25
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia Copyright ©2019 Petunjuk Pengisian Formulir Pelaporan Obat e-Report PBF versi 2019.2

Petunjuk Pengisian Formulir Pelaporan Obat e-Report PBF

  • Upload
    others

  • View
    35

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Petunjuk Pengisian Formulir Pelaporan Obat e-Report PBF

versi 2019.2

Kementerian Kesehatan Republik IndonesiaCopyright ©2019

Petunjuk Pengisian Formulir

Pelaporan Obat e-Report PBF

Page 2: Petunjuk Pengisian Formulir Pelaporan Obat e-Report PBF

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Registrasi Aplikasi e-Report PBF 2

Daftar Isi

Registrasi Aplikasi e-Report PBF..........................................................................4

Login Aplikasi e-Report PBF ................................................................................7

Memulai Login Aplikasi e-Report PBF ......................................................................................... 7

Pelaporan Obat...................................................................................................9

Memulai Pelaporan Obat ............................................................................................................ 9

Mengunduh Template Pelaporan Obat .................................................................................... 10

Mengisi Form Upload Pelaporan Obat...................................................................................... 12

Contoh Pengisian Formulir Pelaporan Obat ............................................................................. 15

Melakukan Upload Pelaporan Obat.......................................................................................... 16

Pelaporan Obat Ditolak Oleh Sistem......................................................................................... 18

Preview Laporan........................................................................................................................ 20

Menghapus Data Pelaporan Obat Yang Telah Terupload ..................................................... 21

Melihat List Data Pelaporan Yang Gagal Diupload................................................................ 22

Mengirimkan Formulir Pelaporan Obat .................................................................................... 23

Page 3: Petunjuk Pengisian Formulir Pelaporan Obat e-Report PBF

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Registrasi Aplikasi e-Report PBF 3

PENDAHULUAN

Berdasarkan

Permenkes Nomor 1148 Tahun 2011 tentang Pedagang Besar Farmasi

Pasal 30 ayat (1):

Setiap PBF dan cabangnya wajib menyampaikan laporan kegiatan setiap 3 (tiga)

bulan sekali meliputi kegiatan penerimaan dan penyaluran obat dan/atau bahan

obat kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Badan, Kepala

Dinas Kesehatan Provinsi dan Kepala Balai POM.

Permenkes Nomor 3 Tahun 2015 tentang Peredaran, Penyimpanan,

Pemusnahan, dan Pelaporan Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor

Farmasi Pasal 45 ayat (2):

PBF yang melakukan penyaluran Narkotika, Psikotropika dan Prekursor Farmasi

dalam bentuk obat jadi wajib membuat, menyimpan, dan menyampaikan laporan

pemasukan dan penyaluran Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi dalam

bentuk obat jadi setiap bulan kepada Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dengan

tembusan Kepala Badan/Kepala Balai.

Sesuai dengan ketentuan tersebut maka seluruh PBF Pusat maupun PBF

Cabang wajib menyampaian laporan penerimaan dan penyaluran OBAT

per triwulan serta laporan penerimaan dan penyaluran Narkotika

Psikotropika, dan Prekursor Farmasi (NPP) per bulan melalui sistem

e-Report PBF (pbf.binfar.kemkes.go.id).

Contact center pelaporan eReport PBF:

Whatsapp texting ke 081319844200

Page 4: Petunjuk Pengisian Formulir Pelaporan Obat e-Report PBF

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Registrasi Aplikasi e-Report PBF 4

Registrasi Aplikasi e-Report PBF

Registrasi User Aplikasi e-Report PBF

Untuk mendapatkan user login aplikasi e-Report PBF, User harus melakukan permohonan melalui

menu registrasi PBF aplikasi e-Report PBF.

Registrasi aplikasi e-Report PBF terbagi atas registrasi untuk PBF Pusat dan PBF Cabang:

I. PBF Pusat

PBF Pusat memperoleh username dan password e-Report PBF melalui email notifikasi

verifikasi pengambilan izin, yaitu setelah proses perizinan PBF yang dilakukan melalui aplikasi

e-Licensing (www.elic.binfar.kemkes.go.id) selesai.

PBF Pusat yang sebelumnya telah memiliki izin PBF harus melakukan registrasi pemutakhiran

data pada e-Licensing untuk mendapatkan username dan password e-Report PBF. PBF Pusat

yang telah melakukan registrasi pemutakhiran data di aplikasi e-Licensing akan menerima

username dan password melalui email notifikasi persetujuan registrasi pemutakhiran data.

II. PBF Cabang

PBF Cabang melakukan registrasi pada aplikasi e-Report PBF dengan langkah-langkah

sebagai berikut:

1. Buka aplikasi web browser, misalnya Google Chrome atau Mozila Firefox.

2. Masukan alamat website aplikasi e-Report PBF (pbf.binfar.kemkes.go.id) pada kolom

address bar yang tersedia. Setelah mengetikkan alamat web aplikasi pada address bar,

maka akan tampil halaman Aplikasi e-Report PBF seperti gambar berikut:

Page 5: Petunjuk Pengisian Formulir Pelaporan Obat e-Report PBF

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Registrasi Aplikasi

1.

3. User memilih menu Regitrasi PBF untuk m

seperti gambar berikut:

e-Report PBF 5

asuk ke halaman registrasi e-Report PBF

pbf.binfar.kemkes.go.id

Page 6: Petunjuk Pengisian Formulir Pelaporan Obat e-Report PBF

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Registrasi Aplikasi e-Report PBF 6

4. Input NPWP dan Nomor Izin PBF Pusat, kemudian klik cek data e-Licensing untuk

menampilkan data PBF Pusat.

5. PBF Cabang melengkapi nama cabang, nomor dan tanggal pengakuan izin PBF

Cabang/Sertifikat Distribusi Cabang PBF dan alamat cabang, kemudian klik selanjutnya

untuk melengkapi data Apoteker Penanggung Jawab PBF Cabang dan password

kemudian klik tombol selesai.

6. PBF Cabang akan menerima email notifikasi persetujuan registrasi e-Report PBF setelah

proses registrasi disetujui.

Page 7: Petunjuk Pengisian Formulir Pelaporan Obat e-Report PBF

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Login Aplikasi e-Report PBF 7

Login Aplikasi e-Report PBF

Memulai Login Aplikasi e-Report PBF

Untuk melakukan pelaporan melalui e-Report PBF, User terlebih dahulu login dengan langkah-

langkah sebagai berikut:

1. User mengisi form login dengan menginputkan data login berupa User ID, Password, dan Key

Code.

2. Pada form login ini, terdapat beberapa kolom isian dan tombol berikut:

a. Kolom User ID, diisi berdasarkan nama pengguna/Username dari akun User yang telah

terdaftar pada aplikasi e-Report PBF.

b. Kolom Password, diisi dengan password yang digunakan oleh User untuk mengakses

halaman login User.

c. Kolom Key Code, digunakan untuk memastikan bahwa jawaban tidak dihasilkan oleh

suatu komputer. Apabila user menginputkan kode yang ditampilkan pada layar dengan

benar, maka user dapat melanjutkan proses berikutnya. Namun, apabila kode yang

ditampilkan pada layar tidak sesuai dengan kode yang telah diinput, maka aplikasi tidak

akan memproses ke tahap selanjutnya.

Page 8: Petunjuk Pengisian Formulir Pelaporan Obat e-Report PBF

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Login Aplikasi e-Report PBF 8

d. Tombol Login, dapat dipilih apabila user telah selesai mengisi seluruh kolom isian dengan

benar.

3. Setelah User mengisikan seluruh kolom isian yang tersedia, pilih tombol Login untuk masuk

ke aplikasi e-Report PBF.

4. Jika login berhasil, maka aplikasi akan menampilkan dialogbox notifikasi yang bertuliskan

“Login Berhasil” seperti berikut :

5. Klik OK, maka aplikasi akan menampilkan halaman login akun User seperti gambar berikut :

Page 9: Petunjuk Pengisian Formulir Pelaporan Obat e-Report PBF

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Pelaporan Obat 9

Pelaporan Obat

Memulai Pelaporan Obat

User dapat melakukan upload pelaporan obat baru dengan cara sebagai berikut:

1. Klik menu [LAPORAN | Upload/Input Pelaporan | Obat (new format)].

2. Kemudian aplikasi akan menampilkan halaman Upload Pelaporan Obat:

Page 10: Petunjuk Pengisian Formulir Pelaporan Obat e-Report PBF

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Pelaporan Obat 10

3. Lakukan pengisian form DATA PELAPORAN dengan memillih pilihan yang ada pada daftar

pilihan yang sesuai. Pada kolom Jenis Entry ini, terdapat dua menu pilihan berikut:

a. Upload Laporan

b. Laporan Nihil

Mengunduh Template Pelaporan Obat

1. Pilih jenis entry pada form DATA PELAPORAN. Untuk melakukan upload data pelaporan obat,

klik Upload Laporan.

2. Kemudian aplikasi akan menampilkan kolom isian yang berupa template pelaporan obat.

Page 11: Petunjuk Pengisian Formulir Pelaporan Obat e-Report PBF

RAHASIA Kementeria

3. Klik link Download Template Excel Di Sini untuk mengunduh format template pelaporan obat

(new format). User diwajibkan untuk mengunduh template pelaporan obat setiap periode

pelaporan.

4. Setelah mengklik link Download Template Excel Di Sini maka aplikasi secara langsung akan

mengunduh template laporan dalam bentuk dokumen excel yang berjudul ‘FORMULIR

PELAPORAN OBAT’ seperti berikut:

Template Pelaporan Obat

berhasil terunduh

n Kesehatan RI | Pelaporan Obat 11

Page 12: Petunjuk Pengisian Formulir Pelaporan Obat e-Report PBF

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Pelaporan Obat 12

Mengisi Form Upload Pelaporan Obat

1. Buka template pelaporan obat dengan mengklik hasil unduhan.

2. Kemudian dokumen tersebut akan terbuka dalam bentuk excel seperti gambar berikut:

KOLOM PELAPORAN E-REPORT PBF (NEW FORMAT) TERDIRI ATAS 20 KOLOM SEPERTI DIBAWAH INI:

Kode Obat (NIE) Nama Obat KemasanStokAwal

1 2 3 4

Jumlah Pemasukan

Masuk IF Kode IF Masuk PBF Kode PBF Retur

5 6 7 8 9

Jumlah PengeluaranHJD

PBF Kode PBF RS Apotek Sarana Pemerintah Puskesmas Klinik Toko Obat Retur Lainnya

10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Page 13: Petunjuk Pengisian Formulir Pelaporan Obat e-Report PBF

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Pelaporan Obat 13

MOHON PERHATIKAN DENGAN SEKSAMA TABEL DIBAWAH INI

KESALAHAN PADA PENGISIAN FORM PELAPORAN AKAN MENYEBABKAN SELURUH

DATA PELAPORAN E-REPORT PBF MENJADI TIDAK VALID DAN TIDAK AKURAT

Perhatian:

Satuan terkecil jumlah/mutasi diinput berdasarkan satuan NIE obat, contoh:

DUPHALAC, SIRUP 3.335 G/5 ML, DUS, BOTOL PLASTIK @ 200 MLmaka satuan terkecil jumlah/mutasi ialah Dus yang berisi botol plastik 200 mL

LICOPEC, KAPLET 600/50 MG, DUS, 10 AMPLOP @ 1 STRIP @ 10 KAPLETmaka satuan terkecil jumlah/mutasi ialah Dus yang berisi 100 kaplet

OBAT ANAK SUMANG CAP PEDANG RASA JERUK, SERBUK 150 MG, DUS, 100 SACHET@500 MGmaka satuan terkecil jumlah/mutasi ialah Dus yang berisi 100 sachet

TRIPACEL, INJEKSI, DUS@1 [email protected] mL (1 DOSIS)maka satuan terkecil jumlah/mutasi ialah Dus yang berisi 1 vial

Petunjuk Pengisian Pelaporan Obat

No. Nama Kolom Keterangan

1. Kode Obat (NIE) Input kode obat dari menu [MASTER data | Obat e-Licensing]

sesuai dengan field NIE berdasarkan nama obat yang akan

dilaporkan.

2. Nama Obat Input nama obat dari menu [MASTER data | Obat e-Licensing]

sesuai dengan nama obat yang akan dilaporkan. Lakukan

input nama obat dengan format yang sama persis dengan

yang tertulis di field NAMA PRODUK.

3. Kemasan Input kemasan dari menu [MASTER data | Obat e-Licensing]

sesuai dengan kemasan yang akan dilaporkan. Lakukan input

kemasan dengan format yang sama persis dengan yang

tertulis di field PRODUK KEMASAN.

4. Stok Awal Input stok awal produk yang sesuai. Stok awal ini dapat

merupakan stok akhir dari periode pelaporan sebelumnya.

Page 14: Petunjuk Pengisian Formulir Pelaporan Obat e-Report PBF

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Pelaporan Obat 14

No. Nama Kolom Keterangan

5. Jumlah Pemasukan

Industri Farmasi (IF)

Input jumlah pemasukan per Industri Farmasi (IF) dengan

menggunakan angka.

6. Kode IF Input kode sarana sesuai asal sumber pemasukan yang berasal

dari Industri Farmasi dari menu [MASTER data | Industri

Farmasi e-Licensing].

7. Jumlah Pemasukan

PBF

Input jumlah pemasukan per Pedagang Besar Farmasi (PBF)

dengan menggunakan angka.

8. Kode PBF Input kode sarana sesuai asal sumber pemasukan yang berasal

dari PBF dari menu [MASTER data | Pedagang Besar Farmasi].

9. Jumlah Pemasukan

Retur

Input jumlah pemasukan khusus retur (PBF, Apotek, Toko

Obat, Rumah Sakit, Klinik, Sarana Pemerintah) dengan

menggunakan angka.

10. Jumlah Pengeluaran

PBF

Input jumlah pengeluaran per PBF dengan menggunakan

angka.

11. Kode PBF Input kode sarana tujuan pengeluaran ke PBF dari menu

[MASTER data | Pedagang Besar Farmasi]

12. Jumlah Pengeluaran

Rumah Sakit

Input jumlah pengeluaran ke rumah sakit dengan

menggunakan angka. Pengeluaran obat ke rumah sakit

pemerintah dimasukan juga ke kolom ini.

13. Jumlah Pengeluaran

Apotek

Input jumlah pengeluaran ke apotek dengan menggunakan

angka.

14. Jumlah Pengeluaran

Sarana Pemerintah

Input jumlah pengeluaran ke Sarana Pemerintah (kecuali

puskesmas dan rumah sakit). Sarana pemerintah yang

dimasukkan ke kolom ini antara lain Dinas Kesehatan,

pengadaan BKKBN, TNI, POLRI, dan instansi pemerintah lain

dengan menggunakan angka.

15. Jumlah Pengeluaran

Puskesmas

Input jumlah pengeluaran ke Puskesmas dengan

menggunakan angka.

Page 15: Petunjuk Pengisian Formulir Pelaporan Obat e-Report PBF

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Pelaporan Obat 15

No. Nama Kolom Keterangan

16. Jumlah Pengeluaran

Klinik

Input jumlah pengeluaran ke klinik dengan menggunakan

angka.

17. Jumlah Pengeluaran

Toko Obat

Input jumlah pengeluaran ke toko obat dengan menggunakan

angka.

18. Jumlah Pengeluaran

Retur

Input jumlah pengeluaran retur ke PBF maupun industri

farmasi dengan menggunakan angka.

19. Jumlah Pengeluaran

Lainnya

Input jumlah pengeluaran selain dari kolom 10 atau 12 s.d. 18,

contoh: obat yang dimusnahkan karena

kedaluwarsa/rusak/dsb. serta tidak diretur ke industri/PBF.

20. HJD Harga Jual Distributor (HNA+PPN). Input harga jual distributor

dengan menggunakan angka tanpa separator ribuan, misal

HJD Rp 250 ribu, maka cukup ditulis 250000

Contoh Pengisian Formulir Pelaporan Obat

Page 16: Petunjuk Pengisian Formulir Pelaporan Obat e-Report PBF

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Pelaporan Obat 16

Melakukan Upload Pelaporan Obat

Setelah mengisi formulir pelaporan obat, lakukan upload file laporan obat dengan cara seperti

berikut:

1. Pilih Jenis Entry pada form DATA PELAPORAN. Untuk melakukan upload data pelaporan obat,

klik Upload.

2. Kemudian aplikasi akan menampilkan kolom isian yang berupa template pelaporan obat dan

tombol Pilih FIle.

Page 17: Petunjuk Pengisian Formulir Pelaporan Obat e-Report PBF

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Pelaporan Obat 17

3. Klik tombol .

4. Kemudian muncul interface pencarian dokumen pada komputer User. Pilih data yang ingin

diupload (FORMULIR PELAPORAN OBAT) yang telah diinput. Lalu klik .

5. Klik tombol Upload.

6. Data berhasil terupload.

Page 18: Petunjuk Pengisian Formulir Pelaporan Obat e-Report PBF

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Pelaporan Obat 18

Pelaporan Obat Ditolak Oleh Sistem

Data pelaporan obat dapat ditolak oleh sistem apabila User melakukan kesalahan pengisian.

Berikut contoh tampilan apabila User melakukan kesalahan dalam pengisian data pelaporan obat

yang tidak sesuai dengan format. Pada halaman ini dijabarkan kode produk yang ditolak, seperti

gambar berikut:

Lakukan pengisian data FORMULIR PELAPORAN OBAT per baris sesuai data yang akan diinput.

Untuk menghindari kesalahan saat terjadi upload data agar data tidak tertolak oleh sistem, Userdiharapkan untuk melakukan copy data secara keseluruhan sesuai dengan isian field yang ditampilkan.Misalnya, untuk pengisian kolom Nama Obat, User diharapkan untuk mengcopy seluruh field NAMAPRODUK yang ada di tabel Daftar Obat. Sesuai contoh pengisian di atas, obat yang digunakan adalah‘DUPHALAC’. User diharapkan untuk mengcopy seluruh field NAMA PRODUK yang ada di tabel DaftarObat : “DUPHALAC, SIRUP 3.335 G/5 ML, DUS, BOTOL PLASTIK @ 200 ML”. Begitupula dengan kemasan,lakukan copy data field yang ada pada tabel secara keseluruhan sesuai format yang ada di tabel master.

User diharapkan untuk melakukan update laporan terkait produk yang ditolak dengan mengklik tombolLanjutkan Pelaporan.

User diharuskan melakukan proses penghapusan data pelaporan obat yang telah diupload ke aplikasijika terjadi kegagalan upload data karena kesalahan pengisian.

Apabila User tidak melakukan penghapusan data pelaporan obat yang telah diupload, maka sistemsecara langsung akan menggandakan stok obat yang ada di pelaporan sehingga data tidak akurat.

Jika User menghapus seluruh data pelaporan obat, User diharuskan melakukan upload ulang DataPelaporan Obat baru yang telah diperbaiki.

Page 19: Petunjuk Pengisian Formulir Pelaporan Obat e-Report PBF

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Pelaporan Obat 19

Kode produk dengan keterangan NIE Belum Terdaftar di e-Report PBF mengindikasikan bahwa NIE

produk yang diinput tidak terdaftar pada Master Data Obat e-Licensing. User dapat mengirimkan

permintaan Master Produk melalui menu Request Master Produk seperti tampilan berikut:

Untuk produk obat dengan keterangan NIE belum terdaftar di e-Report PBF dapat juga diakses

melalui [MASTER DATA | Obat e-Licensing] sebagai berikut:

User agar memastikan bahwa produk dengan keterangan gagal upload NIE Belum Terdaftar di e-ReportPBF memang belum tercantum pada menu [MASTER DATA | Obat e-Licensing] sebelum melakukanpengiriman permintaan Master Produk.

Page 20: Petunjuk Pengisian Formulir Pelaporan Obat e-Report PBF

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Pelaporan Obat 20

Preview Laporan

Untuk melihat produk yang berhasil diupload dapat mengklik tombol Lanjutkan Pelaporan, maka

aplikasi akan menampilkan preview laporan seperti tampilan berikut:

Page 21: Petunjuk Pengisian Formulir Pelaporan Obat e-Report PBF

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Pelaporan Obat 21

Menghapus Data Pelaporan Obat Yang Telah Terupload

Untuk melakukan hapus data pelaporan obat yang telah diupload apabila terjadi kesalahan

dalam input data, maka User dapat mengklik tombol Hapus Semua di bagian PREVIEW

PELAPORAN.

Setelah mengklik tombol Hapus Semua, maka aplikasi akan menghapus seluruh data yang telah

terupload oleh sistem. Apabila data berhasil terhapus, maka aplikasi akan menampilkan

notifikasi seperti gambar berikut:

Page 22: Petunjuk Pengisian Formulir Pelaporan Obat e-Report PBF

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Pelaporan Obat 22

Melihat List Data Pelaporan Yang Gagal Diupload

Untuk melihat list data pelaporan obat yang gagal diupload maka User dapat mengklik tombol

Gagal Upload di bagian PREVIEW PELAPORAN, seperti gambar berikut:

Klik tombol Gagal Upload, kemudian aplikasi akan menampilkan list kesalahan produk yang

ditolak seperti berikut:

Page 23: Petunjuk Pengisian Formulir Pelaporan Obat e-Report PBF

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Pelaporan Obat 23

Mengirimkan Formulir Pelaporan Obat

Page 24: Petunjuk Pengisian Formulir Pelaporan Obat e-Report PBF

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Pelaporan Obat 24

Setelah mengisi formulir pelaporan obat dengan benar, lakukan pengiriman laporan obat dengan

cara seperti berikut:

1. Pilih Jenis Entry pada form DATA PELAPORAN. Untuk mengirimkan data pelaporan obat, klik

Web Form.

2. Kemudian aplikasi akan menampilkan kolom isian baru seperti berikut :

3. Pada kolom Kegiatan, klik Kirim Pelaporan.

Page 25: Petunjuk Pengisian Formulir Pelaporan Obat e-Report PBF

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Pelaporan Obat 25

4. Klik tombol Kirim Pelaporan.

5. Aplikasi akan menampilkan notifikasi apabila data pelaporan obat berhasil terkirim.

Untuk penghapusan laporan yang sudah dikirimkan atau sudah

melewati periode pelaporan, silakan hubungi petugas Dinas

Kesehatan Provinsi setempat