PERANCANGAN SISTEM INFORMASI REKAM MEDIS DI KLINIK

JURNAL PERMATA INDONESIA Halaman : 29 - 36

Volume 6, Nomor 1, Mei 2015

ISSN 2086 – 9185

29

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI REKAM MEDIS

DI KLINIK GRIYA MEDIKA MENGGUNAKAN

METODE PROTOTYPING

Fahmi Hakam

Program Studi RMIK, POLTEKKES Permata Indonesia

E-mail : [email protected]

Abstrak : Untuk menunjang pelayanan kesehatan dan pengolahan data rekam medis pasien di klinik

griya medika, diperlukan sebuah sistem informasi rekam. Selama ini kegiatan pencatatan dan

pengolahan data rekam medis yang ada berjalan kurang optimal, dikarenakan masih dilakukan secara

manual dengan menggunakan aplikasi spreadsheet, sehingga ketika petugas melakukan indexing dan

menyusun laporan mengalami kesulitan, karena petugas harus merekap dan mencari kembali data

yang akan dibutuhkan. Tujuan penelitian ini adalah melakukan pengembangan sistem, dengan

membuat rancangan sistem informasi rekam medis. Jenis penelitian ini adalah penelitian

developmental System dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Dalam penelitian ini, proses

pengumpulan dan pengambilan data dilakukan dengan menggunakan teknik purposive sampling. Dari

hasil identifikasi user, peneliti mulai merancang data flow diagram (DFD), entity relationship

diagram (ERD), basis data dan desain interface sistem, serta bentuk cetak laporan yang dihasilkan.

Dengan adanya rancangan sistem ini, diharapkan dapat bermanfaat bagi institusi. Namun rancangan

sistem ini masih banyak kekurangan dan kedepannya perlu dilakukan beberapa perbaikan.

Kata kunci : Developmental System, Prototyping, DFD, ERD.

Abstract: To support the health services and the processing of medical records patients at the griya

medika clinic, needed a system to record information. During this activity of recording and processing

of medical records that exist running less than optimal, because it still done manually by using a

spreadsheet application, so that when the officer indexing and compiling reports having difficulty,

because the officers had to recapitalize and looking back data that will be needed. The purpose of this

study was to develop a system, by creating medical record information system design. This type

research is the study of developmental system using a qualitative approach. In this study, the process

of data collection and retrieval is done by using purposive sampling technique. From the results of

user identification, researchers began designing the data flow diagram (DFD), entity relationship

diagram (ERD), database and system interface design, and print the generated report. With the design

of this system, expected to be useful for the institution. However, the design of these systems are still

many shortcomings and the future need to do some repairs.

Key words : Developmental System, Prototyping, DFD, ERD.

Fahmi Hakam | Perancangan Sistem Informasi Rekam Medis ...............

30

PENDAHULUAN

Dalam upaya peningkatan pelayanan

kesehatan di fasilitas pelayanan kesehatan,

perlu adanya upaya yang nyata dan

professional, salah satunya adalah

terselenggaranya rekam medis yang sesuai

dengan Permenkes No: 269/ MENKES/ PER/

III/ 2008, yaitu “rekam medis adalah berkas

yang berisi catatan dan dokumen antara lain

identitas pasien, hasil pemeriksaan,

pengobatan yang telah diberikan, serta

tindakan dan pelayanan lain yang telah

diberikan kepada pasien” (13)

.

Rekam medis merupakan rangkaian

pendokumentasian kegiatan pelayanan medis

yang diberikan oleh instansi kesehatan

terhadap pasien (2)

. Rekam medis juga

merupakan bagian dari sistem kesehatan yang

harus dikelola secara baik (14)

. Sistem adalah

suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur

yang saling berhubungan, berkumpul sebagai

suatu kesatuan, yang dirancang untuk

mencapai suatu tujuan (7)

. Sistem dapat

diartikan sebagai suatu kumpulan atau

himpunan dari suatu unsur atau variable yang

terorganisasi, saling berinteraksi dan saling

bergantung satu sama lain (5)

.

Berdasarkan studi pendahuluan yang

telah dilakukan di klinik griya medika, dapat

disimpulkan bahwa, masih sering terjadi

permasalahan pada pencatatan rekam medis,

misalnya pencatatan masih dilakukan secara

manual, sehingga sering terjadi human error

proses pencarian data memakan waktu yang

lama. Hal tersebut dapat dilihat adanya

beberapa bagian sistem yang mengharuskan

pasien untuk antri berkali-kali pada saat

pembagian poli dan karena lamanya petugas

memasukan data bagi pasien yang baru

pertama kali berkunjung dan mencari data bagi

anggota atau pasien lama di buku bantu

kegiatan. Berdasarkan permasalahan-

permasalahan tersebut, maka penulis ingin

mendesain dan membangun Sistem Informasi

Rekam Medis guna meningkatkan kualitas dan

mutu pelayanan di klinik griya medika, dengan

menggunakan metode Prototyping.

METODE PENELITIAN

Jenis penelitian ini adalah penelitian

developmental System atau disebut juga

pengembangan sistem, dengan menggunakan

pendekatan kualitatif (17)

. Sedangkan

berdasarkan sumber datanya, penelitian ini

menggunakan sumber data primer dan

sekunder (10)

. Dalam penelitian ini, proses

pengumpulan dan pengambilan data dilakukan

dengan menggunakan teknik purposive

sampling, yaitu melakukan wawancara dengan

petugas yang dianggap mengerti dan

berkompeten, serta melakukan obsrvasi secara

langsung terhadap pelaksanaan kegiatan

pencatatan dan dan pengolahan data rekam

medis pasien. Peneliti juga melakukan teknik

Triangulasi data, terhadap data dan-data yang

berhasil diperoleh.

HASIL

Analisis Sistem Yang Sudah Berjalan

Klinik griya medika Jl. Nogosari-

Kartosuro KM. 7, Nogosari, Boyolali.

Merupakan tempat pelayanan kesehatan

tingkat pratama. Pelaksanaan rekam medis


31

di klinik griya medika, selama ini masih

menggunakan sistem manual. Dalam

melakukan kegiatan pencatatan dan

pengolahan data, selama ini petugas menulis di

buku catatan dan di input ke Spreadsheet,

sehingga dalam melakukan indexing dan

pembuatan laporan, petugas mengalami

banyak kesulitan.

Analisis Kebutuhan Sistem

Berdasarkan analisis yang telah

dilakukan, maka sistem rekam medis yang

diusulkan oleh penulis adalah sebuah sistem

yang terkomputerisasi, guna meningkatkan

kualitas dan mutu pelayanan di Klinik griya

medika. Beberapa usulan sistem yang akan

dibangun meliputi:

1. Proses Pengolahan Data Utama, seperti:

data pasien, data operator, data dokter dan

data user. Data-data tersebut akan dicatat

oleh bagian administrasi yang kemudian

disimpan ke dalam database.

2. Data Rekam medis

Pada data rekam medis ini terdapat

beberapa data antara lain, data nomor

rekam medis, data diagnose dan data

obat. Data-data tersebut dicatat oleh

administrator untuk memasukan dalam

data pasien, sehingga memudahkan

pencarian data pasien secara detail selama

berobat di Puskesmas.

3. Proses Laporan dan Informasi

Pada proses pelaporan akan menghasilkan

beberapa macam laporan dan informasi,

yaitu informasi data pasien, informasi

data operator, informasi data pemeriksa,

serta informasi rekam medis yang akan

diserahkan kepada direktur.

4. Proses Backup Data

Proses backup data merupakan proses

yang tidak kalah penting, proses ini

dilakukan setiap saat setelah pelayanan

pasien selesai. Proses ini berfungsi untuk

membackup data pasien yang dilakukan

selama satu hari, sehingga bila terjadi

kesalahan , maka akan dapat dilakukan

restore data pada hari dimana dilakukan

kesalahan tersebut

Pengembangan Sistem Menggunakan

Metode Prototyping

1. Merancang formulir yang akan digunakan

pada kegiatan pencatatan dan pelaporan

yang berhubungan dengan sistem

informasi rekam medis.

2. Merancang bentuk dan sistem laporan

yang dibutuhkan pada tiap entitas.

a. Rekap data pasien, sensus harian,

sensus mingguan, sensus bulanan dan

sensus tahunan

b. Data sebaran penyakit

3. Merancang prosedur atau mekanisme

sistem yang diusulkan.

4. Proses perbaikan sistem sesuai dengan

kebutuhan user.

5. Proses implementasi dan pengoperasian

sistem.


32

Gambar 1. Diagram Konteks Sistem

Gambar 2. DFD Level 1


33

Gambar 3. ERD Sistem

Gambar 4, Tampilan Login dan Menu Utama


34

Gambar 5. Tampilan Formulir Pendaftaran

Gambar 6. Tampilan Formulir Rekam Medis


35

Gambar 6. Tampilan Laporan Rekap Data RM

PEMBAHASAN

Proses identifikasi kebutuhan,

perancangan awal sampai dengan perbaikan

rancangan sistem, berlangsung cukup lancar,

karena pengguna cukup interaktif dan terbuka

dalam memberikan masukan dan kebutuhan

akan sistem yang diinginkan. Dalam sistem ini

output yang dihasilkan berupa cetakan laporan

yang sudah sesuai dengan keinginan

pengguna, seperti laporan sebaran penyakit,

laporan data pasien dan laporan kunjungan

pasien.

Kekurangan dalam melakukan

perancangan sistem ini adalah, penulis

menggunakan bahasa pemrograman dan

database yang masih berbasis single user (3)

.

Dalam penelitian yang berjudul “Rates,

levels, and determinants of electronic health

recordsystem adoption”. Bahwa kebutuhan

pengguna akan pengembangan sistem

Electronic Health Reccord (EHR), yaitu

sistem yang mampu mendukung dalam

efisiensi pencatatan dan pengolahan data, serta

dapat menyajikan informasi yang berkualitas

dan dapat diakses dengan mudah oleh

manajerial (1)

.

KESIMPULAN

Penelitian ini menghasilkan sistem informasi

rekam medis, yang nantinya dapat digunakan

untuk menunjang dalam memberikan

pelayanan kesehatan. Penggunaan dan

tampilan interface yang disajikan, juga mudah

untuk dioperasikan oleh pengguna. Dengan

menggunakan metode prototyping,

pengembangan sistem yang dilakukan menjadi


36

lebih mudah, karena melibatkan user dan end

user secara langsung.

SARAN

Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat

digunakan sebagaimana mestinya, untuk

menunjang sistem informasi rekam medis data

di Klinik griya medika. Dalam pengoperasian

sistem diperlukan juga hardware tambahan,

seperti komputer dengan spesifikasi yang

layak untuk pengoperasian sistem. Rancangan

sistem yang ada masih masih perlu banyak

perbaikan, seperti harus adanya integrasi antar

subsistem dan sistem kasir atau billing yang

sudah terintegrasi dengan pelayanan yang ada.

DAFTAR PUSTAKA

1. Aldosari, B. (2013). Rates, levels, and

determinants of electronic health

recordsystem adoption: A study of

hospitals in Riyadh, SaudiArabia.

International Journal of Medical

Informatics, 83 (5), 330 – 42. doi:

10.1016/j.ijmedinf.2014.01.006.

2. Boy Subirosa Sabarguna. 2003. Sistem

Informasi Pemasaran Rumah Sakit

Berbasis Rekam Medis. Yogyakarta :

Gadjah Mada University Press.

3. Budisetyo Handoko. 2010. Seri Panduan

Pemrograman Database Visual Basic 6.0

dengan Crystal Reports. Yogyakarta :

Andi Publiser.

4. Direktorat Bina Kesehatan Kerja. 2009.

Pedoman Klinik di Tempat Kerja. Jakarta:

Departemen Kesehatan RI.

5. Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan

Perancangan Sistem Informasi.

Yogyakarta: CV. Andi Offset.

6. Haliman dan Wulandari. 2012. Cerdas

Memilih Rumah Sakit. Yogyakarta: CV.

Andi Offset.

7. Jogiyanto HM. 2005. Analisis dan Desain

Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi

Offset.

8. Madcoms. 2010. Mahir Microsoft Visual

Basic 6.0 Dalam 7 Hari. Yogyakarta: CV.

Andi Offset.

9. Marimin, dkk. 2008. Sistem Informasi

Manajemen Sumber Daya Manusia.

Jakarta: PT. Grasindo.

10. Notoatmodjo, Soekidjo. 2010. Metodologi

Penelitian Kesehatan. Jakarta: PT. Rineka

Cipta.

11. Noviyanto dan Dwi. 2009. Rich Internet

Applications Untuk Aplikasi Sistem

Informasi Klinik Kesehatan. Jurnal.

UAD Yogyakarta.

12. Peraturan Menteri Kesehatan Republik

Indonesia Nomor: 028/ MENKES/ PER/

I/ 2011 “Tentang Klinik”.

13. Peraturan Menteri Kesehatan Republik

Indonesia Nomor: 269/ MENKES/ PER/

III/ 2008 “Tentang Rekam Medis”.

14. Sabarguna, Boy. 2003. Sistem Informasi

Manajemen Rumah Sakit. Yogyakarta:

Konsorsium RSI Jateng.

15. Soeherman, Bonnie. 2008. Designing

Information System. Jakarta: PT. Elex

Media Komputindo.

16. Sutarbi, Tata. 2005. Sistem Informasi

Manajemen. Yogyakarta: CV. Andi

Offset.

17. Yakub. 2012. Pengantar Sistem

Informasi. Yogyakarta: CV. Graha Ilmu.

Documents

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI REKAM MEDIS DI KLINIK