Embed Size (px)
Citation preview
PEDOMAN DASAR ADMINISTRASI
ORGANISASI KEMAHASISWAAN
JURUSAN ELEKTRO FAKULTAS
TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN
(PDAOKJE FT-UH)
PEDOMAN DASAR ADMINISTRASIORGANISASI KEMAHASISWAAN JURUSAN ELEKTRO
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN(PDAOKJE FT-UH)
BAB IPENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang OKJE FT-UH adalah Organisasi Kemahasiswaan di lingkungan Jurusan
Elektro yang bertujuan sebagai wahana dan sarana pengembangan diri mahasiswa kearah peningkatan ketakwaan kepada Tuhan Yang Maha Esa, perluasan wawasan, pencapaian profesionalisme, peningkatan kecendikiawanan, integritas kepribadian, dan pengabdian masyarakat, sebagaimana termaktub dalam PDOKJE FT-UH.
Pencapaian tujuan OKJE FT-UH dapat dilakukan apabila kerjasama semua unsur yang ada dalam organisasi ini berjalan dengan baik dan lancar. Oleh karena itu perlu dilakukan pengendalian proses kerjasama semua unsur organisasi agar supaya pencapaian tujuan berlangsung secara efektif dan efisien. Salah satu pengendalian yang dimaksud adalah secara keseluruhan tanpa menitikberatkan pada salah satu unsur tertentu. Pengendalian proses kerja sama disusun dalam pedoman administrasi yang merupakan bagian dari organisasi secara umum.
Mengingat adanya kebutuhan dan tuntutan perkembangan organisasi yang semakin meningkat, terutama karena kesadaran akan perlunya organisasi yang rapi dan teratur dalam mencapai cita-cita perjuangan, maka perlu dilakukan pembuatan pedoman administrasi OKJE FT-UH. PDAOKJE FT-UH ini berlaku selama 3 tahun (2009-2011).
I.2 TujuanPedoman dasar administrasi OKJE FT-UH bertujuan sebagai acuan dasar
dalam pengelolaan administrasi OKJE FT-UH dalam rangka menuju tertib organisasi, sehingga akan tercipta koordinasi, integrasi dan sinkronisasi terhadap pengelolaan dan pelayanan administrasi organisasi.
I.3 Ruang LingkupRuang lingkup yang menjadi sasaran pedoman dasar administrasi ini mencakup :1. Administrasi Kesekretariatan2. Administrasi Persuratan3. Administrasi Keuangan4. Proposal dan laporan pertanggung jawaban
BAB IIPENGERTIAN ADMINISTRASI
Banyak pengertian administrasi yang diberikan oleh para ahli administrasi, namun secara umum administrasi adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan sebagai pengendalian usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan.
Dalam perkembangannya, banyak ahli yang menyebut bahwa administrasi kini menjadi suatu disiplin ilmu dan ada juga yang mengatakan bahwa administrasi itu adalah seni.
Administrasi disebut sebagai disiplin ilmu yang berdiri sendiri karena memenuhi syarat yang diminta suatu disiplin ilmu sebagai ilmu pengetahuan yang mandiri yaitu :
1. Administrasi memiliki objek materia yaitu manusia, artinya manusia merupakan pokok masalah yang dibahas.
2. Administrasi memiliki objek forma, artinya administrasi merupakan suatu penyelenggaraan. Baik penyelenggaraan yang bermula dari perencanaan sampai pada evaluasi.
3. Administrasi diterima secara universal di seluruh dunia4. Administrasi dapat dipelajari dan diajarkan.5. Administrasi mempunyai sistematika yang khas, administrasi suatu kelompok
atau organisasi tidaklah sama dan administrasi dapat berubah sesuai ruang dan waktu.
Administrasi juga disebut sebagai seni karena dalam administrasi juga dikenal berbagai cipta, rasa, dan karsa seorang administrator (pelaksana administrasi). Hal tersebut mempengaruhi anggota organisasinya, cara kerja, membuat perubahan administrasi secara baik, benar, dan indah penyelenggaraannya, rekayasa keadaan, yang mengikat tanpa paksaan. Administrasi memiliki seni merencanakan, seni membiayai, seni mengatur, seni mengurus, seni menyelenggarakan berbagai kegiatan baik rutin maupun insidentil.
Secara umum seni administrasi merupakan kemampuan dan kemahiran seseorang untuk mewujudkan berbagai strategi pemecahan masalah, bagaimana mengidentifikasi, bagaimana solusinya, memikirkan pembiayaanya, pengkoordinasian dan evaluasi.
BAB III
ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN
III.1 PENGERTIANAdministrasi Kesekretariatan adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan
organisasi yang meliputi pengelolaan sekretariat, persuratan, pengadaan dan pencatatan barang-barang milik organisasi serta keuangan.
III.2 KESEKRETARIATANIII.2.1 Sekretariat
1. Pengertian SekretariatSekretariat merupakan tempat kegiatan secara teratur yang pada
hakekatnya sebagai sentral (pusat) pengendalian organisasi, komunikasi, informasi organisasi, kegiatan administrasi, perencanaan, kebijakan, penghubung dengan anggota masyarakat.
2. Alat-alat SekretariatDalam pelaksanaan kegiatan sekretariat diperlukan alat-alat antara lain ;
komputer, stempel, papan nama, lemari, rak buku, meja, kursi, papan tulis dan lain-lain.
3. Pengelolaan alat Sekretariata. Fungsi Sekretariat yaitu sebagai tempat:
1) Menangani dan melayani fungsi sekretariat.2) Melaksanakan administrasi organisasi.3) Mengagendakan dan melaksanakan persidangan/rapat rutin4) Mengorganisasikan tugas-tugas rutin dan insidentil5) Mengorganisasikan pelaksanaan keputusan dan program6) Melaksanakan pendataan organisasi dan pelayanan
informasi/komunikasi organisasi7) Mengkoordinasi anggoa.
b. Pengaturan SekretariatAgar sekretariat Organisasi Kemahasiswaan Jurusan Elektro Fakultas
Teknik Universitas Hasanuddin dapat berfungsi secara optimal, maka perlu dibuat pengaturan tentang sekretariat yang meliputi letak, bangunan dan sumber daya manusianya.1) Letak sekretariat
Fungsi-fungsi Sekretariat dapat dijalankan apabila Sekretariat OKJE FT-UH terletak pada tempat yang strategis, mudah dijangkau dengan keadaan lingkungan yang kondusif.
2) Bangunan/ruanganBangunan sekretariat OKJE FT-UH hendaknya diusahakan dapat menampung seluruh kegiatan administrasi dan kegiatan-kegiatan lainnya. Untuk menjamin kelayakan bangunan/ruangan sekretariat hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut :a. Ruangan yang memadaib. Kelengkapan peralatan sekretariat.c. Kesehatan, kebersihan dan kerapian sekretariat.
3) Sumber daya manusiaSalah satu faktor penting dalam pengelolaan sekretariat adalah tenaga pengelola. OKJE FT-UH memiliki sekretariat eksekutif yang secara khusus bertugas melaksanakan pelayanan administratif dalam keseharian.
III.2.2 Inventaris Organisasi1. Pengertian
Inventaris Organisasi adalah sesuatu yang menjadi milik organisasi berupa harta kekayaan organisasi yang terdiri dari dua macam yaitu :a. Inventaris permanen, yaitu kekayaan organisasi yang dalam jangka
relatif lama tidak mengalami perubahan, seperti gedung, lemari, papan tulis dan lain-lain.
b. Inventaris tidak permanen, yaitu kekayaan organisasi yang dalam waktu singkat mengalami perubahan seperti amplop, kertas dan lain-lain.
2. Pengelolaan Inventarisa. Inventaris dalam bentuk apapun digunakan untuk kepentingan OKJE FT-
UH.b. Untuk mengontrol inventaris perlu dibuat daftar inventaris dalam sebuah
buku khusus (buku inventaris).c. Pengelolaan inventaris harus dilakukan dengan baik oleh anggota yang
diserahi tugas khusus sesuai dengan pembagian tugas.d. Peminjaman inventaris dilayani dengan mengisi slip peminjaman dan buku
khusus peminjaman inventarise. Inventaris OKJE FT-UH yang berada dalam lingkup pengelolaan harus
dipertanggung jawabkan kepada ketua umum HME FT-UH.Format slip peminjaman :
Format peminjaman Inventaris :
No.Nama Barang
Nama peminjam
Alamat peminjam
Nomor Inventaris
Tanggal Peminja
man
Tangga Pengemba
lianJaminan
Tanda Tangan
ket
f. Pengelolaan inventaris UKM milik HME FT-UH diaur tersendiri oleh UKM tersebut.
III.2.3 Buku-Buku Organisasi
SLIP PEMINJAMAN
SAYA YANG BERTANDA TANGAN DI BAWAH ININAMA : ………….ORGANISASI : ………….
MEMINJAM INVENTARIS OKJE FT-UH BERUPA………………DALAM KEADAAN……………….DARI (HARI/TANGGAL)……………..SAMPAI PADA (HARI/TANGGAL)…………….DAN MEMBERIKAN JAMINAN BERUPA……..DAN BERTANGGUNG JAWAB ATAS INVENTARIS HME FT-UH YANG TERSEBUT DI ATAS.
MENGETAHUI, KOMPARTEMEN KESEKREARIAAN OKJE FT-UH
PEMINJAM PERIODE 20..../20…
( ) ( nama / jabatan )
NB : PENGEMBALIAN INVENTARIS YANG DIPINJAM MENYERTAKAN SLIP PEMINJAMAN
LOGO OKJE
RISALAH RAPATHIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDINPERIODE 20…/20…
Hari/Tanggal :Waktu :Agenda Rapat :
Notulen :Kesimpulan Rapat :
Hal lain yang dianggap perlu :
Mengetahui
Pimpinan Rapat
1. Buku Agenda SuratBuku agenda surat adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat-surat
masuk dan surat-surat keluar.Format untuk surat masuk :
No.Nomor Surat
Tanggal masuk
Dari PerihalTanda Tangan
Ket
1 2 3 4 5 6 7
Format untuk surat keluar :
No.Nomor Surat
Tanggal Keluar
Tujuan PerihalTanda Tangan
Ket
1 2 3 4 5 6 7
Keterangan kolom1. Untuk menuliskan nomor urut surat keluar/masuk2. Untuk menuliskan Nomor persuratan yang diterima/yang dikirimkan3. Untuk menuliskan tanggal dikirmnya surat keluar/diterimanya surat
masuk4. Dari mana surat itu berasal untuk surat masuk/tujuan surat keluar
tersebut.5. Perihal atau maksud isi surat, ditulis singkat dan jelas.6. Tanda tangan pengirim surat untuk surat masuk dan tanda tangan
penerima surat untuk surat keluar.7. Keterangan, biasanya menjelaskan tempat pelaksanaan dan hal-hal
lain yang dianggap perlu.
2. Buku Sidang/NotulensiBuku sidang/notulensi adalah buku yang dipergunakan oleh Pimpinan
Sidang ketika sidang berlangsung. Buku ini digunakan untuk mencatat hal-hal yang dirasa penting/perlu oleh pimpinan sidang atau orang lain yang ditugaskan untuk itu.
Hal-hal penting yang terdapat dalam notulensi akan dituangkan dalam sebuah risalah rapat dengan format sebagai berikut :
LOGO OKJE
3. Buku Presensi RapatBuku presensi rapat adalah buku yang memuat daftar hadir peserta rapat
yang diadakan oleh pengurus HME FT-UH atau pengurus DMME FT-UH dalam setiap rapatnya.Format kolomnya :
No. Nama Jabatan/Angkatan Tanda Tangan Keterangan
1 2 3 4 5
Keterangan Kolom:1. Nomor urut kehadiran peserta rapat2. Nama lengkap peserta rapat3. Jabatan struktural dalam kepengurusan atau angkatan di OKJE FT-UH.4. Tanda tangan peserta rapat5. Hal-hal lain yang dianggap perlu
4. Buku Ekspedisi
Buku ekspedisi adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman surat. Buku ini sekaligus merupakan bukti bahwa surat sudah dikirim atau sudah diterima oleh yang bersangkutan.Format kolomnya :
No.Nomor Surat
Tanggal Keluar
Tujuan Perihal Ket
1 2 3 4 5 7
Keterangan kolom :1. Nomor urut surat2. Nomor surat sesuai dengan kaidah persuratan OKJE FT-UH3. Tanggal dilakukan pengiriman surat4. Tujuan/alamat surat keluar5. Perihal/maksud surat keluar itu6. Tanda tangan/paraf penerima surat7. Hal-hal lain yang dianggap perlu.Format tanda terima surat :
TANDA TERIMA SURAT
TELAH TERIMA SURAT DARI.............DENGAN NOMOR…..PADA HARI………..TANGGAL…………YANG DITUJUKAN KEPADA ORGANISASI/ INSTANSI…………………….
PENGIRIM PENERIMA
( NAMA ) ( NAMA )
LOGO OKJE
5. Buku InventarisBuku inventaris adalah buku yang memuat semua data mengenai inventaris organisasi yang sifatnya permanenFormat buku inventaris :
No.Kode
barangNama Barang Bahan/Merk Jumlah Barang Barang Keterangan
1 2 3 4 5 6 7
Keterangan kolom:1. No urut barang2. Kode barang3. Nama barang4. Bahan/ merek dari pada barang5. Jumlah barang persatuan6. Gambar barang7. Keterangan kondisi barang
6. Buku Induk Buku induk adalah buku yang memuat semua data yang diperlukan oleh
organisasi yang senantiasa diperbaharui setiap periode kepengurusan. Buku induk memuat data seperti: Data pribadi pengurus HME FT-UH Data jumlah anggota Data potensi anggota Lain-lain yang dianggap perlu.
7. Buku Catatan KegiatanBuku catatan kegiatan adalah buku yang digunakan untuk mencatat
kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan. Format kolomnya :
No. TanggalNama
KegiatanPelaksana Tempat Ket
1 2 3 4 5 6
Keterangan kolom :1. Nomor urut2. Tanggal, bulan dan tahun pelaksanaan3. Nama kegiatan yang dilaksanakan4. Pelaksana kegiatan (kompartemen / kel. Khusus)5. Nama Tempat/Gedung/Lokasi6. Mencatat hal penting.
III.2.4 Dokumen Organisasi1. Pengertian
Dokumen adalah semua tanda bukti yang sah dari peristiwa atau kejadian yang terjadi dalam suatu organisasi.
2. Bentuk-bentuk dokumena. Gambar/foto.b. Arsipc. Surat kabar, buku, majalah, dll.
3. Pengelolaan Dokumena. Pada dasarnya pengelolaan dokumen sama dengan pengelolaan inventaris.b. Dokumen selain digunakan untuk kepentingan tertentu dan penyusunan
sejarah organisasi juga dipakai menyusun laporan rutin organisasi serta tanda bukti yang sah.
c. Dokumentasi organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian, pengumpulan dan penyimpanan dokumen-dokumen organisasi.
III.2.5 Arsip
1. PengertianArsip adalah dokumen yang menyangkut kepentingan organisasi yang
disimpan secara sistematis karena memiliki nilai manfaat yang sewaktu-waktu akan digunakan. Arsip berbeda dengan dokumen, dimana dokumen digunakan dalam satu periode kepengurusan tetapi tetap disimpan sebagai bukti yang sah dari suatu peristiwa atau kejadian yang sewaktu-waktu dapat digunakan, sedangkan arsip selalu atau lebih sering dipakai dalam suatu periode kepengurusan.
2. Bentuk- bentuk arsipa. Suratb. Laporan pertanggungjawaban c. Buku-buku laporan, makalah dll.
3. Pengelolaan Sistem Pengarsipan
a. Sistem Subyek (Subject Filling); suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan permasalahan yang sering dihadapi.
b. Sistem tanggal (Cronological Filling); suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan urutan tanggal dari datangnya surat atau arsip.
c. Sistem nomor (Nomerical Filling); suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan susunan nomor urut arsip.
Penyusutan Arsipa. Tujuan penyusutan Arsip
Tujuan penyusutan arsip adalah mengendalikan arus arsip yang tercipta serta mengatur penyelamatan arsip. Dilihat dari kepentingan, penyusutan arsip berguna untuk :1. Pendayagunaan arsip dinamis baik sebagai berkas kerja
maupun sebagai referensi.2. Pertimbangan ekonomis, baik yang berkaitan dengan
keterangan, ruangan maupun peralatan.b. Tata cara penyusutan arsip
Penyusutan arsip dilakukan dengan peritmbangan :1. Nilai administratif, yaitu nilai yang berkaitan dengan
kegunaan arsip untuk kegiatan administratif sehari-hari2. Nilai kegunaan, yaitu nilai yang mempunyai daya
pembuktian di bidang keuangan3. Nilai penelitian dan sejarah, yaitu nilai sebagai data ilmiah
dan historis yang kemudian hari akan sangat bernilai4. Usia arsip, penyusutan arsip dilakukan dengan cara :a. Penjilidanb. Pemusnahan arsipc. Penyerahan arsip kepada arsip nasional/arsip daerah.
Peminjaman arsip seperti dijelaskan pada poin peminjaman inventaris.
BAB IV
ADMNISTRASI PERSURATAN
IV.1 PengertianSurat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat
komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku dalam surat-menyurat. Administrasi persuratan adalah segala sesuatu yang menyangkut pengelolaan persuratan dalam suatu organisasi.
IV.2 Fungsi SuratAdapun fungsi surat adalah sebagai berikut :1. Alat komunikasi tertulis.2. Tanda bukti tertulis3. Alat pengingat4. Pedoman untuk bertindak5. Keterangan6. Duta atau wakil organisasi7. Dokumentasi historis suatu kegiatan
IV.3 Jenis dan Bentuk SuratOKJE FT-UH adalah organisai formal, maka dalam pelaksanaan kinerja dan
roda organisasi, persuratan merupakan hal mutlak yang harus dilaksanakan sebagai legalitas formal atau bukti keabsahan suatu kebijakan yang dilaksanakan oleh organisasi.
IV.3.1 Penggolongan Surat1) Surat Menurut Isi dan Maksudnya
a) Surat biasab) Surat keputusanc) Surat ketetapand) Surat rekomendasie) Surat mandatf) Surat penugasang) Surat keteranganh) Surat pernyataan
2) Surat Menurut Wujuda) Kartu Pos, yaitu surat berbentuk kartu dengan ukuran 10 cm x 15 cm.b) Warkat Pos, yaitu surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas
surat yang apabila dilipat akan berbentuk amplop dan tidak boleh diisi apapun kedalam amplopnya.
c) Telegram, Teleks, E-Mail dan Faximille yaitu surat yang dapat dikirim melalui jaringan telekomunikasi.
d) Surat Bersampul, yaitu surat yang terdiri dari kertas surat beserta sampulnya.
e) Memo dan Nota, yaitu surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu organisasi.
f) Surat Tanda Bukti, yaitu surat khusus yang umumnya berbentuk formulir yang dipakai umtuk tanda bukti suatu kegiatan antara dua belah pihak atau membuktikan keabsahan suatu hal.
3) Surat Menurut Keamanan Isinya.a) Surat sangat rahasia (vital), yaitu surat yang bernilai
sejarah ilmiah atau memiliki nilai sangat penting seperti SK, surat perjanjian, dan hasil-hasil penelitian.
b) Surat rahasia (penting), yaitu surat yang dapat membantu kelancaran organisasi dan sulit dicari tempat lain seperti peraturan-peraturan organisasi.
c) Surat biasa, yaitu surat yang memiliki kegunaan bersifat sementara dan hanya sewaktu-waktu dibutuhkan.
d) Surat tidak penting, yaitu surat yang sudah habis masa kegunaannya seperti undangan dsb.
4) Surat Menurut Banyaknya Sasaran yang Ditujua) Surat biasa, yaitu surat yang ditujukan kepada satu atau
beberapa orang/organisasi.b) Surat edaran dan surat pengumuman, yaitu surat yang
ditujukan kepada orang atau organisasi yang banyak (khalayak ramai).
5) Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannyaa) Surat biasa, yaitu surat yang diberlakukan secara
biasa/tidak diistimewakan. Kata biasa ini mengandung pengertian ‘tidak perlu cepat-cepat dikirim’ atau ‘tidak harus segera dibalas’.
b) Surat segera/ekspres, yaitu surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera, tetapi tidak se-urgent surat kilat.
c) Surat kilat, yaitu surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera dan harus didahulukan penanganannya daripada surat-surat yang lain.
Adapun jenis-jenis dan penjelasan surat yang digunakan di lingkup OKJE FT-UH yaitu :
a. Surat Biasa Format Bentuk Surat Biasa:
KOP SURAT
Nomor : ..............................Lampiran : ..............................Perihal : ..............................
Kepada Yth...............................
Di-Tempat
Assalamualaikum Wr. Wb
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Wassalamualaikum Wr.Wb
Makassar, (TGL-BULAN-TAHUN)________________________________________________________________
.........................................................
.......................................................
b. Surat Keputusan (SK)Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh pejabat tinggi lembaga dalam
lingkup OKJE FT-UH yang mengatur dan mengikat internal lembaga tersebut. Surat Keputusan ini memuat :a) Pembentukan, pengaturan, pengesahan, perubahan statute atau pembubaran
suatu organisasi, badan, panitia, tim kerja dan lain-lainnya.b) Mengesahkan petunjuk pelaksanaan suatu peraturan.c) Penunjukan, pengangkatan, dan pemberhentian anggota organisasi pada
suatu posisi struktural dan sebagainya.d) Penetapan hal-hal yang bersifat umum dan prinsipal dalam rangka kebijakan
organisasi.
Contoh Bentuk Surat Keputusan:KOP SURAT
SURAT KEPUTUSANNOMOR : …………………………………
TENTANG ……………………………………………………………..
Dengan rahmat Allah SWT. Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin, setelah :
MENIMBANG : ………………………………………………………………………MENGINGAT : ………………………………………………………………………MEMPERHATIKAN : ………………………………………………………………………
MENETAPKAN :
MEMUTUSKAN
PERTAMA : ………………………………………………………………………KEDUA : ………………………………………………………………………KETIGA : ………………………………………………………………………
Ditetapkan di : …………………………Pada Tanggal : …………………………Pukul : ........................................*
____________________________________________________________________________
Nama terangjabatan
Nama terang*
jabatan
Tembusan :1. …………..2. …………..3. …………..4. …………..
*hanya berlaku di MME dan Tiga kolom tanda tangan di MME dipakai
c. Surat KetetapanSurat Ketetapan dikeluarkan oleh pejabat tinggi lembaga dalam lingkup
OKJE FT-UH kecuali HME FT-UH yang mengatur dan mengikat eksternal lembaga tersebut. Contoh surat ketetapan
d. Surat Rekomendasi (SR)Surat Rekomendasi adalah surat yang menyatakan, menguatkan,
membenarkan dsb bahwa pihak yang disebut dapat dipercaya, baik, dsb.Contoh Bentuk Surat Rekomendasi:
KOP SURAT
SURAT KETETAPANNOMOR : …………………………………
TENTANG ……………………………………………………………..
Dengan rahmat Allah SWT. Pengurus.............................................................................., setelah :
MENIMBANG : ………………………………………………………………………MENGINGAT : ………………………………………………………………………MEMPERHATIKAN : ………………………………………………………………………
MEMUTUSAKAN :
MENETAPAKAN
PERTAMA : ………………………………………………………………………KEDUA : ………………………………………………………………………KETIGA : ………………………………………………………………………
Ditetapkan di : …………………………Pada Tanggal : …………………………Pukul : .......................................*
____________________________________________________________________________
……………………..…………………..
……………………*………………..
Tembusan :1. …………..2. …………..3. …………..4. …………..
*hanya digunakan di MME dan Tiga kolom Tanda tangan juga
KOP SURAT
SURAT REKOMENDASINomor : ………………………………
Assalamualaikum Wr. Wb.……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………............
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Wassalamualaikum Wr. Wb.Tempat, tgl-bln-thn
PENGURUSHIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN
PERIODE ...../......
Nama terangjabatan
Nama terangjabatan
Tembusan:1. ……………………..2. ……………………..
e. Surat Mandat (SM)Surat Mandat adalah surat pelimpahan wewenang / penyerahan wewenang
kepada pihak tertentu yang dikeluarkan oleh ketua HME FT-UH atau Ketua DMME FT-UH.Contoh Bentuk Surat Mandat:
Kop surat
SURAT MANDATNomor : ……………………………….
Sehubungan dengan sesuatu dan lain hal yang sangat penting dari ……………………………….. maka saya selaku Ketua...................Periode ........... memberikan mandat kepada Saudara :
Nama : ……………………………..Jabatan : ……………………………..
Sebagai Pejabat Sementara ……………………………….. terhitung mulai tanggal …………….. sampai ………………..
Demikian surat mandat ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Tempt, tgl-bln-thnPENGURUS
______________________FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS HASANUDDINPERIODE....../..............
Nama terangKetua
Tembusan:1. …………………………2. …………………………3. …………………………4. …………………………
f. Surat Tugassurat tugas adalah surat yang menerangkan bahwa orang yang diberi tugas
itu diperintahkan atau diberi tugas untuk menjalankan sesuatu. Surat penugasan hanya dikeluarkan oleh pengurus inti HME FT-UH.
KOP SURAT
SURAT TUGASNomor : ……………………………….
Sehubungan dengan sesuatu dan lain hal yang sangat penting dari ……………………………….. maka saya selaku...................Periode ........... memberikan tugas kepada Saudara/i :
Nama : ……………………………..Jabatan : ……………………………..
Untuk bertugas sementara waktu sebagai ……………………… terhitung mulai tanggal …………….. sampai ………………..
Demikian surat penugasan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Tempat, tgl-bln-thn.PENGURUS
______________________FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS HASANUDDINPERIODE....../..............
Nama terangKetua
Tembusan:1. Ketua DMME FT-UH2. Ketua Umum HME FT-UH
g. Surat Keterangan (SKET)Surat Keterangan adalah surat yang menerangkan atau menjelaskan tentang
keadaan seseorang atau sesuatu. Surat keterangan hanya dikeluarkan oleh Ketua Umum HME FT-UH.Contoh Bentuk Surat Keterangan:
Kop surat
SURAT KETERANGANNomor : ………………………………
Assalamu Alaikum Wr.Wb.
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………............
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Wassalamualaikum Wr. Wb.Tempat, tgl-bln-thn
PENGURUSHIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO
FAKULTAS TEKNIKUNIVERSITAS HASANUDDIN
PERIODE ....../.......
Nama terang Ketua Umum
h. Surat Pernyataan (SP)
1. Surat pernyataan individu adalah surat pernyataan yang dikeluarkan dan ditandatangani langsung oleh orang anggota OKJE FT-UH
Contoh Bentuk Surat Keterangan:
KOP SURAT
SURAT PERNYATAAN
Assalamu Alaikum Wr.Wb.
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………............
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Wassalamualaikum Wr. Wb.TEMPAT, TANGGAL –BULAN- TAHUN
YANG MEMBUAT PERNYATAAN
Nama terang
2. Surat Pernyataan organisasi adalah surat dikeluarkan secara kelembagaan OKJE FT-UH (HME FT-UH dan DMME FT-UH) yang ditandatangani oleh Ketua Umum HME FT-UH atauKetua DMME FT-UH.Contoh Bentuk Surat Keterangan:
KOP SURAT
SURAT PERNYATAAN
Assalamu Alaikum Wr.Wb.
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………............
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Wassalamualaikaum Wr.Wb.TEMPAT, TANGGAL –BULAN- TAHUN
____________________________________________________________________
Nama terangjabatan
Berikut penjelasan tentang bagian-bagian surat yang digambarkan pada format surat diatas
1). Kop SuratKop surat merupakan ciri khas dari sistem administrasi persuratan sebuah
lembaga. Sebuah lembaga yang mapan memiliki kop surat yang paten. Pada kop surat ditulis hal-hal yang berhubungan dengan identitas
organisasi seperti nama organisasi, alamat, nomor telepon/faksimili, email, dan logo organisasi. Kop surat ini berlaku untuk semua jenis surat. Adapun susunan atau tata letak kop surat yang digunakan di OKJE FT-UH yaitu :
Logo OKJE FT-UH ditempatkan di sudut kiri atas. Nama Lembaga/Institusi, di sebelah kanan logo. Dengan besar huruf 14,
jenis huruf times new roman dan dicetak tebal. Alamat Sekretariat, Nomor Telepon/Faksimili (kalau ada), Nomor Kotak
Pos, website dan Email ditempatkan di bawah tulisan Nama Lembaga/Institusi dengan besar huruf 9, jenis huruf times new roman
Nama lembaga dan alamat sekretariat diletakkan rata tengah dengan spasi 1 Untuk kegiatan yang dikeluarkan oleh HME FT-UH, logo kepanitiaan
diletakkan di sudut kanan atas. Adapun penempatan tulisan dapat dilihat sebagai berikut.
HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTROFAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN
Sekertariat : Gedung POMD Lt.2 Fakultas Teknik Univesitas Hasanuddin [email protected]/www.okje-ftuh.org
2) Kepala Surat Keputusan, Ketetapan, Mandat, Pernyataan, Keterangan, Tugas, dan Rekomendasi.Ditulis tebal bergaris bawah dengan huruf kapital semua. Contoh:
SURAT KEPUTUSAN
3) Nomor SuratNomor surat sangat perlu dicantumkan karena kegunaanya sebagai berikut:a) Untuk memudahkan pengaturan surat, terutama
dalam penyimpanan dan penemuannya kembali.b) Untuk perihal, kepentingan, dan waktu yang sama
menggunakan nomor surat yang sama.c) Untuk penunjukkan sumber dalam kegiatan surat-
menyurat dengan cara menunjuk nomor surat yang dibalas atau ditindaklanjuti.Format nomor surat:NOMOR : NOMOR URUT/KODE SURAT/KODE KEPANITIAAN/KODE
LEMBAGA/BULAN/TAHUN
1. Nomor urut Nomor urut ini menunjukkan jumlah surat yang telah dikeluarkan (untuk setiap jenis surat) yang terdiri atas 3 (tiga) digit.
2. Kode surat ini menunjukkan jenis surat. Berikut kode-kode yang digunakan yaitu : Kode “A” berarti surat keluar intern
OKJE FT-UH Kode “B” berarti surat keluar ekstern
OKJE FT-UH Kode “SK” berarti Surat Keputusan
dalam lingkup HME FT-UH Kode “TUS” berarti Surat
Keputusan dalam lingkup DMME FT-UH dan MME FT-UH Kode “TAP” berarti Surat Ketetapan Kode “SR” berarti Surat
Rekomendasi Kode “SM” berarti Surat Mandat Kode “SKET” berarti Surat
Keterangan Kode “SP” berarti Surat Pernyataan. Kode “ST” berarti Surat Tugas.
3. Kode kepanitiaan
Ditambahkan setelah kode surat jika terdapat kegiatan yang bersifat kepanitiaan.
4. Kode lembagaKode induk lembaga yaitu OKJE FT-UH (Organisasi Kemhasiwaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin). Contoh: “HME FT-UH” dan “DMME FT-UH”
5. Kode bulan Kode bulan menunjukkan waktu (bulan) surat tersebut dikeluarkan yang ditulis dengan angka Romawi.
6. Kode tahun Masehi.Kode tahun meunjukkan waktu (tahun) surat tersebut dikeluarkan yang dtulis utuh sesuai tahunnya (misal ; 2006, 2007, dst,).Contoh nomor surat:
Nomor : 001/SK/HME FT-UH/VI/2008
Contoh nomor surat kepanitiaan:Nomor : 001/SK/PPDA/HME FT-UH/VI/2008
4) Lampiran SuratLampiran surat merupakan kelengkapan sebuah surat. Surat yang
mempunyai lampiran mengemban dua fungsi yaitu menyampaikan maksud tertentu dan sebagai pengantar untuk lampirannya. Oleh sebab itu, sesuatu yang dilampirkan seperti brosur, kwitansi, faktur, daftar peminjaman/permohonan barang, atau dokumen lainnya, harus disebutkan dalam surat. Contoh Lampiran
Lampiran : 1 LembarLampiran : 1 Berkas
5) Perihal SuratPerihal/Hal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca surat
tentang pokok dan maksud dibuatnya suatu surat. Perihal menggunakan bahasa yang ringkas dan jelas.
Pada surat biasa tulisan perihal digarisbawahi dan ditebalkan.
contoh :Perihal : Permohonan Kesediaan Membawakan Materi
Perihal (tentang) keputusan dan ketetapandibuat dengan huruf kapital semuanya dan ditebalkancontoh :
TENTANGSUSUSAN PANITIA PELAKSANA
PROGRAM PENGEMBANGAN DIRI PAKET A KE XVIII
6) Tempat/ Daerah dan tanggal dikeluarkannya surat.Penulisan tanggal, bulan, dan tahun pada surat resmi harus lengkap, tidak
boleh disingkat atau divariasikan. Nama bulan tidak boleh diganti angka, karena hal tersebut tidak berlaku untuk surat resmi. Penulisan secara lengkap ini diperlukan untuk menghindari kekeliruan atau hal lain yang merugikan.
Untuk surat berbentuk lurus (full block style), penulisan tanggal di tempatkan setelah kop sebelum nomor surat. Sedangkan untuk surat bentuk setengah lurus (semi block style) penulisan tanggal ditempatkan di sebelah kanan sebelum atau sejajar nomor surat atau sebelah kanan setelah salam penutup, sebelum nama organisasi/unit organisasi yang mengeluarkan surat.
Di lingkungan OKJE FT-UH, penempatan tanggal yang digunakan yaitu sebelah kanan setelah salam penutup, sebelum nama organisasi/unit organisasi
STEMPELORGANISASI
yang mengeluarkan surat karena jenis surat yang digunakan di OKJE FT - UH yaitu bentuk setengah lurus (semi block style).
7) Alamat Tujuan SuratAlamat tujuan merupakan kepada siapa surat tersebut hendak ditujukan.
Nama orang atau instansi yang ditujukan surat tersebut ditulis tebal (bold).Contoh :
Kepada Yang TerhormatKetua Jurusan Elektro Fakultas TeknikUniversitas Hasanuddin
Di- Makassar
8) Nama Organisasi yang Mengeluarkan SuratNama organisasi atau unit organisasi yang mengeluarkan surat di
tempatkan di bagian tengah kertas. Penulisannya dengan huruf biasa tebal (bold)Contoh :
PengurusHimpunan Mahasiswa Elektro
Fakultas Teknik Universitas HasanuddinPeriode 2008/2009
9) Nama, Tandatangan, Jabatan Penanggung Jawab dan StempelPosisi jabatan organisasi penanda tangan surat, semakin ke kiri semakin
tinggi jabatan strukturalnya. Jika hanya staf ketua dan sekretaris yang bertandatangan, maka ketua sebelah kiri dan sekretaris di sebelah kanannya
Nama penanggung jawab ditulis dengan huruf Kapital tebal (bold) bergaris bawah, kemudian jabatan ditulis di bawah nama penanggung jawab dengan huruf biasa yang tebal (bold), kemudian tandatangan dibubuhkan tepat di bagian atas nama yang bersangkutan.Pembubuhan stempel organisasi : Posisi stempel dibubuhkan di
sebelah kiri tanda tangan, sedikit menyentuh di atas tanda tangan sekretaris (bila hanya ada tanda tangan ketua dan sekretaris) dan tidak dibubuhkan di bagian tandatangan ketua.
Bila surat tersebut ditandatangani oleh lebih dari satu jabatan struktural dan organisasi yang berbeda, maka stempel dibubuhkan di sebelah kiri, sedikit menyentuh di atas tandatangan masing-masing (hanya masing-masimg organisasi/unit organisasi saja yang bertandatangan, tanpa tandatangan sekretaris).
Contoh 1 :Pengurus
Himpunan Mahasiswa ElektroFakultas Teknik Universitas Hasanuddin
Periode 2008/2009
LOMPO RAMOS E.Ketua Umum
RAMA PERDANASekretaris Umum
STEMPELKAPANITIAAN
STEMPELORGANISASI
STEMPELINSTITUSI
STEMPELORGANISASI
STEMPELINSTITUSI
Contoh 2:
PengurusHimpunan Mahasiswa ElektroFakultas Teknik Universitas
HasanuddinPeriode 2008/2009
LOMPO RAMOS E.Ketua Umum
Panitia PelaksanaPPD-I HME FT-UH
2008
SYAMSUL BAHRI THASIMKetua
Mengetahui,Ketua Jurusan Elektro
Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin
DR. IR. ZAHIR ZAINUDDIN, MTNIP. 130 936 995
10) TembusanSebuah surat akan mempunyai tembusan bila salinan surat dikirimkan
kepada pihak ketiga yang ada sangkut-paut atau keterkaitannya dengan surat yang dikeluarkan. Kadang-kadang ada pejabat atau pihak tertentu yang harus mengetahui terbitnya surat karena surat tersebut menyangkut bidang tugasnya sehingga kepadanya perlu diberikan tembusan.Adapun cara penulisan tembusan sebagai berikut : Penulisannya ditempatkan di sebelah kiri bawah kertas surat pada margin
kiri, lurus ke atas dengan nomor surat. Urutan tembusan dimulai dari jabatan tertinggi. Tembusan yang objeknya hanya satu, maka penulisannya sebaris atau sejajar
dengan notasinyaContoh :
Tembusan : Ketua DMME FT-UH Tembusan yang objeknya lebih dari satu, maka penulisannya berderet
kebawah dan diberi nomor urut.
Contoh :Tembusan :1. Ketua Jurusan Elektro FT-UH2. Ketua DMME FT-UH3. Arsip
11) Bagian bagian surat keputusan dan ketetapan. Konsideran
Konsideran biasanya terdiri dari : Kata “Menimbang” yang diikuti uraian kalimat mengenai
pertimbangan / tujuan / kepentingan / alasan hingga perlu dikeluarkan surat keputusan/ketetapan.
Kata “Mengingat” yang diikuti dasar oleh dasar peraturan yang ada hubungannya dengan pembuatan keputusan/ketetapan sehingga pengeluaran keputusan dapat dipertanggungjawabkan dan mempunyai landasan hukum yang kuat.
Selanjutnya, sekiranya diperlukan masih dapat ditambah dengan kata “Memperhatikan” yang diikuti oleh uraian mengenai ketentuan-ketentuan atau dicantumkan jenis tulisan dinas atau pendapat pejabat atau kejadian tentang yang perlu diperhatikan dalam pembuatan keputusan/ketetapan.
DiktumDiktum diawali dengan kata “Memutuskan” atau “Menetapakan”,
selanjutnya menguraikan diktum tersebut. Apabila diktum tersebut memuat uraian yang perlu dilampirkan, maka pada halaman terakhir dari lampiran tersebut harus ditandatangani pula oleh pejabat yang mengeluarkan keputusan.
Kaki Surat Keputusan yang terdiri dari : Tempat dimana surat keputusan tersebut dikeluarkan dengan menyebut
terlebih dahulu kalimat “Disahkan di :……….” Tanggal, bulan dan tahun, dimana terlebih dahulu ditulis dengan
kalimat “Pada tanggal :……………” Tanda tangan (ketua dan sekretaris, kecuali SK atau TUS atau TAP
bernomor kode “istimewa” seperti SK Susunan Pengurus HME FT-UH atau TAP Susunan Pengurus DMME FT-UH, hanya Ketua Umum HME FT-UH atau Ketua DMME FT-UH saja yang bertanda tangan, karena pada waktu itu sekretaris umum atau sekretaris belum “resmi” memangku jabatannya)
Nama terang penanda tangan dan jabatannya.
Jika terdapat lampiran maka pada lembar lampiran, di sudut kiri atas kertas, disebutkan “Lampiran surat keputusan “Nomor :……………” kemudian di bawahnya disebutkan pula mengenai “Perihal atau tentang…………….
12) Bagian – bagian surat biasa. Salam Pembuka
Salam pembuka ditulis miring dan umumnya menggunakan kata :i. Dengan Hormat, atau
ii. Assalamu Alaikum Wr.Wb Alinea Pembuka
Alinea pembuka berisi tentang pendahuluan berupa ucapan syukur kepada Tuhan YME.
Isi SuratIsi surat merupakan penjelasan maksud surat secara mendetail. Biasanya dicantumkan hari/waktu, tanggal, dan tempat.
Alinea PenutupAlinea penutup berisi tentang harapan dari maksud surat dan ucapan terima kasih.
Salam PenutupSalam penutup berupa ucapan: ‘Wassalamualaikum Wr.Wb’
13) Tambahan Catatan
Tambahan atau catatan khusus perlu dicantumkan untuk menambahkan hal tertentu yang mungkin terlupakan atau untuk mempertegas sesuatu. Tambahan ini dapat ditulis dengan notasi : N.B. (Nota Bene), atau P.S. (Post
Scriptum) Khusus untuk undangan, pada
bagian akhir surat lazim dituliskan P.C. (Please Confirm) atau RSVPM (Respondez Si’I Vouz Plait). Maksudnya harap memberi kabar kepada pengirim surat atau melalui telepon (Contact Number) yang tertera setelah notasi tersebut.
Adapun ketentuan-ketentuan umum yang berhubungan dengan persuratan dan bagian-bagiannya sebagai berikut :a. Kertas yang digunakan yang yaitu kertas putih F4 70 gsm dengan ukuran
21,5 cm x 33 cm.b. Amplop berkop yang digunakan yaitu DL Envelope (No. 90)c. Jenis tulisan (font) yang digunakan yaitu Times New Roman ukuran 12,
kecuali untuk judul surat pada surat sistem judul, font yang digunakan ukuran 16.
14) Bentuk SuratPada umumnya bentuk surat yang dugunakan oleh OKJE FT-UH yaitu
bentuk setengah lurus atau semi block style, kecuali untuk beberapa bentuk persuratan seperti Surat Keputusan, Surat Mandat, Surat Rekomendasi, Surat Keterangan, Surat Tugas, dan Surat Pernyataan.
Bentuk surat merupakan pola sebuah surat yang telah ditentukan oleh tata letak (lay out) bagian-bagian surat. Penempatan bagian-bagian surat pada posisi tertentu akan membentuk model (style) yang tertentu pula.
Pada umumnya digunakan bentuk surat sebagai berikut :
Bentuk Lurus
Kop Surat
Nomor : Makassar, 4 Februari 2006Lampiran :Perihal :
Kepada Yth.……………………..Di tempat
Dengan hormat,
(alinea pembuka)
(alinea transisi)
(alinea penutup)
………………
Wassalamu alaikaum Wr.Wb.
(nama organisasi/unit organisasi)
Ttd
Nama Jabatan
Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
IV.3.2 Pengelolaan Surata. Surat Keluar
1) Pembuatan konsep2) Pengetikan3) Pemeriksaan/penelitian4) Penandatanganan5) Pembubuhan cap/stempel organisasi6) Penulisan dalam agenda7) Penyimpanan arsip8) Pelipatan surat9) Pemasukan dalam amplop (terlebih dahulu diberi alamat)10) Pembelian prangko (jika lewat pos)11) Pengiriman surat dengan cara diantarkan sendiri, dengan kurir/utusan, lewat
pos.12) Pengisan tanda terima surat oleh pihak yang menerima surat.13) Tanda terima surat dimasukkan dalam buku ekspedisi
b. Surat Masuk1) Surat masuk diterima bagian sekretaris/kesekretariatan.2) Masuk pada staff sekretaris3) Penelitian /pembacaan surat4) Pemberian disposisi (catatan singkat tentang tindak lanjut surat)
Kop Surat
Nomor :Lampiran :Perihal :
Kepada Yth.……………………..Di- Makassar
Dengan hormat,
(alinea pembuka)
(alinea transisi)
(alinea penutup)
Wassalamu alaikaumW r.Wb.
Makassar, 11 September 2006 (nama organisasi/unit organisasi)
Ttd
NAMAJabatan
5) Pemberian cap agenda dan cap surat6) Diajukan dan dibicarakan dalam rapat (terutama surat-surat penting yang
tidak mungkin diambil kebijaksanaan langsung oleh sekretaris)7) Pembubuhan disposisi berdasarkan keputusan rapat8) Pemrosesan surat9) Pengarsipan surat.
BAB VADMINISTRASI KEUANGAN
V.1 PengertianAdministrasi keuangan adalah administrasi yang berhubungan dengan perolehan,
pengalokasian, penggunaan dana dan laporan akhir penggunaan dana.
V.2 Wewenang Pengelolaan Keuangan1. Pengelolaan umum keuangan OKJE FT-UH dilakukan oleh Bendahara
Umum HME FT-UH, yang bertujuan agar pendayagunaan dana dapat dilakukan secara efektif dan efisien.
2. Prinsip-prinsip yang berlaku dalam hal pengelolaan keuangan meliputi : a. Perencanaan
Perencanaan keuangan dijabarkan dalam bentuk anggaran pendapatan dan anggaran pengeluaran organisasi untuk satu jangka waktu tertentu yang menggambarkan sumber danpenggunaan.
b. Organisasi Agar lebih memudahkan kontrol pengelolaan keuangan maka
pengorganisasiannya sebagai berikut :1) Tugas mencari dan mengumpulkan dana dari sumber-sumber
yang telah ditentukan diserahkan kepada tim dana di bawah kordinasi Bendahara Umum HME FT-UH.
2) Penyimpanan dan pengeluaran dana yang dikumpulkan oleh tim dana harus terlebih dahulu disetujui oleh Ketua Umum HME FT-UH dan Bendahara Umum HME FT-UH.
3) Tugas untuk mencatat keluar masuknya dana serta penyusunan laporannya diserahkan kepada Bendahara Umum HME FT-UH.
c. Pelaksanaan Yang dimaksud dengan pelaksanaan adalah pelaksaan pengaturan keuangan.1) Pengumpulan Dana
Pegumpulan dana dilakukan untuk menjamin kelancaran operasional OKJE FT-UH. Pengumpulan ini meliputi :a) Mengumpulkan dana dari iuran anggota OKJE FT-UH setiap
pengurusan KRS.b) Dana kemahasiswaan.c) Usaha-usaha lain oleh tim dana yang etis, halal, dan tidak mengikat.
2) Pengeluaran Danaa) Penggunaan dana tiap kompartemen diatur dalam Anggaran
Pendapatan dan Belanja Organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.b) Pengeluaran dana harus disetujui oleh Ketua Umum dan Bendahara
Umum HME FT-UH.3) Penyimpanan
a) Yang bertanggung jawab atas penyimpanan dana adalah Bendahara Umum HME FT-UH.
b) Untuk keperluan pengelolaan dana dapat diadakan kas kecil yang dipegang oleh tim dana.
4) Prosedur Pengeluaran Danaa) Permintaan untuk pengeluaran dana yang telah dialokasikan di
APBOKJE FT-UH diajukan oleh kuasa pengguna anggaran kepada Bendahara Umum HME FT-UH.
b) Permintaan untuk pengeluaran dana di luar APBOKJE FT-UH diajukan kepada Ketua Umum HME FT-UH dan Bendahara Umum HME FT-UH oleh kompartemen yang memerlukan dana. Ketua
Umum HME FT-UH dan Bendahara Umum HME FT-UH menilai permohonan tersebut untuk disetujui dan dimasukkan ke dalam biaya tak terduga atau ditolak.
c) Kuasa pengguna anggaran menandatangani bukti pengeluaran kas, kemudian tanda bukti pengeluaran tersebut diserahkan sebagai arsip Bendahara Umum HME FT-UH.
BUKTI PENGELUARAN KASHimpunan Mahasiswa Elektro (HME- FT UH)
Priode ....../......
Kode Anggaran :
Tanggal Pengeluaran Kas : Tahun Anggaran : Sudah Terima dari :
Jumlah Uang :
Terbilang: Uraian Penggunaan Dana :
Lunas dibayar :Kuasa Pengguna
Anggaran:Tanggal :
..............................
Bendahara Umum Format bukti pengeluaran :
3. Teknis pengelolaan keuangan meliputi :a) Pengendalian penggunaan dana sesuai dengan APBOKJE FT-UH
serta kebijakan keuangan HME FT-UHb) Penyelenggaraan pembukuan secara tertib, teratur dan tepat waktu.
Termasuk didalamnya pembuatan dan penyimpanan bukti-bukti yang diperlukan untuk dipertanggungjawabkan.
V.3 Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi
1. Pengertiana. Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja
Organisasi Kemahasiswaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin adalah perkiraan, pendapatan, dan biaya yang diperlukan guna pelaksaaan dinamika kelembagaan..
b. Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi Kemahasiswaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Uniersitas Hasanuddin dibuat dengan memperhatikan kondisi eksternal dan internal, serta OKJE FT-UH sebagai organisasi nirlaba.
2. Pengajuan dan Pengesahan RAPBOKJE FT-UH a. Masing-masing Koordinator Kompartemen HME FT-UH menyusun
rancangan anggaran kompartemen.b. Koordinator Kompartemen HME FT-UH menyerahkan rancangan
anggaran kompartemen kepada Bendahara Umum HME FT-UH selambat-lambatnya 2 minggu sebelum rapat kerja HME FT-UH.
No :
c. Bendahara Umum HME FT-UH berkoordinasi dengan Ketua Umum HME FT-UH untuk menyusun RAPBOKJE FT-UH.
d. RAPBOKJE FT-UH diajukan ke DMME FT-UH untuk di sahkan menjadi APBOKJE FT-UH.
3. Pelaksanaan APBOKJE FT-UHKetentuan Umuma.Seluruh pengurus HME FT-UH wajib mengatur pelaksanaan anggaran
sedemikian rupa sehingga realisasi APBOKJE FT-UH dapat terkendali dan tercapai secara optimal.
b. Pelaksanaan Anggaran Pendapatan berdasarkan prinsip :1) Nominal yang dimuat dalam anggaran pendapatan merupakan batas/target
minimal untuk masing-masing pendapatan.2) Jumlah pendapatan diusahakan secara maksimal sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.3) Terkendali sesuai dengan ketentuan yang berlaku
c.Pelaksanaan Anggaran belanja berdasarkan prinsip :1) Nominal yang dimuat dalam anggaran belanja merupakan batas maksimal
untuk masing-masing pembelanjaan (pengeluaran).2) Penggunaan dana secara efektif dan efisien dengan hasil optimal.3) Terkendali sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
d. Tindakan yang tercantum di bawah ini harus dengan persetujuan tertulis dari Ketua Umum HME FT-UH dan disahkan oleh DMME FT-UH.1) Mengadakan iuran dan atau tambahan iuran yang belum tercantum dalam
anggaran pendapatan (APBOKJE FT-UH).2) Mengeluarkan pembiayaan untuk tujuan lain dari yang telah ditetapkan
dalam anggaran belanja HME FT-UH.e.Format laporan realisasi APBOKJE FT-UH
No. Daftar Anggaran
Kode Anggaran
Kuasa Pengunggunaan
Anggaran
Jumlah Anggaran
Realisasi Anggaran
Mengetahi,
(...............................................)Bendahara Umum HME FT-UH
V.4 Ketentuan Pelaksanaan1. Pendapatan
a. Penerimaan uang dan/atau barang dilakukan oleh Bendahara Umum HME FT-UH.
b. Penerimaan uang dan/atau barang selain Bendahara Umum HME FT-UH harus diserahkan kepada Bendahara Umum HME FT-UH selambat-lambatnya dalam waktu 3 hari setelah penerimaan.
c. Penerimaan uang dilakukan dengan cara sebagai berikut :1. Setiap penerimaan uang dan/atau barang dibuatkan bukti ditandatangani
oleh penerima.2. Bukti penerimaan uang dan/atau barang dibuat dua rangkap dan masing-
masing diserahkan kepada :a) Pemberi / pembayar
b) Penerima yang selanjutnya didokumentasikan sebagai laporan.Format penerimaan uang/barang
2. Macam-macam Pendapatan a. Pendapatan berdasarkan ketentuan organisasi yang meliputi iuran anggota,
subsidi dana kemahasiswaan, dan subsidi dana pengkaderan HME FT-UHb. Pendapatan berdasarkan sumbangan atau bantuan yang meliputi sumber dari
pemerintah, instansi/badan swasta, dan alumni.c. Pendapatan berdasarkan keuntungan usaha HME FT-UH.
3. Macam-macam belanja/pengeluaran.a. Belanja langsung
Belanja langsung mencakup pengeluaran berdasarkan rutinitas lembaga yang meliputi belanja program kerja, job description dan belanja kompartemen HME FT-UH.
b. Belanja tidak langsungBelanja tak langsung mencakup pengeluaran berdasarkan kebijakan
organisasi yang meliputi pengeluaran ke DMME FT-UH, pengeluaran ke MME FT-UH, subsidi UKM, belanja khusus, dan belanja tak terduga.
4. Pembukuan dan Pelaporana. Penanggung jawab pembukuan kegiatan adalah Bendahara Umum HME FT-
UH dan pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan job description yang ada. Untuk kelengkapan administrasi keuangannya dibutuhkan :1) Buku Kas Harian2) Buku kas masuk dan kas keluar.3) Buku nota, bon kuitansi dan buku-buku bantu lainnya.
b. Pelaporan keuangan dilakukan oleh Bendahara Umun HME FT-UH pada setiap rapat dengan ketentuan sebagai berikut :1) Jenis laporan dan pertanggungjawabannya :
a) Laporan triwulan dipertanggungjawabkan dalam sidang DMME FT-UH.b) Laporan tahunan dipertanggungjawabkan dalam MME FT-UH
2) Format laporan keuangan dimaksud terdiri dari :a) Laporan anggaran, realisasi anggaran dan laporan arus kas tiap
kompartemen.Format laporan arus kas:
LAPORAN KEUANGAN KOMPARTEMEN..... HME FT-UH..../.....
No. PEMASUKAN PENGELUARANURAIAN SISA KET.
Tanggal Jumlah Tanggal Jumlah ”jenis kegiatan ato jobdes”
BUKTI PENERIMAAN UANG / BARANG
TELAH TERIMA UANG SEJUMLAH/ BARANG BERUPA .…………………………………….. DARI………………………………….PADA HARI……….…………………..TANGGAL……………………………..…..
PENERIMA PEMBERI / PEMBAYAR
( NAMA ) ( NAMA )
b) Bukti keuangan (pengeluaran kas dan nota-nota bukti transaksi)
5. Pengawasan KeuanganPengawasan keuangan organisasi meliputi :a. Pengawasan yang bersifat preventif, adalah pengawasan yang berjalan atau
dilakukan bersamaan dengan tahap-tahap proses penerimaan dan pengeluaran yang dimulai dari :1) Permohonan untuk pengeluaran2) Jumlah yang telah dianggarkan
b. Pengawasan intern keuangan organisasi dan pemeriksaan laporan keuangan tiap kompartemen secara rutin dilakukan oleh Bendahara Umum HME FT-UH.
c. Pengawasan intern keuangan secara rutin dilakukan oleh DMME FT-UH.d. Pemeriksaan keuangan tahunan dan akhir periode dilakukan oleh MME FT-UH.
BAB VIPROPOSAL DAN
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
VI. 1 Pengertian Proposal KegiatanProposal kegiatan merupaan gambaran rencaba kegiatan yang akan
dilaksanakan oleh pelaksanan kegiatan.Adapun sistematika proposal sebagai berikut:
SampulA. Latar belakangB. TujuanC. Nama dan tema kegiatanD. Waktu dan tempat kegiaatanE. Sasaran kegiatanF. Susunan panitiaG. Anggaran kegiatanH. Penutup
Untuk proposal sponsorsip kegiatan, selain hal-hal diatas juga ditambahkan perjanjian kerjasama Sponsorsip yang memuat media pubikasi.
VI. 2 Pengertian LPJLaporan pertanggung jawaban adalah laporan yang memut segala bentuk
aktivitas dan evaluasi yang terjadi pada kurung waktu tertentu sebagai pertanggungjawaban yang dapat digunakan sebagai referensi untuk periode kepengurusan selanjutnya.
VI. 3 LPJ Dalam Lingkup OKJE FT-UHa. Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan
LPJ (Laporan Pertanggungjawaban) Kegiatan merupakan laporan panitia pelaksana kegiatan mengenai perkembangan dan hasil suatu kegiatan untuk selanjutnya dievaluasi dan dijadikan bahan referensi untuk kegiatan berikutnya Adapun sistematika penulisan LPJ Kegiatan adalah sebagai berikut:
SampulKata PengantarDaftar IsiSistematika Laporan PertanggungjawabanBAB I. PENDAHULUANBAB II. LAPORAN PELAKSANAAN
A. Maksud B. Tujuan C. Sasaran D. Metode Pelaksanaan
1. Persiapan Kegiatan2. Evaluasi Kegiatan
E. Waktu PelaksanaanF. Hasil
BAB III. LAPORAN KEUANGANBAB IV.PENUTUPLampiran
Proposal Kegiatan SK Kepanitiaan Persuratan Dokumentasi (Softcopy & Hardcopy) Nota-nota
b. Laporan Administrasi dan Keuangan UKM HME FT-UHAdapun sistematika penulisan Laporan Administrasi dan Keuangan UKM
HME FT-UH adalah sebagai berikut:
SampulKata PengantarDaftar IsiSistematika Laporan PertanggungjawabanBAB I PENDAHULUANBAB II LAPORAN KONDISI INTERNAL UKMBAB III LAPORAN UMUM KEGIATAN PELAKSANAAN UKM
A. Maksud B. Tujuan C. Sasaran D. Metode Pelaksanaan
1. Persiapan Kegiatan2. Evaluasi Kegiatan
E. Waktu PelaksanaanF. Hasil
BAB IV LAPORAN ADMINISTRASIi. Daftar Persuratan
ii. Laporan Keuangan iii. Laporan Inventaris
BAB V. PENUTUP
c. Laporan Pertanggung Jawaban Ketua Umum HME FT-UH1. LPJ Triwulan
Adapun Sistematika Laporan Pertanggungjawaban Triwulan adalah
sebagai berikut:
Sampul
Kata Pengantar
Daftar Isi
BAB I. PENDAHULUAN
I.1 Mukaddimah
I.2 Dasar Pemikiran
I.3Tujuan
I.4 Sistematika Laporan Pertanggungjawaban
BAB II. LAPORAN PELAKSANAAN
II.1 Gambaran Umum Pelaksanaan Program Kerja
II.2 Laporan Pelaksanaan Program Kerja
II.2.1 Program Kerja
a. Maksud
b. Tujuan
c. Sasaran
d. Metode Pelaksanaan
e. Waktu Pelaksanaan
f. Hasil
i. Hasil secara Personal Anggota HME FT-
UH
ii. Hasil terhadap Institusi
g. Anggaran Biaya
h. Penanggung Jawab
i. Saran dan Rekomendasi
II.3 Kebijakan Organisasi
II.3.1 Kebijakan Intern
II.3.2 Kebijakan Ekstern
BAB III. LAPORAN ANGGARAN
III.1Pendapatan Organisasi
III.1.1 Sumber Pokok
III.1.2 Sumber Lain
III.2 Pengeluaran Organisasi
III.2.1 Belanja Langsung
III.2.2 Belanja Tidak Langsung
III.3 Rekapitulasi Anggaran
BAB IV. PENUTUP
IV.1 Kesimpulan
IV.2 Saran
Lampiran
Nota dan Bukti Keuangan HME FT-UH Periode .........
Persuratan
Daftar Inventaris
Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan
Notulensi dan Absensi Rapat
Diagram Pie Jobdes dan Program Kerja Kompartemen
Diagram Pie HME FT-UH Periode ………
APBOKJE FT-UH
Laporan Realisasi Anggaran
Buku Kas Harian
Buku Induk
2. LPJ Umum
Adapun Sistematika Laporan Pertanggungjawaban Umum Ketua
Umum HME FT-UH adalah sebagai berikut:
Sampul
Kata Pengantar
Daftar Isi
BAB I. PENDAHULUAN
I.1 Mukaddimah
I.2 Dasar Pemikiran
I.3 Tujuan
I.4 Sistematika Laporan Pertanggungjawaban
BAB II. KONDISI OBJEKTIF KELEMBAGAAN
II.1 Kondisi Internal
II.2 Kondisi Eksternal
BABIII. LAPORAN PELAKSANAAN
III.1 Pelaksanaan Tugas dan Wewenang Ketua Umum HME FT-
UH
III.2 Gambaran Umum Pelaksanaan Program Kerja
III.2.1 Pelaksanaan Program Kerja HME FT-UH
Periode...... berdasarkan GBHOKJE FT-UH Jangka
Pendek
III.2.2 Memorandum
III.3 Laporan Pelaksanaan Program Kerja
III.3.1 Non Program Kerja
III.3.2 Program Kerja
a. Maksud
b. Tujuan
c. Sasaran
d. Metode Pelaksanaan
e. Waktu Pelaksanaan
f. Hasil
i. Hasil secara Personal Anggota HME FT-UH
ii. Hasil terhadap Institusi
g. Anggaran Biaya
h. Penanggung Jawab
i. Saran dan Rekomendasi
III.3.3 Deskripsi Kerja
III.4 Kebijakan Organisasi
III.4.1 Kebijakan Intern
III.4.2 Kebijakan Ekstern
BAB IV. LAPORAN ANGGARAN
IV.1 Pendapatan Organisasi
IV.1.1 Sumber Pokok
IV.1.2 Sumber Lain
IV.2 Pengeluaran Organisasi
IV.2.1 Belanja Langsung
IV.2.2 Belanja Tidak Langsung
IV.3 Rekapitulasi Anggaran
BAB V. PENUTUP
V.1 Kesimpulan
V.2 Saran
Lampiran
Nota dan Bukti Keuangan HME FT-UH Periode ..........
Persuratan
Daftar Inventaris
Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan
Notulensi dan Absensi Rapat
Laporan Administrasi UKM
APBOKJE FT-UH
Laporan Realisasi Anggaran
Buku Kas Harian
Buku Induk
d. Laporan Administrasi dan Keuangan DMME FT-UHAdapun sistematika penulisan Laporan Administrasi dan Keuangan
DMME FT-UH :]
Sampul
Kata Pengantar
Daftar Isi
BAB I.PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
I.2 Tujuan
I.3 Dasar Penyusunan
I.4 Sistematika Laporan
BAB II. KONDISI OBJEKTIF KELEMBAGAAN OKJE FT-UH
II.1 Kondisi Internal
II.2 Kondisi Eksternal
BABIII. LAPORAN UMUM
II.1 Pelaksanaan Tugas dan Wewenang DMME FT-UH
II.2 Pengawasa Mekanisme Organisasi dan Program Kerja
BAB IV. LAPORAN ADMINISTRASI
III.1 Persuratan
III.2 Laporan Keuangan
III.3 Inventarisasi
BAB V. PENUTUP
Lampiran
Persuratan
LPJ Triwulan Ketua Umum
Nota Pengeluaran
Absensi Sidang
Notulensi Sidang
BAB VII
PENUTUP
Pedoman Dasar Administrasi ini disusun dan dirumuskan semaksimal mungkin demi terciptanya tertib administrasi dalam lingkup OKJE FT-UH, sesuai aspirasi mahasiswa elektro.
Pedomand Dasar Administrasi ini disusun sebagai usaha sadar demi terciptanya iklim kehidupan kampus yang dinamis dan harmonis.
Pedoman Dasar Administrasi ini merupakan acuan dalam pengelolaan administrasi organisasi dalam lingkup OKJE FT-UH semoga senantiasa di Ridhai dan di Rahmati Allah SWT.
