i

PENATAAN

SURAT/

DOKUMEN

KANTOR

MODUL Administrasi

Umum

NAMA :

KELAS :

ABSEN :

untuk

SMK/MK

KELAS X

PENYUSUN : AINUN ULUMIYAH

ii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirabbil’alamin, puji syukur penulis panjatkan kepada Allah Yang Maha

Esa yang telah melimpahkan rahmat serta hidayahnya sehinnga penulis bisa menyelesaikan

modul untuk memenuhi tugas Strategi Belajar Mengajar ADP Berbasis TIK ini dengan baik

dan tepat pada waktunya.

Penulis mengucapkan banyak terimakasih kepada dosen pembimbing mata kuliah

Strategi Belajar Mengajar ADP Berbasis TIK, Ibu Dr. Heny Kusdiyanti, S.Pd., M.M yang

selama ini telah memberikan banyak ilmu dalam bidang strategi pembelajaran ADP. Penulis

juga mengucapkan banyak terimakasih kepada teman-teman, orang tua, dan semua pihak yang

terlibat dalam penyusunan modul ini sehingga modul ini dapat diselesaikan. Modul ini

merupakan pegangan bagi guru dan peserta didik dalam kegiatan mengajar disekolah. Melalui

modul ini penulis berusaha menyajikan materi beserta evaluasi dalam bentuk praktik langsung

sehingga mempermudah murid dalam mencapai tujuan kompetensi yang akan dicapai.

Penulis sangat berharap agar modul ini dapat memberikan manfaat pada pembaca.

Kritik dan saran juga diharapkan penulis agar modul ini bisa menjadi lebih sempurna karena

penulis menyadari bahwa dalam penyusunan modul ini masih terdapat banyak kekurangan.

Malang, 3 November 2019

iii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................................... ii

DAFTAR ISI ............................................................................................................................ iii

PENDAHULUAN .................................................................................................................... iv

DESKRIPSI UMUM ....................................................................................................................... 1

PRASYARAT ................................................................................................................................... 1

PETUNJUK BELAJAR .................................................................................................................. 2

KOMPETENSI INTI ....................................................................................................................... 3

KOMPETENSI DASAR ................................................................................................................. 4

INDIKATOR .................................................................................................................................... 4

PAPARAN ISI MATERI ........................................................................................................... 6

PENGERTIAN PENATAAN SURAT/DOKUMEN .................................................................. 7

BAHAN DAN ALAT PENATAAN SURAT/DOKUMEN. ................................................... 19

TATA CARA PENATAAN SURAT/DOKUMEN .................................................................. 23

PROSEDUR PENATAAN SURAT/DOKUMEN .................................................................... 24

TUJUAN FILING SYSTEM ........................................................................................................ 25

LATIHAN SOAL .................................................................................................................... 27

PETUNJUK PENILAIAN ....................................................................................................... 33

DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................................. 39

DAFTAR ISI

iv

PENDAHULUAN

PENDAHULUAN

DESKRIPSI UMUM

PRASYARAT

PETUNJUK BELAJAR

KI-KD-INDIKATOR

MATERI PEMBELAJARAN

1

DESKRIPSI UMUM

Nama Modul : Modul Administrasi Umum

Ruang Lingkup Isi : Penataan Surat / Dokumen Kantor dengan Sistem yang Berlaku

Kaitan Modul : Modul ini digunakan untuk mata pelajaran Adminitrasi Umum,

sebelum melanjutkan ke modul nerikutnya.

Hasil yang diharapkan : Setelah mempelajari modul ini peserta didik/siswa diharapkan

mampu :

Memahami tentang pengertia n penataan surat/dokumen

kantor

Mampu menyebutkan peralatan dan bahan yang

dibutuhkan dalam penataan kantor

Memahami penataan surat/dokumen dengan system yang

berlaku

Manfaat di Industri : Setelah mempelajari modul ini, peserta didik/siswa diharapkan

dapat :

Mengimplementasikan penataan surat/dokumen sesuai

dengan system yang berlaku.

PRASYARAT 1. Modul ini dibuat khusus untuk peserta didik/siswa dengan jurusan Administrasi

Perkantoran atau sesuai dengan bidan/jurusan.

2. Untuk mempelajari modul ini tidak ada unit kompetensi dan pengetahuan yang harus

dikuasai

PENDAHULUAN

DESKRIPSI UMUM

PRASYARAT

2

PETUNJUK BELAJAR

1. Untuk Peserta Didik

a. Petunjuk Umum

Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi

Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan, tingkat

penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan

Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat didalamnya dengan jujur tanpa melihat

kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya

Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar

Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke bahan ajar

selanjutnya.

b. Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu

c. Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang ditentukan

d. Jika ada bagian yang belum anda pahami, coba terlebih dahulu mendiskuskan dengan

teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama, sebelum anda bertanya pada

pendidik. Kalua perlu, anda harus berusaha mencari tahu jawabannya pada sumber yang

lain

e. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75% jika tingkat penguasaan

anda kurang dari 75%, pelajari materi/bagian-bagian dari bahan ajar yang belum anda

kuasai, atau mintalah saran-saran dari pendidik. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam

setiap bahan ajar sebelum anda melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar

berikutnya.

2. Untuk Pendidik

a. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar bagian

bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan memersiapkan

penjelasan/jawaban yang diperlukan.

b. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik dan

sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan kepada peserta

didik

c. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat terutama

bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan, hadiah kecil, dll)

PETUNJUK BELAJAR

3

d. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus

mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan, , test dan

sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih dahulu

e. Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan

f. Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada fasilitator dan

diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya jawab dan sebagainya

g. Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar yang telah

mereka pelajari. h. Bahan ajar ini merupakan edisi awal materi kurikulum 2013. Oleh

karena itu, pendidik diharapkan:

Membuat catatan rinsi mengenai kekurangan bahan ajar ini

Menambahkan materi yang diangap lebih baik dari yang ada, sesuai dengan

kondisi setempat.

KOMPETENSI INTI

KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI 2: Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotong

royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukan

sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara

efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai

cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

KI 3: Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, operasional

dasar dan metakognitif sesuai dengan bidang kajian / kerja Administrasi Umum pada

tingkat teknis, spesifik, detil dan kompleks, berkenaan dengan ilmu pengetahuan,

teknologi, seni budaya dan humaniora dalam konteks pengembangan potensi diri sebagai

bagian dari keluarga, sekolah, dunia kerja, warga masyarakat nasional, regional dan

internasional.

KI 4: Melaksanakan tugas pesifik dengan menggunakan alat, informasi dan prosedur kerja

yang lazim dilakukan serta memecahkan masalah sesuai dengan bidang kajian / kerja

Administrasi Umum.

KI-KD-INDIKATOR

4

Menampilakan kinerja dibawah bimbingan dengan mutu dan kuantitas yang terukur

sesuai dengan standar kompetensi kerja.

Menunjukkan keterampilan menalar, mengolah dan menyaji secara efektif, kreatif,

produktif, kritis, mandiri, kolaboratif, komunikatif, dan solutif dalam ranah abstrak

terkait dengan pengembangan dari yang sipelajari di sekolah, serta mampu melaksanakan

tugas spesifik dibawah pengawasan langsung.

Menunjukkan keterampilan mempersepsi, kesiapan, meniru, membiasakan, gerak mahir,

menjadikan gerak alami dalam ranah kongkret terkait dengan pengembangan dari yang

dipelajari di sekolah, serta mampu melaksakanakan tugas spesifik di bawah pengawasan

langsung.

KOMPETENSI DASAR

3.7. Menerapkan prosedur penataan surat /dokumen

INDIKATOR

1. Siswa mampu menjelaskan pengertian penataan surat/dokumen

2. Siswa mampu menjelaskan bahan dan alat penataan surat/dokumen kantor

3. Siswa mampu menjelaskan jenis-jenis filing system

4. Siswa mampu menjelaskan prosedur penataan surat/dokumen dengan system tanggal

5. Siswa mampu menjelaskan prosedur penataan surat/dokumen dengan system wilayah

6. Siswa mampu menjelaskan prosedur penataan surat/dokumen dengan system abjad

7. Siswa mampu menjelaskan prosedur penataan surat/dokumen dengan system nomor

8. Siswa mampu menjelaskan prosedur penataan surat/dokumen dengan system subjek

5

MATERI PEMBELAJARAN

PENGERTIAN PENATAAN

SURAT/DOKUMEN

BAHAN DAN ALAT PENATAAN

SURAT/DOKUMEN

PENGERTIAN JENIS-JENIS FILLING

SYSTEM

TATA CARA PENATAAN

SURAT/DOKUMEN

PROSEDUR PENATAAN

SURAT/DOKUMEN

TUJUAN FILLING SYSTEM

6

PAPARAN ISI MATERI

PENGERTIAN PENATAAN SURAT/DOKUMEN

Dokumen adalah komponen penting bagi individu atau lembaga, maupun kantor.

Dokumen-dokumen kantor harus ditata sedemikian rupa, sehingga tetap terawat atau tidak

rusak dan mudah ditemukan jika dibutuhkan.

Secara garis besar kegiatan-kegiatan dokumentasi atau menata dokumen meliputi kegiatan

sebagai berikut.

1. Mencari/mengumpulkan berbagai bahan informasi

Semakin mudahnya arus informasi berkembang menuntut pihak-pihak tertentu untuk

mencari dan mengumpulkan kembali bahan informasi tersebut, sehingga akan tercipta

bahan informasi yang teratur, luwes, dan dapat mengikuti kebutuhan seseorang atau

sekelompok orang untuk menyelesaikan pekerjaannya melalui sumber informasi yang

diperlukan.

2. Menyusun dan mengolah dokumen

Informasi yang telah dikumpulkan kemudian disusun dan diolah secara matang agar

informasi tersebut dapat dijadikan sebagai informasi yang telah disusun sebagai sumber

dalam pengambilan keputusan. Informasi yang telah disusun menjadi suatu dokumen

harus dikelola dengan baik sehingga tetap terawat dan tidak rusak serta jika diperlukan

kembali dapat ditemukan dengan mudah.

3. Mereproduksi dokumen

Untuk memenuhi kebutuhan dokumen yang akan digunakan untuk beberapa pihak

atau dalam jumlah yang banyak, langkah yang dapat ditempuh adalah dengan

PAPARAN ISI MATERI

PENGERTIAN PENATAAN SURAT/DOKUMEN

7

menggandakan naskah yang diperlukan. Hali ini dapat dilakukan dengan menggunakan

mesin-mesin pengganda, seperti mesin fotokopi, mesin stensil atau scanner, dan risograf.

4. Menyajikan dokumen

Dalam menyajikan dokumen memerlukan proses yang teliti, praktis, dan benar sehingga

para pengguna dokumen dapat dengan mudah memahami dan tertarik dengan isi yang

terkandung pada dokumen tersebut.

5. Menyimpan dokumen

Dokumen yang sudah selesai diproses dapat disimpan dengan menggunakan sistem

penyimpanan yang sesuai dengan karakteristik kantor. Menyimpan dokumen

memerlukan petugas yang terampil dan memiliki kemampuan dalam kegiatan

penyimpanan atau kerasipan.

Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yng digunakan dalam bidang kearsipan.

Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahun-tahun) karena dibuat

dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, alumunium, besi, plastik, dsb.

Macam-macam peralatan kearsipan antara lain:

1. FILLING CABINET

Yaitu lemari arsip yang terdiri dari laci, antara 1-6 laci; tetapi

yang paling banyak di gunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap

laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip

ukuran surat yang di susun berdiri tegak lurus (vertikal)

berderet kebelakang. Filling Cabinet berguna untuk

menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.

Sebelum arsip di simpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip

tersebut di masukan ke dalam folder atau folder gantung

BAHAN DAN ALAT PENATAAN

SURAT/DOKUMEN

8

(hanging folder). penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena di perlukan

ruang longgar untuk memudahkan dalam memasukan dan mengeluarkan arsip ke dan dari laci.

Penyimpanan arsip yang terlalu padat di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit,

juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang

disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40

lembar . Dalam laci filling cabinet di lengkapi dengan sepasang gawang yang di pasang di kiri

dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan

untuk menyangkut hanging folder. Filling cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, tetapi

yang paling banyak adalah dari logam, karena lebih kuat.

2. ROTARY

Yaitu semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara

berputar. Alat ini dapat digunakan secara berputar sehingga dalam

penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga.

Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip

disimpan pada alat ini secara lateral.

3. LEMARI ARSIP

Adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk

arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang di

lengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu

dorong, atau menggunakan kaca. Penyusunan arsip dapat di

lakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan

terlebih dahulu arsip dimasukkan kedalam ordner atau dengan

cara di tumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu

arsip di masukkan ke map.

9

4. RAK ARSIP

Adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip

yang di susun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip

yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukan

ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak

arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak

punggung dari ordner atau kotak arsip, yang ada di

dalam nya. Rak arsip dapat di buat dari kayu atau besi.

5. MAP ARSIP

Adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk

menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50

lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup.

Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut.

Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun

pentup pada setiap sisinya. Daun penutup ini

berfungsi untuk menopang surat yang ada di

dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya,

stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip

yang sudah inaktif, di mana map yang berisi

kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat

dengan menggunakan tali.

Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah

map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang

arsip/surat yang ada didalamnya menggunakan penjepit. Arsip

yang disimpan pada umumnya yang bersifat inaktif, tetapi dapat

10

juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu

harus dilubangi dengan menggunakan perforator.

Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup.

Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak

ada daun penutupnya, maka map ini funginya

untukmenyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke

dalam kotak arsip secra vertikal. Map ini mempunyai tab

(bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan

judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.

Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi

penggantung. Besi penggantung inidipasang pada

gawang yang ada di filling cabinet. Hanging folder

juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau

indeks arsip yang ada di dalamnya.

6. GUIDE

Lembaran kertas tebal atau karton yang

digunakan sebagai penunjuk dan atau

sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide

terdiri dari dua bagian, yaitu sebagai berikut :

Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk

menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau index

(pengelompokan) arsip.

Badan Guide, fungsinya untuk menopang arsip-

arsip yang ada di belakang nya. Guide

ditempatkan di depan folder jika penyimpanan

arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga

11

di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelhecter. Guide dapat

dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-

surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai

dengan ukuran arsip yang di simpan, tetapi jika arsip ukuran nya kecil maka guide juga

kecil.

Posisi tab guide dapat di atur penempatan nya, yaitu sebagai berikut:

Guide pertama, yaitu Tab Guide terletak pada posisis atas sebelah kiri, untuk

menuliskan kelompok utama ( main subject ).

Guide kedua, yaitu Tab Guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan

kelompok sekunder ( sub subject ).

Guide ketiga, yaitu Tab Guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk

menuliskan kelompok tersier ( sub sub subject ) atau untuk yang lebih kusus lagi.

7. ORDNER

Adalah map besar dengan

ukuran punggung sekitar 5

cm yang didalam nya

terdapat besi penjepit. Arsip

yang akan di simpan

didalam ordner terlebih

dahulu di lubangi dengan

menggunakan perforator.

Ordner terbuat dari karton

yang sangat tebak sehingga

cukup kuat jika diletakan

secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar

arsip surat.

8. STAPLER

Adalah alat yang digunakan untuk menyatukan

sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan

menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan

komponennya mekanik, sserta baru berfungsi

12

apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam yang cukup kuat.

Jangan memasukkan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur per tetap kuat.

Jika terjadi kemacetan dibagian mulut, uasahakan tidak memukul-mukulkan stapler. Stapler

sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang

dikeluarkan alat ini, seperti jekrekan, jepretan, dan cekrekan. Menurut kemampuan dan

bentuknya, stapler dibedakan menjadi :

Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10

lembar kertas.

Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20

lembar kertas.

Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20

lembar kertas.

9. PERFORATOR

Adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. perforator

dibedakan antara lain sebagai berikut:

Perforator dengan satu pelubang, digunakan

untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama,

plastik, dan lain-lain.

Perforator dengan dua pelubang, digunakan

untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map

snelhecter atau ordner.

Perforator dengan lima pelubang, digunakan

untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam

ordner.

Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanis.

Perforator mebuat lubang dengan diameter 5mm. Perforator terbut dari logam. Cara

menggunakan perforator adalah sebagai berikut:

1. Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar paling atas

dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.

2. Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh

batas tepi perforator.

13

3. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang.

10. NUMERATOR

Adalah alat unuk membubuhkan nomor pada

lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya,

numerator dibedakan sebagi berikut:

Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran

angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.

Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran

angkanya lebih besar dan terdir lebih dari 6 digit.

Numerator digerakkan dengan tangan.

Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat

angka secaraa otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus

disimpan di tempat tertutup dan kering. Adapun cara kerja numerator sebagai berikut:

1. Beri tinta pada bantalan huruf.

2. Atur nomor awal.

3. Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator.

11. KOTAK/BOX

Adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang

bersifat inaktif.Biasanya terbuat dari karton yang tebal.Arsip

yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke

dalam folder.Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada

rak arsip(lateral berderet ke samping).

12. ALAT SORTIR

Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat

atau warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan

14

ke dalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan. Ada

yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dsb. Alat sortir ini terbuat dari berbagai bahan

misalnya logam, kayu, plastik atau karton.

13. LABEL

Adalah alat yang digunakan untuk memberi judul

pada map /folder yang biasanya diletakan pada tab

dari sebuah folder/guide.Label terbuat dari bahan

kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai

perekat pada bagian belakang,sehingga tidak perlu

diberi lem lagi ketika ingin menempelkan label pada

tempat yang di inginkan.

14. TICKLER FILE

Tickler file adalah alat semacam kotak yang

terbuat dari kayu atau besi baja untuk

menyimpan arsip berbentuk kartu atau

lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar

pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang

mempunyai jatuh tempo. Namun demikian,

tickler file bisa saja digunakan untuk

menyimpan kartu namaatau kartu

perpustakaan. Di bagian dalam tickler file

dilengkapi dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi

petugas arsip.

15

15. CARDEX (CARD INDEX) CABINET

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu

index dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditari

keluar memanjang.Di dalam Cardex terdapat smacam

kantung plastik tempat menyimpan kartu index .Alat ini

terbuat dari bahan besi baja.

16. RAK/LACI KARTU

Adalah laci-laci yang disusun

secara teratur dalam rak,untuk menyimpan kartu-kartu ukuran

kecil yang disusun secara vertikal.Alat ini terbuat dari kayu dan

banyaknya laci dapat di sesuaikan dengan kebutuhan.

17. ALAT PENYIMPANAN KHUSUS

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan

arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti

flasdisk, CD(Compact Disk),kaset,dan

sebagainya.Alat ini mempunyai beragam

bentuk dan desain,karena sangat tergantung

dari perkembangan kemajuan

teknologi.Sebelum ada flasdisk ,untuk

16

menyimpan data elektronik digunakan discat.Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik.

Alat-alat tersebut diatas sangat memungkinkan untuk mengalami perkembangan,desain

maupun jenisnya,karena mengikuti perkembangan teknologi yang juga semakin

berkembang.

JENIS-JENIS PERLENGKAPAN KEARSIPAN

Bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan biasanya merupakan bahan

yang penggunaannya relatif singkat.

Beberapa perlengkapan kearsipan sebagai berikut:

1. KARTU INDEX

Adalah kartu yang berisi identitas suatu

arsip/warkat yang disimpan ,gunanya sebagai

alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu

indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x

7,5 cm. Kartu indeks mencatat informasi

tentang:

1. Judul/nama surat.

2. Nomor surat

3. Hal surat

4. Tanggal surat,

5. Kode surat,

6. Kode kartu indeks

Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan system penyimpanan

subjek,tanggal,wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunakan jika asrip/dokumen

dengan menggunakan system abjad. Hal ini disebabkan kartu indeks dibuat untuk membantu

menemukan arsip apabila petugas atau si peminjam lupa tentang judul/caption/kode dari

surat yang akan dipinjam. Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama

orang/perusahaan.Oleh karena itu,kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama

orang/perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara lafabetis. Misalkan suatu arsip

disimpan dengan menggunakan system masalah/subjek. Sebelum arsip tersebut disimpan

,terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Untuk mencari ditempat penyimpanan,tetapi jika tidak

mengetahui (tidak ingat), maka sebelum mencari surat di tempat penyimanannya,terlebih

17

dahulu mencari kartu indeks pada laci kardex untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip

tersebut.

2. KARTU TUNJUK SILANG

Salah satu cara yang dapat

digunakan untuk membantu

menemukan arsip selain kartu

indeks adalah dengan menggunakan

kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk

silang adalah suatu petunjuk yang

terdapat pada tempat penyimpanan

yang berfungsi untuk menunjukkan

tempat (map) dari suatu

dokumen/arsip yang dicari pada

tempat yang ditunjukkan. Kartu

tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5cm x 7,5cm. Tidak semua arsip dibuatkan

kartu tunjuk disilangnya,tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar perlu

dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti

menambah beban kerja,waktu dan peralatan. Disamping itu, penggunaan kartu tunjuk silang

yang berlebihan justru menambah keruwetan penyimpanan. Beberapa criteria dari suatu

arsip yang peru dibuatkan kartu tunjuk silangnya antara lain sebagai berikut : a.Jika suatu

arsip mempunyai lebih dari satu judul/captiom/nama.

Contoh : • Abdurrahman Wahid sering dipanggil dengan nama Gus Dur. Kedua nama

tersebut sama-sama popular, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. b. Jika

surat/arsip yang disimpan pada filling cabinet mempunyai lampiran dokumen lain yang

ukurannya besar dan tidak memungkinkan untuk disimpan pada laci filling cabinet misalnya

berupa peta, gambar, maka hal demikian dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya.

Penyimpanan kartu tunjuk silang dapat dilakukan dengan 2 cara, antara lain sebagai berikut:

Disimpan dengan menggunakan tempat tersendiri seperti kotak, disusun secara alfabetis.

Hal ini dilakukan jika kartu tunjuk silang jumlahnya banyak.

Disimpan dibagian paling belakang laci filiing cabinet, dibelakang guide PS (Petunjuk

Silang). Ini dilakukan jika kartu tunjuk silangnya sedikit.

18

3. LEMBAR PINJAM ARSIP (OUT SLIP)

Adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.

Adapun kegunaan dari lembar pinjam arsip, antara lain sebagai berikut :

Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip.

Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip

yang dipinjam.

Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam.

Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan.

Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.

Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut:

1. Lembar ke-1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang

dipinjam, sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam.

2. Lembar ke-2 untuk peminjaman arsip sebagai bukti peminjaman.

3. Lembar ke-3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai

bahan ingatan.

Map Penggannti

19

Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat , tetapi satu map yang berisikan seluruh

surat-surat , maka perlu dibuat satu map penggati (out folder) dan menempatkannnya

ditempat map yang dipinjam.

4. BUKU ARSIP

Buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip.

Sistem pengarsipan atau sistem kearsipan adalah cara pengaturan atau

penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik / nomor, huruf

ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait. Sistem ini dibuat

untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip.

PENGERTIAN JENIS-JENIS FILLING SYSTEM

20

Hal ini merupakan bagian dari pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi yang

tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan, agar kantor dapat memberikan pelayanan

yang efektif.

Pada dasarnya sistem kearsipan atau filling adalah kegiatan penyusunan dokumen,

warkat dan arsip pada tempat yang telah ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan

dengan cepat.

Berikut pengertian sistem kearsipan menurut salah satu ahli:

Menurut Sedarmayanti yang dikutif dalam buku Imasita (2001)pada dasarnya sistem

kearsipan merupakan sistem pencatatan/pengelolaan arsip mulai dari tahap penerimaan sampai

pada tahap penyimpanannya. Sistem kearsipan dikenal ada 3 bagian, yaitu sebagai berikut :

a.Pencatatan dengan mengunakan buku agenda atau sistem pola lama.

b.Pencatatan dengan menggunakan sistem kartu kendali atau sistem pola baru.

c.Pencatatan denga sistem Tata Naskah

Tata naskah adalah suatu kegiatan administrasi di dalam memelihara dan menyusun data-data

dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologi

dalam sebuah berkas.

Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu :

1) Kearsipan sistem abjad (Alphabetic Filling System)

Cara penataan surat/dokumen dengan

menggunakan sistem abajd merupakan

penataan yang menggunakan urutan urutan

abjad dari nama orang,

badan/perusahaan/organisasi, sesuai yang

tertera pada dokumen tersebut.

21

2) Kearsipan sistem Subjeck ( Subjeck filling system )

Dalam penataan menggunakan system ini,

dokumen disusun berdasarkan kesamaan

subjek atau pokok masalah yang dimuat

dalam suatu surat/dokumen tersebut.

3) Kearsipan sistem, wilayah ( Geographic Filling system)

Sistem penataan surat/dokumen kantor dengan

menggunakan system wilayah ditata secara

sistematis berdasarkan pada pembagian wilayah

yang tertera pada tiap surat/dokumen

4) Kearsipan sistem nomor ( Numeric filling system)

Surat/dokumen disimpan berdarkan pada

urutan nomor dari surat tersebut. Dalam

system ini terdapat beberapa macamnya,

yaitu :

a. Sistem nomor urut

22

System ini menyimpan dokumen secara urut mulai angka 1 dst.

b. Terminal digit filling

System ini menyimpan dokumen dengan menggunakan 2 nomor terakhir dokumen sebagai

indeksnya.

c. Middle digit filling

System ini menyimpan dokumen dengan menggunakan 2 nomor tengah dokumen sebagai

indeksnya.

d. Duplex numerical filling

Menggunakan dua atau lebih kelompok nomor kode, setiap bagian kelompok dipisahkan

dengan garis atau koma, atau titik atau diberi jarak. System ini digunakan untuk system

subjek atau wilayah yang memakai pembagian sub-sub divisi pada setiap kelompoknya.

5) Kearsipan sistem tanggal (chronological filling system)

Surat/dokumen ditata berdasarkan pada

urutan-urutan tanggal yang teetera pada

surat/dokumen tersebut.

23

Tata cara penataan surat/dokumen ada tiga, yaitu :

1. HORIZONTAL FILING (FLAT FILING)

Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam

stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas dalam

alamari arsip (disusun secara mendatar/ horizontal dari bawah

ke atas).

2. VERTIKAL FILING

Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/

map arsip kemudian diletakkan berdiri/ tegak memanjang (sisi

panjang arsip sejajar dengan lipatan folder/ map) dan disusun

berurutan dari depan ke belakang.

TATA CARA PENATAAN SURAT/DOKUMEN

24

3. LATERAL FILLING

Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam

snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri

dengan punggung di depan.

Prosedur penataan surat/dokumen yaitu :

1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk

disimpan (meneliti tanda pelepas surat/ release mark ).

Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan

perintah untuk menyimpanan surat.

2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.

Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan

dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.

3. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan

surat.Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya

dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir.

4. Menyimpan surat ke dalam map (folder).

Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio,

snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam

almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.

PROSEDUR PENATAAN SURAT/DOKUMEN

25

5. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.

Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip sebagai berikut :

a. Sistem Abjad (Alphabetic Filing System)

b. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)

c. Sistem Nomor (Numeric Filing System)

d. Sistem Wilayah (Geographic Filing System )

e. Sistem Subyek/ Pokok Masalah (Subject Filing System)

Filing system adalah suatu rangkaian kerjasama secara teratur yang dapat disajikan

pedoman untuk menyimpan arsip sehingga saat diperlukan arsip.

Tujuan dari kegiatan filing system adalah :

1. Menghemat waktu

2. Menghemat tenaga

3. Menghemat tempat

Keuntungan pengunaan sistem penyimpanan dan penemuan arsip (FILING SYSTEM)

yang baik sebagai berikut :

1. Surat menyurat dapat disenggarakan dengan sistematis kearah penciptaan episien kerja

2. Melegkapi bukti apabila timbul kasus yang menyasikan

3. Memberikan keterangan yang membuktikan

4. Arsip-arsip dapat memberitaukan kegiatan-kegiatan yang bersaing

5. Bahan-bahan yang berhubungan dengan keputusan

6. Yang dapat selalu membantu perumusan kebijaksanaan dimasa yang akan datang

7. Pengambilan keputusan yang dapat didasarkan atas system kearsipan yang baik

TUJUAN FILLING SYSTEM

26

Dokumen adalah komponen penting bagi individu atau lembaga, maupun kantor.

Dokumen-dokumen kantor harus ditata sedemikian rupa, sehingga tetap terawat atau tidak

rusak dan mudah ditemukan jika dibutuhkan.

Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yng digunakan dalam bidang kearsipan.

Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahun-tahun) karena dibuat

dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, alumunium, besi, plastik, dsb. Bahan-

bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan biasanya merupakan bahan yang

penggunaannya relatif singkat.

Sistem pengarsipan atau sistem kearsipan adalah cara pengaturan atau

penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik / nomor, huruf

ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait. Sistem ini dibuat

untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip.

Penataan surat/dokumen kantor dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip

sebagai berikut :

a. Sistem Abjad (Alphabetic Filing System)

b. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)

c. Sistem Nomor (Numeric Filing System)

d. Sistem Wilayah (Geographic Filing System )

e. Sistem Subyek/ Pokok Masalah (Subject Filing System)

RANGKUMAN MATERI

27

I. Berilah tanda silang (x) pada jawaban yang tepat !

1. Dokumen adalah komponen penting bagi indivisu atau lembaga maupun kantor

sehingga harus ditata sedemikian rupa sehingga tetap terawatt atau tidak rusak dan

mudah ditemukan jika dibutuhkan, merupakan …

a. Etika penataan surat/dokumen

b. Prinsip penyimpanan dokumen

c. Pengertian penataan surat/dokumen

d. Azas filing system

e. Tata cara penataan surat/dokumen

2. Berikut urutan kegiatan-kegiatan secara garis besar yang benar dalam menata dokumen

adalah …

a. Mencari/mengumpulkan informasi, mereproduksi dokumen, menyusun dan

mengolah dokumen, menyajikan dokumen dan menyimpan dokumen.

b. Mencari/mengumpulkan informasi, menyusun dan mengolah data,

mereproduksi dokumen, menyajikan dokumen dan menyimpan dokumen.

c. Mencari/mengumpulkan informasi, menyajikan dokumen, mereproduksi

dokumen, menyusun dan mengolah data dan menyimpan dokumen.

d. Mereproduksi dokumen, mencari/mengumpulkan informasi, menyusun dan

mengolah, menyimpan dokumen.

e. Mencari/mengumpulkan informasi, mereproduksi dokumen, menyusun dan

mengolah dokumen, menyimpan dokumen dan menyajikan dokumen.

3. Berikut macam-macam peralatan dalam penataan surat atau dokumen kantor, kecuali

…

a. Filling cabinet, ordner, dan indeks arsip

b. Guide, rotary, dan kartu tunjuk silang

c. Ordner, stopmap folio, dan surat masuk

d. Filling cabinet, numerator dan perforator

e. Cardex, indeks, dan alat sortir

LATIHAN SOAL

28

4. Kartu yang berisi identitas suatu surat atau dokumen yang disimpan, gunanya sebagai

alat bantu untuk menemukan surat/dokumen yang ditata dengan menggunakan system

subjek, kronologis, geografis, dan nomor adalah ….

a. Kartu tunjuk silang

b. Kartu outslip

c. Kartu identitas peminjam dokumen

d. Kartu peminjaman arsip

e. Kartu indeks

5. Berikut 5 sistem yang berlaku dalam penataan surat/dokumen kantor, kecuali …

a. System masalah

b. System kronologis

c. System geografis

d. System out slip

e. System abjad

6. Pengertian penataan surat/dokumen kantor dengan system abjad adalah …

a. Penataan surat/dokumen menggunakan urutan-urutan abjad dari nama orang,

badan/perusahaan/organisasi sesuai yang ada di surat/dokumen

b. Penataan surat/dokumen menggunakan urutan-urutan tanggal masuk dari orang,

badan/perusahaan/organisasi sesuai yang ada di surat/dokumen

c. Penataan surat/dokumen menggunakan wilayah dari nama orang,

badan/perusahaan/organisasi sesuai yang ada di surat/dokumen

d. Penataan surat/dokumen menggunakan masalah dari orang,

badan/perusahaan/organisasi sesuai yang ada di surat/dokumen

e. Penataan surat/dokumen menggunakan urutan-urutan nomor WA dari nama

orang, badan/perusahaan/organisasi sesuai yang ada di surat/dokumen

7. Berikut macam-macam system penataan surat/dokumen kantor dengan system nomor,

kecuali …

a. Duplex Numerical Filling

b. Mix Clasification System

c. Terminal Digit Filling

d. Middle Digit Filling

e. System Nomor Urut

29

8. Penataan surat/dokumen dengan cara dimasukkan dalam snelhecter atau brief

diletakkan berdiri dengan punggung didepan merupakan tata cara penataan

surat/dokumen kantor …

a. Chronological Filling

b. Number Filling

c. Horizontal Filling

d. Lateral Filling

e. Vertical Filling

9. Berikut prosedur penataan surat/dokumen yang benar …

a. Memeriksa, mengindeks, menyortir, menyimpan, dan menata.

b. Memeriksa, menyortir, mengindeks, menata dan menyimpan,

c. Mengindeks, memeriksa, menyortir, menata dan menyimpan.

d. Menyortir, memeriksa, mengindeks, menata dan menyimpan.

e. Memeriksa, mengindeks, menata, menyimpan dan mengkode.

10. System penataan surat/dokumen kantor yang baik akan mempengaruhi pengambilan

keputusan yang tepat, merupakan … filing system

a. Kegiatan

b. Keuntungan

c. Tujuan

d. Azas

e. Pengertian

II. Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan benar dan tepat !

1. Sebut dan jelaskan 5 kegiatan utama dalam menata surat/dokumen kantor !

2. Sebut dan jelaskan 4 jenis perlengkapan dalam penataan surat/dokumen kantor !

3. Jelaskan secara singkat 5 sistem yang berlaku dalam penataan surat/dokumen kantor !

4. Jelaskan prosedur penataan surat/dokumen kantor !

5. Sebutkan 5 keuntungan penataan surat/dokumen kantor dengan system yang berlaku !

30

I. Pilihan Ganda

1. C

2. B

3. D

4. E

5. D

6. A

7. B

8. D

9. A

10. B

II. Essay

1. Secara garis besar kegiatan-kegiatan dokumentasi atau menata dokumen meliputi

kegiatan sebagai berikut.

1. Mencari/mengumpulkan berbagai bahan informasi

Semakin mudahnya arus informasi berkembang menuntut pihak-pihak tertentu untuk

mencari dan mengumpulkan kembali bahan informasi tersebut, sehingga akan tercipta

bahan informasi yang teratur, luwes, dan dapat mengikuti kebutuhan seseorang atau

sekelompok orang untuk menyelesaikan pekerjaannya melalui sumber informasi yang

diperlukan.

2. Menyusun dan mengolah dokumen

Informasi yang telah dikumpulkan kemudian disusun dan diolah secara matang agar

informasi tersebut dapat dijadikan sebagai informasi yang telah disusun sebagai sumber

dalam pengambilan keputusan. Informasi yang telah disusun menjadi suatu dokumen

harus dikelola dengan baik sehingga tetap terawat dan tidak rusak serta jika diperlukan

kembali dapat ditemukan dengan mudah.

3. Mereproduksi dokumen

KUNCI JAWABAN

31

Untuk memenuhi kebutuhan dokumen yang akan digunakan untuk beberapa pihak

atau dalam jumlah yang banyak, langkah yang dapat ditempuh adalah dengan

menggandakan naskah yang diperlukan. Hali ini dapat dilakukan dengan menggunakan

mesin-mesin pengganda, seperti mesin fotokopi, mesin stensil atau scanner, dan

risograf.

4. Menyajikan dokumen

Dalam menyajikan dokumen memerlukan proses yang teliti, praktis, dan benar

sehingga para pengguna dokumen dapat dengan mudah memahami dan tertarik dengan

isi yang terkandung pada dokumen tersebut.

5. Menyimpan dokumen

Dokumen yang sudah selesai diproses dapat disimpan dengan menggunakan sistem

penyimpanan yang sesuai dengan karakteristik kantor. Menyimpan dokumen

memerlukan petugas yang terampil dan memiliki kemampuan dalam kegiatan

penyimpanan atau kerasipan.

2. Beberapa perlengkapan kearsipan sebagai berikut:

1) Kartu indeks

Adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan ,gunanya

sebagai alat bantu untuk menemukan arsip.

2) Kartu Tunjuk Silang

Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat

penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat (map) dari suatu

dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukkan.

3) Lembar Pinjam Arsip

Adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman

arsip.

4) Buku Arsip

Buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip.

3. Sistem Nomor (Surat/dokumen disimpan berdarkan pada urutan nomor dari surat

tersebut. )

System Subjek (Dalam penataan menggunakan system ini, dokumen disusun

berdasarkan kesamaan subjek atau pokok masalah yang dimuat dalam suatu

surat/dokumen tersebut.

32

System Abjad (Cara penataan surat/dokumen dengan menggunakan sistem abajd

merupakan penataan yang menggunakan urutan urutan abjad dari nama orang,

badan/perusahaan/organisasi, sesuai yang tertera pada dokumen tersebut.)

System Kronologis (Surat/dokumen ditata berdasarkan pada urutan-urutan tanggal yang

teetera pada surat/dokumen tersebut)

System Wilayah (Sistem penataan surat/dokumen kantor dengan menggunakan system

wilayah ditata secara sistematis berdasarkan pada pembagian wilayah yang tertera pada

tiap surat/dokumen)

4. Berikut prosedur penataan surat/dokumen :

1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk

disimpan (meneliti tanda pelepas surat/ release mark ).

Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan

perintah untuk menyimpanan surat.

4. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.

Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan

dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.

5. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan

surat.Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya

dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir.

6. Menyimpan surat ke dalam map (folder).

Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio,

snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke

dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.

7. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.

Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip

5. Berikut keuntungannya :

a. Surat menyurat dapat disenggarakan dengan sistematis kearah penciptaan episien

kerja

b. Melegkapi bukti apabila timbul kasus yang menyasikan

c. Memberikan keterangan yang membuktikan

d. Arsip-arsip dapat memberitaukan kegiatan-kegiatan yang bersaing

e. Bahan-bahan yang berhubungan dengan keputusan

33

I. PILIHAN GANDA

Jawaban Benar Skor 2

Jawaban Slah Skor 0

Total Skor = Jawaban Benar x 2

= 10 x 2

= 20

II. SOAL ESSAY

Rubrik Penskoran

No Jawaban Kriteria Skor

1 Kegiatan-kegiatan dokumentasi atau menata

dokumen meliputi kegiatan sebagai berikut.

1. Mencari/mengumpulkan berbagai

bahan informasi

Semakin mudahnya arus informasi

berkembang menuntut pihak-pihak

tertentu untuk mencari dan

mengumpulkan kembali bahan

informasi tersebut, sehingga akan

tercipta bahan informasi yang teratur,

luwes, dan dapat mengikuti kebutuhan

seseorang atau sekelompok orang untuk

menyelesaikan pekerjaannya melalui

sumber informasi yang diperlukan.

2. Menyusun dan mengolah

dokumen

Informasi yang telah dikumpulkan

kemudian disusun dan diolah secara

Sangat Lengkap

Kurang Lengkap

Tidak Lengkap

Jawaban Salah

Tidak Menjawab

16

10

8

3

0

PETUNJUK PENILAIAN

34

matang agar informasi tersebut dapat

dijadikan sebagai informasi yang telah

disusun sebagai sumber dalam

pengambilan keputusan. Informasi yang

telah disusun menjadi suatu dokumen

harus dikelola dengan baik sehingga

tetap terawat dan tidak rusak serta jika

diperlukan kembali dapat ditemukan

dengan mudah.

3. Mereproduksi dokumen

Untuk memenuhi kebutuhan dokumen

yang akan digunakan untuk beberapa

pihak atau dalam jumlah yang banyak,

langkah yang dapat ditempuh adalah

dengan menggandakan naskah yang

diperlukan. Hali ini dapat dilakukan

dengan menggunakan mesin-mesin

pengganda, seperti mesin fotokopi,

mesin stensil atau scanner, dan risograf.

4. Menyajikan dokumen

Dalam menyajikan dokumen

memerlukan proses yang teliti, praktis,

dan benar sehingga para pengguna

dokumen dapat dengan mudah

memahami dan tertarik dengan isi yang

terkandung pada dokumen tersebut.

5. Menyimpan dokumen

Dokumen yang sudah selesai diproses

dapat disimpan dengan menggunakan

sistem penyimpanan yang sesuai dengan

karakteristik kantor. Menyimpan

dokumen memerlukan petugas yang

terampil dan memiliki kemampuan

35

dalam kegiatan penyimpanan atau

kerasipan.

2 Beberapa perlengkapan kearsipan sebagai

berikut:

1) Kartu indeks

Adalah kartu yang berisi identitas

suatu arsip/warkat yang disimpan

,gunanya sebagai alat bantu untuk

menemukan arsip.

2) Kartu Tunjuk Silang

Kartu tunjuk silang adalah suatu

petunjuk yang terdapat pada tempat

penyimpanan yang berfungsi untuk

menunjukkan tempat (map) dari suatu

dokumen/arsip yang dicari pada

tempat yang ditunjukkan.

3) Lembar Pinjam Arsip

Adalah lembaran/formulir yang

digunakan untuk mencatat setiap

peminjaman arsip.

4) Buku Arsip

Buku yang digunakan untuk mencatat

penyimpanan arsip.

Sangat Lengkap

Kurang Lengkap

Tidak Lengkap

Jawaban Salah

Tidak Menjawab

16

10

8

3

0

3 Sistem Nomor (Surat/dokumen disimpan

berdarkan pada urutan nomor dari surat

tersebut. )

System Subjek (Dalam penataan

menggunakan system ini, dokumen

disusun berdasarkan kesamaan subjek

atau pokok masalah yang dimuat dalam

suatu surat/dokumen tersebut.

Sangat Lengkap

Kurang Lengkap

Tidak Lengkap

Jawaban Salah

Tidak Menjawab

16

10

8

3

0

36

System Abjad (Cara penataan

surat/dokumen dengan menggunakan

sistem abajd merupakan penataan yang

menggunakan urutan urutan abjad dari

nama orang,

badan/perusahaan/organisasi, sesuai yang

tertera pada dokumen tersebut.)

System Kronologis (Surat/dokumen ditata

berdasarkan pada urutan-urutan tanggal

yang teetera pada surat/dokumen

tersebut)

System Wilayah (Sistem penataan

surat/dokumen kantor dengan

menggunakan system wilayah ditata

secara sistematis berdasarkan pada

pembagian wilayah yang tertera pada tiap

surat/dokumen)

4 Berikut prosedur penataan surat/dokumen :

Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi

apakah surat tersebut sudah boleh untuk

disimpan (meneliti tanda pelepas

surat/ release mark ).

Tanda pelepas surat biasanya berupa

disposisi dep. (deponeren) yang

menunjukkan perintah untuk menyimpanan

surat.

Mengindeks atau memberi kode surat

tersebut.

Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem

penyimpanan arsip yang dipergunakan dan

dibuat untuk memudahkan penyimpanan

dan penemuan kembali surat.

Sangat Lengkap

Kurang Lengkap

Tidak Lengkap

Jawaban Salah

Tidak Menjawab

16

10

8

3

0

37

Menyortir atau memisah-misahkan surat

sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan

surat.Kegiatan menyortir/ memisah-

misahkan surat sebelum disimpan biasanya

dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak

sortir.

Menyimpan surat ke dalam map (folder).

Penyimpanan surat ke dalam map/ folder

dapat menggunakan stofmap folio,

snelhechter, brief ordner, portapel ataui

folder gantung kemudian dimasukkan ke

dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat

penyimpanan arsip yang lain.

Menata arsip dengan baik sesuai dengan

sistem yang dipergunakan.

Penyimpanan arsip dapat menggunakan

sistem penyimpanan arsip

5 Berikut keuntungannya :

a. Surat menyurat dapat

disenggarakan dengan sistematis

kearah penciptaan episien kerja

b. Melegkapi bukti apabila timbul

kasus yang menyasikan

c. Memberikan keterangan yang

membuktikan

d. Arsip-arsip dapat memberitaukan

kegiatan-kegiatan yang bersaing

e. Bahan-bahan yang berhubungan

dengan keputusan

Sangat Lengkap

Kurang Lengkap

Tidak Lengkap

Jawaban Salah

Tidak Menjawab

16

10

8

3

0

38

Skor maksimal soal essay

Nomor 1 : 16

Nomor 2 : 16

Nomor 3 : 16

Nomor 4 : 16

Nomor 5 : 16

Total Skor = 16 x 5

= 80

SKOR KESELURUHAN

Nilai = 20 + 80

= 100

39

1. Halifah, Siti Nur. 2017. Pengertian Sistem Kearsipan, (online)

(http://sitinurhalifahweb.blogspot.com/2017/11/pengertian-sistem-kearsipan.html

), diakses 20 November 2019.

2. Azizah, Nisrina Nur. 2017. Prosedur Penataan Surat Dokumen, (online)

( https://nisrinanurazizah.wordpress.com/2017/11/26/prosedur-penataan-surat-

dokumen/ ), diakses 20 November 2019.

3. Habibi, Muhammad Ikbal. Macam-macam filing Sistem Kearsipan, (online)

( http://ap2habibi.blogspot.com/2016/03/macam-macam-filing-sistem-

kearsipan.html ), diakses 20 November 2019.

DAFTAR PUSTAKA