TAKRIF SURAT Surat ialah kertas atau segala sesuatu yang bertulis Surat kiriman ialah kertas yang mengandung khabar, maklumat, dan seumpamanya Ditulis oleh sesuatu pihak untuk disampaikan kepada pihak lain secara berkirim

PENTING DALAM SURAT KIRIMAN Pengirim Penerima Kandungan Surat

PENGERTIAN SURAT RASMI Surat yang dituliskan dalam urusan rasmi. Rasmi bermaksud segala urusan yang berhubung dengan jabatan seperti permohonan, pemberitahuan, arahan, makluman, notis, dan lain. Pejabat termasuk jabatan kerajaan, badan berkanun, syarikat swasta dan perniagaan, institusi pendidikan, dan lain.

BENTUK & FORMAT SURAT RASMI Surat rasmi disusunkan mengikut bentuk dan format yang khusus mengikut ketetapan jabatan, badan, dan institusi sebagai gaya khusus jabatan, badan, dan institusi berkenaan

UNSUR SURAT RASMI Maklumat pengirim, maklumat penerima, kandungan surat, dan beberapa unsur sampingan

MAKLUMAT PENGIRIM Maklumat yang terkandung pada kepala surat ialah nama jabatan, alamat lengkap jabatan/syarikat, nombor telefon/ teleks/ faks (yang berkaitan), maklumat surat (rujukan pengirim/penerima), dan tarikh

KEPALA SURAT Format kepala surat pelbagai, direkabentukkan sesuai untuk mencerminkan keperibadian jabatan Kepala surat dimuatkan logo atau lambang jabatan

ALAMAT PENGIRIM Alamat pengirim biasanya termuat dalam kepala surat. Kepala surat direkabentukkan sebegitu rupa supaya dapat memuatkan semua maklumat berkaitan

RUJUKAN SURAT Pada bahagian kepada surat, dimuatkan beberapa rujukan surat Biasanya ada dua rujukan rujukan penerima (jika ada dan untuk surat jawapan) dan rujukan pengirim

RUJUKAN SURAT Tujuan memuatkan maklumat ini adalah bagi memudahkan rujukan, baik kepada pihak pengirim mahupun kepada pihak penerima

RUJUKAN SURAT Rujukan surat biasanya pada bahagian kanan surat, sama ada sebahagian daripada kepala surat, mahupun pada bahagian bawah kepada surat Biasanya, rujukan penerima (jika ada) di atas dan rujukan penerima di bawah

RUJUKAN SURAT Bagi surat yang tidak menggunakan kertas surat berkepala, rujukan biasanya dicatatkan pada bahagian atas surat sebelah kanan

TANDATANGAN & NAMA PENGIRIM Biasanya, dalam jabatan kerajaan, badan berkanun, syarikat swasta, institusi kewangan, dan seumpamanya, surat ditandatangani atas nama ketua eksekutif

TARIKH SURAT Tarikh surat, sama ada daripada pejabat mahupun daripada individu, mestilah dicatatkan pada surat Biasanya, tarikh dicatatkan di bawah rujukan surat, pada bahagian kanan surat

TARIKH SURAT Ada banyak cara menuliskan tarikh. Yang lazim digunakan: 21 Mei 2003 28 h.b. Mac 1995 Gaya Dewan: 28 Mac 1995 26 Syawal 1415

MAKLUMAT TAMBAHAN Surat rasmi biasa juga dituliskan mengikut keadaan tertentu. Misalnya, ada surat yang ditandai segera, hantar tangan, sulit atau rahsia, dan seumpamanya. Bagi surat khusus ini, lazimnya dinyatakan pada bahagian maklumat pengirim, di bawah kepada surat.

MAKLUMAT PENERIMA Mengandung nama dan/atau gelar jawatan penerima surat diikuti alamat lengkap Sebagai amalan lazim, surat rasmi dikirimkan kepada ketua eksekutif mengikut gelar rasmi institusi Gelar anugerah penerima hendaklah diikutsertakan

MAKLUMAT PENERIMA Jika diketahui pengendali surat, maka masukkan maklumat tersebut pada bahagian bawah alamat penerima, iaitu dengan mencatatkan nama penerima atau gelar rasmi (gelar jawatan), melainkan harus melalui saluran tertentu

MAKLUMAT PENERIMA Jika melalui saluran tertentu, maklumat tersebut hendaklah dinyatakan dengan mencatatkan Melalui: diikuti nama dan alamat lengkap saluran berkaitan yang boleh lebih daripada satu

MAKLUMAT PENERIMA Jika lebih daripada satu, maka hendaklah menyenaraikan penamapenama yang harus dilalui.

MAKLUMAT PENERIMAAda dua cara menyusunkan senarai laluan ini: Pertama, mengikut hierarki pangkat Kedua, mengikut susunan penerima

KANDUNGAN SURATBahagian kandungan surat memuatkan tiga unsur, iaitu tajuk, kandungan surat, dan penutup

SEBELUM KANDUNGANSebelum kandungan sebenar surat ialah kata sapaan Biasanya, kata sapaan dicatatkan langkau dua baris di bawah baris akhir alamat penerima Dilangkaukan dua baris pula sebelum menurunkan tajuk surat

TAJUK SURATSurat rasmi seharusnya mempunyai tajuk surat Tajuk surat dituliskan mendahului kandungan surat dan mengikuti rujukan hormat penerima Tajuk surat mencerminkan isi kandungan surat; ringkas dan padat

TAJUK SURATTajuk tidak perlu diakhiri dengan noktah Contohnya: Laporan Tentang Prestasi Klinik 1 Malaysia Kempen Derma Darah

TAJUK SURATTajuk surat digarisbawahi dan boleh dalam huruf besar atau huruf kecil Contohnya: Permohonan Mengikuti Kursus Keterampilan Berbahasa Dewan Bahasa dan Pustaka Sayembara Penulisan Puisi Kesihatan

TAJUK SURATContohnya: PENJELASAN TENTANG KEKURANGAN BEKALAN SIMEN DAN BESI

TAJUK SURATDalam perkembangan moden (menggunakan komputer), tajuk boleh dicetakkan hitam Contohnya: Memohon Cuti Sambilan Selama Dua Hari Dari 26 Februari 2004 Hingga 27 Februari 2004

KANDUNGAN SURATKandungan surat ialah maklumat, berita, dan segala sesuatu yang ingin disampaikan pengirim kepada penerima

KANDUNGAN SURATKandungan surat dapat disusunkan dalam beberapa perenggan mengikut kesesuaian

KANDUNGAN SURATPenyampaian surat harus jelas dan memuatkan hanya maklumat penting yang berkaitan

KANDUNGAN SURATLazimnya, perenggan-perenggan kandungan dinombori bagi memudahkan rujukan Secara konvensinya, perenggan pertama dan terakhir tidak dinombori

KANDUNGAN SURATContohnya: Tuan, Kursus Keterampilan Berbahasa Pada 26 Februari 2004

Dengan hormatnya saya merujuk perbincangan saya dan tuan pada 26 Februari 2004.

KANDUNGAN SURATPenutup: Sekian, terima kasih.

SUBPERENGGANAda kalanya maklumat yang termuat dalam perenggan perlu dipecahpecahkan ke dalam subperenggan

SUBPERENGGANSubperenggan boleh dipecahkan dengan memberikan nombor pecahan: Misalnya, 2.1, 2.2 dan seterusnya untuk perenggan dua, dan 3.1, 3.2, 3.3 dan seterusnya untuk perenggan tiga.

SUBPERENGGANJika sistem ini tidak mahu diikuti, maka kita boleh memisahkan perenggan menggunakan sistem penomboran yang lain

SUBPERENGGANBoleh menggunakan nombor roman (i, ii, iii dan seterusnya, sama ada nombor besar atau nombor kecil. Boleh juga menggunakan abjad a,b, c, dan seterusnya.

PENUTUP SURATSurat rasmi lazimnya ditutupkan dengan memasukkan maklumat berkaitan dengan arahan, syarat, dan seumpamanya.

PENUTUP SURATLazimnya, surat-surat rasmi daripada jabatan kerajaan, badan berkanun, institusi, dan lain diakhiri dengan ungkapan seperti BERKHIDMAT UNTUK NEGARA, BERSATU BERTAMBAH MUTU dll.

HUJUNG SURATBahagian ini memuatkan maklumat tentang pengirim, nama, dan gelar jawatan rasmi pengirim Hujung surat juga memuatkan maklumat tambahan, jika perlu

TANDATANGAN & NAMA PENGIRIMTidak semua surat ditandatangani oleh ketua eksekutif. Ada pegawai tertentu yang dibenarkan menandatangani surat, mengikut kepentingan, hierarki, dan sebagainya.

TANDATANGAN & NAMA PENGIRIMPenama yang mendapat kebenaran menandatangani surat mencatatkan namanya pada bahagian bawah tandatangannya. Contohnya: T.T. (HJ. AMIN BIN ABU)

TANDATANGAN & NAMA PENGIRIMDi bawah namanya, diturunkan gelar jawatan rasminya diikuti dengan kependekan b.p. (bagi pihak) dan gelaran ketua eksekutif jabatan tersebut.

TANDATANGAN & NAMA PENGIRIMContohnya: T.T. .. (HJ. AMIN BIN ABU) b.p. Pengarah Urusan, Syarikat Gaya Hidup Sihat Sdn. Bhd.

SUASANA SURAT RASMISuasana yang dibawa oleh surat rasmi adalah formal atau tak bersahaja Terbina satu gaya atau laras bahasa yang tersendiri

SUASANA SURAT RASMIAda beberapa gaya dan laras bahasa bagi mengungkapkan sesuatu secara khusus untuk menyatakan sesuatu maksud.

PENGGUNAAN GANTI NAMA DIRIKata ganti diri pertama yang digunakan dalam surat rasmi ialah SAYA untuk tunggal dan KAMI untuk jamak

PENGGUNAAN GANTI NAMA DIRIJika ditujukan kepada raja pemerintah seperti D.Y.M.M. Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong, dan Sultan digunakan kata ganti diri orang pertama PATIK

PENGGUNAAN GANTI NAMA DIRIBagi orang yang bergelar RAJA, tetapi bukan pemerintah negeri, digunakan ganti nama diri orang pertama biasa SAYA, KAMI, dan lain yang sesuai dengan jawatannya

Kata Ganti Diri KeduaKGD kedua yang sesuai untuk surat rasmi ialah TUAN dan PUAN menurut kesesuaian Tidak dibezakan wanita berkahwin dengan wanita bujang keduaduanya dirujuk dengan ganti nama diri orang kedua PUAN

Kata Ganti Diri KeduaJika penerima surat orang bergelar, maka lebih wajar jika kita menggunakan gelarannya sebagai ganti nama orang kedua. Ada cara panggilan hormat yang harus dicatatkan, mendahului gelar dan/atau namanya.

Cara Panggilan HormatRaja pemerintah Duli Yang Maha Mulia Orang Kenamaan Yang Berbahagia PM/MB/KM Yang Amat Berhormat

Cara Panggilan HormatWakil Rakyat/ Senator/ SKN/ Penasihat Undang-Undang Negeri: Yang Berhormat (jika raja Yang Berhormat Mulia) Yang Dipertua Negeri/Duta Besar Tuan Yang Terutama

Cara Panggilan HormatKetua Hakim Negara Yang Amat Arif Hakim Yang Arif (jika raja Yang Arif Mulia) Orang biasa Tuan/Puan

Kata Ganti Diri Orang KetigaDalam surat rasmi, rujukan orang ketiga ialah BELIAU. Raja pemerintah baginda bersama atau tanpa kata TUANKU, SERI PADUKA, dan seumpamanya.

Ungkapan KhususDalam surat-menyurat terdapat ungkapan yang bagaikan khusus bentuknya, hingga dapat membentuk gaya dan laras bahasa persuratan rasmi. Semua ini menjadi penanda dilihat daripada beberapa kelompok.

Penanda RujukanPenanda rujukan diwujudkan oleh ungkapan yang merujuk kembali perkara yang sudah berlaku atau disebut, mungkin secara langsung mahupun tidak langsung.

Contoh Penanda RujukanMerujuk kepada (perkara yang tersebut di atas) Berhubung dengan surat tuan (perenggan 2) Sehubungan dengan (permohonan tuan untuk)

Contoh Penanda RujukanBerkenaan dengan (maklumat tersebut) Menurut (pendapat yang dikemukakan) Menurut (aturan yang ditetapkan)

Menggunakan ayat lengkapSukacita saya merujuk kepada perkara yang tersebut di atas. Perbincangan kita tempoh hari dirujuk. Perbualan telefon antara saya dan pihak tuan pada 21 Mei 2003 dengan hormatnya dirujuk.

Penanda PenyertaanUngkapan ini memberikan semacam tanda bahawa disertakan sesuatu dengan surat berkaitan. Contohnya: Bersama-sama surat ini (disertakan.) Dengan ini (saya lampirkan.)

Penanda PemaklumanPihak kami ingin memaklumkan bahawa Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa Sukacita/dukacita dimaklumkan bahawa

Penanda PemaklumanSeperti yang sedia tuan/puan maklumi bahawa Sukacita saya memaklumi tuan bahawa Sukacita saya memaklumkan bahawa

Penanda Sebab-MusababPenanda sebab-musabab berfungsi menimbulkan perkaitan peristiwa. Contohnya: Berhubung dengan lawatan Yang Amat Berhormat Perdana Menteri ke Beijing, jabatan ini mencadangkan dua orang wakil untuk turut serta dalam rombongan tersebut.

Penanda Sebab-MusababOleh sebab 15 hari bulan hari Ahad, maka cuti am digantikan pada hari Isnin, 16 hari bulan. Atas kerjasama tuan (Oleh sebab tuan memberikan kerjasama), kami mengucapkan terima kasih banyak.

Penanda PerintahDalam surat rasmi, ungkapan perintah dapat dilihat daripada dua sudut. Pertama Perintah Hormat: dapat diungkapkan dengan menggunakan ungkapan yang membawa maksud harapan, nasihat, dan permohonan.

Penanda PerintahPerintah Hormat Harapan Contohnya: Saya harap tuan maklum bahawa Kami mengharapkan bahawa Perkara itu menjadi harapan kami bahawa

Penanda PerintahPerintah Hormat Nasihat Contohnya: Tuan dinasihatkan supaya Sukacita saya menasihati tuan Dalam hal ini, saya ingin menasihati tuan supaya

Penanda PerintahPerintah Hormat Permohonan Contohnya: Tuan diminta mengemukakan Sukacita kami meminta tuan melaporkan Sila sampaikan borang tuan

Perintah Kurang HormatMenggunakan ungkapan yang ditandai kata arahan Contohnya: Saya telah diarahkan supaya memberitahu tuan Tuan diingatkan bahawa Puan dikehendaki melapor diri

Penanda MatlamatPenanda jenis ini menunjukkan adanya matlamat atau tujuan yang hendak dicapai. Ungkapan yang menjalankan tugas ini biasanya bermula dengan kata untuk.

Penanda MatlamatContohnya:

Untuk tujuan Untuk makluman dan tindakan tuan Untuk makluman puan Untuk pertimbangan puan

Penanda PerwakilanUngkapan jenis ini diwujudkan untuk menyatakan bahawa surat tersebut dituliskan bagi pihak atau dituliskan sebagai wakil. Contohnya: Bagi pihak rakan sejawatan dan diri saya sendiri, saya Saya bagi pihak Pengarah merakamkan penghargaan

Penanda PendapatUmumnya, ungkapan yang menunjukkan pendapat ditandai oleh kata-kata seperti pendapat, fikiran, hemat, pandangan, dan seumpamanya. Contohnya: Pada pendapat saya, Pada fikiran kami, Kami berpandangan bahawa Pada hemat kami,

Penanda SambunganUngkapan yang sering digunakan sebagai penanda sambungan seperti: Sebagai lanjutan kepada surat tuan Berikutan daripada percakapan telefon antara Lanjutan daripada perbincangan kita tempoh hari

Penanda SikapPenanda sikap positif sikap positif dapat ditandai dengan ungkapanungkapan penghargaan, pernyataan kesanggupan, persetujuan, dan seumpamanya.

Penanda Sikap PositifContohnya: Saya mengucapkan ribuan terima kasih kerana Kerjasama tuan itu sangat kami hargai. Sukacita dimaklumkan bahawa tuan Kami tidak keberatan membantu Saya bersetuju membenarkan tuan

Penanda Sikap NegatifSikap negatif ditandai dengan ungkapan-ungkapan yang berentuk kesal, enggan, dan seumpamanya. Contohnya: Dukacita dimaklumkan bahawa tuan Kejadian itu sangat dikesali Kami keberatan menerima cadangan tuan Saya memandang berat kejadian itu

Penanda JangkaanAda kalanya kita membuat andaian terhadap sesuatu. Untuk itu, kita tandai dengan ungkapan yang menunjukkan adanya andaian atau antisipasi. Contohnya: Segala kerjasama pihak tuan, kami dahului dengan

Penanda PenamatPenanda penamat ialah ungkapan yang menandai bahawa surat akan berakhir. Contohnya: Sekian untuk makluman dan perhatian tuan. Kerjasama tuan kami dahului dengan setinggi-tinggi terima kasih.

BAHASA AKHIR SURATBiasanya, akhiran surat memadai dengan ungkapan:

Sekian. Sekian, terima kasih. Sekian, kerjasama tuan didahului dengan ucapan terima kasih. Sekian, semoga mendapat kerjasama tuan. Terima kasih.

TERIMA KASIH JUMPA LAGITerima kasih atas perhatian dan kerjasama baik kalian semua.

BENGKEL KUMPULAN 1 Tulis sepucuk surat kepada Yang Amat Berhormat Ketua Menteri untuk memohon kesudian beliau merasmikan bangunan tambahan jabatan anda dengan mematuhi tatacara dan format surat rasmi yang betul.

BENGKEL KUMPULAN 2 Tulis sepucuk surat rasmi kepada Ketua Jabatan anda untuk memaklumkan perkembangan projek yang sedang anda laksanakan dengan mematuhi tatacara dan format surat kiriman rasmi yang betul.

BENGKEL KUMPULAN 3 Tulis sepucuk surat kepada Yang Dipertua Majlis Kerajaan Tempatan memohon kerjasama beliau untuk membekalkan tong sampah yang sesuai di kawasan kediaman anda dengan mematuhi tatacara dan format surat kiriman rasmi yang betul.

BENGKEL KUMPULAN 4 Tulis sepucuk surat kepada Menteri Pembangunan Luar Bandar dan Urbanisasi memohon peruntukan untuk membina jambatan baharu di kampung anda untuk menggantikan jambatan lama yang sudah usang mengikut tatacara dan format surat kiriman rasmi yang betul.

BENGKEL KUMPULAN 5 Tulis sepucuk surat kepada seorang pegawai yang bertanggungjawab di sebuah jabatan kerajaan melalui ketua jabatan beliau untuk mendapatkan khidmat kepakaran beliau dengan mematuhi tatacara dan format surat rasmi yang betul.

BENGKEL KUMPULAN 6 Tulis sepucuk surat kepada seorang Hakim Mahkamah memohon khidmat beliau untuk menyampaikan ceramah tentang aspek perundangan dalam pengurusan harta tanah dengan mematuhi tatacara dan format surat rasmi yang betul.