PEKELILING PERBENDAHARAAN

(PP) BIL.5 TAHUN 2007 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN

BAHAGIAN KAWALAN DAN PEMANTAUAN KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA

Memperkemas dan memantapkan Peraturan Pengurusan Aset Alih Kerajaan

TUJUAN PP5/2007

Memberi penjelasan mengenai Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 Tahun 2007 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA)

Membolehkan pegawai memahami prosedur yang ditetapkan oleh Perbendaharaan dalam Pengurusan Aset Alih Kerajaan

Memberi maklum kepada pegawai mengenai peranan yang perlu dimainkan oleh pihak-pihak yang terlibat dalam mengurus aset alih Kerajaan

Memastikan Pegawai mengurus aset alih Kerajaan mahir menggunakan borang – borang baru yang terdapat di dalam Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA)

TUJUAN TAKLIMAT

PERATURAN LAMA

PERATURAN BARU

• 14 dokumen

• AP,PP,PP-TPS, SPP & Surat

• Keliru

• Bertindih

• Terlalu lama

• Tidak jelas

1 dokumen rujukan

Mudah

Teratur

Seragam

Terkini

Jelas

PERBANDINGAN PERATURAN ASET ALIH KERAJAAN

Aset Alih Kerajaan diurus ikut tatacara

Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib (KEW.PA-32)

Laporan Pelupusan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-20)

Laporan Pemeriksaan Harta Modal & Inventori (KEW.PA-10 dan KEW.PA-11)

Laporan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-8)

Kemuka Laporan Tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac iaitu:-

Tubuh Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK)

Jawatankuasa Penyiasat

Lembaga Pemeriksa

Pegawai Pemeriksa Aset ₪

Pegawai Aset

Melantik:-

Tubuh Unit Pengurusan Aset

Aset Alih diurus

cekap

teratur

berkesan

Harta Modal dan Inventori

Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori

Pelupusan Aset

Tindakan Surcaj/Tatatertib

Pegawai Pemeriksa Aset

Lembaga Pemeriksa Pelupusan

Jawatankuasa Penyiasat

Unit Pengurusan

Aset Alih

Mengurus aset alih

Urus Pelantikan

Urus Setia JKPAK

Urus Pelupusan Aset Alih

Sediakan Laporan

Urus Hapus

Kira Aset Alih

UNIT PENGURUSAN ASET CKE

Agenda Mesyuarat

JKPAK

Kedudukan Semasa

Aset Alih

Hasil Laporan

Pemeriksaan Aset Alih

Isu Berbangkit Mengenai

Pengurusan Aset Alih

Laporan Tindakan

Surcaj Tatatertib

Laporan Tindakan

Pelupusan

AGENDA MESYUARAT JKPAK

Peraturan hendaklah dilaksanakan oleh Kementerian/

Jabatan berkuatkuasa mulai 02 Mac 2007.

Semua Pegawai Pengawal hendaklah memastikan

setiap Kementerian/Jabatan di bawah kawalannya

menguruskan aset alih mengikut TPA melainkan jika

terdapat arahan lain yang dikeluarkan oleh

Perbendaharaan.

PENGUATKUASAAN

aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu

tempat yang lain

DEFINISI ASET ALIH

BAB A PENERIMAAN

BAB E PELUPUSAN

PENDAHULUAN

BAB B PENDAFTARAN

BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN &

PEMERIKSAAN

BAB F KEHILANGAN /HAPUS KIRA

BAB D PENYELENGGARAAN

TPA

KANDUNGAN TPA

BAB A

PENERIMAAN

“Pegawai Penerima” ialah pegawai yang diberi

tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang

diperolehi.

“Pegawai Bertauliah” ialah pegawai yang memiliki kepakaran

dalam bidang tertentu.

BAB A - PENERIMAAN

Objektif:

• Memastikan setiap aset diterima menepati spesifikasi yang

ditetapkan. • Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan. • Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik, sempurna

dan selamat untuk digunakan.

BAB A - PENERIMAAN Peraturan penerimaan

Pemeriksaan teliti bagi memastikan aset diterima menepati

spesifikasi.

Pemeriksaan teknikal pegawai yang bertauliah bila perlu.

Langkah-langkah yang perlu dipatuhi semasa menerima

aset:

- Semak butiran dalam dokumen.

- Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta sebelum

sahkan penerimaan.

Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta maka

dokumen dicatat “ Diterima dengan syarat ianya diperiksa,

dikira,diukur, ditimbang dan diuji”.

Sediakan Borang Laporan Penerimaan Kew. PA-1 jika terdapat

kerosakan/perselisihan.

Borang Kew.PA-1 yang ditandatangani oleh Ketua Jabatan

dihantar kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal.

Pegawai Penerima pastikan aset diterima beserta Surat

Jaminan daripada pembekal.

Pegawai Penerima pastikan aset diterima bersama manual

penggunaan dan penyelenggaraan.

Peraturan Penerimaan

BAB A - PENERIMAAN

N.tma Astt Ptrih.tl Cattttn

Ktrosak.tn

Temperature Se mo r ro$a 1< Hanya 2 unit 05262 13AprD7 & Humidity 5 5 D dan tiada $.Jhaja yang

Indicator paparan rQ$.11<

BAB B

PENDAFTARAN

PENDAFTARAN

TEMPOH MENDAFTAR

PUNCA MAKLUMAT

OBJEKTIF

PENDAFTARAN ASET HADIAH

DOKUMEN PENDAFTARAN

PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK

BUTIRAN MAKLUMAT

CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA

URUSAN PENDAFTARAN ASET ALIH

LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL & INVENTORI

PENGESAHAN PENDAFTARAN

BAB B - PENDAFTARAN

Objektif Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan

kemaskini

Memudahkan pengesanan dan pemantauan

Membolehkan keadaan aset diketahui

Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan

penggantian aset

Tempoh Mendaftar

Dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan.

BAB B - PENDAFTARAN

Aset Hadiah Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuan pembelajaran dan

pameran tidak perlu didaftarkan. Satu senarai daftar aset

berkenaan diwujudkan bagi tujuan rekod.

BAB B - PENDAFTARAN

Punca Maklumat Aset yang Dibeli

Pesanan Rasmi Kerajaan

Nota Serahan

Invois

Dokumen Kontrak

Kad Jaminan

Manual Pengguna

Dokumen-dokumen lain yang berkaitan

BAB B - PENDAFTARAN

Punca Maklumat Aset yang Diterima Daripada Sumber Lain Salinan Daftar jika diterima secara pindahan

Salinan surat kelulusan menerima hadiah (Surat Pek.

Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2008).

Salinan Sijil Lucuthak oleh Mahkamah

Punca Maklumat Aset yang Belum Berdaftar

Sekiranya tiada punca maklumat, pendaftaran berasaskan

maklumat di fizikal aset atau sumber-sumber lain yang berkaitan.

BAB B - PENDAFTARAN

Dokumen Pendaftaran (a) Daftar Harta Modal Kew.PA-2

(b) Daftar Inventori Kew.PA-3

- atau -

Pendaftaran melalui sistem berkomputer:

• Format yang sama diguna pakai.

• Daftar hendaklah dicetak.

• Ditandatangani oleh Ketua Jabatan.

KEW. PA-2

(No. Siri Pendafataran: KK/BKP10/H/07/1

DAFTAR HARTA MODAL Kementerian/Jabatan: Pebendaharaan

Bahagian:Kawalan dan Pemantauan BAHAGIAN A

Kod Nasional

Kategori Peralatan ICT

Sub Kategori Komputer

Jenis/Jenama/Model DELL/L1506

Buatan Malaysia

Jenis dan No. Enjin Harga Perolehan Asal RM8,500

No. Casis/Siri Pembuat DP/NO7N22 Tarikh Diterima 13 April 2007

No. Pendaftaran

(Bagi kenderaan)

No. Pesanan Rasmi Kerajaan LO A5624

KOMPONEN/AKSESORI

CPU Papan Kekunci Monitor Tetikus Speaker

Tempoh Jaminan 1 Tahun

Nama Pembekal Dan Alamat

Compter System Sdn. Bhd

No. 15, Plaza Low Yatt, Jalan Embi

KUALA LUMPUR

Tandatangan Ketua Jabatan: Ń Nama: Noorrizan bt. Shafie Jawatan Setiausaha Bahagian Cop

Tarikh 17 April 2007 PENEMPATAN

Lokasi PKP(P)

Tarikh 17 April 2007

Nama Pegawai Ahmad Hishamuddin

Tandatangan ƒ

PEMERIKSAAN

Tarikh

Status Aset

Nama Pemeriksa

Tandatangan

PELUPUSAN/HAPUS KIRA

Rujukan Kelulusan Tarikh Kaedah Pelupusan Tandatangan

KEW. PA-2

DAFTAR HARTA MODAL

BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF

BAHAGIAN B

Bil. Tarikh Butiran Tempoh jaminan

Kos (RM) Nama dan Tandatangan

1. 21.6.2007 Penggantian CPU 1 tahun 1,000

KEW. PA-3

(No. Siri Pendafataran KK/BKP10/I/07/1-5 )

DAFTAR INVENTORI Kementerian/Jabatan: Perbendahraan

Bahagian: Kawalan dan Pemantauan

Kod Nasional

Kategori Perabot

Sub Kategori Almari

Jenis Almari Buku Bercermin

Kuantiti 5 Harga Perolehan Asal RM350.00 sebuah

Unit Pengukuran buah Tarikh Diterima 17 Mei 2007

Tempoh Jaminan 1 Tahun No. Pesanan Rasmi Kerajaan dan Tarikh LO CT3456

Nama Pembekal dan Alamat Syarikat Sri Kenanga Sdn. Bhd. Lot 50, Jalan Tuanku Abdul Rahman Kuala Lumpur

Tandatangan Ketua Jabatan: Ń Nama: Nooorizan bt. Shafie Jawatan; Setiausaha Bahagian Tarikh: 22 Mei 2007

Cop PENEMPATAN

Kuantiti 1 1 1 1 1

No. Siri Pendaftaran KK/BKP10/1//07/1 KK/BKP10/1//07/2 KK/BKP10/1//07/3 KK/BKP10/1//07/4 KK/BKP10/1//07/5

Lokasi SBKP TSBKP(A&p) TSBKP(S) Pkp(p) PPT(P)

Tarikh 22 Mei 2007 22 Mei 2007 22 Mei 2007 22 Mei 2007 22 Mei 2007

Nama Pegawai Noorrizan bt. Shafiie Tajol Azhar Nik Hassan Ahmad Hishamuddin Henry Chong

Tandatangan Ñ Ť H A H

PEMERIKSAAN

Tarikh 22.6.2007 22.6.2007 22.6.2007 22.6.2007 22.6.2007

Status Aset Seang digunakan Seang digunakan Seang digunakan Seang digunakan Rosak

Nama Pemeriksa Hisham & Ahmad Hisham & Ahmad Hisham & Ahmad Hisham & Ahmad Hisham & Ahmad

Tandatangan & ¥ & ¥

& ¥

& ¥

& ¥

PELUPUSAN/HAPUS KIRA

Tarikh Rujukan Kaedah Pelupusan Kuantiti Lokasi Tandatangan

3.7.2007 KK/BDSWP 10/767/2(81) Buang 1 PPT(P) §

BAB B - PENDAFTARAN

Pengesahan Pengesahan pendaftaran dibuat dan dicop pada dokumen punca

maklumat yang berkaitan seperti contoh berikut:

“Telah direkodkan pada ………..(tarikh). No. siri pendaftaran aset

………….. seperti nombor pada daftar”

Urusan Pendaftaran Didaftarkan oleh Pegawai Aset di Kementerian/ Jabatan/ PTJ

menggunakan Kew. PA-2 &Kew.PA-3.

Satu Senarai Daftar Harta Modal Kew. PA-4 dan Senarai Daftar

Inventori Kew. PA-5 disediakan.

KEW.PA-4

SENARAI DAFTAR HARTA MODAL TAHUN 2007

BIL NOMBOR SIRI PENDAFTARAN

NAMA ASET TARIKH PEROLEHAN

HARGA PEROLEHAN ASAL (RM)

1. KK/BKP10/H/07/1 Komputer Riba Dell/L1506 13 April 2007 RM8,500

2. KK/BKP10/H/07/2 Kamera Digital Sony Model DSC-W1

17 April 2007 RM2,500

3. KK/BKP10/H/07/3 Kamera Digital Sony Model DSC-W1

17 April 2007 RM2,500

4. KK/BKP10/H/07/4 Kamera Digital Sony Model DSC-W1

17 April 2007 RM2,500

5. KK/BKP10/H/07/5 Komputer Riba Dell/L1506 24 Mei 2007 RM8,500

JUMLAH RM24,500

KEW.PA-5

SENARAI DAFTAR INVENTORI TAHUN 2007

BIL NOMBOR SIRI PENDAFTARAN

NAMA ASET TARIKH PEROLEHAN

HARGA PEROLEHAN ASAL (RM)

1. KK/BKP10/I/07/1-5 Almari Buku Bercermin

2 Mei 2007 RM1,750

2. KK/BKP10/1/07/6-10 Meja Pegawai 2 Mei 2007 RM1,200

3. KK/BKP10/1/07/11-15 Kerusi Pegawai 2 Mei 2007 RM750

JUMLAH RM3,700

BAB B - PENDAFTARAN

Urusan Pendaftaran

Salinan Kew. PA-4 dan Kew. PA-5 dikemukakan secara

tahunan seperti berikut:

(a) Pendaftaran di peringkat PTJ

Kemuka kepada Jabatan atau Ibu Pejabat

(b) Pendaftaran Peringkat Jabatan

Kumpulkan senarai daftar PTJ beserta senarai daftar

Jabatan dan kemukakan kepada Kementerian.

(c) Pendaftaran di peringkat Kementerian Kumpul

senarai daftar PTJ, Jabatan dan Kementerian bagi

membolehkan Kementerian mengetahui dan

memantau keseluruhan aset di bawah kawalannya.

BAB B - PENDAFTARAN

Urusan Pendaftaran (d) Daftar aset dikemaskini bila berlaku:

• Penambahan/penggantian/penaiktarafan • Pemeriksaan aset • Pelupusan • Hapus kira

Pelabelan Aset Semua aset diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat,

emboss bagi menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia (HKM).

Aset tujuan samaran/risikan ditanda di tempat yang tidak mudah dilihat.

BAB B - PENDAFTARAN

Pelabelan Aset Setiap aset ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran seperti panduan berikut: Kod Kementerian: } Berasaskan kod fail Kod Jabatan: } oleh MAMPU Kod Kumpulan sama ada: Harta Modal - H Inventori - I Tahun Pembelian: - 2007 No. Siri: - 1 CONTOH : KK/BKP 10/H/07/1

BAB B - PENDAFTARAN

Pergerakan Aset

Pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori Kew. PA-6.

Penyimpanan Daftar Kew. PA-2 dan Kew. PA-3 disimpan dalam fail kulit keras dalam kabinet berkunci. Buku Kew. PA-6 disimpan dalam kabinet berkunci. Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan simpan di lokasi.

BAB B - PENDAFTARAN

Senarai Aset di Lokasi

Senarai aset mengikut lokasi aset ditempatkan hendaklah

disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan Kew. PA-7 dalam 2

salinan.

1 salinan disimpan oleh Pegawai Aset manakala 1salinan oleh

pegawai yang bertanggungjawab.

Dikemaskini dari masa ke semasa bila terdapat perubahan

kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab.

KEW. PA-7

SENARAI ASET ALIH KERAJAAN

BAHAGIAN : KAWALAN DAN PEMANTAUAN

LOKASI :BILIK MESYUARAT UTAMA

BIL KETERANGAN ASET KUANTITI

1. Kerusi Mesyuarat (Pengerusi) 1

2. Kerusi Mesyuarat 60

3. White Board 1

4. Skrin Putih 1

(a) Disediakan oleh:

Tandatangan:

Nama: Ahmad Hishamuddin.

Jawatan: PKP(P)

Tarikh: 15 Mac 2007

(b) Disahkan oleh:

Tandatangan

Nama : Henry Chong

Jawatan:PPT(P)

Tarikh :15 Mac 2007

BAB B - PENDAFTARAN

Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori

Kew. PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan

sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

LAPORAN TAHUNAN HART A MODAL DAN INVENTOR! BAGI TAHUN 2007

KEMENTERIAN/ )ABA TAN BILANGAN JUMLAH NILAI BILANGAN JUMLAH NILAI BIL Dl BAWAHNYA KEW.PA-2 HARTA MO DAL KEW.PA-l INVENTO RI(RM)

1. 59 44 2. 150 20 l. lO 25 f. 85 18 5. 52 22

6. 103 94

479 22l

Full Scree

Carta Aliran dan Proses Kerja

BAB B - PENDAFTARAN

Carta Aliran dan Proses Kerja Pendaftaran seperti

Jadual 1 dan Jadual 2.