PENCATATAN SIPIL DALAM PENYELENGGARAAN SISTEM ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

PENCATATAN SIPILPENCATATAN SIPILDALAM PENYELENGGARAANDALAM PENYELENGGARAAN

SISTEM ADMINISTRASI SISTEM ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN KEPENDUDUKAN

DEPARTEMEN DALAM NEGERI R.I.

DIREKTORAT JENDERAL ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

Oleh :Direktur Pencatatan Sipil

Disampaikan Pada : Acara Program Rintisan Sistem Administrasi Kependudukan

(SAK) Medan, 23 Mei 2006

DIT. PENCATATAN SIPILDITJEN MINDUK DEPDAGRI

I. PENDAHULUAN

Administrasi Kependudukan

Adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan informasi penduduk serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor lain.Sistem Administrasi Kependudukan (SAK)

Merupakan jaringan pelayanan dan sarana informasi/komunikasi data kependudukan bagi Pemerintah, Masyarakat dan Dunia Usaha

1. Pengertian

Perbedaan mendasar antara administrasi kependudukan, sistem administrasi kependudukan, pencatatan sipil dan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan dapat dilihat dari pengertian keempatnya di bawah ini :

I. PENDAHULUAN

Perbedaan mendasar antara administrasi kependudukan, sistem administrasi kependudukan, pencatatan sipil dan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan dapat dilihat dari pengertian keempatnya di bawah ini :Pencatatan Sipil

Adalah pencatatan peristiwa penting yang dialami oleh seseorang pada register catatan sipil oleh Instansi Penyelenggara Pencatatan Sipil

Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK)

Adalah sistem informasi nasional untuk memfasilitasi pelayanan penerbitan dokumen penduduk atau surat keterangan kependudukan dan pengelolaan data hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil dengan teknologi informasi dan komunikasi

1. Pengertian -- lanjutan


I. PENDAHULUAN

2. Esensi Pembangunan Sistem Administrasi KependudukanEsensi membangun SAK adalah membakukan atau memantapkan mekanisme penyelenggaraan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil terutama kelahiran, kematian, perkawinan dan perceraian yang dilakukan berbagai instansi terkait didukung dengan sistem informasi yang mampu menghimpun data penduduk dengan tepat waktu dengan cakupan lengkap serta menyeluruh dan dapat dimanfaatkan untuk penerbitan dokumen penduduk dan pelayanan publik lainnya.

Untuk melaksanakan program rintisan SAK termasuk dalam penyelenggaraan pelayanan, perlu diterapkan mekanisme yang berisi persyaratan dan prosedur serta tatacara seperti yang telah dituangkan dalam pedoman termasuk formulir-formulir pelayanan dan blangko dokumen penduduk sekaligus langkah-langkah yang harus ditempuh dalam pendaftaran penduduk, pencatatan sipil dan pengelolaan informasi.


I. PENDAHULUAN

3. Kebijakan Penyelenggaraan SAK

Pengembangan SAK dilandasi kebijakan dan arah penyelenggaraan sebagai berikut :

a. Pengembangan SAK merupakan sarana untuk menciptakan sistem pengenal tunggal dalam dokumen penduduk sebagaimana direkomendasi oleh MPR RI dalam TAP Nomor VI/MPR/2002;

b. SAK ditujukan untuk menyediakan data kependudukan hasil registrasi penduduk dan pencatatan sipil guna mendukung pemerintahan, pelayanan publik dan pembangunan dalam era otonomi;

c. Penerapan SAK merupakan langkah untuk mendorong setiap penduduk secara tertib melaporkan dan memiliki dokumen atas peristiwa kependudukan dan peristiwa penting yang dialaminya;


I. PENDAHULUAN

3. Kebijakan Penyelenggaraan SAK -- lanjutan

Pengembangan SAK dilandasi kebijakan dan arah penyelenggaraan sebagai berikut :

d. Penyelenggaraan SAK diupayakan dapat :

- meningkatkan pemahaman penduduk atas manfaat kepemilikan identitas penduduk dan dokumen kependudukan

- mendukung pengintegrasian dan pertukaran data penduduk antar lembaga yang melayani administrasi kependudukan secara tertib dan berkesinambungan

- menjamin keamanan data individu yang terhimpun dalam bank data dan dapat diakses dalam sistem jaringan nasional

- mewujudkan perlindungan terhadap hak sipil dan hak politik penduduk melalui penerbitan dokumen penduduk


I. PENDAHULUAN

4. Komparasi Administrasi Kependudukan dengan Civil Registration

Penyelenggaraan administrasi kependudukan di Indonesia dengan rekomendasi penyelenggaraan civil registration dari Perserikatan Bangsa-Bangsa terletak pada re-grouping dan cakupan peristiwa penting yang direkomendasikan, sebagaimana di dalam perbandingan berikut .


VISI DAN MISI SERTA KEBIJAKAN DAN STRATEGI DITJEN. ADMMINDUK

VISI DAN MISI SERTA KEBIJAKAN VISI DAN MISI SERTA KEBIJAKAN DAN STRATEGI DITJEN ADMINISTRASI DAN STRATEGI DITJEN ADMINISTRASI KEPENDUDUKANKEPENDUDUKAN

A. VISI :B. ’’TERTIB ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

DNG PELAYANAN PRIMA MENUJU PENDUDUK BERKUALITAS TAHUN 2015’’

B. MISI : ’’MENINGKATKAN KUALITAS

PENGELOLAAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DI TK. PUSAT DAN DAERAH, SERTA MENGEMBANGKAN POTENSI PARTISIPASI MASYARAKAT DLM MENDUKUNG TERTIB ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN’’

Penyelenggaraan SAK dimaksud untuk Penyelenggaraan SAK dimaksud untuk lebih meningkatkan pelayanan kepada lebih meningkatkan pelayanan kepada rakyat dlm pengurusan dokumen rakyat dlm pengurusan dokumen penduduk, sekaligus untuk penduduk, sekaligus untuk meningkatkan kepemilikan dokumen meningkatkan kepemilikan dokumen penduduk dlm memberikan perlindungan penduduk dlm memberikan perlindungan kpd masyarakat melalui dokumen yg kpd masyarakat melalui dokumen yg sah, sekaligus menghimpun data sah, sekaligus menghimpun data penduduk secara baik, benar dan penduduk secara baik, benar dan terpercaya. Sehingga terwujud suatu terpercaya. Sehingga terwujud suatu pemerintah yang efektiv dan pemerintah yang efektiv dan akuntabel.akuntabel.

KEBIJAKAN NASIONAL DI BIDANG KEBIJAKAN NASIONAL DI BIDANG ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

KOMPARASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DENGAN CIVIL REGISTRATION

Capil (Indonesia) Vital Events

1. Birth (kelahiran)2. Death (kematian)3. Foetal Death (lahir

mati)4. Marriage (perkawinan)5. Divorce (perceraian)6. Annulment

(pembatalan perkawnan)

7. Judicial Separation (pisah meja ranjang)

8. Adoption (pengangkatan anak)

9. Recognition (pengakuan anak)

10. Legitimation (pengesahan anak)

Administrasi Kependudukan Civil Registration

1. Kelahiran2. Kematian

3. Perkawinan4. Perceraian

5. Pengangkatan Anak

6. Pengakuan Anak7. Pengesahan anak8. Perubahan

KewarganegaraanDafduk (Indonesia)• Pencatatan Biodata• Pengurusan Identitas Penduduk• Perpindahan Penduduk • Pendaftaran kelahiran, kematian, lahir

mati, perkawinan, perceraian• Imigrasi (status domisili)

Population Event • Changes of Address• Changes of Name• Immigration (1st time reg)• Granting/withdrawl of

citizenship

II. SISTEM PENCATATAN SIPIL

1. Pengertian Sistem Pencatatan Sipil, Pencatatan Sipil dan Akta Catatan Sipil adalah sebagai berikut :

Pencatatan Sipil

Adalah proses pembuatan catatan peristiwa penting dalam kehidupan seseorang pada register catatan sipil oleh Instansi Penyelenggara Catatan Sipil sebagai dasar penerbitan kutipan akta.

Sistem Pencatatan Sipil

Sistem pencatatan sipil merupakan bagian dari sistem pencatatan menyeluruh dalam sebuah negara, mencakup segala bentuk pengaturan hukum, institusi dan teknik pelaksanaan yang diperlukan untuk mewujudkan fungsi-fungsi pencatatan sipil.



1. Pengertian Sistem Pencatatan Sipil, Pencatatan Sipil dan Akta Catatan Sipil adalah sebagai berikut : (lanjutan)

Register Akta Catatan Sipil

Adalah daftar yang memuat data otentik mengenai peristiwa penting yang diterbitkan dan disahkan oleh Pejabat berwenang berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku

Akta Catatan Sipil

Adalah dokumen yang diterbitkan oleh Instansi Pemerintah yang menyelenggarakan pencatatan sipil (meliputi 5 jenis yaitu akta kelahiran, kematian, perkawinan, perceraian dan pengakuan anak).



1. Pengertian Sistem Pencatatan Sipil, Pencatatan Sipil dan Akta Catatan Sipil adalah sebagai berikut :

Kutipan Akta Catatan Sipil

Adalah kutipan data otentik yang dipetik sebagian dari register akta yang diterbitkan dan disahkan oleh Pejabat berwenang berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku

(lanjutan)

Salinan Akta Catatan Sipil

Adalah salinan data otentik dari seluruh dari register akta yang diterbitkan dan disahkan oleh Pejabat berwenang berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.



2. Komponen Sistem Pencatatan Sipil di Indonesia Sebagai sebuh sistem, komponen sistem pencatatan sipil di Indonesia meliputi : dasar hukum, kelembagaan, aparatur, prosedur, persyaratan, dan dokumen, sebagaimana tergambar di bawah ini.

SISTEMCAPIL aparatur

kelembagaan

prosedurpersyaratan

blangko

dokumen

Dasar hukum



3. Kaidah Universal Civil Registration

Kaidah universal civil registration yang direkomendasikan oleh Perserikatan Bangsa-Bangsa meliputi 3 (tiga) hal yaitu : azas, fungsi dan norma.

a. Azas- Universal

Pencatatan sipil dilaksanakan atas semua peristiwa penting yang dialami penduduk pada semua wilayah negara tanpa kecuali

- Permanen

Pencatatan sipil diselenggarakan pada sebuah sistem yang permanen yang ditetapkan oleh negara



- Wajib

Pemerintah wajib menetapkan sebuah sistem yang permanen untuk menyelenggarakan pencatatan sipil dan setiap penduduk atas amanat hukum wajib melaporkan setiap peristiwa penting yang dialaminya

- Terus menerus

Pencatatan sipil diselenggarakan secara berkelanjutan/terus menerus untuk setiap peristiwa penting yang dialami seseorang

a. Azas

-- lanjutan



- Hukum

Pencatatan sipil menghasilkan dokumen hukum bagi seseorang, utamanya bagi status keperdataan seseorang

- Statistik

Pencatatan sipil memberikan pembuktian peristiwa penting yang dialami seseorang, yang dalam pencatatannya membantu pengumpulan data untuk masukan statistik vital yang memberikan data bagi perencanaan pembangunan

b. Fungsi

- Kerjasama

Merupakan fungsi kerjasama timbal balik antara sistem pencatatan sipil dengan lembaga lain yang memerlukan data pencatatan sipil untuk pelayanan publik


- Pengelolaan, operasionalisasi dan pemeliharaan

- Penyiapan kerangka hukum

c. Norma

- Komunikasi, informasi dan edukasi

- Komputerisasi

- Pengarsipan register dan pengeluaran data individu


4. Cakupan pencatatan sipil

Pencatatan sipil di Indonesia meliputi pencatatan atas peristiwa penting :

a. Kelahiran

b. Kematian

c. Perkawinan

d. Perceraian

e. Pengangkatan Anak

f. Pengakuan Anak

g. Pengesahan Anak

h. Perubahan Nama

i. Perubahan Jenis Kelamin

j. Perubahan kewarganegaraan


5. Prinsip pencatatan

Prinsip pencatatan atas peristiwa penting dimaksud dilaksanakan dengan prinsip sebagai berikut :

a. Pencatatan Kelahiran, didasarkan atas surat keterangan penolong/orang yang mengetahui persalinan. Untuk anak yang tidak diketahui asal usulnya, pencatatan kelahiran didasarkan atas berita acara penemuan dari kepolisian.

b. Pencatatan Kematian, didasarkan atas surat keterangan kematian dari dokter/petugas kesehatan atau penetapan Pengadilan

c. Pencatatan perkawinan, didasarkan atas surat keterangan perkawinan dari Pemuka Agama.

d. Pencatatan perceraian, didasarkan atas keputusan Pengadilan



e. Pencatatan pengangkatan anak didasarkan atas penetapan Pengadilan Negeri

f. Pencatatan pengakuan anak didasarkan atas surat pengakuan ayah kandung yang disetujui oleh ibu kadung

g. Pencatatan pengesahan anak didasarkan atas pengesahan perkawinan kedua orang tua kandung

h. Pencatatan perubahan nama didasarkan atas :

- Surat Keputusan Menteri Kehakiman dan HAM untuk perubahan nama keluarga;

- Penetapan Pengadilan Negeri untuk perubahan nama kecil



i. Pencatatan perubahan jenis kelamin, didasarkan atas penetapan Pengadilan

j. Pencatatan perubahan kewarganegaraan, didasarkan keputusan Pengadilan

III. PROSES PENCATATAN SIPIL

1. Metode Pencatatan sipil dapat dilaksanakan dengan menggunakan 2 (dua) metode, yaitu manual atau menggunakan teknologi informasi (komputerisasi)

2. Tahapan Metode apapun yang digunakan, apakah dengan cara manual atau menggunakan teknologi informasi, pencatatan harus melalui tahapan :

- Pelaporan, yaitu penduduk yang bersangkutan datang untuk melaporkan peristiwa penting yang dialaminya;

- Verifikasi, yaitu proses pencocokan data yang tertera dalam dokumen persyaratan

- Validasi, yaitu proses pengujian kebenaran data yang tertera dalam dokumen persyaratan

- Penerbitan akta


3. Mekanisme a. Prosedur

Prosedur pencatatan sipil dilaksanakan melalui :

- Desa/kelurahan, kecamatan dan kabupaten/kota : bagi pencatatan kelahiran WNI, kematian, dan perkawinan

- Kabupaten/Kota : bagi pencatatan kelahiran WNA, perceraian, pengangkatan anak, pengakuan anak, pengesahan anak, perubahan nama, perubahan jenis kelamin, perubahan kewarganegaraan

b. Persyaratan

Persyaratan pencatatan sipil pada dasarnya meliputi :

- Persyaratan inti, yang merupakan dasar dilaksanakannya pencatatan, sebagaimana didalam prinsip pencatatan

- Persyaratan dokumen kependudukan lain, seperti KTP, KK, dan lain-lain.


3. Mekanisme a. Formulir dan blangko

Jenis formulir pada intinya terdiri dari 2 (dua), yaitu :

- Formulir pelaporan

- Formulir permohonan

Jenis blangko pada intinya terdiri dari 2 (dua), yaitu :

- Blangko register akta

- Blangko kutipan akta

Yang terdiri dari 5 jenis, yakni :

- Akta kelahiran

- Akta kematian

- Akta perkawinan

- Akta perceraian

- Akta pengakuan anak


4. Pemutakhiran

a. Pencatatan baru, yaitu yang dilakukan atas dasar terjadinya sebuah peristiwa penting yang dialami oleh penduduk

Pemutakhiran data catatan sipil dapat dilakukan dengan 3 (tiga) cara, yaitu :

b. Perubahan akta

Perubahan akta dapat dilaksanakan atas permohonan penduduk dengan atau tanpa penetapan pengadilan.

c. Pembatalan akta

Pembatalan akta dilakukan atas dasar penetapan pengadilan karena ada kesalahan prosedur atau hukum materiilnya

a. Pengkajian dan penyempurnaan peraturan pencatatan sipil (Undang-Undang, PP, Keppres, Kepmen);

b. Konsolidasi format kelembagaan catatan sipil di Kabupaten/Kota;

c. Pengkajian dan penyusunan sistem, prosedur, standar pelayanan pencatatan sipil;

d. Penciptaan tertib penyelenggaraan catatan sipil dengan mengakomodasikan hak perdata yang tidak diskriminatif;

e. Peningkatan kualitas pelayanan pencatatan sipil melalui peningkatan profesionalitas SDM, akuntabilitas dan transparansi pelayanan;

f. Peningkatan cakupan pemilikan akta dan perubahan kualitas data melalui program rintisan catatan sipil dengan SIAK;

g. Penerbitan format dan spesifikasi akta dengan standar nasional

IV. ARAH KEBIJAKAN TEKNIS DAN STRATEGI CATATAN SIPIL

1. Arah Kebijakan Teknis

a. Membangun komitmen politis, kebijakan dan operasionalisasi catatan sipil secara nasional.

b. Meningkatkan eksistensi Direktorat Pencatatan Sipil sebagai pembina operasional penyelenggaraan catatan sipil

c. Membina kerjasama dengan instansi yang terkait dengan catatan sipil di tingkat Pusat , Provinsi, Kabupaten/Kota.

e. Melaksanakan kegiatan pencatatan sipil melalui pendekatan piloting( SIAK), pengkajian untuk penyusunan kebijakan teknis (studi kasus)

…………Lanjutan IV. ARAH KEBIJAKAN TEKNIS DAN STRATEGI CATATAN SIPIL

d. Menggalang kerjasama dengan LSM dan Masyarakat yang concern dengan penyelenggaraan catatan sipil sebagai partnership

2. STRATEGI

f. Meningkatkan profesionalitas SDM perumus kebijakan dan pelaksana teknis catatan sipil

g. Merintis upaya pembukaan kontak pengaduan masyarakat ( Hotline Services) untuk peningkatan pelayanan catatan sipil di Kabupaten/Kota

h. Membangun “international Civil Registrasion NetWorking” dengan Lembaga-Lembaga Internasional

V. Permasalahan Pencatatan Sipil dalam Kerangka SAK

1. Pada dasarnya permasalahan dalam catatan sipil sama dengan permasalahan yang dijumpai dalam administrasi kependudukan, yaitu landasan hukum, kelembagaan,SDM,Sistem Informasi, Terkonsentrasinya tempat pelayanan di Kab/Kota, kesadaran masyarakat.

2. Selain 6 (enam) masalah mendasar tersebut, permasalahan oprasional catatan sipil yang perlu diperhatikan adalah:a) Banyak dari Kab/Kota belum mempunyai Perda

tentang Penyelenggaraan Capil, yang ada baru Perda tentang Retribusi Penggantian Biaya Cetak Kutipan Akta

a. Permasalahan Dasar :

b) Komputerisasi yang dilaksanakan sekedar untuk pelayanan belum menjurus kearah integrasi data

c) Belum terbangun koneksitas data antara Dinas Capil, Pengadilan Negeri, Pengadilan Agama dan KUA.

d) Tersendatnya pelayanan catatan sipil pada daerah terpencil, karena pelayanan terkonsentrasi di Kab/Kota

e) Sangat dinamisnya mutasi /pergantian pejabat di Dinas/Kantor Catatan Sipil.

b. Materi (contoh masalah fundamental)

1. Implikasi pencatatan karena beda asas kewarganegaraan yg dianut antar negara

2. Pencatatan kelahiran anak dari perkawinan beda kewarganegaraan;

3. Pencatatan kelahiran anak dari perkawinan kontrak antara WNA dengan WNI.

4. Pencatatan perkawinan beda agama.

VI. PENUTUP

Program Rintisan SAK dapat terlaksana jika semua pihak berperan aktif. Pengembangan program rintisan SAK merupakan langkah awal dalam mewujudkan tertib administrasi kependudukan, termasuk tertib pencatatan sipil dalam upaya pemenuhan hak-hak sipil penduduk.

Documents

PENCATATAN SIPIL DALAM PENYELENGGARAAN SISTEM ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN