PELAKSANAAN PELAKSANAAN SPPU V6.0 (KPI)SPPU V6.0 (KPI)

KITARAN PENGURUSAN PENCAPAIAN

• Mesyuarat Pengurusan PPKK bersama Naib Canselor Bil.1/2010 telah bersetuju dibina SPPU V6.0 bagi menggantikan SPPU yang sedia ada.

• SPPU V6.0 menggunakan kaedah KPI (100%) untuk menilai prestasi bersesuaian dengan tugas jawatan.

• Melibatkan semua o Kakitangan bukan akademik (Fasa 1)o Kakitangan akademik (Fasa 2)

• KPI untuk keperluan UKM berdasarkan 5 Dimensi dan disasarkan kepada pelaksanaan 6 Tonggak Pelan Transformasi.

• Ketua Jabatan/Penilai menilai KPI dalam 5 dimensi melalui kualiti, kuantiti dan tempoh masa yang dihabiskan untuk melaksanakan sesuatu beban tugas yang diberikan.

1. JK Pelaksana SPPU Baru :◦ Pengarah PPKK - Pengerusi ◦ Prof. Abd. Razak Hamdan/PTM - Membangun

Sistem ◦ Tn. Hj Mahyudin , Timb Pengarah (PB) PPKK - Penyelaras ◦ Talent Team - Wakil

skim perkhidmatan/

gred jawatan

◦ Bahagian Pengurusan Bakat PPKK -Sekretariat

2. Membangun sistem berkomputer SPPU V.6 atas talian dan cara kemasukan data.

3. Mengadakan roadshow kepada semua kakitangan mengenai pelaksanaan SPPU V. 6 dan bengkel penilaian kepada para Penilai.

4. Pembentukan Talent Team – ahli daripada pelbagai Skim Perkhidmatan, gred jawatan dan jenis tugas (job descriptions) dibentuk bagi membantu pelaksanaan SPPU V.6.

5. Talent Team mengumpul maklumat tentang tugas, merangka draf KPI jawatan/jabatan dan dilatih menjadi fasilitator untuk memberi taklimat mengenai SPPU V.6 kepada kakitangan jawatan masing-masing.

6. Setiap kakitangan tetapkan KPI masing-masing dengan persetujuan Ketua Jabatan berdasarkan kepada KPI jabatan.

7. KPI ditetapkan mengikut 5 Dimensi KPI universiti :i. Inovasi ii. Kepuasan Pelanggan iii. Keberkesanan Kos iv. Keefisienan Dalamanv. Keterlibatan Masyarakat dan Industri

8. KPI mesti berbentuk boleh ukur iaitu kualiti, kuantiti dan (tempoh) masa (Q,Q,T).

9. KPI tidak boleh melebihi 10 kriteria tidak termasuk keterlibatan masyarakat & industri.

KPI • jangan sangat ketat (rigid), boleh diubahsuai mengikut

pengaruh luar dan dalaman • mengikut keupayaan kakitangan dan kewujudan sumber

serta tuntutan senarai tugas• berdasarkan prestasi, sejarah prestasi lepas dan mengikut

keupayaan dalaman/jabatan.

“Setting targets which are impossible to realize or to meet is very demoralizing and ultimately be counter productive. On the other hand, setting targets that are substandard will not

justify actual needs and counter productive.”

Membangunkan sistem penilaian prestasi SPPU V6.0 bagi setiap skim dan gred jawatan menggunakan kaedah KPI

SPPU V6.0 menentukan pencapaian kakitangan melalui penilaian prestasi kerja menggunakan kaedah KPI bagi menyokong pelaksanaan 6 tonggak Pelan Transformasi:

5 Dimensi penentu KPI yang menyokong6 Tonggak Pelan Transformasi UKM

5 Dimensi 6 Tonggak Inovasi Bakat

Penyelidikan & Inovasi Pengajaran & Pembelajaran Kepemimpinan Governans Keterlibatan Universiti dengan

Industri dan Masyarakat

Kepuasan Pelanggan Keberkesanan Kos Keefisienan Dalaman• Keterlibatan

Masyarakat dan Industri

SPPU V6.0 menilai tahap pencapaian keseluruhan prestasi kakitangan yang disasarkan bagi setiap jawatan dengan 100%

markah kiraan KPI

SPPU V6.0 diguna untuk penganugerahan APC kepada pekerja yang sangat cemerlang dan salah satu kaedah mengenalpasti calon bagi

Kumpulan Bakat (Talent Pool ) untuk: •Kenaikan Pangkat, dan •Pelan Penggantian (Succession Planning)

SPPU V6.0 menentukan pencapaian kakitangan melalui penilaian prestasi kerja menggunakan kaedah KPI yang diukur berdasarkan 5 Dimensi Penilaian :

1. Wajaran setiap KPI bergantung kepada kepentingan dimensi

2. Dokumentasi yang sistematik dan telus harus di simpan dalam ‘folder’ individu sebagai bahan bukti

3. Prestasi pencapaian membantu menentukan kakitangan melalui ‘normal track’ atau ‘fast track’ career development

Bil. KPI Dimensi

Wajaran Kakitangan

Pengurusan & Profesional dan

Kakitangan Sokongan

Wajaran Pentadbir Akademik

1 Inovasi 10% (ditetapkan oleh universiti)

10% (ditetapkan oleh universiti)

2 Kepuasan Pelanggan

85% (boleh dibincang dengan ketua tetapi dengan minima 10% bagi setiap dimensi)

90% (boleh dibincang dengan ketua tetapi dengan minima 10% bagi setiap dimensi)

3 Keberkesanan Kos

4 Keefisienan Dalaman

5 Keterlibatan khidmat masyarakat dan industri/universiti

5%(ditetapkan oleh universiti)

Markah diambil kira dalam komponen Keterlibatan (K) dalam penilaian Kakitangan Akademik

4. Markah bonus maksimum 5% diberi bagi pencapaian melebihi 100% saasaran untuk setiap dimensi

5. Untuk mendapat prestasi ‘sangat cemerlang’ maka kakitangan perlu sangat cemerlang dalam semua dimensi (tidak termasuk dimensi keterlibatan industri dan masyarakat)

6. Ruang ulasan disediakan selepas setiap dimensi serta pada akhir penilaian untuk meletak penerangan tentang kualiti pencapaian

Markah Pencapaian Status Pencapaian Outcome Kelayakan

101 - 105 Melebihi 100% sasaran Sangat Cemerlang Melebihi sasar *Boleh dicalonkan Anugerah Khas Kualiti

85 - 100 Mencapai 100% sasaran dan >85% sasaran Cemerlang Menepati sasar

*Boleh dicalonkan APC, anjakan gaji &

naik pangkat

75 - 84 Mencapai <85% sasaran dan >75% sasaran Baik Berusaha tetapi

tidak menepati sasar

Boleh diberikan pergerakan gaji tahunan sahaja51 - 74 Mencapai <75% sasaran

dan > 50% sasaran Sederhana

0 - 50 Mencapai <= 50% sasaran Tidak Memuaskan Gagal mencapai

sasarPergerakan gaji tahunan statik

* Tertakluk kepada surat pekeliling JPA yang terkini

1. SPPU Versi 6 yang berdasarkan KPI membantu kakitangan UKM mengetahui sasaran kerja masing-masing

2. Membantu kakitangan menjejak pencapaian sasaran KPI mereka pada bila-bila masa

3. KPI adalah terang kerana mempunyai nilai tertentu dan individu dinilai berdasarkan pencapaian, maka SPPU Versi 6 adalah lebih adil dan telus

4. Prestasi pencapaian membantu menentukan kakitangan melalui ‘normal track’ atau ‘fast track’ career development

5. Membantu ketua jabatan/ penilai 1 memantau prestasi individu dan dengan itu dapat menyediakan latihan sewajarnya bagi mereka yang tidak mencapai sasaran sebelum tahun penilaian

6. KPI menyokong aspirasi Pelan Transformasi UKM terbaru kerana sejajar dengan KRA (key result areas) UKM

Bil Dimensi Penilaian

Pernyataan Objektif Dimensi Penilaian KPI

1 Inovasi

Meningkatkan keberkesana dan kecekapan perkhidmatan Jabatan Farmasi, PPUKM

Jabatan Farmasi menjalankan sekurang-kurangnya 2 inovasi setahun dalam sistem atau proses penyampaian pekhidmatan bagi meningkatkan keberkesanan dan kecekapan perkhidmatan yang diberi

2Kepuasan Pelanggan

Aduan bertulis dari pelanggan Tidak melebihi 10 aduan bertulis setahun

3Keberkesanan Kos

1. Peratus ubat luput di Stor Farmasi Utama tidak melebihi standard yang ditetapkan.

2. Mengurus peruntukan ubat-ubatan dengan efisien

1. Tidak melebihi 0.5% dari nilai pegangan stok.

2. Peruntukan mencukupi sehingga akhir tahun.

4Keefisienan Dalaman

1. Memastikan setiap kakitangan menghadiri kursus/latihan sekurang-kurangnya 7 hari/42 jam

2. Tempoh pesakit menerima ubat.3. Tiada kesilapan dalam pembekalan

ubat-ubatan kepada pesakit4. Tiada ubat yang luput tarikh

didispens kepada pesakit5. Keselamatan ubat-ubatan di Stor

Farmasi Utama dan juga di substor yang lain di Jabatan Farmasi

1. 100%

2. >90% pesakit menerima ubat dalam masa 20 minit.

3. Zero defect

4. Zero defect

5. Tiada insiden kehilangan ubat

5 Keterlibatan

Keahlian dalam persatuan profesional Ahli seumur hidup Persatuan Farmasi Malaysia

Bil

Dimensi Penilaian

Pernyataan Objektif Dimensi Penilaian KPI

1 InovasiMeningkatkan keberkesanan dan kecekapan perkhidmatan Jabatan Farmasi PPUKM

Membangunkan atau menghasilkan sekurang-kurangnya 1 inovasi setahun dalam sistem atau proses penyampaian perkhidmatan bagi meningkatkan keberkesanan dan kecekapan perkhidmatan yang diberi

2Kepuasan Pelanggan

Memastikan ubat pesakit di dalam wad disediakan dalam masa yang ditetapkan

Tidak menerima aduan bertulis melebihi 5 kalisetahun tentang kelewatan mendapatkan ubatmelebihi 3 jam selepas dinden

3Keberkesanan Kos

1. Peratus ubat yang luput di substor Farmasi Bekalan Wad tidak melebihi standard yang ditetapkan

2. Nilai ubat yang dipulangkan dari wad

1. Kos ubat yang luput di Substor Farmasi Bekalan Wad adalah tidak melebihi 0.5% dari nilai pegangan stok.

2. Tidak melebihi 5% daripada kos bekalan

4Keefisienan Dalaman

1. Menghadiri kursus/latihan sekurang-kurangnya 7 hari/42 jam setahun

2. Memastikan setiap kakitangan menghadiri kursus/latihan sekurang-kurangnya 7 hari/42 jam setahun

3. Tiada kesilapan dalam proses penyediaan dan pendispensan ubat-ubatan kepada pesakit

4. Memastikan kadar pusingan perolehan stok menepati standard yang ditetapkan.

5. Memastikan tiada ubat yang kehabisan stok di stor Farmasi

1. 100%

2. 100%

3. Zero defect

4. 4 kali pusingan atau lebih

5. 100%

5 KeterlibatanKeahlian dalam badan profesional Ahli berdaftar di ‘Malaysian Pharmaceutical

Society’