Administrative Guide: PayrollPayroll Section
Vacation and Sick Time 13
Short Term Leave of Absence 13
Extended Leave of Absence 16
Direct Deposit 16
Payroll Deductions 17
Payment Vouchers 18
Contact Information 19
PAYROLL 
The Payroll Department is responsible for processing the weekly and semimonthly payroll for all  Cambridge Public School employees.  There are many variables involved in issuing paychecks.  Each  position has certain CPS payroll requirements that are determined by CPS position qualifications,  requirements,  and  control  and,  if applicable,  union and/or  employee  contractual  obligations. Though there are many variables  to how an  individual employee may be paid, one thing remains constant among all employees  All employees MUST accurately document and report their time to their  principal/administrator.  The  principal/administrator is  responsible  for  approving  and ensuring  that  all  employee attendance  reports and  timesheets  are  submitted  to  the  Payroll Department in  a  timely manner.  Below  is  information  that will  assist  you  in  the  employee time reporting process. 
ATTENDANCE  REPORTING  
Most employees are paid  semimonthly and  receive 24 paychecks a year.   The hourly employees receive 20 paychecks.  The pay periods are the 1st to the 15th of each month and the 16th to last day of  the month.    The pay date  is  the 15th  and  the  last  day  of  the month.   If  these  dates  fall  on  the weekend, the pay date is the Friday prior to the weekend.  
Custodians, clerical staff, cafeteria workers, and security personnel are paid weekly.   
The following is a  list of employee time reporting forms and requirements.   Each of the following forms is available online at www.cpsd.us.  Navigate to the Staff Tab and click on: Online Forms  and Services/Finance Department Forms.  Hard copies of the forms are also available through the Payroll Department.
TEACHERS 
Semi­Monthly  Teacher  Attendance  Reports  
CPS teachers are paid on a semimonthly basis, with pay dates of the 15th and last day of the month. The  Payroll  Department does NOT  require most  CPS  teachers to  complete individual  timesheets  each pay period.  The individual school, however, should maintain a daily attendance log, which is usually  located  in  the  school’s main office or other  centrally designated  location.  When  teachers arrive  at  school,  they  should  routinely  signin,  and when  they  leave  the  school  for  the  day,  they should  routinely  signout  as  well. Please  note  that  these timesheets  are  the  official  teacher employee time records.  It  is  important  that  teachers report  their  time accurately and  in a  timely manner.     The principal/administrator should review these attendance sheets and retain them for the school’s records.   
Though the principal/administrator does not need to provide the Payroll Department with the daily  attendance  sheets,  he/she  MUST  provide  the  Payroll  Department  with  an  attendance  exception report. This  report should include  those  teachers who did not work a regular schedule and were 
       
                     
     
absent from work either full or part of the day for personal, sick, or other reasons during a single  pay period.  The exception report should alphabetically  list each teacher who was absent and the  reason.  Teacher exceptions should be reported on a Teacher Attendance Report.  A sample report follows.  This report should be submitted to the Payroll Department NO LATER than two days after the semimonthly pay period closes.   
2
Semi­Monthly  Substitute  Teacher  Attendance  Report  
If an individual serves as a substitute teacher for an absent teacher, the principal/administrator will  need  to  follow  specific  attendance  reporting  requirements  and  will  need  to  submit  a  separate attendance  report  or  a Semi­Monthly Substitute Teacher Attendance Report to  the  Payroll Department. This report  includes  the name of  the  individual who served as a substitute  teacher,  the dates worked, and  the name of  the absent teacher/professional activity covered.  This report  should be submitted  to  the Payroll Department NO LATER than  two days after  the semimonthly pay period closes.  A sample attendance report follows. 
3
 
     
         
       
       
 
   
     
         
         
                                           
PARAPROFESSIONALS   (PERMANENT  HOURLY  SCHOOL  AIDES  WHO  WORK  6  HOURS  OR  MORE  PER  DAY)  
Semi­Monthly  Paraprofessional  Attendance  Reports  
CPS paraprofessionals, permanent hourly school aides who work 6 hours or more per day, are paid on a semimonthly basis, with pay dates of  the 15th and  last day of  the month.  Like teachers,  the Payroll  Department  does  NOT  require  most  CPS  paraprofessionals  to  complete  individual  timesheets  each pay period.  The individual  school,  however,  should maintain a daily attendance log, which is usually located in the school’s main office or other centrally designated location.  When paraprofessionals arrive at school, they should routinely signin, and when they leave the school for the day, they should routinely signout as well.  Please note that these timesheets are the official  paraprofessional employee  time records.  It  is  important  that paraprofessionals report  their  time accurately and  in a  timely manner.     The principal/administrator should review these attendance sheets and retain them for the school’s records.  
Though the principal/administrator does not need to provide the Payroll Department with the daily  attendance  sheets,  he/she  MUST  provide  the  Payroll  Department  with  an  attendance  exception report.  This  report  should include  those  paraprofessionals who did  not work  a  regular  schedule and were absent from work either full or part of the day for personal, sick, or other reasons during  a single pay period.  The exception report should alphabetically list each paraprofessional who was  absent and  the  reason.  Paraprofessional  exceptions  should be  reported  on  a  Semi­Monthly Paraprofessional Attendance Report.  A samples report follows.  This report should be submitted to the Payroll Department NO LATER than two days after the pay period closes.   
4
         
           
     
 
Paraprofessional  Substitute  Attendance  Form     If a paraprofessional or permanent hourly school aide who works 6 or more hours per day serves as  a substitute  teacher for  an  absent  teacher,  the  principal/administrator  will  need  to follow  specific attendance reporting requirements and will need to submit a separate attendance report or a Paraprofessional Substitute Attendance Form to the Payroll Department.  This report includes  the name of the paraprofessional employee who served as a substitute teacher and lists the name of the  absent  teacher  and  the  reason  for  coverage.  This  report  should  be  submitted  to  the  Payroll Department on a monthly basis.  A sample attendance report follows. 
6
           
             
               
   
     
HOURLY  AIDES  (PERMANANT  HOURLY  AIDES  WHO  WORK  LESS  THAN  6  HOURS  PER  DAY)    Semi­Monthly  Report  of  Attendance  for  Permanent  2,  3  and  4  Hour  Aides  
Permanent school aides who work less than 6 hours per day are also paid on a semimonthly basis like the permanent paraprofessionals, and they MUST complete a semimonthly attendance report, detailing  his/her  hourly  attendance.    The  hourly  school  aide  staff  submit  a  different  report, however,  than  the  paraprofessionals.  This  report,  the  Semi­Monthly Report of Attendance for Permanent 2, 3 and 4 Hour Aides,  should  be  completed  and  submitted  to  the  principal/administrator  for  his/her approval.  All  approved  attendance  reports  should  be  forwarded to the Payroll Department NO LATER than two days after the semimonthly pay period closes.  A sample attendance report follows.   
7
Attendance  Form  for  Hourly  Aides:  Additional  Work  Hours 
In addition to his/her regular working hours,  if a permanent hourly school aide works additional hours on a project or  to assist  a teacher or administrator, he/she will need  to  complete a report separate from his/her SemiMonthly Hourly Aide Attendance Report. The principal/administrator MUST  approve  these  hours  and  the  funding  source  prior  to  the  start  of  the  additional  working hours.   The aide will  need  to  complete  an Attendance Form for Hourly Aides: Additional Work Hours and report  his/her  additional  hours.    This  report  should  be  submitted  to  the principal/administrator for his/her approval.  The principal/administrator will need to provide the proper budget codes for these additional work hours and the related salary expense.  All approved attendance reports should be forwarded to the Payroll Department NO LATER than two days after the semimonthly pay period closes.  A sample attendance report follows.   
8
 
       
           
           
               
               
 
TEMPORARY  HOURLY  AIDES    (TEMPORARY  HOURLY  AIDES  WHO  WORK  LESS  THAN  6  HOURS  PER  DAY) 
Semi­Monthly  Hourly  Aide  Attendance  Report  
Often times, a school will hire an hourly aide on a temporary basis to work less than 6 hours per day  in  the classroom or  lunchroom.  These hourly  school  aides will NOT have  a position  control number assigned to them (see the Position Control section of this manual), and he/she will be paid using funds from the school’s temporary salary budget.  Hourly school aides who work less than 6 hours per day and are hired on a temporary basis are paid on a semimonthly basis.  These school aides MUST complete a semimonthly attendance report, detailing his/her hourly attendance.  The temporary hourly  aides  should  submit  the  completed Semi­Monthly Hourly Aide Attendance Report to  the  principal/administrator  for  his/her  approval.  All  approved  attendance  reports should be forwarded to the Payroll Department NO LATER than two days after the semimonthly pay period closes.  A sample attendance report follows.   
9
Semi­Monthly  Administration  Attendance  Report  
Principals, Assistant Principals, and administrative staff are paid on a semimonthly basis, with pay  dates of the 15th and last day of the month. Principals, Assistant Principals, and administrative staff MUST  complete  a  semimonthly  attendance report,  detailing  his/her  daily  attendance.    The assistant  principals  and  administrative  staff  should  submit  the completed  Semi­Monthly Administration Attendance Report to  the  principal/administrator  for his/her  approval.  All approved attendance reports should be forwarded to the Payroll Department NO LATER than two days after the pay period closes.  A sample attendance report follows. 
10
Weekly  Clerical  Attendance  Report  
Clerical staff are paid on a weekly basis and MUST complete a weekly attendance report, detailing  his/her  hourly attendance.  The  clerical  staff  should  submit  the  completed  Weekly Clerical Attendance Report to the principal/administrator for his/her approval.  All approved attendance reports should be forwarded to the Payroll Department NO LATER than two days after the weekly pay period closes.  A sample attendance report follows.  
11
Temporary  Clerical  Timesheet  
If  a permanent  clerical  employee will be absent  from work  for an extended period of  time, often times the principal/administrator will decide to hire an individual to temporarily fill the position. The  principal/administrator  will  need  to  follow specific  attendance reporting  requirements  for  temporary  clerical  staff and  will  need  to  submit  a  separate attendance  report  or  a  Temporary Clerical Timesheet to  the  Payroll  Department.    This report  includes  the  name  of  the  temporary  clerical  employee  and  the  daily  hours  he/she  worked.  This  report  should  be  submitted  to  the Payroll  Department  NO  LATER  than  two  days  after  the  weekly  pay period  closes.    A  sample attendance report follows.  
12
CUSTODIANS,  CAFETERIA  WORKERS  AND  SECURITY  PERSONNEL 
Custodians,  cafeteria workers,  and  security personnel  are paid on  a weekly basis.   Similar  to  the clerical  staff, these employees complete a Weekly Attendance Report, which  is  submitted  to and approved  by  a  senior department member  such  as  a senior  custodian,  the  Food  Services  Department administrator, or the Safety & Security Department administrator.   These reports are then  submitted  directly to  the  Payroll  Department. The  school principal/administrator  is  NOT responsible for these attendance reports.   
VACATION  AND  SICK  TIME  
All absences from work MUST be reported to the principal/administrator.  An employee that would like  to use vacation MUST obtain  the principal/administrator’s approval prior  to  taking  the  time.    An employee that would like to use sick time MUST notify the principal/administrator as soon as he/she  is able.   When  vacation or  sick  time  is  used,  the  employee MUST  accurately  report  it  on  his/her attendance report for that particular pay period. 
The Payroll Department maintains all employee vacation and sick time records.  When the Payroll Department receives the attendance report with vacation, personal, or sick time reported, they will  update  the  employee’s  record  and  balance accordingly.  For  balance  inquiries  and/or  questions regarding an employee’s vacation and sick time, please contact the Payroll Department.
SHORT  TERM  LEAVE  OF  ABSENCE 
Employees who  would  like  to  request  a  shortterm  leave  of  absence  such  as  a  personal  day,  a bereavement day, jury duty, or personal legal days (CTA Units A & B only) should complete a Short Term Leave  of  Absence  form.    The  employee  should  then  submit  this  form  to  his/her principal/administrator for approval.  A sample of this form follows.  This form is available online  at  www.cpsd.us.    Navigate  to  the  Staff  Tab  and  click  on:  Online  Forms  and  Services/Finance Department Forms.    Hard  copies  of this  form are  also  available through  the  Human  Resources Department.
   
       
               
 
The  principal/administrator  will  approve  or  disapprove  the  request,  based  on  the  chart  of  authorized days for various employee groups (see below), and retain a copy of the approved form with  the  school  attendance  records.    A  copy  need  NOT  be  forwarded to  Human  Resources  or  Payroll.  The approved  days  and  reason  for  the individual’s short  term leave  is  to be  recorded, however,  on  the  attendance  forms  for  the  relevant  pay  period  for  the  school,  department,  or individual, and submitted to the Payroll Department.   
14
   
 
 
This chart is available online as well, or can be obtained from the Human Resources Department. 
The principal/administrator will be responsible for obtaining substitutes, if necessary.   
15
     
 
 
   
    
 
 
     
            
              
       
If  the  principal/administrator  is  unsure  whether  the  employee  has  exceeded the  authorized number of days, and/or if he/she has questions regarding Short Term Leave, he/she should check  with the Payroll Department. 
EXTENDED  TERM  LEAVE  OF  ABSENCE  
Employees who would like to request an extended leave of absence such as medical leave, military  leave, parenthood leave, etc. should contact the Human Resources Department. 
DIRECT  DEPOSIT  
The Cambridge Public Schools offers direct deposit to its employees.   When an employee signs up for  direct  deposit,  rather  than  receiving  a  physical  check,  his/her  pay  will  be  electronically  transferred into his/her personal bank account.  A copy of the direct deposit advice will be mailed to  the employee  for his/her  records.  The Cambridge Public Schools encourages all  employees  to  signup for direct deposit.  To determine if you are eligible, please contact the Payroll Department. To  signup  for direct  deposit,  the  employee must  complete a Direct Deposit Form.    This  form  is available  online  at  www.cpsd.us. Navigate  to  the  Staff  Tab  and  click  on:  Online  Forms  and Services/Finance  Department  Forms.    Hard  copies  of  this  form  are  also  available  through  the Payroll Department.  A sample form follows.   
PAYROLL  DEDUCTIONS  
The  Payroll  Department  maintains  all  the  payroll  deductions  for an  employee.  For  questions and/or  changes  to  an  employee’s  tax,  pension  and  403(B)  plan  deductions,  please  contact  the Payroll Department.
For health benefit and life insurance deductions, please contact the Human Resources Department.
17
Professional development workshop compensation
Curriculum development.  project work, meeting time and other additional compensation  specified in the collective bargaining contract. 
Service Agreement compensation  Refer to the Service Agreements section of this manual for further details.
A payment voucher form is available online at www.cpsd.us.  Navigate to the Staff Tab and click on: Online Forms and Services/Finance Department Forms.  Hard copies of the form are also available  through the Payroll Department.  (See Payroll Appendix for sample form.) 
Teachers Payroll and Payroll Operations Pat Amenkowicz Manager of Payroll pamenkowicz@cpsd.us  (617) 3496464 
Custodians and Cafeteria Workers Kathy Esquivel kesquivel@cpsd.us (617) 3496463 
Clerical, Security, and Substitute Teachers Jackie DeAngelo  Jdeangelo@cpsd.us  (617) 3496461 
Paraprofessional, Family Liaisons, and Support Staff Kathy Clover kclover@cpsd.us (617) 3496462 
Hourly Aides Who Work Less Than 6 Hours Per Day, Interns, and Temporary Hourly Employees Rayanne Santosuosso rsantosuosso@cpsd.us  (617) 3496465 
Teacher Attendance and Service Agreements Marie Crowley mcrowley@cpsd.us (617) 3496465 
CAMBRIDGE PUBLIC SCHOOLS STANDARD PAYMENT VOUCHER
This form is used to authorize payment for completed services (i.e. service agreements, meetings, workshops, translations, projects, curriculum development) and for the reimbursement for out-of-pocket expenses. All information requested must be provided to ensure payment. Please submit completed signed voucher to 159 Thorndike Street.
Budget Codes
Year Purchase Order #
Is the individual a current school department employee? YES NO
Dates Hours Description of Services Rate Total Cost
Total
I certify that the hours, rates and services detailed above are true and accruate record of authorized service.
Submitted By: Service Provider Signature (Date) For Payroll Dept Use Only
Approved By: Payroll
21
jguida
Check Box11: Off
Check Box12: Off