- 1 -

PERATURAN PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 8 TAHUN 2020

TENTANG

TATA NASKAH DINAS PERPUSTAKAAN NASIONAL

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang : a. bahwa dengan adanya perubahan struktur organisasi

Perpustakaan Nasional sebagaimana diatur dalam

Peraturan Perpustakaan Nasional Nomor 4 Tahun 2020

tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan

Nasional, perlu menyesuaikan jenis dan format Tata

Naskah Dinas Perpustakaan Nasional sesuai dengan

Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 2 Tahun 2014

tentang Pedoman Tata Naskah Dinas;

b. bahwa Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 3

Tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan

Perpustakaan Nasional sudah tidak sesuai lagi dengan

perkembangan hukum dan kebutuhan organisasi

sehingga perlu diganti;

c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana

dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan

Peraturan Perpustakaan Nasional tentang Tata Naskah

Dinas Perpustakaan Nasional;

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang

Perpustakaan (Lembaran Negara Republik Indonesia

Tahun 2007 Nomor 129, Tambahan Lembaran Negara

Republik Indonesia Nomor 4774);

SALINAN

- 2 -

2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor

152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia

Nomor 5071);

3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang

Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia

Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara

Republik Indonesia 5286);

4. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2014 tentang

Pelaksanaan Undang–Undang Nomor 43 Tahun 2007

tentang Perpustakaan (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 2014 Nomor 76, Tambahan Lembaran

Negara Republik Indonesia Nomor 5531);

5. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang

Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan

Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non

Departemen sebagaimana telah beberapa kali diubah

terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 145 Tahun

2015 tentang Perubahan Kedelapan atas Keputusan

Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan,

Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan

Tata Kerja Lembaga Pemerintah Nonkementerian

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor

322);

6. Peraturan Perpustakaan Nasional Nomor 4 Tahun 2020

tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Nasional

(Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor

519);

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN PERPUSTAKAAN NASIONAL TENTANG TATA

NASKAH DINAS PERPUSTAKAAN NASIONAL.

- 3 -

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Perpustakaan Nasional ini yang dimaksud

dengan:

1. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis,

format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi,

dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

2. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat

komunikasi kedinasan yang dibuat dan diterima oleh

pejabat yang berwenang di lingkungan Perpustakaan

Nasional dalam rangka penyelenggaraan tugas

pemerintahan dan pembangunan.

3. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan

teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan

diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,

lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,

organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan

bernegara.

4. Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan

dalam gambar burung garuda sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan.

5. Logo Perpustakaan Nasional yang selanjutnya disebut

Logo adalah gambar/huruf sebagai identitas Perpustakaan

Nasional.

6. Cap Lembaga adalah gambar Lambang Negara dan Logo

sebagai tanda pengenal yang sah dan berlaku, yang

dibubuhkan pada ruang tanda tangan.

7. Kop Surat Dinas adalah kepala surat yang menunjukan

jabatan atau nama Perpustakaan Nasional yang

ditempatkan di bagian atas kertas.

8. Kertas Permanen adalah kertas yang bebas asam (acid free)

atau memiliki tingkat keasaman rendah, memiliki

keawetan dan daya tahan tinggi dalam jangka waktu lama.

- 4 -

9. Perpustakaan Nasional adalah Lembaga Pemerintah Non

Kementerian yang melaksanakan tugas pemerintah dalam

bidang perpustakaan yang berfungsi sebagai

perpustakaan pembina, perpustakaan rujukan,

perpustakaan deposit, perpustakaan penelitian,

perpustakaan pelestarian, dan pusat jejaring

perpustakaan, serta berkedudukan di ibukota negara.

10. Perubahan adalah mengubah bagian tertentu dari Naskah

Dinas yang dinyatakan dengan lembar Perubahan.

11. Pencabutan adalah mencabut Naskah Dinas tertentu

karena bertentangan atau tidak sesuai lagi dengan

peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi, khusus,

atau Naskah Dinas yang baru ditetapkan.

12. Pembatalan adalah menyatakan bahwa seluruh materi

Naskah Dinas tidak diberlakukan lagi melalui suatu

pernyataan Pembatalan dalam Naskah Dinas yang baru.

13. Ralat adalah perbaikan yang dilakukan terhadap sebagian

materi Naskah Dinas melalui pernyataan Ralat dalam

Naskah Dinas yang baru.

Pasal 2

Tata Naskah Dinas Perpustakaan Nasional merupakan acuan

bagi unit kerja di Perpustakaan Nasional dalam menyusun

Naskah Dinas.

Pasal 3

Ruang lingkup Tata Naskah Dinas Perpustakaan Nasional

terdiri atas:

a. jenis dan format Naskah Dinas;

b. pembuatan Naskah Dinas;

c. kewenangan penandatanganan;

d. pengamanan Naskah Dinas; dan

e. pengendalian Naskah Dinas.

BAB II

JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS

- 5 -

Bagian Kesatu

Umum

Pasal 4

(1) Jenis Naskah Dinas di Perpustakaan Nasional terdiri atas:

a. Naskah Dinas arahan;

b. Naskah Dinas korespondensi;

c. Naskah Dinas khusus;

d. Naskah Dinas lainnya;

e. laporan; dan

f. telaahan staf.

(2) Ketentuan mengenai format Naskah Dinas sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang

merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan

Perpustakaan Nasional ini.

Bagian Kedua

Naskah Dinas Arahan

Pasal 5

(1) Naskah Dinas arahan terdiri dari Naskah Dinas

pengaturan, Naskah Dinas penetapan, dan Naskah Dinas

penugasan.

(2) Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) terdiri atas pedoman, petunjuk pelaksanaan,

instruksi, standar operasional prosedur administrasi

pemerintahan, dan surat edaran.

(3) Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) disusun dalam bentuk keputusan.

(4) Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) disusun dalam bentuk surat perintah.

Paragraf 1

Pedoman

Pasal 6

- 6 -

(1) Pedoman merupakan Naskah Dinas yang memuat acuan

yang bersifat umum yang dapat dijabarkan ke dalam

petunjuk pelaksanaan di Perpustakaan Nasional.

(2) Pedoman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang

berlaku eksternal penetapannya dituangkan dalam bentuk

peraturan dan sebagai lampiran peraturan tersebut.

(3) Pedoman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang

berlaku internal penetapannya dituangkan dalam bentuk

keputusan dan sebagai lampiran keputusan tersebut.

(4) Lampiran peraturan sebagaimana dimaksud pada ayat (2)

dan ayat (3) merupakan penjelasan/uraian/keterangan

lebih rinci dari materi muatan pedoman dan merupakan

satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari peraturan atau

keputusan tentang pedoman tersebut.

Pasal 7

Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti peraturan

perundang-undangan yang lebih tinggi dan pengabsahannya

ditetapkan oleh kepala Perpustakaan Nasional.

Pasal 8

Susunan pedoman terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 9

Bagian kepala pedoman terdiri atas:

a. judul lampiran, ditulis di sudut kanan atas dengan

huruf kapital, rata kiri dan tanpa diakhiri tanda baca.

b. nama pedoman, ditulis dengan huruf kapital yang

diletakkan di tengah tanpa diakhiri tanda baca.

Pasal 10

Bagian batang tubuh pedoman terdiri atas:

a. pendahuluan, yang berisi latar belakang, maksud dan

tujuan, ruang lingkup dan pengertian; dan

- 7 -

b. materi pedoman.

Pasal 11

Bagian kaki pedoman ditempatkan di sebelah kanan bawah,

terdiri atas:

a. nama jabatan kepala Perpustakaan Nasional, ditulis

dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca

koma (,);

b. tanda tangan kepala Perpustakaan Nasional; dan

c. nama lengkap pejabat kepala Perpustakaan Nasional

ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

Paragraf 2

Petunjuk Pelaksanaan

Pasal 12

(1) Petunjuk pelaksanaan merupakan Naskah Dinas

pengaturan yang memuat cara pelaksanaan kegiatan,

termasuk urutan pelaksanaannya serta wewenang dan

prosedurnya.

(2) Pemberlakuan petunjuk pelaksanaan sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) dituangkan dalam bentuk

peraturan dan sebagai lampiran peraturan tersebut.

(3) Lampiran peraturan sebagaimana dimaksud pada ayat (2)

merupakan penjelasan/uraian/keterangan lebih rinci dari

materi muatan petunjuk pelaksanaan dan merupakan

satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari peraturan

tentang petunjuk pelaksanaan tersebut.

Pasal 13

Susunan petunjuk pelaksanaan terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 14

Bagian kepala petunjuk pelaksanaan terdiri atas:

- 8 -

a. judul lampiran, ditulis di sudut kanan atas dengan

huruf kapital, rata kiri dan tanpa diakhiri tanda baca.

b. nama petunjuk pelaksanaan, ditulis dengan huruf kapital

yang diletakkan di tengah tanpa diakhiri tanda baca.

Pasal 15

Bagian batang tubuh petunjuk pelaksanaan terdiri atas:

a. pendahuluan, yang berisi latar belakang/dasar pemikiran,

maksud dan tujuan, ruang lingkup dan pengertian; dan

b. materi petunjuk pelaksanaan, dengan jelas

menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian,

koordinasi, pengendalian, dan hal lain yang dipandang

perlu untuk dilaksanakan.

Pasal 16

Bagian kaki petunjuk pelaksanaan ditempatkan di sebelah

kanan bawah, terdiri atas:

a. nama jabatan pejabat yang menandatangani, ditulis

dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca

koma (,);

b. tanda tangan; dan

c. nama lengkap pejabat yang menandatangani, ditulis

dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

Paragraf 3

Instruksi

Pasal 17

Instruksi merupakan Naskah Dinas yang memuat perintah

berupa petunjuk atau arahan tentang pelaksanaan suatu

kebijakan yang diatur dalam peraturan perundang- undangan.

Pasal 18

(1) Pejabat yang berwenang menetapkan dan

menandatangani instruksi adalah kepala Perpustakaan

Nasional.

(2) Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi

- 9 -

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak dapat

dilimpahkan kepada pejabat lain.

Pasal 19

Susunan instruksi terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 20

Bagian kepala instruksi terdiri atas:

a. kop menggunakan Lambang Negara;

b. kata instruksi kepala Perpustakaan Nasional, ditulis

dengan huruf kapital secara simetris;

c. nomor dan tahun instruksi ditulis dengan huruf kapital

secara simetris;

d. kata tentang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

e. judul instruksi ditulis dengan huruf kapital secara

simetris; dan

f. nama jabatan kepala Perpustakaan Nasional, ditulis

dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca

koma (,) secara simetris.

Pasal 21

Bagian batang tubuh instruksi terdiri atas:

a. bagian latar belakang penetapan instruksi dan/atau dasar

hukum sebagai landasan penetapan instruksi;

b. bagian diktum, dimulai dengan kalimat “dengan ini

menginstruksikan” dan dilanjutkan dengan kata kepada

yang ditulis pada sisi kiri margin yang diikuti dengan

tanda baca titik dua (:);

c. nama pejabat yang diberi instruksi diawali dengan angka

bilangan (1., 2., dst.) dan diakhiri dengan tanda baca titik

koma (;);

d. substansi instruksi diawali kata untuk yang ditulis dengan

awal huruf kapital dan diikuti tanda baca titik dua (:).

Substansi instruksi diuraikan kedalam bentuk kalimat

- 10 -

yang diawali dengan kata kesatu, kedua, ketiga, dst.,

penulisan kesatu, kedua, ketiga dst., menggunakan huruf

kapital dan diikuti tanda baca titik dua (:).

Pasal 22

Bagian kaki instruksi ditempatkan di sebelah kanan bawah,

terdiri atas:

a. tempat (kota sesuai dengan alamat Perpustakaan

Nasional) dan tanggal penetapan instruksi;

b. kepala Perpustakaan Nasional, ditulis dengan huruf

kapital dan diakhiri dengan tanda koma (,);

c. tanda tangan kepala Perpustakaan Nasional; dan

d. nama kepala Perpustakaan Nasional ditulis dengan huruf

kapital, tanpa mencantumkan gelar.

Pasal 23

(1) Instruksi disampaikan kepada pihak yang berhak secara

cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman.

(2) Pendistribusian instruksi sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) diikuti tindakan pengendalian, dengan

menggunakan buku ekspedisi.

Pasal 24

Naskah asli dan salinan instruksi yang ditandatangani harus

disimpan sebagai pertinggal di unit kerja yang mempunyai

fungsi hukum.

Paragraf 4

Standar Operasional Prosedur

Administrasi Pemerintahan

Pasal 25

Standar operasional prosedur administrasi pemerintahan yang

selanjutnya disingkat SOP AP merupakan Naskah Dinas yang

memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan

kegiatan tertentu.

- 11 -

Pasal 26

SOP AP bertujuan untuk:

a. menyederhanakan, memudahkan, dan mempercepat

penyampaian petunjuk;

b. memudahkan pekerjaan;

c. memperlancar dan menyeragamkan pelaksanaan

kegiatan; dan

d. meningkatkan kerja sama antara pimpinan, staf, dan

unsur pelaksana.

Pasal 27

SOP AP ditetapkan dan ditandatangani oleh pejabat pimpinan

tinggi pratama dan kepala unit pelaksana teknis.

Pasal 28

Susunan SOP AP terdiri atas:

a. halaman judul;

b. bagian identitas; dan

c. bagian flowchart.

Pasal 29

(1) Halaman judul merupakan halaman pertama sebagai

sampul muka sebuah SOP AP.

(2) Halaman judul sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berisi

informasi mengenai:

a. judul SOP AP;

b. nama unit kerja; dan

c. tahun pembuatan.

Pasal 30

Bagian identitas terdiri atas:

a. Logo dan nomenklatur unit kerja pemrakarsa;

b. nomor SOP AP, diisi dengan nomor basah secara

berurutan dalam 1 (satu) tahun takwim;

c. tanggal pengesahan, diisi tanggal pengesahan SOP AP oleh

pejabat yang berwenang di unit kerja;

d. tanggal revisi, diisi tanggal SOP AP direvisi atau tanggal

- 12 -

rencana diperiksa kembali SOP AP yang bersangkutan;

e. pengesahan oleh pejabat yang berwenang pada unit kerja

setingkat pejabat pimpinan tinggi pratama dan kepala Unit

Pelaksana Teknis;

f. item pengesahan berisi nomenklatur jabatan, tanda

tangan, nama pejabat tanpa mencantumkan gelar, nomor

induk pegawai serta cap dinas Perpustakaan Nasional;

g. judul SOP AP, sesuai dengan kegiatan yang sesuai dengan

tugas dan fungsi yang dimiliki;

h. dasar hukum, berupa peraturan perundang-undangan

yang mendasari prosedur yang dibuat menjadi SOP AP

beserta aturan pelaksanaannya;

i. keterkaitan, memberikan penjelasan mengenai

keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur

lain yang distandarkan SOP AP lain yang terkait secara

langsung dalam proses pelaksanaan kegiatan dan menjadi

bagian dari kegiatan tersebut;

j. peringatan, memberikan penjelasan mengenai

kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan

atau tidak dilaksanakan;

k. peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan

yang mungkin muncul dan berada di luar kendali

pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, serta berbagai

dampak lain yang ditimbulkan dan dijelaskan pula

bagaimana cara mengatasinya bila diperlukan;

l. umumnya menggunakan kata peringatan, yaitu

jika/apabila-maka (if-then) atau batas waktu (deadline)

kegiatan harus sudah dilaksanakan;

m. kualifikasi pelaksana, memberikan penjelasan mengenai

kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam

melaksanakan perannya pada prosedur yang

distandarkan;

n. peralatan dan perlengkapan, memberikan penjelasan

mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan

perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait secara

langsung dengan prosedur yang dibuat menjadi SOP AP;

o. pencatatan dan pendataan, memuat berbagai hal yang

- 13 -

perlu didata dan dicatat oleh pejabat tertentu. Dalam

kaitan ini, perlu dibuat formulir tertentu yang akan diisi

oleh setiap pelaksana yang terlibat dalam proses;

p. setiap pelaksana yang ikut berperan dalam proses,

diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah

dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa

langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada

langkah selanjutnya; dan

q. pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang

memberikan informasi penting mengenai “apakah

prosedur telah dijalankan dengan benar”.

Pasal 31

Bagian flowchart merupakan uraian mengenai langkah-

langkah kegiatan secara berurutan dan sistematis dari

prosedur yang distandarkan, yang berisi:

a. nomor diisi nomor urut;

b. tahap kegiatan, diisi tahapan kegiatan yang merupakan

urutan logis suatu proses kegiatan. Biasanya

menggunakan kalimat aktif dengan awalan me-;

c. pelaksana, merupakan pelaku (aktor) kegiatan, simbol

diagram alir sesuai dengan proses yang dilakukan;

d. keterangan simbol sebagaimana ditentukan pada daftar

simbol;

e. pelaksana diisi dengan nama jabatan (pejabat pimpinan

tinggi, pelaksana, dan fungsional) yang ada di unit kerja

yang bersangkutan yang melakukan proses kegiatan;

f. urutan penulisan jabatan dimulai dari jabatan yang

terlebih dahulu melakukan tahap kegiatan;

g. jika dalam SOP AP tersebut terkait dengan unit lain, maka

jabatan unit kerja lain diletakkan setelah kolom jabatan di

unit yang bersangkutan;

h. mutu baku, berisi kelengkapan, waktu, output dan

keterangan;

i. SOP AP ini terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas

mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti:

kelengkapan yang diperlukan (standar input), waktu yang

- 14 -

diperlukan untuk menyelesaikan persyaratan, dan output-

nya;

j. mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga

produk akhirnya (end product) dari sebuah proses telah

memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana

ditetapkan dalam standar pelayanan;

k. untuk pendokumentasian dan implementasi, sebaiknya

SOP AP memiliki kesamaan dalam unsur prosedur

meskipun muatan dari unsur tersebut akan berbeda

sesuai dengan kebutuhan unit kerja; dan

l. norma waktu menggunakan satuan menit, jam, dan hari.

Pasal 32

(1) SOP AP yang telah ditetapkan disampaikan kepada pihak

yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta

aman.

(2) Pendistribusian SOP AP diikuti tindakan pengendalian,

dengan menggunakan buku ekspedisi.

Pasal 33

Naskah asli SOP AP yang ditandatangani harus disimpan

sebagai pertinggal di unit kerja yang mempunyai fungsi

ketatalaksanaan.

Paragraf 5

Surat Edaran

Pasal 34

Surat edaran merupakan Naskah Dinas yang memuat

pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan

mendesak.

Pasal 35

Surat edaran ditetapkan oleh kepala Perpustakaan Nasional,

pejabat pimpinan tinggi madya, pejabat pimpinan tinggi

pratama, dan kepala unit pelaksana teknis sesuai kewenangan.

- 15 -

Pasal 36

Susunan surat edaran terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 37

Bagian kepala surat edaran terdiri atas:

a. kop surat edaran yang ditandatangani kepala

Perpustakaan Nasional atau atas nama kepala

Perpustakaan Nasional menggunakan Lambang Negara;

b. kop surat edaran yang ditandatangani selain kepala

Perpustakaan Nasional menggunakan Logo;

c. tulisan surat edaran dengan huruf kapital serta nomor

surat edaran di bawahnya secara simetris;

d. kata nomor dan tahun ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;

e. kata tentang dicantumkan di bawah nomor ditulis dengan

huruf kapital secara simetris;

f. judul surat edaran ditulis dengan huruf kapital secara

simetris di bawah kata tentang; dan

g. kata Yth., diikuti oleh nama pejabat yang dikirimi surat

edaran.

Pasal 38

Bagian batang tubuh surat edaran terdiri atas:

a. latar belakang tentang perlunya dibuat surat edaran;

b. maksud dan tujuan dibuatnya surat edaran;

c. ruang lingkup diberlakukannya surat edaran;

d. peraturan perundang-undangan atau Naskah Dinas lain

yang menjadi dasar pembuatan surat edaran;

e. isi edaran mengenai hal tertentu yang dianggap mendesak;

dan

f. penutup.

Pasal 39

Bagian kaki surat edaran ditempatkan di sebelah kanan bawah,

- 16 -

terdiri atas:

a. tempat dan tanggal penetapan;

b. nama jabatan pejabat penanda tangan ditulis dengan

huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma (,);

c. tanda tangan pejabat penanda tangan; dan

d. nama lengkap pejabat penanda tangan, yang ditulis

dengan huruf kapital tanpa mencantumkan gelar.

Pasal 40

(1) Surat edaran disampaikan kepada pihak yang berhak

secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman.

(2) Penyampaian surat edaran sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) diikuti tindakan pengendalian, dengan

menggunakan buku ekspedisi.

Pasal 41

Naskah asli surat edaran yang ditandatangani harus disimpan

sebagai pertinggal di unit kerja yang mempunyai fungsi hukum.

Paragraf 6

Keputusan

Pasal 42

(1) Keputusan merupakan Naskah Dinas yang memuat

kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat

mengatur, yang digunakan untuk:

a. menetapkan/mengubah status kepegawaian/personal/

keanggotaan/material/peristiwa;

b. menetapkan/mengubah/membubarkan suatu tim/

kepanitiaan; dan

c. menetapkan pelimpahan wewenang.

(2) Keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

ditetapkan oleh kepala Perpustakaan Nasional dan pejabat

pimpinan tinggi madya.

Pasal 43

Susunan keputusan terdiri atas:

- 17 -

a. kepala;

b. konsiderans;

c. diktum;

d. batang tubuh; dan

e. kaki.

Pasal 44

Bagian kepala keputusan terdiri atas:

a. kop keputusan yang ditandatangani kepala Perpustakaan

Nasional atau sekretaris utama atas nama kepala

Perpustakaan Nasional menggunakan Lambang Negara;

b. kop keputusan yang ditandatangani pejabat pimpinan

tinggi madya menggunakan Logo;

c. kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang

menetapkan ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

d. nomor keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;

e. kata penghubung tentang, ditulis dengan huruf kapital

secara simetris;

f. judul keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara

simetris; dan

g. nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis dengan

huruf kapital secara simetris dan diakhiri dengan tanda

baca koma (,).

Pasal 45

Bagian konsiderans keputusan terdiri atas:

a. kata menimbang, memuat latar belakang/alasan/tujuan/

kepentingan/pertimbangan tentang perlunya ditetapkan

keputusan dimaksud; dan

b. kata mengingat, yaitu konsiderans yang memuat

peraturan perundang-undangan sebagai dasar

pengeluaran keputusan.

Pasal 46

Bagian diktum keputusan terdiri atas:

a. kata memutuskan yang ditulis dengan huruf kapital dan

- 18 -

diikuti kata menetapkan di tepi kiri dengan huruf awal

kapital;

b. materi muatan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata

menetapkan yang ditulis dengan huruf awal kapital; dan

c. untuk keperluan tertentu, keputusan dapat dilengkapi

dengan salinan dan petikan sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan.

Pasal 47

Bagian batang tubuh keputusan diawali dengan bilangan

bertingkat/diktum kesatu, kedua, ketiga, dan seterusnya dan

bukan diuraikan dalam pasal.

Pasal 48

Bagian kaki keputusan ditempatkan di sebelah kanan bawah,

yang terdiri atas:

a. tempat dan tanggal penetapan keputusan;

b. jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf

kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma (,);

c. tanda tangan pejabat yang menetapkan; dan

d. nama lengkap pejabat yang menandatangani keputusan

ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

Pasal 49

(1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa

sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah,

suatu keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat

diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di

bidang hukum/kepegawaian sesuai substansi.

(2) Pengabsahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri

bawah, yang terdiri atas kata “salinan sesuai dengan

aslinya” dan “untuk petikan yang sah” serta dibubuhi

tanda tangan kepala unit kerja setingkat pejabat pimpinan

tinggi madya/pratama yang mempunyai fungsi hukum/

kepegawaian dibubuhi cap dinas Perpustakaan Nasional.

- 19 -

Pasal 50

(1) Keputusan yang telah ditetapkan, didistribusikan kepada

unit pemrakarsa dengan tindakan pengendalian,

menggunakan buku ekspedisi.

(2) Salinan keputusan yang telah ditetapkan, didistribusikan

oleh unit pemrakarsa kepada pihak yang berkepentingan.

Pasal 51

Naskah asli keputusan yang ditandatangani harus disimpan

sebagai Arsip di:

a. unit yang mempunyai fungsi kepegawaian untuk

keputusan bidang kepegawaian; dan

b. unit yang mempunyai fungsi hukum untuk keputusan

selain bidang kepegawaian.

Paragraf 7

Surat Perintah

Pasal 52

Surat perintah merupakan Naskah Dinas yang dibuat oleh

atasan atau pejabat yang berwenang kepada pejabat di

bawahnya atau pejabat lain yang diberi perintah atau tugas,

yang memuat apa yang harus dilakukan.

Pasal 53

Surat perintah dibuat dan ditandatangani oleh paling rendah

pejabat pimpinan tinggi pratama dan kepala unit pelaksana

teknis yang berwenang berdasarkan tugas, fungsi, wewenang,

dan tanggung jawabnya.

Pasal 54

Susunan surat perintah terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

- 20 -

Pasal 55

Bagian kepala surat perintah terdiri atas:

a. kop surat perintah yang ditandatangani kepala

Perpustakaan Nasional menggunakan Lambang Negara;

b. kop surat perintah yang ditandatangani selain kepala

Perpustakaan Nasional menggunakan Logo;

c. kata surat perintah ditulis dengan huruf kapital secara

simetris; dan

d. nomor, ditulis dengan huruf kapital dan berada di bawah

tulisan surat perintah.

Pasal 56

Bagian batang tubuh surat perintah terdiri atas:

a. konsiderans dimulai dengan kata menimbang yang berada

pada sisi kiri margin dan diakhiri dengan tanda baca titik

dua (:);

b. menimbang memuat pokok pikiran ditetapkannya surat

perintah;

c. tiap pokok pikiran diawali dengan huruf abjad dan

dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali dengan kata

bahwa dan diakhiri dengan tanda baca titik koma (;), yang

memuat ketentuan yang dijadikan landasan

ditetapkannya surat perintah dituliskan sejajar dengan

kata menimbang dengan tanda baca titik dua (:) diawali

dengan angka bilangan (1., 2., dst.) dan diakhiri dengan

tanda baca titik koma;

d. diktum dimulai dengan kata memberi perintah, ditulis

dengan huruf awal kapital secara simetris dengan tanda

baca titik dua (:);

e. diikuti kata kepada dengan tanda baca titik dua (:) di tepi

kiri disertai nama dan jabatan pegawai yang mendapat

perintah; dan

f. di bawah kata kepada ditulis kata untuk dengan tanda

baca titik dua (:) yang berisi tentang hal yang harus

dilaksanakan.

Pasal 57

- 21 -

Bagian kaki surat perintah ditempatkan di sebelah kanan

bawah terdiri atas:

a. tempat dan tanggal surat perintah;

b. nama jabatan pejabat yang menandatangani ditulis

dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata, dan

diakhiri dengan tanda baca koma (,);

c. tanda tangan pejabat yang memberi perintah;

d. nama lengkap pejabat yang menandatangani surat

perintah, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada

setiap awal kata tanpa mencantumkan gelar; dan

e. tembusan berada pada sisi kiri bawah margin dan diikuti

tanda baca titik dua (:).

Pasal 58

(1) Surat perintah disampaikan kepada yang mendapat

perintah.

(2) Tembusan surat perintah disampaikan kepada orang atau

unit kerja/lembaga yang terkait.

(3) Pendistribusian surat perintah tugas diikuti tindakan

pengendalian, dengan menggunakan buku ekspedisi

untuk pendistribusian di lingkungan Perpustakaan

Nasional dan surat pengantar untuk pendistribusian ke

luar Perpustakaan Nasional.

Bagian Ketiga

Naskah Dinas Korespondensi

Pasal 59

Naskah Dinas korespondensi terdiri atas:

a. Naskah Dinas korespondensi intern; dan

b. Naskah Dinas korespondensi ekstern.

Pasal 60

(1) Naskah Dinas korespondensi intern terdiri atas nota dinas,

lembar disposisi, dan surat undangan intern.

(2) Naskah Dinas korespondensi Ekstern terdiri atas surat

- 22 -

dinas dan surat undangan ekstern.

Paragraf 1

Nota Dinas

Pasal 61

Nota Dinas merupakan Naskah Dinas intern yang dibuat oleh

pejabat dalam melaksanakan tugas dan fungsinya di

lingkungan Perpustakaan Nasional.

Pasal 62

Nota dinas dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang

berwenang berdasarkan lingkup tugas, fungsi, wewenang, dan

tanggung jawabnya yaitu kepala Perpustakaan Nasional,

pejabat pimpinan tinggi madya, pejabat pimpinan tinggi

pratama dan kepala unit pelaksana teknis.

Pasal 63

Susunan nota dinas terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 64

Bagian kepala nota dinas terdiri atas:

a. kop nota dinas terdiri atas tulisan Perpustakaan Nasional

dan nama unit kerja, ditulis dengan huruf kapital secara

simetris di tengah atas;

b. kata nota dinas, ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;

c. kata nomor, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

d. kata Yth., ditulis dengan huruf awal kapital dan diikuti

dengan tanda baca titik dua (:); dan

e. kata Hal, ditulis dengan huruf awal kapital dan diikuti

dengan tanda baca titik dua (:).

Pasal 65

- 23 -

Bagian batang tubuh nota dinas terdiri atas alinea pembuka,

isi, dan penutup yang ditulis secara singkat, padat, dan jelas.

Pasal 66

Bagian kaki nota dinas terdiri atas:

a. nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun dibuatnya Nota

Dinas;

b. nama jabatan yang ditulis dengan huruf awal kapital dan

diakhiri dengan tanda baca koma (,);

c. tanda tangan pejabat;

d. nama lengkap pejabat tanpa gelar yang ditulis dengan

huruf kapital pada setiap awal kata; dan

e. tembusan (jika perlu), berada pada sisi kiri bawah margin

dan diikuti tanda baca titik dua (:).

Pasal 67

Hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan nota dinas

meliputi:

a. nota dinas tidak dibubuhi cap dinas;

b. tembusan nota dinas ditujukan kepada pejabat terkait;

c. penomoran nota dinas dilakukan dengan mencantumkan

kode klasifikasi Arsip, nomor, dan tahun pembuatan nota

dinas;

d. penomoran nota dinas dilakukan terpisah dengan

penomoran surat keluar dan diregister;

e. nota dinas dibuat oleh pejabat satu tingkat di bawahnya

kepada atasan langsung atau pejabat yang linear dengan

pejabat pembuat nota dinas;

f. nota dinas yang dibuat oleh pejabat dua tingkat di

bawahnya, hanya dapat dibuat oleh pelaksana harian

(plh.) dengan tembusan kepada pejabat yang memberi

pendelegasian wewenang; dan

g. nota dinas yang dikirim merupakan nota dinas yang tidak

dibubuhi paraf koreksi.

Paragraf 2

Lembar Disposisi

- 24 -

Pasal 68

(1) Lembar disposisi merupakan sarana yang digunakan oleh

pimpinan untuk memberikan wewenang dan tugas kepada

bawahan baik struktural maupun fungsional dalam

bentuk perintah atau instruksi secara singkat dan jelas

guna memproses dan/atau menyelesaikan suatu surat.

(2) Lembar disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

dimaksudkan agar pimpinan tidak menulis perintah/

instruksinya pada surat.

(3) Lembar disposisi menjadi satu kesatuan dengan surat

sehingga tidak dapat dipisahkan dengan surat baik untuk

kepentingan pemberkasan maupun penyusutan Arsip.

Pasal 69

(1) Setiap surat masuk yang diterima oleh unit pengolah/

penerima diberi lembar disposisi rangkap 2 (dua), 1 (satu)

lembar untuk unit pengolah/penerima dan satu lembar

lagi untuk tujuan lembar disposisi.

(2) Lembar disposisi di unit pengolah disimpan di sentral

Arsip aktif untuk mengingatkan unit pengolah/pelaksana

penerima lembar disposisi bila waktu penyelesaian surat

sudah berakhir.

Paragraf 3

Surat Undangan Intern

Pasal 70

Surat undangan intern merupakan Naskah Dinas yang memuat

undangan kepada pejabat/pegawai di lingkungan

Perpustakaan Nasional untuk menghadiri acara kedinasan

tertentu.

Pasal 71

Surat undangan intern ditandatangani paling rendah oleh

pejabat tinggi pratama dan kepala unit pelaksana teknis sesuai

dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

Pasal 72

- 25 -

Susunan surat undangan intern terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 73

Bagian kepala surat undangan intern terdiri atas:

a. kop surat undangan intern yang ditandatangani kepala

Perpustakaan Nasional terdiri dari Lambang Negara;

b. kop surat undangan intern yang ditandatangani selain

kepala Perpustakaan Nasional terdiri dari Logo dan di

bawahnya ditulis nama unit kerja secara simetris dengan

huruf kapital;

c. nomor, sifat, lampiran, dan hal, berada pada sisi kiri

margin kop surat undangan intern diikuti tanda baca titik

dua (:);

d. tempat dan tanggal pembuatan surat undangan intern,

berada pada sisi kanan margin sejajar dengan nomor

surat; dan

e. tulisan Yth., ditulis di bawah kata hal, diikuti dengan

nama jabatan, dan unit kerja yang dituju.

Pasal 74

Bagian batang tubuh surat undangan intern terdiri atas:

a. alinea pembuka;

b. isi surat undangan intern, yang meliputi hari, tanggal,

waktu, tempat dan acara; dan

c. alinea penutup.

Pasal 75

Bagian kaki surat undangan intern terdiri atas:

a. nama jabatan, tanda tangan, dan nama lengkap pejabat

penandatangan; dan

b. penulisan nama jabatan dan nama pejabat

penandatangan ditulis dengan huruf kapital pada setiap

awal kata.

- 26 -

Pasal 76

(1) Pihak penerima surat undangan intern dapat ditulis pada

lembar lampiran surat.

(2) Jumlah lampiran surat ditulis pada kolom lampiran yang

terdapat pada bagian kepala surat setelah kolom nomor

surat.

(3) Surat undangan intern yang tidak disertai dengan

lampiran, tidak perlu mencantumkan kolom lampiran.

(4) Surat Undangan Intern tidak dibubuhi cap dinas.

Paragraf 4

Surat Dinas

Pasal 77

Surat dinas merupakan Naskah Dinas pelaksanaan tugas

seorang pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan

kepada pihak lain di luar Perpustakaan Nasional.

Pasal 78

Surat dinas ditandatangani oleh pejabat yang berwenang sesuai

dengan lingkup tugas, fungsi, dan kewenangannya.

Pasal 79

Susunan surat dinas terdiri dari:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 80

Bagian kepala surat dinas terdiri dari:

a. Kop surat dinas terdiri dari Lambang Negara atau Logo

yang disertai dengan tulisan Perpustakaan Nasional yang

ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

b. Kop surat dinas yang ditandatangani oleh dan/atau atas

nama Kepala Perpustakaan Nasional menggunakan

Lambang Negara, sedangkan Kop surat dinas yang

ditandatangani oleh pejabat selain Kepala Perpustakaan

- 27 -

Nasional menggunakan Logo;

c. pada bagian kepala surat dinas terdapat kolom nomor,

sifat, lampiran, dan hal yang ditulis pada sisi kiri margin

di bawah Kop surat dinas dengan menggunakan huruf

kapital pada awal kata dan diikuti tanda baca titik dua (:);

d. pada bagian kepala surat dinas, selain ketentuan

sebagaimana disebutkan pada huruf c, terdapat kolom

tempat dan tanggal pembuatan surat, berada pada bagian

sebelah kanan margin sejajar dengan nomor surat;

e. tulisan Yth., berada di bawah kata hal, diikuti dengan

tujuan surat yang berisikan informasi nama pejabat

dan/atau nama jabatan dan alamat yang dituju;

f. penulisan nama instansi yang dituju tidak boleh disingkat;

dan

g. alamat tujuan surat pada lembar surat dinas hanya

mencantumkan nama kota tujuan surat atau dapat

menggunakan kata di tempat apabila kota tujuan sama

dengan kota lokasi Perpustakaan Nasional.

Pasal 81

Bagian batang tubuh surat dinas terdiri atas alinea pembuka,

isi dan alinea penutup.

Pasal 82

Bagian kaki surat dinas terdiri atas:

a. nama jabatan, ditulis dengan huruf kapital pada setiap

awal kata, diakhiri tanda baca koma (,);

b. tanda tangan pejabat;

c. nama pejabat penanda tangan, yang ditulis secara lengkap

dengan huruf kapital pada setiap awal kata;

d. surat dinas dapat mencantumkan tembusan yang ditulis

pada sisi kiri bawah margin dan diikuti tanda baca titik

dua (:). Tembusan surat memuat nama pejabat dan

jabatan penerima (jika ada); dan

e. di belakang nama pejabat yang diberi tembusan tidak

perlu dicantumkan kata sebagai laporan.

- 28 -

Pasal 83

(1) Surat dinas disampaikan kepada pihak yang berhak

secara cepat, tepat waktu, lengkap dan aman.

(2) Pendistribusian surat dinas diikuti dengan tindakan

pengendalian, dengan menggunakan buku ekspedisi

untuk pendistribusian di lingkungan Perpustakaan

Nasional dan Surat Pengantar untuk pendistribusian ke

luar Perpustakaan Nasional yang terlebih dahulu

diregistrasikan dalam buku registrasi surat keluar.

Pasal 84

Hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat dinas

meliputi:

a. kop surat dinas hanya digunakan pada halaman pertama,

sedangkan halaman selanjutnya menggunakan kertas

biasa sesuai dengan ketentuan tentang penggunaan kertas

untuk Naskah Dinas di lingkungan Perpustakaan

Nasional;

b. penulisan nomor pada surat dinas tidak diikuti dengan

tanda baca titik (.) ataupun tanda baca titik dan tanda

hubung (.-);

c. surat dinas yang disertai lampiran mencantumkan

informasi jumlah lampiran surat;

d. surat dinas yang tidak disertai dengan lampiran, maka

pada kepala surat tidak perlu mencantumkan kolom

lampiran;

e. penulisan hal pada surat dinas ditulis secara singkat dan

padat dengan menggunakan huruf kapital pada setiap

awal kata tanpa diakhiri tanda baca;

f. alamat surat dinas yang ditulis di bawah Yth., tidak perlu

ditulis lengkap sedangkan alamat surat dinas di amplop

surat ditulis lengkap;

g. paragraf pembuka surat dapat menggunakan kalimat:

1. Sesuai dengan surat Saudara Nomor … tentang …,

dengan ini kami sampaikan hal sebagai berikut;

2. Sehubungan dengan surat Saudara Nomor … tentang

- 29 -

…, kami menyampaikan jawaban sebagai berikut;

3. Melalui surat ini kami beritahukan ...;

h. ketentuan sebagaimana tercantum pada huruf g dapat

disesuaikan dengan kebutuhan pemrakarsa dengan tetap

memperhatikan latar belakang atau dasar pembuatan

surat dinas dimaksud;

i. tidak diperkenankan menggunakan kalimat:

1. “Menunjuk hal pada pokok surat tersebut di atas,

dengan ini kami sampaikan hal sebagai berikut:”;

2. “Menjawab surat Saudara Nomor ”.

j. paragraf penutup dapat menggunakan kalimat:

1. “Atas perhatian Bapak/Ibu/Saudara, kami ucapkan

terima kasih.”;

2. “Atas perhatian dan kesediaan Bapak/Ibu/Saudara,

kami ucapkan terima kasih.”;

3. “Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu/Saudara

Saudara, kami sampaikan terima kasih.”.

k. tidak diperkenankan menggunakan kalimat:

1. “Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.”;

2. “Demikian atas bantuan Saudara, kami ucapkan

terima kasih.”;

3. “Demikian yang dapat kami sampaikan. Atas

perhatian dan kerja samanya, diucapkan terima

kasih.”;

4. “Demikian harap maklum adanya.”.

l. surat Dinas yang dikirim adalah surat yang

ditandatangani pejabat yang berwenang dan tidak ada

paraf koreksi;

m. surat yang ada pembubuhan paraf koreksi diperlakukan

sebagai pertinggal; dan

n. format surat dinas berlaku untuk dalam negeri dan luar

negeri.

Paragraf 5

Surat Undangan Ekstern

Pasal 85

- 30 -

Surat undangan ekstern merupakan Naskah Dinas yang

memuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada

alamat tujuan di luar Perpustakaan Nasional untuk menghadiri

suatu acara kedinasan tertentu.

Pasal 86

Surat undangan ekstern ditandatangani oleh pejabat sesuai

dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya yaitu

kepala Perpustakaan Nasional, pejabat pimpinan tinggi madya,

pejabat pimpinan tinggi pratama dan kepala unit pelaksana

teknis.

Pasal 87

Susunan surat undangan ekstern terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 88

Bagian kepala surat undangan ekstern terdiri atas:

a. kop surat undangan ekstern yang ditandatangani oleh

kepala Perpustakaan Nasional menggunakan Lambang

Negara, diikuti tulisan Perpustakaan Nasional dengan

huruf kapital secara simetris;

b. kop surat undangan ekstern yang ditandatangani oleh

pejabat lain atas nama kepala Perpustakaan Nasional

menggunakan Lambang Negara, diikuti tulisan

Perpustakaan Nasional dengan huruf kapital secara

simetris;

c. kop surat undangan ekstern yang ditandatangani oleh

pejabat selain kepala Perpustakaan Nasional

menggunakan Logo;

d. nomor, sifat, lampiran, dan hal, berada di sebelah kiri di

bawah kop surat undangan ekstern diikuti tanda baca titik

dua (:};

e. tempat dan tanggal pembuatan surat, berada di sebelah

- 31 -

kanan atas sejajar dengan nomor;

f. bagi surat undangan ekstern yang ditandatangani oleh

pejabat selain kepala Perpustakaan Nasional tanpa

menyebut tempat (hanya tanggal pembuatan surat);

g. kata Yth., berada di bawah hal, diikuti dengan nama

jabatan;

h. penulisan nama instansi yang dituju tidak boleh disingkat;

dan

i. alamat tujuan surat pada lembar surat undangan ekstern

hanya mencantumkan nama kota tujuan surat atau

dapat menggunakan kata di tempat apabila kota tujuan

sama dengan kota lokasi Perpustakaan Nasional.

Pasal 89

Bagian batang tubuh surat undangan ekstern terdiri atas:

a. alinea pembuka;

b. isi surat Undangan Ekstern, yang meliputi hari/tanggal,

waktu, tempat, dan acara; dan

c. alinea penutup.

Pasal 90

Bagian kaki surat undangan ekstern terdiri atas:

a. nama jabatan yang ditulis dengan huruf kapital setiap

awal kata;

b. tanda tangan pejabat; dan

c. nama pejabat yang ditulis dengan huruf kapital pada

setiap awal kata.

Pasal 91

Hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat

undangan ekstern meliputi:

a. format surat undangan ekstern sama dengan format surat

dinas. surat undangan ekstern pada saat pihak yang

diundang banyak, dapat ditulis pada lampiran tersendiri;

b. jika surat undangan ekstern disertai lampiran, pada kolom

lampiran dicantumkan jumlahnya. Apabila surat tidak

disertai dengan lampiran, di kepala surat tidak perlu

dicantumkan kata lampiran;

- 32 -

c. alamat surat undangan ekstern yang ditulis di bawah Yth

tidak perlu ditulis lengkap. Alamat surat yang lengkap

ditulis di amplop surat; dan

d. surat undangan ekstern untuk keperluan tertentu dapat

berbentuk kartu.

Bagian Keempat

Naskah Dinas Khusus

Pasal 92

Naskah Dinas khusus terdiri atas:

a. surat perjanjian;

b. surat kuasa;

c. berita acara;

d. surat keterangan;

e. surat pengantar; dan

f. pengumuman.

Paragraf 1

Surat Perjanjian

Pasal 93

Surat perjanjian merupakan Naskah Dinas yang berisi

kesepakatan bersama tentang sesuatu hal yang mengikat

antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan

tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati

bersama.

Pasal 94

Jenis surat perjanjian terdiri atas:

a. perjanjian dalam negeri, meliputi:

1. kesepahaman bersama; dan

2. perjanjian kerja sama.

b. perjanjian internasional.

Pasal 95

Perjanjian dalam negeri merupakan kerja sama antar lembaga

- 33 -

di dalam negeri, baik di tingkat pusat maupun daerah dibuat

dalam bentuk kesepahaman bersama dan/atau perjanjian

kerja sama.

Pasal 96

Kesepahaman bersama merupakan naskah kerja sama yang

memuat ketentuan yang bersifat umum, meliputi lebih dari

satu substansi/materi yang dikerjasamakan,

berkesinambungan dalam pelaksanaannya sehingga perlu

ditindaklanjuti dengan perjanjian kerja sama.

Pasal 97

Kesepahaman bersama ditetapkan oleh kepala Perpustakaan

Nasional dengan lembaga/instansi dalam negeri lainnya.

Pasal 98

Susunan kesepahaman bersama terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 99

Bagian kepala kesepahaman bersama terdiri atas:

a. Lambang Negara (untuk pejabat negara) diletakkan secara

simetris, atau logo lembaga (untuk nonpejabat negara)

yang diletakkan di sebelah kanan dan kiri atas,

disesuaikan dengan penyebutan nama lembaga;

b. judul memuat keterangan mengenai nama lembaga yang

bekerja sama, hal yang dikerjasamakan, dan nomor;

c. pernyataan waktu dan tempat penandatanganan, dengan

memperhatikan:

1. pada pembukaan kesepahaman bersama sebelum

nama jabatan penandatangan dicantumkan waktu

dan tempat penandatanganan;

2. penulisan waktu dan tempat penandatangan ditulis

dalam bentuk kalimat;

d. pejabat penanda tangan, nama lengkap pejabat penanda

- 34 -

tangan disertai gelar diletakkan lurus di sebelah kiri,

diikuti dengan nama jabatan, nama dan alamat lembaga

serta posisi perwakilannya dalam perjanjian;

e. pertimbangan, dengan memperhatikan:

1. pertimbangan memuat tentang uraian mengenai

pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan/atau

alasan kerja sama;

2. jika pertimbangan memuat lebih dari satu pokok

pikiran, tiap pokok pikiran dirumuskan dalam

rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan

pengertian;

3. tiap pokok pikiran diawali dengan huruf kapital yang

dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali dengan

kata bahwa dan diakhiri dengan tanda baca titik

koma(;); dan

f. pernyataan kesepahaman bersama dirumuskan dengan

suatu kalimat yang diakhiri dengan titik dua (:).

Pasal 100

(1) Batang tubuh kesepahaman bersama memuat substansi

yang dikerjasamakan dan dirumuskan dalam bentuk

pasal per pasal.

(2) Batang tubuh pada umumnya memuat substansi sebagai

berikut:

a. tujuan kerja sama;

b. ruang lingkup;

c. pelaksanaan kegiatan;

d. pembiayaan;

e. evaluasi;

f. jangka waktu;

g. penyelesaian perselisihan; dan

h. pengaturan lebih lanjut tentang hal yang belum

diatur.

Pasal 101

Bagian kaki kesepahaman bersama memuat ketentuan

tentang:

- 35 -

a. ketentuan penutup, berisi pernyataan autentikasi naskah

kesepahaman bersama;

b. tanda tangan, nama lengkap, dan cap resmi para pihak;

dan

c. naskah kesepahaman bersama dibubuhi meterai sesuai

dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal 102

Perjanjian kerja sama merupakan naskah kerja sama

merupakan tindak lanjut dari kesepahaman bersama yang

memuat ketentuan teknis pelaksanaan kegiatan bersifat

spesifik, konkrit, dan terinci.

Pasal 103

Pejabat penandatangan perjanjian kerja sama adalah pejabat

pimpinan tinggi madya atau pejabat pimpinan tinggi pratama

yang ditunjuk oleh kepala Perpustakaan Nasional sesuai

dengan bidang kerja sama yang dikerjasamakan.

Pasal 104

Susunan perjanjian kerja sama terdiri atas:

a. kepala

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 105

Bagian kepala perjanjian kerja sama terdiri atas:

a. logo lembaga yang diletakkan di sebelah kanan dan kiri

atas, disesuaikan dengan penyebutan nama lembaga;

b. judul memuat keterangan mengenai nama lembaga yang

bekerja sama, hal yang dikerjasamakan, dan nomor;

c. pernyataan waktu dan tempat penandatanganan, dengan

memperhatikan:

1. pada pembukaan perjanjian kerja sama sebelum

nama jabatan penandatangan dicantumkan waktu

dan tempat penandatanganan;

2. penulisan waktu dan tempat penandatangan ditulis

dalam bentuk kalimat;

- 36 -

d. pejabat penanda tangan, nama lengkap pejabat penanda

tangan disertai gelar diletakkan lurus di sebelah kiri,

diikuti dengan nama jabatan, nama dan alamat lembaga

serta posisi perwakilannya dalam perjanjian; dan

e. pernyataan perjanjian kerja sama yang merupakan tindak

lanjut dari kesepahaman bersama yang dirumuskan

dengan suatu kalimat yang diakhiri dengan titik dua (:).

Pasal 106

Batang tubuh perjanjian kerja sama memuat substansi yang

dikerjasamakan dan dirumuskan dalam bentuk pasal per

pasal.

Pasal 107

Batang tubuh perjanjian kerja sama memuat substansi sebagai

berikut:

a. tujuan kerja sama;

b. ruang lingkup memuat:

1. lingkup kegiatan kerja sama sesuai dengan ruang

lingkup dalam Kesepahaman Bersama yang

ditandatangani sebelumnya; dan

2. Lingkup kegiatan sebagaimana dimaksud pada angka

1 dijabarkan menjadi tahapan program tahunan

sesuai dengan bidang yang dikerjasamakan.

c. tanggung jawab para pihak yang dirumuskan secara rinci

berupa hak dan kewajiban dalam kaitannya dengan

pelaksanaan kegiatan yang dikerjasamakan;

d. unit kerja pelaksana yaitu unit yang ditunjuk sebagai

pelaksana kegiatan adalah unit kerja setingkat pejabat

pimpinan tinggi madya, dan pejabat pimpinan tinggi

pratama yang memiliki tugas pokok dan fungsi sesuai

dengan kegiatan yang dikerjasamakan;

e. tata cara dan pembiayaan kegiatan yang memuat

pernyataan bahwa jadwal kerja akan dibuat sebagai

lampiran dituangkan lebih lanjut dalam kerangka acuan

kerja program tahunan yang ditandatangani oleh para

pihak;

- 37 -

f. masa berlaku dan berakhirnya kerja sama;

g. monitoring dan evaluasi; dan

h. ketentuan lain-lain yang memuat:

1. keadaan memaksa (force majeure); dan

2. perubahan kerja sama berisi klausul yang bersifat

antisipasi bila terjadi perubahan terhadap substansi

yang dikerjasamakan.

Pasal 108

Bagian kaki perjanjian kerja sama terdiri atas:

a. ketentuan penutup, berisi pernyataan autentikasi naskah

kerja sama, rangkap 2 (dua) atau sejumlah pihak yang

bekerja sama;

b. tanda tangan, nama lengkap, dan cap resmi para pihak;

dan

c. dalam perjanjian kerja sama antara lembaga pemerintah

dalam negeri dibubuhi meterai sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan.

Pasal 109

Naskah perjanjian dalam negeri asli, yang telah ditandatangani,

disimpan di unit setingkat pejabat pimpinan tinggi pratama

yang melaksanakan fungsi kerja sama.

Pasal 110

(1) Untuk kepentingan pelaksanaan kegiatan, unit kerja yang

melaksanakan fungsi kerja sama menyampaikan salinan

naskah kerja sama dan rencana kerja kepada seluruh

pejabat pimpinan tinggi madya dan pejabat pimpinan

tinggi pratama yang terkait.

(2) Untuk kepentingan pengawasan pelaksanaan kerja sama,

pejabat pimpinan tinggi pratama yang melaksanakan

fungsi kerja sama menyampaikan salinan naskah kerja

sama dan rencana kerja kepada unit yang melaksanakan

fungsi pengawasan intern.

Pasal 111

- 38 -

Perjanjian internasional merupakan perjanjian dalam bentuk

dan nama tertentu, yang diatur dalam hukum internasional

yang dibuat secara tertulis serta menimbulkan hak dan

kewajiban di bidang hukum publik.

Pasal 112

(1) Perjanjian internasional ditetapkan oleh kepala

Perpustakaan Nasional.

(2) Susunan dan format perjanjian internasional disusun

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan

yang mengatur mengenai perjanjian internasional.

Paragraf 2

Surat Kuasa

Pasal 113

Surat kuasa merupakan Naskah Dinas yang berisi pemberian

wewenang kepada badan hukum/kelompok orang/

perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk

melakukan suatu tindakan tertentu untuk kedinasan.

Pasal 114

Kepala Perpustakaan Nasional, pejabat pimpinan tinggi madya,

pejabat pimpinan tinggi pratama, dan kepala unit pelaksana teknis

sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya

berwenang menandatangani surat kuasa.

Pasal 115

Susunan surat kuasa terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 116

Bagian kepala surat kuasa terdiri atas:

a. kop surat kuasa yang ditandatangani oleh kepala

- 39 -

Perpustakaan Nasional menggunakan Lambang Negara;

b. kop surat kuasa yang ditandatangani oleh pejabat selain

kepala Perpustakaan Nasional menggunakan Logo;

c. tulisan surat kuasa menggunakan huruf kapital berada

simetris di bawah kop surat;

d. tulisan nomor menggunakan huruf kapital secara simetris

berada di bawah tulisan surat kuasa; dan

e. tulisan nama, jabatan, alamat pemberi kuasa dan

penerima kuasa ditulis disisi kiri diawali dengan huruf

awal kapital pada setiap awal kata, dan diakhiri dengan

tanda baca titik dua (:).

Pasal 117

Bagian batang tubuh surat kuasa memuat materi yang

dikuasakan.

Pasal 118

Bagian kaki surat kuasa terdiri atas:

a. keterangan tempat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan;

dan

b. nama dan tanda tangan pemberi dan penerima kuasa,

dibubuhi meterai sesuai dengan ketentuan peraturan

perundang-undangan, dan cap dinas pada sisi pemberi

kuasa.

Paragraf 3

Berita Acara

Pasal 119

(1) Berita acara merupakan Naskah Dinas yang berisi tentang

pernyataan bahwa telah terjadi suatu proses pelaksanaan

kegiatan pada waktu tertentu yang harus ditandatangani

oleh para pihak dan para saksi.

(2) Berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat

disertai lampiran.

Pasal 120

- 40 -

Berita acara ditandatangani oleh kepala Perpustakaan Nasional,

pejabat pimpinan tinggi madya, pejabat pimpinan tinggi pratama,

dan kepala unit pelaksana teknis sesuai dengan tugas,

wewenang, dan tanggung jawabnya.

Pasal 121

Susunan berita acara terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 122

Bagian kepala berita acara terdiri atas:

a. kop berita acara yang ditandatangani oleh kepala

Perpustakaan Nasional menggunakan Lambang Negara;

b. kop berita acara yang ditandatangani oleh pejabat selain

kepala Perpustakaan Nasional menggunakan Logo;

c. tulisan berita acara menggunakan huruf kapital berada

simetris dibawah kop; dan

d. nomor berita acara menggunakan huruf kapital berada

simetris di bawah judul berita acara.

Pasal 123

Bagian batang tubuh berita acara terdiri atas:

a. tulisan hari, tanggal, bulan, dan tahun, serta nama, nomor

induk pegawai, dan jabatan para pihak yang membuat

berita acara;

b. substansi berita acara;

c. keterangan yang menyebutkan adanya lampiran (apabila

ada); dan

d. penutup yang menerangkan bahwa berita acara ini dibuat

dengan benar.

Pasal 124

Bagian kaki berita acara memuat tempat pelaksanaan

penandatanganan, nama jabatan, nama pejabat dengan

menggunakan huruf kapital di setiap awal kata, tanda tangan,

- 41 -

dan cap para pihak serta para saksi.

Pasal 125

Lampiran berita acara adalah dokumen tambahan yang berisi

meliputi laporan, notulen, memori, daftar, dan lain–lain yang

terkait dengan materi muatan suatu berita acara.

Pasal 126

Hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan berita acara

meliputi:

a. pihak pertama dalam berita acara adalah pihak yang

mempunyai inisiatif mengajukan kegiatan;

b. pihak kedua dan pihak selanjutnya dalam berita acara

adalah pihak yang terlibat kegiatan;

c. berita acara dibuat rangkap dua atau sesuai dengan pihak

yang terlibat dalam kegiatan; dan

d. berita acara yang berdampak hukum menggunakan

materai sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

Paragraf 4

Surat Keterangan

Pasal 127

Surat keterangan merupakan Naskah Dinas yang berisi

informasi mengenai hal, peristiwa, atau tentang seseorang

untuk kepentingan kedinasan.

Pasal 128

Surat keterangan ditandatangani oleh kepala Perpustakaan

Nasional, pejabat pimpinan tinggi madya, pejabat pimpinan

tinggi pratama, dan kepala unit pelaksana teknis sesuai dengan

tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

Pasal 129

Susunan surat keterangan terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

- 42 -

c. kaki.

Pasal 130

Bagian kepala surat keterangan terdiri atas:

a. kop surat keterangan yang ditandatangani oleh kepala

Perpustakaan Nasional menggunakan Lambang Negara;

b. kop surat keterangan yang ditandatangani oleh selain

kepala Perpustakaan Nasional menggunakan Logo;

c. tulisan surat keterangan menggunakan huruf kapital

berada simetris di bawah kop; dan

d. nomor menggunakan huruf kapital berada simetris di

bawah tulisan surat keterangan.

Pasal 131

Bagian batang tubuh surat keterangan memuat identitas

pejabat yang menerangkan mengenai sesuatu hal, peristiwa,

atau tentang seseorang yang diterangkan, maksud dan tujuan

diterbitkannya surat keterangan.

Pasal 132

(1) Bagian kaki surat keterangan memuat keterangan tempat,

tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan

nama pejabat yang membuat surat keterangan tersebut.

(2) Posisi bagian kaki terletak pada bagian kanan bawah.

Paragraf 5

Surat Pengantar

Pasal 133

Surat pengantar merupakan Naskah Dinas yang digunakan

untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskah.

Pasal 134

Surat pengantar ditandatangani oleh paling tinggi pejabat

pimpinan tinggi pratama sesuai dengan tugas, wewenang, dan

tanggung jawabnya.

- 43 -

Pasal 135

Susunan surat pengantar terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 136

Bagian kepala surat pengantar terdiri atas:

a. kop surat pengantar;

b. tanggal pembuatan;

c. nama jabatan/alamat yang dituju;

d. tulisan surat pengantar yang diletakkan secara simetris

ditulis dengan huruf kapital; dan

e. nomor ditulis menggunakan huruf kapital secara simetris

berada di bawah tulisan surat pengantar.

Pasal 137

Bagian batang tubuh surat pengantar dalam bentuk kolom

terdiri atas:

a. nomor urut;

b. jenis yang dikirim;

c. banyaknya naskah/barang; dan

d. keterangan.

Pasal 138

Bagian kaki surat pengantar terdiri atas:

a. pengirim yang berada di sebelah kanan, yang meliputi:

1. nama jabatan pembuat surat pengantar;

2. tanda tangan;

3. nama dan nomor induk pegawai; dan

4. cap dinas Perpustakaan Nasional.

b. penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi:

1. tanggal penerimaan;

2. nama jabatan penerima;

3. tanda tangan;

4. nama dan nomor induk pegawai;

5. Cap Lembaga penerima; dan

6. Nomor telepon/faksimil.

- 44 -

Pasal 139

Surat pengantar dikirim dalam dua rangkap, lembar pertama

untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim.

Paragraf 6

Pengumuman

Pasal 140

Pengumuman merupakan Naskah Dinas yang memuat

pemberitahuan tentang suatu hal yang ditujukan kepada

semua pejabat/pegawai/perseorangan/lembaga baik di dalam

maupun di luar Perpustakaan Nasional.

Pasal 141

Pejabat yang berwenang membuat dan menandatangani

pengumuman adalah kepala Perpustakaan Nasional, pejabat

pimpinan tinggi madya, pejabat pimpinan tinggi pratama, dan

kepala unit pelaksana teknis.

Pasal 142

Susunan pengumuman terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 143

Bagian kepala pengumuman terdiri atas:

a. kop pengumuman yang ditandatangani oleh kepala

Perpustakaan Nasional menggunakan Lambang Negara

dan tulisan Perpustakaan Nasional, berada simetris

menggunakan huruf kapital;

b. kop pengumuman yang ditandatangani oleh selain Kepala

menggunakan Logo dan tulisan Perpustakaan Nasional,

berada simetris menggunakan huruf kapital;

c. tulisan pengumuman menggunakan huruf kapital secara

- 45 -

simetris di bawah kop;

d. nomor menggunakan huruf kapital secara simetris di

bawah tulisan pengumuman;

e. kata tentang, dicantumkan di bawah nomor,

menggunakan huruf kapital secara simetris; dan

f. judul pengumuman, berada di bawah kata tentang

menggunakan huruf kapital secara simetris.

Pasal 144

Batang tubuh pengumuman terdiri atas:

a. alasan tentang perlunya dibuat pengumuman;

b. pemberitahuan tentang hal tertentu; dan

c. penutup.

Pasal 145

Bagian kaki pengumuman berada di sisi kanan margin, terdiri

atas:

a. tempat dan tanggal penetapan;

b. nama jabatan pejabat yang menetapkan, menggunakan

huruf kapital pada setiap awal kata, dan diakhiri tanda baca

koma (,);

c. tanda tangan pejabat yang menetapkan;

d. nama lengkap pejabat yang menandatangani, dan nomor

induk pegawai bagi pejabat selain kepala, menggunakan

huruf kapital pada setiap awal kata; dan

e. cap dinas.

Bagian Keempat

Naskah Dinas Lainnya

Pasal 146

Naskah Dinas lainnya terdiri atas:

a. berita acara serah terima jabatan;

b. notula;

c. sambutan tertulis kepala;

d. siaran pers;

- 46 -

e. surat perjalanan dinas;

f. sertifikat;

g. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPP);

h. piagam penghargaan;

i. perjanjian kinerja; dan

j. pakta integritas.

Paragraf 1

Berita Acara Serah Terima Jabatan

Pasal 147

(1) Berita acara serah terima jabatan merupakan naskah yang

digunakan pada saat pelaksanaan pergantian jabatan

yang ditandatangani oleh pihak yang menerima dan

menyerahkan jabatan dengan disaksikan oleh pejabat di

atasnya.

(2) Berita acara serah terima jabatan sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) ditandatangani pada saat pelaksanaan

pelantikan atau serah terima jabatan dari pejabat lama

kepada pejabat baru.

Pasal 148

Susunan berita acara serah terima jabatan terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 149

Bagian kepala berita acara serah terima jabatan terdiri atas:

a. judul berita acara serah terima jabatan dengan

menggunakan huruf kapital secara simetris berada di

bawah kop surat;

b. nama jabatan yang diserahterimakan dengan

menggunakan huruf kapital secara simetris; dan

c. nomor yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris.

Pasal 150

- 47 -

Bagian batang tubuh berita acara serah terima jabatan terdiri

atas:

a. alinea pembuka yang berisi tanggal, waktu, dan tempat

pelaksanaan serah terima jabatan;

b. alinea isi yang memuat nama pejabat dan keputusan yang

menyatakan pengangkatan pejabat tersebut sebagai

pejabat lama dan pejabat baru, disertai dengan pernyataan

penyerahan wewenang dan tanggung jawab jabatan yang

diserahterimakan; dan

c. alinea penutup yang menyatakan pengukuhan berita

acara serah terima jabatan dengan pembubuhan tanda

tangan pejabat lama dan pejabat baru.

Pasal 151

Bagian kaki berita acara serah terima jabatan terdiri atas:

a. nama pejabat baru sebagai pihak yang menerima jabatan

dan pejabat lama sebagai pihak yang menyerahkan

jabatan secara sejajar serta dengan menggunakan huruf

awal kapital, tanpa diberi tanda baca apapun, dan di

bawahnya ditulis nomor induk pegawai tanpa tanda baca

titik (.);

b. nama jabatan pejabat yang menyaksikan pelaksanaan

serah terima jabatan secara simetris dan diakhiri dengan

tanda baca koma (,); dan

c. nama pejabat yang menyaksikan pelaksanaan serah

terima jabatan, dengan menggunakan huruf awal kapital,

tanpa diberi tanda baca apa pun, disertai nomor induk

pegawai tanpa tanda baca titik (.).

Paragraf 2

Notula

Pasal 152

Notula merupakan catatan singkat/ringkas mengenai jalannya

persidangan atau rapat serta hal yang dibicarakan dan

diputuskan.

- 48 -

Pasal 153

(1) Notula dibuat dan ditandatangani oleh notulis dan atasan

notulis yang mengikuti rapat.

(2) Khusus notula rapat pimpinan disampaikan oleh notulis

kepada seluruh peserta rapat.

Pasal 154

Susunan notula terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 155

Bagian kepala notula terdiri atas:

a. Logo dengan tulisan Perpustakaan Nasional menggunakan

huruf kapital secara simetris; dan

b. tulisan notula dicantumkan di bawah Logo, ditulis dengan

huruf kapital secara simetris.

Pasal 156

Bagian batang tubuh notula terdiri atas:

a. dasar, berisi surat undangan yang mendasari pelaksanaan

rapat;

b. waktu dan tempat, berisi waktu dan tempat pelaksanaan

rapat;

c. agenda, berisi pokok pembahasan rapat secara singkat;

d. pimpinan rapat;

e. peserta, berisi daftar peserta; dan

f. pelaksanaan rapat, berisi uraian mengenai pembukaan,

pembahasan dan kesimpulan.

Pasal 157

Bagian kaki notula terdiri atas:

a. kata "notulis" diikuti tanda baca koma (,);

b. tulisan notulis dan pejabat atasan notulis ditulis secara

simetris dengan huruf awal kapital dan diakhiri dengan

tanda baca koma (,); dan

- 49 -

c. nama lengkap notulis nama pejabat atasan notulis ditulis

secara simetris dengan huruf awal kapital.

Paragraf 3

Sambutan Tertulis Kepala

Pasal 158

Sambutan tertulis kepala Perpustakaan Nasional merupakan

Naskah Dinas yang berisi penyampaian pikiran atau wacana

kebijakan Perpustakaan Nasional di depan khalayak atau

seluruh jajaran Perpustakaan Nasional oleh kepala

Perpustakaan Nasional atau pejabat yang mewakili.

Pasal 159

Sambutan tertulis kepala Perpustakaan Nasional

ditandatangani oleh kepala Perpustakaan Nasional.

Pasal 160

Susunan sambutan tertulis kepala Perpustakaan Nasional

terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 161

Bagian kepala sambutan tertulis kepala Perpustakaan Nasional

terdiri atas:

a. Lambang Negara;

b. judul sambutan; dan

c. tempat dan tanggal.

Pasal 162

Bagian batang tubuh terdiri atas:

a. daftar pejabat yang diundang; dan

b. isi sambutan.

Pasal 163

- 50 -

Bagian kaki sambutan terdiri atas:

a. tanda tangan kepala Perpustakaan Nasional; dan

b. nama kepala Perpustakaan Nasional.

Paragraf 4

Siaran Pers

Pasal 164

Siaran pers merupakan Naskah Dinas yang berisi bahan berita

mengenai kebijakan yang telah ditetapkan oleh pimpinan

Perpustakaan Nasional atau kegiatan yang akan dan telah

dilaksanakan oleh Perpustakaan Nasional sebagai bahan

penulisan wartawan.

Pasal 165

Siaran pers dibuat dan ditandatangani oleh pimpinan unit kerja

yang mempunyai tugas dan fungsi hubungan masyarakat.

Pasal 166

Susunan siaran pers terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 167

Bagian kepala siaran pers terdiri atas:

a. kop siaran pers menggunakan Logo dengan tulisan

Perpustakaan Nasional yang diletakkan secara simetris

dan ditulis dengan huruf kapital;

b. kata siaran pers berada simetris di bawah kop

menggunakan huruf kapital;

c. nomor berada simetris di bawah tulisan siaran pers

menggunakan huruf kapital; dan

d. judul siaran pers ditulis simetris di bawah siaran pers

menggunakan huruf kapital.

Pasal 168

- 51 -

Bagian batang tubuh siaran pers memuat informasi dan

kebijakan Perpustakaan Nasional yang harus diketahui oleh

publik melalui pemberitaan media (massa, elektronik dan

cetak).

Pasal 169

Bagian kaki siaran pers terdiri atas:

a. penanggung jawab yang ditulis di sebelah kiri bawah yang

terdiri atas:

1. nama unit kerja yang mempunyai tugas dan fungsi

hubungan masyarakat;

2. tanda tangan pimpinan unit kerja yang mempunyai

tugas dan fungsi hubungan masyarakat; dan

3. nama pimpinan unit kerja.

b. alamat email yang dapat dihubungi.

Paragraf 5

Surat Perjalanan Dinas

Pasal 170

Surat perjalanan dinas merupakan dokumen yang diterbitkan

oleh Pejabat Pembuat Komitmen dalam rangka pelaksanaan

perjalanan dinas bagi pejabat negara, pegawai negeri sipil,

pegawai tidak tetap, dan pihak lain.

Pasal 171

(1) Penerbitan surat perjalanan dinas harus memperhatikan

hal sebagai berikut:

a. pejabat yang berwenang menandatangani hanya

dapat memberikan perintah perjalanan dinas dalam

wilayah jabatannya; dan

b. apabila perjalanan dinas ke luar wilayah jabatannya,

pejabat yang berwenang harus memperoleh

persetujuan/perintah atasannya.

(2) Dalam hal pejabat yang berwenang akan melakukan

perjalanan dinas, surat perjalanan dinas ditandatangani

oleh:

- 52 -

a. atasan langsungnya sepanjang pejabat yang

berwenang satu tempat kedudukan dengan atasan

langsungnya; dan

b. dirinya sendiri atas nama atasan langsungnya dalam

hal pejabat tersebut merupakan pejabat tertinggi

pada tempat kedudukan pejabat yang bersangkutan

setelah memperoleh persetujuan/perintah

atasannya.

Pasal 172

Hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat

perjalanan dinas meliputi:

a. surat perintah menjadi dasar penerbitan surat perjalanan

dinas;

b. apabila perjalanan dinas melibatkan pegawai di luar unit

kerja, wajib dimintakan persetujuan atasan pegawai yang

akan diberi tugas;

c. surat perjalanan dinas ditandatangani oleh Pejabat

Pembuat Komitmen dan dicap Lambang Negara; dan

d. bukti pertanggungjawaban pelaksanaan surat perjalanan

dinas dituangkan dalam bentuk laporan.

Paragraf 6

Sertifikat

Pasal 173

Sertifikat merupakan pernyataan tertulis dari pejabat yang

berwenang yang diberikan kepada seseorang atau lembaga karena

keikutsertaannya/perannya dalam suatu kegiatan dan digunakan

sebagai alat bukti yang sah.

Pasal 174

Wewenang pembuatan dan penandatanganan sertifikat

meliputi:

a. sertifikat akreditasi lembaga Perpustakaan ditandatangani

oleh kepala Perpustakaan Nasional;

b. sertifikat uji kompetensi pustakawan ahli utama

- 53 -

ditandatangani oleh pejabat pimpinan tinggi madya yang

melaksanakan fungsi pengembangan sumber daya

manusia;

c. sertifikat uji kompetensi pustakawan ahli madya ke bawah

ditandatangani oleh pejabat pimpinan tinggi pratama yang

melaksanakan fungsi pembinaan pustakawan; dan

d. sertifikat dari kegiatan seminar, ekspose, focus group

discussion, workshop, magang/praktik kerja lapangan

dan/atau sejenisnya ditandatangani oleh Pimpinan Tinggi

Pratama sesuai dengan fungsi, tugas dan tanggung

jawabnya.

Pasal 175

Susunan sertifikat terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 176

Bagian kepala sertifikat terdiri atas:

a. Lambang Negara/Logo dengan tulisan Perpustakaan

Nasional diletakkan secara simetris dan ditulis dengan

huruf kapital;

b. sertifikat yang ditandatangani oleh kepala Perpustakaan

Nasional atau atas nama kepala Perpustakaan Nasional

menggunakan Lambang Negara, sedangkan Logo

digunakan untuk selain kepala Perpustakaan Nasional;

c. tulisan sertifikat ditulis menggunakan huruf kapital

secara simetris di bawah Lambang Negara/Logo; dan

d. nomor sertifikat ditulis menggunakan huruf kapital pada

awal kata secara simetris di bawah tulisan sertifikat.

Pasal 177

Bagian batang tubuh sertifikat terdiri atas:

a. nama yang diberi sertifikat dan keterlibatan/perannya

dalam kegiatan yang diadakan;

- 54 -

b. judul kegiatan; dan

c. masa berlaku/tanggal pelaksanaan kegiatan.

Pasal 178

Bagian kaki sertifikat terdiri atas:

a. nama kota tempat penandatanganan;

b. tanggal saat penandatanganan;

c. nama jabatan penandatangan, ditulis dengan huruf

kapital pada setiap awal kata;

d. nama pejabat penandatangan, ditulis dengan huruf kapital

pada setiap awal kata; dan

e. cap Lambang Negara/Logo.

Paragraf 7

Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan

Pasal 179

Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan yang selanjutnya

disebut STTPP merupakan suatu bukti yang sah bahwa

seseorang telah selesai atau lulus mengikuti pendidikan dan

pelatihan.

Pasal 180

Pejabat yang berwenang menandatangani STTPP adalah kepala

Perpustakaan Nasional, pejabat pimpinan tinggi madya dan

pejabat pimpinan tinggi pratama yang melaksanakan fungsi

pendidikan dan pelatihan Perpustakaan.

Pasal 181

Susunan STTPP terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 182

(1) Bagian kepala STTPP terdiri atas:

a. Logo dan tulisan Perpustakaan Nasional, diletakkan

- 55 -

secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; dan

b. tulisan surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan

dicantumkan di bawah Logo ditulis dengan huruf

kapital secara simetris, disertai tulisan nomor secara

simetris di bawahnya.

(2) Bagian batang tubuh STTPP terdiri atas:

a. dasar hukum;

b. identitas peserta;

c. tulisan lulus yang ditulis dengan huruf kapital; dan

d. nama, tanggal, tempat, dan lamanya diklat.

(3) Bagian kaki STTPP terdiri atas:

a. nama kota tempat penandatanganan;

b. tanggal saat penandatanganan;

c. nama jabatan penandatangan, ditulis dengan huruf

kapital pada setiap awal kata;

d. tanda tangan dan cap dinas; dan

e. nama pejabat penandatangan, ditulis dengan huruf

kapital pada setiap awal kata.

Paragraf 8

Piagam Penghargaan

Pasal 183

Piagam penghargaan merupakan surat atau tulisan resmi yang

berisi pernyataan pemberian hak atau peneguhan sesuatu hal

yang bersifat penghormatan.

Pasal 184

Piagam penghargaan ditandatangani oleh kepala Perpustakaan

Nasional.

Pasal 185

Susunan piagam penghargaan terdiri atas:

a. kepala

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

- 56 -

Pasal 186

(1) Bagian kepala piagam penghargaan terdiri atas:

a. Lambang Negara dan tulisan Perpustakaan Nasional

diletakan secara simetris dan ditulis dengan huruf

kapital;

b. tulisan piagam penghargaan ditulis dengan huruf

kapital dan dicantumkan di bawah tulisan

Perpustakaan Nasional secara simetris; dan

c. nomor ditulis dengan huruf kapital dan dicantumkan

di bawah tulisan piagam penghargaan secara

simetris.

(2) Bagian batang tubuh piagam penghargaan terdiri atas:

a. uraian berisikan pejabat yang memberikan

penghargaan;

b. identitas penerima penghargaan; dan

c. uraian prestasi keteladanan yang telah dicapai atau

diwujudkan.

(3) Bagian kaki piagam penghargaan terdiri atas:

a. tempat dan tanggal penandatanganan;

b. nama jabatan penandatangan;

c. tanda tangan dan cap Lambang Negara; dan

d. nama pejabat penandatangan tanpa disertai gelar.

Paragraf 9

Perjanjian Kinerja

Pasal 187

Perjanjian kinerja merupakan lembar/dokumen yang berisikan

penugasan dari pimpinan instansi yang lebih tinggi kepada

pimpinan instansi yang lebih rendah untuk melaksanakan

program/kegiatan yang disertai dengan indikator kinerja.

Pasal 188

Perjanjian kinerja ditandatangani oleh:

a. kepala Perpustakaan Nasional untuk perjanjian kinerja

tingkat Lembaga;

b. pejabat pimpinan tinggi madya untuk perjanjian kinerja di

- 57 -

tingkat unit kerja eselon I dan disetujui oleh kepala

Perpustakaan Nasional;

c. pejabat pimpinan tinggi pratama untuk perjanjian kinerja

di tingkat unit kerja eselon II dan disetujui oleh pejabat

pimpinan tinggi madya.

Pasal 189

Susunan perjanjian kinerja terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 190

(1) Bagian kepala perjanjian kinerja terdiri atas:

a. Logo diletakan secara simetris; dan

b. tulisan perjanjian kinerja ditulis dengan huruf kapital

dan dicantumkan di bawah Logo secara simetris.

(2) Bagian batang tubuh perjanjian kinerja terdiri atas:

a. identitas pejabat yang menandatangani; dan

b. uraian berisikan pernyataan untuk mewujudkan

suatu kinerja pada suatu tahun tertentu.

(3) Bagian kaki perjanjian kinerja terdiri atas:

a. tempat dan tanggal penandatangan;

b. nama jabatan penandatanganan;

c. tanda tangan dan cap Lambang Negara;

d. nama pejabat penandatanganan.

Paragraf 10

Pakta Integritas

Pasal 191

Pakta integritas merupakan dokumen yang berisi pernyataan

atau janji kepala Perpustakaan Nasional tentang komitmen

melaksanakan seluruh tugas, fungsi, tanggung jawab,

wewenang, dan peran sesuai dengan ketentuan peraturan

perundang-undangan dan kesanggupan untuk tidak

melakukan korupsi, kolusi dan nepotisme.

- 58 -

Pasal 192

Dokumen pakta integritas ditandatangani oleh kepala

Perpustakaan Nasional disaksikan oleh menteri yang

mengoordinasikannya.

Pasal 193

Susunan pakta integritas terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 194

(1) Bagian kepala pakta integritas terdiri atas:

a. lambang Negara dan tulisan Perpustakaan Nasional

diletakan secara simetris dan ditulis dengan huruf

kapital; dan

b. tulisan pakta integritas dicantumkan di bawah

tulisan Perpustakaan Nasional secara simetris dan

ditulis dengan huruf kecil.

(2) Bagian batang tubuh pakta integritas terdiri atas:

1. identitas pembuat pernyataan; dan

2. uraian berisikan pernyataan.

(3) Bagian kaki pakta integritas terdiri atas:

1. nama kota tempat penandatangan;

2. tanggal saat penandatanganan;

3. nama jabatan yang menyaksikan;

4. nama pejabat yang menyaksikan;

5. nama pejabat pembuat pernyataan; dan

6. tanda tangan.

Bagian Kelima

Laporan

Pasal 195

Laporan merupakan Naskah Dinas yang memuat

pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan dan/atau

kejadian.

- 59 -

Pasal 196

Laporan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang diserahi

tugas.

Pasal 197

Susunan laporan terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 198

(1) Bagian kepala laporan terdiri atas:

a. Logo dan tulisan Perpustakaan Nasional, diletakkan

secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;

b. nama unit kerja ditulis dengan huruf kapital secara

simetris; dan

c. tulisan laporan ditulis dengan huruf kapital secara

simetris.

(2) Batang tubuh terdiri atas:

a. pendahuluan, terdiri atas latar belakang, maksud dan

tujuan, ruang lingkup, dan dasar;

b. materi laporan, terdiri atas kegiatan yang

dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, hasil

pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi dan

hal lain yang perlu dilaporkan;

c. simpulan dan saran sebagai bahan pertimbangan;

dan

d. penutup merupakan akhir laporan, memuat

permintaan arahan.

(3) Bagian kaki laporan terdiri atas:

a. tempat dan tanggal pembuatan laporan;

b. nama jabatan pembuat laporan yang ditulis dengan

huruf awal kapital;

c. tanda tangan dan cap dinas; dan

d. nama dan nomor induk pembuat laporan yang ditulis

lengkap dengan huruf awal kapital.

- 60 -

Bagian Keenam

Telaahan Staf

Pasal 199

Telaahan staf merupakan uraian yang disampaikan oleh

pejabat dan pelaksana yang memuat analisis singkat dan jelas

mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan

keluar/pemecahan yang disarankan.

Pasal 200

Pejabat yang berwenang menandatangani telaahan staf adalah

pejabat pimpinan tinggi, administrator, pengawas, dan pejabat

fungsional sesuai dengan tugas dan fungsinya yang

mendapatkan penugasan.

Pasal 201

Susunan telaahan staf terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 202

(1) Bagian kepala telaahan staf terdiri atas:

a. Logo dan tulisan Perpustakaan Nasional, diletakkan

secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;

b. nama unit kerja ditulis dengan huruf kapital secara

simetris; dan

c. tulisan telaahan staf ditulis dengan huruf kapital

secara simetris.

(2) Bagian batang tubuh telaahan staf terdiri atas:

a. persoalan, memuat pernyataan singkat dan jelas

tentang persoalan yang akan dipecahkan;

b. pra-anggapan, memuat dugaan yang beralasan,

berdasarkan data yang ada, saling berhubungan

sesuai dengan situasi yang dihadapi, dan merupakan

kemungkinan kejadian di masa yang akan datang;

- 61 -

c. fakta yang mempengaruhi, memuat fakta yang

merupakan landasan analisis dan pemecahan

persoalan;

d. analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap

persoalan dan akibatnya, hambatan serta

keuntungan dan kerugiannya, pemecahan atau cara

bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan;

e. kesimpulan, memuat intisari hasil telaahan, yang

merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar;

dan

f. saran, memuat secara ringkas dan jelas saran atau

usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang

dihadapi.

(3) bagian kaki telaahan staf ditempatkan di sebelah kanan

bawah, yang terdiri atas:

a. nama jabatan pembuat telaahan staf, ditulis dengan

huruf kapital pada setiap awal kata;

b. tanda tangan;

c. nama lengkap, ditulis dengan huruf kapital pada

setiap awal kata; dan

d. daftar lampiran (jika diperlukan).

BAB III

PEMBUATAN NASKAH DINAS

Pasal 203

Pembuatan Naskah Dinas terdiri atas:

a. persyaratan pembuatan;

b. nama instansi pada kepala Naskah Dinas;

c. susunan Naskah Dinas;

d. penomoran Naskah Dinas;

e. penggunaan kertas, amplop, map dan tinta;

f. ketentuan jarak spasi, jenis dan ukuran huruf, serta kata

penyambung;

g. penentuan batas/ruang tepi;

h. nomor halaman;

i. tembusan;

- 62 -

j. lampiran;

k. penggunaan Lambang Negara/Logo;

l. pengaturan paraf Naskah Dinas dan penggunaan cap;

m. perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat Naskah

Dinas; dan

n. hal yang perlu diperhatikan.

Bagian Kesatu

Persyaratan Pembuatan

Pasal 204

Setiap Naskah Dinas harus memuat informasi yang ringkas dan

jelas sesuai dengan maksud dan tujuan dibuatnya Naskah

Dinas yang disusun secara sistematis.

Pasal 205

Dalam pembuatannya perlu memperhatikan syarat sebagai

berikut:

a. ketelitian, dalam membuat Naskah Dinas harus

mencerminkan ketelitian dan kecermatan, baik dalam

bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur, kaidah

bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan

sesuai konteksnya;

b. kejelasan, Naskah Dinas harus memperlihatkan kejelasan

maksud dari materi yang dimuat dalam Naskah Dinas;

c. logis dan singkat, Naskah Dinas harus menggunakan

bahasa Indonesia yang formal, logis secara efektif, singkat,

padat, dan lengkap sehingga mudah dipahami bagi pihak

yang menerima Naskah Dinas; dan

d. pembakuan, Naskah Dinas harus taat mengikuti aturan

baku yang berlaku sehingga dapat menjamin terciptanya

Arsip yang autentik dan reliable.

Bagian Kedua

Nama Instansi pada Kepala Naskah Dinas

Pasal 206

- 63 -

Untuk memberikan identifikasi pada Naskah Dinas, pada

halaman pertama Naskah Dinas dicantumkan kepala Naskah

Dinas berupa nama instansi.

Pasal 207

Pencantuman kepala Naskah Dinas adalah sebagai berikut:

a. nama instansi, kepala Naskah Dinas yang menggunakan

Logo dan nama instansi serta alamat lengkap

Perpustakaan Nasional digunakan untuk Naskah Dinas

yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

b. penulisan kepala Naskah Dinas dengan penulisan alamat

menggunakan jenis huruf tahoma 10 (sepuluh) berada di

bawah/kaki.

Bagian Ketiga

Susunan Naskah Dinas

Pasal 209

Susunan Naskah Dinas terdiri atas:

a. kop Naskah Dinas;

b. tanggal surat;

c. hal surat;

d. alamat surat; dan

e. untuk perhatian (u.p.).

Pasal 210

Kop Naskah Dinas mengidentifikasikan nama jabatan atau

nama instansi pembuat surat dan alamat dengan ketentuan

sebagai berikut:

a. kop Naskah Dinas nama instansi

1. kop Naskah Dinas nama instansi menunjukkan

nama dan alamat Perpustakaan Nasional, kertas

dengan kop Naskah Dinas dimaksud digunakan

untuk kemudahan dalam surat menyurat; dan

2. kop Naskah Dinas nama instansi menggunakan Logo

diletakkan di tengah atas.

- 64 -

Pasal 211

Ketentuan teknis mengenai penggunaan kop Naskah Dinas

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 210 tercantum dalam

lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari

Peraturan Perpustakaan Nasional ini.

Pasal 212

Tanggal surat ditulis dengan tata urut sebagai berikut:

a. tanggal ditulis dengan angka arab;

b. bulan ditulis lengkap; dan

c. tahun ditulis lengkap 4 (empat) digit dengan angka arab.

Pasal 213

(1) Hal merupakan materi pokok surat yang dinyatakan

dengan kelompok kata singkat tetapi jelas.

(2) Hal perlu dicantumkan dengan alasan sebagai berikut:

a. menyampaikan penjelasan singkat tentang materi

yang dikomunikasikan dan menjadi rujukan dalam

komunikasi;

b. memudahkan identifikasi; dan

c. memudahkan pemberkasan dan penyimpanan surat.

Pasal 214

(1) Surat dinas ditujukan kepada nama jabatan pimpinan

dari instansi pemerintah yang dituju dan tidak dapat

ditujukan kepada identitas nama individu.

(2) Surat dinas yang ditujukan kepada pejabat

pemerintah/pejabat negara di lembar surat ditulis

dengan urutan sebagai berikut:

a. nama jabatan pimpinan dari instansi yang dituju;

b. di; dan

c. kota.

(3) Alamat surat dinas yang dicantumkan di amplop surat

ditulis dengan urutan sebagai berikut:

a. nama jabatan pimpinan instansi yang dituju;

b. di;

c. jalan; dan

- 65 -

d. kota.

(4) Ketentuan teknis mengenai pencantuman alamat surat

dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (3) tercantum

dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak

terpisahkan dari Peraturan Perpustakaan Nasional ini.

Pasal 215

Alamat surat dengan menggunakan istilah u.p. (untuk

perhatian) digunakan untuk keperluan sebagai berikut:

a. untuk mempercepat penyelesaian surat yang

diperkirakan cukup dilakukan oleh pejabat atau staf

tertentu di lingkungan instansi pemerintah;

b. untuk mempermudah penyampaian oleh sekretariat

penerima surat kepada pejabat yang dituju dan untuk

mempercepat penyelesaiannya sesuai dengan maksud

surat; dan

c. untuk mempercepat penyelesaian surat karena tidak

harus menunggu kebijaksanaan langsung pemimpin

instansi.

Bagian Keempat

Penomoran

Pasal 216

(1) Penomoran pada Naskah Dinas harus dapat memberikan

kemudahan penyimpanan, pengamanan, temu balik, dan

penilaian Arsip;

(2) Penomoran Naskah Dinas dilakukan pada tanggal

ditandatanganinya Naskah Dinas oleh pejabat yang

berwenang; dan

(3) Ketentuan teknis mengenai penomoran sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) tercantum dalam

lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari

Peraturan Perpustakaan Nasional ini.

Bagian Kelima

Kertas, Amplop, Map, dan Tinta

- 66 -

Pasal 217

(1) Kertas, amplop, map, dan tinta merupakan

media/sarana surat-menyurat untuk merekam informasi

dalam komunikasi kedinasan.

(2) Ketentuan teknis mengenai penggunaan kertas, amplop,

map, dan tinta sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian tidak

terpisahkan dari Peraturan Perpustakaan Nasional ini.

Bagian Keenam

Ketentuan Jarak Spasi, Jenis dan Ukuran Huruf,

serta Kata Penyambung

Pasal 218

Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek

keserasian, estetika, banyaknya isi Naskah Dinas dengan

memperhatikan ketentuan sebagai berikut:

a. jarak antara kop dengan kepala Naskah Dinas, yaitu dua

spasi;

b. jarak antara bab dan judul adalah dua spasi;

c. jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama

dan kedua adalah satu spasi;

d. jarak antara judul dengan sub judul adalah empat spasi;

e. jarak antara judul/sub judul dan isi/uraian adalah dua

spasi; dan

f. jarak masing-masing baris disesuaikan dengan

keperluan.

Pasal 219

Jenis dan ukuran huruf yang digunakan pada kop Naskah

Dinas adalah sebagai berikut:

a. kop Lambang Negara, tulisan Perpustakaan Nasional

pada Naskah Dinas pengaturan dan penetapan

menggunakan jenis huruf Arial 11 (sebelas) dan/atau 12

(dua belas); dan

- 67 -

b. kop Logo Republik Indonesa, tulisan Perpustakaan

Nasional menggunakan jenis huruf Arial 11 (sebelas)

dan/atau 12 (dua belas).

Pasal 220

(1) Jenis huruf yang digunakan untuk Naskah Dinas arahan

adalah jenis huruf Bookman Old Style 12 (dua belas),

Naskah Dinas arahan lainnya menggunakan jenis huruf

Arial 12 (dua belas).

(2) Jenis Naskah Dinas lainnya menggunakan jenis huruf

Arial 11 (sebelas) dan/atau 12 (dua belas).

Pasal 221

(1) Kata penyambung merupakan kata yang digunakan

sebagai tanda bahwa teks masih berlanjut pada halaman

berikutnya.

(2) Kata penyambung sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

ditulis pada akhir setiap halaman pada baris terakhir teks

di sudut kanan bawah halaman dengan urutan kata

penyambung dan 3 (tiga) buah titik.

(3) Kata penyambung diambil persis sama dari kata pertama

halaman berikutnya.

(4) Jika kata pertama dari halaman berikutnya menunjuk

pasal atau diberi garis bawah atau dicetak miring, kata

penyambung juga harus dituliskan sama.

(5) Kata penyambung tidak digunakan untuk pergantian

bagian.

Bagian Ketujuh

Penentuan Batas/Ruang Tepi

Pasal 222

Penentuan batas/ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran

yang terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat

Naskah Dinas, yaitu:

a. ruang tepi atas: apabila menggunakan kop Naskah Dinas,

2 (dua) spasi dibawah kop, dan apabila tanpa kop Naskah

- 68 -

Dinas, paling sedikit 2 cm (dua centi meter) dari tepi atas

kertas;

b. ruang tepi bawah: paling sedikit 2,5 cm (dua koma lima

centi meter) dari tepi bawah alamat;

c. ruang tepi kiri: paling sedikit 3 cm (tiga centi meter) dari

tepi kiri kertas; dan

d. ruang tepi kanan: paling sedikit 2 cm (dua centi meter) dari

tepi kanan kertas.

Bagian Kedelapan

Nomor Halaman

Pasal 223

(1) Nomor halaman Naskah Dinas ditulis dengan

menggunakan nomor urut angka arab dan dicantumkan

secara simetris di tengah atas dengan membubuhkan

tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor.

(2) Kecuali halaman pertama Naskah Dinas yang

menggunakan kop Naskah Dinas tidak perlu

mencantumkan nomor halaman.

Bagian Kesembilan

Tembusan

Pasal 224

Tembusan surat dicantumkan di sebelah kiri bawah, yang

menunjukan bahwa pihak tersebut perlu mengetahui isi surat.

Setelah penulisan nama pejabat, tidak perlu ada pencantuman

kata sebagai laporan.

Bagian Kesepuluh

Lampiran

Pasal 225

(1) Jika naskah memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran

harus diberi nomor urut dengan angka arab.

(2) Nomor halaman lampiran merupakan nomor lanjutan

dari halaman sebelumnya.

- 69 -

Bagian Kesebelas

Penggunaan Lambang Negara/Logo

Pasal 226

Ketentuan penggunaan Lambang Negara untuk Tata Naskah

Dinas adalah sebagai berikut:

a. Lambang negara digunakan dalam Tata Naskah Dinas

sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat

tetap dan resmi;

b. Lambang Negara digunakan pada Naskah Dinas yang

ditandatangani oleh kepala Perpustakaan Nasional atau

pejabat yang bertindak atas nama kepala Perpustakaan

Nasional; dan

c. Lambang Negara ditempatkan pada bagian tengah atas

kepala surat secara simetris pada Naskah Dinas.

Bagian Keduabelas

Penggunaan Logo

Pasal 227

Ketentuan penggunaan Logo untuk Tata Naskah Dinas adalah

sebagai berikut:

a. Logo adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol

atau huruf Perpustakaan Nasional yang digunakan dalam

Tata Naskah Dinas sebagai identitas Perpustakaan

Nasional agar publik lebih mudah mengenalnya;

b. Logo digunakan oleh pejabat berwenang sesuai dengan

tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya sampai dengan

Pimpinan Tinggi Pratama; dan

c. Logo ditempatkan di tengah kop Naskah Dinas.

Pasal 228

Penggunaan Lambang Negara dan Logo dalam naskah

perjanjian kerja sama:

a. dalam perjanjian kerja sama yang dilakukan antar

pemerintah (Government to Government), menggunakan

- 70 -

map Naskah Dinas dengan Lambang Negara; dan

b. tata letak Logo dalam perjanjian kerja sama sektoral di

dalam negeri, Logo yang dimiliki lembaga masing-masing

diletakkan di atas map Naskah Dinas perjanjian.

Bagian Ketigabelas

Penggunaan Cap Lembaga

Pasal 229

Cap Lembaga dibagi menjadi 2 (dua) jenis yaitu:

a. cap Lambang Negara; dan

b. cap Logo.

Pasal 230

Ketentuan teknis mengenai penggunaan Cap Lembaga

tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian tidak

terpisahkan dari Peraturan Perpustakaan Nasional ini.

Bagian Keempatbelas

Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat Naskah Dinas

Pasal 231

Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, serta Ralat Naskah

Dinas dapat dilakukan dengan syarat harus jelas

menunjukkan Naskah Dinas atau bagian mana dari Naskah

Dinas tersebut yang diadakan Perubahan, Pencabutan,

Pembatalan, dan/atau Ralat.

Pasal 232

(1) Naskah Dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah,

dicabut, atau dibatalkan, harus diubah, dicabut, atau

dibatalkan dengan Naskah Dinas yang setingkat atau

lebih tinggi.

(2) Dalam hal Peraturan Perpustakaan Nasional harus

diubah, dicabut, atau dibatalkan, harus dengan

Peraturan Perpustakaan Nasional.

(3) Pejabat yang berhak menentukan Perubahan,

Pencabutan, dan Pembatalan merupakan pejabat yang

- 71 -

menandatangani Naskah Dinas tersebut atau oleh

pejabat yang lebih tinggi kedudukannya.

(4) Ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik,

dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani Naskah

Dinas.

Bagian Kelimabelas

Hal yang Perlu Diperhatikan

Pasal 233

(1) Naskah Dinas yang ditujukan untuk beberapa tujuan,

surat dinas/surat undangan kegiatan Perpustakaan

Nasional yang ditujukan ke beberapa lembaga negara,

pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,

organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan

perseorangan dibuat asli ke semua tujuan (tidak dicopy,

Naskah Dinas dibuat dengan kertas berkop Naskah Dinas

asli, tanda tangan asli dan cap asli).

(2) Untuk “tembusan” Naskah Dinas dibuat asli (tidak

dicopy, Naskah Dinas dibuat dengan kertas berkop

Naskah Dinas asli, tanda tangan asli dan cap asli) dan

diberi tanda check list (v) pada tujuan tembusan.

(3) Untuk “pertinggal” naskah dibuat dengan kop Naskah

Dinas asli, ditandatangan asli dan dicap asli.

BAB IV

KEWENANGAN PENANDATANGANAN

Pasal 234

Kewenangan penandatangan Naskah Dinas merupakan hak

dan kewajiban yang ada pada pejabat untuk menandatangani

Naskah Dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab

kedinasan yang melekat pada jabatannya.

Pasal 235

Kewenangan penandatangan meliputi kegiatan:

- 72 -

a. penggunaan garis kewenangan;

b. penandatanganan; dan

c. pengaturan paraf pada Naskah Dinas.

Bagian Kesatu

Penggunaan Garis Kewenangan

Pasal 236

(1) Kepala Perpustakaan Nasional bertanggung jawab atas

segala kegiatan yang dilakukan di Perpustakaan

Nasional.

(2) Tanggung jawab tersebut tidak dapat dilimpahkan atau

diserahkan kepada seseorang yang bukan pejabat yang

berwenang.

(3) Garis kewenangan digunakan jika Naskah Dinas

ditandatangani oleh pejabat yang mendapat pelimpahan

dari pejabat yang berwenang.

Pasal 237

Penandatanganan Naskah Dinas yang menggunakan garis

kewenangan dapat dilaksanakan dengan menggunakan 4

(empat) cara meliputi:

a. atas nama (a.n.) yang digunakan jika pejabat yang

menandatangani surat dinas telah diberi kuasa oleh

pejabat yang bertanggung jawab, berdasarkan bidang

tugas dan tanggung jawab pejabat yang bersangkutan.

Tanggung jawab tetap berada pada pejabat yang

memberikan pelimpahan wewenang dan pejabat yang

menerima pelimpahan wewenang harus

mempertanggungjawabkan kepada pejabat yang

memberikan kewenangan;

b. untuk beliau (u.b.) digunakan jika yang diberikan kuasa

memberikan kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di

bawahnya, sehingga untuk beliau (u.b.) digunakan

setelah atas nama (a.n.). Pelimpahan wewenang ini

mengikuti urutan sampai dua tingkat struktural di

bawahnya. Tanggung jawab tetap berada pada pejabat

- 73 -

yang melimpahkan wewenang dan pejabat yang

menerima pelimpahan wewenang harus

mempertanggungjawabkan kepada pejabat yang

melimpahkan wewenang;

c. pelaksana tugas (plt.) digunakan apabila pejabat yang

berwenang menandatangani Naskah Dinas belum

ditetapkan karena menunggu ketentuan bidang

kepegawaian lebih lanjut. Pelimpahan wewenang bersifat

sementara, sampai dengan pejabat yang definitif

ditetapkan dan bertanggung jawab atas Naskah Dinas

yang ditandatanganinya; dan

d. pelaksana harian (plh.) digunakan apabila pejabat yang

berwenang menandatangani Naskah Dinas tidak berada

di tempat sehingga untuk kelancaran pelaksanaan

pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat sementara yang

menggantikannya. Pelimpahan wewenang bersifat

sementara, sampai dengan pejabat yang definitif kembali

di tempat dan mempertanggungjawabkan Naskah Dinas

yang ditandatanganinya kepada pejabat definitif.

Bagian Kedua

Pengaturan Paraf Pada Naskah Dinas

Pasal 238

(1) Setiap Naskah Dinas sebelum ditandatangani oleh

pejabat yang berwenang menandatangani terlebih dahulu

dilakukan pembubuhan paraf;

(2) Paraf dilakukan oleh pejabat terkait secara vertikal dan

horizontal; dan

(3) Paraf merupakan bentuk keterkaitan, memberikan

koreksi/usulan, persetujuan terhadap konsep Naskah

Dinas serta ikut bertanggung jawab atas muatan materi,

substansi, redaksi dan pengetikan.

Pasal 239

Paraf terdiri atas paraf hierarki dan paraf koordinasi.

- 74 -

Pasal 240

(1) Naskah Dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang

berwenang konsepnya harus diparaf terlebih dahulu

paling sedikit oleh 2 (dua) pejabat pada dua jenjang

jabatan dibawahnya.

(2) Naskah Dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang

akan menandatangani Naskah Dinas tersebut tidak

memerlukan paraf.

(3) Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut:

a. paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah

pejabat penandatangan Naskah Dinas berada di

sebelah kanan nama pejabat penandatangan; dan

b. paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah

pejabat penandatangan Naskah Dinas berada di

sebelah kiri nama pejabat penandatangan.

Pasal 241

Naskah Dinas yang materinya saling berkaitan dan

memerlukan koordinasi antar unit kerja maka pejabat yang

berwenang dari unit terkait ikut serta membubuhkan paraf

pada kolom paraf koordinasi.

BAB V

PENGAMANAN NASKAH DINAS

Pasal 242

Kategori klasifikasi keamanan untuk Naskah Dinas, terdiri

atas:

a. sangat rahasia, yaitu Naskah Dinas yang apabila fisik dan

informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak

dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan

wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dan

keselamatan negara;

b. rahasia, yaitu Naskah Dinas yang apabila fisik dan

informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak

dapat mengakibatkan terganggunya fungsi

penyelenggaraan negara, sumber daya nasional,

- 75 -

ketertiban umum, termasuk terhadap ekonomi makro.

Apabila informasi yang terdapat dalam Naskah Dinas

bersifat sensitif baik bagi lembaga maupun perorangan

akan menimbulkan kerugian yang serius terhadap

privacy, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan,

serta merusak kemitraan dan reputasi;

c. terbatas, yaitu Naskah Dinas yang apabila fisik dan

informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak

dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan fungsi

dan tugas lembaga, seperti kerugian finansial yang

signifikan;

d. biasa/terbuka, yaitu Naskah Dinas yang apabila fisik dan

informasinya dibuka untuk umum tidak membawa

dampak apapun terhadap keamanan negara; dan

e. penentuan keempat tingkat klasifikasi keamanan

tersebut disesuaikan dengan kepentingan dan substansi

Naskah Dinas.

Pasal 243

Hak akses naskah dinas meliputi:

a. Naskah Dinas berklasifikasi sangat rahasia, rahasia, dan

terbatas hak akses diberikan kepada pimpinan

Perpustakaan Nasional dan yang setingkat di bawahnya

apabila sudah diberikan izin, pengawas

internal/eksternal dan penegak hukum; dan

b. Naskah Dinas berklasifikasi biasa/terbuka, hak akses

diberikan kepada semua tingkat pejabat dan staf yang

berhak.

Pasal 244

Perlakuan Naskah Dinas berdasarkan klasifikasi keamanan

dan akses, diberikan kode derajat pengamanan di amplop dan

di sebelah kiri atas Naskah Dinas serta penggunaan amplop

rangkap dua untuk Naskah Dinas yang sangat rahasia dan

rahasia.

Pasal 245

- 76 -

Kode klasifikasi keamanan terdiri atas:

a. Naskah Dinas sangat rahasia diberikan kode ‘SR’ dengan

menggunakan tinta warna merah di amplop dalam;

b. Naskah Dinas rahasia diberikan kode ‘R’ dengan

menggunakan tinta warna merah di amplop dalam;

c. Naskah Dinas terbatas diberikan kode ‘T’ dengan

menggunakan tinta hitam; dan

d. Naskah Dinas biasa/terbuka diberikan kode ‘B’ dengan

menggunakan tinta hitam.

Pasal 246

Security printing merupakan percetakan yang berhubungan

dengan pengamanan tingkat tinggi pada naskah, dengan

tujuan untuk mencegah pemalsuan dan perusakan serta

jaminan terhadap keautentikan dan keterpercayaan Naskah

Dinas.

Pasal 247

Security printing menggunakan metode teknis sebagai berikut:

a. Watermarks merupakan gambar dikenali atau pola pada

kertas yang muncul lebih terang atau lebih gelap dari

sekitar kertas yang harus dilihat dengan cahaya dari

belakang kertas, karena variasi kerapatan kertas; dan

b. Emboss merupakan tulisan atau cetakan timbul.

Pasal 248

(1) Pembuatan dan pengawasan nomor seri pengaman serta

pencetakan pengamanan Naskah Dinas dilakukan oleh

unit kerja yang memiliki fungsi ketatausahaan dan

kearsipan.

(2) Pembuatan nomor seri pengaman dikoordinasikan

dengan unit kearsipan.

BAB VI

KETENTUAN PENUTUP

Pasal 249

Pada saat Peraturan Perpustakaan Nasional ini mulai berlaku,

- 77 -

Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 3 Tahun 2015

tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan

Perpustakaan Nasional (Berita Negara Republik Indonesia

Tahun 2015 Nomor 581), dicabut dan dinyatakan tidak

berlaku.

Pasal 250

Peraturan Perpustakaan Nasional ini mulai berlaku pada

tanggal diundangkan.

- 78 -

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan

pengundangan Peraturan Perpustakaan Nasional ini dengan

penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal 2 Desember 2020

KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL

REPUBLIK INDONESIA,

ttd

MUHAMMAD SYARIF BANDO

Diundangkan di Jakarta

pada tanggal 11 Desember 2020

DIREKTUR JENDERAL

PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA

REPUBLIK INDONESIA,

ttd

WIDODO EKATJAHJANA

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2020 NOMOR 1462

Salinan sesuai dengan aslinya Biro Hukum, Organisasi, Kerja Sama, dan Hubungan Masyarakat

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia,

Sri Marganingsih, S.H.,M.A.

- 79 -

LAMPIRAN

PERATURAN PERPUSTAKAAN NASIONAL

REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 8 TAHUN 2020

TENTANG

TATA NASKAH DINAS

PERPUSTAKAAN NASIONAL

A. FORMAT NASKAH DINAS

1. PEDOMAN

LAMPIRAN PERATURAN PERPUSTAKAAN NASIONAL

REPUBLIK INDONESIA NOMOR ... TAHUN... TENTANG

PEDOMAN .....................................

PEDOMAN

....................................................................

BAB I PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

......................................................................................................

2. Maksud dan Tujuan ......................................................................................................

3. Ruang Lingkup ......................................................................................................

4. Pengertian

......................................................................................................

......................................................................................................

BAB II ...........................

....................................................................................................... dan seterusnya

KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

tanda tangan

NAMA LENGKAP

- 80 -

2. PETUNJUK PELAKSANAAN

LAMPIRAN KEPUTUSAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

NOMOR ... TAHUN... TENTANG

PETUNJUK PELAKSANAAN ..................................

PETUNJUK PELAKSANAAN

....................................................................

BAB I PENDAHULUAN

1. Latar Belakang ......................................................................................................

2. Maksud dan Tujuan ......................................................................................................

3. Ruang Lingkup

...................................................................................................... 4. Pengertian

......................................................................................................

......................................................................................................

BAB II PELAKSANAAN

....................................................................................................... dan seterusnya

NAMA JABATAN, tanda tangan

NAMA LENGKAP

- 81 -

3. INSTRUKSI

PERPUSTAKAAN NASIONAL R.I.

INSTRUKSI KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

NOMOR.........TAHUN.............

TENTANG

................................................................................

KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

Dalam rangka ..........................................., dengan ini menginstruksikan

Kepada : 1. Nama/Jabatan Pegawai;

2. Nama/Jabatan Pegawai; dan

3. Nama/Jabatan Pegawai.

Untuk :

KESATU : ............................................................................................ ;

KEDUA : ........................................................................................... ;

KETIGA : ........................................................................................... ;

Dst. :

Instruksi Kepala Perpustakaan Nasional ini mulai berlaku pada tanggal

dikeluarkan.

Dikeluarkan di ...........................

pada tanggal .........................

KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL

REPUBLIK INDONESIA,

tanda tangan

NAMA LENGKAP

- 82 -

4. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR APARATUR PEMERINTAH (SOP AP)

a. Halaman judul

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR AP

..................................................................................................

BIRO/PUSAT/DIREKTORAT/INSPEKTORAT/UPT ..............................

TAHUN..........

- 83 -

b. Bagian Identitas

PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

NAMA UNIT KERJA PEMRAKARSA

NOMOR SOP AP

TANGGAL PENGESAHAN

TANGGAL REVISI

DISAHKAN OLEH Nama Jabatan,

Ttd

Nama Lengkap

NAMA SOP AP

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1. ..................................................................................;

2 ................................................................................... ; dan

3. ..................................................................................

1. ....................................................................................;

2 ..................................................................................... ; dan

3. ....................................................................................

KETERKAITAN PERALATAN/ PERLENGKAPAN

1. SOP ............................................................................ ;

2. SOP ............................................................................ ; dan

3. SOP............................................................................

1. ....................................................................................;

2 ..................................................................................... ; dan

3. ....................................................................................

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

Apabila...................................................................................

Maka......................................................................................

Disimpan sebaga data elektronik dan manual

- 84 -

c. Bagian flowchart Pemantauan dan Evaluasi SOP AP

No.

Tahap Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Kabag. Ortala

Kasubag.

Tata

Laksana

Analis

Tata

Laksana

Unit Kerja

Kelengkapa

n

Waktu*

Output

Ket

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Menginstruksikan

untuk melakukan

pemantauan dan

evaluasi pelaksanaan SOP AP

Agenda

kerja

....... Lembar

disposisi

2. a. Memastikan waktu

pemantauan dan

evaluasi SOP AP di

unit kerja

b. Memerintahkan

fungsional umum

untuk menggandakan

SOP AP unit kerja

yang akan

dipantau dan dievaluasi

Lembar

disposisi

....... Lembar

disposisi

3. a. Menggandakan

SOP AP Unit kerja

b. Menyerahkan SOP AP Unit kerja yang telah digandakan

Lembar

disposisi

....... SOP AP yang telah

diganda-

kan

4. Memastikan waktu dan tempat

pemantauan dan

evaluasi SOP AP

dengan unit kerja terkait

............ ........ Terkoordi nasikan-

nya

waktu

dan tempat

5. Memantau dan

mengevaluasi

implementasi SOP

terkait dengan

wawancara langsung

Formulir

pemantau-

an dan

evaluasi

SOP AP

....... Formulir hasil

pemantau -an dan evaluasi SOP AP

6. Dst. dst ....... Dst

7. Mendokumentasikan

hasil SOP

Nota dinas ....... Dokumen

tasi hasil pemantau -an dan evaluasi

Catatan:

Tanda (*): norma waktu dapat dalam satuan hari, jam, dan/atau menit.

- 85 -

d. Simbol-simbol yang digunakan dalam Flowchart SOP AP

NO SIMBOL ARTI

1

Proses

2

Proses Awal dan/atau Akhir

3

Penghubung untuk perpindahan

halaman

4

Pengambilan Keputusan

5

Garis Alir

- 86 -

5. SURAT EDARAN

a. Format Surat Edaran yang ditandatangani oleh Kepala

Perpustakaan Nasional

PERPUSTAKAAN NASIONAL R.I.

SURAT EDARAN

NOMOR.............TAHUN....................

TENTANG

..................................................................................

Yth. 1. ............................. 2. .............................

3. dst.

1. Latar Belakang ................................................................................................................ ...................

...................................................................................................................................

2. Maksud dan Tujuan

............................................................................................................................. ......

...................................................................................................................................

3. Ruang Lingkup

............................................................................................................................. ......

...................................................................................................................................

4. Dasar Hukum

............................................................................................................................. ......

...................................................................................................................................

5. Isi Edaran

............................................................................................................................. ......

...................................................................................................................................

6. Penutup

Ditetapkan di ..............................

pada tanggal ..............................

KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL

REPUBLIK INDONESIA,

Tanda tangan

NAMA LENGKAP

- 87 -

b. Format Surat Edaran yang ditandatangani selain oleh Kepala

Perpustakaan Nasional

SURAT EDARAN

NOMOR.............TAHUN....................

TENTANG

..................................................................................

Yth. 1. ............................. 2. .............................

3. dst.

1. Latar Belakang .............................................................................................................. ....................

..................................................................................................................................

2. Maksud dan Tujuan ............................................................................................................................. ...... ...................................................................................................................................

3. Ruang Lingkup ............................................................................................................................. ......

...................................................................................................................................

4. Dasar Hukum

............................................................................................................................. ......

...................................................................................................................................

5. Isi Edaran ............................................................................................................................. ......

...................................................................................................................................

6. Penutup

Ditetapkan di ..............................

pada tanggal ..............................

SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI

PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

Tanda tangan

NAMA LENGKAP

- 88 -

6. KEPUTUSAN

a. Format Keputusan yang ditandatangani oleh Kepala

Perpustakaan Nasional

PERPUSTAKAAN NASIONAL R.I.

KEPUTUSAN KEPALA

PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR.........TAHUN..............

TENTANG

...................................................................................................................

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang : a. bahwa ................................................................................. ;

b. bahwa ................................................................................. ;

c. bahwa......................................................................... ......... ;

Mengingat : 1. .............................................................................................;

2. .............................................................................................;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan

:

......................................................................................................;

KESATU : ......................................................................................................;

KEDUA : ......................................................................................................;

KETIGA : ......................................................................................................;

Ke dst. : Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional ini mulai berlaku pada

tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di ................................

pada tanggal .................................

KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

Tanda tangan

NAMA LENGKAP

- 89 -

b. Format Keputusan yang ditandatangani oleh Sekretaris Utama Atas

Nama Kepala Perpustakaan Nasional

PERPUSTAKAAN NASIONAL R.I.

KEPUTUSAN KEPALA

PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR.........TAHUN..............

TENTANG ...................................................................................................................

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang : a. bahwa ...................................................................................;

b. bahwa ...................................................................................;

c. bahwa ...................................................................................;

Mengingat : 1. ..............................................................................................;

2. ..............................................................................................;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan

:

......................................................................................................;

KESATU : ......................................................................................................;

KEDUA : ......................................................................................................;

KETIGA : ......................................................................................................;

KEEMPAT : Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di ................................ pada tanggal .................................

a.n. KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

SEKRETARIS UTAMA,

Tanda tangan

NAMA LENGKAP

- 90 -

c. Format Keputusan yang ditandatangani oleh Pejabat Pimpinan Tinggi

Madya

KEPUTUSAN SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI

PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

NOMOR.........TAHUN..............

TENTANG

...................................................................................................................

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI

PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang : a. bahwa .................................................................................. ;

b. bahwa .................................................................................. ;

c. bahwa .................................................................................. ;

Mengingat : 1. ............................................................................................ ;

2. ............................................................................................ ;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan

:

................................................................................................... ;

KESATU : ................................................................................................... ;

KEDUA : ................................................................................................... ;

KETIGA : ................................................................................................... ;

KEEMPAT : Keputusan Sekretaris Utama/Deputi ini mulai berlaku pada

tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di ................................

pada tanggal .................................

SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI

PERPUSTAKAAN NASIONAL

REPUBLIK INDONESIA,

Tanda tangan

NAMA LENGKAP

- 91 -

7. SURAT PERINTAH

a. Format Surat Perintah yang ditandatangani oleh Kepala Perpustakaan

Nasional Republik Indonesia

PERPUSTAKAAN NASIONAL R.I.

SURAT PERINTAH

NOMOR: ..........................................

Menimbang : a. bahwa ........................................................... ;

b. bahwa .............................................................

Dasar : 1. ........................................................................;

2. .........................................................................

Memberi Perintah :

Kepada

:

1.

........................................................................;

2. ........................................................................; 3. ........................................................................;

4. dan seterusnya.

Untuk : 1. ........................................................................; 2. ........................................................................; 3. ........................................................................; 4. dan seterusnya.

Jakarta,................................

Kepala Perpustakaan Nasional

Republik Indonesia,

Tanda tangan

Nama Lengkap

Tembusan: (apabila ada) 1. ............................... 2. ............................... 3. ...............................

- 92 -

b. Format Surat Perintah yang ditandatangani oleh selain Kepala

Perpustakaan Nasional

SURAT PERINTAH

NOMOR: ..........................................

Menimbang : a. bahwa ........................................................... ;

b. bahwa .............................................................

Dasar : 1. ........................................................................;

2. .........................................................................

Memberi Perintah :

Kepada

:

1.

........................................................................;

2. ........................................................................; 3. ........................................................................;

4. dan seterusnya.

Untuk : 1. ........................................................................; 2. ........................................................................; 3. ........................................................................; 4. dan seterusnya.

Jakarta,................................

Sekretaris Utama/Deputi

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia,

Tanda tangan

Nama Lengkap

Tembusan: (apabila ada) 1. ............................... 2. ............................... 3. ...............................

- 93 -

8. NOTA DINAS

PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

UNIT KERJA (BIRO/PUSAT/DIREKTORAT/INSPEKTORAT/UPT)

NOTA DINAS

NOMOR: ...........................................

Yth. : ...............................................

Hal : ...............................................

............................................................................................................................. ...

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

............................

................................................................................................................................

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

............................

............................................................................................................................. ...

......................................................

Jakarta,................................

Nama Jabatan,

Tanda tangan

Nama Lengkap

Tembusan: (apabila ada)

1. .............................

2. .............................

3. .............................

- 94 -

9. LEMBAR DISPOSISI

LEMBAR DISPOSISI KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL

Nomor Agenda :

Tanggal Terima :

Tanggal Surat : Nomor :

Asal Surat :

Hal :

Diteruskan Kepada :

Rahasia Penting Segera Biasa

PERPUSTAKAAN NASIONAL

REPUBLIK INDONESIA

Sekretaris Utama

Inspektur

Deputi I

Deputi II

Ka. Pusat Pendidikan dan Pelatihan

Pustakawan Utama

Ka. Pusat Pembinaan Pustakawan

Ka. Pusat Data dan Informasi

1. ..................................................

2. ..................................................

3. ..................................................

4. ..................................................

5. ..................................................

. Ka. UPT Proklamator Bung Karno

Ka. UPT Proklamator Bung Hatta

...................................

Agendakan rapat dengan Kepala

Harap umumkan

Harap terima dan fasilitasi regulasi

Harap cermati/tindak lanjuti

Harap jawab setuju

Untuk menjadi perhatian

Harap hadiri/wakili/wakilkan

Jadwalkan Kepala hadir

Untuk didayagunakan

Koordinasikan dengan baik dan laporkan hasilnya

Laksanakan dengan baik

Siapkan sambutan/materi paparan/draft

surat

Harap gandakan

..............................................

Harap diaudit

File/simpan

- 95 -

10. SURAT UNDANGAN INTERN

a. Format Surat Undangan Intern yang ditandatangani Kepala

Perpustakaan Nasional

PERPUSTAKAAN NASIONAL R.I.

Nomor : ...../ ....../ ......./ ........ (Tempat), (Tgl, Bln, Thn)

Sifat : ...................................

Lampiran : ........(apabila ada).......

Hal : ...................................

Yth. ...........................

..................................

..................................

..................................

............................................................................................................................

...................................................................................:

Hari/ tanggal : ........................................

Waktu : ........................................

Tempat : ........................................

Acara : ........................................

............................................................................................... .............................

..................................................................................

Kepala Perpustakaan Nasional

Republik Indonesia,

Tanda tangan

Nama Lengkap

Tembusan: (apabila ada)

1. ..............................

2. ..............................

3. ..............................

- 96 -

b. Format Surat Undangan Intern yang ditandatangani oleh selain Kepala

Perpustakaan Nasional

PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

UNIT KERJA (BIRO/PUSAT/DIREKTORAT/INSPEKTORAT/UPT)

Nomor : ...../ ....../ ......./ ........ (Tempat), (Tgl, Bln, Thn)

Sifat : ...................................

Lampiran : ........(apabila ada).......

Hal : ...................................

Yth. ...........................

..................................

..................................

..................................

............................................................................................................................

...................................................................................:

Hari/ tanggal : ........................................

Waktu : ........................................

Tempat : ........................................

Acara : ........................................

............................................................................................................................

..................................................................................

Nama Jabatan,

Tanda tangan

Nama Lengkap

Tembusan: (apabila ada)

1. ..............................

2. ..............................

3. ..............................

- 97 -

c. Format Lampiran Surat Undangan Intern

Lampiran Surat .................................

Nomor : ..................................

Tanggal : ..................................

DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIUNDANG

1. .......................................................................................... ............

2. ......................................................................................................

3. ......................................................................................................

4. ......................................................................................................

5. ......................................................................................................

6. ......................................................................................................

7. ......................................................................................................

8. ......................................................................................................

9. ......................................................................................................

10. dst.

Nama Jabatan,

Tanda tangan

Nama Lengkap

- 98 -

11. SURAT DINAS

a. Format Surat Dinas yang ditanda tangani oleh Kepala

Perpustakaan Nasional

PERPUSTAKAAN NASIONAL R.I.

Yth. ..................................

..................................

..................................

..................................

............................................................................................................................. ....

............................................................................................................................. ....

............................

................................................................................................ .................................

............................................................................................................................. ....

............................

.................................................................................................................................

............................................................................................................................. ....

............................

Kepala Perpustakaan Nasional

Republik Indonesia,

Tanda tangan

Nama Lengkap

Tembusan: (apabila ada)

1. ...........................

2. ...........................

3. ...........................

Nomor : ...../ ....../ ....../ ....... (Tempat), (Tgl, Bulan, Tahun)

Sifat : .................................

Lampiran : .......(apabila ada)......

Hal : .................................

- 99 -

b. Format Surat Dinas yang ditanda tangani Atas Nama

Kepala Perpustakaan Nasional

PERPUSTAKAAN NASIONAL R.I.

Nomor : ...../ ....../ ....../ ....... (Tempat), (Tgl, Bulan, Tahun)

Sifat : .................................

Lampiran : .......(apabila ada)......

Hal : .................................

Yth. ..................................

..................................

..................................

..................................

............................................................................................................................. ....

............................................................................................................................. ....

............................

............................................................................................................................. ....

............................................................................................ .....................................

............................

............................................................................................................................. ....

............................................................................................................................. ....

............................

a.n. Kepala .................... Nama Jabatan,

Ttd & Cap Lambang Negara

Nama Lengkap

Tembusan: (apabila ada) 1. ...........................

2. ........................... 3. ...........................

- 100 -

c. Format Surat Dinas yang ditandatangani oleh selain Kepala

Perpustakaan Nasional

Nomor : ...../ ....../ ....../ ....... (Tempat), (Tgl, Bulan, Tahun) Sifat : .................................

Lampiran : .......(apabila ada)......

Hal : .................................

Yth. ..................................

..................................

..................................

..................................

............................................................................................................................. ....

............................................................................................................................. ....

............................

............................................................................................................................. ....

............................................................................................ .....................................

............................

............................................................................................................................. ....

.................................................................................................................................

............................

Nama Jabatan,

Tanda tangan

Nama Lengkap

Tembusan: (apabila ada)

1. ........................... 2. ...........................

3. ...........................

- 101 -

d. Format Surat Dinas yang ditandatangani oleh Kepala UPT Perpustakaan

PERPUSTAKAAN NASIONAL

REPUBLIK INDONESIA

UPT ……………………………………..

Nomor : ...../ ....../ ....../ ....... (Tempat), (Tgl, Bulan, Tahun) Sifat : .................................

Lampiran : .......(apabila ada)......

Hal : .................................

Yth. ..................................

..................................

..................................

..................................

............................................................................................................................. ....

.................................................................................................................................

............................

................................................................................................................... ..............

............................................................................................................................. ....

............................

............................................................................................................................. ....

............................................................................................................................. ....

............................

Nama Jabatan,

Ttd & Cap Dinas

Nama Lengkap

Tembusan: (apabila ada)

1. ........................... 2. ...........................

3. ...........................

- 102 -

12. SURAT UNDANGAN EKSTERN

a. Format Surat Undangan Ekstern yang ditandatangani oleh Kepala

Perpustakaan Nasional

PERPUSTAKAAN NASIONAL R.I.

Nomor : ...../ ....../ ....../ ....... (Tempat), (Tgl, Bulan, Tahun)

Sifat : .................................

Lampiran : .......(apabila ada)......

Hal : .................................

Yth. ..................................

..................................

..................................

..................................

............................................................................................................................. ....

............................................................................................................................. ....

............................

............................................................................................................................. ....

............................................................................................ .....................................

............................

............................................................................................................................. ....

............................................................................................................................. ....

............................

Kepala Perpustakaan Nasional

Republik Indonesia,

Tanda tangan

Nama Lengkap

Tembusan: (apabila ada)

1. ...........................

2. ...........................

3. ...........................

- 103 -

b. Format Surat Undangan Ekstern yang ditandatangani Atas Nama

Kepala Perpustakaan Nasional

PERPUSTAKAAN NASIONAL R.I.

Yth. ..................................

..................................

..................................

..................................

............................................................................................................................. ....

............................................................................................................................. ....

............................

................................................................................................ .................................

............................................................................................................................. ....

............................

.................................................................................................................................

............................................................................................................................. ....

............................

a.n. Kepala...............

Nama Jabatan,

Tanda tangan

Nama Lengkap

Tembusan: (apabila ada)

1. ...........................

2. ...........................

3. ...........................

Nomor : ...../ ....../ ....../ ....... (Tempat), (Tgl, Bulan, Tahun)

Sifat : .................................

Lampiran : .......(apabila ada)......

Hal : .................................

- 104 -

c. Format Surat Undangan Ekstern yang ditandatangani oleh selain

Kepala Perpustakaan Nasional

Nomor : ................................. (Tempat, Tgl, Bulan, Tahun)

Sifat : .................................

Lampiran : .......(apabila ada)......

Hal : .................................

Yth. ........................... ..................................

..................................

..................................

............................................................................................................................. ....

............................................................................................................................. ....

............................

............................................................................................................................. ....

............................................................................................ .....................................

............................

............................................................................................................................. ....

.................................................................................................................................

............................

Nama Jabatan,

Tanda tangan

Nama Lengkap

Tembusan: (apabila ada)

1. ...........................

2. ........................... 3. ...........................

- 105 -

d. Format Surat Undangan Ekstern yang ditandatangani oleh Kepala

UPT Perpustakaan

UPT .............................................................

Nomor : ................................. (Tempat), (Tgl, Bulan, Tahun)

Sifat : .................................

Lampiran : .................................

Hal : .................................

Yth. ........................... ..................................

..................................

..................................

............................................................................................................................. ....

............................................................................................................................. ....

............................

............................................................................................................................. ....

............................................................................................................................. ....

............................

............................................................................................................................. ....

............................................................................................ .....................................

............................

Nama Jabatan,

Tanda tangan

Nama Lengkap

Tembusan:

1. ...........................

2. ...........................

3. ...........................

- 106 -

e. Format Lampiran Surat Undangan Ekstern

Lampiran Surat .................................

Nomor : ..................................

Tanggal : ..................................

DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIUNDANG

1. ......................................................................................................

2. ......................................................................................................

3. ......................................................................................................

4. ......................................................................................................

5. ......................................................................................................

6. ......................................................................................................

7. ......................................................................................................

8. ......................................................................................................

9. ......................................................................................................

10. dst.

Nama Jabatan,

Tanda tangan

Nama Lengkap

- 107 -

Mengharapkan dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Saudara

Pada acara ............................................................................................................................

............................................................................................................................ ..........................................

Hari .......... tanggal ............................................... , pukul.............WIB bertempat di .............................

SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA BIRO/KEPALA PUSAT/...

Mengharapkan dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Saudara

Pada acara

............................................................................................................................. .

............................................................................................................................. . ......................................

Hari .......... tanggal ............................................... ,

pukul.............WIB bertempat di .............................

f. Format Undangan Dalam Bentuk Kartu yang ditandatangani Kepala

Perpustakaan Nasional

PERPUSTAKAAN NASIONAL R.I.

• Harap hadir ................ menit

sebelum acara dimulai dan

undangan dibawa

• Konfirmasi: .........................................

Pakaian: Laki-laki :........................

Perempuan :........................ TNI/ POLRI :........................

g. Format Undangan Dalam Bentuk Kartu yang ditandatangani selain

Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (Sekretaris

Utama/Deputi/Kepala Biro/Kepala Pusat)

• Harap hadir ................ menit

sebelum acara dimulai dan

undangan dibawa

• Konfirmasi: .........................................

Pakaian: Laki-laki :........................

Perempuan :........................

TNI/ POLRI :........................

- 108 -

PERPUSTAKAAN NASIONAL

REPUBLIK INDONESIA

UPT ……………………………………..

KEPALA UPT PERPUSTAKAAN...............................................

Mengharapkan dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Saudara

Pada acara

............................................................................................................................. .

.............................................................................................................................. ......................................

Hari .......... tanggal .............................................. ,

pukul.............WIB bertempat di .............................

h. Format Surat Undangan yang berbentuk kartu yang ditandatangani

oleh Kepala UPT Perpustakaan

• Harap hadir................ menit

sebelum acara dimulai dan undangan dibawa

• Konfirmasi: .........................................

Pakaian:

Laki-laki :........................ Perempuan :........................

TNI/ POLRI :........................

- 109 -

13. KESEPAHAMAN BERSAMA

a. Format Kesepahaman Bersama Yang Menggunakan Lambang Negara

KESEPAHAMAN BERSAMA

ANTARA

................................................

DAN

.................................................

TENTANG

..................................................................................

NOMOR: .......................

NOMOR: .......................

Pada hari ini, tanggal......,bulan....,tahun......, bertempat di ....,

kami yang bertanda tangan di bawah ini:

1. .................. : ........................... , selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA;

2. .................. : ........................... , selanjutnya disebut PIHAK KEDUA;

Untuk selanjutnya PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA secara bersama-sama

disebut PARA PIHAK, menerangkan terlebih dahulu bahwa:

a. PIHAK PERTAMA adalah........

b. PIHAK KEDUA adalah.............

Atas dasar hal tersebut, PARA PIHAK sepakat untuk mengadakan Kesepahaman

Bersama dalam ................. sebagaimana diatur dalam Pasal-Pasal berikut ini:

Pasal 1

TUJUAN

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

Pasal 2

RUANG LINGKUP

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

- 110 -

Pasal 3

PELAKSANAAN KEGIATAN

............................................................................................................................... ...............................................................................................................................

Pasal 4

PEMBIAYAAN

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

....................................................................................................................

Pasal 5

EVALUASI

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

...................................................................................................................

Pasal 6

JANGKA WAKTU

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

...................................................................................................................

Pasal 7

PENYELESAIAN PERSELISIHAN

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

...................................................................................................................

Pasal 8

LAIN-LAIN

(1) Apabila terjadi hal-hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak atau force

majeure, dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu

pelaksanaan tugas pekerjaan dengan persetujuan kedua belah pihak.

(2) Yang termasuk force majeure adalah:

a. Bencana alam;

b. Tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter;

c. Keadaan keamanan yang tidak mengizinkan.

(3) Segala perubahan dan atau pembatalan terhadap Kesepahaman Bersama ini

akan diatur bersama-sama kemudian oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua;

- 111 -

(4) Hal-hal yang belum diatur dalam Kesepahaman Bersama ini akan diatur lebih

lanjut oleh PARA PIHAK dalam Perjanjian Kerja Sama dan merupakan bagian

yang tidak terpisahkan dari Kesepahaman Bersama ini;

(5) Apabila Perjanjian Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (4) belum

disusun sampai dengan berakhirnya jangka waktu Kesepahaman Bersama ini,

maka hal tersebut tidak akan menimbulkan akibat hukum apapun bagi PARA

PIHAK.

Pasal 9

PENUTUP

Kesepahaman Bersama ini dibuat dalam rangkap 2 (dua) asli masing-masing bermaterai cukup dan mempunyai kekuatan hukum yang sama guna kepentingan PARA PIHAK.

PIHAK KEDUA

Nama Lengkap

PIHAK PERTAMA

Nama Lengkap

- 112 -

b. Format Kesepahaman Bersama Yang Menggunakan Logo

KESEPAHAMAN BERSAMA

ANTARA

................................................

DAN

.................................................

TENTANG

..................................................................................

NOMOR: .......................

NOMOR: .......................

Pada hari ini, tanggal......,bulan....,tahun......, bertempat di ....,

kami yang bertanda tangan di bawah ini:

1. .................. : ........................... , selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA;

2. .................. : ........................... , selanjutnya disebut PIHAK KEDUA;

Untuk selanjutnya PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA secara bersama-sama

disebut PARA PIHAK, menerangkan terlebih dahulu bahwa:

a. PIHAK PERTAMA adalah........

b. PIHAK KEDUA adalah.............

Atas dasar hal tersebut, PARA PIHAK sepakat untuk mengadakan Kesepahaman

Bersama dalam ................. sebagaimana diatur dalam Pasal-Pasal berikut ini:

Pasal 1

TUJUAN

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

Pasal 2

RUANG LINGKUP

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

LOGO LEMBAGA

- 113 -

Pasal 3

PELAKSANAAN KEGIATAN

............................................................................................................................... ...............................................................................................................................

Pasal 4

PEMBIAYAAN

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

....................................................................................................................

Pasal 5

EVALUASI

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

...................................................................................................................

Pasal 6

JANGKA WAKTU

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

...................................................................................................................

Pasal 7

PENYELESAIAN PERSELISIHAN

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

...................................................................................................................

Pasal 8

LAIN-LAIN

(1) Apabila terjadi hal-hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak atau force

majeure, dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu

pelaksanaan tugas pekerjaan dengan persetujuan kedua belah pihak.

(2) Yang termasuk force majeure adalah:

a. Bencana alam;

b. Tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter;

c. Keadaan keamanan yang tidak mengizinkan.

(3) Segala perubahan dan atau pembatalan terhadap Kesepahaman Bersama ini

akan diatur bersama-sama kemudian oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua;

- 114 -

(4) Hal-hal yang belum diatur dalam Kesepahaman Bersama ini akan diatur lebih

lanjut oleh PARA PIHAK dalam Perjanjian Kerja Sama dan merupakan bagian

yang tidak terpisahkan dari Kesepahaman Bersama ini;

(5) Apabila Perjanjian Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (4) belum

disusun sampai dengan berakhirnya jangka waktu Kesepahaman Bersama ini,

maka hal tersebut tidak akan menimbulkan akibat hukum apapun bagi PARA

PIHAK.

Pasal 9

PENUTUP

Kesepahaman Bersama ini dibuat dalam rangkap 2 (dua) asli masing-masing bermaterai cukup dan mempunyai kekuatan hukum yang sama guna kepentingan PARA PIHAK.

PIHAK KEDUA

Nama Lengkap

PIHAK PERTAMA

Nama Lengkap

- 115 -

14. PERJANJIAN KERJA SAMA

PERJANJIAN KERJA SAMA ANTARA

................................................

DAN

.................................................

TENTANG

..................................................................................

NOMOR: .......................

NOMOR: .......................

Pada hari ini, tanggal......,bulan....,tahun......, bertempat di

................................................. Yang bertanda tangan di bawah ini:

1. .................. : ........................... , selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA;

2. .................. : ........................... , selanjutnya disebut PIHAK KEDUA;

Sebagai tindak lanjut Kesepahaman Bersama antara Perpustakaan Nasional dengan ………………….. Nomor ……………….. tentang ……………………………

PIHAK PERTAMA DAN PIHAK KEDUA yang selanjutnya disebut PARA PIHAK secara Bersama-sama sepakat mengadakan perjanjian kerja sama di bidang ............. yang

diatur dalam ketentuan sebagai berikut:

Pasal 1

TUJUAN KERJA SAMA

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

Pasal 2

RUANG LINGKUP KERJA SAMA

............................................................................................................................... ...............................................................................................................................

LOGO

LEMBAGA

- 116 -

Pasal 3 TANGGUNG JAWAB

...............................................................................................................................

........................................................................................................................

Pasal 4 UNIT KERJA PELAKSANA

...............................................................................................................................

........................................................................................................................

Pasal 5 TATA CARA DAN PEMBIAYAAN

...............................................................................................................................

........................................................................................................................

Pasal 6 JANGKA WAKTU

...............................................................................................................................

........................................................................................................................ Pasal 7

MONITORING DAN EVALUASI ............................................................................................................................... ........................................................................................................................

Pasal 8

KETENTUAN LAIN-LAIN

(1) Apabila terjadi hal-hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak atau force

majeure, dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu

pelaksanaan tugas pekerjaan dengan persetujuan kedua belah pihak.

(2) Yang termasuk force majeure adalah: a. Bencana alam; b. Tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter; c. Keadaan keamanan yang tidak mengizinkan.

(3) Segala Perubahan dan atau Pembatalan terhadap perjanjian kerja sama ini

akan diatur bersama-sama kemudian oleh PARA PIHAK.

Pasal 8

PENUTUP

Perjanjian Kerja Sama ini dibuat dalam rangkap 2 (dua) asli masing-masing

bermaterai cukup dan mempunyai kekuatan hukum yang sama guna kepentingan

PARA PIHAK.

PIHAK KEDUA

Nama Lengkap

PIHAK PERTAMA

Nama Lengkap

- 117 -

15. SURAT KUASA

a. Format Surat Kuasa yang ditandatangani oleh Kepala

Perpustakaan Nasional

PERPUSTAKAAN NASIONAL R.I.

SURAT KUASA

NOMOR ............

Yang bertanda tangan di bawah ini

Nama : ....................................

Jabatan : ....................................

Alamat : ....................................

Dengan ini memberi kuasa kepada

Nama : ....................................

Jabatan : ....................................

Alamat : ....................................

Untuk

...........................................................................................................................

...........................................................................................................................

.............................................

Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, .............................

Penerima Kuasa,

Ttd.

Nama Lengkap

NIP.

Pemberi Kuasa,

Materai, tanda tangan dan cap

Lambang Negara

Nama Lengkap

NIP.

- 118 -

b. Format Surat Kuasa yang ditandatangani oleh selain Kepala

Perpustakaan Nasional

SURAT KUASA

NOMOR................

Yang bertanda tangan di bawah ini

Nama : ....................................

Jabatan : ....................................

Alamat : ....................................

Dengan ini memberi kuasa kepada

Nama : ....................................

Jabatan : ....................................

Alamat : ....................................

Untuk

.............................................................................................................................

.............................................................................................................................

............................................

Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, ...............................

Penerima Kuasa,

Ttd.

Nama Lengkap

NIP.

Pemberi Kuasa,

Materai, tanda tangan dan cap dinas

Nama Lengkap

NIP.

- 119 -

16. BERITA ACARA

a. Format Berita Acara yang ditandatangani oleh Kepala

Perpustakaan Nasional

PERPUSTAKAAN NASIONAL R.I.

Dibuat di ………….

1. ...........................(nama),. ............... (nomor

selanjutnya disebut Pihak Pertama;

2. ...........................(nama),. ............... (nomor

selanjutnya disebut Pihak Kedua.

induk pegawai dan jabatan),

BERITA ACARA..........................

NOMOR: .........................................

Pada hari ini, ..........tanggal ..............., bulan ..........., tahun......, kami masing-

masing yang bertanda tangan di bawah ini:

telah melakukan ........................ dengan rincian sebagai berikut:

1. ...........................................................................................................

2. ...........................................................................................................

3. ...........................................................................................................

Demikianlah berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan

....................................untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Lampiran

dari berita acara ini merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari berita

acara ini.

Pihak Kedua Nama Jabatan

Pihak Pertama Nama Jabatan

Ttd Ttd

Nama Lengkap Nama Lengkap

Saksi Kedua

Nama Jabatan

Ttd

Nama Lengkap

jabatan), dan pegawai induk

Saksi Pertama

Nama Jabatan

Ttd

Nama Lengkap

- 120 -

b. Format Berita Acara yang ditandatangani selain Kepala Perpustakaan

Nasional

Dibuat di ………………………

PERPUSTAKAAN NASIONAL

REPUBLIK INDONESIA

BERITA ACARA..........................

NOMOR: .........................................

Pada hari ini, ..........tanggal ..............., bulan ..........., tahun......, kami masing-

masing yang bertanda tangan di bawah ini:

1. ...........................(nama),................(nomor induk pegawai dan jabatan),

selanjutnya disebut Pihak Pertama;

2. ...........................(nama),................(nomor induk pegawai dan jabatan),

selanjutnya disebut Pihak Kedua.

telah melakukan ........................ dengan rincian sebagai berikut:

1. ...........................................................................................................

2. ...........................................................................................................

3. ...........................................................................................................

Demikianlah berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan

....................................untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Lampiran

dari berita acara ini merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari

berita acara ini.

Pihak Kedua

Nama Jabatan

Pihak Pertama

Nama Jabatan

Ttd Ttd

Nama Lengkap Nama Lengkap

Saksi Kedua

Nama Jabatan

Ttd

Nama Lengkap

Saksi Pertama

Nama Jabatan

Ttd

Nama Lengkap

- 121 -

17. SURAT KETERANGAN

a. Format Surat Keterangan tentang Orang

1) Surat Keterangan yang ditandatangani oleh Kepala

Perpustakaan Nasional

PERPUSTAKAAN NASIONAL R.I.

SURAT KETERANGAN

NOMOR: ........................

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : ....................................

NIP : ....................................

Pangkat/ Gol. : ....................................

Jabatan : ....................................

Dengan ini menerangkan:

Nama

NIP

Pangkat/ Gol

Jabatan

: ....................................

: ....................................

: ....................................

: ....................................

adalah benar........................................................................................................

.............................................................................................................................

.............................................................................................................................

Demikian Surat Keterangan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana

mestinya.

Jakarta, ..........................

Nama Jabatan

ttd Nama Lengkap

- 122 -

2) Surat Keterangan yang ditandatangani oleh selain Kepala

Perpustakaan Nasional

SURAT KETERANGAN

NOMOR: ........................

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : ....................................

NIP : ....................................

Pangkat/ Gol. : ....................................

Jabatan : ....................................

Dengan ini menerangkan:

Nama

NIP

Pangkat/ Gol

Jabatan

: ....................................

: ....................................

: ....................................

: ....................................

adalah benar ...................................................................................................

...........................................................................................................................

...........................................................................................................................

........................................................................................................................

Demikian Surat Keterangan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana

mestinya.

Jakarta, ..........................

Nama Jabatan

ttd

Nama Lengkap

- 123 -

b. Format Surat Keterangan Tentang Hal/Peristiwa

1) Surat Keterangan yang ditandatangani oleh Kepala

Perpustakaan Nasional

PERPUSTAKAAN NASIONAL R.I.

Dengan ini menerangkan bahwa pada hari ini ........, tanggal .... ,bulan ................, tahun ..........., pukul .......... ....... telah terjadi hal/peristiwa sebagaimana diterangkan berikut ini: ..........................................................................................................................................................................................................................................

Demikian Surat Keterangan ini dibuat untuk dipergunakan

sebagaimana mestinya.

Jakarta,....................

Nama Jabatan

Ttd Nama Pejabat

SURAT KETERANGAN

NOMOR: ............................

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama

NIP

Pangkat/Gol

Jabatan

: ....................................

: ....................................

: ....................................

: ....................................

- 124 -

2) Surat Keterangan yang ditandatangani oleh selain Kepala

Perpustakaan Nasional

Dengan ini menerangkan bahwa pada hari ini ........, tanggal .... ,bulan ................, tahun ..........., pukul ....... telah terjadi hal/peristiwa sebagaimana diterangkan berikut ini:

...........................................................................................................

...........................................................................................................

..........................................................................................................

Demikian Surat Keterangan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

SURAT KETERANGAN

NOMOR : ............................

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama

NIP

Pangkat/Gol

Jabatan

: ....................................

: ....................................

: ....................................

: ....................................

Jakarta,...................

Nama Jabatan

Ttd

Nama Jabatan

- 125 -

18. SURAT PENGANTAR

PERPUSTAKAAN NASIONAL

REPUBLIK INDONESIA

/UPT…………………….

.........................

Yth. ............................... ......................................

......................................

......................................

SURAT PENGANTAR NOMOR: ....................

No. Naskah Dinas/ Barang

Yang Dikirimkan

Jumlah Keterangan

Diterima tanggal : ...................................

Penerima Pengirim ........................., ............................,

Ttd. & cap instansi penerima Ttd. & cap dinas

Nama Lengkap Nama Lengkap NIP NIP

No. Telepon/Faksimili..............................

*setelah ditandatangani, lembar kedua harap dikirim kembali

- 126 -

19. PENGUMUMAN

a. Format Pengumuman yang ditandatangani oleh Kepala

Perpustakaan Nasional

PERPUSTAKAAN NASIONAL R.I.

PENGUMUMAN

NOMOR : .............

TENTANG

..............................................

............................................................................................................... .........................................................................................................................

................................................................................................................

.......................................................................................................................... ...........................................................................................

...................................................................................... .....................................................................

Dikeluarkan di ........................ pada tanggal ........................

Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia,

Ttd & cap Lambang Negara

Nama Lengkap NIP

- 127 -

b. Format Pengumuman yang ditandatangani oleh selain Kepala

Perpustakaan Nasional

PENGUMUMAN

NOMOR: .............

TENTANG

..............................................

............................................................................................................... ...............................

................................................................................................................

.......................................................................................................................... ............................................

...................................................................................... .....................................................................

Dikeluarkan di ........................ pada tanggal ........................

Nama Jabatan,

Ttd. & cap dinas

Nama Lengkap NIP

- 128 -

20. BERITA ACARA SERAH TERIMA JABATAN

a. Format Berita Acara Serah Terima Jabatan Kepala Perpustakaan

Nasional

PERPUSTAKAAN NASIONAL R.I.

BERITA ACARA SERAH TERIMA JABATAN

KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL

NOMOR: .....................

Pada hari ini, ..........tanggal ..............., bulan ..........., tahun......, kami

masing-masing yang bertanda tangan di bawah ini:

1. Nama : ........................

2. Jabatan ................................. (Pejabat Lama)

Selanjutnya disebut sebagai Pihak Kesatu

1. Nama : ........................

2. Jabatan ................................. (Pejabat Baru)

Selanjutnya disebut Pihak Kedua

Berdasarkan Surat Keputusan..............Nomor..............Tahun...........

Tanggal ........... maka dengan ini:

a. Pihak Kesatu menyerahkan segala tugas, wewenang dan tanggung jawab

sebagai .................... kepada Pihak Kedua;

b. Pihak Kedua telah menerima segala tugas, wewenang dan tanggung jawab

sebagai dari Pihak Kesatu;

c. Mulai saat penandatanganan Berita Acara Serah Terima Jabatan ini, segala

tugas, wewenang dan tanggung jawab Pihak Kesatu beralih kepada Pihak

Kedua.

Demikianlah Berita Acara Serah Terima Jabatan ini, telah dibuat dengan

sesungguhnya dan ditandatangani oleh kedua belah pihak.

Pihak Kedua

Yang Menerima

Pihak Kesatu

Yang Menyerahkan

Ttd Ttd

Nama Lengkap

NIP.

Nama Lengkap

NIP.

- 129 -

b. Format Berita Acara Serah Terima Jabatan selain Kepala Perpustakaan

Nasional

BERITA ACARA SERAH TERIMA JABATAN

..............................................................

NOMOR: ...............................

Pada hari ini, ..........tanggal ..............., bulan ..........., tahun......, kami masing-

masing yang bertanda tangan di bawah ini:

1. Nama : ........................

2. Jabatan .................................. (Pejabat Lama)

Selanjutnya disebut sebagai Pihak Kesatu

1. Nama : ........................

2. Jabatan ................................... (Pejabat Baru)

Selanjutnya disebut Pihak Kedua

Berdasarkan Surat Keputusan..............Nomor..............Tahun...........

Tanggal ........... maka dengan ini:

a. Pihak Kesatu menyerahkan segala tugas, wewenang dan tanggung jawab

sebagai ................. kepada Pihak Kedua;

b. Pihak Kedua telah menerima segala tugas, wewenang dan tanggung jawab

sebagai dari Pihak Kesatu;

c. Mulai saat penandatanganan Berita Acara Serah Terima Jabatan ini, segala

tugas, wewenang dan tanggung jawab Pihak Kesatu beralih kepada Pihak

Kedua.

Demikianlah Berita Acara Serah Terima Jabatan ini, telah dibuat dengan

sesungguhnya dan ditandatangani oleh kedua belah pihak.

Pihak Kedua Pihak Kesatu Yang Menerima Yang Menyerahkan

Ttd Ttd

Nama Lengkap Nama Lengkap NIP. NIP.

Mengetahui,

(Atasan Langsung)

Ttd

Nama Lengkap

- 130 - 21. NOTULA

NOTULA

........................................................................

Dasar : ................................................ Tanggal : ................................................ Tempat : ................................................ Agenda : ................................................ Pimpinan rapat : Peserta : 1. ................ 2. ................ dst.

Pelaksanaan:

1 ...................................................................................................................

2 ...................................................................................................................

3. Dst.

Mengetahui

Atasan langsung,

Ttd.

Nama Lengkap

Notulis,

Ttd.

Nama Lengkap

- 131 -

22. SAMBUTAN TERTULIS KEPALA

PERPUSTAKAAN NASIONAL R.I.

SAMBUTAN

KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL RI pada Acara

...............................................................

...............................................................

Bismillahirrahmanirrahim, Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh, Salam Sejahtera Bagi Kita Semua, Om Swastyastu, Namo Buddhaya, Salam Kebajikan, Yang Saya Hormati: 1. .....................................; 2. .....................................; 3. .....................................; 4. Hadirin dan undangan yang berbahagia. ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ Terima kasih, Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh, Om Shanti Shanti Shanti Om, Namo Buddhaya. Jakarta, ................................... Kepala Perpustakaan Nasional RI, Ttd. Nama Lengkap

- 132 -

23. SIARAN PERS

SIARAN PERS

Nomor: .....................

Tentang

........................................

..........................................................................................................................

..........................................................................................................................

..........................................................................................................................

..........................................................................................................................

..........................................................................................................................

..........................................................................................................................

Humas Perpustakaan Nasional RI, ttd

Nama Pejabat

Hubungi kami:

humas@perpusnas.go.id

humasperpusnas@gmail.com

- 133 -

24. SURAT PERJALANAN DINAS

- 134 -

- 135 -

25. SERTIFIKAT

a. Format sertifikat akreditasi lembaga perpustakaan

- 136 -

b. Format sertifikat uji kompetensi pustakawan ahli utama

Nomor : ....................................................................

Dasar : a. Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen

Pegawai Negeri Sipil, Pasal 76 ayat (1);

b. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan

Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2014

tentang Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya,

Pasal 33 ayat (1), serta ketentuan pelaksanaannya.

Memperhatikan : Hasil Uji Kompetensi Pustakawan yang diselenggarakan oleh

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia pada:

Tanggal : ....................................

Tempat : Perpustakaan Nasional Republik Indonesia

Menyatakan bahwa,

Nama :

NIP :

Tempat, Tanggal Lahir :

Pangkat/Gol Ruang :

Jabatan :

Instansi :

telah mengikuti dan Lulus Uji Kompetensi Jenjang Jabatan Fungsional Pustakawan Ahli

Utama untuk Kompetensi Kepustakawanan, Managerial, dan Sosial Kultural.

Jakarta, ..................................

Sekretaris Utama

Perpustakaan Nasional RI,

..................................................

NIP.

Foto 3 x 4 berwarna

- 137 -

c. Format sertifikat uji kompetensi pustakawan ahli madya ke bawah

Nomor : ...............................................................................

Dasar : Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi

Birokrasi Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2014 tentang Jabatan

Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya, serta ketentuan

pelaksanaannya.

Memperhatikan : Hasil Uji Kompetensi Pustakawan yang diselenggarakan oleh Pusat

Pembinaan Pustakawan, Perpustakaan Nasional Republik Indonesia

pada :

Tanggal : ................................

Tempat : Perpustakaan Nasional Republik Indonesia

Menyatakan bahwa,

Nama :

NIP :

Tempat, Tanggal Lahir :

Pangkat/Gol Ruang :

Jabatan :

Instansi :

telah mengikuti dan Lulus Uji Kompetensi Jenjang Jabatan Fungsional Pustakawan ..............

` Jakarta, .............................

Kepala Pusat Pembinaan Pustakawan,

Perpustakaan Nasional RI,

..............................................

NIP.

Foto 3 x 4 berwarna

- 138 -

d. Format sertifikat dari kegiatan seminar, ekspose, focus group

discussion, workshop, magang/praktik kerja lapangan dan/atau

sejenisnya

Tempat, tanggal

Nama Jabatan,

Ttd. & cap dinas

Nama Lengkap

Telah mengikuti........................ dari tanggal ..........s.d ........... bertempat di.........................

: ..................................................

: .............(jika diperlukan)............

: .............(jika diperlukan)............

Sebagai......................

Nama

NIP

Instansi

Diberikan kepada

SERTIFIKAT

Nomor: .............................

- 139 - 26. SURAT TANDA TAMAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

SURAT TANDA TAMAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN NOMOR:

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil

beserta ketentuan pelaksanaannya, menyatakan bahwa :

Nama : NIP : Tempat, Tanggal Lahir : Pangkat/Golongan Ruang : Jabatan : Instansi :

LULUS

Pendidikan dan Pelatihan Calon Pustakawan Tingkat Ahli yang diselenggarakan oleh Perpustakaan Nasional Republik

Indonesia dari tanggal ... ........... s.d. ... .......... bertempat di Jakarta dengan jumlah 628 jam pelatihan.

Jakarta, ……………….

Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan

Perpustakaan Nasional RI,

Nama Pejabat

Foto

- 140 -

27. PIAGAM PENGHARGAAN

PERPUSTAKAAN NASIONAL R.I.

NOMOR: ……………......……….

Kepala Perpustakaan Nasional memberikan penghargaan kepada:

Nama : ................................................

Tempat, tanggal lahir : ................................................ NIP : ................................................ Pangkat dan golongan : ................................................ Jabatan : .................................................... Instansi : ...............................................

...................................................................................................................................

..................................

...................................................................................................................................

..................................

........................................................................................

Tempat, tanggal

Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia,

Ttd. dan cap dinas

Nama Pejabat

- 142 -

PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

PERJANJIAN KINERJA TAHUN ............

Dalam rangka mewujudkan manajemen pemerintahan yang efektif, transparan dan

akuntabel serta berorientasi pada hasil, yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama :

Jabatan :

berjanji akan mewujudkan target kinerja yang seharusnya sesuai lampiran perjanjian

ini, dalam rangka mencapai target kinerja jangka menengah seperti yang telah

ditetapkan dalam dokumen perencanaan.

Keberhasilan dan kegagalan pencapaian target kinerja tersebut menjadi tanggung

jawab kami.

......................., ...........................

........................................................

28. PERJANJIAN KINERJA

a. Format Perjanjian Kinerja Tingkat Lembaga

- 143 -

PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

PERJANJIAN KINERJA TAHUN ............

Dalam rangka mewujudkan manajemen pemerintahan yang efektif, transparan dan

akuntabel serta berorientasi pada hasil, yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama :

Jabatan :

selanjutnya disebut pihak pertama

Nama :

Jabatan :

Selaku atasan pihak pertama, selanjutnya disebut pihak kedua

Pihak pertama berjanji akan mewujudkan target kinerja yang seharusnya sesuai

lampiran perjanjian ini, dalam rangka mencapai target kinerja jangka menengah seperti

yang telah ditetapkan dalam dokumen perencanaan. Keberhasilan dan kegagalan

pencapaian target kinerja tersebut menjadi tanggung jawab kami.

Pihak kedua akan melakukan supervise yang diperlukan serta akan melakukan evaluasi

terhadap capaian kinerja dari perjanjian ini dan mengambil tindakan yang diperlukan

dalam rangka pemberian penghargaan dan sanksi.

......................., ..........................

Pihak Kedua, Pihak Pertama,

.................................... .......................................

b. Format Perjanjian Kinerja Unit Eselon I dan Eselon II

- 144 -

PERJANJIAN KINERJA TAHUN ............

UNIT KERJA

No. Sasaran Program/

Kegiatan Indikator Kinerja Target

(1) (2) (3) (4)

Kegiatan Anggaran

1. ……………………… Rp ………………………

2. ……………………… Rp ………………………

……………….., …………….

Atasan Pimpinan Unit Kerja Pimpinan Unit Kerja

……………………… ………………..

c. Format Formulir Lampiran Perjanjian Kinerja

- 145 -

PERPUSTAKAAN NASIONAL R.I.

PAKTA INTEGRITAS

Saya, ..... (nama pembuat pernyataan), ..... (jabatan), menyatakan sebagai berikut:

1. Berperan secara pro aktif dalam upaya pencegahan dan pemberantasan Korupsi, Kolusi

dan Nepotisme serta tidak melibatkan diri dalam perbuatan tercela;

2. Tidak meminta atau menerima pemberian secara langsung atau tidak langsung berupa

suap, hadiah, bantuan, atau bentuk lainnya yang tidak sesuai dengan ketentuan yang

berlaku;

3. Bersikap transparan, jujur, obyektif, dan akuntabel dalam melaksanakan tugas;

4. Menghindari pertentangan kepentingan (conflict of interest) dalam pelaksanaan tugas;

5. Memberi contoh dalam kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan dalam

melaksanakan tugas, terutama kepada karyawan yang berada di bawah pengawasan saya

dan sesama pegawai di lingkungan kerja saya secara konsisten;

6. Akan menyampaikan informasi penyimpanan integritas di ..... (nama instansi/unit kerja)

serta turut menjaga kerahasaiaan saksi atas pelanggaran peraturan yang dilaporkannya;

7. Bila saya melanggar hal-hal tersebut di atas, saya siap menghadapai konsekuensinya.

................, ..................................

Menyaksikan :

Pembuat Pernyataan

.............................................. ..................................

29. PAKTA INTEGRITAS

- 146 -

30. LAPORAN

UNIT KERJA (BIRO/PUSAT/DIREKTORAT/INSPEKTORAT/UPT)

LAPORAN TENTANG

............................................................

A. PENDAHULUAN 1. Latar Belakang 2. Maksud dan Tujuan 3. Ruang Lingkup 4. Dasar

B. MATERI LAPORAN

.......................................................................................................................

.......................................................................................................................

................................................................................................................

C. SIMPULAN DAN SARAN ....................................................................................................................... ....................................................................................................................... ...............................................................................................................

D. PENUTUP

.......................................................................................................................

............................................................................................

Dibuat di : ..............................

pada tanggal : ..............................

Nama Jabatan

Ttd. & cap dinas

Nama Lengkap

NIP

- 147 - 31. TELAAHAN STAF

UNIT KERJA (BIRO/PUSAT/DIREKTORAT/INSPEKTORAT/UPT)

TELAAHAN STAF

TENTANG

...............................................................

I. Persoalan

......................................................................................................................

................................................................................................

II. Pra-anggapan

......................................................................................................................

......................................................................................................

III. Fakta-Fakta yang Mempengaruhi

......................................................................................................................

.....................................................................

IV. Analisis

......................................................................................................................

...........................................................................

V. Kesimpulan

......................................................................................................................

...........................................................................................

VI. Saran

......................................................................................................................

...........................................................................................

Nama Jabatan

Ttd.

Nama Lengkap

NIP

- 148 - B. PENOMORAN NASKAH DINAS

1. Umum

1 Kode unit organisasi yang membuat atau mengeluarkan surat,

sebagai berikut:

No. Nama Unit Organisasi Kode Unit

1 2 3

1 Kepala Perpusnas 1

2 Sekretariat Utama 2

a. Biro Perencanaan dan Keuangan 2.1

b. Biro Hukum, Organisasi, Kerja Sama, dan Humas 2.2

c. Biro SDM dan Umum 2.3

3 Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka dan Jasa

Informasi

3

a. Direktorat Deposit dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan

3.1

b. Pusat Bibliografi dan Pengolahan Bahan Perpustakaan

3.2

c. Pusat Preservasi dan Alih Media Bahan

Perpustakaan

3.3

d. Pusat Jasa Informasi Perpustakaan dan Pengelolaan Naskah Nusantara

3.4

4 Deputi Bidang Pengembangan Sumber Daya

Perpustakaan

4

a. Direktorat Standardisasi dan Akreditasi 4.1

b. Pusat Pengembangan Perpustakaan Umum dan

Khusus

4.2

c. Pusat Pengembangan Perpustakaan Sekolah/ Madrasah dan Perguruan Tinggi

4.3

d. Pusat Analisis Perpustakaan dan Pengembangan Budaya Baca

4.4

5 Inspektorat 5

6 Pusat Data dan Informasi 6

7 Pusat Pembinaan Pustakawan 7

8 Pusat Pendidikan dan Pelatihan 8

9 UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno 9

10 UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta 10

2 Kode klasifikasi Arsip sesuai dengan subjek surat merujuk pada sistem

klasifikasi Arsip Perpustakaan Nasional Republik Indonesia;

3 Kode bulan dalam sistem penomoran surat dinas disingkat

menggunakan angka romawi dengan ketentuan sebagai berikut:

No. Bulan Kode

1 2 3

1 Januari I

2 Februari II

3 Maret III

4 April IV

- 149 - 5 Mei V

6 Juni VI

7 Juli VII

8 Agustus VIII

9 September IX

10 Oktober X

11 November XI

12 Desember XII

4 Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh Pimpinan Tinggi Madya

dengan penyebutan a.n kepala Perpustakaan Nasional menggunakan

kode unit organisasi jabatan Kepala Perpustakaan Nasional Republik

Indonesia;

5 Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh Pimpinan Tinggi Pratama

dengan penyebutan a.n. menggunakan kode unit organisasi dari

pejabat yang diatasnamakan; dan

6 Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh Administrator dengan

penyebutan a.n menggunakan kode unit organisasi dari pejabat yang

diatasnamakan.

2. Penomoran Naskah Dinas Pengaturan

1 Instruksi, Standar Operasional Prosedur Aparatur Pemerintah, dan

Surat Edaran.

Susunan penomoran Naskah Dinas arahan yang bersifat pengaturan

terdiri dari tulisan Nomor, Nomor Naskah (nomor urut dalam satu

tahun takwim), tulisan Tahun dengan huruf kapital, dan tahun terbit.

1) Contoh Format Penomoran Instruksi:

INSTRUKSI KEPALA

PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

NOMOR ... TAHUN ...

TENTANG

............................................

2) Contoh Format Penomoran Standar Operasional Prosedur

Aparatur Pemerintah:

NOMOR SOP AP ............Tahun......

TANGGAL PENGESAHAN ............................

- 150 - TANGGAL REVISI ............................

DISAHKAN OLEH ............................

NAMA SOP AP ............................

3) Contoh Format Penomoran Surat Edaran:

SURAT EDARAN

NOMOR ... TAHUN ...

TENTANG

...................................................................

.....................................................................

3. Penomoran Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)

Keputusan merupakan Naskah Dinas arahan yang bersifat penetapan.

Sistem penomoran Naskah Dinas penetapan sama dengan sistem

penomoran pada Naskah Dinas yang bersifat pengaturan. Susunan

penomoran pada Naskah Dinas ini adalah sebagai berikut:

1 Nomor urut; dan

2 Tahun terbit.

Contoh Format Penomoran Keputusan:

KEPUTUSAN KEPALA

PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

NOMOR ... TAHUN ...

TENTANG

...............................................................

.................................................................................

4. Penomoran Naskah Dinas Penugasan (Surat Perintah)

Susunan penomoran Surat Perintah adalah sebagai berikut:

a. Nomor urut Surat Perintah;

b. Kode Unit Organisasi; c. Kode Klasifikasi Surat; dan d. Bulan dan tahun terbit.

Contoh Format Surat Perintah:

SURAT PERINTAH

NOMOR: ....................................

- 151 - 5. Penomoran Surat Dinas

Format Penomoran Surat Dinas meliputi:

a. Kategori Klasifikasi Keamanan Surat Dinas;

b. Nomor urut dalam satu tahun takwim;

c. Kode Unit Organisasi;

d. Kode Klasifikasi Arsip; dan

e. Bulan dan tahun pembuatan surat.

Contoh Format Penomoran Surat Dinas:

R.19/5/KPG.02.01/I.2019

6. Penomoran Nota Dinas

Nota dinas bersifat internal, dengan susunan penomoran sebagai

berikut:

a. Nomor urut surat keluar dalam satu tahun takwim;

b. Kode klasifikasi;

c. Bulan (ditulis dalam dua digit); dan

d. Tahun terbit.

Contoh Format Penomoran Nota Dinas:

Nota Dinas yang ditandatangani Deputi Bidang Pengembangan Sumber Daya Perpustakaan

Nomor : 190/4/PR.01.01/IX.2019

190 : Nota Dinas Nomor Urut Surat Keluar

(dalam satu tahun takwim/kalender)

4 : Kode Unit Organisasi

PR.01.01 : Kode Klasifikasi

IX.2019 : Bulan Ke-9 (September), Tahun 2019

7. Penomoran Naskah Dinas Bentuk Khusus

1 Format Penomoran Kesepahaman Bersama dan Perjanjian Kerja Sama

terdiri dari Nomor Urut (dalam satu tahun takwim) dan tahun.

2 Format Penomoran Surat Kuasa, Berita Acara, Pengumuman, Surat

Kategori Klasifikasi Keamanan

Nomor Urut Surat Keluar

Kode Unit Organisasi

Kode Klasifikasi Arsip

Bulan dan Tahun Pembuatan

Surat

- 152 - Keterangan, Surat Pengantar, Sertifikat, Surat Tanda Tamat

Pemdidikan dan Pelatihan (STTPP) dan Piagam Penghargaan terdiri

dari Kode Klasifikasi, Nomor Urut (dalam satu tahun takwim) dan

tahun.

3 Laporan dan Telaahan Staf tidak diberi nomor.

C. KERTAS, AMPLOP, MAP, KATA PENYAMBUNG, DAN CARA MELIPAT SURAT

1. Kertas Surat

1) Penggunaan Kertas

a) Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS

minimal 70 gram, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat,

penggandaan, pelaporan, dan lain-lain;

b) Pembuatan Naskah Dinas dari konsep hingga final yang

dibubuhi paraf tidak boleh menggunakan kertas bekas karena

Naskah Dinas dari draf sampai dengan ditandatangani

merupakan satu kesatuan berkas Arsip;

c) Naskah Dinas yang bernilaiguna sekunder atau permanen,

harus menggunakan kertas dengan standar Kertas Permanen:

(1) Gramatur minimal 70 gram/m2;

(2) Ketahanan sobek minimal 350 mN;

(3) Ketahanan lipat minimal 2,42 (metode schopper) atau 2,18

(metode MIT);

(4) pH pada rentang 7,5-10;

(5) Kandungan alkali kertas minimal 0,4 mol asam/kg; dan

(6) Daya tahan oksidasi mengandung bilangan kappa kurang

dari 5.

2) Kertas yang digunakan untuk naskah dinas ukurannya

disesuaikan dengan jenis naskah terdiri atas:

a) Naskah dinas arahan menggunakan kertas F4 berukuran 210 x

330 mm;

b) Naskah dinas korespondensi menggunakan kertas A4 yang

berukuran 297 x 210 mm ( 8¼ x 11¾ inci);

c) Naskah dinas khusus menggunakan kertas A4 yang berukuran

297 x 210 mm ( 8¼ x 11¾ inci);

d) Laporan menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x 210 mm

( 8¼ x 11¾ inci); dan

e) Telaahan Staf menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x

210 mm ( 8¼ x 11¾ inci).

- 153 -

2. Amplop

Standar amplop di lingkungan Perpusnas yaitu sebagai berikut:

1) Ukuran

Ukuran amplop yang digunakan untuk pengiriman Naskah Dinas

disesuaikan dengan jenis, ukuran dan ketebalan Naskah Dinas

yang akan didistribusikan.

2) Warna

Amplop Naskah Dinas menggunakan kertas berwarna putih atau

coklat muda.

PERPUSTAKAAN NASIONAL R.l.

- 154 -

3) Penulisan Pengirim dan Tujuan

Contoh sampul surat yang dikirim dari UPT Perpustakaan

Proklamator Bung Karno kepada Kepala Biro SDM dan Umum

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia

Yth. Kepala Biro SDM dan Umum Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Jalan Salemba Raya No. 28 A Jakarta Pusat

- 155 -

4) Penulisan alamat pada surat

Contoh penulisan alamat pada surat yang dikirim dari UPT

Perpustakaan Proklamator Bung Karno kepada Kepala Biro SDM

dan Umum Perpustakaan Nasional Republik Indonesia

3. Map

Jenis Map pada Perpustakaan Nasional Republik Indonesia

4. Tinta

Tinta yang digunakan untuk pembuatan Naskah Dinas berwarna hitam,

sedangkan untuk penandatanganan surat berwarna biru atau biru tua.

5. Kata Penyambung Contoh Format Penulisan Kata Penyambung

Sebagai contoh Kata pertama pada awal paragraf halaman 2 baris

paling atas kiri adalah “media elektronik …dst.” Seperti gambar di

bawah ini:

Yth. : Kepala Biro SDM dan Umum

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia

- 156 -

Maka penulisan kata penyambung (pada halaman 1 di sebelah kanan

bawah) adalah sebagai berikut:

6. Cara Melipat dan Memasukkan Surat ke dalam Sampul

Surat yang siap untuk dikirim dilipat sesuai ukuran amplop dengan

mempertemukan sudut-sudutnya agar lipatannya lurus dan rapi

dengan kepala surat menghadap ke depan ke arah penerima surat.

Contoh Format Melipat Kertas Surat

D. LAMBANG NEGARA/LOGO

a. Bentuk Lambang Negara dan Logo pada kepala Naskah Dinas di Perpusnas adalah sebagai berikut:

1) Lambang Negara

PERPUSTAKAAN NASIONAL R.l.

- 157 -

2) Logo

b. Bentuk Kepala Naskah Dinas

1) Kepala Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Kepala Perpustakaan

Nasional

PERPUSTAKAAN NASIONAL R.l.

2) Kepala Naskah Dinas yang ditandatangani oleh selain Kepala

Perpustakaan Nasional

3) Kepala Naskah Dinas UPT Perpustakaan Proklamasi Bung Karno

Alamat. Jl. Salemba Raya No. 28A, Jakarta Pusat, Indonesia - 10430

Telepon. (62-21) 3922749, 3154864, 3101411 Faksimile. (62-21) 3101472

Website. www.perpusnas.go.id Email. info@perpusnas.go.id

- 158 -

4) Kepala Naskah Dinas UPT Perpustakaan Proklamasi Bung Hatta

E. PARAF KOORDINASI DAN CAP DINAS

a. Paraf Koordinasi

Contoh Format Bentuk Kolom Paraf Koordinasi:

KOLOM PARAF KOORDINASI UNTUK PEJABAT TINGGI MADYA

PARAF KOORDINASI

SEKRETARIS UTAMA

DEPUTI BIDANG.............

DEPUTI BIDANG.............

KOLOM PARAF KOORDINASI UNTUK PEJABAT TINGGI PRATAMA

PARAF KOORDINASI

KEPALA BIRO .............

KEPALA PUSAT .............

KEPALA PUSAT .............

INSPEKTUR .............

DIREKTUR .............

b. Penggunaan Cap Dinas

1) Pengertian Cap Dinas

Cap Dinas adalah alat untuk membuat rekaman tanda atau simbol

suatu lembaga. Cap digunakan untuk pengabsahan Naskah Dinas.

Cap Dinas Perpustakaan Nasional terdiri dari:

a. Cap Dinas Perpustakaan Nasional yang menggunakan Lambang

Negara dipergunakan oleh Kepala Perpustakaan Nasional;

b. Cap Dinas Perpustakaan Nasional yang menggunakan Logo dan

kop Perpustakaan Nasional yang ditandatangani selain Kepala

- 159 -

Perpustakaan Nasional (termasuk Kuasa Pengguna Anggaran

(KPA), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pejabat Pengadaan

Barang dan Jasa serta Kuasa Pengguna Barang);

c. Format cap dinas dibuat dengan menggunakan contoh sebagai

berikut:

(1) Cap dinas yang digunakan Kepala Perpustakaan Nasional

(2) Cap dinas yang digunakan selain Kepala Perpustakaan

Nasional

(3) Cap dinas yang digunakan Kepala UPT Perpustakaan

Proklamator Bung Karno

(4) Cap dinas yang digunakan Kepala UPT Perpustakaan Bung

Hatta

2) Bentuk Cap Dinas

a. Warna

Cap dinas yang digunakan oleh Kepala Perpusnas dengan

- 160 -

lambang Garuda menggunakan tinta berwarna ungu.

Sedangkan cap dinas selain lambang Garuda menggunakan

tinta kombinasi warna ungu, hijau, dan abu-abu.

b. Ukuran cap

1) Ukuran cap dinas yang digunakan Kepala Perpustakaan

Nasional

2) Ukuran cap dinas yang digunakan pejabat selain Kepala

Perpustakaan Nasional

3) Ukuran cap dinas yang digunakan Kepala

UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno

4) Ukuran cap dinas yang digunakan Kepala

UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta

- 161 -

c. Penggunaan Cap Dinas untuk Naskah Dinas Sangat Rahasia

Cap Dinas yang digunakan untuk Naskah Dinas yang

membutuhkan tingkat pengamanan tinggi (Naskah Dinas

sangat rahasia) sebaiknya menggunakan cap yang dicetak

timbul (emboss) tanpa menggunakan tinta dengan maksud

untuk menghindari penyalahgunaan pemakaian.

3) Penanggung jawab dan Penyimpanan Cap Dinas Perpustakaan Nasional

a. Penanggung jawab penggunaan dan penyimpanan cap dinas

Lambang Negara adalah Kepala Biro SDM dan Umum;

b. Penanggung jawab pengunaan dan penyimpanan cap dinas

Perpustakaan Nasional adalah kepala subbagian tata usaha di

masing – masing unit eselon I;

c. Penanggung jawab pengunaan dan penyimpanan cap dinas di

UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno dan UPT

Perpustakaan Proklamator Bung Hatta adalah Kepala UPT.

F. WATERMARKS

Merupakan gambar dikenali atau pola pada kertas yang muncul lebih terang

atau lebih gelap dari sekitar kertas yang harus dilihat dengan cahaya dari

belakang kertas, karena variasi kerapatan kertas.

Contoh:

G. EMBOSS

- 162 -

Merupakan tulisan atau cetakan timbul

Contoh:

- 163 -

H. TABEL KEWENANGAN PENANDATANGAN NASKAH DINAS

NO. JENIS KEPALA SESTAMA DEPUTI

KEPALA PUSAT/

DIREKTUR/

KEPALA BIRO/ INSPEKTUR

KEPALA UPT

1 Pedoman v

2 Petunjuk Pelaksanaan v

3 Instruksi v

4 Standard Operasional

Prosedur AP

v v

5 Surat Edaran v v v v v

6 Keputusan v v v

7 Surat Perintah v v v v v

8 Nota Dinas v v v v v

9 Lembar disposisi v v v v v

10 Surat Undangan Intern v v v v v

11 Surat Dinas v v v v v

12 Surat Undangan Ekstern v v v v v

13 Kesepahaman Bersama v

14 Perjanjian Kerja Sama v v v v

15 Surat Kuasa v v v v v

16 Berita Acara v v v v v

17 Surat Keterangan v v v v v

18 Surat Pengantar v v

19 Pengumuman v v v v v

20 Berita Acara Serah Terima

Jabatan

v v v v v

21 Notula v v v v v

22 Sambutan Tertulis Kepala v

23 Siaran Pers v v v

24 Surat Perjalanan Dinas v v v v v

25 Sertifikat v v v v v

26 Surat Tanda Tamat

Pendidikan dan Pelatihan

v v v v

27 Piagam Penghargaan v

28 Perjanjian Kinerja v v v v v

29 Pakta Intergritas v

30 Laporan v v v v

31 Telaahan Staf v v v v

KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL

REPUBLIK INDONESIA,

ttd

MUHAMMAD SYARIF BANDO