Plan de Negocios Agencias de Eventos Sociales RM Eventos

UNIVERSIDAD APEC

Escuela de Graduados

Monografía para Optar por el Título de: Especialidad en Alta Gestión Empresarial

Desarrollo de un Plan de Negocios para la Creación de una Agencia de Eventos Sociales en Santo Domingo, Año

2012. Caso: RM Eventos.

Sustentante: Anna Razzi 2011-2568

Asesor: Jesús Martín

Santo Domingo, D. N. Agosto, 2012

Dedico este monográfico a mis 4 puntos cardinales:

• A Dios por ser mi guía en cada decisión y por no dejarme sola en mis

batallas.

• A mis padres por enseñarme el valor del amor verdadero y el sacrificio que

conlleva elegir el camino correcto.

• A mis hermanas por ser mi motivo de superación y por cada una de sus

sonrisas.

• A Fabio Herrera por el apoyo incondicional y la alegría que ha traído su

amor a mi vida.

iii

ÍNDICE

Introducción 1 I. Planteamiento de la Investigación

I.1 Definición del Problema 3 I.2 Justificación del Problema 4 I.3 Objetivo General 5 I.4 Objetivos Específicos 5 I.5 Marco Teórico 6 I.6 Marco Conceptual 7 I.7 Metodología de la Investigación 8

I.7.1 Metodología Exploratoria 8 I.7.1.1 Sondeo Estadístico 8 I.7.1.2 Análisis de Modelos 9

II. Análisis de la Situación

II.1 Agencia de Eventos Sociales en Santo Domingo 11 II.2 Análisis PEST 12 II.3 Análisis FODA 17

III. Trabajo de Campo

III.1 Sondeo Estadístico 22 III.1.1 Población Meta y Muestra 22 III.1.2 Cuestionario Sondeo Estadístico 23 III.1.3 Resultados 26 III.1.4 Conclusión Preliminar 38

III.2 Análisis de Modelos 39 III.2.1 Modelo 1: Empresa de Organización de Eventos 39 III.2.2 Conclusión Preliminar 40 III.2.3 Modelo 2: Persona Organizadora de Eventos 41 III.2.4 Conclusión Preliminar 42

IV. Plan Estratégico: Plan de Negocios Agencia de Eventos Sociales

IV.1 Introducción 44 IV.2 Objetivos 45

IV.2.1 Objetivo General 45 IV.2.2 Objetivos Específicos 45

IV.3 Análisis Organizacional 46 IV.3.1 Misión 46

iv

IV.3.2 Visión 46 IV.3.3 Constitución de la Empresa 46 IV.3.4 Nombre de la Empresa 46 IV.3.5 Razón Social 47 IV.3.6 Organigrama 47 IV.3.7 Remuneraciones 48 IV.3.8 Localización de la Empresa 48 IV.3.9 Responsabilidad Social de la Empresa 49

IV.4 Mezcla de Mercado 49 IV.4.1 Producto 49 IV.4.2 Precio 50 IV.4.3 Plaza 50 IV.4.4 Promoción 50

IV.5 Posicionamiento 52 IV.5.1 Objetivo 52 IV.5.2 Selección de Mercado Meta 52 IV.5.3 Definición de las Estrategias 52

IV.6 Publicidad 54 IV.6.1 Slogan 54 IV.6.2 Plan de Colocación 54 IV.6.3 Mezcla de Medios 54

IV.7 Finanzas 55 IV.7.1 Inversión Inicial 55 IV.7.2 Proyección de Ingresos y Egresos 57

Conclusión 59 Bibliografía 61

v

LISTA DE TABLAS

Tabla 1. Matriz de respuestas, pregunta #1 del sondeo estadístico 26












Tabla 13. Proyección primeros 12 meses de la empresa 57

vi

LISTA DE GRÁFICAS

Gráfica 1. Diagrama de barras, pregunta #1 del sondeo estadístico 26












Gráfica 13. Organigrama “RM Eventos” 47

1

INTRODUCCIÓN

El objetivo fundamental de un plan de negocios es la descripción detallada

de los elementos que se conjugarán para el nacimiento de una empresa. El mismo

involucra las estrategias que permitirán la consolidación del establecimiento, el

estudio del mercado al cual se va a incursionar, la forma en que se van a

comercializar los productos o servicios, la inversión que se va a realizar, el

financiamiento requerido, la proyección de los ingresos y egresos, la evaluación

financiera y la organización del proyecto. La elaboración de un plan de negocio no

es una tarea sencilla, este requiere tiempo y dedicación.

Una agencia de eventos no es la excepción al caso, más bien, es uno de

los negocios que más requiere un estudio de mercado y actualmente esta no es

una práctica común. Los eventos son situaciones en donde el cliente se involucra

directamente, ya que el mismo crea expectativas y el resultado son experiencias,

de ahí que sea imperativo el estudio minucioso del mercado meta, las

necesidades del público y las tendencias actuales.

Un buen plan de negocios es fundamental para el éxito de cualquier

empresa. Para esta ocasión, representa el inicio de un nuevo negocio, por lo cual

se convierte en el primer paso hacia el mercado. No solo es importante su

elaboración, sino su aplicación. Este tipo de planes ayuda a mantener a los

nuevos empresarios en contacto directo con el próximo paso a seguir, con el fin de

asegurarse de que los resultados obtenidos concuerdan con los planificados.

2

I. Planteamiento de la Investigación

3

I.1 Definición del Problema

El problema nuclear es la carencia de un plan de negocios que me permita

el desarrollo de una Agencia de Eventos Sociales. Son pocas las empresas que

sobreviven sin tener definido un plan de negocios y las mismas se consideran

excepciones del mercado, ya que el mismo contiene información vital para la

sobrevivencia de cualquier inversionista nuevo o existente: segmento de mercado

y sus necesidades, inversión inicial, factibilidad del negocio y el crecimiento

paulatino que se tendrá durante los próximos años.

Las empresas que deciden iniciar sin un plan de negocios totalmente

definido y detallado, presentan dificultades a mitad del camino, obligándolos

entonces a recurrir a la creación de un bosquejo rápido de lo que tuvieron que

haber hecho desde el principio. Muchos logran sobrevivir y seguir adelante, otros

no.

De manera puntual y aterrizando al caso de una Agencia de Eventos

Sociales, la importancia de un plan de negocios es evaluar todas las variables que

debo tener en cuenta, desde el espacio físico, todo lo correspondiente con la

decoración: sillas, mesas, centros de mesas, mantelería, cubertería, vajillas; hasta

los gastos fijos que voy a presentar mensualmente. Además considerar las

reinversiones que debo hacer para estar acorde a lo que me exige mi mercado.

4

I.2 Justificación de la Investigación

Delimitado el problema y afianzando la necesidad que tengo como nueva

empresaria, entiendo que se requiere de una investigación profunda y detallada

que me llevará a la creación de un plan estratégico, este me guiará de manera

asertiva hacia las primeras decisiones a corto, mediano y largo plazo. Un plan

estratégico constituye un instrumento de gran utilidad ya que permite detectar

errores y planificar adecuadamente la puesta en marcha del negocio.

La realización de un plan de negocios me brindará las siguientes

oportunidades:

• Creación de un plan estratégico que me permita el desarrollo de mi

proyecto.

• Definición y enfoque de los objetivos.

• Determinación de la factibilidad económica del proyecto, lo cual me

permitirá prever los estados financieros del negocio y me informará

adecuadamente la posible solvencia que pueda ofrecerme.

• Determinación de la primera inversión.

• Suposición de la primera imagen de la empresa ante terceras personas.

• Facilita la obtención de la financiación bancaria, en caso de necesitarse.

• Puede facilitar la negociación con proveedores.

• Captación de nuevos socios o colaboradores.

• Acercamiento a personas que se desenvuelven en el campo comercial que

me interesa con el fin de solicitar opiniones y consejos.

• El plan de negocio puede dejar al descubierto las debilidades en el proceso

de planificación.

5

I.3 Objetivo General

Desarrollar un plan de negocio preciso que me permita el nacimiento y

crecimiento de una Agencia de Festejos Sociales dentro de un segmento de

mercado de clase media y media-alta, la cual estará dedicada a crear momentos

especiales para sus clientes, ofreciéndoles un servicio de alta calidad, con un

personal capacitado y confiable, esto con la finalidad de que disfruten esos

instantes importantes sin la preocupación de la organización.

I.4 Objetivos Específicos

• Penetrar en un mercado competitivo con una nueva oferta en cuanto a

organización de eventos sociales se refiere.

• Crear un ambiente laboral dinámico.

• Crear alianzas estratégicas con empresas que ofrezcan servicios de

entretenimiento y comida.

• Publicitar la empresa a través de los principales medios de comunicación:

periódicos, revistas y redes sociales.

• Participar en eventos promocionales que nos permitan tener contacto

directo con clientes potenciales.

• Ofrecer al cliente un servicio personalizado, en donde sienta la libertad de

elegir de acuerdo a sus gustos y necesidades.

• Adaptar el negocio a las nuevas tendencias del mercado.

• Evaluar de manera continua la productividad empresarial.

• Establecer planes comerciales que faciliten la negociación con el cliente.

• Establecer relaciones con los mejores proveedores del mercado.

6

I.5 Marco Teórico

Las Agencias de Eventos Sociales son empresas profesionales que se

encargan de organizar eventos para sus clientes comenzando desde el concepto

básico, pasando por la completa organización y concepción hasta llegar así a un

concepto total.

Los principales eventos a organizar son:

• Cumpleaños.

• Bautizos.

• Primeras Comuniones.

• Confirmaciones.

• Despedidas.

• Charlas.

• Reuniones.

• Conferencias.

• Entre otros.

Estos eventos pueden llegar a un final exitoso y memorable gracias a una

perfecta realización por las agencias de eventos. Dichas agencias ofrecen un

servicio completo y profesional cubriendo todas las necesidades que los clientes

presentan. Con una completa red de especialista gestionan los servicios

deseados, ocupándose totalmente de la organización de un evento.

Estratégicamente equipadas, una agencia de eventos que sea profesional

tomará las medidas necesarias, orientándose al grupo de clientes y visitantes

teniendo en cuenta todas las soluciones técnicas requeridas para satisfacer a sus

clientes. En este sentido, el buen funcionamiento del evento es la meta primordial.

La producción de entretenimiento o espectáculos deseados se logra sin esfuerzo

como un producto marginal.

7

I.6 Marco Conceptual

• Agencia: empresa destinada a gestionar asuntos ajenos o a prestar

determinados servicios.

• Evento: acontecimiento, suceso.

• Sillas acojinadas: son sillas plegables, estas sillas llevan una funda y un

moño de color. Las sillas que llevan un moño harán que la recepción se vea

más formal.

• Sillas Avant Garde: estas sillas son de madera y suelen llevar un cojín el

mismo color de la silla.

• Sillas Tiffany: estas sillas suelen ser de madera aunque las hay de metal y

acrílico, van acompañadas de cojines y se presentan en colores: blanco,

dorado, chocolate y plateado. Se consideran las más elegantes y son

ideales para los eventos de noche.

• Sillas tubulares: son sencillas y no se doblan, se apilan. Estas sillas son

cubiertas con una funda.

• Sillas Versalles: son de espaldar de forma rectangular y también llevan un

cojín.

8

I.7 Metodología de la Investigación

I.7.1 Metodología Exploratoria

La metodología de exploración es el método de investigación que tiene

como finalidad ofrecer una visión general respecto a una determinada realidad.

Este tipo de investigación se realizará especialmente porque el tema elegido se

refiere a un campo de estudio donde se involucra un segmento de mercado

consumista cuyas necesidades con crecientes y cambiantes. Es necesario por eso

recurrir a técnicas en donde se involucren directamente los personajes afectados y

donde podamos realizar un estudio de los casos ya existentes. Para explorar el

tema de una Agencia de Evento dispondremos de dos medios para recolectar

datos: sondeos estadísticos y análisis de modelos.

I.7.1.1Sondeo Estadístico

El primer método es el sondeo estadístico, este me permitirá conocer a

fondo la opinión o valoración del segmento de mercado al que estoy dirigida, a

través de un cuestionario con preguntas cerradas. La importancia de la encuesta

radica precisamente en que estaré contacto con aquellos a los que estoy por

ofrecer un servicio, además de que puedo tabular la información de manera que

los resultado me arrojen estadísticas funcionales y verídicas.

El sondeo estadístico me ofrece la ventaja de llegar a más público y de una

manera rápida, ya que el mismo no requiere de un personal especializado para

hacerla llegar al encuestado. Me interesa saber de una forma concisa lo que

piensa el mercado y lo que necesita.

El cuestionario a elaborar será estructurado, flexible y con preguntas

cerradas y directas; lo cual permite aplicarlo a cualquier persona sin importar sus

características. La muestra poblacional será de 50 persona entre los 25 y 55 años

(70% mujeres y 30% hombres) de clases media y media-alta, ubicados todos en el

área metropolitana.

9

I.7.1.2 Análisis de Modelos

El segundo método a utilizar es el de análisis de modelos. La mayoría de

los problemas en la metodología exploratoria se podrían evitar si el interesado

comenzara con la evaluación de modelos desarrollados anteriormente, se

establecerían como hipótesis de trabajo y a partir de ahí comenzara la recopilación

de datos necesarios. Durante el análisis, el investigador intenta ver si el material

recogido es conforme a lo que busca o si debe corregir el modelo o buscar uno

más apropiado.

Una de las reglas que se recomiendan a la hora de utilizar este método es

la de actuar ampliando el área de cuyo mapa ya disponemos, para así conectar la

nueva inteligencia con los hechos conocidos. En ocasiones, es recomendable

adoptar la estructura de un modelo anterior y simplemente ajustar sus detalles

menores. Esto es cuando se espera que el estudio proporcione fundamentos para

una acción práctica, como por ejemplo pronosticar o desarrollar una empresa

nueva.

La evaluación de modelos existentes ayuda a elegir la estructura lógica del

proyecto a realizar, ya que podemos definir cuáles variables debemos reunir y

cuáles son los factores esenciales en el desarrollo de un plan de negocios.

10

II. Análisis de la Situación

11

II.1 Agencias de Eventos Sociales en Santo Domingo.

Es interesante la evolución que ha presentado el negocio de la organización

de eventos. En los inicios, el cliente solo alquilaba las sillas, mesas, mantelería y

otros, para así poder “montar” la celebración. Poco a poco, se fue implementando

el concepto de “planificador de eventos”, el cual trabajaba en conjunto con el

cliente. Hoy en día, todo se resume en las descripciones del cliente sobre lo que

desea en su celebración, luego llegan las pruebas y la final un resultado. Se ha

delegado en la empresa la responsabilidad de los momentos especiales, de ahí

que es sumamente importante el crecimiento continuo y el seguimiento de las

tendencias.

El mercado de las empresas de eventos está dando claras muestras de

recuperación tras la fuerte crisis económica en la que se vio inmerso el país entre

los años 2003-2004, cuando la tasa del dólar imposibilitaba la adquisición de

nuevos equipos o de materiales que permitiesen un buen desenvolvimiento de

cualquier negocio.

Después de la crisis, este tipo de empresa ha tomado auge en nuestro país,

sobre todo en el área de Santo Domingo, por ser donde se concentra el mayor

porcentaje de la población. Los cumpleaños, bautizos, comuniones, etc., ya no

están a cargo de los cabecillas de familia, estos prefieren pagar a una empresa

que se encargue de diseñar y llevar a cabo el evento, ya que les ofrece la ventaja

de disfrutar la celebración al máximo sin la preocupación de los detalles. Este es el

punto central de una agencia de eventos, lograr que el cliente se olvide del stress

que genera la organización y aproveche la ocasión para compartir con familiares y

amigos.

Por su parte, la demanda de servicios soporte (música, iluminación y

entretenimiento) van de la mano con el crecimiento de los negocios organizadores

de eventos, debido a la necesidad de los recursos. Lo anterior ha supuesto el

12

aumento en los presupuestos pero también de los beneficios económicos, no solo

para el dueño, sino también para los distintos proveedores de los que se suplen.

Por último, lo que ese percibe es una mayor complejidad y sofisticación de los

distintos tipos de eventos, desde las bodas hasta los cumpleaños.

II.2 Análisis PEST

Política

El ambiente político nacional está retornando a la normalidad después de

momentos de tensión debido a los resultados de las elecciones llevadas a cabo en

mayo, sobretodo porque el partido opositor no aceptaba la derrota y está

enfrentando una crisis interna que no ha logrado resolver. Sin embargo, cuando en

agosto el nuevo gobierno tome posesión, se esperan grandes cambios en las

cúpulas, esto puede ser aprovechado por los nuevos dirigentes para sacar

algunas personalidades que no son aceptadas por la población y así ir

modificando el panorama político.

El tema de la corrupción se ha debatido de manera alegre y oportuna,

afectando a personajes de uno y otro bando, sin detenerse a pensar que el mismo,

más que afectarlos en lo personal, acentúa el descrédito de la actividad política.

En otro ámbito, históricamente las empresas dominicanas han tenido una

batalla difícil con el Código Laboral Dominicano debido a la naturaleza protectora

del mismo hacia el empleado. Esto obliga a las empresas a mantener una

constante previsión económica para las prestaciones laborales, lo cual resulta

bastante costoso para una empresa que no pudiese mantener sus empleados por

mucho tiempo.

Las relaciones laborales en la República Dominicana están regidas por la

ley No. 16-92 del 29 de mayo del 1992, conocida comúnmente como el Código de

Trabajo de la República Dominicana, y sus modificaciones, así como por su

13

Reglamento de Aplicación No. 258-93. El Ministerio de Estado de Trabajo es el

organismo encargado de aplicar las normas laborales.

Los impuestos en República Dominicana se encuentran regidos por el

Código Tributario y sus modificaciones, por los Reglamentos para su Aplicación y

sus modificaciones, y por las normas dictadas por la Dirección General de

Impuestos Internos (DGII), organismo autónomo encargado de su recaudación y

administración.

Los principales impuestos a pagar son:

• Impuesto Sobre la Renta (ISR)

• Anticipo del Impuesto Sobre la Renta

• Impuesto sobre Transferencia de Bienes Industrializados (ITBIS)

• Impuesto Sobre los Activos

Económica

En República Dominicana las pequeñas y medianas empresas constituyen

un elemento importante en el esquema productivo nacional, jugando un papel

relevante en el desarrollo económico del país, por su aporte al producto interno

bruto, a la generación de empleos y que por su marcada característica la

convierten en un factor de estabilidad política y social.

Sin embargo, los pequeños y medianos empresarios son también los que

sufren las dificultades relacionadas con el alto costo del país, lo que lo imposibilita

a la ampliación de su base empresarial e impide potencializar su contribución al

desarrollo nacional. Dentro de las dificultades principales existentes están:

• Ausencia de políticas de desarrollo del sector público y privado y un marco

legal que las ampare.

14

• Deficiencias en programas reales de financiamiento a tasas de interés

estables y adecuadas.

• Elevados costos de operación sustentados en el alto costo país.

La inflación siempre se puede considerar una amenaza al crecimiento de

cualquier empresa, sobre todo considerando que la empresa a constituir es nueva

y requiere tiempo para su crecimiento. De igual manera, el aumento de la tasa del

dólar puede disminuir la capacidad de captación de efectivo de la población.

No obstante la inflación y la leve alza sostenida de la tasa del dólar, el país

ha experimentado en los últimos años una estabilidad macroeconómica lo que ha

permitido un crecimiento estable de la economía. De esto se han beneficiado los

distintos sectores del país, ya que cada día las clases media, media alta y alta

optan por recurrir a profesionales para la preparación de sus eventos.

Social

Las características de la sociedad en el país constituyen un factor de suma

importancia para el desarrollo de una empresa como la que se pretende.

Dependemos de los gustos personales así como de la economía de los

consumidores. De ahí que se requiera desarrollar cierta necesidad de uso, vender

el producto como algo indispensable.

A lo anterior debemos considerar que la concentración de la población en

las grandes ciudades disminuye las oportunidades de crecimiento a otros puntos

del país y al mismo tiempo satura el mercado de Santo Domingo y Santiago ya

que la gran mayoría de agencias de eventos se concentran en las mismas.

Las ventajas que tenemos en el desarrollo de una empresa de eventos es

que la sociedad dominicana es en su gran mayoría joven, de ahí que nuestro

mercado meta sean personas de 25 a 50 años, y tiene una tendencia consumista.

Es necesario recalcar que un gran porcentaje de las clases sociales a los que nos

15

dirigimos, deben demostrar que tienen la capacidad económica de contratar un

empresa que se encargue de organizar los eventos familiares.

El mercado al que está dirigido esta empresa suele ser un mercado que no

se preocupa por los gastos a los que tengan que recurrir para la celebración de

sus momentos especiales, recalcando que actualmente entre más complejo y

detallado es el evento, mejor se siente el cliente.

Tenemos mucha influencia de otras culturas y nos dejamos llevar por lo que

está de moda, esto ofrece una gran oportunidad de dar entrada a nuevos

conceptos de celebraciones.

Tecnología

La tecnología en el país ha tenido un desarrollo impetuoso en los últimos

años, desde las empresas de telecomunicaciones con la entrada de nuevos

aparatos móviles y sistemas informáticos, pasando por las grande empresas y sus

cambios en las maquinarias, hasta llegar a las tecnologías utilizadas en los

eventos sociales: luces, pantallas, efectos especiales y otros.

En el Reporte Global de las Tecnologías de la Información, República

Dominicana se colocó en la posición 87 de un total de 142 países evaluados en

dicho informe, ocho puestos debajo de la posición que ocupó en el informe

pasado pero manteniendo la misma puntuación.

En el informe se toman en cuenta cuatro factores básicos dentro de la

evaluación de cada país. República Dominicana se encuentra posicionada de la

siguiente manera:

• Entorno: nuestro país se posiciona en el puesto 92. Este indicador mide la

facilidad cómo los mecanismos de mercado, regulatorios y de

16

infraestructura del país, propician un entornos para la innovación y el

desarrollo de las tecnologías de información y comunicación.

• Disponibilidad: en este subíndice, RD también se encuentra en puesto 92.

Este mide la disposición, preparación y voluntad de los tres grupos de

actores (individuos, empresarios y gobierno) en la utilización de la

tecnología, en particular las tecnologías de información y comunicación, en

sus actividades del día a día y transacciones. Revela que el país tiene una

Provisión de servicios de internet y telefonía competitiva.

• Uso: mide la utilización real (mediante la penetración y difusión) de la

utilización de las tecnologías de información y comunicación por los

principales actores sociales de una economía. En este reglón, República

Dominicana se encuentra en el puesto 82.

• Impacto: la variable de Impacto de las tecnologías de información y

comunicación en nuevos productos y el Impacto de las mismas en nuevos

modelos organizacionales, así como la relación entre la Eficiencia del

Gobierno y su uso de las tecnologías son los puntos destacables.

17

II.3 Análisis FODA

Fortalezas

• Un gran porcentaje de los negocios de eventos tienen alianzas estratégicas

con negocios de comida y decoración. Esto permite el crecimiento de

ambas empresas, ya que al momento de planificar algún evento social, son

referidos directamente.

• Estas empresas de eventos tienen conocimiento del mercado meta al que

están dirigido, sea cual sea el mismo, ya que adaptan sus servicios y

precios de acuerdo al público con el que trabajan.

• Han sabido explotar el concepto de fiestas temáticas. Están preparados

para cualquier tema que el cliente desee en su celebración, y si no, tienen

todos los medios para encontrar la decoración necesaria.

• El equipo de trabajo que conforman estas empresas es fuerte. Al ser

equipos pequeños, logran desarrollar una relación más fuerte, donde

prevalece la colaboración entre todos.

• Evolucionan con el mercado. Se adaptan fácilmente a las nuevas

tendencias, desde los colores hasta los estampados de moda. También en

cuanto al área de repostería, han sabido aceptar el cambio imponente que

se ha presentado en esta área en específico.

18

Oportunidades.

• La sociedad dominicana en todas sus clases sociales se caracteriza por ser

consumista. Compra todo lo que se le ofrece si el negociante sabe vender

bien el producto.

• Nuestra sociedad se deja influenciar fácilmente de las culturas de otros

países, por lo que cuando algo nuevo se está desarrollando en el exterior y

gracias a las nuevas tecnologías, este exige al mercado local los cambios

para la adaptación a estas tendencias que aún no han llegado al país.

• Actualmente existe una relativa estabilidad macroeconómica. Se puede

aprovechar esta situación para la compra de productos que nos faciliten el

trabajo. Además podemos influenciar fácilmente en las personas y lograr

así que soliciten los servicios de una empresa de eventos.

• El desarrollo de la tecnología en cuanto a la decoración se refiere mantiene

un crecimiento continuo. Las luces, pantallas y sonido son esenciales en

cualquier agencia de eventos, y nuestra isla se caracteriza por mantenerse

actualizado en esos puntos.

• Las capacitaciones para personas en esta industria están por doquier. Hoy

en día es mucho más fácil encontrar personal capacitado o empresas que

capaciten al personal dentro de la empresa. Esto con el fin de actualizar

conocimientos.

Debilidades.

• Falta de conocimiento en el área financiera. La mayoría de estos negocios

carecen de una persona que sepa cómo manejar el área de contabilidad y

por lo general gastan más de lo necesario y no ven las ganancias reales.

19

• Un gran porcentaje carece de un plan de negocios que les permita

desenvolver de manera óptima todos los ámbitos de la empresa, de ahí que

al principio, presenten desorientación y no sepan cómo dirigir o que

decisiones tomar.

• En algunos de los casos el capital de inversión no es suficiente por lo que

no logran mantener el negocio durante los primeros meses. Al momento de

evaluar cuánto dinero van a necesitar, olvidan que el primer año es

básicamente cubrir las necesidades y luego empiezan a ver las ganancias.

• No reinvierten lo necesario en el negocio, aunque mantienen las tendencias

al día, hay factores que descuidan. Las ganancias empiezan a tomarlas

desde el primer mes, sin tomar en cuenta que es obligatorio reinvertir hasta

llegar a un punto de equilibrio.

Amenazas

• El mercado tiene muchas empresas dedicadas a la preparación de eventos.

Estamos conscientes de que es un negocio próspero si se sabe manejar,

por lo que cada día surgen más personas que se dedican a la preparación

de eventos sociales.

• Dentro de la competencia en el mercado, existen algunos negocios en

específico que ya tienen tiempo y se han hecho de un nombre. Estos

negocios dificultan el camino de los nuevos por lo que cuando se piensa en

incursionar en este campo, es importante ofrecer una oferta fresca y

dinámica.

• Aunque mantenemos una situación macroeconómica relativamente estable,

es importante destacar que el crecimiento de la inflación anual afecta de

manera irreversible a los negocios, debido a que los dueños se ven

20

obligados a aumentos los precios de los productos y servicios, por lo que la

clientela podría presentar descontento.

• Por otra parte, el Código Laboral Dominicano tiene la característica de ser

muy protector hacia el empleado. En cada reforma, se favorece más al

empleado que al dueño de negocio. En ocasiones, el empleado dominicano

no suele apreciar el trabajo que tiene y siente descontento con los

beneficios ofrecidos.

21

III. Trabajo de Campo

22

III.1 Sondeo Estadístico.

III.1.1 Población Meta y Muestra

El parámetro de mercado meta son personas entre los 25 y 55 años. En

este rango de edad, las personas se caracterizan por ser solventes

económicamente; además, de que son activas socialmente hablando y les atrae la

idea de celebrar sus momentos más especiales.

Clases media y media-alta. Para este parámetro nos basamos en el

consumismo que caracteriza a la población dominicana, y estas clases sociales no

son la excepción. Son personas que pueden darse el lujo de pagar por la

organización de un evento y, en su mayoría, por el hecho de demostrar el status al

que pertenecen, recurren al conocimiento y creatividad de un organizador de

eventos.

En cuanto a la muestra, serán evaluadas 50 personas (70% mujeres y 30%

hombres). La división en cuanto a la cantidad de mujeres y hombres se debe a la

naturaleza femenina de organizar eventos sociales para sus allegados y para sí

misma, usualmente es este sexo que se encarga de establecer los parámetros del

cómo, cuándo y dónde se llevarán a cabo los festejos familiares.

El sondeo será aplicado a personas profesionales, preferiblemente que ya

hayan iniciado familia propia. Ubicados demográficamente en el centro de la

ciudad. Con el objetivo de trabajar desde el inicio con el público y zona en el que

estoy interesada incursionar. Los lugares escogidos son tres empresas privadas

de la zona metropolitana: una entidad bancaria, un restaurant y una entidad

educativa universitaria.

23

III.1.2 Cuestionario Sondeo Estadístico

1. ¿Utilizaría usted una agencia de eventos para la organización de alguna

actividad personal?

___Sí

___No

___Tal vez

2. ¿Ha utilizado anteriormente los servicios ofrecidos por empresas

organizadoras de eventos?

___Sí

___No

3. Si la respuesta anterior es afirmativa ¿Cómo calificaría el servicio y

resultado de la empresa de evento utilizada?

___Excelente

___Bueno

___Regular

___Malo

___Muy malo

4. Si la respuesta 2 es afirmativa ¿Estaría dispuesto/a a probar una nueva

empresa especialista en preparación de eventos si la oferta es innovadora?

___Sí

___No

___Tal vez

A partir de ahora, solo debe continuar si respondió ‘Sí’ o ‘Tal vez’ en la

pregunta #1

24

5. ¿De que dependería la selección de una empresa de eventos sobre otra?

___Precio

___Calidad en el servicio al cliente

___Calidad en los resultados

___Cercanía

6. ¿Cuáles eventos le gustaría sean organizados por una agencia de eventos?

Seleccionar 5 opciones.

___Cumpleaños

___Bautizos

___Bodas

___Fiestas de graduación

___Despedidas de soltero/a

___Fiestas corporativas

___Fiestas de bienvenida/despedidas

___Eventos de recaudaciones sociales

___Fiestas de compromiso

7. ¿Le gustaría participar en la preparación del evento o dejaría todo bajo la

responsabilidad de la agencia después de explicar lo que usted desea?

___Sí

___No

8. ¿Qué tipo de servicios le gustaría fueran parte del evento? Seleccionar 4

opciones.

___Luces ___Mesas de dulces

___Entretenimiento ___Música

___Comida ___Decoración

___Bebida ___Meseros

25

9. ¿Qué razones lo motivarían a utilizar los servicios de una agencia de

eventos?

___Comodidad

___Creatividad

___Mejores resultados

___Falta de tiempo

10. En promedio ¿Cuántos eventos organiza usted al año?

___1 – 3 eventos

___4 – 6 eventos

___Más de 6 eventos

11. ¿Qué tipo de eventos prefiere?

___Íntimos o familiares

___Con una amplia lista de invitados

12. ¿Cuánto estaría usted dispuesto/a a pagar por la prestación del servicio

para la organización de un evento (no incluye las subcontrataciones)?

___10,000 – 20,000

___20,001 – 30,000

___30,001 – 40,000

___Más de 40,000

III.1.3 Resultados

1. ¿Utilizaría usted una agencia de eventos para la organ

actividad personal?

Respuestas

Sí

Tal vez

No

Total

Tabla 1. Matriz de respuestas, pregunta #1 del sondeo estadístico.

Gráfica 1. Diagrama de barras, pregunta # 1 del sondeo estadístico.

Esta pregunta responde el FODA realizado, donde se establece que gran

parte de la población, para este caso un 68%, prefiere recurrir a los servicios de

una empresa de preparación de eventos. Solo un 12% responde de manera

negativa y el 20% restante pres

publicidad convincente y que llegue a los gustos del público, podemos convertirlos

en Sí.

Sí

34

26

¿Utilizaría usted una agencia de eventos para la organización de alguna

Respuestas Cantidad Porcentaje

34 68

Tal vez 10 20

6 12

Total 50 100

Tabla 1. Matriz de respuestas, pregunta #1 del sondeo estadístico.

fica 1. Diagrama de barras, pregunta # 1 del sondeo estadístico.




negativa y el 20% restante presenta duda. Sin embargo, estos últimos con una


Tal vez No

10

6

ización de alguna




enta duda. Sin embargo, estos últimos con una


2. ¿Ha utilizado anteriormente los servicios ofrecidos por empresas


Respuestas

Sí

No

Total

Tabla 2. Matriz de respuestas, pregunta #

Gráfica 2. Diagrama de barras, pregunta #2

A partir de esta pregunta podemos ver claramente el público interesado en

los servicios ofrecidos por una agencia de eventos. Si la relacionamos con la

pregunta 1, se destaca el porcentaje de personas dudosas que en algún momento

utilizaron los servicios de un organizador y que estarían dispuestos a utilizarlos

nuevamente, siempre y cuando la oferta sea conveniente.

Sí

27

¿Ha utilizado anteriormente los servicios ofrecidos por empresas



39 78

11 22

Total 50 100

. Matriz de respuestas, pregunta #2 del sondeo estadístico.

Diagrama de barras, pregunta #2 del sondeo estadístico.




e un organizador y que estarían dispuestos a utilizarlos

nuevamente, siempre y cuando la oferta sea conveniente.

No

39

11

¿Ha utilizado anteriormente los servicios ofrecidos por empresas




e un organizador y que estarían dispuestos a utilizarlos

3. Si la respuesta anterior es afirmativa ¿Cómo calificaría el servicio y


Respuestas

Excelente

Bueno

Regular

Malo

Muy Malo

Total

Tabla 3. Matriz de respuestas, pregunta #3


La satisfacción del cliente es lo primordial es una empresa de servicios,

para esta caso, el nivel de dicho renglón presenta más positivos que negativos,

esto se traduce en que la competencia está establecida y tiene componentes que

atrae público. Se debe ata

negativa, debido a la experiencia vivida. Para esto se necesita un plan de ventas

extraordinario.

Excelente Bueno

8

28

Si la respuesta anterior es afirmativa ¿Cómo calificaría el servicio y



Excelente 8 25.81

Bueno 15 48.39

Regular 6 19.35

Malo 2 6.45

Muy Malo 0 0.00

Total 31 100

atriz de respuestas, pregunta #3 del sondeo estadístico.


satisfacción del cliente es lo primordial es una empresa de servicios,



atrae público. Se debe atacar ambos puntos del mercado, en especial la parte


Bueno Regular Malo Muy Malo

15

6

2

0

Si la respuesta anterior es afirmativa ¿Cómo calificaría el servicio y

satisfacción del cliente es lo primordial es una empresa de servicios,



car ambos puntos del mercado, en especial la parte


4. Si la respuesta 2 es afirmativa ¿Estaría dispuesto/a a probar una nueva

empresa especialista en preparació

Respuestas

Sí

Tal vez

No

Total



El porcentaje de positivos que contiene esta pregunta representa un arma

de doble filo, ya que demuestra la poca fidelidad que tienen los usuarios hacia las

empresas de eventos, pero es una oportunidad para crear un plan que permi

crecimiento de dicha fidelidad basándose en el cumplimiento extraordinario de las

necesidades y en un excelente servicio al cliente.

Sí

23

29

Si la respuesta 2 es afirmativa ¿Estaría dispuesto/a a probar una nueva

empresa especialista en preparación de eventos si la oferta es innovadora?


23 74.19

Tal vez 6 19.35

2 6.45

Total 31 100





empresas de eventos, pero es una oportunidad para crear un plan que permi


necesidades y en un excelente servicio al cliente.

Tal vez No

6

2

Si la respuesta 2 es afirmativa ¿Estaría dispuesto/a a probar una nueva

n de eventos si la oferta es innovadora?



empresas de eventos, pero es una oportunidad para crear un plan que permita el



pregunta #1

5. ¿De qué dependería la

Respuestas

Precio

Calidad en el resultado

Calidad en el servicio al cliente

Cercanía al local

Total

Tabla 5. Matriz de respuestas, pregunta

Gráfica 5. Diagrama de barras, pregunta #

El precio siempre es un factor importante en la selección de un producto o

servicio, sobre todo si no se ha trabajado de lleno en un plan de fidelización de

clientes, en donde el fin único es satisfacer todas sus necesidades. En esto

también influye en la calidad del resultado, ya que es ahí en donde se demuestra

si el tiempo dedicado y la inversión valieron la pena. Por igual el trato hacia el

cliente es esencial en el manejo de cualquier tipo de empresa.

Precio Calidad en el

16

30


¿De qué dependería la selección de una empresa de eventos sobre otra?

Cantidad Porcentaje

16 36.36

Calidad en el resultado 15 34.09

Calidad en el servicio al cliente 8 18.18

Cercanía al local 5 11.36

44 100


. Diagrama de barras, pregunta #5 del sondeo estadístico.






cial en el manejo de cualquier tipo de empresa.

Calidad en el resultado

Calidad en el servicio al cliente

Cercanía al local

15

8

5


selección de una empresa de eventos sobre otra?






6. ¿Cuáles eventos le gustaría sean organizados por una agencia de eventos?

Seleccionar 5 opciones como máximo.

Respuestas

Cumpleaños

Despedida de soltero/a

Bodas

Bautizos

Fiestas de graduación

Fiestas corporativas

Eventos de recaudaciones sociales

Fiestas de compromiso

Fiestas de despedida/bienvenida

Total

Tabla 6. Matriz de respuestas, pregunta


De acuerdo a los resultados, los cumpleaños, las despedidas de soltero/a,

las bodas y bautizos, son las 4 actividades en las que más se debe poner énfasis

al momento de plantear el catálogo de actividades disponibles, de ahí que se debe

tener la logística completa de cómo organizar estos eventos y los elementos

esenciales para el desenvolvimiento optimo del mismo.

4439 37

31

¿Cuáles eventos le gustaría sean organizados por una agencia de eventos?

Seleccionar 5 opciones como máximo.

Cantidad Porcentaje

44 20.00

Despedida de soltero/a 39 17.73

37 16.82

32 14.55

Fiestas de graduación 23 10.45

Fiestas corporativas 17 7.73

Eventos de recaudaciones sociales 14 6.36

Fiestas de compromiso 10 4.55

Fiestas de despedida/bienvenida 4 1.82

220 100





momento de plantear el catálogo de actividades disponibles, de ahí que se debe


esenciales para el desenvolvimiento optimo del mismo.

3732

2317 14

104

¿Cuáles eventos le gustaría sean organizados por una agencia de eventos?

Porcentaje



momento de plantear el catálogo de actividades disponibles, de ahí que se debe


7. ¿Le gustaría participar en la preparación del


Respuestas

Sí

No

Total

Tabla 7. Matriz de respuestas, pregunta #


Un gran porcentaje de las personas que contratan a un tercero para la

planificación de un evento personal le gusta inmiscuirse en los detalles, saber que

aún tiene el control sobre las decisiones y

desenvolvimiento de la actividad. El cliente es quien tiene el conocimiento total de

sus deseos o de la persona por la cual se llevará a cabo el evento, por lo que su

presencia es indiscutible a la hora de decidir.

Sí

32

¿Le gustaría participar en la preparación del evento o dejaría todo bajo la



35 79.55

9 20.45

Total 44 100





aún tiene el control sobre las decisiones y que su toque estará presente en el



presencia es indiscutible a la hora de decidir.

No

35

9

evento o dejaría todo bajo la




que su toque estará presente en el



8. ¿Qué tipo de servicios le gustaría fueran parte del evento? Puede elegir 4

opciones como máximo.

Respuestas

Comida

Bebida

Música

Mesas de dulces

Luces

Entretenimiento

Decoración

Meseros

Total



La comida y la bebida son elementos esenciales en cualquier evento, sin

distinguir su origen, esto se ve claramente en los resultados, donde ambas

quedaron en el primer lugar de la selección. No debemos obviar el hecho que de

la música también es parte critica de los eventos, pero no solo la música per se,

sino también el tipo de ritmo dependiendo del ambiente, de las edades y de la

finalidad del evento. El resto de las selecciones demuestran que solo se

consideran como opciones a la hora de un evento.

44 44

33

ué tipo de servicios le gustaría fueran parte del evento? Puede elegir 4

opciones como máximo.

Cantidad Porcentaje

44 25.00

44 25.00

40 20.45

Mesas de dulces 13 9.66

10 5.68

Entretenimiento 9 5.11

8 4.55

8 4.55

176 100







o de ritmo dependiendo del ambiente, de las edades y de la


consideran como opciones a la hora de un evento.

4440

1310 9 8 8

ué tipo de servicios le gustaría fueran parte del evento? Puede elegir 4





o de ritmo dependiendo del ambiente, de las edades y de la


9. ¿Qué razones lo motivarían a utilizar los servicios de una agencia de

eventos?

Respuestas

Creatividad

Falta de Tiempo

Comodidad

Mejores resultados

Total


Gráfica 9. Diagrama de barras, pregunta

Este punto revela la importancia que tienen las capacidades de cada uno de

los empleados de la empresa, ya que el cliente busca creatividad en sus eventos,

y esto solo lo pueden ofrecer personas con conocimiento en la materia, p

preparadas y con destrezas. El tiempo es otra atenuando a nuestro favor. Hoy en

día las personas carecen del mismo y buscan en apoyo en otros para la

elaboración de sus actividades, ya que esto también les ofrece comodid

resultados son mejores.

Creatividad

17

34

¿Qué razones lo motivarían a utilizar los servicios de una agencia de


Creatividad 17 38.64

Falta de Tiempo 15 34.09

Comodidad 9 20.45

Mejores resultados 3 6.82

44 100





y esto solo lo pueden ofrecer personas con conocimiento en la materia, p



elaboración de sus actividades, ya que esto también les ofrece comodid

Falta de Tiempo

Comodidad Mejores resultados

15

9

3

¿Qué razones lo motivarían a utilizar los servicios de una agencia de



y esto solo lo pueden ofrecer personas con conocimiento en la materia, personas



elaboración de sus actividades, ya que esto también les ofrece comodidad y sus

10. En promedio ¿Cuántos eventos organiza usted al año?

Respuestas

1 - 3 eventos

4 - 6 eventos

Más de 6

Total



Lo que podemos destacar en esta pregunta es que al público dominicano le

gusta festejar sus momentos especiales. No importa la ocasión, siempre se

encuentra un motivo para celebrar. A esto podemos

facilidades que al cliente le interesen. Planes de celebraciones con precios

preferenciales y de acuerdo al evento, facilidades de pago. Es importante

determinar la flexibilidad de la que podemos disponer.

1 - 3 eventos

23

35

En promedio ¿Cuántos eventos organiza usted al año?


3 eventos 23 52.27

6 eventos 16 36.36

Más de 6 5 11.36

Total 44 100





encuentra un motivo para celebrar. A esto podemos sacar el provecho y preparar



determinar la flexibilidad de la que podemos disponer.

4 - 6 eventos Más de 6

16

5



sacar el provecho y preparar



11. ¿Qué tipo de eventos

Respuestas

Íntimos o familiares

Con una amplia lista de invitados

Total



La similitud en las respuestas demuestra que ambos campos tienen

oportunidad de ser explotados. Tanto las actividades íntimas como una amplia

lista de invitados requieren de detalle para conseguir los resultados esperados. La

diferencia entre ambas se basa en el uso de recursos y de tiempo. Un evento

íntimo es más rápido de organizar por la cantidad de invitados y porque los

detalles son más fáciles de controlar.

Íntimos o familiares

36

¿Qué tipo de eventos prefiere?

Cantidad Porcentaje

Íntimos o familiares 24 54.55

Con una amplia lista de invitados 20 45.45

44 100

1. Matriz de respuestas, pregunta #11 del sondeo estadístico.





ia entre ambas se basa en el uso de recursos y de tiempo. Un evento


detalles son más fáciles de controlar.

Íntimos o familiares Con una amplia lista de invitados

24

20

Porcentaje




ia entre ambas se basa en el uso de recursos y de tiempo. Un evento


12. ¿Cuánto estaría usted dispuesto/a a pagar por la prestación del ser


Respuestas

10,000

20,001

30,001

Más de 40,000

Total



La respuesta a esta pregunta nos presenta cual debería ser el presupuesto

estimado por evento. Sin embargo, se debe tener

mismo, la lista de invitados, la comida y todos los otros detalles que involucran la

preparación de una celebración. El trabajo es conseguir un punto de equilibro en

donde le público se sienta atraído por el precio y la empresa pu

servicio de calidad que asegure la fidelidad del cliente.

10,000 - 20,000 20,001

10

37

¿Cuánto estaría usted dispuesto/a a pagar por la prestación del ser



10,000 - 20,000 10 22.73

20,001 - 30,000 16 36.36

30,001 - 40,000 13 29.55

Más de 40,000 5 11.36

44 100

Matriz de respuestas, pregunta #12 del sondeo estadístico.



estimado por evento. Sin embargo, se debe tener en cuenta la magnitud del



donde le público se sienta atraído por el precio y la empresa pueda ofrecer un

servicio de calidad que asegure la fidelidad del cliente.

20,001 - 30,000 30,001 - 40,000 Más de 40,000

16

13

5

¿Cuánto estaría usted dispuesto/a a pagar por la prestación del servicio



en cuenta la magnitud del



eda ofrecer un

38

III.1.4 Conclusión Preliminar

Realizar una encuesta es vital para cualquier nueva empresa y en este caso

no es la excepción. Los resultados tienen una relación fuerte con los puntos

evaluados en el FODA. Primero, deja por entendido que el negocio es rentable

siempre y cuando se sepa cómo manejar los recursos y como entrar en el

mercado, pero sobre todo los resultados finales son los que siembran en el cliente

la necesidad de recurrir a organizadores de eventos.

El precio siempre es un factor importante entre cualquier producto o

servicio, pero también están la calidad en los resultados y la atención que se le

brinda al cliente. Es una forma sencilla de describir la misión central. El

consumidor final necesita de una sensación, de una experiencia placentera para

crear fidelidad y mantenerse en constante relación con el negocio por lo que es

imperante crear un catálogo que satisfaga las necesidades y antojos de quienes

con mantendrán en el mercado. Dicho catálogo debe incluir una amplia gama de

opciones para las celebraciones más relevantes como son los cumpleaños, las

despedidas de solteros/as y las bodas. La comida, la bebida y la música son

elementos decisivos ante el cliente. Todo debe ser ofertado bajo la más rigurosa

calidad y detalle. Debemos comprender el gusto y el ambiente a crear para poder

alcanzar la combinación perfecta entre alimentos y entretenimiento. De ahí que el

cliente prefiera involucrase de manera directa en la organización de sus eventos,

esto le asegura un total control sobre lo ofrecido a los invitados, sin importar la

longitud de la lista de participantes en el evento.

Por último, un negocio de preparación de eventos tiene la ventaja de crear

la necesidad ante el mercado. Entre ofertas y una buena mezcla publicitaria, se

tiene la oportunidad de llegar más allá de lo establecido. Por supuesto, el

consumismo que nos caracteriza junto con el reflejar una imagen de solvencia y

poderío, juegan un papel significativo.

39

III.2 Análisis de Modelos

III.2.1 Modelo 1: Empresa de Organización de Eventos.

La característica principal de una empresa de organización de eventos es

que cuenta con un personal capacitado en varias de las áreas que conforman el

evento: decoradores, chef, entretenimiento y servicio. Sin embargo, el resto de los

servicios (bebida, música, mesas de dulces, flores, etc) deben ser subcontratados

para poder suplir las necesidades del cliente.

También cuenta con un local físico donde almacenan sillas, mesas,

mantelería, copas, cubertería y otros implementos para la preparación del evento.

De no alcanzar las que tienen, recurren al alquiler en otras empresas sin costo

adicional al cliente. Cuentan con el servicio de entrega y recogida de los

materiales alquilados, con la opción de entrega un día antes y recogida un día

después del evento. El costo de transporte se incluye en el precio final del cliente.

El proceso de organización comienza cuando el cliente solicita los servicios

y se le asigna un decorador que se encargará del evento, dependiendo del tamaño

y la cantidad de invitados serán asignados o no ayudantes. Se encargarán de

cada detalle, desde la selección de comida, bebida, animación, decoración, hasta

la organización de mesas e invitados; de acuerdo a los deseos del cliente.

Por lo general, tienen un listado variado de sillas y mesas disponibles para

alquiler. Las sillas pueden ser tubulares, acojinadas, Avant Garde, Versalles y

Tiffany. Por su parte, las mesas pueden ser redondas (se utiliza para los invitados)

y rectangulares (estas se utilizan para mesas principales o mesas de buffet).

La mantelería, cubertería, vasos y copas dependen de la ocasión y la

decoración del evento. Por lo que estas empresas tienen una gran variedad en

formas, tamaño y colores que les permiten hacer el rejuego entre evento y evento.

40

Por último, la administración y contabilidad pueden ser funciones del dueño

del negocio, pero existe la posibilidad de que la parte contable sea delegada en un

profesional del área.

III.2.2 Conclusión Preliminar

Este modelo representa lo que es una empresa en la actualidad, con un

organigrama, espacio físico amplio y los procesos de registro ante las entidades

nacionales, los cuales conllevan responsabilidades impositivas.

Conformar una empresa bajo este modelo significa una inversión preliminar

que dependerá del alcance previsto para el inicio del negocio, ya que se debe

comprar todo lo que se ofrecerá al cliente; además, pagar el alquiler del almacén,

los contratos de servicios y los gastos de reclutamiento de personal.

Se debe destacar que con la compra de las sillas, mesas, mantelería,

copas, cubertería y otros implementos para la preparación del evento, se

disminuyen los costos en cuanto a subcontrataciones se refiere, ya que no tienen

que recurrir a los servicios de otra empresa; sin embargo, tiene un costo de

almacenamiento, así como costos fijos de mantenimiento y arrendamiento del

espacio, que si no cubren una cuota mínima de eventos, no podrán cubrir los

costos que conlleva el almacén. En adición, el negocio debe contar con un medio

de transporte que permita el traslado de los implementos conformantes de la

decoración. Estos factores se convierten en la desventaja del modelo.

Como ya fue mencionado y es la ventaja que caracteriza a este modelo,

nos ofrece independencia en cuanto a subcontrataciones se refiere, ya que no

debemos recurrir a esta práctica en el 100% de los servicios ofrecidos para la

preparación de los eventos. Explorando el campo emocional, brinda una

sensación de pertenencia y competitividad muy profunda, debido a que es gracias

al esfuerzo propio que se consigue establecer en el mercado.

41

III.2.3 Modelo 2: Persona Organizadora de Eventos.

La diferencia principal entre modelos, es que este último está compuesto

por solo una persona, quien se encarga de todos los pormenores del evento y si

llegase a necesitar ayudantes los mismos son contratados. Las personas que son

organizadoras de eventos tienen conocimientos amplios en el tema, así como

también conocen a detalles todas las otras empresas que son parte de una

celebración: comida, bebida, dulces, luces, espacios, mesas, sillas, entre otro.

Usualmente tienen un listado ya definido de las personas con las que trabajan, y si

el cliente requiere de algo diferente, busca en el mercado. Esto quiere decir que

todos los servicios son subcontratados. El organizador obtiene descuentos

especiales por la magnitud de los eventos y por las relaciones ya creadas.

Básicamente, el organizador es un intermediario entre las empresas

dedicadas a suplir a eventos y el cliente.

El organizador de eventos no tiene un espacio físico para almacenamiento

de ningún tipo, el único espacio es una oficina donde se reúne con la clientela, y

dependiendo del crecimiento del negocio, tiene otros organizadores trabajando

con otros eventos. Cuenta con catálogos de ayuda para el cliente.

Al igual que el modelo anterior, se involucran en la selección de comida,

bebida, animación, decoración, hasta la organización de mesas e invitados; de

acuerdo a los deseos del cliente. Organizan reuniones para probar los posibles

platos a servir así como también los postres, esto claro, depende del cliente.

Un organizador es dueño de su tiempo y de su espacio, el mismo es una

empresa que dirige todos los “departamentos”. Sin embargo, al igual que el

Modelo 1, puede delegar las funciones de contabilidad a un experto en la materia.

42

III.2.4 Conclusión Preliminar.

Este modelo se adapta un poco más a la tendencia de hoy en día: trabajar

con empresas subcontratadas para así evitar todo el proceso de recursos

humanos. Lo anterior se traduce en un ahorro considerable si tomamos en cuenta

de que no se tiene que recurrir a los gastos de búsqueda, contratación e inducción

del personal. Todo lo que se necesita es saber quién cuenta con los recursos y

cuanto se debe pagar por la contratación temporal.

Otra de las ventajas, es que no se debe contar con una inversión inicial

para espacio físico ni materiales para decoración, es más bien un trabajo que

fácilmente se puede realizar desde la comodidad del hogar. Una página web y

otros medios publicitarios son los mayores gastos a los que se pueden incurrir, y

por supuesto, el uso de redes sociales, que es un servicio totalmente gratuito y

una herramienta que favorece a cualquier negociante.

El conocimiento en este tipo de negocios es muy valorado, y más aún bajo

las condiciones de este modelo, donde todo se concentra en un individuo. Por lo

que es imperante el constante entrenamiento personal a base de cursos,

diplomados o cualquier otro medio. Con respecto a la experiencia, es preferible

que la persona que decida incursionar de manera solitaria, ya tenga consigo un

currículo amplio de lugares en donde haya trabajado y su labor haya sido

reconocida.

Por otra parte, la desventaja que presenta el negocio es la dependencia de

otras compañías, ya que pueden quedarnos mal en el proceso. Se asemeja a la

teoría de prueba y error, solo que en esta situación no tenemos como reversar

ante el cliente y debemos salir adelante. De ahí que sea sumamente importante

evaluar cada una de las empresas disponibles y si es posible obtener información

de otras personas que hayan utilizado el servicio. Por último, la falta de local

puede ser un punto desfavorable ante el consumidor, debido a que la estructura

física representa un espacio seguro y una imagen ante el cliente.

43

IV. Plan Estratégico: Plan de Negocios Agencia de

Eventos Sociales

44

IV.1 Introducción

El ser humano es un ente social por naturaleza. La necesidad de

relacionarse lo ha llevado a desarrollar habilidades y actividades en donde le

permitan crear momentos especiales que durarán de por vida. De ahí surge la

necesidad de una organización impecable que dará lugar a ocasiones inolvidables.

Lo anterior es el génesis de las agencias de eventos sociales.

La finalidad de todo evento es entregar lo mejor a los invitados. Crear un

ambiente ameno, alegre y abierto a conversaciones placenteras. Buena comida,

buena música, comodidad, espacio para compartir, son los elementos esenciales.

Sin embargo, al momento de hacer los preparativos para desarrollar el evento de

manera exitosa, surgen ciertos inconvenientes: tiempo, falta de creatividad e

información.

El mercado actual cubre una cuota en este sentido, por eso es necesario

establecer estándares de calidad más elevados, con el fin de crear un relación

profunda entre cliente-decorador. Esto dará como resultado eventos con mayor

lujo de detalles y con características que cubran en un 100% las expectativas del

cliente.

45

IV.2 Objetivos

IV.2.1 Objetivo General

Determinar la factibilidad de establecer una agencia organizadora de

eventos sociales, con el objetivo de crear momentos especiales para sus clientes,

ofreciéndoles un servicio de alta calidad, con la finalidad de que disfruten esos

instantes importantes sin la preocupación de la organización.

IV.2.2 Objetivos Específicos

• Determinar el monto de inversión necesario, los costos para el desarrollo e

implementación del servicio y el tiempo que tomará recuperar la inversión.

• Analizar las necesidades básicas del cliente.

• Fijar un plan de mercadeo útil para la penetración en el mercado.

46

IV.3 Análisis Organizacional

IV.3.1 Misión

Establecer un empresa de organización de eventos sociales que ofrezca un

servicio de calidad, de rápida repuesta y eficiente en la planificación. Encaminada

a satisfacer las necesidad de nuestros clientes.

IV.3.2 Visión

Posicionar a la empresa organizadora de eventos como líder en el mercado.

IV.3.3 Constitución de la Empresa

RM Evento será constituida como una Empresa Individual de

Responsabilidad Limitada (E.I.R.L), la cual se encuentra reglamentada en la Ley

General de Sociedades Comerciales y Empresas Individuales de Responsabilidad

Limitada, Ley 479-08 modificada por la Ley 31-11, a partir del artículo 450.

La E.I.R.L pertenece a una persona física y es una entidad dotada de

personalidad jurídica propia, con capacidad para ser titular de derechos y

obligaciones, los cuales forman un patrimonio independiente y separado de los

demás bienes de la persona física titular de dicha empresa. Podrá realizar toda

clase de operaciones civiles y comerciales, prestación de servicios, actividades

industriales y comerciales.

IV.3.4 Nombre de la Empresa

El nombre de la empresa será RM Eventos. Estará registrada bajo el

amparo de la Ley 1450 De Registro De Marcas De Fabricas Y Nombres

Comerciales E Industriales, el cual garantiza al interesado la exclusividad en el

uso de esa marca o nombre por un tiempo igual al período para el cual fue

efectuado, sin perjuicio de las renovaciones por igual o mayor período de que

pudiera ser objeto ese registro.

47

IV.3.5 Razón Social

La razón social de nuestra empresa es brindar el servicio de organización

de eventos sociales; acogiéndose a lo expedido sobre las ley 479-08 modificada

por la ley 31-11 a partir del artículo 450 sobre Ley General de Sociedades

Comerciales y Empresas Individuales de Responsabilidad Limitada, que establece

que toda E.I.R.L podrá realizar toda clase de operaciones civiles y comerciales,

prestación de servicios, actividades industriales y comerciales.

IV.3.6 Organigrama

Esta empresa estará organizada de la siguiente manera:

Gráfica 13. Organigrama “RM Eventos”

• Gerente y Decorador Principal: tendrá bajo su cargo el manejo operativo

del negocio y será el decorador cabecilla, quien se encarga de asignar los

trabajos a los decoradores junior.

• Relacionista Público: sus funciones se basan en comercializar el negocio

en el mercado, captación de clientes, inscripciones en ferias de eventos y

actualizar el catálogo de proveedores.

• Decorador Junior: se encargara de realizar las decoraciones de acuerdo a

como sean asignadas por el Decorador Principal.

48

IV.3.7 Remuneraciones

• Gerente y decorador principal: RD$ 35,000.00

• Relacionista público: RD$ 20,000.00 más el 3% de las ganancias por cada

evento que consiga que nosotros organicemos.

• Decoradores junior: RD$ 18,000.00

• Contador: RD$ 10,000.00 (contratado de manera externa, no pertenece a la

nómina del negocio).

IV.3.8 Localización de la Empresa

La oficina de atención al cliente estará localizada en el perímetro de área

que comprenden las avenidas 27 de Febrero y Jonh F. Kennedy, y las avenidas

Tiradentes y Winston Churchill.

Debido a que todos los servicios serán subcontratados, no requerimos de

espacio físico para almacenamiento.

IV.3.9 Responsabilidad Social de la Empresa

Al ser una empresa de servicios y no llevar a cabo ninguna actividad

productiva, la empresa carece de responsabilidad social referida al medio

ambiente. Aunque en los eventos que se lleven a cabo se implementará la

diferenciación de desechos en peligrosos, reciclables y no reciclables, para así

contribuir a la reducción de contaminación del entorno.

49

IV.4 Mezcla de Mercadeo

IV.4.1 Producto

La empresa tiene como fin la prestación de un servicio completo y de

calidad a cada uno de sus clientes, mediante el cual se busca satisfacer las

necesidades de los mismos.

Este servicio se diseñará de acuerdo a las especificaciones y exigencias del

consumidor y de los resultados esperados. Nosotros nos encargamos de todos los

detalles y confeccionaremos un servicio personalizado, en el tiempo y la forma en

que fuera estipulado por el cliente.

Todos los requerimientos del evento serán subcontratados por nuestra

empresa, contando con proveedores especializados en los diferentes productos y

servicios necesarios para llevar a cabo eventos corporativos, dando un servicio

completo y con altos estándares de calidad. Por lo cual se manejara una base de

datos de aquellos proveedores que se necesiten para la organización del evento.

Nuestro catálogo de eventos estar conformado por las siguientes actividades:

• Cumpleaños.

• Despedida de soltero/a.

• Bodas.

• Bautizos.

• Fiesta de graduación.

• Fiestas corporativas.

• Eventos de recaudación social.

En caso de que el cliente requiera la organización de algún evento no

listado anteriormente, estamos en la completa disposición de trabajar de acuerdo

a sus necesidades.

50

IV.4.2 Precio

La demanda es inelástica con respecto al precio: según los resultados del

sondeo estadístico, los clientes aceptan un promedio de precio entre RD$

20,000.00 y RD$ 30,000.00 solo por la prestación del servicio, lo cual no incluye

las subcontrataciones, que tendrán un costo adicional dependiendo de los

requerimientos del cliente y serán cubiertos por los mismos. Los precios son

variables.

Los precios estarán definidos por las variables descritas a continuación, las

cuales afectan el precio de manera directa y de ahí se clasificaría como un evento

costoso o económico:

• Número de invitados que asistirán al evento.

• Salón donde se realizará el evento.

• Menú del evento (comida, bebida y mesa de dulces).

• Costos logísticos (proveedores)

IV.4.3 Plaza

Las actividades de nuestra empresa estarán concentradas en nuestra

oficina. De ahí, contactaremos a nuestros proveedores, los cuales nos otorgaran

muestras de sus productos para que el cliente deguste (en el caso de alimentos).

Para el entretenimiento y decoración, dependerá de la selección del cliente. La

logística de transporte estará a cargo de cada proveedor.

La comunicación será esencial para el desarrollo de nuestro negocio, por lo

que mantendremos líneas de servicio al cliente, y flotas de celular por si nos

encontramos fuera de oficina.

51

IV.4.4 Promoción

Dado que nuestro negocio es nuevo en el mercado, organizaremos un

evento dando inauguración al local. Invitaremos a personas influyentes en el

medio (proveedores ya establecidos) y clientes en potencia.

Unos de nuestros principales objetivos es que nuestro cliente sea fiel a la

empresa por lo cual se les ofrecerá las siguientes ventajas:

• Descuentos: los descuentos serán aplicados dependiendo de la forma de

pago. Si es al contado y en efectivo, se le aplicara un 5%. Si es con tarjeta

de crédito, será de un 3%.

• Muestras gratuitas: muestra de la comida y de los dulces que ofrecen

nuestros proveedores, con el fin de que el cliente pruebe la calidad de los

mismos y que sepan que seleccionar al momento de organizar sus eventos.

• Promociones en puntos de compra: Exhibiciones y demostraciones en las

distintas ferias que se realizan con fines de mostrar las distintas opciones

presentes de empresas de eventos.

• Recompensas por ser cliente habitual: Después de haber recurrido a

nuestros servicios en mínimo 2 ocasiones, obtiene un descuento del 7% en

el tercer evento.

La estrategia a utilizar ser Pull, con el fin de fomentar la prueba de nuestros

servicios y atraer clientes de otras empresas de eventos, con el fin de retenerlos

en RM Eventos.

52

IV.5 Posicionamiento.

IV.5.1 Objetivo

Queremos ser número uno en el mercado de los eventos a los que estamos

dirigidos. Estamos decididos a implementar las estrategias necesarias para que

seamos la primera opción del público cuando necesiten organizar sus

celebraciones.

IV.5.2 Selección de Mercado Meta

Nuestro mercado meta tendrá como componente personas entre los 25 y 55

años de clase media y media alta, ya que se caracterizan por ser solventes

económicamente; además, de que son activas socialmente hablando.

Las clases sociales seleccionadas se identifican como personas

consumistas que pueden pagar por la preparación de un evento y recurren al

hecho de demostrar el status al que pertenecen, recurren al conocimiento y

creatividad de un organizador de eventos.

IV.5.3 Definición de las Estrategias

Acorde a los estilos de vida, nos centraremos en los intereses y actitudes

de nuestros consumidores; que les gusta, que les llama la atención, cuanto están

dispuestos a pagar por un servicio, que les gusta comer, que deportes practican, a

cuales actividades suelen asistir, etc.

Nuestra ventaja competitiva estará basada en el servicio personalizado a

nuestros clientes y los beneficios que ofrecemos por mantener la fidelidad a

nuestro negocio.

Explotaremos las ventajas competitivas y los atributos de nuestra marca,

comparándolas con las marcas competidoras. Es una estrategia que tiene como

ventaja que los consumidores comparan empresas siempre que van a realizar

53

alguna celebración, piden opiniones, solicitan cotizaciones, así que conseguir que

nuestra marca este comparativamente posicionada por encima de las demás,

puede suponer una garantía de compra.

Estrategias extensivas, dado que somos una empresa nueva, debe trabajar

en una publicidad extensiva para captar nuestros consumidores, por lo que nos

anunciaremos en los principales diarios del país, folletos en los establecimientos

de nuestros aliados y otros.

54

IV.6 Publicidad

IV.6.1 Slogan

“Vive tus celebraciones al máximo”

IV.6.2 Plan de Colocación

• Alcance: Anualmente se registran alrededor de 5000 nuevas familias a nivel

del Distrito Nacional, esto representa un mínimo 5000 clientes potenciales,

los cuales estarán expuestos a los distintos medios de comunicación y por

consiguiente a la publicidad de RM Eventos.

• Frecuencia: El mercado objetivo está totalmente expuesto a uno de los

medios de comunicación más importantes del país: periódico. Este será el

primer medio por donde estaremos anunciando nuestros servicios, aparte

de los distintos establecimientos o aliados con los que estaremos

trabajando. La exposición de clientes potenciales a estos últimos es diaria.

IV.6.3 Mezcla de Medios.

• Periódico.

• Establecimientos aliados.

• Revistas sociales.

• Redes sociales.

55

IV.7 Finanzas

IV.7.1 Inversión Inicial

• Alquiler espacio oficina (esto incluye el depósito y el mes por adelantado)

o RD$ 75,000.00

• Equipos de oficina y mobiliario (incluye 5 escritorios, 5 sillas, 5 teléfonos, 1

multifuncional, 4 laptops, 1 computadora de escritorio, 1 sillón, 1 mesa de

centro, 2 aires acondicionados y material gastable)

o RD$ 350,000.00

• Equipos cocina (incluye nevera pequeña, horno microondas y material

desechable)

o RD$ 50,000.00

• Decoración espacio (incluye cuadros, espejos, floreros y centro de mesa)

o RD$ 6,000.00

• Contratación empleados con empresa externa

o RD$ 25,000.00

• Instalaciones

o RD$ 15,000.00

• Pérdidas iniciales

o RD$ 60,000.00

• Promoción y Publicidad

o RD$ 75,000

• Gastos legales

o RD$ 15,000.00

TOTAL = RD$ 671,000.00

56

La inversión inicial estará compuesta por un 40% (RD$271,000.00) capital

propio y el 60% restante (RD$ 400,000.00) será a través de financiamiento, el

mismo será solicitado en una entidad de ahorros y préstamos, a una tasa de

interés no mayor de 22% a 36 cuotas, con derechos a avance de capital. Las

cuotas a pagar son de RD$ 15, 276.18 (sin tomar en cuenta los avances).

• Tiempo para inicio de proyecto: 6 meses

• Tiempo para inaugurar: 5 meses después de fecha de inicio.

57

IV.7.2 Proyección de Ingresos y Egresos

Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8 Mes 9 Mes 10 Mes 11 Mes 12

Eventos mensuales 7 7 7 9 9 9 11 11 11 12 12 12

Ingreso promedio

por eventos

mensuales 25,000.00 25,000.00 25,000.00 25,000.00 25,000.00 25,000.00 25,000.00 25,000.00 25,000.00 25,000.00 25,000.00 25,000.00

Ingresos brutos 175,000.00 175,000.00 175,000.00 225,000.00 225,000.00 225,000.00 275,000.00 275,000.00 275,000.00 300,000.00 300,000.00 300,000.00

Gastos

Alquiler 25,000.00 25,000.00 25,000.00 25,000.00 25,000.00 25,000.00 25,000.00 25,000.00 25,000.00 25,000.00 25,000.00 25,000.00

Luz 10,000.00 12,000.00 12,000.00 12,000.00 12,000.00 13,000.00 13,000.00 13,000.00 15,000.00 15,000.00 15,000.00 15,000.00

Agua 3,000.00 3,000.00 3,000.00 3,000.00 3,000.00 3,000.00 3,000.00 3,000.00 3,000.00 3,000.00 3,000.00 3,000.00

Internet 2,500.00 2,500.00 2,500.00 2,500.00 2,500.00 2,500.00 2,500.00 2,500.00 2,500.00 2,500.00 2,500.00 2,500.00

Sueldos 101,000.00 101,000.00 101,000.00 101,000.00 101,000.00 101,000.00 101,000.00 101,000.00 101,000.00 101,000.00 101,000.00 101,000.00

Préstamo 15,276.18 15,276.18 15,276.18 15,276.18 15,276.18 15,276.18 15,276.18 15,276.18 15,276.18 15,276.18 15,276.18 15,276.18

Comisión 5,250.00 5,250.00 5,250.00 6,750.00 6,750.00 6,750.00 8,250.00 8,250.00 8,250.00 9,000.00 9,000.00 9,000.00

Impuestos 17,500.00 17,500.00 17,500.00 22,500.00 22,500.00 22,500.00 27,500.00 27,500.00 27,500.00 30,000.00 30,000.00 30,000.00

Material gastable 3,000.00 3,000.00 3,000.00 3,000.00 3,000.00 3,000.00 3,000.00 3,000.00 3,000.00 3,000.00 3,000.00 3,000.00

Total Gastos 182,526.18 184,526.18 184,526.18 191,026.18 191,026.18 192,026.18 198,526.18 198,526.18 200,526.18 203,776.18 203,776.18 203,776.18

Total Ingresos Netos -7,526.18 -9,526.18 -9,526.18 33,973.82 33,973.82 32,973.82 76,473.82 76,473.82 74,473.82 96,223.82 96,223.82 96,223.82

Inyección Capital 7,526.18 9,526.18 9,526.18 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Ganancia 0.00 0.00 0.00 33,973.82 33,973.82 32,973.82 76,473.82 76,473.82 74,473.82 96,223.82 96,223.82 96,223.82

Total anual 617,014.38

Avance a préstamo 150,000.00

Salario navideño 91,000.00

Total neto anual 376,014.38

Tabla 13. Proyección primeros 12 meses de la empresa.

58

En los negocios de organización de eventos, las ganancias netas van dado

señales de existencia prácticamente después del tercer mes, debido a que este

tipo de negocios tiene buenas remuneraciones si se hace correctamente. El papel

del relacionista público juega un rol determinante para la captación de eventos, de

ahí que debe ser cuidadosamente seleccionado en base al poder de

convencimiento y empatía que tiene con el cliente.

La inversión inicial se puede calificar como media, ya que no es un monto

difícil de conseguir y de acuerdo a las características del financiamiento, sus

cuotas son de fácil manejo. Cabe destacar la importancia de los avances de

capital, esto nos permitirá saldar el préstamo en menos tiempo de lo previsto y así

reducir los intereses a pagar.

Estamos frente a un negocio rentable, seguro y confiable. El retorno de la

inversión se recibe en menos del año de apertura. Sin embargo, se debe

considerar futuras remodelaciones y la inversión en capacitaciones para el

personal, ya que es una empresa que se mantiene cambiando de acuerdo a las

tendencias del mercado.

59

CONCLUSIÓN

RM Eventos es una empresa dedicada a la organización de eventos

sociales, que permiten la creación de una experiencia única en pos de la fidelidad

del cliente. El objetivo principal es la combinación de elementos tácticos para el

génesis de un nuevo negocio, cuya visión es crecer en el mercado implementado

una ventaja competitiva basada en el servicio al cliente.

Estamos envueltos en un ambiente económico no muy favorable para

algunas de las clases sociales del país. Sin embargo, el dominicano de clase

media y media alta se caracteriza por el consumismo y las apariencias ante la

sociedad. Estos factores propician un nicho a explotar, si utilizamos las

herramientas claves como la atención al cliente y la oferta de bien. La publicidad

será un eje principal ya que la misma estará orientada a la fidelización del cliente.

Trabajaremos en estrategias extensivas para captar y retener clientes en nuestra

agencia.

RM Eventos será en sus inicios una empresa intermediaria, ya que seremos

el enlace único entre las distintas vertientes que componen un evento y el cliente.

Esto tiene dos ventajas fundamentales: no se necesita invertir en sillas, mesas,

mantelería, etc; y los servicios están todos centralizados, por lo que el consumidor

final solo debe asistir a nuestras instalaciones. A futuro existe la posibilidad de

ampliar con el alquiler de un almacén y reinvertir las ganancias en piezas propias y

así disminuir la dependencia hacia ciertos suplidores.

La preparación de nuestro personal será fundamental para el crecimiento y

evolución del negocio. Estaremos trabajando bajo la base de dos criterios:

conocimientos técnicos y servicio al cliente. Estaremos trabajando en conjunto a

centros de capacitación, con el fin de agregar valor a nuestros recursos humanos.

60

En el factor económico, la inversión inicial será cubierta en un 40% por

capital propio y un 60% por financiamiento. Se tomaron en cuenta los factores

principales para su planificación e incluso un valor de pérdida inicial para cubrir los

primeros meses en donde no se genere ganancia. Se estima que después de los

primeros tres meses, se captaran las primeras ganancias, las cuales a final de

año se destinará una parte a abono de capital al préstamo.

La finalidad de RM Eventos es ser una empresa líder en el mercado de

eventos, entregando a su cliente un servicio de calidad, para lograr la completa

satisfacción de mismo y la seguridad de un retorno.

61

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