PENYIMPANAN ARSIP REKAM MEDIS : STUDI KASUS …

PENYIMPANAN ARSIP REKAM MEDIS : STUDI KASUS INSTALASI REKAM MEDIS (IRMIK) RSUP FATMAWATI

Adinda Desnantri Hapsari, Ir. Anon Mirmani, MIM Arc./Rec. (Corresponding Author)

Program Studi Ilmu Perpustakaan

Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia

E-mail: [email protected]

Abstrak

Skripsi ini membahas mengenai kegiatan penyimpanan arsip aktif maupun inaktif di sebuah instalasi rekam medis rumah sakit. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif menggunakan metode studi kasus. Hasil penelitian ini adalah penyimpanan terhadap rekam medis merupakan salah satu kegiatan yang berfungsi sebagai tindak lanjut rekam medis untuk ke depannya menjadi acuan tenaga kesehatan maupun pihak lain yang berwenang dalam penggunaannya. Rumah sakit menyimpan rekam medis dalam institusinya sendiri untuk memudahkan temu kembali dan pengamanan lebih terpercaya. Saran penelitian ini yaitu pembenahan rekam medis secara menyeluruh agar tertata rapi.

Kata kunci:

Penyimpanan arsip, rekam medis, rumah sakit.

Abstract

This thesis discussed about the storage of medical record in a hospital.The research is the qualitative study in a case study.The result of this research is a depository to medical records is one of the that serves as a follow-up record medical to in the future is used to health workers and other parties that authorized the use of. The hospital keep medical records in institutional own to ease common ground back and security more credible. Advice for this research is to improve the slums of medical record in thorough that orderly. Key Word:

The storage of archives, medical record, hospital.

Penyimpanan Arsip ..., Adinda Desnantri Hapsari, FIB UI, 2016

Pendahuluan

Manusia dalam hidupnya menghasilkan dan menciptakan karya berupa

tulisan maupun gambar. Karya yang dihasilkan merupakan bukti bahwa manusia

mempunyai pikiran atau keinginan terhadap sesuatu. Tulisan maupun gambar

tersebut dapat menjadi bukti keberadaan manusia atau suatu peristiwa penting

pada masanya. Kumpulan tulisan dan gambar tersebut dapat dijadikan arsip yang

berguna di masa kini dan masa depan. Hal tersebut merupakan proses merekam

informasi yang dimiliki oleh manusia. Rekaman yang tertulis tersebut akan

terkumpul sesuai subjeknya dan menjadi sebuah arsip.

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

pada pasal 1, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk

dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang

dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga

pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakat, berbangsa,

dan bernegara.

Informasi terekam akan suatu kejadian atau kronologis dari apa yang

terjadi merupakan sebuah rekod atau arsip dinamis. Sulistyo-Basuki (2007)

menyebutkan rekod sebagai informasi terekam, termasuk data dalam sistem

komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam

transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut.

Arsip dinamis merupakan informasi terekam atau memori dari sebuah

kegiatan atau peristiwa yang dapat dijadikan sebuah bukti pendukung dari

kegiatan yang sedang berjalan. Rekod atau arsip dinamis terbagi menjadi 2

berdasarkan frekuensi pemakaiannya, yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip

aktif merupakan arsip yang frekuensi pemakaiannya tinggi dan digunakan hampir

setiap hari, sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi pemakaiannya

mulai berkurang atau mulai tidak digunakan lagi.

Berjalannya waktu dan kegiatan yang sudah terlaksana, arsip yang telah

diciptakan pun akan semakin banyak. Kemungkinan besar arsip akan menumpuk

dan menyulitkan dalam temu kembali. Maka dari itu dibutuhkan manajemen

rekod atau arsip dinamis yang bertanggung jawab dalam menciptakan sistem yang


efektif dan efisien mulai dari penciptaan, penerimaan, pengaturan, penggunaan,

pemusnahan, termasuk proses pengaturan informasi untuk bisnis dan transaksi

dalam bentuk arsip dinamis (ISO 15489-1, 2001).

Rumah sakit sebagai organisasi atau instansi kesehatan yang melayani

masyarakat atau pasien dalam penyembuhannya dari penyakit. Rumah Sakit

Umum Pusat (RSUP) Fatmawati sebagai salah satu rumah sakit rujukan pertama

dari sekitar Jakarta menghasilkan ratusan bahkan ribuan rekam medis dari pasien

yang datang dan mendapatkan pelayanan kesehatan. Rumah sakit yang berlokasi

di Jl. RS Fatmawati, Cilandak, Kota Jakarta Selatan ini memiliki unit kearsipan

yang disebut Instalasi Rekam Medik atau IRMIK. RSUP Fatmawati memiliki visi

yaitu "Menjadi Rumah Sakit Rujukan Nasional Dengan Layanan Excellent

Terpadu 2019.” Untuk mewujudkan visi tersebut, RSUP Fatmawati juga memiliki

beberapa misi yang dilakukan, yaitu memberikan pelayanan, pendidikan dan

penelitian yang berkualitas dan terintegrasi; meningkatkan kinerja kompetensi dan

kesejahteraan karyawan; menyelenggarakan Good Corporate Governance dan;

memberikan pelayanan berbasis Continuum Of Care Throughout Life Cycle.

Datangnya pasien ke rumah sakit merupakan awal dari penciptaan rekam

medis. Berawal dari identitas pasien sampai riwayat penyakit tercantum di rekam

medis. Masa pengobatan terhadap pasien pun berjalan seiring dengan

terkumpulnya informasi pada rekam medis dan menjadikan rekam medis sebagai

arsip dari pasien. Menurut Permenkes No. 269 tahun 2008 pada Pasal 1, Rekam

Medis yaitu berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,

pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan

kepada pasien. Pada ayat 6 disebutkan bahwa catatan adalah tulisan yang dibuat

oleh dokter atau dokter gigi tentang segala tindakan yang dilakukan kepada pasien

dalam rangka pemberian pelayanan kesehatan. Selain itu, dokumen adalah catatan

dokter, dokter gigi, dan/atau tenaga kesehatan tertentu, laporan hasil pemeriksaan

penunjang, catatan observasi dan pengobatan harian dan semua rekaman, baik

berupa foto radiologi, gambar pencitraan (imaging), dan rekaman elektro

diagnostik dan tercantum pada ayat 7.


Perkembangan zaman dan teknologi, membuat pelayanan rumah sakit

terhadap pasien di Instalasi Rekam Medis semakin intens. Peningkatan jumlah

arsip rekam medis terjadi dikarenakan masyarakat atau pasien yang berobat

dirujuk ke rumah sakit besar seperti RSUP Fatmawati. Sehingga, rekam medis

yang telah diciptakan mengalami penumpukan dan kurang tertata dengan baik.

Tidak semua rekam medis disimpan di Instalasi Rekam Medis mengingat ruangan

atau gedung kurang memadai.

Oleh sebab itu, kegiatan penyusutan diterapkan terhadap arsip rekam

medis. Tercantum dalam PP No. 28 tahun 2012 tentang Kearsipan, Penyusutan

arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip

inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak

memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

Penyusutan arsip meliputi kegiatan:

a. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;

b. pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna

dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan

c. penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

Dalam kegiatan penyusutan arsip, terdapat satu tahap yaitu pemindahan

arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan. Pemindahan arsip dapat

dilakukan setelah adanya penilaian terhadap nilai guna arsip. Penilaian dilakukan

berdasarkan suatu daftar yang memuat masa simpan arsip yang disebut Jadwal

Retensi Arsip atau JRA. JRA adalah suatu daftar yang memuat suatu

kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan dan dimusnahkan

(Wursanto, 1995).

Pelayanan rumah sakit dilaksanakan setiap hari. Dengan begitu, rumah

sakit memiliki rekam medis terbaru di tiap harinya. Pasien yang sudah jarang atau

tidak berobat, rekam medisnya akan tersimpan di ruang penyimpanan, sehingga

pemindahan rekam medis aktif menjadi inaktif diperlukan sebagai sarana

penyisihan rekam medis yang masih digunakan dengan yang tidak. Proses

pemindahan rekam medis menjadi hal yang patut diteliti karena subjek dari rekam


medis sendiri berbeda dengan arsip lain yang menyangkut fungsi substantif dan

fasilitatif dari organisasi atau instansi penaungnya.

Masalah penelitian ini adalah proses penyimpanan arsip berupa rekam

medis yang berada di Instalasi Rekam Medis (IRMIK) RSUP Fatmawati. Maka

dari itu, masalah penelitian ini dimunculkan dalam bentuk pertanyaan sebagai

berikut: bagaimanakah proses penyimpanan arsip rekam medis di tempat tersebut

?

Penelitian ini bertujuan untuk memahami proses penyimpanan rekam

medis berupa arsip aktif dan inaktif yang dilakukan di IRMIK RSUP Fatmawati.

Mulai dari awal penciptaan rekam medis, penggunaan rekam medis, dan

penyimpanan rekam medis. Manfaat dari penelitian ini yaitu diharapkan dapat

bermanfaat untuk menambah wawasan di bidang kearsipan.

Tinjauan Literatur

Arsip menyertai kehidupan manusia sebagai bentuk memori dan ingatan

yang tertuang secara tertulis di atas kertas. Secara etimologis (asal usul kata),

arsip berasal dari bahasa Yunani, arche, yang berarti perantara, kemudian kata

tersebut mengalami perkembangan dan sekarang dikenal archives dalam bahasa

Inggris (Anon Mirmani : 2011). Archives adalah arsip statis yang sudah disimpan

di Arsip Nasional baik pusat maupun daerah. Menurut UU No. 43 tahun 2009,

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media

sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat

dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,

perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan

dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Arsip

diartikan sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan

yang memuat keterangan mengenai sesuatu subyek ataupun peristiwa yang dibuat

orang.

Yohannes Suraja (2006) menyimpulkan Arsip sebagai naskah atau catatan

yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan/atau perorangan

mengenai suatu peristiwa atau hal dalam kehidupannya, dalam corak apa pun,

baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, yang memiliki guna tertentu,


dan disimpan secara sistematis, sehingga bilamana diperlukan dapat disediakan

dengan mudah dan cepat.

Yohannes Suraja (2006) dalam bukunya “Manajemen Kearsipan”

menyebutkan bahwa Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara

langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan

kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam

penyelenggaraan administrasi negara, sedangkan arsip statis merupakan arsip

yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan

kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun pada penyelenggaraan sehari-hari

administrasi. Dengan demikian arsip statis sudah tidak lagi disimpan di unit kerja

melainkan di unit kearsipan atau arsip nasional.

Arsip dinamis menurut kegunaannya terbagi menjadi 2, yaitu Arsip Aktif

dan Arsip Inaktif. Anon Mirmani (2011) menjelaskan bahwa arsip aktif adalah

arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi atau dipakai oleh organisasi untuk

kegiatan sehari-hari, sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang masih digunakan

oleh organisasi untuk menjalankan kegiatannya namun frekuensi penggunaannya

sudah berkurang.

Dengan banyaknya arsip yang telah diciptakan, diperlukan pengaturan

terhadap arsip sehingga manajemen sangat dibutuhkan. ISO 15489: 2001

mendefinisikan manajemen rekod sebagai bagian dari manajemen yang

bertanggung jawab untuk pengendalian yang sistematis dan efisien dari

penciptaan, penerimaan, perawatan, penggunaan dan disposisi dari rekod,

termasuk proses pencatatan dan perawatan bukti dan informasi tentang aktifitas

bisnis dan transaksi dalam bentuk rekod.

Manajemen rekod didasarkan pada bahwa rekod mempunyai 4 tahap daur

hidup, yaitu penciptaan; administratif aktif atau untuk kegunaan perkantoran; semi

atau inaktif penyimpanan dan pemusnahan, baik melalui penghancuran atau

preservasi dalam unit arsip. Sulistyo-Basuki (2007) menjabarkan siklus hidup

rekod terdiri dari 5 tahap, yaitu:

a. Penciptaan: penerimaan, pembuatan rekod dan informasi

b. Awal siklus hidup: penilaian (Appraisal) rekod untuk menentukan

persyaratan retensi


c. Tahap aktif: pengaturan, penanganan dan pemeliharaan informasi untuk

berbagai keperluan

d. Inaktif atau semi aktif: pemindahan rekod ke unit lain atau tempat lain

e. Pemusnahan: pemusnahan atau pengiriman ke Arsip Nasional untuk

disimpan permanen

Kegiatan dari sebuah organisasi atau instansi berlangsung secara kontinyu

sehingga menghasilkan arsip dalam jumlah banyak. Seiring berjalannya waktu,

jumlah arsip yang tercipta akan semakin banyak dan memenuhi unit kerja. Maka

dari itu, dibutuhkan tempat khusus untuk penyimpanan arsip. gedung

penyimpanan arsip harus memenuhi standar tertentu, seperti lokasi gedung,

keamanan, pengendalian lingkungan, adanya lokasi parkir dan tempat bongkar

muat arsip, jalan masuk yang memudahkan kendaraan dan tidak rawan banjir

(Sujono, 2007).

Dalam hal penyimpanan arsip, terkadang sebuah instansi melakukan

penyimpanan arsip di dalam instansi. Dengan alasan akses yang lebih cepat, tidak

jarang instansi menyimpan seluruh arsip yang dihasilkan secara mandiri. Menurut

Ann Pederson (1987), terdapat 3 tipe penyimpanan arsip sesuai dengan

instansinya, yaitu:

a. Natural or in-house, maksudnya arsip yang disimpan merupakan arsip

yang berasal dari organisasi atau instansi itu sendiri.

b. Collecting, dengan mengumpulkan dan menyimpan arsip dari sumber

terkait dari instansi misal dari segi subjek, lokasi, kegiatan dan lainnya.

c. A combination of the above, arsip yang disimpan oleh instansi tersebut

merupakan kombinasi dari arsip asli instansi dengan kumpulan arsip dari

luar yang berhubungan dengan instansi.

Penyimpanan arsip membutuhkan perlengkapan yang sesuai dan cocok

dengan arsip seperti rak dan boks. Rak untuk arsip umumnya terdiri dari rak

bergerak dan rak statis (Sujono, 2007). Boks arsip disesuaikan dengan kebutuhan

instansi dalam penyimpanan arsip. umumnya, boks arsip terbuat dari karton dan

berbentuk kotak persegi panjang dan dilengkapi dengan identitas asal boks arsip.


PERMENKES No. 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis menjelaskan

bahwa Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang

identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah

diberikan kepada pasien. Pembuatan rekam medis dilaksanakan melalui

pencatatan dan pendokumentasian hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan

pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Dokter, dokter gigi dan/atau

tenaga kesehatan tertentu bertanggung jawab atas catatan dan/atau dokumen yang

dibuat pada rekam medis.

UU No. 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran mencantumkan bahwa

rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas

pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah

diberikan kepada pasien.

Menurut Administrator Informasi Kesehatan (AIK), rekam medis adalah

segala bentuk catatan/rekaman dalam pelayanan kesehatan yang memenuhi unsur-

unsur persyaratan sesuai peraturan perundangan yang berlaku. Rekam medis dapat

tersimpan dalam bentuk tertulis maupun secara elektronik. Dengan hal tersebut,

dapat mencegah terjadinya kehilangan informasi yang penting terkait kesehatan

seseorang.

Huffman (1990) menjelaskan bahwa rekam medis harus berisi data yang

cukup agar dapat digunakan untuk mengidentifikasi pasien, menunjang penentuan

diagnosis atau menyatakan alasan utama pasien datang ke tempat pelayanan

kesehatan, mengesahkan alasan pemberian tindakan dan mendokumentasikan

semua hasilnya secara akurat.

Medical Record Institute mendefinisikan rekam medis sebagai kumpulan

fakta yang saling terkait dengan kehidupan seorang pasien beserta riwayat

kesehatannya, termasuk riwayat penyakit yang pernah diderita dan semua

tindakan/operasi yang pernah dilakukan, ditulis oleh tenaga-tenaga kesehatan

profesional yang bersama-sama berkontribusi memberi pelayanan kesehatan

terhadap pasien tersebut.


Dengan kemajuan zaman, rekam medis tidak hanya disajikan dalam

bentuk fisik yaitu lembaran kertas, melainkan melalui rekaman suara. Rekaman

suara biasa dilakukan saat dokter atau dokter gigi melakukan sebuah operasi. Hal

yang penting untuk direkam saat operasi yaitu informasi mengenai tanggal dan

waktu, identitas pasien, jenis operasi dan semua yang dilakukan terhadap pasien.

Rino Indradi (2013) menyebutkan dalam sebuah dokumen rekam medis,

terdapat beberapa komponen, yaitu:

a. Formulir rekam medis b. Pengikat lembar (paper clip/paper fastener) untuk menyatukan

lembar-lembar kertas c. Pembatas bagian (divider) untuk menjadi tanda batas antar episode

pelayanan d. Map rekam medis (folder)

Formulir rekam medis didefinisikan oleh Rino Indradi (2013) sebagai

dokumen atau media yang digunakan untuk mencatat atau merekam terjadinya

peristiwa pelayanan kesehatan atau transaksi terapetik. Tujuan penggunaan

formulir rekam medis, yaitu:

a. Memudahkan proses pengumpulan data b. Mempercepat proses pelayanan c. Meningkatkan keakuratan data d. Menstandarkan informasi e. Memperjelas pembagian data (data medis, keuangan, administrasi,

dan operasional) f. Menunjang proses pengolahan informasi

Metode Penelitian

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif.

Penelitian kualitatif bersifat fleksibel, luwes, dan terbuka dan dengan demikian

kenyataan di lapangan yang harus ditunduki menurut Burhan Bungin (2012:49).

Berdasarkan penjelasan tersebut, metode kualitatif dipilih karena penelitian ini

akan menuliskan kenyataan yang terjadi di lapangan dengan pikiran terbuka tanpa

asumsi lain.

Penelitian ini menggunakan pendekatan studi kasus. Sevilla (1993)

menyatakan bahwa studi kasus merupakan metode yang melibatkan penulis dalam

penyelidikan yang lebih mendalam dan pemeriksaan yang menyeluruh terhadap


perilaku seorang individu. Yin (1996) mengatakan bahwa studi kasus banyak

berkutat atau berupaya menjawab pertanyaan-pertanyaan “Bagaimana” dan

“Apa”.

Leedy and Ormrod mendefinisikan metode studi kasus sebagai tipe

penelitian kualitatif yang memperoleh data mendalam, dengan tujuan mengetahui

lebih jauh tentang situasi yang tidak diketahui dengan baik. Menurut Powell

(2004), studi kasus melibatkan analisis yang intensif dari sampel kecil dari subjek

daripada mengumpulkan data dari sampel besar atau populasi.

Penentuan responden dalam sebuah penelitian sangat penting karena

menyangkut hasil dari penelitian. Dalam menentukan responden, peneliti harus

mengetahui sasaran responden kunci sehingga informasi yang didapat dari

responden menjawab pertanyaan penelitian yang diajukan. Peneliti menentukan

responden kunci adalah staf yang bekerja di Instalasi Rekam Medik (IRMIK)

RSUP Fatmawati dan tenaga kesehatan termasuk dokter dan perawat. Responden

merupakan mereka yang berkaitan langsung dengan rekam medis sehingga

responden mengetahui lebih jauh tentang penyimpanan arsip rekam medis.

Jumlah responden juga berpengaruh dalam hasil penelitian. Kedalaman,

kompleksitas dan kekayaan data yang diperoleh sangat penting, tetapi

mengidentifikasi sebuah sampel bukan hal yang dipentingkan sejak tujuan dari

penelitian adalah untuk pemahaman, bukan untuk menggeneralisasikan. Dalam

hal ini, peneliti perlu hanya sampel yang kecil dengan responden 7 orang, tetapi

setiap orang harus dipelajari atau diwawancarai secara mendalam menurut Powell

dan Connaway (2004).

Dalam melakukan pengumpulan data, peneliti melakukan survei lapangan,

wawancara dan observasi. Penelitian dilakukan dengan datang ke lapangan,

mempertanyakan pertanyaan penelitian kepada responden dan mengamati apa

yang terjadi saat peneliti di lapangan. LeCompte, Preissle, dan Tesch

menggambarkan observasi sebagai sebuah metode yang mengandalkan pada

penglihatan, pendengaran, mempertanyakan pertanyaan dan mengumpulkan

berbagai hal. Dengan metode tersebut, peneliti dapat melihat secara langsung

keadaan dan suasana yang terjadi di satu waktu.


S. Nasution (2006) menuturkan bahwa wawancara adalah suatu bentuk

komunikasi verbal atau percakapan yang bertujuan memperoleh informasi.

Wawancara dilakukan dengan memberi pertanyaan dan jawaban secara verbal.

Wawancara merupakan alat yang cukup ampuh untuk mengungkapkan kenyataan

hidup, apa yang dipikirkan atau dirasakan orang tentang berbagai aspek

kehidupan. Wawancara akan dilakukan dengan mengajukan beberapa pertanyaan

terkait penelitian dan akan peneliti rekam alat perekam suara sehingga jawaban

yang diperoleh tepat sasaran dan kekeliruan akan terdeteksi.

Responden yang akan diwawancarai yaitu staf yang bekerja di Instalasi

Rekam Medik (IRMIK) RSUP Fatmawati dan juga tenaga kesehatan yang

berperan dalam menciptakan isi dari rekam medis. Berdasarkan PERMENKES

No. 269 tahun 2008 pasal 6 menyebutkan bahwa dokter, dokter gigi dan/atau

tenaga kesehatan bertanggungjawab atas catatan dan/atau dokumen yang dibuat

pada rekam medis.

Setelah data yang diinginkan telah terkumpul, selanjutnya data akan

diolah, disusun dan dianalisis. Analisa data bertujuan pengelompokan benda,

orang, peristiwa dan properti yang menjadi karakteristiknya. Data yang dianalisis

berupa catatan harian dan wawancara. Kemudian penulis akan menyimpulkan

sebuah hipotesis. S. Nasution (2006) menyatakan bahwa hipotesis adalah

pernyataan tentatif yang merupakan dugaan atau terkaan tentang apa saja yang

kita amati dalam usaha untuk memahaminya.

Setelah semua proses wawancara telah selesai, kemudian hipotesis yang

telah diperoleh diteliti dan ditelaah kembali apakah sudah menjawab rumusan

masalah dan tujuan yang penulis utarakan. Jika proses tersebut telah selesai, maka

data yang telah utuh dapat diinterpretasikan dan disimpulkan dengan baik.

Pembahasan

RSUP Fatmawati ditetapkan sebagai Rumah Sakit Badan Layanan Umum

(BLU) berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan R.I Nomor:

1243/MENKES/SK/VIII/2005 tanggal 11 Agustus 2005 tentang Penetapan 13

(Tiga Belas) Eks Rumah Sakit Perusahaan Jawatan (Perjan) Menjadi Unit


Pelaksana Teknis (UPT) Departemen Kesehatan Dengan Menerapkan Pola

Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum.

RSUP Fatmawati dipimpin oleh seorang direktur utama. Pada organisasi

RSUP Fatmawati, terbagi 3 Direktorat besar, yaitu Direktorat Medik dan

Keperawatan; Direktorat Umum, SDM dan Pendidikan; dan Direktorat Keuangan.

Instalasi Rekam Medik dibawahi oleh Direktorat Medik dan Keperawatan dengan

12 instalasi lainnya.

Instalasi Rekam Medik (IRMIK) merupakan satuan kerja yang berada di

RSUP Fatmawati yang berfungsi sebagai pusat pengolahan rekam medis yang

telah dihasilkan. IRMIK juga menyimpan rekam medis dan dokumen lainnya

berkaitan dengan RSUP Fatmawati.

Perkembangan rekam medis di RSUP Fatmawati dimulai sejak tahun

1960, dengan melakukan pencatatan pasien rawat inap, membuat perincian pasien

pulang dan membuat laporan kegiatan rumah sakit serta morbiditas/mortalitasnya.

Dalam perkembangannya dilakukan beberapa kali perubahan nama maupun

struktur satuan kerja yang bertanggung jawab, dimulai dari namanya Dinas

Opname sampai akhirnya menjadi Instalasi Rekam Medis dan Informasi

Kesehatan (IRMIK) pada tahun 2007. Pada tahun 2014 nama Instalasi Rekam

Medik dan Informasi Kesehatan berubah menjadi Instalasi Rekam Medik dan

Pusat Data Informasi yang tertuang dalam Surat Keputusan Direktur Utama

Nomor : HK.03.05/II.1/38/2014 tanggal 17 Januari 2014 tentang Perubahan

Struktur Organisasi Satuan Kerja di Lingkungan RSUP Fatmawati.

Responden yang didapat sebagian besar dokter muda yang baru menjalani

pekerjaan sesungguhnya sebagai dokter beriringan dengan pendidikan yang

sedang di ambilnya. Responden yang merupakan staf Instalasi Rekam Medik

merupakan staf khusus di bagian pengolahan dan pelayanan rekam medis

sehingga mereka berkontribusi langsung dengan pengolahan rekam medis.

Dalam penelitian ini, responden yang diwawancarai berjumlah 6 orang

yang merupakan tenaga kesehatan dan staf Instalasi Rekam Medis. Berikut profil

para responden.


Inisial Jabatan Pendidikan

S Dokter Junior S1 Kedokteran

F Dokter Junior S1 Kedokteran

A Dokter Junior S1 Kedokteran

R Dokter Junior S1 Kedokteran

I Staf Penyimpanan Rekam Medis D3 RMIK

D Koord. Pelayanan Rekam Medis S1 MIK

T Staf Administrasi D3 RMIK

Tabel 1. Profil Responden

Terciptanya arsip terjadi karena suatu hal atau peristiwa yang penting dan

layak untuk dicatat dalam bentuk fisik maupun elektronik, begitupun dengan

rekam medis. Rekam medis tercipta saat seseorang yang menderita suatu penyakit

dan menginginkan pelayanan pengobatan atau biasa disebut pasien, datang ke

rumah sakit. Di rumah sakit besar seperti RSUP Fatmawati, terdapat tempat

pendaftaran bagi pasien yang mana berfungsi untuk mencatat identitas dan

riwayat penyakit pasien yang akan menjadi rekam medis sang pasien.

Pada saat pendaftaran pasien, rekam medis langsung diberikan nomor yang

berguna dalam temu kembali di kemudian hari. Tempat pendaftaran berada di

Unit Gawat Darurat dan Unit Rawat Jalan. Prosedur pendaftaran pasien pada

kedua unit tersebut hampir mirip. Pada Unit Gawat Darurat, pencatatan identitas

pasien diwakili oleh keluarganya. Selanjutnya, pasien akan di periksa oleh dokter

yang bertugas untuk ditentukan tingkat kegawatan pasien untuk perawatan lebih

lanjut, misalnya akan di operasi atau rawat inap.

Rekam medis yang telah diciptakan selanjutnya akan digunakan sebagai

acuan tenaga kesehatan dalam melayani pengobatan terhadap pasien. Formulir

resep obat dan lainnya disisipkan di dalam rekam medis. Rekam medis yang

berada di Unit Rawat Inap, digunakan setiap hari karena dokter dan perawat

menggunakannya untuk acuan pemberian obat. Dan juga jika ingin melakukan

sebuah tindakan bagi pasien, maka formulir persetujuan keluarga akan disisipkan

sebagai bukti asli bahwa apa yang dilakukan para tenaga kesehatan sudah

diketahui dan disetujui oleh perwakilan keluarga. Rekam medis pasien disimpan


di ruang perawatan yang dapat dijangkau dengan mudah oleh perawat dan dokter

yang bertugas.

Unit Rawat Jalan menggunakan rekam medis sebelumnya yang telah

diciptakan saat pasien menjalani rawat inap di rumah sakit. Rekam medis tersebut

disimpan di Instalasi Rekam Medis pada bagian rekam medis aktif. Tiap harinya

Instalasi Rekam Medik mengeluarkan 1000-1500 buah rekam medis untuk

digunakan sebagai pencatatan kembali kondisi pasien setelah dipulangkan dari

rawat inap.

Arsip dengan frekuensi pemakaian yang tinggi disebut arsip aktif. Begitu

pula dengan rekam medis. Penggunaan rekam medis dalam pelayanan kesehatan

terhadap pasien terus dilakukan sampai pengobatan terhadap pasien selesai.

Rekam medis menjadi inaktif berkaitan dengan kembali atau tidaknya pasien

untuk berobat. Responden mengatakan bahwa rekam medis menjadi inaktif bila

pasien tidak melakukan pengobatan selama 5 tahun berturut-turut. Kalau pasien

kembali melakukan pengobatan beberapa tahun setelah tahun terakhir pencatatan

dan belum sampai 5 tahun, rekam medisnya akan kembali aktif dan akan menjadi

inaktif sesuai dengan keterangan responden.

Pemindahan arsip merupakan salah satu kegiatan dari penyusutan. Jumlah

pasien yang meningkat membuat rekam medis yang tercipta pun semakin banyak,

sehingga perlu dilakukan penyusutan. Responden menjelaskan pemindahan rekam

medis aktif menjadi inaktif sangat mudah dan sederhana karena adanya stiker

warna yang memudahkan staf penyimpanan dalam melakukan kegiatan tersebut.

Dengan adanya stiker warna, staf IRMIK tidak terlalu mengalami kesulitan dalam

melakukan pemindahan arsip inaktif selain mengingat warna-warna dari lambang

angka belakang tahun tersebut.

Penyimpanan rekam medis berada di dalam instansi RSUP Fatmawati.

Dengan begitu, penyimpanan rekam medis pada Instalasi Rekam Medis

menggunakan tipe in-house. Tipe in-house merupakan salah satu tipe

penyimpanan arsip asli yang berasal dari instansi dan disimpan di dalam instansi

tersebut (Pederson, 1987). Kegiatan pemindahan rekam medis inaktif yang

dilakukan selanjutnya akan disimpan di tempat penyimpanan yang berbeda

dengan rekam medis aktif.


Untuk penyimpanan rekam medis inaktif dengan roll opact sesuai dengan

banyaknya jumlah rekam medis inaktif yang terdapat di instalasi rekam medis.

Roll O’Pack yang dapat bergerak atau bergeser memudahkan dalam penemuan

kembali rekam medis. Penyimpanan rekam medis inaktif disesuaikan dengan 2

digit angka paling kanan yang merupakan nomor utama dalam penomoran rekam

medis. Responden mengeluhkan banyaknya rekam medis inaktif membuat Roll

Opack penuh sehingga menyulitkan staf dalam penemuan kembali rekam medis.

Pasien pun secara tidak langsung membuat rekam medis baru dengan nomor

rekam medis yang sama di awal pendaftaran pasien.

Responden juga menjelaskan kegiatan pemusnahan yang dilakukan pada

rekam medis inaktif sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip. Setelahnya dibuat tim

penilai rekam medis untuk menilai dan menyeleksi nilai guna dari rekam medis

yang telah mencapai masa retensi. Identitas pasien menjadi salah satu berkas yang

nilai gunanya cukup tinggi sehingga akan disimpan lebih lama dengan

mentransfer ke Arsip Nasional. Selain itu, pemusnahan dilakukan bersamaan

dengan arsip yang dihasilkan unit kerja lain pada organisasi yang sama.

Pembakaran atau pembuburan dianggap cara yang efektif untuk menghilangkan

informasi rekam medis secara langsung sehingga kemungkinan informasi dilihat

pihak ketiga sangat kecil.

Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa:

1. Instalasi Rekam Medik (IRMIK) telah mempunyai Jadwal Retensi

untuk Rekam Medis yang di adaptasi dari PERMENKES No. 269

tahun 2008 dan berbeda dengan Jadwal Retensi Arsip dokumen

atau arsip dari unit kerja di fungsi fasilitatif dan substantif dari

RSUP Fatmawati.

2. RSUP Fatmawati telah memiliki SOP tentang Retensi yang cukup

jelas bagi pedoman di IRMIK, dalam pelaksanaannya pun

penerapan dari SOP terlihat cukup baik dengan retensi yang sedang

dilakukan saat observasi.


3. Pemindahan rekam medis inaktif dilaksanakan cukup baik dengan

berdasarkan stiker warna tetapi, penilaian terhadap rekam medis

aktif menjadi inaktif tidak dilakukan. Penilaian dilakukan hanya

dilakukan saat masa rekam medis inaktif telah habis dan akan

melakukan pemusnahan atau transfer ke Arsip Nasional RI

4. Pengetahuan dokter-dokter junior mengenai pentingnya rekam

medis kurang, sebatas saat penggunaan rekam medis dengan pasien

langsung.

5. Penyimpanan rekam medis yang jauh dan mempunyai gedung

sendiri memudahkan akses bagi para tenaga kesehatan dan

menghindarkan dari bahaya yang mungkin melanda seperti

kebakaran atau banjir.

Saran

1. Penyimpanan arsip aktif dan inaktif sebaiknya terpisah agar terlihat

perbedaannya dan rekam medis tertata rapi.

2. Ruangan penyimpanan rekam medis aktif dan inaktif sebaiknya

dipisah untuk mencegah tercampurnya rekam medis dan agar

terlihat lebih tertata.

3. Pemusnahan seharusnya dilakukan rutin beberapa tahun sekali

untuk mengurangi penumpukan rekam medis inaktif di ruang

penyimpanan.

Daftar Pustaka

Amsyah, Zulkifli. (1993). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia

Pustaka Utama

Barthos, Basir. (2007). Manajemen Kearsipan. Bumi Aksara:Jakarta

Depkes RI. (1994). Pedoman Sistem Pencatatan Rumah Sakit. Jakarta :

Dirjen Yan Medik

Healy, S. (2010), “ISO-15489 Record Management: its development and

significance”, Records Management Journal, Vol. 20 No. 1, pp. 96-

103, available at:www.scribd.com/doc/7372303/ISO-15489-Records-

Management-Its-Development-and-Significance


Indradi, Reno. (2013). Rekam Medis. Jakarta: Universitas Terbuka

Koesna, Sri Suwarti S. (1999). Aplikasi Rekam Medis. Depok: Universitas

Indonesia

Mirmani, Anon.(2011). Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas

Terbuka

Nasution, S. (2006). Metode Research : Penelitian Ilmiah. Jakarta: Bumi

Aksara

Pederson, Ann. (1987). Keeping Archives. Australia: Australian Society of

Archivists.

Penn, Ira A. (1994). Records Management Handbook. London: Gower

Publishing Limited

Perka ANRI No. 25 Tahun 2012 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip

PERMENKES NO. 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis

Powell, Ronald. R & Connaway, Lynn Silipigni. (2004). Basic Research

Methods For Librarians. Westport: Libraries Unlimited

PP No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009

tentang Kearsipan

Shepherd, Elizabeth & Yeo, Geoffrey. Managing Records : a handbook of

principles and practice. London: Facet Publishing

Soejono. (1999). Metode Penelitian : Suatu Pemikiran dan Penerapan.

Jakarta: PT Rineka Cipta

Sudjono & Mirmani, Anon. (2007). Penilaian dan Penyusutan Arsip.

Jakarta: Universitas Terbuka

Sujono. (2007). Manajemen Rekod Inaktif. Jakarta: Universitas Terbuka

Sulistyo-Basuki. (2007). Pengantar Ilmu Kearsipan. Jakarta: Universitas

Terbuka

Suraja, Yohannes. (2006). Manajemen Kearsipan. Malang : Dioma

Wursanto, Ig. (1991). Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius.

Wursanto, Ig. (1995). Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius


Documents

PENYIMPANAN ARSIP REKAM MEDIS : STUDI KASUS …