooblastilo do branja dokumentov.

- omogoča dodajanje novega dokumenta ali nove bližnjice. S klikom na

lahko uvozimo nov dokument v eRegistrator iz datotečnega sistema s pomočjo izbora iz

raziskovalca datotek. Gumb pa omogoča direktno tvorjenje bližnjice v

eRegistratorju, ki kaže na zunanji vir, to je datoteko ali URL povezavo.

- omogoča pregled zgodovine dela z dokumentom. Možnost je

aktivna za operaterje, ki imajo pooblastilo do branja dokumentov.

- omogoča pregled starejših verzij dokumenta. V kolikor dokument nima

shranjenih starejših verzij, je možnost neaktivna. Možnost je aktivna za operaterje, ki imajo

pooblastilo do branja dokumentov.

2.6. UPRAVLJANJE Z DOKUMENTI

Upravljanje z dokumenti eRegistratorja omogoča administratorjem eRegistratorja nekatera

opravila z dokumenti, ki običajnim operaterjem niso na razpolago.

Do upravljanja z dokumenti dostopamo preko Administracija – eRegistrator – Upravljanje z

dokumenti. Odpre se podmeni, ki omogoča naslednja opravila:

omogoča odklepanje dokumentov. Z izborom te možnosti se odpre

preglednica dokumentov, ki jih posamezni operaterji zaklepajo (dokumenti so v

eRegistratorju obarvani redeče in imajo status ). Na seznamu izberemo dokumente in


jih odklenemo. Administrator eRegistratorja lahko odklene vse zaklenjene dokumente, ne

glede na to kdo jih he zaklenil.

omogoča preklic prevzema dokumentov. Z izborom te možnosti se odpre

preglednica dokumentov, ki jih imajo posamezni operaterji v prevzemu oziroma jih urejajo

(dokumenti so v eRegistratorju obarvani rdeče in krepko, imajo status ). Na seznamu

izberemo dokumente in jih vrnemo v eRegistartor. Administrator eRegistratorja lahko

vrne vse prevzete dokumente, ne glede na to kdo jih je prevzel in jih ima v spreminjanju.

omogoča preklic brisanja dokumentov. Dokumenti, ki so izločeni iz

uporabe v eRegistratorju (so brisani) se le označijo kot izločeni in skozi eRegistrator niso

več dostopni. V primeru, da je bil izločen napačen dokument, ima administrator možnost

preklicati brisanje in omogočiti ponovno dostopnost dokumenta. Z izborom te možnosti se

odpre preglednica izločenih dokumentov. Na seznamu izberemo dokumente in jim

razveljavimo brisanje.

omogoča izločitev dokumentov, ki jim je pretekel rok hrambe iz

eRegistratorja. Dokumenti imajo glede na svojo uvrstitev v klasifikacijski načrt različna

obdobja, ko se morajo hraniti v dokumentnem sistemu. Po preteku roka hrambe se lahko

dokumenti izločijo iz dokumentnega sistema in uničijo. Izločeni dokumenti se le označijo,

da so izločeni in skozi eRegistartor niso več dostopni. Če smo izločili dokumente, ki jih

nismo želeli jih lahko ponovno aktiviramo s Preklicem brisanja.

Z izborom te možnosti zaženemo izločanje dokumentov glede na rok hrambe. Ob zagonu

se nam odpre preglednica, kjer nastavimo parametre izločanja. Nastaviti moramo dva

parametra:

o Datum izločanja – uporablja se za izračun zapadlosti roka hrambe dokumenta.

Predlaga se zadnji dan preteklega leta.

o Uporabnik – je številka uporabnika iCentra katerega dokumente želimo izločati. Z

izbiro nič (0) izločamo dokumente vseh uporabnikov.

Vrste dokumentov, ki jih želimo izločiti označimo s kljukico v prvem stolpcu preglednice

(lahko si predlagamo z desnim klikom miške – izberi vse). S klikom na Izloči se izvede

izločanje zapadlih dokumentov izbranih vrst.

omogoča uničenje vsebine izločenih dokumentov. Dokumenti, ki so

izločeni (brisani) iz eRegistratorja niso fizično brisani temveč so izločeni iz pregleda v

eRegistratorju. O dokumentih so ohranjeni meta podatki in vsebina dokumenta. Če


želimo izbrisati fizično vsebino dokumentov, moramo le-te uničiti. Uničenim dokumentom

se ohranijo meta podatki.

Z izborom te možnosti zaženemo uničenje izločenih dokumentov. Ob zagonu se nam

odpre preglednica, kjer moramo določiti iz katerega uporabnika želimo izločene

dokumente uničiti. Če vpišemo nič (0), se bodo uničili izločeni dokumenti vseh

uporabnikov. Vrste dokumentov, ki jih želimo uničiti označimo s kljukico v prvem stolpcu

preglednice (lahko si predlagamo z desnim klikom miške – izberi vse). S klikom na Uniči

se izvede uničevanje izločenih dokumentov izbranih vrst.

2.7. FASCIKLI EREGISTRATORJA

Fascikli eRegistratorja omogočajo enovit dostop in enostavno upravljanje dokumentov

eRegistartoja, ki tvorijo zaključeno celoto.

2.7.1. VRSTE FASCIKLOV

Vrste fasciklov eRegistratorja predstavljajo skupine z enotnim številčenjem fasciklov znotraj

vrste fascikla. Omogočajo nam, da lahko fascikle razdelimo v različne skupine. Posamezen

fascikel lahko pripada le eni vrsti fascikla.

Primer: Imamo vrste fascikla PR (prejeti računi) in IR (izdani računi). V vrsto fascikla PR so uvrščeni

vsi fascikli, ki se samodejno kreirajo ob uvozu prejetega e-računa. V vrsto fascikla IR pa so uvrščeni

vsi fascikli, ki jih ročno odpremo pri dodajanju prilog na izdani račun.

Do vrst fasciklov dostopamo preko Administracija – eRegistrator – Vrste fasciklov.

Odpre se preglednica s podatki o vrstah fasciklov.


Na preglednici lahko dodajamo, spreminjamo ali brišemo podatke o vrstah fasciklov. Če

želimo brisati vrsto fascikla, ki je v uporabi, nas program o tem opozori in nam le-te ne pusti

brisati.

2.7.2. PREGLEDNICA FASCIKLOV EREGISTRATORJA

Preglednica s fascikli eRegistratorja omogoča pooblaščenim operaterjem enostaven dostop

do fasciklov eRegistartorja. V preglednici fasciklov so prikazani fascikli na katerih smo

pooblaščeni za dostop do dokumentov ter javni fascikli. Če smo pooblaščeni za dostop do

dokumentov fascikla, lahko z dokumenti fascikla tudi upravljamo.

Do preglednice s fascikli dostopamo preko Bližnjice – Šifranti – Fascikli ali preko opravilne

vrstice v eRegistratorju (skrajno desno).

Nad preglednico sta dva filtra, ki omogočata enostaven izbor prikazanih fasciklov.

Status fascikla, kjer lahko izbiramo med:

- prikažejo se vsi nezaključeni fascikli.

- prikažejo se nezaključeni fascikli, katerih rok izvedbe je pretekel. V

preglednici so ti fascikli obarvani rdeče.

- prikažejo se nezaključeni fascikli, ki nimajo določenega roka izvedbe. V

preglednici so ti fascikli obravani rožnato.

- pokažejo se nezaključeni fascikli, katerim rok izvedbe še ni pretekel. V

preglednici so ti fascikli obarvani zeleno.

- pokažejo se zaključeni fascikli. V preglednici so ti fascikli obarvani belo.

- kjer se pokažejo vsi fascikli.


Vrsta fasckla, ker vpišemo ali izberemo želeno vrsto fascikla. Če je podatek neizpolnjen,

se prikažejo fascikli vseh vrst fasciklov.

2.7.3. OPRAVILA FASCIKLOV

Nad preglednico fasciklov se nahaja opravilna vrstica z naslednjimi opravili:

- pregled dokumentov v fasiklu

- osveži podatke v preglednici

- omejitev števila pregleda prikazanih fasciklov

- pred nasatvljeni filtri za omejitev podatkov v preglednici fasciklov.

- dodaj fascikel

- popravi fascikel

- briši fascikel (fascikla ne moremo brisati dokler so v njem pripeti dokumenti)

- zaključi fascikel (po potrditvi dobi fascikel status zaključen in upravljanje dokumetnov na

njem ni več mogoče)

- komentiraj fascikel

2.7.4. DODAJANJE NOVEGA FASCIKLA

Nov fascikel opremo s klikom na gumb (dodaj fascikel). Odpre se okno za definiranje

lastnosti novega fascikla. Sestavlja ga več zavihkov, in sicer Osnovni podatki, Pooblastila in

Komentarji.

Najprej izpolnimo označena polja na zavihku Osnovni podatki:

Vrsta fascikla – vnesemo ali izberemo vrsto fascikla, kateri pripada fascikel.

Šifra fascikla – se zapiše samodejno, ko potrdimo vnos podatkov.

Naziv fascikla – kratek opis vsebine fascikla.


Uporabnik – vpišemo ali izberemo uporabnika iCentra, ki mu pripada fascikel.

Predlaga se uporabnik, v katerega smo trenutno prijavljeni.

Javni fascikel – označimo, če gre za javni fascikel. Javni fascikli so dostopni vsem

operaterjem. To pomeni, da lahko vsi operaterji pregledujejo oziroma berejo

dokumente pripete v fascikel.

Skrbnik - vpišemo uporabniško ime operaterja, ki je skrbnik fascikla. Ta se

samodejno doda med pooblaščene operaterje.

Status – izberemo možnost V delu ali Zaključen.

Rok izvedbe – vnesemo datum, do katerega naj bi bil fascikel zaključen.

Skupina/Šifra – opredeljujeta nosilni subjekt fascikla (npr. šifra stranke)

Klasifikacijska skupina/Klasifikacijski znak – opredeljujeta položaj fascikla v

klasifikacijskem načrtu, v kolikor je za fascikel to potrebno. V kolikor vnesemo

podatek o Roku hrambe, se podatki o hrambi na posamezni vrsti ne upoštevajo –

'povozijo' jih podatki na Roku hrambe.

Rok hrambe – datum, do katerega se morajo dokumenti fascikla hraniti v

elektronskem arhivu.

Opis – podrobnejši opis vsebine fascikla.


Zavihek Pooblastila izpolnjujemo, v kolikor želimo da tudi drugi operaterji lahko delajo z

dokumenti priloženimi temu fasciklu. Pooblastilo novemu operaterju dodamo s klikom na

(dodaj). Odpre se nam okno s seznamom operaterjev. Izberemo operaterja, ki mu želimo dati

pooblastilo ter obkljukamo:

, s čimer omogočimo operaterju, da ureja na fasciklu le dokumente, nad katerimi

ima po varnostnem sistemu pravico do dela.

, s čimer omogočimo operaterju, da ureja na fasciklu tudi dokumente, nad

katerimi ima po varnostnem sistemu nima pravico do dela.

Zavihek Komentarji izpolnjujemo, v kolikor želimo na fascikel dopisati kakršnokoli opombo

oziroma komentar.

S klikom na je nov fascikel odprt.


3. DELO Z ELEKTRONSKIMI DOKUMENTI V PRAKSI

3.1. UVOZ PREJETEGA E-RAČUNA IN UREJANJE

NJEGOVIH DOKUMENTOV

Prejete e-račune lahko v Knjigo prejetih računov uvažamo na dva načina, in sicer:

ročno z izbiro Uvoz e-računov

avtomatično z izbiro Uvoz računov e-Poštar (B2B povezava z UJP-netom)

V obeh primerih se nam odpre spodnje okno (pri uvozu preko e-Poštarja nimamo okenca

Uvozi iz mape), kjer moramo biti pozorni na naslednje nastavitve:

Ob uvozu prepiši dokumente na vrsto fascikla, kjer iz šifranta fasciklov izberemo šifro

fascikla za prejete račune. Ta nastavitev omogoča, da se fascikel ob uvozu prejetega e-

računa kreira samodejno.

Javni fascikel omogoča, da dokumente, ki se z uvozom prejetega e-računa vložijo v

fascikel vidijo (ne pa tudi spreminjajo) vsi operaterji, ki imajo pravico do dela s podatki v

Knjigi prejetih računov.

Obe nastavitvi sta pomembi, saj se s tem izognemo ročnemu odpiranju fasciklov in

naknadnemu dodajanju pooblastil na fasciklih. Nastavitve je potrebno urediti pri vsakem

operaterju, ki e-račune uvaža. Nastavitve se ohranijo s prvim uvozom prejetega e-računa ob

takih nastavitvah.

2 0 . 7 . 2 0 1 5 O b v l a d o v a n j e d o k u m e n t a c i j e v S A O P i C e n t r u - 1 0 0

Ko prejeti e-račun uvozimo v Knjigo prejetih računov se:

avtomatično izpolnijo podatki o dobavitelju, datumih, znesku in davkih. Uvožene

podatke vedno preverite in jih po potrebi dopolnite oziroma popravite.

dokumenti prejetega e-računa vložijo v eRegistrator na nivo šifranta strank. Shranijo

se XML in priloge prejetega e-računa (PDF in razne specifikacije). Ovojnica se ne

shranjuje. Dokumenti prejetega e-računa v eRegistratorju ostanejo, dokler jih ročno

ne brišemo.

Primer: Uvozili smo račun dobavitelja, ki se nam je v Knjigi prejetih računov shranil pod

zaporedno številko 36. Po uvozu smo ugotovili napako in račun 36 brisali iz preglednice v

Knjigi prejetih računov. S tem smo pobrisali le podatke, ki so pomembni za nadaljnje knjiženje.

Dokumenti prejetega računa (XML, PDF) so kljub brisanju ostali v eRegistratorju, zato jih

moramo s funkcijo Briši pobrisati iz eRegistratorja.

samodejno kreira fascikel prejetega računa, v kolikor smo pri postopku uvažanja

upoštevali zgornje nastavitve - izbira šifre fascikla. V fascikel se pripnejo vsi

dokumenti prejetega e-računa, naknadno pa lahko pripenjamo tudi dodatne priloge

prejetega e-računa (npr. naročilnice). Dokumenti ostanejo pripeti na fasciklu, dokler

jih ročno ne odpnemo iz posameznega fascikla.


3.1.1. PREGLED UVOŽENIH DOKUMENTOV PREJETEGA E-

RAČUNA

V Knjigi prejetih računov do uvoženih dokumentov prejetega e-računa najlažje dostopamo

preko pasice s priponkami dokumentov (glej sliko). Pasica prejetega računa je sestavljena

iz:

Slike – na to mesto se pripne PDF dokument prejetega e-računa. V kolikor PDF

dokumenta ni in XML zagotavlja vizualizacijo prejetega e-računa, se na to mesto

pripne XML.

Slike priloge – na to mesto se pripne XML prejetega e-računa. V kolikor XML

zagotavlja vizualizacijo, se pripne na Sliko, Slika priloge pa ostane nezasedena.

Fascikla – na to mesto se pripnejo XML in vse priloge prejetega e-računa. Fascikel

se samodejno kreira, če ob uvozu prejetega e-računa določimo šifro fascikla za uvoz.

V kolikor tega ne definiramo, to polje ostane nezasedeno (sivo).

V levem in desnam delu pasice so gumbi, ki nam omogočajo delo s priponko oziroma

fasciklom. V srednjem delu je zapisano ime pripetega dokumenta. Če je dokument prevzet v

spreminjanje, je ime dokumenta obarvano rdeče in krepko. Če je dokument zaklenjen, pa je

ime obarvano rdeče.

V nadaljevanju so predstavljena gumbi z opravili, ki jih pasica ponuja:

- pripni dokument. Odpre se Raziskovalec dokumentov na glavni mapi entitete, ki

omogoča izbrati obstoječo datoteko ali kreirati nov dokument.

- odpri mesto priponke. Odpre se Raziskovalec dokumentov v mapi, kjer se nahaja

pripeti dokument.

- odpni dokument. Izbrani dokument pripet na Sliko oziroma Sliko priloge se odpne iz

tega mesta. Dokument je še vedno shranjen v glavni oziroma podmapah entitete (še vedno

je v eRegistratorju).

- odpri pripeti dokument. Odpre se pripeti dokument. Gumb je aktiven samo za operaterje

s pooblastilom branja posamezne vrste dokumenta.


- prevzemi pripeti dokument. Pripeti dokument prevzamemo v spreminjanje oziroma

urejanje. Gumb je aktiven samo na dokumentih, ki niso v spreminjanju ali zaklenjeni.

Dokument lahko prevzame samo operater s pooblastilom za spreminjanje dokumenta.

- vrni dokument. Vrne novo, popravljeno verzijo prevzetega dokumenta. Puščica poleg

dokumenta omogoča izbiro s pomočjo katerega razveljavimo prevzem

dokumenta. Opravili sta aktivni le operaterju, ki je prevzel dokument v spreminjanje.

- v fascikel. Omogoča enostavno dodajanje pripetega dokumenta v izbrani fascikel. V

kolikor je fascikel na pasici aktiven, se izbrani dokument samodejno doda v ta fascikel, sicer

pa moramo fascikel izbirati iz preglednice fasciklov.

- optično preberi dokument. Odpre se vmesnik za optično branje dokumenta (skeniranje).

Postopek skeniranja je podrobneje opisan v poglavju 3.4.2. Optično branje papirnih

dokumentov.

- dodaj fascikel. Gumb omogoča ročno dodajanje fascikla, v kolikor le-ta ni bil samodejno

kreiran ob uvozu prejetega računa. Postopek opisan v poglavju 4.1.3. Delo s fasciklom

prejetega e-računa.

- pripni fascikel. Gumb omogoča, da na pasico pripnemo že obstoječi fascikel. Odpre se

nam preglednica fasciklov, v kateri izberemo želeni fascikel. Izbiramo lahko med fascikli, za

katere smo pooblaščeni za upravljanje z dokumenti.

- odpni fascikel. Izbrani fascikel se odpne iz tega mesta. Fascikel je še vedno shranjen v

preglednici fasciklov (še vedno je v eRegistratorju).

- zaključi pripeti fascikel. Zaključenega fascikla ne moremo več urejati – upravljanje z

dokumenti v fascikli je onemogočeno.

- pregled dokumentov v fasciklu. Odpre se preglednica dokumentov, vloženih na pripeti

fascikel.

- dodaj komentar. Odpre se nam okno za dodajanje komentarjev na pripeti fascikel.

- pregled revizijske sledi. Odpre se nam okno z revizijsko sledjo fascikla.

Do dokumetntov prejetega računa lahko torej dostopamo preko (pripni dokument) in

(odpri mesto priponke) oziroma preko vpogleda v fascikel (pregled dokumentov v


fasciklu). Preko prvih dveh gumbov dostopamo v Raziskovalec dokumentov določenega

subjekta. Razlika med dostopoma je ta, da preko (pripni dokument) dostopamo do glavne

mape (v primeru na sliki spodaj je to mapa 0000001), preko (odpri mesto priponke) pa

nas pregled postavi v mapo, kamor je pripeti dokument shranjen (v primeru na sliki spodaj je

to mapa Prejeti računi 2015).

V kolikor dostopamo preko (pregled dokumentov v fasciklu), pa se v preglednici prikažejo

le dokumenti, ki so vloženi v pripet fascikel. Za vrsto fasciklov prejeti računi to pomeni, da

vidimo le dokumente, ki so sestavni del določenega prejetega računa.


3.1.2. UREJANJE DOKUMENTOV PREJETEGA E-RAČUNA

V poglavju 4.1.1. Pregled uvoženih dokumentov prejetega e-računa smo pojasnili

funkcionalnosti posameznih gumbov na pasici s priponkami dokumentov. V nadaljevanju,

je predstavljen primer urejanja dokumentov prejetega e-računa preko pasice s priponkami.

Primer: Uvozili smo prejeti e-račun izdajatelja, ki vsebuje le XML datoteko. Ob urejanju prejetega

računa smo ugotovili, da se dokument ne vizualizira pravilno – dokument je neberljiv.

V takem primeru prejetega računa ne zavrnemo, temveč kontaktiramo izdajatelja, ga obvestimo o

napaki in zahtevamo prejeti račun v PDF obliki. Ko dokument prejmemo, moramo urediti pasico s

priponkami dokumentov.

Iz Slike z ukazom (odpni dokument) odpnemo napačen dokument. Odpre se nam opozorilo, da se

bo pot do priponke izgubila – izberemo 'V redu'. S tem se izgubi le pot do priponke. XML računa je še

vedno hranjen v mapi subjekta.

Na polje Slika pripnemo pravi dokument. Vstopimo v Raziskovalec na subjektu preko gumba

(pripni dokument).

V Raziskovalcu izberemo podmapo na subjektu, kamor bomo hranili PDF dokument prejetega računa.

V našem primeru je to mapa Prejeti računi 2015. Vidimo lahko, da je odpeti XML dokument še vedno

dostopen preko raziskovalca (kasneje ga bomo pripeli na Sliko priloge).


Imamo tri možnosti dodajanja PDF dokumenta:

PDF smo prejeli preko MS Outlooka. V prejetem elektronskem sporočilu se postavimo na priponko

(PDF računa). Z desnim klikom aktiviramo možnost 'Kopiraj'. V Raziskovalcu se nato postavimo v

polje z dokumenti ter izberemo (prilepi).

PDF smo prejeli preko elektronske pošte, vendar nam le-ta ne omogoča kopiranja prilog. Priponko

(PDF računa) elektronske pošte shranimo v direktorij (mapo) na računalniku, se postavimo nanj

ter z desnim klikom aktiviramo možnost 'Kopiraj' (Ctrl+C). V Raziskovalcu se nato postavimo v

polje z dokumenti ter izberemo (prilepi).

PDF smo prejeli preko elektronske pošte, vendar nam le-ta ne omogoča kopiranja prilog. Priponko

(PDF računa) elektronske pošte shranimo v direktorij (mapo) na računalniku. V Raziskovalcu se

nato postavimo v polje z dokumenti in z desnim klikom miške aktiviramo seznam opravil, kjer

izberemo 'Novo – Dokument'. Odpre se nam raziskovalec datotek, kjer zberemo shranjen PDF

dokument.


Neglede na način dodajanja dokumenta se nam nato odpre okno za Dodajanje dokumenta. Dokument

lahko poljubno preimenujemo, v kolikor nam trenutno poimenovanje ne ustreza. Nato moramo v polje

Vrsta dokumenta izbrati pravo šifro vrste dokumenta. V našem primeru je to PR – Prejeti računi. Po

želji lahko dodamo komentar.

S klikom na dokument vložimo v eRegistrator.

V Raziskovalcu se postavimo na pravi dokument (PDF računa) in izbiro potrdimo z gumbom

.


PDF računa je tako pripet na mesto Slika.

Če želimo lahko na mesto Slika Priloge pripnemo še XML prejetega računa. Dostopamo preko gumba

(pripni dokument) na Sliki priloge in v Raziskovalcu izberemo predhodno odpeti XML dokument.

Pripenjanje na Sliko priloge ni nujno, saj se je XML dokument ob uvozu prejetega e-računa že

samodejno pripel v fascikel. S tem je shranjen na pravo mesto – v fascikel, kjer hranimo vse

dokumente prejetega e-računa.

V kolikor fascikel ni odprt, ga moramo odpreti ročno po navodilih v poglavju 4.1.3 Delo s

fasciklom prejetega e-računa. V fascikel nato priložimo tako PDF kot tudi XML dokument


PDF dokument smo vložili kasneje, zato ga moramo v fascikel ročno pripeti. Na mestu Slika, kamor je

PDF pripet izberemo gumb (v fascikel).

S klikom na potrdimo pripenjanje na fascikel.

S klikom na (pregled dokumentov v fasciklu) preverimo, da so vsi dokumenti na mestu in

zaključimo urejanje.


3.1.3. DELO S FASCIKLOM PREJETEGA E-RAČUNA

Fascikel prejetega računa je pomemben iz več razlogov:

Ob uvozu prejetega e-računa se vanj shranijo vsi dokumenti prejetega računa.

Omogoča dodajanje novih prilog prejetega e-računa.

'Drži' oziroma hrani vse dokumente prejetega e-računa na enem mestu.

Primer: Lahko se zgodi, da ob uvozu prejetega e-računa pozabimo na izbiro šifre fascikla prejetega

računa (polje fascikel je sivo – glej sliko spodaj). V tem primeru lahko fascikel opremo ročno in nanj

ročno pripnemo dokumente prejetega e-računa.

Nov fascikel opremo s klikom na gumb . Odpre se okno za definiranje lastnosti novega fascikla.

Sestavlja ga več zavihkov, in sicer Osnovni podatki, Pooblastila in Komentarji. Najprej izpolnimo

označena polja na zavihku Osnovni podatki:

Vrsta fascikla je šifra fascikla za prejete račune (npr. PR).

Naziv fascikla je poljubno poimenovanje fascikla prejetega računa. Svetujemo sistematično

poimenovanje fasciklov (npr. zaporedna številka prejetega računa).

Označimo opcijo Javni fascikel. To pomeni, da bodo lahko operaterji, ki imajo pravico do dela

s Knjigo prejetih računov, videli dokumente priložene temu fasciklu.


Zavihek Pooblastila izpolnjujemo, v kolikor želimo da operaterji, ki imajo pravico do dela s Knjigo

prejetih računov, delajo z dokumenti priloženimi temu fasciklu (spreminjajo obstoječe dokumente ali

dodajajo nove priloge). Pooblastilo novemu operaterju dodamo s klikom na (dodaj). Odpre se nam

okno s seznamom operaterjev. Izberemo operaterja, ki mu želimo dati pooblastilo ter obkljukamo:

, s čimer omogočimo operaterju, da ureja na fasciklu le dokumente, nad katerimi ima po

varnostnem sistemu pravico do dela.

, s čimer omogočimo operaterju, da ureja na fasciklu tudi dokumente, nad katerimi

ima po varnostnem sistemu nima pravico do dela.

Zavihek Komentarji izpolnjujemo, v kolikor želimo na fascikel dopisati kakršnokoli opombo oziroma

komentar.


S klikom na je nov fascikel odprt, vendar prazen. Nanj moramo pripeti dokumente


Dokumente pripnemo tako, da za dokumente priložene na Sliko in Sliko priloge izberemo (pošlji v

fascikel). Potrdimo fascikel, ki nam ga sistem avtomatično ponudi oziroma iz preglednice fasciklov

izberemo želeni fascikel.

S klikom na se dokumenti prenesejo v ročno odprt fascikel. Dokumente lahko pregledamo

s klikom na (pregled dokumentov).


3.1.4. DODAJANJE PRILOG PREJETEMU E-RAČUNU

Prejetemu e-računu lahko dodajamo priloge, ki jih z e-računom nismo prejeli. Priloge vedno

dodajamo s pripenjanjem dokumentov v fascikel prejetega računa. V nadaljevanju so

predstavljeni primeri dodajanja prilog.

Preko gumba (pregled dokumentov) dostopamo do dokumentov vloženih v fascikel

prejetega računa.

V fasciklu imamo naslednje možnosti dodajanja dokumenta:

Optično branje dokumenta: Dokument v fascikel optično preberemo s klikom na gumb

. Odpre se vmesnik za optično branje oziroma skeniranje dokumentov. Postopek

skeniranja je podrobneje predstavljen v poglavju 3.4.2. Optično branje papirnih dokumentov.

Prilepi dokument: Dokument lahko dodajamo tako, da ga v odložišču (v mapi na

računalniku) kopiramo, v fasciklu pa ga z ukazom (prilepi), dodamo v preglednico

dokumentov. Postopek kopiranja in lepljenja dokumenta je podrobneje predstavljen v

poglavju 3.4.1. Kopiranje dokumentov v eRegistrator.

Novo – Dokument: Z desnim klikom miške na polje z dokumenti v fasciklu se odpre spustni

meni z opravili, ki so možna na dokumentu. Z izbiro se nam ponudi gumb

, omogoča dodajanje dokumenta iz datotečnega sistema s pomočjo izbora iz

raziskovalca datotek. Postopek dodajanja dokumenta na ta način je predstavljen na primeru

urejanja prilog prejetega računa v poglavju 3.4.1. Kopiranje dokumentov v eRegistrator.

Nov dokument iz vzorcev eRegistratorja: Dokument lahko dodamo tudi preko vzorcev

dokumentov. Dodajanje preko vzorcev zaženemo preko gumba . Postopek je

podrobneje predstavljen v poglavju 3.4.3. Nov dokument iz vzorcev eRegistratorja.


Dodaj iz eRegistrtorja: V fascikel lahko dodamo dokument, ki je že vložen v eRegistrator. Z

izbiro gumba (dodaj iz eRegistratorja) se nam odpre Pregled nad dokumenti v

eRegistratoju.

S pomočjo filtrov se omejimo po pregledu in se postavimo na želen dokument. Izbiro

potrdimo s klikom na .

Odpre se še potrditveno okno za izbiro fascikla prejetega računa. S klikom na se

dokument pripne na fascikel prejetega računa.


Zgodi se, da v fascikel prejetega računa pripnemo napačen dokument. Napačno prilogo bi

radi odstranili iz fascikla. V fasciklu se postavimo na prilogo, ki jo želimo odstraniti in

kliknemo na (odpni dokument).

S tem dokument le odpnemo iz fascikla. Dokument je še vedno hranjen v eRegistartorju. V

kolikor želimo dokument brisati, moramo preko (pripni dokument) ali (odpri mesto

priponke) dostopati do Raziskovalca. Tam poiščemo dokument, ki ga želimo brisati, se

postavimo nanj in izberemo (briši). Možnost brisanja imajo le operaterji s pooblastilom

do brisanja posamezne vrste dokumentov.

3.2. IZDANI E-RAČUN IN NJEGOVE PRILOGE

PDF in XML dokument ter morebitne priloge izdanega računa se v eRegistrator shranijo, ko

pripravimo osnutek izdanega računa. V kolikor želimo izdanemu računu dodati priloge,

moramo to storiti pred pripravo osnutka izdanega računa.


3.2.1. DODAJANJE PRILOG IZDANEMU E-RAČUNU

Priloge izdanega računa lahko dodajamo na dva načina:

Preko Priponka (o.), kjer lahko pripnemo le eno prilogo izdanega računa.

Preko Fascikla izdanega računa, kamor lahko pripnemo poljubno število prilog. Fascikel

se ne kreira samodejno ampak ga moramo odpreti ročno.

Postopek dodajanja dokumentov preko Raziskovalca in fasciklov je opisan v poglavjih 3.4.

Dodajanje dokumentov v eRegistrator in 3.7.4. Dodajanje novega fascikla

3.2.2. PRIPRAVA OSNUTKA IZDANEGA E-RAČUNA

Pri pripravi osnutka izdanega e-računa moramo biti pozorni na naslednje nastavitve:

Dodaj Priponka (o.) – v izdan e-račun se vključi dokument, ki je pripet na mesto

Priponka (o.).

Dodaj vse dokumente iz fascikla – v izdan e-račun se vključijo vsi dokumenti pripeti v

Fascikel.

Documents

Poletni seminar iCenter Obvladovanje dokumentacije · Poletni seminar iCenter Obvladovanje dokumentacije javni sektor SAOP računalništvo Cesta Goriške fronte 46 5290 Šempeter