PENGESAHAN PENERIMAAN DOKUMEN KUALITIapps.polikk.edu.my/kualiti/docs/PPP-PROSEDUR KUALITI/PKK... · Web viewMengisi Borang Pemesanan Pengeluaran Barang-barang dan mengemukakan kepada

POLITEKNIK KOTA KINABALUKEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

PKK-PK-PPP-10PEROLEHAN

DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH

NAMA Sahul Hamed Bin Hj Abdul Wahab Mustafar Kamar Bin Ujang

JAWATAN Timbalan Pengarah Akademik Pengarah

TANDATANGAN

TARIKH 15 Februari 2008 18 Februari 2008

SALINAN TERKAWAL NO:

KELUARAN : 01 PINDAAN : 01 TARIKH KUATKUASA : 18 FEB 2008

PKK-PK-PPP-10

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini menyediakan garis panduan yang didokumenkan untuk memastikan proses

perolehan bekalan / perkhidmatan dilakukan mengikut peraturan perolehan, kriteria dan

masa yang ditetapkan bagi memastikan pemberian perkhidmatan pendidikan dijalankan

dengan sempurna dan sistematik

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai untuk menguruskan perolehan bekalan dan perkhidmatan di

Politeknik Kota Kinabalu. Perolehan dibuat mengikuti kaedah-kaedah sama ada

pembelian melalui kontrak pusat, pembelian secara sebutharga dan pembelian secara

terus.

3.0 DEFINISI

KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 03 JAN 2007

Bekalan Merangkumi bahan luak, alat tulis dan peralatan kecil

Perkhidmatan Meliputi kerja-kerja keselamatan, kebersihan, pembaikan dan

penyenggaraan

Jawatankuasa Pembuka Sebutharga

Terdiri daripada sekurang-kurangnya dua orang pegawai.

Salah seorang daripadanya ialah Pegawai Kumpulan

Pengurusan dan Profesional. Jawatankuasa ini dilantik oleh

Pengarah.

Jawatankuasa Sebutharga

Terdiri daripada tiga orang pegawai yang dilantik oleh

Pengarah dan dipengerusikan oleh Pengarah.

1/17

PKK-PK-PPP-10

Pegawai Stor Pegawai yang menguruskan stor.

PBMB Penyelaras Bengkel / Makmal / Bilik Kuliah (PBMB) ialah

pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan untuk menyelaras

tugas-tugas Penyelia bengkel/ makmal/ bilik kuliah.

Pegawai Perolehan Jabatan/Unit

Pegawai Perolehan Jabatan/Unit ialah pegawai yang dilantik

oleh Pengarah / Ketua Jabatan / Ketua Unit untuk

menguruskan perolehan di jabatan / unit.

Ketua Kursus Pensyarah yang bertanggungjawab terhadap sesuatu kursus.

PA Penolong Akauntan

PEK Pegawai Eksekutif Kanan


Rekod Pembekal

Rekod pembekal yang berada pada Penolong Akauntan dan

disenggarakan berdasarkan kepada prestasi bekalan

Fail Kontrak Pusat

Fail yang mempunyai Pekeliling-Pekeliling Kontrak Pusat

yang mempunyai maklumat pembekal kontrak pusat yang

berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan maklumat

bekalan yang dibekalkan

2/17

PKK-PK-PPP-10

4.0 CARTA ALIR


MULA

Kenalpasti keperluan perolehan selepas perbincangan bersama pensyarah/pegawai di jab/ unit

A

jabataSedia & serah senarai keperluan berserta anggaran kos kpd

Ketua Jab/Unit/PEK

PROSES

Meneliti & menyerahkan senarai keperluan di atas kepada

Pengarah

TIDAK

Mempertimbang dan meluluskan permohonan keperluan

Meminda senarai keperluan perolehan dengan jumlah sebenar yang diluluskan

LULUS

YA

Menyerahkan senarai keperluan yang diluluskan kepada PEK

A

3/17

TANGGUNGJAWAB

KETUA JAB/UNIT/ PEK

PEGAWAI PEROLEHAN

JAB/UNIT

KETUA JAB/UNIT/ PEK

PENGARAH

KETUA JAB/UNIT

KETUA JAB/UNIT

RUJUKAN

Borang Anggaran Kos

Borang Anggaran Kos

Borang Anggaran Kos

Borang Anggaran Kos

Borang Anggaran Kos

PKK-PK-PPP-10


A

Semak bekalan dalam buku stok

Mengisi borang pemesanan pengeluaran barang-barang dan

kemukakan kpd Pegawai stor

CUKUPukup

Keluarkan Bekalan

YA

TIDAK

Mengisi dan serah borang pesanan pembelian

Menyemak dan Menyokong permohonan

Serah borang pesanan pembelian kpd unit kewangan

Kenalpasti dan cadang kaedah perolehan samada:

Kontrak pusatSebuthargaPembelian terus

B

PROSES

A

4/17

TANGGUNGJAWAB

Peg. Perolehan Jab/ Unit

Peg. Stor

Peg. Perolehan Jab/ Unit

Peg. Perolehan

Ketua Jab/Unit/ Pek

Peg. Perolehan Jab/Unit

RUJUKAN

Borang Pemesanan Pengeluaran Barang-

barang

KEW 314

MPK

Borang Pesanan Pembelian



PKK-PK-PPP-10


B

PROSES

Meneliti permohonan

LULUS

Sedia LPO dan catat tanggungan

Tandatangan LPO

Hantar LPO Pada Pembekal

Maklum dan Kembalikan kpd Peg Perolehan

TIDAK

YA

TANGGUNGJAWAB

PA

PENGARAH

PA

PENGARAH

PA

C

Semak dan catat baki peruntukan pada borang, tandatangan & majukan

kepada pengarah

5/17

RUJUKAN

Borang Pesanan Pembelian dan Buku Vot


Pesanan Kerajaan (LPO) dan Buku Vot

LPO

LPO

PKK-PK-PPP-10


C

PROSES

Memastikan bekalan dihantar menepati masa dan memenuhi

spesifikasi

Memenuhi

spefikasi

Terima bekalan dan cop tarikh terima pada dokumen serahan berkaitan

Rekod terimaan bekalan

Lengkapkan borang soal selidik dan serah kepada PA

Kembalikan kepada

pembekal

TIDAK

YA

Lengkapkan Borang Analisa dan senarai hitamkan pembekal yang memperolehi markah kurang 70%

sebanyak 3 kali berturut-turut

Sedia laporan analisa prestasi pembekal dan bentangkan dalam

mesyuarat KSP

D

TANGGUNGJAWAB

Peg. Perolehan/ Stor




PA

PA

PA

PEK

6/17

RUJUKAN

DO / Invois/ LPO

KEW.312/313/314

Borang Soal Selidik prestasi

pembekal

Borang Analisa Prestasi Pembekal

Laporan Analisa Prestasi Pembekal

PKK-PK-PPP-10


D

PROSES

Daftar Bil

Sedia baucar bayaran

Semak dan tandatangan baucar bayaran

Maklumkan kepada Pegawai

berkenaan

TIDAK

YA

Rekod Perbelanjaan

Memantau Daftar Bil

TAMAT

RUJUKAN

Invois/LPO

Invois/ LPO

Daftar Bil

Baucar Bayaran

Baucar Bayaran

Buku Vot

Daftar bil

LENGKAP

Urusan Pembayaran;Pastikan nama dan no.akaun bank pada

invois serta LPO dilengkapkan

7/17

TANGGUNGJAWAB

PA

PA

PT(KEW)

Pengarah Dan Pegawai Lain Yang

Diberi Kuasa

PA

PEK

PKK-PK-PPP-10

5.0 PROSEDUR TERPERINCI

Tanggungjawab Tindakan

Ketua Jabatan / Unit /PEK

Perancangan Perolehan

1. Mengenalpasti keperluan perolehan bagi tahun berikutnya

selepas perbincangan bersama dengan pensyarah / pegawai

di jabatan / unit.

Pegawai Perolehan

Jabatan/ Unit

2. Menyediakan dan menyerahkan senarai keperluan di atas

beserta anggaran kos kepada ketua jabatan / unit pada

minggu pertama bulan Januari.

Ketua Jabatan / Unit/PEK

Pengarah

Ketua Jabatan / Unit

3. Meneliti dan menyerah senarai keperluan perolehan

beserta anggaran kos bagi jabatan / unit kepada Pengarah

pada akhir Januari.

4. Mempertimbang dan meluluskan permohonan keperluan

di atas.

5. Meminda senarai keperluan perolehan (sekiranya perlu)

jabatan / unit yang dirancang dengan berbincang dengan

Ketua Kursus / Pegawai Perolehan dan PBMB selaras

dengan jumlah sebenar yang diluluskan.

Ketua Jabatan / Unit

6. Menyerahkan senarai keperluan perolehan yang diluluskan

kepada PEK.

Permohonan Bekalan


8/17

PKK-PK-PPP-10


Pegawai Perolehan

Jabatan / Unit

1. Mengisi Borang Pemesanan Pengeluaran Barang-barang

dan mengemukakan kepada Pegawai Stor.

Pegawai Stor

2. Menyemak bekalan dalam Buku Stok / Senarai Bekalan.

Sekiranya ada, keluarkan bekalan yang diperlukan kepada

Pegawai Perolehan Jabatan / Unit dalam masa dua (2) hari

bekerja dari tarikh terima permohonan.

3. Sekiranya tidak ada / tidak mencukupi, catatkan dalam

Borang Pemesanan Pengeluaran Barang-barang bahawa

bekalan yang diperlukan tidak ada / tidak mencukupi di stor

dan menyerahkan Borang Pemesanan Pengeluaran Barang-

barang kepada Pegawai Perolehan Jabatan / Unit dalam

masa dua (2) hari bekerja dari tarikh terima permohonan.

Pegawai Perolehan

Jabatan / Unit

4. Mengenalpasti dan mencadangkan kaedah perolehan yang

diperlukan samada :

a. Pembelian melalui Kontrak Pusat

b. Pembelian melalui Sebutharga

c. Pembelian secara terus

5. Mengisi dan menyerahkan Borang Pesanan Pembelian

berserta spesifikasi kepada Ketua Jabatan / Ketua Unit / PEK

Ketua Jabatan / Unit/PEK

6. Meneliti Borang Pesanan Pembelian dari Pegawai Perolehan

Jabatan / Unit untuk memastikan bekalan yang dipohon

memenuhi keperluan Jabatan seterusnya menyokong

permohonan.


9/17

PKK-PK-PPP-10


Pegawai Perolehan

Jabatan/Unit

7. Menguruskan perolehan mengikut kaedah yang dipersetujui.

A. Pembelian Melalui Kontrak Pusat

Pegawai Perolehan

Jabatan / Unit

1. Bagi pembelian melalui kontrak pusat majukan permohonan

pembelian kepada Penolong Akauntan dengan mengisi

Borang Pesanan Pembelian.

2. Ikuti langkah Penyediaan Pesanan Kerajaan

B. Pembelian Secara Sebutharga

Pegawai

Perolehan

Jabatan / Unit

1. Membuat pembelian secara sebutharga berpandukan

peraturan-peraturan yang ditetapkan dalam Arahan

Perbendaharaan dan semua peraturan Perbendaharaan

yang sedang berkuatkuasa.

Jawatankuasa

Pembuka

Sebutharga

2. Mengendalikan urusan pembukaan sebutharga berpandukan

Arahan Perbendaharaan dan semua peraturan

Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa.

Pegawai

Perolehan Jabatan

/ Unit

3. Mengendalikan urusan memproses sebutharga mengikut

Arahan Perbendaharaan dan semua peraturan

Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa dan membuat

syor di dalam lampiran analisa kepada Jawatankuasa

Sebutharga.


10/17

PKK-PK-PPP-10


Jawatankuasa

Sebutharga

4. Mengendalikan urusan pemilihan pembekal berpandukan

peraturan-peraturan yang ditetapkan dalam Arahan

Perbendaharaan dan semua peraturan Perbendaharaan.

5. Memaklumkan pembekal yang berjaya dan harga yang

ditawarkan kepada Pegawai Perolehan Jabatan / Unit untuk

menguruskan perolehan.

6. Mengisi borang permohonan pesanan pembelian beserta

lampiran analisa dan memajukan kepada Penolong

Akauntan.

7. Ikuti langkah seperti Penyediaan Pesanan Kerajaan

Pegawai

Perolehan Jabatan

/Unit /Pegawai

Stor

C. Pembelian Secara Terus

Pegawai Perolehan Jabatan

/ Unit

1. Kenalpasti dan memilih pembekal dengan merujuk kepada

fail rekod pembekal. Kriteria pemilihan pembekal adalah

berdasarkan pekeliling perbendaharaan terkini.

2. Mengisi Borang Pesanan Pembelian dan majukan kepada

Penolong Akauntan.

3. Ikuti langkah Penyediaan Pesanan Kerajaan

Penyediaan Pesanan Kerajaan


11/17

PKK-PK-PPP-10


PA 1. Menyemak dengan buku Vot, mencatat baki peruntukan

dalam Borang dan menandatangani Borang Pesanan

Pembelian. Seterusnya memajukan kepada Pengarah untuk

kelulusan.

Pengarah 2. Meneliti berdasarkan baki peruntukan dan keperluan

bekalan, membuat keputusan ke atas permohonan dan

menyerahkan kepada Penolong Akauntan.

PA 3. Mendapatkan semula Borang Pesanan Pembelian dari

Pengarah.

4. Menyediakan Pesanan Kerajaan serta mencatat tanggungan

dalam Buku Vot dan dikemukakan kepada Pengarah untuk

ditandatangani.

5. Mendaftar Pesanan Kerajaan dalam Daftar Bil apabila invois

dan dokumen – dokumen sokongan yang lain diterima oleh

Unit Kewangan dan menghantarnya kepada pembekal.

Penerimaan Bekalan


/ Unit dan

Pegawai Stor

1. Memastikan bekalan dihantar menepati tempoh masa yang

telah ditetapkan.

2. Memeriksa sama ada bekalan yang dibekalkan oleh

pembekal memenuhi dan menepati spesifikasi.


12/17

PKK-PK-PPP-10


3. Bekalan yang tidak memenuhi dan menepati spesifikasi,

dikembalikan kepada pembekal.

4. Menerima bekalan / perkhidmatan yang dibekalkan jika ianya

memenuhi dan menepati spesifikasi dan dokumen-dokumen

serahan yang berkaitan serta copkan tarikh terima.

Merekodkan penerimaan bekalan dalam KEW. 312 / KEW.

313 / KEW. 314.

Menilai Keberkesanan Proses


/ Unit dan

Pegawai Stor

1. Melengkapkan Borang Soal Selidik Prestasi Pembekal [RK-

PK-10-01].

2. Menyerahkan dokumen-dokumen serahan yang berkaitan

dan sesalinan Borang Soal Selidik Prestasi Pembekal

kepada Penolong Akauntan.

PA 3. Mengisikan peratusan markah yang diperolehi daripada Soal

Selidik Prestasi Pembekal ke dalam Borang Analisa Prestasi

Pembekal [(RK-PK-10-02]

PA 4. Menyenarai hitamkan pembekal sekiranya markah yang

diperolehi dalam Lampiran 2 kurang daripada 70% sebanyak

3 kali.


13/17

PKK-PK-PPP-10


5. Menyediakan Laporan Analisa Prestasi Pembekal dan

membentangkannya di dalam Mesyuarat Kajian Semula

Pengurusan.


14/17

01 18 FEB 2008

PKK-PK-PPP-10

6. Menyimpan dan menyelenggara Soal Selidik Prestasi

Pembekal dan Analisa Prestasi Pembekal dari masa ke

semasa.

Pembayaran Kepada Pembekal

PA 1. Menerima invois dan Pesanan Kerajaan. Pastikan nama dan

nombor akaun bank serta Pesanan Kerajaan telah

dilengkapkan.

2. Mendaftarkan invois yang diterima dalam buku Daftar Bil.

3. Menguruskan pembayaran dalam tempoh 14 hari selepas

penerimaan invois beserta dokumen berkaitan yang lengkap.

PEK 4. Memantau Daftar Bil sebulan sekali untuk memastikan

pembayaran telah dilaksanakan dalam tempoh tersebut.

KELUARAN : 02 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 18 FEB 2008

14/17

PKK-PK-PPP-10

6.0 RUJUKAN

6.1 Manual Kualiti: 5.6.2, 7.2.1, 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3, 8.4.3, 8.2.4

6.2 Arahan Perbendaharaan Kementerian Kewangan yang terkini.

6.3 Arahan Perkhidmatan yang terkini.

6.4 Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor yang dikeluarkan oleh

Kementerian Kewangan yang terkini.

6.5Pekeliling Kewangan, Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia yang berkaitan

dengan perolehan yang terkini.

6.6Pekeliling-Pekeliling Kontrak Pusat, Kementerian Kewangan yang berkaitan dan

terkini.

6.7Surat Pekeliling Perbendaharaan terkini.

6.8Fail Kontrak Pusat.


15/17

PKK-PK-PPP-10

7.0 REKOD KUALITI

Bil. Dokumen Tempoh Simpanan

Lokasi Pelupusan

Kaedah Pelupusan

Diluluskan Oleh

1. Waran Peruntukan.Mengikut Arahan

Perkhidmatan

Bilik Fail di

Pejabat

Pentadbiran

-

Arkib

/Audit/

JANM

2.

Surat Lantikan

Jawatankuasa

Sebutharga dan

Jawatankuasa

Pembuka

Sebutharga.

2 Tahun

Bilik Fail di

Pejabat

Pentadbiran

Diricih PEK

3.Lampiran analisa

sebut harga.

Mengikut Arahan

Perkhidmatan

Bilik Fail di

Pejabat

Pentadbiran Diricih PEK

4. Pesanan KerajaanMengikut Arahan

Perkhidmatan

Bilik Penolong

Akauntan di

Pejabat

Pentadbiran

-

Arkib

/Audit/

JANM

5.Borang Soal Selidik

Prestasi Pembekal 5 Tahun

Bilik Pegawai

Perolehan /

Pegawai Stor

Diricih PEK

6. Borang Analisa

Prestasi Pembekal

5 Tahun Bilik Penolong

Akauntan di

Pejabat

Diricih PEK


01 18 FEB 2008

16/17

PKK-PK-PPP-10

Bil. Dokumen Tempoh Simpanan

Lokasi Pelupusan

Kaedah Pelupusan

Diluluskan Oleh

Pentadbiran

7. Daftar Bil 7 Tahun

Bilik Penolong

Akauntan di

Pejabat

Pentadbiran

-

Arkib

/Audit/

JANM

8. Fail Kontrak Pusat 5 Tahun

Bilik Penolong

Akauntan di

Pejabat

Pentadbiran

Diricih PEK

9.

Kad-Kad dan Buku-

Buku Stok (KEW.

312/ 313 & 314)

Mengikut Arahan

Perbendaharaan

Bilik Pegawai

Stor -

Arkib

/Audit/

JANM

10.Borang Pesanan

Pembelian

Mengikut Arahan

Perbendaharaan

Bilik Penolong

Akauntan di

Pejabat

Pentadbiran

Diricih PEK

11.Laporan Analisa

Prestasi Pembekal5 Tahun

Bilik Penolong

Akauntan di

Pejabat

Pentadbiran

Diricih PEK

12.

Borang Pemesanan

Pengeluaran

Barang-barang

2 Tahun Bilik Pegawai

StorDiricih PEK


17/17

RK-PK-10-01(18-02-08)

POLITEKNIK KOTA KINABALU

BORANG SOAL SELIDIK PRESTASI PEMBEKAL(Untuk Diisi Oleh Pegawai Perolehan)

No. L.P.O. : ………………………….

Tarikh L.P.O. : ………………………

Tarikh Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan: ……....................................…………………..

Syarikat Pembekal : ..............................................................…………………………………

Alamat: ……………………………......................................................................

………………………………..................................................................

Jenis Bekalan: ……………………………………………………………...............……….

Sila tandakan ( / ) di ruangan yang berkenaan. Pilih samada ruangan bekalan, perkhidmatan atau kedua-duanya sekali.

Bil. Perkara Ya Tidak BEKALAN1. Bekalan yang dihantar memenuhi spesifikasi

2. Bekalan sampai pada masa yang diperlukan

3. Kuantiti mencukupi

4. Bekalan boleh digunakan dengan sempurna

5. Perkhidmatan sebelum jualan diberikan

6. Perkhidmatan selepas jualan diberikan

7. Perkhidmatan latihan yang efektif selepas jualan

Jumlah Peratus [ (x /Y1 ) x 100] = ……..%( x - untuk jawapan ‘ya’ sahaja)**Nota: Y1 ialah bil. item yang berkenaan sahaja.

Bil. Perkara Ya Tidak

PERKHIDMATAN

1. Khidmat nasihat sebelum perkhidmatan diberikan

2. Perkhidmatan dibekalkan mengikut masa yang ditetapkan

3. Perkhidmatan bersesuaian dengan kepakaran

4. Perkhidmatan memenuhi keperluan dan kehendak pelanggan

Jumlah Peratus [ ( x / Y2 x 100)] = ………%( x- untuk jawapan ‘ya’ sahaja)**Nota: Y2 ialah bil.item yang berkenaan sahaja.

Komen/Cadangan

Tandatangan Pegawai Perolehan: ………………………..

Nama: ……………………………..

Jabatan/ Unit: ……………………..

Tarikh: ......... ………………………

* Pembekal yang mencapai 70% ke bawah akan disenarai hitamkan

RK-PK-10-02(18-02-08)

BORANG ANALISA PRESTASI PEMBEKAL(Untuk Diisi Oleh PA di Politeknik )

Syarikat Pembekal : ………………………………….........................................................................................

Alamat: ………………………………..………………………………..………………………………..

BIL. NO. LPO TARIKH LPO JENIS BEKALAN MARKAH % CATATAN

………………………………..………………………………..………………………………..

Documents

PENGESAHAN PENERIMAAN DOKUMEN KUALITIapps.polikk.edu.my/kualiti/docs/PPP-PROSEDUR KUALITI/PKK... · Web viewMengisi Borang Pemesanan Pengeluaran Barang-barang dan mengemukakan kepada