PELATIHAN PENERAPAN PEDOMAN SISTEM SERTIFIKASI

PEDOMAN BNSP 201-202/ISO 17024ANGKATAN II

Hotel Bintang Griyawisata9 Mei s/d 13 Mei 2011

MATERI PELATIHAN

• LM.1 : SISTEM LISENSI DAN SERTIFIKASI• LM.2 : PERSYARATAN DASAR PEMBENTUKAN

LSP BERDASARKAN PEDOMAN BNSP 202• LM.3A : SISTEM PENJAMIN MUTU LSP

BERDASARKAN PBNSP 201• LM.3B : PERSYARATAN UMUM PEMBENTUKAN

LSP PIHAK 1 – PBNSP 215• LM.3C : PERSYARATAN UMUM PEMBENTUKAN

LSP PIHAK 2 – PBNSP 216

• LM.3C : PERSYARATAN UMUM PEMBENTUKAN LSP PIHAK 2 – PBNSP 216

• LM.4 : RENCANA TINDAK LANJUT BERDASARKAN PEDOMAN BNSP 201-202

• LM.5 : DOKUMENTASI QMS

KOMPONEN SERTIFIKASI

• SKKNI BIDANG PERPUSTAKAAN• PEDOMAN MUTU• LSP• MATERI UJI KOMPETENSI• TEMPAT UJI KOMPETENSI• ASESOR LISENSI• ASESOR KOMPETENSI

5

STANDARD & CONFORMANCE

• ISO 17024 • PEDOMAN BNSP 201-2006

( Persyaratan LSP 3) • PEDOMAN BNSP 202-2006

( Panduan Mutu LSP)• PEDOMAN BNSP 206-2007

(TUK)• PEDOMAN BNSP 213-2009

( LSP Proficiensi )• PEDOMAN BNSP 215-2008

( LSP 1 )• PEDOMAN BNSP 216-2008

( LSP 2 )• TECHNICAL REGULATION

Latar belakang

Kesejahteraanrakyat

Pertumbuhan ekonomi

• Produktivitas• Efisiensi• SDM berkualitas

STANDARDISASISTANDARDISASIDAN SERTIFIKASIDAN SERTIFIKASI

KOMPETENSIKOMPETENSI

Daya saing

P r o f e s i ?• Profesi merupakan kelompok lapangan kerja

yang khusus melaksanakan kegiatan yang memerlukan ketrampilan dan keahlian tinggi guna memenuhi kebutuhan yang rumit dari manusia.

• Pandangan lain menganggap bahwa hingga sekarang tidak ada definisi yang memuaskan tentang profesi yang diperoleh dari regulasi dan buku maka digunakan pendekatan lain dengan menggunakan ciri profesi.

Ciri-ciri Profesi

Terlatih bersertifikatMemberi jasa utk umum

Anggota ogranisasi

profesi

Sertifikasi Profesi1. Sertifikasi terhadap

kompetensi profesi: dilakukan oleh Lembaga Sertifikasi Personil/Profesi, berlaku apabila masih kompeten.

2. Sertifikasi untuk mendapat status profesi: dilakukan organisasi profesi, biasa disebut juga lisensi/registrasi profesi.

3. Sertifikat pelatihan: oleh lembaga pelatihan, biasa disebut juga Certificate of attainment, berlaku selamanya

Pembinaan dan Pengawasan

SKKNISKKNI

SISTEM STANDARDISASI KOMPETENSI KERJA NASIONAL

Perumusan Standar

Penerapan Standar

HarmonisasiStandardisasi

Lisensi

Pemberlakuan

Sertifikasi

SDM ProfesionalKompetenKompetitif

Notifikasi

Kerjasama

MRA

PENGEMBANGAN SKEMA SERTIFIKASI

PENGEMBANGAN SKEMA SERTIFIKASI

SISTEM SERTIFIKASI KOMPETENSI KERJA INDONESIA

PENERAPAN SKEMA

SERTIFIKASI

Lisensi LSP

Registrasi P. ProfisiensiRegistrasi LSP Pihak 1 & 2

Sertifikasi

Harmonisasi Notifikasi

Kerjasama

MRA

Profesional yang

kompeten

Profesional yang

kompeten

Verifikasi Standar

Kompetensi

Perbaikan berlanjut

Regulasi penerapan :•Wajib ,•Dianjurkan,•Sukarela

RUANG LINGKUP SISTEM PENILAIAN KESESUAIAN KOMPETENSI KERJA

LSP III

Lisensi LSP

LSP PROFICIENSI

Registrasi Provider uji proficiensi tenaga

LSP PIHAK I INDUSTRI

Registrasi 1st certification

LSP PIHAK II

Registrasi 2nd certification

Sertifikasi Kompetensi kerja

Profesi:•Memenuhi bukti kompetensi

•Memenuhi permintaan klien

•Memenuhi regulasi

Sertifikasi Proficiensi

Profesi:•Memenuhi persyaratan surveilance LSP•Menjaga kompetensi

Sertifikasi Kompetensi Industri tertentu

Profesi di perusahaan :•Memastikan kompetensi tenaga kerjanya

Sertifikasi Kompetensi Industri tertentu utk industri tertentu

Profesi di perusahaan :•Memenuhi permintaan asesmen dari klien

Registrasi 1st certification

LSP PIHAK I DIKLAT

Sertifikasi Kompetensi Diklat tertentu

Profesi di Diklat • Memastikan kompetensi Peserta didiknya.

SERTIFIKASI KOMPETENSI KERJA

Sertifikasi Kompetensi Kerja adalah proses pemberian sertifikat yang dilakukan secara sistematis dan objektif melalui asessmen kerja nasional Indonesia dan/atau internasional.

LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI (LSP)

Lembaga pelaksana kegiatan sertifikasi profesi yang mendapatkan lisensi dari BNSP.

TEMPAT ASESMEN KOMPETENSI (TAK)

Suatu tempat kerja profesi atau tempat simulasi yang memiliki sarana dan prasarana dengan kriteria setara dengan tempat kerja profesi yang diverifikasi oleh LSP untuk menjadi Tempat Asesmen Kompetensi (TAK).

LISENSI

Proses pendelegasian wewenang sertifikasi profesi dari BNSP kepada LSP melalui proses akreditasi.

PROSES SERTIFIKASI

Seluruh kegiatan yang dilakukan oleh LSP untuk menetapkan bahwa seseorang memenuhi persyaratan kompetensi yang ditetapkan, mencakup permohonan, evaluasi, keputusan sertifikasi, survailen dan sertifikasi ulang, dan penggunaan sertifikat.

SISTEM SERTIFIKASI

Kumpulan prosedur dan sumberdaya untuk melakukan proses sertifikasi sesuai dengan skema sertifikasinya, untuk menerbitkan sertifikat kompetensi termasuk pemeliharaannya.

ASESOR KOMPETENSI

Seseorang yang mempunyai kualifikasi yang relevan dan kompeten untuk melaksanakan dan/atau asesmen/penilaian kompetensi.

ASESOR LISENSI

Seseorang yang mempunyai kualifikasi yang relevan dan kompeten untuk melaksanakan dan/atau asesmen sistem manajemen mutu.

PESERTA ASESMEN (ASESI)

Pemohon yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan untuk dapat ikut serta dalam proses sertifikasi

PROSES SERTIFIKASI

Seluruh kegiatan yang dilakukan oleh LSP untuk menetapkan bahwa seseorang memenuhi persyaratan kompetensi yang ditetapkan, mencakup permohonan, evaluasi, keputusan sertifikasi, survailen dan sertifikasi ulang.

MAL PRAKTEK

Adalah “ Penyalahgunaan keprofesian, kompetensi, tugas kelembagaan didalam melakukan pelayanan yang menyimpang terhadap regulasi teknis, standar atau pedoman.

L I S E N S I LEMBAGA SERTIFIKASI

PROFESIPengakuan formal dan pemberian lisensi lembaga-lembaga sertifikasi profesi melalui proses akreditasi oleh BNSP yang menyatakan bahwa LSP telah memenuhi persyaratan untuk melakukan kegiatan sertifikasi profesi

P

SUBSISTEM SERTIFIKASI DAN SUBSISTEM SERTIFIKASI DAN KETELUSURAN KESESUAIANKETELUSURAN KESESUAIAN

BADAN NASIONAL SERTIFIKASI PROFESIPP, ISO 17011, ISO 17024, PEDOMAN BNSP

LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESIPROTAP BNSP …., ISO GUIDE 65LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI

PROTAP BNSP …., ISO GUIDE 65LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESIPEDOMAN BNSP, ISO 17024

Lisensi akreditasi

LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESIPROTAP BNSP …., ISO GUIDE 65LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI

PROTAP BNSP …., ISO GUIDE 65PESERTA UJI KOMPETENSISKKNI

Uji kompetensi/ Sertifikasi

LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESIPROTAP BNSP …., ISO GUIDE 65LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI

PROTAP BNSP …., ISO GUIDE 65

verifikasi

TEMPAT UJI KOMPETENSIPEDOMAN BNSP, QMS

Asesor LisensiISO 19011, ISO 17024, ISO 17011

Peedoman BNSP 201 & 202

Asesor KompetensiBSZ, SKKNI

Pedoman BNSP

Asesor LisensiISO 19011, ISO 17024,

Standar spesifikPedoman BNSP

Departemen/Instansi Teknis

Pembinaan

Kordinasi

LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI

KOMITE TEKNIK*

TIM ASSESSOR AKREDITASI

MEMBENTUK 5

ASSESSMEN/RE-ASSESSMEN

3

PEM

BER

IAN

AK

RED

ITA

SI

7

SURVAILEN

8

LAPORAN ASSESSMEN

4MENUNJUK ASSESSOR

2

MENGAJUKAN PERMOHONAN

1

REKOMENDASI 6

PROSES PEMBERIAN AKREDITASI PROSES PEMBERIAN AKREDITASI LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI ( LSP )LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI ( LSP )

√

LSP

TEMPAT UJI KOMPETENSI

KOMITE TEKNIK*

TIM ASSESSOR AKREDITASI

MEMBENTUK 5

ASSESSMEN/RE-ASSESSMEN

3

PEM

BER

IAN

VE

RIF IK

AS

I

7

SURVAILEN

8

LAPORAN ASSESSMEN

4MENUNJUK ASSESSOR

2

MENGAJUKAN PERMOHONAN

1

REKOMENDASI 6

PROSES VERIFIKASI TUKPROSES VERIFIKASI TUK

Memilih TUK

2

LSP

KOMITE TEKNIKTIM ASSESSOR UJI

KOMPETENSI

MEMBENTUK 6

ASSESSMEN

4

PEM

BER

IAN

SER

TIFI K

AT K

OM

PETE

NS

I

8

SURVAILEN

9

LAPORAN ASSESSMEN

5MENUNJUK ASSESSOR

3

MENGAJUKAN PERMOHONAN

1

REKOMENDASI7

SKEMA SERTIFIKASI KOMPETENSI

PESERTA UJI KOMPETENSI

PESERTA DI TUK

HARMONISASI GLOBAL

• Transparansi• Ekivalensi• Harmonisasi

MRAMRA

MRA(Mutual Recognition Arrangement)

• APA ITU ???–Kesepakatan diantara dua pihak atau lebih untuk saling mengakui atau menerima beberapa atau keseluruhan

• TujuanMemfasilitasi perdagangan dan menstimulir aktifitas ekonomi antar berbagai pihak melalui keberterimaan kompetensi SDM dalam hal satu standar, satu pengujian, satu sertifikasi, dan apabila sesuai, satu penandaan

PROSES PENGEMBANGAN LSP

Asosiasi Industri Asosiasi Profesi

Panitia kerja

Pembentukan LSP

Pembuatan ADPBNSP 202

Pencatatan Notaris

Pengembangan organisasiPBNSP 201 dan 202

Pengajuan Lisensi BNSP

Kerangka Program Menyiapkan Lisensi LSPKerangka Program Menyiapkan Lisensi LSP

Komitmenmanajemen

PembentukanTim QMS

Verifikasi/Validasi

Pra-validasi

Pengembangan Panduan Mutu

Permohonan

Lisensi

PenerapanPanduan mutu

Apresiasi

Pelatihan Penerapan dan dokumentasi

Pelatihan Asesor

Gap Assessment

Pelatihan karyawan

JADWAL PELAKSANAAN PROGRAM

No Kegiatan Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Apresiasi V

2 Komitmen Manajemen V

3 Gap assessment V

4 Pembentukan Tim jaminan mutu

V

5 Pelatihan Pnrp & dok V

6 Pengembangan dokumen mutu

V V

7 Pelatihan Asesor V

8 Pre-validasi V

9 Pelatihan karyawan V V

10 Penerapan V V V V V V

11 Validasi V

12 Pengajuan lisensi V

PANDUAN MUTU LSPBerdasarkan Pedoman BNSP 201 Rev 1. 2006

Penyusunan

• Pedoman BNSP 201/ISO 17024 memberi penekanan Pedoman BNSP 201/ISO 17024 memberi penekanan pada (dan selalu mewajibkan) sebuah pada (dan selalu mewajibkan) sebuah “Sistem “Sistem Manajemen yg terdokumentasi”Manajemen yg terdokumentasi” dan bukan sebuah dan bukan sebuah “sistem dokumentasi”.“sistem dokumentasi”.

• Pedoman BNSP 201/ISO 17024Pedoman BNSP 201/ISO 17024 mensyaratkan organisasi untuk taat azas memberikan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan dan PERATURAN YANG BERLAKU

Back to slide-4

Apa yang akan anda pelajari ?Setelah menyelesaikan modul ini, anda diharapkan dapat :

Membedakan ‘sistem terdokumentasi’ dengan ‘sistem dokumentasi’,

Mengenal fungsi dokumentasi,

Mengenal jenis dan struktur dokumen yang dipersyatkan oleh standar,

Membedakan dokumen dan rekaman,

Membuat instruksi kerja (‘prosedur operasi’).

Pengertian dan acuan

Sistem Manajemen Mutu (SMM) adalah kumpulan proses, dokumen, sumberdaya dan sistem pemantauan yang mengarahkan pekerjaan / misi suatu organisasi berkenaan dengan mutu produk dan jasa.

Expl-1

Panduan Mutu LSP ???Panduan Mutu LSP ??? Dokumen berisi kebijakan mutu,sistem mutu, dan

pelaksanaan dalam organisasi (P-BNSP 201)

Dokumen merupakan pusat pengendali yangmenetapkan kebijakan dan prinsip-prinsip dasar fungsi LSP dan memberikan ikatan koordinasi dengan prosedur operasi, sumber information dan dara (NATA, 1087)

Dokumen kerja yang menerangkan kebenaran pengoperasian LSP untuk digunakan oleh manajemen dan staf.

Mengapa Panduan Mutu Diperlukan ?

Berperan untuk meyakinkan mutu kerja personil LSP

Memerlukan dasar yang kuat dimana sistem mutu LSP dapat diterapkan secara efektif disemua tingkatan.

Salah satu persyaratan dalam perolehan lisensi LSP.

Sebagai alat penyebaran informasi dan komunikasi,

Penyebaran pengetahuan,

Bukti kesesuaian (‘conformity’).

Dokumen yang dipersyaratkanDokumentasi SMM hrs mencakup :

• kebijakan mutu dan sasaran mutu,

• pedoman mutu,

• prosedur sistem,

• dokumen yang diperlukan oleh organisasi untuk memastikan perencanaan, operasi dan kendali prosesnya secara efektif, dan

• rekaman.

Expl-3

Pedoman MutuPedoman mutu harus berisi :

• Visi – Misi dan Profil Organisasi,

• Kebijakan dan Sasaran Mutu,

• Organigram serta tanggung-jawab & wewenang utama,

• Prosedur sistem yang dipersyaratkan standar,

• Prosedur operasi atau peraturan lain yg diacu organisasi,

• Rincian penerapan setiap persyaratan standar,

• Uraian dan interaksi antara proses-proses,

• Hal-hal lain yang dianggap perlu,

Ruang Lingkup Dokumentasi Menata dan mengolah informasi

Menyimpan informasi

Mencari kembali informasi

Mendistrbusikan informasi

Mengumpulkan informasi

Memutakhirkan informasi

Fungsi Panduan Mutu

Menjadi acuan dalam penerapan dan pengembangan sistem mutu

menumbuhkan kepercayaan pelanggan terhadap konsistensi mutu hasil uji

menjadi pedoman dalam penyediaan bahan

menghindarkan pengertian ganda dan tumpang tindih

Struktur Dokumen SMM

Level I : Kebijakan Mutu / Peta Proses / Sasaran Mutu

Level II : ‘APA’, oleh ‘SIAPA’ dan

‘KAPAN’ sesuatu dilakukan

Level III : BAGAIMANA dilakukan

Level IV :

BUKTI aktifitas

Pedoman Mutu

Prosedur Sistem

Dokumen Penunjang

Contoh : - Instruksi Kerja- Ceklis- Gambar Kerja- Juknis dll.

RekamanExpl-4

Quality Manual

• Jendela/peta sistem mutu• batang tubuh sistem mutu• utk kepentingan sendiri/mendemontrasikan

pada pelanggan

ISI UMUM PM

• Company Profil• Struktur Organisasi• Kebijakan Mutu• Struktur dokumentasi mutu yang diterapkan• Gambaran sistem mutu mulai persyaratan

manajemen sampai persyaratan teknis• Referensi silang dengan prosedur mutu terkait

Profil LSP• Sejarah atau Latar belakang LSP• Jasa yang dihasilkan• Teknologi dan sumberdaya yang ada• Hasil jasa yg penting utk dikemukakan

(selling points)

Kebijakan MutuKebijakan mutu harus :

a) sesuai dengan maksud/tujuan organisasi,

b) mencakup komitmen untuk memenuhi, persyaratan dan selalu memperbaiki SMM

c) menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran mutu,

d) disampaikan ke dan difahami oleh pegawai,

e) ditinjau agar selalu sesuai dengan kebutuhan.

f)f) Tekad dan perhatian Pimpinan Puncak thd Mutu dan Tekad dan perhatian Pimpinan Puncak thd Mutu dan kepuasan pelanggankepuasan pelanggan

g)g) Sasaran Mutu --> SMART (Sasaran Mutu --> SMART (Specifik, Measurable, Specifik, Measurable, Achieveable, Realistic, Time frame)Achieveable, Realistic, Time frame)

Kerangka Prosedur1.Tujuan2. Ruang Lingkup3. Definisi4. Dokumen pendukung (Acuan)5. Lampiran6. Uraian prosedur

Prosedur Mutu• Dokumen mutu TK 2• Uraian proses/aktivitas operasional > 1

fungsi organisasi• kerahasiaan lebih besar• Utk keperluan internal

Contoh:Contoh: Prosedur pengadaanProsedur pengadaan Prosedur pelatihanProsedur pelatihan

Dokumen penunjang

Undang-undang, PP dan SK Menteri terkait,

Statuta dan Organisasi Tata Kerja (OTK),

Rencana Strategis dan Rencana Operasi,

Instruksi Kerja / Prosedur Operasi Standar,

Peraturan Internal dan Surat Keputusan atau Nota Dinas Pimpinan yang harus diacu,

SK pengangkatan (struktural & fungsional) Peraturan Akademik, Kalender Akademik dan Jadwal Perkuliahan,

Dll.Next

Dokumen Pendukung

• Dokumen Mutu Tk 3• Uraian proses lebih rinci• 1 fungsi• Lebih rahasia• Sering disebut SOP/SPO

Instruksi Instruksi KerjaKerja

R e k a m a nNotulen hasil Rapat Tinjauan Manajemen,

Daftar Riwayat pendidikan, pelatihan, ketrampilan & pengalaman seluruh pegawai,

Masukan dari peserta uji kompetensi, asesor,, dunia keja,

Bukti pemeriksaan terhadap Materi uji kompetensi,

Hasil ujian kompetensi,

Daftar Hadir Peserta Uji dan asesor,

Hasil audit internal dan hasil tindakan koreksi,

Dll. Back to slide-7

Bentuk Instruksi Kerja• Gambar-gambar• Foto-foto• Diagram alir• Contoh produk• Uraian kalimat• kombinasi

Kapan diperlukan Instruksi Kerja

Mulai

Tulis Instruksi kerja

Tidak perlu IK

Dokumentasikan sebagai

Prosedur

Identifikasi aktivitas

operasional

Tidak perlu IK

Selesai

Satu fungsi ?

Pengaruh Mutu ?

Personil terlatih ?

Tidak

YaTidak

TidakYa

Ya

Bentuk DokumenBentuk Dokumen

Nomor DokumenNomor Dokumen Judul dokumenJudul dokumen Nomor revisiNomor revisi tanggal terbittanggal terbit Nomor halamanNomor halaman Identitas LSPIdentitas LSP Kolom Penyusun, Kolom Penyusun,

peninjau dan pengesahanpeninjau dan pengesahan Status dokumenStatus dokumen

Tujuan: Untuk pengendalian

dokumen

PENULISAN PANDUAN MUTULEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI

PANDUAN MUTU No. bagian: PM 5.1.3

Pengendalian Dokumen dan rekaman

Halaman 1 dari 4Revisi/ Tanggal

LSP A mengendalikan semua dokumen (Panduan Mutu, Prosedur Kerja, Instruksi kerja dan dokumen pendukung yang diidentifikasi secara unik

Dokumen yang diterbitkan ditinjau dan disetujui oleh personil yang berwenang sebelum diterbitkan

Dokumen dikaji ulang secara berkala setian tahun sekali Rekaman mutu dikelola sehingga mudah didapat bila diperlukan dalam

fasilitas yang memberikan lingkungan yang sesuai untuk mencegah terjadinya kerusakan atau deteriorasi.

Waktu penyimpanan rekaman ditetapkan sesuai jenis rekaman yang ditetapkan masing-masing pada instruksi kerja ;

Dibuat oleh Diperiksa oleh Disyahkan oleh

PENULISAN PANDUAN MUTULEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI

PANDUAN MUTU No. bagian: PM 5.1.4

Pelayanan kepada pelanggan dan pengaduan

Halaman 1 dari 4Revisi/ Tanggal

LSP A bekerja sama dengan pelanggan untuk mengklarifikasi permintan pelanggan dan untuk memantau unjuk kerja LSP sehubungan dengan pekerjaan uji kompetensi yang dilaksanakan, dengan tetap menjaga kerahasian terhadap pelanggan lainnya.

LSP A menetapkan kebijakan dan prosedur untuk menyelesaikan pengaduan yang diterima dari pelanggan atau pihak-pihak lain.

Rekaman semua pengaduan dan penyelidikan serta tindakan perbaikan yang dilakukan oleh LSP dipelihara

Dibuat oleh Diperiksa oleh Disyahkan oleh

PENULISAN PANDUAN MUTUPENULISAN PANDUAN MUTULEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI

PANDUAN MUTU No. bagian: PM 5.1.5

Pengendalian terhadap peserta yg tidak memenuhi syarat (pencegahan dan tindakan koreksi)

Halaman 1 dari 4Revisi/ Tanggal

LSP A mempunyai suatu kebijakan dan prosedur yang diterapkan bila terdapat aspek apapun dari pekerjaan pengujian kompetensi yang mereka lakukan,yang tidak sesuai dengan prosedur yang telah disetujui.

Bila evaluasi menunjukkan bahwa pekerjaan pengujian kompetensi yang tidak sesuai dapat terjadi kembali,maka dilakukan kaji ulang manajemen.

Dibuat oleh Diperiksa oleh Disyahkan oleh

Formulir

• Media bukti diterapkannya Sistem Mutu• Setelah diisi disebut Rekaman (Records)

Proses Penyusunan Panduan Mutu

Pembentukan tim penyusun

Penetapan format yang dipakai

Penetapan bentuk fisik dan daftar isi

Penjadwalan penyelesaian

Penulisan unsur-unsur dalam panduan mutu

Penyusunan panduan mutu

Rapat tim penyusun dan staf kunci membahas draft panduan mutu

Pengesahan/persetujuan manajer eksekutif/pimpinan puncak