Pengelolaan Logistik Kamar Operasi

8/10/2019 Pengelolaan Logistik Kamar Operasi

1/17

1

Pendahuluan

Kamar operasi, walaupun merupakan salah satu revenue center terbesar bagi

suatu rumah sakit, ternyata juga memberi kontribusi terbesar pula bagi besarnya biaya

pengeluaran rumah sakit. Bahkan besarnya biaya di kamar operasi dapat jauh lebih

besar jika dibanding dengan biaya yang dihabiskan oleh bagian lain di rumah sakit.

Sehingga, walaupun mutu pelayanan pasien di kamar operasi selalu menjadi prioritas

utama, adanya tuntutan untuk melakukan efisiensi biaya membuat bagian kamar

operasi harus beroperasi dengan efisien pula. Dengan adanya pengelolaan yang baik,

di antaranya pengelolaan logistik (obat, barang medis, benang, dan bahan ortopedi),

dan penggunaan sistem teknologi informasi diharapkan dapat menekan biaya yang

dikeluarkan oleh kamar operasi, sehingga besarnya pendapatan yang bisa diperoleh

dari kamar operasi diharapkan akan semakin meningkat.1,,!

"S Dr. #$% S# B'" pun menyadari akan hal ini, sehingga sejak awal

sudah dioba dikembangkan suatu sistem dalam pengelolaan logistik di kamar

operasi. Sistem yang dikembangkan memang berusaha mengakomodir jumlah tenaga

di kamar operasi yang jika didasarkan pada penghitungan jumlah tenaga belum sesuai

dengan perhitungan kebutuhan. %amun ternyata pada pelaksanaannya tidak dapatberjalan sebagaimana yang diharapkan.

'danya permasalahan dalam sistem ini mengakibatkan waktu yang

dibutuhkan untuk menyelesaikan administrasi pasien memanjang, sehingga jumlah

tenaga yang sudah terbatas, semakin dirasa kurang jumlahnya. *uga munul biaya+

biaya yang tidak perlu, misalnya biaya untuk menelepon rekan shift sebelumnya

untuk mengkonfirmasi apakah mereka menggunakan alat atau bahan tertentu. *uga

biaya yang harus dikeluarkan karyawan untuk mengganti biaya yang tidak tertagih

kepada pasien. Di sisi yang lain, kondisi ini mengakibatkan stok fisik tidak pernah

dapat dilakukan, dikarenakan laporan kebutuhan dan jumlah pemenuhan tidak sesuai.

asalah belum terstandarisasinya beberapa barang medis juga mengakibatkan

-olume penyimpanan di kamar operasi menjadi lebih besar, biaya yang dikeluarkan

untuk operasional menjadi lebih besar, dan juga mengakibatkan logistik menjadi lebih


2/17

2

sulit untuk dipantau. al ini sesuai dengan penelitian yang dilakukan oleh Barlow di

Desert Springs ospital, &as /egas, 'merika Serikat, di mana dengan melakukan

standarisasi terhadap implan ortopedi dan prostesis serta melakukan konsinyasi

terhadap sekitar 02 dari total implan ortopedi di rumah sakit mampu mengurangi

jumlah stok di kamar operasi hingga 12 (dari 3.444 jenis menjadi .44 jenis) dan

menekan jumlah nilai barang yang tersimpan di kamar operasi hingga !2 (dari S5

044.444 menjadi S5 34.444).6

Kesemua hal ini membuat Direksi "S Dr. #$% S# B'" menuntut untuk

dilakukan pembenahan dalam pengelolaan logistik di kamar operasi "S Dr. #$%

S# B'". %amun bila ditanyakan kepada karyawan kamar operasi mengenai

alasan timbulnya permasalahan+permasalahan, selalu munul jawaban yang sama,

7pekerjaan terlalu banyak8, 7penatatan yang harus dikerjakan terlalu banyak8,

7seharusnya ada tenaga khusus yag ditempatkan untuk mengerjakan administrasi8,

atau 7tenaga di kamar operasi kurang8. 9alaupun jika menambah tenaga dijamin

dapat membantu, namun kita berada dalam dunia dengan sumber daya yang terbatas.

*ika kita tidak mampu untuk menyediakan lebih banyak sumber daya, pilihan yang

ada biasanya tidak bisa dengan mengharuskan karyawan untuk bekerja lebih keras

lagi. Kita perlu mengembangkan suatu sistem yang ada kalanya hal itu berarti untuk

membuat karyawan bekerja lebih sedikit karena pekerjaan mereka menjadi lebih

mudah, namun di sisi lain, outcomeyang didapat bisa lebih baik.

#leh karena itu, perlu diari dan dikaji akar permasalahan dari hal yang telah

dijabarkan di atas dan disusun suatu sistem baru yang efektif dan efisien untuk

mengatasi seluruh permasalahan yang terjadi di kamar operasi "S Dr. #$% S#

B'" serta mengarahkan seluruh karyawan kamar operasi agar dapat menerima dan

menjalankan sistem pengelolaan logistik yang baru.


3/17

3

Tujuan Penelitian

:ujuan umum dari penelitian ini adalah untuk mengembangkan suatu sistem

pengelolaan logistik baru yang efektif dan efisien dapat dilaksanakan oleh seluruh

karyawan di kamar operasi "S Dr. #$% S# B'". Sedangkan tujuan

khususnya adalah (1) mengidentifikasi penyebab (akar masalah) dari hambatan

dalam penerapan sistem pengelolaan logistik di kamar operasi "S Dr. #$% S#

B'", () menyusun modifikasi sistem pengelolaan logistik di kamar operasi "S

Dr. #$% S# B'" menggunakan pendekatan partisipatif, (!) melakukan

pendekatan kepada karyawan di kamar operasi "S Dr. #$% S# B'" agar dapat

menerima dan melaksanakan sistem pengelolaan logistik yang baru.

Metode Penelitian

;ada penelitian ini menggunakan metode action research. Action research

merupakan merupakan suatu upaya pemeahan masalah yang didasari adanya

kolaborasi antara peneliti dengan objek yang diteliti. Dalam ation researh

dibutuhkan keterlibatan seara aktif dari objek yang diteliti sejak mulai

pengidentifikasian masalah hingga penetapan renana yang akan diimplementasikan

untuk memeahkan masalah. Kemudian dilanjutkan dengan implementasi yang juga

dikerjakan oleh objek yang diteliti.3

;enelitian ini dilaksanakan di kamar operasi "S Dr. #$% S# B'"

dengan melibatkan 1 orang karyawan yang minimal sudah bekerja selama 1 tahun di

kamar operasi "S Dr. #$% S# B'" dan terlibat dalam pengelolaan logistik di

kamar operasi. ;enelitian dilakukan dalam ! siklus diawali dengan pelaksanaan

obser-asi di kamar operasi.

?D)


4/17

4

Hasil Penelitian dan Pembahasan

Dari ! siklus yang dilaksanakan di kamar operasi "S Dr. #$% S# B'",

teridentifikasi wastesebagai berikut=

N

o

Tipe Waste Jenis kegiatan

1 Defect + ;enarian dan klarifikasi akibat penatatan yang kurang baik+ :ugas sirkulator dan dokter anestesi yang dikerjakan oleh perawat

anestesi+ 'kibat tidak adanya pemisahan obat yang disiapkan di apotek,

sering terjadi kesalahan penyiapan obat+ ;embuatan nota permintaan barang ulang akibat nomor nota kamar

operasi sama dengan nomor nota dari bagian lain

+ 'danya perbedaan antara data stok dalam komputer dengan stok riildi kamar operasi

+ ;enggunaan terminologi yang berbeda antara istilah di kamar

operasi dengan nama barang di dalam komputer yang biasanya

mmenyesuaikan dengan penamaan dalam faktur+ ;enatatan pemakaian obat dan barang medis di kamar operasi yang

kurang lengkap+ ;enulisan nama barang medis yang tidak lengkap di lembar

pemakaian+ ;roses updatingpenerimaan logistik dari apotek masih dilakukan

seara manual, mengakibatkan adanya perbedaan harga jual

+ Satuan penjualan berubah pada saat stok barang yang habis diisikembali

+ ;enggunaan obat diRecovery Room ada yang tidak teratat+ :erdapat barang yang tidak munul harga jualnya dalam komputer

(harga "p. 4,44)+ :idak semua jenis barang yang terdapat dalam komputer digunakan

oleh kamar operasi+


5/17

5

+ "ekapan penggunaan bahan operasi shift malam tidak bisa langsung

dilakukan bila perawat jaga masih mengikuti operasi, padahal

rekapan pemakaian harus segera diselesaikan sebelum tengahmalam

N

o

Tipe Waste Jenis kegiatan

+ ;engambilan obat dari apotek tidak bisa langsung dikerjakan bila

ada operasi yang berjalan pada dini hari+ 9aktu input ke dalam komputer menjadi lebih panjang akibat

adanya penggunaan merk barang baru karena barang yang

biasanya dipergunakan oleh kamar operasi tidak tersedia (kosong

di distributor)

3 Overprocessing + "ekap penggunaan barang yang sebenarnya sudah dikomputerisasi,

namun masih harus diikuti dengan adanya rekap logistik manual(misal= rekap benang, rekap impant ortopedi)

+ "ekap harian kamar operasi yang masih dikerjakan seara manual+ ;ermintaan barang ke gudang masih dilakukan seara manual

A Talent + :ugas administrasi yang dikerjakan oleh perawat

bedah@anestesi@instrumen+ ;embuatan rekapan pemakaian benang yang dilakukan oleh orang

;erbandingan antara alur proses pengelolaan logistik awal dengan siklus ke+!

digambarkan dalam gambar berikut=


6/17

6

'lur proses pengelolaan logistik awal di kamar operasi=


7/17

7

'lur proses pengelolaan logistik di kamar operasi pada siklus ke+!=


8/17

8

;erbandingan value stream mappingawal dan akhir tergambar dalam gambar di bawah=

Value Stream Mapping'wal=


9/17

9

Value Stream MappingSetelah Siklus ke+!


10/17

Keberhasilan efisiensi yang terjadi tidak lepas dari adanya partisipasi aktif

dari seluruh karyawan yang bekerja di kamar operasi. 9alaupun dengan segala

keterbatasan yang ada, namun kesepakatan yang dibuat mampu didukung oleh

sebagian besar karyawan yang bekerja di kamar operasi. "esistensi indi-idual dan

organisasional yang berpotensi untuk terjadi diminimalisir melalui komunikasi dan

partisipasi. ;ermasalahan+permasalahan yang dimunulkan dilontarkan langsung oleh

karyawan. Sehingga sejak awal sudah disepakati seara bersama bahwa hal+hal

tersebut merupakan suatu permasalahan yang perlu diarikan suatu jalan keluar.

:etapi masih terdapat akti-itas yang tetap dilakukan walaupun sudah

disepakati untuk diperbaiki. al tersebut di antaranya adalah masih adanya

penatatan penggunaan obat dan barang medis yang tidak dilakukan dengan lengkap.

'rgumentasi yang disampaikan adalah akibat belum lengkapnya anggota tim operasi,

sehingga tidak ada petugas khusus yang bertanggung jawab penuh terhadap kegiatan

penatatan tersebut. %amun hal lain yang juga bisa menjadi penyebab adalah adanya

resistensi indi-idual. ;enatatan yang tidak lengkap sudah dianggap sebagai suatu

kebiasaan, sehingga dianggap sebagai hal yang wajar dan tidak perlu

dipermasalahkan. %amun dampak lebih jauh dari penatatan yang belum lengkap

tersebut dapat diminimalisir dengan dilakukannya pengeekan penggunaan obat dan

barang medis yang dilakukan oleh seluruh tim operasi pada saat operasi telah selesai.

;ada beberapa penelitian dinyatakan bahwa untuk memperbaiki sistem

pengelolaan logistik di kamar operasi salah satu kuni keberhasilannya adalah dengan

penggunaan sistem komputerisasi, misalnya yang dilakukan di emorial ospital,

ississippi dan di *ohns opkins ospital, aryland di 'merika Serikat. 16,1Di "S

Dr. #$% S# B'", program komputerisasi (penggunaan Information

Technology@


11/17

Sebenarnya bila pengaplikasian


12/17


13/17

aplikasi menjadi lebih mahal, serta kontrol internal menjadi buruk. Selain itu, pada

umumnya ranangan struktur dataase masih terbatas pada le-el subsistem, sehingga

ranangan struktur dataase tidak dapat memenuhi kebutuhan+kebutuhan baru dan

berakibat pada munulnya kerangkapan data (data redundancy) dalam dataase! al+

hal tersebut merupakan beberapa akibat negatif yang disebabkan oleh sistem yang

tidak terenana (tambal sulam). #leh karena itu, penyelesaian seara tambal sulam

terhadap ranangan struktur dataase dalam aplikasi sistem informasi manajemen

(S


14/17

dipakai saat ini diakhiri. *adi tidak semata+mata sistem lama harus di+updateseara

terus menerus1. ntuk menjawab hal ini, Eayasan Kesehatan ;anti Kosala selaku

pemilik "S Dr. #$% S# B'" sejak sekitar 3 tahun yang lalu telah memutuskan

untuk pembuatan suatu sistem


15/17

. Kegiatan yang melibatkan karyawan (pelaku) dalam proses pembuatannya bisa

membantu untuk mempermudah keberhasilan pelaksanaan, dikarenakan hal

tersebut dietuskan sendiri oleh karyawan.d. ;engembangan


16/17

DAFTA P!STAKA

1. "oeder, Farl. 16. $ontrolling and managing operating room inventory.

&ink=http=@@searh.proGuest.om.eproHy.ugm.a.id@do-iew@46A010!I

aountidJ1!AA1. &ast aess= #ktober 411. eyer, ., Drisoll, $. 446.%erioperative Surgery in the Twenty&first $entury&

Two $ase Studies, 'ssoiation of #perating "oom %urses. '#"% *ournal #t

446 04, 6 ;roLuest "esearh &ibrary pg. A!. ermaniller ealthare. 44. Ma"ing a $ase for $ase $arts. &ink=

http=@@www.hermanmiller.om@arket>aing:eh@hm@researhMsummaries@pdfs@

wpMFaseMforMFaseMFarts.pdf. &ast aess= #ktober 4116. Barlow, "ik D. 11. 'ormer Materials Manager Tac"les Operating Room

Inventory at Desert Springs #ospital. &ink=

http=@@searh.proGuest.om.eproHy.ugm.a.id@do-iew@46A04!60I

aountidJ1!AA1. &ast aess= #ktober 411. ?raban, ark. 44. (ean #ospital) Improving *uality+ %atiet Safety+ and

,mployee Satisfaction. %ew Eork= :aylor N >ranis ?roup3. Foghlan, D and Brannik, :. 44. Doing Action Research in -our Own

Organi.ation. &ondon= S'?$ ;ubliations &td. pg. !+4A. Kroenke, Da-id . 41. $nterprise Systems. ,/periencing MIS 0rd ,dition.

%ew *ersey= ;rentie all. ;g= 16+010. Sutanta, $dhy. 446. ,valuasi Rancangan Stru"tur Dataase 12ritisi %ada

Susistem Informasi A"ademi" %erguruan Tinggi 3 SIA%T4, &ink=

https=@@www.aademia.edu@34!64!@$-aluasiM"ananganMStrukturMDatabase.

&ast aess= 4 'gustus 416. Setiadi, Beni. 41.%engantar 2onsep Dasar Mana5emen Sistem Informasi Dan

Te"nologi Informasi. "epository ni-ersitas 'ndalas. &ink=

http=@@repository.unand.a.id@id@eprint@101. &ast aess= 4 'gustus 41614.


17/17

11. Stoia, ., irea, ., ?hili, B. 41!. Software Development) Agile vs!

Traditional.

Documents

Pengelolaan Logistik Kamar Operasi