INTRODUCCIÓN:

Con el propósito de establecer la dirección estratégica en materia de tecnologías de información

del Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud (INCIENSA), para

el periodo 2011 al 2015, se ha elaborado el presente plan, el cual se encuentra alineado con los

objetivos institucionales y el desarrollo organizacional recién aprobado para INCIENSA.

Bajo este enfoque, el Plan Estratégico de Tecnologías de Información (PETI) de INCIENSA, está

conformado por 5 apartados.

Se inicia con un marco de referencia de lo que significa la gobernabilidad TI, seguidamente; un

diagnóstico de la situación actual de cada apartado, posteriormente se concluye con un FODA TI

y por último, se finaliza con un portafolio de aplicaciones y un plan de acción con costos

estimados por año y a 5 años, además de establecer una métrica para dicho plan con base a un

indicador por etapas estratégica (Proyectos).

Objetivo de la Planeación Estratégica de TI:

Garantizar un desarrollo eficiente, viable y sistemático de las áreas de tecnología; alinear las

acciones y hacerlas consistentes unas con otras; planear la asignación de recursos; sentar las

bases para controlar los proyectos y equilibrar costos y beneficios. Principalmente se hace cargo

del establecimiento de una concordancia entre las estrategias de negocios y las estrategias de

TI, creando una ventaja estratégica y competitiva para la organización.

Objetivo general del PETI:

Elaborar un Plan Estratégico de Tecnologías de Información, alineado al Desarrollo

Organizacional recién finalizado para INCIENSA y su Plan Estratégico Institucional (PEI), que

aborde componentes tales como la visión y misión, objetivos estratégicos del desarrollo

informático y proyectos tecnológicos dispuestos por prioridad de acuerdo al contexto de

soluciones tecnológicas a necesidades institucionales.

Objetivos específicos del PETI:

1. Asegurar que los servicios en Tecnologías de Información (TI) se brindan de

manera continua y eficiente.

2. Asegurar que las inversiones en Tecnologías de Información generen los

resultados esperados por la organización.

3. Mitigar los riesgos asociados a las TI. Esto a lograrse por medio de la

documentación necesaria y la implementación de una estructura organizacional

interna con funciones y roles TI claramente definidos.

4. Cumplir con la normativa TI dictada por la Contraloría General de la República.

Componentes del PETI:

Marco de referencia. Gobernabilidad de las Tecnologías de Información:

La gobernabilidad de las tecnologías de información, o Gobernabilidad TI, está directamente

enfocada a los sistemas correspondientes, a las tecnologías de información y a la gestión de su

rendimiento y riesgos. La Gobernabilidad TI se debe a las nuevas obligaciones para las

organizaciones, que han surgido debido a regulaciones y al riesgo frecuentemente de que los

proyectos TI se salgan fuera de control y afectan profundamente los resultados esperados.

PETI

El tema fundamental relacionado a la Gobernabilidad TI, es que los sistemas de información en

la actualidad no deben ser considerados como “cajas negras”; Todos los actores involucrados en

el proceso de negocio deben tener todo el conocimiento respecto al rol que desempeñan, cuáles

son sus funciones y como generan la información, así de las consecuencias de los posibles

errores y las responsabilidades que conlleva.

¿Qué es Gobernabilidad TI?

Es la disciplina derivada de la Gobernabilidad Institucional, principalmente trata la relación

existente entre las reglas del negocio y la gestión informática de una organización. Resalta la

importancia de las materias concernientes a TI en las organizaciones y recomienda que las

decisiones estratégicas de TI deban ser tomadas por un Directorio o Comité y no solamente

bajo responsabilidad de un solo actor.

La Gobernabilidad TI involucra aspectos como:

• Gestión del portafolio TI

• Arquitectura Institucional

• Gestión de proyectos informáticos

• Gestión de los servicios TI

Beneficios que ofrece la Gobernabilidad TI:

Es reconocido que las TI son esenciales para manejar la información y el conocimiento necesario

para ejecutar y sostener las actividades del negocio. Estas actividades cada vez son más

globalizadas y requieren de la colaboración entre distintas entidades para ser satisfactorias. Por

consiguiente, las TI son parte fundamental para soportar, sustentar y hacer crecer estas

actividades.

Muchas organizaciones están de acuerdo con los beneficios potenciales que les pueden dar las

TI, pero las empresas exitosas son las que logran entender y gestionar los riesgos asociados a la

implementación de nuevas tecnologías.

Para obtener los beneficios, desafíos y preocupaciones la organizaciones deben considerar:

• Alinear la estrategia TI con la estrategia del negocio.

• Diseminar el conocimiento de la estrategia y metas de la organización en todos los

niveles de la misma.

• Establecer estructuras organizacionales que faciliten la implementación de las estrategias

y el logro de las metas.

• Insistir en el establecimiento de una metodología para la Gobernabilidad TI.

• Medir el rendimiento de las TI en uso en la organización.

Es parte de las responsabilidades del Directorio o Comité Tecnológicas de Información

implementar una efectiva Gobernabilidad TI, para poder de esta forma obtener los beneficios

derivados del uso de las TI en la organización. Esta generación de resultados no solo concierne

a profesionales informáticos.

Para ello la metodología de Gobernabilidad TI debe permitir gestionar tópicos como:

• El alineamiento estratégico

• La medición de rendimiento de los activos informáticos

• La gestión de riesgo informático

• La generación de valor y la administración de los recursos y activos de TI

El modelo de gobernabilidad debe lograr:

• Alineación estratégica entre los objetivos de TI y los objetivos de negocio.

• La TI como impulsora del negocio y maximizadora de beneficios.

• Utilización responsable de los recursos de TI.

• Administración adecuada de los riesgos de TI.

Las Tecnologías de la Información, se han convertido actualmente en una dinámica persuasiva y

a menudo turbulenta en los ambientes profesionales. Mientras algunos ejecutivos delegaban,

ignoraban o evitaban las decisiones sobre TI, ahora es imposible hacerlo en casi todos los

sectores de las organizaciones. En este contexto, muchas organizaciones han empezado a

implementar la gobernabilidad de TI para alcanzar una fusión entre el negocio y TI, a menudo

conocido como alineamiento estratégico.

El propósito del manejo de la TI es dirigir las iniciativas de la misma, para asegurarse de que su

desempeño cumpla los siguientes objetivos:

• Que las TI esté alineada con la empresa y produzca los beneficios prometidos.

• Que las TI habilite a la organización a explotar oportunidades y generar los máximos

beneficios.

• Que los recursos de la TI se empleen responsablemente.

• Que los riesgos con la TI se manejen adecuadamente.

Entonces, el sistema para el manejo de TI puede entenderse como se indica en las siguientes

figuras:

Diagnostico Situación Actual:

Durante los años 2000 y 2001, luego de una participación activa de la mayoría de profesionales

del INCIENSA, se logra identificar y se plasma en un documento, los procesos, subprocesos,

productos y subproductos que reflejan el quehacer sustantivo de la Institución.

Proceso Vigilancia:

Subproceso:

- Análisis de laboratorio

Productos:

- Diagnósticos

- Confirmaciones Diagnósticas

ANALISIS DE PROCESOS, IDENTIFICADOS Y ACORDADOS EN EL 2000 - 2001

Proceso Vigilancia:

Subproceso:

- Investigación

- Productos:

- Publicación Científica

Proceso Vigilancia:

Subproceso:

- Análisis Epidemiológico

Productos:

- Informes de Vigilancia

Proceso Vigilancia:

Subproceso:

- Aseguramiento de la Calidad

Productos:

- Informes de Rondas de Evaluación Externas

- Informes de Confirmación Diagnóstica

- Informes de Inspección

Proceso Vigilancia:

Subproceso:

- Enseñanza

- Productos:

- Cursos

- Pasantías

Proceso Investigación:

Subproceso:

- Investigación

- Productos:

- Publicación Científica

Una vez claro lo anterior, se inicia el proceso de automatización de dichos procesos y con ello, el

desarrollo de un importante sistema de información dirigido a la parte sustantiva de la

organización y conocido como SIC. Sistema de Información compuesto de 15 módulos o

subsistemas y llamados:

1. Sistema de Planificación (PLANIFICACION)

2. Sistema dirigido a la Unidad Servicio al Cliente (USEC)

3. Sistema de laboratorio (SILAB)

4. Sistema de Aseguramiento de la Calidad (CALIDAD)

5. Sistema de Proyectos de Investigación (SIPRO)

6. Sistema de Información Enseñanza y Comunicación (SIEC)

7. Sistema de Vigilancia (VIGILANCIA)

8. Sistema de Catálogos

9. Sistema Históricos (HISTORICOS)

10. Sistema de Registro de Malformaciones Congénitas

11. Sistema de Brotes

12. Sistema Planos

13. Sistema de Costos, no implementado (COSTOS)

14. Sistema de Seguridad

15. Sistema de Acceso a Datos

El SIC dentro de la Producción Científica

Plan anual de

producción

Planes de

actividades

o rutinas de trabajo

• Apoyo a la Rectoría• Notificación obligatoria• Compromisos adquiridos

Generar

productos

Control y seguimiento de los

planes y de la producción

Generar datos

Administrativo –Financiero-

Evaluación de

eficiencia y

efectividad

Calcula costode la producción

Calcular

variacionessegún

indicadores

• Módulo Control producción• Módulo Control actividades

• Integración de datos

considerando Costos

• SAI BOSHT

• Módulo Control producción• Módulo Control de actividades

• SISCLI

• Módulo de planificaciónde actividades

• USEC, SILAB, VIG, CALIDAD,SIEC Y SIPRO

Solicitudes

de los

Clientes

Demanda de los

clientes

Recursos

INCIENSA• Módulo de Planificación de producción

Subsistema Planificación

Todos los sistemas de información indicados son importantes e interactúan en diferente manera,

sin embargo; los 10 primeros sistemas son los mas relevantes, donde el sistema de Planificación

es fundamental para la Dirección General y Administrativa del Instituto en lo concerniente a

conocer la planeación productiva de cada área técnica (CNR, Laboratorio, Investigación y Otros)

y con ello, someter a evaluación dichas planificaciones, para así destinar de la mejor forma los

recursos económicos.

Adicionalmente, el control y seguimiento de los recursos económicos asignados a cada área o

departamento, se realizan con el apoyo del sistema de información integrado administrativo –

financiero y conocido como SAI y compuesto de los módulos:

- Contabilidad

- Control Bancario

- Nóminas

- Presupuesto

- Inventarios

- Activos

- Facturación

- Cuentas por Pagar

- Compras

Sistema de información modalidad paquete y adquirido a la empresa TECAPRO desde hace mas

de 15 años. Actualmente se utiliza la nueva versión en el mercado y conocida como SAI BOS-

HT.

Versión recientemente implementada y ajustada en detalle a las necesidades actuales del

INCIENSA e incluso, considerando la estructura organizacional del Instituto según Desarrollo

Organizacional recién aprobado.

SUBSISTEMAS DEL SIC

Red de Clientes

Externos de Inciensa

Hospitales

Laboratorios

Clínicas

Otras Instancias del Sector Salud y Afines

BD

SUBSISTEMAPLANIFICACION

BD

SUBSISTEMAPLANOS

BD

SUBSISTEMAASEG. CALIDAD

BD

SUBSISTEMACONGENITAS

SUBSISTEMAVIGILANCIA

SUBSISTEMASERVICIO AL CLIENTE (USEC)

SUBSISTEMALABORATORIO(SILAB)

SUBSISTEMAHISTORICOS

BD

SUBSISTEMACATALOGOS

BD

SUBSISTEMAENSEÑANZA(SIEC)

BD

SUBSISTEMAINVESTIGACIONES(SIPRO)

SUBSISTEMABROTES

BD

BD

SISTEMASSEGURIDADY DATOS

SUBSISTEMA“COSTOS”

BD

Uno de los propósitos claves de los sistemas de información técnicos o sustantivos del

INCIENSA, aparte de estar integrados, es disponer de información veraz y oportuna para la

toma interna de decisiones, pero también, la información que corresponda hacerla llegar a sus

clientes y con ello brindarles el servicio que esperan de parte del Instituto.

Subsistema USEC

El sistema de información USEC, utilizado especialmente por la Unidad de Servicio al Cliente, es

el sistema que recibe datos de los clientes externos del Inciensa (Hospitales, Laboratorios,

Clínicas, Ebais y Otras Instancias de Salud), en éste se registra sobre todo datos clínicos y de las

muestras recibidas. Es un sistema vital para el Instituto debido a que le facilita a los

laboratorios disponer de información inicial para adecuadamente realizar su labor técnica (labor

de laboratorio).

Positivo 0.24

Subsistema SILAB

El sistema de laboratorios llamado SILAB, es el sistema transaccional técnico mas relevante para

INCIENSA, dado que en éste se registran los resultados de laboratorio, incluyendo las técnicas

utilizadas, de todas las muestras para Diagnóstico o Confirmación Diagnóstica que se analizan

en los laboratorios de los Centros Nacionales de Referencia (CNR´s) del Instituto.

Al igual que USEC, el sistema SILAB requiere de una reestructuración que sobre todo facilite el

ingreso de datos tanto a técnicos como a profesionales de laboratorio. De manera, que el

registro de información en el sistema represente poco tiempo para dichos funcionarios y así

ellos puedan dedicar el mayor tiempo a su labor sustantiva, es decir; la labor de laboratorio, sin

descuidar la actualización del sistema.

Solicitud, Registro y Almacenamiento Análisis Distribución

Sistema para Laboratorio

•Análisis de Laboratorio

Trazabilidad de la Muestra

Laboratorio UsecUsec

USEC - SILAB

SILAB es un sistema que estrechamente interactúa con el sistema USEC y entre ambos,

controlan la información referente a la trazabilidad de las muestras que se reciben y analizan en

INCIENSA. Bajo este enfoque, todas las muestras siempre están claramente identificadas y en

todo momento puede saberse el estado de las mismas.

Adicionalmente, el sistema de información Aseguramiento de la Calidad es también vital para

Inciensa y el Sector Salud. En éste se registran las Evaluaciones Externas del Desempeño

(EDD) e Inspecciones de Calidad que realiza el Instituto una o varias veces al año a los

laboratorios públicos y privados y a otras instancias de salud del país. Es un sistema clave que

brinda datos para mejorar la calidad diagnóstica de los laboratorios de la nación. Es a partir de

los datos que se obtienen del sistema, que se toman decisiones para asesorar, dar seguimiento

y realizar las gestiones necesarias para promover la mejora continua de cada laboratorio,

buscando la excelencia para un gran porcentaje de éstos.

El gráfico anterior, muestra cual ha sido el comportamiento a partir del año 2002 de los

laboratorios que participan en la ronda de evaluación en la que es invitado.

Es a través del sistema de información Aseguramiento de la calidad, que se apoya a la Dirección

General en obtener indicadores relevantes para la Institución, como lo es: Conocer, dar

seguimiento, aumentar la cobertura y mejorar a las evaluaciones de calidad mencionadas.

Por otra parte, SIPRO (Sistema de información de proyectos de Investigación), asegura el

registro de las investigaciones realizadas en Inciensa.

Los demás sistemas mencionados (Vigilancia, Catálogos, Históricos, Malformaciones Congénitas,

Brotes y Planos) complementan y apoyan los procesos identificados en los años 2000 – 2001 y

los definidos recientemente en Desarrollo Organizacional.

Para todos los sistemas de información del SIC, se controla su seguridad y acceso a datos a

través de los sistemas conocidos con esos mismos nombres.

Por otra parte, durante y posterior al proceso de desarrollo del SIC, ha sido y sigue siendo

necesario prepararse, mejorar y renovar aspectos informáticos como lo son:

• La plataforma tecnológica de hardware

• La arquitectura de aplicaciones de software

• La infraestructura de comunicaciones

Plataforma tecnológica de hardware:

¿Qué es la plataforma tecnológica de hardware?

Se refiere a la infraestructura necesaria para el desarrollo del entorno informático, a través del

cual es posible brindar los servicios informáticos que están disponibles para clientes o usuarios

(internos y externos) por medio de aplicaciones y sistemas de información con el uso de

computadoras.

El INCIENSA en el año 1999 prácticamente no contaba con microcomputadores. En ese tiempo

apenas disponía de 12 PC´s de características técnicas muy limitadas, (Pentium 1 de 100 o 133

Mhz) y solo unos pocos departamentos disponían de alguno de esos microcomputadores.

Sin embargo, dado el esfuerzo por parte de la Dirección General, Dirección Administrativa y el

Departamento de TI, que a partir del año 2000 se redactan los Términos de Referencia para la

contratación por la vía del Outsourcing para el desarrollo del sistema de información científico

(SIC) requerido.

Dicho sistema es puesto en marcha a partir del mes de abril del año 2002. Esto ocasionó

redoblar esfuerzos en adquirir prontamente plataforma tecnológica de hardware, arquitectura de

aplicaciones de software e infraestructura de comunicaciones.

Desde entonces, la compra y renovación de PCs, Software y Red ha sido constante y

significativa, no solo para mantener funcionando de manera óptima los sistemas técnicos

mencionados, sino también; los sistemas integrados administrativos y financieros y los servicios

tecnológicos que con el tiempo se han aumentando e implementado para facilitar la labor de los

funcionarios del Instituto.

Situación actual del INCIENSA en la plataforma tecnológica de hardware. Situación actual materia de microcomputadores:

Diagnóstico Situación Actual

Plataforma Tecnológica de Hardware

La gráfica anterior, muestra como a la fecha el INCIENSA cuenta con 89 microcomputadores de

un total de 138 disponibles y de buenas calidades técnicas. Es decir; con procesadores Core 2

Duo (47.1%) y Dual Core (17.4%), lo cual representa un buen porcentaje (64.5%). Sin

embargo, es necesario renovar el resto de microcomputadores, o sea; el 35.5%, adicional a las

contingencias que se presenten, ya sea por daños de equipos o para atender a nuevos

funcionarios que ingresen a la Institución y que requieran del uso de microcomputador.

Analizando las características técnicas de los 138 microcomputadores disponibles, el gráfico

anterior muestra que 79 PC’s disponen de sistemas operativos marca Microsoft y de tecnología

reciente. Es decir; 22 (15.9%) con sistema operativo Windows 7 y 57 PC’s (41.3%) con sistema

operativo Windows Vista, lo que representa un buen porcentaje del 57.2%. Sin embargo, debe

prestarse atención al porcentaje restante (42.8%), es decir; 59 microcomputadores cuentan con

sistemas operativos que prácticamente no tienen soporte Microsoft desde Internet.

Portátiles: Se cuenta con cinco equipos tipo LapTop de reciente adquisición, todas con al

menos Windows Vista; dos marca Dell modelo Veriton que prestan servicios en el auditorio y

salas de conferencia, uno marca Dell modelo Latitude donada al Centro Nacional de Referencia

de Virología y dos marca Hewlett-Packard modelo Pavillion utilizadas en el Comité Ético

Científico para sesiones y participación en eventos, así como una en Tecnologías de Información

en la que se mantienen todos los programas y datos necesarios para la configuración de los

equipos que no son accesibles desde la red local.

Situación actual en materia de Servidores:

XP (1) 0.72%

XP Profesional (60)

43.48%

Vista Business (50)

36.23%

Vista Enterprise (1) 0.72%

Vista Home (4) 2.90%

7 Profesional (22) 15.94%

Licencias Sistema Operativo en PC's

Fuente: Inventario datos TI 2010

Diagnóstico Situación Actual

Arquitectura de Aplicaciones de Software

Server 2000 Std (3)

21.43%

Server 2003 Std (4)

28.57%

Server 2003 Std 64Bits (4)

28.57%

Server 2008 Std (3)

21.43%

Licencias Sistema Operativo en Servidores

Fuente: Inventario datos TI 2010

A partir del mes de abril del año 2002 y con la puesta en marcha del SIC, fue necesario

garantizar su funcionamiento eficiente, lo anterior con Servidores de calidades técnicas

importantes. Servidores que facilitaron el uso del SIC, SAI y otros sistemas de información

relevantes para la organización. Pero también, la implementación de nuevos servicios

informáticos, como: Un mejor acceso a Internet, Sitio WEB, Intranet, Acceso a la red local, una

mejor versión del Sistema integrado Administrativo Financiero (SAI), Correo electrónico

institucional interno y externo, Seguridad informática de diferentes tipos y otros servicios

tecnológicos de apoyo a la labor de los funcionarios del INCIENSA han impulsado la renovación

y mejora continua de los Servidores.

La institución cuenta con quince Servidores distribuidos de la siguiente forma:

- Dos Controladores de dominio (Active Directory 2003, Active Directory 2008)

- Mensajería de correo (Exchange 2007)

- Servicios de Seguridad (ISA Server 2006)

- Respaldos automáticos y actualizaciones (Wsus)

- Seguridad de Seguridad (Antivirus McAfee)

- Portal interno (Intranet)

- Sitio Web en Zona DMZ

- Bases de datos (SQL Server 2005)

- Base de datos producción (SQL Server 2000)

- Aplicaciones SIC (Jupiter)

- Aplicaciones Administrativas - Financieras (Bos-HT)

- Aplicaciones Administrativas - Financieras (Bos-Premium)

- Desarrollo de aplicaciones

- Control de puertas magnéticas (Card Access)

De estos quince, siete cuentan con arquitectura servidor y de los cuales uno está obsoleto, los

siete restantes corresponden a computadoras de escritorio que están realizando tareas de

servidor, de éstos uno está próximo a descartarse debido a la reciente entrada en operación del

nuevo sistema administrativo - financiero.

Recientemente, se instalo y configuro otro Servidor Controlador de dominio, con sistema

operativo Windows Server 2008 R2 64 bits, funcionando como Cluster al Servidor actual de

dominio, lo anterior para asegurar contingencia y mitigar el fuerte riesgo que significa que falle

el servidor controlador de dominio.

La relación por sistema operativo es la que se detalla a continuación:

Al igual que los microcomputadores, los Servidores también requieren una renovación de

versión en lo que respecta a sus sistemas operativos.

Del grafico anterior, se observa que 7 Servidores cuentan con sistema operativo 2003 y 3 con

sistema operativo 2008, lo que representa un buen porcentaje de los 14 Servidores disponibles.

Sin embargo; 4 Servidores, o sea; 3 con sistema operativo 2000 y 1 con XP están en riesgo de

desactualización, ya que prácticamente esta versiones operativas no tienen soporte Microsoft

desde Internet.

Por otra parte, los Servidores están instalados en un área cerrada de aproximadamente de 20

metros cuadrados, con 2 aires acondicionados de buena capacidad, uno contingencia del otro,

sincronizados, de manera que ante el fallo del principal, inmediata y automáticamente ingresa a

trabajar el otro. Dicha área de Servidores de acceso restringido cuenta con un control

automático de acceso tipo tarjeta electrónica, acceso registrado y controlado por un Servidor de

puertas.

En el área de Servidores está instalada una caja de breaker conectada directamente a la planta

eléctrica de emergencia adquirida el año pasado y que atiende a todo el INCIENSA, una planta

de excelentes características técnicas. La caja breaker también conectada a una UPS modular

de 6000VA con una capacidad actual de uso del 60% y que eléctricamente atiende directamente

a los 15 Servidores.

Los Servidores están instalados en muebles de madera y en escritorios. Actualmente en

trámite, la compra de 5 Gabinetes para una capacidad de 20 Servidores y 1 Gabinete para la

UPS de 6000 VA.

El área de Servidores es un “cuarto” con paredes de concreto y madera y un cielorraso en

Gibson. Actualmente, dada solicitudes de TI de hace unos meses, pendiente la labor por parte

del departamento de mantenimiento, en lo referente al cambio de cielorraso y paredes con

materiales no flamables. Incluso, el impermeabilizado del todo el techo del área de Servidores.

Situación actual del INCIENSA en la arquitectura de aplicaciones de software.

Resumen situación actual en sistemas de información:

-PRESUPUESTO

-CONTABILIDAD

-CONTROL BANCARIO

-PLANILLAS

-INVENTARIOS

-ACTIVOS

-FACTURACION

-CXP

-COMPRAS

-USEC

-SILAB

-HISTORICOS

-CATALOGOS

-PLANIFICACION

-SIPRO

-SIEC

-ASEGURAMIENTO CALIDAD

-VIGILANCIA (Clasif. Casos)

-BROTES

-PLANOS

-Enfermedades Congénitas

-COSTOS

-SEGURIDAD

-ACCESO A DATOS

Diagnóstico Situación ActualInventario de Sistemas de Información

-Seguridad WEB

-Consultas y Reportes

Estratégicos para el

Ministerio y CCSS (Sinter y

Otras)

-Renovar y Mejorar

Sistema SIC (Rediseño y

Reescritura) (2013 – 2015)

-TECAS

-SIMOE

-Integración de

información Técnica

y Administrativa para

la toma de

decisiones (COSTOS,

SOPORTEBOSHT,

MINERIA DE DATOS)

-SFD

-CPA

-SICA

-SITRA

-SISMAN

-BOLETASTI

-Otros menores

SIC VIA WEBSAI BOS-HT OTROS

La imagen anterior, detalla el inventario de sistemas de información SIC y SAI, ya mencionada

en detalle su situación actual. Pero también, existen otros sistemas informáticos en proceso de

desarrollo como son:

- Sistema Seguridad Web: Para garantizar el uso de sistemas de información de Inciensa

accesibles vía Web.

- Sistema consultas y reportes estratégicos: Con la seguridad respectiva y para facilitar su

gestión y toma de decisiones, estas consultas serán dirigidas especialmente a las

jefaturas de los CNR’s y Laboratorios, personal clave administrativo (Planificación,

Dirección Técnica y Dirección Administrativa) y la Dirección General de INCIENSA.

Dichas consultas también estarán disponibles para las autoridades de salud del Ministerio

de Salud y la Caja Costarricense de Seguro social (C.C.S.S.), especialmente para alertar

a epidemiólogos y con ello brindar oportunamente datos necesarios para activar la

vigilancia de enfermedades de notificación obligatoria, como por ejemplo: El Dengue,

Rubéola, Sarampión, La Influenza, Tuberculosis, enfermedades bacterianas como

Shigella, Salmonella, Tosferina, enfermedades parasitarias como Chagas, Malaria y otras.

Adicionalmente, se propone para los años 2012 y 2013 un proyecto fundamental para el

área de sistemas de información de TI como lo es: La Renovación y mejora del sistema

SIC. Con el mismo se pretende facilitar el uso del SIC en los subsistemas mas relevantes

y así, cubrir una serie de debilidades, facilidades y de nuevos requerimientos.

Por otra parte, el inventario de sistemas refleja la existencia y uso de otros pequeños

sistemas de información de apoyo administrativo, desarrollados internamente como son:

• SITRA (Sistema de información de servicios de transporte, en uso desde el año

2007), sistema que actualmente incluye control de salidas en área metropolitana

y control de giras. A futuro se prevé otros tipos de controles como: Control de

combustible, Control de mantenimiento del vehículo, Control de pagos de los

vehículos y otros controles afines.

• SISMAN (Sistema de Servicios de Mantenimiento, en uso desde el año 2007, el

cual registra los servicios dados por el departamento de Mantenimiento)

• BOLETASTI (Sistemas de Servicios TI, en uso desde el año 2005), el cual registra

los servicios dados por el departamento de TI, el tiempo destinado por servicio y

otros datos de interés para generar estadísticas anuales )

Hay otros sistemas de información en proceso de desarrollo como lo son:

• TECAS: Sistema para el control de muestras y alícuotas de todo tipo almacenadas

en congeladores y similares. Dado lo valiosa que son las muestras almacenadas y

sus respectivas alícuotas, el INCIENSA desea llevar un control de inventario de

éstas.

• SIMOE: Sistema mantenimiento de equipos. Las normas de laboratorio,

especialmente la 15189 exige que se lleve un registro de los mantenimientos,

calibraciones y verificaciones dados a los equipos de laboratorio bajo un plan de

mantenimiento previamente elaborado. Con dicho sistema se desea ir mas allá,

de manera que se tenga un plan anual con presupuesto estimado para el

mantenimiento, pero de todos los equipos disponibles en la Institución. De forma

que se pueda conocer el plan anual, presupuesto estimado y ejecutado y los

mantenimientos preventivos y correctivos dados.

• Integración de datos Técnicos con Administrativos: Mas que un sistema de

información, el INCIENSA busca de disponer y utilizar tecnologías que faciliten la

relación de información técnica con información administrativa y minería de

información para disponer de información para la toma de decisiones.

Situación actual en infraestructura de red y comunicaciones:

Diagnóstico Situación Actual, Infraestructura de Red y

Comunicaciones

SE REQUIERE:

-Mayor velocidad de la Red local

- Mayor ancho de banda salida a Internet (Urgente)

-Cableado bajo normas estructuradas

- Racks mas seguros, organizados y

etiquetados

-Canaletas y mejor organización del

tendido del cableado

Para mantener y mejorar el uso de las tecnologías existentes y preparar al INCIENSA, es

necesario continuar trabajando y no descuidar y por el contrario mejorar y optimizar las redes

electrónicas de comunicaciones internas y externas con que interactúa la Institución.

Existe una red local con ancho de banda de 10 Mbps para los microcomputadores de los

usuarios y 1Gbps para acceso a los Servidores. Sin embargo, no se tienen VLAN implementadas

que den un mejor rendimiento a los usuarios claves de la red.

La red local esta bajo una topología tipo estrella con cable en cobre categoría 6 y parte en fibra

óptica, red compuesta por 5 Racks con Switches administrables de buena marca, el Rack

principal en TI y el resto en las áreas de Bacterias, Salud Oral, Bromatología, Virología y

Proveeduría, varios de estos Racks sin la seguridad mínima requerida, con falta de etiquetados

claros y una variedad de tendidos y Path Cords en categorías 5, 5E y 6.

Solamente el Rack ubicado en Virología sigue las normas establecidas para cableado

estructurado, pero en cable categoría 5e (cable obsoleto), los demás solo en parte siguen dicha

norma.

De momento, al INCIENSA le urge aumentar el ancho de banda del acceso hacia Internet.

Actualmente dispone de 2 enlaces asimétricos, uno contingencia del otro, uno ADSL y el otro

Amnet, ambos de 768/4MB. Estos enlaces no satisfacen la demanda de acceso a Internet de los

funcionarios del Instituto, razón por la cual se proyecta para pocos meses contar con un enlace

simétrico de 10MB del ICE. Con este enlace se pretende dar pronta respuesta a las consultas

estratégicas que ejecuten los usuarios y facilitar el uso del sitio Web de INCIENSA.

Situación actual del INCIENSA en la plataforma Portal Web Institucional:

Portal Web Institucional

SE REQUIERE:UnSitio WEB mas interactivo (con disponibilidad de aplicaciones), util, dinámico y llamativo.

El último componente según PETI, al cual se le debe diagnosticar su situación actual, es el

Portal WEB Institucional.

INCIENSA requiere con urgencia renovar su Sitio WEB. Necesita contar con un Sitio atractivo,

intuitivo, seguro, fácilmente actualizable su contenido por los usuarios de INCIENSA, interactivo

y especialmente de utilidad para sus clientes.

El Sitio WEB actual de INCIENSA no cumple con lo descrito. Es un Sitio muy estático, le falta

información, no cuenta con estadísticas que presenten el comportamiento de las enfermedades

que se vigilan y tampoco dispone de aplicativos para interactuar y atender de manera oportuna

a sus clientes.

El INCIENSA dispone también de un Sitio interno y conocido como Intranet, a través del cual y

especialmente los departamentos administrativos y de apoyo, con la colaboración técnica de TI,

publican información no confidencial y de interés para todos los funcionarios de la Institución.

En ese Sitio, el personal puede descargar documentos referentes a reglamentos, actas de

diferentes comisiones, procedimientos, instructivos, manuales, formularios, guías,

presentaciones recientes y otros documentos.

Intranet y el Sitio Web actual de INCIENSA se desarrollaron y mantienen con una herramienta

informática de categoría libre y conocida como Joomla. Esto al principio dio algunas ventajas,

especialmente en la pronta construcción de dichos Sitios. Sin embargo; el mantenimiento se

complicó dadas las limitantes técnicas en lo que se refiere a recursos y actualizaciones

disponibles en Internet y a la dependencia TI para actualizar los mismos.

FODA TI:

Tomando como base los diagnósticos de situación actual elaborados para los diferentes

componentes del PETI, es decir:

- Gobernabilidad Tecnologías de Información

- Plataforma tecnológica de hardware

- Arquitectura de aplicaciones de software

- Infraestructura de comunicaciones

- Portal Web Institucional

se concluye el siguiente FODA TI:

-Integración e intercambio de información entre Institucionesdel sector salud

-Integración de informacióntécnica y administrativa para la toma de decisiones

-Auditoria recién realizada a TI, Implementación de Acciones correctivas

-Demanda creciente de servicios y soluciones basadas en TI

-Alta disponibilidad en el mercado de tecnologías y soluciones para incrementar la eficiencia de TI

-Sistemas técnicos integrados, en uso continuo por mas de 8 años

-Sistemas administrativosintegrados, en uso continuo por mas de 10 años

-Conocimiento funcional de la organización

-Personal técnico calificado

-Iniciativa y compromiso de TI

-Plataforma tecnológica moderna y con capacidad de crecimiento en hardware, software y red

Diagnóstico Situación ActualFODA TI

-Falta de Políticas, Reglamentos y Procedimientos

-Ausencia de métricas para dar a conocer el desempeño de TI

-Ausencia de un Plan de Capacitación formal y continuo para el personal en la tecnología existente

-Percepción negativa de algunos usuarios sobre los Servicios que da TI

-Por diferentes razones, variabilidad en el uso de los sistemas en producción

-Ausencia de datos y/o Datos incompletos que recibe INCIENSA

Fortalezas DebilidadesOportunidades Amenazas

-Cultura informática de los usuarios

-Iniciativas gubernamentales que fortalecen el desarrollo institucional en materia de TI

-Contratación externa paraaumentar la productividad, conocimiento y Servicios

-El área de Tecnologías de Información está bien ubicada en el organigrama Institucional

Diagnóstico Situación ActualFODA TI

-La demanda de soluciones informáticas basadas en tecnología dentro de la institución es superior a la capacidad de los recursos con que cuenta la unidad de Tecnologías de Información.

-Restricción Presupuestaria para TI

-Cambios políticos que impactan la dirección estratégica en materia de TI

- Oportunismo de los proveedores para introducir tecnologías y soluciones inadecuadas a la organización

Fortalezas DebilidadesOportunidades Amenazas

El FODA TI, en su componente de Fortalezas, muestra que Tecnologías de Información y por

consiguiente la Institución, cuenta con:

- Sistemas de información técnicos y administrativos integrados, con mas de 8 años de

uso, es decir; sistemas ya maduros. Sin embargo, se requiere de una renovación

estratégica del conjunto de sistemas de información que conforman el SIC, que sobre

todo que facilite el uso del mismo, en lo que se refiere a destinar poco tiempo de

técnicos y profesionales para actualizar dicho sistema y satisfaga nuevos

requerimientos.

- Personal técnico calificado.

- Finalmente, muy relacionado con los componentes del PETI, se dispone de una

plataforma tecnológica moderna y con capacidad de crecimiento en Hardware,

Software y Red.

Por otra parte, hay debilidades, la mayoría subsanables al corto y mediano plazo, las cuales

pueden ser trabajadas como áreas de mejora. Otras debilidades requieren el apoyo de la

organización, como por ejemplo: Disponer de mas personal informático y capacitación técnica

continua para atender satisfactoriamente la fuerte demanda de mantenimiento y de nuevas

soluciones tecnológicas.

En lo que respecta a las Oportunidades es cuestión de aprovecharlas y las Amenazas, de alguna

manera, hay que convertirlas en Oportunidades.

El FODA TI es insumo base para proponer el portafolio de proyectos y establecer el cronograma

de etapas TI con costos asociados para los próximos 5 años.

PORTAFOLIO DE PROYECTOS:

Portafolio de Proyectos

Informáticos

Portafolio Proyectos:

Proyectos de Alta Prioridad:

-Cumplimiento Normas TI

Contraloría

-Renovación optimizada de

Hardware y Software

-Renovación Sitio WEB

-Consultas y Reportes

Estratégicas para Ministerio

y CCSS

-Rediseño y Reescritura del

Sistema SIC

Portafolio de Proyectos

Informáticos

Portafolio Proyectos:

Proyectos de Mediana

Prioridad:

-Capacitación continua a

usuarios en los sistemas

técnicos y administrativos en

producción SIC y SAI

-Mejoras continuas a los

Sistemas Integrados

Técnicos SIC e Integrados

Administrativo – Financiero

SAI

-Renovación de red local

bajo cableado estructurado

Para desarrollar los proyectos informáticos indicados, se requiere de un plan de acción con

costos estimados.

PLAN DE ACCION:

La imagen anterior resume dicho plan acción. Esta muestra diferentes etapas del plan

subdivididas en actividades gruesas con costos estimados por año y costo total en millones de

colones, unas de rutina, el resto estratégica, que involucran los proyectos informáticos a

desarrollar para los próximos 5 años.

Además, presenta el porcentaje de cumplimiento, con base a un indicador establecido por

etapas estratégicas.

ETAPA ESTRATEGICA DESCRIPCION

Etapa 1:

Implementación del Sistema Administrativo - Financiero BOS-HT y Renovación de Sitio

Web

Etapa 2: Renovación de la red de comunicaciones

Etapa 3: Diseño de Términos de referencia, licitación e inicio de renovación del SIC

Etapa 4: Consolidación y Finalización de la Renovación del SIC