PEDOMAN & TATA TERTIB DEWAN KOMISARIS Tata Tertib... · PEDOMAN & TATA TERTIB DEWAN KOMISARIS (Board of Commissioners Manual) PT BANK MESTIKA DHARMA Tbk

PEDOMAN & TATA TERTIB

DEWAN KOMISARIS

(Board of Commissioners Manual)

PT BANK MESTIKA DHARMA Tbk

i | P a g e

Daftar Isi / Table of Contents

I. Pendahuluan / Preamble ................................................................................................................................ 1

II. Landasan Hukum dan Ketentuan / Underlying Provisions and Regulations ................................. 2

III. Organisasi & Keanggotaan / Organization & Membership ................................................................. 3

IV. Independensi / Independence ................................................................................................................... 6

V. Tugas & Wewenang / Duties & Authorities.............................................................................................. 7

VI. Fungsi Presiden Komisaris / Role of President Commissioner .................................................... 10

VII. Etika Kerja / Code of Ethics .................................................................................................................... 10

VIII. Benturan Kepentingan & Transparansi / Conflict of Interest & Transparency ......................... 12

IX. Rapat / Meeting ............................................................................................................................................ 14

X. Program Peningkatan Kompetensi & evaluasi Kinerja / Appropriate Competency

Enhancement Program & Performance Evaluation ........................................................................... 16

XI. Penyesuaian & Perubahan / Amendment to Retain Adaptability ................................................... 17

XII. Ketidaksesuaian & Lampiran / Discrepancy & Attachment ............................................................ 18

Pedoman & Tatib Dewan Komisaris P a g e

1

BoC Manual

I. Pendahuluan

Manual Dewan Komisaris ini berlandaskan

pada berbagai regulasi / ketentuan yang

disebutkan di bawah ini, merupakan salah-

satu komitmen Dewan Komisaris dalam

mengimplementasikan prinsip-prinsip GCG,

digunakan untuk menjelaskan hubungan

Komisaris dan Direksi serta anggota

Manajemen lainnya dalam menjalankan

tugas, agar tercipta pengelolaan secara

professional, transparan, efektif dan efisien.

Prinsip dasar hubungan Komisaris-Direksi

yakni Komisaris bertindak sebagai pengawas

terhadap pelaksanaan tugas dan tanggung

jawab Dewan Direksi, memberikan nasihat

kepada Direksi, dan melakukan evaluasi

serta memutuskan permohonan atau usulan

Direksi yang berkaitan dengan transaksi atau

kegiatan usaha yang membutuhkan

persetujuan Dewan Komisaris.

I. Preamble

This Board of Commissioners (“BoC”)

Manual, in which developed from principles

of below-mentioned regulations, serve as

one of the BoC commitments in GCG

implementation, is intended to elaborate the

working relationships of the BoC and

Directors as well as other members of the

Bank Management in performing each duties

and responsibilities to serve the purpose of

creating professional, transparant, effective

and effecient banking management.

Fundamentally, BoC and BoD relationship

pertain in supervisory functions, oversighting

the executions of duties and responsibilities

of Board of Directors (“BoD”), provides

recommendations, evaluate the transactions

or business activities that require BoC

approval.


2

BoC Manual

II. Landasan Hukum dan Ketentuan

• Anggaran Dasar Perseroan.

• Peraturan Otoritas Jasa Keuangan nomor

33/POJK.04/2014 tentang Direksi dan

Dewan Komisaris Emiten atau

Perusahaan Publik.


21/POJK.04/2015 tentang Penerapan

Pedoman Tata Kelola Perusahaan

Terbuka dan Surat Edaran Otoritas Jasa

Keuangan Nomor 32/SEOJK.04/2015

tentang Pedoman Tata Kelola

Perusahaan Terbuka.

• Ketentuan Tata Kelola Bank perihal

“Penerapan dan Pelaksanaan GCG bagi

Bank Umum”:

Peraturan Bank Indonesia Nomor

8/4/PBI/2006 tanggal 30 Januari 2006

beserta perubahannya nomor

8/14/PBI/2006 tanggal 5 Oktober 2006,

dan Surat Edaran Bank Indonesia Nomor

15/15/DPNP tanggal 29 April 2013.

• Ketentuan “Penerapan Manajemen Risiko

bagi Bank Umum”:

▬ Peraturan Bank Indonesia Nomor

5/8/PBI/2003 tanggal 19 Mei 2003

sebagaimana telah diubah dengan

Peraturan Bank Indonesia Nomor

11/25/PBI/2009 tanggal 1 Juli 2009

dan Surat Edaran Bank Indonesia

II. Underlying Provisions and Regulations

• The Company Articles of Association.

• Indonesia Financial Services Authority

Regulation Number 33/POJK.04/2014

regarding BoD and BoC of Issuers and

Public Company.

• Indonesia Financial Services Authority

Regulation Number 21/POJK.04/2015

regarding Implementation of Governance

Guideline for Public limited Company and

Indonesia Financial Services Authority

Circular Letter Number

32/SEOJK.04/2015 concerning

Governance Guideline for Public limited

Company.

• Regulations regarding “Implementation of

Good Corporate Governance of

Commercial Bank”:

Bank Indonesia Regulation Number:

8/4/PBI/2006 dated 30 January 2006 Bank

as amended by Bank Indonesia

Regulation Number 8/14/PBI/2006 dated 5

October 2006, and Bank Indonesia

Circular Letter Number 15/15/DPNP dated

29 April 2013.

• Regulations regarding “Implementation of

Risk Management”:

▬ Bank Indonesia Regulation Number

5/8/PBI/2003 dated 19 May 2003

Bank as amended by Bank Indonesia

Regulation Number 11/25/PBI/2009

dated 1 July 2009, and Bank

Indonesia Circular Letter Number


3

BoC Manual

Nomor 13/23/DPNP tanggal 25

Oktober 2011, dan Surat Edaran

Bank Indonesia Nomor 11/16/DPNP

tentang Penerapan Manajemen

Risiko untuk Risiko Likuditas.

▬ POJK no 18/POJK.03/2016 tentang

penerapan Manajemen risiko bagi

Bank Umum.

• Ketentuan Penilaian Kemampuan dan

Kepatutan (Fit & Proper Test):

▬ Peraturan Bank Indonesia Nomor

12/23/PBI/2010,

▬ POJK nomor 27/POJK.03/2016

▬ SEOJK No.39/SEOJK.03/2016

• Undang-undang Republik Indonesia

nomor 40 tahun 2007 tentang Perseroan

Terbatas.


11/POJK.04/2017 tentang Laporan

Kepemilikan atau Setiap Perubahan

Kepemilikan Saham Perusahaan Terbuka.

13/23/DPNP dated 25 October 2011,

also Bank Indonesia Circular Letter

Number 11/16/DPNP concerning

Implementation of Liquidity Risk

Management.

▬ Indonesia Financial Services

Authority Regulation Number

18/POJK.03/2016 concerning

Implementation of Risk Management

in commercial banks.

• Regulations regarding Fit and Proper

Test:

▬ Bank Indonesia Regulation Number

12/23/PBI/2010,

▬ POJK number 27/POJK.03/2016

▬ SEOJK No.39/SEOJK.03/2016

• Act of Republic of Indonesia number 40

year 2007 regarding Limited Liability

Company.

Indonesia Financial Services Authority

Regulation Number 11 / POJK.04 / 2017

regarding Share Ownership Report or

Respective Share Ownership Changes in

Public Company.

III. Organisasi & Keanggotaan

1) Dewan Komisaris terdiri dari Komisaris

dan Komisaris Independen, dan paling

kurang 50% (lima puluh persen) dari

jumlah anggota Dewan Komisaris adalah

Komisaris Independen.

2) Jumlah anggota Dewan Komisaris paling

kurang 3 (tiga) orang dan paling banyak

sama dengan jumlah anggota Direksi.

III. Organization & Membership

1) The BoC shall consist of Commissioners

and Independent Commissioner(s), and

at least 50% (fifty percent) of the

number of BoC members shall be

Independent Commissioners.

2) The BoC shall consist of at least 3

(three) members, and at the maximum

shall be the same with the number of


4

BoC Manual

3) Paling kurang 1 (satu) orang anggota

Dewan Komisaris wajib berdomisili di

Indonesia.

4) Dewan Komisaris dipimpin oleh Presiden

Komisaris.

5) Masa Jabatan Dewan Komisaris

ditentukan sesuai dengan Anggaran

Dasar.

6) Setiap usulan penggantian dan / atau

pengangkatan anggota Dewan Komisaris

kepada Rapat Umum Pemegang Saham

(RUPS) harus memperhatikan

rekomendasi Komite Remunerasi dan

Nominasi.

7) Dalam hal anggota Komite Remunerasi

dan Nominasi memiliki benturan

kepentingan dengan usulan yang

direkomendasikan, maka usulan tersebut

wajib diungkapkan.

8) Setiap anggota Dewan Komisaris harus

memenuhi persyaratan sesuai dengan

regulasi penilaian kemampuan dan

kepatutan yang berlaku.

9) Jabatan Anggota Dewan Komisaris

berakhir dengan sendirinya, apabila

anggota Dewan Komisaris bersangkutan:

Mengundurkan diri; atau

Diberhentikan berdasarkan RUPS;

atau

Tidak lagi memenuhi persyaratan

regulasi yang berlaku; atau

Board of Directors members.

3) At least 1 (one) member of the BoC

must reside in Indonesia.

4) The BoC is chaired by a President

Commissioner.

5) BoC’s term of service shall be stipulated

in the Company’s Articles of

Association.

6) Any proposal for replacement and / or

appointment of BoC members to the

General Assembly of Shareholders must

observe the recommendation of the

Nomination and Remuneration

Committee.

7) If there is any basis for believing

recommendation from a Nomination and

Remuneration Committee member is not

independent due to conflict of interest,

the facts and circumstances should be

disclosed.

8) Each member of BoC must eligible to

the qualifications as regulated in

prevailing Fit and Proper Test

regulations.

9) Position as a member of BoC officially

and automatically terminated, when the

member of BoC:

Resign; or

Dismissed by virtue of resolution of

General Assemby of Shareholders; or

Incapable to meet the regulations

requirements; or


5

BoC Manual

Meninggal dunia.

10) Anggota Dewan Komisaris berhak

mengundurkan diri dari jabatannya

dengan memberitahukan secara tertulis

kepada Bank paling lambat 60 (enam

puluh) hari sebelum pengunduran

dirinya, atau jangka waktu lebih singkat

yang disetujui oleh Rapat Umum

Pemegang Saham. Anggota Dewan

Komisaris yang telah mengajukan

pengunduran diri tersebut tidak dapat

membuat keputusan yang secara hukum

mengikat dan mempengaruhi kondisi

keuangan Bank.

Deceased.

10) Any member of BoC may resign by

submitting written resignation notice to

the Bank Management 60 (sixty) days

prior to his / her effective resignation

date, or earlier under aprrovement by

General Assemby of Shareholders. Any

member of BoC who has submitted

written resignation notice is prohibited

to make any decision which legally bind

and affect Bank financial condition.


6

BoC Manual

IV. Independensi

1) Mantan anggota Direksi atau Pejabat

Eksekutif Bank atau pihak-pihak yang

mempunyai hubungan dengan Bank,

yang dapat mempengaruhi

kemampuannya untuk bertindak

independen tidak dapat menjadi

Komisaris Independen, sebelum

menjalani masa tunggu (cooling off)

selama 1 (satu) tahun. Ketentuan ini

tidak berlaku untuk mantan Direksi atau

pejabat eksekutif yang melakukan fungsi

pengawasan.

2) Komisaris Independen Bank tidak

diperbolehkan memiliki hubungan

keuangan, kepengurusan, kepemilikan

saham dan/atau hubungan keluarga

dengan sesama anggota Dewan

Komisaris lainnnya, anggota Direksi dan /

atau Pemegang Saham Pengendali atau

hubungan lain yang secara alamiah

dapat mempengaruhi kemampuannya

untuk bertindak independen.

3) Dewan Komisaris wajib melaksanakan

tugas dan tanggungjawabnya secara

independen.

4) Dalam melakukan pengawasan, Dewan

Komisaris dilarang terlibat dalam

pengambilan keputusan kegiatan

operasional Bank kecuali:

a. Penyediaan dana kepada pihak

terkait sebagaimana diatur dalam

ketentuan Bank Indonesia tentang

IV. Independence

1) Former BoD members or executive

officers of the Bank or parties who have a

relationship with the Bank, which may

affect his / her abilities to act

independently may not become an

Independent Commissioners before

going through a Cooling Off period of 1

(one) year. This provision shall not apply

to former BoD members or executive

officers of the Bank who perform

supervisory functions.

2) Independent Commissioner shall has no

financial, administrative, share-ownership

and/or family relationship with other BoC

members, BoD and/or controlling

shareholders or other relationship of

whatever nature, which may influence

his/her ability to act independently.

3) The BoC must perform its tasks and

responsibilities in an independent

manner.

4) For the appropriate control action, The

BoC are prohibited from engaging in

banking operational activities decision-

making, except for:

a. The provision of funds to related

parties as provided in the Legal

Lending Limit regulations.


7

BoC Manual

Batas Maksimum Pemberian Kredit.

b. Hal-hal yang ditetapkan dalam

Anggaran Dasar Bank atau peraturan

yang berlaku.

5) Pengambilan keputusan oleh Dewan

Komisaris sebagaimana dimaksud di

atas tidak meniadakan tanggung jawab

Direksi atas pelaksanaan kepengurusan

Bank.

6) Setiap Anggota Dewan Komisaris yang

terlibat dalam kejahatan keuangan wajib

mengajukan pengunduran diri sebagai

Anggota Dewan Komisaris.

b. Other matters that are stipulated in

the Bank Articles of Association or

prevailing regulations.

5) The BoC business decisions and its

adoptions as noted above shall not

eliminate Directors responsibilities in

managing Bank.

6) Member of the BoC who are involved in

financial crimes is obliged to resign.

V. Tugas & Wewenang

Pada prinsipnya, Dewan Komisaris

bertanggung jawab kepada pemegang

saham dengan tugas meningkatkan kinerja

Bank, melindungi kepentingan stakeholders,

meningkatkan kepatuhan terhadap peraturan

perundang-undangan serta nilai-nilai etika

yang berlaku umum.

1) Dewan Komisaris wajib memastikan

terselenggaranya pelaksanaan Good

Corporate Governance dalam setiap

V. Duties & Authorities

Principally, The BoC responsible to

shareholders by committed to generating

sustainable performance, protecting

stakeholders’ value, enhancing positive

compliance culture by adhering to applicable

laws, regulations and code of ethics.

1) The BoC shall ensure the optimal

implementation of Good Corporate

Governance principles in all banking


8

BoC Manual

kegiatan usaha Bank pada seluruh

tingkatan atau jenjang organisasi.

2) Dewan Komisaris wajib melaksanakan

pengawasan terhadap pelaksanaan

tugas dan tanggung jawab Direksi,

mengarahkan, memantau dan

mengevaluasi pelaksanaan kebijakan

strategis Bank serta memberikan

nasihat kepada Direksi. Termasuk

dalam hal ini adalah pengawasan dan

evaluasi sesuai pedoman penerapan

manajemen risiko, sistem pengendalian

internal, kepatuhan dan rencana

stratejik teknologi informasi, menelaah

kebijakan dan prosedur manajemen

risiko terkait penggunaan teknologi oleh

Bank.


bahwa Direksi telah menindaklanjuti

temuan audit dan rekomendasi dari

Satuan Kerja Audit Intern Bank, auditor

eksternal, hasil pengawasan Bank

Indonesia / Otoritas Jasa Keuangan

dan/atau hasil pengawasan otoritas lain.

4) Mengajukan calon akuntan publik

kepada Rapat Umum Pemegang

Saham.

5) Dewan Komisaris wajib menyediakan

waktu yang cukup untuk melaksanakan

tugas dan tanggungjawabnya secara

optimal.

6) Dalam menjalankan tugasnya, Dewan

Komisaris berhak memperoleh informasi

dan penjelasan yang memadai dari

activities across organizational level and

hierarchy.

2) The BoC shall oversight Directors in

performing duties and responsibilities,

monitor and evaluate the

implementation of Bank business

strategies and provide views, advices

and recommendations. The BoC shall

oversight and evaluate to ensure a

sound risk management as guided in

risk management framework manual,

internal control system, compliance and

Information Technology Strategic Plan

including its related policies, procedures

and the implementation.

3) The BoC shall ensure Directors have

address and follow-up audit findings and

recommendations of Internal Auditor,

External Auditor, and / or Financial

Authority.

4) Propose the candidate of Independent

Certified Public Accounting Firm to be

selected in General Assembly of

Stockholders.

5) The BoC must allocate sufficient

working hours to ensure the optimal

performance of duties and

responsibilities.

6) In executing the duties, BoC are entitled

to gain adequate information and

explanation from Directors or each


9

BoC Manual

Direksi atau setiap anggota Direksi

tentang segala hal yang diperlukan oleh

Dewan Komisaris terkait pengelolaan

Bank.

7) Dewan Komisaris wajib

memberitahukan kepada Bank

Indonesia / Otoritas Jasa Keuangan

paling lambat 7 (tujuh) hari kerja sejak

ditemukannnya:

a) Pelanggaran peraturan perundang-

undangan di bidang keuangan dan

perbankan.

b) Keadaan atau perkiraan keadaan

yang dapat membahayakan

kelangsungan usaha Bank.

8) Untuk mendukung efektifitas

pelaksanaan tugas dan tanggungjawab,

Dewan Komisaris wajib membentuk

sekurangnya:

Komite Audit

Komite Pemantau Risiko

Komite Remunerasi dan Nominasi


bahwa komite yang telah dibentuk

memiliki pedoman dan tata tertib kerja

serta menjalankan tugasnya secara

efektif.

10) Dewan Komisaris wajib melakukan

evaluasi dan memutuskan permohonan

atau usulan Direksi yang berkaitan

member of BoD regarding all necessary

matters of the Bank management.

7) The BoC shall notify Financial / Banking

Authority at the latest 7 (seven) work

days as of the finding of:

a) Violation of financial and banking acts

and regulations.

b) Condition or presumed condition that

may endanger the Bank

sustainability.

8) To support the effectiveness of duties

and responsibilities, the BoC is required

to set up at least:

An Audit Committee

A Risk Oversight Committee

A Remuneration and Nomination

Committee.

9) The BoC shall ensure the above-

mentioned committes owned a standard

manual, and shall ensure the

committees carry out their duties

effectively.

10) The BoC shall evaluate and approve the

BoD request that relate to transaction or

business activities that need an approval


10

BoC Manual

dengan transaksi atau kegiatan usaha

yang membutuhkan persetujuan Dewan

Komisaris secara kolegial.

from BoC collegially.

VI. Fungsi Presiden Komisaris

1) Presiden Komisaris bertindak selaku

ketua Dewan Komisaris, dan bertindak

mengkoordinasikan kegiatan Dewan

Komisaris, undangan dan agenda rapat

dan memastikan agar setiap anggota

Dewan Komisaris dapat menyampaikan

pendapatnya dengan didasarkan kepada

informasi yang cukup.

2) Menerima kuasa dari Rapat Umum

Pemegang Saham untuk

mendistribusikan tantiem kepada

anggota Dewan Komisaris.

3) menentukan keadaan mendesak dalam

hal undangan rapat Dewan Komisaris

dilakukan dalam waktu kurang dari 3

(tiga) hari.

4) Dari waktu ke waktu, menerima laporan-

laporan dari Komite-komite dibawah

Dewan Komisaris.

VI. Role of President Commissioner

1) Acts as a chairman of the BoC, with

duties to run the BoC activites, setting

meeting events and its agendas, and

ensuring each members of BoC can

express their objective judgements on

basis of adequate and timely

information.

2) Distributing tantiem to BoC members

upon authority delegation from General

Assemby of Shareholders.

3) Shall determine urgent condition to

distribute invitation of BoC meeting to be

held in less than 3 (three) days.

4) Ensures adequate reports of committees

are maintained to facilitate the BoC

members carrying out oversight

responsibilities.

VII. Etika Kerja

1) Memberikan dedikasi terbaik untuk

pengembangan dan pengawasan Bank

VII. Code of Ethics

1) Dedicated to promote growth and

banking supervising in according to


11

BoC Manual

sesuai dengan prinsip-prinsip tata kelola

yang baik.

2) Anggota Dewan Komisaris wajib tunduk

pada Kode Etik Bank dan peraturan

perbankan lainnya yang berlaku, dan

menghindari benturan atau potensi

benturan kepentingan dalam

menjalankan tugasnya.

3) menjaga rahasia jabatan yang

dijalankannya.

4) Dewan Komisaris dilarang

memanfaatkan Bank untuk kepentingan

pribadi mereka masing-masing, keluarga,

dan / atau pihak lain yang dapat

merugikan atau mengurangi keuntungan

Bank.

5) Anggota Dewan Komisaris dilarang

mengambil dan / atau menerima

keuntungan pribadi dari Bank selain

remunerasi dan fasilitas lainnya yang

ditetapkan dalam Rapat Umum

Pemegang Saham.

6) Anggota Dewan Komisaris hanya dapat

merangkap jabatan sebagai anggota

Dewan Komisaris, Direksi, atau Pejabat

Eksekutif pada 1 (satu) lembaga /

perusahaan bukan lembaga keuangan,

atau anggota Dewan Komisaris, Direksi,

atau Pejabat Eksekutif yang

melaksanakan fungsi pengawasan pada

good corporate governance principles.

2) BoC members are obliged to act in

accordance with the Bank Code of

Ethics standard and prevailing banking

regulations, also to avoid any conflict or

potential conflict of interest.

3) Maintain highest standard of

professional secrecy.

4) BoC members are prohibited to use

authority and Bank’s facilities to gain

personal, relatives and / or other parties

benefits, that may detriment or diminish

the interest of Bank.

5) BoC members are prohibited from taking

and / or receiving any personal benefit

from the Bank, other than facilities and

remunerations stipulated on General

Assembly of Shareholders.

6) BoC members can only have concurrent

position as a member of BoC, Directors

or as Executive Officer in 1 (one)

institution / a company of non-financial

institution, or a member of the BoC,

Director, or executive officer performing

the supervisory function in 1 (one) non-

bank subsidiary controlled by the Bank.


12

BoC Manual

1 (satu) perusahaan anak bukan Bank

yang dikendalikan oleh Bank.

VIII. Benturan Kepentingan &

Transparansi

1) Dalam hal terjadi benturan kepentingan,

anggota Dewan Komisaris dilarang

mengambil tindakan yang dapat

merugikan atau mengurangi keuntungan

Bank dan wajib mengungkapkan

benturan kepentingan dimaksud dalam

setiap keputusan.

2) Pengungkapan benturan kepentingan

dituangkan dalam risalah rapat,

mencakup nama pihak yang memiliki

benturan kepentingan, masalah pokok

dan dasar pertimbangan pengambilan

keputusan.

3) Dewan Komisaris wajib untuk

mengungkapkan dalam Laporan

Pelaksanaan GCG:

Remunerasi dan Fasilitas dari Bank.

kepemilikan saham yang mencapai

5% (lima perseratus) atau lebih, baik

pada Bank yang bersangkutan

maupun pada bank dan perusahaan

lain, yang berkedudukan di dalam

dan di luar negeri.

hubungan keuangan dan hubungan

keluarga dengan anggota Dewan

Komisaris lain, anggota Direksi

VIII. Conflict of Interest & Transparency

1) In the event of conflict of interest, BoC

members are prohibited to take any

action which may inflict loss or reduce

Bank profit, and shall disclose the

conflict in each decision made.

2) Event of conflict of interest shall be

disclosed in minutes of meeting,

including the party involved, the event

details and judgements in decision

making process.

3) BoC members is obliged to disclose in

the GCG Implementation Report as

follows:

Their remuneration and facilities

provided by the Bank.

Any share ownership of 5% (five

percent) or more, in the relevant

Bank or in the other banks and

companies domiciled within and

outside Indonesia.

Any financial and family relationship

with other BoC members, BoD and/or

the Bank’s controlling shareholders.


13

BoC Manual

dan/atau pemegang saham

pengendali Bank.

Jabatan mereka di perusahaan

lainnya.

4) Anggota Dewan Komisaris wajib

melaporkan kepada Otoritas Jasa

Keuangan atas kepemilikan dan setiap

perubahan kepemilikan atas Saham

Bank Mestika baik langsung maupun

tidak langsung, paling lambat 10

(sepuluh) hari sejak terjadinya

kepemilikan atau perubahan

kepemilikan atas saham Bank Mestika.

5) Anggota Dewan Komisaris wajib

menginformasikan kepada Manajemen

Bank Mestika paling lambat 3 (tiga) hari

sesudah kepemilikan dan setiap

perubahan kepemilikannya atas saham

Bank Mestika, sehingga dapat

diungkapkan sesuai regulasi

transparansi kepemilikan saham yang

berlaku.

6) Penyampaian informasi kepemilikan

atau setiap perubahan kepemilikan atas

saham Bank Mestika, sebagaimana

yang disebut pada poin diatas, wajib

diungkapkan dalam homepage Bank

dan Laporan Tahunan.

7) Anggota Dewan Komisaris dapat

memberikan kuasa tertulis kepada

pihak lain untuk melaporkan

kepemilikan dan setiap perubahan

kepemilikannya atas saham Bank.

Selambat – lambatnya 5 (lima) hari.

Their position in other company.

4) The BoC shall report to the Financial

Services Authority their Bank Shares

Ownership and respective changes of

the shares ownership in Bank, either

directly or indirectly, at the latest 10

(ten) days after the occurance of Bank’s

shares ownership or shares ownership

changes.

5) Member of The BoC shall inform the

Management of the Bank at the latest

of 3 (three) days after the occurance of

Bank shares ownership and respective

changes of shares ownership, thus can

be disclosed by the Management

according to the regulations of Shares

Ownership regulations.

6) The implementation of the above-

mentioned policy, regarding Bank

Shares Ownership or respective Shares

Ownership changes, shall be disclosed

in the Bank homepage and Annual

Report.

7) Member of the BoC may grant written

power of attorney to other parties to

report their Bank shares Ownership and

respective Shares Ownership changes

at the latest 5 (five) days since the

occurance.


14

BoC Manual

IX. Rapat

1) Rapat Dewan Komisaris wajib

diselenggarakan secara berkala paling

kurang 1 (satu) kali dalam 2 (dua) bulan

dan wajib dihadiri oleh seluruh anggota

Dewan Komisaris secara fisik paling

kurang 2 (dua) kali dalam setahun.

2) Rapat Dewan Komisaris dipimpin oleh

Presiden Komisaris, atau dalam hal

berhalangan, oleh komisaris lain yang

ditunjuk dalam rapat tersebut.

3) Pengambilan keputusan dalam rapat

Dewan Komisaris berdasarkan

musyarah mufakat. Dalam hal tidak

terjadi musyawarah mufakat,

pengambilan keputusan berdasarkan

suara terbanyak.

4) Segala keputusan secara sah dalam

rapat Dewan Komisaris bersifat

mengikat bagi seluruh anggota Dewan

Komisaris.

5) Perbedaan pendapat (dissenting

opinions) yang tejadi dalam rapat

Dewan Komisaris beserta alasan

perbedaan pendapat tersebut wajib

dicantumkan secara jelas dalam risalah

rapat.

6) Hasil rapat Dewan Komisaris wajib

dituangkan dalam risalah rapat, ditanda-

tangani oleh seluruh anggota Dewan

IX. Meeting

1) The BoC meetings periodically at least

once per 2 (two) months, and physically

attended by all members at least twice

in a year.

2) The BoC meetings shall be chaired by

President Commissioner or in the

absence of President Commissioner,

chaired by appointed member of the

BoC in attendance.

3) Decision making of the BoC meetings is

through consensus. In the event of

agreement for decision cannot be

reached through consensus, majority

voting shall be used.

4) All BoC meeting resolutions shall be

binding upon all members.

5) Dissenting opinions occurring in the BoC

meetings and the underlying reasons of

such dissenting opinions must be clearly

stated in the minutes of meeting.

6) The BoC meeting resolutions shall be

stated in minutes of meeting, signed by

attendees, distributed to each members


15

BoC Manual

Komisaris yang mengikuti rapat,

didistribusikan kepada masing-masing

anggota Dewan Komisaris dan

Coporate Secretary Bank, serta

didokumentasikan dengan baik.

7) Undangan rapat harus diupayakan

disampaikan kepada peserta rapat

minimal 5 (lima) hari kerja sebelum

rapat dilaksanakan melalui email atau

telepon.

8) Materi rapat Dewan Komisaris harus

diupayakan didistribusikan kepada

peserta rapat minimal 5 (lima) hari

sebelum rapat dilaksanakan melalui

email, atau hardcopy.

9) Seorang anggota Dewan Komisaris

hanya dapat diwakili oleh kuasanya

dalam rapat Dewan Komisaris oleh

anggota Dewan Komisaris yang lain

berdasarkan surat kuasa.

10) Dalam hal anggota Dewan Komisaris

tidak dapat menghadiri rapat secara

fisik, maka dapat menghadiri rapat

melalui media teknologi, seperti telepon

konferensi, video konferensi, atau

sistem komunikasi lainnya yang dapat

membuat semua peserta rapat

mendengar, berbicara dan berpartisipasi

secara langsung. Rapat dengan cara

demikian harus dianggap sebagai

and Corporate Secretary, also properly

documented.

7) Meeting invitation shall be disseminated

to all participants at a minimum 5 (five)

working days before the commencement

of the meeting via email or telephone.

8) Materials of meeting shall be

disseminated to all participants at a

minimum 5 (five) days before the

commencement of the meeting via email

or hardcopy.

9) A BoC member can only be represented

by at a meeting by another BoC member

on the basis of Power of Attorney letter.

10) In the event that a BoC member is

unable to attend the meeting physically,

he/she may participate via technology

media, such as telephone conference,

video conference, or other means of

communication which enable all the

participants speak and listen /

participate actively. The BoC meeting in

such method is considered valid, with

the written resolutions of the meeting


16

BoC Manual

kehadiran langsung dari anggota Dewan

Komisaris tersebut, dan keputusan yang

diambil dalam rapat tersebut dibuat

secara tertulis dan ditandatangani oleh

Ketua Rapat dan anggota Dewan

Komisaris lainnya, sebagai persetujuan

hasil rapat dan keputusan. Hasil rapat

dan keputusan dengan cara demikian

memiliki kekuatan yang sama dengan

rapat Dewan Komisaris yang dihadiri

semua peserta secara fisik.

11) Setiap anggota Dewan Komisaris yang

mempunyai konflik kepentingan dengan

Bank dalam suatu hal, harus

menyatakan sifat kepentingannya

tersebut dalam Rapat Dewan Komisaris

dan tidak berhak untuk ikut dalam

pengambilan suara mengenai hal

tersebut, kecuali jika Rapat Dewan

Komisaris menentukan lain.

signed by the Chair person, and by

other members of BoC as participants,

as approval on the result and the

resolutions of the meeting. The BoC

meeting result and resolutions in such

method has the same valid authority

with the BoC meetings attended

physically.

11) Each BoC member who has conflict of

interest contrary to the Bank best

interest in whatever form, shall disclose

the nature of his interest at the BoC

Meeting, and such BoC member shall

not be entitled to cast vote for the

related matter, unless otherwise

determined by the BoC Meeting.

X. Program Peningkatan Kompetensi &

evaluasi Kinerja

X. Appropriate Competency Enhancement

Program & Performance Evaluation

1) Dewan Komisaris memastikan

kompetensi, pengetahuan dan

pemahaman perkembangan karakteristik

& kompleksitas kegiatan perbankan

senantiasa dimuktahirkan, melalui

metode-metode sebagai berikut:

Reguler yakni updating yang

dilakukan sendiri mengenai

perkembangan peraturan & regulasi,

1) BOC has to ensure the updated

competency, knowledge, and

understanding on the growing

characteristic and complexities of the

banking activities by engaging in:

Regular updating, i.e. actively self-

updating of regulatory inquiries,

financial & economic conditions, and


17

BoC Manual

kondisi keuangan dan ekonomi serta

isu lain yang relevan.

Program Pengembangan, yakni

mengikuti seminar, pelatihan,

sertifikasi dan kegiatan lainnya yang

sejenis.

Program Penyegaran, yakni

mengikuti kegiatan pelatihan dan

seminar yang bersifat penyegaran

pada berbagai penerapan dalam

manajemen perbankan, seperti

program penyegaran yang berlaku

pada ketentuan penerapan

manajemen risiko.

other relevant issues.

Development Program, i.e. attending

seminars, training, certification and

other similar activities.

Refreshment program, i.e. attending

training and seminars for updating

competencies, such as in risk

management application.

2) Evaluasi kinerja Dewan Komisaris

dilakukan berdasarkan penilaian yang

dilakukan sesuai dengan ketentuan

Otoritas Jasa Keuangan / Bank

Indonesia terkait Pelaksanaan dan

Penilaian Good Corporate Governance

(GCG).

3) Dewan Komisaris melakukan penilaian

sendiri atas kinerja Dewan Komisaris

secara kolegial minimal sekali dalam

1 (satu) tahun.

4) Hasil penilaian sendiri kinerja Dewan

Komisaris wajib diungkapkan dalam

Laporan Tahunan Bank.

2) Performance of BoC shall be evaluated

in accordance to the Regulation of

Indonesia Financial Service Authority on

the implementation and assessment of

Good Corporate Governance (GCG).

3) The BoC shall conduct self-assessment

on the collegial performance of the BoC

at a minimum once per year.

4) The performance result of self-

assessment shall be disclosed in the

Annual Report of the Bank.

XI. Penyesuaian & Perubahan

XI. Amendment to Retain Adaptability

Mempertimbangkan kompleksnya regulasi

fungsi tata kelola dan aktifitas Dewan

Komisaris, maka Dewan Komisaris

Considering the complexity of Good

Corporate Governance regulations and BoC

activities, BoC reserves the right to amend


18

BoC Manual

berwenang untuk melakukan penyesuaian

dan perubahan terhadap manual ini jika

diperlukan sepanjang tidak bertentangan

dengan ketentuan – ketentuan yang berlaku.

this manual at any time on necessity, as far

as not contradict with the prevailing

regulations.

XII. Ketidaksesuaian & Lampiran

XII. Discrepancy & Attachment

1) Jika ada ketidaksesuaian, pertentangan

atau kekurangan apapun di antara salah

satu ketentuan dalam manual ini dengan

Peraturan Otoritas Jasa Keuangan /

Bank Indonesia, maka yang berlaku

adalah Peraturan Otoritas Jasa

Keuangan / Bank Indonesia.

2) Semua kegiatan Dewan Komisaris, baik

berupa pedoman dan tata tertib, rapat,

materi dan agenda rapat, notulen rapat,

laporan dan hal lainnya, wajib

diselenggarakan dan dibuat dalam

bahasa Indonesia. Dalam hal adanya

versi terjemahan ke bahasa Inggris untuk

memenuhi kebutuhan stakeholders,

maka versi bahasa Indonesia digunakan

untuk menyelesaikan timbulnya

perbedaan interpretasi, persepsi dan

terjemahan.

1) In any events of discrepancy, dispute, or

insufficiency between the content of this

manual with other applicable regulations

and provisions of Indonesia Financial

Service Authority / Bank Indonesia,

hence the applicable regulations and

provisions of Indonesia Financial Service

Authority / Bank Indonesia is applied.

2) Every BoC activities, such as manual,

meeting events, meeting material and

agendas, minutes, report and other

matters, are obliged to be held and made

in Indonesian language. In case of

English version is made to fulfill the

needs of stakeholders, the Indonesia

language version shall prevail in the

event of difference interpretation,

perception and translation.

3) Untuk hal-hal rinci lebih lanjut yang

mengatur tentang pelaksanaan aktifitas

kegiatan Dewan Komisaris, termasuk

uraian pekerjaan masing-masing

anggota, merujuk pada Lampiran dari

Pedoman ini.

3) For further details and reference of the

BoC activities, including job descriptions

of each member, please refer to this

Manual attachment.


19

BoC Manual

Pedoman dan Tata Tertib Dewan

Komisaris ini berlaku efektif sejak tanggal

ditetapkan.

This BoC Manual comes into force as of

the date of its enactment.

Ditetapkan di: Medan

Pada tanggal: 21 Mei 2018

Oleh : Dewan Komisaris PT Bank Mestika Dharma Tbk

Documents

PEDOMAN & TATA TERTIB DEWAN KOMISARIS Tata Tertib... · PEDOMAN & TATA TERTIB DEWAN KOMISARIS (Board of Commissioners Manual) PT BANK MESTIKA DHARMA Tbk