Pedoman Penggunaan - Sistem Informasi Pelaporan …sipt.pom.go.id/download/manual/PEDOMAN_PENGGUNAAN.pdf · 11 Form Direktorat Pengawasan Produksi Obat 12 Form Direktorat Pengawasan

Pedoman Penggunaan

Pedoman Penggunaan

Sistem Informasi Pelaporan Terpadu

Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia

Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia

1

Daftar Isi

Daftar Isi

Bab 1 Pendahuluan

3 Sistem Informasi Pelaporan Terpadu

3 Perangkat & Aplikasi Lain Yang Diperlukan

Bab 2 Memulai Menggunakan Aplikasi

4 Login Aplikasi

5 Tipe Pengguna Aplikasi

5 Mekanisme Role Pengguna

6 Jenis Kewenangan Menu Pengguna Aplikasi Pemeriksaan Sarana

Bab 3 Surat Tugas

8 Form Surat Tugas

Bab 4 Pemeriksaan Sarana

11 Informasi Sarana

11 Informasi Petugas Pemeriksa

11 Form Direktorat Pengawasan Produksi Obat

12 Form Direktorat Pengawasan Distribusi Obat

14 Form Direktorat Pengawasan Napza

20 Form Inspeksi dan Sertifikasi Obat Tradisional Suplemen Makanan

32 Form Inspeksi dan Sertifikasi Kosmetik

39 Form Inspeksi dan Sertifikasi Pangan

Bab 5 Data Pemeriksaan Sarana

50 Memperbaiki Data Pemeriksaan Sarana

51 Kirim Data Pemeriksaan Sarana

52 Mengubah Data Petugas Pemeriksa

2

53 Mengubah Data Temuan Produk

55 Cetak Form Data Pemeriksaan

Bab 6 Tracking Pemeriksaan

56 Pemeriksaan Sarana

58 Temuan Produk

Bab 7 Laporan Pemeriksaan Sarana

59 Laporan Pemeriksaan Sarana

60 Laporan Temuan Produk

61 Rekapitulasi Pemeriksaan Sarana

Bab 8 Manajemen Master Data

62 Data Sarana

71 Petugas

75 Kabupaten / Kota

78 Produk Spesifik Lokal

82 Ubah Profil Pengguna

82 Ubah Password Pengguna

3

1 Pendahuluan

Sistem Informasi Pelaporan Terpadu

Dalam rangka optimalisasi Sistem Pelayanan Publik Online Menuju Reformasi Birokrasi untuk

penyelenggaraan pemerintahan yang baik perlu dukungan TIK sehingga e-government dapat

cepat tercapai. Penyediaan layanan informasi kepada publik secara terbuka harus dilaksanakan

demi menggerakkan proses kerja berbasis elektronik sehingga dapat meningkatkan efisiensi,

efektifitas, transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan.

Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan

kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan

strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan

yang diperlukan.

Sebagai jembatan komunikasi perlu dibangun sistem informasi pelaporan terpadu nasional dalam rangka penyediaan layanan internal melalui kegiatan: Pembahasan kebutuhan (standardisasi, merumuskan parameter, sinkronisasi alur kerja); Membangun aplikasi SI Laporan

terpadu.

Perangkat & Aplikasi Lain Yang Diperlukan

Untuk dapat mengakses aplikasi Sistem Informasi Pelaporan Terpadu diperlukan beberapa hal, yaitu :

1. Hardware (Perangkat Keras)

1 Set PC / Notebook / Netbook dengan processor setara Pentium III atau lebih.

RAM minimal 512 Mb

Koneksi Internet

Printer

Scanner

2. Software (Perangkat Lunak)

Internet Browser (Microsoft Internet Explorer 7 atau lebih (rekomendasi), Google Chrome, Mozilla Firefox 4 atau lebih, Safari dan Opera)

Adobe Reader atau PDF Viewer lainnya.

4

2 Memulai Menggunakan Aplikasi

Login Aplikasi

Untuk memulai menggunakan aplikasi silahkan masuk ke alamat http://sipt.pom.go.id. Kemudian pengguna harus login terlebih dahulu dengan cara mengisikan User ID dan Password di masing – masing kolom. Selanjutnya klik tombol login untuk login ke dalam aplikasi Sistem Informasi Pelaporan Terpadu (SIPT).

Setelah proses login berhasil, user akan dihadapkan dengan tampilan awal aplikasi Sistem Informasi Pelaporan Terpadu (SIPT).

Tampilan awal Aplikasi Sistem Informasi Pelaporan Terpadu berisi profil lengkap pengguna.

http://sipt.pom.go.id/

5

Tipe Pengguna Aplikasi

Pemeriksaan Sarana

Tipe Pengguna Keterangan Operator Melakukan entri data form surat tugas, form inspeksi

pemeriksaan, report pemeriksaan, master data sarana dan produk spesifik lokal.

Supervisor Satu Balai / Pusat Melakukan kajian dan tindak lanjut hasil pemeriksaan dari operator

Supervisor Dua Balai / Pusat Melakukan kajian dan tindak lanjut hasil pemeriksaan supervisor satu

Kepala Balai Melakukan kajian dan tindak lanjut hasil pemeriksaan supervisor dua untuk disampaikan ke pusat, menerima data tutup kasus balai.

Direktur Melakukan kajian dan tindak lanjut hasil pemeriksaan supervisor dua pusat, menerma data tutup kasus balai dan pusat.

Admin Balai / Unit Petugas yang bisa melakukan tracking data pemeriksaan dan temuan produk, entri surat tugsa, inspeksi pemeriksaan, report pemeriksaan, manajemen data petugas, manajemen data sarana, menerima data tutup kasus dari balai dan pusat.

Mekanisme Role Pengguna

Pemeriksaan Sarana

A. BB / BPOM

OperatorSupervisor

Satu

Supervisor

DuaKepala Balai

OperatorSupervisor

Satu

Supervisor

DuaDirektur

Setelah tutup kasus, data akan tersimpan di admin pusat, admin balai sebagai data balai.

6

B. Unit / Pusat

Setelah tutup kasus, data akan tersimpan di admin pusat dan direktur.

Jenis Kewenangan Menu Pengguna Aplikasi Pemeriksaan Sarana

Pemeriksaan Sarana

Tipe Pengguna Akses Menu Operator 1. Entri » Pemeriksaan Sarana

- Pemeriksaan Sarana Baru - Draft - Ditolak Supervisor Satu - Terkirim - Selesai

2. Report » Pemeriksaan Sarana - Laporan Pemeriksaan Sarana - Laporan Temuan Produk - Rekap Pemeriksaan Sarana

3. Master Data - Sarana - Produk » Spesifik Lokal

Supervisor Satu Balai / Pusat 1. Entri » Pemeriksaan Sarana - Diterima Supervisor Satu - Review Perbaikan Operator - Ditolak Supervisor Dua - Terkirim - Selesai


Supervisor Dua Balai / Pusat 1. Entri » Pemeriksaan Sarana - Diterima Supervisor Dua - Review Perbaikan Supervisor Satu - Ditolak Kepala Balai / Direktur - Terkirim - Selesai

7


Kepala Balai 1. Entri » Pemeriksaan Sarana - Diterima Kepala Balai - Terkirim - Selesai


Direktur 1. Entri - Pemeriksaan Pusat - Pemeriksaan Balai - Terkirim - Selesai

2. Report - Laporan Pemeriksaan Sarana - Laporan Temuan Produk - Rekap Pemeriksaan Sarana

Admin Balai / Unit 1. Entri » Pemeriksaan Sarana - Temuan Sarana - Temuan Produk


3. Master Data - Sarana - Produk » Spesifik Lokal - Petugas

8

3 Surat Tugas

Form Surat Tugas

Setelah halaman utama aplikasi Sistem Informasi Pelaporan Terpadu tampil semmpurna, buka menu Pelaporan » Pemeriksaan Sarana » Baru untuk bisa mengisi data surat tugas.

Catatan :

1. Kolom Nomor Surat Tugas diisi dengan Nomor Surat Tugas. 2. Kolom Tanggal Surat Tugas diisi dengan Tanggal Surat Tugas (format tanggal dd/mm/yyyy). 3. Kolom Unit / Balai Besar / Balai otomatis terisi dengan Nama Unit / Balai Besar / Balai POM

sesuai petugas berasal. 4. Kolom Petugas diisi dengan nama petugas.

Tekan enter untuk menambahkan data petugas ke dalam surat tugas. Petugas adalah petugas yang telah terdaftar di data pengguna SIPT, jika tidak maka data tersebut tidak akan tercatat dalam data surat tugas. Tekan tombol (-) berwarna merah untuk menghapus petugas yang tidak sesuai.

5. Kolom Nama Sarana diisi dengan nama sarana yang akan di periksa. Untuk menampilkan data lengkap sarana silahkan klik tombol (i) berwarna biru di samping kolom sarana.

9

5.1. Untuk pencarian bisa menggunakan kata kunci Berdasarkan Nama Sarana, Alamat,

Kota dan Propinsi. 5.2. Jika sudah sarana yang dimaksud sudah ditemukan, pilih checklist kemudian tekan

tombol pilih. 5.3. Nama kolom sarana pada surat tugas otomatis akan terisi sesuai dengan sarana yang

terpilih. 6. Kolom Jenis Sarana, pilih salah satu jenis sarana berikut :

Produksi - Produksi Obat Tradisional (CPOTB) - Pangan MD - Kosmetik (CPKB) - Industri Farmasi (CPOB) - Industri Farmasi (Pengawasan Napza) - Suplemen Makanan - Pangan IRT (CPPB – IRT)tri Farmasi (Pengawasan Napza)o

Distribusi - PBF - PBBBF - Gudang Farmasi Kabupaten - PBF (Pengawasan Napza) - PBBBF (Pengawasan Napza) - Gudang Farmasi Kabupaten / Kota (Pengawasan Napza) - Obat Tradisional - Kosmetik - Suplemen Makanan - Pangan - Intensifikasi Pengawasan Khusus

Pelayanan - Apotek - Balai Pengobatan - Pusat Kesehatan Masyarakat (PKM)

10

- Installasi Farmasi Rumah Sakit - Toko Obat - Apotek (Pengawasan Napza) - Toko Obat (Pengawasan Napza) - Balai Pengobatan / Klinik (Pengawasan Napza) - Praktek Dokter (Pengawasan Napza) - PKM (Pengawasan Napza) - Installasi Farmasi Rumah Sakit (Pengawasan Napza)

7. Kolom Jenis Klasifikasi, akan otomatis terisi sesuai dengan pilihan pada kolom Jenis Sarana.

Adapun jenis sarana yang diperiksa yaitu obat, narkotika, psikotropika, prekursor, obat tradisional, produk komplemen, kosmetika, produk pangan, bahan obat, obat dan produk biologi.

8. Jika pemeriksaan dilakukan secara gabungan yang melibatkan lebih dari satu balai dan unit, maka pilih tombol (+) berwarna biru di samping kolom Nomor Surat Tugas, kemudian lakukan , kemudian lakukan poin no. 1 sampai no. 4

9. Setelah seluruah isian di setiap kolom dirasa sudah sesuai, klik tombol Proses untuk melanjutkan ke form pemeriksaan atau klik tombol Batal untuk membatalkan input data surat tugas.

11

4 Pemeriksaan Sarana

Informasi Sarana

Secara umum data sarana yang ditampilkan adalah Nama Sarana, Alamat Kantor, Alamat Pabrik, No Izin, Penanggung Jawab, Pemilik.

Sebagai contoh informasi diatas adalah untuk jenis sarana Pelayanan Apotek. Untuk mengisi izin industri dan izin yang lainnya akan di jelaskan pada bab Manajemen Data Master Sarana.

Informasi Petugas Pemeriksa

Data Petugas Pemeriksa otomatis terisi setelah memasukan data petugas pemeriksa pada form isian surat tugas.

Untuk mengedit data petugas pemeriksa, akan di jelaskan pada bab Data Pemeriksaan Edit Data Petugas Pemeriksa.

Setelah data surat tugas berhasil disimpan, petugas akan dihadapkan data isian form dibawah ini, sesuai dengan jenis sarana yang di pilih pada form surat tugas.

12

1. Pemeriksaan Dilakukan di Balai Besar / Balai Pom A. Level Operator

Form Direktorat Pengawasan Produksi Obat

Produksi CPOB

1. Informasi Pemeriksaan

Catatan : 1.1. Kolom Tanggal Pemeriksaan diisi dengan tanggal pemeriksaan yang dilakukan.

Format tanggal (dd/mm/yyyy). 1.2. Kolom Nomor Inspeksi diisi dengan nomor inspeksi. 1.3. Kolom Referensi diisi dengan referensi. Hindari copy paste secara langsung dari Ms

Word atau Excel pada text editor yang telah disediakan agar data yang tersimpan tidak terpotong.

1.4. Kolom Ringkasan Inspeksi Sebelumnya diisi dengan ringkasan inspeksi sebelumnya. 1.5. Kolom Perubahan Bermakna sejak inspeksi terakhir diisi dengan perubahan

bermakna sejak inspeksi terakhir.

13

2. Temuan Observasi

Catatan : 2.1. Kolom Klasifikasi Temuan diisi dengan memilih salah satu opsi yang telah tersedia. 2.2. Kolom Kriteria diisi dengan memilih salah satu opsi yang tersedia Kritikal, Major,

Minor dan Observasi. Hindari copy paste secara langsung dari Ms Word atau Excel pada text editor yang telah disediakan agar data yang tersimpan tidak terpotong

2.3. Kolom Keterangan Temuan diisi dengan Keterangan Temuan sesuai dengan opsi Klasifikasi Temuan.

2.4. Kolom Lampiran File, pilih file yang akan dilampirkan. Klik tombol Open dan klik OK. Tunggu hingga proses upload file selesai.

2.5. Klik tombol (+) berwarna biru, jika temuan observasi lebih dari satu.

2.6. Kolom Lampiran, pilih file yang akan dilampirkan. Klik tombol Open dan klik OK. Tunggu hingga proses upload file selesai.

3. Kesimpulan

14

Catatan : 3.1. Kolom Rekomenasi diisi dengan rekomendasi terhadap pemeriksaan sarana yang

dilakukan. 3.2. Kolom Kesimpulan diisi dengan kesimpulan terhadap pemeriksaan sarana yang

dilakukan.

4. Temuan Klasifikasi Komoditi Lain Jika dalam pemeriksaan sarana yang dilakukan, dan pada sarana tersebut di temukan komoditi lain maka pilih salah satu opsi pada Jenis Temuan yaitu Temuan Sarana atau Temuan Produk.

Catatan :

4.1. Opsi Temuan Sarana, jika sarana yang bersangkutan akan diperiksa sebagai jenis sarana yang berbeda.

4.2. Opsi Temuan Produk, pemeriksaan dilakukan terhadap temuan produk (untuk semua komoditi) pada sarana yang bersangkutan.

Setelah seluruh isian di setiap kolom dirasa sudah sesuai, klik tombol Simpan untuk menyimpan data pemeriksaan dan klik tombol Batal untuk membatalkan pemeriksaan sarana.

Form Direktorat Pengawasan Distribusi Obat

Distribusi dan Pelayanan Obat


Catatan : 1.1. Kolom Tanggal Pemeriksaan diisi dengan tanggal pemeriksaan yang dilakukan.

Format tanggal (dd/mm/yyyy) 1.2. Kolom Tujuan Pemeriksaan, pilih salah satu opsi dari tujuan pemeriksaan yaitu

Rutin atau Kasus.

15

2. Aspek Penilaian Jika tujuan pemeriksaan yang dilakukan adalah rutin, maka aspek penilaian yang muncul adalah sebagai berikut :

Catatan : 2.1. Pilih salah satu aspek penilaian yaitu Ya, Tidak dan NA. Jika opsi yang dipilih adalah

Tidak maka hasil temuan dan tingkat kekritisan akan otomatis terisi. 2.2. Aspek penilaian untuk setiap pemeriksaan Jenis Sarana Distribusi dan Pelayanan

Obat ini berbeda sesuai dengan jenis sarana masing – masing.

Sedangkan jika tujuan pemeriksaan yang dilakukan adalah kasus, maka aspek penilaian yang muncul adalah sebagai berikut :

Catatan :

2.3. Isi kolom Form Kasus sesuai dengan poin-poin kasus. Hindari copy paste secara langsung dari Ms Word atau Excel pada text editor yang telah disediakan agar data yang tersimpan tidak terpotong

2.4. Poin-poin tersebut adalah : a. Profil Sarana dan Organisasi b. Personalia c. Gudang dan Perlengkapan d. Pengadaan e. Penyimpanan f. Pendistribusian g. Dokumentasi

16

h. Lain-lain

3. Temuan Produk Jika dalam pemeriksaan sarana terdapat temuan produk maka, masukan data temuan produk tersebut pada isian temuan produk berikut :

Catatan : 3.1. Kolom Nama Produk, diisi dengan nama produk. Jika produk tersebut telah ada di

web registrasi maka data produk akan otomatis muncul. Kalau pun tidak ada di web registrasi pengguna bisa memasukan secara manual data produk pada isian temuan produk.

3.2. Kolom Kategori, pilih salah satu kategori temuan produk yaitu Obat Palsu, Obat TIE, Obat Kadaluarsa dan Obat Rusak. Jika kategori temuan pada satu produk lebih dari satu makan tekan klik + Ctrl dan pilih opsi yang dikehendaki.

3.3. Kolom Nama Pabrik, diisi dengan nama pabrik. Nama pabrik akan terisi otomatis jika data produk sudah ada pada web registrasi.

3.4. Kolom Negara Asal, diisi dengan asal negara. Nama negara akan terisi otomatis jika data produk sudah ada pada web registrasi.

3.5. Kolom No Lot/Bet, diisi dengan Nomor Lot / Bets. 3.6. Kolom Tanggal Expire, diiisi dengan tanggal expire produk tersebut (jika ada). 3.7. Kolom Jumlah, diisi dengan jumlah temuan produk tersebut. Dengan satuan Buah

/ Pieces, Tablet, Strip, Karton, Sachet, Dus dan Botol. 3.8. Kolom Tindakan Terhadap Produk, pilih salah opsi yaitu Pro Yusticia dan Non

Yusticia. 3.9. Kolom Pendaftar, diisi dengan nama pendaftar produk. Nama pendaftar akan

terisi otomatis jika data produk sudah ada pada web registrasi. 3.10. Kolom Alamat Pendaftar, diisi dengan nama alamat pendaftar produk. Alamat

pendaftar akan terisi otomatis jika data produk sudah ada pada web registrasi.

17

3.11. Kolom Importir, diisi dengan nama importir produk. Importir akan terisi otomatis jika data produk sudah ada pada web registrasi.

3.12. Klik tombol Tambah Temuan untuk menambahkan temuan produk.

4. Hasil Pemeriksaan

Catatan : 4.1. Kolom Hasil Kesimpulan, pilih salah satu opsi yaitu Tidak Memenuhi Ketentuan,

Hasil Memenuhi Ketentuan, Tidak Dapat di Periksa dan Tutup. 4.2. Kolom Kesimpulan Detil Pelanggaran, akan terisi otomatis sesuai dengan checklist

aspek penilaian diatas. (untuk tujuan pemeriksaan : rutin). 4.3. Kolom Hasil Temuan, akan terisi otomatis sama halnya dengan kolom Kesimpulan

Detil Pelanggaran. 4.4. Kolom Catatan Hasil Pemeriksaan, diisi dengan catatan pemeriksaan.

5. Tindak Lanjut

Catatan :

5.1. Kolom Saran Tindak Lanjut, pilih salah satu atau lebih dari satu pada opsi yang tersedia yaitu : Peringatan, Peringatan Keras, Penghentian Sementera Kegiatan, Penghentian Kegiatan, Pencabutan Izin dan Pembinaan.

5.2. Kolom Detil Tindak Lanjut, diisi dengan detil tindak lanjut yang diberikan terhadap sarana.

18

6. Temuan Klasifikasi Komoditi Lain Silahkan di lihat kembali halaman 14 poin 4.


Form Direktorat Pengawasan Napza


Catatan :

1.1. Kolom Tanggal Pemeriksaan, diisi dengan tanggal pemeriksaan yang dilakukan. Format tanggal (dd/mm/yyyy).

1.2. Kolom Tujuan Pemeriksaan, pilih salah satu dari opsi berikut : Rutin, Kasus, Hasil Evaluasi Bulanan Yang Diterima, Hasil Pemeriksaan Sebelumnya, Hasil Pemeriksaan Pada Sarana Lainnya.

1.3. Kolom Dasar Pemeriksaan, diisi dengan dasar pemeriksaan yang dilakukan.

2. Temuan Produk

19

Catatan : 2.1. Kolom Nama Produk, diisi dengan nama produk. 2.2. Kolom Jenis Pelanggaran, diisi dengan jenis pelanggaran. Untuk melihat detil jenis

pelanggaran silahkan klik tombol (i) berwarna biru. 2.3. Kolom Jenis Penyimpangan, akan otomatis terisi sesuai dengan jenis pelanggaran

yang dipilih. 2.4. Kolom Jenis Kriteria Pelanggaran, akan otomatis terisi sesuai dengan jenis

pelanggaran yang dipilih. 2.5. Klik tombol Tambah Temuan untuk menambahkan temuan produk. 2.6. Kolom File BAP, pilih file yang akan dilampirkan. Klik tombol Open dan klik OK.

Tunggu hingga proses upload file selesai 2.7. Kolom File Lampiran BAP, pilih file yang akan dilampirkan. Klik tombol Open dan

klik OK. Tunggu hingga proses upload file selesai.

3. Tindak Lanjut

Catatan : 3.1. Kolom Tanggal Tindakan, diisi dengan tanggal tindakan yang akan dilakukan.

Format tanggal (dd/mm/yyyy). 3.2. Kolom Unit yang melakukan tindakan, otomatis terisi dengan nama Balai Besar /

Balai sesuai login petugas tersebut berasal. 3.3. Kolom Detail Tindakan, diisi dengan detail tindakan yang diberikan.

4. Temuan Klasifikasi Komoditi

Silahkan di lihat kembali halaman 14 poin 4.


20

Form Inspeksi dan Sertifikasi Obat Tradisional Suplemen Makanan

Produksi Obat Tradisional


Catatan : 1.1. Kolom Tanggal Pemeriksaan, diisi dengan tanggal pemeriksaan yang dilakukan.

Format tanggal (dd/mm/yyyy). 1.2. Kolom Tujuan Pemeriksaan, pilih salah satu tujuan pemeriksaan yaitu : Rutin, Kasus,

Prasertifikasi dan Resertifikasi (untuk unit pusat). 1.3. Pada kolom Standard yang Digunakan, Kepatuhan CPOTB dan Keputusan, Latar

Belakang sejak Inspeksi terkahir, diisi sesuai dengan label atau keterangan masing-masing kolom.

21

2. Temuan Observasi


Minor dan Observasi. 2.3. Kolom Keterangan Temuan diisi dengan Keterangan Temuan sesuai dengan opsi

Klasifikasi Temuan. Hindari copy paste secara langsung dari Ms Word atau Excel pada text editor yang telah disediakan agar data yang tersimpan tidak terpotong




3. Temuan Produk

22

Catatan : 3.1. Kolom Nama Obat Tradisional, diisi dengan nama produk obat tradisional. Jika

produk telah ada di web registrasi maka nama produk akan otomatis terisi. 3.2. Kolom Nama Perusahaan, diisi dengan nama perusahaan. Jika produk telah ada di

web registrasi maka nama perusahaan akan otomatis terisi. 3.3. Kolom Klasifikasi, pilih salah satu opsi yaitu : Lokal, Impor dan Lisensi. 3.4. Kolom Alamat Perusahaan, diisi dengan nama perusahaan. Jika produk telah ada di

web registrasi maka alamat perusahaan akan otomatis terisi. 3.5. Kolom No Registrasi, diisi dengan nomor registrasi. Jika produk telah ada di web

registrasi maka nomor registrasi akan otomatis terisi. 3.6. Kolom No Batch, diisi dengan nomor batch. 3.7. Kolom Tanggal Expire, diisi dengan tanggal expire produk yang ditemukan. 3.8. Kolom Netto, diisi dengan netto produk yang ditemukan. 3.9. Kolom Harga Satuan, diisi dengan harga satuan produk yang ditemukan. 3.10. Kolom Kategori Temuan, pilih salah satu opsi : TIE, BKO, Kadaluarsa, TMK

Penandaan, Farmasetik, Rusak. 3.11. Kolom Jenis Satuan, pilih salah satu opsi : Buah / Pieces, Sachet, Bungkus, Botol,

Kaleng, Karton, Cup, Kotak dan Tube. 3.12. Kolom Tindakan Terhadap Produk, pilih salah satu opsi : Pengamanan,

Pemusnahan, Pendataan dan Penarikan. 3.13. Kolom Jumlah Temuan, diisi dengan jumlah temuan. Diisi dengan angka (1 – 9). 3.14. Kolom Keterangan, diisi dengan keterangan produk yang ditemukan. 3.15. Klik tombol Tambah Temuan, untuk menambahkan data temuan produk.

4. Kesimpulan

Catatan : 4.1. Kolom Hasil Pemeriksaan, pilih salah satu opsi yaitu : Hasil Memenuhi Ketentuan,

Tidak Memenuhi Ketentuan, Tutup. 4.2. Kolom Detil Hasil Pemeriksaan, pilih salah satu opsi yaitu : TIE, BKO, Penandaan,

Kadaluarsa / Rusak, Administrasi dan Aspek CPOTB. 4.3. Kolom Detil Kesimpulan TMK, diisi dengan keterangan detil kesimpulan TMK.

23

5. Temuan Klasifikasi Komoditi Lain

Silahkan di lihat kembali halaman 14 poin 4


Distribusi Obat Tradisional



Format tanggal (dd/mm/yyyy). 1.2. Kolom Tujuan Pemeriksaan, pilih salah satu opsi yaitu : Rutin dan Kasus.

2. Detil Pemeriksaan

Catatan : 2.1. Kolom Bertindak Sebagai, pilih salah satu opsi yaitu : importir obat tradisional dan

/ atau suplemen makanan, Badan Usaha, Distribusi, Distributor, Agen, Stokist MLM, Pengobatan Tradisional atau alternatif, Toko Obat / Swalayan, Depot Jamu / Pengecer, Lain-lain, Penjualan Obat tradisional dan / atau suplemen makanan melalui media elektronik.

2.2. Pada panel administrasi otomatis terpilih sesuai dengan pilihan bertindak sebagai.

24

3. Temuan Produk

Catatan : 3.1. Kolom Nama Obat Tradisional, diisi dengan nama produk obat tradisional. Jika








25

4. Kesimpulan dan Tindak Lanjut


Tidak Memenuhi Ketentuan. 4.2. Kolom Detil Hasil Pemeriksaan, pilih salah satu opsi yaitu : TIE, BKO, Penandaan,

Kadaluarsa / Rusak, Administrasi dan Aspek CPOTB. 4.3. Kolom Detil Kesimpulan TMK, diisi dengan keterangan detil kesimpulan TMK. 4.4. Kolom Tindak Lanjut, pilih salah satu opsi : Pembinaan, Peringatan, Peringatan

Keras, Rekomendasi PSK impor / distribusi, Projusticia, Rekomendasi Pencabutan Izin Importir/Distributor.



Setelah seluruh isian di setiap kolom dirasa sudah sesuai, klik tombol Simpan untuk menyimpan data pemeriksaan dan klik tombol Batal untuk membatalkan pemeriksaan sarana

26

Produksi Suplemen Makanan



Format tanggal (dd/mm/yyyy). 1.2. Kolom Tujuan Pemeriksaan, pilih salah satu tujuan pemeriksaan yaitu : Rutin, Kasus,

Prasertifikasi dan Resertifikasi (untuk unit pusat). 1.3. Pada kolom Standard yang Digunakan, Kepatuhan CPOTB dan Keputusan, Latar

Belakang sejak Inspeksi terkahir, diisi sesuai dengan label atau keterangan masing-masing kolom.

27

2. Temuan Observasi







28

3. Temuan Produk

Catatan : 3.1. Kolom Nama Produk Komplemen, diisi dengan nama produk obat tradisional. Jika








29

4. Kesimpulan


Tidak Memenuhi Ketentuan, Tutup. 4.2. Kolom Detil Hasil Pemeriksaan, pilih salah satu opsi yaitu : TIE, BKO, Penandaan,




Distribusi Suplemen Makanan



Format tanggal (dd/mm/yyyy). 1.2. Kolom Tujuan Pemeriksaan, pilih salah satu opsi yaitu : Rutin dan Kasus.

30


Catatan : 2.1. Kolom Bertindak Sebagai, pilih salah satu opsi yaitu : importir suplemen makanan,

Badan Usaha, Distribusi, Distributor, Agen, Stokist MLM, Pengobatan Tradisional atau alternatif, Toko Obat / Swalayan, Depot Jamu / Pengecer, Lain-lain, Penjualan suplemen makanan melalui media elektronik.

2.2. Pada panel administrasi otomatis terpilih sesuai dengan pilihan bertindak sebagai.

3. Temuan Produk



web registrasi maka nama perusahaan akan otomatis terisi. 3.3. Kolom Klasifikasi, pilih salah satu opsi yaitu : Lokal, Impor dan Lisensi.

31

3.4. Kolom Alamat Perusahaan, diisi dengan nama perusahaan. Jika produk telah ada di web registrasi maka alamat perusahaan akan otomatis terisi.

3.5. Kolom No Registrasi, diisi dengan nomor registrasi. Jika produk telah ada di web registrasi maka nomor registrasi akan otomatis terisi.

3.6. Kolom No Batch, diisi dengan nomor batch. 3.7. Kolom Tanggal Expire, diisi dengan tanggal expire produk yang ditemukan. 3.8. Kolom Netto, diisi dengan netto produk yang ditemukan. 3.9. Kolom Harga Satuan, diisi dengan harga satuan produk yang ditemukan. 3.10. Kolom Kategori Temuan, pilih salah satu opsi : TIE, BKO, Kadaluarsa, TMK






Tidak Memenuhi Ketentuan. 4.2. Kolom Detil Hasil Pemeriksaan, pilih salah satu opsi yaitu : TIE, BKO, Penandaan,


32

4.4. Kolom Tindak Lanjut, pilih salah satu opsi : Pembinaan, Peringatan, Peringatan Keras, Rekomendasi PSK impor / distribusi, Projusticia, Rekomendasi Pencabutan Izin Importir/Distributor.




Form Inspeksi dan Sertifikasi Kosmetik

Produksi Kosmetik



Format tanggal (dd/mm/yyyy). 1.2. Kolom Tujuan Pemeriksaan, pilih salah satu opsi yaitu : Audi, Rutin, Kasus,

Prasertifikasi, Sertifikasi, Resertifikasi 1.3. Kolom Kepatuhan CPKB dan Keputusan, Latar Belakang Hasil Pemeriksaan yang

lalu, Perubahan Bermakna sejak inspeksi terkahir, diisi sesuai dengan label atau keterangan masing-masing kolom.

33

2. Temuan Observasi a. Temuan Observasi






2.6. Kolom Lampiran, pilih file yang akan dilampirkan. Klik tombol Open dan klik OK.

Tunggu hingga proses upload file selesai.

b. Kesimpulan Temuan Observasi.

Catatan : 2.7. Kolom Kesimpulan Temuan, pilih salah satu opsi yaitu : Menerapkan, Tidak

Menerapkan 2.8. Kolom Tindakan, pilih salah satu opsi yaitu : Pengamanan, Pendataan, Pemusnahan

34

3. Pemeriksaan DIP

Catatan : 3.1. Kolom Dokumen Administrasi & Ringkasan Produk, diisi dengan keterangan

dokumen administrasi & ringkasan produk. 3.2. Kolom Data Mutu Keamanan dan Bahan Kosmetik, diisi dengan keterangan data

mutu keamanan dan bahan kosmetik. 3.3. Kolom Data Mutu Kosmetik, diisi dengan keterangan data mutu kosmetik. 3.4. Kolom Data Keamanan dan Kemanfaatan Kosmetik, diisi dengan keterangan data

data keamanan dan kemanfaatan kosmetik.

3.5. Kolom Kesimpulan DIP, pilih salah satu opsi : Ada, Lengkap , Ada, Tidak Lengkap dan

Tidak Ada.

35

3.6. Kolom Tindak Lanjut DIP, diisi dengan keterangan tindak lanjut pemeriksaan DIP. Hindari copy paste secara langsung dari Ms Word atau Excel pada text editor yang telah disediakan agar data yang tersimpan tidak terpotong

4. Temuan Produk

Catatan :

4.1. Kolom Nama Kosmetik, diisi dengan nama produk obat tradisional. Jika produk telah ada di web registrasi maka nama produk akan otomatis terisi.

4.2. Kolom Nama Perusahaan, diisi dengan nama perusahaan. Jika produk telah ada di web registrasi maka nama perusahaan akan otomatis terisi.

4.3. Kolom Klasifikasi, pilih salah satu opsi yaitu : Lokal, Impor dan Lisensi. 4.4. Kolom Alamat Perusahaan, diisi dengan nama perusahaan. Jika produk telah ada di

web registrasi maka alamat perusahaan akan otomatis terisi. 4.5. Kolom Tanggal Expire, diisi dengan tanggal expire produk yang ditemukan. 4.6. Kolom No Registrasi, diisi dengan nomor registrasi. Jika produk telah ada di web

registrasi maka nomor registrasi akan otomatis terisi. 4.7. Kolom No Batch, diisi dengan nomor batch. 4.8. Kolom Netto, diisi dengan netto produk yang ditemukan. 4.9. Kolom Harga Satuan, diisi dengan harga satuan produk yang ditemukan. 4.10. Kolom Jumlah Temuan, diisi dengan jumlah temuan. Diisi dengan angka (1 – 9).

Kolom Jenis Satuan, pilih salah satu opsi : Buah / Pieces, Sachet, Bungkus, Botol, Kaleng, Karton, Cup, Kotak dan Tube.

4.11. Kolom Kategori Temuan, pilih salah satu opsi : TIE, Dilarang, Kadaluarsa, Rusak Penandaan.

4.12. Kolom Tindakan Terhadap Produk, pilih salah satu opsi : Pengamanan, Pemusnahan, Pendataan dan Penarikan.

4.13. Kolom Keterangan, diisi dengan keterangan produk yang ditemukan. 4.14. Klik tombol Tambah Temuan, untuk menambahkan data temuan produk.

36


Catatan : 5.1. Kolom Hasil Pemeriksaan¸pilih salah satu opsi : Memenuhi Ketentuan, Tidak

Memenuhi Ketentuan dan Tutup. 5.2. Kolom Detail Hasil Pemeriksaan, pilih salah satu opsi : Administrasi, Memproduksi

Kosmetik TIE, Memproduksi MGB Berbahaya, Aspek CPKB, Memproduksi Produk TMK Penandaan, Dokumen Informasi Produk

5.3. Kolom Detil Kesimpulan TMK, diisi dengan keterangan Detil Kesimpulan TMK.



Distribusi Kosmetik



Format tanggal (dd/mm/yyyy). 1.2. Kolom Tujuan Pemeriksaan, pilih salah satu opsi yaitu : Rutin atau Kasus.

37


Catatan : 2.1. Kolom Bertindak Sebagai, pilih salah satu opsi yaitu : Importir Kosmetika, Badan

Usaha / Perorangan Sebagai Pemohon Notifikasi Kosmetika. 2.2. Pada panel administrasi otomatis terpilih sesuai dengan pilihan bertindak sebagai.

3. Temuan Produk

38









39


Catatan : 4.1. Kolom Hasil Pemeriksaan¸pilih salah satu opsi : Memenuhi Ketentuan, Tidak

Memenuhi Ketentuan dan Tutup. 4.2. Kolom Detail Hasil Pemeriksaan, pilih salah satu opsi : Administrasi, Memproduksi

Kosmetik TIE, Memproduksi MGB Berbahaya, Aspek CPKB, Memproduksi Produk TMK Penandaan, Dokumen Informasi Produk.

4.3. Kolom Detil Kesimpulan TMK, diisi dengan keterangan Detil Kesimpulan TMK 4.4. Kolom Tindak Lanjut, pilih salah satu opsi : Pengamanan, PSK Importasi / Distribusi,

Projusticia, Rekomendasi PSK / Klinik Salon / Spa (khusu klinik / salon / spa). 4.5. Kolom Saran Tindak Lanjut, diisi dengan keterangan saran tindak lanjut terhadap

pemeriksaan yang dilakukan.



Form Inspeksi dan Sertifikasi Pangan

Produksi Pangan MD


40


Format (dd/mm/yyyy). 1.2. Kolom Tujuan Pemeriksaan, pilih salah satu opsi yaitu : Rutin, Verifikasi, Sertifikasi

(halal, ekpsor, HS), Dalam Rangka Pendaftaran, Kasus.

2. Data Umum

Catatan : 2.1. Kolom Unit Pengolahan Panduan HACCP, pilih salah satu opsi yaitu sudah atau

belum. 2.2. Kolom Unit Pengolahan Sistem HACCP, pilih salah satu opsi yaitu sudah atau belum 2.3. Kolom Formulir record keeping, diisi dengan keterangan record keeping. 2.4. Kolom Tindakan Jika Terjadi Penyimpangan, diisi dengan keterangan jika terjadi

penyimpangan. 2.5. Kolom Kesulitan sistem HACCP, diisi dengan keterangan kesulitan sistem HACCP. 2.6. Kolom Bimbingan sistem HACCP, diisi dengan keterangan bimbingan sistem HACCP. 2.7. Kolom Pelatihan sistem HACCP, pilih salah satu opsi yaitu : sudah atau belum. 2.8. Kolom Penyelenggaraan sistem HACCP, diisi dengan penyelenggaraan sistem

HACCP. 2.9. Kolom Tenaga Pelatihnya, diisi dengan tenaga pelatihnya. 2.10. Kolom Jumlah dalam pelatihan HACCP, diisi dengan berapa jumlah orang yang

terlibat dalam pelatihan.

41

3. Aspek Penilaian CPMB

Catatan : 3.1. Pilih salah satu opsi pada kolom Kriteria : Minor, Major, Serius, Kritis, OK, Tidak

Diberlakukan. 3.2. Kolom Keterangan, optional bisa diisi atau pun di kosongkan. 3.3. Jumlah poin aspek penilaian CPMB semuanya berjumlah 166 poin.

4. Temuan

42

Catatan : 4.1. Pada Panel Temuan, terdapat 4 penyimpangan yaitu : Penyimpangan Administratif,

Penyimpangan Fisik, Penyimpangan Operasional dan Penyimpangan Lain-lain. 4.2. Untuk tiap-tiap penyimpangan terdiri dari 3 sub yaitu penyimpangan, perbaikan

capa dan time line untuk masing-masing penyimpangan. 4.3. Pada Kolom Penyimpangan, Perbaikan CAPA dan Timeline, diisi dengan temuan

yang ditemukan. 4.4. Sedangkan untuk Kolom Penyimpangan Fisik dan Operasional, secara otomatis

terisi dari pilihan kriteria pada aspek penilaian.



Produksi PIRT



Format tanggal (dd/mm/yyyy). 1.2. Klik Link Pemeriksaan Sebelumnya untuk melihat riwayat pemeriksaan sarana yang

sudah berapa kali sarana tersebut sudah di periksa.

43

2. Aspek Penilaian

Catatan : 2.1. Pilih salah satu opsi pada kolom aspek penilian yaitu : Baik, Cukup dan Kurang 2.2. Kolom Kesimpulan terisi otomatis sesuai dengan pilihan pada aspek penilaian

masing-masing grup. 2.3. Grup aspek penilaian sampai grup M

3. Kesimpulan

44

Catatan : 3.1. Kolom Hasil otomatis terisi sesuai dengan hasil kesimpulan grup pada aspek

penilaian. 3.2. Kolom Rekomendasi diisi dengan rekomendasi terhadap pemeriksaan yang dilakukan. 3.3. Kolom Kesimpulan diisi dengan kesimpulan terhadap pemeriksaan yang dilakukan.

4. Tindakan

Catatan : 4.1. Kolom Tindak Lanjut, pilih salah satu opsi : Pembinaan, Surat Peringatan,

Pencabutan Nomor Pendaftaran (usul), Pengamanan, Perintah Penarikan, Pemusnahan Produk

4.2. Kolom CAPA diisi dengan CAPA terhadap pemeriksaan yang dilakukan.



Distribusi Pangan


45


Format tanggal (dd/mm/yyyy). 1.2. Klik Link Pemeriksaan Sebelumnya untuk melihat riwayat pemeriksaan sarana yang

sudah berapa kali sarana tersebut sudah di periksa.

2. Aspek Penilaian

Catatan : 2.1. Pilih salah satu opsi pada kolom aspek penilian yaitu : Baik, Cukup, Kurang dan Tidak

Diberlakukan 2.2. Kolom Kesimpulan pilih salah satu opsi yaitu : Baik, Cukup, Kurang dan Tidak

Diberlakukan. 2.3. Grup aspek penilaian sampai grup K

3. Kesimpulan

46

Catatan : 3.1. Kolom Hasil otomatis terisi sesuai dengan hasil kesimpulan grup pada aspek

penilaian. 3.2. Kolom Rekomendasi diisi dengan rekomendasi terhadap pemeriksaan yang dilakukan. 3.3. Kolom Kesimpulan diisi dengan kesimpulan terhadap pemeriksaan yang dilakukan.

4. Tindakan

Catatan : 4.1. Kolom Tindak Lanjut, pilih salah satu opsi yaitu : Pembinaan, Surat Peringatan,

Pengamanan, Pemusnahan Produk, Pengambilan Sampel, Pemanggilan Resmi, Perintah Pengambilan / Retur, Projusticia

4.2. Kolom CAPA diisi dengan CAPA terhadap pemeriksaan yang dilakukan.

5. Temuan Produk

Catatan : 5.1. Kolom Nama Produk, diisi dengan nama produk. Jika telah ada di web registrasi

maka kolom nama produk otomatis terisi. 5.2. Kolom Produsen/Importir, diisi dengan produsen atau importir. Jika telah ada di

web registrasi maka kolom Produsen / Importir otomatis terisi. 5.3. Kolom Registrasi Produk, pilih salah satu opsi yaitu : MD, P-IRT, SP dan Tidak

Terdaftar. 5.4. Kolom Nomor Registrasi, diisi dengan nomor registrasi produk. Jika telah ada di

web registrasi maka kolom nomor registrasi otomatis terisi.

47

5.5. Kolom Jumlah Kemasan Terkecil, diisi dengan jumlah temuan produk. 5.6. Kolom satuan pilih salah satu opsi yaitu : Buah/Pieces, Sachet, Bungkus, Botol,

Kaleng, Karton, Cup dan Lainnya. 5.7. Kolom Kategori Temuan, pilih salah satu opsi yaitu : Tanpa Izin Edar (TIE), Rusak,

ED (Expire Date / Kedaluwarsa), TMK Label, Lain-lain 5.8. Kolom Perkiraan Harga Total, diisi dengan perkiraan harga total temuan per

produk yang ditemukan. 5.9. Tekan Tombol Temuan, untuk menambahkan data temuan produk.



Distribusi Instensifikasi Pangan Khusus



Format tanggal (dd/mm/yyyy). 1.2. Kolom Tujuan Pemeriksaan, pilih salah satu opsi yaitu : Idul Fitri, Natal dan Tahun

Baru, Imlek, Idul Adha dan Hari Besar Agama Lainnya.

48

2. Temuan Produk

Catatan : 2.1. Kolom Nama Produk, diisi dengan nama produk. Jika telah ada di web registrasi

maka kolom nama produk otomatis terisi. 2.2. Kolom Produsen/Importir, diisi dengan produsen atau importir. Jika telah ada di

web registrasi maka kolom Produsen / Importir otomatis terisi. 2.3. Kolom Nomor Registrasi, diisi dengan nomor registrasi produk. Jika telah ada di

web registrasi maka kolom nomor registrasi otomatis terisi. 2.4. Kolom Registrasi Produk, pilih salah satu opsi yaitu : MD, P-IRT, SP dan Tidak

Terdaftar. 2.5. Kolom Jumlah Kemasan Terkecil, diisi dengan jumlah temuan produk. 2.6. Kolom satuan pilih salah satu opsi yaitu : Buah/Pieces, Sachet, Bungkus, Botol,

Kaleng, Karton, Cup dan Lainnya. 2.7. Kolom Perkiraan Harga Total, diisi dengan perkiraan harga total temuan per

produk yang ditemukan. 2.8. Kolom Kategori Temuan, pilih salah satu opsi yaitu : Tanpa Izin Edar (TIE), Rusak,

ED (Expire Date / Kedaluwarsa), TMK Label, Lain-lain 2.9. Kolom Klasifikasi, pilih salah satu opsi yaitu : Parcel atau Diluar Parcel. 2.10. Tekan Tombol Temuan, untuk menambahkan data temuan produk.

3. Kesimpulan dan Tindakan

49

Catatan : 3.1. Kolom Hasil Pemeriksaan, pilih salah satu opsi yaitu : Hasil Memenuhi Ketentuan

atau Tidak Memenuhi Ketentuan 3.2. Kolom Tindakan Terhadap Produk, pilih salah satu opsi yaitu : Produk dikeluarkan

dari parcel, Produk Diamankan, Produk Dimusnahkan, Produk Dikembalikan Ke Penyalur, Teguran Kepada Pemilik Sarana, Projusticia.

4. Temuan Klasifikasi Komoditi Lain


Setelah seluruh isian di setiap kolom dirasa sudah sesuai, klik tombol Simpan untuk menyimpan

data pemeriksaan dan klik tombol Batal untuk membatalkan pemeriksaan sarana

B. Level Supervisor Satu Menindaklanjuti pemeriksaan operator dengan cara : 1. Menyetujui

Jika hasil pemeriksaan sudah tepat, pada panel verifikasi kolom proses pemeriksaan pilih : Mengirim Ke Supervisor Dua Balai – Tindak Lanjut.

Isi catatan verifikasi pemeriksaan dan data akan masuk ke supervisor dua balai.

2. Menolak Jika hasil pemeriksaan belum tepat, pada panel verifikasi kolom proses pemeriksaan pilih : Menolak Ke Operator Balai – Ditolak Supervisor Satu, dan data akan masuk ke operator balai sebagai data yang ditolak.

C. Level Supervisor Dua Menindaklanjuti pemeriksaan supervisor satu dengan cara : 1. Menyetujui

Jika hasil pemeriksaan sudah tepat, pada panel verifikasi kolom proses pemeriksaan pilih : Mengirim Ke Kepala Balai – Tindak Lanjut, kemudian isi catatan pemeriksaan dan data akan masuk ke Kepala Balai.

50

2. Menolak Jika hasil pemeriksaan belum tepat, pada panel verifikasi kolom proses pemeriksaan pilih : Menolak Ke Supervisor Satu Balai – Ditolak Supervisor Dua Balai, dan data akan masuk ke Supervisor Satu Balai sebagai data yang ditolak.

D. Level Kepala Balai Menindaklanjuti pemeriksaan supervisor dua dengan cara : 1. Menyetujui

Jika hasil pemeriksaan sudah tepat, pada panel verifikasi kolom proses pemeriksaan pilih : Mengirim Ke Operator Pusat – Tindak Lanjut Balai, kemudian isi catatan pemeriksaan dan data akan masuk ke operator pusat.

2. Menolak Jika hasil pemeriksaan belum tepat, pada panel verifikasi kolom proses pemeriksaan pilih : Menolak Ke Supervisor Dua Balai – Ditolak Kepala Balai, dan data akan masuk ke Supervisor Dua Balai sebagai data yang ditolak.

E. Level Operator Pusat Proses yang dilakukan sama halnya yang dilakukan oleh operator balai.

F. Level Supervisor Satu Pusat Menindaklanjuti pemeriksaan operator dengan cara : 1. Menyetujui

Jika hasil pemeriksaan sudah tepat, pada panel verifikasi kolom proses pemeriksaan pilih : Mengirim Ke Supervisor Dua Pusat – Tindak Lanjut dan data akan masuk ke supervisor dua pusat.

2. Menolak Jika hasil pemeriksaan belum tepat, pada panel verifikasi kolom proses pemeriksaan pilih : Menolak Ke Operator Pusat – Ditolak Supervisor Satu Pusat, dan data akan masuk ke operator pusat sebagai data yang ditolak.

G. Level Supervisor Dua Pusat

Menindaklanjuti pemeriksaan supervisor satu dengan cara : 1. Menyetujui

Jika hasil pemeriksaan sudah tepat, pada panel verifikasi kolom proses pemeriksaan pilih : Mengirim Ke Direktur, kemudian isi catatan pemeriksaan dan data akan masuk ke direktur.

2. Menolak Jika hasil pemeriksaan belum tepat, pada panel verifikasi kolom proses pemeriksaan pilih : Menolak Ke Supervisor Satu Pusat – Ditolak Supervisor Dua Pusat, dan data akan masuk ke Supervisor satu pusat sebagai data yang ditolak.

51

H. Direktur Proses yang dilakukan oleh direktur sama seperti pada proses yang dilakukan pada level sebelumnya. Setelah selesai, disetujui dan tutup kasus. Data akan tersimpan di admin balai, kepala balai, admin pusat dan direktur.

2. Pemeriksaan Dilakukan Di Pusat

Proses pemeriksaan yang dilakukan oleh unit atau pusat sama seperti dengan proses pemeriksaan yang dilakukan di balai, dengan tahapan : 1. Operator Pusat 2. Supervisor Satu Pusat 3. Supervisor Dua Pusat 4. Direktur

Jika direktur tutup kasus data tersimpan sebagai data pusat di admin pusat dan direktur.

52

5 Data Pemeriksaan Sarana

Memperbaiki Data Pemeriksaan Sarana

Setelah data pemeriksaan berhasil disimpan atau ada data pemeriksaan yang ditolak, pengguna dapat melalukan perubahan atau perbaikan data pemeriksaan yang sudah dimasukan pengguna.

1. Untuk melakukan perbaikan data pemeriksaan sarana, sebelumnya pengguna harus memilih salah 1 (satu) data pemeriksaan yang akan di perbaiki dari tabel data pemeriksaan.

Catatan : - Jika data yang hendak di perbaiki adalah data yang belum mengalami verifikasi atau

masih dalam bentuk draft maka pilih menu Pelaporan » Pemeriksaan Sarana » Draft.

- Jika data yang hendak di perbaiki adalah data yang ditolak maka pilih menu Pelaporan » Pemeriksaan Sarana » Ditolak.

2. Kemudian pilih proses Edit Data Pemeriksaan.

3. Klik tombol OK untuk lanjut ke proses selanjutnya. 4. Kemudian akan ditampilkan form sesuai dengan jenis sarana dan klasifikasi yang dipilih.

Silahkan lihat kembali untuk panduan pengisian form pada bab pemeriksaan sarana.

53

Kirim Data Pemeriksaan Sarana

Setelah data pemeriksaan berhasil disimpan atau ada data pemeriksaan yang ditolak dan kemudian pengguna akan mengirimkan data ke level selanjutnya.

1. Untuk melakukan proses pengiriman data pemeriksaan sarana, sebelumnya pengguna harus memilih salah 1 (satu) data pemeriksaan yang akan di perbaiki dari tabel data pemeriksaan.

Catatan : - Jika data yang hendak di perbaiki adalah data yang belum mengalami verifikasi atau

masih dalam bentuk draft maka pilih menu Pelaporan » Pemeriksaan Sarana » Draft.

- Jika data yang hendak di perbaiki adalah data yang ditolak maka pilih menu Pelaporan » Pemeriksaan Sarana » Ditolak.

2. Kemudian pilih proses Proses Data Pemeriksaan.

3. Klik tombol OK untuk lanjut ke proses selanjutnya. 4. Kemudian akan ditampilkan form sesuai dengan jenis sarana dan klasifikasi yang dipilih

dan isian form hanya dalam kondisi read only atau tidak bisa diedit 5. Kemudian klik pada Verifikasi Pemeriksaan.

54

6. Kolom Proses Pemeriksaan, pilih salah satu opsi kirim data ke level selanjutnya ataupun penolakan kepada level sebelumnya.

7. Kolom Catatan, isi dengan keterangan sesuai dengan proses penolakan. 8. Jika kedua kolom tersebut tidak diisi maka proses pengiriman data tidak bisa dilakukan. 9. Tekan tombol Proses untuk melakukan pengiriman data atau tekan tombol Batal untuk

membatalkan proses pengiriman data.

Mengubah Data Petugas Pemeriksa

Setelah data pemeriksaan berhasil disimpan dan pengguna hendak melakukan perubahan terhadap data petugas yang melakukan pemeriksaan.

1. Untuk melakukan perbaikan data petugas pemeriksa, sebelumnya pengguna harus memilih salah 1 (satu) data pemeriksaan yang akan di perbaiki data petugas pemeriksanya dari tabel data pemeriksaan.

Catatan : - Perbaikan data petugas bisa dilakukan hanya pada data pemeriksaan yang statusnya

masih Draft. 2. Kemudian pilih proses Data Petugas Pemeriksa.

3. Klik tombol OK untuk lanjut ke proses selanjutnya.

55

Catatan : 3.1. Kolom Nama Petugas, ketikan nama petugas kemudian sorot atau pilih petugas

yang hendak akan di tambahkan. 3.2. Tekan tombol Tambah, untuk menambahkan data petugas pemeriksa yang baru. 3.3. Tekan tombol Batal, untuk membatalkan perbaikan data petugas pemeriksa.

4. Untuk menghapus data petugas yang tidak sesuai pilih proses Hapus Petugas.

5. Klik tombol OK, untuk melakukan hapus data.

Mengubah Data Temuan Produk

Setelah data pemeriksaan berhasil disimpan dan pengguna hendak melakukan perubahan terhadap data temuan produk.

1. Untuk melakukan perbaikan data temuan produk, sebelumnya pengguna harus memilih salah 1 (satu) data pemeriksaan yang akan di perbaiki data temuan produknya dari tabel data pemeriksaan.

Catatan :

56

- Perbaikan data temuan produk bisa dilakukan hanya pada data pemeriksaan yang statusnya masih Draft.

2. Kemudian pilih proses Data Temuan.

3. Klik tombol OK untuk lanjut ke proses selanjutnya.

Catatan : 3.1. Kolom Klasifikasi Kategori, pilih salah satu opsi yaitu : Obat, Obat Tradisional,

Produk Komplemen, Kosmetik dan Produk Pangan 3.2. Kemudian form temuan produk akan ditampilkan sesuai dengan pilihan pada kolom

Klasifikasi Kategori. (untuk isian form temuan silahkan lihat kembali untuk panduan pengisian temuan produk form pada bab pemeriksaan sarana.)

3.3. Klik tombol Tambah, untuk menambahkan data temuan produk. 3.4. Klik tombol Selesai, untuk kembali atau membatalkan penambahan temuan produk. 3.5. Untuk mengedit data temuan produk, pilih salah 1 (satu) data pada tabel temuan

produk. Kemudian pilih proses Edit Produk.

3.6. Klik OK, untuk lanjut ke proses selanjutnya. 3.7. Kemudian pengguna akan dihadapkan pada tampilan isian form temuan produk

sesuai dengan pilihan klasifikasi yang dipilih. Perbaiki isian kolom yang dirasa tidak sesuai kemudian tekan tombol Update untuk menyimpan data perbaikan.

3.8. Sedangkan untuk menghapus data temuan produk yang tidak sesuai, pilih salah 1 (satu) data pada tabel temuan produk. Kemudian pilih proses Hapus Produk.

57

3.9. Klik OK, untuk menghapus data produk atau Cancel untuk membatalkan hapus produk

Cetak Form Data Pemeriksaan

1. Untuk melakukan cetak form data pemeriksaan, sebelumnya pengguna harus memilih salah 1 (satu) data pemeriksaan dari tabel data pemeriksaan.

2. Kemudian pilih proses Cetak Form Pemeriksaan.

3. Kemudian preview cetak form pemeriksaan akan ditampilkan dalam format pdf.

58

6 Tracking Pemeriksaan Sarana

Temuan Sarana Untuk dapat melakukan trakcing atau pencarian data pemeriksaan sarana, klik menu Pelaporan » Pemeriksaan Sarana » Temuan Sarana. Setelah halaman ditampilkan sempurna maka akan tampil form tracking atau pencarian data pemeriksaan sarana

Catatan : 1. Kolom Nomor Surat Tugas, jika pengguna ingin melakukan pencarian berdasarkan

pencarian berdasarkan nomor surat tugas atau nomor inspeksi pemeriksaan sarana. 2. Kolom NIP, jika pengguna ingin melakukan pencarian berdasarkan Nomor Induk Pegawai

yang melakukan entri data pemeriksaan. 3. Kolom Nama Sarana, jika pengguna ingin melakukan pencarian berdasarkan Nama Sarana

yang telah diperiksa. 4. Kolom Balai Besar / Balai POM, akan terisi otomatis sesuai dengan asal Balai Besar / Balai

POM pengguna. 5. Kolom Tanggal Pemeriksaan, jika pengguna ingin melakukan pencarian berdasarkan

periode pemeriksaan. (jika kolom periode pemeriksaan kosong maka data yang akan ditampilkan adalah data secara keseluruhan).

6. Kolom Hasil, jika pengguna ingin melakukan pencarian berdasarkan hasil pemeriksaan. Pilih salah satu opsi yang terdapat pada kolom hasil.

7. Kolom Status Pemeriksaan, jika pengguna ingin melakukan pencarian berdasarkan status pemeriksaan baik status pemeriksaan yang ada di balai atau pun pemeriksaan yang sudah sampai ke pusat. Pilih salah satu opsi pada kolom Status Pemeriksaan.

59

8. Kolom Komoditi, jika pengguna ingin melakukan pencarian berdasarkan komoditi. Pilih salah satu opsi pada kolom Komoditi.

9. Tekan Tombol Cari untuk menampilkan hasil pencarian. 10. Semua kolom diatas tidak wajib diisi, jika kolom-kolom isian di atas tidak di isi maka data

yang akan ditampilkan adalah data secara keseluruhan. 11. Klik pada link data nama sarana untuk menampilkan sub detail pemeriksaan sarana.

12. Klik pada link riwayat pemeriksan untuk menampilkan riwayat data pemeriksaan sarana.

60

Temuan Produk Untuk dapat melakukan trakcing atau pencarian data temuan produk, klik menu Pelaporan » Pemeriksaan Sarana » Temuan Produk. Setelah halaman ditampilkan sempurna maka akan tampil form tracking atau pencarian data temuan produk.

Catatan : 1. Kolom Nama Produk, jika pengguna ingin melakukan pencarian berdasarkan pencarian

berdasarkan nama produk. 2. Kolom Perusahaan, jika pengguna ingin melakukan pencarian berdasarkan nama

perusahaan. 3. Kolom Asal Balai Besar / Balai POM, akan terisi otomatis sesuai dengan asal Balai Besar /

Balai POM pengguna. 4. Kolom Kategori Temuan, jika pengguna ingin melakukan pencarian berdasarkan pencarian

kategori temuan. 5. Klik Tombol Cari untuk melakukan pencarian data temuan produk. 6. Semua kolom diatas tidak wajib diisi, jika kolom-kolom isian di atas tidak di isi maka data

yang akan ditampilkan adalah data secara keseluruhan

61

7 Laporan Pemeriksaan Sarana

Laporan Data Pemeriksaan Sarana

Untuk membuat laporan data pemeriksaan, buka menu Report » Pemeriksan Sarana » Laporan

Sarana.

Catatan :

1. Kolom Jenis Sarana, pilih salah satu opsi jenis sarana. Silahkan lihat kembali untuk pilihan

Jenis Sarana pada bab 3 tentang Surat Tugas.

2. Kolom Klasifikasi Sarana, pilih salah satu opsi klasifikasi sarana. Silahkan lihat kembali untuk

pilihan Klasifikasi Sarana pada bab 3 tentang Surat Tugas.

3. Kolom Periode Pemeriksaan Awal, masukan periode awal pemeriksaan dengan format

tanggal dd/mm/yyyy.

4. Kolom Periode Pemeriksaan Akhir, masukan periode akhir pemeriksaan dengan format

tanggal dd/mm/yyyy.

5. Kolom Kabupaten / Kota, pilih salah satu opsi kabupaten kota. Kabupaten/Kota ini sudah

disesuaikan dengan asal Balai Besar / Balai POM masing-masing.

6. Kolom Temuan, diisi dengan temuan yang ditemukan dalam pemeriksaan sarana.

62

7. Kolom Kategori Temuan, diisi dengan kategori temuan yang ditemukan dalam pemeriksaan

sarana.

8. Kolom Tindak Lanjut, diisi dengan tindak lanjut yang dilakukan terhadap pemeriksaan

sarana.

9. Kolom Hasil, diisi dengan hasil dari pemeriksaan sarana.

10. Tekan tombol Proses untuk menampilkan hasil laporan data pemeriksaan sarana dalam

bentuk dokumen Micorosoft Excel, atau tekan tombol Batal untuk membatalkan

pembuatan laporan data pemeriksaan.

Laporan Data Temuan Produk

Untuk membuat laporan data pemeriksaan, buka menu Report » Pemeriksan Sarana » Laporan

Temuan Produk.

Catatan :

1. Kolom Periode Pemeriksaan, diisi dengan periode pemeriksaan yang telah dilakukan. Jika

kosong maka data yang akan ditampilkan adalah data bulan yang sedang aktif.

2. Kolom Komoditi Produk, pilih salah satu opsi komoditi produk yaitu obat, obat tradisional,

suplemen makanan, kosmetik, produk pangan, obat dan produk biologi serta bahan obat.

3. Kolom Nama Produk¸diisi dengan nama produk. Jika laporan yang ingin dilaporkan hanya

berdasarkan produk tertentu.

63

4. Kolom Nomor Registrasi, diisi dengan nomor registrasi produk. Jika laporan yang ingin

dilaporkan hanya berdasarkan nomor registrasi produk tertentu.

5. Kolom Kategori Temuan, diisi dengan kategori temuan terhadap produk.

6. Kolom Jenis Pelanggaran, diisi dengan jenis pelanggaran terhadap produk yang ditemukan.

7. Kolom Tindak Lanjut Produk¸diisi dengan tindak lanjut terhadap produk yang ditemukan.

8. Kolom Kabupaten / Kota, diisi dengan kabupaten / kota jika laporan terhadap temuan

produk yang ingin dilaporkan berdasarkan kabupaten / kota tertentu.

9. Tekan tombol Proses untuk menampilkan hasil laporan temuan produk dalam bentuk

dokumen Micorosoft Excel, atau tekan tombol Batal untuk membatalkan pembuatan

laporan temuan produk.

Rekapitulasi Pemeriksaan Sarana

Untuk membuat laporan data pemeriksaan, buka menu Report » Pemeriksan Sarana » Rekap

Pemeriksaan Sarana.

Catatan :

1. Kolom Jenis Sarana, pilih salah satu opsi jenis sarana. Silahkan lihat kembali untuk pilihan

Jenis Sarana pada bab 3 tentang Surat Tugas.

2. Kolom Periode Pemeriksaan Awal, masukan periode awal pemeriksaan dengan format

tanggal dd/mm/yyyy.

3. Kolom Periode Pemeriksaan Akhir, masukan periode akhir pemeriksaan dengan format

tanggal dd/mm/yyyy.

4. Tekan tombol Proses untuk menampilkan hasil rekapitulasi pemeriksaan sarana dalam

bentuk dokumen Micorosoft Excel, atau tekan tombol Batal untuk membatalkan

pembuatan laporan rekapitulasi pemeriksaan sarana.

64

8 Manajemen Master Data

Data Sarana Ada 2 macam role atau jenis kewenangan yang dapat melakukan manajemen data master sarana, yaitu role admin balai / unit dan operator. 1. Role admin balai /unit memiliki kewenangan sebagai berikut :

Pengguna dapat menambah sarana baru.

Pengguna dapat mengedit data sarana (data sarana yang berasal dari input balai).

Pengguna dapat menghapus data sarana (data sarana yang berasal dari input balai).

Pengguna dapat menambah izin industri atau izin produksi.

Pengguna dapat menambah data sertifikat yang dimiliki oleh sarana.

Pengguna dapat menambah data jenis produk pangan dan pemasaran yang dimiliki oleh sarana.

Pengguna dapat menambah data jenis pangan yang dimiliki oleh sarana.

Pengguna dapat menambah data jenis distribusi yang dimiliki oleh pangan.

2. Role admin balai /unit memiliki kewenangan sebagai berikut :

Pengguna dapat menambah sarana baru.

Pengguna dapat menambah izin industri atau izin produksi.

Pengguna dapat menambah data sertifikat yang dimiliki oleh sarana.

Pengguna dapat menambah data jenis produk pangan dan pemasaran yang dimiliki oleh sarana.

Pengguna dapat menambah data jenis pangan yang dimiliki oleh sarana.

Pengguna dapat menambah data jenis distribusi yang dimiliki oleh pangan.

Data Sarana Baru

Untuk menambah data sarana baru, buka menu Master Data » Sarana.

65

Catatan : 1. Pada daftar menu Pilih Proses yang terletak di atas tabel master sarana, pilih proses

Tambah Sarana Baru.

2. Klik OK untuk melanjutkan. 3. Dan pengguna akan mendapatkan tampilan sebagai berikut :

Secara umum untu master data sarana yang elemen data yang di gunakan adalah Jenis Sarana, Nama Sarana, NPWP, Alamat Kantor, Alamat Pabrik / Gudang, Propinsi, Kota / Kabupaten. Dan sebagai contoh form yang ditampilkan adalah form untuk sarana dengan jenis sarana Produksi Obat Tradisional. Catatan : 3.1. Kolom Jenis Sarana, pilih salah satu jenis sarana. Dan tampilan untuk detail dari

form data sarana akan berbeda sesuai dengan jenis sarana yang dipilih. 3.2. Kolom Nama Sarana, diisi dengan nama sarana diikuti sebelumnya pada opsi

pilihan nama sarana. 3.3. Kolom NPWP, diisi dengan NPWP sarana (jika ada). 3.4. Kolom Alamat Kantor, diisi dengan alamat kantor sarana. 3.5. Kolom Alamat Pabrik, diisi dengan alamat pabrik sarana. 3.6. Kolom Propinsi, otomatis terisi sesuai dengan berasal dari propinsi mana Balai

Besar / Balai POM tersebut. 3.7. Kolom Kota / Kabupaten, pilih salah satu kota / kabupaten yang berada pada

propinsi Balai Besar / Balai POM tersebut berasal.

4. Klik tombol Simpan untuk menambahkan data sarana baru, atau klik tombol Batal jika akan membatalkan isian form master data sarana.

66

Edit Data Sarana Untuk mengedit data sarana yang ada, buka menu Master Data » Sarana.

Catatan : 1. Pada tabel data sarana, checklist salah satu sarana yang akan di perbaiki master data

sarananya. 2. Kemudian pilih menu Pilih Proses » Edit Data Sarana.

3. Klik OK untuk melanjutkan. 4. Kemudian pengguna akan dihadapkan pada isian form data sarana sesuai dengan jenis

sarananya. 5. Jika dirasa sudah cukup dengan isian pada form edit master data sarana, klik tombol

Update untuk menyimpan hasil perbaikan data sarana. Data Izin Industri atau Izin Produksi Untuk menambah atau mengedit data izin industri atau izin produk yang dimiliki oleh sarana, buka menu Master Data » Sarana.

Catatan : 1. Pada tabel data sarana, checklist salah satu sarana yang akan ditambahkan izin industri

atau izin produksinya. 2. Kemudian pilih menu proses Pilih Proses » Data Izin Industri atau Izin Produksi.

67

3. Klik OK untuk melanjutkan.

4. Untuk menambah data izin industri atau izin produksi baru, pada tabel izin industri atau izin produk pilih menu proses Pilih Proses »Tambah Izin Baru.

Catatan : 4.1. Kolom Jenis Izin, pilih salah satu opsi yaitu : SIUP, API, Izin Produksi, Izin Toko. 4.2. Kolom Nomor Izin, diisi dengan nomor izin yang dimiliki oleh sarana. 4.3. Kolom Bentuk Sediaan, diisi dengan bentuk sediaan. 4.4. Kolom Jenis Sediaan, diisi dengan jenis sediaan. 4.5. Kolom Tanggal Berlaku, diisi dengan masa tanggal berlaku dari izin yang dimiliki. 4.6. Kolom Masa Izin Berlaku, diisi dengan masa izin tahun berlaku dari izin yang

dimiliki. 4.7. Tekan tombol Simpan untuk menambahkan data izin industri atau izin produksi

atau Batal untuk membatalkan penambahan data izin industri atau izin produksi.

5. Sedangkan untuk mengedit data izin industri atau izin produksi yang dimiliki. Lakukan poin 1 sampai poin 4.

6. Dan untuk menghapus data izin industri atau izin produksi yang dimiliki pada menu proses Pilih Proses » Hapus Data Izin

68

Data Sertifikat Untuk menambah atau mengedit data sertifikat yang dimiliki oleh sarana, buka menu Master Data » Sarana.

Catatan : 1. Pada tabel data sarana, checklist salah satu sarana yang akan ditambahkan data

sertifikat. 2. Kemudian pilih menu proses Pilih Proses » Data Sertifikat.


4. Untuk menambah data sertifikat baru, pada tabel sertifikat pilih menu proses Pilih Proses »Tambah Sertifikat Baru.

69

Catatan : 4.1. Kolom Jenis Sertifikat, pilih salah satu opsi yaitu :Sertifikat yang dimiliki atau

sertifikat yang diberikan. 4.2. Kolom Nomor Sertifikat, diisi dengan nomor sertifikat. 4.3. Kolom Bentuk Sediaan, diisi dengan bentuk sediaan. 4.4. Kolom Tanggal Sertifikat, diisi dengan tanggal sertifikat. 4.5. Kolom Dikeluarkan Oleh, diisi dengan masa yang mengeluarkan sertifikat. 4.6. Tekan tombol Simpan untuk menambahkan data sertifikat baru atau Batal untuk

membatalkan penambahan data sertifikat. 5. Sedangkan untuk mengedit data sertifikat yang dimiliki. Lakukan poin 1 sampai poin 4. 6. Dan untuk menghapus data izin industri atau izin produksi yang dimiliki pada menu

proses Pilih Proses » Hapus Data Sertifikat

Data Jenis Produk Pangan dan Pemasaran Untuk menambah atau mengedit data produk pangan dan pemasaran, buka menu Master Data » Sarana.

Catatan : 1. Pada tabel data sarana, checklist salah satu sarana yang akan ditambahkan data jenis

produk pangan dan pemasaran. 2. Kemudian pilih menu proses Pilih Proses » Data Jenis Produk Pangan dan Pemasaran.


70

4. Untuk menambah data jenis pangan dan pemasaran baru, pada tabel jenis pangan dan pemasaran pilih menu proses Pilih Proses »Tambah Pemasaran Baru.

Catatan : 4.1. Kolom Tujuan Pemasaran, pilih salah satu opsi yaitu : Dalam Negeri atau Luar

Negeri. 4.2. Kolom Jenis Produk, diisi dengan jenis produk pemasaran. 4.3. Kolom Negara Tujuan, diisi dengan negara tujuan pemasaran. 4.4. Kolom Persentase, diisi dengan persentase pemasaran. 4.5. Tekan tombol Simpan untuk menambahkan data jenis produk dan pemasaran baru

atau Batal untuk membatalkan penambahan data sertifikat. 5. Sedangkan untuk mengedit data jenis produk dan pemasaran. Lakukan poin 1 sampai

poin 4. 6. Dan untuk menghapus data jenis produk dan pemasaran yang dimiliki pada menu proses

Pilih Proses » Hapus Hasil Pemasaran Data Jenis Pangan Untuk menambah atau mengedit data jenis pangan, buka menu Master Data » Sarana.

71


pangan. 2. Kemudian pilih menu proses Pilih Proses » Data Jenis Pangan.


4. Untuk menambah data jenis pangan, pada tabel jenis pangan pilih menu proses Pilih Proses »Tambah Jenis Pangan.

Catatan : 4.1. Kolom Terdaftar / Tidak Terdaftar, pilih salah satu opsi yaitu : Terdaftar atau Tidak

Terdaftar. 4.2. Kolom Jenis Pangan, diisi dengan jenis pangan. 4.3. Kolom No. PIRT, diisi dengan No PIRT jika statusnya terdaftar. 4.4. Tekan tombol Simpan untuk menambahkan data jenis pangan atau Batal untuk

membatalkan penambahan data jenis pangan. 5. Sedangkan untuk mengedit data jenis pangan. Lakukan poin 1 sampai poin 4. 6. Dan untuk menghapus data jenis pangan yang dimiliki pada menu proses Pilih Proses »

Hapus Jenis Pangan

72

Data Jenis Distribusi Untuk menambah atau mengedit data jenis distribusi, buka menu Master Data » Sarana.


distribusi. 2. Kemudian pilih menu proses Pilih Proses » Data Jenis Distribusi.


4. Untuk menambah data jenis pangan, pada tabel jenis pangan pilih menu proses Pilih Proses »Tambah Jenis Distribusi.

73

Catatan : 4.1. Kolom Bertindak Sebagai, pilih salah satu opsi yaitu : Distributor, Cabang, Agen atau

Retail. 4.2. Kolom Nama, diisi dengan nama tempat distribusi. 4.3. Kolom Alamat, diisi dengan alamat tempat distribusi. 4.4. Tekan tombol Simpan untuk menambahkan data jenis distribusi atau Batal untuk

membatalkan penambahan data jenis distribusi. 5. Sedangkan untuk mengedit data jenis distribusi. Lakukan poin 1 sampai poin 4. 6. Dan untuk menghapus data jenis distribusi yang dimiliki pada menu proses Pilih Proses

» Hapus Jenis Distribusi

Data Petugas Jenis kewenangan atau role yang dapat menambahkan data petugas adalah Admin Balai / Unit. Pada admin balai / unit memiliki kewenangan untuk data petugas yaitu sebagai berikut :

Pengguna dapat menambah petugas baru.

Pengguna dapat mengedit data petugas

Pengguna dapat menonaktifkan petugas

Pengguna dapat mengirim konfirmasi ulang password petugas Pengguna dapat melakukan reset data password petugas Menambah Petugas Baru

Untuk menambah petugas baru, buka menu Master Data » Petugas » Petugas Baru

74

Catatan : 1. Kolom Nomor Induk Pegawai / NIP¸ diisi dengan NIP Pegawai. 2. Kolom Nama Petugas, diisi dengan nama petugas. 3. Kolom Jabatan, diisi dengan jabatan petugas. 4. Kolom Email, diisi dengan email petugas. Jika lebih dari satu pisahkan dengan titik koma

(;). 5. Kolom Balai Besar / Balai POM, otomatis terisi sesuai dengan asal Balai Besar / Balai

POM masing-masing. 6. Kolom Bertindak Sebagai, pilih salah satu atau lebih jenis kewenangan yang diberikan

kepada petugas dengan menekan klik + Ctrl pada pilihan. 7. Kolom Jenis Pelaporan, pilih salah satu atau lebih jenis pelaporan yang diberikan kepada

petugas denan menekan klik + Ctrl pada pilihan. 8. Kolom Klasifikasi Kategori, pilih salah satu atau lebih klasifikasi kategori dengan

menekan klik + Ctrl pada pilihan. 9. Klik tombol Simpan untuk menambahkan data petugas baru atau Batal untuk

membatalkan pengisian data petugas. Mengedit Data Petugas Untuk menambah petugas baru, buka menu Master Data » Petugas » Petugas Aktif

Catatan : 1. Pada tabel data petugas, checklist salah satu data petugas yang akan di perbaiki. 2. Kemudian pilih menu proses Pilih Proses » Edit Petugas.


75

4. Isi kolom-kolom pada form data petugas yang akan diperbaiki datanya seperti pada pengisian data petugas baru.

5. Jika dirasa data sudah sesuai, klik tombol Update untuk menyimpan hasil perbaikan data petugas atau klik Kembali untuk membatalkan perbaikan data petugas.

Menonaktifkan dan Mengaktifkan Data Petugas

Menonaktifkan Petugas Untuk menambah petugas baru, buka menu Master Data » Petugas » Petugas Aktif

Catatan : 1. Pada tabel data petugas, checklist salah satu data petugas yang akan di

nonaktifkan. 2. Kemudian pilih menu proses Pilih Proses » Non Aktifkan Petugas.


76

Mengaktifkan Petugas Untuk menambah petugas baru, buka menu Master Data » Petugas » Petugas Non Aktif

Catatan : 1. Pada tabel data petugas, checklist salah satu data petugas yang akan di aktifkan. 2. Kemudian pilih menu proses Pilih Proses » Aktifkan Petugas.


Mengirim Konfirmasi Ulang Password Petugas Untuk melakukan konfirmasi ulang password petugas, buka menu Master Data » Petugas » Petugas Aktif

Catatan : 1. Pada tabel data petugas, checklist salah satu data petugas yang akan di kirim konfirmasi

ulang data password. 2. Kemudian pilih menu proses Pilih Proses » Kirim Ulang Password Petugas ke e-Mail.


77

Reset Data Password Petugas Untuk melakukan reset data password petugas, buka menu Master Data » Petugas » Petugas Aktif

Catatan : 1. Pada tabel data petugas, checklist salah satu data petugas yang akan di reset ulang data

password. 2. Kemudian pilih menu proses Pilih Proses » Reset Default Password (NIP).


Kabupaten / Kota Jenis kewenangan atau role yang dapat menambahkan data kabupaten / kota adalah Admin Balai / Unit. Pada admin balai / unit memiliki kewenangan untuk data kabupaten / kota yaitu sebagai berikut :

Pengguna dapat menambah kabupaten / kota.

Pengguna dapat mengedit kabupaten / kota.

Pengguna dapat menghapus kabupaten / kota.

78

Menambah Kabupaten / Kota Untuk menambah kabupaten/ kota baru, buka menu Master Data » Daerah

Catatan : 1. Pada tabel data daerah, pilih menu Pilih Proses » Tambah Kabupaten / Kota

2. Klik OK untuk melanjutkan. 3. Kemudian pengguna akan dihadapkan pada form isian kabupaten / kota.

Catatan : 3.1. Kolom Kode Propinsi / Kota / Kabupaten, diisi dengan kode kabupaten / kota

maksimal 4 digit. Untuk 2 digit awal merupakan kode propinsi kabupaten / kota balai yang bersangkutan, jadi pengguna hanya diperbolehkan mengisi 2 digit terakhir.

3.2. Kolom Nama Propinsi / Kota / Kabupaten, diisi dengan nama kabupaten / kota. 3.3. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data kabupaten / kota baru, atau tekan

Batal untuk membatalkan pengisian data kabupaten / kota.

79

Memperbaiki Data Kabupaten / Kota Untuk menambah kabupaten/ kota baru, buka menu Master Data » Daerah

Catatan : 1. Pada tabel data daerah, checklist salah satu data kabupaten / kota. 2. Pada menu Pilih Proses » Edit Kabupaten / Kota

3. Klik OK untuk melanjutkan. 4. Kemudian pengguna akan dihadapkan pada form isian kabupaten / kota.

Catatan : 4.1. Kolom Kode Propinsi / Kota / Kabupaten, diisi dengan kode kabupaten / kota

maksimal 4 digit. Untuk 2 digit awal merupakan kode propinsi kabupaten / kota balai yang bersangkutan, jadi pengguna hanya diperbolehkan mengisi 2 digit terakhir.

4.2. Kolom Nama Propinsi / Kota / Kabupaten, diisi dengan nama kabupaten / kota. 4.3. Jika dirasa isian data sudah sesuai klik tombol Update untuk menyimpan hasil

perbaikan data kabupaten / kota baru, atau tekan Batal untuk membatalkan perbaikan data kabupaten / kota.

80

Menghapus Data Kabupaten / Kota Untuk menghapus kabupaten/ kota baru, buka menu Master Data » Daerah

Catatan : 1. Pada tabel data daerah, checklist salah satu data kabupaten / kota. 2. Pada menu Pilih Proses » Hapus Kabupaten / Kota


Produk Spesifik Lokal Produk spesifik lokal yaitu produk produk yang tidak terdapat atau tidak terdaftar di web registrasi Badan Pengawasan Obat dan Makanan Republik Indonesia. Ada 2 macam role atau jenis kewenangan yang dapat melakukan manajemen data master produk spesifik lokal, yaitu role admin balai / unit dan operator sebagai berikut :

Pengguna dapat menambah produk spesifik lokal

Pengguna dapat memperbaiki produk spesifik lokal

Pengguna dapat menghapus produk spesifik lokal Menambah Produk Spesifik Lokal Baru Untuk menambah produk spesifik lokal baru, buka menu Master Data » Produk » Spesifik Lokal

81

Catatan : 1. Pada menu Pilih Proses » Tambah Produk Lokal Baru.


Catatan : 2.1. Kolom Nama Sarana, diisi dengan nama sarana yang membuat dan atau menjual

produk lokal. 2.2. Kolom Nama Produk, diisi dengan nama produk. 2.3. Kolom Nomor Registrasi, diisi dengan nomor registrasi (selain nomor registrasi di

BPOM) 2.4. Kolom Kemasan, diisi dengan kemasan dari produk. 2.5. Kolom Bentuk Sediaan, diisi dengan bentuk sediaan dari produk.

82

2.6. Kolom Indikasi, diisi dengan indikasi produk. 2.7. Kolom Label, diisi dengan label yang tertera pada produk. 2.8. Kolom Komposisi, diisi dengan komposisi yang tertera pada produk. 2.9. Kolom Propinsi, otomatis terisi sesuai dengan propinsi dari mana asal balai

bersangkutan. 2.10. Klik tombol Simpan untuk menyimpan produk spesifik lokal baru atau Batal untuk

membatalkan isian form produk spesifik lokal. Memperbaiki Produk Spesifik Lokal Untuk memperbaiki produk spesifik lokal, buka menu Master Data » Produk » Spesifik Lokal

Catatan : 1. Pada tabel data produk spesifik lokal, checklist pada salah satu data kemudian pada

menu Pilih Proses » Edit Produk Lokal.

2. Klik OK untuk melanjutkan

83

3. Isi kolom yang akan diperbaiki, dan jika dirasa sudah sesuai klik tombol Update untuk menyimpan hasil perbaikan produk spesifik lokal atau klik Kembali untuk membatalkan perbaikan produk spesifik lokal.

Menghapus Produk Spesifik Lokal Untuk menghapus produk spesifik lokal, buka menu Master Data » Produk » Spesifik Lokal

Catatan : 1. Pada tabel data produk spesifik lokal, checklist pada salah satu data kemudian pada

menu Pilih Proses » Hapus Produk Lokal.

2. Klik OK untuk melanjutkan

84

Ubah Profil Pengguna Pengguna dapat melakukan proses ubah profil setelah pengguna login ke dalam aplikasi SIPT.

1. Buka menu Profil » Ubah Profil.

2. Sesuaikan data pribadi dengan kolom-kolomnya. 3. Setelah seluruh data lengkap dan benar, klik tombol Simpan untuk mengubah profil

atau klik Batal untuk membatalkan proses ubah profil.

Ubah Password Pengguna Pengguna dapat melakukan proses ubah password setelah pengguna login ke dalam aplikasi SIPT.

1. Buka menu Profil » Ubah Password.

2. Kolom Password Lama diisi dengan password yang digunakan sekarang. 3. Kolom Password Baru diisi dengan password baru yang diinginkan 4. Kolom Konfirmasi Password diisi juga dengan password baru yang diingikan 5. Setelah seluruh data lengkap dan benar, klik tombol Simpan untuk mengubah profil

atau klik Batal untuk membatalkan proses ubah password.

85

Q & A Apabila pengguna mengalami kendala saat mengkses aplikasi Sistem Informasi Pelaporan Terpadu (SIPT), berikut daftar beberapa kendala dan solusi yang mungkin dihadapi : 1. Q : Halaman tidak tampil sempurna A-1 : Bisa disebabkan oleh putusanya koneksi internet saat proses loading page sedang

berjalan, solusinya periksa koneksi internet dan refresh halaman SIPT. A-2 : Kemungkinan terjadi apabila browser tidak support dengan aplikasi SIPT,

solusinya silahkan update browser seperti di halaman 3. 2. Q : Proses login gagal A1 : Bisa disebabkan oleh terlalu lama stand by, sehingga session tidak lagi ada.

Solusinya adalah refresh halaman login SIPT, kemudian coba proses login lagi. A2 : Kemungkinan juga terjadi apabila pengguna salah memasukan User ID dan

Password, solusinya masukan kembali User ID dan Password dengan benar. Jika password untuk pengguna yang biasa digunakan juga tidak dapat digunakan, silahkan reset password. Silahkan lihat kembali di halaman 73.

3. Q : Bagaimana cara mencari data yang ada di daftar A : Pilih jenis yang akan dicari selanjutnya masukan kata kunci pencarian dikolom

sebelahnya, kemudian tekan enter.

4. Q : Bagaimana cara menyortir data yang ada di daftar A : Klik nama kolom untuk menyortir dari A – Z atau dari Z – A 5. Q : Apakah pengguna bisa memiliki beberapa role A : Pengguna dapat memiliki beberapa role. Silahkan lihat kembali di halaman 72

Documents

Pedoman Penggunaan - Sistem Informasi Pelaporan …sipt.pom.go.id/download/manual/PEDOMAN_PENGGUNAAN.pdf · 11 Form Direktorat Pengawasan Produksi Obat 12 Form Direktorat Pengawasan