คม อการปฏบต งานงานสารบรรณ

และการจ ดเกบเอกสาร

คำาน ำา

การจดทำาคมอในการปฏบตงานสารบรรณ และการจดระบบเอกสาร น งานธรการ ฝายบรหารทวไป กลมโรงเรยนเพชรชนแดนจดทำาขนเพอเปนแนวปฏบตในการปฏบตงานสารบรรณ และการจดระบบเอกสาร การดำาเนนงานของหนวยงานในสงกด กลมโรงเรยนเพชรชนแดนใหเปนระบบเดยวกน และอางองได เพอเอออำานวยในการปฏบตงานเปนไปดวยความสะดวก รวดเรว ประหยดเวลาและงบประมาณ ทำาใหมประสทธภาพในการจดการภาระงาน และงานบรหารสำานกงานมประสทธภาพมากยงขน

ทงน งานธรการ ไดรวบรวมขอมลระเบยบงานสารบรรณ และการจดระบบเอกสารขน จากคมอและเอกสารการใหความรตางๆ เพอใหคมอเลมนมประโยชนและบรรลวตถประสงคในการดำาเนนงาน การปฏบตงานตามระเบยบวาดวยงานสารบรรณ และการจดเกบเอกสาร เพอเปนแนวปฏบตอยางเดยวกนและพรอมรบฟงความคดเหนอนจะเปนประโยชนตอการดำาเนนงาน และนำามาปรบปรงคมอนใหเหมาะสมยงขนตอไป

งานธรการ ฝายบรหารทวไปหวงวาคมอเลมน จะเปนประโยชนตอหนวยงานตาง ๆ ในสงกดกลมโรงเรยนเพชรชนแดนในการดำาเนนภารกจตางๆ ใหบรรลวตถประสงคตอไป

งานธรการ ฝายบรหารทวไป

กลมโรงเรยนเพชรชนแดน

2

สารบญ

หนาบทท 1 บทนำา

4บทท 2 ระเบ ยบสำาน กนายกรฐมนตรว าด วยงานสารบรรณ 6

ระเบยบทเกยวของ6

ความหมายของงานสารบรรณ6

ความหมายของหนงสอราชการ6

ชนดของหนงสอราชการ7

การรบ – สง หนงสอ11 การเกบและทำาลายหนงสอราชการ13

บทท 3 หลกการเข ยนหนงส อต ดต อราชการ20

สวนประกอบของหนงสอราชการ20 การเขยนขอความในสวนหวหนงสอ20 การเขยนขอความในสวนเหตทมหนงสอไป21 การเขยนขอความในสวนจดประสงคทมหนงสอไป

22 หลกการรางหนงสอ

24

3

บทท 4 การเสนอหนงส อและเลขทหนงส อ26

การเสนอหนงสอ26

เลขทหนงสอออก27

การจาหนาซอง29

บทท 5 การจ ดเก บเอกสาร31 ประเภทของเอกสาร

31 การบรหารงานเอกสารหรอการจดเกบเอกสาร

32บทท 6 ความร เก ยวก บการจ ดเก บเอกสาร

35 วตถประสงคของการจดเกบเอกสาร35 ระบบมาตรฐานในการจดเกบเอกสาร40 หมวดหมเอกสารตามหวขอเรอง44

ภาคผนวก คำาขนตน สรรพนาม และคำาลงทายในหนงสอ

ราชการ 53 รหสพยญชนะประจำากระทรวง ทบวง กรมฯ

56 รหสพยญชนะประจำาจงหวด57 ตวอยางแบบหนงสอราชการชนดตาง ๆ

บทท 1

บทนำา

การบร หารงานเอกสาร (งานสารบรรณ ,ธรการ)

4

การปฏบตงานในสำานกงานของบคลากรระดบปฏบตการนน เปนการปฏบตงานทตองเกยวของกบบคคลและเอกสาร จงตองอาศยความอดทน ความขยน และความจำาสวนตวพอสมควร เปนหลกสำาคญในการปฏบตหนาท เพราะการทำางานทเกยวของกบเอกสารนนจะเกยวกบหนงสอราชการ ทงทเปนหนงสอราชการภายในและหนงสอราชการภายนอก ซงมหลายรปแบบทตองดำาเนนการ เชน การโตตอบหนงสอราชการ การรางหนงสอขอความอนเคราะห ขอความรวมมอ การรางหนงสอเชญประชมและวาระการประชม การนำาเสนอ การจดเกบเอกสารเปนหมวดหมทงทเปนกระดาษและเปนไฟลในระบบคอมพวเตอร ฯลฯ จงตองมการจดระบบงานเอกสารทดจงจะประสบความสำาเรจในการบรหารงานเอกสารและเปนการชวยจำาไดอกดวย

ความสำาค ญและขอบขายของงานธรการ 1. ขอบขายของงานธรการ

1.1 รบ-สงหนงสอ 1.2 รางหนงสอ 1.3 พมพหนงสอ 1.4 ผลตสำาเนาเอกสาร 1.5 จดเกบเอกสาร/แฟมเสนอ 1.6 บนทกเสนอหนงสอ 1.7 ตรวจทานหนงสอ 1.8 การทำาลายหนงสอ

2. ความสำาค ญของงานธรการ 2.1 เปนดานหนาของหนวยงาน

2.2 เปนหนวยสนบสนน 2.3 เปนหนวยบรการ

3. บทบาทของเจ าหนาท ธ รการ 3.1 ตองรระเบยบทเกยวของ 3.2 ตองมมนษยสมพนธ 3.3 ตองมนำาใจ เกอกล 3.4 ตองมความรอบคอบ 3.5 ตองมการพฒนาอยางตอเนอง

4. ควรมความร เก ยวก บงานสารบรรณ ไดแก

5

4.1 ความรเรองระเบยบงานสารบรรณของสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526,2548

4.2 ความรเรองรหส อกษรยอประจำาหนวยงานตาง ๆ 4.3 ความรเรองธรรมชาตของหนงสอราชการคอระบบ

การนำาเสนอหนงสอ 4.4 ความรเรองโครงสรางหนวยงานภายในสามารถ

เกษยนหนงสอเสนอใหหนวยงานรบผดชอบไดอยางถกตอง

บทท 2

ระเบยบส ำาน กนายกร ฐมนตรว าดวยงานสารบรรณ

2.1 ระเบ ยบทเก ยวข อง

6

ปจจบนงานสารบรรณมระเบยบทเกยวของ 2 ฉบบ ไดแก ระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และ ระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงาน สารบรรณ พ.ศ. 2548 ซงเปนการเพมเตมคำานยามเกยวกบเอกสาร “ ”อเลกทรอนกส และคำาวา “ระบบสารบรรณ

”อเลกทรอนกส

2.2 ความหมายของงานสารบรรณตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ

พ.ศ. 2526 ขอ 6 ใหความหมายของคำาวา “ ”งานสารบรรณ ไววา หมายถง “งานทเกยวของกบการบรหารงานเอกสารเรมตงแต การจดทำา การรบ การสง การเกบรกษา การยม ”จนถงการทำาลาย ซงเปนการกำาหนดขนตอนและขอบขายของงานสารบรรณ วาเกยวของกบเรองอะไรบาง แตในทางปฏบตการบรหารงานเอกสารทงปวง จะเรมตงแตการคด อาน ราง เขยน แตง พมพ จด จำา ทำาสำาเนา สงหรอสอขอความ รบ บนทก จดรายงานการประชม สรป ยอเรอง เสนอ สงการ ตอบ ทำารหส เกบเขาท คนหา คดตามและทำาลาย ทงนตองทำาเปนระบบทใหความสะดวก รวดเรว ถกตองและมประสทธภาพ เพอประหยดเวลา แรงงาน และคาใชจาย และในป พ.ศ. 2548 มการประกาศระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ โดยเพมคำานยามของเอกสารอเลกทรอนกสของงานสารบรรณดงน “ ”อเลกทรอนกส หมายความวา การประยกตใชวธการทางอเลกตรอนไฟฟา คลนแมเหลกไฟฟา หรอวธอนใดในลกษณะคลายกน และใหหมายความรวมถงการประยกตใชวธตาง ๆ เชนวานน และ “ ”ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส หมายความวา การรบสงขอมลขาวสารหรอหนงสอผานระบบสอสาร ดวยวธการ

”ทางอเลกทรอนกส

2.3 ความหมายของหนงส อราชการ หนงสอราชการ คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก 1) หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ 2) หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนทมใชราชการหรอบคคลภายนอก 3) หนงสอทหนวยงานอนทมใชสวนราชการหรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ

4) หนงสอทหนวยงานจดทำาขนเพอเปนหลกฐานในราชการ 5) เอกสารททางราชการจดทำาขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอ ขอบงคบ

7

6) ขอมลขาวสารหรอหนงสอทไดรบจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (ระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท 2) พ.ศ.2548 แกไขเพมเตม(ระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท 2) พ.ศ.2548 ขอ 4 ใหเพมคำานยามวา “อเลกทรอนกส” และคำาวา “ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส” ระหวางนยามคำาวา “หนงสอ” และสวนราชการ” ในขอ 6 แหงระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 “อเลกทรอนกส” หมายความวา การประยกตใชวธการทางอเลกตรอน ไฟฟา คลนแมเหลกไฟฟา หรอวธอนใดในลกษณะคลายกน และใหหมายความรวมถงการประยกตใชวธการทางแสง วธการทางแมเหลก หรออปกรณทเกยวของกบการประยกตใชวธตางๆ เชนวานน “ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส” หมายความวา การรบสงขอมลขาวสารหรอหนงสอผานระบบสอสารดวยวธการทางอเลกทรอนกส”

2.4 ชนดของหนงส อหนงส อราชการ 1) หนงส อภายนอก คอหนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธ ใชกระดาษตราครฑ

- ใชตดตอระหวางสวนราชการ- สวนราชการมถงหนวยงานอน ซงมใชสวนราชการ

หรอทมถงบคคลภายนอก 2) หนงส อภายใน คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธนอยกวาหนงสอภายนอก

- ใชตดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดเดยวกบ ใชกระดาษบนทกขอความ

ขอแตกตาง หนงส อภายใน กบ หนงส อภายนอก

หนงส อภายนอก หนงส อภายใน

1. ไป – มา เปนทางราชการ 2. ตดตอระหวางตำาแหนงตอตำาแหนง 3. ใชกระดาษตราครฑ 4. สภาพหนงสอผกมดถาวรตลอดไป 5. รปแบบหนงสอเปนแบบหนงสอลงนามเตมฉบบ และแบบประทบตรา

1. ไป – มา ในเรองราชการ 2. ตดตอกบบคคลผดำารงตำาแหนง 3. ใชกระดาษบนทกขอความ 4. ไมผกมด เปลยนแปลงได 5. ใชบนทกแทน

8

หนงส อภายนอก หนงส อภายใน

6. คำาขนตน ประกอบดวย เรอง เรยน อางถง สงทสงมา

7. หามใชอกษรยอ ตองใชคำาเตมทงชอสวนราชการ วน เดอน ป 8. คำาลงทายใชขอแสดงความนบถอหรออน ๆ แลวแตกรณ

6. คำาขนตนใชเรยน อางถงหนงสอใสในขอความ 7. ใชคำายอของตำาแหนงหรอสวนราชการ วน เดอน ป ได 8. ไมมคำาลงทาย

3) หนงส อประทบตราแทนการลงชอ คอหนงสอทใชประทบตราแทนการลงชอของหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป โดยใหหวหนาสวนราชการระดบกอง หรอผทไดรบมอบหมายจากหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป เปนผรบผดชอบลงชอยอกำากบตรา ใชกระดาษครฑ ใชไดทงระหวางสวนราชการ กบสวนราชการ และระหวางสวนราชการกบบคคลภายนอก เฉพาะกรณทไมใชเรองสำาคญ ไดแก

- การขอรายละเอยดเพมเตม- การสงสำาเนาหนงสอ สงของ เอกสาร หรอบรรณสาร- การตอบรบทราบทไมเกยวกบราชการสำาคญหรอการ

เงน- การแจงผลงานทไดดำาเนนการไปแลวใหสวนราชการ

ทเกยวของทราบ- การเตอนเรองทคาง- เรองซงหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปกำาหนด

โดยทำาเปนคำาสงใหใชหนงสอประทบตรา 4) หนงส อส งการ ใหใชตามแบบทกำาหนดไวในระเบยบ เวนแตจะมกฎหมายกำาหนดแบบไวโดยเฉพาะม 3 ชนดไดแก

4.1 คำาส ง คอ บรรดาขอความทผบงคบบญชาสงการใหปฏบตโดยชอบดวยกฎหมาย ใชกระดาษตราครฑ

9

4.2 ระเบ ยบ คอ บรรดาขอความทผมอำานาจหนาทไดวางไว โดยจะอาศยอำานาจของกฎหมายหรอไมกได เพอถอเปนหลกปฏบตงานเปนการประจำา ใชกระดาษครฑ

4.3 ขอบ งค บ คอ บรรดาขอความทผมอำานาจกำาหนดใหใช โดยอาศยอำานาจของกฎหมายทบญญตใหกระทำาได ใชกระดาษครฑ

5) หนงส อประชาสมพนธ ใชตามแบบทกำาหนดไวในระเบยบน เวนแตจะมกฎหมายกำาหนดแบบไวโดยเฉพาะม 3 ชนด ไดแก

5.1 ประกาศ คอ บรรดาขอความททางราชการประกาศหรอแจงใหทราบ หรอแนะแนวทางปฏบต ใชกระดาษครฑ ในกรณทกฎหมายกำาหนดใหทำาเปนแจงความ ใหเปลยนคำาวาประกาศเปนแจงความ

5.2 แถลงการณ คอ บรรดาขอความททางราชการแถลงเพอทำาความเขาใจในกจการของราชการ หรอเหตการณ หรอกรณใด ๆ ใหทราบชดเจนโดยทวกน ใชกระดาษครฑ

5.3 ขาว คอ บรรดาขอความททางราชการเหนควรเผยแพรใหทราบ 6) หนงส อท เจ าหนาท ท ำาข นหร อร บไว เป นหลกฐานในราชการ คอหนงสอททางราชการจดทำาขนนอกเหนอจากทกลาวมาแลว หรอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ และสวนราชการรบไว ม 4 ชนด ไดแก

6.1 หนงส อร บรอง คอ หนงสอทสวนราชการออกใหเพอรบรองแก บคคล นตบคคล หรอหนวยงาน เพอวตถประสงคอยางใดอยางหนง ใหปรากฏแกบคคลทวไป ไมจำาเพาะเจาะจง ใชกระดาษครฑ โดยลงชอคำาขนตนวา “หนงสอรบรองฉบบนใหไวเพอรบรองวา.............”

6.2 รายงานการประชม คอ การบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขารวมประชม และมตทประชมไวเปนหลกฐาน

6.3 บนทก คอขอความทผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชา หรอ ผบงคบบญชา สงการแกผใตบงคบบญชา หรอ

10

ขอความทเจาหนาทหรอหนวยงานระดบตำากวาสวนราชการระดบกรมตดตอกนในการปฏบตราชการ ใชกระดาษบนทกขอความ

6.3 หนงส ออ น คอ เอกสารทเกดขนเนองจากการปฏบตงานของเจาหนาทเพอเปนหลกฐานรวมถง ภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง/ภาพ หรอหนงสอของบคคลภายนอกทยนตอเจาหนาท โดยลงรบเขาทะเบยนรบไวแลว มรปแบบตามทกฎกระทรวง ทบวง กรม กำาหนดขนใช เวนแตจะมแบบตามกฎหมายเฉพาะเรอง เชน โฉนด แผนท แบบ แผนผง สญญา หลกฐานการสบสวน/สอบสวน และคำารอง เปนตน

6.4 หนงส อเว ยน คอหนงสอทมถงผรบจำานวนมาก มใจความอยางเดยวกน โดยใหเพมพยญชนะ ว หนาเลขทะเบยนหนงสอสง เรมตงแตเลข 1 เรยงเปนลำาดบไปถงสนปปฏทน

ชนความเร วของหนงส อ 1) ดวนทสด ใหเจาหนาทปฏบตทนททไดรบหนงสอนน 2) ดวนมาก เจาหนาทปฏบตโดยเรว 3) ดวน เจาหนาทปฏบตเรวกวาปกต เทาทจะทำาได

หนงสอทจดทำาขนโดยปกตใหม สำาเนาคฉบบ เกบไวทตนเรอง ๑ ฉบบ และใหมสำาเนาเกบไวทหนวยงานสารบรรณกลาง ๑ ฉบบ สำาเนาคฉบบ ใหผลงชอ ลงลายมอชอหรอ ลายมอชอยอ และใหผราง ผพมพ ผตรวจลงลายมอชอหรอลายมอชอยอไวทขอบลาง ดานขวามอของหนงสอ

ถาเปนเรองไมสำาคญมากนกการสงเอกสารดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกสเพยงอยางเดยวโดยไมตองเปนเอการยนยนตามไปกไดตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรขอ 7 วาดวยงานสารบรรณทใหยกเลกความในขอ 29 แหงระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และใหใชความตอไปนแทน

“ขอ 29 การตดตอราชการนอกจากการจะดำาเนนการโดยหนงสอทเปนเอกสารสามารถดำาเนนการดวยระบบสารบรรณ

11

อเลกทรอนกส ไดในกรณทตดตอราชการดวยระบบ สารบรรณอเลกทรอนกส ใหผสงตรวจสอบผลการสงทกครงและใหผรบแจงตอบรบ เพอยนยนวาหนงสอไดจดสงไปยงผรบเรยบรอยแลว และสวนราชการผสงไมตองจดสงหนงสอเปนเอกสาร เวนแตกรณเปนเรองสำาคญจำาเปนตองยนยนเปนเอกสาร ใหทำาเอกสาร ยนยนตามไปทนท

การสงขอความทางเครองมอสอสาร เชน โทรเลข วทยโทรเลข โทรพมพ โทรศพท วทยสอสาร วทยกระจายเสยง หรอ วทยโทรทศน เปนตน ใหผรบปฏบตเชนเดยวกบไดรบหนงสอ ในกรณทจำาเปนตองยนยนเปนหนงสอใหทำาหนงสอยนยนตามไปทนท

ชนของหนงส อล บ 1) ลบทส ด ไดแก ความลบทมความสำาคญทสดเกยวกบขาวสาร วตถหรอบคคลซงหากความลบดงกลาวทงหมดหรอเพยงบางสวนรวไหลไปถงบคคลผไมมหนาทไดทราบ จะทำาใหเกดความเสยหายหรอเปนภยนตรายตอความมนคง คงความปลอดภย หรอความสงบเรยบรอยของประเทศชาต หรอพนธมตรอยางรายแรงทสด 2) ลบมาก ไดแก ความลบทมความสำาคญมากเกยวกบขาวสารวตถหรอบคคล ซงถาหากความลบดงกลาวหรอเพยงบางสวนรวไหลไปถงบคคลทไมมหนาทไดทราบ จะทำาใหเกดความเสยหายหรอเปนภยนตรายตอความมนคง ความปลอดภยของประเทศชาตหรอพนธมตรหรอความเรยบรอยภายในราชอาณาจกรอยางรายแรง 3) ลบ ไดแก ความลบทมความสำาคญเกยวกบขาวสาร วตถหรอบคคล ซงถาหากความลบดงกลาวหรอเพยงบางสวนรวไหลไปถงบคคลทไมมหนาทไดทราบ จะทำาใหเกดความเสยหายตอทางราชการหรอเกยรตภมของประเทศชาตหรอพนธมตรได 4) ปกปด ไดแก ความลบซงไมพงเปดเผยใหผไมมหนาทไดทราบโดยสงวนไวใหทราบเฉพาะบคคลทมหนาทตองทราบเพอประโยชนในการปฏบตราชการเทานนการร บ – สงหนงส อ

หนงส อร บ ร บเข ามาจากภายนอก1. การรบหนงสอ จากไปรษณย และหนวยงานภายนอก ทง

หนงสอทางราชการ และหนงสออน ๆ

12

2. จดลำาดบความสำาคญและความเรงดวนของหนงสอเพอดำาเนนการกอนหลงและใหผเปดซองตรวจเอกสาร หากไมถกตองใหตดตอราชการเจาของเรอง หนวยงานทเกยวของ แลวจงดำาเนนการตอ

3. ประทบตราหนงสอ ทมมบนดานขวา กรอกรายละเอยด เลขทรบ วนท เวลา

4. ลงทะเบยนรบหนงสอในทะเบยนรบหนงสอ5. จดแยกหนงสอทลงทะเบยนรบแลว สงใหหนวยงานท

เกยวของลงชอรบเอกสาร6. เสนอผบงคบบญชาทราบและสงการ

Flow Chart แสดงขนตอนการร บหนงสอ

13

แผนการปฏบตงานสารบรรณ (Flow Chart)

ผรบผดชอบ กจกรรม ระเบยบทเกยวของ

งานรบหนงสอ

รบหนงสอจากหนวยงานภายนอก เอกสารทวไปเอกสารลบ จากไปรษณย และอน ๆ งานสารบรรณ

ตรวจสอบ คดแยก จดหมวดหมหนงสอและสงพมพ

ลงทะเบยนออกเลขรบเอกสารดวยระบบสารบรรณอเลคทรอนกส

ไมตองลงทะเบยน เชน เอกสารประชาสมพนธ จดหมายสวนบคคล

เปนตน

ตรวจสอบแลวไมถกตอง เชน สงผดหนวยงาน ไมมผลงนาม

จดสงไปใหฝายทเกยวของเพอดำาเนนการตอไป เสนอผเกยวของโดยตรง ดำาเนนการสงคน

เสนอผบรหาร พจารณาสงการ

เสรจสน

A B

ชนความเรว ชนความลบ

ระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526

หนงส อส ง สงออกไปภายนอก

1. ใหเจาของเรองตรวจสอบความเรยบรอยของหนงสอ รวมทงสงทสงมาดวยใหครบถวน แลวสงเรองใหเจาหนาทหนวยงานสารบรรณกลางเพอสงออก

2. เมอเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางไดรบเรองแลวลงทะเบยนหนงสอสง เรยงลำาดบตดตอกนไปตลอดปปฏทน กอนบรรจซอง ตรวจความเรยบรอยของหนงสอ / สงทสงมาดวยใหครบถวน แลวปดผนก สงได 2 วธ คอ โดยทางไปรษณย หรอสง

14

โดยสมดสงหนงสอ / ใบรบ ถาเปนใบรบใหนำามาผนกตดกบสำาเนาคฉบบ

Flow Chart แสดงขนตอนการส งหนงส อ

งานสงหนงสอ

หนงสอทหวหนาสวนราชการลงนามแลว

ตรวจสอบความเรยบรอยของหนงสอสงทสงมาดวย

ออกเลขทหนงสอ วน เดอน ป ประทบตราผลงนาม

บรรจซอง จาหนาซอง – ปดซอง สงมอบใหเจาหนาททสงไปรษณย และสงหนวยงานทเกยวของ

จดสงเรองใหหนวยงานตาง ๆ

นำาสงไปรษณย

ตรวจสอบใบแจงหนรายเดอนนำาสงการเงนเบกจาย เกบสำาเนา

ใบนำาสงเขาแฟม

รวบรวมสำาเนาคนเจาของเรอง

ลบ ปกปด EMS ธรรมดา

การเก บ และทำาลาย หนงสอราชการการเก บหนงส อราชการ

15

การเกบหนงสอราชการ แบงออกเปนกรรเกบระหวางปฏบต การเกบเมอปฏบตเสรจแลว และการเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ

การเก บระหวางปฏบ ต คอ การเกบหนงสอทปฏบตยงไมเสรจใหอยในความรบผดชอบของเจาของเรอง โดยใหกำาหนดวธการเกบใหเหมาะสมตามขนตอนของการปฏบตงาน ประการสำาคญจะตองจดแฟมสำาหรบเกบไวใหเพยงพอ อาจมแฟมดงน

1. แฟมกำาลงดำาเนนการ บรรจเรองทอยระหวางปฏบต หรอยงจดทำาไมเสรจตามภาระหนาท (ใชแฟมเดยวกพอ)

2. แฟมรอตอบ เรองในแฟมนระบายมาจากแฟมกำาลงจดทำาเปนเรองทปฏบตเสรจในภาระหนาทของเจาหนาทขนตอนหนงแลว แตเรองยงปฏบตไมจบตองรอการตอบจากสวนราชการอนอย

3. แฟมรอเกบ เรองในแฟมนเปนเรองตาง ๆ ทเจาหนาทปฏบตจดทำาเสรจแลวเพอรอสงเกบตามระเบยบตอไป ควรจดหาแฟมรอเกบไวใหมากพอกบจำานวนหนงสอเรองตางๆ และจดทำาสารบาญเรองไวทหนาปกหนาดานในดวย

4. แฟมระเบยบปฏบต เรองในแฟมนเปนเรองทเกยวกบระเบยบราชการตาง ๆ หากจดแบงเปน 2 ประเภท คอ ระเบยบทวไปและระเบยบเกยวกบการเงน โดยแยกแฟมเกบแลวทำาสารบาญเรองประจำาแฟมไวทปกหนาดานในดวย จะสะดวกตอการคนหา

การเก บเม อปฏบ ต เสร จแล ว คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลว และไมมอะไรทจะตองปฏบตตอไปอก โดยนำาเรองจากแฟมรอเกบในระหวางปฏบตไปดำาเนนการจดเกบยงหนวยเกบของสวนราชการตามระเบยบตอไป ซงตองจดทำาบญชหนงสอสงเกบ ทะเบยนหนงสอเกบ บญชสงมอบหนงสอครบ 25 ป บญชหนงสอครบ 25 ป ทขอเกบเอง และบญชฝากหนงสอกำากบดวย

การเก บหนงส อเพ อใชในการตรวจสอบ คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลว แตจำาเปนจะตองใชในการตรวจสอบเปนประจำา ไมสะดวกในการสงไปเกบยงหนวยเกบ ใหเจาของเรองเกบเปนเอกเทศโดยแตงตงเจาหนาทขนรบผดชอบกได เมอหมดความจำาเปนทจะตองใชในการตรวจสอบแลว ใหจดสงหนงสอนนไปยงหนวยเกบของราชการตามระเบยบตอไปน

16

การเกบหนงสอราชการ เจาหนาทตองระมดระวงหนงสอใหอยในสภาพใชราชการไดทกโอกาส หากชำารดเสยหายตองรบซอมใหใชราชการไดเหมอนเดม หากสญหายตองหาสำาเนามาแทน ถาชำารดเสยหายจนไมสามารถซอมแซมใหคงสภาพเดมไดใหรายงานผบงคบบญชาทราบและใหหมายเหตไวในทะเบยนเกบดวย ถาหนงสอทสญหายเปนเอกสารสทธตามกฎหมายหรอหนงสอสำาคญทเปนการแสดงเอกสารสทธใหดำาเนนการแจงความตอพนกงานสอบสวน

ขอสงเกต ตามระเบยบวาดวยงานสารบรรณฉบบใหม ไดกำาหนดเพมเตมไววาทกปปฏทนใหสวนราชการจดสงหนงสอทมอายครบ 25 ป นบจากวนทไดจดทำาขนพรอมทงสงบญชมอบหนงสอครบ 25 ป ใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ภายในวนท 31 มกราคมของปถดไป เวนแตหนงสอดงตอไปน

1. หนงสอทตองสงวนเปนความลบ ใหปฏบตตามกฎหมายหรอระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต

2. หนงสอทมกฎหมาย ขอบงคบ หรอระเบยบทออกใชเปนการทวไป กำาหนดไวเปนอยางอน

3. หนงสอราชการทมความจำาเปนตองเกบไวทสวนราชการนน ใหจดทำาบญชครบ 25 ป ทขอเกบเองสงมอบใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร

(หมายเหต เรองการเกบหนงสอ ตามระเบยบใหมยงไมไดกำาหนดวธการเกบไวอยางชดแจง เขาใจวาจะออกแนวปฏบตเกยวกบเรองนเพมเตมอกในโอกาสตอไป)

การทำาลาย

ภายใน 60 วนหลงสนปปฏทนใหเจาหนาทผรบผดชอบในการเกบหนงสอ สำารวจหนงสอทครบอายการเกบในปนน ไมวาจะเปนหนงสอทเกบไวเองหรอฝากเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร แลวจดทำาบญชหนงสอขอทำาลายเสนอหวหนาสวนราชการระดบกรม เพอพจารณาแตงตงคณะกรรมการทำาลายหนงสอ บญชหนงสอขอทำาลายใหจดทำาตามแบบท 25 ทายระเบยบ อยางนอยใหมตนฉบบและสำาเนาคฉบบ

ใหหวหนาสวนราชการระดบกรมแตงตงคณะกรรมการทำาลายหนงสอประกอบดวยประธานกรรมการและกรรมการอกอยางนอยสองคนโดยปกตจะแตงตงจาก ขาราชการตงแตระดบ 3 หรอ

17

เทยบเทาขนไป มตของคณะกรรมการใหถอเสยงขางมาก ถากรรมการผใดไมเหนดวยใหทำาบนทกความเหนแยงไว

Flow Chart แสดงขนตอนการทำาลายหนงสอ

18

หนวยเกบส ำารวจและจดท ำาบญชหนงสอขอทำาลาย

เสนอแตงต งคณะกรรมการทำาลายหนงสอจาก หวหนาสวนราชการ

คณะกรรมการทำาลายหนงสอ พจารณาหนงสอตามบญชหนงสอขอทำาลาย

หวหนาสวนราชการระดบกรมพจารณาหนงสอตามรายงานของคณะกรรมการท ำาลายหนงสอ

กองจดหมายเหตแหงชาตพจารณาใหความเหนตามรายงานของหวหนาสวนระดบกรม

- หนงสอท ควรท ำาลายท ำาลายโดยคณะกรรมการ- รายงานผลการท ำาลายตอหวหนาสวนราชการระดบกรม

- หนงสอท ไมควรท ำาลายสงไปเกบไวท 1.หนวยเกบ2.ฝากเกบไวท หอจดหมายเหต แหงชาต กรมศลปากร

คณะกรรมการทำาลายหนงส อ มหนาทดงน

19

1. พจารณาหนงสอทจะขอทำาลายตามบญชหนงสอขอทำาลาย

2. ในกรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอฉบบใดไมควรทำาลาย และควรจะขยายเวลาการเกบไว ใหลงความเหนวาจะขยายเวลาการเกบไวถงเมอใด แลวใหแกไขอายการเกบในตรากำาหนดเกบหนงสอ โดยใหประธานกรรมการทำาลายหนงสอลงลายมอชอกำากบการแกไข

3. ในกรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอเรองใดใหทำาลาย ใหกรอกเครองหมาย (x) ลงในชองการพจารณาของบญชขอทำาลาย

4. เสนอรายงานผลการพจารณา พรอมทงบนทกความเหนแยงของคณะกรรมการ (ถาม) ตอหวหนาสวนราชการระดบกรมเพอพจารณาสงการ

5. ควบคมการทำาลายหนงสอซงผมอำานาจอนมตใหทำาลายได โดยการเผาหรอวธอนใดทจะไมใหหนงสอนนอานเปนเรองได และเมอทำาลายเรยบรอยแลวใหทำาบนทกลงนามรวมกนเสนอผมอำานาจอนมตทราบ

เมอหวหนาสวนราชการระดบกรมไดรบรายงานแลวใหพจารณาสงการ ดงน

1. ถาเหนวาเรองใดยงไมควรทำาลาย ใหสงการเกบหนงสอนนไวจนถงเวลาการทำาลายงวดตอไป

2. ถาเหนวาหนงสอเรองใดควรทำาลายใหสงบญชหนงสอขอทำาลายใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร พจารณากอน เวนแตหนงสอประเภททสวนราชการนนไดขอทำาความตกลงกบกรมศลปากรแลว ไมตองสงไปใหพจารณา

ใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร พจารณารายการในหนงสอขอทำาลาย แลวแจงใหสวนราชการทสงบญชหนงสอขอทำาลายทราบดงน

1. ถากองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เหนชอบดวยใหแจงใหสวนราชการนน ดำาเนนการทำาลายหนงสอตอไปได หากกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ไมแจงใหทราบอยางใดภายในกำาหนดเวลา 60 วน นบแตวนทสวนราชการนนไดสงเรองใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ใหถอวากองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ไดใหความเหนชอบแลว และใหสวนราชการทำาลายหนงสอได

2. ถากองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เหนวาหนงสอฉบบใดควรจะขยายเวลาเกบไวอยางใดหรอใหเกบไวตลอดไป ใหแจงใหสวนราชการนนทราบและใหสวนราชการนน ๆ

20

ทำาการแกไขตามทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร แจงมา หากหนงสอใด ๆ กองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เหนควรใหสงไปเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาต กใหสวนราชการนน ๆ ปฏบตตาม เพอประโยชนในการน กองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากรจะสงเจาหนาทมารวมตรวจสอบหนงสอของสวนราชการนนกได

การใชตราคร ฑตราครฑมาตรฐาน ม 2 ขนาด- ตวครฑสง 3 เซนตเมตร- ตวครฑสง 1.5 เซนตเมตรตราชอสวนราชการทใชเปนหนงสอประทบตรา มรปวงกลม

ซอนกน เสนผานศนยกลางวงนอก 4.5 เซนตเมตร วงใน 3.5 เซนตเมตรลอมครฑ

การควบคมและเร งร ดงานสารบรรณ

การควบคมและเรงรดงานสารบรรณ คอ การควบคมใหงานสารบรรณดำาเนนไปโดยเรยบรอย ถกตอง ตามระเบยบ รวดเรว และมหลกฐานครบถวน เพอใหการปฏบตงานในเรองนน ๆ ไดเสรจสนโดยเรว

การควบคมและเรงรดงานสารบรรณจะบงเกดผลมากนอยเพยงใด ขนอยกบการเอาใจใสควบคมของผบงคบบญชาตามลำาดบขน และเพอใหงานสารบรรณดำาเนนไปดวยความรวดเรวและเรยบรอย ผบงคบบญชาตองปฏบตงานสารบรรณใหเปนตวอยางอนดแกผใตบงคบบญชา

1. การเรงรดงานดานสารบรรณทวไป ใหดำาเนนการดงน1.1 เพอใหงานราชการดำาเนนไปดวยความรวดเรว

หนงสอราชการทงปวงทไมมปญหา ควรจะตองรบดำาเนนการใหเสรจเรยบรอยไปโดยเรว และหากจะตองตอบใหทราบกใหตอบใหผถามทราบโดยเรวตามกำาหนดระยะเวลาทกำาหนดไว สำาหรบการปฏบตราชการของสวนราชการ นน ๆ

1.2 หนงสอราชการทงปวงทไมมปญหา เมอถงบคคลใดบคคลนนตองพจารณาเสนอความคดเหนใหทนท ใหเสรจในวนนน หรออยางชาในวนรงขน

21

1.3 งานทประทบตราคำาวา ดวนทสด ดวนมาก ดวน ใหรบดำาเนนการใหเสรจโดยทนท สำาหรบงานทมกำาหนดเวลา ใหเรงดำาเนนการใหแลวเสรจภายในกำาหนดเวลา

1.4 สำาหรบงานทงปวง ถาเปนงานทมปญหาใหแจงใหเจาของเรองทถามทราบถงปญหาชนหนงกอน

2. การตรวจสอบเพอเรงรดงาน ใหมการตรวจสอบงานสารบรรณเพอดำาเนนการเรงรดเปนงวด ๆ โดยแบงออกเปน 3 งวด คอ ประจำาสปดาห ประจำาเดอน และประจำาป

2.1 การเรงรดประจำาสปดาห จะตองพจารณาวางานทผานมาในสปดาหหนง งานเสรจเรยบรอยเพยงใด จดเกบเขาแฟมเรยบรอยตามระเบยบหรอไม งานทคงคางมมากนอยเพยงใด ตดคางอยทใด แลวเรงรดใหมการปฏบตโดยรวดเรวดวยวาจาหรอหนงสอ

2.2 การเรงรดประจำาเดอน ใหพจารณาวางานทรบเขามาแตละเดอนดำาเนนการเสรจเรยบรอยเพยงใด จดเกบเขาระบบเรยบรอยตามระเบยบหรอไม งานทคงคางตดอยทใด และไดดำาเนนการไปแลวเพยงไร แลวเรงรดใหมการปฏบตโดยเรว การเตอนเมอเหนลาชาใหเตอนเปนหนงสอ

2.3 การเรงรดประจำาป ใหปฏบตเชนเดยวกบการเรงรดประจำาเดอน แตใหพจารณาวา หนงสอทเกบไวนนจะตองไดรบการทำาลายตามระเบยบทกำาหนดไวหรอไมอกดวย

2.4 งานทเปนเรองเรงดวนเปนกรณพเศษ ใหมการเตอนเรงรดเปนพเศษ ไมตองคำานงถงเวลาทกำาหนดไว

22

บทท 3หลกการเขยนหนงส อต ดต อราชการ

สวนประกอบของหนงส อราชการ

หนงสอราชการมโครงสรางสำาคญ 4 สวนดงน1. สวนหวหนงสอ2. สวนเหตทมหนงสอไป3. สวนจดประสงคทมหนงสอไป4. สวนทายของหนงสอ

สวนหวหนงสอ ประกอบดวย ชอเรอง และคำาขนตน ซงจะตองเขยนใหถกตองตามฐานะของผรบหนงสอ

สวนเหตทมหนงสอไป ตองเขยนเรมตนดวยคำาเหมาะสม อางเหตทมหนงสอไป ใชสรรพนามใหเหมาะสม

สวนจดประสงคทมหนงสอไป ตองเขยนใหตรงกบลกษณะของเรองและจดมงหมายทมหนงสอไป

สวนทายหนงสอ ตองเขยนคำาลงทายในหนงสอภายนอก ภายใน ใหถก และเขยนรายการอน ๆ ในหนงสอทกชนดใหถกตอง

1.การเข ยนขอความในสวนหวหนงส อ

สวนหวของหนงสอมสงสำาคญทตองเขยนอย 2 อยาง ไดแก “เรอง “ และ “ ”คำาขนตน

1. “เร อง” คอ ใหสรปใจความสำาคญของหนงสอใหสนทสด แลวนำามากำาหนดเปนชอเรอง ชอเรองจงตองสอดคลอง

23

กบขอความของหนงสอถาเคยมหนงสอตดตอกนมากอนแลว ใหใชชอเรองเดม

ตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณกำาหนดวา กรณทเปนหนงสอตอเนอง ปกตใหลงชอเรองของหนงสอฉบบเดม เพอเกบคนอางองไดงาย แตถาหนงสอฉบบเดม เขยนชอเรองไมด ไมถก จะปรบปรงถอยคำาใหด ถกตองกได กรณหนงสอฉบบเดมอาจเปนขออนมต ขออนญาต ขอผอนผน ขอความอนเคราะห หรอขอเงน หรอสงของใด ๆ เชน หนงสอฉบบเดมอาจใชชอเรองวา “ขออนมต……” ถาหนงสอทตอบใชชอเรองเดม เสมอนผตอบกลบเปนผขอไปยงผขออก ควรปรบปรงชอเรองทตอบไป โดยเตมคำาวา “ ”การ ลงไปขางหนาเปน “ การขออนมต...”

ในกรณปฏเสธ ไมควรใชชอเรองในลกษณะปฏเสธวา “ไมอนมต….” “ ”ไมอนเคราะห ใหใชคำาวา “ ”การ นำาหนา

2. ”คำาข นต น” ใชทงในหนงสอภายนอก หนงสอภายใน และหนงสอประทบตรา ตามทกำาหนดไวในระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ

2.การเข ยนขอความในสวนเหตท ม หนงส อไปเหตทมหนงสอไป คอ ขอความทผมหนงสอไปแจงไปยง

ผรบหนงสอเปนการบอกกลาววาเหตใดจงตองมหนงสอไป ซงจะเขยนยอหนาตอจากคำาขนตน อาจกลาวถงเหตทมหนงสอไปเพยงตอนเดยวแลวกแจงจดประสงค หรอกลาวถงเรองเดมทเคยตดตอกนมาตอนหน และเรองสบเนองตอมาอกตอนหนงแลวกแจงจดประสงค หรอกลาวถงเรองเดมทเคยตดตอกนมรตอนหนง เรองสบเนองตอมาอกตอนหนง และผลสบเนองตอไป หรอเรองเกยวของอกตอนหนง แลวกแจงจดประสงค แลวแตกรณ

คำาเรมตนแจงเหตทมหนงสอไป จะเรมตนดวยคำาใดคำาหนง ใน 5 คำาน คอ

ด วย ใชในกรณทเปนเรองใหม ซงไมเคยตดตอหรอรบรกนมากอน ระหวางผมหนงสอไปกบผรบหนงสอเกยวกบเรองนน โดยเกรนขนมาลอย ๆ

เน องจาก ใชในกรณทเปนเรองใหม ซงไมเคยตดตอหรอรบรกนมากอน ระหวางผมหนงสอไปกบผรบหนงสอเกยวกบเรองนน และตองการอางเปนเหตอนหนกแนนทจำาเปนตองมหนงสอไป เพอใหผรบดำาเนนการอยางใดอยางหนง

24

ตามท อนสนธ ใชในกรณทเคยมเรองตดตอหรอรบรกนมากอน ระหวางผมหนงสอไปกบผรบหนงสอ ซงจะอางเรองทเคยตดตอหรอรบรกนมากอนดงกลาวนน โดยจะตองมคำาวา “ ”นน อยทายตอนแรก และจะตองมขอความซงเปนเหตทมหนงสอไปอกตอนหนงเปนอยางนอยเสมอ จะเขยนแจงเหตทมหนงสอไปตอนเดยวแลวเขยนจดประสงคทมหนงสอไป (ทเรมดวยคำาวา “ ”จง ) ไมได

การเขยนเหตทมหนงสอไป อาจมทมาจากหลายทาง เชน จากผมหนงสอไป เหตจากบคคลภายนอก เหตจากเหตการณทปรากฏขน และเหตจากผรบหนงสอ

ตวอย างดวยกลมโรงเรยนเพชรชนแดนจะไดสงของบรจาค เพอ

ชวยเหลอขาราชการครทประสบภยจากเหตรายในภาคใต

จงเรยนขอความรวมมอมาเพอโปรดรบบรจาคสงของจากผมจตศรทธา แลวสงใหกลมโรงเรยนเพชรชนแดนดวย จะขอบคณมาก

ดวยทานเปนผสอบแขงขนไดในการสอบแขงขนเพอเขารบราชการ ในตำาแหนงพนกงานราชการ และถงลำาดบททจะบรรจเขารบราชการแลว

จงขอใหทราบไปรายงานตว ณ กลมโรงเรยนเพชรชนแดนภายในวนท........................................... หากทานมไดไปรายงานตวภายในกำาหนดน ถอวาทานสละสทธในการบรรจเขารบราชการ

3. การเข ยนขอความในสวนจดประสงคท ม หนงส อไปลกษณะของจดประสงคทมหนงสอไป จดประสงคทม

หนงสอไป อาจมลกษณะและความมงหมายอยางใดอยางหนง ตอไปน

ล กษณะ ความมงหมาย

ลกษณะ ความมงหมายคำาแจง เพอทราบ เพอใหพจารณา เพออนมต เพอ

25

ใหดำาเนนการ เพอใหความรวมมอ เพอถอปฏบต

คำาขอ เพอพจารณา เพอใหชวยเหลอ เพอใหความรวมมอ เพอใหดำาเนนการ

คำาซกซอม เพอใหเขาใจคำาชแจง เพอใหเขาใจคำายนยน เพอใหแนใจคำาสง เพอใหปฏบตคำาเตอน เพอไมใหลมปฏบตคำากำาชบ เพอใหปฏบตตาม เพอใหสงวรระมดระวง คำาถาม เพอขอทราบคำาหารอ เพอขอความเหน

ต วอย างคำาแจง จงเรยนมาเพอทราบ

จงขอแจงใหทราบไวลวงหนาคำาขอ จงเรยนมาเพอขอไดโปรดพจารณา

อนมตใหดวยจงเรยนมาเพอโปรดนำาเสนอคณะรฐมนตร

พจารณาตอไปดวยจงเรยนมาเพอขอไดโปรดใหความรวมมอใน

การนตามสมควรดวยจงเรยนมาเพอกรณาอนมตใน

ขอ...............จงเรยนมาเพอกรณาพจารณา หากเหน

สมควรกรณาอนมตในขอ..

คำาซกซอม จงขอเรยนซอมความเขาใจมาเพอถอเปนหลกปฏบตตอไป

คำาชแจง จงเรยนชแจงมาเพอทราบจงเรยนชแจงมาเพอโปรดเขาใจตามนดวย

คำายนยน จงขอเรยนยนยนมาเพอทราบจงขอเรยนยนยนขอตกลงดงกลาวมา ณ ทน

26

คำาสง จงเรยนมาเพอถอเปนหลกปฏบตตอไปจงเรยนมาเพอดำาเนนการตอไป

คำาเตอน จงขอเรยนเตอนมาเพอโปรดดำาเนนการเรองนใหเสรจโดยดวนดวย

บดนลวงเลยมานานแลว ยงไมไดรบรายงานเกยวกบเรองนแตประการใด จงขอเรยนเตอนมา บดนถงกำาหนดชำาระคาธรรมเนยมแลว จงขอไดโปรดนำาเงนจำานวน................. บาท ไปชำาระภายในวนท........................................................คำากำาชบ จงเรยนมาเพอจดไดปฏบตตามมตคณะรฐมนตรดงกลาวโดยเครงครด ตอไป

จงเรยนมาเพอโปรดกำาชบเจาหนาทใหระมดระวงมใหเกดกรณเชนน ขนอกคำาถาม จงเรยนมาเพอขอทราบวา.........................................คำาหารอ จงขอเรยนหารอมาวา...............................................

จงเรยนมาเพอพจารณาวนจฉย แลวแจงผลใหทราบดวยจะขอบคณมาก

การร างหนงส อการร างหนงส อ คอการเรยบเรยงขอความขนตนตาม

เรองทจะแจงความประสงคไปยงผรบหรอผทตองการทราบหนงสอนน กอนทจะใชจดทำาเปนตนฉบบ

เหตท ต องร างหนงส อ เพอใหมการตรวจแกไขใหเหมาะสมถกตองตามระเบยบแบบแผนเสยกอน เวนแตหนงสอทเปนงานประจำาปกตอาจไมตองเสนอตรวจแกกได

หล กการร างหนงส อ คอ ผรางจะตองรและเขาใจใหแจมแจง แยกประเดนทเปนเหตผลและความมงหมายทจะทำาหนงสอ

27

นน โดยตงหวขอเกยวกบเรองทจะรางวา อะไร เมอไหร ทไหน ใคร ทำาไม อยางไร เปนขอ ๆ ไว การรางใหขนตนเรมใจความทเปนเหตกอน ตอไปจงเปนขอความทเปนความประสงคและขอตกลง ถามหลายขอใหแยกเปนขอ ๆ เพอใหชดเจนและเขาใจงาย ความใดอางถงบทกฎหมาย กฎ ขอบงคบ ระเบยบ คำาสง หรอเรองตวอยาง ตองพยายามระบใหชดเจน พอทฝายผรบจะคนหามาตรวจสอบไดสะดวก การรางควรใชถอยคำาสนแตเขาใจงาย พยายามใชคำาธรรมดาทมความหมายไดหลายทาง สำานวนทไมเหมาะสมสำาหรบใชเปนสำานวนหนงสอ ไมควรใช ควรระวงอกขรวธ ตวสะกด การนต และวรรคตอนใหถกตอง ขอสำาคญตองระลกถงผทจะรบหนงสอวาเขาใจถกตองตามความประสงคทมหนงสอไป

การร างหนงส อโต ตอบ จะตองรางโดยมหวขอตามแบบทกำาหนดไวผรางจะตองพจารณาดวยวา หนงสอนนควรจะถงใครบาง หรอควรจะทำาสำาเนาใหใครทราบบาง เปนการประสานงาน แลวบนทกไวในรางดวย การอางเทาความตองพจารณาวา เรองทจะรางนผรบหนงสอทราบมากอนหรอไม ถาเคยทราบมากอนแลวความตอนใดทเปนเหตกยอลงได หรอถาเปนการตอบหนงสอทผรบมมา ขอความเปนเหตเพยงแตอางชอเรองกพอ การรางหนงสอไมวาจะรางถงผใดกตาม ใหใชถอยคำาสภาพ และสมกบฐานะของผรบ ถาเปนการปฏเสธคำาขอควรแจงเหตผลในการทตองปฏเสธคำาขอควรแจงเหตผลในการทตองปฏเสธใหผขอเขาใจ

การร างหนงส อท ม ล กษณะเป นการส งการ ไมวาจะเปนหนงสอสงการตามระเบยบหรอรางเปนหนงสอราชการประเภทอน ตองมขอตกลงอนเปนเหตเปนผลเชนเดยวกน ใชคำาตองใหรดกมอยาเปดชองใหตความไดหลายนย ซงอาจทำาใหเขาใจผด และควรใชถอยทผรบคำาสงสามารถปฏบตไดเพอใหคำาสงนนไดผลสมความมงหมาย ขอความทเปนเหตในคำาสงจะมประโยชนในการชวยแสดงเจตนารมณของการสงใหชด เพอสะดวกในการตความเอจำาเปน และทำาใหผปฏบตรความหมายชด ชวยใหปฏบตไดถกตองและอาจพจารณาแกไขปญหาไดเมอมอปสรรค กอนรางควร

พจารณาคนควาวามกฎหมายใหอำานาจสงการไดแลวประการใด คำาสงตองไมขดกบกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ ถาขดกบคำาสงเกาตองยกเลกคำาสงเกาเสยกอน

28

การร างหนงส อประชาสมพนธ เชน ประกาศ แถลงการณ ขาว จะตองรางตามแบบทกำาหนดไว สวนขอความตองสมเหตสมพล เพอใหผอานนกคดคลอยตามเจตนาทตองการ อยาใหมขอขดแยงกนในฉบบนน หรอขดแยงกบฉบบกอนเวนแตเปนการแถลงแก ทงนควรใชถอยคำาสภาพ

ดงนน เพอความสะดวกในการเขยนราง ผบงคบบญชาอาจกำาหนดตวอยางใหถอเปนแนวทางปฏบตได แตเพอการประหยด กระดาษรางจะใชกระดาษทมอย แมแตกระดาษพมพแลวหนาหนงและไมใช อาจใชอกหนาหนงเปนกระดาษรางหนงสอกไดไมจำาเปนตองใชแบบกระดาษรางโดยเฉพาะ

บทท 4การเสนอหนงส อและเลขทหน งส อ

29

1. การเสนอหนงส อ1. การเสนอหนงส อ คอการนำาหนงสอราชการทเจา

หนาทดำาเนนการเสรจแลวเสนอตอผบงคบบญชา เพอพจารณาตรวจแกไขบนทกสงการ ทราบ หรอลงนาม อยางใดอยางหนงเพอใหราชการนน ๆ ดำาเนนตอไปตามสายงานจนเสรจสน

2. ว ธ เสนอหนงส อ เมอเจาหนาทผรวบรวมเรองเสนอ ซงโดยปกตไดแกเจาหนาทสารบรรณ ควรแนะนำาใหเจาหนาทแยกหนงสอทจะเสนอออกเปนประเภท ๆ เพอใหสามารถจดลำาดบความสำาคญของหนงสอทตองดำาเนนการ เชน เรองดวน เรองเพอทราบ เรองสงการ เรองพจารณา ถาสามารถทำาไดควรใหแยกแฟมเสนอตามประเภทเรองดงกลาว โดยเฉพาะเรองดวน ควรแยกและเขยนตวอกษรดวนปดหนาปกแฟมเสนอใหเหนชดเจน

3.การตรวจเอกสารทจะน ำาเสนอกอนลงนาม กอนลงนามไมวาจะเปนหนงสอจากฝายใดกตาม ควรตรวจสอบเอกสารทนำามาเสนอทกฉบบ ดงน

3.1 ความสะอาด เรยบรอย ถกตองตามระเบยบงานสารบรรณ แบบธรรมเนยมททางราชการ เชน ถาเปนหนงสอราชการภายนอกตรวจดแบบวาหนงสอราชการภายนอกวางรปแบบอยางไร ใชคำายอหรอคำาเตม ถาเปนคำาสงดแบบรปคำาสงใหถกตอง เปนตน ตรวจสอบความถกตองตามพจนานกรม วรรคตอน ยอหนาใหถกตอง เหมาะสม

3.2 เจาหนาทผเกยวของตามสายงานพจารณาเอกสารนนครบถวนหรอยง

3.3 ถาเอกสารนนอางองหลกฐานแบบธรรมเนยมใด ใหแนบหลกฐานนน ๆ เสนอมาดวย

3.4 หากมการแกไขขอความใด ๆ จะเปนตวหนงสอหรอตวเลขกตาม ใหตรวจสอบใหตรงกนทงสองฉบบ

4.ว ธ การจ ดเข าแฟมเสนอ เพอใหงายตอการพจารณาหนงสอ ควรใหแยกแฟมเสนอออกเปนประเภทตาง ๆ มหลกงาย ๆ ในการจดเอกสารเขาแฟม ดงน

4.1 เรองไมยงยาก ไมมปญหาพจารณาอยางใด ๆ เชน เพยงลงชอเทานน ควรเรยงไวขางหนา

4.2 เรองทมปญหายงยากจะตองพจารณาตรวจแก หรอมการตดสนใจตองเอาไวทหลง หรอแยกแฟมเสนอ เพราะตองใชวธพจารณาตกลงใจหรอแกไข เพอใหสามารถสงงานธรรมดาไดกอน

30

4.3 แยกแฟมเซนทราบ เชน สำาเนาคำาสง ประกาศ แจงความ อน ๆ ไวตางหาก

4.4 กรณเรงดวนจดเขาแฟมเสนอดวน แลวรบเสนอทนทและควรใหนำาเสนอไดเสมอ

2. เลขทหน งส อออกรหสตวพยญชนะและเลขประจำาของเจาของเรองในชอง

“ท...” ของหนงสอราชการ ทงหนงสอภายนอก หนงสอภายใน และหนงสอประทบตรา ประกอบดวยรหสตวพยญชนะสองตวแลวตอดวยเลขประจำาของเจาของเรอง ซงมกฎเกณฑ ดงน

1. รหสพยญชนะสองตว ใชแทนชอกระทรวง ทบวง หรอสวนราชการทไมสงกดสำานกนายกรฐมนตร กระทรวง ทบวง หรอจงหวด การกำาหนดตวพยญชนะนอกจากทกำาหนดไวน ใหปลดสำานกนายกรฐมนตรซงเปนผรกษาการตามระเบยบเปนผกำาหนดรหสตวพยญชนะ สำาหรบจงหวดใหกำาหนดโดยหารอกบกระทรวงมหาดไทย เพอมใหการกำาหนดอกษรสองตวนซำาซอนกน

1.1 รหสตวพยญชนะประจำากระทรวง ทบวง และสวนราชการทไมสงกดสำานกนายกรฐมนตร กระทรวงหรอ ทบวง ใหกำาหนดไวดงน

1.2 รหสตวพยญชนะประจำาจงหวด และกรงเทพมหานคร ใหกำาหนดไวดงน

2. เลขประจำาของสวนราชการเจาของเรอง ประกอบดวยเลขสตว ใหกำาหนดดงน

2.1 ตวเลขสองตวแรก สำาหรบกระทรวงหรอทบวง หมายถง สวนราชการระดบกรม โดยเรมจากตวเลข 01 เรยงไปตามลำาดบ สวนราชการตามกฎหมายวาดวยการปรบปรง กระทรวง ทบวง กรม หากมการเปลยนแปลงโดยยบสวนราชการใด ใหปลอยตวเลขนนวาง หากมการจดตงสวนราชการขนใหมใหใชเรยงลำาดบถดไป

ในกรณกระทรวงหรอทบวงใด มกรมหรอสวนราชการทเรยกชออยางอนทมฐานะเปนกรม ตงแต 100 สวนราชการขนไป ใหใชเลขสามตว โดยเรมจาก 001 เรยงไปตามลำาดบสำาหรบสวนราชการทไมสงกดสำานกนายกรฐมนตร กระทรวง หรอทบวง ใหใชตวเลข 00

2.1.2 ตวเลขสองตวหลง หมายถง สำานก กอง หรอ สวนราชการทมฐานะเทยบกองโดยเรมจากตวเลข 01 เรยงไปตามลำาดบสวนราชการ ตามกฎหมายวาดวยการแบงสวนราชการ

31

หากมการเปลยนแปลงโดยยบสวนราชการใด ใหปลอยตวเลขนนวาง หากมการจดตงสวนราชการขนใหมใหใชเรยงลำาดบถดไป

ในกรณทมสำานก กอง สวนราชการทมฐานะเทยบกองหรอหนวยงานระดบกองตงแต 100 สวนราชการขนไป ใหใชเลขไดสามตว โดยเรมจาก 001 เรยงไปตามลำาดบ

ถามกองหรอหนวยงานระดบกองทมไดจดตงโดยกฎหมายวาดวยการแบงสวนราชการ ใหหวหนาสวนราชการระดบกรม เปนผกำาหนดตวเลขสองตวหลง โดยใชตวเลขในลำาดบตอจากกองหรอหนวยงานระดบกอง ตามกฎหมาย วาดวยการแบงสวนราชการ

ตวอยางเลขทหนงสอออกของราชการสวนกลางสำานกงานปลดสำานกนายกรฐมนตร

กองกลาง นร 12012.2 สำาหรบราชการสวนภมภาค 2.2.1 ตวเลขสองตวแรก หมายถง อำาเภอหรอกง

อำาเภอ โดยเรมจากตวเลข 01 ซงโดยปกตใชสำาหรบอำาเภอเมองเรยงไปตามลำาดบตามทกระทรวงมหาดไทยกำาหนด

สำาหรบหนวยงานในสวนราชการสวนภมภาคทขนกบจงหวดโดยตรง ตวเลขสองตวแรกใหใชตวเลข 00

2.2.2 ตวเลขสองตวหลง หมายถง หนวยงานในราชการสวนภมภาคทสงกดจงหวดหรออำาเภอตามหนงสอท นร 0105/ว 9381 ลว 28 เมษายน 2546 กำาหนด ดงนตวอยางเลขทหนงสอออกของราชการสวนภมภาค

สพป.พช.เขต 1 ศธ 04106/กลมโรงเรยนเพชรชนแดน ศธ

04106.21/2.3 ใหมการปรบปรงเลขประจำาของเจาของเรองให

เปนไปตามลำาดบ ตามกฎหมายวาดวยการปรบปรงกระทรวง ทบวง กรม และกฎหมายวาดวยการแบงสวนราชการทก ๆ 5 ป โดยถอเอาปพทธศกราชทลงทายดวยเลข 5 และเลข 0 เปนหลก

2.4 ในกรณกระทรวง ทบวง สวนราชการทไมสงกดสำานกนายกรฐมนตร กระทรวง ทบวง หรอจงหวด ประสงคจะใหรฐวสาหกจ หรอหนวยงานอนใด ทมไดเปนสวนราชการซงอยในสงกดใชรหสตวพยญชนะ ของกระทรวง ทบวง สวนราชการทไม

32

สงกดสำานกนายกรฐมนตร กระทรวง ทบวง หรอจงหวด แลวแตกรณใหใชตวเลขสองตวแรกเรมจาก 51 เรยงไปตามลำาดบ

หากกระทรวงหรอทบวงมสวนราชการระดบกรม หรอสวนราชการทเรยกชออยางอนทมฐานะเปนกรมตงแต 100 สวนราชการขนไป การกำาหนดเลขประจำาของรฐวสาหกจ หรอหนวยงานอนใดทมไดเปนสวนราชการตามวรรคหนง ใหใชตวเลขสามตว โดยเรมจาก 510 เรยงไปตามลำาดบ

3. เลขประจำาของเจาของเรองซงสวนราชการใดกำาหนดขนเพมเตมจากทกำาหนดใน 1 และ 2 ใหแจงใหปลดสำานกนายกรฐมนตรทราบดวย

4. การกำาหนดเลขทหนงสอออกของคณะกรรมการ ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจำาของเจาของเรอง ในกรณทคณะกรรมการประสงคจะกำาหนดตวพยญชนะเพมขน ใหกำาหนดไดไมเกนสตว โดยใหอยในวงเลบตอจากรหสตวพยญชนะของเจาของเรอง และรหสตวพยญชนะดงกลาวจะตองไมซำากบรหสตวพยญชนะทกำาหนดไวในภาคผนวกน แลวตอดวยเลขประจำาของเจาของเรอง

5. สำาหรบสวนราชการตำากวาระดบกรม หรอจงหวด หากจำาเปนตองออกหนงสอราชการเอง หรอเพอประโยชนแกการปฏบตงานสารบรรณ ใหสวนราชการระดบกรมเจาสงกดหรอจงหวดกำาหนดตวเลขรหสใหไมกนสามตำาแหนง โดยใหใสจดหลงเลขประจำาของเจาของเรองตาม 2 แลวตอดวยเลขรหสทกำาหนดขนดงกลาว

การใหเลขรหสตามวรรคหนง ถาสามารถจดเรยงสวนราชการตามลำาดบตวพยญชนะและสระไดกใหเรยงตามนน

3. การจ าหนาซองการจาหนาซองจดหมายราชการใหใชตามหลกการของ

กรมไปรษณยโทรเลข ทใหคำาแนะนำาดงน“การจาหนาซองหนงสอราชการทจดสงทางไปรษณย

ธรรมดาในประเทศเพอใหใชไดกบเครองคดแยกจดหมาย- ใชพนทดานหนา และดานหลงซอง ตามรายละเอยด

ในระเบยบ สำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526

- ใหระบชอ และทอยของหนวยงานผฝากสงไวทมมบนซาย ดานจาหนา บรเวณดานขางครฑและเหนอเลขทหนงสอ – จาหนาได 2 แบบ คอ จาหนาลงบนซองโดยตรง หรอจาหนาลงบน

33

ปายจาหนา แลวนำามาผนกในบรเวณพนทสำาหรบจาหนาใหเรยบตดกบซอง

- จาหนาใหเปนแนวตรงกนทกบรรทด โดยใชตวอกษรแบบมาตรฐาน ดวยหมกสดำา หรอนำาเงน

- พมพหรอเขยนรหสไปรษณยดวยเลขอารบกในชองใสรหส ไปรษณยสแดงสม ยกเวนกรณการใชปายจาหนา ซงพมพรหสไปรษณยรวมไวในปายจาหนาแลว

- ไมตองลงลายมอชอผรบผดชอบในการฝากสง ทมมลางซายดานหนาซอง

- ในกรณทใชซองแบบเดม ทไมมชองใสรหสไปรษณยสแดงสมใหจาหนา ดวยการพมพหรอใชปายจาหนาเทานน โดยใหวางรหสไปรษณยได 2 ตำาแหนงคอ

1. แยกตางหากเปนบรรทดสดทายของจาหนา2. ตอทายขอความบรรทดสดทายของทอยผรบ

กอนนำาส งพบสงทบรรจในซองใหเรยบเสมอกน สงทบรรจในซอง

ตองไมแขงหรอใหญเกนควร หรอมโลหะ พลาสตก ปะปนอย ปดผนกฝาซองใหเรยบสนทมนคง ดวยกาวหรอเทปใสตลอดแนวฝาซอง หามปดผนกดวยลวดเยบกระดาษ เยบดวยหมด หรอใชเชอกพนตาไก

34

บทท 5การจ ดเก บเอกสาร

ความร ท วไปเก ยวก บเอกสาร

1. ความหมายและประเภทของเอกสารเอกสาร (Documents) ตามพจนานกรมฉบบ

ราชบณฑตยสถาน เอกสารหมายถง “หนงสอสำาคญ” เอกสารคอขอความทสามารถนำามาอาน แปล ตความหรอใชเปนสงอางอง เพอการปฏบตงาน ใชเปนหลกฐานในการตดตอราชการหรอธรกจ เชน จดหมายเขา จดหมายออก รายงาหรอขอมลทจดทำาขน บนทกใบสงซอสนคา รปภาพ คมอหรอเอกสารอนใด ซงจดทำาขนหรอใชโดยหนวยงาน เปนตน เปนขอมลหรอขาวสารทจดทำาขนเปนลายลกษณอกษร มความหมายปรากฎออกมาในลกษณะของตวอกษร ตวเลข ภาพ หรอเครองหมายอนใดทสามารถนำามาใชประโยชน และเปนหลกฐานอางองในอนาคตได การตดตอโดยเอกสารเปนการตดตอทถอวาเปนทางการ เปนทยอมรบและมหลกฐานไวใชอางองในภายหลงเพอประโยชนในการปฏบตงาน

เอกสารเปรยบเหมอนหนวยความจำาของหนวยงาน ซงชวยใหการทำางานคลองตวและเปนเครองมอในการตดตอระหวางหนวยงาน ปจจบนเราใชเครองมออเลกทรอนกสมาพฒนาใหเหมาะสมกบงานทำาใหมประสทธภาพมากยงขน เชน การจดเกบเอกสาร

35

ดวยเครองจดเกบ และคนหาเอกสารอเลกทรอนกส การใชโปรแกรมการจดการเอกสารดวยเครองคอมพวเตอร เปนตน

ประเภทของเอกสาร เอกสารทใชในการปฏบตงานโดยทวไปแบงออกเปน 3 ประเภทคอ

1. หนงส อเข า หมายถง เอกสารทไดรบจากหนวยงานภายนอก หรอหนวยงานอนทกประเภททสงเขามายงสำานกงานจากทตาง ๆ ไมวาจะเปนการสงทางไปรษณยหรอโดยพนกงานเดนเอกสารกตาม เอกสารเหลานไดแก จดหมาย ขอความโทรเลขหรอโทรสาร เปนตน ซงหนวยงานตองใหความสำาคญกบเอกสารเหลาน และตองเกบรกษาไวเพอใชเปนหลกฐานตอไปในอนาคต เพราะเอกสารเหลานจะมสวนสำาคญในการบรหารงานของหนวยงาน

2. หนงส อออก เปนเอกสารทหนวยงานจดทำาขน แลวสงไปใหบคคลหรอหนวยงานภายนอก ไมวาจะเปนการสงทางไปรษณยหรอโดยพนกงานเดนเอกสาร เพอตดตอประสานงานเปนเอกสารทจดทำาขนภายในสำานกงานเอง เชน สำาเนาจดหมายออก ใบแจงหน รายงานตาง ๆ งบการเงน และสญญาตาง ๆ เปนตน หนงสอเหลานทำาขนโดยมสำาเนาอยางนอยหนงฉบบ ตนฉบบเปนฉบบทสงไปใหแกผรบ สวนสำาเนาเปนฉบบทใชเกบและใชเปนหลกฐานของหนวยงานตอไป

3. หนงส อต ดต อภายใน หมายถง เอกสารทใชตดตอระหวางแผนก หรอฝาย ภายในองคกรนนเอง โดยทวไปมกจะมแบบฟอรมซงออกไวใชสำาหรบกจการหนง ๆ โดยเฉพาะ หนงสอชนดนจดทำาขนเพอใหการทำางานของหนวยงานนนมความคลองตวมากยงขน หรออาจจะเปนเอกสารทหนวยงานตองการแจงพนกงานใหทราบ เชน คำาสง ประกาศ เปนตน เอกสารตาง ๆ เหลาน สามารถใชเปนหลกฐานตอไปได หนงสอตดตอภายในของราชการเปนหนงสอทใชตดตอกน ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดเดยวกน โดยมลกษณะเปนบนทกขอความ

นอกจากนยงมการแบงประเภทเอกสารตามลกษณะความสำาคญอก 4 ประเภทดงน

1.1 เอกสารสำาคญมาก1.2 เอกสารสำาคญ1.3 เอกสารทมประโยชน1.4 เอกสารเบดเตลด

36

การบร หารงานเอกสารหรอการจ ดการเอกสารการบรหารงานเอกสารหรอการจดการเอกสาร

(Records Management) หมายถง งานซงเกยวกบการเกบขอมล เพอชวยเพมความจำาในงานสำานกงานและการตดสนใจทกระดบของผบรหารในทกองคกร จำาเปนตองมขอมลประกอบเพอความถกตองของการปฏบตงาน การบรหารเอกสาร เปนการดำาเนนงานเอกสารใหบรรลวตถประสงคตามลำาดบขนตอน คอ การวางแผน การกำาหนดหนาท โครงสราง การจดเกบเอกสาร การกำาหนดระบบการจดเกบเอกสาร การเกบรกษา การควบคมและการทำาลายเอกสาร

การบรหารงานเอกสารเปนหวใจสำาคญยงของการดำาเนนงาน เพราะถาสามารถบรหารงานเอกสารใหมประสทธภาพแลวกจะสามารถลดตนทนในการดำาเนนงานใหตำาลงได โดยควรมการกำาหนดนโยบายการบรหารงานเอกสารไว และมหลกการทตองคำานงถงปจจยหลายอยาง นอกจากนจะตองคำานงถงปรมาณหนงสอเอกสารในปจจบนแลว ยงตองคำานงถงระบบทสามารถขยายไดในอนาคตไมตองแกไข เปลยนแปลงบอย ๆ ดวย

การตดสนใจวาหนวยงานแตละหนวยงานซงมวตถประสงคหรอประเภทของการประกอบการตางกน ควรตดสนใจใชระบบใดในการเกบเอกสาร เปนเรองทตองพจารณาอยางละเอยดรอบคอบตองมการศกษาวาระบบใด จงจะทำาใหการปฏบตงานการจดเกบเอกสารมประสทธภาพมากทสด ซงอาจสรปไดวาการบรหารงานเอกสารเปนศนยรวมของการบรหารทงมวล เปนกจกรรมทกำาหนดขนเพอควบคมวงจรชวตของเอกสาร ตงแตการผลตไปจนถงการทำาลายเอกสาร

วงจรเอกสาร (The Document Cycle)

ถาผบรหารสามารถจดการกบงานเอกสารไดอยางมประสทธภาพแลว กจะทำาใหตนทนในการจดเกบเอกสารลดลงได การปฏบตงานเกยวกบเอกสารมความจำาเปนอยางยงตองดำาเนนการอยางมระเบยบแบบแผน อนจะกอใหเกดความสะดวก รวดเรว ประหยดทงเวลาและแรงงาน ซงนำาไปสประสทธภาพและบงเกดประสทธผลในการทำางาน

37

1)การผลต (Creation) เอกสารทเขามาในสำานกงานจากแหลงตาง ๆ หรอการ

ผลตเอกสารขนมาเอง ในการทำาใหเอกสารเกดขนนถอเปนชนกำาเนนของเอกสารตงแต การคด ราง เขยน แตง พมพ ทำาสำาเนา การอดสำาเนา ถายเอกสาร เพอใชงานในสำานกงานในรปจดหมายโตตอบ บนทกขอความ และงานพมพตาง ๆ เอกสารจะถกสรางขนมาจากภายนอกองคกร และภายในองคกร ทำาใหมเอกสารมากมายหลายประเภท

2)การใชประโยชน (Utilizations) เปนขนตอนทเอกสารไดผานการดำาเนนงานใน

สวนตาง ๆ ทเกยวของภายในองคกร การไหลผาน (Flow) ของเอกสารจะเปนไปตามกระบวนการทกำาหนดไวในแตละองคกร โดยจะตองดแลประโยชนเอกสารแตละประเภทซงมความสำาคญมากนอยแตกตางกน เอกสารบางชนยงไมมประโยชนในการนำาขอมลมาใชในโอกาสตอไป และบางชนมความจำาเปนตองเกบไวเปนหลกฐานอางอง ขนตอนนคอการพฒนาระบบการเดนทางของเอกสาร ใหมลกษณะคลองตว สามารถเรยกใชและจดสงถงทในเวลาทตองการ

3)การจ ดเก บ (Storage) เมอดำาเนนการผลตเอกสารขนมาและดำาเนนการท

จำาเปนแลวสำาเนาเรองเดมหรอเอกสารทจำาเปนตองนำาไปแยกเปนประเภท หรอเปนกลม ตามหมวดแฟมทเกยวของ โดยรวบรวมเอกสารใหเปนหมวดหม มระเบยบ เอกสารตองไมชำารดเสยหาย เพอความสะดวกในการเรยกใชภายหลง โดยตองมการวางแผนไวลวงหนาใหพรอม คำานงถงสงตาง ๆ ทเกยวของ เชน สถานทจดเกบ อปกรณสำาหรบการเกบ ระบบในการจดเกบเอกสาร ขนตอนปฏบตเกยวกบเอกสาร โดยจดทำาคมอไวเปนมาตรฐานในการปฏบตงาน และจดใหมทเกบรกษาเอกสารอยางเพยงพอ

4.) การเร ยกใชหร อการส บค น (Retrieval) งานจดเกบเอกสารมบทบาทในการดำาเนนงานเปนอยางมาก เพราะการไดขอมลอยางรวดเรวจะทำาใหการตดสนใจสามารถทำาไดทนท เอกสารตาง ๆ เปนสงทมประโยชนตอการแกไขปญหาของผบรหารและการวางแผนในอนาคต ขอมลในเอกสารจะตองถกนำามาพจารณาประกอบการวางแผนและการตดสนใจ ทงนการเรยกใชหรอการสบคน จะตองทำาไดอยางรวดเรว ประหยดเวลา ประหยดแรงงาน มประสทธภาพและมประสทธผล

38

5) การกำาหนดสภาพ (Disposition) การจดเกบเอกสารเปนการรกษาเอกสารสำาคญเอาไว เพอประโยชนในการนำามาใชไดทนททตองการ จงตองมการจดการอยางรดกม มขนตอนการกำาจดเอกสารเมอมอายนานพอสมควร หรอไดจดเกบไวจนครบตามทกฎหมายหรอระเบยบขอบงคบระบไว เมอจดเกบไวจนคณคาหรอประโยชนในการอางองมนอย กจำาเปนตองดำาเนนการกำาจดหรอคดเลอกออกไปเพอดำาเนนการทำาลาย อาจมการตงคณะกรรมการในการทำาลาย เพอชวยในการพจารณาคดกรองเอกสารเหลานน

บทท 6

39

ความร เก ยวก บการจ ดเก บเอกสาร

ความหมายของการจ ดเก บเอกสาร

การเก บเอกสาร (Filing) คอกระบวนการจดและเกบเอกสารใหเปนระเบยบ เพอใหงายตอการคนหาไดงายในทนททตองการ สะดวก รวดเรว ทนเวลา กระบวนการจดเกบประกอบดวยการจำาแนก จดเรยง รกษา คนหาและนำามาใชประโยชน มระเบยบแบบแผน เปนระบบ (System) มแหลงเกบทงาย และปลอดภย ชวยใหการปฏบตงานประจำาวนของแตละหนวยงานเปนไปดวยความเรยบรอย ประหยดเวลาและคาใชจาย การเกบเอกสารเปนวธการแบงประเภท (Classifying) การจด (Arranging) และการเกบ (Keeping) เพอรวบรวมใหเอกสารอยในแหลงเดยวกน อยในแหลงทปลอดภยและสามารถคนหาเอกสารไดทนททตองการ

ว ตถ ประสงคของการจ ดเก บเอกสาร

ปจจบนมการจดทำาระบบการจดเกบเอกสารใหเหมาะสมกบความตองการขององคกรไมวาจะเปนการเกบเอกสารทมาจากภายนอก สำาเนาเอกสารทผลตขนมาเอง หรอเอกสารอน ๆ ซงแตละอยางมวธการเกบทแตกตางกนออกไป ดงนนเอกสารทงหมดทจะเกบไวจะตองไดรบการปฏบตใหถกตองในเรองการจดการ การคนหา การยมเอกสารรวมทงการสงคนใหถกตอง ทำาใหเกดความคลองตวในการปฏบตงาน ขจดปญหาทอาจเกดขนซงเปนอปสรรคตอการดำาเนนงาน ฉะนนไมวาจะเกบเอกสารดวยระบบใดกตามจะตองมวตถประสงคของการเกบ ดงน

1. เพอความสะดวกในการคนหา เอกสารเปรยบเสมอนหนวยบนทกความจำาของ

หนวยงานเอกสารใชเปนสงอางองเปนหลกฐานในการตอสคดความ การฟองรองในศาล ซงถาผใดมพยานหลกฐานทดกอาจจะชนะคดความนนได ดงนนจงตองเกบเอกสารใหมสภาพดใชไดตลอดเวลา สามารถคนหาไดในทนททตองการเพราะการเกบเอกสารตองการความรวดเรว ตอเนองทนตอเหตการณ สำานกงานจงจำาเปนตองมระบบการเกบเอกสารทสามารถคนหาไดทนทเมอตองการใชงาน

2. เปนแหลงรวมความจำาตาง ๆ สำานกงานจำาเปนตองแยกการจดเกบเอกสาร

ออกเปนหนวยหนง เพอทำาหนาทเปนสมองของหนวยงานนน ๆ ใชทบทวนความจำา ใชวางแผนแกปญหา หรอตดสนใจ ใช

40

พจารณาความดความชอบของบคลากร ใชปรบปรงงานเอกสาร จงเปนบนทกความจำาของหนวยงาน สงทตองปฏบตหรอเคยดำาเนนการเรองใดเรองหนงในอดตอาจใชเปน

บรรทดฐานการปฏบตงานในปจจบนได ฉะนนงานการจดเกบเอกสารจะตองปฏบตตอเนองสมำาเสมอประจำาทกวน

3. เพอใหมแหลงเกบเอกสารทปลอดภยและถาวร ไมเกดการชำารดเสยหาย

สำาหรบเอกสารทเกยวกบขอเทจจรง รายการดำาเนนงานทอยในระยะทยงมความตองการเอกสารนนอย ควรมการจดเกบเอกสารใหครบถวน ไมชำารดและสญหาย หากเอกสารทตองการจะใชในภายหลงไดจดเกบไวไมครบถวนหรอสญหายยอมสงผลกระทบตอการปฏบตงานอยางแนนอน เพราะเอกสารตาง ๆ มความสำาคญตอการดำาเนนงานเปนอยางมาก หากไมมระบบจดเกบเอกสารทดจะกระจดกระจายและสญหายได ทำาใหเกดอปสรรคในการดำาเนนงาน

4. เพอรวบรวมเอกสารทเกยวของสมพนธกนไวในแหลงเดยวกน การจดเกบ

เอกสารนอกจากจะตองมระบบการจดเกบและคนหาทเปนมาตรฐาน เพอใหถกตองเปนระเบยบแลว การเกบเอกสารจำาเปนอยางยงทจะตองรวบรวมเกบไวเปนแหลงเดยวกน เพราะถาแตละหนวยงาน เปนผเกบเอกสารของตนเอง หากหนวยงานอนตองการเอกสารเพอนำาไปใชกจะไมสะดวกเทาทควร ฉะนนจงควรรวบรวมเอกสารไวเปนหมวดหม และจดเกบรวบรวมไวในแหลงเดยวกน

5.ทำาใหมมาตรฐานเดยวกนในการจดเกบเอกสาร การจดเกบเอกสารแทบทก

หนวยงานมกจะเปนระบบเฉพาะตว เมอเจาหนาทผรบผดชอบไมอยหรอไมมาปฏบตงานกจะไมสามารถคนหาเอกสารทตองการได หรออาจตองใชเวลานาน ขาดประสทธภาพ ระบบจดเกบเอกสารทดตองมการกำาหนดหลกในการปฏบตไวอยางแนนอนตายตว เพอใหพนกงานทกคนมความเขาใจในเรองการจดเกบ การคนหา และการยมเอกสาร รวมทงการสงคนไดถกตอง ตามขนตอนทวางไว และนอกจากมาตรฐานในการปฏบตงานแลว ควรกำาหนดมาตรฐานของเครองมอเครองใช วธการทำางาน และมคมอทใชในการปฏบตงานดวย

6. เพอความเรยบรอยและสะอาดตา การจดเกบเอกสารจะมความครบถวน

41

สมบรณได จะตองมความเปนระเบยบเรยบรอยและสวยงาม มระบบทไมซบซอน คนหาไดงาย รวดเรว มลกษณะยดหยนได เพอขยายงานเอกสารในอนาคตและสรางภาพพจนทดแกผใชบรการ

ปญหาตาง ๆ ในการจ ดเก บเอกสาร1. ใชระบบการจดเกบทไมมมาตรฐาน หรอไมเหมาะ

สมกบงาน2. ขาดเจาหนาทรบผดชอบในการจดเกบ คนหาหรอ

เจาหนาทขาดความร3. ไมมระบบการยมเอกสารไปใชและระบบตดตาม

ทวงถามทเหมาะสม4. ขาดเครองมอเครองใช เนอทเกบเอกสารไมเพยงพอ

หรอไมเหมาะสมกบงาน5. ไมมการวางแผนและกำาหนดระยะเวลาในการเกบ

และทำาลาย

6. ผบงคบบญชาของหนวยงานตางๆ ใหความสนใจตอหรอเหนความสำาคญของ การจดเกบและการดำาเนนการดานเอกสารนอยไป หรอมองขามความจำาเปน

7. การมเอกสาร “สวนตว” เกบเอาไวมากเกนความจำาเปน

8. ขาดเกณฑทแนนอนในการควบคมเอกสารในดานการทำาใหบงเกดขน

9. กฎหมายเปดชองโหวสงเสรมใหผปฏบตงานในราชการไทย เกบเอกสารทก ชนดเปนระยะเวลายาวนานเกนความจำาเปน หรอเกบมากกนอยางไมม มาตรฐานทจะจำากดเอกสารเมอถงเวลาอนสมควร

10. ลกษณะนสยประจำาชาตของคนไทยซงไมชอบจำากด หรอทำาลายสงใด และ เพราะ “เสยดาย” วตถทใชทำาเอกสารขนมาหรอรปเลมอนสวยงาม 11. เกดจากทศนคตหรอความเชอทวา “การทมกองเอกสารวางอยเตมโตะเปน

42

ลกษณะของผทมความสามารถสง และมงานอยในความรบผดชอบมากมาย เปนลกษณะซงแสดงออกถงความเปนบคคลสำาคญ นาเลอมใสแกผพบเหน โดยทวไป”

12. มสาเหตมาจากการทำางานประจำาวนอยมาก จนกระทงไมมเวลาทจะปรบปรง การจดเกบเอกสารซงหมดความสำาคญในการใชงานอกตอไป

การควบคมเอกสารการควบคมเอกสารนน หมายถง การควบคมในการผลต

การจดเกบ และการกำาจดหรอทำาลายเอกสารเมอหมดความจำาเปนทจะตองใชอกตอไป ดงนนจงอาจแบงการควบคมเอกสารออกเปน 3 ขนตอน คอ

1. การควบคมหรอการทำาลายเอกสารบงเกดขน คอ การควบคมปรมาณการพมพสำาเนา การโรเนยวหนงสอ หรอเอกสาร การถายสำาเนา การออกแบบฟอรม

2. การควบคมในการจดเกบ ควรจำาแนกเอกสารออกเปน 4 ประเภทใหญๆ ดงทไดกลาวมาแลวขางตน คอเอกสารทยงอยในระหวางปฏบตงานเอกสารทโตตอบเสรจแลว เอกสารซงมความสำาคญ และเอกสารซงสมควรทำาลาย เอกสารประเภทท 1 และ 2 ควรเกบไวในบรเวณททำางานประจำาวน เอกสารทไมใชบอยๆ เชน เอกสารทสำาคญควรสงไปเกบไว ณ หองหรอศนยเกบเอกสารกลาง เมอครบระยะเวลาทใชอางองแลวควรเสนอขออนมตทำาลายโดนดวนเพอเปนการประหยดเนอทเกบเอกสาร และไมทำาใหสำานกงานรงรงไมเปนระเบยบ

การดำาเนนการควบคมการจดเกบเอกสาร มขนตอนตางๆ ดงตอไปน คอ

(1) เอาเอกสารแตละแฟมหรอแตละกองออกมาสำารวจ(2) แยกประเภทเอกสารทไมไดใชงานบอย หรอ หมด

คาในการใชออกจาก เอกสารทยงตองการใชเปนประจำาวน

(3) จดกลมประเภทของหวเรองการจำาแนกแฟมในตเอกสารหรอชนเสยใหม

43

เพอใหการคนหางายเมอตองการใชภายหลง(4) วางมาตรฐานการดำาเนนการจดเกบเอกสารเสยใหม

ดงนก. ถาเปนเอกสารซงยงดำาเนนการไมเสรจ คอย

ตอบรบหรอสอบหลกฐานตองรอไปอกนาน ควรเกบเขาตเอกสารในลนชกท 1 หรอ 2 แตถาเปนเรองทตองทำาใหเสรจในวนนนหรอวนรงขน ไมจำาเปนตองเกบ อาจทงคางอยในแฟมหรอในกระบะเกบเอกสารบนโตะกได

ข. สำาหรบเอกสารทไดมการตอบโตเสรจแลว แตยงมความจำาเปนทจะตองใชอางองในการตอบโตเอกสารอยบางครง แมจะไมบอยครงนก เราอาจจะเกบไวในลนชกท 3 หรอ 4 กได

ค. เอกสารทมความสำาคญทางกฎหมาย ประวตศาสตร หรอเกยวกบหลกฐานทางการเงน หรอเอกสารซงปฏบตเสรจเรยบรอยแลว แตอาจจำาเปนตองเกบไวระยะหนง แตไมควรเกบไว ณ สถานททำางาน ใหสงไปเกบไวตามศนยเกบเอกสารของกรมหรอหนวยงานนน

ง. ควรจะมคณะกรรมการกำาหนดการจดเกบเอกสารของกรมหรอกอง หรอมหนวยงานซงจะรบผดชอบในการกำาหนดระยะเวลาในการจดเกบเอกสารตางๆ ของกรมหรอหนวยงานนนๆ เพอใหเจาหนาทผปฏบตงานไดยดถอเปนหลกในการจดเกบตอไป

3. การควบคมในการกำาจดเอกสารซงไมมคาการทไมมกฎเกณฑกำาหนดใหมการสำารวจเอกสารเพอ

หาทางกำาจดเอกสารซงไมมคาในการใชอางองอกตอไป ทำาใหปรมาณเอกสารเพมมากขนทกท จนเกดการกองเอกสาร(Piling) อยทวไปตามหนวยงานราชการ ซงขดตอหลกการจดเกบเอกสาร (Filing) ทด

เพอทจะหาทางทำาลายเอกสารทไมมคณคาในการอางองตอไป จงสมควรทจะไดมการกำาหนดใหเจาหนาทปฏบตงานสำารวจเอกสารเพอจำากดอยางนอยปละครง โดยทำาเปนรายการเสนอขออนมตทำาลายตอผบงคบบญชาระดบกอง

การทำาลายเอกสารจะทำาไดโดย การเผา ขาย ใชเครองทำาลายเอกสารไฟฟา (ในกรณทเปนเอกสารลบ) การจะทำาลายโดยวธใดกแลวแตคาของเอกสารแตละชนดเปนสำาคญ

44

การทำาลายเอกสารในการทำาลายเอกสารนน หลกสำาคญคอจะตองมการ

กำาหนดระยะเวลาในการจดเกบเอกสารตางๆ ทงน เพอจะไดมการสำารวจเพอเปนการคดเลอกและเสนอขออนมตทำาลายตอไปตามรายละเอยดขางตน

- เกบไว 1 ป ไดแก หนงสอเขา-ออก ตดตอระหวางหนวยงาน ซงไดมการดำาเนนการตามนนเรยบรอยแลว

- เกบไว 2 ป ไดแกแบบฟอรมเกยวกบการเงนดานตางๆ รายงานและสรปผลเกยวกบการปฏบตงานเปนการภายใน

- เกบไว 7 ป ไดแกสญญารบจางตางๆ ขอตกลงตางๆ ซงเปนลายลกษณอกษร (ใหเกบตอไปอก 7 ป หลงจากเสรจสนลงตามสญญานนๆ แลว) บญชพสดตางๆ รวมทงบนทกเกยวกบการเปลยนแปลงพสดนนๆ

- เกบเทาทกฎหมายหรอกฎขอบงคบเฉพาะอยางไดระบเอาไวหรอเกบเอาไวในระยะเวลาอนสมควร

- เกบตลอดไป ไดแก โฉนด พนธบตร ทะเบยนยานพาหนะ ระเบยบของกรม ฯลฯ

ประเภทของเอกสารเอกสารประเภทตางๆ โดยทวไปอาจจะจำาแนกไดเปน 4

ประเภทใหญๆ คอ 1) เอกสารทยงอยในระหวางปฏบตงาน หมายถง

เอกสารโตตอบทยงปฏบตไมเสรจรวมทงเอกสารทโตตอบเสรจแลว แตยงมความจำาเปนทจะตองใชในการอางองอยบอยๆ

2) เอกสารทไดมการโตตอบเสรจแลว แตยงมความจำาเปนทจะตองใชในการ

อางองโตตอบเอกสารอยในบางครง3) เอกสารซงมความสำาคญ หมายถง เอกสารบางอยาง

ทมทางประวตศาสตร ทางกฎหมาย วรรณคด หรอเกยวกบหลกฐานการเงน

4) เอกสารซงสมควรทำาลาย หมายถง เอกสารซงไมมคาในการใชอางองอกตอไป หรอเอกสารซงพนระยะเวลาทควรเกบอกตอไป

45

นอกเหนอไปจากนเราอาจจำาแนกเอกสารออกเปนประเภทใหญๆ ไดอกอยาง คอ เอกสารทวไปและเอกสารลบ การจำาแนกเอกสารออกเปนประเภทตางๆ ดงกลาวขางตนจะมความสมพนธอยางใกลชดกบการควบคมในการจดเกบเอกสาร

ระบบมาตรฐานในการจ ดเก บเอกสารการจดเกบเอกสารไวในแฟม เราอาจจดเกบโดยระบบ

การจำาแนกเอกสารระบบใดระบบหนงดงน1) จำาแนกตามหวข อเร อง คอ กรณทเราจำาแนก

เอกสารออกเปนหวขอใหญๆ ตามหนาทความรบผดชอบของหนวยงานนนๆ หรอจำาแนกตามบรการทใหแกผอน เอกสารโดยทวไปจะมหวขอใหญๆ 10 หมวด ดงน คอ 1. หมวดท 1 การเงนและงบประมาณ 2. หมวดท 3 มตคณะรฐมนตร คำาสง ระเบยบ คมอ 3. หมวดท 3 การโตตอบ 4. หมวดท 4 การบรหารทวไป

5. หมวดท 5 การบรหารบคคล6. หมวดท 6 เบดเตลด

7. หมวดท 7 การประชม 8. หมวดท 8 การฝกอบรม บรรยาย ทน และการดงาน 9. หมวดท 9 พสค ครภณฑ ทดน และสงกอสราง 10. หมวดท 10 สถต และรายงาน

เพอใหผอานสามารถเขาใจและปฏบตในการจำาแนกเอกสารโดยถกตอง จงจะขอใหคำาอธบายในการคดเลอกเอกสารใหเปนหมวดหมตามหวขอ 10 หมวด พอสงเขป ดงน

หมวดท 1 การเงนงบประมาณ ในหมวดน กำาหนดใหจดเกบเอกสารอนเกยวกบการเงน

ซงอาจแยกหวขอไดดงน- งบประมาณ- เงนเดอน คาจาง- เงนสะสม เงนยม

46

- เงนชวยเหลอตางๆ เชน คาเลาเรยนบตร คารกษาพยาบาล

- เงนคาใชสอย เชน คานำา คาไฟ คาโทรศพท- เงนคาตอบแทน เชน คานำา คาไฟ คาโทรศพท- เงนคาบำาเหนจบำานาญ- เงนอดหนน ฯลฯ เปนตน

หมวดท 2 คำาสง ระเบยบ คมอ มต ครม . กำาหนดใหจดเกบเอกสารอนเกยวกบคำาสงของฝายและกอง คำาสงของหวหนา

หนวยงาน คำาสงทวไป ระเบยบ ประกาศตางๆ กฎหมาย กฎกระทรวง พระราชบญญต คมอและมตตางๆ

หมวดท 3 โตตอบ เรองโตตอบทวไป ใหพยายามจดไวในหมวดเอกสารท

เรองนนเกยวของอย เชน เรองโตตอบเกยวกบการเงนกจดหมไวในหมวด “การเงน งบประมาณ” หรอถาเปนเรองโตตอบเกยวการแตงตงโอนยายบคคล กจดหมไวในหมวด “บรหารงานบคคล”

ฉะนน แฟมเอกสารทจะจดหมไวในหมวด “โตตอบ” น กไดแกเอกสารโตตอบเรองการบรจาค หรอการขอความรวมมอจากหนวยงานตางๆ การขอชมกจการ เปนตน

หมวดท 4 บรหารทวไป กำาหนดใหจดเกบเอกสารอนเกยวกบการแบงสวน

ราชการ หนาทความรบผดชอบและเรอง หรอคำาสงซงมลกษณะเปนการบรหารงาน การมอบอำานาจหนาทใหทำาหนาทแทนหรอการรกษาการในตำาแหนงใดตำาแหนงหนง

หมวดท 5 บรหารบคคล ในหวขอนกำาหนดใหจดเกบเอกสารประเภททะเบยน

ราชประวต การพจารณาความดความชอบ การบรรจแตงตง การโอน การยาย การลาออก วนย การขอยมตวขาราชการ การสอบเลอนขน การกำาหนดตำาแหนงใหม ฯลฯ

หมวดท 6 เบดเตลด กำาหนดใหจดเกบเอกสารประเภทซงไมสามารถจดเขา

หมวดใดหมวดหนงทตงไวเปนเรองพเศษ และปรมาณเอกสารยงไมมากพอทจะตงขนเปนหมวดเอกสารใหมกได กใหจดเขาในหมวด

47

เบดเตลดน อยางไรกตาม ไมควรจดเกบแฟมไวในหมวดนมากนก หากมเอกสารมากพอควรกใหตงหมวดใหมเพอความสะดวกในการคนหา

หมวดท 7 ประชม ในหมวดน กำาหนดใหจดเกบเรองราวเกยวกบการประ

ชมทวๆ ไป แตถาเปนการประชมเกยวกบเรองใดเรองหนงในหวขอทกำาหนดไว กใหนำามารวมไวในหวขอนนๆ เชน การประชมเกยวกบการพจารณาโทษขาราชการทผดวนยทตองนำาไปเขาแฟมทวาดวยการบรหารบคคล ดงน เปนตน

หมวดท 8 ฝกอบรม บรรยาย และดงาน ใหจดเกบเอกสารประเภททมการฝกอบรม สมมนา หรอ

บรรยายเกยวกบเรองใดเรองหนง ขาราชการไดรบทนไปศกษาตอตางประเทศในประเทศ หรอไดรบทนดงานทเกบไวในหมวดน เชน การฝกอบรมขาราชการ เปนตน

หมวดท 9 พสด ครภณฑ ทดนและสงกอสราง ใหจดเกบเอกสารประเภทซอและจดหาพสดครภณฑ

สำานกงานตางๆ แบบแปลนสงกอสราง ทะเบยนทรพยสน ตลอดถงเอกสารในการประกวด เรยกประกวดราคา จางเหมากอสราง การแตงตงกรรมการตรวจรบพสด งานจางเหมา เปนตน

หมวดท 10 สถตและรายงาน กำาหนดใหจดเกบเอกสารประเภทรายงานและสถตตางๆ

เชน รายงานการตรวจอาคาร รายงานปเกด-ตาย รายงานการใชนำามนเชอเพลง สถตประชากร ฯลฯ เปนตน

สำาหรบหนวยงานทมลกษณะงานพเศษ เอกสารบางแฟมไมสามารถจดเขาในหมวดตางๆ เหลาน และมเอกสารมากพอสมควรกใหตงเพมเตมเปนหมวดท 11-12 หรอ 13 ตามลำาดบ

2) จำาแนกตามรายชอของหนวยงานหรอบ คคลซงเก ยวข องด วย เชน อาจจำาแนกเปนกรมอาชวศกษา กรมการบนพาณชย หรอนายสวสด เปนตน

3) จำาแนกตามสถานทต งของหนวยงาน ซงอาจตงอยในเขตทตางกน เชน

48

สรรพากร เขต 3 เขตการทางสระบร หรอผแทนจำาหนายสาขากรงเทพฯ สาขานครสวรรค ซงอาจเปนหวขอใหญและจากหวขอนหากมหนวยยอยในการดำาเนนงานเลกลงไปกวานอก และเปนเรองทสำาคญ เรากอาจจำาแนกยอยลงไปไดอก เชน

สรรพากร เขต 9 1 สรรพากรจงหวดนครศรธรรมราช

2 สรรพากรจงหวดนราธวาสผแทนฝายขายภาค 11 กรงเทพฯ2 สมทรปราการ3 ชยนาท

4) จำาแนกโดยใชเลขรหสแทนเร องหนงๆ เชน แฟมประเภทท 01 เปนเรอง

เกยวกบการบรหารบคคล แฟมประเภทท 02 เปนเรองเกยวกบงานสารบรรณ เปนตน ซงจำาเปนตองใหหมายเลขแกเอกสารประเภทตางๆ และทำาคมอประกอบเพอความสะดวกแกการจดเกบและคนหาดวย

การจะใชระบบใดระบบหนงจำาแนกเอกสารเพอการจดเกบหรออาจใชหลายระบบผสมกนกไดสดแลวแตสะดวก ปรมาณ และประเภทของเอกสาร ตลอดจนนโยบายของหนวยงานหนงๆ เปนสำาคญ ระบบหนงอาจจะเหมาะสมกบหนวยงานหนง แตอาจจะไมเหมาะสมกบอกหนวยงานกไดแตภายในหนวยงานเดยวกนควรใชระบบการจำาแนกเอกสารซงเปนมาตรฐานเดยวกน โดยพยายามใชระบบอำานวยความสะดวกในการเกบและคนหา และผจดเกบหรอคนหาเอกสารเขาใจไดด

โดยทวไปแลว หนวยงานตางๆ มกนยมใชระบบการจำาแนกเอกสารระบบท 1 มากทสด ทงหนวยงานของราชการและเอกชน

ขอคดเกยวกบการจำาแนกเรอง1. กำาหนดหวขอเรองทสน กะทดรดแตคลมใจความ

ทงหมด2. หวขอเรองแตละเรองไมควรซำาซอนหรอใกลเคยง

กน

49

3. หวขอเรองแตละเรองควรมความหมายเดนชด ตความหมายไดเปน

อยางเดยว4.ควรใชภาษางายๆ ทรจกกนโดยทวไป

องคประกอบในการจ ดเก บเอกสารทด 1. เปนระบบทสามารถรบการขยายตวของหนวยงาน

ในอนาคตได2. ผเชยวชาญดานเกบเอกสารจะเปนผกำาหนดระบบ

การเกบเอกสารทด3. เปนระบบทถกกำาหนดขนโดยคำานงถงการประหยด

เวลาและคาใชจายดวย4. เปนระบบซงทำาใหการคนหาเอกสารเปนไปไดอยาง

รวดเรว5. เปนระบบซงทำาใหการจดเกบเอกสารเรยงลำาดบตาม

ความสำาคญและลำาดบ กอนหลงของเอกสารในกลมแฟมกลมหนง หรอ

เอกสารพวกหนง6. เปนระบบทงายตอการเขาใจของผปฏบตงาน7. เปนระบบทเหมาะสมกบการดำาเนนงานของหนวย

งานนน

ว ธ การจ ดเก บเอกสารทด 1. จำาแนกประเภทเอกสารตามลกษณะทจะอำานวยประโยชนใหแก การปฏบตงานของหนวยงานนน2. กำาหนดประเภทเอกสารทจะจดเกบในตเอกสารตางๆโดย - เกบเอกสารทใชเสมอในตลนชกหรอลนชกในระดบสายตา ( โดยเฉพาะ ตเหลกสลนชก) - เกบเอกสารทจะใชอางองนานๆครง ไวในตทบหรอตไมครงกระจก

50

3. การจำาแนกแฟมเอกสารทเกบไวในลนชกควรใชระบบการอานหนงสอ คอ เรยงจากซายไปขวา4. ไมควรเกบเอกสารมากกวา 1 เรองในแฟมเดยวกน5. ไมควรเกบเอกสารมากกวาเกนไปในแฟมหนง ( ไมควรเกน 50-60 แผน )6. ไมควรเกบหนงสอปนกบแฟมเอกสาร7. ควรมการควบคมการจดเกบและคนหาเอกสารโดย

เครงครด8. เมอคนเอกสารและนำาออกมาใชเสรจแลว ควรรบนำา

ไปเกบทเดม9. ถายมเอกสารหรอแฟมไปใชงาน จะตองใส “บตร

ยม”หรอ “แฟมยม” ไวแทนจนกวาจะนำาเอาเอกสารหรอแฟมทยมไปมา

คน 10. เอกสารทใชแลว แตตองเกบไวระยะหนงและไมไดใชอางองบอยควรเกบไว ณ ชนลางสดของตหรอชนเกบเอกสาร

11. ควรยาย/แยกเอกสารไปเกบไวทกป และอยาเคลอนยายเอกสารทยงไมได

แยกใสแฟมไปเกบ 12. ไมควรซอตเอกสารเพมโดยไมจำาเปน เพราะจะ

ทำาใหเกดปญหาความไม พอเพยงของพนทปฏบตงาน ควรพยายามใชต ชน

และเครองเกบเอกสารท มอยเดมโดยปรบใหไดมาตรฐาน

หมวดหมเอกสารตามหวข อเร องของกลมโรงเร ยนเพชรชนแดน

รหสหมวดใหญ หมวด 1 การเง น งบประมาณรหสหมวดยอย 1.1 ระเบยบการเงนรหส1.1.1.................................................................

1.1.2.................................................................

1.1.3................................................................. 1.2 เงนเดอน คาจางประจำา

51

1.2.1.................................................................

1.2.2.................................................................

1.2.3................................................................. 1.3 คาจางชวคราว

1.3.1.................................................................

1.3.2.................................................................

1.3.3................................................................. 1.4 คาตอบแทน ใชสอยและวสด

1.4.1.................................................................

1.4.2.................................................................

1.4.3................................................................. 1.5 คาสาธารณปโภค

1.5.1.................................................................

1.5.2.................................................................

1.5.3................................................................. 1.6 คาครภณฑทดนและสงกอสราง

1.6.1.................................................................

1.6.2.................................................................

1.6.3................................................................. 1.7 เงนอดหนน

1.7.1.................................................................

52

1.7.2.................................................................

1.7.3................................................................. 1.8 รายจายอนๆ

1.8.1.................................................................

1.8.2.................................................................

1.8.3................................................................. 1.9 งบกลาง

1.9.1.................................................................

1.9.2.................................................................

1.9.3................................................................. 1.10 การเงนทวไป

1.10.1...............................................................

1.10.2...............................................................

1.10.3............................................................... 1.11 รายได

1.11.1...............................................................

1.11.2...............................................................

1.11.3............................................................... 1.12 บญชและการตรวจสอบ

1.1.1.................................................................

1.1.2.................................................................

53

1.1.3................................................................. 1.13 การมอบอำานาจในการอนมตเงน

1.13.1 ผมอำานาจในการเกบรกษาเงน เบก-จาย

1.13.2..............................................................

1.13.3.............................................................. 1.14 ระเบยบหลกเกณฑการจดทำางบ

ประมาณ1.14.1 ระเบยบการจดทำางบประมาณ

1.14.2..............................................................

1.14.3.............................................................. 1.15 งบประมาณ

1.15.1 งบประมาณ

1.15.2..............................................................

1.15.3..............................................................

รหสหมวดใหญ หมวด 2 คำาส ง มต ครม. ประกาศ ระเบ ยบ พ.ร.บ. พรก. พรฎ. คม อ

รหสหมวดยอย 2.1 คำาสง ( มหาวทยาลย กระทรวง ทบวง กรม กอง )

รหส 2.1.1.................................................................

2.1.2.................................................................

2.1.3.................................................................2.2 ระเบยบ ประกาศ ( มหาวทยาลย

กระทรวง กรม กอง ) 2.2.1....................................................

.............

54

2.2.2.................................................................

2.2.3.................................................................2.3 มต ครม.

2.3.1.................................................................

2.3.2.................................................................

2.3.3.................................................................2.4 พ.ร.บ. พรก.

2.4.1.................................................................2.4.2.................................................................

2.4.3.................................................................2.5 คมอ

2.5.1.................................................................2.5.2.................................................................

2.5.3................................................................

หมายเหต ถามแฟมดำาเนนการกอนทออกเปน คำาสง ระเบยบ ประกาศ ใหเกบในหมวด 2

รหสหมวดใหญ หมวด 3 โต ตอบทวไป ขอความร วมม อ ประชาสมพนธ หนงส อเว ยน

รหสหมวดยอย 3.1 โตตอบทวไปรหส 3.1.1 ตอบขอบคณการรบบรจาค

หนงสอ – วารสาร

3.1.2.................................................................

55

3.1.3................................................................. 3.2 ขอความรวมมอ

3.2.1 ขอความรวมมอหนวยงานภายใน

3.2.2 ขอความรวมมอหนวยงานภายนอก

3.3 ขาวสารประชาสมพนธ

3.3.1.................................................................

3.3.2................................................................. 3.4 เวยนภายในเพอทราบ 3.5 เวยนภายนอกเพอทราบ ( เชน คำาสง

มตครม. ระเบยบ ประกาศ ของหนวยงานอน)

รหสหมวดใหญ หมวด 4 บรหารทวไปรหสหมวดยอย 4.1 การจดแบงสวนราชการ หนาท

ความรบผดชอบรหส 4.1.1.................................................................

4.1.2.................................................................4.1.3........................................

.........................4.2 มอบหมาย ปฏบตราชการแทน รกษา

ราชการแทน4.2.1........................................

.........................

4.2.2.................................................................4.2.3........................................

.........................4.3 กรรมการตางๆ

4.3.1.................................................................

56

4.3.2.................................................................4.3.3........................................

.........................4.4 หลกและการปฏบตราชการ

4.4.1 หลกการปฏบตภายใน4.4.2 หลกการปฏบตทวไป4.4.3 การเดนทางไปปฏบตราชการ4.4.4 เวร-ยาม การดแลสถานท

ราชการ

4.4.5.................................................................4.5 สถานทตงราชการ4.6 สมาคม ชมรม มลนธ สโมสร

ขาราชการรหสหมวดใหญ หมวด 5 บรหารบคคล

รหสหมวดยอย 5.1 ระเบยบบรหารบคคลรหส 5.1.1 ระเบยบการลา

5.1.2................................................................. 5.2 การสมคร

5.2.1.................................................................

5.2.2................................................................. 5.3 สอบบรรจ แขงขน คดเลอก

5.3.1.................................................................

5.3.2................................................................. 5.4 กำาหนดตำาแหนง อตราเงนเดอน อตรา

กำาลง

5.4.1.................................................................

5.4.2.................................................................5.5 บรรจ แตงตง เลอนขน เลอนระดบ

เลอนเงนเดอน

57

ปรบวฒ คณวฒ5.5.1........................................

.........................

5.5.2................................................................. 5.6 โอน ยาย ยมตว การลาตางๆ

5.6.1.................................................................

5.6.2................................................................. 5.7 เครองราชอสรยาภรณ เกยรตคณ

5.7.1.................................................................

5.7.2................................................................. 5.8 วนย สอบสวน

5.8.1.................................................................

5.8.2................................................................. 5.9 ทะเบยน ประวต

5.9.1.................................................................

5.9.2................................................................. 5.10 ลกจาง

5.10.1...............................................................

5.10.2............................................................... 5.11 เกษยณ

5.11.1...............................................................

5.11.2............................................................... 5.12 สวสดการ การตอหนงสออาย

เดนทาง

58

5.12.1...............................................................

5.12.2...............................................................5.13 บำาเหนจ บำานาญ

5.13.1...............................................................

5.13.2...............................................................รหสหมวดใหญ หมวด 6ประชม

รหสหมวดยอย 6.1 ประชม ( สภามหาวทยาลย กระทรวง กอง ฯลฯ)

รหส 6.1.1................................................................. 6.1.2.................................................................

6.2 ประชมคณะกรรมการ6.2.1........................................

.........................

6.2.2.................................................................

รหสหมวดใหญ หมวด 7การพฒนาบคลากร (ทนฝกอบรม ดงาน บรรยาย )

รหสหมวดยอย 7.1 ทนฝกอบรมภายในประเทศ รหส7.1.1................................................................. 7.1.2.................................................................

7.2 ทนฝกอบรมตางประเทศ

7.2.1................................................................. 7.2.2.................................................................

7.3 ดงานภายในประเทศ

7.3.1.................................................................

59

7.3.2.................................................................

7.4 ดงานตางประเทศ

7.4.1................................................................. 7.4.2.................................................................

7.5 อบรม บรรยาย วทยากร 7.5.1........................................

.........................

7.5.2.................................................................

รหสหมวดใหญ หมวด 8 ว สด ครภ ณฑ ทด นและส งก อสร าง

รหสหมวดยอย 8.1 ระเบยบเกยวกบพสดรหส8.1.1................................................................. 8.1.2.................................................................

8.2 วสด

8.2.1................................................................. 8.2.2................................................................. 8.3 ครภณฑ

8.3.1................................................................. 8.3.2.................................................................

8.4 ทดน สงกอสราง

8.4.1................................................................. 8.4.2.................................................................

8.5 การจางเหมาบรการ

8.5.1.................................................................

60

8.5.2.................................................................

รหสหมวดใหญ หมวด 9 รายงาน สถต และแบบสอบถาม

รหสหมวดยอย 9.1 รายงานรหส9.1.1............................................................... 9.1.2...............................................................

9.2 สถต9.2.1........................................

....................... 9.2.2...............................................................

9.3 แบบสอบถาม

9.3.1............................................................... 9.3.2...............................................................

รหสหมวดใหญ หมวด 10 โครงการ แผนงาน ว จ ยรหสหมวดยอย 10.1 โครงการรหส10.1.1............................................................... 10.1.2...............................................................

10.2 แผนงาน 10.2.1............................................................... 10.2.2...............................................................

10.3 วจย

10.3.1...............................................................

61

10.3.2...............................................................

หมายเหต ถามเรองดำาเนนการทงหมดเกยวกบโครงการ แผนงาน ใหใสหมวด 10 เชน การเงน

การประชม

ภาคผนวก

62

คำำข นต น สรรพนำม คำำลงทำยในหนงส อรำชกำร และคำำท ใช ในกำรจ ำหนำซอง

ผร บหนงส อ ค ำำข นต น สรรพนำม คำำลงท ำยค ำำท ใช ในกำรจ ำหนำ

ซอง1.พระรำชวงศ 1.1พระบำทสมเดจ พระเจำอยหว

ขอเดชะฝำละอองธลพระบำท ปกเกลำปกกระหมอม ขำพระพทธ (ออกชอเจำของหนงสอ) ขอพระรำชทำน พระบรมรำชวโรกำส กรำบบงคมทลพระกรณำทรำบฝำละอองธลพระบำท

ใตฝำละอองธล พระบำท

ขำพระพทธเจำ

ควรมควรแลวแตจะทรงพระกรณำโปรดเกลำ โปรดกระหมอม ขอเดชะ ขำพระพทธเจำ (ลงชอ) (หรอจะเอำคำำวำ ขอเดชะมำไวทำยชอเจำของหนงสอ)

ขอพระรำชทำนทลเกลำทลกระหมอมถวำย ขอเดชะ

1.2 สมเดจพระบรม

ขอเดชะฝำละอองธล

ใตฝำละอองธล

ควรมควรแลวแตจะ

ขอพระรำชทำน

63

รำชนนำถ พระบำท ปกเกลำปกกระหมอม ขำพระพทธ (ออกชอเจำของหนงสอ) ขอพระรำชทำน พระบรมรำชวโรกำส กรำบบงคมทลพระกรณำทรำบฝำละอองธลพระบำท

พระบำท

ขำพระพทธเจำ

ทรงพระกรณำโปรดเกลำ โปรดกระหมอม ขอเดชะ ขำพระพทธเจำ (ลงชอ) (หรอจะเอำคำำวำ ขอเดชะมำไวทำยชอเจำของหนงสอ)

ทลเกลำทลกระหมอมถวำย ขอเดชะ

1.3 สมเดจพระบรมรำชน สมเดจพระบรมรำชชนน สมเดจ พระยพรำช (สยำมมกฎรำชกมำร) สมเดจพระบรมรำชกมำร

ขอพระรำชทำนกรำบบงคมทล (ออกพระนำม) ทรำบฝำละออง พระบำท

ใตฝำละอองธล พระบำท

ขำพระพทธเจำ

ควรมควรแลวแตจะทรงพระกรณำโปรดเกลำ โปรดกระหมอม ขอเดชะ ขำพระพทธเจำ (ลงชอ)

ขอพระรำชทำนทลเกลำทลกระหมอมถวำย ขอเดชะ

คำำข นต น สรรพนำม คำำลงทำยในหนงส อรำชกำร และคำำท ใช ในกำรจ ำหนำซอง

ผร บหนงส อ ค ำำข นต น สรรพนำม คำำลงท ำยค ำำท ใช ในกำรจ ำหนำ

ซอง1.4 สมเดจเจำฟำ

ขอพระรำชทำนกรำบทล (ออกพระนำม) ทรำบฝำพระบำท

ใตฝำ พระบำท

ขำพระพทธเจำ

ควรมควรแลวแตจะทรงพระกรณำโปรดเกลำ โปรดกระหมอม ขำพระพทธเจำ (ลงชอ) ควรมควรแลวแตจะโปรด

ขอพระรำชทำนกรำบบงคมทล (ระบพระนำม)

64

1.5 พระบรมวงศ ชนพระองคเจำ

ขอประทำนกรำบทล (ออกพระนำม) ทรำบฝำพระบำท

ใตฝำพระบำทขำพระพทธเจำ

ควรมควรแลวแตจะโปรดเกลำ โปรดกระหมอม ขำพระพทธเจำ (ลงชอ)

ขอพระรำชทำนกรำบบงคมทล (ระบพระนำม)

1.6 พระเจำวรวงศเธอ(ทมไดทรงกรม) พระอนวงศ ชนพระวรวงศเธอ (ททรงกรม)

กรำบทล (ออกพระนำม) ทรำบฝำพระบำท

ฝำพระบำท(ชำย) กระหมอม(หญง) หมอมฉน

ควรมควรแลวแตจะโปรด

กรำบทล (ระบพระนำม)

1.7 พระอนวงศ ชนพระวรวงศเธอ (ทมไดทรงกรม)

ทล (ออกพระนำม) ทรำบฝำพระบำท

ฝำพระบำท(ชำย) กระหมอม(หญง) หมอมฉน

ควรมควรแลวแตจะโปรด

ทล (ระบพระนำม)

1.8 ชนอนวงศ ชนหมอมเจำ

ทล (ออกพระนำม)

ฝำพระบำท(ชำย) กระหมอม(หญง) หมอมฉน

แลวแตจะโปรด

ทล (ระบพระนำม)

2.พระภกษ2.1 สมเดจพระสงฆรำชเจำ

ขอประทำนกรำบทล (ออกพระนำม)

ใตฝำพระบำทขำพระพทธเจำ

ควรมควรแลวแตจะโปรดเกลำ โปรดกระหมอม

ขอประทำนกรำบทล

2.2 สมเดจพระสงฆรำช

กรำบทบ ฝำพระบำท(ชำย) เกลำกระหมอม(หญง) เกลำระหมอมฉน

ควรมควรแลวแตจะโปรด

กรำบทล(ระบพระนำม)

ผร บหนงส อ ค ำำข นต น สรรพนำม คำำลงท ำยค ำำท ใช ในกำรจ ำหนำ

ซอง2.3 สมเดจพระรำชำคณะ รอง

นมสกำร พระคณเจำ กระผม - ดฉน

ขอนมสกำรดวยควำมเคำรพอยำง

นมสกำร

65

สมเดจพระรำชำคณะ

ยง

2.4 พระรำชำคณะ

นมสกำร พระคณทำนกระผม - ดฉน

ขอนมสกำรดวยควำมเคำรพอยำงสง

นมสกำร

2.5 พระภกษสงฆทวไป

นมสกำร ทำนผม - ดฉน

ขอนมสกำรดวยควำมเคำรพ

นมสกำร

3.บคคลธรรมกำ3.1 ประธำนองคมนตร

กรำบเรยน ขำพเจำกระผม – ผมดฉน - ทำน

ขอแสดงควำมนบถออยำงยง

กรำบเรยน

นำยกรฐมนตร

กรำบเรยนขำพเจำ

กระผม – ผมดฉน - ทำน

ขอแสดงควำมนบถออยำงยง

กรำบเรยน

ประธำนรฐสภำประธำนสภำผแทนรำษฎรประธำนวฒสภำประธำนศำลฎกำประธำนศำลรฐธรรมนญประธำนศำลปกครองสงสดประธำนกรรมกำรกำรเลอกตงประธำนกรรมกำรสทธมนษยชนแหงชำตประธำนกรรมกำรปองกนและปรำบปรำมกำรทจรตแหงชำต3.3 บคล เรยน ขำพเจำ – ขอแสดง เรยน

66

ธรรมดำ นอกจำก 3.1

กระผม –ผมดฉน - ทำน

ควำมนบถอ

รหสพยญชนะรหสพยญชนะประจำำกระทรวง ทบวง และสวนรำชกำรทไมสงกดสำำนกนำยกรฐมนตร กระทรวง หรอ ทบวง ใหกำำหนดไว ดงน

สวนรำชกำร รหสพยญชนะ

สำำนกนำยกรฐมนตร นรกระทรวงกลำโหม กหกระทรวงกำรคลง กคกระทรวงกำรตำงประเทศ กตกระทรวงกำรทองเทยวและกฬำ กกกระทรวงกำรพฒนำสงคมและควำมมนคงของมนษย พมกระทรวงเกษตรและสหกรณ กษกระทรวงคมนำคม คคกระทรวงทรพยำกรธรรมชำตและสงแวดลอม ทสกระทรวงเทคโนโลยสำรสนเทศและกำรสอสำร ทกกระทรวงพลงงำน พนกระทรวงพำณชย พณกระทรวงมหำดไทย มทกระทรวงยตธรรม ยธกระทรวงแรงงำน รงกระทรวงวฒนธรรม วธกระทรวงวทยำศำสตรและเทคโนโลย วทกระทรวงศกษำธกำร ศธกระทรวงสำธำรณสข สธกระทรวงอตสำหกรรม อกสำำนกรำชเลขำธกำร รลสำำนกพระรำชวง พวสำำนกงำนพระพทธศำสนำแหงชำต พศสำำนกงำนคณะกรรมกำรพเศษเพอประสำนงำนโครงกำรอนเนองมำจำกพระรำชดำำร

กร

สำำนกงำนคณะกรรมกำรรวจยแหงชำต วชรำชบณฑตยสถำน รถสำำนกงำนตำำรวจแหงชำต ตชสำำนกงำนอยกำรสงสง อสสำำนกงำนตรวจเงนแผนดน ตผสำำนกงำนรำชเลขำธกำรสภำผแทนรำษฎร สผสำำนกงำนเลขำธกำรวฒสภำ สว

67

รหสต วพยญชนะประจ ำำจ งหว ด และกร งเทพมหำนคร ใหก ำำหนดไวด งน

จ งหว ด รห สพยญชนะ

จงหว ด รห สพยญชนะ

กระบ กบ พะเยำ พยกรงเทพมหำนคร

กท พระนครศรอยธยำ

อย

กำญจนบร กจ พงงำ พงกำำแพงเพชร กส พทลง พทขอนแกน ขก พจตร พจจนทบร จบ พษณโลก พลฉะเชงเทรำ ฉช เพชรบร พบชลบร ชบ เพชรบรณ พชชยนำท ชน แพร พรชยภม ชย ภเกต ภกชมพร ชพ มหำสำรคำม มคเชยงรำย ชร มกดำหำร มหเชยงใหม ชม แมฮองสอน มสตรง ตร ยโสธร ยสตรำด ตง ยะลำ ยลตำก ตก รอยเอด รอนครนำยก นย ระนอง รนนครปฐม นฐ ระยอง รยนครพนม นพ รำชบร รบนครรำชสมำ นม ลพบร ลบนครศรธรรมรำช

นศ ลำำปำง ลป

นครสวรรค นว ลำำพน ลพนนทบร นบ เลย ลยนรำธวำส นธ ศรสะเกษ ศกนำน นน สกลนคร สนบรรมย บร สงขลำ สขปทมธำน ปท สตล สตปรำจนบร ปจ สมทรปรำกำร สป

จงหว ด รห ส จ งหว ด รห ส

68

พยญชนะ พยญชนะปตตำน ปน สมทรสงครำม สสสมทรสำคร สค หนองคำย นคสระแกว สก หนองบวลำำภ นภสระบร สบ อำงทอง อทสงหบร สห อำำนำจเจรญ อจสโขทย สท อดรธำน อดสพรรณบร สพ อตรดตถ อตสรำษฎรธำน สฎ อทยธำน อนสรนทร สร อบลรำชธำน อบ

แบบหนงส อภำยนอก ชนควำมลบ (ถำม)( ตำมระเบยบขอ ๑๑ )

ชนควำมเรว (ถำม)

69

ท ศธ 04106.21/ …….. กลมโรงเรยนเพชรชนแดน

19 หม 4 ต.ชนแดน อ.ชนแดน จ.เพชรบรณ 67150

(วน เดอน ป)

เรอง…………………………………………………………….

(คำำขนตน)

อำงถง (ถำม)

สงทสงมำดวย (ถำม)(ขอควำม)

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ( คำำลงทำย )

( ลงชอ )

( พมพชอเตม ) (ตำำแหนง)

(สวนรำชกำรเจำของเรอง)โทร. 056 – 761009 โทรสำร. 056 – 761009

ชนควำมลบ (ถำม)

70

ชนควำมลบ (ถำม) แบบหนงส อภำยใน

( ตำมระเบยบขอ ๑๒)

ชนควำมเรว (ถำม) บนท กข อควำมสวนรำชกำร กลมโรงเรยนเพชรชนแดน งำนธรกำร โทร.056- 761009ท........................................................ ว น

ท............................................................... เร อง

……………………………………………………………………………………………………………………………………………….

(คำำข นต น)

(ขอควำม)…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………..

( ลงชอ )

( พมพชอเตม )

71

(ตำำแหนง)

แบบหนงส อร บรอง ชนควำมลบ (ถำม)( ตำมระเบยบขอ ๒๔ )

ท ศธ 04106.21/ …….. กลมโรงเรยนเพชรชนแดน

19 หม 4 ต.ชนแดน อ.ชนแดน จ.เพชรบรณ 67150

(ขอควำม)หนงสอฉบบนใหไวเพอรบรองวำ (ระบชอบคคล นตบคคล หรอหนวยงำนทจะใหกำรรบรองพรอมทงลงตำำแหนงและสงกด หรอทตง แลวตอดวยขอควำมทรบรอง) ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

72

ใหไว ณ วนท….………………………………พ.ศ…………….

( สวนนใชสำำหรบเรองสำำคญ ) ( ลงชอ )

( พมพชอเตม ) (ตำำแหนง)

( ประทบตรำชอสวนรำชกำร ) (ลงชอผไดรบกำรรบรอง) (พมพชอเตม)

แบบหนงส อประทบตรำ ชนควำมลบ (ถำม)( ตำมระเบยบขอ ๑๔ )

ชนควำมเรว (ถำม)ท ศธ 04106.21/ ……..

ถง………………………………………………………………..

(ขอควำม)………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

73

รปถำย (ถำม)

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………..

( ลงชอสวนรำชกำรทออกหนงสอ )

( ตรำชอสวนรำชกำร ) (วน เดอน ป )

(ลงชอยอกำำกบตรำ)

(สวนรำชกำรเจำของเรอง)โทร. 074 – 326091 - 7โทรสำร. 074 - 326098

แบบคำำส ง ชนควำมลบ (ถำม)

( ตำมระเบยบขอ ๑๖ )

74

คำำส ง กลมโรงเร ยนเพชรชนแดน

ท…………/ (เลขปพทธศกรำชทออกคำำสง)

เรอง…………………………………………………………………... …………………………………………………………….

(ขอควำม)………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

75

ทงน ตงแต …………………………………………………..

สง ณ วนท….………………………………พ.ศ…………….

( ลงชอ )

( พมพชอเตม ) (ตำำแหนง)

แบบระเบ ยบ ( ตำมระเบยบขอ ๑๗ )

ระเบยบกลมโรงเรยนเพชรชนแดน

ว ำด วย………………………………………………………….

( ฉบบท…………ถำมเรองเดยวกนเกนกวำ ๑ ฉบบ ) พ…ศ………………….

…………………………………………………….

(ขอควำม)ใหอำงเหตผลโดยยอเพอแสดงถงควำมมงหมำยทตองกำรออกระเบยบ และอำงถงกฎหมำยทใหอำำนำจออกระเบยบ(ถำม)……………………………………………………………………………………………… ขอ ๑. ระเบยบนเรยกวำ “ระเบยบ……………………………………………………. พ.ศ…………………………….”

76

ขอ ๒. ระเบยบนใหใชบงคบตงแต……………………………………………………………………………..เปนตนไป…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

ขอ (สดทำย) ผรกษำกำรตำมระเบยบ (ถำมกำรแบงเปนหมวดใหนำำขอผรกษำกำรตำมระเบยบไปกำำหนดเปนขอสดทำยกอนทจะขนหมวด ๑ ) …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

ประกำศ ณ วนท….………………………………พ.ศ…………….

( ลงชอ )

( พมพชอเตม ) (ตำำแหนง)

แบบขอบ งค บ ( ตำมระเบยบขอ ๑๘ )

ขอบงคบ กลมโรงเรยนเพชรชนแดน

ว ำด วย………………………………………………………….

( ฉบบท…………ถำมเรองเดยวกนเกนกวำ ๑ ฉบบ ) พ…ศ………………….

…………………………………………………….

77

(ขอควำม)ใหอำงเหตผลโดยยอเพอแสดงถงควำมมงหมำยทตองออกขอบงคบ และอำงถงกฎหมำยทใหอำำนำจออกขอบงคบ(ถำม)……………………………………………………………………………………………… ขอ ๑. ขอบงคบนเรยกวำ “ขอบงคบ……………………………………………พ. ศ………………………….” ขอ ๒. ขอบงคบนใหใชบงคบตงแต……………………………………………………………………เปนตนไป………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

ขอ (สดทำย) ผรกษำกำรตำมขอบงคบ (ถำมกำรแบงเปนหมวดใหนำำขอผรกษำกำรไปกำำหนดเปนขอสดทำยกอนทจะขนหมวด ๑ ) ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

ประกำศ ณ วนท….………………………………พ.ศ…………….

( ลงชอ )

( พมพชอเตม ) (ตำำแหนง)

78

แบบประกำศ ( ตำมระเบยบขอ ๒๐ )

ประกำศ กลมโรงเรยนเพชรชนแดน

เร อง………………………………………………………….

…………………………………………………….(ขอควำม)

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

79

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

ประกำศ ณ วนท…………………………………………….พ.ศ………………………………….

(ลงชอ)

(พมพชอเตม) (ตำำแหนง)

แบบขำว ( ตำมระเบยบขอ ๒๒ )

ขำว กลมโรงเรยนเพชรชนแดน

เร อง………………………………………………………….

ฉบบท………………….(ถำม ) …………………………………………………

(ขอควำม)…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

80

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

(สวนรำชกำรทออกขำว)

(วน เดอน ป)

81

แบบแถลงกำรณ ( ตำมระเบยบขอ ๒๑ )

แถลงกำรณกลมโรงเรยนเพชรชนแดน

เร อง………………………………………………………….

ฉบบท………………….(ถำม ) …………………………………………………….

(ขอควำม)…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

(สวนรำชกำรทออกแถลงกำรณ)

(วน เดอน ป)

(ตำำแหนง)

82

แบบรำยงำนกำรประชม( ตำมระเบยบขอ ๒๕ )

รำยงำนกำรประชม……………………… ครงท ……………….

เม อ…………………………….. ณ ……………………………………………………….

…………………………………………………ผมำประชม ๑.

๒.๓.

ผไมมำประชม (ถำม)๑.๒.๓.

ผเขำรวมประชม (ถำม)๑.๒.

เร มประชมเวลำ(ขอควำม)

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

83

……………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

เล กประชมเวลำ

…………………………………………………..

ผจดรำยงำนกำรประชม

แบบตรำร บหนงส อ(ตำมระเบยบขอ ๓๗)

ครฑ ขนำด 3 เซนตเมตร

84

(ชอสวนรำชกำร)เลขรบ……………………………………..วน

ครฑ ขนำด 1.5 เซนตเมตร

งำนธรกำรไดกำำหนดแนวทำงปฏบตในกำรพมพหนงสอรำชกำร ดวย เครองคอมพวเตอร ตำมแบบฟอรมทแนบ เนองจำกปจจบนไดมกำรนำำเครองคอมพวเตอร มำใชในกำรพมพหนงสอรำชกำรแทนเครองพมพดดธรรมดำมำกขน เนองจำกสำมำรถเกบขอมลและแกไขเปลยนแปลงขอควำมไดรวดเรว ทำำใหหนงสอรำชกำรมควำมสะอำดสวยงำมและสนเปลองเวลำนอย แตปญหำทพบอยเสมอวำ หนงสอทพมพดวยเครองคอมพวเตอรมปญหำเกยวกบกำรตงระยะบรรทดในกำรพมพ ซงตำมระเบยบสำำนกนำยกรฐมนตรวำดวยงำนสำรบรรณฯ ไดกำำหนดระยะบรรทดในกำรพมพดวยเครองพมพดดธรรมดำ และผพมพมกเขำใจผดวำเครองคอมพวเตอรไมสำมำรถปรบระยะบรรทดพมพไดเหมอนกบเครองพมพดดธรรมดำ

ระเบยบสำำนกนำยกรฐมนตรวำดวยงำนสำรบรรณฯ ไดกำำหนดระยะบรรทดในกำรพมพหนงสอรำชกำรดวยเครองพมพดดธรรมดำไว ๓ ระยะดวยกน ดงน ๑. ระยะ ก = ระยะ ปด ๑ ๒. ระยะ ข = ระยะ ปด ๑ บดขน ๒ ๓. ระยะ ค = ระยะ ปด ๒

จำกระยะบรรทดขำงตน สำมำรถนำำมำเทยบเคยงเพอกำำหนดระยะบรรทดสำำหรบใชในกำรพมพหนงสอรำชกำรดวยเครองคอมพวเตอรไดดงน

85

๑. วธทหนง เคำะปม Enter เพอพมพขอควำมบรรทดตอไป (ระยะ ก) เลอนเคอรเซอรไปในตำำแหนงทำยสดของบรรทดกอน เคำะปม Enter ๑ ครง ระยะบรรทดทพมพไวเมอครจะกลำยเปนระยะ ค ถำตองกำรปรบระยะบรรทดใหเปนระยะ ข ใหปรบขนำดตดอกษรใหลดลงจำกทพมพงำนอย จำกทพมพดวยตวอกษร Angsana New หรอ Angsana UPC ขนำดตวอกษร ๑๖ กปรบลดเหลอ ๘ ระยะบรรทดจะปรบเปนระยะ ข ๒. วธทสอง คลกทรำยกำร “รปแบบ” ของแถบเมน คลกทรำยกำร “ยอหนำ” เลอกใชรำยกำร “ระยะหำง” โดยกำำหนดคำกอนหนำและหลงจำกเปน ๖ พ. ซงเทำกบ ระยะ ข ถำกำำหนดคำเปน ๑๒ พ. จะเทำกบ ระยะ ค

๓. วธท๓ คลกทรำยกำร “รปแบบ” ของแถบเมน คลกทรำยกำร “ยอหนำ” เลอกใชรำยกำร “ระยะหำงบรรทด” ดงน ๓.๑ หนงเทำ = ระยะ ก ๓.๒. ๑.๕ บรรทด = ระยะ ข ๓.๓ สองเทำ = ระยะ ค

-๒-

๔. นอกจำกเรองกำรกำำหนดคำระยะบรรทดในกำรพมพหนงสอรำชกำรแลว ระเบยบสำำนกนำยกรฐมนตรวำดวยงำนสำรบรรณฯ ไดกำำหนดระยะเคำะยอหนำไว ๑๐ จงหวะเคำะ เมอนำำมำใชกบเครองคอมพวเตอรทพมพดวยตวอกษร Angsana New หรอ Angsana UPC ตวอกษรขนำด ๑๖ ใหตงคำ แทบ ทระยะ ๒ เซนตเมตร ระยะเคำะของยอหนำจะใกลเคยงกบ ๑๐ จงหวะเคำะ

และขอควำมร วมม อจำกทกงำน / ฝำย ในกำรใชต วเลขไทย พมพหนงส อรำชกำร

86

เทคนคอกเทคนคหนงของ กำรพมพระหวำงบรรทดคอใหเอำ curser ไปวำงไวตรงตวสดทำยของบรรทดแลวกด Ctrl + จ กจะไดระยะบรรทดเทำกบ 1 ½ บรรทด

ท ศธ ๐๔๑๐๖.๒๑ / ๐๐๗ กลมโรงเรยนเพชรชนแดน ๑๙ หม ๔ ตำำบลชนแดน อำำเภอชนแดน จงหวดเพชรบรณ ๖๗๑๕๐

(วน เดอน ป)

เรอง ………………………………………………

เรยน ………………………………………………..

อำงถง (ถำม)…………………………………………..

สงทสงมำดวย (ถำม)………………………………….

87

เทคนคกำรพมพระหวำงบรรทดคอใหเอำ curser ไปวำงไวตรงตวสดทำยของบรรทดแลวกด Ctrl + จ กจะไดระยะบรรทดเทำกบ 1 ½ บรรทด

.................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

ขอแสดงควำมนบถอ

ฝำยบรหำรทวไปงำนธรกำรโทร. ๐ ๕๖๗๖ ๑๐๐๙โทรสำร ๐ ๕๖๗๖ ๑๐๐๙

บนทกข อควำมสวนรำชกำร กลมโรงเรยนเพชรชนแดน งำนธรกำร โทร. ๐ ๕๖๗๖ ๑๐๐๙ท ศธ ๐๔๑๐๖.๒๑ / ๐๐๗ ว นท .......................................................................

88

( 2 แทปคอมพวเตอร)

( 2 แทปคอมพวเตอร)

( 2 แทปคอมพวเตอร)

เรอง ..........................................................................................................

เรยน .......................................................................................................

๑ . เรองเดม .....................................................................

................................................................

...................................................................................

..............................................................................

...................................................................................

..............................................................................

๒ . ขอเทจจรง .....................................................................

................................................................

...................................................................................

..............................................................................

...................................................................................

..............................................................................

๓. ขอพจำรณำ .....................................................................

..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

89

คำำสง......................................... ท...................../………….

เรอง .............................................................................................

……………………..

.....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

ทงนตงแต.....................................................................

90

( 2 แทปคอมพวเตอร)

( 2 แทปคอมพวเตอร)

( 2 แทปคอมพวเตอร)

สง ณ วน

ท...................เดอน........................ พ.ศ.

91

สง ณ วน

ท...................เดอน........................ พ.ศ.

91