Plan Van Aanpak Projectgroep BBB

Plan van aanpak

Project : 99 Botters Bier Brouwerij

Bedrijven : Aadorps Ambachtelijke Brouwerij, Het Keteltje en Hop b.v

Plaats, datum: 07-02-06

Opgesteld door: Khar-Hoe Lai, Bas Berk

Versie: 01

Preferred Customer, 03-01--1,

Indien u student bent E-mailadres plus studentnummer tevens opgeven.

Preferred Customer, 03-01--1,

Na iedere publicatie wordt het versienummer verhoogt achter de komma. Iedere definitieve versie is een geheel getal.

Plan van Aanpak pagina 1

Inhoudsopgave plan van aanpak

1. Achtergronden...................................................................................................................2

2. De doelstelling (of probleemstelling)...............................................................................4

3. De projectopdracht...........................................................................................................5

4. Projectactiviteiten.............................................................................................................6

5. Projectgrenzen...................................................................................................................9

6. De producten...................................................................................................................10

7. Kwaliteit...........................................................................................................................11

8. De projectorganisatie......................................................................................................13

9. Planning...........................................................................................................................14

10. Kosten en baten...............................................................................................................15

11. Risico’s.............................................................................................................................16

Bijlage A...................................................................................................................................17

Bijlage B...................................................................................................................................18

Datum 12 april 2023 versie:


1. Achtergronden

Inleiding

Botters Bier Brouwerij is een Coörperatie die bestaat uit drie ambachtelijke brouwerijen, Aadorps Ambachtelijke Brouwerij (Aadorp)m Het Keteltje(Rottum) en Hop b.v(Mooi Rivier, Zuid Afrika)., die opereren in de markt van de verfijnde bierkenner.

De coörperatie Botters Bier Brouwerijen is verantwoordelijk voor het gezamenlijke marketing beleid en de logistiek. De brouwerijen zelf zijn en blijven strikt gescheiden van elkaar omdat iedere brouwerij haar eigen smaak behoudt. De receptuur van de verschillende bieren ligt dan ook strikt bij de desbetreffende bierbrouwerij en moet ten allen tijden beschermt worden tegen ongeautoriseerde toegang.

Alhoewel de aangesloten brouwerijen het bier op strikt ambachtelijke wijze brouwen heeft de coörperatie besloten om de administratie en de logistiek te gaan automatiseren. Dit om de administratieve en organisatorische kosten terug te dringen en zich op deze manier staande te kunnen houden in een markt waarin mening kleine speler inmiddels ten onder gegaan is.

Botters bier brouwerij is verdeeld in de volgende afdelingen:- Directie- Stafbureau- Automatisering- Verkoop- Inkoop

Aadorps Ambachtelijke Brouwerij is verdeeld in de volgende afdelingen:- Directie- Stafbureau- Brouwer- Vulploeg

Het Keteltje is verdeeld in de volgende afdelingen:- Directie- Stafbureau- Brouwer- Vulploeg

Hop b.v. is verdeeld in de volgende afdelingen:- Directie- Stafbureau- Brouwer- Vulploeg- Chauffeur



In dit project moeten we een netwerk moderniseren. We gebruiken daarvoor:

MS-Office 2000/2003 Visio Win2000/XP/Windows server 2000/2003 Microsoft Exchange Server 2003 Per groep 6 computers die naar eigen inzicht ingezet moeten worden. Een virtueel ontwikkelingsbudget van 10.000 euro

We gaan hier verder op in de rest van dit plan van aanpak.



Oriëntatie

De coörperatie vindt dat het tijd is om hun bedrijven te automatiseren.

Huidige situatie

Momenteel hebben ze niets geautomatiseerd, maar om kosten terug te dringen hebben ze dus wel de intentie om te gaan automatiseren.

Analyse van de huidige situatie

Ze doen nu alles handmatig.



2. De doelstelling (of probleemstelling)

Het automatiseren van de bedrijven in Botters Bier Brouwerij en deze ook te beveiligen tegen ongeautoriseerde toegang.

We hebben de doelstellingen duidelijker in beeld gebracht door er deadlines aan te geven deze zien er als volgt uit:

Deadlines datum tijdstipovereenkomst 6-2-2006 10:30:00plan van aanpak 7-2-2006 0:00:00presentatie 9-2-2006 9:55:00

functioneel ontwerp 9-2-2006 0:00:00technisch ontwerp 9-2-2006 0:00:00realisatie 10-1-2006 12:00:00


Overeenkomst PVAOvereenkomst Netwerk realisatie

Voorlopig PVAUiteindelijk PVA

Servers opzetten / installerenWerkstations installerenBeveiliging per medewerkerMS Excange Server opzettenDHCP server opzettenDNS server opzettenSjablonen beschikbaar maken op de werkstations


3. De projectopdracht

Projectnaam: De Biertjes

Opdrachtnemer(s): David Dé Dijksman, Ties Rogaar, Rick De Vries, Khar-Hoe Lai en Bas Berk(projectleider)

Opdracht organisatie: Botters Bier Brouwerij, Aadorps Ambachtelijke Brouwerij, Het Keteltje, Hop b.v.

Opdrachtgever: De directeur van Botters Bier Brouwerij

Opdracht: De opdracht is schriftelijk bij ons ingediend dit zijn de hoofdpunten:

- Het automatiseren van de drie bedrijven. - Een website maken voor de klanten.- Standaard sjablonen voor het bedrijf maken

Eindproduct: - Een werkende netwerkomgeving:

o 4 servers, een file server, een backup server, een database server en een mail server

o 106 werkstationso Bekabelingo 6 netwerkprinterso 4 Switcheso 3 Router o Eventueel de werkvloer vernieuwen.

- Een website waarin de klanten de producten kunnen bekijken en deze eventueel kunnen boeken:

o Form in …. zodat klanten kunnen boekeno Een soort database met alle producten erin

- Documentatie:o Notuleno Agenda’so Plan van Aanpako Overeenkomsteno Planningo Urenverantwoording

- Sjablonen (herkenbaar voor bedrijf):o Logo in de documenteno Standaard lay-out



4. Projectactiviteiten

Moderniseren van het netwerk met de volgende eigenschappen:

Stabiliteit & Betrouwbaarheid: Betrouwbaarheid Beschikbaarheid van 99,98% Efficiënt Effectief

Beveiliging Alle medewerkers hebben toegang tot alle informatie. Aangezien de concurrentie voortdurend probeert de hand te leggen op onze

buitengewoon vooruitstrevende plannen moet de date van de afdeling planning en ontwikkeling volstrekt ontoegankelijk zijn voor niet medewerkers van DDD. Thuis moet men wel aan de desbetreffende projecten werken.

Het projectplan moet voorzien in een beveiligings reglement voor op het werk maar voor al ook voor thuis

Communicatie De mail en agenda functie moeten voor iedere medewerker 24 uur per dag 7 dagen

per week beschikbaar zijn vanaf een willekeurige plek ter wereld. Onderzocht moet worden in hoeverre EDI en/of XML toegepast gaan worden

binnen BBB.

Beheer & inrichting Algemeen het beheer wordt centraal geregeld. Van iedere versie van elk document mag slechts één elektronisch exemplaar

binnen de Dartele Draeck bestaan. Alle medewerkers moeten vanaf iedere wekplek toegang hebben tot het systeem en

daar hun eigen desktop krijgen. In overleg wordt er bepaald waar welke printer noodzakelijk zijn. Gebruiksgemak

dient voorop te staan. Systeembeheer moet adequate informatie kunnen verschaffen over de actuele

toestand van het totale informatie systeem. er gaat gewerkt worden volgens de ITIL



Kantoor Automatisering De kantoorapplicaties mogen naar wens van de gebruiker ingericht worden De secretariaat moet voorzien worden van:

1. Standaard sjablonen voor brieven 2. Standaard sjablonen voor rapporten 3. Tekstverwerker met Engelse en Nederlandse spellingscontrole 4. Centrale Agenda functie voor de hoofden van dienst5. Een interne website met een who is who.6. Een externe website voor promotie en verkoop7. Vanuit de mail moeten mailings gemaakt kunnen worden

De boekhouding moet voorzien worden van een spreadsheet. Elke medewerker houdt zijn / haar uren bij in een uren spreadsheet. Deze

spreadsheets moeten op afdelingsniveau en bedrijfsniveau geconsolideerd worden. Iedere medewerker beschikt over een mailadres en wordt als zodanig in het

adresboek opgenomen.

Software Bij het dimensioneren van het systeem moet rekening gehouden worden met het in

de toekomst gebruiken van een ERP pakket. Iedereen heeft toegang tot alle binnen het bedrijf gebruikte software.

Internet Er moet een advies uitgebracht worden over het zo doelmatig inzetten van E-

Commerce

Bestaande situatie De bedrijven doen alles handmatig.

Mail: Er wordt een exchange server opgezet voor de mail. Door het gebruiken van een

exchange server kunt u in Outlook mail ongtvangen, verder kunt u gezamenlijk een agenda maken en samenstellen voor het bedrijf.



Website: Er wordt een website gemaakt in het Nederlands. De klanten kunnen door middel

van het website online boeken voor cruises. Er wordt ook een website gemaakt voor interne zaken, zodat de medewerkers van

het bedrijf ook thuis aan hun project kunnen maken. Ook deze website zal in het Nederlands worden gemaakt.

E-Commerce: Internet reclames promoten in het promotie website.

Server: Er zullen 4 windows 2003 servers worden geïnstalleerd. Exhchange, ISA, Back-

up,DHCP/File server

Werkstations: Er zal Windows XP met Office 2003 worden geïnstalleerd met overige applicaties.

Plan van aanpak Presentatie



5. Projectgrenzen & Randvoorwaarden.

Deadlines van het project:overeenkomst 16-11-2005 10:30:00plan van aanpak 21-11-2005 0:00:00presentatie 6-12-2005 9:55:00functioneel ontwerp 16-12-2005 0:00:00technisch ontwerp 16-12-2005 0:00:00realisatie 27-1-2006 12:00:00

Een virtueel ontwikkelingsbudget: Er is een budget van € 10.000,-- te bestedenTotaal wordt er 40 keer gewerkt keer 2 uur:

1. Hoofd financien € 15,- 2. Systeembeheerder € 20,-3. Projectleider € 25,-4. Applicatie beheerder € 20,-

Totaal per uur € 80,-

Totaal aantal uren 80 uur

Totaal € 6400,-

Consultancy € 2000,-

Overige kosten € 1600,-

Totale Kosten € 10.000,-

Projectactiviteiten:Bij het kopje projectactiviteiten worden een aantal zaken opgesomd hier moet ook rekening mee worden gehouden en is dus ook een projectgrens.

Vergaderingen:In vergaderingen worden de grote lijnen verdeeld in kleinere d.w.z. dat wij de grote onderwerpen onderverdelen in kleinere zodat de opdrachten duidelijker zijn en dat er deadlines zijn zodat iedereen weet dat hij door moet werken.

Voorwaarden:Om dit project tot een succes te brengen dient er hard gewerkt te worden. De volgende zaken dienen zeker op tijd af te zijn voor een goed verloop van het project:

- Plan van Aanpak (duidelijke richtlijnen voor het project)- Presentatie (zodat de klant weet dat wij ons best doen)

Het belangrijkst is toch wel het halen van de door de klant gestelde deadlines indien deze namelijk niet worden voldaan zou de klant kunnen denken dat wij ongeïnteresseerd zijn in hun bedrijf of dat wij niet hard genoeg werken om het tot een goed resultaat te brengen.



6. De producten

Aan het eind van dit project zullen wij de volgende producten kunnen leveren: Voorlopig Plan van Aanpak Definitief Plan van Aanpak Projectplanning Agenda’s Overeenkomst(en) Urenverantwoording Vergaderschema’s Servers Werkstations Randapparatuur Mobilair Technisch ontwerp netwerkomgeving Netwerk

Ook zullen wij een presentatie houden met betrekking tot het plan van aanpak. Dit is in feite ook een product.

***Het eindproduct zal er ongeveer als volgt uit komen te zien:- Een werkende netwerkomgeving:

o 4 servers, een file server, een backup server, een database server en een mail server

o 106 werkstationso Bekabelingo 6 netwerkprinterso 4 Switcheso 3 Router o Eventueel de werkvloer vernieuwen.

- Een website waarin de klanten de producten kunnen bekijken en deze eventueel kunnen boeken:

o Form in …. zodat klanten kunnen boekeno Een soort database met alle producten erin

- Documentatie:o Notuleno Agenda’so Plan van Aanpako Overeenkomsteno Planningo Urenverantwoording

- Sjablonen (herkenbaar voor bedrijf):o Logo in de documenteno Standaard lay-out



7. Kwaliteit

Aangeven welke controles worden gepland en uitgevoerd om de kwaliteit te waarborgen Te denken valt dan aan de producten die geleverd moeten worden. Alvorens de kwaliteit te kunnen meten zal er een vaststelling van de normen moeten plaatsvinden.

Communicatie

Opdrachtgever

De directeur van Botters Bier Brouwerij.

Projectgroep 5

Vergader plaats en frequentieWij vergaderen in lokaal 4 van het ROC van Twente te Almelo. Dit gebeurt minimaal een keer per week.

Uitwisseling van informatieInformatie word uitgewisseld door mail.

Plaats van de documentenDe documentatie van ons project is te vinden op: K:/Groep 4/Wij hebben zelf te allen tijde toegang tot deze documenten op Gmail.

Gebruikte methodesHieronder staan een aantal methodes waaraan wij ons houden zodat de kwaliteit het best bewaard blijft:

Projectmanagement: Roel Grit ISBN 90-01-347-85-1 Er word bij de vergaderingen gekeken of iedereen zich aan de gemaakte afspraken

heeft gehouden. Als dit gebeurt is zal de werkdruk redelijk laag blijven. Indien dit niet is gebeurt is dit voor de verantwoording van die persoon zelf en zal dus harder moeten werken om weer bij te komen.

De documenten worden centraal bewaard. D.w.z. op Gmail en in de schoolmap. Er word een standaard lay-out voor de documentatie gebruikt. De projectleider motiveert en controleert de projectleden zodat deze optimaal

presteren en hij informeert de leden ook over de communicatie tussen hem en de Dartele Draeck. Hierdoor blijft iedereen op de hoogte van de zaken.

Er gebruik gemaakt van een mappenstructuur zodat de documenten overzichtelijk en makkelijk te vinden zijn.

De producten worden in stappen bekeken door de klant. Hierdoor hopen wij op zo min mogelijk misverstanden en als de klant op of aanmerkingen heeft, wij deze tijdig kunnen implementeren.

Er worden overeenkomsten gesloten tussen de opdrachtgever en de projectgroep zodat hij / wij terug kunnen vallen op wat daar in is afgesproken zodat er minder misverstanden zijn.

Schema en Tekentechnieken- Organigram: De medewerkers in een schema



- Planning: Tijd / Datum, Wat er dient te gebeuren, Vorderingen- Technische / Functionele tekening: MS Visio omgeving.

Software:- Microsoft Windows 2003 Server- Microsoft Windows XP (werkstations)- Microsoft Office XP (werkstations)- Microsoft Exchange Mail Server- Microsoft Exchange Cliënts- Norton Anti Virus 2004



8. De projectorganisatie


Projectleider:Bas Berk

Lid:Khar-Hoe Lai

ProjectsecretarisRick de Vries

Uren administrateur:David Dé Dijksman

Lid:Ties Rogaar


9. Planning

Zie bijlage C.



10. Kosten en baten

Kosten:Hardware: Hierbij moet u denken aan de servers en werkstationsSoftware: Programma’s zoals Windows en OfficeNetwerkprintersWerkurenReiskostenWeb host /domein

Baten:Als het netwerk gemoderniseerd is zult u de volgende zaken zeer aantrekkelijk vinden:

- Snelheid, de snelheid van uw netwerk zal aanzienlijk veel groter zijn hierdoor kunt u snel dingen versturen en bewerken over het netwerk

- Veiligheid, uw netwerkomgeving zal optimaal beveiligt worden door Norton Anti-Virus dit is een zeer aanbevolen merk in de ICT wereld. Ook word uw internet verbinding beveiligt door een firewall. Deze firewall zorgt ervoor dat er geen ongewenste personen uw netwerk opkunnen.

- Back-up, wij installeren een back-up server voor u. Deze Back-up server zal ervoor zorgen dat tijdens het werk uw werk gerepliceerd word. Dit wil zeggen dat terwijl u bezig bent het werk ergens anders word weggeschreven zodat als een server crasht u altijd bij uw werk kunt.

- Web pagina, de webpagina zal u zeker meer klanten brengen. Wij zullen deze zo logisch mogelijk indelen zodat klanten van de Dartele Draeck snel kunnen vinden wat zij zoeken. Ook komt er een form op waarop klanten producten / diensten kunnen kopen.

- Sjablonen, Wij maken voor u een aantal sjablonen aan zodat u en uw klanten kunnen herkennen welke documenten van uw bedrijf zijn.

- Bereikbaarheid, we gaan ervoor zorgen dat uw medewerkers overal ter wereld in kunnen loggen dit door middel van VPN. U kunt dan op een veilige manier op uw netwerk inloggen vanaf een afstand.



11. Risico’s

Niet na komen van afspraken Onervarenheid met werken in een project organisatie Geen controle op gemaakte afspraken Onduidelijkheid over middelen Tijdsgebrek.



Bijlage A Tijdverantwoordingsformulier

Nog nader te ontwikkelen. Het handigste is om dit te doen m.b.v. een database waarin iedere student zijn/haar uren bijhoudt. Vervolgens moeten deze gegevens voor een docent benaderbaar zijn op student, klas en projectgroep niveau. Deze database kan behalve voor de project controle ook gebruikt worden om inzicht te krijgen in de hoeveelheid tijd die de diverse projecten in beslag nemen.

Momenteel wordt dit door het docententeam niet gedaan. Toch kan een redelijk betrouwbare urenregistratie de nodige voordelen bieden:

Waar blijft de tijd Inzicht in functioneren (eng hè….) Perspectief voor verbetering Wordt de tijd effectief besteed.

Voorlopig wordt er een excelsheet gebruikt.



Bijlage B Vergaderoverzicht

Het is wel handig om een aantal vergaderdata en tijden vast te leggen met de bijbehorende onderwerpen. Dit zal in aanvang natuurlijk qua onderwerpen een prognose c.q. inschatting zijn, maar naarmate de tijd vordert zal het vergaderoverzicht steeds meer “to the point” zijn.

Het is van belang dat er naar aanleiding van de geplande activiteiten en de op te leveren producten en in overeenstemming met het plan van aanpak, een aantal data en uren worden vastgelegd waarin vergaderd wordt over de voortgang en de bijsturing. Tevens is het nuttig om vast te leggen welke zaken dan hoogstwaarschijnlijk besproken dienen te worden.

Het ligt in de lijn der verwachting, dat je op elke vergadering moet vaststellen of hier wijzigingen op moeten plaatsvinden.

Voorlopig wordt er een excelsheet gebruikt.


Documents

Plan Van Aanpak Projectgroep BBB