PELAKSANAAAN KEGIATAN PEMUSNAHAN ARSIP DINAMIS …

PELAKSANAAAN KEGIATAN

PEMUSNAHAN ARSIP DINAMIS INAKTIF

Studi Kasus pada Unit Kearsipan Utama

Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menangah

SKRIPSI

Diajukan kepada Fakultas Adab dan Humaniora untuk memenuhi persyaratan

memperoleh gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

Oleh:

LAGA AL AHLI

NIM. 1113025100052

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA 1441H / 2020M

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

PELAKSANAAN KEGIATAN PEMUSNAHAN ARSIP DINAMIS

INAKTIF

Studi Kasus pada Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal

Pendidikan Dasar dan Menengah

Skripsi

Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh

Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

oleh :

LAGA AL AHLI

NIM : 1113025100052

Di bawah bimbingan,

Mukmin Suprayogi, M.Si

NIP. 19620301 199903 1 001

JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UIN SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA 1441H / 2020M

SURAT PERNYATAAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama Mahasiswa : LAGA AL AHLI

N I M : 1113025100052

Program Studi : Ilmu Perpustakaan

Dengan ini menyatakan bahwa Skripsi ini adalah hasil karya saya sendiri yang

merupakan hasil penelitian, pengolahan dan analisis saya sendiri serta bukan

merupakan replikasi maupun saduran dari hasil karya atau hasil penelitian orang

lain.

Apabila terbukti skripsi ini merupakan plagiat atau replikasi maka skripsi dianggap

gugur dan harus melakukan penelitian ulang untuk menyusun skripsi baru dan

kelulusan serta gelarnya dibatalkan.

Demikian pernyataan ini dibuat dengan segala akibat yang timbul dikemudian

hari menjadi tanggung jawab saya.

Jakarta, Mei 2020

LAGA AL AHLI

i

ABSTRAK

LAGA AL AHLI (NIM: 1113025100052). Pelaksanaan Kegiatan Pemusnahan Arsip Dinamis

Inaktif: Studi Kasus pada Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan

Dasar dan Menengah. Di bawah bimbingan Mukmin Suprayogi, M.Si. Program Studi Ilmu

Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif

Hidayatullah Jakarta 2020.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui proses pelaksanaan kegiatan pemusnahan

arsip dinamis inaktif yang dilaksanakan di Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat

Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah (Setditjen Dikdasmen) dan upaya mengatasi kendala

dalam pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif. Jenis penelitian ini adalah

deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data

adalah observasi, wawancara dan kajian pustaka. Sedangkan teknik analisis data meliputi:

reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan/verifikasi. Hasil penelitian ini meliputi:

1). Kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen

telah mempunyai pedoman/landasan hukum yang jelas, baik dari peraturan pelaksanaan

kegiatannya maupun acuan terhadap pemusnahan arsip yang diatur melalui JRA (Jadwal

Retensi Aktif). Prosedur pelaksanaan pemusnahan arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan

Utama memiliki 6 tahapan, Unit Kearsipan Utama melakukan pelaksanaan pemusnahan arsip

dinamis volume besar pada bulan April tahun 2018 dengan menggunakan jasa Pabrik Kertas

PT. Aspek Kumbong. Arsip dimusnahkan dengan cara dicacah, total jumlah arsip yang

dimusnahkan seberat 7 ton dan terdiri dari arsip maupun non arsip. 2). Upaya yang dilakukan

Unit Kearsipan Utama dalam mengatasi kendala ketika melakukan pelaksanaan kegiatan

pemusnahan arsip dinamis inaktif adalah: a). Melakukan upaya rekonstruksi arsip oleh Unit

Kearsipan Utama yang berguna untuk memudahkan penata arsip dalam menyesuaikan data dan

fisik arsip agar mudah ditemukan kedepannya, sehingga penata arsip dapat lebih efektif dan

efisien dalam menyiapkan Daftar Arsip Inaktif, b). Melakukan Workshop dan Sosialisasi

Kearsipan ke tiap-tiap Unit Pengolah/Unit Pencipta secara berangsur-angsur, dengan adanya

kegiatan tersebut secara perlahan Pengadministrasi Umum memiliki kemampuan dan

pemahaman tambahan untuk mengatasi permasalahan dalam mengelola arsipnya sendiri

sehingga kekurangan SDM (Sumber Daya Arsip) yang terjadi di Unit Kearsipan Utama dapat

diminimalisir dengan cara memaksimalkan SDM (Sumber Daya Arsip) yang ada, c). Panitia

tim penilai arsip melakukan Follow Up lebih secara intens, dengan cara follow up by phone di

H-1 bahkan hari H penilaian arsip ke seluruh unsur penilai arsip. Dengan demikian panitia tim

penilai arsip bisa mencarikan pengganti yang setara kompetensi di bidangnya juga pemahaman

tentang arsipnya, Sehingga waktu penilaian arsip tetap sesuai dengan jadwal yang ditentukan.

Kata Kunci : arsip dinamis inaktif, pemusnahan arsip, pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip

dinamis inaktif

ii

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim

Alhamdulillahirobbil alamiin. Segala puji dan syukur penulis ucapkan hanya kepada

Allah SWT, yang telah memberikan kasih sayang dan melimpahkan nikmat, taufiq, berkah,

rahmat dan hidayah-Nya sehingga dapat membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi

dengan judul “Pelaksanaan Kegiatan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif Study Kasus pada

Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah”.

Shalawat serta salam semoga selalu tersampaikan kepada manusia terbaik, manusia paling

sempurna dan manusia yang paling memanusiakan manusia yakni baginda Nabi Besar

Muhammad SAW beserta keluarga, sahabat dan para pengikutnya hingga akhir zaman.

Dalam kelancaran skripsi ini penulis mengucapkan terima kasih yang teristimewa

dan sebesar-besarnya kepada kedua orang tua penulis yakni ayahanda tercinta Syarifudin

Muhadi dan ibunda tercinta Khadijah yang telah mendidik, mendoakan, serta memberikan

bantuan moril serta materil kepada penulis dengan penuh kasih sayang dan kesabaran

sehingga dapat melangkah hingga sampai ke titik ini dan menyelesaikan skripsi ini.

Penulis menyadari tersusunnya serta penyelesaian skripsi ini tentu tidak lepas dari

dukungan, bimbingan dan motivasi dari semua pihak yang meluangkan waktu serta ilmunya

dalam membantu penulis. Maka dari itu, pada kesempatan ini izinkan penulis untuk

menyampaikan ucapan terima kasih kepada:

1. Ibu Prof. Dr. Hj. Amany Burhanuddin Lubis, Lc., MA, selaku Rektor UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta.

2. Bapak Saiful Umam, M.A., Ph.D., selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora UIN

Syarif Hidayatullah Jakarta.

iii

3. Ibu Siti Maryam, S.Ag., S.S., M.Hum., selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan.

4. Bapak Amir Fadhila, M.Si., selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan.

5. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si selaku dosen pembimbing penulis yang telah

meluangkan waktunya untuk membantu, mengarahkan, dan menuntun penulis untuk

dapat menyelesaikan skripsi ini.

6. Bapak Pungki Purnomo, MLIS selaku Demisioner Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan.

7. Ibu Fadhilatul Hamdani, M.Hum selaku Dosen Pembimbing Akademik.

8. Seluruh Bapak dan Ibu dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan yang telah mencurahkan

ilmunya begitu banyak untuk masa depan penulis.

9. Pihak Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan

Menengah yang telah bersedia memberikan kesempatan kepada penulis untuk

melakukan penelitian. Terutama kepada Ibu Siti Nuraeni M., S.Pd, M.Si, selaku Kepala

Sub Bagian TU (Pemegang Tanggung Jawab Pelaksana Tugas Unit Kearsipan Utama)

dan Hasbi Fikri, S.IP, selaku Pengadministrasi Umum TU (Koordinator Pengelolaan

Arsip Unit Kearsipan Utama), Bapak Madha, S.Pd., MM, selaku Arsiparis Unit

Kearsipan Kementerian, dan Bapak Fheby Azhom Arrafiqie, S.IP, selaku Koordinator

Penata Arsip Unit Kearsipan Utama yang telah berkenan membantu penulis dalam

memberikan informasi kepada penulis saat melakukan penelitian.

10. Terima kasih kepada keluarga tercinta, wabil khusus Ayahanda Syarifudin Muhadi dan

Ibunda Khadijah yang selalu mendoakan, memberi nasehat, memberi semangat baik

moril dan materil, selalu sabar, selalu perhatian dan mengingatkan kepada penulis untuk

secepatnya menyelesaikan tanggung jawab skripsi ini. Untuk kakak perempuan saya

Dias Sya-Sya yang telah memberikan dukungan dan masukannya. Serta untuk Encang

iv

Kambun, Encang Tani dan Encang Nurzein yang selalu mendoakan, mengingatkan dan

memberikan dukungan kepada penulis.

11. Terima kasih pula kepada keluarga besar majelis nurul gautsiah, wabil khusus guru kami

tercinta Buya Zainal Arifin, serta para saudara dan sahabat Mang Abeng+Aqil, Bang

Ryo, Mang Asip, Tevez, Uda Ramli, Zahrudin, Bang Ipul, Bang Jek, Om Vito, Mang

Uung, Mas Kadar, Bang Putra dan Sensei Wim. Terimakasih atas bimbingan ilmu, doa,

kebaikan, motivasi, perhatian, pengingat dan semangat kepada penulis sehingga dapat

menyelesaikan skripsi ini.

12. Terima kasih pula kepada para sahabat-sahabat penulis Egi Al Maroghi, Muhammad

Agustina, Fajar Alamsyah, Mochammad Ardiansyah, Apriyanto, Dimas Satrio,

Taufiqqurahman, Renjana Dian, Rury Agnesia, Syifa Duhita, Anten Eka Gantani,

Natasia Pusvita, Dyah Ayu, Dyta Medina, Nur, Azizah, Gita Fitri Astuti, Cindy Mayang

Sari, Ayu Dwi Martinda dan Magfira Hidayati. Terimakasih untuk kisah, kasih, doa,

semangat, kebaikaan, perhatian, pengingat untuk penulis mengerjakan skripsi ini.

13. Terima kasih untuk sahabat sepercangkiran Hafiz Al Farisi, Rizky Alphiral, Abil

Ramandha, Alfathan Rezkaldi, Ival Ramadhan, Bintang Tri Fajar, Adam Al Hadi,

Qusye, Fadli, Algy, Kugy, Rudek, Okta Panca, Chaerul Fatah, dan Njee. Terimaksih

untuk kisah, kasih, doa, semangat, kebaikaan, perhatian, pengingat untuk penulis

mengerjakan skripsi ini.

14. Terima kasih pula untuk kawan-kawan Pion 2013 Abdul Jalil, Reza Pahlevi, Mustahdi,

Ropi Ahmad, Fajar Edi Jatmiko, Triyanto, Muhammad Zaki, Muhammad Reza, Farih

Faruk Mufasir dan Sangga Nurul Huda. Terimakasih untuk kisah, kasih, doa, semangat,

kebaikaan, perhatian, pengingat untuk penulis mengerjakan skripsi ini.

v

15. Kepada para senior di Jurusan Ilmu Perpustakaan, Moh. Rifqi Muzaki, Triyona Febri

Guwantoro, Eko Raharjo, Rizki Ahmad Ghazali, Soekarno Kurniawan, Ari Sumitro,

Aldi Eri Susanto, Bayu Asamara, Zulfikar Arman, Bang Al Muhdil Karim, Haikal,

Hoerullah Iyung, Hafiz Om, Braja dan Fauza Arbie. Terimakasih untuk kisah, kasih,

ilmu, doa, semangat, kebaikaan, perhatian, pengingat untuk penulis mengerjakan skripsi

ini.

16. Kepada para adik-adik penulis, Nungky Syintia F, Racheilia Shafara, Fajar Dwi

Wicaksono, Lutfi Julizar, Indra Saputra Damanik, Fahrizal Mufti, Mery, Desi, Sofia

Almari, Asma Mutia, Isni Nurhayati, Novi dan Lucy. Terimakasih untuk kisah, kasih,

doa, semangat, kebaikaan, perhatian, pengingat untuk penulis mengerjakan skripsi ini.

17. Terimakasih kepada Widad Inayati dan Miftahur Rohmah untuk yang sudah baik

dengan kebaikannya.

18. Kepada seluruh teman-teman KKN SAKTI (Seperti Air Kita Terinspirasi) atas kisah,

kasih, perjuangan selama satu bulan mengabdi kepada masyarakat Desa Ranca Buaya.

19. Seluruh teman-teman seperjuangan Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Jakarta angkatan

2013, yang terutama kelas IPI B 2013 atas kebersamaannya selama kuliah dan yang

sama-sama berjuang untuk menyelesaikan skripsinya.

20. Dan semua orang yang sudah banyak mendukung dalam menyelesaikan tugas akhir ini,

yang tidak dapat diucapkan satu persatu, Terima kasih untuk segalanya, semoga Allah

SWT yang membalas semua kebaikan dan doa yang sudah diberikan kepada penulis.

Aamiin.

Jakarta, Mei 2020

Laga Al Ahli

vi

DAFTAR ISI

ABSTRAK .......................................................................................................................... i

KATA PENGANTAR ....................................................................................................... ii

DAFTAR ISI ...................................................................................................................... vi

DAFTAR GAMBAR ......................................................................................................... viii

DAFTAR TABEL .............................................................................................................. ix

BAB I PENDAHULUAN .................................................................................................. 1

A. Latar Belakang Masalah ................................................................................. 1

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah ............................................................. 6

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ...................................................................... 7

D. Definisi Istilah ................................................................................................ 8

E. Sistematika Penulisan .................................................................................... 9

BAB II TINJAUAN LITERATUR .................................................................................. 11

A. Arsip ............................................................................................................... 11

1. Pengertian Arsip ........................................................................................ 11

2. Arsip Dinamis ............................................................................................ 13

3. Kegunaan Arsip Dinamis .......................................................................... 16

4. Pengelolaan Arsip Dinamis ....................................................................... 19

B. Penyusutan Arsip ............................................................................................ 23

1. Pengertian Penyusutan Arsip ..................................................................... 23

2. Pengertian JRA (Jadwal Retensi Aktif) ..................................................... 25

C. Kegiatan Pemusnahan Arsip ......................................................................... 27

BAB III METODE PENELITIAN ................................................................................... 39

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian ..................................................................... 39

B. Pemilihan Informan ........................................................................................ 40

C. Teknik Pengumpulan Data ............................................................................. 42

D. Teknik Pengolahan dan Analisis Data ........................................................... 44

E. Variabel dan Indikator Penelitian ................................................................... 45

vii

F. Tempat dan Waktu Penelitian ........................................................................ 47

G. Penelitian Terdahulu ...................................................................................... 49

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ................................................. 51

A. Profil Objek Penelitian ................................................................................... 51

B. Hasil Penelitian .............................................................................................. 56

1. Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif di Unit Kearsipan Utama Sekretariat

Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah ......................... 56

2. Kegiatan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif Unit Kearsipan Utama

Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah ............ 58

3. Upaya Unit Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal

Pendidikan Dasar dan Menengah dalam Mengatasi Kendala Pelaksanaan

Kegiatan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif ........................................... 90

C. Pembahasan .................................................................................................... 95

1. Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif di Unit Kearsipan Utama Sekretariat

Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah .............................. 96

2. Kegiatan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif Unit Kearsipan Utama

Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah ............ 98

3. Upaya Mengatasi Kendala dalam Pemindahan Arsip Dinamis Inaktif Unit

Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan

Menengah .................................................................................................. 130

BAB V PENUTUP ............................................................................................................. 135

A. Kesimpulan ..................................................................................................... 135

B. Saran ............................................................................................................... 137

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................ 139

LAMPIRAN

BIODATA PENULIS

viii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Struktur Organisasi Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan

Menengah ............................................................................................................................... 53

Gambar 1 Strukur Organisasi Kearsipan Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan

Dasar dan Menengah ............................................................................................................. 54

ix

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Identitas Informan ................................................................................................... 41

Tabel 2 Variabel & Indikator Penelitian .............................................................................. 46

Tabel 3 Jadwal Penelitian .................................................................................................... 48

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Informasi adalah data yang telah diproses ke dalam suatu bentuk

yang mempunyai arti bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata dan terasa

bagi keputusan saat itu atau keputusan mendatang.1 Informasi dalam

kehidupan sehari-hari adalah suatu hal yang selalu berdampingan dan tak

bisa terpisahkan dengan manusia karena informasi mempunyai nilai

manfaat yang besar. Seiring dengan perkembangan zaman serta teknologi,

manusia dapat dengan mudah menciptakan, mengolah dan merawat

informasi.

Arsip merupakan salah satu contoh bentuk informasi yang

mempunyai nilai penting dalam berbagai hal serta dapat menjadi bukti yang

dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya. Menurut Undang-Undang RI

Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 ayat 2, disebutkan bahwa

arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan

media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi

yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,

lembaga, pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi

kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan

bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.2

1 Tata Sutabri, Konsep Sistem Informasi (Yogyakarta: Andi, 2012), h. 1. 2 Republik Indonesia, “Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 Tentang

Kearsipan” (Indonesia, 2009).

2

Arsip sebagai bentuk sumber informasi sangat dibutuhkan pada

setiap kegiatan organisasi sebagai pendukung proses kerja administrasi dan

pelaksanaan fungsi manajemen. Kearsipan mempunyai peranan sebagai

“pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan”

yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiataan

“perencanaan”, “penganalisaan”, “pengembangan, perumusan

kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuat laporan,

pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.3 Maka

dapat disimpulkan arsip merupakan sumber ingatan bagi suatu organisasi,

karena arsip menampung beraneka ragam bahan informasi yang berguna

dan penting untuk dapat diperlukan dengan cepat, tepat dan setiap saat,

dalam rangka membantu memperlancar pengambilan keputusan, tak

terkecuali pada lembaga negara seperti Sekretariat Direktorat Jenderal

Pendidikan Dasar dan Menengah.

Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah

(Setditjen Dikdasmen) adalah sebuah lembaga yang dimana sebagai unsur

pelaksana dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud),

secara struktural berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri

Pendidikan dan Kebudayaan. Setditjen Dikdasmen mempunyai tugas

menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang

pendidikan dasar dan menengah. Sebagai lembaga negara yang mempunyai

tugas seperti yang dijelaskan penulis di atas, Setditjen Dikdasmen

mengharuskan untuk dapat mengendalikan arsip dengan baik dan tepat,

3 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, Dan Perguruan

Tinggi (Jakarta: Bumi Aksara, 2014), h. 2.

3

demi memperlancar pengambilan keputusan dan keberlangsungan hidup

dari lembaga tersebut. Struktur organisasi kearsipan pada Kementerian

Pendidikan dan Kebudayaan yakni Unit Kearsipan Kementeriannya terletak

di Bagian Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pendidikan dan

Kebudayaan (Setjen Kemendikbud). Lalu pada tataran struktur kearsipan di

lingkungan Setditjen Dikdasmen, terdapat Unit Kearsipan Utama yang

terletak di Bagian Umum dan Kerjasama, tepatnya pada Sub Bagian Tata

Usaha Setditjen Dikdasmen. Selain itu Sub Bagian Tata Usaha merupakan

pelaksanan tugas atau yang memegang wewenang dalam urusan arsip di

Setditjen Dikdasmen, lalu Unit Pengolah/Unit Pencipta Arsip yakni

Unit/Bagian Kerja yang ada di Lingkungan Setditjen Dikdasmen.

Sesuai dengan ketentuan umum Peraturan Menteri Pendidikan dan

Kebudayan Nomor 068 Tahun 2016 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Pasal 1 ayat 3, menerangkan

bahwa tata kearsipan adalah pengaturan dan penyimpanan dokumen

sehingga secara teratur, setiap saat ditemukan dapat dengan mudah dan

cepat ditemukan kembali.4 Adapun arsip yang biasa ditemukan atau pada

umumnya dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan

dan penyelenggaraan administrasi negara disebut arsip dinamis. Arsip

dinamis merupakan dokumen yang masih digunakan dalam pengambilan

keputusan. Secara definisi arsip dinamis artinya informasi terekam,

termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan

4 Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, “PERATURAN MENTERI PENDIDIKAN

DAN KEBUDAYAN Nomor 068 Tahun 2016 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian

Pendidikan dan Kebudayaan” (Kementerian Pendidikan dan Kebudyaan, 2016).

4

korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan

tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut.5 Maka dapat disimpulkan dari

pemaparan di atas bahwa urgensi terhadap tata kelola arsip sangatlah

signifikan bagi suatu lembaga, terutama urgensi terhadap pengelolaan arsip

dinamis. Oleh sebab itu, setiap lembaga memiliki tanggung jawab terhadap

pengelolaan arsip dinamis.

Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis

secara efisien, efektif dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan

dan pemeliharaaan serta penyusutan.6 Hal tersebut bertujuan untuk

menjamin keselamatan dan ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan

kegiatan sehari-hari sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang

sah berdasarkan sistem pada lembaga tersebut.

Pengelolaan arsip dinamis sejatinya penting dilakukan dan diberi

perhatian khusus terutama dalam hal penyusutan arsip. Penyusutan arsip

merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip yang meliputi pemindahan

arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kersipan, pemusnahan arsip yang

tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga

kearsipan negara yakni Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Kita

semua pasti mengetahui bagaimana arsip tercipta di suatu lembaga/badan

beriringan dengan penyelenggaraan kegiatan sehari-hari di lembaga/badan

tersebut. Ketika arsip yang diciptakan tidak diimbangi dengan arsip yang

disusutkan, maka dengan demikian akan menimbulkan menumpuknya arsip

5 Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami Dan Mengelola

Informasi Dan Dokumen (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003), h. 13. 6 Mutiawatul Wardah, “Pengelolaan Arsip Dinamis,” Jurnal LIBRIA 8, No 1 (June 2016):

h. 60.

5

yang menyebabkan arsip sulit ditemukan, memakan banyak tempat untuk

penyimpanan arsip tersebut, bahkan dapat menghambat penyelenggaraan

kegiatan sehari-hari lembaga/badan tersebut. Hal tersebut terjadi karena

kesadaran akan penting pengelolaan arsip terutama dalam hal penyusutan

pada lembaga/badan di Indonesia masih sangat minim.

Namun saat ini, pada tiap lembaga negara di Indonesia, sudah mulai

menyadari dan memperhatikan bagaimana pentingnya pengelolaan arsip

dinamis inaktif. Setditjen Dikdasmen merupakan salah satu lembaga yang

mulai dari tahun 2016 mencoba untuk membangun proses kesadaran tentang

pentingnya mengelola arsip dinamis inaktif. Dimulai dari 2016 sampai

sekarang perubahan yang signifikan sangat terasa dimana arsip yang tadinya

menumpuk di Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen ber-dus-dus

sekarang sudah mulai dapat dikelola. Fokus yang menjadi perhatian Unit

Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen ialah perihal pengelolaan arsip

terutama dalam hal penyusutan arsip dinamis inaktif. Arsip yang tiap

harinya terus bertambah/tercipta seiring berjalannya kegiatan di Setditjen

Dikdasmen dapat menyebabkan terhambatnya kegiatan yang semestinya

dapat menunjang pekerjaan. Selain itu, arsip yang semestinya sudah harus

disusutkan juga ketika tidak segera dilakukan pengurangan akan memakan

banyak tempat untuk penyimpanannya.

Maka dari itu, salah satu dari kegiatan penyusutan arsip yakni

pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip sangat amat penting dilakukan,

karena dapat menjadi solusi utama ketika volume arsip sudah tidak dapat

dibendung sehingga menyebabkan penumpukan arsip yang mengakibatkan

6

memakan tempat untuk penyimpanan serta sulitnya dalam mencari arsip

untuk menunjang kegiatan sehari-hari. Berdasarkan pemaparan di atas

penulis sangat tertarik untuk menggali lebih dalam tentang bagaimana

pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan

Utama Setditjen Dikdasmen, terutama dalam hal kegiatan pemusnahan arsip

dinamis inaktif. Oleh karena itu, penulis ingin mengangkat hal tersebut ke

dalam tugas akhir yang berjudul “Pelaksanaan Kegiatan Pemusnahan

Arsip Dinamis Inaktif Studi Kasus Pada Unit Kearsipan Utama

Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah”.

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah

Penulis membatasi penelitian dengan membahas kegiatan

penyusutan arsip yakni pada pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip

dinamis inaktif di Unit Kearsipan Utama, serta upaya untuk menangani

kendala dalam pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di

Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan

Menengah pada tahun 2018.

Dari batasan masalah tersebut, maka penulis merumuskan masalah

penelitian ini sebagai berikut :

1. Bagaimana pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di

Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar

dan Menengah?

7

2. Bagaimana upaya untuk menangani kendala dalam pelaksanaan

kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan Utama

Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Berdasarkan perumusan masalah di atas, secara keseluruhan

penelitian ini bertujuan untuk:

1. Mengetahui pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di

Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar

dan Menengah.

2. Mengetahui upaya untuk menangani kendala dalam pelaksanaan

kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan Utama


Berdasarkan tujuan di atas, ada beberapa manfaat berdasarkan

penelitian tersebut sebagai berikut:.

1. Secara akademis, penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan bagi

perkembangan ilmu perpustakaan serta kearsipan.

2. Secara praktis, penelitian ini dapat menjadi bahan pertimbangan dan

memberikan kontribusi pemikiran bagi Sekretaris Direktorat Jenderal

Pendidikan Dasar dan Menengah dalam melakukan kegiatan penyusutan

arsip dinamis inaktif, terkhusus pada kegiatan pemusnahan arsip

dinamis inaktif di Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal


8

D. Definisi Istilah

Arsip adalah rekaman peristiwa dan kegiatan dalam bentuk media sesuai

dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, berguna

sebagai informasi yang mempunyai nilai penting dalam berbagai hal serta

dapat menjadi bukti yang dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya.

Arsip Dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung

setiap hari pada suatu organisasi untuk perencanaan, pelaksanaan dan

pengendalian kegiatan operasional.

Arsip Dinamis Inaktif adalah arsip yang tidak lagi dipergunnakan secara

terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah menurun, atau hanya

dipergunakan sebagai referensi saja.

Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis

secara efisien, efektif dan sistematis yang meliputi penciptaan,

penggunaan dan pemeliharaaan serta penyusutan.

Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip yang

meliputi pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kersipan,

pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip

statis kepada lembaga kearsipan negara yakni Arsip Nasional Republik

Indonesia.

Sekretariat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah (Setditjen

Dikdasmen) adalah sebuah lembaga yang dimana sebagai unsur

pelaksana dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, Secara

struktural berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri

Pendidikan dan Kebudayaan.

9

E. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan ini memberikan gambaran umum tentang

apa yang dibahas oleh penulis dalam setiap bab dari penelitian ini. Adapun

sistematika penulisan sebagai berikut:

Bab I Pendahuluan

Bab pembuka yang membahas mengenai landasan pemikiran

yang menjadi latar belakang penelitian ini harus dilakukan,

rumusan masalah, manfaat dan tujuan penelitian, dan

sistematika penulisan.

Bab II Tinjauan Literatur

Bab ini berisikan literatur yang bertujuan untuk memberikan

gambaran kepada pembaca. Landasan teori yang digunakan

disesuaikan dengan penelitian yang sedang dilakukan oleh

peneliti meliputi: pengertian, buku pedoman, dan lain

sebagainya.

Bab III Metode Penelitian

Bab ini memuat tentang jenis dan pendekatan peneltian yang

akan digunakan, kriteria pemilihan informan, teknik

pengumpulan data baik itu sumber data primer maupun data

sekunder, teknik pengolahan serta analisis data yang

dilakukan pada saat penelitian di Unit Kearsipan Utama

Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan

Menengah.

10

Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan

Bab ini membahas mengenai hasil temuan di lapangan sesuai

dengan aspek yang dikaji oleh penulis yakni mencangkup

profil objek penelitian, hasil penelitian dan pembahasan.

Bab V Penutup

Bab ini merupakan bab akhir dari penelitian, berisi

kesimpulan dari penyajian hasil penelitian yang

dikemukakan oleh penulis, dan penulis juga memberikan

saran-saran yang merupakan masukan dan sumbangan

pemikiran penulis.

11

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

A. Arsip

1. Pengertian Arsip

Sebagaimana kita harusnya berkenalan maka alangkah baiknya

penulis memperkenalkan apakah yang dimaksud dengan arsip tersebut.

Kata istilah arsip meliputi 3 pengertian: 1). Kumpulan naskah atau

dokumen yang disimpan; 2.) Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan

naskah atau dokumen; 3.) Organisasi atau lembaga yang mengelola dan

menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.7

Negara Indonesia sebenarnya sudah memiliki Undang-Undang

yang mengatur tentang kearsipan yakni Undang-Undang RI Nomor 43

Tahun 2009 Pasal 1 ayat 2. Dalam pasal dan ayat tersebut Undang-

Undang ini menerangkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau

peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan

diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga

pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,

dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,

berbangsa, dan bernegara8.

7 Sedarmayanti, Tata Kearsipan: Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Revisi

(Bandung: Mandar Maju, 2015), h. 32. 8 Indonesia, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan, 2009

12

Setiap pekerjaan dan kegiatan di organisasi memerlukan data dan

Informasi. Salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah

bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan

terdepan (loket dan tempat pembayaran) sampai pada kegiatan-kegiatan

pengambilan keputusan, dimana untuk pengambilan keputusan arsip

akan diolah, baik secara manual maupun berbasis elektronik, menjadi

suatu informasi yang digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan.9

Begitupun menurut Barthos, arsip sebagai bentuk sumber

informasi sangat dibutuhkan pada setiap kegiatan organisasi sebagai

pendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi

manajemen. Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”,

sebagai “sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat

diperlukan dalam setiap organinasi dalam rangka kegiataan

“perencanaan”, “penganalisaan”, “pengembangan, perumusan

kebijakan, pengambilan keputusan, pembuat laporan,

pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.10

Menurut Sedarmayanti, pada kenyataannya, pengertian arsip

bukan hanya berarti kertas saja, tetapi dapat berarti naskah, buku, foto,

film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, gambar bagian dan

dokumen-dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya, asli atau

salinan serta dengan segala macam penciptaannya, dan yang dihasilkan

atau diterima oleh sesuatu organisasi/badan, sebagai bukti dari tujuan

9 Muhammad Rosyihan Hendrawan dan Mochamad Chaezienul Ulum, Pengantar

Kearsipan: Dari Isu Kebijakan ke Manajemen (Malang: UB Press, 2018) h. 11. 10 Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, Dan Perguruan

Tinggi, h. 2.

13

organisasi, fungsi, prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya

atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.11

Sementara itu menurut Sue McKemmish, Arsip atau dokumen

arsip dapat dikonseptualisasikan sebagai informasi yang direkam

muncul dari transaksi. Arsip dibuat sebagai produk sampingan dari

kegiatan sosial dan organisasi dalam perjalanan mentransaksikan bisnis

dalam bentuk apa pun, baik oleh pemerintah, bisnis, organisasi

masyarakat atau individu pribadi.12

Berdasarkan pemaparan teori diatas, maka dapat disimpulkan

arsip merupakan rekaman peristiwa dan kegiatan dalam bentuk media

sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang

beraneka ragam segala penciptaannya, berguna sebagai sumber

informasi bagi suatu organisasi/badan baik pemerintah maupun swasta,

masyarakat maupun individu pribadi untuk keperluan bisnis maupun

sebagai bukti yang dapat dipertanggungjawabkan untuk diperlukan

dengan cepat dan setepat-tepat, dalam rangka membantu memperlancar

pengambilan keputusan.

2. Arsip Dinamis

Jenis arsip dapat dibedakan berdasarkan fungsinya menjadi dua

jenis, yaitu arsip dinamis (records) dan arsip statis (archieve). Namun,

penulis membatasi hanya fokus kepada arsip dinamis.

11 Sedarmayanti, Tata Kearsipan: Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. h. 32. 12 McKemmish, Sue, “Yesterday, Today and Tomorrow: A Continium of Responsibility,”

Proceedings of The Record Management Association of Australia 14th National Convention,

September 15, 1997, h. 2.

14

a. Pengertian Arsip Dinamis

Istilah arsip dinamis berasal dari konsep Belanda yaitu

dynamisch archief. Di indonesia istilah arsip dinamis seringkali

diganti dengan nama rekaman/rekod (records), dalam Undang-

Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa

arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam

kegiatan penciptaan arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu

karena masih memiliki nilai guna premier. Arsip digunakan secara

langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggraaan

kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara

langsung dalam penyelenggaraan administrsi negara. Dengan kata

lain arsip dinamis adalah arsip milik organisasi pemerintah dan atau

swasta yang masih dipergunakan dalam rangka melaksanakan fungsi

dan kegiatan organisasi tersebut.

Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung

dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan

kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung

dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis juga

berarti informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer,

yang dibuat atau diterima oleh organisasi dalam melakukan

aktivitasnya13

Menurut Sulistyo-Basuki, arsip dinamis (records) artinya

informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang


Kearsipan: Dari Isu Kebijakan Ke Manajemen. h.12

15

dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam

transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas

tersebut. Definisi tersebut merujuk kepada mengapa arsip dinamis

diciptakan dan alasan mengapa arsip dinamis disimpan. Arsip

dinamis yang disimpan menunjang kegiatan sehingga disimpan

sebagai bukti aktivitas tersebut.14

Menurut Mutiawati, Arsip dinamis adalah arsip yang

dipergunakan secara langsung dalam kegiatan penyelenggaraan

administrasi negara, baik arsip tersebut digunakan dalam hal

perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan operasional.15

Jadi arsip dinamis adalah sebuah informasi yang terekam,

termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima

oleh organisasi/lembaga serta masih digunakan secara langsung

yang dapat menunjang kegiatan dalam perencanaan, pelaksanaan,

penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan dalam penyelenggaraan

administrasi negara.

b. Jenis-Jenis Arsip Dinamis

Menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang

Kearsipan, arsip dinamis dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

1) Arsip dinamis aktif adalah arsip yang masih sering digunakan

untuk kegiatan administrasi dengan kata lain frekuensi

penggunaannya tinggi dan terus menerus.


Informasi Dan Dokumen, h. 13. 15 Mutiawatul Wardah, “Pengelolaan Arsip Dinamis,” Jurnal LIBRIA 8, No 1 (Juni 2016):

h. 54.

16

2) Arsip dinamis inaktif merupakan arsip yang sudah jarang

digunakan untuk kegiatan atau frekuensi penggunaannya telah

menurun.

Begitupun menurut Sedarmayanti, arsip dinamis dapat dirinci

lagi menjadi:

1) Arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus

menerus, bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit

pengolahan organisasi/lembaga.

2) Arsip dinamis inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi

dipergunnakan secara terus menerus atau frekuensi

penggunaannya sudah jarang, atau hanya dipergunakan

sebagai referensi saja. 16

Berdasarkan penjelasan di atas, maka pembagian arsip dinamis

dibagi menjadi dua macam yaitu arsip dinamis aktif dan inaktif.

Kedua macam pembagian arsip dinamis tersebut tergantung pada

penggunaan arsip pada organisasi/lembaga yang menggunakannya.

3. Kegunaan Arsip Dinamis

Arsip mempunyai nilai guna tersendiri, Menurut Badir Munir

Sukoco dalam tulisan Mutiawatul Wardah tentang pengelolaan arsip

dinamis di Jurnal LIBRIA, nilai guna arsip adalah nilai arsip yang

didasarkan pada kegunaannya bagi organisasi. Ditinjau dari

kepentingan organisasi, nilai guna arsip dibagi menjadi 2, yaitu:

16 Sedarmayanti, Tata Kearsipan: Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, h. 33.

17

a. Nilai Guna Primer

Didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan lembaga pencipta

arsip. Ada beberapa nilai guna primer bagi suatu organisasi, antara

lain:

1) Nilai guna administratif, yaitu dokumen inaktif yang digunakan

dalam menentukan policy organisasi dan memiliki nilai guna

administratif. Dokumen semacam itu meliputi bagan

organisasi, pernyataan visi dan misi, serta tata tertib yang

mengatur operasional organisasi. Dari sini akan dapat diketahui

perkembangan organisatoris sebuah organisasi yang berguna

bagi pemakai pada masa mendatang.

2) Nilai guna fiskal, berupa nilai guna dokumen yang menyangkut

kegunaan uang untuk keperluan audit atau operasional, data

yang diperlukan untuk menyusun laporan tahunan atau

menyelesaikan pengisian pajak organisasi, berkas transaksi

seperti pembelian dan penjualan, laporan keuangan, dan

ringkasan transaksi keuangan.

3) Nilai guna hukum, berupa nilai guna dokumen bagi organisasi

menyangkut kepentingan hukum. Dokumen yang berkaitan

dengan kepemilikan, persetujuan, transaksi, kontrak, bukti

menyelesaikan tugas sesuai dengan persyaratan hukum,

pelaksanaan standar keselamatan kerja, atau dampak analisis

lingkungan merupakan bentuk dokumen yang ada karena nilai

guna hukum.

18

4) Nilai guna historis, berupa nilai dokumen yang disimpan bukan

karena kepentingan bisnis, melainkan karena kepentingan

historis yang merekam sebuah peristiwa yang bertautan dengan

kegiatan. Nilai historis sebuah dokumen dikaitkan dengan nilai

dokumen pada masa mendatang bagi para pengguna internal

menyangkut organisasi. Surat yang ditandatangani oleh

pahlawan nasional seringkali memiliki nilai historis dengan

tidak memandang isinya.

b. Nilai Guna Sekunder

Merupakan nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip

bagi kepentingan umum di luar Lembaga pencipta arsip. Biasanya

arsip atau dokumen ini digunakan sebagai bahan bukti dan

pertanggungjawaban sosial. Ada dua nilai guna yang termasuk

didalamnya:

1.) Nilai guna kebuktian, mengenai bagaimana organisasi atau

perusahaan didirikan, dikembangkan, diatur, serta pelaksanaan

fungsi dan kegiatannya.

2.) Nilai guna informasional, menyangkut informasi untuk

kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan

organisasi penciptanya. Informasi yang digunakan merupakan

informasi tentang orang, tempat, benda, fenomena, masal.

Contohnya adalah arsip toko buku berisi penjualan buku untuk

19

seorang pahlawan nasional. Di sini informasi yang diutamakan

menyangkut tokohnya dan bukan tentang toko buku.17

Berdasarkan dengan penjelasan di atas, dapat dismpulkan

bahwa nilai guna arsip dinamis itu dibagi menjadi dua yaitu nilai

guna primer dan nilai guna sekunder. Nilai guna primer arsip

diantaranya adalah nilai guna administratif, nilai guna fiskal, nilai

guna hukum, nilai guna historis. Untuk arsip dinamis dengan nilai

guna sekunder diantaranya adalah nilai guna kebuktian dan nilai

guna informasional. Nilai guna arsip dinamis tersebut juga

didasarkan pada kegunaannya bagi organisasi/lembaga.

4. Pengelolaan Arsip Dinamis

Arsip Kegiatan pengelolaan arsip dinamis sebagaimana terdapat

dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan,

dijelaskan bahwa pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian

arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan,

penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip.

Pengelolaan/Manajemen Arsip dalam ISO (15489-1-2001)

didefinisikan sebagai bidang manajemen yang bertanggungjawab dalam

menciptakan sistem yang efisien dan pemeriksaan sistematis dari

penciptaan, penerimaan, pengaturan, penggunaan dan pemusnahan arsip

dinamis, termasuk didalamnya proses penangkapan dan mengatur bukti

17 Mutiawatul Wardah, “Pengelolaan Arsip Dinamis,” Jurnal LIBRIA 8, No 1 (Juni 2016):

h. 55-57.

20

dari informasi tentang kegiatan bisnis dan transaksi dalam bentuk arsip

dinamis.18

Sementara itu menurut Zawiyah M. Yusof dan Robert W. Chell

manajemen arsip itu berbeda dari arsip, karena manajemen arsip itu

ialah kebutuhan untuk menanggapi bagaimana pengelolaan arsip

tersebut. Manajemen Arsip menjadi semakin diidentifikasi sebagai alat

administrasi, penting untuk efisiensi manajemen organisasi, kebanyakan

organisasi mengadopsi praktik manajemen arsip hanya untuk

menghilangkan masalah yang disebabkan oleh pengelolaan arsip

mereka yang tidak efisien dan tidak sistematis.19

Lebih lanjutnya tujuan pengelolaan arsip dinamis dalam suatu

organisasi adalah untuk menjamin keselamatan dan ketersediaan arsip

dalam penyelenggaraan kegiatan sehari-hari sebagai bahan akuntabilitas

kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan sistem pada lembaga

tersebut. Jadi, pengelolaan arsip dinamis dapat disimpulkan meliputi

empat tahap:

a. Penciptaan Arsip Dinamis

Tahap pertama adalah tahap penciptaan arsip dinamis,

merupakan suatu proses yang terjadi tatkala tulisan dituangkan ke

dalam bentuk kertas, atau data dihasilkan dari komputer, informasi

diterima pada film,atau media lainnya. Pada tahap ini, arsip dapat

18 International Standard Organization ISO 15489-1, Information and Documentation-

Recors Management, 2001. 19 Zawiyah M. Yusof and Robert W. Chell, “Towards a Theoretical Construct for Records

Management,” Records Management Journal 12, No. 2 (2002): h. 56.

21

berupa surat/naskah yang dibuat oleh instansi/kantor atau yang

dibuat oleh instansi lain, yang diterima lembaga yang kita kelola.

b. Penggunaan Arsip Dinamis

Tahap kedua adalah penggunaan arsip dinamis, merupakan

tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari dan

mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini pemakai sering

menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas

dinamis. Karena tingkat penggunaannya yang sering, serta butuh

akses yang cepat, maka arsip dinamis disimpan di kantor pada

tempat-tempat penyimpanan seperti filing cabinet atau almari arsip.

Umumnya arsip dinamis memiliki siklus hidup aktif sekitar satu

sampai dua tahun, namun masih ada juga arsip dinamis yang

memiliki siklus aktif yang lebih panjang. Misalnya, berkas pegawai

(karyawan) pasti merupakan berkas aktif selama pegawai tersebut

tetap bekerja di suatu instansi.

c. Pemeliharaan Arsip Dinamis

Tahap ketiga adalah tahap pemeliharaan arsip dinamis,

merupakan upaya yang dilakukan agar informasi yang terkandung

di dalam arsip dinamis tersebut dapat digunakansewaktu-waktu

apabila dibutuhkan. Lebih lanjut, dalam pemeliharaan arsip dinamis

meliputi kegiatan penataan arsip yang berada di unit pengolah arsip

dinamis sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

22

d. Penyusutan Arsip Dinamis

Tahap keempat adalah tahap penyusutan arsip dinamis,

merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara

pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,

pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan

arsip statis kepada lembaga kearsipan negara.

Tahap ini memerlukan langkah awal yang harus diperhatikan

adalah mengidentifikasi dan mendeskripsikan seri arsip dinamis

tersebut. Langkah kedua adalah melakukan pengembangan dalam

penentuan penyimpanan dan penyutan arsip. Langkah ketiga adalah

melakukan penilaian arsip dalam hal menentukan apakah arsip

dinamis tersebut akan disimpan atau dilakukan tahap yang lebih

lanjut. Langkah keempat adalah melakukan pemusnahan arsip

dinamis, dalam hal pemusnahan maka harus mempertimbangkan

terlebih dahulu apakah arsip tersebut harus dipertahankan atau tidak

digunakan sama sekali. Setelah melakukan penilaian apakah arsip

dinamis tersebut dapat dipertahankan maka langkah kelima adalah

mengalihkan arsip dinamis yang inaktif tersebut kedalam arsip

statis.20

20 Mutiawatul Wardah, “Pengelolaan Arsip Dinamis,” Jurnal LIBRIA 8, No 1 (Juni 2016):

h. 63-64.

23

B. Penyusutan Arsip

1. Pengertian Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip merupakan salah satu bagian penting dalam

pengelolaan arsip, dapat dikatakan penting karena setiap

organisasi/lembaga pasti memiliki arsip-arsip yang tidak memiliki nilai

guna dan akan membuat permasalahan jika terus di diamkan. Menurut

Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan menjelaskan pada pasal 1 ayat 23 bahwa penyusutan arsip

adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan

arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip

yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis pada

lembaga kearsipan.

Sedangkan menurut Peraturan Menteri Pendidikan dan

Kebudayaan Tahun 2016 No. 068 Pasal 42 Penyusutan arsip meliputi:21

a. Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan;

b. Pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna; dan

c. Penyerahan Arsip Statis dari Unit Kearsipan Kementerian ke Arsip

Nasional RepubIik Indonesia.

Menurut Sulistyo-Basuki, penyusutan arsip dinamis merupakan

kegiatan pengurangan arsip dinamis dengan cara:

a. Memindahkan arsip dinamis aktif yang memiliki frekuensi

penggunaan rendah ke penyimpanan arsip dinamis inaktif



Pendidikan dan Kebudayaan.”

24

b. Memindahkan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah atau penerima

ke pusat arsip dinamis inaktif

c. Memusnahkan arsip dinamis bila sudah jatuh waktu

d. Menyerahkan arsip dinamis inaktif dari unit arsip dinamis inaktif ke

depo arsip statis.22

Menurut Muhammad Rosyihan Hendrawan dan Mochammad

Chaezienul Ulum, penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan

jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip dinamis in-aktif dari unit

pengolah ke unit kearsipan atau record center, pemusnahan arsip yang

tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga

kearsipan atau depo arsip dari sebuah lembaga induk.23

Berdasarkan berbagai penjelasan diatas penulis menyimpulkan

bahwasannya kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara

pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,

pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dan penyerahan

arsip statis ke ANRI

Tujuan Penyusutan Arsip:

a. Mendapatkan penghematan dan efisiensi

b. Pendayagunaan arsip dinamis (aktif dan inaktif)

c. Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang

masih diperlukan dan bernilai tinggi


Informasi Dan Dokumen, h. 309. 23 Muhammad Rosyihan Hendrawan dan Mochamad Chaezienul Ulum, Pengantar

Kearsipan: Dari Isu Kebijakan Ke Manajemen, h. 57.

25

d. Penyelamatan bahkan bukti kegiatan organisasi.24

2. Pengertian Jadwal Retensi Arsip JRA

Tujuan penyusutan arsip akan tercapai jika setiap organisasi

memiliki program dan rencana pengurangan arsip. Program tersebut

meliputi penetapan jangka simpan arsip (retensi arsip) beserta penetapan

simpan permanen dan musnah. Periode retensi pertama, yang dikenal

sebagai periode penyimpanan, dapat memiliki durasi berapa pun,

termasuk nol sesuai dengan JRA (Jadwal Retensi Arsip). Setelah

periode penyimpanan berakhir, arsip dalam folder dikatakan memenuhi

syarat untuk melakukan pemindahan.25

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun

2009 tentang Kearsipan pada pasal 1 ayat 22 menjelaskan bahwa JRA

(Jadwal Retensi Arsip) adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya

jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dimusnahkan, dinilai

kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman

penyusutan dan penyelamatan arsip.

Sementara menurut Menurut Muhammad Rosyihan Hendrawan

dan Mochammad Chaezienul Ulum, penyusutan arsip di sebuah

lembaga, dilaksanakan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA), yang

ditetapkan oleh pimpinan tertinggi sebuah lembaga dan mendapat

24 Boedi Martono, Penyusutan Dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen Kearsipan

(Jakarta: Sinar Harapan, 1997), h. 41-42. 25 “Understanding Digital Records Management: Records Management Solution for

Today’s Regulatory Environtment,” Records Management Focus White Paper, n.d., h. 11.

26

persetujuan Kepala ANRI. Maka dalam hal ini yang dimaksud Jadwal

Retensi Arsip (JRA) adalah:

a. Salah satu komponen instrumen wajib kearsipan (selain tata naskah

dinas, klasifikasi arsip, klasifikasi keamanan dan akses arsip)

b. Menggambarkan jenis-jenis arsip dari lembaga pencipta (creating

agency)

c. Berbentuk suatu daftar yang berisi jangka simpan arsip, nasib akhir

(musnah atau permanen)

d. Sebagai dasar hukum untuk menyimpan arsip, memusnahkan arsip

yang tidak bernilai guna dan sebagai dasar hukum retensi atau

penyusutan arsip.26

Menurut Boedi Martono, JRA (Jadwal Retensi Arsip) merupakan

suatu daftar yang berisi tentang kebijakan jangka penyimpanan arsip dan

penetapan simpan permanen dan musnah. Pada Jadwal retensi arsip

akan terkandung unsur-unsur:

a. Judul subjek utama yang merupakan gambararan dari seluruh seri

berkas yang dimiliki organisasi.

b. Jangka simpan atau usia arsip baik aktif maupun inaktif.

c. Penetapan simpan permanen dan musnah.27

Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka

waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman

penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi


Kearsipan: Dari Isu Kebijakan Ke Manajemen, h. 57. 27 Boedi Martono, Penyusutan Dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen

Kearsipan, h. 47.

27

arsip) ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap tiap berkas. Untuk

menjaga obyektifitas dalam menentukan nilai kegunaan arsip tersebut.

Biasanya Jadwal Retensi Arsip disusun oleh suatu panitia yang terdiri

dari para pejabat yang benar-benar memahami kearsipan, fungsi dan

kegiatan instansinya masing-masing.28

Berdasarkan pemaparan diatas, Jadwal Retensi Arsip (JRA) ini

diperlukan sebagai pedoman untuk pelaksanaan kegiatan penyusutan

arsip, yang sekaligus sebagai sarana pengendalian arsip yang tercipta

dan yang dipindah maupun dimusnahkan.

C. Kegiatan Pemusnahan Arsip

Kegiatan penyusutan arsip merupakan upaya untuk mengurangi

jumlah arsip yang tercipta. Selama organisasi/lembaga melaksanakan

fungsinya, selama itu pula arsip akan senantiasa tercipta. Semakin hari arsip

akan mengalami peningkatan jumlah, jika tidak diimbangi dengan kebijakan

pengurangan arsip. Kegiatan penyusutan arsip terdiri dari 3, namun penulis

kali ini hanya membatasi pada kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif.

Lembaga-lembaga negara atau Badan-badan Pemerintahan dapat

melakukan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan

telah melampaui jangka waktu penyimpanan sebagaimana tercantum dalam

Jadwal Retensi Arsip masing-masingnya.29

28 Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, Dan Perguruan

Tinggi, h. 106. 29 Barthos, h. 104.

28

Menurut Peraturan Kepala ANRI No. 37 Tahun 2016, menjelaskan

bahwa prosedur pemusnahan arsip oleh Pencipta Arsip memiliki 7 tahapan,

yakni:30

a. Tahapan Pertama, Pembentukan Panitia Penilai Arsip

Pembentukan panitia penilai arsip ditetapkan oleh pimpinan

Pencipta Arsip dengan panitia yang berjumlah ganjil. Tugas dari panitia

penilai arsip ialah melakukan penilaian arsip yang akan dimusnahkan.

Panitia penilai arsip sekurang-kurangnya harus memenuhi unsur:

1) Pimpinan Unit Kearsipan sebagai ketua merangkap anggota

2) Pimpinan Unit Pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai

anggota, dan

3) Arsiparis sebagai anggota.

Dalam hal Pencipta Arsip yang belum memiliki Arsiparis, anggota

dapat digantikan oleh pegawai yang mempunyai tugas dan

tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip.

b. Tahapan Kedua, Penyeleksian Arsip

Penyeleksian arsip dilakukan oleh panitia penilai arsip melalui JRA

dengan cara melihat pada kolom retensi inaktif dan pada kolom

keterangan dinyatakan musnah. Arsip yang memiliki retensi inaktifnya

telah habis atau terlampaui dan pada kolom keterangan dinyatakan

musnah, maka arsip tersebut dapat dikategorikan sebagai arsip usul

musnah.

30 Arsip Nasional Republik Indonesia, Peraturan Kepala ANRI Nomor 37 tentang Pedoman

Penyusutan Arsip, 2016

29

Jika Pencipta Arsip belum memiliki JRA, maka dalam

melaksanakan pemusnahan arsip harus mendapatkan persetujuan Kepala

ANRI terlebih dahulu, selanjutnya jika sudah disetujui baru akan bisa

mengikuti tahapan prosedur pemusnahan arsip.

c. Tahapan Ketiga, Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah

Setelah mendapatkan hasil dari penyeleksian arsip, hal tersebut

selanjutnya akan dituangkan kedalam daftar arsip usul musnah.

Pembuatan daftar arsip usul musnah sekurang-kurangnya berisi: nomor,

jenis arsip, tahun, jumlah, tingkat perkembangan dan keterangan.

d. Tahapan Keempat, Penilaian Arsip

Pada tahapan peninalian arsip, panitia penilai melakukan verifikasi

secara langsung terhadap fisik arsip atas dasar rekomendasi dari daftar

arsip usul musnah yang sudah dibuat. Hasil penilaian akan dituangkan

kedalam pertimbangan tertulis oleh panitia penilai arsip.

e. Tahapan Kelima, Permintaan Persetujuan Pemusnahan

Selanjutnya, syarat persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip

terdiri dari:

1) Pemusnahan arsip di lingkungan lembaga negara harus mendapatkan

persetujuan tertulis dari Kepala ANRI

2) Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah provinsi yang

memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun harus

mendapatkan persetujuan tertulis dari Kepala ANRI

30

3) Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota

yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun harus


4) Pemusnahan arsip di lingkungan perguruan tinggi negeri yang

memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun harus


5) Pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMD yang memiliki

retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun harus mendapatkan

pertimbangan tertulis dari Kepala ANRI

6) Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah provinsi yang

memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun harus mendapatkan

persetujuan tertulis dari gubernur

7) Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota

yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun harus mendapat

persetujuan tertulis dari bupati/walikota

8) Pemusnahan arsip di lingkungan perguruan tinggi negeri yang

memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun harus mendapat

persetujuan tertulis dari rektor atau sebutan lain yang sejenis

9) Pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMD yang memiliki

retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun harus mendapat pertimbangan

tertulis dari pimpinan BUMN atau BUMD.

Ketentuan mengenai permohonan dan persetujuan/pertimbangan

pemusnahan arsip harus dengan memperhatikan daftar arsip usul musnah

yang sudah dibuat. Hal tersebut berlaku secara mutatis mutandis bagi

31

perusahaaan atau perguruan tinggi swasta yang kegiatannya dibiyai

dengan anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri.

Jika dalam hal pemusnahan arsip tanpa JRA terlebih dahulu harus

mendapatkan persetujuan dari Kepala ANRI tanpa membedakan

retensinya.

Proses permohonan persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip

harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:

1) Menyampaikan surat permohonan persetujuan/pertimbangan dari

pimpinan Pencipta Arsip kepada Kepala ANRI / Gubernur / Bupati /

Walikota / Rektor sesuai wilayah kewenangannya.

2) Menyampaikan daftar arsip usul musnah berupa salinan cetak dan

salinan elektronik.

3) Menyampaikan surat pertimbangan oleh panitia penilai arsip.

f. Tahap Keenam, Penetapan Arsip yang akan Dimusnahkan

Pada tahap penetapan arsip yang akan dimusnahkan, Pimpinan

Pencipta Arsip mengeluarkan penetapan terhadap arsip yang akan

dimusnahkan dengan mengacu pada persetujuan tertulis dari Kepala

ANRI / Gubernur / Bupati / Walikota / Rektor sesuai wilayah

kewenangannya, dengan memperhatikan daftar usul musnah arsip dan

surat pertimbangan dari panitia penilai arsip.

g. Tahapan Ketujuh, Pelaksanaan Pemusnahan Arsip

Selanjutnya tahapan akhir, yakni pelaksanaan pemusnahan arsip.

Pelaksanaan pemusnahan arsip mempunyai ketentuan yang harus

diperhatikan, adapaun ketentuannya:

32

1) Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan

tidak dapat dikenali

2) Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari Unit Kerja

Bidang Hukum dan/atau Unit Kerja Bidang Pengawasan dari

Lingkungan Pencipta Arsip yang bersangkutan.

3) Disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang

dimusnahkan.

Pelaksanaan pemusnahan arsip harus dilakukan dengan disertai

pembuatan Berita Acara Pemusnahan dan Daftar Arsip Usul Musnah

yang dibuat menjadi rangkap 2 (dua). Berita acara tersebut kemudian

ditandatangani oleh Pimpinan Unit Kearsipan, Pimpinan Unit Pengolah

yang arsipnya akan dimusnahkan, dan disaksikan sekurang-kurangnya

dari Unit Kerja Bidang Hukum dann Unit Kerja Bidang Pengawasan.

Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara:

1) Pencacahan

2) Penggunaan bahan kimia

3) Pulping

Kemudian, Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan kegiatan

pemusnahan arsip wajib disimpan oleh Pencipta Arsip, meliputi:

1) Keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip

2) Notulen rapat panitia penilai pemusnahan arsip pada saat melakukan

penilaian

33

3) Surat pertimbangan dari panitia penilai kepada pimpinan Pencipta

Arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah

memenuhi syarat untuk dimusnahkan

4) Surat persetujuan pemusnahan arsip dari Kepala ANRI untuk

pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10

tahun

5) Keputusan pimpinan Pencipta Arsip tentang penetapan pelaksanaan

pemusnahan arsip

6) Berita acara pemusnahan arsip

7) Daftar arsip yang dimusnahkan.

Menurut Peraturan Kepala Menteri Pendidikan dan Kebudayan

Nomor 068 Tahun 2016, Pemusnahan arsip dilakukan secara

desentralisasi dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Unit Pengolah II dapat memusnahkan duplikasi arsip;

b. Unit Pengolah I dapat memusnahkan arsip yang retensinya 5 (lima)

tahun atau kurang;

c. Unit kearsipan unit utama, pusat-pusat, dan UPT dapat memusnahkan

arsip yang retensinya kurang dari 10 (sepuluh) tahun;

d. Unit kearsipan kementerian dapat memusnahkan seluruh arsip

kementerian berdasarkan JRA.

34

Pemusnahan arsip dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:

a. Pemeriksaan

Pemeriksaan dilakukan untuk menentukan jenis arsip yang dapat

dimusnahkan sesuai dengan ketentuan JRA dan melakukan penilaian

apakah tidak terdapat kasus atau permasalahan yang berhubungan

dengan jenis arsip yang akan dimusnahkan.

b. Pendaftaran

Pendaftaran dilakukan untuk mendokumentasikan jenis arsip yang

akan dimusnahkan pada daftar yang memuat kolom nomor urut, kode,

jenis/series, tahun, media, jumlah, sistem penataan, dan keterangan.

c. Pengesahan

Pengesahan diwujudkan dalam bentuk keputusan pejabat yang

berwenang dengan ketentuan sebagai berikut:

1) Pemusnahan arsip yang memiliki retensi kurang dari 5 (lima) tahun

disahkan oleh pimpinan Unit Pengolah I, pimpinan pusat-pusat,

pimpinan UPT setelah mendapat rekomendasi dari unit kearsipan unit

utama;

2) Pemusnahan arsip yang mempunyai retensi kurang dari 10 (sepuluh)

tahun disahkan oleh pimpinan unit utama setelah mendapat

rekomendasi dari unit kearsipan kementerian; dan

3) Pemusnahan arsip yang retensinya 10 (sepuluh) tahun atau lebih

disahkan oleh Menteri setelah mendapat rekomendasi dari Kepala

Arsip Nasional Republik Indonesia.

35

Menteri membentuk panitia penilaian arsip dalam rangka

pemusnahan arsip yang retensinya 10 (sepuluh) tahun atau lebih.

Pelaksanaan pemusnahan arsip disaksikan minimal oleh 2 (dua) orang

pejabat dari bidang hukum atau perundang-undangan dan pengawasan.

d. Pelaksanaan pemusnahan

Pelaksanaan pemusnahan dilaksanakan secara total sehingga fisik

dan informasi arsip tidak dapat dikenali lagi. Setiap pelaksanaan

pemusnahan disertai dengan berita acara pemusnahan dan daftar arsip

yang dimusnahkan. Berita acara pemusnahan dan daftar arsip dibuat

beberapa rangkap sesuai kebutuhan dan salah satunya disampaikan

kepada unit kearsipan Kementerian. Berita acara pemusnahan dan daftar

arsip disimpan oleh masing-masing pihak sebagai pengganti arsip yang

telah dimusnahkan.31

Pemusnahan arsip pada pencipta arsip merupakan tanggungjawab

pimpinan tertinggi lembaga yang dilakukan terhadap arsip yang:

a. Tidak memiliki nilai guna

b. Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan

Jadwal Retensi Arsip

c. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang dan

d. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara




36

Pemusnahan arsip dilakukan dengan pembentukan panitia peniliai

arsip ditetapkan oleh pimpinan tertinggi lembaga. Panitia penilai arsip

sekurang-kurangnya memenuhi unsur:

a. Kepala lembaga kearsipan sebagai ketua untuk pemusnahan arsip

yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun.

b. Kepala unit pengolah/unit kerja pemilik arsip yang akan dimusnahkan

sebagai anggota

c. Kepala lembaga kearsipan sebagai ketua untuk pemusnahan arsip

yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun.

d. Arsiparis sebagai anggota.

Pemusnahan arsip yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh)

tahun maupun arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10

(sepuluh) tahun wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur. Prosedur

pemusnahan arsip bagi arsip yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh)

tahun dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Pembentukan panitia penilai arsip

b. Penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis

pada unit kearsipan di lingkungannya.

c. Permintaan persetujuan dari pimpinan satuan kerja kepada pimpinan

tertinggi lembaga.

d. Penilai dan pertimbangan oleh panitia arsip

e. Persetujuan pemusnahan oleh pimpinan tertinggi lembaga

f. Berdasarkan rekomendasi dari panitia penilai

37

g. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan oleh kepala lembaga

tertinggi yang bersangkutan

h. Pemusnahan arsip dilakukan setelah mendapat persetujuan dan

pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip dan persetujuan tertulis

dari pimpinan tertinggi lembaga

i. Pelaksanaan pemusnahan oleh arsiparis dengan disertai berita acara

dan daftar arsip yang dimusnahkan

j. Pelaksanaan pemusnahan arsip disaksikan oleh minimal 2(dua)

pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan

pencipta arsip yang bersangkutan.

k. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga isi informasi arsip

musnah dan tidak dapat direkonstruksi

l. Penyimpanan bukti dokumentasi pelaksanaan pemusnahan arsip oleh

lembaga kearsipan dan unit kearsipan.

Prosedur pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-

kurangnya 10 (sepuluh) tahun dilaksanakan dengan ketentuan sebagai

berikut:

a. Pembentukan panitia penilai arsip

b. Penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis

pada unit kearsipan

c. Penilaian dan pertimbangan oleh panitia penilai arsip

d. Permintaan persetujuan dari pimpinan tertinggi lembaga yang

bersangkutan kepada kepala ANRI

38

e. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan oleh pimpinan tertinggi

lembaga yang bersangkutan berdasarkan rekomendasi panitia penilai

arsip

f. Pemusnahan arsip dilakukan setelah mendapatkan pertimbangan

tertulis dari panitia penilai arsip dan persetujuan tertulis dari kepala

ANRI.

g. Pelaksanaan pemusnahan oleh arsiparis dengan disertai berita acara

dan daftar arsip yang akan dimusnahkan

h. Pelaksanaan pemusnahan disaksikan oleh minimal 2 (dua) pejabat

dari bidang hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan lembaga

serta pemilik arsip yang bersangkutan, dan

i. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga isi informasi arsip

musnah dan tidak dapat direkonstruksi.

j. Penyimpanan bukti dokumentasi pelaksanaan pemusnahan arsip oleh

unit kerja dan lembaga kearsipan (depo arsip) pada lembaga induk.

Unit kearsipan pada unit kerja dan lembaga kearsipan di lembaga

induk menyimpan dokumentasi pelaksanaan pemusnahan arsip sesuai

dengan kewenangannya, meliputi: Keputusan pembentukan panitia

pemusnahan arsip, notulen rapat panitia pemusnah arsip, usulan panitia

pemusnahan kepada pimpinan pencipta arsip, keputusan pimpinan

pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip, berita

acara pemusnahan arsip dan daftar arsip yang akan dimusnahkan.32


Kearsipan: Dari Isu Kebijakan Ke Manajemen, h. 63-67.

39

BAB III

METODE PENELITIAN

Metode penelitian merupakan ilmu yang mempelajari tentang cara-

cara melakukan pengamatan dengan pemikiran yang tepat secara terpadu

melalui tahapan-tahapan yang disusun secara ilmiah dengan tujuan untuk

menemukan, mengembangkan dan menguji kebenaran suatu ilmu

pengetahuan.33 Maka dari itu, untuk memenuhi kebutuhan data-data dalam

proses penelitian ini, penulis terlebih dahulu menentukan jenis dan

pendekatan penelitian, pemilihan informan, teknik analisis data serta teknik

pengolahan dan analisis data.

A. Jenis dan Pendekatan Peneltian

Jenis penelitian yang digunakan oleh penulis yaitu deskriptif,

dengan pendekatan kualitatif. Jenis penelitian deskriptif dimaksudkan untuk

menemukan data yang valid, akurat, dan signifikan, sehingga dapat

digunakan untuk mengetahui masalah yang diteliti.34 Sedangkan pendekatan

yang dipakai dalam penelitian ini adalah pendekatan kualitatif. Pendekatan

kualitatif adalah analisis yang dilakukan terhadap data-data non angka

seperti hasil wawancara atau catatan laporan bacaan dari buku-buku, artikel,

dan termsuk pula non tulisan seperti foto, gambar, atau film.35

33 Cholid Narbuko dan Abu Achmadi, Metode Penelitian (Jakarta: Bumi Aksara, 2009), h.

41. 34 Prasetya Irawan, Logika Dan Prosedur Penelitian: Pengantar Teori Dan Panduan

Praktis Penelitian Sosial Bagi Mahasiswa Dan Peneliti Pemula (Jakarta: STIA-LAN, 2004), h. 60. 35 Fuad Hasan, Pendekatan Kualitatif Untuk Penelitian Perilaku Manusia (Jakarta:

Lembaga Pengembangan Sarana Pengukuran Psikologi (LPSP3) Universitas Indonesia, 2001), h.

22.

40

Menurut Moleong, pendekatan kualitatif bermaksud untuk

memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek penelitiann

misalnya perilaku, persepsi, motivasi, tindakan, dll. Secara holitsik dan

dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa , pada suatu

konteks khusus yang alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode

ilmiah.36 Melalui pendekatan kualitatif ini, penulis akan melakukan

penelitian yang membahas tentang pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip

dinamis di lingkungan Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar

dan Menengah.

B. Pemilihan Informan

Informan adalah orang yang dimanfaatkan untuk memberikan

informasi tentang situasi dan kodisi latar penelitian. Penetuan informan

ditentukan dengan mencari tahu pihak yang paling memahami objek

penelitian dan ditentukan berdasarkan konsep purposive sampling.

Purposive sampling adalah metode penetuan informan dengan cara sengaja

memilih informan-informan tertentu dengan mengabaikan informan

lainnya, karena informan tertentu ini memiliki ciri-ciri khusus yang tidak

dimiliki informan lain.37

Kriteria informan yang menjadi narasumber adalah orang yang

memahami dan terjun langsung dalam kegiatan penyusutan arsip dinamis

inaktif di Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen, yakni:

36 Lexy, J. Moleong, Metode Penelitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2004),

h. 6. 37 Prasetya Irawan, Logika Dan Prosedur Penelitian: Pengantar Teori Dan Panduan

Praktis Penelitian Sosial Bagi Mahasiswa Dan Peneliti Pemula, h. 183.

41

Tabel 1 Identitas Informan

No. Nama Jabatan Inisial

1.

Hasbi Fikri,

S.IP

Pengadministrasian Umum Sub Bagian

Tata Usaha

HF

2.

Madha, S.Pd.,

MM.

Arsiparis Unit Kearsipan Kementerian MD

3. Fheby Azhom

Arrafiqie, S.IP

Koordinator Penata Arsip Unit

Kearsipan Utama

FA

Penulis memilih 1). Bapak Hasbi Fikri S.IP selaku Pengadministrasi

Umum Sub Bagian Tata Usaha yang berada di bawah Kepala Sub Bagian

Tata Usaha yakni Ibu Siti Nuraeni Munawarti, S.Pd, M.Si. Selain itu Bapak

Hasbi Fikri, S.IP ini merupakan koordinator pengelolaan arsip di Unit

Kearsipan Utama, dimana memiliki tugas untuk mengkoordinasikan seluruh

alur pengelolaan arsip di Unit Kearsipan Utama 2). Bapak Madha, S.Pd.,

MM. selaku Arsiparis Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan 3) Bapak

Fheby Azhom Arrafiqie S.IP. selaku Koordinator Penata Arsip di Pusat

Arsip Unit Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan

Menengah

Informan tersebut dipilih karena mereka kompeten dalam kegiatan

penyusutan arsip, khususnya pada pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip

dinamis inaktif. Adapun Bapak Hasbi Fikri, S.IP dipilih karena merupakan

koordinator yang mengurusi seluruh kegiatan pengelolaan arsip di Unit

Kearsipan Utama tak terkecuali dalam kegiatan penyusutan arsip yang

meliputi pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip. Adapun Bapak Madha,

S.Pd., MM. dipilih karena merupakan Arsiparis Unit Kearsipan

Kementerian yang dimana dalam hal ini juga bertindak sebagai salah satu

42

perwakilan dari unsur tim penilai arsip yang akan dimusnahkan. Adapun

Bapak Fheby Azhom Arrafiqie S.IP. dipilih karena sebagai Koordinator

Penata Arsip Unit Kearsipan Utama yang mengurusi secara langsung

pengelolaan arsip inaktif di Unit Kearsipan Utama dan menjadi salah satu

perwakilan dari tim pemusnah arsip.

C. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data merupakan langkah yang paling strategis

dalam penelitian, karena tujuan utama dari penelitian adalah mendapatkan

data. Pengumpulan data dalam penelitian ini disesuaikan dengan fokus dan

tujuan penelitian. Teknik pengumpulan data untuk penelitan ini berdasarkan

sumber data primer dan data sekunder.

a. Sumber Data Primer

Data primer adalah data yang diperoleh langsung dari hasil wawancara

yang diperoleh dari narasumber atau infromasi yang dianggap

berpotensi dalam memberikan informasi yang relevan, biasanya data

dapat diperoleh dengan :

1) Wawancara

Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu oleh

pewawancara yang mengajukan pertanyaan dan terwawancara yang

memberikan jawaban atas pertanyaan itu38. Tujuan dilakukan

wawancara ini penulis ini untuk menginterpretasikan serta

menjelaskan dan menguraikan secara lebih dalam situasi dan

38 Prasetya Irawan, Logika Dan Prosedur Penelitian: Pengantar Teori Dan Panduan

Praktis Penelitian Sosial Bagi Mahasiswa Dan Peneliti Pemula, h. 156.

43

fenomena yang terjadi dalam penelitian terutama dalam hal

kegiatan pelaksanaan pemusnahan arsip dinamis inaktif di Unit

Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen. Selain itu, wawancara ini

digunakan untuk memperdalam pembahasan kegiatan pelaksanaan

pemusnahan arsip dinamis dan mengetahui upaya dalam

menghadapi kendala dalam melakukan kegiatan pelaksanaan

pemusnahan arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan Utama

Setditjen Dikdasmen.

2) Kajian Pustaka

Kajian pustaka adalah suatu penelitian yang datanya diperoleh dari

berbagai jenis bahan pustaka (buku, dokumen, artikel, laporan,

majalah, kliping, dan sebagainya).39 Kajian Pustaka yang penulis

lakukan dengan mencari informasi melalui media cetak yaitu

mengunjungi perustakaan dan media elektronik yaitu mencari data

melaui internet. Penulis mengumpulkan data-data untuk

memperoleh informasi terkait literatur-literatur yang digunakan

pada penelitian ini seperti tema tentang arsip, pengelolaan arsip,

penyusutan arsip dan kegiatan pemusnahan arsip.

b. Sumber Data Sekunder

Data sekunder diperoleh dari cara tidak langsung, misalnya melalui

orang lain atau dokumen. Data sekunder biasanya diambil dari dokumen-

dokumen (laporan, karya tulis orang lain, koran, dan majalah).40 Sumber

data sekunder berupa data-data yang sudah tersedia dan dapat diperoleh

39 Prasetya Irawan, h. 6. 40 Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif (Bandung: Alfabeta, 2010), h. 63.

44

oleh peneliti dengan cara membaca, melihat atau mendengarkan. Dalam

penelitian ini, yang dijadikan sebagai data sekunder adalah pedoman,

struktur organisasi, skripsi, jurnal ilmiah, dan artikel ilmiah.

D. Teknik Pengolahan dan Analisis Data

Pada penelitian kualitatif umumnya dilakukan dengan mengolah

data yang telah diperoleh dari berbagai sumber dengan menggunakan teknik

pengumpulan data yang bermacam-macam dan dilakukan secara terus-

menerus sampai datanya jenuh sehingga mendapatkan sebuah informasi

yang matang.

Pengolahan data adalah kegiatan lanjutan setelah pengumpulan data.

Setelah data-data telah didapatkan melalui beberapa teknik pengumpulan

data, selanjutnya data-data tersebut harus dianalisis. Analisis data

merupakan proses mencari dan menyusun secara sistematis data yang sudah

diperoleh dari catatan lapangan, hasil wawancara serta bahan-bahan lain,

sehingga dapat dengan mudah dipahami dan diinformasikan. Data tersebut

akan dianalisis melalui 3 (tiga) tahapan yaitu reduksi data, penyajian data,

dan penarikan kesimpulan.41

Data akan dianalisis melalui 3 tahap diantaranya yaitu :

a. Reduksi Data

Reduksi data merupakan bentuk analisis yang menajamkan,

menggolongkan, mengarahkan, membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasi data dengan cara tertentu sehingga simpulan

41 Mathew B. Miles dan Michael A, Analisis Data Kualitatif: Buku Sumber Tentang

Metode-Metode Baru (Jakarta: UI-Press, 1992), h. 16.

45

akhir dapat ditarik. Pada tahap reduksi data ini, data yang telah

diklasifikasikan kemudian diseleksi untuk memilih data yang

tersedia kemudian dipilah untuk menemukan fokus penelitian

b. Penyajian Data

Setelah data direduksi, data yang telah tersusun kemudian

disajikan dalam bentuk teks yang bersifat naratif sehingga akan

tergambar permasalahan yang menjadi objek kajian

c. Penarikan Kesimpulan/Verifikasi

Teknik penarikan kesimpulan adalah langkah yang esensial

dalam proses penelitian. Penarikan kesimpulan ini didasarkan

atas pengorganisasian informasi yang diperoleh dalam analisis

data. Penarikan kesimpulan dalam penelitian ini menggunakan

teknik induktif, yaitu teknik penarikan kesimpulan dari data

yang bersifat khusus menuju simpulan yang bersifat umum.

E. Variabel dan Indikator Penelitian

Dalam penelitian ini, dasar hukum yang digunakan untuk penentuan

indikator penelitian adalah Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun

2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan, Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 37

Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip, Peraturan Menteri

Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 068 Tahun 2016 tentang Tata

Kearsipan di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan,

46

Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 045 Tahun 2016

tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, serta beberapa literatur yang

diperoleh dari buku, skripsi dan jurnal.

Adapun variabel yang digunakan sebagai indikator , terdiri dari :

1. Kegiatan penyusutan arsip di Unit Kearsipan Utama Sekretariat

Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah.

2. Proses pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di Unit

Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan

Menengah.

3. Upaya mengatasi kendala dalam kegiatan pemusnahan arsip dinamis

inaktif di Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal


Tabel 2 Variabel & Indikator Penelitian

No Variabel Sub Variabel Indikator

1.

Kegiatan

Penyusutan

Arsip

Pedoman/Acuan

serta Kegiatan

yang diterapkan

dalam penyusutan

arsip dinamis

inaktif.

Memiliki Pedoman/Acuan serta

Kegiatan yang dilakukan dalam

penyusutan arsip dinamis inaktif

2. Proses

Pelaksanaan

pemusnahan

arsip dinamis

inaktif

1. Pedoman/Acuan

yang diterapkan

dalam

pemusnahan

arsip dinamis

inaktif

1. Memiliki pedoman/acuan kegiatan

pemusnahan arsip inaktif

47

F. Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan sejak bulan Maret 2019 bertempat di

Unit Kearsipan Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan

Menengah yang terletak di Jalan Rs. Fatmawati, Cipete, Jakarta Selatan.

12410. Telepon/Faximile 021 - 5725057 / 021 - 5725061.

http://dikdas.kemdikbud.go.id

2. Proses kegiatan

pemusnahan

arsip dinamis

inaktif

1. Melakukan pemeriksaan

penyeleksian arsip sesuai JRA

2. Melakukan pembentukan panitia

tim penilai arsip.

3. Melakukan penilaian arsip

4. Memina persetujuan pemusnahan

ke ANRI

5. Menetapkan arsip yang akan

dimusnahkan

6. Melakukan pelaksanaan

pemusnahan arsip

3. Upaya dalam

menangani

kendala pada

kegiatan

pemusnahan

arsip dinamis

inaktif

1. Tersedianya fasilitas penunjang

yang memadai.

2. Tersedianya SDM yang kompeten

dalam bidang kearsipan.

3. Kebijakan yang mengikat yang

diberlakukan kepada seluruh unit

kearsipan di lingkungan Sekretariat

Direktorat Jenderal Pendidikan

Dasar dan Menengah

http://dikdas.kemdikbud.go.id/

48

Tabel 3 Jadwal Peneltian

No. Kegiatan

Waktu

Agustus

2019

September

2019

Oktober

2019

November

2019

Desember

2019

1 Pengajuan Proposal ✓

2 Konsultasi dengan

pembimbing

✓ ✓

3 Menyusun daftar

pertanyaan ✓

4 Penelitian lapangan

5 Analisis data dan

kesimpulan

6 Pengesahan Skripsi

7 Pengajuan Sidang

No. Kegiatan

Waktu

Januari

2020

Februari

2020

Maret

2020

April

2020

1 Pengajuan Proposal

2 Konsultasi dengan

pembimbing

3 Menyusun daftar

pertanyaan

4 Penelitian lapangan ✓ ✓

5 Analisis data dan

kesimpulan

✓ ✓ ✓

6 Pengesahan Skripsi ✓

7 Pengajuan Sidang ✓

49

G. Penelitian Terdahulu

Penelitian terdahulu yang sesuai dengan tema yang penulis usung

dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Eriza Anindy (2018). Mahasiswa Universitas Islam Negeri, Jurusan

Ilmu Perpustakaan, Fakultas Adab dan Humaniora. Dengan judul

penelitian “Penyusutan Arsip Dinamis Studi Kasus Bank

Indonesia”. Penelitian ini membahas tentang proses serta kendala

dalam kegiatan penyusutan arsip dinamis. Sama-sama melakukan

penelitian dengan tema penyusutan arsip dan menggunakan jenis

penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Perbedaan pada

penelitian ini yaitu pada lebih spesifikasikan tema penelitian dengan

membahas khusus salah satu dari kegiatan penyusutan arsip yakni

pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif. Perbedaan

tema inilah yang kemudian memunculkan perbedaan dari segi

pendalaman permasalahan yang akan diteliti.

2. Dimas Satrio (2018). Mahasiswa Universitas Islam Negeri, Jurusan

Ilmu Perpustakaan, Fakultas Adab dan Humaniora. Dengan judul

penelitian “Pelaksanaan Kegiatan Penyusutan Rekam Medis

Studi Kasus Pada Rumah Sakit Dr. Suyoto”. Tujuan penelitian ini

adalah untuk mendapatkan gambaran proses pelaksanaan kegiatan

penyusutan arsip rekam medis di Rumah Sakit Dr. Suyoto dan untuk

menganalisis kegiatan penyusutan arsip rekam medis serta kendala

yang dihadapi Rumah Sakit Dr. Suyoto. Perbedaan pada penelitian

ini yaitu pada tujuan penelitian dimana penulis ingin mencari tahu

50

lebih dalam proses pelaksanaan kegaiatan pemusnahan arsip dinamis

inaktif. Kemudian perbedaan lainnya yaitu pada lokasi penelitian

dimana penulis melakukan penelitian di Sekretariat Direktorat

Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah. Metode penelitian yang

digunakan sama yaitu menggunakan pendekatan penelitian kualitatif.

51

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Profil Objek Penelitian

1. Sejarah Lembaga Sekretariat Ditjen Dikdasmen

Pada pra-kemerdekaan pendidikan bukan untuk mencerdaskan

kaum pribumi, melainkan lebih pada kepentingan kolonial penjajah.

Pada bagian ini, semangat menggeloraan ke-Indonesia-an begitu kental

sebagai bagian dari membangun identitas diri sebagai bangsa merdeka.

Karena itu tidaklah berlebihan jika instruksi menteri saat itu pun berkait

dengan upaya memompa semangat perjuangan dengan mewajibkan

bagi sekolah untuk mengibarkan sang merah putih setiap hari di

halaman sekolah, menyanyikan lagu Indonesia Raya, hingga

menghapuskan nyanyian Jepang Kimigayo.

Organisasi kementerian yang saat itu masih bernama

Kementerian Pengajaran pun masih sangat sederhana. Tapi kesadaran

untuk menyiapkan kurikulum sudah dilakukan. Menteri Pengajaran

yang pertama dalam sejarah Republik Indonesia adalah Ki Hadjar

Dewantara. Pada Kabinet Syahrir I, Menteri Pengajaran dipercayakan

kepada Mr. Mulia. Mr. Mulia melakukan berbagai langkah seperti

meneruskan kebijakan menteri sebelumnya di bidang kurikulum

berwawasan kebangsaan, memperbaiki sarana dan prasarana

pendidikan, serta menambah jumlah pengajar.

52

Pada tahun 2011 istilah departemen diganti menjadi kementerian

dan pada tahun 2012 bidang pendidikan dan kebudayaan disatukan

kembali menjadi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Kebijakan

pendidikan di era reformasi antara lain perubahan IKIP menjadi

universitas, reformasi undang-undang pendidikan dengan lahirnya

Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003, Ujian Nasional (UN),

sertifikasi guru dan dosen, Bantuan Operasional Sekolah (BOS),

pendidikan karakter, dan lain-lain.

Sementara itu, Di tiap Lembaga Kementerian pastilah ada

Direktorat-Direktorat, pada lingkungan Kementerian Pendidikan Dasar

dan Menengah itu terdapat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan

Menengah (disingkat Ditjen Dikdasmen) yang merupakan unsur

pelaksana, berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri

Pendidikan dan Kebudayaan yang mempunyai tugas

menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang

pendidikan dasar dan menengah, lalu di tiap Direktorat pun pasti ada


(disingkat Setditjen Dikdasmen) adalah unsur pembantu pemimpin atau

pimpinan Ditjen Dikdasmen, yang mempunyai tugas

menyelenggarakan koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan, dan

pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unsur organisasi di

lingkungan Ditjen Diksamen.

53

2. Visi - Misi

a. Visi

Terbentuknya Insan serta Ekosistem Pendidikan Dasar dan

Menengah yang Berkarakter dengan Berlandaskan Gotong Royong

b. Misi

1. Mewujudkan Pelaku Pendidikan Dasar dan Menengah yang Kuat

2. Meningkatkan Akses yang Meluas, Merata, dan Berkeadilan

3. Meningkatkan Standar Pendidikan menuju Pendidikan Dasar dan

Menengah yang bermutu

4. Meningkatkan Tata Kelola serta Peningkatan Efektivitas

Birokrasi dan Pelibatan Publik

3. Struktur Organisasi

a. Struktur Organisasi Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan

Dasar dan Menengah

54

Gambar 1 Struktur Organisasi Sekretariat Direktorat Jenderal


b. Struktur Organisasi Kearsipan Sekretariat Direktorat Jenderal


Gambar 1 Strukur Organisasi Kearsipan Sekretariat Direktorat


Berdasarkan struktur di atas dapat dilihat bahwa bagian Unit

Kearsipan Kementerian berada pada lembaga Sekretariat Jenderal

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Setditjen Dikdasmen di

bawah koordinasi Bagian Biro Umum. Lalu seperti yang diketahui Unit

Kearsipan Utama terdapat di Setditjen Dikdasmen pada Bagian Umum

dan Kerjasama, tepatnya Sub Bagian TU.

Secara struktur Penanggung Jawab/Pimpinan Unit Kearsipan

Utama ialah Sekretaris Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah,

55

sementara secara wewenang pelaksana tugas untuk mengelola Unit

Kearsipan Utama berada dibawah koordinasi Sub Bagian TU yang

bertugas mengurusi persuratan, perpustakan dan kearsipan, selain

mempunyai wewenang sebagai pelaksana tugas Unit Kearsipan Utama.

Secara keseluruhan Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen

mengelola arsip yang memiliki retensinya dibawah 10 tahun.

Sebetulnya untuk ruang lingkup wewenang pelaksanaan tugas

Unit Kearsipan Utama itu sampai pada ke masing-masing Direktorat

Pembinaan dari mulai SD, SMP, SMA, SMK dan PK (Pendidikan

Khusus) bahkan sampai ke LPMP (Lembaga Penjamin Mutu

Pendidikan), mereka semua dibawah kordinasi Unit Kearsipan Utama.

Akan tetapi untuk kebijakan saat ini, Unit Kearsipan Utama masih

dikhususkan mengelola arsip yang ada di lingkungan Sekretariat

Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah saja.

Hal demikian dikarenakan Pusat Penyimpanan Arsip Unit

Kearsipan Utamanya tidak memiliki tempat yang luas. Maka dari itu

pada akhirnya tiap Direktorat Pembinaan mengelola arsipnya sendiri di

internal masing-masing. Khusus LPMP (Lembaga Penjamin Mutu

Pendidikan Se-Indonesia), saat ini sudah mulai mengelola hanya saja

masih belum merata.

Sementara itu, Unit Pengolah yang dimaksud ialah tiap Bagian

termasuk Sub Bagian yang ada di Setditjen Dikdasmen, meliputi

Bagian Penganggaran dan Perencanaan, Bagian Keuangan dan BMN,

Bagian Hukum, Tata Laksana dan Kerja Sama, Bagian Umum dan

56

Kepegawaian dan LPMP (Lembaga Penjamin Mutu Pendidikan Se-

Indonesia).

B. Hasil Penelitian

Hasil penelitian ini diperoleh melalui serangkaian metode penelitian

diantaranya observasi dan wawancara. Wawancara dilakukan kepada

informan yang menurut penulis dapat memberikan informasi yang sesuai

dengan apa yang sedang penulis teliti. Berikut ini akan penulis jabarkan

hasil penelitian mengenai proses kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif

yang ada di lingkungan Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat

Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah (Setditjen Dikdasmen), serta

upaya dalam mengatasi kendala yang dihadapi dalam kegiatan pemusnahan

arsip dinamis inaktif.

1. Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif di Sekretariat Ditjen

Dikdasmen

a. Landasan Hukum tentang Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif

di Sekretariat Ditjen Dikdasmen

Kegiatan penyusutan arsip itu tidak bisa sembarangan

dilakukan, terlebih lagi pada tataran lembaga pemerintahan.

Lembaga pemerintahan seperti Sekretariat Direktorat Jenderal

Pendidikan Dasar dan Menengah pastinya mempunyai landasan

hukum tentang penyusutan arsip.

“Landasannya ada banyak, yang pasti itu Peraturan Menteri

Pendidikan dan Kebudayan Nomor 68 tentang tata Kearsipan di

Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan terus

Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayan Nomor 45 tentang

57

Jadwal Retensi Arsip. Mengacunya kepada Undang-Undang

Nomor 43 tentang Kearsipan, lalu PP Republik Indonesia tentang

Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tentang Kearsipan.” 42

Berdasarkan pernyataan tersebut, landasan hukum mengenai

penyusutan arsip di Setditjen Dikdasmen ialah Peraturan Menteri


Kearsipan di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan

Kebudayaan, Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan

Nomor 45 Tahun 2016 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan

Fasilitatif di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan

Kebudayaan. Kegiatan penyusutan arsip tersebut mengacu kepada

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009

tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia

Nomor 68 Tahun 2012 tentang Pelaksanaaan Undang-Undang

Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

b. Kegiatan Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif di Sekretariat

Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah

Kegiatan penyusutan arsip sesuai Peraturan Menteri


Kearsipan di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan

Kebudayaan terdiri dari kegiatan pemindahan arsip inaktif dari unit

pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang sudah tidak

memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis dari Unit Kearsipan

Kementerian ke Arsip Nasional Republik Indonesia.

42 Wawancara dengan HF, Pengadministrasi Umum Sub Bagian Tata Usaha. Pada Hari

Senin Tanggal 13 Januari 2020 di Unit Kearsipan Utama.

58

“Jadi. Penyusutan di sini hanya melakukan kegiatan pemindahan

arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan Utama dan juga

pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna. Karena untuk

penyerahan itu bersifat statis, sementara Unit Kearsipan Utama

setditjen dikdasmen ini dikhususkan untuk mengelola arsip dinamis

inaktif saja. Arsip dinamis aktifnya itu ada di unit pengolah yakni

ditiap Bagian/Unit Kerja yang ada di Setditjen, sementara arsip

dinamis inaktifnya itu ada di sini, disimpan di Pusat Penyimpanan

Arsip Unit Utama”43

Dari pernyataan tersebut, dapat diketahui bahwa kegiatan

penyusutan arsip di Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat

Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah hanya melaksanakan

kegiatan pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit

Kearsipan Utama dan pemusnahan arsip inaktif yang sudah tidak

memiliki nilai guna. Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat

Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah di khususkan untuk

mengelola arsip dinamis inaktif saja, sementara yang mengelola

arsip dinamis aktif itu bagian Unit Pengolah/Unit Kerja, yang

terdiri dari 5 Bagian yang ada di Sekretariat Direktorat Jenderal


2. Kegiatan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif di Unit Kearsipan

Utama Sekretariat Ditjen Dikdasmen

Kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan

Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah

(Setditjen Dikdasmen) yang bertanggung jawab ialah Sub Bagian Tata

Usaha, yakni yang mempunyai wewenang pelaksanaan tugas

43 HF.

59

mengelola arsip dinamis inaktif, Sub Bagian Tata Usaha di Kepalai oleh

Ibu Siti Nuraeni Munawarti, S.Pd, M.Si.

a. Pedoman/Acuan Kegiatan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif

di Unit Kearsipan Sekretariat Ditjen Dikdasmen

Dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip ialah harus

dengan menggunakan pedoman/acuan yang jelas, karena sesuai

dengan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun

2009 tentang Kearsipan Pasal 86, menjelaskan bahwa jika setiap

orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur

yang benar sebagaimana dimaksud dalam pasal 51 ayat (2)

dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan

denda paling banyak Rp. 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).

“Pedoman/Acuan yang kita gunakan untuk pemusnahan ya itu tadi

sama dengan pedoman penyusutan, ada di Peraturan Menteri

Pendidikan dan Kebudayan No. 68 dengan mengacu pada

Undang-Undang Nomor 43 tentang Kearsipan,, dimana disitu

sudah dijelaskan semua tentang pemusnahan”44

“Pemusnahan arsip itu harus seusai prosedur, gaboleh tanpa

prosedur karena arsip yang sudah dimusnahkan itu tidak dapat

kembali diciptakan. Jika melakukan pemusnahan arsip tidak

menggunakan prosedur kita sudah pasti dikenakan denda 500 juta.

Di Undang-Undang itu kan sudah diatur. Induk dari pengelolaan

kearsipan di lingkungan kementerian pendidikan dan kebudayaan

ialah pada peraturan pemerintah, petunjuk teknisnya disana”45

Selain itu, dalam melakukan penyusutan arsip terutama

dalam hal pemusnahan, dibutuhkan pedoman JRA (Jadwal Retensi

44 HF. 45 Wawancara dengan MD, Arsiparis Unit Kearsipan Kementerian. Pada Hari Senin

Tanggal 13 Januari 2020 di Unit Kearsipan Kementerian.

60

Aktif) guna sebagai sarana pengendalian arsip yang tercipta juga

yang dimusnahkan.

“Kalau untuk JRAnya itu kita punya sendiri dan jelas di atur di

Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayan No. 45, setiap arsip

di lingkungan Kementerian pasti memiliki JRA tidak terkecuali di

Setditjen Dikdasmen itu juga pasti memiliki JRA, jadi arsip itu tidak

lepas dari pola klasifikasi dan itu nyambung dengan JRA. Semisal

klasifikasinya Hk, itu hukum, Ku, itu keuangan. Jadi misal arsip

Hukum retensinya berapa lama bisa dilihat di JRA, sama halnya di

Ku pun bisa dilihat di JRA. Jadi nyambung antara pola klasifikasi

dan jadwal retensi arsipnya. Di sini bisa dikatakan telah memiliki

JRA dan arsip-arsipnya telah secara keseluruhan memiliki JRA

juga” 46

“Jadi tanpa JRA, pemusnahan arsip akan jauh lebih sulit dan lebih

lama. JRA tidak berlaku surut, semisal ada pedoman JRA tahun

2003, maka arsip yang tercipta ditahun 2003 kebawah

menggunakan JRA yang lama sebelum 2003, sementara arsip yang

tercipta untuk 2003 keatas menggunakan JRA 2003, semisal ada

pembaharuan lagi pada tahun 2015. Maka arsip yang diciptakan

ditahun 2015 dan diatas tahun 2015 menggunakan JRA 2015. Tiap

pembaharuan JRA berlaku sejak ditetapkan tahun pedoman JRA

itu dibentuk” 47

“Di Unit Kearsipan Utama ini kita hanya mengelola arsip dinamis

inaktif yang mempunyai JRA dibawah 10 (sepuluh) tahun saja.

Sementara arsip yang diatas 10 (sepuluh) tahun itu wewenangnya

Unit Kearsipan Kementerian”48

Dari hasil wawancara di atas dapat diketahui bahwa

pemusnahan arsip itu tidak dapat dilakukan dengan cara

sembarang. Harus menggunakan pedoman/acuan yang jelas,

seperti yang dilakukan oleh Unit Kearsipan Utama Setditjen

Dikdasmen, dimana mereka menggunakan Peraturan Menteri

Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 68 dengan mengacu Undang-

46 MD. 47 Wawancara dengan HF, Pengadministrasi Umum Sub Bagian Tata Usaha. Pada Hari

Senin Tanggal 13 Januari 2020 di Unit Kearsipan Utama. 48 HF.

61

Undang Nomor 43 tentang Kearsipan. Selain itu, Unit Kearsipan

Setditjen Dikdasmen juga dapat dikatakan keseluruhan arsipnya

telah memiliki JRA. Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat

Jenderal Pendidikan Dasar dan Menegah hanya mengelola arsip

dinamis inaktif yang mempunyai JRA dibawah 10 (sepuluh) tahun.

b. Pelaksanaan Kegiatan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif di

Unit Kearsipan Utama Sekretariat Ditjen Dikdasmen

Pelaksanaan pemusnahan arsip dinamis inaktif merupakan

kegitan yang penting dilakukan bagi tiap Lembaga Negara/Swasta.

Hal tersebut berfungsi untuk mengurangi jumlah arsip yang

tercipta setiap harinya. Pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip

dinamis inaktif di lingkungan Unit Kearsipan Utama Setditjen

Dikdasmen ialah Pimpinan Unit Kearsipan Utama yakni Sekretaris

Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah, akan tetapi yang punya

kewenangan pelaksanaan tugas pemusnahan ialah Kepala Sub

Bagian TU.

Pada penelitian kali ini penulis hanya akan membahas pada

pelaksanaan pemusnahan arsip dinamis inaktif tahun 2018 yang

dilakukan oleh Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen. Di

tahun ini pelaksanaan pemusnahan arsip dinamis inaktif,

kebanyakan arsip-arsip yang dimusnahkan itu ialah arsip yang ada

pada tahun 2004-2007. Arsip yang dapat dimusnahkan oleh Unit

Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen ialah seluruh arsip yang

memiliki JRA dibawah 10 tahun dan sudah habis masa retensi

inaktifnya. Adapun Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen

62

memiliki prosedur/tahapan dalam melakukan pelaksanaan kegiatan

pemusnahan arsipnya.

1.) Tahapan Pemeriksaan/Penyeleksian Arsip

Tahapan ini bertujuan untuk memastikan arsip-arsip

yang akan dimusnahkan, pemeriksaan/penyeleksian arsip

mengacu pada JRA dari daftar arsip inaktif yang sudah dibuat.

Pada kolom JRA yang telah dibuat pada bagian retensi inaktif

dan pada kolom keterangan dinyatakan musnah bahwa arsip

tersebut dapat dimusnahkan. Unit Kearsipan Utama Setditjen

Dikdasmen mempunyai waktu khusus untuk melakukan

pemeriksaan/penyeleksian arsip inaktif yang sudah habis

JRAnya.

“Sebetulnya tidak ada pedoman yang mengatur tentang itu,

tapi untuk melakukan pemeriksaan itu biasanya kami

melakukannya setahun sekali, di akhir tahun”49

“Yang bertanggung jawab untuk melakukan

pemeriksaan/penyeleksian arsip inaktif di unit kearsipan

utama itu penata arsip”50

Dari hasil wawancara diatas yang bertanggung jawab

terhadap pemeriksaan/penyeleksian arsip inaktif yang

dilakukan di Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen ialah

penata arsip dan waktu yang biasa dilakukan itu satu tahun

sekali ditiap akhir tahun.

49 HF. 50 HF.

63

Dalam proses memeriksa/menyeleksi arsip, penata arsip

memiliki pedoman/acuan yakni daftar arsip inaktif

“Pedomannya/acuannya daftar arsip inaktif yang kita punya.

Dari situ kemudian kita tahu arsip mana sajakah yang sudah

habis masa retensinya.” 51

“Proses pemeriksaan/penyeleksian yang pertama kali kami

lakukan itu jelas mengecek daftar arsip inaktif, arsip manakah

yang sudah habis masa retensi inaktifnya. Itu jadi acuan kami

untuk melakukan pemeriksaan/penyeleksian arsip. Setelah

tahu arsip mana saja yang sudah habis JRAnya, kami

langsung mengecek fisik arsipnya di role opec dan

memverifikasi kembali apakah arsipnya sesuai dengan daftar

inaktifnyanya. Arsip-arsip yang terverifikasi daftar dan

fisiknya sesuai itu yang akan kita jadikan daftar usul musnah

yang akan diserahkan kepada Kasubag TU.”52

“Mereka penata arsip setelah membuat daftar usul musnah itu

harus menyerahkan ke Kasubag TU. Biasanya akan masuk ke

saya selaku Pengadministrasi Umum TU, setelah itu saya akan

mengirimkan surat permohonan pemusnahan arsip beserta

lampiran daftar usul musnah arsip kepada Pimpinan Unit

Kearsipan Utama yakni Sekretaris Jenderal Direktorat

Pendidikan Dasar dan Menengah. Pimpinan Arsip menyetujui

dan langsung memerintahkan Kasubag TU untuk membentuk

Panitia Tim Penilai Arsip”53

Dari hasil wawancara diatas, dalam melakukan

pemeriksaan/penyeleksian penata arsip menggunkan

pedoman/acuan daftar arsip inaktif. Hal itu berguna untuk

mengetahui arsip yang sudah habis masa retensinya, arsip yang

sudah dicek retensi serta fisik arsipnya akan dibuatkan daftar

51 Wawancara dengan FA, Koordinator Penata Arsip Unit Kearsipan Utama. Pada Hari

Senin Tanggal 13 Januari 2020 di Unit Kearsipan Utama. 52 FA. 53 Wawancara dengan HF, Pengadministrasi Umum Sub Bagian Tata Usaha. Pada Hari


64

usul musnah untuk diserahkan kepada Kasubag TU melalui

Pengadministrasi Umum TU. Setelah itu Pengadministrasi

Umum TU akan mengirimkan surat permohonan pemusnahan

arsip beserta lampiran daftar arsip usul musnah kepada

Pimpinan Unit Kearsipan Utama yakni Setditjen Dikdasmen.

2) Tahapan Pembentukan Panitia Tim Penilai Arsip

Tahapan pembentukan panitia penilai arsip merupakan

salah satu yang menjadi syarat mutlak bagi pelaksanaan

pemusnahan arsip. Pembentukan panitia penilai arsip untuk

menentukan jenis arsip mana saja yang dapat dimusnahkan

sesuai dengan ketentuan JRA dan juga nilai guna arsipnya.

Pembentukan panitia Tim Peniliai Arsip di Setditjen

Dikdasmen itu melalui persetujuan Pimpinan Unit Kearsipan

Utama yakni Setditjen Dikdasmen yang kemudian diserahkan

tanggung jawab kepada Kasubag TU selaku pelaksana tugas

Unit Kearsipan Utama. Adapun langkah-langkah dalam

pembentukan panitia tim penilai arsip adalah:

“Langkah awalnya, pimpinan arsip nantinya akan

menugaskan ke kepala sub bagian TU untuk membentuk tim

penilai arsip. setelah itu Kasubag TU melalui

pengadministrasi umum akan membuatkan SK pembentukan

panitia tim penilai arsip yang berisikan arsiparis/pejabat

kementerian, bidang hukum dan organisasi kementerian,

bidang pengawasan, unit kearsipan utama dan unit

pengolah/pencipta”54

54 HF.

65

Melalui pengadministrasi umum nantinya akan

membuat undangan surat permohonan menjadi tim penilai

arsip kepada tiap-tiap unsur yang akan menjadi panitia tim

penilai arsip.

“Untuk unsur arsiparis kementerian, unsur hukum dan

organisasi dan unsur pengawasan kita sifatnya mengundang,

kita membuat surat permohonan untuk menjadi tim penilai

arsip kepada unsur-unsur tim penilai arsip yang di biro umum

unit kearsipan kementerian serta yang di unit kearsipan utama

dan unit pengolahnya. Biasanya isi surat undangan

permohonan itu sudah disertai dengan lampiran daftar usul

musnah arsip”55

Senada dengan HF, MD juga menyatakan bahwa jika

pemusnahan yang dilakukan di Unit Kearsipan Utama

Setditjen Dikdasmen itu bersifat mengundang kepada unsur-

unsur panitia tim penilai yang berada di Unit Kearsipan

Kementerian.

“Iya, jadi kalo pemusnahan arsipnya di lakukan pada tataran

Setditjen Dikdasmen itu mengundang kami disini untuk

menjadi panitia tim penilai arsip melalui biro umum dan tim

penilai arsip itu harus berjumlah ganjil, tidak boleh genap

sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 tentang

Kearsipan”56

Surat Keputusan (SK) panitia tim penilai arsip akan di

keluarkan langsung oleh Kepala Sub Bagian TU. Sementara

itu, Adapun kriteria unsur-unsur yang menjadi bagian kedalam

panitia tim penilai arsip



66

“Untuk kriteria khusus sebetulnya si tidak diatur, hanya saja

yang pasti untuk arsiparis/pejabat kementerian harus

mempunyai kompetensi di bidang arsip, untuk perwakilan di

bidang hukum itu ya harus yang memahami betul hukum

terutama tentang arsip dan untuk perwakilan bidang

pengawasan itu diserahkan kepada Inspektorat Jenderal, lalu

untuk unit pegolah/penciptanya itu harus yang mengerti dan

bertanggungjawab betul terhadap arsip yang dipunyainya,

sementara untuk Unit Kearsipan Utama bisa Kepala Sub

Bagian TU langsung ataupun saya.”57

“Jadi yang terpenting itu unsur-unsur tersebut harus ada,

untuk prasyarat pembentukan tim penilai. Bidang hukum,

bidang pengawasan, arsiparis/pejabat unit kearsipan

kementerian, unit kearsipan utama, pencipta arsip atau unit

pengolah. Itu harus ada.” 58

Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat diketahui

bahwa pembentukan panitia tim penilai arsip di Unit

Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen itu memiliki unsur-

unsur tersendiri yakni: arsiparis/pejabat kementerian,

perwakilan bidang hukum dan organisasi kementerian,

perwakilan bidang pengawasan yakni Inspektorat Jenderal

Kementerian, perwakilan dari unit kearsipan utama dan

perwakilan unit pencipta/pengolahnya. SK panitia tim penilai

arsip itu langsung dikeluarkan oleh Kepala Sub Bagian TU dan

Panitia tim penilai arsip itu sendiri tidak memiliki kriteria

khusus namun harus berkompeten di bidangnya masing-

masing dan mengharuskan berjumlah ganjil dan tidak boleh

berjumlah genap.


Senin Tanggal 13 Januari 2020 di Unit Kearsipan Utama. 58 Wawancara dengan MD, Arsiparis Unit Kearsipan Kementerian. Pada Hari Senin


67

3) Tahapan Penilaian Arsip

Tahapan penilaian arsip merupakan kegiatan

menganalisis arsip yang berkaitan dengan informasi arsip yang

dapat dikaji dari lingkungan pencipta arsip atau fungsional.

Penilaian arsip bertujuan untuk memilah arsip-arsip ke dalam

dua kategori, dimana ada kategori arsip yang telah dinilai

dapat dikatakan tidak memiliki nilai guna dan harus

dimusnahkan serta kategori arsip yang masih memiliki nilai

guna dan wajib untuk disimpan kembali atau dipermanenkan.

Proses pelaksanaan penilaian arsip pada tataran Unit

Kearsipan Utama itu dapat dilakukan secara mandiri jika

fasilitas gedungnya itu memadai.

“Jadi, penilaian arsip itu sendiri dapat dilakukan disini

karena kita sudah memiliki ruangan simpan sendiri, record

center sendiri dimana kita hanya mengurusi arsip yang

retensinya dibawah 10 tahun. Kecuali arsip yang retensinya

diatas 10 tahun, itu sudah menjadi tanggung jawab unit

kearsipan kementerian. Biasanya penilaian arsip itu dilakukan

di ruang rapat yang telah kita siapkan” 59

Adapun hal-hal yang harus disiapkan oleh panitia tim

penilai arsip untuk melakukan pelaksanaan penilaian arsip

yakni:

“Tentunya yang mesti disiapkan ialah konfirmasi untuk para

tim penilainya, jadi kita mengkonfirmasikan melalui telefon 1

hari sebelum proses pelaksanaan penilaian arsip dimulai.

Apakah para perwakilan unsur-unsur tersebut bisa hadir atau

tidak, semisal perwakilan dari salah satu bidang tidak dapat

hadir, maka kita meminta kepada Biro Umum Sekretariat

Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan untuk

mencarikan pengganti yang sama berkompeten di bidangnya



68

itu. Selain itu tentunya kita menyediakan ruang rapat,

menyiapkan kembali fotocopy lampiran daftar usul musnah

yang sudah dikirim bersamaan surat undangan, menyediakan

alat-alat seperti pulpen, laptop, proyektor dan layar untuk

menampilkan daftar usul musnah arsip di layar yang akan

dibahas secara bersama”60

Sebagai salah satu unsur dari tim penilai arsip biasanya

masing-masing unsur tim penilai sudah mempelajari daftar

usul musnah yang sudah dikirimkan bersamaan dengan

undangan surat permohonan menjadi tim penilai arsip.

“Jadi memang surat undangan permohonan dan daftar usul

musnah itu memang biasanya sudah dapat diterima 3-4 hari

sebelum dilakukannya penilaian arsip sehingga itu membuat

tiap unsur perwakilan tim penilai bisa mempelajari bahan-

bahan yang telah diberikan dan juga bisa memiliki bekal untuk

melakukan penilaian arsip. Biasanya juga tiap perwakilan tim

penilai itu telah meverifikasi dengan cara mencentang-

centang terlebih dahulu atau dicoret-coret untuk bahan

persiapan untuk didiskusikan bersama pada saat menilai

nanti”61

Proses pelaksanaan penilaian arsip merupakan suatu

kegiatan yang paling penting, karena pada saat inilah arsip

dinamis inaktif bisa dapat diketahui penilaiannya apakah dapat

disimpan kembali atau musnah. Maka dari itu, panitia tim

penilai arsip memiliki pedoman atau acuan dalam melakukan

proses pelaksanaan penilaian arsipnya.

“Pedoman/acuannya itu sudah pasti dari JRA, JRA itu sebagai

pedoman umur arsip dan berapa lama arsip itu disimpan, jadi

arsip itu ada jangka waktu penyimpanannya semisal 10 tahun,

ada juga yang 5 tahun. Nah retensi itu ialah sebagai dasar

awal umur hidup arsip. Lewat JRA sudah ditentukan umur



69

arsip baik aktif dan inaktif dan itu sebagai pedoman penyusutan

termasuk juga sebagai acuan dalam melakukan penilaian

arsip. JRA tersebutlah yang menjadi dasar kekuatan hukum.

Karena JRA itu merupakan turunan dari ANRI lalu ke

Kementerian. Jadi pedomannya ya JRA Kementerian yang

tertera pada Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayan

No.45 tentang JRA, itu digunakan untuk mengetahui umur arsip

inaktif mana yang sudah dapat dilakukan pemusnahan”62

“Tim penilai itu berpedoman pada JRA dalam melakukan

penilaian, tanpa JRA ya tidak bisa. Jadi orang yang menilai

tidak boleh ngawur, apalagi keluar dari JRA. JRA yang jadi

pedoman disini ialah Peraturan Menteri, dimana Peraturan

Menteri tersebut sudah dibahas bersama oleh orang-orang

Arsip Nasional”63

Berdasarkan wawancara diatas, dapat diketahui

bahwasannya dalam melakukan penilaian arsip di Unit

Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen ini berpedoman kepada

Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 45

Tahun 2004 tentang Jadwal Retensi Arsip dan Kepegawaian di

Lingkungan Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan.

Dalam melakukan pelaksanaan penilaian arsip, Unit Kearsipan

Utama mempunyai alur penilaian arsip sebagai berikut:

“Iya jadi, penilaian arsip itu dilakukan di ruangan rapat,

dengan cara ditayangkan di layar proyektor dan dibahas dan

didiskusikan bersama-sama dengan tiap perwakilan unsur-

unsur tim penilai. Sebelum melakukan penilaian, kita selaku

panitia tim penilai arsip itu melakukan pemfotocopyan daftar

usul musnah yang akan di bagikan berdasarkan jumlah tim

penilai yang hadir, dapat dipastikan jumlahnya ganjil. Daftar

usul musnah arsip nantinya akan ditampilkan dilayar

proyektor untuk dapat dilihat secara bersama-sama dan para

penilai dapat melakukan diskusi, penilai arsip masing-

masingnya berhak memverifikasi arsip-arsip yang diusulkan

musnah dengan cara melakukan pencentangan nomor-nomor




70

arsip pada lembar fotocopy-nya. Setelah selesai nantinya akan

dibuatkan surat hasil pertimbangan penilaian arsip yang di

tanda tangani oleh seluruh panitia tim penilai arsip dan akan

diserahkan ke Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian

Pendidikan dan Kebudayaan untuk melakukan permohonan

persetujuan arsip yang dapat dimusunahkan”64

Berdasarkan pernyataan diatas, Unit Kearsipan Utama

memiliki alur penilaian arsip yang jelas dan hasil dari penilaian

tersebut berupa surat pertimbangan penilaian arsip. Adapun

proses pada saat pelaksanaan penilain arsipnya ini sebagai

berikut

“Prosesnya itu jadi kita melakukan pengecekan dan verifikasi

daftar arsip usul musnah dengan cara didiskusikan bersama-

sama, biasanya tiap tim penilai pasti sudah mempelajari

arsip-arsip yang diusulkan musnah melalui daftar usul arsip

yang dilampirkan sebelumnya. Mereka mengamati dan

mempelajari sesuai dengan bidangnya masing-masing. Saya

sendiri biasanya sudah memberikan catatan atau

pencontrengan untuk arsip mana saja yang sudah layak

musnah dan arsip mana yang mungkin masih dapat disimpan

kembali dengan mengacu kepada JRA-nya. Hal itu bisa

berguna sekali untuk kita menentukan apakah arsip layak

musnah ataukah tidak, masih ada kasus hukumnya kah atau

ada hal lain sehingga kita bisa rembuk dan sepakat untuk

menentukkan status arsipnya” 65

Dalam melakukan penilaian arsip kompetensi dan

pemahaman akan arsip ataupun keahlian pada bidangnya

masing-masing sangat dibutuhkan bagi tiap unsur perwakilan

tim penilai arsip




71

“Tentunya yang perlu diperhatikan dalam melakukan

penialain arsip adalah kompetensi dan kesiapan serta

pemahaman tentang arsip tiap perwakilan unsur tim penilai

karena sebagai perwakilan tim penilai tugas kita di undang

rapat itu memang untuk berargumen, bukan hanya untuk

duduk-duduk saja. Berargumen kenapa arsip ini harus

musnah, kenapa arsip itu harus disimpan kembali, apakah ada

temuan, apakah ada kasus hukum yang belum selesai, dan

yang terpenting harus ada dasarnya ketika beragumen. Jadi

jika seperti itu, tanpa JRA pemusnahan arsip akan jauh lebih

sulit dan lebih lama karena JRA ini sangat penting.”66

Berdasarkan keterangan diatas dapat dikatakan masing-

masing unsur perwakilan tim penilai arsip sudah mempelajari

lebih dulu dari daftar arsip usul musnah yang sudah diberikan

bersamaan dengan surat undangan permohonan serta sudah

memiliki data atau catatan tersendiri terhadap arsip-arsipnya.

Selain itu, pada proses pelaksanaan penilaian arsip itu para

unsur perwakilan tim penilai arsip memang diharuskan untuk

berargumen sesuai dengan kapasitas di bidangnya masing-

masing hal tersebut penting dilakukan guna untuk menentukan

keterangan status arsipnya.

Acuan yang paling utama dalam melakukan penilaian

arsip ialah Jadawal Retensi Arsip (JRA), dimana JRA

merupakan sebuah data umur hidup arsip yang sudah

ditetapkan. Selain dengan JRA, fungsi dari tim penilai arsip

dengan penjelasan diatas ialah untuk menilai dan beragumen

berdasarkan masing-masing kapasitasnya. Maka dari itu, dapat

diartikan, dengan adanya banyak unsur perwakilan tim penilai

66 MD.

72

arsip itu juga menandakan banyaknya sudut pandang dalam

menilai arsip. Selain itu, hal tersebut juga menandakan adu

argumen para tim penilai arsip tidak dapat dihindarkan.

“Hal yang terjadi ketika pelaksanaan penilaian arsip

berlangsung ialah adu argumen panjang antar tim penilai,

yang membuat memakan waktu karena mempertahankan

argumennya masing-masing. Akan tetapi itu penting karena

tiap tim penilai memiliki dasar argumennya melalui undang-

undang, peraturan menteri dll. Peraturan menteri itu menjadi

hal baku, terutama dalam hal peraturan menteri tentang JRA.

Berbeda hal jika tidak ada yang diperdebatkan itu cepat,

Semisal arsip 10 tahun sudah habis retensinya, yasudah

langsung dimusnahkan. Hanya saja, kami biasanya tim penilai

bisa melakukan penilaian dimana arsip yang mungkin sedang

di nilai ini memiliki kerancuan, dimana ada ketakutan arsip

tersebut memiliki temuan kasus yang belum selesai. Ketika

betul ditemukan temuan maka arsip tersebut dapat dikatakan

harus disimpan kembali sesuai dengan JRA awal yakni semisal

10 tahun berarti disimpan kembali 10 tahun. Umpamanya

contoh kasus, ada arsip keuangan 10 tahun sudah habis masa

retensinya di tahun 2020 ini, tapi ternyata arsip keuangan ini

masih ada kasus di kejaksaan, ada dikepolisian dan belum

beres. Begitu dinilai pada tahun ini di kejaksaan belum selesai,

itu berarti harus disimpan kembali dengan JRA yang sama di

waktu awal yaitu 10 tahun. Jadi disimpan kembali dengan JRA

yang sama, karena kasus keuangan itu belum selesai, apalagi

kasus itu biasanya tidak setahun 2 tahun selesai, maka dari itu

mengacu kepada waktu penyimpanan terlama di awal sesuai

JRA, bahkan dalam kasus keuangan biasanya ada kasus yang

belum selesai sampai 20 tahun. Bisa saja ada penyimpangan

didalam pengelolaan kegiatan-kegiatan kementerian,

makannya jika ada temuan arsip diwajibkan untuk tetap selalu

aktif dan tidak bisa inaktif, karena untuk memudahkan jika saat

dibutuhkan itu mudah ditemukan.”67

Penulis mencoba untuk menanyakan lebih dalam

tentang contoh kasus lain yang ditemukan dalam melakukan

pelaksanaan penilaian arsip

67 MD.

73

“Ada juga begitu menilai, katakan salah satu tim yang

menilai, mengatakan arsip peraturan menteri itu tidak layak

musnah karena Peraturan menteri ini jika sifatnya mengatur

itu arsip merupakan permanen, kecuali keputusan menteri itu

yang bisa musnah. Kenapa bisa begitu, karena surat

keputusan penetapan rumah dinas, surat keputusan

pengangkatan itu bisa musnah. Tetapi semisal peraturan, yang

mengatur regulasi secara keseluruhan apalagi secara

nasional itu permanen karena untuk hajat hidup orang

banyak. Jadi, jika surat keputusan penetapan rumah dinas,

rumah dinas kan ditempati, apabila rumah dinasnya itu sudah

tidak ditempatkan lagi itukan SK-nya sudah bisa

dimusnahkan/dihilangkan. Berbeda hal jika itu peraturan-

peraturan menteri yang diterbitkan oleh Menteri, itu

permanen masuknya, seperti MOU juga permanen.”68

Berdasarkan pernyataan diatas bahwasannya dalam

melakukan pelaksanaan penilaian arsip JRA jadi hal yang

sangat amat penting dimana semua perwakilan unsur tim

penilai itu acuan bakunya ialah JRA, selain dengan peraturan-

peraturan yang sudah ditetapkan. Dalam melakukan

pelaksanaan penilaian pun tidak terlepas dari adu argumen

guna menentukan apakah arsip itu layak musnah atau harus

disimpan kembali bahkan permanen. Selain itu, dengan

melakukan penilaian arsip, arsip akan dapat diketahui bila

memiliki temuan kasus hukum yang sedang berlangsung.

Dalam melakukan pelaksanaan penilaian arsip yang

dihasilkan dari pelaksanaan adalah surat pertimbangan

penilaian arsip yang sudah ditanda-tangani oleh seluruh

perwakilan panitia tim penilai arsip.

68 MD.

74

“Hasil dari pelaksanaan penilaian arsip adalah surat

pertimbangan penilaian arsip, surat itu harus ditandatangani

oleh seluruh peserta penilaian arsip. Jadi, semisal ada 10.000

arsip, namun setelah dilakukan penilaian itu hanya 9200 yang

layak musnah, sisanya 800 itu musti disimpan kembali sesuai

dengan JRA awal yang telah ditetapkan.” 69

Berdasarkan pernyataan diatas bahwa tahapan penilaian

arsip ini menghasilkan surat pertimbangan penilaian arsip

yang nantinya akan diserahkan ke Biro Umum Sekretariat


melakukan permohonan persetujuan arsip musnah ke Arsip

Nasional Republik Indonesia (ANRI).

4) Tahapan Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip ke

ANRI

Tahapan permohonan persetujuan pemusnahan arsip ke

ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) ini pertama-tama

diawali dengan keluarnya surat hasil pertimbangan penilaian

yang telah ditanda-tangani oleh seluruh perwakilan unsur

panitia tim penilai arsip.

“Iya seperti yang saya sudah jelaskan, setelah selesai

melakukan penilaian arsip itu akan dbuatkan surat hasil

pertimbangan penilaian arsip yang harus di tanda tangani

oleh seluruh panitia tim penilai arsip. Selanjutnya kita akan

menyererahkannya ke Biro Umum Sekretariat Jenderal

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan beserta lampiran

daftar usul musnah untuk dijadikan surat permohonan

persetujuan arsip yang dapat dimusunahkan ke ANRI”70

69 MD. 70 Wawancara dengan HF, Pengadministrasi Umum Sub Bagian Tata Usaha. Pada Hari


75

Dalam tahapan ini, alur birokrasi dalam meminta

persetujuan arsip dari Unit Kearsipan Utama Setditjen

Dikdasmen ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) itu

berbeda dengan Unit Kearsipan Kementerian.

“Jadi dari kita (Unit Kearipan Utama) itu tidak bisa langsung

minta persetujuan ke ANRI. Harus melalui biro umum dulu

yang dimana nantinya dari Biro Umum baru akan

membuatkan surat permohonan persetujuan arsip musnah

disertai lampiran surat pertimbangan penilaian dan daftar

usul musnah ke ANRI. Kemudian setelah itu ANRI juga akan

melakukan pengecekan dan verifikasi terhadap surat tersebut,

dari ANRI ini kemudian menghasilkan surat permohonan

persetujuan arsip musnah yang sudah ditanda tangani oleh

Kepala ANRI, surat itu akan diserahkan ke Biro Umum,

kemudian akan diteruskan ke kita yakni Unit Kearsipan Utama

(Sub Bagian TU). Berbeda dengan Unit Kearsipan

Kementerian yang bisa langsung melakukan permohonan

persetujuan ke ANRI ”71

Penulis lebih dalam menanyakan mengapa harus

meminta persetujuan lebih dahulu ke ANRI

“Iya karena itu memang sudah diatur di Undang-Undang, jadi

kita tidak berhak menyetujui arsip tersebut dapat dikatakan

musnah atau tidak sebelum disetujui ANRI, karena itu

wewenangnya mereka selaku Lembaga tertinggi yang

mengurusi arsip, dalam hal penyusutan arsip memang ANRI

mengawasi” 72

Berdasarkan pernyataan diatas menyatakan bahwa

dalam melakukan tahapan permohonan persetujuan arsip ke

ANRI ini akan menghasilkan surat permohonan persetujuan

arsip musnah yang sudah dicek dan diverifikasi serta

ditandatangani oleh Kepala ANRI.

71 HF. 72 HF.

76

5) Tahapan Penetapan Arsip Musnah

Penetapan arsip musnah ini merupakan tahapan dimana

arsip sudah betul-betul dinilai dan sudah ditetapkan sebagai

arsip yang layak musnah atau arsip yang disimpan kembali

berdasarkan surat permohonan persetujuan arsip musnah yang

sudah ditandatangani oleh Kepala ANRI.

Sebelum keluar surat tersebut, ANRI melakukan

pengecekan data dari surat hasil pertimbangan penialaian arsip

dan daftar usul musnah dan setelah dilakukan pengecekan

hasil persetujuan ANRI itu bisa saja berbeda.

“Jadi hasil pengecekan dan verfiikasi ANRI itu bisa

memunculkan hasil yang berbeda dimana arsip ada yang bisa

berketerangan dimusnahkan atau disimpan kembali karena

arsip vital.”73

Penulis meminta penjelasan lebih lanjut bagaimana

contoh ANRI mencoba melakukan pengecekan dan verifikasi

arsip musnah.

“Jadi, semisal data dari 10.000 arsip yang sudah dinilai oleh

tim penilai melalui surat pertimbangan penilaian

menyebutkan bahwa 8000 arsip harus musnah dan 2000 arsip

harus simpan kembali itu dapat berubah setelah dari ANRI.

Semisal ANRI ternyata menetapkan dari 8000 arsip yang

layak musnah itu ada 300 arsipnya yang keterangannya

menyebutkan arsip vital dan harus disimpan kembali.

Sehingga yang ditetapkan musnah itu menjadi 7700 arsip saja.

Itu bisa saja terjadi karena memang wewenangnya ANRI

untuk mengecek dan merevisi arsip ketika melakukan

permohonan persetujuan arsip yang ingin dimusnahkan

sebelum ditandatangani oleh Kepala ANRI. Setelah

ditandatangani itu keluar surat permohonan persetujuan

pemusnahan arsip yang telah ditandatangani yang akan

73 HF.

77

diserahkan ke Biro Umum kemudian diteruskan ke Kassubag

TU”74

Berdasarkan pernyataan diatas dapat diketahui bahwa

ANRI berhak untuk mengecek dan merevisi hasil dari surat

pertimbangan penilaian arsip sebelum ditanda-tangani oleh

Kepala ANRI.

Penulis menanyakan lebih dalam tentang bagaimana

setelah surat permohonan persetujuan arsip musnah keluar apa

yang dilakukan oleh Unit Kearsipan Utama.

“Jadi, surat permohonan persetujuan arsip musnah yang

telah ditandatangani itu kita terima melalui Kasubbag TU

(Unit Kearsipan Utama). Surat tersebut nantinya akan kita

kirimkan ke Pimpinan Arsip, kemudian pimpinan arsip akan

mengeluarkan surat penetapan arsip musnah dengan mengacu

dari hasil surat permohonan persetujuan arsip musnah dari

ANRI itu. Setelah itu kita akan melakukan proses penyimpanan

kembali untuk arsip yang dinyatakan harus disimpan kembali

dan membuat daftar arsip musnah untuk arsip yang ditetapkan

musnah dan membuat tim pemusnah arsip.”75

Berdasarkan pernyataan diatas setelah surat permohonan

persetujuan arsip musnah itu diterima oleh Unit Kearsipan

Utaama, kemudian Unit Kearsipan Utama melaporkan kepada

Pimpinan Arsip Unit Kearsipan Utama. Pimpinan Arsip akan

mengeluarkan surat penetapan arsip musnah berdasarkan

acuan dari hasil surat permohonan persetujuan arsip musnah

dari ANRI, kemudian Unit Kearsipan Utama melakukan

proses penyimpanan kembali dan membuat daftar arsip

74 HF. 75 HF.

78

musnah serta membuat tim pemusnah arsip untuk

melaksanakan pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip.

6) Tahapan Pelaksanaan Pemusnahan Arsip

Tahapan pelaksanaan pemusnahan arsip ini merupakan

tahapan akhir dari kegiatan pemusnahan arsip, dimana dalam

melakukan pemusnahan arsip ini yang bertanggung jawab

adalah Unit Kearsipan Utama Setidtjen Dikdasmen melalui

tim pemusnah yang dibentuk dan ditetapkan sesuai dengan SK

yang dikeluarkan langsung oleh Kepala Sub Bagian TU selaku

yang mempunyai wewenang dalam melakukan pelaksanaan

tugas pemusnahan arsip.

“Pembentukan tim pemusnah arsip itu dari Unit Kearsipan

Utama setelah menetapkan daftar arsip musnah. Pembentukan

tim pemusnah arsip itu pakai SK yang dibuat oleh Kasubag

TU (Unit Kearsipan Utama)”76

Sebelum melakukan proses pelaksanaan pemusnahan

arsip seperti yang dijelaskan diatas dan menunggu SK tim

pemusnah keluar, Unit Kearsipan Utama melalui penata

arsipnya juga melakukan proses penyimpanan arsip kembali

arsip dan pembuatan daftar arsip musnah.

“Proses penyimpanan kembali dan pembuatan daftar arsip

musnah itu dilakukan oleh penata arsip Unit Kearsipan Utama

setelah surat penetapan arsip musnah itu kita teruskan ke

mereka. Mereka juga yang menyiapkan daftar arsip yang akan

dimusnahkan” 77

76 HF. 77 HF.

79

“Hasil dari surat penetapan arsip itu akan diinformasikan ke

kita. Setelah itu data dari surat penetapan arsip musnah

tersebut sebagai acuan kita untuk memperbaharui status arsip

di database kita. Kita melakukannya itu di Sistem Otomasi

Kearsipan yang kita miliki yang bernama SINTA”78

Penulis lebih dalam lagi menanyakan bagaimana proses

penyimpanan kembali yang dilakukan oleh penata arsip

“Iya. jika arsip itu ditetapkan untuk disimpan kembali kita

hanya tinggal mengubah JRA arsip inaktifnya sesuai seperti

awalnya saja. Karena didalam SINTA itu ada menu yang

khusus menampilkan daftar arsip inaktif yang ada disini.

Tinggal cari dan mencocokkan arsipnya saja sesuai dengan

surat penetapan arsip yang kita terima”79

Hal tersebut juga berbarengan dilakukan ketika

melakukan proses pembuatan daftar arsip musnah.

“Jadi itu sebetulnya dilakukan berbarengan dengan proses

penyimpanan kembali, kita bagi tugas ada yang mengurusi

penyimpanan kembali ada yang mengurusi pembuatan daftar

arsip musnah. Prosesnya sama, masih mengacu pada hasil

surat penetapan musnah, arsip yang ditetapkan musnah itu

dicocokkan dengan yang di database, dimana pun tempatnya

yang sifatnya masih dalam satu dampingan file nya itu harus

hilang semua. Bentuk copy-annya, bentuk soft copy-nya dan

daftar arsipnya. Jika memang musnah maka musnah semua

dan harus dihapus.”80

Berdasarkan pernyataan diatas proses penyimpanan

kembali arsip dan pembuatan daftar arsip musnah itu

dilaksanakan oleh penata arsip. Penata arsip melakukannya

setelah surat penetapan arsip itu diterima dan melakukan

pembaharuan, pengecekan serta pencocokan arsip yang


Senin Tanggal 13 Januari 2020 di Unit Kearsipan Utama. 79 FA. 80 FA.

80

ditetapkan harus disimpan kembali dan ditetapkan musnah.

Penata arsip melakukannya di Database Sistem Otomasi

Kearsipan bernama SINTA yang dimiliki oleh Setidtjen

Dikdasmen.

“Nah, Daftar arsip musnah itu sebetulnya daftar arsip yang

telah ditetapkan musnah yang telah melalui proses penilaian

dan persetujuan dan juga sudah kita lakukan pengecekan dan

pencocokan pada database kita.”81

Berdasarkan pernyataan diatas, secara tidak langsung

arsip yang ditetapkan musnah dan sudah dilalui pencocokan

database dan melewati penilaian dan pesetujuan ANRI itulah

yang dibuat sebagai daftar arsip musnah. Selanjutnya setelah

daftar arsip musnah dibuat, penata arsip akan

menginformasikan dan bersurat kepada Kasubag TU untuk

melampirkan daftar arsip musnahnya.

Seperti yang dijelaskan diatas, setelah Unit Kearsipan

Utama menetapkan daftar arsip musnah, kemudian Kepala Sub

Bagian TU akan membentuk tim pemusnah arsip melalui SK

yang akan dikeluarkan.

“Tidak ada ketentuan khusus untuk menjadi tim pemusnah

arsip, karena tim pemusnah arsip itu hanya bertugas

menyaksikan dan melaporkan saja. biasanya isinya penata

arsip dan arsiparis. Kemarin yang kita lakukan itu perwakilan

unit kearsipan utama, penata arsip dan arsiparis yang menjadi

tim pemusnahnya.”82

81 FA. 82 Wawancara dengan HF, Pengadministrasi Umum Sub Bagian Tata Usaha. Pada Hari


81

Adapun penata arsip dalam hal ini memiliki tugas yang

berbeda, dimana sebelum melakukan pemusnahan penata arsip

juga harus menyiapkan daftar arsip yang harus dimusnahkan.

“Tugas kita itu ialah menyiapkan fisik dafar arsip musnah,

kita melakukannya dengan cara mengeluarkan langsung dari

boks arsip saja, yang penting ceklis verifikasi sesuai daftar

arsip musnah yang sudah ditetapkan. Jadi langsung keluarin

aja dari boksnya. Karena kalau pakai boks itu rugi, jika

boksnya sudah tidak layak langsung saja bersama boksnya

ikut disiapkan. Setelah itu barulah lanjut ke pelaksanaan

pemusnahan arsip.”83

Berdasarkan pernyataan diatas bahwasannya tim

pemusnah arsip terdiri dari arsiparis dan penata arsip sesuai

dengan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 68

Tahun 2016 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Tugas tim

pemusnah arsip ialah hanya menyaksikan dan melaporkan,

namun sebelum itu penata arsip punya tugas untuk

menyiapkan dan meverifikasi secara fisik arsip yang akan

dimusnahkan.

Dalam melakukan pelaksanaan pemusnahan arsip di

Unit Kearsipan Utama Setidtjen Dikdasmen itu tidak ada

pedoman/aturan yang mengaturnya.

“Jika dari pedoman Peraturan Menteri Pendidikan dan

Kebudayan No 068 sendiri itu tidak ada aturannya untuk

pemusnahan arsip. hanya mengatur bahwasannya

pemusnahan arsip dilakukan dengan cara dicacah, dilebur



82

atau lain-lainnya. Biasanya yang kita lakukan itu dicacah. jika

arsip yang dimusnahkan dalam volume yang banyak dan

besar, serta kitanya tidak mempunyai alat pencacah yang

besar itu kita butuh pihak luar yakni pabrik kertas yang

memiliki mesin pencacah yang besar.” 84

Penulis mencoba lebih dalam menanyakan kenapa lebih

memilih untuk melakukan pemusnahan dengan pencacahan.

“Iya karena dalam pemusnahan arsip itu yang menjadi syarat

penting ialah arsip yang dimusnahkan harus sudah tidak

dapat dibaca lagi informasinya. Dengan cara dicacah pun

sudah cukup, selain itu dengan cara dicacah, arsip yang sudah

dicacah bisa dapat bermanfaat dan dapat di daur ulang oleh

pabrik kertas yang menjadi pihak ketiga. Karena di

lingkungan Unit Kearsipan Utama biasanya dilakukan

pencacahan dengan mesin pencacah kertas.”85

Berdasarkan pernyataan diatas bahwasannya syarat

utama yang paling penting pada pelaksanaan pemusnahan

arsip ialah arsip yang dimusnahkan harus sudah tidak dapat

dibaca lagi informasinya. Maka dari itu, dalam melakukan

pemusnahan arsip volume besar, Unit Kearsipan Utama

Setditjen Dikdasmen melakukannya dengan cara

menggunakan pihak luar yakni Pabrik Kertas dengan cara

dicacah.

Sementara itu penulis juga menanyakan lebih dalam

tentang bagaimanakah pemusnahan arsip dalam volume kecil

“Jadi ada syarat arsip yang dapat dimusnahkan sendiri, nah

itu yang disebut volume kecil, jadi hanya yang sifatnya

duplikasi itu pasti akan dimusnahkan langsung tanpa harus



83

ada prosedur-prosedur yang ada. Semisal ada temuan arsip

yang berduplikasi itu akan langsung dihancurkan dengan

mesin pencacah kertas yang ada di sini dan dapat dilakukan

kapanpun” 86

“Mesin pencacah disini hanya untuk melakukan pemusnahan

volume arsip dengan volume kecil, paling tidak setengah jam

untuk lama pencacahannya. Itu kita sendiri yang melakukan,

jadi Setditjen Dikdasmen tersedia fasilitas dimana untuk

melakukan pemusnahan arsip dalam volume kecil. Kalau

untuk volume besar setditjen dikdasmen menggunakan pihak

ketiga yakni pabrik kertas” 87


punya syarat arsip yang dapat dimusnahkan sendiri atau

disebut pemusnahan arsip dalam volume kecil. Arsip yang

dimusnahkan itu ialah yang biasanya hanya bersifat duplikasi

tanpa harus ada prosedur-prosedur yang ada. Dilakukannya

dengan cara dicacah menggunakan mesin pencacah yang

dimiliki Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen.

Dalam melakukan pemusnahan arsip dalam volume

besar yang harus dilakukan dengan menggunakan pihak ketiga

dan tidak bisa dilakukan sendiri di Unit Kearsipan Utama

Setditjen Dikdasmen.

“Jelas tidak bisa, karena dalam pemusnahan arsip dalam

volume besar itu membutuhkan pihak ketiga, pabrik kertas

yang mempunyai mesin pencacah yang besar sementara

setditjen dikdasmen tidak memiliki alat pencacah sebesar

yang ada di pabrik. Disini kita hanya mempunyai 2 mesin

pencacah kertas biasa, dengan mesin yang ada itu sudah

cukup untuk mengakomodir kebutuhan kita sehari-hari dan

untuk mesin pecacah besar kita merasa tidak terlalu perlu

86 HF. 87 Wawancara dengan FA, Koordinator Penata Arsip Unit Kearsipan Utama. Pada Hari


84

untuk punya mesin sebesar itu. Sekalipun ingin dilakukan

disini, mesin pencacah kita itu hanya paling bisa melakukan

pencacahan 30 menit, karena kalau dipaksan untuk mencacah

lebih dari itu bisa berbahaya, akan menyebabkan mesin

rusak”88


Setditjen Dikdasmen tidak dapat melakukan pemusnahan arsip

dalam volume besar sendiri, karena mereka hanya memiliki 2

buah mesin pencacah kertas biasa dan itu tidak cukup untuk

digunakan dalam pemusnahan volume besar yang

membutuhkaan mesin pencacah kertas yang besar.

Dalam melakukan pemusnah arsip volume besar dengan

menggunakan pihak ketiga, pertama-tama Unit Kearsipan

Utama mencoba melakukan koordinasi terlebih dahulu

“Prosesnya itu pertama kita berkabar dulu ke pihak ketiganya

untuk melakukan pemusnahan, lalu kita bawa arsipnya ke

pihak ketiganya menggunakan truk, lalu setelah itu barulah

melakukan pencacahan dengan mesin pencacah kertas besar

karena pihak ketiga ini biasanya adalah pabrik kertas yang

biasanya akan di daur ulang kembali untuk membuat kertas

baru. Pabrik yang biasa kerjasama dengan kita itu, ada

namanya PT. Fajar di Cibitung, ada juga PT. Aspex

Kumbong Paper di Cileungsi dan ada juga yang di

Tangerang ”89

Berdasarkan pernyataan diatas, dapat dikatakan

bahwasannya hal yang pertama dilakukan dalam melakukan

proses pemusnahan arsip menggunakan pihak ketiga ialah

mengkoordinasikan secara langsung dengan pihak ketiga alias

pabrik kertas.



85

Pada tahun 2018 Unit Kearsipan Utama melakukan

pelaksanaan pemusnahan arsip menggunanakan pabrik kertas

PT. Aspek Kumbong Paper.

“Pabrik kertas yang kita gunakan pada saat itu PT. Aspek

Kumbong Paper yang ada di cileungsi karena PT. Aspek

Kumbong Paper sudah rekanan dengan kita. Pabrik kertas

yang kita gunakan pada saat itu PT. Aspek Kumbong Paper

yang ada di cileungsi karena PT. Aspek Kumbong Paper

sudah rekanan dengan kita. Untuk kriteria tidak ada, karena

bagi kita yang terpenting pabrik kertas tersebut memiliki

mesin pencacah kertas yang besar dan dapat menjamin

kerahasiaan informasi arsip agar tidak bocor kemana-mana.”

90

Berdasarkan pernyataan diatas, tepatnya pada bulan

April tahun 2018, proses pelaksanaan pemusnahan arsip dalam

volume besar itu memilih menggunakan jasa pihak ketiga

yakni PT. Aspex Kumbong Paper dengan alasan mereka

memiliki mesin pencacah kertas yang besar dan dapat

menjamin kerahasiaan informasi arsip agar tidak bocor

kemanapun.

“Arsip yang dimusnahkan pada saat itu kebanyakan arsip

keuangan, berita acara barang milik negara dan surat

korespondensi. Total berat timbangannya itu 7 ton, itu

termasuk duplikasi dan juga non arsip. jadi kalo di

kementerian pendidikan dan kebudayaan itu kan banyak

proposal-proposal untuk pembangunan sekolah atau

permohonan bantuan dana sekolah lain-lainnya. Nah itu kan

bukan arsip, itu disimpan lama oleh orang yang dulu mengira

itu adalah arsip. Bisa dibilang unit pengolahnya dulu mengira

bahwasannya proposal-proposal itu adalah arsip, jadi mereka

simpan itu.” 91

90 HF. 91 HF.

86

Berdasarkan pernyataan diatas, arsip yang dimusnahkan

pada tahun 2018 itu berjumlah 7 ton, arsip yang dimusnahkan

adalah arsip keuangan, berita acara barang milik negara dan

surat korespondensi. Selain itu, dari 7 ton arsip itu juga

merupakan arsip duplikasi dan non arsip yakni seperti

proposal-proposal permohonan bantuan dana sekolah.

Adapun proses pemusnahan arsip secara jelas akan

dijelaskan dibawah ini

“7 ton arsip ini kita tidak menggunakan tender, tetapi betul-

betul dari pabrik kertas yang kita ajukan sendiri dengan

spesifikasi mempunyai mesin pencacah kertas yang besar dan

mampu menampung arsip yang akan dimusnahkan. Itu kita

yang melakukan koordinasi ke pihak pabriknya, setelah oke

kita langsung menyewa truk untuk mengangkut arsip yang

akan dimusnahkan, selain itu kita juga biasanya memakai jasa

bantuan tenaga untuk mengangkut arsipnya seperti OB atau

security. Sampai akhirnya tiba disana kita hanya

mengkonfirmasi kapan waktu pencacahan dimulai, setelah itu

langsung dilakukan jasa pencacahan di pabrik kertasnya, tim

pemusnah mengawasi dan memastikan bahwasannya arsip itu

sudah tidak dapat diketahui informasinya dan

mendokumentasikannya sebagai bukti untuk laporan. Jadi

anggarannya dapat dibilang cukup besar, apalagi kita

melakukannya secara sendiri satu lembaga sekretariat

direktorat jenderal pendidikan dasar dan menengah.”92

Berdasarkan pernyataan diatas, secara jelas

bahwasannya tim pemusnah arsip hanya melakukan

koordinasi dan menyiapkan arsip serta mengantarkan arsip

yang akan dimusnahkan untuk diserahkan kepada pihak

ketiga. Setelah itu, tugas dari tim pemusnah arsip hanya untuk

menyaksikan dan mendokumentasikan untuk bukti laporan.

92 HF.

87

Penulis kemudian lebih dalam menanyakan tentang apa yang

dilakukan setelah melakukan pemusnahan melalui pihak

ketiga.

Penulis mencoba menambahkan lebih jelas peran dari

pabrik kertas dalam melakukan pemusnahan arsip

“Pabrik kertas itu hanya menerima arsip yang kita bawa, lalu

kemudian arsipnya akan ditimbang total beratnya berapa

sehabis ditimbang selanjutnya akan dilakukan proses

penghancuran arsip dengan mesin pencacah. Setelah hancur

yasudah selesai, arsip-arsipnya sudah tidak dapat diketahui

lagi informasinya.” 93

Adapun peran tim pemusnah arsip dalam melakukan

proses pelaksanaan pemusnahan arsip di PT. Aspex Kumbong

Paper ialah

“Tugas tim pemusnah arsip yaitu melakukan koordinasi

dengan pabrik kertas untuk mengkonfirmasi waktu

pencacahannya, selanjutnya tim pemusnah mendampingi dan

menyaksikan arsip secara penuh pada saat penimbangan dan

proses penghancurannya. Karena dalam undang-undang

tugas tim pemusnah arsip hanya menyaksikan dan melaporkan

saja. Intinya dalam pemusnahan arsip tim pemusnah bertugas

untuk memastikan bahwa informasi arsip yang dimiliki ini

tidak bocor kemana-mana dan arsip-arsip ini dipastikan telah

dihancurkan sampai tidak dapat diketahui lagi informasinya,

dan juga mereka harus mendokumentasikan proses

pemusnahannya sebagai bukti laporan akhir.” 94

Berdasarkan pernyataan diatas, proses pemusnahan arsip

yang dilakukan, PT. Aspex Kumbong Paper akan menerima

arsip yang akan dimusnahkan dan tim pemusnah akan

melakukan konfirmasi waktunya, pertama yang dilakukan

93 HF. 94 HF.

88

adalah arsip akan ditimbang untuk diketahui totalnya dan

setelahnya akan dilakukan proses penghancuran arsip

menggunakan mesin pencacah kertas yang besar. Proses

tersebut didampingi secara penuh oleh tim pemusnah arsip

karena untuk memastikan bahwa informasi arsip yang dimiliki

ini tidak bocor kemanapun dan memastikan seluruh arsip telah

dihancurkan sampai tidak dapat diketahui lagi informasinya.

Tim pemusnah arsip juga harus mendokumentasikan proses

pemusnahannya sebagai bukti laporan akhir.

“Yang dimaksud laporan akhir itu namanya laporan kegiatan.

Laporan kegiatan itu isinya ada bab-bab nya ada

lampirannya, ada dokumentasinya. Isinya itu dari mulai latar

belakang, tujuan, rangkaian kegiatan pemusnahannya,

keterangan waktunya dan kronologis untuk pelaksanaan

kegiatan pemusnahan arsipnya itu dijelaskan semua. Laporan

ini dibuat untuk ditujukan untuk dilaporkan kepada pimpinan

arsip, laporan tersebut itu sifatnya bukan untuk publik dan

bukan arsip.” 95

“Jadi daftar arsip musnah dan berita acara pemusnahan itu

merupakan hasil dari seluruh proses pemusnahan arsip

karena itu dapat dikatakan sebagai arsip baru, seperti apa

yang sudah saya sampaikan sebelumnya, gunanya sebagai

pengganti arsip asli dan bukti resmi bahwa arsip sudah

dimusnahkan. Nah, itu juga pasti dilampirkan dilaporan

kegiatan yang akan ditujukan ke pimpinan arsip.” 96

Dalam melakukan seluruh proses pemusnahan arsip itu

akan menghasilkan sebuah arsip baru, yakni daftar arsip

musnah dan berita acara pemusnahan.

“Berita acara dan daftar arsip musnah ini akan dibuat

beberapa rangkap sesuai kebutuhan yang akan dibagikan dan

disimpan di Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen dan

95 HF. 96 HF.

89

Unit Kearsipan Kementerian Biro Umum Sekretariat Jenderal

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan sebagai pengganti

arsip yang telah dimusnahkan. Karena berita acara dan daftar

arsip musnah itu mempunyai kekuatan hukum yang sama

seperti arsip yang asli. Jika semisal ada yang mau nyari apa

dan itu udah musnah, kita punya berita acara dan daftar arsip

musnah itu sama kuatnya seperti aslinya.”97

Berdasarkan pernyataan diatas, bahwa hal yang

dilakukan setelah pelaksanaan pemusnahan arsip selesai akan

menghasilkan arsip baru yakni berita acara dan daftar arsip

musnahnya. Kemudian dapat diketahui juga, bahwa berita

acara dan daftar arsip itu memiliki kekuatan hukum yang sama

dengan arsip aslinya, yang berguna sebagai bukti jika ada yang

mencari atau ada keperluan terhadap arsip yang sudah musnah

tersebut.

“Jadi daftar arsip musnah dan berita acara pemusnahan itu

tidak memiliki JRA, karena kedua arsip tersebut akan menjadi

arsip vital yang sifatnya permanen. Nah jadi jelas itu tidak

dapat dimusnahkan lagi.” 98

Penulis mencoba menyakan lebih dalam tentang

dimanakah daftar arsip musnah dan berita acara pemusnahan

disimpan

“Kalo daftar arsip musnah dan berita acara pemusnahan itu

disimpan oleh Kepala Sub Bagian TU di Ruang Penyimpanan

Arsip Vital Unit Kearsipan Utama.” 99

Berdasarkan pernyataan diatas, daftar arsip musnah dan

berita acara pemusnahan itu tidak memiliki JRA karena kedua

97 HF. 98 HF. 99 HF.

90

arsip tersebut merupakan hasil dari proses pemusnahan arsip

yang kemudian termasuk kedalam jenis arsip vital yang

sifatnya permanen untuk Unit Kearsipan Utama Setditjen

Dikdasmen. Arsip tersebut tidak dapat dimusnahkan dan

dsimpan di Ruang Penyimpanan Arsip Vital di Unit Kearsipan

Utama Setditjen Dikdasmen.

3. Upaya Unit Kearsipan Utama Sekretariat Ditjen Dikdasmen dalam

Menghadapi Kendala Pelaksanaan Kegiatan Pemusnahan Arsip

Dinamis Inaktif

Dalam melakukan kegiatan pelaksanaan pemusnahan arsip

dinamis inaktif ada beberapa kendala yang dimiliki oleh Unit Kearsipan

Utama Setditjen Dikdasmen. Salah satu contoh kendala yang dihadapi

adalah pada saat penyeleksian/pemeriksaan arsip yang akan dijadikan

daftar arsip usul musnah.

“Kendalanya itu ada pada tahap pemeriksaan berkasnya sih, karena

fisik dan daftarnya itu kadang-kadang tidak sama pas awal itu cukup

ribet. Itu terjadi karena pada awal pemindahan arsip dari aktif ke

inaktif terkadang Unit Pengolah/Unit Penciptanya tidak menyerahkan

file sesuai prosedur, ada yang menyerahkan lengkap, ada yang ketika

diperiksa kembali ternyata ada yang kurang atau hilang, ada juga yang

bahkan mengirimkannya 1 kardus besar tanpa diolah. Hal tersebut

berpengaruh untuk proses menyiapkan daftar usul musnah arsip yang

dilakukan oleh penata arsip.”100

“Kendalannya pada saat proses pendaftaran arsip inaktif yang awal,

kenapa begitu karena terkadang dari Unit Pengolah/Unit Penciptanya

ketika melakukan pemindahan arsip dinamis inaktif ke Unit Kearsipan

Utamanya berkasnya ada yang kita terima secara utuh, ada yang

ternyata berkasnya tidak lengkap, bahkan ada yang masih bentuk boks-

boks besar dan itu tercecer. Akhirnya kita mesti mengelompokkan

arsipnya lagi pada saat awal pendafataran arsip inaktif. Nah itu

berpengaruh ketika pada saat kita menyiapkan daftar usul musnahnya

100 HF.

91

sementara kita harus melakukan pengecekan fisik arsipnya. Kadang

daftar yang dimuat dan fisiknya itu tidak sama/kurang lengkap, jadi kita

butuh waktu untuk melihat fisik arsipnya kembali, apakah tersedia atau

tidak, bahkan kadang ternyata temuan arsipnya itu adalah copy-an aja

bukan aslinya” 101

Berdasarkan pernyataan diatas dapat diketahui bahwa kendalanya

ada pada saat menyiapkan daftar arsip usul musnah. Kendala yang

ditemui tim penata arsip merupakan kesulitan dalam menyiapkan daftar

arsip musnah akibat dari ketidaktelitian dan ketidaklengkapan berkas

pada saat pemindahan arsip dari Unit Pengolah/Unit Pencipta ke Unit

Kearsipan Utama. Hal tersebut menimbulkan efek domino yang

mempengaruhi sulitnya proses verifikasi kembali atau pengecekan

kembali fisik berkas yang masuk kedalam daftar arsip musnah.

Adapun upaya yang dilakukan tim penata arsip ialah melakukan

rekonstruksi arsip untuk arsip-arsip yang baru akan dipindahkan ke

Unit kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen

“Upaya yang kita lakukan itu biasa kita sebut rekonstruksi arsip,

menyatukan file berdasarkan kegiatannya. Karena tidak semua arsip

dalam satu kegiatan itu berurutan dan bahkan terpisah-pisah, Surat

tugasnya semisal ada di sana, surat undangannya ada di sini, laporan

keuangannya disana dan daftar hadirnya dipisah. Nah hal tersebut kan

memaksa kita untuk melakukan penyatuan arsip, nah itu kita sebut

rekonstruksi arsip atau bisa dibilang arsip di bangun kembali hingga

terkumpul jadi satu berkas, setelahnyan baru diinput ke dalam SINTA

untuk dijadikan daftar arsip inaktif sehingga untuk kedepannya data

dan fisik arsipnya bisa sesuai dan mudah untuk ditemukan”102


Senin Tanggal 13 Januari 2020 di Unit Kearsipan Utama. 102 FA.

92

Selain itu, hal yang mempengaruhi kenapa Unit Pengolah/Unit

Pencipta arsip tidak melengkapi prosedur pemindahan adalah

kekurangan SDM arsip hingga terjadinya tumpang tindih pekerjaan.

“Hal tersebut juga terjadi karena adanya tumpang tindih pekerjaan,

jadi tiap unit pengolah/pencipta mempunyai satu pengadministrasi

umum yang bertanggung jawab terhadap arsip, akan tetapi biasanya

itu adalah jabatan tempelan atau tugas tambahan dimana sebetulnya

orang itu sudah punya jabatan dan tugas aslinya. Jadi kita memaklumi

itu dan mau tidak mau harus menerima berkasnya, yang terpenting

arsipnya terselamatkan.” 103

Adapun upaya yang dilakukan oleh Unit Kearsipan Utama ialah

melakukan Workshop/Sosialisasi ke tiap-tiap Unit Pengolah/Pencipta.

“Jadi kita itu ada Workshop dan Sosialisasi tentang kearsipan yang

bertujuan meningkatkan kesadaran bahwasannya pentingnya

berkas/arsip tiap-tiap Unit Pengolah/Unit Pencipta untuk

diselamatkan, walaupun belum ada arsiparis yang mumpuni di tiap

Unit Pengolah/Unit Penciptanya. Yang terpenting tiap unit pengolah

itu sudah percaya menitipkan berkas ke unit kearsipan utama,

sebelumnya itukan dikelola sendiri, jadi kita lakukan berangsur-

angsur untuk meningkatkan keasadaran mereka.” 104

Berdasarkan pernyataan diatas, upaya yang dilakukan Unit

Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen itu melakukan rekonstruksi

arsip dengan cara mengolah arsip dari awal sekali, setelah selesai akan

diinput kedalam SINTA dan dimasukkan kedalam daftar arsip inaktif

sehingga untuk kedepannya data dan fisik arsipnya bisa sesuai dan

mudah untuk ditemukan. Selain itu Unit Kearsipan Utama Setditjen

Dikdasmen juga melakukan Workshop/Sosialisasi yang berguna untuk



93

meningkatkan kesadaran dari Unit Pengolah/Unit Pencipta tentang

bagaimana pentingnya menyelamatkan arsip yang dimilikinnya.

Adapun kendala lain dalam melakukan pemusnahan arsip

dinamis inaktif ialah pada saat pelaksanaan penilaian arsip, dimana

terkadang ada dari perwakilan unsur tim pemusnah ketika hari H

penilaian dia tidak hadir.

“Secara keseluruhan itu lancar-lancar saja ketika melaksanakan

penilaian arsip. Cuma ada sebetulnya kendala dimana pada saat

pelaksanaan penilaian itu salah satu perwakilan unsur tim penilai

tidak hadir padahal sudah konfirmasi kehadiran, berhalangan hadir

bisa karena sakit ataupun ada tugas mendadak yang mesti didahulukan

dan tidak dapat digantikan. Itu yang menjadi kendala karena

pelaksanaan penilaian bisa tertunda dan akan mundur waktunya.

Karena pelaksanaan penilaian tidak bisa diganti waktu dan tim penilai

yang sudah diundang sudah sesuai plot tiap unsurnya” 105

Penulis mencoba lebih dalam menanyakan tentang pentingnya

tim penilai harus hadir.

“Karena yang ikut rapat itu harus tanda tangan dokumen, jadi

memang yang sudah mendapat surat undangan harus/wajib hadir

semisal memang tidak bisa hadir tiap unsur-unsurnya harus mengirim

perwakilannya yang lain sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan.

Itu harus ada dan wajib ada karena tiap-tiap unsur adalah penting

untuk melakukan penilaian, semisal dari bidang hukum tidak bisa

hadir perwakilannya di hari H, ya mau gak mau harus ada yang lain

untuk mewakilinya, tidak boleh tidak hadir, yang terpenting memiliki

kompetensi di bidang hukum,” 106

Berdasarkan pernyataan diatas, bahwa kendala pada saat

penilaian arsip itu pada saat ada salah satu unsur tim penilai arsip yang

tidak hadir pada hari H penilaian padahal sudah mengkonfirmasi

105 Wawancara dengan MD, Arsiparis Unit Kearsipan Kementerian. Pada Hari Senin

Tanggal 13 Januari 2020 di Unit Kearsipan Kementerian. 106 MD.

94

kehadirannya. Hal demikian menyebabkan mundurnya waktu

penilaian, karena dalam hal pelaksanaan penilaian arsip, tim penilai

arsip yang sudah mendapatkan undangan itu wajib hadir dan waktu

penilaian tidak dapat diganti.

Adapun upaya yang dilakukan oleh panitia tim pemusnah arsip

ialah berusaha untuk selalu mem-follow-up dari mulai H-1 sampai pada

hari H.

“Upaya yang dilakukan itu biasanya panitia tim penilai arsip akan

berusaha selalu menghubungi by phone untuk tiap perwakilan tim

penilai arsip dari H-1 sampai hari H. Jika memang ternyata di H-1

atau di hari H ada yang berhalangan hadir maka bisa langsung

meminta rekomendasi pengganti yang sama berkompeten dari unsur

yang berhalangan, semisal dari pihak arsiparis yang berhalangan

hadir maka panitia tim pemusnah arisp meminta rekomendasi

arsiparis lain untuk diajukan kepada Biro Umum Sekretariat Jenderal

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan . Jadi dengan demikian

dapat dipastikan kita tetap bisa menjalankan penilaian arsip dengan

tepat waktu” 107

Berdasarkan pernyataan diatas, upaya yang dilakukan panitia tim

pemusnah arsip dalam menghadapi kendala tersebut ialah dengan cara

menghubungi tim penilai arsip dari H-1 sampai kepada hari H penilaian.

Ketika memang ada yang berhalangan hadir maka panitia tim penilai

bisa langsung mengkoordinaskan dan meminta rekomendasi pengganti

yang berkompeten di bidangnya masing-masing.

107 MD.

95

C. Pembahasan

Pada tahap ini penulis akan membahas hasil penelitian yang sudah

dipaparkan di atas. Berikut pembahasan mengenai penyusutan arsip dinamis

inaktif di Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan

Dasar dan Menengah, pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip dinamis

inakitf di Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan

Dasar dan Menengah, serta upaya untuk mengatasi kendala dalam

pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di unit Kearsipan

Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan dasar dan Menengah.


(Setditjen Dikdasmen) merupakan sebuah lembaga yang dimana sebagai

unsur pelaksana dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Sebagai

lembaga negara, Setditjen Dikdasmen mengharuskan untuk dapat

mengelola arsip dengan baik dan tepat, demi memperlancar pengambilan

keputusan dan keberlangsungan hidup dari lembaga tersebut.

Menurut Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan (Peraturan

Menteri Pendidikan dan Kebudayan ) No. 68 Tahun 2016 Tentang Tata

Kearsipan di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan pasal 2

ayat 2 poin c menjelaskan bahwasannya pelaksanaan pengelolaan arsip

dilaksanankan secara desentralisasi oleh masing-masing unit organisasi

secara berjenjang. Sesuai struktur organisasi kearsipan yang sudah

dijelaskan diatas, Unit Kearsipan Utama terdapat di Sekretariat Direktorat

Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah. Secara struktur Penanggung

Jawab/Pimpinan Unit Kearsipan Utama ialah Sekretaris Jenderal

96

Pendidikan Dasar dan Menengah, akan tetapi dalam hal wewenang

pelaksana tugas untuk mengelola Unit Kearsipan Utama berada dibawah

koordinasi Kepala Sub Bagian TU yakni Ibu Siti Nuraeni Munawarti, S.Pd,

M.Si. yang dimana Sub Bag TU bertugas mengurusi persuratan,

perpustakan dan kearsipan Setditjen Dikdasmen. Menurut Undang-Undang

Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, dijelaskan bahwa pengelolaan

arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien,

efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan

penyusutan arsip.

1. Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif di Unit Kearsipan Utama

Sekretariat Ditjen Dikdasmen

Penyusutan arsip dinamis merupakan salah satu bentuk kegiatan

penting dari pengelolaan arsip dinamis, adapun yang dimaksud dalam

penyusutan arsip dinamis adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip

dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit

kearsipan, pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dan

penyerahan arsip statis ke ANRI.

Dalam melakukan penyusutan arsip dinamis itu tidak bisa

sembarangan terlebih lagi pada tataran lembaga pemerintahan, itu harus

mempunyai landasan hukum tentang penyusutan arsip. Berdasarkan

wawancara penulis, kegiatan penyusutan arsip dinamis inaktif di Unit

Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen memiliki landasan

hukum/pedoman yakni, pada Peraturan Menteri Pendidikan dan

Kebudayaan (Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayan ) Nomor

97

68 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan

Kebudayaan, Peraturan Menteri Pendidikan Kebudayaan (Peraturan

Menteri Pendidikan dan Kebudayan ) Nomor 45 tentang Jadwal Retensi

Arsip Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan Kementerian Pendidikan

dan Kebudayaan. Adapun pada kegiatan penyusutan arsip tersebut

mengacu kepada Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43

Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Republik

Indonesia Nomor 68 Tahun 2012 tentang Pelaksanaaan Undang-

Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Sementara itu, kegiatan penyusutan arsip di Unit Kearsipan

Utama Setditjen Dikdasmen hanya melaksanakan 2 dari 3 kegiatan

yang tertera pada Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayan No.68

Tahun 2016 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian

Pendidikan dan Kebudayaan yakni meliputi:

1. Kegiatan pemindahan arsip dinamis aktif ke inaktif dari Unit

Pengolah/Unit Pencipta ke Unit Kearsipan Utama, dan

2. Pemusnahan arsip dinamis inaktif yang sudah tidak memiliki

nilai guna.

Mengapa demikian, berdasarkan wawancara penulis karena

penyerahan itu bersifat statis, sementara Unit Kearsipan Utama

Setditjen Dikdasmen itu hanya khusus mengelola arsip dinamis saja

dengan JRA dibawah 10 (sepuluh) tahun. Arsip dinamis inaktif itu

berada di Pusat Penyimpanan Unit Kearsipan Utama, sementara yang

98

mengelola arsip dinamis aktif itu bagian Unit Pengolah/Unit Kerja,

yang terdiri dari 5 Bagian yang ada di Setditjen Dikdasmen.

Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa penyusutan arsip

dinamis yang dilakukan di Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen

hanya melakukan kegiatan pemindahan arsip dinamis aktif ke inaktif

dan pemusnahan arsip dinamis inaktif.

2. Kegiatan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif di Unit Kearsipan

Utama Sekretariat Ditjen Dikdasmen

Berdasarkan penjelasan diatas, kegiatan penyusutan arsip yang

dilakukan Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen terdiri dari

pemindahan, namun pada kesempatan kali ini penulis hanya akan fokus

membahas tentang pemusnahan arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan

Utama Setditjen Dikdasmen.

Berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayan

No.68 Tahun 2016 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian

Pendidikan dan Kebudayaan pasal 44 menjelaskan kegiatan

pemusnahan arsip dilakukan secara desentralisasi, dimana pada poin b

mengatur bahwa Unit Kearsipan Utama dapat memusnahkan arsip yang

retensinya kurang dari (10) tahun.108 Seperti yang sudah dijelaskan, Unit

Kearsipan hanya mengelola arsip dinamis inaktif dengan JRA dibawah

10 (sepuluh) tahun. Maka dengan demikian, Unit Kersipan Utama benar




99

adanya dapat memusnahkan arsip yang retensinya dibawah 10

(sepuluh) tahun.

Penanggung jawab kegiatan pelaksanaan pemusnahan arsip di

Unit Kearsipan Utama adalah Pimpinan Unit Kearsipan Utama yakni

Sekretaris Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah, akan

tetapi yang mempunyai wewenang pelaksanaan tugas kegiatan

pemusnahan arsip adalah Kepala Sub Bagian TU.

a. Pedoman/Acuan Kegiatan Pemusnahan Arsip Dinamis

Inaktif di Unit Kearsipan Sekretariat Ditjen Dikdasmen

Kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di Unit

Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar

dan Menengah (Setditjen Dikdasmen) yang bertanggung jawab

pada pelaksanaan tugasnya ialah Kepala Sub Bagian Tata Usaha

(Subbag TU) yakni Ibu Siti Nuraeni Munawarti, S.Pd, M.Si.

Dibawah Kepala Sub Bagian TU terdapat Pengadministrasi Umum

TU yang bertugas sebagai koordinator pengelolaan arsip di Unit

Kearsipan Utama, dimana memiliki tugas untuk

mengkoordinasikan seluruh alur pengelolaan arsip, termasuk alur

kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan

Utama.

Kegiatan pemusnahan arsip di Unit Kearsipan Utama

Setditjen Dikdasmen dan Menengah menggunakan

pedoman/acuan, yakni Peraturan Menteri Pendidikan dan

Kebudayaan No. 68 dengan mengacu Undang-Undang Nomor 43

100

tentang Kearsipan. Menurut Undang-Undang Republik Indonesia

Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 51 ayat 1

menjelaskan bahwa pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip

yang:

1) Tidak memiliki nilai guna

2) Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan

berdasarkan JRA

3) Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang, dan

4) Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara109

Dengan demikian, Hal tersebut merupakan acuan dalam

melakukan pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip di Unit

Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen.

Selain itu, seperti apa yang disampaikan oleh Muhammad

Rosyihan Hendrawan dan Mochammad Chaezienul Ulum, bahwa

penyusutan arsip termasuk kegiatan pemusnahan arsip di sebuah

lembaga, dilaksanakan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA),

yang ditetapkan oleh pimpinan tertinggi sebuah lembaga dan

mendapat persetujuan Kepala ANRI.110 Sementara dalam hal

tersebut, Unit Kearsipan utama sudah memiliki pedoman JRA

sendiri untuk pengendalian penciptaan dan pemusnahan arsip yang

diatur melalui Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No.

109 Indonesia, “Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 Tentang

Kearsipan.” 110 Muhammad Rosyihan Hendrawan dan Mochamad Chaezienul Ulum, Pengantar


101

45 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di

Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

Dengan demikian dapat dikatakan, Unit Kearsipan Utama

telah memiliki pedoman/acuan yang jelas dan baik, dalam

melakukan pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip dinamis

inaktif.

b. Pelaksanaan Kegiatan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif di

Unit Kearsipan Sekretariat Ditjen Dikdasmen

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43

Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 86, menjelaskan bahwa jika

setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip di luar

prosedur yang benar sebagaimana dimaksud dalam pasal 51 ayat

(2) dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun

dan denda paling banyak Rp. 500.000.000,00 (lima ratus juta

rupiah).

Pada penelitian kali ini penulis hanya akan membahas pada

pelaksanaan pemusnahan arsip dinamis inaktif tahun 2018 yang

dilakukan oleh Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen. Di

tahun ini kebanyakan arsip-arsip yang dimusnahkan itu ialah arsip

yang ada pada tahun 2004-2007. Arsip yang dapat dimusnahkan

oleh Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen ialah seluruh

arsip yang memiliki JRA dibawah 10 tahun dan sudah habis masa

retensi inaktifnya.

Berdasarkan wawancara penulis, Adapun Unit Kearsipan

Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan

102

Menengah (Setditjen Dikdasmen) sudah melaksanakan

pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip dan memiliki beberapa

prosedur/tahapan pelaksanaannya, yakni:

1. Tahapan Pemeriksaan/Penyeleksian Arsip

Tahapan Pemeriksaan/Penyeleksian Arsip ini bertujuan

untuk memastikan arsip-arsip yang akan dimusnahkan.

Berdasarkan wawancara penulis. Tahapan ini dilakukan oleh

penata arsip Unit Kearsipan Utama, dimana mereka

melakukannya setiap satu tahun sekali pada saat akhir tahun.

Berdasarkan wawancara penulis, adapun alur proses

pemeriksaan/penyeleksian arsip yang dilakukan ialah:

a) Penata arsip mengecek daftar arsip inaktif dan masa

retensi inaktifnya.

Daftar arsip inaktif ini sudah dimiliki oleh Unit Kearsipan

Utama dan menjadi acuan untuk mengetahui arsip manakah

yang sudah habis JRA inaktifnya.

b) Penata arsip melakukan pengecekan dan verifikasi fisik

arsipnya

Penata arsip melakukan pengecekan arsip di role opec

untuk meverifikasi kembali bentuk fisik dan keberadaan

arsip yang sudah habis retensinya sesuai daftar arsip inaktif.

c) Pembuatan daftar arsip usul musnah

Arsip yang sudah dicek fisiknya dan diverifikasi bentuk

fisik dan keberadaannya sesuai dengan daftar arsip inaktif

103

itu akan dibuatkan daftar arsip usul musnah oleh penata

arsip. Pembuatan daftar arsip usul musnah sekurang-

kurangnya berisi: nomor, jenis arsip, tahun, jumlah, tingkat

perkembangan dan keterangan.

d) Penyerahan daftar arsip usul musnah ke Kasubag TU

Setelah melakukan pembuatan daftar usul musnah nantinya

akan diserahkan kepada Kasubag TU, biasanya melalui

Pengadministrasi Umum TU.

e) Meminta persetujuan permohonan pemusnahan kepada

Pimpinan Arsip

Pengadministrasi Umum akan mengirimkan surat

permohonan pemusnahan arsip beserta lampiran daftar

arsip usul musnah kepada Pimpinan Unit Kearsipan Utama

yakni Sekretaris Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan

Menengah. Setelah surat permohonan pemusnahan arsip

disetujui, Pimpinan Arsip juga langsung memerintahkan

Kassubag TU untuk membentuk Panitia Tim Penilai Arsip.

Dari alur proses pemeriksaan/penyeleksian arsip yang

dilakukan Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen, itu

sesuai dengan poin yang tertera pada Peraturan Kepala ANRI

yang menyebutkan bahwa pada tahapan penyeleksian arsip

dilakukan melalui JRA dengan cara melihat pada kolom retensi

inaktif dan arsip yang memiliki retensi inaktifnya telah habis

atau terlampaui dan pada kolom keterangan dinyatakan musnah,

104

maka arsip tersebut dapat dikategorikan sebagai arsip usul

musnah.111

Dengan demikian tahapan pemeriksaan/penyeleksian

arsip dinamis inaktif yang dilakukan Unit Kearsipan Utama

memiliki alur yang jelas dan baik, dengan cara penata arsip

mengecek daftar arsip inaktif dan masa retensi inaktifnya.

Untuk melakukan pengecekan dan verifikasi fisik arsipnya.

Setelah itu mereka membuat daftar arsip usul musnah dan

diserahkan ke Kasubag TU untuk meminta persetujuan

permohonan pemusnahan kepada Pimpinan Arsip Unit

Kearsipan Utama.

2. Tahapan Pembentukan Panitia Tim Penilai Arsip

Tahapan pembentukan panitia tim peniliai arsip bertujuan

untuk melakukan penilaian arsip yang akan dimusnahkan. Unit

Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidkan

Dasar dan Menengah (Setditjen Dikdasmen) memiliki alur

birokrasi pembentukan tim penilaian arsip sebagai berikut:

a. Langkah awalnya, setelah daftar usul musnah disetujui

oleh Pimpinan Unit Kearsipan Utama yakni Sekretaris

Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah,

kemudian Pimpinan Arsip menugaskan Kepala Sub Bagian

TU (Kassubag TU) selaku pelaksana tugas Unit Kearsipan

Utama untuk membentuk panitia tim penilai arsip.

111 Arsip Nasional Republik Indonesia, Peraturan Kepala ANRI Nomor 37 tentang

Pedoman Penyusutan Arsip, 2016

105

b. Selanjutnya, Kassubag TU melalui Pengadministrasi

Umum TU akan membuat surat undangan permohonan

menjadi tim penilai arsip kepada perwakilan unsur-unsur

tim penilai yang sudah ditetapkan. Surat permohonan

menjadi tim penilai arsip itu biasanya disertai dengan

lampiran daftar usul musnah dan SK panitia tim penilai

arsip itu dikeluarkan langsung oleh Kassubag TU.

Hal tersebut sesuai dengan apa yaang dikatakan oleh

Muhammad Rosyihan Hendrawan dan Mochamad Chaezienul

Ulum bahwa Pemusnahan arsip dilakukan dengan pembentukan

panitia peniliai arsip ditetapkan oleh pimpinan tertinggi

lembaga. 112

Dalam menentukan unsur-unsur panitia tim penilai arsip,

Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen tidak memiliki

ketentuan yang mengatur tentang kriteria khusus menjadi

panitia tim penilai arsip, akan tetapi mereka punya standar

dimana tiap unsur atau perwakilannya harus berkompeten dan

bertanggung jawab di bidangnya masing-masing dan harus

memiliki pemahaman tentang arsip serta harus berjumlah ganjil

dan tidak boleh genap.


Kearsipan: Dari Isu Kebijakan ke Manajemen, h. 63.

106

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, bahwa panitia

tim penilai arsip memiliki unsur-unsur yang sudah ditetapkan

oleh Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen, adapun unsur-

unsur tersebut terdiri dari:

a) Arsiparis/Pejabat Kementerian

b) Bidang Hukum dan Organisasi

c) Bidang Pengawasan (Inspektorat Jenderal)

d) Perwakilan Unit Kearsipan Utama

e) Unit Pengolah/Unit Pencipta

Hal tersebut sesuai dengan Peraturan Kepala ANRI No. 37

tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip Panitia

menjelaskan bahwa panitia penilai arsip sekurang-kurangnya

harus memenuhi unsur pimpinan Unit Kearsipan sebagai ketua

merangkap anggota, unsur pimpinan Unit Pengolah yang

arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota, dan arsiparis

sebagai anggota.113

3. Tahapan Penilaian Arsip

Tahapan penilaian arsip ini merupakan tahapan untuk

menentukan status arsip apakah layak musnah ataupun tidak,

apakah tidak terdapat kasus atau permasalahan yang

berhubungan dengan jenis arsip yang akan dimusnahkan.

Berdasarkan wawancara penulis, tim penilai arsip dalam

melakukan penilaian arsip memiliki pedoman/acuan baku yakni



107

Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 45

tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di

Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Tanpa

menggunakan JRA, penilaian arsip tidak akan bisa dilaksanakan

dan tidak efektif bahkan bisa dibilang ngawur, karena JRA itu

yang akan menjadi dasar kekuatan hukum dan merupakan

turunan dari ANRI ke Kementerian yang telah disepakati. Hal

itu sesuai dengan apa yang dikatakan oleh Muhammad

Rosyihan Hendrawan dan Mochamad Chaezienul Ulum bahwa

JRA berfungsi sebagai dasar hukum untuk menyimpan arsip,

memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna dan sebagai dasar

hukum retensi atau penyusutan arsip. 114

Berdasarkan wawancara penulis, penilaian arsip ini

ternyata bukan hanya dapat dilakukan di Unit Kearsipan

Kementerian, akan tetapi Unit Kearsipan Utama juga bisa.

Dalam melakukan penilaian arsip, Unit Kearsipan Utama

melakukan penilaian di ruang rapat dengan cara menayangkan

daftar usul musnah di layar proyektor dan dibahas serta

didiskusikan bersama oleh tim penilai.

Sebelum melakukan penilaian arsip, adapun panitia tim

penilai arsip melakukan persiapan, antara lain:

1. Mengirimkan surat undangan permohonan beserta lampiran

daftar usul musnah kepada seluruh tim penilai arsip.



108

Biasanya tim penilai akan menerima surat tersebut H-3 atau

H-4 sebelum hari yang dijadwalkan.

2. Melakukan konfirmasi kehadiran para tim penilai,

konfirmasi tersebut dilakukan melalui telefon 1 hari

sebelum proses pelaksanaan penilaian arsip dimulai kepada

seluruh tim penilai arsip,

3. Menyediakan ruang rapat,

4. Menyiapkan fotocopy lampiran daftar usul musnah yang

dibagikan kepada seluruh tim penilai arsip.

5. Menyediakan alat-alat seperti pulpen, laptop, proyektor dan

layar untuk menampilkan daftar usul musnah arsip.

Berdasarakan wawancara penulis, surat undangan

permohonan menjadi tim penilai arsip yang disertai dengan

lampiran daftar usul musnah, oleh tiap perwakilan tim penilai

arsip itu biasa dijadikan bahan untuk mempelajari arsip yang

akan dinilai. Hal yang biasa dilakukan oleh tiap tim penilai

adalah melakukan verifikasi dengan cara mencentang-centang

atau mencoret-coret untuk daftar usul musnah bahan persiapan

yang akan didiskusikan bersama saat menilai.

Dengan demikian, tim penilai arsip dapat dikatakan telah

memiliki data atau catatan tersendiri terhadap arsip-arsip yang

akan dinilai berdasarkan latar belakang unsur tiap tim penilai,

karena memang tugas para unsur perwakilan tim penilai arsip

109

itu diharuskan untuk berargumen sesuai dengan kapasitas di

bidangnya masing-masing.

Berdasarkan wawancara penulis, tim penilai arsip

memang diharuskan untuk berargumen sesuai dengan kapasitas

di bidangnya masing-masing. Sehingga ada hal-hal yang

terkadang ditemui pada saat pelaksanaan penilaian arsip, yakni

adanya adu argumen panjang yang memakan waktu lama akibat

tim penilai masing-masingnya mempertahankan argumennya

yang berdasar, baik melalui Undang-Undang, Peraturan

Menteri, dan juga JRA. Secara konteks penilaian arsip, hal

tersebut menurut penulis penting dilakukan karena guna

tercapainya penilaian arsip yang jelas, dari hal tersebut tim

penilai arsip menentukan dengan jelas status keterangan

arsipnya apakah layak musnah atau harus disimpan kembali,

atau masih memiliki temuan kasus hukum.

Berdasarkan wawancara penulis, ketika ada arsip yang

memiliki temuan kasus hukum, maka arsip tersebut harus

disimpan kembali dengan menggunakan JRA awal jenis

arsipnya. Dalam pelaksanaan penilaian, tim penilai arsip pernah

menemukan arsip keuangan yang masih ada kasus di Kejaksaan

dan juga di Kepolisian bahkan itu belum beres. Dengan

demikian, arsip tersebut sudah dapat dipastikan harus disimpan

kembali sesuai dengan JRA awalnya. Mengapa demikian,

karena dalam penyelesaian kasus itu bisa memakan waktu 1-2

110

tahun bahkan lebih. Tim penilai bahkan pernah menemui kasus

arsip yang sampai 20 tahun belum selesai kasusunya. Maka dari

itu, sikap yang diambil tim penilai jika ada temuan kasus itu

mewajibkan kepada Unit Kearsipan Utama untuk

mengkategorikan arsip tersebut kedalam arsip yang selalu aktif

dan tidak bisa inaktif, hal tersebut berguna jika pada saat

dibutuhkan itu dapat dengan mudah ditemukan.

Berdasarkan wawancara penulis, tahapan penilaian arsip

ini akan menghasilkan surat pertimbangan penilaian arsip. Surat

pertimbangan penilai arsip ini berisikan berkas-berkas yang

telah disetujui musnah dan juga ada berkas yang

dipertimbangkan agar tidak dimusnahkan dan disimpan kembali

dengan alasan tertentu seperti yang dijelaskan sebelumnya

diatas. Selain itu, surat pertimbangan penilaian arsip ini harus

ditanda-tangani oleh seluruh tim panitia penilai arsip termasuk

Pimpinan Unit Kearsipan Utama. Hal tersebut sesuai dengan

apa yang disampaikan Peraturan Kepala ANRI No. 37 tahun

2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip bahwa hasil penilaian

akan dituangkan kedalam pertimbangan tertulis oleh panitia

penilai arsip. 115 Hasil dari surat pertimbangan penilaian tersebut

selanjutnya akan diserahkan ke Biro Umum Sekretariat Jenderal

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan melalui Kassubag



111

TU (Unti Kearsipan Utama) lewat Pengadministrasi TU untuk

melakukan permohonan persetujuan arsip musnah ke Arsip

Nasional Republik Indonesia (ANRI).

4. Tahapan Permohonan Persetujuan Arsip Musnah ke ANRI

Menurut Peraturan Kepala ANRI No. 37 tahun 2016

tentang Pedoman Penyusutan Arsip menjelaskan bahwa syarat

persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip jika pemusnahan

arsip dilakukan di lingkungan lembaga negara harus

mendapatkan persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.116

Lembaga negara seperti Kementerian Pendidikan dan

Kebudayaan tidak berhak menyetujui arsip dapat dikatakan

musnah begitu saja, karena wewenang untuk menyetujui arsip

musnah atau tidak itu dimiliki oleh Lembaga tertinggi yang

mengurusi arsip yakni Arsip Nasional Republik Indonesia

(ANRI).

Sesuai dengan pernyataan diatas, Unit Kearsipan Utama

dalam melakukan permohonan persetujuan pemusnahan arsip

ke ANRI itu pada prosesnya tidak bisa langsung ke ANRI.

Sebelumnya ada alur birokrasi yang harus ditempuh.

Berdasarkan wawancara penulis, adapun alur birokrasinya

sebagai berikut:

116 Arsip Nasional Republik Indonesia.

112

a. Unit Kearsipan Utama melalui Pengadministrasi Umum

mengirimkan surat pertimbangan penilaian arsip beserta

lampiran daftar usul musnah ke Biro Umum Sekretariat

Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan .

b. Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pendidikan

dan Kebudayaan menerima surat hasil pertimbangan

penilaian dan kemudian membuat surat permohonan

persetujuan arsip musnah ke ANRI disertai lampiran surat

hasil pertimbangan penilaian dan daftar arsip usul

musnahnya.

c. ANRI menerima surat dan melakukan pengecekan dan

verfifikasi arsip musnah yang disetujui, kemudian hasilnya

ditandatangani oleh Kepala ANRI. Surat permohonan

persetujuan arsip musnah yang telah ditanda-tangani akan

diserahkan ke Biro Umum Sekretariat Jenderal

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan .

d. Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pendidikan

dan Kebudayaan menerima surat permohonan persetujuan

arsip musnah yang sudah ditandatangani kemudian

diserahkan ke Unit Kearsipan Utama.

Dengan demikian, berdasarkan penjelasan diatas Unit

Kearsipan Utama telah melakukan tahapan permohonan

persetujuan arsip musnah dengan benar sesuai apa yang

disampaikan menurut Peraturan Kepala ANRI No. 37 tahun

113

2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip, bahwa proses

permohonan persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip harus

memenuhi syarat yakni: 1. Menyampaikan surat permohonan

persetujuan/pertimbangan dari Pencipta Arsip kepada Kepala

ANRI; 2. Menyampaikan daftar usul musnah berupa salinan

cetak dan elektronik, dan; 3. Menyampaikan surat pertimbangan

oleh panitia penilai arsip.

5. Tahapan Penetapan Arsip Musnah

Tahapan ini merupakan tahapan penentuan arsip yang

disetujui untuk musnah ataupun arsip yang harus disimpan

kembali. Berdasarkan hasil wawancara, pada tahapan

permohonan persetujuan arsip musnah, ANRI akan melakukan

pengecekan terlebih dahulu melalui surat hasil pertimbangan

dan daftar usul musnah yang sudah dikirim hingga kemudian

menghasilkan surat permohonan persetujuan arsip musnah yang

ditandatangani oleh Kepala ANRI.

Dalam hal tersebut, hasilnya bisa saja memunculkan hasil

yang berbeda dengan surat hasil pertimbangan tim penilai. Hal

itu disebabkan karena ANRI berhak untuk mengecek dan

merevisi hasil dari surat pertimbangan penilaian arsip. Unit

Kearsipan Utama pernah menemukan kasus dimana arsip yang

sudah layak musnah dari hasil pertimbangan penilaian, setelah

dilakukan pengecekan dan verifikasi oleh ANRI berubah

114

statusnya menjadi harus disimpan kembali dengan keterangan

bahwa arsip tersebut itu arsip vital.

Berdasarkan wawancara penulis, gambaran dari apa

yang terjadi diatas itu semisal surat pertimbangan penilaian

menyebutkan bahwa dari 10.000 arsip yang dinilai, 8000

arsipnya dinyatakan musnah, sementara 2000 arsipnya dinilai

untuk disimpan kembali dengan alasan dan keterangan

tertentu. Setelah itu, ketika surat pertimbangan penilaian

diserahkan ke ANRI dan sudah melewati proses pengecekan

dan verifikasi, hasilnya dapat berubah, dari 8000 arsip menjadi

hanya 7700 arsip yang ditetapkan musnah. Sementara 300

arsip ditetapkan sebagai arsip yang harus disimpan kembali

dengan keterangan arsip tersebut adalah arsip vital. Setelah

surat permohonan persetujuan arsip musnah itu diserahkan

selanjutnya akan dikirim kembali ke Biro Umum Sekretariat


diteruskan kepada Kassubag TU Setditjen Dikdasmen untuk

dilaporkan ke Pimpinan Arsip Unit Kearsipan Utama. Hasil

dari surat permohonan persetujuan musnah dari ANRI menjadi

acuan untuk Pimpinan Arsip Unit Kearsipan Utama

mengeluarkan surat penetapan arsip musnah. Dengan

demikian bahwa hasil dari surat penetapan arsip musnah

tersebut sudah tidak dapat diganggu gugat lagi. Selanjutnya

Unit Kearsipan Utama melakukan proses penyimpanan

115

kembali dan membuat daftar arsip musnah serta membuat tim

pemusnah arsip untuk melaksanakan pelaksanaan kegiatan

pemusnahan arsip.

6. Tahapan Pelaksanaan Pemusnahan Arsip

Pelaksanaan pemusnahan arsip merupakan tahapan akhir

dari kegiatan pemusnahan arsip. Namun Berdasarkan

wawancara penulis, sebelum pelaksanaan pemusnahan arsip,

Unit Kearsipan Utama melalui penata arsipnya melakukan

proses penyimpanan arsip kembali dan pembuatan daftar arsip

musnah. Pada prosesnya, penata arsip menunggu surat

penetapan arsip musnah terlebih dahulu yang akan diterima dari

melalui Pengadministrasi Umum TU. Surat penetapan arsip

musnah tersebut merupakan acuan bagi penata arsip untuk

memperbaharui status arsip di database Sistem Otomasi

Kearsipan yang dimiliki yakni bernama SINTA.

Proses penyimpanan kembali arsip dan pembuatan arsip

itu dilakukan berbarengan dengan cara membagi tugas kepada

para penata arsip di Unit Kearsipan Utama Sekretariat

Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah (Setditjen

Dikdasmen). Adapun cara melakukannya adalah sebagai

berikut:

1. Pada proses penyimpanan kembali untuk arsip yang

ditetapkan untuk disimpan kembali, penata arsip hanya

tinggal mengubah JRA arsip inaktifnya sesuai dengan

116

awalnya. Karena didalam SINTA itu sudah terdapat menu

khusus yang menampilkan daftar arsip inaktif yang dimiliki

Unit Kearsipan Utama. Jadi, penata arsip hanya tinggal

mencari dan mencocokkan arsip yang ditetapkan harus

disimpan kembali lewat surat penetapan arsip musnah yang

diterima.

2. Pada proses pengurusan arsip yang ditetapkan musnah juga

tidak jauh berbeda, dimana data arsip yang sudah ditetapkan

musnah itu dicocokkan di dalam SINTA, dengan syarat

diaman pun tempatnya data yang bersifat masih kedalam

satu dampingan filenya itu harus hilang semua.

3. Pembuatan daftar arsip musnah, secara tidak langsung

penata arsip membuatnya dari daftar arsip yang telah

ditetapkan musnah melalui proses penilaian dan persetujuan

sesuai prosedur, setelah melalui pembaharuan dan verifikasi

yang ada didatabase SINTA.

Dengan demikian, setelah daftar arsip musnah dibuat dan

diserahkan ke Kassubag TU melalui Pengadministrasi Umum

TU, kemudian Kasubag TU akan menetapkan daftar arsip

musnah untuk dilanjutkan pada proses pelaksanaaan

pemusnahan arsip.

Menurut Peraturan Kepala ANRI No. 37 tentang

Penyusutan Arsip, pelaksanaan pemusnahan arsip mempunyai

ketentuan yang harus diperhatikan, adapun ketentuannya:

117

a. Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip

musnah dan tidak dapat dikenali;

b. Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari

Unit Kerja Bidang Hukum dan/atau Unit Kerja Bidang

Pengawasan dari Lingkungan Pencipta Arsip yang

bersangkutan.

c. Disertai penandatanganan berita acara yang memuat

daftar arsip yang dimusnahkan. 117

Berdasarkan wawancara penulis, dalam melakukan proses

pelaskanaan pemusnahan arsip itu dibutuhkan tim pemusnah

arsip. SK tim pemusnah arsip akan dikeluarkan secara langsung

oleh Kepala Sub Bagian TU, adapun tim pemusnah arsip terdiri

dari:

a. Perwakilan dari Unit Kearsipan Utama

b. Penata Arsip

Pembentukan tim pemusnah arsip dilakukan setelah

ditetapkannya daftar arsip usul musnah. Tim pemusnah arsip

tidak memiliki ketentuan khusus, karena hanya bertugas untuk

menyaksikan dan melaporkan serta mendokumentasikan arsip

yang telah dimusnahkan. Intinya dalam pemusnahan arsip tim

pemusnah bertugas untuk memastikan bahwa informasi arsip

yang dimiliki ini tidak bocor kemanapun dan memastikan arsip

telah dihancurkan sampai tidak dapat diketahui lagi



118

informasinya, serta harus mendokumentasikan proses

pemusnahannya sebagai bukti laporan akhir.

Arsip yang dapat dimusnahkan oleh Unit Kearsipan

Utama Setditjen Dikdasmen ialah seluruh arsip yang memiliki

JRA dibawah 10 tahun dan sudah habis masa retensi inaktifnya.

Pemusnahan arsip yang dilakukan oleh Unit Kearsipan Utama

ialah dengan cara dicacah, karena dalam melakukan

pemusnahan syarat penting arsip yang dimusnahkan adalah

informasi yang terkandung didalamnya itu tidak dapat dibaca

lagi. Hal tersebut sesuai dengan apa yang tertuang dalam

Peraturan Kepala ANRI No.37 Tahun 2016 tentang Penyusutan

Arsip, dijelaskan bahwa pelaksanaan pemusnahan arsip dapat

dilakukan dengan cara: Pencacahan, Penggunaan bahan kimia

dan Pulping. 118

Dengan demikian pada pemusnahan arsip, Unit Kearsipan

Utama telah menjalankannya dengan baik. Selain itu Unit

Kearsipan Utama mempunyai alasan memilih untuk

melaksanakan pemusnahan arsip dengan cara pencacahan agar

kertasnya dapat bermanfaat untuk didaur ulang oleh pihak

ketiga yakni pabrik kertas untuk dibuat menjadi kertas baru.

Sehubungan dengan pihak ketiga dan pabrik kertas, pada

Unit Kearsipan Utama itu memiliki 2 kategori dalam melakukan

pemusnahan arsip:

118 Arsip Nasional Republik Indonesia

119

a) Kategori Arsip Volume Besar

Kategori arsip ini dilakukan dengan syarat arsip yang akan

dimusnahkan jumlahnya dalam volume besar. Arsip dalam

volume besar ini akan dimusnahkan dengan cara dicacah

dengan syarat menggunakan pabrik kertas yang memiliki

mesin pencacah yang besar.

b) Kategori Arsip Volume Kecil/Mandiri

Kategori arsip ini merupakan arsip yang dapat

dimusnahkan sendiri atau disebut pemusnahan arsip dalam

volume kecil. Syarat arsip yang dapat dimusnahkan sendiri

ialah arsip yang bersifat duplikasi, proses pemusnahannya

tanpa harus melakukan prosedur-prosedur yang ada seperti

halnya dalam kategori volume besar. Dilakukannya secara

mandiri, dengan cara dicacah menggunakan mesin

pencacah yang dimiliki Unit Kearsipan Utama Setditjen

Dikdasmen dan dapat dilakukan kapanpun ketika ada

temuan arsip yang sifatnya duplikasi.

Dengan demikian, Unit Kearsipan memiliki 2 (dua)

kategori pemusnahan arsip yakni dalam volume besar dan

volume kecil/secara mandiri. Segala prosedur pelaksanaan

kegiatan pemusnahan arsip hanya berlaku untuk pemusnahan

arsip dengan kategori volume besar, sementara dalam volume

kecil tidak perlu melalui prosedur-prosedur yang ada dan dapat

dilakukan kapanpun.

120

Berdasarkan wawancara penulis, Unit Kearsipan Utama

tidak bisa melakukan pemusnahan arsip dalam volume besar

sendiri dikarenakan terbatasnya mesin pencacah kertas. Unit

Kearsipan Utama hanya memiliki dua mesin pencacah kertas,

dimana masing-masing mesinnya hanya dapat melakukan

pencacahan maksimal setengah jam saja (30 Menit). Jika

dipaksakan mesin digunakan lebih dari setengah jam itu bisa

menyebabkan panas (over heat) dan dapat menyebabkan

kerusakan pada mesinnya. Jadi dapat dipastikan pemusnahan

arsip dalam volume besar tidak bisa dilakukan di Unit Kearsipan

Utama karena mereka tidak memiliki mesin pencacah kertas

yang besar dan hanya memiliki mesin pencacah kertas yang

kecil, karena hanya dengan mesin pencacah kertas yang kecil itu

menurut mereka sudah cukup mengakomodir kebutuhan Unit

Kearsipan Utama sehari-hari sehingga tidak membutuhkan

adanya mesin pencacah kertas yang besar.

Seperti yang telah dijelaskan diatas, bahwa dalam

melakukan proses pemusnahan arsip volume besar itu

membutuhkan pihak ketiga yakni pabrik kertas. Penulis disini

akan menjelaskan lebih dalam tentang bagaimana proses

pemusnahan arsip dalam volume besar yang dilakukan Unit

Kearsipan Utama pada bulan April tahun 2018 melalui tim

pemusnahan arsip dengan menggunakan pabrik kertas PT.

Aspek Kumbong Paper.

121

a) Menyiapkan fisik daftar arsip yang harus dimusnahkan

Menyiapkan disik daftar arsip yang akan

dimusnahkan ini mengacu kepada daftar arsip musnah yang

sudah melewati proses penilaian dan persetujuan ANRI.

Dalam menyiapkan hal ini, yang bertanggung jawab adalah

penata arsip. Langkah awalnya penata arsip mengeluarkan

arsip dari boks-boksnya, kemudian mereka memverifikasi

arsip dengan cara menceklis arsip sesuai daftar arsip

musnah yang ditetapkan. Jika penata arsip menemukan

boks arsip yang dirasa tidak layak, maka arsip sekaligus

boksnya akan langsung disiapkan untuk proses

pemusnahan. Landasan arsip sudah dapat dimusnahkan itu

ketika telah selesai disiapkannya arsip sesuai dengan daftar

arsip musnah.

Adapun arsip-arsip yang akan dimusnahkan, terdiri

dari arsip keuangan, berita acara Badan Milik Negara dan

surat korespondensi. Selain itu, pada tahun ini terdapat juga

arsip duplikasi dan non arsip yang terdiri dari proposal-

proposal untuk pembangunan sekolah dan permohonan

bantuan dana sekolah yang dimana itu adalah bukan arsip.

Hal ini terjadi karena, dokumen-dokumen tersebut

disimpan lama oleh Unit Pengolah yang mengira bahwa itu

adalah arsip. Untuk arsip duplikasi dan non arsip ini tidak

122

melewati prosedur arsip yang ada karena memang arsip

tersebut sudah musti dimusnahkan.

b) Melakukan koordinasi dengan pihak ketiga (PT. Aspek

Kumbong Paper)

Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen memilih

untuk memusnahkan arsip tersebut itu menggunakan pabrik

kertas yang bernama PT. Aspek Kumbong Paper. Pabrik

kertas tersebut dipilih karena mereka memiliki mesin

pencacah yang besar dan dapat menjamin kerahasiaan

informasi dari arsip yang akan dihancurkan agar tidak bocor

kemanapun.

Dalam hal kriteria pemilihan pabrik kertas itu

sebetulnya tidak diatur dalam pedoman/undang-undang,

jadi kriteri memiliki mesin pencacah kertas yang besar dan

dapat menjamin kerahasiaan informasi arsip itu merupakan

kriteria yang dimiliki Unit Kearsipan Utama.

Pada prosesnya, perwakilan tim pemusnah arsip akan

melakukan koordinasi dengan cara menghubungi pihak

ketiga yakni pabrik kertas PT. Aspex Kumbong Paper

untuk menentukan jadwal melakukan pemusnahan

arsipnya.

123

c) Pengantaran arsip yang dimusnahkan ke pihak ketiga (PT.

Aspek Kumbong Paper)

Pengantaran arsip ini dilakukan oleh Unit Kearsipan

Utama melalui tim pemusnah arsip. Proses pengantaran

arsip ini dilakukan menggunakan mobil truk, dimana mobil

truk tersebut disewa oleh Unit Kearsipan Utama.

Arsip-arsip yang telah disiapkan oleh tim pemusnah

arsip melalui penata arsip itu akan dipindahkan ke dalam

mobil truk. Biasanya Unit Kearsipan Utama akan menyewa

jasa bantuan tenaga untuk pengangukatan arsip

dipindahkan ke mobil truk kepada OB (Office Boy) atau

Security. Setelah proses pemindahan arsip ke mobil truk

selesai, maka tim pemusnah arsip akan mengantarkannya

ke pabrik kertas PT. Aspek Kumbong Paper untuk

dimusnahkan.

d) Proses pelaksanan pemusnahan arsip oleh pihak ketiga

(PT. Aspek Kumbong Paper)

PT. Aspek Kumbong Paper hanya bertugas

menerima arsip yang dibawa oleh tim pemusnah arsip,

kemudian akan ditimbang total beratnya lalu setelahnya

kana dilakukan proses penghancuran arsip dengan mesin

pencacah kertas yang besar sampai arsip-arsipnya hancur

dan informasinya tidak dapat diketahui lagi.

124

Ketika arsip sudah diterima oleh PT. Aspek

Kumbong Paper, maka selanjutnya tugas tim pemusnah

arsip akan melakukan koordinasi dengan PT. Aspek

Kumbong Paper untuk mengkonfirmasi waktu

pencacahnnya. Setelah melakukan koordinasi tim

pemusnah arsip juga wajib mendapingi arsip pada saat

dilakukan proses penimbangan untuk mengetahui total

timbangan arsipnya, dimana dalam hal ini total timbangan

beratnya adalah 7 ton arsip.

Begitu pula ketika pada saat proses penghancuran

arsip dengan menggunakan mesin pencacah kertas, tim

pemusnah arsip harus mendampingi secara penuh

prosesnya sampai arsip selesai dihancurkan.

Jadi, tugas tim pemusnah arsip memang untuk menyaksikan

dan mendampingi proses pemusnahan arsip yang berguna

untuk memastikan bahwa seluruh arsip yang dimiliki oleh

Unit Kearsipan Utama telah dihancurkan sampai informasi

arsipnya tidak diketahui serta memastikan bahwa arsip

yang dihancurkan informasinya tidak bocor kemanapun.

Selain itu, tim pemusnah arsip juga wajib untuk

mendokumentasikan proses pemusnahan arsip sebagai

bukti untuk dilaporkan.

125

e) Membuat laporan akhir

Laporan akhir itu merupakan laporan kegiatan.

Laporan kegiatan itu terdiri dari bab per bab dari mulai latar

belakang, tujuan, rangkaian pemusnahannya, keterangan

waktunya dan penjelasan kronologis pelaksanaan kegiatan

pemusnahan arsip dinamis inaktif, lampiran serta

dokumentasi sesuai dengan kegiatan pemusnahan arsip

yang dilakukan pada bulan April tahun 2018 yang akan

dilaporkan pada Pimpinan Arsip Unit Kearsipan Utama.

Laporan kegiatan ini tidak termasuk sebuah arsip dan

laporan ini sifatnya bukan untuk publik.

Setelah melakukan seluruh proses pemusnahan arsip

akan menghasilkan sebuah arsip baru, yakni daftar arsip

musnah dan berita acara pemusnahan. Kedua arsip tersebut

berguna sebagai pengganti arsip asli dan sebagai bukti arsip

telah dimusnahkan. Kedua arsip tersebut juga akan

dilampirkan pada laporan kegiatan yang akan diserahkan ke

Pimpinan Arsip Unit Kearsipan Utama.

Berdasarkan penjelasan diatas, pada bulan April tahun

2018 Unit Kearsipan Utama melakukan pelaksanaan

pemusnahan arsip dalam volume besar dengan jumlah 7 ton

arsip dengan menggunakan pabrik kertas PT. Aspek Kumbong

Paper. Adapun arsip yang dimusnahkan itu diantaranya adalah:

126

1. Arsip Keuangan

2. Berita Acara Barang Milik Begara dan,

3. Surat Korespondensi.

Selain itu yang perlu diketahui, dari total 7 ton arsip itu

bukan hanya terdiri dari arsip saja, akan tetapi ada juga yang

merupakan arsip duplikasi dan non arsip seperti proposal-

proposal pembangunan sekolah dan permohonan bantuan dana

sekolah. Arsip duplikasi dan non arsip ini tidak melewati

prosedur arsip yang ada karena itu bukan arsip, dokumen-

dokumen itu disimpan lama oleh Unit Pengolah karena mengira

itu arsip. Jadi, dokumen-dokumen tersebut memang sudah musti

dimusnahkan karena itu bukan arsip.

Pemusnahan arsip Unit Kearsipan Utama dilakukan

dengan cara dicacah dengan menggunakan mesin pencacah

kertas yang besar di PT. Aspek Kumbong Paper. Melalui tim

pemusnah arsip Unit Kearsipan Utama proses tersebut

dilaksanakan, tim pemusnah arsip melakukan tugas dari mulai

persiapan arsip yang akan dimusnahkan, menyaksikan dan

memastikan seluruh arsip yang dimusnahkan telah hancur dan

sudah tidak dapat dikenali informasi serta informasi arsipnya

tidak bocor kemanapun, tidak lupa juga tim pemusnah arsip

mendokumentasikan proses pemusnahan arsipnya sebagai bukti

untuk pembuatan laporan. Laporan tersebut merupakan laporan

kegiatan yang akan diserahkan kepada Pimpinan Arsip Unit

127

Kearsipan Utama. Seluruh proses pemusnahan arsip itu akan

menghasilkan daftar arsip musnah dan berita acara pemusnahan.

Daftar arsip musnah dan berita acara pemusnahan itu akan

dibuat beberapa rangkap sesuai kebutuhan, setelahnya akan

dibagikan dan disimpan oleh Unit Kearsipan Utama Setditjen

Dikdasmen dan Unit Kearsipan Utama Biro Umum Sekretariat

Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan sebagai

pengganti arsip yang telah dimusnahkan. Hal tersebut sesuai

dengan Peraturan Menteri Pendidikan No.68 Tahun 2016

tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Pendidikan

dan Kebudayaan pasal 47 bahwa Setiap pelaksanaan

pemusnahan disertai dengan berita acara pemusnahan dan daftar

arsip yang dimusnahkan. Berita acara pemusnahan dan daftar

arsip dibuat beberapa rangkap sesuai kebutuhan dan salah

satunya disampaikan kepada unit kearsipan Kementerian. Berita

acara pemusnahan dan daftar arsip disimpan oleh masing-

masing pihak sebagai pengganti arsip yang telah

dimusnahkan.119

Dengan demikian, setelah melakukan proses pelaksanaan

pemusnahan arsip, maka akan menghasilkan daftar arsip

musnah dan berita acara pemusnahan yang akan disimpan dan

dibagikan ke Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen dan




128

Unit Kearsipan Kementerian Biro Umum Sekretariat Jenderal

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Fungsi kedua

dokumen tersebut adalah sebagai pengganti dari arsip aslinya

yang telah dimusnahkan. Jadi, dapat dikatakan bahwa proses

pelaksanaan pemusnahan arsip akan menghasilkan arsip baru

yakni daftar arsip musnah dan berita acara pemusnahan.

Berdasarkan hasil wawancara penulis, status dari daftar

arsip musnah dan berita acara pemusnahan itu mempunyai

kekuatan hukum yang sama seperti arsip yang asli. Jadi, ketika

ada yang membutuhkan arsip tetapi arsip tersebut sudah

musnah, maka dengan daftar arsip musnah dan berita acara

pemusnahannya itu sudah cukup menggantikan arsip aslinya.

Selain itu daftar arsip musnah dan berita acara pemusnahan,

sebagai arsip baru mereka tidak memiliki JRA (Jadwal retensi

Aktif) karena kedua arsip tersebut termasuk kedalam jenis arsip

vital yang sifatnya permanen untuk Unit Kearsipan Utama

Setditjen Dikdasmen. Maka dengan demikian, arsip tersebut

tidak dapat dimusnahkan kembali dan disimpan langsung oleh

Kepala Sub Bagian TU di Ruang Penyimpanan Arsip Vital di

Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen.

Berdasarkan penjelasan diatas, dengan demikian dapat dikatakan

Unit Kearsipan Utama memiliki 6 prosedur/tahapan pelaksanaan

pemusnahan arsip dinamis inaktif dari mulai tahapan penyeleksian arsip

dinamis inaktif oleh penata arsip dengan menggunakan acuan daftar

129

arsip inaktif untuk kemudian menghasilkan daftar usul musnah arsip,

tahapan pembentukan pantia tim penilai arsip dengan SK dari Kepala

Sub Bagian TU yang terdiri dari berbagai unsur-unsur perwakilan yang

telah ditetapkan dan berjumlah ganjil, tahapan penilaian arsip oleh

panitia tim penilai arsip akan menghasilkan surat pertimbangan

penilaian arsip untuk menentukan status sementara arsip apakah layak

musnah atau harus disimpan kembali, tahapan permohonan persetujuan

arsip musnah ke ANRI melalui Biro Umum Sekretariat Jenderal

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan dengan mengirimkan surat

permohonan persetujuan arsip musnah disertai lampiran surat

pertimbangan penilaian dan daftar usul musnah untuk dilakukan

pengecekan dan verifikasi kembali arsip yang telah dinilai dan disetujui

oleh kepala ANRI, tahapan penetapan arsip musnah yang dilakukan

oleh Pimpinan Unit Kearsipan Utama dengan mengacu kepada hasil

surat permohonan persetujuan arsip musnah ANRI untuk mengeluarkan

surat penetapan arsip musnah, serta tahapan pelaksanaan pemusnahan

arsip di Unit Kearsipan Utama memiliki 2 kategori, yakni arsip yang

dimusnahkan sendiri dalam volume kecil dan arsip yang dimusnahkan

dalam volume besar dengan melewati prosedur yang ada.

Pada bulan April tahun 2018, Unit Kearsipan Utama Setditjen

Dikdasmen melalui tim pemusnah arsip melakukan proses pemusnahan

arsip volume besar dengan cara dicacah menggunakan pabrik kertas

yang bernama PT. Aspek Kumbong Paper, dengan jumlah arsip seberat

7 ton yang terdiri dari arsip maupun non arsip. Hasil dari proses

130

pemusnahan arsip akan menghasilkan arsip baru yang berupa daftar

arsip musnah dan berita acara pemusnahan yang akan disimpan dan

dibagikan ke Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen dan Unit

Kearsipan Kementerian Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian

Pendidikan dan Kebudayaan sebagai pengganti arsip aslinya yang

dimusnahkan. Kedua arsip tersebut tidak memiliki JRA (Jadwal Retensi

Arsip) dan termasuk kedalam jenis arsip vital yang sifatnya permanen

yang disimpan langsung oleh Kepala Sub Bagian TU di Ruang

Penyimpanan Arsip Vital.

3) Upaya Unit Kearsipan Utama Sekretariat Ditjen Dikdasmen dalam

Menghadapi Kendala Pelaksanaan Kegiatan Pemusnahan Arsip

Dinamis Inaktif

Dalam kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif yang dilakukan

oleh Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidkan

Dasar dan Menengah itu ditemui beberapa kendala. Berdasarkan

wawancara penulis, adapun kendala yang ditemui adalah:

1. Kesulitan dalam menyiapkan daftar arsip usul musnah

Pada saat menyiapkan arsip musnah penata arsip

mengalami kesulitan dikarenakan pada saat proses pemindahan

arsip atau pendaftaran arsip inaktif dari Unit Pengolah/Unit

Pencipta ke Unit Kearsipan Utama itu sering ditemui ketidak

lengkapan dan ketidak sesuaian prosedur pemindahan arsip.

Sehingga yang terjadi adalah arsip yang diterima dari Unit

Pengolah/Unit Pencipta itu ada yang lengkap dan utuh berkasnya,

131

ada yang berkasnya itu tidak lengkap bahkan ada yang mengirim

dalam bentuk boks-boks besar yang belum di olah sama sekali.

Hal itu dipengaruhi oleh kurangnya fokus dan kesadaran dari

Pengadministrasi Umum tiap Unit Pengolah/Unit Penciptanya

tentang pentingnya menyelamatkan arsip. Kemudian, salah satu

faktor lainnya adalah kurangnya SDM arsip yang menyebabkan

adanya tumpang tindih pekerjaan pengadministrasi umum.

Pengadministrasi umum ialah penaggung jawab / yang mengurusi

arsip di tiap Unit Pengolah/Unit Penciptanya. Akan tetapi jabatan

pengadministrasi umum merupakan orang yang sudah

mempunyai jabatan dan tugasnya masing-masing dan

pengadministrasi umum ini adalah sebagai tambahan tugasnya.

Efek domino dari hal tersebut mempengaruhi bagaimana

penata arsip menyiapkan berkas-berkas yang ingin dijadikan

daftar arsip usul musnah. Karena dalam menyiapkan daftar arsip

usul musnah penata arsip mesti melakukan pengecekan fisik

arsipnya apakah tersedia dan lengkap arsipnya sesuai dengan

daftar usul musnahnya, apakah arsip tersebut asli ataukah dalam

bentuk copy-annya.

2. Tidak hadirnya salah satu perwakilan tim penilai secara

mendadak

Dalam melakukan penilaian arsip, seluruh panitia tim

penilai arsip itu harus melakukan tanda tangan di dalam surat

pertimbangan penilaian. Selain itu, seluruh undangan wajib hadir

karena tiap orang merupakan perwakilan dari tiap unsur-unsur

132

yang telah ditetapkan, ditambah lagi jadwal penilaian arsip tidak

bisa diatur ulang. Jika ada perwakilan dari salah satu unsur tidak

dapat hadir, maka menyebabkan waktu penilaian tertunda dan

tidak sesuai jadwal. Dengan demikian, perwakilan tersebut harus

digantikan sesuai dengan kompetensi unsur yang dibutuhkan

yang mempertimbangkan kompetensi serta pemahaman

mengenai arsip orang yang menggantikannya.

Dari kendala yang dijelaskan, Berdasarkan wawancara penulis,

Unit Kearsiapan Utama mempunyai upaya dalam menghadapi kendala

yang dialami, Adapun upaya yang dilakukan ialah:

1. Melakukan upaya rekosntruksi arsip oleh Unit Kearsipan

Utama

Rekonstruksi arsip merupakan pengolahan arsip dari awal

sekali yang dengan cara menyatukan file-file yang terpisah.

Rekonstruksi arsip ini merupakan sebutan yang dicipttakan oleh

Unit Kearsipan Utama dalam menyimpulkan apa yang dilakukan

untuk mengatasi kendala terebut. Hal yang dilakukan oleh penata

arsip ialah menyatukan file-file yang tercecer berdasarkan

kegiatannya, karena tidak semua arsip dalam satu kegiatan itu

berurutan dan lengkap. Rekonstruksi arsip ini bertujuan untuk

membangun/mengumpulkan arsip sehingga menjadi satu berkas

utuh yang dapat diinput menjadi daftar arsip inaktif ke dalam

Sistem Otomasi Kearsipan yakni SINTA sehingga untuk

133

kedepannya data dan fisik arsipnya bisa sesuai dan mudah untuk

ditemukan.

2. Melakukan Workshop dan Sosialisasi Kearsipan ke tiap-tiap

Unit Pengolah/Unit Pencipta

Kekurangan SDM arsip yang mumpuni di tiap Unit

Pengolah/Unit Pencipta membuat jabatan Pengadministrasi

Umum yang mempunyai tanggung jawab mengolah arsip ini diisi

oleh orang yang sudah memiliki jabatan dan tugasnya. Hal itu

yang menyebabkan terjadinya tumpang tindih pekerjaan yang

membuat kesadaran dan fokus tentang pentingnya arsip

diselamatkan dan dikelola jadi tidak dimaksimalkan.

Dengan demikian, Unit Kearsipan Utama mencoba

melakukan upaya dengan cara mengadakan kegiatan

Workshop/Sosialisasi Kearsipan, yang bertujuan untuk

meningkatkan kesadaran tentang pentingnya berkas/arsip di tiap

Unit Pengolah/Unit Pencipta diselamatkan. Selain itu tujuannya

ialah untuk membuat para Pengadministrasi Umum percaya

menitipkan berkas ke Unit Kearsipan Utama. Hal itu dilakukan

oleh Unit Kearsipan Utama dengan cara berangsur-angsur untuk

meningkatkan kesadaran tentang pentingnya arsip diselamatkan

dan fokus untuk mengolah arsip bagi tiap Pengadministrasi

Umum.

134

3. Panitia tim penilai arsip melakukan Follow Up lebih jauh

terhadap para perwakilan unsur penilai arsip

Dalam pelaksnaan penilaian arsip upaya yaang dilakukan

oleh panitia tim pemusnah arsip, jika ada perwakilan dari salah

satu unsur tim penilai tidak dapat hadir yakni panitia tim penilai

sudah mulai mem-follow up by phone atau mengkonfirmasi para

unsur tim penilai sebelumnya. Mereka melakukannya H-1 bahkan

sampai pada hari H penilaian arsip, jadi jika ada perwakilan tim

tidak hadir akibat sakit atau ada tugas tugas mendadak yang mesti

didahulukan, panitia tim penilai arsip bisa langsung

mengkoordinasikan untuk meminta rekomendasi pengganti yang

sama berkompeten dibidangnya itu. Misal ada arsiparis yang

tidak dapat hadir, maka tim penilai arsip akan mengkoordinasikan

ke Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pendidikan dan

Kebudayaan untuk mencari pengganti arsiparis lain yang sesuai

rekomendasi serta memiliki kompetensi dan memahami betul

tentang kearsipan.

135

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan

pada bab IV, maka penulis mengambil kesimpulan tentang Kegiatan

Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif di Unit Kearsipan Utama Sekretariat

Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah, sebagai berikut :

1. Pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip di Unit Kearsipan Utama

Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah telah

mempunyai pedoman/landasan hukum yang jelas, baik dari peraturan

pelaksanaan kegiatannya dan juga acuan terhadap pemusnahan arsip

yang diatur melalui JRA. Prosedur pelaksanaan pemusnahan arsip

dinamis inaktif di Unit Kearsipan Utama memiliki 6 tahapan. Pada

bulan April tahun 2018 Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen

melakukan pelaksanaan pemusnahan arsip dalam volume besar.

Pemusnahannya dilakukan dengan cara dicacah menggunakan pabrik

kertas yang bernama PT. Aspek Kumbong Paper, total jumlah arsip

dimusnahkan seberat 7 ton yang terdiri dari arsip maupun non arsip.

Pemusnahan arsip tersebut menghasilkan arsip baru berupa daftar arsip

musnah dan berita acara pemusnahan, kedua arsip tersebut berfungsi

sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan sdan memiliki kekuatan

hukum yang sama dengan arsip aslinya. Selain itu, kedua arsip tersebut

tidak memiliki JRA (Jadwal Retensi Arsip) dan termasuk kedalam jenis

136

arsip vital yang sifatnya permanen serta disimpan langsung oleh Kepala

Sub Bagian TU di Ruang Penyimpanan Arsip Vital.

2. Upaya yang dilakukan Unit Kearsipan Utama dalam mengatasi kendala

ketika melakukan pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip dinamis

inaktif adalah:

a. Melakukan upaya rekonstruksi arsip oleh Unit Kearsipan Utama

yang bertujuan untuk membangun/mengumpulkan arsip sehingga

menjadi satu berkas utuh yang dapat diinput menjadi daftar arsip

inaktif ke dalam Sistem Otomasi Kearsipan yakni SINTA. Hal

tersebut dilakukan untuk memudahkan penata arsip dalam

menyesuaikan data dan fisik arsip agar mudah ditemukan

kedepannya, sehingga penata arsip dapat lebih efektif dan efisien

dalam menyiapkan Daftar Arsip Inaktif.

b. Melakukan Workshop dan Sosialisasi Kearsipan ke tiap-tiap Unit

Pengolah/Unit Pencipta secara berangsur-angsur yang bertujuan

untuk meningkatkan kesadaran bagi Pengadministrasi Umum

tentang pentingnya mengolah dan menyelamatkan arsipnya

sendiri. Langkah tersebut merupakan langkah yang tepat

dilakukan, karena dengan adanya kegiatan tersebut secara perlahan

Pengadministrasi Umum memiliki kemampuan dan pemahaman

tambahan untuk mengatasi permasalahan dalam mengelola

arsipnya sendiri. Sehingga kekurangan SDM (Sumber Daya Arsip)

yang terjadi di Unit Kearsipan Utama dapat diminimalisir dengan

cara memaksimalkan SDM (Sumber Daya Arsip) yang ada.

137

c. Panitia tim penilai arsip melakukan Follow Up lebih secara intens,

dengan cara follow up by phone di H-1 bahkan hari H penilaian

arsip ke seluruh unsur penilai arsip. Hal tersebut dilakukan panitia

tim penilai arsip agar bisa tanggap bila ada salah satu perwakilan

tim yang tidak dapat hadir secara mendadak. Dengan demikian

panitia tim penilai arsip bisa mencarikan pengganti yang setara

kompetensi di bidangnya juga pemahaman tentang arsipnya,

Sehingga waktu penilaian arsip tetap sesuai dengan jadwal yang

ditentukan.

B. Saran

Dari kesimpulan yang telah diuraikan di atas, penulis akan

menyampaikan beberapa saran dan masukan yang kiranya dapat dijadikan

pertimbangan bagi Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal

Pendidikan Dasar dan Menengah. Adapun saran-saran dari penulis sebagai

berikut :

1. Pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif yang sudah

dilaksanakan sesuai dengan prosedur dan kebijakan yang ada baiknya

dilanjutkan dan dievaluasi selalu. Hal tersebut berguna untuk

mempertahankan implementasi kebijakan yang sudah dilaksanakan dan

dapat mendukung terciptanya pengelolaan arsip yang baik di Unit

Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen.

2. Perlu adanya penambahan sumber daya manusia dalam hal ini adalah

arsiparis, karena setiap Unit Pengolah/Unit Pencipta baiknya memiliki

arsiparis sendiri. Hal tersebut berguna agar tidak terhambatnya kegiatan

138

penyusutan arsip terutama dalam hal pelaksanaan kegiatan pemusnahan

arsip dinamis inaktif pada saat menyiapkan daftar arsip usul musnah.

Selain itu, pada kegiatan Workshop dan Sosialisasi tentang Kearsipan

yang dilakukan oleh Unit Kearsipan Utama baiknya dilanjutkan dan

diberikan tambahan kegiatan pengawasan dengan cara terjun langsung

ke tiap-tiap Unit Pengolah/Unit Pencipta. Hal tersebut penting

dilakukan, untuk mengetahui seberapa jauh perkembangan kemampuan

para pengadministrasi umum setelah mengikuti workshop dan

sosialisasi yang telah dilakukan.

139

DAFTAR PUSTAKA

Arsip Nasional Republik Indonesia. “Peraturan Kepala ANRI Nomor 37 Tahun

2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip.”, 2016.

Basir Barthos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan

Perguruan Tinggi, Jakarta: Bumi Aksara, 2014.

Boedi Martono, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen

Kearsipan, Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1997

Cholid Narbuko, dan Abu Achmadi. Metode Penelitian. Jakarta: Bumi Aksara,

2009.

Fuad Hasan. Pendekatan Kualitatif Untuk Penelitian Prilaku Manusia. Jakarta:

Lembaga Pengembangan Sarana Pengukuran Psikologi (LPSP3) Universitas

Indonesia, 2001.

Indonesia. “Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan.”, 2009.

International Standard Organization ISO 15489-1. “Information and

Documentation-Recors Management,” 2001.

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. “Peraturan Menteri Pendidikan dan

Kebudayaan Nomor 45 Tahun 2016 tentang Jadwal retensi Arsip Subtantif

dan fasilitatif di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.”,

2016

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. “Peraturan Menteri Pendidikan dan

Kebudayaan Nomor 68 Tahun 2016 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.”, 2016.

Lexy J. Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif, Bandung: Remaja Rosdakarya,

2007.

Mahsun Rifauddin, “Pengelolaan Arsip Elektronik Berbasis Teknologi”, Khizanah

Al-Hikmah Jurnal Ilmu Perpustakaaan, Informasi, dan Kearsipan, Vol 4 No.

2, 2016

Mathew B. Milles dan Michael A. Hubberman, Analisis Data Kualitatif: Buku

Sumber Tentang Metode – metode Baru, Jakarta: UI-Press, 1992.

McKemmish, Sue, “Yesterday, Today and Tomorrow: A Continium of

Responsibility,” Proceedings of The Record Management Association of

Australia 14th National Convention, 15 September 1997

140

Muhammad Rosyihan Hendrawan dan Mochamad Chazienul Ulum, Pengantar

Kearsipan: Dari Isu Kebijakan ke Manajemen, Malang: UB Press, 2018.

Mutiawatul Wardah, “Pengelolaan Arsip Dinamis”, Jurnal LIBRIA 8, No 1, 2016.

Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar Teori dan Panduan

Praktis Penelitian Sosial bagi Mahasiswa dan Peneliti Pemula, Jakarta:

STIA-LAN, 2004.

Presiden Republik Indonesia. “Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28

Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

tentang Kearsipan.”, 2012

Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif, Bandung: Alfabeta, 2010.

Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengelola

Informasi dan Dokumen, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003.

Tata Sutarbi, Konsep Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi, 2012

Wawancara dengan Informasn:

1. Bapak Hasbi Fikri, Pengadministrasi Umum Sub Bagian Tata Usaha, January 13,

2020.

2. Bapak Madha, Arsiparis Unit Kearsipan Kementerian, 2020.

3. Bapak Fheby Azhom Arrafiqie, Koordinator Penata Arsip Unit Kearsipan

Utama

Zawiyah M. Yusof and Robert W. Chell, “Towards a Theoretical Construct for

Records Management,” Records Management Journal 12, No. 2, 200

“Understanding Digital Records Management: Records Management Solution for

Today’s Regulatory Environtment,” Records Management Focus White

Paper, t.t.

LAMPIRAN-LAMPIRAN

1. Lampiran Ruang Penyimpanan Arsip Unit Utama

2. Lampiran Bentuk dan Kalsifikasi Boks Arsip

3. Lampiran Berkas dan Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif

4. Lampiran Berkas Arsip yang Baru Dipindah dalam Bentuk Boks Beserta Folder

5. Lampiran Blanko Daftar Usul Musnah Arsip

6. Lampiran Blanko Daftar Arsip Musnah

7. Lampiran Blanko Surat Pertimbangan Penilaian arsip

8. Lampiran Blanko Berita Acara Pemusnahan

9. Lampiran Contoh Arsip Dinamis Inaktif Siap Musnah

10. Lampiran Contoh Dokumentasi Pelaksanaan Pemusnahan Arsip

11. Lampiran Wawancara dengan Bapak Hasbi Fikri, S.IP. Selaku

Pengadministrasian Umum Sub Bagian Tata Usaha

12. Lampiran Wawancara dengan Bapak Madha, S.Pd., MM. Selaku Arsiparis

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

13. Lampiran Wawancara dengan Bapak Fheby Azhom Arrafiqie, S.IP Selaku

Koordinator Penata Arsip Unit Kearsipan Utama

Draft Wawancara Pelaksanaan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktiff Study Kasus pada Unit

Kearsipan Utama Sekretariat Ditjen Dikdasmen

Nama Informan: Bapak Hasbi Fikri, S.IP

Jabatan: Pengadministrasi Umum Sub Bagian Tata Usaha (Koordinator Pengelolaan Arsip Unit

Kearsipan Utama)

Waktu Wawancara: 13 Januari 2020

1. Apakah landasan hukum tentang penyusutan arsip?

Landasannya ada banyak, yang pasti itu Permendikbud Nomor 68 tentang tata Kearsipan di

Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan terus Permendikbud Nomor 45 tentang

Jadwal Retensi Arsip. Mengacunya kepada Undang-Undang Nomor 43 tentang Kearsipan, lalu

PP Republik Indonesia tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tentang Kearsipan

2. Meliputi apa sajakah kegiatan penyusutan arsip di Setditjen Dikdasmen?

Jadi. Penyusutan di sini hanya melakukan kegiatan pemindahan arsip inaktif dari Unit

Pengolah ke Unit Kearsipan Utama dan juga pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna.

Karena untuk penyerahan itu bersifat statis, sementara Unit Kearsipan Utama setditjen

dikdasmen ini dikhususkan untuk mengelola arsip dinamis inaktif saja. Arsip dinamis aktifnya

itu ada di unit pengolah yakni ditiap Bagian/Unit Kerja yang ada di Setditjen, sementara arsip

dinamis inaktifnya itu ada di sini, disimpan di Pusat Penyimpanan Arsip Unit Utama

3. Pedoman/Acuan apa yang digunakan dalam melakukan pelaksanaan pemusnahan arsip?

Pedoman/Acuan yang kita gunakan untuk pemusnahan ya itu tadi sama dengan pedoman

penysutan, ada di Permendikbud No. 68 dengan mengacu pada Undang-Undang Nomor 43

tentang Kearsipan,, dimana disitu sudah dijelaskan semua tentang pemusnahan

4. Peran JRA dalam melakukan pemusnahan arsip?

Jadi tanpa JRA, pemusnahan arsip akan jauh lebih sulit dan lebih lama. JRA tidak berlaku

surut, semisal ada pedoman JRA tahun 2003, maka arsip yang tercipta ditahun 2003 kebawah

menggunakan JRA yang lama sebelum 2003, sementara arsip yang tercipta untuk 2003 keatas

menggunakan JRA 2003, semisal ada pembaharuan lagi pada tahun 2015. Maka arsip yang

diciptakan ditahun 2015 dan diatas tahun 2015 menggunakan JRA 2015. Tiap pembaharuan

JRA berlaku sejak ditetapkan tahun pedoman JRA itu dibentuk

5. Arsip yang retensinya berapa tahunkah yang dikelola di Unit Kearsipan Utama?

Di Unit Kearsipan Utama ini kita hanya mengelola arsip dinamis inaktif yang mempunyai JRA

dibawah 10 (sepuluh) tahun saja. Sementara arsip yang diatas 10 (sepuluh) tahun itu

wewenangnya Unit Kearsipan Kementerian

6. Adakah pedoman/acuan yang mengatur tentang kapan pemeriksaan/penyeleksian itu

dilakukan?

Sebetulnya tidak ada pedoman yang mengatur tentang itu, tapi untuk melakukan pemeriksaan

itu biasanya kami melakukannya setahun sekali, di akhir tahun

7. Siapakah yang bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan/penyeleksian arsip?

Yang bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan/penyeleksian arsip inaktif di unit

kearsipan utama itu penata arsip

8. Bagaimanakah proses dalam melakukan pemeriksaan/penyeleksian arsip?

Mereka itu melakukan pengecekan daftar arsip inaktif yang sudah habis retensinya, setelah itu

mereka melakukan pengecekan fisik arsipnya yang kemudian akan dijadikan daftar arsip usul

musnah, lengkapnya bisa ditanyakan ke penata arsipnya. Jadi mereka penata arsip setelah

membuat daftar usul musnah itu harus menyerahkan ke Kasubag TU. Biasanya akan masuk ke

saya selaku Pengadministrasi Umum TU, setelah itu saya akan mengirimkan surat permohonan

pemusnahan arsip beserta lampiran daftar usul musnah arsip kepada Pimpinan Unit

Kearsipan Utama yakni Sekretaris Jenderal Direktorat Pendidikan Dasar dan Menengah.

Pimpinan Arsip menyetujui dan langsung memerintahkan Kasubag TU untuk membentuk

Panitia Tim Penilai Arsip.

9. Bagaimanakah proses pembentukan panitia tim pemusnah arsip?

Langkah awalnya, pimpinan arsip nantinya akan menugaskan ke kepala sub bagian TU untuk

membentuk tim penilai arsip. setelah itu Kasubag TU melalui pengadministrasi umum akan

membuatkan SK pembentukan panitia tim penilai arsip yang berisikan arsiparis/pejabat

kementerian, bidang hukum dan organisasi kementerian, bidang pengawasan, unit kearsipan

utama dan unit pengolah/pencipta. Untuk unsur arsiparis kementerian, unsur hukum dan

organisasi dan unsur pengawasan kita sifatnya mengundang, kita membuat surat permohonan

untuk menjadi tim penilai arsip kepada unsur-unsur tim penilai arsip yang di biro umum unit

kearsipan kementerian serta yang di unit kearsipan utama dan unit pengolahnya. Biasanya isi

surat undangan permohonan itu sudah disertai dengan lampiran daftar usul musnah arsip dan

SK panitia tim penilai arsip akan di keluarkan langsung oleh Kepala Sub Bagian TU

10. Apakah ada aturan atau kriteria khusus untuk menjadi panitia tim penilai arsip?

Untuk kriteria khusus sebetulnya si tidak diatur, hanya saja yang pasti untuk arsiparis/pejabat

kementerian harus mempunyai kompetensi di bidang arsip, untuk perwakilan di bidang hukum

itu ya harus yang memahami betul hukum terutama tentang arsip dan untuk perwakilan bidang

pengawasan itu diserahkan kepada Inspektorat Jenderal, lalu untuk unit pegolah/penciptanya

itu harus yang mengerti dan bertanggungjawab betul terhadap arsip yang dipunyainya,

sementara untuk Unit Kearsipan Utama bisa Kepala Sub Bagian TU langsung ataupun saya.

11. Dilakukan dimanakah tempat pelaksanaan penilaian arsip?

Jadi, penilaian arsip itu sendiri dapat dilakukan disini karena kita sudah memiliki ruangan

simpan sendiri, record center sendiri dimana kita hanya mengurusi arsip yang retensinya

dibawah 10 tahun. Kecuali arsip yang retensinya diatas 10 tahun, itu sudah menjadi tanggung

jawab unit kearsipan kementerian. Biasanya penilaian arsip itu dilakukan di ruang rapat yang

telah kita siapkan

12. Apa saja yang harus disiapkan dalam melakukan penilaian arsip?

Tentunya yang mesti disiapkan ialah konfirmasi untuk para tim penilainya, jadi kita

mengkonfirmasikan melalui telefon 1 hari sebelum proses pelaksanaan penilaian arsip dimulai.

Apakah para perwakilan unsur-unsur tersebut bisa hadir atau tidak, semisal perwakilan dari

salah satu bidang tidak dapat hadir, maka kita meminta kepada Biro Umum Kementerian untuk

mencarikan pengganti yang sama berkompeten di bidangnya itu. Selain itu tentunya kita

menyediakan ruang rapat, menyiapkan kembali fotocopy lampiran daftar usul musnah yang

sudah dikirim bersamaan surat undangan, menyediakan alat-alat seperti pulpen, laptop,

proyektor dan layar untuk menampilkan daftar usul musnah arsip di layar yang akan dibahas

secara bersama.

13. Apakah ada pedoman/acuan dalam melakukan penilaian arsip?

Pedoman/acuannya itu sudah pasti dari JRA, JRA itu sebagai pedoman umur arsip dan berapa

lama arsip itu disimpan, jadi arsip itu ada jangka waktu penyimpanannya semisal 10 tahun,

ada juga yang 5 tahun. Nah retensi itu ialah sebagai dasar awal umur hidup arsip. Lewat JRA

sudah ditentukan umur arsip baik aktif dan inaktif dan itu sebagai pedoman penyusutan

termasuk juga sebagai acuan dalam melakukan penilaian arsip. JRA tersebutlah yang menjadi

dasar kekuatan hukum. Karena JRA itu merupakan turunan dari ANRI lalu ke Kementerian.

Jadi pedomannya ya JRA Kementerian yang tertera pada Permendikbud No.45 tentang JRA,

itu digunakan untuk mengetahui umur arsip inaktif mana yang sudah dapat dilakukan

pemusnahan

14. Bagaimanakah alur pelaksanaan penilaian arsip?

Iya jadi, penilaian arsip itu dilakukan di ruangan rapat, dengan cara ditayangkan di layar

proyektor dan dibahas dan didiskusikan bersama-sama dengan tiap perwakilan unsur-unsur

tim penilai. Sebelum melakukan penilaian, kita selaku panitia tim penilai arsip itu melakukan

pemfotocopyan daftar usul musnah yang akan di bagikan berdasarkan jumlah tim penilai yang

hadir, dapat dipastikan jumlahnya ganjil. Daftar usul musnah arsip nantinya akan ditampilkan

dilayar proyektor untuk dapat dilihat secara bersama-sama dan para penilai dapat melakukan

diskusi, penilai arsip masing-masingnya berhak memverifikasi arsip-arsip yang diusulkan

musnah dengan cara melakukan pencentangan nomor-nomor arsip pada lembar fotocopy-nya.

Setelah selesai nantinya akan dibuatkan surat hasil pertimbangan penilaian arsip yang di

tanda tangani oleh seluruh panitia tim penilai arsip dan akan diserahkan ke Biro Umum

Sekretariat Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan untuk melakukan permohonan

persetujuan arsip yang dapat dimusunahkan

15. Bagaimanakah alur untuk melakukan permohonan persetujuan arsip musnah ke ANRI?

Iya seperti yang saya sudah jelaskan, setelah selesai melakukan penilaian arsip itu akan

dbuatkan surat hasil pertimbangan penilaian arsip yang harus di tanda tangani oleh seluruh

panitia tim penilai arsip. Selanjutnya kita akan menyererahkannya ke Biro Umum Sekretariat

Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan beserta lampiran daftar usul musnah

untuk dijadikan surat permohonan persetujuan arsip yang dapat dimusunahkan ke ANRI.

Jadi dari kita (Unit Kearipan Utama) itu tidak bisa langsung minta persetujuan ke ANRI. Harus

melalui biro umum dulu yang dimana nantinya dari Biro Umum baru akan membuatkan surat

permohonan persetujuan arsip musnah disertai lampiran surat pertimbangan penilaian dan

daftar usul musnah ke ANRI. Kemudian setelah itu ANRI juga akan melakukan pengecekan dan

verifikasi terhadap surat tersebut, dari ANRI ini kemudian menghasilkan surat permohonan

persetujuan arsip musnah yang sudah ditanda tangani oleh Kepala ANRI, surat itu akan

diserahkan ke Biro Umum, kemudian akan diteruskan ke kita yakni Unit Kearsipan Utama (Sub

Bagian TU). Berbeda dengan Unit Kearsipan Kementerian yang bisa langsung melakukan

permohonan persetujuan ke ANRI

16. Mengapa harus meminta persetujuan lebih dahulu ke ANRI?

Iya karena itu memang sudah diatur di Undang-Undang, jadi kita tidak berhak menyetujui

arsip tersebut dapat dikatakan musnah atau tidak sebelum disetujui ANRI, karena itu

wewenangnya mereka selaku Lembaga tertinggi yang mengurusi arsip, dalam hal penyusutan

arsip memang ANRI mengawasi.

Jadi hasil pengecekan dan verfiikasi ANRI itu bisa memunculkan hasil yang berbeda dimana

arsip ada yang bisa berketerangan dimusnahkan atau disimpan kembali karena arsip vital

17. Mengapa berbeda hasilnya dan adakah contoh ANRI melakukan penetapan Arsip Musnahnya?

Jadi, semisal data dari 10.000 arsip yang sudah dinilai oleh tim penilai melalui surat

pertimbangan penilaian menyebutkan bahwa 8000 arsip harus musnah dan 2000 arsip harus

simpan kembali itu dapat berubah setelah dari ANRI. Semisal ANRI ternyata menetapkan dari

8000 arsip yang layak musnah itu ada 300 arsipnya yang keterangannya menyebutkan arsip

vital dan harus disimpan kembali. Sehingga yang ditetapkan musnah itu menjadi 7700 arsip

saja. Itu bisa saja terjadi karena memang wewenangnya ANRI untuk mengecek dan merevisi

arsip ketika melakukan permohonan persetujuan arsip yang ingin dimusnahkan sebelum

ditandatangani oleh Kepala ANRI. Setelah ditandatangani itu keluar surat permohonan

persetujuan pemusnahan arsip yang telah ditandatangani yang akan diserahkan ke Biro Umum

kemudian diteruskan ke Kassubag TU

18. Apa yang dilakukan Unit Kearsipan Utama setelah surat penetapan arsip musnah diterima?

Jadi, surat permohonan persetujuan arsip musnah yang telah ditandatangani itu kita terima

melalui Kasubbag TU (Unit Kearsipan Utama). Surat tersebut nantinya akan kita kirimkan ke

Pimpinan Arsip, kemudian pimpinan arsip akan mengeluarkan surat penetapan arsip musnah

dengan mengacu dari hasil surat permohonan persetujuan arsip musnah dari ANRI itu. Setelah

itu kita akan melakukan proses penyimpanan kembali untuk arsip yang dinyatakan harus

disimpan kembali dan membuat daftar arsip musnah untuk arsip yang ditetapkan musnah dan

membuat tim pemusnah arsip.

Pembentukan tim pemusnah arsip itu dari Unit Kearsipan Utama setelah menetapkan daftar

arsip musnah. Pembentukan tim pemusnah arsip itu pakai SK yang dibuat oleh Kasubag TU

(Unit Kearsipan Utama)

Sebelum kita melakukan pelaksanaan pemusnahan arsip, ialah melakukan proses

penyimpnanan kembali bagi arsip yang harus disimpan kembali dan membuat daftar arsip

musnah. Nah, proses penyimpanan kembali dan pembuatan daftar arsip musnah itu dilakukan

oleh penata arsip Unit Kearsipan Utama setelah surat penetapan arsip musnah itu kita

teruskan ke mereka. Mereka juga yang menyiapkan daftar arsip yang akan dimusnahkan,

tentang bagaimana detali proses penyimpanan kembali dan pembuatan daftar arsip musnah

bisa langsung ditanyakan ke penata arsip.

19. Apakah ada peraturan atau ketentuan khusus untuk menjadi tim pemusnah arsip?

Tidak ada ketentuan khusus untuk menjadi tim pemusnah arsip, karena tim pemusnah arsip itu

hanya bertugas menyaksikan dan melaporkan saja. biasanya isinya penata arsip dan arsiparis.

Kemarin yang kita lakukan itu perwakilan unit kearsipan utama, penata arsip dan arsiparis

yang menjadi tim pemusnahnya

20. Lalu, apakah ada pedoman/aturan yang mengatur tentang pelaksanaan pemusnahan arsip?

Jika dari pedoman Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayan No 068 sendiri itu tidak

ada aturannya untuk pemusnahan arsip. hanya mengatur bahwasannya pemusnahan arsip

dilakukan dengan cara dicacah, dilebur atau lain-lainnya. Biasanya yang kita lakukan itu

dicacah. jika arsip yang dimusnahkan dalam volume yang banyak dan besar, serta kitanya

tidak mempunyai alat pencacah yang besar itu kita butuh pihak luar yakni pabrik kertas yang

memiliki mesin pencacah yang besar

21. Mengapa Unit Kearsipan Utama lebih memilih untuk melakukan pemusnahan arsip dengan

cara dicacah?

Iya karena dalam pemusnahan arsip itu yang menjadi syarat penting ialah arsip yang

dimusnahkan harus sudah tidak dapat dibaca lagi informasinya. Dengan cara dicacah pun

sudah cukup, selain itu dengan cara dicacah, arsip yang sudah dicacah bisa dapat bermanfaat

dan dapat di daur ulang oleh pabrik kertas yang menjadi pihak ketiga. Karena di lingkungan

Unit Kearsipan Utama biasanya dilakukan pencacahan dengan mesin pencacah kertas.

22. Bagaimanakah pelaksanaan pemusnahan arsip jika dalam volume kecil, apakah yang dimaksud

dengan biasa melakukan pencacahan dengan mesin pencacahan kertas sendiri itu?

Jadi ada syarat arsip yang dapat dimusnahkan sendiri, nah itu yang disebut volume kecil, jadi

hanya yang sifatnya duplikasi itu pasti akan dimusnahkan langsung tanpa harus ada prosedur-

prosedur yang ada. Semisal ada temuan arsip yang berduplikasi itu akan langsung

dihancurkan dengan mesin pencacah kertas yang ada di sini dan dapat dilakukan kapanpun.

23. Dalam melakukan pemusnahan arsip volume besar itu mengapa tidak bisa dilakukan

sendiri di setditjen dikdasmen

Jelas tidak bisa, karena dalam pemusnahan arsip dalam volume besar itu membutuhkan pihak

ketiga, pabrik kertas yang mempunyai mesin pencacah yang besar sementara setditjen

dikdasmen tidak memiliki alat pencacah sebesar yang ada di pabrik. Disini kita hanya

mempunyai 2 mesin pencacah kertas biasa, dengan mesin yang ada itu sudah cukup untuk

mengakomodir kebutuhan kita sehari-hari dan untuk mesin pecacah besar kita merasa tidak

terlalu perlu untuk punya mesin sebesar itu. Sekalipun ingin dilakukan disini, mesin pencacah

kita itu hanya paling bisa melakukan pencacahan 30 menit, karena kalau dipaksan untuk

mencacah lebih dari itu bisa berbahaya, akan menyebabkan mesin rusak

24. Bagaimanakah proses pelaksanaan pemusnahan arsip dalam volume besar dengan

menggunakan pihak ketiga (pabrik kertas)?

Prosesnya itu pertama kita berkabar dulu ke pihak ketiganya untuk melakukan pemusnahan,

lalu kita bawa arsipnya ke pihak ketiganya menggunakan truk, lalu setelah itu barulah

melakukan pencacahan dengan mesin pencacah kertas besar karena pihak ketiga ini biasanya

adalah pabrik kertas yang biasanya akan di daur ulang kembali untuk membuat kertas baru.

Pabrik yang biasa kerjasama dengan kita itu, ada namanya PT. Fajar di Cibitung, ada juga

PT. Aspex Kumbong Paper di Cileungsi dan ada juga yang di Tangerang.

25. Pabrik kertas yang digunakan pada saat itu pelaksanaan pemusnahan tahun 2018 itu apa

namanya? Apakah memiliki kriteria dalam menentukan pabrik kertas?

Pabrik kertas yang kita gunakan pada saat itu PT. Aspek Kumbong Paper yang ada di cileungsi

karena PT. Aspek Kumbong Paper sudah rekanan dengan kita. Pabrik kertas yang kita

gunakan pada saat itu PT. Aspek Kumbong Paper yang ada di cileungsi karena PT. Aspek

Kumbong Paper sudah rekanan dengan kita. Untuk kriteria tidak ada, karena bagi kita yang

terpenting pabrik kertas tersebut memiliki mesin pencacah kertas yang besar dan dapat

menjamin kerahasiaan informasi arsip agar tidak bocor kemana-mana.

26. Apa peran dari pabrik kertas dalam melakukan pemusnahan arsip?

Pabrik kertas itu hanya menerima arsip yang kita bawa, lalu kemudian arsipnya akan

ditimbang total beratnya berapa sehabis ditimbang selanjutnya akan dilakukan proses

penghancuran arsip dengan mesin pencacah. Setelah hancur yasudah selesai, arsip-arsipnya

sudah tidak dapat diketahui lagi informasinya.

27. Arsip apa saja yang dimusnahkan pada saat itu dan berapa jumlah totalnya?

Arsip yang dimusnahkan pada saat itu kebanyakan arsip keuangan, berita acara barang milik

negara dan surat korespondensi. Total berat timbangannya itu 7 ton, itu termasuk duplikasi

dan juga non arsip. jadi kalo di kementerian pendidikan dan kebudayaan itu kan banyak

proposal-proposal untuk pembangunan sekolah atau permohonan bantuan dana sekolah lain-

lainnya. Nah itu kan bukan arsip, itu disimpan lama oleh orang yang dulu mengira itu adalah

arsip. Bisa dibilang unit pengolahnya dulu mengira bahwasannya proposal-proposal itu

adalah arsip, jadi mereka simpan itu.

28. Apakah ada contoh pelaksanaan pemusnahan arsip yang dilakukan oleh Unit Kearsipan Utama?

Pernah ada 7 ton arsip, ini kita tidak menggunakan tender tetapi betul-betul pabrik kertas yang

kita ajukan sendiri dengan spesifikasi mempunyai mesin pencacah kertas yang besar dan

mampu menampung arsip yang akan dimusnahkan. Itu kita yang melakukan koordinasi ke

pihak pabriknya, setelah oke kita langsung menyewa truk untuk mengangkut arsip yang akan

dimusnahkan, selain itu kita juga biasanya memakai jasa bantuan tenaga untuk mengangkut

arsipnya seperti OB atau security. Sampai akhirnya tiba disana kita hanya mengkonfirmasi

kapan waktu pencacahan dimula, setelah itu langsung dilakukan jasa pencacahan di pabrik

kertasnya, tim pemusnah mengawasi dan memastikan bahwasannya arsip itu sudah tidak dapat

diketahui informasinya dan mendokumentasikannya sebagai bukti untuk laporan. Jadi

anggarannya dapat dibilang cukup besar, apalagi kita melakukannya secara sendiri satu

lembaga sekretariat direktorat jenderal pendidikan dasar dan menengah.

29. Apakah tugas dari tim pemusnah arsip dalam proses pemusnahan arsip ketika di pabrik kertas?

Tugas tim pemusnah arsip yaitu melakukan koordinasi dengan pabrik kertas untuk

mengkonfirmasi waktu pencacahannya, selanjutnya tim pemusnah mendampingi dan

menyaksikan arsip secara penuh pada saat penimbangan dan proses penghancurannya.

Karena dalam undang-undang tugas tim pemusnah arsip hanya menyaksikan dan melaporkan

saja. Intinya dalam pemusnahan arsip tim pemusnah bertugas untuk memastikan bahwa

informasi arsip yang dimiliki ini tidak bocor kemana-mana dan arsip-arsip ini dipastikan telah

dihancurkan sampai tidak dapat diketahui lagi informasinya, dan juga mereka harus

mendokumentasikan proses pemusnahannya sebagai bukti laporan akhir.

30. Apa yang dimaksud laporan akhir itu? Apakah laporan akhir itu dapat dikatakan sebuah arsip

baru?

Yang dimaksud laporan akhir itu namanya laporan kegiatan. Laporan kegiatan itu isinya ada

bab-bab nya ada lampirannya, ada dokumentasinya. Isinya itu dari mulai latar belakang,

tujuan, rangkaian kegiatan pemusnahannya, keterangan waktunya dan kronologis untuk

pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsipnya itu dijelaskan semua. Laporan ini dibuat untuk

ditujukan untuk dilaporkan kepada pimpinan arsip, laporan tersebut itu sifatnya bukan untuk

publik dan bukan arsip.

31. Apa yang dimaksud dengan daftar arsip musnah dan berita acara pemusnahan sebetulnya?

Jadi daftar arsip musnah dan berita acara pemusnahan itu merupakan hasil dari seluruh

proses pemusnahan arsip karena itu dapat dikatakan sebagai arsip baru, gunanya sebagai

pengganti arsip asli dan bukti resmi bahwa arsip sudah dimusnahkan. Nah, itu juga pasti

dilampirkan dilaporan kegiatan yang akan ditujukan ke pimpinan arsip

32. Apa yang dilakukan setelah selesai melakukan pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip?

Setelah melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip setelahnya kita membuat laporan akhirnya.

Kita akan memuat daftar arsip musnahnya dan berita acara pemusnahannya itu sudah cukup.

Berita acara dan daftar arsip musnah ini akan dibuat beberapa rangkap sesuai kebutuhan yang

akan dibagikan dan disimpan di Unit Kearsipan Utama Setditjen Dikdasmen dan Unit

Kearsipan Kementerian Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pendidikan dan

Kebudayaan sebagai pengganti arsip yang telah dimusnahkan. Karena berita acara dan daftar

arsip musnah itu mempunyai kekuatan hukum yang sama seperti arsip yang asli. Jika semisal

ada yang mau nyari apa dan itu udah musnah, kita punya berita acara dan daftar arsip musnah

itu sama kuatnya seperti aslinya. Dalam proses pemusnahan ini juga harus diingat berkas-

berkas yang copy itu juga harus musnah dan tidak boleh disimpan dan yang di scan juga harus

musnah.

33. Apakah daftar arsip musnah dan berita acara pemusnahan memiliki JRA dan apakah bisa

dimusnahkan kembali?

Jadi daftar arsip musnah dan berita acara pemusnahan itu tidak memiliki JRA, karena kedua

arsip tersebut akan menjadi arsip vital yang sifatnya permanen. Nah jadi jelas itu tidak dapat

dimusnahkan lagi.

34. Di Unit Kearsipan Utama kedua arsip tersebut disimpan dimanakah?

Kalo daftar arsip musnah dan berita acara pemusnahan itu disimpan oleh Kepala Sub Bagian

TU di Ruang Penyimpanan Arsip Vital Unit Kearsipan Utama

35. Apakah ada kendala yang ditemui dalam melakukan seluruh pelaksanaan kegiatan pemusnahan

arsip?

Sejauh ini secara keseluruhan bisa dibilang aman sih, kita melakukannya juga sesuai prosedur

yang ditetapkan dan pada pelaksanaanya lancar-lancar saja. Mungkin ini sih. Kendalanya itu

ada pada tahap pemeriksaan berkasnya sih, karena fisik dan daftarnya itu kadang-kadang

tidak sama pas awal itu cukup ribet. Itu terjadi karena pada awal pemindahan arsip dari aktif

ke inaktif terkadang Unit Pengolah/Unit Penciptanya tidak menyerahkan file sesuai prosedur,

ada yang menyerahkan lengkap, ada yang ketika diperiksa kembali ternyata ada yang kurang

atau hilang, ada juga yang bahkan mengirimkannya 1 kardus besar tanpa diolah. Hal tersebut

berpengaruh untuk proses menyiapkan daftar usul musnah arsip yang dilakukan oleh penata

arsip.

Hal tersebut juga terjadi karena adanya tumpang tindih pekerjaan, jadi tiap unit

pengolah/pencipta mempunyai satu pengadministrasi umum yang bertanggung jawab terhadap

arsip, akan tetapi biasanya itu adalah jabatan tempelan atau tugas tambahan dimana

sebetulnya orang itu sudah punya jabatan dan tugas aslinya. Jadi kita memaklumi itu dan mau

tidak mau harus menerima berkasnya, yang terpenting arsipnya terselamatkan.

36. Upaya apa yang dilakukan Unit Kearsipan Utama dalam mengatasi kendala tersebut?

Jika kedalam konteks kendala dalam pemberkasan/pemeriksaan arsip itu yang kita lakukan

adalah rekonstruksi arsip, jadi secara ringkas itu kita menyatukan kembali arsip yang terpisah-

pisah. Jika kendala dalam konteks kekurangan SDM arsip dan perihal kesadaran itu, jadi kita

itu ada Workshop dan Sosialisasi tentang kearsipan yang bertujuan meningkatkan kesadaran

bahwasannya pentingnya berkas/arsip tiap-tiap Unit Pengolah/Unit Pencipta untuk

diselamatkan, walaupun belum ada arsiparis yang mumpuni di tiap Unit Pengolah/Unit

Penciptanya. Yang terpenting tiap unit pengolah itu sudah percaya menitipkan berkas ke unit

kearsipan utama, sebelumnya itukan dikelola sendiri, jadi kita lakukan berangsur-angsur untuk

meningkatkan keasadaran mereka.


Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah

Nama Informan: Bapak Madha, S.Pd., MM.

Jabatan : Arsiparis Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Tim Penilai Arsip)


1. Apa yang bapak ketahui tentang penyusutan arsip?

Penyusutan arsip adalah pengurangan, pengurangan arsip dengan cara pemindahan,

pemusnahan dan penyerahan. Karena tanpa adanya penyusutan arsip itu akan bertumpuk.

Makannya penyusutan adalah pengurangan arsip dengan cara pemindahan, pemusnahan dan

penyerahan. Semisal arsipnya sudah inaktif itu harus dipindahkan.

2. Lebih mendalam, apa yang bapak ketahui tentang pemusnahan arsip?

Jadi penyusutan itu yang paling panjang alurnya itu pemusnahan, pemusnahan arsip itu harus

seusai prosedur, gaboleh tanpa prosedur karena arsip yang sudah dimusnahkan itu tidak dapat

kembali diciptakan. Jika melakukan pemusnahan arsip tidak menggunakan prosedur kita sudah

pasti dikenakan denda 500 juta. Di Undang-Undang itu kan sudah diatur. Induk dari

pengelolaan kearsipan di lingkungan kementerian pendidikan dan kebudayaan ialah pada

peraturan pemerintah, petunjuk teknisnya disana.

3. Adakah pedoman/acuan dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip?

Pedoman/acuannya pemusnahan arsip itu ada di Peraturan Menteri Penidikan dan

Kebudayaan No. 68 untuk kegiatannya dengan mengacu kepada Undang-Undang. Kalau untuk

JRAnya itu kita punya sendiri dan jelas di atur di Peraturan Menteri Pendidikan dan

Kebudayan No. 45, setiap arsip di lingkungan Kementerian pasti memiliki JRA tidak terkecuali

di Setditjen Dikdasmen itu juga pasti memiliki JRA, jadi arsip itu tidak lepas dari pola

klasifikasi dan itu nyambung dengan JRA. Semisal klasifikasinya Hk, itu hukum, Ku, itu

keuangan. Jadi misal arsip Hukum retensinya berapa lama bisa dilihat di JRA, sama halnya di

Ku pun bisa dilihat di JRA. Jadi nyambung antara pola klasifikasi dan jadwal retensi arsipnya.

Di sini bisa dikatakan telah memiliki JRA dan arsip-arsipnya telah secara keseluruhan

memiliki JRA juga.

4. Dalam pelaksanaan pemusnahan arsip di Unit Kearsipan Utama itu akan mengundang Arsiparis

Kementerian untuk menjadi salah satu tim penilai, bagaimanakah prosesnya?

Iya, jadi kalo pemusnahan arsipnya di lakukan pada tataran Setditjen Dikdasmen itu

mengundang kami disini untuk menjadi panitia tim penilai arsip melalui biro umum dan tim

penilai arsip itu harus berjumlah ganjil, tidak boleh genap sesuai dengan Undang-Undang

Nomor 43 tentang Kearsipan. Nah, tim penilai arsip ini biasanya terdiri dari beberapa unsur,

dari unsur perwakilan unit kearsipan setditjen dikdasmen, pencipta arsipnya dari setditjen

dikdasmen lalu unit pengolahnya juga setditjen dikdasmen ada. Ada unit kearsipan dikdasmen

ada unit pengolahnya, lalu dari dikdasmen kementerian yakni biro umum, lalu dari bidang

hukum dan organisasi di kementerian pendidikan dan kebudayaan. Lalu bidang pengawasan

dari inspektorat jenderal. Jadi yang terpenting itu unsur-unsur tersebut harus ada, untuk

prasyarat pembentukan tim penilai. Bidang hukum, bidang pengawasan, arsiparis/pejabat unit

kearsipan kementerian, unit kearsipan utama, pencipta arsip atau unit pengolah. Itu harus ada.

Kita disini sebetulnya hanya tinggal menerima surat undangan permohonan menjadi tim

penilai yang disertai daftar usul musnah dan mengkonfirmasi kehadiran saja. Jadi surat

undangan permohonan dan daftar usul musnah itu memang biasanya sudah dapat diterima 3-

4 hari sebelum dilakukannya penilaian arsip. sehingga itu membuat tiap unsur perwakilan tim

penilai bisa mempelajari bahan-bahan yang telah diberikan dan juga bisa memiliki bekal untuk

melakukan penilaian arsip. Biasanya juga tiap perwakilan tim penilai itu telah meverifikasi

dengan cara mencentang-centang terlebih dahulu atau dicoret-coret untuk bahan persiapan

untuk didiskusikan bersama pada saat menilai nanti.

5. Apakah ada pedoman yang dimiliki tim penilai dalam melaksanakan penilaian arsip?

Tim penilai itu berpedoman pada JRA dalam melakukan penilaian, tanpa JRA ya tidak bisa.

Jadi orang yang menilai tidak boleh ngawur, apalagi keluar dari JRA. JRA yang jadi pedoman

disini ialah Peraturan Menteri, dimana Peraturan Menteri tersebut sudah dibahas bersama

oleh orang-orang Arsip Nasional.

JRA itu kan ada pedoman ANRI yang mengatur, sementara semisal arsip itu kan unik,

bagaimana arsip di tiap lembaga/organisasi itu berbeda-beda jenisnya. Kalau JRA di

lingkungan kemendikbud ini kan dilihat dari jenis arsip disini ada arsip kepegawaian, ada

arsip keuangan nah itu kita berkoordinasi kepada lembaga negara keuangan (BPK) dan

kepegawaian ini harus dari lembaga negara (BKN), minta persetujuan dari BPK dan BKN dan

juga ANRI. Jadi dalam membahas penentuan JRA, orang-orang dari perwakilan BPK, dari

BKN dan ANRI itu harus hadir. Itu harus dibahas bareng-bareng. Jadi unit-unit terkait ketika

membuat JRA itu harus dilibatkan. Tidak bisa bahwasannya kementerian pendidikan dan

kebudayaan membuat sendiri itu tidak bisa. Karena permasalahannya ialah menyangkut

hukum, jadi tidak dapat dikembalikan. Jika pedoman yang khusus ada dikementerian

kemendikbud sudah membuat pedoman tersendiri perihal arsip fasilitatif subtantif yang khusus

ada di kementerian di Peremndikbud No.45 tahun 2016.

6. Bagaimana proses pelaksanaan penilaian arsip?

Prosesnya itu jadi kita melakukan pengecekan dan verifikasi daftar arsip usul musnah dengan

cara didiskusikan bersama-sama, biasanya tiap tim penilai pasti sudah mempelajari arsip-

arsip yang diusulkan musnah melalui daftar usul arsip yang dilampirkan sebelumnya. Mereka

mengamati dan mempelajari sesuai dengan bidangnya masing-masing. Saya sendiri biasanya

sudah memberikan catatan atau pencontrengan untuk arsip mana saja yang sudah layak

musnah dan arsip mana yang mungkin masih dapat disimpan kembali dengan mengacu kepada

JRA-nya. Hal itu bisa berguna sekali untuk kita menentukan apakah arsip layak musnah

ataukah tidak, masih ada kasus hukumnya kah atau ada hal lain sehingga kita bisa rembuk dan

sepakat untuk menentukkan status arsipnya.

7. Apa yang perlu diperhatikan dalam melakukan penilaian arsip?

Tentunya yang perlu diperhatikan dalam melakukan penialain arsip adalah kompetensi dan

kesiapan serta pemahaman tentang arsip tiap perwakilan unsur tim penilai karena sebagai

perwakilan tim penilai tugas kita di undang rapat itu memang untuk berargumen, bukan hanya

untuk duduk-duduk saja. Berargumen kenapa arsip ini harus musnah, kenapa arsip itu harus

disimpan kembali, apakah ada temuan, apakah ada kasus hukum yang belum selesai, dan yang

terpenting harus ada dasarnya ketika beragumen. Jadi jika seperti itu, tanpa JRA pemusnahan

arsip akan jauh lebih sulit dan lebih lama karena JRA ini sangat penting.

8. Apakah ada hal yang sering terjadi atau ditemui pada saat melakukan pelaksanaan penilaian

arsip?

Hal yang terjadi ketika pelaksanaan penilaian arsip berlangsung ialah adu argumen panjang

antar tim penilai, yang membuat memakan waktu karena mempertahankan argumennya

masing-masing. Akan tetapi itu penting karena tiap tim penilai memiliki dasar argumennya

melalui undang-undang, peraturan menteri dll. Peraturan menteri itu menjadi hal baku,

terutama dalam hal peraturan menteri tentang JRA. Berbeda hal jika tidak ada yang

diperdebatkan itu cepat, Semisal arsip 10 tahun sudah habis retensinya, yasudah langsung

dimusnahkan. Hanya saja, kami biasanya tim penilai bisa melakukan penilaian dimana arsip

yang mungkin sedang di nilai ini memiliki kerancuan, dimana ada ketakutan arsip tersebut

memiliki temuan kasus yang belum selesai. Ketika betul ditemukan temuan maka arsip tersebut

dapat dikatakan harus disimpan kembali sesuai dengan JRA awal yakni semisal 10 tahun

berarti disimpan kembali 10 tahun. Umpamanya contoh kasus, ada arsip keuangan 10 tahun

sudah habis masa retensinya di tahun 2020 ini, tapi ternyata arsip keuangan ini masih ada

kasus di kejaksaan, ada dikepolisian dan belum beres. Begitu dinilai pada tahun ini di

kejaksaan belum selesai, itu berarti harus disimpan kembali dengan JRA yang sama di waktu

awal yaitu 10 tahun. Jadi disimpan kembali dengan JRA yang sama, karena kasus keuangan

itu belum selesai, apalagi kasus itu biasanya tidak setahun 2 tahun selesai, maka dari itu

mengacu kepada waktu penyimpanan terlama di awal sesuai JRA, bahkan dalam kasus

keuangan biasanya ada kasus yang belum selesai sampai 20 tahun. Bisa saja ada

penyimpangan didalam pengelolaan kegiatan-kegiatan kementerian, makannya jika ada

temuan arsip diwajibkan untuk tetap selalu aktif dan tidak bisa inaktif, karena untuk

memudahkan jika saat dibutuhkan itu mudah ditemukan.

9. Apakah ada contoh kasus lainnya?

Ada juga begitu menilai, katakan salah satu tim yang menilai, mengatakan arsip peraturan

menteri itu tidak layak musnah karena Peraturan menteri ini jika sifatnya mengatur itu arsip

merupakan permanen, kecuali keputusan menteri itu yang bisa musnah. Kenapa bisa begitu,

karena surat keputusan penetapan rumah dinas, surat keputusan pengangkatan itu bisa

musnah. Tetapi semisal peraturan, yang mengatur regulasi secara keseluruhan apalagi secara

nasional itu permanen karena untuk hajat hidup orang banyak. Jadi, jika surat keputusan

penetapan rumah dinas, rumah dinas kan ditempati, apabila rumah dinasnya itu sudah tidak

ditempatkan lagi itukan SK-nya sudah bisa dimusnahkan/dihilangkan. Berbeda hal jika itu

peraturan-peraturan menteri yang diterbitkan oleh Menteri, itu permanen masuknya, seperti

MOU juga permanen.

10. Apa yang dihasilkan dari pelaksanaan penilaian arsip?

Hasil dari pelaksanaan penilaian arsip adalah surat pertimbangan penilaian arsip, surat itu

harus ditandatangani oleh seluruh peserta penilaian arsip. Jadi, semisal ada 10.000 arsip,

namun setelah dilakukan penilaian itu hanya 9200 yang layak musnah, sisanya 800 itu musti

disimpan kembali sesuai dengan JRA awal yang telah ditetapkan.”

11. Adakah kendala yang ditemui pada saat melakukan penilaian arsip?

Secara keseluruhan itu lancar-lancar saja ketika melaksanakan penilaian arsip. Cuma ada

sebetulnya kendala dimana pada saat pelaksanaan penilaian itu salah satu perwakilan unsur

tim penilai tidak hadir padahal sudah konfirmasi kehadiran, berhalangan hadir bisa karena

sakit ataupun ada tugas mendadak yang mesti didahulukan dan tidak dapat digantikan. Itu

yang menjadi kendala karena pelaksanaan penilaian bisa tertunda dan akan mundur waktunya.

Karena pelaksanaan penilaian tidak bisa diganti waktu dan tim penilai yang sudah diundang

sudah sesuai plot tiap unsurnya.

12. Memangnya sepenting apakah kehadiran tim penilai arsip?

Karena yang ikut rapat itu harus tanda tangan dokumen, jadi memang yang sudah mendapat

surat undangan harus/wajib hadir semisal memang tidak bisa hadir tiap unsur-unsurnya harus

mengirim perwakilannya yang lain sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan. Itu harus ada

dan wajib ada karena tiap-tiap unsur adalah penting untuk melakukan penilaian, semisal dari

bidang hukum tidak bisa hadir perwakilannya di hari H, ya mau gak mau harus ada yang lain

untuk mewakilinya, tidak boleh tidak hadir, yang terpenting memiliki kompetensi di bidang

hukum.

13. Adakah upaya yang dilakukan dalam mengatasi kendala tersebut?

Upaya yang dilakukan itu biasanya panitia tim penilai arsip akan berusaha selalu

menghubungi by phone untuk tiap perwakilan tim penilai arsip dari H-1 sampai hari H. Jika

memang ternyata di H-1 atau di hari H ada yang berhalangan hadir maka bisa langsung

meminta rekomendasi pengganti yang sama berkompeten dari unsur yang berhalangan,

semisal dari pihak arsiparis yang berhalangan hadir maka panitia tim pemusnah arisp

meminta rekomendasi arsiparis lain untuk diajukan kepada Biro Umum Sekretariat Jenderal

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan . Jadi dengan demikian dapat dipastikan kita tetap

bisa menjalankan penilaian arsip dengan tepat waktu


Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah

Nama Informan: Bapak Fheby Azhom Arrafiqie, S.IP

Jabatan : Koordinator Penata Arsip Unit Kearsipan Utama


1. Bagaimanakah proses pemeriksaan/penyeleksian arsip yang akan dimusnahkan?

Proses pemeriksaan/penyeleksian yang pertama kali kami lakukan itu jelas mengecek daftar

arsip inaktif, arsip manakah yang sudah habis masa retensi inaktifnya. Itu jadi acuan kami

untuk melakukan pemeriksaan/penyeleksian arsip. Setelah tahu arsip mana saja yang sudah

habis JRAnya, kami langsung mengecek fisik arsipnya di role opec dan memverifikasi kembali

apakah arsipnya sesuai dengan daftar inaktifnyanya. Arsip-arsip yang terverifikasi daftar dan

fisiknya sesuai itu yang akan kita jadikan daftar usul musnah yang akan diserahkan kepada

Kasubag TU.

2. Apakah ada waktu khusus atau berkala dalam melakukan pemeriksaan/penyeleksian arsip?

Kalau dalam pemeriksaan/penyelesian arsip dinamis inaktif itu biasa kita lakukan diakhir

tahun.

3. Apakah ada pedoman/acuan untuk melakukan pemeriksaan/penyeleksian arsip?

Ya itu, pedoman/acuannya daftar arsip inaktif yang kita punya. Dari situ kemudian kita tahu

arsip mana sajakah yang sudah habis masa retensinya.

4. Setelah penetapan arsip musnah apa yang dilakukan oleh penata arsip?

Hasil dari surat penetapan arsip itu akan diinformasikan ke kita. Setelah itu data dari surat

penetapan arsip musnah tersebut sebagai acuan kita untuk memperbaharui status arsip di

database kita. Kita melakukannya itu di Sistem Otomasi Kearsipan yang kita miliki yang

bernama SINTA.

5. Bukankah penata arsip melakukan proses penyimpanan kembali arsip yang dinyatakan harus

disimpan kembali, Bagaimanakah prosesnya?

Iya. jika arsip itu ditetapkan untuk disimpan kembali kita hanya tinggal mengubah JRA arsip

inaktifnya sesuai seperti awalnya saja. Karena didalam SINTA itu ada menu yang khusus

menampilkan daftar arsip inaktif yang ada disini. Tinggal cari dan mencocokkan arsipnya saja

sesuai dengan surat penetapan arsip yang kita terima.

6. Bagaimanakah proses pembuatan daftar arsip musnah?

Jadi itu sebetulnya dilakukan berbarengan dengan proses penyimpanan kembali, kita bagi

tugas ada yang mengurusi penyimpanan kembali ada yang mengurusi pembuatan daftar arsip

musnah. Prosesnya sama, masih mengacu pada hasil surat penetapan musnah, arsip yang

ditetapkan musnah itu dicocokkan dengan yang di database, dimana pun tempatnya yang

sifatnya masih dalam satu dampingan file nya itu harus hilang semua. Bentuk copy-annya,

bentuk soft copy-nya dan daftar arsipnya. Jika memang musnah maka musnah semua dan harus

dihapus.

Nah, Daftar arsip musnah itu sebetulnya daftar arsip yang telah ditetapkan musnah yang telah

melalui proses penilaian dan persetujuan dan juga sudah kita lakukan pengecekan dan

pencocokan pada database kita.

7. Apa yang dilakukan penata arsip dalam bertugas sebagai tim pemusnah arsip?

Tugas kita itu ialah menyiapkan fisik dafar arsip musnah, kita melakukannya dengan cara

mengeluarkan langsung dari boks arsip saja, yang penting ceklis verifikasi sesuai daftar arsip

musnah yang sudah ditetapkan. Jadi langsung keluarin aja dari boksnya. Karena kalau pakai

boks itu rugi, jika boksnya sudah tidak layak langsung saja bersama boksnya ikut disiapkan.

Setelah itu barulah lanjut ke pelaksanaan pemusnahan arsip.

8. Dengan cara apakah pemusnahan arsip dilakukan?

Caranya itu dicacah menggunakan mesin pencacah. Mesin pencacah disini hanya untuk

melakukan pemusnahan volume arsip dengan volume kecil, paling tidak setengah jam untuk

lama pencacahannya. Itu kita sendiri yang melakukan, jadi Setditjen Dikdasmen tersedia

fasilitas dimana untuk melakukan pemusnahan arsip dalam volume kecil. Kalau untuk volume

besar setditjen dikdasmen menggunakan pihak ketiga yakni pabrik kertas

9. Apakah ada kendala yang ditemui sebagai penata arsip dalam melakukan kegiatan pemusnahan

arsip?

Ada. Kendalannya pada saat proses pendaftaran arsip inaktif yang awal, kenapa begitu karena

terkadang dari Unit Pengolah/Unit Penciptanya ketika melakukan pemindahan arsip dinamis

inaktif ke Unit Kearsipan Utamanya berkasnya ada yang kita terima secara utuh, ada yang

ternyata berkasnya tidak lengkap, bahkan ada yang masih bentuk boks-boks besar dan itu

tercecer. Akhirnya kita mesti mengelompokkan arsipnya lagi pada saat awal pendafataran

arsip inaktif. Nah itu berpengaruh ketika pada saat kita menyiapkan daftar usul musnahnya

sementara kita harus melakukan pengecekan fisik arsipnya. Kadang daftar yang dimuat dan

fisiknya itu tidak sama/kurang lengkap, jadi kita butuh waktu untuk melihat fisik arsipnya

kembali, apakah tersedia atau tidak, bahkan kadang ternyata temuan arsipnya itu adalah copy-

an aja bukan aslinya

10. Adakah upaya yang dilakukan untuk mengatasi hal tersebut?

Upaya yang kita lakukan itu biasa kita sebut rekonstruksi arsip, menyatukan file berdasarkan

kegiatannya. Karena tidak semua arsip dalam satu kegiatan itu berurutan dan bahkan terpisah-

pisah, Surat tugasnya semisal ada di sana, surat undangannya ada di sini, laporan

keuangannya disana dan daftar hadirnya dipisah. Nah hal tersebut kan memaksa kita untuk

melakukan penyatuan arsip, nah itu kita sebut rekonstruksi arsip atau bisa dibilang arsip di

bangun kembali hingga terkumpul jadi satu berkas, setelahnyan baru diinput ke dalam SINTA

untuk dijadikan daftar arsip inaktif sehingga untuk kedepannya data dan fisik arsipnya bisa

sesuai dan mudah untuk ditemukan.

BIODATA PENULIS

LAGA AL AHLI. Lahir di Bogor, 4 September 1995. Anak dari

Ayahanda Syarifudin Muhadi dan Ibunda Khadijah. Penulis bertempat

tinggal di Jl. Musholla An-Nur RT 01 RW 03 No. 42, Kelurahan Krukut,

Kecamatan Limo, Kota Depok, Jawa Barat. Penulis menyelesaikan

pendidikan pertama di TK Al-Manar (2000), kemudian penulis

melanjutkan pendidikan dasar di SDN 01 Krukut (2001-2007). Setelah

lulus kemudian melanjutkan ke pendidikan menengah di SMPN Negeri

13 Depok (2007-2010). Kemudian penulis melanjutkan kembali ke

pendidkan menengah atas di SMA PGRI 3 Jakarta Selatan (2010-2013)

mengambil jurusan IPA. Setelah lulus SMA pada tahun 2013, penulis

melanjutkan ke pendidikan tinggi S1 dengan mengambil Jurusan Ilmu

Perpustakaan dan Informasi, di Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri

Jakarta. Rekam jejak penulis selama di perguruan tinggi, pada tahun 2015 penulis pernah aktif

di organisasi intra kampus sebagai Wakil Ketua Himpunan Jurusan Ilmu Perpustakaan (HMJ).

Kemudian di tahun 2016 penulis pernah melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di

ExxonMobil Inc dan melaksanakan Kuliah Kerja Nyata (KKN) di Desa Ranca Buaya,

Kecamatan Jambe, Kabupaten Tangerang. Dalam proses pengerjaan skripsi penulis mengisi

waktu dengan melakukan kegiatan sosial, agama, kreatif, olahraga, magang dan bekerja.

Hingga akhirnya penulis menyelesaikan pendidikan tingginya pada tahun 2020 dengan menulis

skripsi yang berjudul “Pelaksanaan Kegiatan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif Studi Kasus

pada Unit Kearsipan Utama Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan

Menengah”.

Documents

PELAKSANAAAN KEGIATAN PEMUSNAHAN ARSIP DINAMIS …