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Plan d'actions 2015 de l'Office de Tourisme de La Provence Verte.
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Plan d'actions 2015
PLAND'ACTIONS
2015
Office de Tourisme de la Provence Verte — Maison du tourisme — carrefour de l’Europe — 83170 BRIGNOLES Tél : 04 94 72 04 21 — [email protected] - www.provenceverte.fr
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LES GRANDS OBJECTIFS 2015
Un territoire qui grandit pour diversifier son offre touristique
L'arrivée des communes de RIANS, SAINT-JULIEN LE MONTAGNIER, LA VERDIERE,GINASSERVIS et ARTIGUES donne à la Provence Verte une façade « Verdon » à développer età promouvoir.
Un nouveau site internet pour plus d'efficacité
La stratégie internet doit se caler autour d'un site internet de destination, référencés pourconquérir des clients, et un site internet de séjours qui apporte l'information pratique sursite. Le nouveau site favorisera la séduction, devra créer l'envie de venir et de consommerde l'activité.
Une stratégie d'accueil globalisée pour mieux conseiller
L'intégration des derniers offices de tourisme communaux permettra de proposer un serviceprofessionnel de qualité sur l'ensemble du territoire avec des personnels qualifiés, formés etdes outils adaptés.
Accompagner les socio-professionnels sur internet
La visibilité sur internet est la priorité des priorités. Celle de nos professionnels doit êtreefficace et réactive. L'office de tourisme est leur partenaire pour les accompagner vers cela.
Mieux cibler nos actions de promotion
Il convient de définir des priorités dans nos actions autour de nos bassins émetteursclassiques, de nouveaux à prospecter et sur des opérations de proximité où notre présencedoit renforcer la notoriété régionale de notre destination.
Positionner l'Office de tourisme comme un fournisseur local de services
Promotion des manifestations, billetterie, connexions wifi gratuites, l'Office est lecompagnon du visiteur. Il faut valoriser ces services pour le rendre incontournable.
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UNE EQUIPE ORGANISEE
21 collaborateurs répartis en 4 pôles opérationnels
UN PÔLE DIRECTION pour donner les orientations de travail, gérer le bon fonctionnementadministratif et comptable, suivre le budget et les finances, représenter l’organisme auprèsdes partenaires
o Nicolas OUDART, Directeuro Magali PROUHEZE, Assistante de direction - comptable
UN PÔLE COMMUNICATION ET ANIMATION DES PROFESSIONNELS pour accompagner lesprofessionnels, promouvoir le territoire, concevoir et développer des supports, êtreactivement présent sur internet, communiquer en interne et en externe
o Marie-Pierre EMERIC, Chargée de communication et de promotiono Fabrice GALILÉ, Webmastero Amélie VERENNES, Animatrice numérique du Territoire et du label Vignobles et
Découvertes
UN PÔLE COMMERCIALISATION pour construire une offre, accompagner lacommercialisation des professionnels, les mettre en marché
o Marie-Christine MANFREO, Chargée des locations meublées et du classemento Agnès JORDY, Chargée de commercialisation « Groupes »o Samuel RIAND, Chargé de commercialisation « Individuels »
UN PÔLE ACCUEIL pour répondre au mieux aux attentes des visiteurs, proposer un conseiléclairé, promouvoir les professionnels, les activités et les manifestations, porter l’image dequalité du territoire
o Audrey FALCOU, Responsable des accueils, Responsable Qualitéo Françoise VALLIN, Conseillère en séjour (Brignoles), en charge de Tourisme et
Handicapo Jessica SIGGIA, Conseillère en séjour (Brignoles et Barjols), en charge du label
« Chambres d'Hôtes Référence »o Cindy FERNANDEZ, Conseillère en séjour (Brignoles et Nans les Pins), en charge du
suivi des bases de donnéeso Angela RINALDI, Conseillère en séjour (Nans les Pins)o Sandrine BERT, Conseillère en séjour (Barjols)o Carole BRAIBANT, Conseillère en séjour (Plan d'Aups)o Estelle ROUX, Conseillère en séjour (Carcès)o Manon TRABY, Conseillère en séjour (Correns)o Marion CALI, Conseillère en séjour (Cotignac)o 3 Conseillers en séjours (Saint-Maximin)
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UN PLAN D'ACTIONS CALQUÉ SUR LES OBJECTIFS DE NOTRE STRATEGIE GLOBALE
1- faire connaître la destination et donner envie d'y venir> Il faut que les supports de communication jouent sur la séduction et les atouts du territoire> Il faut favoriser leur bonne diffusion et leur bon référencement
2- rallonger la durée de séjour> Il faut mieux promouvoir les activités et compléter notre offre (famille, baignade et plan d'eau, …)> Il faut valoriser la position géographique de notre territoire comme point de départ idéal pour découvrir toute la Provence
3- augmenter le nombre de nuitées marchandes> Il faut mieux répondre aux exigences du marché (démarches qualité ou labellisations des hébergements, politique tarifaire)> Il faut s'assurer régulièrement du bon positionnement de notre offre d'hébergement par rapport aux demandes du marché
4- renforcer l'avant et l'après saison estivale> Il faut des thématiques attractives pour une saison touristique plus large (œnotourisme, pleine nature)> Il faut rechercher une autre clientèle pour ces périodes
Une stratégie calquée sur les 3 temps du séjour : l'avant, le pendant et l'après ...
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PLAN D’ACTIONS 2015
LE TEMPS DE LA PREPARATION DE SEJOUR
Action 1 : Construire une offre adaptée au marché ✔ par l'animation des acteurs✔ par l'animation numérique de territoire✔ en promouvant les démarches Qualité et les labellisations ✔ par la qualification de l'offre d'activités et la production de « Amusez-
Vous »✔ en communiquant avec le site extranet et la newsletter mensuelle
Action 2 : Faire connaître la destination, donner envie d'y venir✔ avec le site internet grand public✔ avec les sites en langues étrangères✔ avec les sites communaux✔ avec les sites de séjours✔ dans les salons✔ par la communication médias et les relations presse✔ par un support vidéo moderne
Action 3 : Déclencher la réservation d'hébergement✔ par la qualification de l'offre d'hébergement✔ par la plate-forme de conseils personnalisés ✔ par les pages « hébergement » du site internet
LE TEMPS DU SEJOUR
Action 1 : Faciliter l'accès à l'information touristique dans les Offices de Tourisme✔ avec le magazine « Une Provence inattendue »✔ avec le guide papier « Amusez-Vous »✔ par une offre de services
Action 2 : Faciliter l'accès à l'information touristique sur tout le territoire✔ par les B.I.T. de l'Office de tourisme✔ par le relais des professionnels du territoire✔ par le site internet mobile✔ par le réseau territorial Wi-fi
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Nouveau en 2015 !
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Action 3 : Fournir des outils de découverte adaptés✔ des audioguides MP3 gratuits✔ des documentations de découverte des villages✔ par la plate-forme de conseils personnalisés
APRES LE SEJOUR
Action 1 : Assurer un suivi Qualité✔ par des enquêtes satisfaction visiteurs et clients✔ par une enquête annuelle auprès de nos prestataires
Action 2 : Proposer une offre avant et après la saison estivale✔ par une offre complète de randonnée pédestre ✔ par une offre œnotourisme labellisée « Vignobles et Découvertes »✔ avec une offre pour la clientèle des groupes✔ avec une offre cohérente de séjours packagés pour individuels
Action 3 : Maintenir le contact pour fidéliser✔ par les réseaux sociaux✔ par des envois de newsletters
Action 4 : Contribuer à l'observation de l'économie du tourisme✔ avec la baromètre des prix✔ avec la taxe de séjour
PARTENARIATS
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LE TEMPS DE LA PREPARATION DE SEJOUR
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Action 1 : Construire une offre adaptée au marché
✔ par l'animation des acteurs
Les objectifs et enjeux :
Mise en réseau des professionnels du tourisme : la structuration de l’offre touristique, sacommunication et sa commercialisation ne peut se faire sans la mise en réseau desprofessionnels. Elle permet une meilleure connaissance entre eux, un développement desopérations collectives, de les faire adhérer au projet du territoire et de les faire devenirprescripteur de la destination.
La rencontre des professionnels : faire se rencontrer les professionnels hébergeurs et lesprestataires d’activités du territoire pour générer une meilleure connaissance entre lesprofessionnels et un effet de renvoi commercial.
Mettre l’outil à la disposition des communes : faire prendre conscience aux élus duterritoire de l’opportunité à utiliser les outils crées par l’OT et assumer le rôle de mise enréseau de tous les acteurs du territoire.
Description de l’action :
Mise en réseau des professionnels du tourisme : - Pérenniser l’animation en s’appuyant sur les projets développés les années précédentes(routes, marques blanches, amusez-vous, internet...)- Démarcher directement les professionnels par des visites individualisées - Encourager leur intégration dans nos actions de commercialisation- Proposer des visites de villages guidées (6 par an)- Éditer le guide du partenariat pour expliquer nos missions et mobiliser les professionnels
La rencontre des professionnels : depuis 2004, l’OT organise les rencontres desprofessionnels du tourisme de son territoire. Le but de cette manifestation est que tous lesacteurs du tourisme puissent se rencontrer et échanger leurs savoir-faire (artisans,producteurs de terroir, activités sportives et de loisirs, caves et domaines viticoles,hébergeurs). Depuis 2009, l’OT a innové en proposant des ateliers découverte thématiques.Un changement de formule est envisagé notamment sur la partie exposition (risque delassitude, peu de renouvellement). D'autres outils de rencontres et d'échanges serontproposés pour optimiser cette journée.
Mettre « l’outil OT » à la disposition des communes : - Portes ouvertes de la Maison du Tourisme aux élus pour connaître les actions et lepersonnel - Mise en place d’une boîte à lettres intercommunale où chaque commune dispose d’unecase et peut diffuser aux autres ses documentations
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- Déplacement du personnel dans les communes pour promouvoir les actions et concevoirde nouveaux produits
L’évaluation :
Mise en réseau des professionnels du tourisme : Nombre de professionnels rencontrés dans l'année : 100 Nombre total de professionnels assistant aux visites guidées de villages : 200
La rencontre des professionnels : Nombre de professionnels participants : 100
Mettre l’outil OT à la disposition des communes : Nombre d’élus participants aux portes ouvertes : 50
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✔ par l'animation numérique de territoire
Les objectifs et enjeux :
Rendre visible nos professionnels sur internet pour leur permettre de mieux se promouvoiret de rendre ainsi plus visible la destination. Il s'agit donc de leur fournir les clés et les outilspour développer leur propre stratégie internet.
Description de l’action :
La formation d'un Animateur Numérique de Territoire (ANT) : en partenariat avec laFédération Régionale des Offices de Tourisme, un agent de l'Office a suivi une formationspécifique une journée par mois pendant un an. L'objectif était d'acquérir les connaissancesà transmettre sur le fonctionnement d'internet, les stratégies à établir, l'importance duréférencement, de la e-réputation … Cette formation devient continue par la participationde l'ANT notamment à Voyages en multimédia (à Saint-Raphaël en février) et à la RencontreNationale des ANT (à Pau en septembre)
Les cafés numériques : première action concrète pour les professionnels en 2013, ilsproposeront des rendez-vous thématiques, en petit groupe, pour informer, éclairer,accompagner et partager. 5 à 6 rendez-vous sur l'année devront permettre d'aborder lessujets prioritaires : les réseaux sociaux, avoir son propre site internet, le référencement, …En plus des rendez-vous thématiques, des matinées d'accompagnement « pratique » sontprévues.
L’évaluation :
Nombre de professionnels participants aux cafés numériques : 25Nombre de cafés numériques organisés : 6
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✔ en promouvant les démarches Qualité et les labellisations
Les objectifs et enjeux :
Mobiliser nos professionnels (tous types d'activités) autour de la nécessité exigée par lemarché du tourisme d'adopter une démarche Qualité. Cette démarche peut se faire par lamarque Qualité Tourisme mais également par des labels différents (selon les typesd'activités).
Description de l’action :
- Repérer et identifier les labels valorisants- Créer un argumentaire pour les socio-professionnels par type d'activités - Développer et organiser le partenariat avec la CCI du Var pour ses ressortissants- Identifier des possibilités de démarches pour les chambres d'hôtes
L’évaluation :
Nombre de professionnels engagés dans l'année dans une démarche Qualité et/ou unelabellisation : 20
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✔ par la qualification de l'offre d'activités et la production de « Amusez-Vous »
Les objectifs et enjeux :
- Qualifier et structurer l’offre d’animation du territoire pour communiquer etcommercialiser la destination Provence Verte sur l’agrément de séjour et l’activité. - Valoriser le territoire par un programme d’animations éclectique et attractif sur l’année enrassemblant toutes les prestations de loisirs existantes et en en créant des nouvelles, sedoter d’un outil de promotion et d’image portant sur l’agrément de séjour et séduire lesmédias par des prestations et une présentation originale.
Description de l’action :
- Repérage, identification, prise de contact et visites des prestataires de loisirs potentiels parun agent spécifiquement dédié à cela- Identifier avec eux les opportunités de produits « loisirs » permettant une intégration dansles actions de communication, de marketing et de commercialisation de l’OT - Travailler avec eux la mise en forme de leurs produits afin de les adapter au marché dutourisme - Assurer une démarche réglementaire (diplômes, capacités, assurances, …) - Rassembler toutes les prestations de loisirs et générer des actions de communication,promotion et de marketing :
o visites culturelles dans les villages o balades nature o visites dans les exploitations agricoles o visites chez les artisans o activités sportiveso entrées dans les sites culturels
- Continuer les partenariats avec les autres maisons de pôle utilisant « Amusez-vous » etavec l’ADT- Organiser la commercialisation en utilisant les différents canaux de distribution possibles
L’évaluation :
Nombre de professionnels visités : 100 Activités « Amusez-Vous » proposées : 40 Nombre de dates d'activités « Amusez-Vous » : 1000 Volume d’affaires « Amusez-Vous » : 30 000 €
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✔ en communiquant avec le site extranet et la newsletter mensuelle
Les objectifs et enjeux :
Partager l’information sur les actions de l’OT avec les acteurs de la Provence Verte et lespartenaires, mesurer et diffuser les performances de l’OT par l’intermédiaire d’indicateursfiables et être transparent.
Description de l’action :
Alimenter le site extranet www.extranet.provenceverte.fr :- Tableaux de bord mensuels- Chiffres clés du territoire (annuel) - Actualités sur les actions de l’OT - Calendrier et compte-rendus de réunions - Outils au service des professionnels, centre de ressources - Informations diverses pour les professionnels - Information sur le plan d’action de la maison du Tourisme - Création d’un espace documentaire et juridique pour les professionnels
Envoi d’une newsletter mensuelle reprenant les actualités de l'Office de tourisme.
L’évaluation :
Nombre de visiteurs annuel sur le site extranet : 3 000Nombre de newsletters générées : 12 Nombre de contacts abonnés à la newsletter : 1 700
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Action 2 : Faire connaître la destination, donner envie d'y venir
✔ avec le site internet grand public
Les objectifs et enjeux :
Le nouveau site Internet www.provenceverte.fr : séduire, donne renvie de venir et deconsommer de l'activité, présenter la globalité de l’offre touristique de la Provence Verte surinternet, être présent sur le paysage de l’e-tourisme régional, faire évoluer les sites existantsen adéquation avec les nouvelles pratiques internet, améliorer notre technique d’analyse defréquentation, améliorer notre référencement et augmenter la fréquentation des sites.
Description de l’action :
- Développement d'un axe « séduction / immersion » sur les pages principales pour « donnerenvie »- Valorisation des visuels photos et vidéo - Enrichissement de la présentation des villages de La Provence Verte en lien avec le Paysd’Art et d’Histoire- Développement permanent de l’ergonomie de présentation des pages des professionnels- Rédaction de contenus nouveaux sur chaque rubrique- Valorisation des 8 grands incontournables pour porter la destination- Evolution de la présentation de l’espace « Amusez-vous » pour le rendre plus dynamique
L’évaluation :
Fréquentation : 500 000 visiteursNombre de documentations téléchargées : 1 000
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✔ avec les sites en langues étrangères
Les objectifs et enjeux :
Rendre visible notre destination dans nos pays cibles via des sites internet spécifiques,référencés dans le pays, avec du contenu adapté aux attentes locales. Existent déjàwww.provenceverte.co.uk , www.provenceverte.nl et www.provenceverte.it .
Description de l’action :
- Enrichissement des 3 sites existants par du rédactionnel thématique adapté - Repérer les thématiques à développer en fonction des cibles pour les nouveaux sites- Rédiger des textes dans la langue (traduction par professionnels ou autochtones)- Référencement des sites dans leurs pays
L’évaluation :
Le site Internet www.provenceverte.co.uk :Fréquentation : 3 000 visiteurs / an
Le site Internet www.provenceverte.it :Fréquentation : 3 000 visiteurs / an
Le site Internet www.provenceverte. nl :Fréquentation : 3 000 visiteurs / an
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✔ avec les sites communaux
Les objectifs et enjeux :
Le référencement du site internet se fait beaucoup par une entrée par le nom descommunes et des sites principaux de la destination.Fournir aux principaux sites touristiques un site internet touristique spécifique pouraméliorer leur visibilité et celle de la Provence Verte.
Description de l’action :
- Évolution des sites existants : www.ot-brignoles.provenceverte.fr , www.ot-cotignac.provenceverte.fr , … pour les recentrer autour des sites touristiques majeurs- Mise en place de liens entre les sites « Mairies » et les sites « tourisme » - Développement d’un outil de personnalisation des contenus mis à disposition descommunes
L’évaluation :
Nombre de sites existants : 15 Nombre de pages vues : 200 000
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✔ avec les sites de séjours
Les objectifs et enjeux:
Le site www.sejourprovence.com : c’est une vitrine du territoire au travers de l’offre deséjours individuels répartie en 6 catégories (art de vivre, sport et nature, bien-être,romantique, événements et bons plans).
Le site www.weekend-provence.fr : il mutualise les offres de séjours des centrales d’EstérelCôte d’Azur, Golfe de Saint-Tropez, Provence Verte et des Offices de tourisme de Toulon etHyères. L’idée est de mutualiser des moyens techniques et commerciaux et de profiter del’effet de renvois entre bassins.
Description de l’action:
Evolution du site www.sejourprovence.com : ergonomie générale, effort sur la qualité desvisuels et des textes, présentation de chaque produit, formulaire de contact et de rappel,tchat avec un conseiller en séjour, proposition de séjours cadeaux et de cartes cadeaux. Unbesoin d’actions complémentaires de référencement est nécessaire, notamment au traversde campagnes de Goggle Adwords sur des périodes spécifiques (Saint-Valentin, fêtes de find’année, …).
Evolution du site www.weekend-provence.fr : suite à la refonte globale du site en 2012, denombreuses nouvelles actions seront menées pour le redynamiser et nécessiteront lamobilisation des différents partenaires :- L’amélioration des passerelles vers www.visitvar.fr et www.tourismepaca.fr - Une réflexion sur l’intégration de l’offre commune « Amusez-vous »- Des campagnes de promotion internet avec Google Adwords
L’évaluation:
Nombre de séjours en ligne sur www.sejourprovence.com : 30 Fréquentation : 45 000 visiteurs
Nombre de produits promus en commun sur www.weekend-provence.fr : 75 Fréquentation : 50 000 visiteurs
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✔ dans les salons
Les objectifs et enjeux :
Faire connaître notre territoire, notre offre et augmenter notre fréquentation touristique,représenter la Provence Verte sur des marchés ciblés (notamment les bassins de proximités,autour des thématiques fortes comme la nature et la culture) et travailler en complément del’action départementale. La difficulté de mesurer et de quantifier les retombées engendréesainsi que les coûts élevés de participation ont amené une réflexion de fond sur notreparticipation à de tels événements.
Description de l’action:
- Présence, aux côtés de I’ADT ou de manière individuelle, de l’OT de La Provence Verte et deses partenaires, sur des salons stratégiques pour notre offre- Proposer une offre de séjours thématiques et d'activité - Participation à des salons liés aux clientèles cibles de la destination- Participation à des salons de proximité : Foire de Brignoles, salon des vacances et des croisières de Brignoles, salon des vacances de L'Isle sur la Sorgue ...- Prospection auprès de salons potentiels : foire de Marseille, salon international dutourisme de Montpellier, salon de l’agriculture à Paris
Suite au désengagement de l'ADT, annulation de notre participation aux salons de Bruxelles et Paris.
L’évaluation :
Nombre de salons : 3 Nombre de contacts qualifiés cumulés : 500
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✔ par la communication médias et les relations presse
Les objectifs et enjeux :
Promotion médias : faire connaître La Provence Verte dans les différents médias locaux,régionaux, nationaux et étrangers et présenter le territoire comme une destination «Tourisme vert », « Provence », « Destination weekend », « Lieu d’animation », « Nature etculture » et « Tourisme durable ».
« Club des partenaires » de La Provence Verte : amener des professionnels à participeractivement à la promotion du territoire, diminuer les coûts de promotion par des apports enmarchandise, valoriser les professionnels qui participent à la promotion touristique.
Description de l’action :
Promotion médias : - Rédiger, mettre à jour et diffuser des dossiers de presse thématiques et des communiquésconjoncturels sur les atouts de la Provence Verte : généraliste Provence Verte, Amusez-vous,Pays d’art et d’histoire, pleine nature, les balades, … - Valoriser l’action de la Provence Verte en partenariat avec la presse locale (Var Matin) :promotion de nos professionnels, actions de communication- Opérations relations presse : identification et accueil de journalistes (printemps etautomne) soit en presse générale, soit et surtout en presse spécialisée (nationale etrégionale) - Partenariats divers avec la presse : émissions radio, presse locale, …
« Club des partenaires » de La Provence Verte : Les professionnels offrent des prestationspour monter des opérations de promotion. L’OT met en place des actions de communicationassociant un financement de l’OT et séjours de professionnels. Des membres pourraient êtresollicités et mobilisés sur des salons thématiques et surtout des accueils de journalistes.
L’évaluation :
Opération médias : Nombre dossiers de presse : 9 Journalistes accueillis : 20
« Club des partenaires » de La Provence Verte : Professionnels mobilisés : 25
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✔ par un support vidéo moderne
Les objectifs et enjeux :
Diffuser une image dynamique et contemplative de notre destination en valorisant les activités et les paysages exceptionnels dans lesquelles elles se pratiquent.
Description de l’action : - réalisation d'un clip vidéo de 2 mn avec images aériennes pour relier activités et paysages- déclinaisons en différents formats pour diffusion multi canale- valorisation de l'ensemble des prises de vues pour des clips thématiques- utilisation libre par nos prestataires pour assurer la promotion du territoire sur lequel ilstravaillent
L’évaluation : Nombre de vues sur internet : 1000Nombre de prestataires réutilisant le support : 20
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Action 3 : Déclencher la réservation d'hébergement
✔ par la qualification de l'offre d'hébergement
Les objectifs et enjeux :
Amener les professionnels de l’hébergement (en priorité les locations meublées et leschambres d'hôtes) vers la qualité pour améliorer l’image touristique de la Provence Verte etfidéliser la clientèle.
Description de l’action:
Pour les locations meublées :- Déplacement d’un agent, visite avec le propriétaire, conseils, présentation des servicesproposés, prise de photos et contractualisation si demandée. - Les inciter à se faire classer ou labelliser pour garantir un niveau de qualité optimal exigépar le marché. L’OT s'est positionné comme un intermédiaire pour classer les meublés detourisme sur son territoire. - Visite des nouveaux hébergeurs souhaitant bénéficier des services de la centrale deréservation
Pour les chambres d'hôtes :- Mise en place en partenariat avec la FROTSI et l'ADT du label national d'Offices de tourismede France « Chambre d'Hôtes Référence »- Gestion des visites et du suivi des dossiers- Participation à la commission régionale de labellisation
L’évaluation :
Nombre d’hébergeurs visités : 60 Nombre de locations meublées classées : 20 Nombre de chambres d'hôtes labellisées : 10
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✔ par la plate-forme de conseils personnalisés
Les objectifs et enjeux :
La diffusion d'une offre exhaustive ne correspond plus à notre mission de conseil mais aussià la demande de nos visiteurs. Il faut, pour satisfaire les clients, pouvoir leur proposer uneoffre adaptée, personnalisée, répondant au plus près à leurs attentes. Depuis 2013, le guidepapier hébergement laisse la place à une plate-forme numérique de conseil personnalisépour répondre au mieux à la demande.
Description de l’action :
- utiliser la base de données des professionnels (mise à jour permanente) pour générer lespropositions- création de filtres pour définir au plus près les demandes des visiteurs (zone géographique,type d'hébergement, capacité, prix, …)- impression des éléments sélectionnés- fourniture au visiteur d'un guide de voyage personnalisé - possibilité de mettre à disposition l'outil à tous les OT du territoire- en 2014, intégration des locations meublées
L’évaluation :
nombre de guides personnalisés hébergement édités : 500
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✔ par les pages « hébergement » du site internet
Les objectifs et enjeux :
Le site internet reste l'outil majeur pour choisir son lieu d'hébergement en Provence Verte.L'information doit donc y être claire, précise, complète et les modalités de réservationfacilitées. Les pages hébergement font partie des plus visitées du site.
Description de l’action :
- Evolution permanente des pages réservées aux hébergements avec ajouts de nouvellesfonctionnalités- Référencement du site sur l'hébergement- Evolution des stratégies pour amener à la réservation- Mise en avant des spécificités de l'offre Provence Verte- Réflexions sur la mise en avant de politiques tarifaires- Evolution vers une mise en relation directe hébergeurs / clients
L’évaluation :
Nombre de pages hébergement visitées : 250 000 Nombre de demandes de pré-réservations en ligne : 500
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LE TEMPS DU SEJOUR
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Plan d'actions 2015
Action 1 : Faciliter l'accès à l'information touristique dans les Offices de Tourisme
✔ avec le magazine « Une Provence inattendue »
Les objectifs et enjeux :
Il doit être un guide de voyages pour nos visiteurs déjà sur place. C'est un document attractifvalorisant toute l’offre d’activités. Il doit donner envie de consommer de l'activité.
Description de l’action :
- guide papier 52 pages totalement en quadrichromie- présentation de l'offre d'activités du territoire (restaurants compris)- mise en avant de visuels et de rédactionnel (format magazine)- traduction des messages en 4 langues- renouvellement de contenu annuel- vocation à être conservé et ramené à la maison après le séjour
L’évaluation :
Nombre d’exemplaires : 20 000 Nombre d'exemplaires diffusés par les professionnels : 10 000
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Plan d'actions 2015
✔ avec le guide papier « Amusez-Vous »
Les objectifs et enjeux :
Valoriser La Provence Verte comme une destination d’animations, proposer une offred’activités sur l’année, communiquer sur les loisirs comme agrément de séjour, séduire lesmédias par des prestations originales et structurer et qualifier l’offre « loisirs » du territoire.
Description de l’action :
- Création d'un guide papier quadrichromie intégrant un programme d’animations à datesfixes ou à l’année sur plusieurs thèmes- Mise en cohérence de la plaquette avec celle des autres territoires varois produisant« Amusez-Vous »- Optimisation de la diffusion de la plaquette
L’évaluation :
Nombre d’exemplaires : 30 000
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Plan d'actions 2015
✔ par une offre de services
Les objectifs et enjeux :
Les visiteurs passant par les Offices de tourisme sont désormais en recherche de servicesqu'il est bien de pouvoir centraliser. Cela doit permettre de les satisfaire mais également degénérer du flux de passage.
Description de l’action :
Des amplitudes d'ouvertures adaptées des Offices de tourisme : les ouvertures maximalestoute l'année ne sont plus percutantes. Il convient désormais d'optimiser les ouvertures surles périodes de passage, sur les besoins des visiteurs. Des réflexions sont à mener pourdéfinir les créneaux optimales pour l'accueil.
La promotion des manifestations et un service de billetterie : c'est une demande forte desvisiteurs et un vrai service pour les organisateurs locaux souvent à la peine pour promouvoiret vendre leur organisation.
Des accès internet gratuits : c'est aujourd'hui un incontournable service, notamment sur ceterritoire où les points d'accès sont encore rares. Chaque antenne est équipée d'un hotspotWi-fi intégré au réseau territorial. Accès à internet gratuit.
L’évaluation :
Nombre de manifestations confiant leur billetterie à l'OT : 30Nombre de connexions sur les points d'accès internet gratuits proposés par l'OT : 4 000
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Plan d'actions 2015
Action 2 : Faciliter l'accès à l'information touristique sur tout le territoire
✔ par les Bureaux d'Information Touristique de l'Office de tourisme
Les objectifs et enjeux :
La mise en place totale de la compétence tourisme sur le territoire engendre la gestiondirecte par la Provence Verte des derniers Offices de tourisme communaux. Tous les pointsd'information touristique sont donc désormais gérés globalement et animés par une seuleéquipe.
Description de l’action :
Intégration des nouveaux sites et de nouveaux personnels : à partir du 1er janvier etprogressivement, reprise des sites de CARCES, COTIGNAC, CORRENS et SAINT-MAXIMIN.Reprise des personnels existants ou embauche de nouveaux collaborateurs.
Mise à niveau des méthodes de travail : la généralisation à ces nouveaux sites de ladémarche Qualité tourisme va impliquer des temps de formation et de travail en équipe.L'ensemble de nos outils de travail seront déployés pour assurer un service d'accueilcohérent et professionnel à nos visiteurs.
L’évaluation :
Nombre de sites d'accueil gérés par la Provence Verte : 8Nombre de collaborateurs nouveaux intégrés : 6
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Nouveau en 2015 !
Plan d'actions 2015
✔ par le relais des professionnels du territoire
Les objectifs et enjeux :
L'Office de tourisme n'est pas le seul lieu de diffusion de l'information touristique. Lesprofessionnels et notamment les hébergeurs sont des intermédiaires importants voirprioritaires dans certains cas. Ils doivent donc connaître l'offre.
Description de l’action :
La diffusion des documentations d'activités chez les prestataires : souvent premier contactde nos visiteurs avec le territoire, les hébergeurs doivent pouvoir diffuser nos supports depromotion des activités. Pour cela, des tournées seront organisées par le pôle accueil pourdiffuser « Amusez-Vous » et le magazine.
L'envoi de newsletters spécifiques aux prestataires : afin de répondre aux préoccupationsdes hébergeurs, un envoi de newsletters spécifiques est proposé. Ainsi, chaque vendredi, leplanning des manifestations est adressé pour la semaine à venir (document pdf envoyé pare-mail et imprimable).
L’évaluation :
Nombre de professionnels visités par le pôle accueil : 50Nombre de professionnels inscrits à l'envoi de la newsletter : 300
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✔ par le site internet mobile
Les objectifs et enjeux :
Être présent sur le média mobile de plus en plus utilisé et proposer de l’information pratiquepour les vacanciers et les locaux déjà sur place.
Description de l’action :
- Adaptation totale du nouveau site www.provenceverte.fr en version mobile (responsivedesign) avec les infos utiles : manifestations, coordonnées des professionnels du tourisme,activités de loisirs, Amusez-vous, cartes interactives- Intégration des audioguides MP3- Optimisation de la fonctionnalité de géolocalisation pour diffuser une information adaptée- Multiplication des actions de communication autour de cette version du site.
L’évaluation :
Pourcentage de consultation du site en version mobile : 30 %Nombre de pages vues : 50 000
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✔ par le réseau territorial Wi-fi
Les objectifs et enjeux :
Afin de faciliter l'accès à internet à nos visiteurs et pour optimiser l'utilisation du site mobile,un réseau territorial wi-fi est en cours de déploiement. Le système a été négocié par l'OTavec un fournisseur qui propose un tarif imbattable. Le service est proposé aux collectivitésdu territoire mais également à tous les prestataires touristiques.
Description de l’action :
- Négociation en direct par l'OT de conditions techniques et tarifaires avec un prestatairereconnu- Communication auprès des prestataires touristiques et collectivités- Promotion d'un réseau territorial- Mise en place d'une page d'accueil « Provence Verte » pour promouvoir le site mobile- Diffusion d'un autocollant de promotion du réseau chez les prestataires membres
L’évaluation :
Nombre de bornes wi-fi intégrées au réseau : 30
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Action 3 : Fournir des outils de découverte adaptés
✔ des audioguides MP3 gratuits
Les objectifs et enjeux :
Faire connaître le territoire de façon ludique en valorisant les communes et le patrimoine dela Provence Verte. L'objectif est de donner les outils de base de découverte pour inciter àaller découvrir nos villages. L'originalité du support doit aussi permettre de communiquer.
Description de l’action :
- Mise en place de visites audio MP3 traditionnelles (visites de villages) et innovantes(panoramic tour en voiture), téléchargeables gratuitement sur Internet et dans les antennesProvence Verte du territoire- Conception de nouveaux produits en collaboration avec les services du Pays d’Art etd’Histoire pour garantir la qualité de leur contenu (la rédaction des textes est confiée enprestation à un guide conférencier).- L’enregistrement est effectué en prestation par un studio professionnel. - L’originalité des thèmes choisis et de leur présentation sont privilégiées. - Des versions en langues étrangères seront envisagées dès que possible.
L’évaluation :
Nombre de téléchargements sur le site : 300
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✔ des documentations de découverte des villages
Les objectifs et enjeux :
Depuis plusieurs années cohabitaient dans la plupart des communes un document d'appel àvocation touristique et un guide découverte du patrimoine communal édité par le Pays d'Artet d'Histoire. Afin d'optimiser les retours, de faire des économies et de mieux diffuser, ces 2documents ont été regroupés en 1.
Description de l’action :
- Gestion et inventaire des différentes documentations déjà existantes- Participation à la création des nouvelles documentations (volet tourisme) avec le Pays d'Artet d'Histoire- Participation à la mise à jour des anciennes documentations au format actuel
L’évaluation :
Nombre de communes possédant un guide : 32Nombre de nouvelles éditions (création et mise à jour) : 6
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✔ par la plate-forme de conseils personnalisés
Les objectifs et enjeux :
La diffusion d'une offre exhaustive ne correspond plus à notre mission de conseil mais aussià la demande de nos visiteurs. Il faut, pour satisfaire les clients, pouvoir leur proposer uneoffre adaptée, personnalisée, répondant au plus près à leurs attentes.
Description de l’action :
- utiliser la base de données des professionnels (mise à jour permanente) pour générer lespropositions- création de filtres pour définir au plus près les demandes des visiteurs (zone géographique,type d'activité, activité familiale ou non, prix, …)- impression des éléments sélectionnés- fourniture au visiteur d'un guide de voyage personnalisé - possibilité de mettre à disposition l'outil à tous les OT du territoire
L’évaluation :
Nombre de guides personnalisés activités édités : 4 000
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APRES LE SEJOUR
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Action n° 1 : Assurer un suivi Qualité
✔ par des enquêtes satisfaction visiteurs et clients
Les objectifs et enjeux :
S'assurer d'un suivi des services proposés et des prestations commercialisées afin ded'opérer les rectificatifs nécessaires. Outils développés dans le cadre de la marque « QualitéTourisme ».
Description de l’action :
Enquêtes visiteurs : il s'agit d'un questionnaire sur les services proposés par l'Office à sesvisiteurs. Elles sont disponibles en plusieurs langues et administrées via le personnel du pôleaccueil. Leur traitement vise à améliorer les services rendus.
Enquêtes clients : il s'agit d'un questionnaire adressé à tous nos clients acheteurs de séjours.Il évalue la satisfaction sur le produit, les prestataires concernés et le service rendu par leservice commercial.
L’évaluation :
Nombre d'enquêtes visiteurs traitées : 500Nombre d'enquêtes clients traitées : 160
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✔ par une enquête annuelle auprès de nos prestataires
Les objectifs et enjeux :
Il s'agit de connaître le ressenti de nos partenaires professionnels face aux différentesactions et aux services proposés par l'OT. Délivrée par internet, elle permet d'évaluer leniveau de satisfaction et doit apporter des pistes d'évolution.
Description de l’action :
- construction d'une enquête brossant les différents types de services proposés- administration par internet- édition et diffusion d'un bilan annexé au compte rendu d'activités de l'OT
L’évaluation :
Nombre de prestataires interrogés : 600Taux de réponse à l'enquête annuelle : 20 %
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Action n° 2 : Proposer une offre avant et après la saison estivale
✔ par une offre complète de randonnée pédestre
Les objectifs et enjeux :
Notre territoire a tout pour se positionner sur une destination randonnée pédestre. Notrestratégie est de communiquer sur cette offre hors grande saison estivale peu propice à cettepratique. Pour cela, des produits spécifiques et des supports adaptés valoriseront ladestination. La mise en place des sentiers et leur balisage est du ressort du Syndicat Mixteen collaboration avec le Comité Départemental de Randonnée Pédestre du Var.
Description de l’action :
- Réimpression en 2015 du topo-guide « La Provence Verte à pieds » : ce guide appartenantà la collection nationale de la Fédération est extrêmement bien diffusé.- Travail sur la création d'un GR de Pays pour relier les communes entre elles- Valorisation du chemin de Saint Jacques de Compostelle- Plan de communication global pour une pratique hors saison estivale- Travail avec les hébergeurs pour développer une offre de produits type week-ends etcourts séjours- Réflexion sur l'itinérance
L’évaluation :
Nombre d’exemplaires « La Provence Verte à pied » édités : 4 000 Nombre de circuits promus : 40
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✔ par une offre œnotourisme labellisée « VIGNOBLES ET DECOUVERTES »
Les objectifs et enjeux :
Mettre en place, animer et promouvoir le label national Atout France « Vignobles etdécouvertes » obtenu par la Provence Verte en mai 2014.
Description de l’action :
Animation du réseau : Speed-dating pro pour créer et faciliter les liens entre les prestataires(1 fois par an avant la saison), initiation à la dégustation (1 fois par an avant la saison), ½journée découverte (Eductour chez les partenaires 3 fois par an), création d’un espace dédiésur le site Extranet avec boite à outils et newsletter
Suivi : Intégration de nouveaux prestataires (2 fois par an), création / renforcement des liensavec d'autres acteurs (CRT PACA, Pays d'Aix – Sud Lubéron, Chateauneuf du Pape, VigneronsIndépendants…), réunion de bilan et objectif à venir, création d'un comité de suivi avec desprofessionnels, préparation du dossier de renouvellement, mise en place d'enquête auprèsdes visiteurs
Communication et promotion : Accueil presse / bloggeur spécialisé, création d'un dossier depresse spécifique, création d'une page dédiée sur le site Internet de l'Office, création d'unarticle spécifique dans le Magazine de La Provence Verte, création d'une banque d'image surla thématique, participation aux actions Atout France et du Comité Régional du Tourisme
Création d'outils de découverte : Création d'idées balades (site web), création de produitsspécifiques insolites pour Amusez Vous 2016, création de séjours individuels et de produitsgroupes, itinéraires sur la Route Régionale des Vins de Provence
L’évaluation :
Nombre de participants moyen aux actions d'animation : 30Nombre de nouveaux prestataires labellisés : 20
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✔ avec une offre pour la clientèle des groupes
Les objectifs et enjeux :
Produire une offre « groupes » : Inciter les autocaristes et autres clients « groupes » à venirconsommer sur La Provence Verte. La découverte du territoire par une commercialisation «groupes » permet aussi de générer par la suite un trafic d’individuels.
Le site internet « groupes » : Proposer une mise à jour permanente de l'offre et unemeilleure réactivité. Une animation de ce site est conditionné par l'envoi de newslettersmensuelles.
L’éductour « groupes » : convier nos clients groupes (niveau régional) à venir découvrirnotre production spécifique lors d’une journée d’accueil et de visites (associations, comitéd’entreprises, autocaristes).
Les démarchages : aller à la rencontre des clients groupes potentiels pour leur présenter nospropositions d’activités et de courts séjours. L’objectif est d’aller chercher de nouvellesclientèles en recherche d’activités d’agrément de séjours.
Description de l’action :
Produire une offre « groupes » : Repérer et qualifier l’offre « groupes » en s’appuyant surles atouts touristiques du territoire et sur les professionnels capables d’accueillir en nombre,réaliser un catalogue « groupes » général, diffuser l’offre à une sélection d’associations etd’autocaristes, renouveler l’offre existante par des nouveaux produits autour de la jeunesseet des entreprises, générer des newsletters « groupes », renforcer l’offre autour desmanifestations, communiquer sur l’offre, démarcher de nouveaux clients (démarchagesvillages vacances côte varoise, autocaristes, ...)
Le site internet « groupes » : Développer le site avec une nouvelle mise en page, création defiches produits téléchargeables en PDF, ajout régulier de nouveautés, voir de promotions,envoi mensuel d'une newsletter
L’éductour « groupes » : afin de promouvoir notre offre, des clients régionaux sont invités àdécouvrir les produits, identiques à ceux que recevront leurs clients. Cela va dans unelogique de fidélisation des clientèles mais aussi de prospections de nouveaux marchés. Cettejournée permet aussi de favoriser le lien et la rencontre entre clients et agents deréservation. Suite est donnée par des envois de mails personnalisés et des relancestéléphoniques.
Les démarchages « groupes » : suite à plusieurs expériences, l’efficacité de cette pratiqueest avérée. Le contact direct avec le client permet de nouer une relation de confiance quigénère des réservations. Nous limitons cette action au marché très concurrentiel des
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groupes constitués. Un agent se déplace, présente la structure et l’offre et assure un suivicommercial.
L’évaluation :
Produire une offre « groupes » :Nombre de produits groupe : 60 dont 40 journées Volume d’affaires « groupes » : 100 000€
Le site internet « groupes » :Nombre de contacts recevant la newsletter : 600
L’éductour « groupes » : Nombre de structures participantes : 30Nombre de prestataires locaux valorisés: 5
Les démarchages : Nombre de journées dédiées: 15Nombre de structures visitées : 45
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✔ en concevant une offre cohérente de séjours packagés pour individuels
Les objectifs et enjeux :
Doter La Provence Verte d’une offre de produits individuels packagés pour vendre surinternet et par intermédiaires et communiquer sur le potentiel touristique de La ProvenceVerte.
Description de l’action :
- Repérer et qualifier l’offre « individuels » en s’appuyant sur les atouts touristiques duterritoire et sur les professionnels- Créer des produits thématiques : nature, culture, bien-être, art de vivre, fêtes- Alimenter le site « catalogue » www.sejourprovence.com- Créer des produits pour les intermédiaires et les démarcher si nécessaire- Communiquer sur cette offre (salon, internet, presse ...)- Développer la vente en ligne et trouver de nouvelles sources de distribution
L’évaluation :
Nombre de produits packagés : 40Volume d’affaires « individuels » : 90 000 €
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Action n° 3 : Maintenir le contact pour fidéliser
✔ par les réseaux sociaux
Les objectifs et enjeux :
La présence de l'Office sur les réseaux et notamment Facebook (le plus utilisé par lesfrançais) doit permettre d'alimenter en informations nos anciens visiteurs et ceux quis'intéressent à notre destination dans une optique de fidélisation.
Description de l’action :
- Publications régulières et programmées sur Facebook, Twitter et Google+- Envoi régulier, calculé et programmé d'information- Publications de promotion des séjours avec weekend-provence- Recherche de nouveaux contacts
L’évaluation :
Nombre de personnes suivant la page Facebook de l'OT : 1 000
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✔ par des envois de newsletters
Les objectifs et enjeux :
Un envoi régulier et contrôlé de courriers électroniques, certainement sur un rythmesaisonnier, devra entretenir le lien en créant l'envie de revenir, en proposant des idées deballades et d'activités.
Description de l’action :
- Envoi à nos anciens clients et prospects- Newsletter également à vocation commerciale- Rythme d'envoi évalué pour être efficace- Du contenu, de l'information, du publi reportage pour intéresser- Des propositions commerciales pour séduire
L’évaluation :
Nombre de newsletters envoyées : 4 / anNombre de destinataires de la newsletter : 3 000
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Action n° 4 : Contribuer à l'observation de l'économie du tourisme
✔ avec le baromètre des prix
Les objectifs et enjeux :
L’OT est le relais local de I’ADT sur cette opération d’observatoire économique. Lesprofessionnels sont interrogés par téléphone sur une liste permanente de produits afind’évaluer les fluctuations de prix.
Description de l’action :
La campagne de relevés des prix a lieu trois fois par an (mars, septembre et novembre)auprès d’un panel établi. En Provence Verte, il se compose de 2 grandes surfaces, 1moyenne surface, 1 supérette, 3 campings de 2 à 4 étoiles, 2 hôtels de 2 et 3 étoiles, 10meublés de tourisme, 6 bars et brasseries, 6 restaurants, 9 producteurs du terroir, 1 musée,3 prestataires de loisir et 10 chambres d’hôtes. Ces professionnels sont aussigéographiquement bien répartis. La saisie des informations se fait via le logicieldépartemental ACVS. Les restitutions se font lors de trois réunions dans l’année.
L’évaluation :
Nombre de professionnels interrogés : 54
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✔ avec la taxe de séjour
Les objectifs et enjeux :
La taxe de séjour est un outil de financement majeur de la politique touristique. Ladévelopper est aujourd’hui l’unique moyen de générer des budgets supplémentaires. Lamise en place de la nouvelle plate-forme de télédéclaration est également un outil de suivide fréquentation.
Description de l’action :
La taxe de séjour est collectée par le Syndicat Mixte. Elle est reversée à l’OT au titre de saparticipation à son fonctionnement. Seule une bonne connaissance du terrain et des acteurstouristiques peut permettre de mobiliser les hébergeurs collecteurs de la taxe mais aussid’identifier des hébergeurs non recensés. Des visites et informations et des mises à jour sontdonc effectuées en permanence par l’OT et transmises au Syndicat Mixte pour mise à niveaude la base de données taxe de séjour (visites de sites sur Internet, visites de locations,croisement entre bases de données).
L’évaluation :
Hébergeurs visités et informés : 50
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PARTENARIATS
Les objectifs et enjeux :
Positionner, représenter et impliquer l’Office de tourisme auprès des partenaires départementaux, régionaux et nationaux.
Description des principaux partenariats :
- SYNDICAT MIXTE DU PAYS DE LA PROVENCE VERTE : concepteur et porteur du Schémalocal de développement touristique, c'est la collectivité porteuse de l'office et qui donne laligne à suivre. C'est également un partenaire au titre de son label « PAYS D’ART ETD’HISTOIRE ».
- CONSEIL GENERAL DU VAR : financeur de l’Office, le Conseil Général est également unpartenaire, principalement au travers de la réactualisation du schéma départemental dedéveloppement touristique.
- ADT VAR TOURISME (Agence de Développement Touristique du Var) : partenaire natureldu département, l’OT participe et relaie les actions de l’ADT.
- CONSEIL REGIONAL PROVENCE ALPES COTE D’AZUR : financeur de l’Office au titre deprojets spécifiques, le Conseil Régional est également un partenaire, principalement autravers de la réactualisation du schéma régional de développement touristique.
- CRT PROVENCE ALPES (Comité Régional du Tourisme) : partenaire naturel de la région,l’OT participe et relaie les actions du CRT.
- FROTSI (Fédération Régionale des Offices de Tourisme et Syndicats d’Initiatives PACA) :représenté au conseil d’administration, l’OT collabore aux actions de la FROTSI, notammentaux travers des formations pour le personnel.
- OTF (Office de Tourisme de France) : la Fédération nationale dont l'OT est membre est unrelais important en terme d'assistance juridique, d'information fiscale et d'actualité. L'OTparticipe également en alternance au congrès national des OT et au séminaire national desdirecteurs d'OT.
- ADDOT (Association Départementale des Directeurs d’Offices de Tourisme du Var) : c’estun lieu d’échanges, de collaboration et de partenariats où sont regroupés une vingtaine dedirecteurs. L’association est devenue un partenaire départemental et régionalincontournable.
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www.extranet.provenceverte.fr
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