PO 00 - Elaborarea Planului de audit - mdlpl.romdlpl.ro/_documente/audit/proceduri.pdf · Planificarea activităţii de audit public intern se realizează pe trei nivele: planificare

PO 00 MIE DIRECŢIA AUDIT

PROCEDURA OPERATIONALĂ

ELABORAREA PLANULUI DE AUDIT

Versiunea : 3 Data : 30/06/06

Pag : 1

Scopul:

Planificarea anuală şi strategică (3 ani) a misiunilor de audit public intern.

Premise: Planificarea activităţii de audit public intern se realizează pe trei nivele: planificare

strategică, anuală şi planificarea sarcinilor în cadrul misiunii. Planul strategic de audit public intern se stabileşte pe o perioada de minim 3 ani pe

baza analizei riscului asociat activităţilor auditabile de către structura de audit public intern.

Planul anual de audit public intern se întocmeşte în baza planului strategic de către structura de audit public intern.

Planificarea sarcinilor în cadrul misiunii se realizează conform procedurii PO 06 – Elaborarea programului misiunii de audit intern.

Procedura:

Acţiune desfăşurată de:

Acţiune:

Directorul Direcţiei Audit

1. Elaborează un memorandum prin care înştiinţează ca Direcţia Audit pregăteşte proiectul planului de audit public intern pe baza evaluării riscului asociat diferitelor structuri, activităţi, programe, proiecte sau operaţiuni

(Memorandum de Solicitare Informaţii– Anexa nr.01). Prin acest Memorandum se solicită Directorilor din MIE şi altor părţi interesate (NAO, Autoritatea de Audit) furnizarea de date, informaţii, sugestii pentru elaborarea proiectului planului anual de audit.

2. Transmite documentul de mai sus celor interesaţi. Directorii MIE/alte structuri interesate

3. Transmit către directorul Direcţiei Audit MIE informaţiile solicitate.

4. Se întâlnesc cu directorul Direcţiei Audit pentru a discuta solicitările specifice pentru serviciile de audit (dacă este necesar).

Auditorii 5.Pe baza informaţiilor primite de la structurile MIE/părţile interesate elaborează analiza riscului, actualizează Planul de audit strategic (Anexa nr.04), întocmesc proiectul Planului anual de audit (Anexa



ELABORAREA PLANULUI DE AUDIT


Pag : 2

nr.02) şi Referatul de justificare (Anexa nr.03).

6.Verifică dacă planul anual este în concordanţă cu planul strategic.

7. Discută cu directorul Direcţiei Audit documentele elaborate şi efectuează modificările corespunzătoare, dacă este cazul.


8. Se întâlneşte cu Ministrul MIE şi directorii MIE pentru a stabili lista de priorităţi de audit intern.

9. Efectuează modificările necesare, dacă este cazul. 10. Semnează proiectul planului strategic de audit

public intern, proiectul planului anual de audit şi le transmite spre aprobare Ministrului MIE.

Ministrul MIE 11.Aprobă Planul strategic şi Planul anual de audit public intern.



ORDIN DE SERVICIU Versiunea: 3 Data : 30/06/06

Pag : 1

Scopul:

De a repartiza sarcinile de serviciu pe auditori interni, astfel încât aceştia să poată demara misiunea de audit public intern.

Premise:

Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenţie dat de către structura de audit public intern, se întocmeşte de către auditori şi se aprobă de către directorul Direcţiei Audit, pe baza planului anual de audit public intern. În cazul misiunilor de audit ad-hoc ordinul de serviciu va fi aprobat de către Ministrul Integrării Europene.

Procedura: Acţiune întreprinsă de Acţiune Auditorii

1. Întocmesc Ordinul de serviciu – ref.A01 (Anexa nr.05) pe baza planului anual de audit public intern;

Supervizorul 2. Avizează sau propune modificări la Ordinul de serviciu; Directorul Direcţiei Audit

3. Aprobă Ordinul de serviciu; 4. Repartizează sarcinile de serviciu pe fiecare auditor în parte;

Personalul de secretariat/ auditorii

5. Alocă un număr Ordinului de serviciu; 6. Asigură copii ale Ordinului de serviciu fiecărui membru al echipei de audit.

Auditorii 7. Îndosariază Ordinul de serviciu în Dosarul permanent – secţiunea A.



DECLARAREA INDEPENDENŢEI ŞI

CALIFICĂRII Versiunea : 3 Data : 30/06/06

Page : 1

Scopul:

De a demonstra independenţa auditorilor faţă de entitatea/structura auditată şi de a arata că auditorul desemnat are calificările necesare efectuării auditului respectiv.

Premise:

În vederea desemnării auditorilor interni pentru efectuarea misiunii de audit public intern vor fi verificate incompatibilităţile personale ale acestora. Astfel, un auditor nu va fi desemnat acolo unde există incompatibilităţi personale, doar dacă repartizarea lui este imperios necesară, fiind furnizată în acest sens o justificare din partea conducătorului structurii de audit public intern. Dacă în timpul efectuării misiunii de audit public intern apare o incompatibilitate, reală sau presupusă, auditorii sunt obligaţi să informeze de urgenţă şeful structurii de audit/înlocuitorul acestuia.

Procedura:

Acţiune întreprinsă de:

Acţiune:

Auditorul (i) 1. Completează Declaraţia de Independenţă şi Calificare – Ref A02;

Directorul Direcţiei Audit MIE

2. Analizează Declaraţia de Independenţă; 3. Identifică incompatibilitate semnalată de către

auditori şi stabileşte modalitatea în care aceasta poate fi atenuată;

4. Stabileşte dacă auditorul are calificarea necesară pentru realizarea misiunii de audit intern;

5. Semnează Declaraţia de Independenţă.

Auditorul (i) 6. Îndosariază Declaraţia de Independenţă în dosarul permanent secţiunea A;

7. Dacă se iveşte un conflict de interese real sau doar perceput a fi conflict de interese în timpul misiunii, anunţă imediat conducerea direcţiei.

PO 03 MIE DIRECTIA AUDIT

PROCEDURA OPERAŢIONALĂ

NOTIFICAREA STRUCTURII AUDITATE

Versiunea :3 Data : 30/06/06

Pag : 1

Scopul: Să informeze entitatea/structura auditată că urmează să se desfăşoare o misiune de audit public intern.

Premise: Se intenţionează ca prin notificarea entităţii/structurii auditate să se asigure desfăşurarea corespunzătoare a procedurilor de audit.

Procedura:


Acţiune:

Auditorul (i) 1. Întocmeşte Notificarea structurii auditate– ref B01-1 (Anexa nr.07) cu cel puţin de 15 zile înainte de audit;

Notă: informaţia cerută de la entitatea auditată include cel puţin următoarele:

- Organigrama; - ROF; - Fişe ale posturilor; - Situaţii financiare ; - Rapoarte de analiză comparativă sau/şi de operare; - Criteriile cheie de eficienţă şi performanţă; - Descrierea activităţilor şi/sau operaţiunilor semnificative

(include şi schemele proceselor dacă sunt disponibile); - Manualul de proceduri şi politici interne ; - Schimbări propuse şi schimbări în curs în cadrul politicilor

şi procedurilor; - Copii ale regulamentelor externe şi a legislaţiei naţionale

aplicabile; - Rapoarte, sondaje întocmite de entităţi externe etc.


2. Analizează şi semnează Notificarea structurii auditate;

Auditorul (i) 3. Înregistrează Notificarea şi o trimite entităţii auditate; 4. Include ariile de interese (daca este necesar) in

programul auditului; 5. Îndosariază o copie a Notificării structurii auditate – ref

B01 în documentele de lucru ale auditului; 6. Ulterior, verifică dacă entitatea auditată oferă

informaţiile cerute;

PO 03-1 MIE DIRECŢIA AUDIT

PROCEDURA OPERATIONALA NOTIFICAREA PĂRŢILOR

INTERESATE Versiunea : 3 Data : 30/06/06

Pag : 1

Scopul: Să informeze părţile interesate în legătură cu faptul că urmează să se desfăşoare o misiune de audit public intern.

Premise: Se intenţionează ca prin notificarea părţilor interesate să se asigure desfăşurarea corespunzătoare a procedurilor de audit.

Procedura:


Acţiune:

Auditorul (i) 1. Elaborează Notificarea către părţile interesate - ref B01-2 (Anexa nr.8);

Directorul Direcţiei Audit - MIE

2. Analizează Notificarea către părţile interesate; 3. Semnează Notificarea către părţile interesate;

Auditorul (i) 4. Include domeniile de interes (dacă există vreunul) în Programul de Audit;

5. Îndosariază Notificarea şi răspunsul în dosarul permanent – secţiunea B.


PROCEDURA OPERAŢIONALĂ COLECTAREA ŞI PRELUCRAREA INFORMAŢIILOR

(activităţi preliminare de audit) Versiunea : 3 Data : 30/06/06

Pag : 1

Scopul: Cunoaşterea domeniului auditabil îl ajută pe auditor să se familiarizeze cu

entitatea/structura auditată. Colectarea informaţiilor facilitează realizarea procedurilor de analiză de risc şi a celor de verificare.

Premise: Colectarea şi prelucrarea este, în fapt, pregătirea informaţiilor în vederea efectuării

analizei de risc şi pentru identificarea informaţiilor necesare, fiabile, pertinente şi utile pentru a atinge obiectivele misiunii de audit public intern.

Colectarea şi prelucrarea informaţiilor presupune: • identificarea principalelor elemente ale contextului instituţional şi socio-economic

în care entitatea/structura auditată îşi desfăşoară activitatea; • analiza cadrului normativ ce reglementează activitatea entităţii/structurii auditate; • analiza entităţii/structurii auditate şi activităţile sale (organigrama, regulamente

de funcţionare, fişe ale posturilor, procedurile scrise); • analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desfăşurare a misiunii de audit

public intern; • identificarea punctelor cheie ale funcţionării entităţii/structurii auditate şi ale

sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabilă a punctelor tari şi slabe; • să identifice constatările semnificative şi recomandările din rapoartele de audit

precedente, care ar putea să afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern;

• identificarea şi evaluarea riscurilor cu incidenţă semnificativă; • să identifice surse potenţiale de informaţii care ar putea fi folosite ca dovezi ale

auditului şi să considere validitatea şi credibilitatea acestor informaţii.

Procedura:


Acţiune:

Auditorul (i) 1. După primirea de la structura auditată a Chestionarului de auto-evaluare – ref.B04-1 (Anexa nr.09), auditorul intervievează conducerea entităţii auditate pentru a obţine informaţii adiţionale privind cadrul general de desfăşurare a activităţii acestora Rezumatul interviului – ref A04-3 (Anexa nr.11), identifică legile şi regulamentele aplicabile entităţii/structurii şi programelor auditate;

2. Obţin organigrama, regulamentele de funcţionare, fişe ale posturilor, proceduri scrise ale entităţii/structurii auditate;

3. Identifică personalul cheie responsabil; 4. Identifică circuitul documentelor; 5. Intervievând personalul pas cu pas observă procesele/

activităţile pentru: (1) a se familiariza cu modul de operare al programelor şi (2) a înţelege sistemele informaţionale;

6. Obţin exemplare ale rapoartelor de audit intern şi extern anterioare;

7. Solicită şi revede pistele de audit ale activităţilor/programelor auditate;



ANALIZA RISCURILOR


Pag : 1

Scopul: Analiza riscului reprezintă o etapă majoră în procesul de audit public intern, care are

drept scopuri: identificarea pericolelor din entitatea/structura auditată, dacă controalele interne sau procedurile entităţii/structurii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele, evaluarea structurii/evoluţiei controlului intern al entităţii/structurii auditate.

Premise: Reprezintă un punct de pornire în elaborarea Tabelului "puncte tari şi puncte slabe". Aprecierea unui risc are la bază două estimări:

- gravitatea pierderilor care pot rezulta ca urmare a riscului (sau al consecinţelor directe şi indirecte);

- probabilitatea ca riscul să revină (noţiune cuantificată formal). Riscurile potenţiale se pot concretiza în recomandări de audit, acestea depinzând de

rezultatele de la controalele, testările şi verificările anterioare. Punctele tari şi punctele slabe se exprimă calitativ şi cantitativ în funcţie de rezultatele aşteptate şi de condiţiile de obţinere a acestora. Un punct tare sau un punct slab trebuie să fie exprimat în funcţie de un obiectiv de control intern sau de o caracteristică urmărită, pentru a asigura buna funcţionare a entităţii/structurii auditate sau atingerea unui rezultat scontat.

Procedura:


Acţiune:

Auditorii

1. Din activitatea desfăşurată în timpul colectării şi prelucrării informaţiilor, pregătesc o Listă centralizatoare a obiectelor auditabile – ref C02-1 (Anexa nr.12);

2. Întocmesc Matricea riscurilor – ref.C02-2 (Anexa nr.13). În acest scop:

- Analizează ameninţările (riscurile) asociate acestor operaţiuni/activităţi;

- Stabilesc criteriile de analiză a riscurilor; - Stabilesc ponderea fiecărui criteriu de analiza a riscului; - Stabilesc nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu de analiză

utilizat; - Stabilesc punctajul total al criteriului de analiză utilizat; 3. Ierarhizează operaţiunile/activităţile ce urmează a fi auditate,

respectiv elaborează Tabelul puncte tari şi puncte slabe – ref.C02-3 (Anexa nr.14);

4. Întocmesc Matricea de evaluare a controlului intern – ref.C02-4 (Anexa nr.15);

5. Transmit documentele prezentate mai sus la supervizor pentru



ANALIZA RISCURILOR


Pag : 2

revizuire;

Supervizorul 6. Supervizează Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, Matricea riscurilor, Tabelul puncte tari şi puncte slabe, Matricea de evaluare a controlului intern şi Fişele de constatare şi analiză a problemelor iniţiate pentru fiecare control care va fi testat.

7. Organizează o şedinţă pentru reevaluare obiectivelor stabilite, a domeniului şi a metodologiei, după caz;

Auditorii 8. Îndosariază Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, Matricea riscurilor, Tabelul puncte tari şi puncte slabe, Matricea de evaluare a controlului intern în dosarul permanent – secţiunea C.

OP 06 MIE DIRECŢIA AUDIT

PROCEDURA OPERAŢIONALĂ ELABORAREA PROGRAMULUI

MISIUNII DE AUDIT (Agenda de audit)

Version : 3 Date : 30/06/06

Page : 1

Scopul: Asigură faptul că au fost luate în considerare toate aspectele referitoare la obiectivele

misiunii de audit public intern, asigură repartizarea sarcinilor şi planificarea activităţilor, precum şi supervizarea.

Premise:

Programul de audit public intern este un document intern de lucru al Direcţiei Audit, care cuprinde:

- obiectivele misiunii de audit, - acţiunile (activităţi) concrete ce trebuie întreprinse pentru atingerea obiectivelor

auditului, - repartizarea activităţilor pe fiecare auditor, - perioada de timp preconizată şi efectivă, - testările, precum şi alte proceduri de audit care se vor aplica.

În baza Programului de audit public intern se elaborează un program al intervenţiilor la faţa locului, care detaliază lucrările pe care auditorii şi le propun să le efectueze, respectiv studiile, cuantificările, testele, interviurile, reconcilierile, confirmările, validările cu materiale probante şi perioadele în care de realizează aceste verificări la faţa locului.

Procedura:


Acţiune:

Auditorul 1. Pregăteşte Programul de audit – ref. A03-1 (Anexa nr.16) incluzând următoarele elemente:

• Obiectivele auditului, • Activităţile concrete de audit, • Testele de efectuat, • Alte proceduri si teste de audit necesare, • Timpul planificat şi efectiv pentru fiecare activitate.

2. Pregăteşte Programul intervenţiei la faţa locului - ref. A03-2 (Anexa nr.17).

Supervizorul 3. Organizează o şedinţă cu auditorii, 4. Revizuieşte Programul de audit şi Programul intervenţiei la faţa locului, 5. Discută cu auditorii şi, dacă este cazul, face modificările necesare,

Auditorul 6. Efectuează modificările necesare, dacă este cazul, Supervizorul 7. Aprobă Programul de audit şi Programul intervenţiei la faţa locului, Auditorul 8. Pe parcursul derulării misiunii completează Programul de audit şi

Programul intervenţiei la faţa locului cu datele necesare, astfel încât la finalizarea misiunii de audit aceste documente să conţină toate informaţiile prevăzute, 9. Îndosariază Programul de audit şi Programul intervenţiei la faţa locului în dosarul permanent secţiunea A – ref. A03-1, respectiv A03-2, 10. Utilizează Programul de audit şi Programul intervenţiei la faţa locului în activitatea de audit.



ŞEDINŢA DE DESCHIDERE Versiunea :3 Data : 30/06/06

Pag : 1

Scopul: Întâlnirea cu reprezentanţii entităţii/structurii auditate pentru a discuta

domeniul auditului, obiectivele urmărite şi modalităţile de lucru privind auditul. Premise: Şedinţa de deschidere serveşte ca întâlnire de început a etapei de intervenţie

la faţa locului. Ordinea de zi a şedinţei de deschidere va cuprinde: - prezentarea auditorilor; - prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern; - stabilirea termenelor de prezentare a stadiului verificărilor; - prezentarea în detaliu a tematicii; - acceptarea calendarului întâlnirilor; - prezentarea pentru luare la cunoştinţă a cartei auditorului public intern; - asigurarea condiţiilor materiale necesare derulării misiunii de audit

public intern; - comunicarea modului de intervenţie la faţa locului.

Procedura:


Acţiune:

Auditorii 1. Contactează entitatea/structura auditată pentru a stabili data întâlnirii.

Supervizorul/ auditorii/ Reprezentanţii entităţii structurii auditate

2. Participă la şedinţa de deschidere.

Auditorul (i) 3. Întocmesc Minuta şedinţei de deschidere - ref.B02 (Anexa nr.18) cu următoarea structură:

A. Menţiuni generale - tema misiunii de audit public intern; - perioada auditată; - numele celor care întocmesc Minuta şedinţei de deschidere; - numele persoanei însărcinate cu verificarea întocmirii Minutei şedinţei de deschidere conform prezentei proceduri;

- lista participanţilor la şedinţa de deschidere cu menţionarea numelui, funcţiei, direcţiei, a numărului de telefon/adresei de e-mail şi semnătura.

B. Stenograma Minutei de deschidere: - prezintă în detaliu dezbaterile din cadrul Şedinţei de deschidere.

Supervizorul 4. Supervizează Minuta Şedinţei de deschidere. Auditorul (i) 5. Îndosariază Minuta Şedinţei de deschidere în dosarul

permanent – Secţiunea B.


PROCEDURA OPERAŢIONALĂ CONFIRMAREA ARIEI ŞI

OBIECTIVELOR AUDITULUI Versiunea : 3 Data : 30/06/06

Pag : 1

Scopul: Obţinerea unei confirmări în legătură cu faptul că managementul structurii

auditate a înţeles pe deplin care este aria de cuprindere a misiunii de audit intern şi obiectivele acesteia.

Premise: Memorandumul de confirmare a ariei şi obiectivelor auditului se întocmeşte

de auditori, se semnează de director/supervizor şi se transmite structurii auditate. Acest Memorandum se întocmeşte după ce a avut loc şedinţa de deschidere pentru a se obţine confirmarea din partea managementului structurii auditate că acesta a înţeles care este aria de cuprindere a misiunii de audit intern şi obiectivele auditului.

Procedura:


Acţiune:

Auditorul (i) 1. Pregăteşte Memorandumul de confirmare a ariei de cuprindere şi a obiectivelor auditului – Ref B03 (Anexa nr.19);

Directorul Direcţiei Audit/ Supervizorul

2. Analizează şi semnează Memorandumul de confirmare a ariei de cuprindere şi a obiectivelor auditului;

Auditorul (i) 3. Transmite Memorandumul de confirmare a ariei şi a obiectivelor auditului la structura auditată;

Structura auditată

4. Completează şi transmite Direcţiei Audit o copie a Memorandumului ce confirmă aria şi obiectivele auditului;

Auditorul (i) 5. Indosariază Memorandumul ce confirmă aria şi obiectivele auditului în dosarul permanent – Ref B03.



COLECTAREA DOVEZILOR Versiunea : 3 Data : 30/06/06

Pag : 1

Scopul: Informaţiile colectate asigură o evidenţă suficientă, competentă şi relevantă şi oferă o

bază rezonabilă pentru constatările şi concluziile auditorilor.

Premise: În timpul fazei de colectare şi prelucrare a informaţiilor, auditorii efectuează testări în

concordanţă cu Programul de audit public intern aprobat. Munca în cadrul acestei faze produce dovezi de audit în baza cărora auditorii formulează constatări, concluzii şi recomandări.

Următoarele elemente ale constatărilor de audit trebuie să fie incluse: 1. constatare (condiţii) 2. cauze, 3. efecte, 4. recomandări.

Procedura: Acţiune întreprinsă de:

Acţiune:

Auditorii 1. Urmează procedurile stabilite în Programul de audit, efectuează Testele – ref. A04-1 (Anexa nr.20); 2. Apreciază dacă dovezile obţinute sunt suficiente, relevante, competente şi folositoare; 3. Colectează documente pentru toată misiunea de audit; 4. Etichetează şi numerotează toate documentele; 5. Pregătesc Fişele de Identificare şi Analiza Problemelor - ref.A05-1 (Anexa nr.22); 6. Pregătesc Chestionarele şi Listele de verificare – ref. A04-4 (Anexa nr.23); 7. Întocmesc Foile de lucru – ref. A04-2 (Anexa nr.21); 6. La sfârşitul fazei de colectare a informaţiilor finalizează testele, Fişele de Identificare şi Analiza Problemelor, foile de lucru, chestionarele şi listele de verificare; 7. Transmit documentele întocmite în această etapă supervizorului;

Supervizorul 8. Analizează şi supervizează testele, foile de lucru, chestionarele, listele de verificare, precum alte documente întocmite de auditori în această etapă a misiunii de audit; 9. Revede şi supervizează Fişele de Identificare şi Analiza Problemelor;

Auditorii 10. Referenţează, codifică, numerotează şi îndosariază testele, foile de lucru, chestionarele, listele de verificare şi Fişele de Identificare şi Analiza Problemelor în dosarul permanent – Secţiunea A;

În faza de intervenţie la faţa locului se vor avea în vedere, fără a se limita la acestea:

a) cunoaşterea activităţii/sistemului/procesului supus verificării şi studierea procedurilor aferente;



COLECTAREA DOVEZILOR Versiunea : 3 Data : 30/06/06

Pag : 2

b) intervievarea personalului auditat; c) verificarea înregistrărilor contabile; d) analiza datelor şi informaţiilor; e) evaluarea eficienţei şi eficacităţii controalelor interne; f) realizarea de testări; g) verificarea modului de îndeplinire a recomandărilor aprobate prin rapoartele de audit anterioare.



CONSTATAREA ŞI RAPORTAREA

IREGULARITĂŢILOR Versiunea : 3 Data : 30/06/06

Pag : 1

Scopul: De a furniza un ghid în cazul descoperirii de iregularităţi.

Premise: Când auditorii ajung la concluzia, bazată pe Fişele de identificare şi analiză a

problemei (FIAP-uri), că s-a comis o iregularitate, ei vor trebui să raporteze, cel mai târziu a doua zi, directorului Direcţiei Audit prin transmiterea Formularului de constatare şi raportare a iregularităţilor. Directorul Direcţiei Audit informează în termen de 3 zile conducătorul entităţii publice şi PAO în legătură cu iregularităţile constatate. Totodată, informează şi structura de control abilitată pentru continuarea verificărilor.


Acţiune:

Auditorii/ Supervizorul

1. Când auditorii ajung la concluzia, pe baza dovezilor obţinute, că a avut loc un act ilegal (iregularităţi, fraudă, etc...), ei raportează, cel mai târziu a doua zi, directorului Direcţiei Audit – MIE, iregularităţile constatate, abaterile de la regulile procedurale şi metodologice, respectiv de la prevederile legale, aplicabile structurii/activităţii/operaţiunii auditate, şi care ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor publice, prin transmiterea Formularului de constatare şi raportare a iregularităţilor –ref.A06-1 (Anexa nr.24).


2. Analizează Formularul de constatare şi raportare a iregularităţilor şi determină dacă trebuie să se desfăşoare activităţi suplimentare sau dacă trebuie să suspende procedurile de audit ca rezultat al seriozităţii iregularităţii constatate.

Auditorii/ Supervizorul

3. Auditorii trebuie să dea dovadă de grijă profesională (due professional) în activitatea de raportare a iregularităţilor, astfel încât să nu interfereze cu alt proceduri legale de investigare.

4. Dacă s-a decis că este necesar raportarea iregularităţii, în Raportul scris pe care îl emit auditorii trebuie să includă cel puţin următoarele informaţii: descrierea detaliată a iregularităţii (iregularităţilor), excepţiei (excepţiilor) sau potenţialelor încălcări ale legii legea, regulamentul, decretul, politica sau procedura ce a fost încălcată natura şi mărimea cheltuielii; in cazurile unde nu s-a efectuat nici o plată, sumele care ar fi fost plătite în mod greşit dacă iregularitatea nu ar fi fost descoperită, suma totală şi distribuirea sa între diferitele surse de finanţare, proiectul/ programul în cauză, perioada în timpul căreia, sau momentul în care, iregularitatea a fost comisă, practicile folosite în comiterea iregularităţii, consecinţele financiare, suspendarea plăţilor şi posibilităţile de recuperare a fondurilor,



CONSTATAREA ŞI RAPORTAREA

IREGULARITĂŢILOR Versiunea : 3 Data : 30/06/06

Pag : 2

data şi sursa primelor informaţii ce au condus la suspiciunea că o iregularitate s-a produs, identitatea persoanelor fizice şi juridice implicate, numele auditorului;

5. Auditorul trebuie sa primească un răspuns scris de la managerul entităţii auditate.


6. Informează în termen de 3 zile conducătorul entităţii publice, PAO şi structura de control abilitată pentru continuarea verificărilor.



REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU


Pag : 1

Scopul: Să asigure că documentele sunt pregătite în mod corespunzător şi că acestea furnizează un sprijin adecvat pentru munca efectuată şi pentru dovezile adunate în timpul misiunii de audit public intern.

Premise: Auditorii revăd FIAP-rile şi documentele de lucru din punct de vedere al

formatului şi al conţinutului, asigurându-se că dovezile de audit prezentate în actele dosarului pot trece testul de evidenţă. Pentru a trece testul, evidenţa trebuie să fie suficientă, concludentă şi relevantă.


Acţiune:

Auditorul (i)

1. Pe măsură ce auditul progresează, etichetează şi numerotează toate documentele, 2. Apreciază dacă FIAP - urile şi documentele de lucru asigură un sprijin corespunzător pentru misiunea de audit public intern, 3. Revizuiesc lucrările din punctul de vedere al conţinutului şi al formei şi apreciază dacă FIAP - urile şi documentele de lucru pot trece testul de evidenţă., 4. Întocmesc Nota centralizatoare a documentelor de lucru - ref.D01-1 (Anexa nr.25), 5. Planifică o sesiune pentru revizuirea documentelor de lucru împreună cu supervizorul,

Supervizorul 6. Revizuieşte documentele de lucru din punct de vedere al formei şi conţinutului acestora, 7. Se asigură că dovezile reflectate în documentele de lucru pot trece testul de evidenţă (sunt suficiente, concludente, relevante), 8. Întocmeşte Fişa de analiză a documentelor de lucru – ref.D01-2 (Anexa nr.26), 9. Dacă este necesar, solicită, în mod formal, auditorilor efectuarea modificărilor,

Auditorul (i) 10. Răspund în scris la întrebările şi comentariile supervizorului, 11. Efectuează modificările necesare la documente.

Supervizorul 12. Revizuieşte răspunsurile auditorilor şi verifică dacă comentariile şi întrebările sale au fost rezolvate,

Auditorul (i) 13. Îndosariază Nota centralizatoare a documentelor de lucru în Dosarul permanent, Secţiunea – C, 14. Îndosariază Fişa de analiză a documentelor de lucru în dosarul permanent – secţiunea D.



ŞEDINŢA DE ÎNCHIDERE Versiunea :31 Data : 30/06/06

Pag : 1

Scopul: Permite prezentarea către entitatea/structura auditată a opiniei

auditorilor interni, a constatărilor şi recomandărilor preliminare efectuate.

Premise: Să se asigure că atât constatările cât şi recomandările sunt clare,

obiective, fundamentate, relevante, respectiv: Clare: să fie uşor de înţeles, evidente, să nu permită interpretări; Obiective: să nu fie părtinitoare; Fundamentate: fiecare constatare să aibă la bază documente doveditoare şi să facă trimiteri la textul legal incident; Relevante: aspectele semnalate să ajute conducerea entităţii/structurii auditate în luarea unor decizii manageriale pentru eliminarea deficienţelor constatate.

Procedura:


Acţiune:

Auditorul (i) 1. Planifică şedinţa de închidere Auditorii, Supervizorul, Conducătorii entităţii/structurii auditate

2. Participă la şedinţa de închidere. 3.Conducătorii entităţii/structurii auditate îşi declară părerile lor în privinţa constatărilor auditorilor, ale concluziilor entităţii/structurii auditate şi recomandărilor, precum şi a corecţiilor de efectuat. 4. Cad de acord asupra modificărilor propuse, dacă este cazul.

Auditorii

5. Pregătesc acte suplimentare necesare pentru a justifica modificările propuse. 6. Întocmesc Minuta şedinţei de închidere – ref.B05 (Anexa nr.27);

Supervizorul 7. Supervizează Minuta şedinţei de închidere. Auditorii

8. Îndosariază toate modificările aprobate, precum şi Minuta şedinţei de închidere în Dosarul permanent - Secţiunea B.



ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT


Pag : 1

Scopul: Prezintă cadrul general, obiectivele, constatările, concluziile şi recomandările

auditorilor interni.

Premise: În elaborarea proiectului Raportului de audit public intern auditorul foloseşte

dovezile de audit raportate în Fişele de Identificare şi Analiză a Problemelor, în Formularul de constatare şi raportare a iregularităţilor, precum şi în celelalte documente de lucru.


Acţiune:

Auditorul (i)

1. Redactează proiectul Raportului de audit public intern utilizând formatul standard – Raport de audit - ref A07-1 (Anexa nr.28);

2. Indică pentru fiecare constatare din proiectul Raportului de audit public intern dovada corespunzătoare;

3.Transmite supervizorului proiectul Raportului de audit public intern, împreună cu dovezile constatărilor;

Supervizorul

4. Analizează proiectul Raportului de audit public intern şi formulează propuneri de modificare, dacă este cazul (vezi procedura PO 14);

5. Stabileşte dacă proiectul, în întregime sau doar părţi din el, trebuie să fie transmise la compartimentul juridic pentru revizuirea lui din punct de vedere juridic;

Auditorul (i) 6. Efectuează schimbările propuse de către supervizor, pe care le-a acceptat;

7. Îndosariază proiectul de Raport de audit public intern – ref. A 07-1 în Dosarul Permanent – Secţiunea A.



REVIZUIREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT

INTERN Versiunea :3 Data : 30/06/06

Pag : 1

Scopul: Revizuirea proiectului de Raport de audit este un element important al controlului

calităţii în etapa de procesare a Raportului de audit. Este realizată de către supervizorul misiunii de audit.

Premise: Proiectul Raportului de audit public intern care urmează a fi transmis entităţii

auditate trebuie să fie cât mai complet posibil, constatările trebuie să facă referire la fapte care pot fi dovedite şi susţinute cu documente justificative, concluziile şi recomandările trebuie să fie pertinente şi fezabile.

Supervizorul trebuie să examineze logica şi faptele proiectului de Raport de audit. Trebuie să verifice fiecare declaraţie de fapt urmărind-o până la originile sale, respectiv documentele de lucru suport. Documentele de lucru trebuie să reflecte detaliile dovezilor şi să enunţe cum au fost obţinute.


Acţiune:

Supervizorul 1. Analizează structura conceptuală a proiectului de raport de audit intern, ortografia, gramatica şi punctuaţia. Verifică dacă faptele sunt prezentate în mod logic de la constatări înspre concluzii şi recomandări;

2. Urmăreşte traseul fiecărui fapt prezentat până la documentul de lucru suport, inclusiv datele, cifrele, procentajele, calculaţiile, titlurile, numele, denumirile procentele şi articolele legale invocate;

3. Întocmeşte Fişa de revizuire a proiectului de raport de audit public intern – ref. D01-3 (Anexa nr.29), în care înscrie toate întrebările şi comentariile sale referitoare la proiectul de raport de audit;

Auditorul (i) 4. Răspund în scris comentariilor şi întrebărilor supervizorului, dacă acesta a solicitat acest lucru;

5. Efectuează schimbările necesare în documentele de lucru unde este necesar;

6. Programează o întâlnire cu Supervizorul; Supervizorul 7. Analizează răspunsurile auditorilor;

8. Elimină toate comentariile sau întrebările care au fost soluţionate;

9. Semnează proiectul de raport de raport de audit public intern; Auditorul (i) 10. Îndosariază Fişa de analiză a proiectului de Raport de audit

public intern în dosarul permanent – secţiunea D.


PROCEDURA OPERAŢIONALĂ TRANSMITEREA PROIECTULUI

DE RAPORT DE AUDIT LA STRUCTURA AUDITATĂ

Versiunea: 3 Data : 30/06/06

Pag : 1

Scopul: Să asigura entităţii/structurii posibilitatea de a analiza Proiectul raportului de

audit public intern şi de a formula un punct de vedere la constatările şi recomandările auditorilor.

Premise: Proiectul de raport de audit public intern transmis la entitatea/structura auditată

trebuie să fie complet, cu toate dovezile asupra faptelor, opiniilor şi concluziilor la care se face referire.

Procedura :


Acţiune:

Auditorul (i) 1. Întocmesc o adresă în vederea transmiterii proiectului de raport de audit la structura auditată;

2. Înaintează adresa directorului Direcţiei Audit pentru semnare;


3. Verifică şi semnează adresa de transmitere a proiectului de raport către structura auditată ;

4.Transmite Proiectul de raport de audit public intern la entitatea/structura auditată.

Entitatea/structura auditată

5. Analizează Proiectul de raport de audit public intern; 6. Solicită, dacă este cazul o Reuniune de conciliere; 7. Transmite punctul de vedere la Proiectul raportului de

audit public intern în termen de 15 zile de la primirea acestuia.

Auditorul (i) Supervizorul

8. Revăd răspunsurile de la entitatea/structura auditată; 9. Pregătesc Reuniunea de conciliere, dacă este cazul.

Auditorul (i) 10. Precizează în Raportul de audit public intern aspectele reţinute din punctul de vedere al entităţii/structurii auditate, dacă este cazul;

11. Îndosariază punctul de vedere al entităţii/structurii auditate, în dosarul Permanent - Secţiunea A.


PROCEDURA OPERAŢIONALĂ REUNIUNEA DE CONCILIERE

Versiunea: 3 Data : 30/06/06

Pag : 1

Scopul: Acceptarea constatărilor şi recomandărilor formulate de către auditori în

Proiectul raportului de audit public intern şi prezentarea calendarului de implementare a recomandărilor.

Premise: Auditorii pregătesc Reuniunea de conciliere.

Procedura :


Acţiune:

Auditorul (i) 1. Pregătesc, în termen de 10 zile de la primirea punctului de vedere de la entitatea/structura auditată, Reuniunea de conciliere;

2. Informează entitatea/structura auditată asupra locului şi datei Reuniunii de conciliere;

Auditorii/Supervizorul Entitatea/structura auditată

3. Analizează constatările şi concluziile din Proiectul raportului de audit public intern în vederea acceptării recomandărilor formulate;

Auditorul (i) 4. Întocmesc Minuta reuniunii de conciliere –ref.B07 (Anexa nr.30); 5.Îndosariază Minuta reuniunii de conciliere în Dosarul

Permanent - Secţiunea B.



RAPORTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN

(Final) Versiune : 3 Data : 30/06/06

Pag : 1

Scopul: Să prelucreze raportul de audit public intern pentru redactarea finală şi pentru

tipărire. Să constate că raportul de audit public intern este complet, incluzând şi punctul de vedere al entităţii/structurii auditate.

Premise: Auditorii sunt responsabili pentru asigurarea unei prezentări de înaltă calitate a

Raportului de audit public intern şi întocmirea unei liste corecte şi complete de difuzare.


Acţiune:

Auditorii 1.Se asigură că toate modificările aprobate la Proiectul de raport de audit public intern sunt efectuate;

2. Finalizează Raportul de audit public intern – ref.A07-2 (Anexa nr.31); 3.Verifică dacă lista de difuzare a raportului de audit public intern

este completă şi corectă; 4. Semnează Raportul de audit public intern pe fiecare pagină şi îl

transmite supervizorului; Supervizor 5.Supervizează Raportul de audit public intern;

6.Semnează Raportul de audit public intern pe ultima pagină; Directorul Direcţiei Audit

7. Verifică şi semnează adresa de transmitere a Raportului de audit cître ministrul integrării europene pentru avizare – vezi procedura PO 18 Difuzarea Raportului de audit public intern.



DIFUZAREA RAPORTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN

Versiune : 3 Data : 30/06/06

Pag : 1

Scopul: Analizarea şi avizarea recomandărilor din Raportul de audit public intern.

Premise: Raportul de audit public intern final trebuie să fie însoţit de o sinteză a acestuia.


Acţiune:

Auditorul (i)/ Supervizorul

1. Transmit Raportul de audit public intern, rezultatele concilierii şi punctul de vedere al entităţii/structurii auditate, însoţite de adrese de înaintare la directorul Direcţiei Audit;


2. Verifică şi semnează adresa de transmitere a Raportului de audit public intern către ministrul integrării europene în vederea avizării;

3. Transmite Raportul de audit public intern ministrului integrării europene;

Ministrul Integrării Europene

4. Analizează şi avizează Raportul de audit public;

Auditorul (i) 5. Transmit entităţii/structurii auditate o copie a Raportului de audit public intern, avizat de către ministrul integrării europene, în vederea implementării recomandărilor;

6. Transmit câte o copie a Raportului de audit public intern, spre informare, părţilor interesare (PAO, Autoritatea de Audit, Comisia Europeană etc);

7. Transmit la U.C.A.A.P.I. o informare despre recomandările care nu au fost avizate, însoţită de documentaţia de susţinere;

9. Îndosariază Raportul de audit public intern în Dosarul permanent – Secţiunea A.

ANEXA 19 MIE DIRECŢIA AUDIT


URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR


Pag : 1

Scopul: Este de a urmări şi formaliza modul de implementare a recomandărilor din

Raportul de audit public intern.

Premise: Urmărirea recomandărilor de către auditorii interni este un proces prin care se

constată caracterul adecvat, eficacitatea şi oportunitatea acţiunilor întreprinse de către conducerea entităţii/structurii auditate pe baza recomandărilor din Raportul de audit public intern.


Acţiune:

1. Întocmesc Fişa de urmărire a recomandărilor – ref.A08 (Anexa nr.32);

Auditorul (i)/ Supervizorul

2. Verifică implementarea recomandărilor la termenele stabilite; Entitatea/structura auditată

3. Transmite auditorilor, la termenele stabilite, o Notă de informare cu privire la stadiul implementării recomandărilor din Raportul de audit public intern;

Directorul Direcţiei Audit 4. Transmite la U.C.A.A.P.I. stadiul progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor; 5. Dacă nu sunt respectate termenele de implementare, informează ministrul integrării europene;

Auditorul (i) 6. Îndosariază Nota de informare cu privire la stadiul implementării recomandărilor în Dosarul permanent – Secţiunea B.


PROCEDURA OPERAŢIONALĂ EVALUAREA PERFORMANŢEI

AUDITULUI ŞI AUDITORILOR Versiunea :3 Data : 30/06/06

Pag: 1

Scopul: Să permită depistarea deficienţelor, iniţierea îmbunătăţirilor necesare unei derulări corespunzătoare a viitoarelor misiuni de audit public intern şi planificarea activităţilor de perfecţionare profesională.

Premise: După finalizarea misiunii de audit auditorii trebuie să obţină un feed-back de la structura auditată despre modul în care aceştia au perceput munca lor. Totodată, supervizorul va evalua munca fiecărui auditor intern

Procedura: Evaluarea misiunii de audit de către entitatea auditată Acţiune întreprinsă de:

Acţiune:


1. Transmite entităţii auditate Fişa de evaluare a performanţei auditului – ref D02-1 (Anexa nr.33);

Entitatea auditată 2. Completează Formularul de Evaluare a performanţei auditului şi îl returnează Direcţiei Audit;

Directorul Direcţiei Audit/ Supervizorul

3. Analizează Formularul de Evaluare a performanţei auditului;

4. Discută cu entitatea auditată, dacă est cazul; 5. Foloseşte rezultatele evaluării pentru propunerea

îmbunătăţirii calităţii activităţii Direcţiei Audit şi pentru pregătirea raportului anual de activitate;

Auditorul (i) 6. Îndosariază Formularul de Evaluare a performanţei auditului în dosarul permanent – secţiunea D.

Evaluarea auditorilor de către supervizor Acţiune întreprinsă de:

Acţiune:

Supervizorul 1. Se întâlneşte separat cu fiecare membru al echipei de audit pentru a discuta performanţa auditorului din timpul misiunii de audit;

2. Completează Fişa de evaluare a performanţei auditorului - ref D02-2 (Anexa nr.34) pentru fiecare membru al echipei de audit;

3. Înmânează o copie a Fişei de evaluare a performanţei auditorului fiecărui auditor evaluat;

Auditorul (i) 4 Îndosariază Fişa de evaluare a performanţei auditorului în dosarul permanent – secţiunea D.


PROCEDURA OPERAŢIONALĂ SUPERVIZAREA

Versiune : 3 Data : 30/06/06

Pag : 1

Scopul: De a asigura că obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse în

condiţii de calitate.

Premise: Directorul Direcţiei Audit sau persoana desemnată de către acesta este

responsabil cu supervizarea tuturor etapelor misiunii de audit public intern.

Procedura: Acţiune întreprinsă de

Acţiune:

Auditorul (i) 1. Prezintă supervizorului documentele din dosarul permanent al misiunii de audit public intern pentru supervizare;

Supervizorul 2. Oferă instrucţiunile necesare (adecvate) derulării misiunii de audit public intern; 3. Verifică executarea corectă a Programului de audit public intern; 4. Verifică existenţa elementelor probante; 5. Supervizează testele, foile de lucru, FIAP-rile, toate documentele întocmite de auditori pe parcursul derulării misiunii de audit intern; 6. Verifică dacă redactarea Raportului de audit public intern este exactă, clară, concisă – vezi procedura PO 14 – Revizuirea proiectului de raport de audit;; 7. Verifică dacă documentele de audit au fost prezentate supervizorului în termenul fixat prin programul de audit în vederea supervizării; 8. Completează Lista de supervizare a documentelor de audit –ref.D01-4 (Anexa nr.35);

Auditorul (i) 9. Îndosariază Lista de supervizare a documentelor de audit în Dosarul permanent - Secţiunea D.


PROCEDURA OPERATIONALA PONTAJUL


Pag : 1

Scopul: Să asigure un format standard pentru managementul timpului în cadrul misiunii

de audit.

Premise: Resursele majore ale auditului intern sunt oamenii. În scopul controlării modului

cum sunt utilizate aceste resurse, bugetul de timp anual este repartizat pe misiuni de audit intern, iar în cadrul acestora este detaliat pe etap/activităţi, conform programului de audit. Bugetul de timp este controlat prin raportarea după fiecare etapă/activitate de audit şi ajută auditorii să se menţină în parametrii misiunii. Bugetarea timpului misiunii de audit serveşte, de asemenea, ca un instrument de planificare şi control în programarea auditorilor, în justificarea eforturilor şi realizărilor în cadrul misiunii de audit.


Acţiune:

Auditorul (i)

1. În momentul elaborării Programului de audit (agenda de audit), auditorul trebuie să estimeze bugetul de timp necesar pentru a desfăşura etapele misiunii de audit. Totalul etapelor trebuie să fie aproximativ sau mai puţin decât bugetul aprobat prin planul anual de audit. Bugetul de timp este aprobat atunci când programul de audit este aprobat;

2. Auditorul pregăteşte săptămânal o Fişa de pontaj săptămânal - ref A09 (Anexa nr.36);

Supervizorul 3. Analizează şi aprobă Fişa de pontaj săptămânal; 4. Îşi întocmeşte propria Fişă de pontaj săptămânal pentru

evidenţierea timpului utilizat cu supervizarea; Auditorul (i)/ Supervizorul

5. Supervizorul discută despre evoluţia misiunii de audit în timpul şedinţelor cu auditorii. Dacă o etapă din program nu progresează aşa cum a fost bugetată, auditorul trebuie să informeze supervizorul cu privire la probleme, abordări nerealiste etc şi să sugereze proceduri alternative din timp pentru a preveni întârzierile.

6. De comun acord cu auditorii, supervizorul decide ajustările necesare pentru realizarea misiunii de audit în condiţii de calitate şi cu încadrarea în bugetul de timp aprobat;

7. Întocmeşte Centralizatorul fişelor de pontaj săptămânal – ref.A09-1 (Anexa nr.37);

Auditorul (i) 8. Îndosariază Fişele de pontaj săptămânal şi Centralizatorul fişelor de pontaj săptămânal în dosarul permanent – secţiunea A.

MIE DIRECŢIA AUDIT


REVIZUIRI ALE MANUALULUI DE AUDIT INTERN


PO 23


Acţiune:

Termen limită

Auditorii interni Direcţia Audit - MIE

Înaintează propunerile de revizuire a Manualului de audit intern folosind Formularul de revizuire a Manualului de audit intern (Anexa nr.38), directorului Direcţiei Audit din cadrul MIE.

La orice moment din an


Compilarea tuturor propunerilor de revizuire primite si transmiterea la toţi auditorii interni din cadrul Direcţiei Audit. Primeşte comentariile şi sugestiile de la auditorii interni din Direcţiei Audit. După consultarea cu auditorii interni, încorporează toate propunerile de revizuire care s-au făcut în versiunea nouă a manualului de audit intern. Distribuie versiunea nouă a Manualului de audit intern tuturor auditorilor interni din cadrul Direcţiei Audit. Înaintează noua versiune a Manualului de audit intern către UCAAPI.

Se bazează pe protocoalele de comunicare internă.

Sugestie: Procesul de comunicare trebuie finalizat în timpul lunii Iunie sau Decembrie a fiecărui an.

UCAAPI Analizează noua versiune a Manualului de audit intern pentru conformitate cu cadrul legal. Răspunde în scris directorului Direcţiei Audit.


După primirea avizului de la UCAAPI înaintează noua versiune a Manualului de audit intern pentru aprobare ministrului integrării europene.

Imediat după aprobarea UCAAPI

Ministrul MIE Aprobă noua versiune a Manualului de audit intern.


Distribuie noua versiune aprobată a Manualului de audit intern către toţi auditorii interni din cadrul Direcţiei Audit pentru a fi aplicat.

Imediat după aprobarea manualului de audit intern de către ministrul integrării europene.

Documents

PO 00 - Elaborarea Planului de audit - mdlpl.romdlpl.ro/_documente/audit/proceduri.pdf · Planificarea activităţii de audit public intern se realizează pe trei nivele: planificare