Planerad Kommunikation- att skapa och använda en

kommunikationsplan

Göteborg 3 Maj 2011

Gunilla Ivarsson

kontakt@gunillaivarsson.se

Kommunikationsplan

• Budskap - vad

• Målgrupper – till vem

• Kanaler – hur, av vem, när

• Uppföljning – effekt,utvärdering,feedback

2

Budskap • Innovativa resultat/produkter?

• Lärdomar? Arbetssätt? Organisation?

• Metoder/Modeller?

• Hantering motgångar, samverkan?

Ta hjälp:

Ansökan, projektplan,workshop med styrgrupp, projektgrupp, utvärderare.

3

Målgrupp

• Interna aktörer: deltagare, projektgrupp, styrgrupp, samverkansparter, referensgrupp….

• Externa intressenter: Beslutsfattare, brukare, konkurrenter, supportrar, media, politiker

• Vilka påverkas av våra resultat? Kolla strategiska checklistan!

4

Strategisk checklista

1. Identifiera vad som är unikt/nytt i projektet

2. Vilka aktörer påverkas av våra resultat

3. Prioritera viktiga aktöreratt nå för långsiktiga effekter

4. Stärk deras grad av delaktighet

5

Målgrupp

• Lär känna din målgrupp!

• Behovsanpassa

• Rangordna målgrupper

• Prioritera kvalitet istf kvantitet – information är INTE en bristvara

• Omvärldsbevaka - lärande

• Invärldsbevaka - lärande

6

Kanaler - exempel

• Rapporter, nyhetsbrev, debattartikel

• Hemsida, sociala medier

• Pressmeddelanden

• Nätverksmöten - egna eller andras

• Konferenser – egna eller andras

• Projektinterna kanaler

7

Kanaler

• Den personliga 30-sekundaren

8

Kanaler - Budbärare

• Projektledare

• Projektmedarbetare

• Styrgrupp/referensgrupp

• Deltagare

• Taktiskt val:

Relevans - genomslag – anpassa t målgrp

9

Kanaler - Timing

• Flexibilitet – projektplan

• Flexibilitet - omvärld

• Häng på!? Men behåll kontrollen

• Exempel: Är Almedalen eller Bokmässan viktiga? Fasta datum

• Bin Ladin eller Patrik Sjöberg – berörs vår plan?

10

Kommunikationsplanen - ett levande dokument

• Skapas tidigt• Överskådlig o tillgänglig• Revideras löpande• Sätt mål, följ upp• Ansvarig, budget• Låt alla interna veta

11

(Exempel ur)Kommunikationsplan: PlattformPrinciper för extern och intern kommunikation

• Syfte: • Stärka medvetenhet om projektets mål, syften,

förutsättningar, aktiviteter o resultat hos kulturlivets aktörer (yrkesverksamma inom området), politiker, näringsliv för att stärka projektets möjligheter att nå sina mål.

• Ansvarsfördelning – viktigt• Vem gör vad och varför, vem godkänner vad,

professionella specialkompetenser/branschkunskaper hos styrgrupp och kursledare tillvaratas

• Värderingar, kommunikationsrutiner

12

Sammanfattning Planerad kommunikation

1. Budskap – vad +

2. Målgrupper – till vem +

3. Kanaler – hur, av vem, när +

4. Uppföljning – effekt, utvärdering, feedback =

5. KOMMUNIKATIONSPLAN

13

UPPGIFT: (välj ett projekt i gruppen)

1. Formulera ett budskap – ska spegla det innovativa

2. Bestäm målgrupp – till vem

3. Bestäm kanaler – av vem, hur, när

14