of 15 /15
Sveučilište Josipa Jurja Strossmayera u Osijeku Odjel za matematiku Preddiplomski studij matematike Seminarski rad iz predmeta Uredsko poslovanje Naslov rada: Pisano poslovno komuniciranje Studenti: Kristina Mataija, broj indeksa 598 Monika Pavin, broj indeksa 541

Pisano Poslovno Komuniciranje-word

Embed Size (px)

Text of Pisano Poslovno Komuniciranje-word

Sveuilite Josipa Jurja Strossmayera u Osijeku Odjel za matematiku Preddiplomski studij matematike

Seminarski rad iz predmeta Uredsko poslovanje Naslov rada: Pisano poslovno komuniciranje

Studenti: Kristina Mataija, broj indeksa 598 Monika Pavin, broj indeksa 541

Osijek, prosinac 2007. Sadraj:

2

1. Uvod Komunikacija-(lat.communicatis=priopavanje, pruanje i primanje informacija) Izgled, oblik, sadraj poslovnih komunikacija tijekom vremena podlijee promjenama Sudionici korespodencije ili dopisivanja su: 1. KORESPONDENT- u poslovnom dopisivanju osoba koja obavlja dopisivanje 2. ADRESANT- poiljatelj (pravna ili fizika osoba koja alje pismo) 3. ADRESAT- primatelj (pravna ili fizika osoba koja prima pismo)

Poslovni se stil pisanja razlikuje od knjievnoga po tome to sadri izraze trgovaki uzamci i obiaja, gospodarske, pravne i ostale nazive poslovanja Poslovne komunikacije dijelimo prema: a) tehnici pisanja ( na pisaem stroju ili osobnom raunalu; tiskanice se ispunjavaju rukom) b) vanjskom izgledu ( komunikacija moe imati oblik pisma, dopisnice, brzojava, telefaxa, tiskanice, elektronoke pote, web stranice) c) broju itatelja ( individualne i programirane komunikacije) d) gospodarskoj djelatnosti ( industrijske, trgovake, ugostiteljske, obrtnike, bankovne, prevoznike, turistike itd.)

2. Funkcije i znaaj dopisa:1) Omoguuje uspostavljanje i odravanje poslovnih veza ( komunikacija se brzo prenosi na sve udaljenosti; putem njih poslovni partneri sporazumijevaju se o kupnji, prodaji, prevozu, plaanju i slino) 2) Predstavlja trgovako drutvo( poduzee)- zato mora biti besprijekorno i uredno oblikovana, sadrajno pravilno sastavljena, gramatiki i pravopisno ispravna) 3) Slui kao dokument za knjienje- npr. Raun, izvjee o odobrenju ili zaduenju, priznanica itd. 4) Slui kao dokazno sredstvo u sluaju spora- posao sklopljen u pisanom obliku vee je jamstvo ugovornim strankama- u sudskom sporu pisana poslovna komunikacija slui kao dokumentacija za presudu 5) Slui kao sredstvo gospodarske promidbe- poslovne komunikacije koje sadre kataloge, cjenike, prospekte i drugo omoguuju poduzeu da sa svojim proizvodima, uslugama i cjenama upozna irok krug kupaca 6) Slui kao sredstvo analize poslovanja- analizom poslovne komunikacije dobivaju se podatci o uvijetima kupnje, o stanju na tritu, o zadovoljstvu kupaca ili potroaa proizvodima ili uslugama, poduzee brzo moe uoiti nedostatke poslovanja, te ih ukloniti da bi uspjenije poslovalo

3. Prednosti pisane poslovne komunikacije3

Ostavlja dokument koji se moe uvati i koji slui kao dokaz u ostvarivanju prava Moe se doraivati i dopunjavati sve do slanja poslovnom partneru Ekspeditivnost-vrlo brzo prosljeivanje i vrenje uvida u sadraj i osiguravanje povratnih informacija u to kraem roku uvanje poslovne i slubene tajne Tonost i preciznost izraavanja Administrativno-tehnika obrada -podrazumijeva pripremu, ekspediciju, uvanje i odlaganje svih vrsta pisanog poslovnog komuniciranja Urednost i estetski izgled poslovnog iskaza Niski trokovi Velika dostupnost Pismo ima stanovitu trajnost

4. Nedostaci pisane poslovne komunikacije Nedostatak osobnog i interakcijskog kontakta Nemogunost praenja reakcije poslovnog partnera Nije mogu dogovor u hodu Potrebno je dosta vremena i dopisivanja oko rjeavanja nekog problema

5.Dijelovi poslovnog pisma:a) BITNI ILI OSNOVNI: Zaglavlje: naziv poiljatelja tj. Adresanta. Ima bitne( naziv poduzea, djelatnost, grad i poblia adresa) i nebitne dijelove( broj potanskog pretinca, broj iro-rauna, broj telefona i faxa, predstavnitvo u drugim mjestima i sl.) Adresa primatelja: mjesto u adresi primatelja uvijek istiemo, npr: KURENTNO ili obino: Koprivnica; VERZALOM: KOPRIVNICA; SPACIONIRANO: K o p r i v n i c a Pozivne oznake: slue za meusobno povezivanje sadrajno povezanih pisama i za lake snalaenje u poslovnim dopisima; npr: VA ZNAK, NA ZNAK Mjesto i datum: govori kada je i gdje pismo pisano Predmet: oznaava kratak sadraj pisma i uvijek se podcrtava

4

Sadraj: najbitniji dio poslovnog pisma i u njemu treba: -iznjeti sve ono to se tim pismom eli rei -biti kratak i saet, ali i jasan -biti estetski oblikovan -biti gramatiki i pravopisno toan -biti napisan bez daktilografskih pogreaka Pozdrav: pie se neposredno iza sadraja poslovnog pisma, njime se uljudno opratamo od itatelja pisma Potpis: bez njega pismo nije pravovaljano, a potpisuje ga ovlatena osoba koja svojim potpisom preuzima na sebe odgovornost za sadraj pisma

b) SPOREDNI DIJELOVI: Oslovljavanje- pie se kad se izravno obraa jednos osobi ili skupini ljudi. Pie s jednim proredom ispod predmeta poslovnog dopisa Nain otpreme- moe biti osobnom dostavom ili putem potanske dostave Dopisak (post scriptum)- poslije napisano ( treba ga izbjegavati) Raspored kopija- pisma se esto piu u kopijama koje se dostavljaju na potrebna mjesta a to treba oznaiti u pismu Privitci- esti su u poslovnom pismu ( katalozi, cjenici, prospekti, rauni, i sl.), pa ih u pismu treba naznaiti

5

6. Oblikovanje poslovnih dopisaU naem poslovnom dopisivanju u uporabi su 3 osnovna oblika poslovnih pisama: 1.AMERIKI OBLIK- svi elementi adrese piu se, u pravilu, od 10. reza, a izmeu 1. i 2.dijela adrese stavlja se prored; odlomci se takoer odvajaju proredom. Npr:

Slika 1. Primjer pisma pisanog amerikim oblikom

6

2. EUROPSKI OBLIK: adresa primatelja pie se od 20. reza, a ulica i broj te mjesto od 45. reza; svaka nova misao u sadraju pie se uvueno od 20. reza pa se razmaci izmeu pojedinih dijelova sadraja ne ostavljaju. Npr.

Slika 2. Primjer pisma pisanog europskim oblikom

7

3. KOMBINIRANI OBLIK: sve se vie upotrebljava; kombinacija europskog i amerikog oblika Npr.

Slika 3.- Primjer pisma pisanog kombiniranim oblikom

8

7. Poslovna pisma su:

Upit- moe biti upuen poznatom kupcu ( partneru) ili novom partneru Ponuda- inicijativa prodavatelja sa svrhom da zainteresira potencijalnog kupca za svoje proizvode ili usluge; prema sadraju ponuda moe biti: opa, pojedinana, specijalna, odgovor na upit, protuponuda Narudba- nalog kupca prodavatelju u kojem naruuje robu ili usluge i odreuje uvjet davanja usluga Ugovor- je sporazum izmeu kupca i prodavatelja o svim bitnim elementima vezanim za kupnju, odnosno prodaju robe Zakljunice Nalozi Fakture

8. Prigodne poslovne komunikacijeunapreuje poslovne odnose ima velik psiholoki uinak na poslovne partnere dio je dobro smiljene promidbe

Prigodno poslovno dopisivanje razliitog je karaktera i sadraja, a mogu biti: ESTITKE- treba ih poslati na vrijeme, obino imaju naziv poduzea, predmet poslovanja, prigodni tekst i slikovni dio PODSJETNICI- uglavnom podsjeaju na opu ponudu, promidbenog su karaktera, izrauju se u atraktivnim oblicima ZAHVALE- imaju znaenje ope ponude, a primjenjuju se u slijedeim situacijama: - uspostava nove poslovne suradnje - za pruenu podrku i pomo - za postignute uspjehe u rezultatu i sl. POSLOVNI POZIVI- cilj im je upoznavanje novih poslovnih partnera i jaanje postojee poslovne suradnje

9

9. Dopisi u rjeavanju potekoa u pisanoj poslovnoj komunikacijiNajee tekoe su: kanjenje s otpremom robe, kanjenje u povratku ambalae, oteenje proizvoda, nepotpuna poiljka, pogreke u popratnim dokumentima, neodgovarajua kakvoa i sl. Svaka potekoa u poslovanju moe se rijeiti posebnim oblicima pisane poslovne komunikacije, a to su: POURNICA- je dopis kojim kupac ili prodavatelj pouruje poslovnog partnera da izvri svoju obvezu; moe biti u obliku poslovnog pisma, tiskanice OPOZIV- je informacija u kojoj poslovni partner opoziva neki svoj nalog ili inicijativu; njime se prekida prodaja u fazi inicijative razvoja posla OTKLON- je poslovna komunikacija u kojoj se ne prihvaa ponuda prodavaa ili narudba kupca; pripada redu sloenijih informacija i treba biti to obzirniji prema poslovnom partneru kako bismo i u budunosti sauvali dobre poslovne odnose REKLAMACIJA- je poslovni dopis kojim kupac izvjetava prodavatelja o nedostatku prispjele poiljke; kupac je duan kvantitaivno i kvalitativno preuzeti robu NAGODBA- je pismeni dogovor prodavatelja i kupca radi konane realizacije nekog naloga a time i kupoprodajnog posla; nagodba je, zapravo, odgovor na reklamaciju

10. Naini razmjene pisane poslovne komunikacije Pismo- unato pojavi suvremene tehnologije pismo je jo uvijek najzastupljeniji nain razmjene poslovnih dopisa Telefax- primjeren za razmjenu kraih poslovnih dopisa E-mail: znatno bri nain razmjene dopisa u odnosu na pismo Chat-suvremen nain trenutne razmjene informacija meu poslovnim partnerima Web- najprikladniji za upuivanje ponude irokom krugu potroaa, jeftin nain promidbe

10

11.Zakljuak Komunikacija je bitan imbenik dojma o organizaciji i moe predstavljati granicu izmeu uspjeha i neuspjeha Neuredan dopis, nepregledna ili ak netona informacija utjee na stvaranje negativnog dojma, prekida suradnje te financijskih gubitaka

11

12. Literatura 1. Fox Renata: Poslovna komunikacija, Drugo dopunjeno izdanje; Hrvatska sveuilina naklada, Puko otvoreno uilite Zagreb, 2005.god. 2. Komorec, Gaea: Poslovne komunikacije, Centar za dopisno obrazovanje Birotehnika, Zagreb, 1998. god. 3. Nastavni materijali za predmet: Poslovne komunikacije, Ekonomska kola, prof. Ksenija Som

12