86
PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS (PERHATIAN !!!!!! Jangan di copy Paste, dapat dijadikan contoh setelah di kritisi dan disesuaikan dengan situasi dan kondisi masing masing rumah sakit) BAB I PENDAHULUAN Uraian tentang sedikit saja sejarah rekam medis di rumah sakit, mengapa harus ada pedoman rekam medis dll BAB II GAMBARAN UMUM II.1. Sejarah Rumah Sakit II.2. Permasalahan II.3. Tugas Pokok Dan Fungsi Rumah Sakit BAB III VISI, MISI, MOTO, LANDASAN NILAI, TUJUAN RUMAH SAKIT “X” BAB IV Struktur Organisasi Rumah Sakit “X” BAB V VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI, DAN TUJUAN 1

Pedoman Pengorganisasian Rm

Embed Size (px)

DESCRIPTION

c

Citation preview

Page 1: Pedoman Pengorganisasian Rm

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS

(PERHATIAN !!!!!! Jangan di copy Paste, dapat dijadikan contoh setelah di kritisi dan disesuaikan dengan situasi dan kondisi masing masing rumah sakit)

BAB I

PENDAHULUAN

Uraian tentang sedikit saja sejarah rekam medis di rumah sakit,

mengapa harus ada pedoman rekam medis dll

BAB II

GAMBARAN UMUM

II.1. Sejarah Rumah Sakit

II.2. Permasalahan

II.3. Tugas Pokok Dan Fungsi Rumah Sakit

BAB III

VISI, MISI, MOTO, LANDASAN NILAI, TUJUAN

RUMAH SAKIT “X”

BAB IV

Struktur Organisasi Rumah Sakit “X”

BAB V

VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI, DAN TUJUAN

INSTALASI REKAM MEDIS (IRM)

1. Tujuan Rekam Medis

Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib

administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan

1

Page 2: Pedoman Pengorganisasian Rm

di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam

medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi rumah sakit

akan berhasil sebagaimana diharapkan, sedangkan tertib

administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam

upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit

BAB VI

STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS

Contoh: Instalasi Rekam Medis “x” dipimpin oleh Kepala Instalasi

Rekam Medis yang membawahi 2 penanggung jawab yaitu Penanggung

Jawab Admission & Registrasi dan Penanggung Jawab Managemen

Rekam Medis.

Penanggung Jawab Admission & Registrasi membawahi 2

pelayanan yaitu Admission (Penerimaan Pasien Rawat Inap) dan

Registrasi (Penerimaan Pasien Rawat Jalan).

Managemen Rekam Medis membawahi 3 pelayanan yaitu Assembling &

Indeks Kode Penyakit, Penyimpanan dan Pendisribusian Berkas Rekam

Medis, Statistik & Pelaporan.

2

Direktur Pelayanan

Manager Pelayanan

Ka. Instalasi RM

AssMen JangMed

Pj. Admission & Registrasi

Pj. Managemen Rekam Medis

Penerimaan Pasien RI

(Admission)

Penerimaan Pasien RJ

(Registrasi)

Assembling &Indeks

Kode Pengyakit

Penyimpanan & Distribusi

RMStatistik & Pelaporan

Staff

StaffStaff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Page 3: Pedoman Pengorganisasian Rm

URAIAN JABATAN

VII.1. Kepala Instalasi Rekam Medis

Nama Jabatan : Kepala Instalasi Rekam Medis

Unit Kerja : Penunjang Medis

Ikhtisar Jabatan :

Membuat dan mengevaluasi sistem, Pedoman, SPO, Juknis

kegiatan pelayanan rekam medis, meliputi penerimaan pasien,

pencatatan, pengelolaan data medis, penyimpanan dan

pengambilan data medis.

Membagi tugas, memberikan petunjuk serta menyelia

pelaksanaan tugas bawahan, mengatur shift dinas, jadwal cuti,

libur, membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK,

ART, kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan Instalasi

Rekam Medis di RS. “x”.

Merencanakan sumber daya untuk pelaksanaan kegiatan,

mengevaluasi kebutuhan sumber daya yang dipergunakan.

3

Page 4: Pedoman Pengorganisasian Rm

Membuat laporan kinerja pelayanan rumah sakit, sebagai

dasar perencanaan, mengolah data menjadi informasi sebagai

penunjang pengambilan keputusan manajemen.

Hasil Kerja :

1. SPO, Juknis kegiatan penerimaan, pencatatan, pengelolaan

data medis, penyimpanan dan pengambilan data medis.

2. Uraian tugas bawahan.

3. Jadwal dinas shift, daftar cuti, libur.

4. Petunjuk kerja bawahan.

5. Supervisi pelaksanaan tugas bawahan.

6. Laporan intern dan ekstern yang sudah tercetak.

7. Rencana kerja dan anggaran kebutuhan Instalasi Rekam

Medis.

8. Program kerja, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan

penyelenggaraan rekam medis.

9. Laporan dan informasi kinerja RS. “x”

Bahan Kerja :

1. Kebijakan, pedoman, Juknis Depkes RI.

2. Kebijakan pengelolaan SDM RS. “x”

3. Informasi langsung tak langsung tentang kegiatan bawahan.

4. Rekapitulasi seluruh kegiatan rawat jalan dan rawat inap.

5. Surat tugas dari manajemen.

6. Informasi pengajuan usulan, jadwal dinas dan cuti di Instalasi

Rekam Medis.

7. Laporan kasus yang menyangkut pelayanan terhadap pasien

dari bawahan.

Perangkat Kerja :

1. Komputer & ATK.

2. Telepon.

4

Page 5: Pedoman Pengorganisasian Rm

Sifat Jabatan :

Jabatan struktural yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit,

yaitu :

Senin – Jumat : jam 08.00 - 16.00

Sabtu : jam 08.00 – 13.00.

Uraian Tugas :

1. Menyusun sistem dan SPO, tentang :

Penerimaan pasien.

Pencatatan rekam medis.

Pengelolaan data medis.

Penyimpanan berkas rekam medis.

Pengembalian dan pendistribusian berkas rekam medis.

2. Membuat dan mengevaluasi sistem penerimaan pasien rawat

jalan dan rawat inap.

3. Membuat dan mengevaluasi prosedur pencatatan rekam

medis..

4. Merencanakan dan menetapkan formulir rekam medis.

5. Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur

penyimpanan berkas rekam medis.

6. Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur

peminjaman dan pendistribuasian berkas rekam medis.

7. Merencanakan dan membuat kriteria dalam rangka retensi

berkas rekam medis.

8. Memeriksa kebenaran kode penyakit dan kode tindakan medis.

9. Membuat dan menyajikan laporan kegiatan medis rumah sakit

untuk kepentingan manajemen maupun pihak lain yang

berkepentingan.

10. Membuat laporan dan analisa data morbiditas, mortalitas

dan tindakan operasi.

5

Page 6: Pedoman Pengorganisasian Rm

11. Melaksanakan penilaian terhadap rekam medis in aktif

untuk menilai berkas rekam medis bernilai guna atau tidak.

12. Merencanakan kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan

untuk penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit.

13. Membuat jadwal kerja, mengatur shift dinas, jadwal cuti

dan libur.

14. Membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART,

kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam

Medis di RS. “x”.

15. Membuat laporan intern dan ekstern rumah sakit secara

berkala serta analisanya.

16. Membuat uraian pekerjaan bagi bawahan.

17. Mengawasi terhadap pelaksanaan kegiatan.

18. Memeriksa laporan kegiatan kunjungan rawat jalan, inap

dan penunjang sebagai bahan pelaporan dan analisa.

19. Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan Instalasi

Rekam Medis sehubungan dengan kegiatan pelayanan yang

tidak dapat diselesaikan oleh bawahan.

20. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan

langsung atau yang terkait dengan kegiatan Instalasi Rekam

Medis.

Tanggung jawab :

1. Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di Instalasi

Rekam Medis.

2. Ketepatan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan:

Admission Dan Registrasi

Assembling dan indeks kode penyakit.

Statistik dan pelaporan rumah sakit.

Penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis.

Yang sesuai dengan SPO, Juknis yang ditetapkan

6

Page 7: Pedoman Pengorganisasian Rm

3. Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya

dengan realisasi.

4. Kebenaran dan ketepatan laporan kepada managemen.

Wewenang :

1. Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di Instalasi Rekam

Medis.

2. Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan Instalasi Rekam

Medis.

3. Meminta arahan dari atasan.

4. Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang

terkait.

5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Nama Bawahan Langsung :

1. Penanggung jawab Admission dan Registrasi serta staf

2. Penanggung jawab Managemen Rekam Medis serta staf

Korelasi Jabatan :

N

O

JABATAN UNIT

ORGANISASI

DALAM HAL

1 Ka. Instalasi Rekam Medis

Penunjang Medis

Pelaporan Pengarahan

2 Penanggung jawab Managemen Rekam Medis

Instalasi Rekam Medis

Penugasan Pengkoordinasian kegiatan

3 Penanggung jawab Admission Dan Registrasi

Instalasi Rekam Medis

Penugasan Pengkoordinasian kegiatan

6 Karu Instalasi Rawat Jalan

Bagian Keperawatan

Koordinasi tentang pelayanan registrasi pasien.

8 Karu Instalasi Rawat Inap

Bagian Keperawatan

Koordinasi tentang pelayanan registrasi rawat inap

9 Karu Instalasi Gawat Darurat

Bagian Keperawatan

Koordinasi tentang pelayanan registrasi pasien

7

Page 8: Pedoman Pengorganisasian Rm

10 Karu Logistik Bagian Umum Pengadaan ATK

11 Kepala Unit lain yang terkait

Bagian lain yang terkait

Koordinasi tugas

Kondisi Lingkungan Kerja :

N

O

ASPEK FAKTOR

1 Tempat kerja : Ruang pengolahan

data rekam medis

Diruang tertutup dan berAC

2 Tempat kerja : Admission Dan

Registasi

Diruang terbuka, umum dan

berAC

Resiko Bahaya :

N

OASPEK

FAKTOR

1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban

pelaksanaan tugas

Syarat Jabatan :

N

O

JENIS

PENDIDIKA

N

PELATIHAN PENGALAMAN

1 Minimal

DIII Rekam

Medis.

- Pelatihan ICD 10

- Pelatihan Pelaporan

Rumah Sakit

- Pelatihan manajerial

rumah sakit

- Pengalaman di

Rekam Medis min 5

tahun.

Upaya Fisik :

1. Duduk : sering

2. Berdiri : sering

3. Berjalan : sering

4. Memegang : sering

8

Page 9: Pedoman Pengorganisasian Rm

Kondisi Fisik :

1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita

2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani

3. Umur minimal : 22 tahun

9

Page 10: Pedoman Pengorganisasian Rm

VII.2. Penanggung jawab Admission Dan Registrasi

Nama Jabatan : Penanggung jawab Admission Dan Registrasi.

Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis

Ikhtisar Jabatan :

Menyusun langkah kegiatan penerimaan pendaftaran pasien

dan kegiatan pencatatan identifikasi pasien, serta teknis

wawancara terhadap pasien yang akan berobat.

Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi

pelaksanaan petugas Admission dan Registrasi.

Membuat laporan kegiatan Admission dan Registrasi berupa

kunjungan pasien rawat jalan dan rawat inap.

Hasil Kerja :

1. Petugas Admission dan Registrasi bekerja sesuai dengan

Juknis, Juklak dan SPO.

2. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan sesuai

urutan.

3. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan

kesepakatan pasien/ keluarga dan kasus penyakitnya.

4. Data base pasien pada sistem komputerisasi.

5. Slip pembayaran dan berkas rekam medis tersedia dan siap di

unit pelayanan/ poliklinik sebelum pasien diperiksa.

6. Uraian tugas, petunjuk tugas.

7. Laporan kunjungan pasien.

Bahan Kerja :

1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.

2. Jadwal praktek dokter, kapasitas tempat tidur rawat inap dan

pelayanan penunjang.

3. Daftar tarif yang berlaku.

10

Page 11: Pedoman Pengorganisasian Rm

4. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.

5. Formulir permintaan libur, cuti, dari petugas Admission Dan

Registrasi.

Perangkat Kerja :

1. Komputer dan ATK.

2. Telepon.

Sifat Jabatan :

Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah

sakit, yaitu :

Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I.

Senin – Sabtu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II.

Uraian Tugas :

1. Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang :

Penerimaan pasien.

Pencatatan indentifikasi pasien.

Pelayanan informasi kepada pengunjung rumah sakit.

2. Memberi petunjuk dilingkungan Admission dan registrasi

sesuai dengan bidang tugasnya.

3. Menyelia pelaksanaan kegiatan Admission dan Registrasi serta

menilai hasilnya sebagai bahan untuk pembinaan.

4. Memeriksa hasil kerja dilingkungan Admission dan Registrasi

berdasarkan hasil pelaksanaan tugas agar tidak terjadi

kekeliruan.

5. Memproses pengajuan cuti petugas Admission dan Registrasi

dan laporan kepada atasan sebagai bahan pengaturan.

6. Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain.

7. Mengkoordinir semua kegiatan pendaftaran pasien..

11

Page 12: Pedoman Pengorganisasian Rm

8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk

menyelesaikan/ menangani bila terjadi penyimpangan/kasus

yang terjadi pada kegiatan pendaftaran pasien.

9. Membuat laporan kegiatan pelayanan Admission dan

Registrasi untuk kepentingan laporan Instalasi Rekam Medis

secara keseluruhan.

Tanggung Jawab :

1. Kelancaran dan ketepatan waktu pendaftaran pasien.

2. Ketepatan dan kebenaran slip pembayaran dan berkas rekam

medis dengan pasien yang akan diperiksa.

3. Kelancaran pelayanan penerimaan pasien.

4. Ketepatan dan kesesuaian pasien rawat inap dengan kasus,

hak kelas, dan kesepakatan pasien / keluarga dengan rumah

sakit.

5. Kebenaran laporan kegiatan Admission dan Registrasi.

Wewenang :

1. Memotivasi petugas Admission dan Registrasi.

2. Mengatur rencana kegiatan Admission dan Registrasi.

3. Meminta arahan dari atasan.

4. Meminta masukan dari petugas Admission, Registrasi dan unit

kerja yang terkait.

5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Nama Bawahan Langsung :

1. Staf Admission.

2. Staf Registrasi

12

Page 13: Pedoman Pengorganisasian Rm

Korelasi Jabatan :

N

O

JABATAN UNIT ORGANISASI DALAM HAL

1 Ka. Instalasi Rekam

Medis

Penunjang Medis Pelaporan

Pengarahan

2 Penanggung jawab

Managemen Rekam

Medis

Instalasi Rekam

Medis

Pengkoordinasian

kegiatan

3 Karu Instalasi Rawat

Inap

Bagian

Keperawatan

Koordinasi tentang

pelayanan registrasi RI

4 Karu Instalasi Rawat

Jalan

Bagian

Keperawatan

Koordinasi tentang

pelayanan registrasi RJ

5 Karu Intalasi Gawat

Darurat

Bagian

Keperawatan

Koordinasi tentang

pelayanan registrasi

IGD

6 Unit lain yang terkait Bagian yang

terkait

Koordinasi tugas

Kondisi Lingkungan Kerja :

N

O

ASPEK FAKTOR

1 Tempat kerja : Admission dan

Registrasi

Diruang terbuka, umum dan

berAC

Resiko Bahaya :

N

O

ASPEK FAKTOR

1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban

pelaksanaan tugas

Syarat Jabatan :

N

O

JENIS

PENDIDIKAN

PELATIHAN PENGALAMAN

13

Page 14: Pedoman Pengorganisasian Rm

1 DIII Rekam

Medis/SLTA

Plus

- Pelatihan Rekam

Medis.

- Pelatihan Customer

Service.

-Pengalaman di Admission

dan Registrasi min 2

tahun.

Upaya Fisik :

1. Duduk : sering

2. Berdiri : sering

3. Berjalan : sering

4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :

1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita

2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani

3. Umur minimal : 21 tahun

VII.3. Penanggung jawab Managemen Rekam Medis

Nama Jabatan : Penanggung jawab Managemen Rekam Medis.

Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis

Ikhtisar Jabatan :

Menyusun langkah kegiatan assembling dan indeks kode

penyakit, penyimpanan dan pendistribusian, statistik dan

pelaporan rekam medis rawat jalan dan rawat inap.

14

Page 15: Pedoman Pengorganisasian Rm

Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi

pelaksanaan petugas rekam medis.

Membuat laporan kegiatan managemen rekam medis berupa

indikator kinerja mutu pelayanan.

Hasil Kerja :

1. Petugas rekam medis bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan

SPO.

2. Penyiapan rekam medis baru maupun lama.

3. Pengkodingan dan indeks penyakit sesuai dengan SPO.

4. Sistem pelaporan untuk laporan intern maupun extern sudah

terprogram.

5. Uraian tugas.

Bahan Kerja :

1. Susunan langkah kegiatan penyelenggaraan rekam medis.

2. Buku pedoman penyelenggaraan rekam medis

3. Buku sistem pelaporan rumah sakit

Perangkat Kerja :

1. Komputer dan ATK.

2. Telepon.

Sifat Jabatan :

Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah

sakit, yaitu :

Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I.

Senin – Sabtu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II.

Uraian Tugas :

1. Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang :

Assembling Dan Indeks Kode Penyakit.

15

Page 16: Pedoman Pengorganisasian Rm

Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis.

Statistik Dan Pelaporan.

2. Memberi petunjuk dilingkungan rekam medis sesuai dengan

bidang tugasnya

3. Menyelia pelaksanaan kegiatan managemen rekam medis serta

menilai hasilnya sebagai bahan untuk pembinaan.

4. Memeriksa hasil kerja dilingkungan managemen rekam medis

berdasarkan hasil pelaksanaan tugas agar tidak terjadi

kekeliruan.

5. Memproses pengajuan cuti petugas rekam medis laporan

kepada atasan sebagai bahan pengaturan.

6. Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain.

7. Mengkoordinir semua kegiatan penyelenggaraan rekam medis.

8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk

menyelesaikan/ menangani bila terjadi penyimpangan/kasus

yang terjadi pada penyelenggaraan rekam medis.

9. Membuat laporan kinerja mutu pelayanan rekam medis untuk

kepentingan laporan Instalasi Rekam Medis secara

keseluruhan.

Tanggung Jawab :

1. Kelancaran dan ketepatan waktu penyelenggaraan rekam

medis.

2. Ketepatan dan kebenaran assembling, pendistribusian, koding,

indeksing dan pelaporan rekam medis.

3. Kelancaran penyelenggaraan rekam medis.

4. Kebenaran laporan penyelenggaraan rekam medis.

Wewenang :

1. Memotivasi petugas rekam medis.

2. Mengatur rencana kegiatan managemen rekam medis.

3. Meminta arahan dari atasan.

16

Page 17: Pedoman Pengorganisasian Rm

4. Meminta masukan dari petugas rekam medis dan unit kerja

lain yang terkait.

5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Nama Bawahan Langsung :

1. Staf Assembling Dan Indeks Kode Penyakit

2. Staf Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis

3. Staf Statistik Dan Pelaporan

Korelasi Jabatan :

N

O

JABATAN UNIT

ORGANISASI

DALAM HAL

1 Ka. Instalasi Rekam

Medis

Penunjang Medis Pelaporan

Pengarahan

2 Penanggung jawab

Admission Dan

Registrasi

Instalasi Rekam

Medis

Penugasan

Pengkoordinasian

kegiatan

3 Karu Instalasi Rawat

Inap

Bagian

Keperawatan

Koordinasi tentang

pelayanan rekam medis

RI

4 Karu Instalasi Rawat

Jalan

Bagian

Keperawatan

Koordinasi tentang

pelayanan rekam medis

RJ

5 Karu Intalasi Gawat

Darurat

Bagian

Keperawatan

Koordinasi tentang

pelayanan rekam medis

IGD

6 Unit lain yang terkait Bagian yang

terkait

Koordinasi tugas

Kondisi Lingkungan Kerja :

N

O

ASPEK FAKTOR

17

Page 18: Pedoman Pengorganisasian Rm

1 Tempat kerja : Ruang Rekam

Medis

Diruang tertutup dan berAC

Resiko Bahaya :

N

O

ASPEK FAKTOR

1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban

pelaksanaan tugas

Syarat Jabatan :

N

O

JENIS

PENDIDIKAN

PELATIHAN PENGALAMAN

1 DIII Rekam

Medis/SLTA Plus

- Pelatihan Rekam

Medis.

- Pelatihan Customer

Service.

-Pengalaman di rekam

medis min 2 tahun.

Upaya Fisik :

1. Duduk : sering

2. Berdiri : sering

3. Berjalan : sering

4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :

1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita

2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani

3. Umur minimal : 21 tahun

18

Page 19: Pedoman Pengorganisasian Rm

VII.4. Staf Admission

Nama Jabatan : Staf Admission.

Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis

Ikhtisar Jabatan :

Melakukan tugas pendaftaran pasien rawat inap, wawancara,

memasukkan (entry) data pasien, pengiriman slip pembayaran

& berkas rekam medis.

Memberikan informasi pelayanan medis RS. “x”.

Memberikan informasi perkiraan biaya pelayanan medis

Hasil Kerja :

1. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan

kesepakatan pasien keluarga dan kasus penyakitnya.

19

Page 20: Pedoman Pengorganisasian Rm

2. Data base pasien pada sistem komputerisasi.

3. Pasien mendapatkan layanan informasi.

Bahan Kerja :

1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien rawat inap

2. Jadwal praktek dokter dan daftar fasilitas Rumah Sakit “X”.

3. Formulir isian pasien.

4. Daftar tarif yang berlaku.

5. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien umum dan

rekanan.

Perangkat Kerja :

1. Komputer

2. ATK.

Sifat Jabatan :

Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit,

yaitu :

Senin – Minggu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I.

Senin – Minggu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II.

Senin – Minggu : jam 21.00 - jam 07.00 shift III.

Uraian Tugas :

1. Menerima pendaftaran pasien rawat inap.

2. Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi

kebutuhan pelayanan pasien rawat inap.

3. Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial.

4. Entry data identitas sosial.

5. Membuat slip pembayaran.

6. Meminta berkas rekam medis pasien lama dari petugas

penyimpanan.

20

Page 21: Pedoman Pengorganisasian Rm

7. Mengambil berkas rekam medis.

8. Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat inap.

Tanggung jawab :

1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang

di entry.

2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.

3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat

inap.

4. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.

Wewenang :

1. Menghubungi dokter untuk menanyakan diagnosa, jenis dan

golongan operasi pasien apabila dokter tidak menulis atau

tidak jelas tulisannya.

2. Menjelaskan kepada paien tentang biaya perawatan dan

operasi.

3. Memberikan masukan kepada atasan langsung

Korelasi Jabatan :

NO JABATAN UNIT

ORGANISASI

DALAM HAL

1 Ka. Instalasi Rekam

Medis

Penunjang Medis Pelaporan

Pengarahan

2 Staff Admission Instalasi Rekam

Medis

Penugasan

Pengkoordinasian

kegiatan

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR

21

Page 22: Pedoman Pengorganisasian Rm

1 Tempat kerja : Admission Diruang tertutup ber AC

Resiko Bahaya :

NO ASPEK FAKTOR

1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban

pelaksanaan tugas pelayanan

pendaftaran rawat inap.

Syarat Jabatan :

NO JENIS

PENDIDIKAN

PELATIHAN PENGALAMAN

1 DIII Rekam

Medis/SLTA

Plus

- Pelatihan Rekam

Medis.

- Pelatihan Customer

Service.

Upaya Fisik :

1. Duduk : sering

2. Berdiri : jarang

3. Berjalan : jarang

4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :

1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita

2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani

3. Umur minimal : 18 tahun

22

Page 23: Pedoman Pengorganisasian Rm

VII.5. Staf Registrasi

Nama Jabatan : Staf Registrasi

Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis

Ikhtisar Jabatan :

Melakukan tugas pendaftaran pasien rawat jalan dan

penunjang medis, meliputi penerimaan pasien, wawancara,

memasukkan (entry) data pasien, pengiriman slip pembayaran

& berkas rekam medis ke poliklinik

Memberikan informasi pelayanan medis RS. “x”.

Memberikan informasi produk RS. “x”.

Hasil Kerja :

1. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan / poliklinik

sesuai urutan.

2. Data base pasien pada sistem komputerisasi.

3. Slip pembayaran dan rekam medis tersedia dan siap diunit

pelayanan/ poliklinik sebelum pasien diperiksa.

4. Pasien mendapatkan layanan informasi.

Bahan Kerja :

1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.

2. Jadwal praktek dokter RS “x”

3. Daftar fasilitas RS. “x”

4. Formulir isian pasien.

5. Daftar tarif yang berlaku.

6. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.

23

Page 24: Pedoman Pengorganisasian Rm

Perangkat Kerja :

1. Perangkat SIRS ( komputer ).

2. ATK.

Sifat Jabatan :

Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit,

yaitu :

Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I.

Senin – Sabtu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II.

Uraian Tugas :

1. Menerima pendaftaran pasien rawat jalan

2. .Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi

kebutuhan pelayanan pasien rawat jalan.

3. Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial.

4. Entry data identitas sosial.

5. Membuat slip pembayaran.

6. Mempersilahkan pasien ke poliklinik.

7. Meminta rekam medis pasien lama dari petugas penyimpanan.

8. Mengambil rekam medis lama dilorong pengiriman.

9. Mengirim slip pembayaran dan rekam medis ke poliklinik

tujuan pasien.

10. Mengembalikan rekam medis pasien rawat jalan yang sudah

selesai digunakan ke managemen rekam medis.

11. Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat jalan.

12. Membuat laporan absensi dokter di instalasi rawat jalan.

Tanggung jawab :

1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang

di entry.

24

Page 25: Pedoman Pengorganisasian Rm

2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.

3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat

jalan.

4. Bertanggung jawab atas pemulangan rekam medis pasien

rawat jalan yang sudah selesai berobat.

5. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.

6. Bertanggung jawab atas laporan absensi dokter.

7. Bertanggung jawab atas laporan harian pasien rawat jalan.

Wewenang :

1. Menghubungi dokter yang akan praktek untuk mengetahui

kepastian kedatangannya.

2. Menghubungi pasien yang akan berobat untuk memastikan

kedatangan pasien.

3. Memberikan masukan kepada atasan langsung

Korelasi Jabatan :

NO JABATAN UNIT

ORGANISASI

DALAM HAL

1 Ka. Instalasi Rekam

Medis

Penunjang Medis Pelaporan

Pengarahan

2 Staff Registrasi Instalasi Rekam

Medis

Penugasan

Pengkoordinasian

kegiatan

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR

1 Tempat kerja : Registrasi Diruang tertutup ber AC

Resiko Bahaya :

25

Page 26: Pedoman Pengorganisasian Rm

NO ASPEK FAKTOR

1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban

pelaksanaan tugas pelayanan

pendaftaran rawat jalan.

Syarat Jabatan :

NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

1 DIII Rekam Medis/

SLTA Plus

- Pelatihan Rekam

Medis.

- Pelatihan Customer

Service.

Upaya Fisik :

1. Duduk : sering

2. Berdiri : sering

3. Berjalan : sering

4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :

1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita

2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani

3. Umur minimal : 18 tahun

26

Page 27: Pedoman Pengorganisasian Rm

VII.6. Staf Assembling Dan Indeks Kode Penyakit

Nama Jabatan : Staf Assembling dan indeks kode penyakit

Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis

Ikhtisar Jabatan :

Melakukan tugas assembling berkas rekam medis pasien rawat

jalan dan rawat inap, meliputi memeriksa kelengkapan berkas

rekam medis, menyusun berkas rekam medis sesuai urutan

yang telah ditentukan.

Memberi nomor dan nama pasien diberkas rekam medis,

mencoret dan menempelkan stiker tahun kunjungan akhir.

Mensortir folder berdasarkan tepi angka akhir.

27

Page 28: Pedoman Pengorganisasian Rm

Memisahkan rekam medis yang belum lengkap isinya /

kuantitasnya untuk dilengkapi sesuai dengan hak / kewajiban

pengisiannya.

Mengkoding diagnosa rekam medis pasien rawat jalan dan

rawat inap.

Mengentry kode penyakit dalam SIRS ( komputer).

Menyiapkan berkas rekam medis baru untuk rawat jalan dan

rawat inap.

Hasil Kerja :

1. Berkas rekam Medis pasien rawat jalan dan rawat inap

tersusun rapi.

2. Indeks kode penyakit pasien dalam SIRS (komputer).

Bahan Kerja :

1. Susunan langkah kegiatan assembling pasien rawat jalan dan

rawat inap serta susunan langkah kode diagnosa penyakit.

2. Buku ICD 10 dan ICOPIM (kode tindakan operasi).

3. Berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap yang

belum di assembling dan belum dikoding.

Perangkat kerja :

1. SIRS (Komputer) dan ATK

2. Telepon.

Sifat Jabatan :

Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit,

yaitu :

Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I.

Senin – Sabtu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II.

28

Page 29: Pedoman Pengorganisasian Rm

Uraian Tugas :

1. Melaksanakan kegiatan assembling dan kode penyakit yang

meliputi :

Menerima berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan

dari penanggung jawab berkas rekam medis.

Memeriksa kelengkapan isi berkas rekam medis

Menyusun berkas rekam medis sesuai urutan yang telah

ditentukan

Melengkapi identitas pasien dan nomor rekam medis pada

setiap lembar berkas rekam medis.

Mengkode diagnosa setiap berkas rekam medis pasien yang

berobat.

Mengentry kode penyakit.

Menulis nomor dan nama pasien pada berkas rekam medis

serta menempelkan stiker tahun kunjungan terakhir.

Mensortir berkas rekam medis berdasarkan nomor angka

akhir

2. Memisahkan berkas rekam medis yang belum lengkap isinya

dan diserahkan kepada penanggung jawab berkas rekam

medis untuk dikirim kepada yang berhak / berkewajiban

melengkapi isi berkas rekam medis tersebut.

3. Menyusun dan menyiapkan berkas rekam medis baru rawat

jalan maupun rawat inap untuk petugas Admission.

4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk

menyelesaikan, menangani bila terjadi penyimpangan / kasus

yang terjadi dikegiatan assembling dan kode penyakit pasien

rawat jalan dan rawat inap.

29

Page 30: Pedoman Pengorganisasian Rm

Tanggung jawab :

1. Kelengkapan dan kerapian isi berkas RM.

2. Kebenaran indeks kode penyakit.

Wewenang :

1. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

2. Mengusulkan perbaikan perangkat kerja

Korelasi Jabatan :

NO JABATAN UNIT

ORGANISASI

DALAM HAL

1 Ka. Instalasi Rekam

Medis

Penunjang Medis Pelaporan

Pengarahan

2 Penanggung jawab

Assembling dan indeks

kode penyakit

Instalasi Rekam

Medis

Penugasan

Pengkoordinasian

kegiatan

Kondisi Lingkungan Kerja :

N

O

ASPEK FAKTOR

1 Tempat kerja : Managemen

Rekam Medis

Diruang tertutup dan

terbuka

Resiko Bahaya :

N

O

ASPEK FAKTOR

1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban pelaksanaan

tugas.

30

Page 31: Pedoman Pengorganisasian Rm

Syarat Jabatan :

NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMA

N

1 DIII Rekam Medis/SLTA

Plus

- Pelatihan ICD

- Pelatihan Pelaporan Rumah

Sakit.

Upaya Fisik :

1. Duduk : sering

2. Berdiri : sering

3. Berjalan : sering

4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :

1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita

2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani

3. Umur minimal : 18 tahun

31

Page 32: Pedoman Pengorganisasian Rm

VII.7. Staf Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis

Nama Jabatan : Staf penyimpanan dan pendistribusian rekam

medis

Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis

Ikhtisar Jabatan :

Mendistribusikan berkas rekam medis untuk pasien yang akan

berobat sesuai permintaan.

Menyimpan dan merawat berkas rekam medis yang kembali ke

ruang rekam medis.

Membuat ruang penyimpanan berkas rekam medis bersih dan

rapi.

Hasil Kerja :

1. Berkas rekam medis yang terdistribusi dengan cepat dan

tepat.

2. Kontrol terhadap pengembalian rekam medis ke ruang

penyimpanan.

32

Page 33: Pedoman Pengorganisasian Rm

3. Berkas rekam medis tersimpan dengan rapi dan benar di

ruang penyimpanan.

4. Ruang penyimpanan yang bersih dan rapi.

Bahan Kerja :

1. Berkas rekam medis.

2. Tracer

3. Buku ekspedisi.

4. A T K

5. Berkas rekam medis.

6. Susunan langkah penyimpanan dan pendistribusian berkas

rekam medis.

Perangkat Kerja :

1. SIRS (Komputer) dan ATK.

2. Telepon.

Sifat Jabatan :

Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit,

yaitu :

Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I.

Senin – Sabtu : jam 14.00 – jam 21.00 shift II.

Uraian Tugas :

1. Koordinasi permintaan dan pendistribusian berkas rekam

medis, meliputi :

Menerima permintaan berkas rekam medis dari

pendaftaran.

Menyiapkan tracer untuk berkas rekam medis yang keluar.

33

Page 34: Pedoman Pengorganisasian Rm

Mengeluarkan berkas rekam medis sesuai dengan nomor

berkas rekam medis yang diminta, dengan menempatkan

tracer pada posisi rekam medis yang keluar.

Mencatat berkas rekam medis yang akan dikirim ke

poliklinik atau ruang perawatan dalam buku ekspedisi.

Memberikan berkas rekam medis pasien yang diambil dari

ruang penyimpanan ke pendaftaran untuk disiapkan

berkasnya oleh petugas registrasi maupun admission

sebelum diantar ke ruang pemeriksaan atau perawatan.

Melaksanakan serah terima berkas rekam medis dengan

petugas Registrasi dan Admission.

Menerima berkas rekam medis rawat jalan yang sudah

diantar oleh petugas Registrasi dan Administrasi rawat inap

dari poliklinik.

2. Mencocokkan berkas rekam medis yang kembali dan keluar

dengan buku ekspedisi.

3. Memberikan berkas rekam medis yang baru diterima ke

petugas Assembling dan Indeks Kode Penyakit.

4. Menerima berkas rekam medis dari petugas Assembling dan

Indeks Kode Penyakit untuk disortir menurut dua angka akhir,

dan memasukkan berkas ke dalam rak penyimpanan sesuai

nomor.

5. Melayani permintaan peminjaman berkas rekam medis dengan

menggunakan bon peminjaman, mencari dan mengantar

berkas rekam medis yang dipinjam.

6. Mengontrol pengembalian rekam medis yang dipinjam dengan

mencocokkan rekam medis yang kembali dengan bon

peminjaman.

7. Membuat laporan berkas rekam medis yang belum kembali

dalam waktu tertentu.

8. Memasukan hasil penunjang medis susulan dari unit lain.

34

Page 35: Pedoman Pengorganisasian Rm

9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk

menyelesaikan / menangani bila terjadi penyimpangan/kasus

yang terjadi di kegiatan penjajaran dan pendistribusian rekam

medis pasien rawat jalan/inap.

Tanggung jawab :

1. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang keluar dari

rak penyimpanan.

2. Bertanggung jawab atas peminjaman rekam medis.

3. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang dipinjam.

4. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang diminta

untuk semua kepentingan pengobatan pasien.

5. Bertanggung jawab atas kesesuaian berkas rekam medis yang

kembali dan keluar dengan buku ekspedisi.

6. Bertanggung jawab atas tersimpannya seluruh rekam medis

diruang penyimpanan dengan rapi dan tepat sesuai nomor.

7. Bertanggung jawab atas tersedianya berkas rekam medis

kepada dokter yang akan mengisi formulir asuransi,

perusahaan rekanan, visum et repertum dan lainnya.

Wewenang :

1. Koordinasi dengan petugas registrai dan admission.

2. Koordinasi dengan petugas poliklinik.

3. Koordinasi dengan petugas IGD

4. Koordinasi dengan petugas IRNA.

5. Meminta arahan dari atasan.

6. Meminta masukan dari unit kerja lain yang terkait.

7. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Korelasi Jabatan :

35

Page 36: Pedoman Pengorganisasian Rm

NO JABATAN UNIT

ORGANISASI

DALAM HAL

1 Ka. Instalasi Rekam Medis Penunjang Medis Pelaporan

Pengarahan

2 Staf Penyimpanan dan

Pendistribusian berkas RM

Penunjang Medis Penugasan

Pengkoordinasia

n kegiatan

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR

1 Tempat kerja : Penyimpanan Diruang tertutup dan

berAC

2 Tempat kerja : Lingkungan

rumah sakit

Diruang terbuka

Resiko Bahaya :

N

O

ASPEK FAKTOR

1 Stress

manajerial

Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas

Syarat Jabatan :

NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMA

N

1 DIII Rekam Medis/SLTA

Plus

- Pelatihan ICD

- Pelatihan Pelaporan

Rumah Sakit

Upaya Fisik :

36

Page 37: Pedoman Pengorganisasian Rm

1. Duduk : sering

2. Berdiri : sering

3. Berjalan : sering

4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :

1 Jenis Kelamin : laki-laki/wanita

2 Berbadan : sehat jasmani dan rohani

3 Umur minimal : 21tahun

VII.7. Staf Statistik Dan Pelaporan

Nama Jabatan : Staf statistik dan pelaporan

Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis

Ikhtisar Jabatan :

Mengontrol kebenaran dan ketepatan sensus harian di

Instalasi Rawat Inap.

Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan

penunjang medis.

Membuat laporan mobiditas, mortalitas, dan penyakit.

Menyediakan berkas rekam medis untuk pengisian form

asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum atau pihak

ketiga yang berhak.

Membuat laporan intern yang terdiri dari laporan bulanan

kinerja rumah sakit dan kinerja mutu instalasi rekam medis.

37

Page 38: Pedoman Pengorganisasian Rm

Membuat laporan ekstern yang ditujukan ke Departemen

Kesehatan dan jajarannya.

Hasil Kerja :

1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan

penunjang medis.

2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan trend penyakit.

3. Laporan intern “x”

4. Laporan ekstern RL1, RL2, RL3, RL4, RL5 dan RL6.

Bahan Kerja :

1. Susunan langkah kegiatan pembuatan statistik dan sistem

pelaporan rumah sakit.

2. Data print out sensus harian rawat jalan dan rawat inap.

3. Data kunjungan pasien rawat inap dan rawat jalan.

Perangkat Kerja :

1. SIRS (Komputer) dan ATK.

2. Telepon.

Sifat Jabatan :

Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah

sakit, yaitu :

Senin – Sabtu : jam 07.00 – jam 14.00 shift I.

Senin – Sabtu : jam 07.00 – jam 14.00 shift II.

Uraian Tugas :

1. Melaksanakan kegiatan statistik dan pelaporan yang meliputi:

Mencetak sensus harian rawat jalan dan rawat inap.

38

Page 39: Pedoman Pengorganisasian Rm

Mengontrol kebenaran sensus harian sesuai jumlah pasien

yang sebenarnya.

Merekap sensus harian rawat jalan berdasarkan spesialisasi

dan dokter prakteknya.

Merekap sensus harian rawat inap masuk dan keluar

berdasarkan kelas, spesialisasi dan dokter yang merawat.

Meminta data kunjungan dari unit lain terkait dengan

laporan kegiatan rumah sakit.

Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap

dan penunjang.

Laporan morbiditas, mortalitas dan trend penyakit.

Membuat laporan ekstern ke Departemen Kesehatan dana

jajarannya.

2. Menyediakan berkas rekam medis untuk kepentingan

pengisian form asuransi, perusahaan rekanan, visum et

repertum atau pihak ketiga yang berhak.

3. Mengetik surat keterangan lahir ( SKL ).

4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.

5. Membuat laporan kegiatan pelaporan dan statistik untuk

kepentingan laporan Unit Rekam Medis secara keseluruhan.

Tanggung Jawab :

1. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan penggunaan

sensus harian.

2. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan laporan

kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang, laporan

mobiditas, mortalitas, dan penyakit menular, efisiensi

pelayanan rawat inap, BOR, LOS.

3. Bertanggung jawab atas terisinya form asuransi, perusahaan

rekanan, visum et repertum dan pengisian form untuk puhak

ketiga yang berwenang.

39

Page 40: Pedoman Pengorganisasian Rm

4. Kebenaran laporan realisasi terhadap perencanaan / target

yang ditetapkan.

Wewenang :

1. Mengatur rencana kegiatan statistik dan pelaporan

2. Meminta arahan dari atasan.

3. Mengeluarkan form asuransi, perusahaan rekanan, visum et

repetum dan form dari pihak ketiga yang berwenang.

4. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Korelasi Jabatan :

NO JABATAN UNIT

ORGANISASI

DALAM HAL

1 Ka. Instalasi Rekam

Medis

Penunjang Medis Pelaporan

Pengarahan

2 Penanggung jawab

Statistik dan

Pelaporan

Instalasi Rekam

Medis

Penugasan

Pengkoordinasian

kegiatan

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR

1 Tempat kerja :

Pengolahan Data

Diruang tertutup dan berAC

2 Tempat kerja :

Penyimpanan

Diruang tertutup dan berAC

Resiko Bahaya :

NO ASPEK FAKTOR

1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban

pelaksanaan tugas

40

Page 41: Pedoman Pengorganisasian Rm

Syarat Jabatan :

NO JENIS

PENDIDIKAN

PELATIHAN PENGALAMAN

1 DIII Rekam

Medis/SLTA Plus.

- Pelatihan ICD

- Pelatihan Pelaporan

Rumah Sakit

Upaya Fisik :

1. Duduk : sering

2. Berdiri : sering

3. Berjalan : sering

4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :

1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita

2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani

3. Umur minimal : 21 tahun

41

Page 42: Pedoman Pengorganisasian Rm

BAB VIII

TATA HUBUNGAN KERJA

Skema Hubungan Kerja

INTERN

EKSTERN

Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat garis

komunikasi, koordinasi dan informasi dalam pelaksanaan

kegiatan. Dilakukan melalui pertemuan dan atau surat dinas.

42

IRJ IRNA Keuangan Manajemen

INSTALASI REKAM MEDIS

PASIEN DOKTER

ASURANSI REKANAN LAIN-LAINDep.Kes/Pem

Page 43: Pedoman Pengorganisasian Rm

Hubungan Intern :

Instalasi rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan

komunikasi, koordinasi dan informasi yang dibutuhkan IRJ, IRNA,

Keuangan dan Manajemen dalam mengambil keputusan.

Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai

mediator dalam penyediaan rekam medis.

Hubungan Ekstern:

Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada

pihak ketiga yaitu Asuransi, Rekanan dan pihak lain.

Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan

kepada Departemen kesehatan Pemerintah.

43

Page 44: Pedoman Pengorganisasian Rm

BAB IX

POLA KETENAGAAAN DAN KUALIFIKASI

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal,

perlu kiranya melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan

sumber daya manusia yang tepat bagi organisasi.

Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses

mengantisipasi dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam

dan ke luar organisasi. Tujuannya adalah mendayagunakan sumber-

sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu yang tepat

dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan

jabatan.

Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan

meningkatkan kemampuan oganisasi dalam mencapai sasarannya

melalui strategi pengembangan kontribusi.

Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di

Instalasi Rekam Medis “x” adalah sebagai berikut :

44

Page 45: Pedoman Pengorganisasian Rm

Tabel 9.1

POLA KETENAGAAN

INSTALASI REKAM MEDIS RS. “X”

NAMA JABATAN KUALIFIKASI

FORMAL & INFORMAL

TENAGA YANG

DIBUTUHKAN

Ka. Instalasi Rekam Medis D III Rekam Medis

(Pelatihan ICD 10 + Pelatihan Pelaporan RS + Pengalaman Kerja minimal 5 tahun )

1

Penanggung jawab Admission Dan Registrasi

DIII Rekam Medis / SLTA Plus (Pengalaman minimal 2 tahun + Pelatihan Customer Service)

1

45

Page 46: Pedoman Pengorganisasian Rm

Penanggung jawab Managemen Rekam Medis

DIII Rekam Medis / SLTA Plus (Pengalaman minimal 2 tahun + Pelatihan Customer Service)

1

Staf Admission DIII Rekam Medis / SLTA Plus (Pelatihan Customer Service)

5

Staf Registrasi DIII Rekam Medis / SLTA Plus (Pelatihan Customer Service)

6

Staf Assembling dan Indeks Kode Penyakit

DIII Rekam Medis / SLTA Plus

(Pelatihan ICD 10)

1

Staf Penyimpanan dan Distribusi Berkas RM

DIII Rekam Medis / SLTA Plus

(Pelatihan Rekam Medis)

2

Staf Statistik dan Pelaporan Rumah Sakit

DIII Rekam Medis / SLTA Plus

(Pelatihan Pelaporan RS)

1

Jumlah 18

Kualifikasi Penarikan Calon (Recruitment) dan Seleksi Karyawan

1. Penarikan Calon (Recruitment) Karyawan

Penarikan calon adalah aktivitas atau usaha yang dilakukan untuk

mengundang para pelamar sebanyak mungkin sehingga Instalasi

46

Page 47: Pedoman Pengorganisasian Rm

Rekam Medis memiliki kesempatan yang luas untuk menemukan calon

yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan.

Penarikan calon dilakukan karena berdasarkan analisa kebutuhan

tenaga, ditemukan jumlah pasien dan kegiatan tidak seimbang

dengan jumlah tenaga yang ada.

Dilihat dari sumbernya penarikan calon dapat dibagi dua yaitu:

1. Dari dalam RS. “x” sendiri (internal resources)

Menarik calon dari dalam RS “x” sendiri (Internal resources)

memiliki keuntungan lebih yaitu calon sudah dikenal dan proses

dapat dilakukan dengan lebih cepat dibanding menarik calon dari

luar RS “x”. Calon nantinya masuk ke Instalasi Rekam Medis

akibat mutasi atau promosi.

Untuk mendapatkan calon pelamar dapat melalui :

Informasi dari mulut ke mulut

Berkas-berkas pelamar yang datang sendiri.

Pengiriman surat pemberitahuan ke seluruh unit kerja akan

adanya kebutuhan tenaga di Unit Rekam Medis.

2. Dari luar RS. “x” (external resources)

Proses penarikan calon dari luar RS. “x” ini dapat dilakukan

dengan cara :

Dari mulut ke mulut.

Iklan media cetak.

Lembaga-lembaga pendidikan

2. Penyaringan / Seleksi Calon (selection) Karyawan

Seleksi adalah proses menyeleksi pelamar, sehingga Instalasi

Rekam Medis dapat memperoleh karyawan yang paling sesuai dengan

tuntutan jabatan yang diinginkan.

47

Page 48: Pedoman Pengorganisasian Rm

Tahapan seleksi terdiri dari :

A. Umum.

Para pelamar harus melalui proses seleksi umum yang

diselenggarakan oleh pihak rumah sakit.

B. Khusus

Setelah para pelamar lulus proses seleksi secara umum maka

para pelamar diseleksi secara khusus oleh Unit Rekam Medis.

Proses seleksi yang dilakukan oleh Instalasi Rekam Medis ini

menyangkut pengetahuan dan kemampuan dalam menjalankan

fungsi rekam medis. Kompetensi yang harus dimiliki perekam

medis adalah :

1. Pengetahuan tentang manajemen umum dan

kepemimpinan meliputi :

- Peranan sebagai anggota organisasi dalam Institusi

Pelayanan Kesehatan.

- Proses Problem solving

- Proses Pengambilan Keputusan

2. Pengetahuan tentang manajemen rekam medis meliputi :

- Perencanaan dan evaluasi manajemen rumah sakit

- Prosedur Dokumentasi Rekam Medis

- Sistem Pelaporan Rekam Medis

3. Pengetahuan Hukum kesehatan dan medicolegal

Adalah kemampuan yang harus dimiliki oleh teknisi rekam

medis kaitannya dengan :

- Rahasia jabatan, terutama rahasia pasien.

- Informed consent.

- Keterangan Medis untuk asuransi.

- Visum et repertum.

- Batasan informasi untuk pihak ke III / security informasi.

- Kode etik profesi.

48

Page 49: Pedoman Pengorganisasian Rm

4. Statistik Kesehatan

- Dasar-dasar statistik kesehatan.

- Menyajikan data dan informasi untuk berbagai keperluan

laporan.

5. Pengetahuan tentang Klasifikasi penyakit.

6. Sistem informasi kesehatan

- Penggunaan komputer untuk analisis data menjadi bahan

informasi dan pelaporamn

- Menggunakan program-program statistik untuk

mempersiapkan display informasi (tabel-tabel, diagram-

diagram)

- Menjalankan jaringan informasi dan aksesnya.

- Menjaga keamanan data dan informasi

- Melaksanakan pengaturan indeks pasien dan informasi

untuk pengunjung

- Memasukkan ringkasan pasca pulang, komunikasi home

care.

- Menyiapkan sertifikat penting seperti sertifikat

kelahiran, sertifikat kematian, register handi cap.

7. Sumber daya pelayanan kesehatan

- Berkomunikasi dengan tenaga kesehatan dari berbagai

profesi

- Mengetahui kriteria dan jenis tenaga kesehatan serta

pengembangan karirnya

- Mengetahui penggunaan informasi kesehatan untuk

rencana anggaran.

8. Manajemen mutu pelayanan

- Penyusunan dan penyajian indikator

- Meneliti kelengkapan rekam medis sebagai upaya

menjaga mutu.

- Menyiapkan data-data untuk keperluan audit

49

Page 50: Pedoman Pengorganisasian Rm

- Menjamin terjaganya rekam medis baik dari keamanan

kelembapan, kebakaran maupun kehilangan.

- Mengambil kembali rekam medis secara cepat untuk

berbagai pelayanan.

- Melaksanakan proses rekam medis sesuai standar

pelayanan rekam medis.

9. Teknologi informasi

- Kemampuan jalankan komputer

- Internet dan berbagai akses LAN

- Gunakan multi media

Bentuk tes yang dilakukan terdiri atas :

1. Tes Tertulis

Tes tertulis diberikan dalam bentuk pilihan ganda terdiri

dari 100 soal, dengan materi soal sesuai dengan

kompetensi yang harus dimiliki teknisi rekam medis seperti

yang sudah disebutkan sebelumnya. Batas kelulusan

adalah 70% benar.

2. Tes Keterampilan

Tes ketrampilan yang diujikan meliputi :

- Proses rekam medis mulai dari admision, registrasi

sampai assembling

- Penyimpanan dan pengambilan kembali berkas rekam

medis sesuai standar

- Melakukan koding dengan menggunakan ICD X dan

Indeks operasi / tindakan.

3. Tes Kesehatan

Standar yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis :

50

Page 51: Pedoman Pengorganisasian Rm

- Sehat, tidak buta warna.

- Berpenampilan rapi dan menarik (khususnya untuk

admision dan registrasi).

4. Tes Wawancara

Tes ini dilakukan untuk mengetahui peminatan terhadap

penyelenggaraan rekam medis, pandangan terhadap

penyelenggaraan rekam medis yang berorientasi terhadap

kepuasan pelanggan.

BAB X

PENILAIAN KINERJA SDM

X. 1. Penilaian Kinerja SDM

Pada masa sekarang ini peningkatan produktifitas dan

kualitas kerja menjadi tuntutan dunia bisnis dan industri yang tidak

bisa ditunda lagi bila ingin memiliki daya saing yang memadai

untuk mengatasi persaingan pasar baik ditingkat nasional, regional

maupun global. Gabungan dari kinerja ( hasil kerja ) setiap

51

Page 52: Pedoman Pengorganisasian Rm

karyawan akan menghasilkan kinerja perusahaan secara

menyeluruh.

Untuk menilai kinerja karyawan dibutuhkan instrumen

penilaian kinerja, yang selanjutnya disebut Pedoman Penilaian

Prestasi Kerja Karyawan yang terdapat standart prestasi kerja

yang harus dicapai oleh setiap karyawan. Penilai membuat

penilaian atas dasar skala dengan peringkat ‘baik sekali’ angka 5

(lima) sampai dengan ‘Buruk’ angka 1 (satu). Aspek yang dinilai

terdiri dari tiga bagian bersifat fundamental, yaitu hasil kerja, kerja

sama dan kepribadian.

Penilaian prestasi kerja ini merupakan instrumen

manajemen yang penting untuk menilai karyawan sebagai dasar

untuk melakukan promosi, mutasi, pelatihan dan pendidikan yang

dibutuhkan, kompensasi, pengakuan dan penghargaan bagi

karyawan.

X.2. Tujuan dan Sasaran

A. Tujuan ( > 1 tahun )

Tujuan pedoman penilaian prestasi kerja karyawan adalah :

Agar setiap karyawan mengerti standar prestasi kerja

yang harus dicapai dan bagaimana mencapainya, yang

keseluruhannya mengacu pada pelayanan dengan penuh cinta

kasih, sehingga dapat memuaskan konsumen dan selanjutnya

dapat mengatasi persaingan pasar, serta menghasilkan laba

perusahaan yang dapat membuat manajemen mampu untuk

meningkatkan kesejahteraan karyawan dan mewujudkan misi

bersama serta berkelanjutan.

Agar setiap karyawan termotivasi untuk meningkatkan

kemampuan, usaha dan sikap mental positifnya, sehingga dapat

memperoleh keberhasilan dalam karyanya.

52

Page 53: Pedoman Pengorganisasian Rm

Agar tercipta persatuan dan persatuan keluarga besar

Grup Progress dengan dilandasai hubungan yang harmonis

antara atasan dan bawahan, antar rekan kerja dan antar bagian

untuk melayani dengan penuh cinta kasih.

B. Sasaran ( < 1 tahun )

Meningkatkan produktifitas dan kualitas kerja karyawan

serta efisiensi perusahaan.

X.3. Prosedur dan Kebijakan Penilaian Prestasi Kerja

Pada dasarnya penilaian prestasi kerja untuk seluruh

karyawan dibagi atas 3 bagian besar sebagai berikut :

1. Penilaian Staf Pelaksana

2. Penilaian Karyawan dengan Jabatan Kepala Urusan / Sederajat

dan Kepala Seksi / Sederajat

3. Penilaian Karyawan dengan Jabatan diatas Kepala Seksi.

X.3.1.Kriteria Penilaian Prestasi Kerja

A. Hasil Kerja

1. KecepatanKecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan dibandingkan dengan waktu yang telah ditentukan.

Penilaian Cepat Nilai

Sangat Baik Jauh lebih cepat 5

Baik Lebih cepat 4

Cukup Susuai 3

Kurang Lebih lama 2

Buruk Jauh lebih lama 1

Catatan :

- Waktu untuk menyelesaikan pekerjaan diukur dengan time motion study atau

rencana kerja operasional bila tidak dapat diukur dengan time motion study.

53

Page 54: Pedoman Pengorganisasian Rm

- Time motion study dibuatnya sesaui dengan jenis pekerjaannya, serta harus

terlebih dahulu mendapat persetujuan direksi.

2. Ketepatan

Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan peraturan perusahaan

(Standar Prosedur Operasional)

Penilaian Cepat Nilai

Sangat Baik ≥ 99 % 5

Baik 96 % - 98 % 4

Cukup 95 % 3

Kurang 93 % - 94 % 2

Buruk ≤ 92 % 1

3. Banyaknya pekerjaan yang dikerjakan

Mengerjakan jumlah pekerjaan jauh lebih banyak dari volume

pekerjaan yang diharapkan.

Penilaian Cepat Nilai

Sangat Baik Jauh lebih banyak 5

Baik Lebih banyak 4

Cukup Susuai 3

Kurang Lebih sedikit 2

Buruk Jauh lebih sedikit 1

Catatan :

Standar jmlah pekerjaan dibuat dan dipertanggungjawabkan oleh

masing-masing kabag sesuai dengan jenis pekerjaannya dan

harus terlebih dahulu mendapat persetujuan direksi.

54

Page 55: Pedoman Pengorganisasian Rm

4. Kepuasan pemakai hasil kerja

Kualitas hasil kerja diukur berdasarkan survey dari kepuasan

pemakai hasil kerja.

Penilaian Cepat Nilai

Sangat Baik Jauh lebih banyak 5

Baik Lebih banyak 4

Cukup Susuai 3

Kurang Lebih sedikit 2

Buruk Jauh lebih sedikit 1

Catatan :

Atasan langsung bertanggung jawab untuk membuat survey

kepuasan dari para pemakai hasil kerja yang dalam hal ini dieakili

oleh minimal Kaur dari masing-masing bagian.

B. Kerja sama

1. Komunikasi

Menjadi pendengar yang baik, dapat menyampaikan buah

pikirannya (setelah mempertimbangkan pemikiran orang lain)

dengan jelas, lugas dan tepat waktu.

Penilai

an

Pendeng

ar

Yang

baik

Jelas Lugas Tepat

Waktu

Nila

i

Sangat

Baik

Selalu Selalu Selalu Selalu 5

55

Page 56: Pedoman Pengorganisasian Rm

Baik Selalu Selalu Selalu Kadang-

kadang

4

Selalu Selalu Kadang-

kadang

Selalu 4

Cukup Selalu Selalu Kadang-

kadang

Kadang-

kadang

3

Kurang Kadang-

kadang

Selalu Kadang-

kadang

Kadang-

kadang

2

Selalu Kadang-

kadang

Kadang-

kadang

Kadang-

kadang

2

Buruk Kadang-

kadang

Kadang-

kadang

Kadang-

kadang

Kadang-

kadang

1

2. Keterbukaan.

Tulus dalam menerima kritik & saran dan memberikan

pemikirannya konstruktif yang berpengaruh pada kepentingan

perusahaan.

Penilaian Menerima

kritik

Menerima

saran

Memberi

pemikira

n

konstruk

tif

Nilai

Sangat baik Selalu Selalu Selalu 5

Baik Hampir

Selalu

Selalu Hampir

Selalu

4

Cukup Kadang-

kadang

Selalu Kadang-

kadang

3

Kurang Sesekali Hampir

Selalu

Sesekali 2

56

Page 57: Pedoman Pengorganisasian Rm

Buruk Sesekali Kadang-

kadang

Sesekali 1

3. Kebanggaan

Bangga bekerja diperusahaan, dalam setiap pemikiran & tindakan

menjaga citra / nama baik perusahaan dan membela kepentingan

perusahaan secara konstruktif.

Penilaian Bangga Jaga citra

perusaha

an

Membela

perusaha

an

Nilai

Sangat baik Selalu Selalu Selalu 5

Baik Selalu Hampir

Selalu

Hampir

Selalu

4

Cukup Selalu Kadang-

kadang

Kadang-

kadang

3

Kurang Kadang-

kadang

Kadang-

kadang

Kadang-

kadang

2

Buruk Kadang-

kadang

Sesekali Sesekali 1

4. Kepercayaan

Yakin atas kemampuan dan kejujuran yang bersangkutan pada

perusahaan.

5. Keadilan

Penilaian Yakin Nilai

Sangat Baik Selalu 5

Baik Hampir selalu 4

Cukup Kadang-kadang 3

Kurang Sesekali 2

Buruk Tidak pernah 1

57

Page 58: Pedoman Pengorganisasian Rm

Bertindak adil dalam pekerjaannya berdasarkan peraturan dan

urutan kepentingan perusahaan.

Penilaian Bertindak Adil Nilai

Sangat Baik Selalu 5

Baik Hampir selalu 4

Cukup Kadang-kadang 3

Kurang Sesekali 2

Buruk Tidak pernah 1

C. Kepribadian

1. Keramahan

Dalam segala situasi selalu ramah murah senyum dan manis budi

bahasanya.

Penilaian Murah Senyum Nilai

Sangat Baik Selalu 5

Baik Hampir selalu 4

Cukup Kadang-kadang 3

Kurang Sesekali 2

Buruk Tidak pernah 1

2. Kerapihan

Selalu rapih (baik, teratur, bersih) dalam penampilan, cara dan hasil kerjanya.

Penilaian Rapi Nilai

Sangat Baik Selalu 5

Baik Hampir selalu 4

Cukup Kadang-kadang 3

Kurang Sesekali 2

Buruk Tidak pernah 1

58

Page 59: Pedoman Pengorganisasian Rm

3. Disiplin

Patuh pada peraturan & tata tertib perusahaan dalam

melaksanakan pekerjaannya.

Penilaian Pelanggaran &

Tata tertib

Nilai

Sangat Baik O x 5

Baik 3x 4

Cukup 5 x 3

Kurang 7 x 2

Buruk >7x 1

4. Sikap mental positif

Dalam segala situasi, berpikir dan berperilaku positif pada saat

melaksanakan pekerjaannya.

Penilaian Berpikir dan

berperilaku

Nilai

Sangat Baik Selalu 5

Baik Hampir selalu 4

Cukup Kadang-kadang 3

Kurang Sesekali 2

Buruk Tidak pernah 1

5. Inisiatif

Memberikan gagasan yang dapat direalisasikan atau melakukan

tindakan yang diperlukan & bermanfaat bagi perusahaan tanpa

menunggu perintah atasan atau dari manapun juga.

59

Page 60: Pedoman Pengorganisasian Rm

Penilaian Memberikan

Gagasan

Nilai

Sangat Baik > 3 x 5

Baik 3 x 4

Cukup 2 x 3

Kurang 1 x 2

Buruk Tidak pernah 1

X.4. Peningkatan Kompetensi SDM

Pembinaan/pengembangan kompetensi tenaga rekam medik

dilakukan melalui pendidikan dan pelatihan. Tujuan pendidikan dan

pelatihan adalah untuk meningkatkan kemampuan dan ketrampilan

pelaksanaan tugas sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan

efisiensi kerja.

Pendidikan

- Jenjang pendidikan secara formal untuk petugas di Unit Rekam

Medis adalah sebagai berikut :

DIII Rekam Medis

S1 Informasi Kesehatan

S3 Manajemen Rumah Sakit.

Pelatihan

Pelatihan untuk peningkatan kompetensi tenaga rekam medik

dilaksanakan melalui:

60

Page 61: Pedoman Pengorganisasian Rm

- Inhouse training, yaitu program pelatihan yang diselenggarakan

oleh Rumah Sakit “x”, meliputi:

Pelatihan Manajemen Umum

Pelatihan Sistem Dokumentasi

Pelatihan Manajemen Mutu

Pelatihan Penyusunan Indikator Kinerja.

Pelatihan Penyusunan dan Evaluasi Anggaran

Pelatihan Evaluasi Kinerja

- Eksternal course, yaitu program pelatihan diluar rumah sakit yang

diikuti sesuai dengan kebutuhan dalam upaya meningkatkan mutu

pelayanan rumah sakit khususnya rekam medis.

61

Page 62: Pedoman Pengorganisasian Rm

BAB XI

PROGRAM ORIENTASI

Program orientasi dilakukan pada seluruh pegawai yang masuk ke

Instalasi Rekam Medis, sebelum orientasi diadakan pre test dan post

tes, berupa soal pilihan ganda 100 soal dengan materi yang meliputi :

1. Penerimaan pasien

2. Pencatatan

3. Pengolahan data medis

4. Penyimpanan

5. Pengambilan kembali

6. Penyusutan/Pemusnahan

Jadwal Orientasi sesuai tabel dibawah ini :

Tabel 11.1

Tabel Orientasi Umum SDM Instalasi Rekam Medis

HAR

I

MATERI WAKT

U

PENGARAH

A. SEMUA SDM INSTALASI REKAM

MEDIS

Ka. IRM

I Pengenalan personil 60

Orientasi ruangan dan produk RS. “x” 60

62

Page 63: Pedoman Pengorganisasian Rm

Sosialisasi Misi, Visi dan struktur

organisasi RSRP60

Sosialisasi Misi, Visi dan struktur

organisasi IRM60

Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan RSRP 60

Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan IRM 60

II

Sosialisasi uraian jabatan dan tata

hubungan kerja60

Sosialisasi pedoman kerja 60

Sosialisasi keselamatan kerja 60

Sosialisasi indikator kinerja 60

Sosialisasi perencanaan dan evaluasi kerja 60

IIISosialisasi teknis kegiatan rekam medis

sesuai dengan nama dan jabatan60

Tabel 11.2

Tabel Orientasi SDM Admission & Registrasi Instalasi Rekam Medis

63

Page 64: Pedoman Pengorganisasian Rm

Tabel 11.3

Tabel Orientasi SDM Assembling dan Indeks Kode Penyakit

Instalasi Rekam Medis

HAR

I

MATERI WAKT

U

PENGARAH

C. ASSEMBLING DAN INDEKS KODE

PENYAKIT

Pj. Manaj.

RM

I Sosialisasi bentuk dan macam formulir

rekam medis

60

HAR

I

MATERI WAKT

U

PENGARAH

B. ADMISSION & REGISTRASI Pj.Admission &

Registrasi

I

Sosialisasi dasar-dasar

berkomunikasi

60

Penerimaan pasien rawat jalan 60

Penerimaan pasien rawat inap 60

Penerimaan pasien TTKP 60

Penerimaan pasien rawat inap

ODC 6 jam

60

Penerimaan pasien perusahaan

rekanan

60

II

Menyiapkan berka RM pasien

baru

60

Entry data pasien ke dalam

komputer

60

III

Pencatatan data/registrasi pasien

rawat jalan

60

Pencatatan data/registrasi pasien

rawat inap

60

IV

Penerimaan telpon singkat 60

Penerimaan telpon panjang 60

Penerimaan telpon pendaftaran 60

64

Page 65: Pedoman Pengorganisasian Rm

Assembling berkas RM rawat jalan 60

Assembling berkas RM rawat inap ( umum,

anak, kebidanan, bayi, ODC )

60

Menyusun berkas RM rawat inap baru

(umum, anak, kebidanan, bayi dan ODC )

60

II Pemilahan berkas RM yang belum lengkap 60

III Sosialisasi buku ICD X dan Ikopim 60

Tabel 11.4

Tabel Orientasi SDM Statistik dan Pelaporan Instalasi Rekam Medis

HAR

I

MATERI WAKT

U

PENGARAH

D. STATISTIK DAN PELAPORAN Pj. Manaj.

RM

ICara mencetak sensus harian rawat jalan,

rawat inap dan penunjang medis.

20

II

Rekapitulasi sensus harian rawat jalan 60

Rekapitulasi sensus harian rawat inap 60

Rekapitulasi sensus harian penunjang

medis

60

IIIPengisian formulir asuransi, visum et

repertum dan form perusahaan rekanan

20

IVPengetikan Surat Keterangan Lahir 20

Pengetikan Resume Medis 20

Tabel 11.5

Tabel Orientasi SDM Penyimpanan dan Pendistribusian Berkas RM

Instalasi Rekam Medis

HAR

I

MATERI WAKT

U

PENGARAH

65

Page 66: Pedoman Pengorganisasian Rm

E. PENYIMPANAN DAN

PENDISTRIBUSIAN BERKAS REKAM

MEDIS

Pj. Manaj.

RM

I

Sosialisasi penerimaan berkas rekam

medis.

15

Sosialisasi sistem pendistribusian berkas

RM

15

IISosialisasi sistem penyimpanan dan

penjajaran

40

III Sosialisasi sistem perawatan berkas RM 40

BAB XIIRAPAT

XII.1 Rapat Rutin

Rapat Rutin diselenggarakan pada :

Waktu : Setiap Rabu ke tiga setiap bulan

Jam : 12.00 s.d selesai

Tempat : Ruang Instalasi Rekam Medis

Peserta : Ka. Instalasi Rekam Medis, Pj. Manaj. RM, Pj.

Admission & Registrasi pelaksana Rekam Medis

yang tidak bertugas.

Materi :

1. Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis.

2. Evaluasi SDM Instalasi Rekam Medis

3. Evaluasi terhadap materi dan pelaksanaan pelayanan

Rekam Medis

66

Page 67: Pedoman Pengorganisasian Rm

4. Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM di

Instalasi Rekam Medis.

5. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja

pelayanan Instalasi Rekam Medis.

Kelengkapan Rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat,

laporan/rekomendasi/usulan kepada pimpinan

XII.2 Rapat Insidentil

Rapat Insidentil diselenggarakan pada :

Waktu : Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu

hal yang perlu dibahas dan diselesaikan segera.

Jam : Sesuai undangan

Tempat : Sesuai undangan

Peserta : Ka. Instalasi Rekam Medis, Pj. Manaj. RM, Pj.

Admission & Registrasi pelaksana Rekam Medis

yang tidak bertugas.

Materi : Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.

Kelengkapan rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat,

laporan/rekomendasi /usulan kepada pimpinan

BAB XIII

PELAPORAN

XIII.1 Laporan Harian

Laporan harian instalasi rekam medis meliputi :

1. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat inap

2. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat jalan

3. Laporan jumlah pemeriksaan penunjang

4. Laporan rekam medis yang keluar per hari

67

Page 68: Pedoman Pengorganisasian Rm

XIII.2. Laporan Bulanan

Laporan bulanan terdiri dari laporan intern dan extern.

Laporan intern meliputi :

1. Laporan kinerja mutu pelayanan RS. “x”

2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis

3. Laporan produktifitas dokter

Laporan extern dilaporkan ke Dinas Kesehatan terdiri dari :

1. Laporan RL. 2a1 tentang Data Keadaan Penyakit Khusus

Pasien Rawat Inap Rumah Sakit

2. Laporan RL. 2b1 tentang Data Keadaan Penyakit Khusus

Pasien Rawat jalan Rumah Sakit

3. Laporan RL. 2c tentang Data status Imunisasi

4. Laporan RL. 6 tentang Infeksi Nosokomial

XIII.3. Laporan Tahunan

Instalasi Rekam Medis membuat laporan tahunan terdiri dari :

1. Laporan kinerja mutu pelayanan RS. “x”

2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis

Laporan Intern

Laporan Intern dapat bersifat vertikal dan horisontal.

1. Laporan yang bersifat Vertikal

Laporan yang bersifat Vertikal adalah laporan yang ditujukan

kepada atasan langsung dengan tembusan unit terkait, antara

lain:

a. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan

penunjang.

b. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular.

68

Page 69: Pedoman Pengorganisasian Rm

c. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR,

LOS, BTO, TOI, GDR, NDR.

d. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum

tersimpan/kembali ke Bagian Rekam Medis.

e. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap.

f. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di

Instalasi Rekam Medis.

g. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.

2. Laporan yang bersifat Horisontal

Laporan yang bersifat Horisontal adalah laporan ditujukan

kepada unit-unit lain yang berkaitan di RS. “x”, antara lain:

- Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum

tersimpan/kembali ke Bagian Rekam Medis.

Laporan Intern dapat berupa laporan rutin dan laporan insidentil.

a. Laporan Rutin meliputi

1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang

2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular

3. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS

4. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum

tersimpan/kembali ke Bagian Rekam Medis.

5. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap

6. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Bagian

Rekam Medis.

7. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.

b. Laporan Insidentil

Adalah laporan mengenai Unit Rekam Medis pada khususnya

dan RS. “x” secara umum yang harus segera dilaporkan karena

berkaitan dengan kinerja rumah sakit, seperti :

69

Page 70: Pedoman Pengorganisasian Rm

- Laporan Asuransi

- Laporan Visum Et Repertum

- Resume

Laporan Ekstern

RESUME SISTEM PELAPORAN RUMAH SAKIT

NAMA FORMULIR KOD

E

PERIODE

LAPORAN

JADWAL LAPORAN

1 2 3 4

Data Kegiatan Rumah Sakit RL1 Triwulan Tanggal 15

Bulan berikutnya

Data Keadaan Morbiditas

Pasien Rawat Inap RS

RL2a Triwulan Tanggal 15

Bulan berikutnya

Data Keadaan Morbiditas

Pasien Rawat Jalan RS

RL2b Triwulan Tanggal 15

Bulan berikutnya

Data Keadaan Penyakit

Khusus Pasien Rawat

InapRumah Sakit

RL2a

1

Bulanan Tanggal 15 Bulan

Berikut

Data Keadaan Penyakit

Khusus Pasien Rawat Jalan

Rumah Sakit

RL2b

1

Bulanan Tanggal 15 Bulan

Berikut

Data Status Immunisasi RL2c Bulanan Tanggal 15 Bulan

Berikut

70

Page 71: Pedoman Pengorganisasian Rm

Data Individual Morbiditas

Pasien Rawat Inap

- Pasien Umum

- Pasien Obstetri

- Bayi Baru Lahir/Lahir

Mati

RL2.

1

RL2.

2

RL2.

3

Triwulan Tanggal 25 Bulan

Sampling

Data Inventarisasi Pelayanan

Rumah Sakit

RL.3 Tahunan

per 31

Desember

Tanggal 15 Januari

Data Individual Ketenagaan

Rumah Sakit

RL4a Tahunan

per 31

Desember

Tanggal 15 Januari

Data Peralatan Medik

Rumah Sakit

RL5 Tahunan

per 31

Desember

Tanggal 15 Januari

Data Infeksi Nosokomial

Rumah Sakit

RL6 Bulanan Tanggal 15 Bulan

Berikut

71