Payment Management Teknisk Manualpartnerzone.continia.dk/pm/doc/Payment Management 2.50 - Teknisk... · Payment Management: Manual This Document is: Copyright © 2017 Continia Software

Copyright © 2017 Continia Software a/s

Payment Management

Teknisk Manual Ver. 1.00 - PM2.50 - RTC

Payment Management: Manual

This Document is: Copyright © 2017 Continia Software a/s

Indholdsfortegnelse 1 Payment Management .......................................................................................... 4

1.1 Betalingsformidling .............................................................................................. 4

2 Payment Management Opsætning ............................................................................ 5

2.1 Opsætning af Payment Management .......................................................................... 5

2.1.1 Betalingsformidling .......................................................................................... 5 2.1.2 Opsætning .................................................................................................... 5

2.2 Samlebetalingsopsætning ....................................................................................... 8 2.3 Bank og Bankcentral ............................................................................................. 8

2.3.1 Bankcentral ................................................................................................... 8 2.3.2 SEPA – ISO20022 .............................................................................................. 9 2.3.3 Bank ........................................................................................................... 9

2.4 NAV Bankkonto ................................................................................................... 9 2.5 Modkonti setup .................................................................................................. 11 2.6 Kreditor betalingsgruppe ....................................................................................... 11 2.7 Kreditorbetalinger .............................................................................................. 13

2.7.1 Kreditor ...................................................................................................... 13 2.7.2 Købsregistrering............................................................................................. 13 2.7.3 Kontantrabat - likviditet ................................................................................... 14 2.7.1 Samlebetaling ............................................................................................... 15 2.7.2 Betalingsoversigten ......................................................................................... 16 2.7.3 Advisering .................................................................................................... 16 2.7.4 Prokura ....................................................................................................... 17 2.7.5 Prioritering .................................................................................................. 17

3 Kreditor betalingsoplysninger ............................................................................... 18

3.1 Kreditor betalingsoplysningskortet ........................................................................... 18

3.1.1 Generelt ..................................................................................................... 18 3.1.2 Udenrigshandel.............................................................................................. 19 3.1.3 Betalingsmetode ............................................................................................ 19

3.2 Betalingsoplysninger på kreditor betalingsmetode ......................................................... 19

3.2.1 Valutabestemt modkonti .................................................................................. 20

3.3 Kreditor Bank .................................................................................................... 20

3.3.1 Standardoplysninger på Kreditor Bank ................................................................... 21 3.3.2 Kreditor Bank – IBAN og SWIFT ............................................................................ 21

3.4 Køb betalingsoplysninger ....................................................................................... 22

3.4.1 Formen Køb-betalingsoplysning ........................................................................... 22 3.4.2 Yderligere funktioner i Køb-betalingsoplysninger ...................................................... 23

4 Betalingsmetoder .............................................................................................. 24

4.1 Betalingsmetodeoversigt ....................................................................................... 24

4.1.1 Statistik ...................................................................................................... 25 4.1.2 Poster ........................................................................................................ 25 4.1.3 Gebyrer ...................................................................................................... 26

4.2 Opsætning af en betalingsmetodegruppe .................................................................... 26

5 Advisering ...................................................................................................... 28

5.1 Bank advis ........................................................................................................ 28 5.2 Manuel advis ..................................................................................................... 30 5.3 Betalingsdefinitioner (Betalings-ID) .......................................................................... 31

5.3.1 Eksempel på betalings Id Maske .......................................................................... 32

5.4 Udenlandske advisbenævnelser ............................................................................... 33


This Document is: Copyright © 2017 Continia Software a/s

6 Betalinger ....................................................................................................... 34

6.1 Lav forslag (Udbetalingskladde PM) .......................................................................... 34

6.1.1 Betalingsforslagsopsætning ............................................................................... 34

6.2 Lav Forslag ....................................................................................................... 37 6.3 Samlebetalinger ................................................................................................. 37 6.4 Betalingsprioritet ............................................................................................... 38

6.4.1 Beløb til rådighed ........................................................................................... 39 6.4.2 Vælg / fravælg betalinger ................................................................................. 39

6.5 Opret gebyr ...................................................................................................... 40 6.6 Betalingsoversigten – Selve betalingsfil udlæsningen ...................................................... 40 6.7 Bankhelligdage .................................................................................................. 43

7 Payment Management Indbetalinger....................................................................... 44

7.1 Sådan bruges Fælles/Giro Indbetalingskort ................................................................. 44

7.1.1 Fælles/Giro Indbetalingskort ............................................................................. 44 7.1.2 Sådan opsættes FIK/GIK stamoplysninger ............................................................... 45 7.1.3 Sådan er OCR-linjen på FIK/GIK-kortet opbygget ...................................................... 45 7.1.4 Udskrivning af FI-kort ...................................................................................... 45

7.2 Indlæsning af FIK/GIK Indbetalinger .......................................................................... 46

7.2.1 Kontrol af FIK/GIK filen .................................................................................... 47 7.2.2 Manuel udligning af indbetalinger ........................................................................ 47 7.2.3 Bogføring af indbetalingskladden ......................................................................... 47

8 Valutakurs import ............................................................................................. 48

8.1 Sådan importeres Valutakurser ................................................................................ 48

Struktur i betalingsopsætning (App. A) ............................................................................ 49

Installation (App. B) ................................................................................................... 50

B.1 Systemkrav ........................................................................................................... 50

B.1.1 Krav til Navision................................................................................................... 50

B.2 Installation ........................................................................................................... 52

B.2.3 Continia Integrationskomponent CBIC RTC – Continia Online ............................................... 52 B.2.4 Continia Integrationskomponent CBIC RTC – Continia Online Test ......................................... 52 B.2.5 Continia Integrationskomponent CBIC RTC klient installation .............................................. 53 B.2.2 Continia Integrationskomponent CBIC klassisk klient installation.......................................... 53 B.2.6 Payment Management Objekter ................................................................................ 54 B.2.7 Payment Management Hjælpefiler ............................................................................. 54 B.2.8 Payment Management Roller/rettigheder ..................................................................... 54


This Document is: Copyright © 2017 Continia Software A/S Side 4 af 55

1 Payment Management Payment Management er grundlæggende et NAV add on modul, der gør det muligt at lave betalingsfiler. De kan herefter enten uploades til netbanken eller kommunikeres, for de banker der understøtter det, med direkte datatransmission direkte ind i netbanken.

1.1 Betalingsformidling

Payment Management understøtter for PM version 2.50 fra NAV 3.01.01 til seneste pt. NAV 2017

Modulet Payment Management Ind & udbetalinger indeholder basisfunktionalitet inkl. en lang række meget anvendelige

værktøjer til håndtering af virksomhedens ind- og udbetalingsstyring. Modulet understøtter alle danske pengeinstitutters

formater til indlæsning af ud- og indbetalinger og udbygges konstant med nye ISO 20022 formater.

Visse nye tekniske features er understøttet fra NAV 2013 og frem.

Det drejer sig om Online CBIC og Webservice kommunikation mv.



2 Payment Management Opsætning For at opsætte Payment Managementkan man enten gøre det gennem Continia Payment Management opsætningsguides eller gøre det gennem de forskellige menupunkter som guiden opdaterer.

Udover ovenstående Guide til opsætning af Payment Management også opsætningen af Kreditor- og kontoafstemningen.

Oplysninger om kontoafstemning findes i dokumentet Payment Management Kontoafstemning.

Det kræver ikke opsætning i hovedparten af Payment Management installationer end at køre:

PM Setup-Guide + Kred bet opl setup guide.

2.1 Opsætning af Payment Management

Setup Guiden gennemløber de efterfølgende beskrevne punkter.

2.1.1 Betalingsformidling

Basisopsætningen af Payment Management foretages fra Administration i Afdelingsmenuen, hvor du vælger menupunktet Programopsætning og Økonomistyring.

2.1.2 Opsætning

Betalingsopsætningsformen indeholder generelle oplysninger som f.eks. virksomhedens FIK/Gironr, hvilken FI-Kortart der anvendes i virksomheden, samt en række funktionalitetsvalg for programmet.



Opsætningsformen

Valider ved bogf. af købsbilag

Her markeres om der skal ske validering af betalingsoplysninger allerede ved bogføring af købsbilaget, så eventuelle fejl allerede fanges her. Dette anbefales.

Hvis feltet ikke markeres, vil validering af betalingsoplysninger først ske i udbetalingskladden.

Debitor kontoudtogsnumre

Ønsker virksomheden, at der skal kunne foretages indbetalinger på baggrund af kontoudtogsudskrifter, så skal du angive den nummerserie, der skal anvendes i forbindelse med dannelse af kontoudtoget her. Nummeret trækkes i forbindelse med udskrivningen af kontoudtog til printer og benyttes som betalingsID på kontoudtogets FI-kort. Tilsvarende dannes oplysninger om hvilke debitorposter, der skal udlignes. Oplysningerne gemmes i et par specielle tabeller, så Payment Management kan foretage en korrekt udligning når indbetalingen modtages.

Yderligere betalingsmetoder

Her kan du bestemme hvilke valgmuligheder, programmet skal vise, når du ønsker at ændre betalingsmetode på et købsbilag – f.eks. hvis et traditionel FI-75 indbetalingskort ønskes ændret til en hurtigere betalingsmetode som f.eks. en konto til konto overførsel – Der gives 3 muligheder:

1. Ingen: Vælg mellem de betalingsmetoder, der er tilknyttet den aktuelle kreditor.

2. Relaterede: Vælg mellem de betalingsmetoder, der er indenfor samme interval i betalingsmetodeoversigt. Dvs. mellem en fra- og tilbetalingsmetode. se evt. betalingsmetodeoversigt i et senere kapitel.

3. Alle: Vælg frit mellem alle betalingsmetoder.

Flyt kontantrabatdato

Her kan du bestemme om du vil flytte kontantrabatdatoen, hvis den rammer en bankhelligdag.

Der kan vælges mellem 3 muligheder:

• Frem: Kontantrabatdatoen flyttes frem til næste bankdag.

• Tilbage: Kontantrabatdatoen flyttes tilbage til forrige bankdag.



• Giv Advarsel: Der vil blive advaret, hvis der findes kontantrabat på bankhelligdage.

Kreditor-betalingsgruppekode

Værdien i feltet angiver hvilken betalingsgruppe PM, som standard skal knytte til en kreditor. Ved at udfylde feltet, vil alle generelle informationer tilhørende gruppen blive indsat på nyoprettede kreditorers betalingsoplysninger.

Feltet bør kun udfyldes hvis man har en meget ens kreditormasse – altså hvis de fleste kreditorer benytter samme betalingsmetoder og udfyldelse af kreditorernes betalings-ID er ens opbygget.

Synkroniser med kreditor

Her kan du angive hvorvidt oplysninger som er fælles for kreditor og dennes betalingsoplysninger skal opdateres, når der rettes i et felt der er fælles. Hvis eks der rettes adressen på kreditorens betalingsoplysninger vil adressen på kreditorkortet blive rettet tilsvarende, hvis der er sagt ja i dette felt.

Feltet bør normalt være sat til Ja, men i få tilfælde ønskes denne opdatering ikke foretaget – et eksempel kunne være, hvis der ønskes en anden fakturerings adresse som vil stå på betalingsoplysningerne.

FIK/GIRO-nr. Felt

Her angives virksomhedens kreditornummer over for Nets (FIK) eller BG-Bank (Giro). Kreditornummeret vil blive brugt på indbetalingskort, der sendes eller udskrives til debitorer.

IK Kortart

Her angives kortartkoden for virksomhedens indbetalingskort. Kortartkoden vil blive brugt på indbetalingskort, der sendes til debitorer. De mest anvendte kortarter er kortart 71..

Kortart oversigt

Type af kort Afsenders navn

vises til modtager Adviseringstekst

vises til modtager Betalings

Identifikation

71 Nej Nej Ja

73 Ja Ja Nej

75 Nej Ja Ja

Forskelle på kortart 71, 73 og 75. Betalingsidentifikation er betalingsID i OCR linjen på indbetalingskortet.

BetalingsID maske

Der kan angives en alternativ opbygning af betalings-ID’et, hvis der benyttes en anden som Payment Management normalt benytter (Bilagsnr., bilagstype og Modulus kontrolciffer). Masken angives på følgende måde:

A = Debitornr. B = Bilagsnr. (Fakturanr.) C = Bilagstype D = Modulus kontrolciffer X = Skal ignoreres af indlæsningen

Hvis et betalings ID, ser sådan ud 123456005432105, hvor de første seks cifre er debitornr., de næste syv cifre er bilagsnr., det andet sidste ciffer er bilagstypen og det sidste er Modulus kontrolciffer (Mandatory som sidste ciffer på FIK), så vi masken se ud på følgende måde:

AAAAAAXXBBBBBCD

Version

På denne opsætningsform, at du kan se den nøjagtige version af Payment Management programmet, bankopsætning og integrationskomponenten. Hvis der er indlæst flere bankopsætningsfiler, vil du se en stjerne ud for Opsætning. Under Bankcentraler kan man se versionen for hver enkelt bankcentral.

Ind- og udlæsninger af betalingsfiler til og fra de forskellige pengeinstitutters betalingssystemer sker via en ekstern integrationskomponent, CBIC komponenten.



CBIC – konverterer til de respektive formaterne på ind- og udlæsningsfilerne og er betyder at Navision siden af Payment er ens for alle banker. Denne integrationskomponent en nødvendig komponent. Versionen af CBIC vises også.

Af versionsvinduet fremgår de aktuelle versioner mv. Stjernen ud for Opsætning angiver at der er læst flere bankopsætninger ind på denne installation.

2.2 Samlebetalingsopsætning

At samle betalinger muliggør typisk store besparelser for virksomheden.

Samlebetalingsopsætning vedligeholder opsætning for samlebetaling. Opsætningen bruges når betalinger ønskes samlet i udbetalingskladden.

For at flere betalinger kan samles, skal visse betingelser være opfyldt. Nogle betingelser er fast i systemet. Det vil sige oplysninger som Bankkonto, Valuta og Kreditor skal være ens på alle betalingerne, før betalingerne kan samles. Derudover kan du i samlebetalingsopsætningen angive hvilke andre kriterier der skal opfyldes for at samle betalingerne.

Hvis indholdet for et felt angives til at skulle være ens, vil betalinger kun blive samlet hvis indholdet i felterne, fra posterne er nøjagtig ens.

Det betyder også at i et felt som Supplerende anmeldelse er ”Overførsel” ikke det samme som ”Overførsler”.

Samlebetalingsopsætningsvinduet.

2.3 Bank og Bankcentral

I Payment Management er Bankdelen delt op i 3 niveauer. Bankcentral, Bank og Bankkonto.

2.3.1 Bankcentral

I Danmark findes der overordnet 6 bankcentraler/bogføringscentraler.

• DBTS (Danske Bank)



• Unitel (Nordea)

• BEC (Bankernes EDB Central)

• BD (Bankdata)

• SDC (Sparekassernes Datacentral)

• Handelsbanken (kører også på BEC formatet)

Under hver bankcentral er der tilknyttet en eller flere banker. Du kan på www.Continia.dk se hvilke banker der tilhører hvilke bankcentraler.

Payment Management bliver leveret med alle bankcentraler. Dvs. man til enhver tid er i stand til at skifte / tilføje bank uanset bankcentral, nemt og hurtigt.

2.3.2 SEPA – ISO20022

SEPA og ISO20022 er understøttet af Payment Management.

SEPA er i praksis en betalingsmetode under ISO20022 formatet.

Payment Management er inkluderet en ISO20022 opsætningsfil der giver adgang til et mindre antal betalingsmetoder. I denne opsætning er SEPA inkluderet. Denne ISO-BASIC opsætningsfil benyttes ofte til udenlandske banker hvor man ønsker en hurtig enkel mulighed for at lave betalinger.

2.3.3 Bank

Under dette punkt i ’Opsætning’, skal der oprettes de pengeinstitutter der benyttes i forbindelse med Payment Management. Der er kun tale om selve pengeinstituttet.

En standard opsætning af Bank (Filnavn angives for de setup, der kører uden direkte kommunikation).

OBS! Vær opmærksom på, at stien er set fra serveren (hvor Service Tieret kører), hvis du kører NAV 2009 RTC.

2.4 NAV Bankkonto

De bankkonti der skal betales fra skal påføres den på Bankkortet oprettede kode i feltet Bankkode. Dette for at koble formatet sammen med Bank konto kortet.

http://www.continia.dk/



Bankkontokortet med Payment Management oplysninger.

Bankregistreringsnr. / kontonummer / SWIFT / IBAN

Bank reg + bank kontonummer skal som regel være udfyldt, for overhovedet at foretage betalinger. For nogen banker / betalingsmåder skal IBAN / SWIFT tillige udfyldes. Såfremt at alle oplysninger er udfyldt benytter PM automatisk de rette oplysninger til betalingen. Valideringen vil gøre opmærksomhed hvis der mangler oplysninger.

Bankkode

For at Payment Management kan validere og udlæse betalinger, skal der være tilknytte en bankkode. Bankkoden binder NAV bank konto kortet sammen med PM bank formatet.

Afsenderref.-def.kode

Når der afsendes en betaling, bliver der på virksomhedens eget kontoudtog naturligvis lavet en postering. Disse posteringer kan udfyldes med en unik reference, ved at udfylde feltet Afsenderref.-def.kode.

Benyttes der elektronisk kontoafstemning, bør Afsenderref.-def.kode. indeholde UPR-nummer + evt kreditornavn, som vil udgøre en unik referencekode kontoudtoget. Hermed kan betalingen genkendes ved indlæsning ud fra den unikke payment reference kode.

Intern rentesats

I dette felt kan der indtastes den rentesats, der skal bruges på bankkontoen.

Den interne rentesats på kontoen bestemmer om betalingsdatoen sættes til kontantrabatdatoen, eller forfaldsdatoen, når man laver et betalingsforslag. Hvis virksomheden mister mere (eller skal betale mere) i rente ved at trække på bankkontoen, kontra det man kan tjene ved at betale sine kreditorer og opnå kontantrabat, vil programmet automatisk vælge om den skal bruge kontantrabatdatoen eller ej. Funktionaliteten er betinget af, at man sætter ja i feltet ’Find kontantrabatter’ i ’Betalingsforslags-opsætning’.

Bemærk!

Hvis der skal betales rente ved træk på kontoen (f.eks. Kassekredit, hvor man trækker på kreditten). Sættes den interne rente til 0,00

Tilladt diff. v/prioritering

Når der laves betalingsprioritering i udbetalingskladden, på beløb til rådighed, beregnes beløb til rådighed som saldoen på

bankkontoen minus tilladt min. saldo på bankkontoen. Feltet Tilladt diff. v/prioritering sikrer en yderligere buffer således at

de sidste betalinger i prioriteringen ikke sorteres fra ved en mindre difference. Beløbet angives pr. bankkonto i den valuta

bankkontoen føres i.

Eksempel:



På en bankkonto er der 500.000 til rådighed. Der prioriteres og vælges automatisk betalinger for 495.000. Den sidste betaling på 7500 medtages ikke fordi det totalt overstiger 500.000. I dette eksempel kan ’Tilladt diff. v/prioritering’ f.eks. sættes til 10.000 og den sidste betaling medtages alligevel.

PI Aftalenr.

Her skal du indtaste dit aftalenummer (i Sverige hedder det Foretaksnummer, normalt 9 cifre men kan være op til 11 cifre), som du har med banken. Hvis du ikke har det, kan du få det oplyst hos din bank.

Dette anvendes primært til Bankgirot, Postgirot og Svenska Handelsbanken samt i Svenske bankers ISO20022 format.

2.5 Modkonti setup

Under punktet ’Modkonti’ på opsætningsmenuen, skal der sættes op hvilken bankkonto der benyttes, for en bestemt valutakode. Det vil sige, for hver valuta, kan due tilknyttes en bankkonto, som således automatisk bliver valgt, når der laves et betalingsforslag.

Der bør altid sættes modkonto op, for den valutakode som standard bruges i programmet, ellers kan der ikke valideres på købsbilagene, da programmet ikke ved hvilken bank der skal betales og dermed valideres fra.

Der kan på den enkelte kreditor vælges hvilken konto som skal betales fra. Dette gøres ved på kreditorens betalingsoplysninger at vælge ’Naviger’, ’Kreditor’,’ Modkonto’ og overstyre det generelt opsatte, angivet under opsætningsmenuen. Dette kan være nyttigt såfremt man eks har flere EUR kreditorer men hvor disse eks skal betales fra en DE konto og andre fra en NL konto.

Opsæt af modkonti pr. valutakode.

2.6 Kreditor betalingsgruppe

Når du skal tilknytte betalingsoplysninger til en kreditor, er det meget nemt i Payment Management. Der er via opsætningen oprettet flere grupper. Hvis ønsket kan der oprettes flere.



Hvis du har flere kreditorer der bruger samme betalingsmetode, er det nemmere at benytte sig af en Kreditor betalingsgruppe. I en betalingsgruppe kan du sætte fælles betalingsoplysninger op for kreditorer i den betalingsgruppe, så der ikke skal tastes de samme oplysninger flere gange.

På ’Generelt’ fanen, giver du betalingsgruppen en kode, og et navn. Du kan f.eks. finde inspiration i de allerede oprettede grupper. f.eks. findes der en betalingsgruppe IN-KK-LANG, som står for Indenrigs kontooverførsel med lang advis.

På fanen ’Std. Værdier’ kan du sætte de oplysninger op, som skal være fælles for kreditorerne i betalingsgruppen.

Når betalingsgruppen tilknyttes en kreditor overføres alle de angivne oplysninger til kreditorens betalingsoplysninger.

Betalingsmetode

Denne betalingsmetode vil automatisk blive tilknyttet kreditoren, og valgt som standard betalingsmetode, når der tilknytter den aktuelle betalingsgruppe.

Tillad samlebetaling

Her angives hvorvidt det ønskes automatisk mulighed for at samle betalinger for betalingsgruppen.

At samle betalinger vil sige at flere betalinger slås sammen til én betaling, hvorved der evt. kan spares gebyr.

Undlad kreditnota

Hvis der ikke ønskes at få kreditnotaer medtaget i betalingsforslaget, markeres dette felt. Du skal dog være opmærksom på, at kreditnotaer vil kunne blokere for betaling af fakturaer, hvis kreditnotabeløbet overstiger fakturabeløbet.

Man skal manuelt sørge for at disse bliver udlignet, enten ved at man får pengene retur eller at de udligner en faktura.

Kurstypekode

Her angives den kurstype, der ønskes anvendt på betalingerne.

Formålskode

Dette felt benyttes i Norge samt Sverige. Der angives en Formålskode for visse betalinger hvor beløb er over 100.000 / 150.000 SEK / NOK

Såfremt Formålskode er pre udfyldt på Kreditor vil formålskode altid tages med over i filen til banken. Betalingen vil i Payment Management validere OK og ligeledes vil banken det.

Beregn indførsel ud fra og Indførsel datoformel

Dette felt benyttes ikke mere.

Omkostningstypekode

Omkostningstype bruges i forbindelse med udenlandske betalinger. Når der betales til udlandet, er der omkostninger både i afsender- og modtagerbanken. Omkostningskoden specificerer, hvordan disse omkostninger skal deles.

For SEPA betalinger er der kun mulighed for at man kan benytte ”Delt” omkostning. Den er derfor presat af systemet.



2.7 Kreditorbetalinger

2.7.1 Kreditor

For at kunne betale en kreditor skal der være basale oplysninger om kreditor i systemet. Typisk et kreditor kontonummer eller kreditors PBS kreditornummer der benyttes ved betaling af indbetalingskort.

Oprettelse af kreditor-betalingsoplysninger kan foregå automatisk, ved at angive Kreditor-betalingsgruppekode, som indsætter foruddefinerede værdier, herunder betalingsmetode og adviseringsmetode. Dermed skal man kun angive få oplysninger pr. kreditor, da oplysningerne overføres fra gruppeoplysningerne. Eks bank oplysninger eller PBS kreditor nummer.

Payment Management har gjort oprettelsen nem gennem en Guide til oprettelse af betalingsinformationerne. Guiden findes både på betalingsoplysningerne for kreditor men findes også under Betalingsformidling – Payment Management.

Kreditor betalingsoplysning

2.7.2 Købsregistrering

Ved registrering af et købsbilag – det være sig et købsfakturahoved, købsordrehoved eller blot en linje i købskladden - tilknyttes betalingsoplysningerne hertil, i henhold til det på kreditoren specificerede.

Betalingsoplysningerne kan altid ændres hvis der viser sig er behov. F.eks. kan betalingsmetode hurtigt ændres fra en betalingsmetode til en anden, hvis der f.eks. ønskes en hurtigere betalingsmetode i enkelte tilfælde, frem for kreditorens normale betalingsmetode.

Betalingsoplysningerne kan endvidere også tilknyttes købshovedet helt uden de er oprettet på kreditor.

Når købsbilaget bogføres, valideres det – såfremt man har valgt at validere købsbilag - om betalingsoplysningerne er korrekte og fyldestgørende. Fejllog vil specificere evt. fejl som så kan rettes inden der bogføres.



Fejllog for købsfaktura

Betalingsoplysningerne overføres til den bogførte faktura ved bogføring af købsbilaget.

Dermed er betalingsoplysningerne altid valide for den enkelte faktura, når betalingerne senere bliver hentet i udbetalingskladden.

2.7.3 Kontantrabat - likviditet

I valget af om en kontantrabat skal anvendes eller ej, udføres en egentlig rentabilitetsberegning ud fra kontantrabatten, en intern rentesats angivet på modkontoen og naturligvis perioden mellem alm. forfaldsdato og kontantrabat dato.

Forslaget kan dannes ud fra økonomisk formåen eller anden prioritering og på den mest hensigtsmæssige måde. En række værktøjer gør det nemt, at håndtere de åbne poster.

Når udbetalingskladden er dannet, kan en række statistiske oplysninger desuden give et billede af virksomhedens likviditetsmæssige status, før og efter betalingerne gennemføres. Samt en nyttig statistik over mulig kontant rabat og total opnået kontant rabat.

Eksempel på statistikoplysninger vedr. et betalingsforslag.



Når betalingsforslaget dannes, sker der samtidig en validering af de enkelte betalinger, således at eventuelle fejl på de enkelte linjer kan ses i fejllog. Denne log vil hjælpe brugeren til at rette eventuelle fejl i betalingslinjerne, så betalingerne sendes korrekt til banken.

2.7.1 Samlebetaling

Samlebetalinger kan sammenlægge flere betalinger til samme kreditor. Det kan bl.a. være en fordel i relation til bankens gebyrer på de enkelte betalinger.

Hvis en betaling ikke umiddelbart kan samles, kan en analyse i udbetalingskladden fortælle om grunden hertil.

Samlebetalingsmuligheden håndteres enkelt af betalingstypen. Kan desuden vælges/fravælges på den enkelte kreditor samt for udbetalingskladden.

Hvis der ønskes at samle to betalinger i kladden som er med andre betalinger i mellem kan disse stadig samles. De markeres og der samles vha funktionen.

Man behøver ikke tage stilling til prioritering og samlebetaling før udbetalingsforslaget sættes i gang, men kan arbejde på selve forslaget. Desuden er det muligt i samlebetalingsopsætningen at bestemme hvilke krav der skal være opfyldt for at man kan samle de forskellige betalinger eks division og meget andet.

OBS: Det er ikke muligt at samle betalingstyper hvor der anvendes kort advisering. Dette gør der fx i Betalingsmetode 1110100. Benyt i stedet Betalingsmetode 1110200.

OBS: For danske betalinger der benytter 1110200 er der rig mulighed for at samle betalinger. Udenlandske betalinger, hvor man kan opnå stor besparelse ved at samle dem er for de fleste banker begrænset til at have 4 x 35 karakterer i adviseringen, hvorved antallet af betalinger der kan samles begrænses hvis der også ønskes en rimelig advisering til kreditor.

Betalingerne kan samles, når følgende faktorer er opfyldt: samme kreditor, samme bogføringsdato, samme betalingsmetode og samme valuta.

OBS: Det er ikke muligt at samle betalingstyper, hvor der anvendes kort advisering. Dette gør der fx i Betalingsmetode 1110100. Benyt i stedet Betalingsmetode 1110200.

OBS: Visse banker tager gebyr for disse 1110200 betalinger. Benyt evt 1110100 og lav enkelt betalinger. (Set ved banker under SDC)

Eksempel på samlebetaling.

En virksomhed har følgende 7 betalinger:

Antal Kreditor Valuta Betalingsmetode Forfaldsdato

1 Fredborg Lamper A/S RV Indbetalingskort 71 6.

1 Schmeichel Møbler A/S RV Bankoverførsel 20.


1 Koekamp Leerindustrie USD Udenlandsk overførsel 10.




Disse betalinger kan med samlebetaling samles til følgende 4 betalinger:

Antal Kreditor Valuta Betalingsmetode Forfaldsdato







Adviserings længder vil typisk være det som begrænser en i antallet af betalinger der kan samles med en for kreditor brugbar advisering. Adviseringsmasker kan oprettes for at opnå mere eller mindre oplysende advisering.

• For indenlandske betalinger DK-DK er der typisk 41 linjer x 35 karakterer til advisering.

• For udenlandske betalinger, dette er eks DK-DE eller DE-DE, vil der typisk være 4 linjer x 35 karakterer.

2.7.2 Betalingsoversigten

I Payment Management dannes der egentlige betalingsposter. Dette betyder at historik og status på den enkelte betaling er fuldt dokumenteret.

Betalingsposten dannes sammen med dannelsen af betalingsforslaget og er nøje knyttet til betalingskladdelinjen i udbetalingsforslaget med opdatering begge veje.

Betalingsoversigten

I oversigten over betalinger kan brugeren således styre betalingerne, herunder bl.a. godkende dem. Fra denne oversigt kan betalingerne sendes/udlæses til banken. Status findes på alle betalinger og viser hvor langt betalingen er i forløbet.

Ud over historik findes der i betalingsoversigten også en udbygget fejllog, som er meget anvendelig til at oplyse om, og rette evt. fejl på betalingen.

Når betalingsposterne er Valid skal posterne godkendes og sendes.

”Sendes” kan enten være gennem en elektronisk dataforbindelse til banken, eller ved manuel filupload i netbanken.

Der er i forbindelse med godkendelsen mulighed for at udøve prokura.

2.7.3 Advisering

Der er i Payment Management gjort meget ud af at forenkle og udbygge mulighederne for at advisere og ikke mindst definere adviseringsreglerne, som vi kommer ind på senere.

Adviseringen kan ses direkte i betalingsoplysningerne. Hvis de ønskes ændret kan dette gøres vha Adviserings knappen.



Der er mulighed for manuelle advis, hvor man ud over bank advis også kan advisere med f.eks. en mere uddybende e-mail. Nogle af fordelene ved det manuelle advis er, at en e-mail kan indeholde rigtig mange linjers tekst, er meget hurtigt fremme hos modtager.

2.7.4 Prokura

På alle konti der betales fra kan der oprettes prokura forhold, dette fortæller systemet hvem, der kan godkende betalingerne og eventuelt i hvilken rækkefølge.

Status for de enkelte betalinger indikerer bl.a. hvor langt i prokuraproceduren betalingen er.

2.7.5 Prioritering

Payment Management indeholder et værktøj til prioritering af betalinger og således på denne måde bl.a. styre virksomhedens likviditet. Der kan prioriteres efter kreditor, rådighedsbeløb på bankkonti osv.



3 Kreditor betalingsoplysninger I dette kapitel omhandler betalingsoplysninger på kreditor og kreditors bank, og hvordan de overføres til købsbilag:

3.1 Kreditor betalingsoplysningskortet 3.2 Betalingsoplysninger på Kreditor betalingsmetode 3.3 Kreditor Bank 3.4 Køb betalingsoplysninger

3.1 Kreditor betalingsoplysningskortet

Som nævnt i tidligere kapitler, skal det på kreditoren sættes op, hvorledes denne betales. Det gælder både betalingsmetode, bank, advisering etc. Dette er et af de vigtigste punkter i Payment Management, da det bl.a. er her den største tidsbesparelse ligger, når alle kreditorer er oprettet med betalingsoplysninger.

Kreditors betalingsoplysninger

3.1.1 Generelt

Kreditor-betalingsgruppe

Ved at tilknytte en betalingsgruppe til en kreditor, vil de standardoplysninger som er oprettet på betalingsgruppen, blive tilknyttet kreditoren. Dette kan være en stor fordel hvis der findes mange kreditorer der betales på samme måde, da de så vil få tilknyttet betalingsmetode mm. automatisk.

Se Appendiks A for en oversigt over hvordan stamoplysninger hentes når en kreditor betalingsgruppe tilknyttes en kreditor.

Alt. Afsendernavn

Alternativ afsender skal kun udfyldes, hvis du skal lave en betaling på vegne af et andet firma, end det er angivet i Navisions stamoplysninger.

Vores kontonummer

Her angives vores kontonummer hos den pågældende kreditor.

Afsenderreference

Afsenderreference, er den tekst man vil få tilbage på sit eget kontoudtog. Kreditornavn benyttes som standard i Payment Management, hvis andet ikke angives.

For konto afstemning anbefales det at UPR nummer benyttes. (Unik Payment Reference).

Afsenderreference teksten er ikke synligt i kreditors netbank.



Tillad samlebetaling

Her kan du krydse af, hvis du vil tillade, at betalinger bliver samlet på kreditoren. Dette gør, at det er muligt at samle flere betalinger til en betaling, så man bl.a. kan spare gebyr.

Undlad kreditnota

Dette felt skal krydses af, hvis du ikke vil have kreditnotaer med i betalingsforslaget. Der vil heller ikke blive taget kreditnotaer med, når du vil lave samlebetaling.

3.1.2 Udenrigshandel

Hvis der er tale om en udenlandsk kreditor, skal der på fanen Udenrigshandel opsættes betalingsoplysninger. På Udenrigshandel fanen findes følgende felter:

Kurstypekode

Det er muligt med sit pengeinstitut at lave en aftale vedr. valutakurser, når du betaler dine udenlandske kreditorer. Denne aftale kan ske på forskellige vilkår, og disse vilkår kan du vælge i kurstypekode.

Det er forskelligt fra pengeinstitut til pengeinstitut hvilke aftaler, der kan laves, så derfor vil vi ikke nævne de forskellige muligheder her.

Formålskode

Benyttes for Norske / Svenske / Estiske betalinger samt få andre.

Omkostningstypekode

Når der overføres betalinger til udlandet, er der forbundet omkostninger med dette. I Omkostningstypekode, kan du angive hvem, der skal dække hvilke omkostninger.

Bemærk der kan oprettes nye omkostningstypekoder. Hvis dette benyttes, skal man være helt sikker på, at den kode der oprettes, også accepteres i bankens system. Hvis der ikke er overensstemmelse mellem disse koder er der risiko for bankens betalingssystem afviser de filen.

Generelt gælder om oplysningerne til udlandet, at man altid kun bør påføre oplysninger der altid gælder denne kreditor. F.eks. bør supplerende anmeldelse kun udfyldes hvis teksten altid er ens for denne kreditor.

Det kan med fordel sættes op på kreditor udenrigshandel, således det bliver påført betalingen automatisk, i henhold til den aftale man har med kreditor.

3.1.3 Betalingsmetode

Nederst på formen Kreditor betalingsoplysning, finder du de betalingsmetoder som er tilknyttet den aktuelle kreditor. På baggrund af det du har valgt i feltet Yderligere betalingsmetoder da du satte Payment Management op, er det disse, eller relaterede betalingsmetoder, du har mulighed for at vælge imellem, når du laver købsfaktura etc.

Til højre finder du Standard feltet. Her angiver du om betalingsmetoden skal være standard for denne kreditor, hvilket gør at betalingsmetoden automatisk vælges af programmet ved oprettelse af betaling til kreditor.

Hvis du ønsker betalingsmetoden som standard, skal feltet være markeret. Det er kun muligt at have én betalingsmetode værende markeret som standard.

3.2 Betalingsoplysninger på kreditor betalingsmetode

Her kan du angive en række kreditor specifikke betalingsoplysninger, der skal gælde for denne betalingsmetode.

Disse opsætningsmuligheder er lavet for at kunne have forskellige oplysninger på forskellige betalingsmetoder.

Det er primært advisering, det benyttes. Eks mulighed for at give Øst kreditorer en type advisering mens Vest kreditorer måske skal have en anden.

Grundet der er stor forskel på adviseringsmuligheder mellem de forskellige betalingsmetoder vil det typisk også være fordelagtigt at have en kortere advisering på udenlandske betalinger, herunder SEPA.

Den opsætning du foretager på denne form, vil naturligvis blive overført automatisk, når du laver betalinger med denne betalingsmetode.



Husk at flere af disse oplysninger allerede er udfyldt på kreditorbetalingsmetode, da de bliver udfyldt ved hjælp af opsætningen på Kreditorbetalingsgruppen.

Adviseringsmetode

Du kan vælge mellem følgende måder at advisere på.

• Bank, hvor advisering foregår via bank.

• E-mail, hvor der sendes en e-mail til modtageren.

• Udskrift, hvor du selv skriver advisering ud og sender til modtageren.

Bank adviseringsdefinitionskode

Når du sender adviseringen med dine betalinger, kan du i feltet Bank adviseringsdefinitionskode definere nøjagtig hvilken advisering Payment Management skal opbygge. Det er beskrevet i et andet kapitel hvordan du selv opretter adviseringsdefinitioner.

Manuel adviseringsdefinitionskode

Hvis du har valgt udskrift i Adviseringsmetode, kan du her f.eks. vælge at advisere din kreditor via et brev, som du sender manuelt. Du kan evt. se de eksempler på definitionskoden i Payment Management.

BetalingsID definitionskode

Her kan du angive en kode til en maske, som angiver hvordan betalingsidentifikationen skal opbygges.

Programmet bruger ’Betalingsid.-def.kode’ til at udfylde BetalingsID på købsbilag. Når en maske er lavet ud fra oplysninger, der ligger på købsbilaget, kan Payment Management automatisk udfylde betalingsID, så man er fri for det hver gang man modtager et købsbilag fra kreditoren.

Modtagerreference

Her kan du angive en modtagerreference, som er den reference kreditor vil få via sit kontoudtog.

Hvis kreditor har angivet en reference, der ønskes opgivet ved betaling, skal den anføres her. Feltet kan også sættes op til at blive udfyldt via Bank adviseringsdefinition.

Standard

Her angiver du om betalingsmetoden skal være standard, så betalingsmetoden automatisk vælges af programmet ved oprettelse af betaling. Det er kun muligt at have en betalingsmetode værende markeret som standard.

Afsenderadvis

Afsenderadvis er en kvittering man kan modtage fra banken, som garanti for betalingen er gennemført.

Kreditornummer

Kreditornummeret kan indeholde 2 forskellige numre:

Hvis det er et alm. indbetalingskort, skal du indtaste kreditorens FIK-nummer.

Er det et girokort, skal du skrive Gironr.

3.2.1 Valutabestemt modkonti

I menuen Naviger->Kreditor, findes punktet ’Modkonti’. Her er det muligt at sætte op hvilken bankkonto der skal hæves fra, når betalingen foregår i den angivne valuta. Denne funktion benyttes kun, når det gælder at en bestemt valuta skal hæves fra en bestemt konto, kun ved brug på denne kreditor. Hvis det er generelt for denne valuta, bør det sættes op under opsætning.

Kort og godt, udfyld valutakode, og derefter vælg hvilken bankkonto der skal betales fra, når der betales i denne valuta.

3.3 Kreditor Bank

Kreditor Bank er en del af Navision standardapplikationen. I Payment Management er der kun tilføjet 5 felter på Kreditor Bank kortet, og disse felter samt de andre informationer på Kreditor Bank, der er relevante for Payment Management, er det ”eneste” der vil blive beskrevet i dette kapitel.



3.3.1 Standardoplysninger på Kreditor Bank

Navne og adresseoplysninger er for nogle betalingsmetoder meget vigtige at udfylde korrekt. Hvis dette ikke sker, kan det især ved udenlandske betalinger, være et problem at finde banken.

Valutakode skal naturligvis også gerne udfyldes.

Bankkontonummer og registreringsnummer er naturligvis det vigtigste at udfylde, for at betalingen overhovedet kan finde sted (bortset fra FIK betalinger).

Bankregistreringskode og Banknummer

Bankregistreringskode bruges til at identificere kreditors bank i udlandet. Dette svarer faktisk til det danske registreringsnummer. Husk dog på at SWIFT adressen som nævnes senere også kan bruges. SWIFT adressen er også mere udbredt, så det er normalt den, man vil benytte.

Bankregistreringskode består altid af to bogstaver:

AT Bankleitzahl (Østrig) 5 cifre

BL Bankleitzahl (Tyskland) 8 cifre

CC Canadian payment association (Canada) 9 cifre

CP CHIPS participant id (USA) 4 cifre

CH CHIPS code (UID no.) (USA) 6 cifre

FW FEDWIRE (ABA no.) (USA) 9 cifre

SC Sort Code (Storbritannien/Irland) 6 cifre

Feltet Banknummer hører sammen med feltet Bankkode. Det er forskelligt hvor langt nummeret skal være, med de respektive koder, og længden står til højre i listen ovenfor.

SWIFT-Adresse

Her angives eventuel SWIFT-adresse for kreditors bank. SWIFT er et internationalt betalingsorgan, der har mere end 7000 banker i mere end 192 lande som medlemmer. Alle medlemmer af SWIFT får deres egen adresse; SWIFT-adressen.

For visse betalingsmetoder i visse banker er SWIFT-adressen en betingelse for at kunne få betalingen gennemført til en speciel lav pris.

Hvis kreditors bank har en SWIFT-adresse, vil denne som regel være anført på kreditors faktura.

IBAN

IBAN nummeret er et internationalt bankkonto nummer. Det er ikke alle lande, der har taget det til sig. Det er mest udbredt i Europa.

Standard for valuta

Feltet udfyldes, såfremt denne bankkonto er den, der som standard skal bruges for den pågældende valuta. Der kan vælges én bankkonto pr. Valuta, man ønsker at betale kreditor i.

Når feltet er udfyldt, vil denne konto automatisk blive valgt når der oprettes en kreditorbetaling i den pågældende valuta for denne kreditor.

3.3.2 Kreditor Bank – IBAN og SWIFT

Der er i PM 2.50 lavet en synkronisering af Kreditor Bank oplysningernes IBAN SWIFT felter og PM IBAN SWIFT. Dette vil synkronisere NAV tabellerne med PM tabellerne.

Det anbefales at denne synkronisering benyttes i alle Payment Management opsæt til start.



3.4 Køb betalingsoplysninger

På alle købsbilag kan der ses de betalingsoplysninger som er tilknyttet det enkelte købsdokument.

Ved registrering af købsbilag tilknyttes der betalingsoplysninger på baggrund af det du har opsat på Kreditors betalingsoplysninger og Kreditors betalingsmetode. Disse oplysninger kan naturligvis ændres i betalingsoplysningerne til købsbilaget og ved bogføring af købsbilaget overføres oplysningerne til Købsfakturaens betalingsoplysning. Dermed bliver betalingsoplysningerne tilpasset den enkelte faktura, når betalinger dannes i udbetalingskladden og består ikke bare af de generelle oplysninger fra kreditors betalingsoplysning.

Det er vigtigt at man er opmærksom på, at det er de rigtige betalingsoplysninger, man tilknytter på købsbilagene, da det altid er de betalingsoplysninger som står på det bogførte købsbilag, som bliver hentet frem i betalingsforslaget.

At ændre på kreditorens betalingsoplysninger, vil IKKE ændre på betalingsoplysningerne på det bogførte købsbilag, og dermed på de senere betalingsoplysninger i udbetalingskladden.

3.4.1 Formen Køb-betalingsoplysning

Generelt

På fanen ’Generelt’, bliver oplysningerne vedr. betalingsmetode og kreditorens navn etc. hentet frem. Disse oplysninger bliver naturligvis sjældent ændret på dette tidspunkt.

Advisering

På adviseringsfanen ser du alle adviseringerne på det respektive bilag. Afhængigt af hvilken betalingsmetode det er, kan’ Betalingsidentifikation’, ’Modtagerreference’, ’Manuel advisering’, ’Dokumentreference’ etc. blive udfyldt. Den lange advisering vil først blive opbygget, når man kører ’Lav Forslag’ i udbetalingskladden.

Til højre på fanen findes definitionerne, hvor du kan sætte op, hvorledes adviseringen skal opbygges. Opsætning af advis definitioner vil blive beskrevet i næste kapitel.

Betaling

På dette faneblad findes alle oplysninger vedr. bankkonto inklusiv konto og registreringsnummer. Desuden findes feltet Kreditornummer, hvor der skal tastes henholdsvis FIK nr. eller GIK nr., når der er tale om Indbetalingskort.

Desuden kan der også angives modkonto, som bestemmer hvilken konto betalingerne skal betales fra. Indholdet af dette felt vil også afgøre hvilke valideringsregler der vil blive brugt, hvis der ikke under opsætningen allerede er valgt en standard modkonto for den valuta der bliver brugt.

Udenrigshandel

Når der laves betalinger til udlandet, er fanen ’Udenrigshandel’ naturligvis vigtig at have udfyldt korrekt. Informationer om f.eks. Valuta og fordeling af omkostninger angives på dette faneblad.



3.4.2 Yderligere funktioner i Køb-betalingsoplysninger

Validering

Når betalingsoplysningerne udfyldes på købsbilaget, sker der samtidig en validering, af de data der er angivet. Valideringsreglerne er bankspecifikke, og det er bestemt i opsætningen eller på betalingsoplysningerne hvilken bank der skal valideres efter.

Det er også muligt at gå uden om valideringerne ved bogføring af købsbilag, hvis man har lyst til dette. Som standard er valideringen slået til.

Fjern krydset i ”Valider ved bogf. Af købsbilag, hvis man ikke ønsker at validere på dette tidspunkt.

Betalingsmetoder

Som standard vil man kunne se de betalingsmetoder, der er oprettet på kreditoren. Det er muligt at man i visse situationer skal bruge en anden metode. Eks Kontooverførsel - Straks. Enten oprettes den ønskede metode på kreditor eller der vælges mulighed for at vælge ej oprettede metoder vha opsætningen.

Dette gøres der under opsætningsvinduet i feltet ”Yderligere betalingsmetoder”.



4 Betalingsmetoder Dette kapitel omhandler basisopsætningen af betalingsmetoder samt grupper.

Betalingsmetoderne i Payment management er et opsæt der giver et stort antal af mulige betalingsmetoder.

Der er forskel mellem hvad de enkelte banker tilbyder, og derfor er der ligeledes forskel på hvad Payment Management understøtter af metoder for de enkelte banker.

Payment management kan som udgangspunkt de metoder banker tilbyder inden for normal kontooverførsel samt indbetalingskort samt almene udenlandske kontooverførsler.

Det anbefales at man bevarer det opsæt af betalingsmetoder / valideringer der indlæses vha bank opsætningsfilerne.

4.1 Betalingsmetodeoversigt

En af de grundlæggende ting i Payment Management er Betalingsmetodeoversigten. I den finder du alle betalingsmetoder, og hermed alle måder hvorpå en kreditor kan betales. I denne oversigt findes der flere forskellige niveauer, grupper etc. Alt dette vil blive behandlet i dette kapitel.

Kode

Som du kan se på ovenstående billede af betalingsmetodeoversigten, har hver betalingsmetode en unik kode.

Beskrivelse

Det er i Payment Management forsøgt at gøre det så nemt som muligt at finde den rigtige betalingsmetode, ved at give betalingsmetoderne så logiske navne som muligt. Det vil sige, at finde navne så tæt på de navne betalingsmetoderne har i bankernes betalingssystemer.

De generelle grupper af betalingsmetoder er:

• Kontooverførsel

• Check

• Indbetalingskort

Type

Feltet type i betalingsmetodeoversigten afgør om linjen er en betalingsmetode, eller en linje der bruges til gruppering af betalingsmetoderne. Betalingsmetodeoversigten er nemlig bygget op, så den er let overskuelig, meget nem at forstå og finde rundt i.



En linje i betalingsmetodeoversigten kan være én af disse 4 muligheder:

• Betalingsmetode

• Overskrift

• Fra Betalingsmetode (ved denne linje begynder grupperingen)

• Til betalingsmetode (ved denne linje slutter grupperingen) Aktiv

Feltet Aktiv afgør om den aktuelle betalingsmetode kan anvendes eller ej.

Man aktiverer og deaktiverer betalingsmetoden ved at vælge Ja/Nej i feltet Anvendes på bankkortet. Deaktiveres en betalingsmetode, betyder det, at koden ikke optræder på betalingsmetode-oversigten.

Hvis du deaktiverer en betalingsmetode, som allerede er benyttet på en betaling, vil valideringen af betalingen give en fejl I fejlloggen.

Betalingsmetode-gruppekode

Her er angivet hvilken betalingsmetode-gruppe betalingsmetoden er tilknyttet.

Betalingsmetode-grupper kan anvendes som en hjælp, når kreditor-betalingsoplysninger oprettes, da standardværdier på betalingsmetodegruppen overføres til tilsvarende felter på kreditor, når der tilknyttes en betalingsmetode til kreditor.

4.1.1 Statistik

På betalingsmetodeoversigt findes der statistik over de forskellige betalingsmetoder. Felterne ’Beløb’, ’Gebyr’, ’Antal betalinger’ og ’Antal samlebetalinger’ angiver det samlede beløb eller antal betalinger for den enkelte betalingsmetode. Dette kan bruges i forhandling med ens bank når der forhandles gebyrer.

Statistik for betalingsmetoden Kontooverførsel med kontoudtogs advis

4.1.2 Poster

Ved at trykke Poster, ses en oversigt over de poster der ligger på denne betalingsmetode. Det er både poster som er betalt, og poster der ligger klar til betaling.



Poster for betalingsmetoden Kontooverførsel med kontoudtogs advis.

Dette muliggør f.eks. hurtig dokumentation for, til hvad og af hvem dyre udenlandske betalinger er blevet anvendt.

4.1.3 Gebyrer

I menuen Naviger finder du også menupunktet ’Gebyrer’. Ved at gå ind under ’Gebyrer’, er det muligt at opsætte gebyr for den betalingsmetode du står på.

Først og fremmest skal der sættes op for hvilken bankkonto gebyret gælder for. Det er muligt at sætte forskellige gebyrer op for den samme betalingsmåde, på flere forskellige bankkonti.

Herefter indtaster du beløbet på gebyret pr. betaling. I ’Gebyr pct.’ Skal du indtaste gebyret i forhold til beløbets størrelse. Det er almindeligt, at der specielt på udenlandske betalinger, bliver taget gebyr i procent i forhold til beløbets størrelse. Hvis der er angivet beløb i feltet ’Gebyr’, lægges dette til ’Gebyr pct.’ efter at dette er udregnet.

Situationen er den samme med ’Min. Gebyr’. I forbindelse med betalinger til udlandet er det normalt, at der er et minimumsgebyr, som det altid vil koste at betale til udlandet. Beløbet er et minimum, dvs. overstiger de øvrige gebyrer dette minimum, vil minimum gebyr ikke blive benyttet.

Gebyret lægges til det samlede gebyr, som så vil kunne bestå af ’Gebyr’, ’Gebyr pct.’ og ’Min. Gebyr’.

Gebyrangivelsen påføres et separat felt på hver enkelt betalingspost og danner grundlag for gebyrstatistikken.

Der bogføres dog ikke noget nogen steder, da dette først bør ske ud fra den eksakte påligning fra banken. Faciliteten er først og fremmest ment til statistik og afstemning.

4.2 Opsætning af en betalingsmetodegruppe

Betalingsmetode-grupper kan anvendes som en hjælp, når kreditor-betalingsoplysninger oprettes. Standardværdier på betalingsmetode-gruppen overføres til de tilsvarende felter på kreditor betalingsoplysninger, når der tilknyttes en betalingsmetode til kreditoren.

Betalingsgruppe-formen har 2 faner. ’Generelt’ og ’Std. Værdier’. På ’Generelt’ fanen, skal du udfylde ’Kode’ og ’Beskrivelse’ for betalingsgruppen.

På næste faneblad, skal du udfylde de standard oplysninger, som skal tilknyttes kreditoren, når du tilknytter en betalingsmetode, fra denne betalingsmetodegruppe, på kreditoren.



Opsætning af betalingsmetode gruppe

Bank adviseringsdefinitionskode

Bank adviseringsdefinitionskoden fortæller hvorledes adviseringen, som sendes til modtager via banken, skal opbygges. Der er i 5.1 beskrevet hvordan man opsætter sine egne adviseringsdefinitioner.

Adviseringsmetode

PM håndterer følgende måder at advisere på.

• Bank, hvor advisering foregår via bank.

• E-mail, hvor der sendes en e-mail til modtageren.

• Udskrift, hvor du selv skriver advisering ud og sender til modtageren. Manuel adviseringsdefinitionskode

Når du har valgt ’udskrift’ i Adviseringsmetode, kan der vælges at advisere din kreditor via brev / e-mail manuelt.

BetalingsID definitionskode

Her kan du angive en kode til en maske, som angiver hvordan betalingsidentifikationen er opbygget på de bilag du modtager fra kreditor.

Payment benytter ’Betalingsid.-def.kode’ der automatisk udfylder betalings-ID i forbindelse med bogføring af købsbilag.

Afsenderadvis

Her kan du krydse af, hvis du vil have en kvittering fra banken, når betalingen er gennemført. Vær opmærksom på, at de fleste banker opkræver gebyr for denne service.



5 Advisering I dette kapitel vil primært vise hvordan der oprettes og benyttes adviseringsdefinitioner samt beskrive udenlandske advisbenævnelser:

5.1 Bank advis 5.2 Manuel advis 5.3 Betalingsdefinitioner (Betalingsid) 5.4 Udenlandske adviseringsbenævnelser

5.1 Bank advis

Når du sender betalinger til din kreditor, skal det selvfølgelig være muligt for denne at vide hvad betalingen dækker. Derfor sender man en/flere linjer tekst, med en elektronisk betaling. Dette kaldes advisering.

Der er i Payment Management lavet en del for at man automatisk kan opbygge sin advisering, og præcis med det indhold man vil have, ud fra de oplysninger som er registreret på posten. Det følgende kapitel vil indeholde beskrivelse af, hvordan man opbygger den automatiske advisering.

Modtager ref. maske

Der findes i banksektoren flere forskellige måder at advisere på. Først og fremmest er der den populært kaldet korte advisering, som er posteringsteksten på kreditorens kontoudtog.

Feltet for Modtager ref adviseringen kan normalt være 20 tegn lang (specificeret af bankernes format).

For visse svenske er den dog begrænset til 16 tegn, hvorfor der også findes en SE og en UK advisering.

Advis maske

Der findes naturligvis også en lang advisering, hvor det er muligt at specificere mere præcist hvad betalingen dækker. Denne advisering er normalt på 41 linjer, med 35 tegn på hver linje. Den lange advisering kan ses i adviseringsvinduet, som du finder på betalingsoplysningerne under knappen ’Betaling’.

Visse banker giver mulighed for at lave linjer af 70 karakterer. For at gøre brugen af PM så enkel som muligt er dette automatisk håndteret af systemet.

Under Administration=>Programopsætning=>Økonomistyring=>Betalingsformidling=>Advisering kan adviseringsdefinitionerne bygges op. De definitioner der laves under de enkelte punkter, vil være at finde på betalingsoplysningerne overalt i Payment Management. Såsom Kreditors betalingsoplysninger, betalingsoplysninger på købsbilag, betalingsoplysninger på poster i udbetalingskladden etc.

I dette vindue vedligeholdes advis definitioner.



At oprette en ny adviseringsmaske gøres enkelt ved at lave en definitions kode, og derefter en tilhørende beskrivelse. Efter dette, skal der tages stilling til, om den advisering som benyttes skal komprimeres. Komprimering af advis kan forklares på denne måde:

Eks. 1 Advis uden komprimering

Faktura 1 Faktura 2 Faktura 3 Faktura 4

Eks. 2 Komprimeret advis

Faktura 1 2 3 4

Dvs at der kan spares en del linjer i adviseringen, hvis de komprimeres, og derved kan du, hvis du har mange betalinger, måske undgå problemer med at have det hele med på en samlebetaling. Som standard er komprimeret altid slået til.

Opbygning af advis maske

Opbygningen af advis maske er ens, hvad enten det er til kort eller lang advis. Eneste forskel er at den lange advisering normalt indeholder lidt flere oplysninger.

For at lave en lang advis maske, skal du trykke på assistbutton helt til højre i Lang advis. Maske. Der vil nu komme en form op, hvor du kan vælge det første felt i adviseringen. Hvis adviseringen skal sammensættes af flere felter/oplysninger, følger du bare samme procedure.

Liste over felter som kan benyttes i advis definition. Bare markér feltet, og tryk på OK.

Vær opmærksom på at du manuelt kan taste i advismasken, så du evt. Kan indsætte mellemrum eller en fast tekst.

Hvis du trykker på Assistedit (knappen med en pil op), kan du for hvert felt du har indsat, sætte nogle præferencer op for dette.

I dette vindue sættes forskellige kriterier op for de felter der findes i advis definitionen

Antal positioner: Her kan du angive hvor mange positioner i adviseringen indholdet af dette felt skal fylde.

Foranstilles: Her kan du angive et tegn som skal foranstilles, indtil der er udfyldt med det antal tegn som du har tilladt i Antal positioner.

Efterstilles: Her kan du angive et tegn som skal efterstilles, indtil der er udfyldt med det antal tegn som du har tilladt i Antal positioner.



Læg mærke til at der nederst på den første form bliver opbygget et eksempel på adviseringen, så du kan se hvordan adviseringen vil se ud.

5.2 Manuel advis

Hvis man har lyst til at sende adviseringer manuelt, det kunne f.eks. være via brev eller via e-mail, kan dette også foregå fra Payment Management. I dette afsnit vil der blive beskrevet hvordan du opbygger sådan en manuel advisering.

Der vil i næste afsnit blive beskrevet hvordan disse adviseringer udskrives i forbindelse med overførsel af betalinger etc.

Under Afdelinger=>Opsætning=>Programopsætning=>Økonomistyring=>Betalingsformidling=> Advisering finder du Manuelle advis. definitioner, hvor man kan opbygge de manuelle adviseringsskabeloner.

I dette vindue vedligeholder du manuelle advis definitioner.

Kode og Beskrivelse

Øverst på formen udfyldes en Kode og Beskrivelse, for at give definitionen et navn.

E-mail emne maske

Angivelse af maske for emne (Subject) i en evt. mail man vil have Payment Management til at generere.

Klik ’AssistButton’ til højre i for at feltet se hvilke felter masken kan opbygges af.

Det er naturligvis også muligt at skrive en fast tekst, eller kombinere begge muligheder.

Manuel advis. ref. maske

Her opbygger man den tekst, som ønskes brugt som reference til den manuelle advisering.



Referencen til adviseringen sendes via banken til modtageren, hvis advisering kræves af banken. Man sikrer sig således at kreditor har mulighed for at se, at betalingen også er kommet frem, som det også fremgik af den manuelle advisering.

Klik på ’AssistButton’ til højre i feltet for at se de felter, der kan indsættes.

Herudover kan man frit indskrive tekst.

Filformat

Der understøttes 3 formater.

• Tekst

Gør at adviseringen blive sendt i tekstform.

• HTML

Anbefalet. Gør at adviseringen blive sendt HTML format.

• XML

Hvis man vælger XML-formatet, kan det give mulighed for modtager at indlæse filen i deres økonomisystem. Dette kan for modtageren kræve konverteringsprogram.

Type

Tryk på ’AssistButton’ knappen for at vælge typen, der kan have følgende værdier: Hoved eller Bund.

Adviseringen, der når ud til betalingsmodtager er bygget op som følger:

• Hoved

• Et vilkårligt antal adviseringslinjer

• Bund

Brugeren har indflydelse på Hoved og Bund. Opbygningen af adviseringslinjerne sker på baggrund af Manuel advis ref. Maske.

Formatering

Formateringen angiver om linjen skal være med normal eller fed skrift. Den fede skrift kan eks bruges som overskriftslinje.

Maske

Dette felt er som alle de andre steder, hvor man opbygger adviseringer. Der vælges de felter, der skal være på linjerne, og der kan naturligvis også bruges fast tekst.

5.3 Betalingsdefinitioner (Betalings-ID)

Når du modtager en faktura med et indbetalingskort påtrykt, står der for neden på disse indbetalingskort et betalings-ID. Dette betalings-ID er normalt opbygget af nogle oplysninger, som i forvejen kendes af dig, eller står på fakturaen. På baggrund af disse oplysninger er det muligt for Payment Management selv at finde ud af, hvad der står i Betalings-ID’et, og selv udfylde feltet, så du er fri for det.

For eksempel kunne et betalings-ID være opbygget af ”vores kundenr. hos kreditor” efterfulgt af fakturanr. Dette er to oplysninger, som Payment Management kender, og det vil derfor være muligt at udfylde automatisk.

Under Betalingsdefinitioner i Opsætning, Advisering, kan du opbygge BetalingsID definitioner.

Opbygningen af Betalings-ID foregår på nøjagtig samme måde som de andre adviseringsskabeloner.

Du giver definitionen en kode, en beskrivelse, og så danner du masken, nøjagtig som beskrevet tidligere ved de andre adviseringsmuligheder.

Og som de andre adviseringer, kan du også opbygge BetalingsID med antal positioner, foranstillede og efterstillede karakterer.



I dette vindue styres indholdet i Betalings ID.

Tekst

I feltet Tekst, står der hvilke felter der findes i Betalings-ID’et. Hver af disse felter, kan hver især sættes op ved at udfylde de 3 næste felter.

Antal positioner

Her angives hvor mange positioner dette felt må fylde i BetalingsID’et.

Foranstilles

Her angives hvilke tegn der skal foranstilles, hvis feltet ikke har den længde som er sat i Antal positioner.

Efterstilles

Her angives hvilke tegn der skal efterstilles, hvis feltet ikke har den længde som er sat i Antal positioner.

5.3.1 Eksempel på betalings Id Maske

Der modtages en faktura.

Øverst på fakturaen står konto nr./kunde nr. : 244 811 744

Faktura nr. : 15

Betalings-ID’et på indbetalingskortet, ser således ud:

024481174400151

Så skal betalings-ID definitionen bygges således op:



Feltnavn Antal tegn Foranstilles Efterstilles

Vores Konto nr. 10 0

Faktura nr. 4 0

Modulus 10 kontrolciffer 1(Skal ikke angives)

Det sidste Modulus 10 kontrolciffer, er et tegn, som automatisk genereres, så betalings-ID’et overholder modulus 10, ellers vil det ikke blive accepteret af Nets / bankens betalingssystem.

5.4 Udenlandske advisbenævnelser

De oprettede advisbenævnelser bruges til at oversætte de danske betegnelser for faktura, kreditnota, rykker, rentenota samt betaling og vores kontonr. til et vilkårligt sprog.

Payment Management vil så via kreditors sprogkode oversætte advis til det angivne sprog.

Som standard er Payment Management udbygget med engelsk og tysk oversættelse, men der kan oprettes advisbenævnelser for alle de sprogkoder der er behov for.

I dette vindue vedligeholdes de udenlandske advisbenævnelser. Det er muligt selv at oprette nye benævnelser, og de vil blive aktiveret, efter kreditorens sprogkode.



6 Betalinger

6.1 Lav forslag (Udbetalingskladde PM)

De foregående registreringer bl.a. på kreditorer og på købsbilag, skal nu danne grundlag for betalingsforslaget.

Efter installation af Payment Management vil der normalt være 2 udbetalingskladder. En til elektroniske betalinger, og en standard udbetalingskladde. PM benytter kladden der er markeret til Elektroniske Betalinger.

Før en Udbetalingskladde kan bruges til Elektroniske betalinger, skal den oprettes som Kladdetype, evt gennem PM opsætningsguiden.

Dette kan også gøres under Afdeling, Økonomistyring, Opsætning, Kladdetyper, hvor der skal sættes et kryds i kolonnen Elektroniske Betalinger.

I udbetalingskladden hentes der via et betalingsforslag poster frem, som kan betales.

De fleste af udbetalingskladdefelterne er standard i Navision, og vil derfor ikke blive beskrevet. Fejlretning på poster etc. vil komme i afsnittet Betalingsoversigt.

6.1.1 Betalingsforslagsopsætning

Udbetalingskladden bruges til at lave forslag på forfaldne betalinger, evt tilrette betalingsoplysninger mv.

Udbetalingsforslaget kan opsættes efter en række kriterier, der er faste hver gang der dannes en udbetalingskladde. Det er muligt at have flere udbetalingskladder, evt en pr valuta eller en pr bankkonto der betaler fra eller hvad man måtte ønske. For mange vil det dog være en fint at have alle betalinger i samme kladde. Samme kladde kan håndtere flere banker samt valuta m.v.

Til udbetalingskladden findes et opsætningsvindue, hvor de normalt anvendte parametre for dannelse af udbetalingsforslag i denne kladde kan angives.

Bl.a. kan det angives, om der ønskes udnyttelse af evt. kontantrabat og om betalinger for de enkelte kreditorer skal samles.

Sidste betalingsdatoformel

Når du laver et betalingsforslag, skal du angive Sidste betalingsdato, for de poster der skal med i forslaget.

Dette felt giver dig mulighed for selv at indtaste en datoformel, som vil blive anvendt ved beregning af Sidste

betalingsdato, når du laver et forslag.



Hvis du f.eks. vil medtage betalinger der forfalder 16 dage frem i tiden, skriver du 16D og programmet vil så selv beregne Sidste betalingsdato ud fra denne.

Find kontantrabatter

Markering af dette felt bevirker, at programmet finder de kontantrabatter, hvor kontantrabatdato ligger indenfor sidste betalingsdato. Programmet vil sammenligne kontantrabat %, med den aktuelle bankkontos Interne rentesats, og foretage rentabilitetsberegning. Der vil kun blive aktiveret kontantrabat frem til kontantrabatdatoen, hvis det kan betale sig at rykke betalingsdatoen frem.

Sammenfat pr. Kreditor

Markering af dette felt, bevirker, at de betalinger, hvor der er tilladt samlebetaling, på Kreditor-betalings oplysninger eller Kred./betalingsmetode at samle betalingerne, vil blive samlet.

Bemærk

Det afhænger af den valgte bankcentral om det er muligt at samle betalingerne på de forskellige betalingsmetoder.

Bogføringsdatoformel

I dette felt kan du indtaste en datoformel, hvis du ønsker at benytte en fast bogføringsdato (f.eks. dags dato + 16 dage, 16D) når der genereres betalinger.

Hvis feltet ikke udfyldes, vil der ikke blive brugt fast bogføringsdato, hvor programmet så vil benytte forfaldsdato som bogføringsdato.

Krævet bogføringsstatus

Dette felt angiver, hvornår man må have lov af bogføre poster. Feltet kan med fordel benyttes, hvis man samtidig har bestilt status meddelelser fra banken.

For Webservice kan det anbefales at status sættes til ”Betalt”, således at Navision viser et reelt billede af det faktisk gennemførte i banken.

Nyt bilagsnr. pr.

Dette felt angiver hvordan bilagsnr. tildeles linjer i udbetalingskladden, når der dannes betalingsforslag eller man efterfølgende udfører funktionen

Renummerér bilagsnr.. Bilagsnr. kan nummereres på følgende vis:

• Udbetalingskladde: Der anvendes samme bilagsnr. i hele udbetalingskladden.

• Linje : Bilagsnr. er fortløbende med skift pr. linje i udbetalingskladden.

• Kreditor : Der skiftes Bilagsnr. hver gang Kreditornr. skifter i udbetalingskladden eller valutakoden skifter for den enkelte kreditor.

Anvend kred. bet. opl.

Anvend kreditor betalingsoplysninger Her kan du angive hvorvidt betalingsoplysningerne skal tages fra det bogførte købsbilag, eller direkte fra kreditoren. Dette kan være hensigtsmæssigt, hvis du f.eks. har ændret på betalingsoplysningerne på kreditoren, efter at have bogført købsbilag.

• Rettede - Tager oplysninger fra kreditorens betalingsoplysninger, hvis der er ændret på disse, efter bilaget er bogført.

• Altid - Tager altid oplysninger direkte fra kreditors betalingsoplysninger.



• Blank - Tager altid oplysninger fra det bogførte købsbilag, hvis dette indeholder betalingsoplysninger. Ellers tages oplysninger fra kreditors betalingsoplysninger.

Beskrivelse maske

Her angiver du hvordan feltet Beskrivelse skal udfyldes, når du lavet et betalingsforslag. Tryk F6, for at se en liste over de felter der kan angives i masken. Der er mulighed for at angive en specifik maske hvis dette ønskes. Beskrivelsen i kladden er data som alene ses i NAV. Sendes ikke til bank / kreditor.

Bankbetalingstype

Hvis du bruger en bankkonto som modkontotype, kan du vælge den bankbetalingstype (checktype), du ønsker at bruge. For at se de modkontotyper, der findes, skal du klikke på ’AssistButton’.

Gentagelseskladdetypenavn

Her angives gentagelseskladdetypenavn på den gentagelseskladde der ønskes brugt, når der laves forslag ved brug af kørslen ’Lav betalingsforslag’.

Hvis man har gentagne betalinger, kan man oprette disse i en gentagelseskladde. Når man laver betalingsforslaget, vil programmet fortælle, at der ligger linjer i gentagelseskladden, som skal bogføres.

Gentagelseskladdenavn

Her angives gentagelseskladdenavn på den gentagelseskladde der ønskes brugt når der laves forslag ved brug af kørslen ’Lav kred.-betalingsforslag PM’.

Gebyrkonto

Her kan du angive den konto, der skal oprettes som gebyrkonto, i forbindelse med valutaafregning.

Funktionen ’Opret Gebyr’, indsætter en linje i Udbetalingskladden, med den angivne konto som Kontonummer.

Opret Negative beløb

Afkryds dette felt, hvis du vil have oprettet linjer for kreditoren i udbetalingsforslaget, på trods af at kreditor i praksis skylder dig penge. Dvs. hvis beløb på kreditnotaer overstiger beløbene på fakturaer der skal betales, vil der ved afkrydsning af dette felt, blive oprettet linjer i udbetalingsforslaget.

Hvis feltet ikke afkrydses, vil forslaget ikke oprette nogle linjer til kreditor.

Ignorer tidligere udligning

Afkryds dette felt, hvis du ønsker at Betalingsforslaget skal medtage poster som allerede er udlignet.

Det vil sige at posten kan ligge i en anden kladde i forvejen.



6.2 Lav Forslag

Lav Forslag genererer linjer i kladden ud fra den valgte opsætning

Her foretages betalingsforslaget, fanebladene kan afgrænse til de ønskede betalinger.

På fanen Indstillinger, sætter du Sidste betalingsdato, Bogføringsdato og Start bilagsnr. op. Der kan angives om forslaget skal gøre brug af kontantrabat, og om forslaget skal samle betalingerne.

På fanebladet Kreditor Betalingsgruppe kan der afgrænses på betalingsgruppe(r), men også her er hele betalingsgruppe tabellen mulig af afgrænse på.

På fanebladet Betalingsmetode, kan du afgrænse på betalingsmetode(r), men også her er hele betalingsmetode tabellen mulig af afgrænse på.

Fanebladet, Kreditor, kan afgrænse på kreditorer, og alle felter i Kreditor tabellen, eks valutakode.

6.3 Samlebetalinger

Efter du har kørt Lav forslag, er det også muligt at samle betalinger manuelt såfremt de ikke allerede er samlet. Der blev i et tidligere kapitel beskrevet hvordan man opsatte kriterierne for at betalingerne blev samlet. (Afsnit 3.2).

Fordelen ved at bruge samlebetalinger, er bl.a. at spare gebyrer på de betalingsmetoder du betaler for at sende. Det er især på udenlandske overførsler, at der kan være penge at spare.

Analyse

Hvis du har to eller flere betalinger du ønsker at samle, eller finde ud af hvorfor de ikke er blevet samlet, efter betalingsforslaget er lavet, kan du markere de linjer der ønskes samlet. Derefter er det muligt først at checke om betalingerne kan samles. Dette gøres ved at benytte Samlebetalingsanalysen. Tryk på knappen ’Naviger’, ’Samlebetaling’, ’Analyse’, Når du har kørt analysen, vil du få en form frem, hvor resultatet står. Hvis der er komplikationer, kan du vælge at se bort fra enkelte betalinger, rette i din samlebetalingsopsætning, eller rette på betalingsoplysningerne. Når alt er i orden, vil du få en form, efter du endnu engang har kørt analysen, hvor der står ”Der er ingen problemer med samlebetaling af afmærkede linjer.”



Sådan foretages samlebetalingsanalyse. På billedet markeres de 3 betalinger som ønskes samlet, og derefter trykker på knappen Analyse.

Lav samlebetaling

Når du skal samle betalingerne, markerer du de ønskede linjer, og såfremt at alle krav er opfyldt fra Samlebetalingsopsætning, samlebetaling er tilladt på kreditor og betalingsmetoden, vil betalingerne blive samlet til en enkelt linje i Udbetalingskladden.

Denne fremgangsmåde benyttes dog kun hvis du ikke har valgt ’ja’ til samlebetaling i opsætningen, eller hvis opsætningen på anden vis ikke har resulteret i en automatisk samling ifm. dannelsen af betalingsforslaget.

Samtidig vil adviseringen naturligvis også blive samlet, og her kan det måske være en fordel på forhånd at have valgt ’Komprimér advis’, så adviseringen ikke overskrider de tilladte antal linjer.

Efter betalingerne er samlet, fortsætter du som du altid ville have gjort.

OBS: Det er ikke muligt at samle betalingstyper hvor der anvendes kort advisering. Dette gør der fx i Betalingsmetode 1110100. Benyt i stedet Betalingsmetode 1110200.

6.4 Betalingsprioritet

Når du har lavet dit betalingsforslag, og har adskillige poster liggende til betaling, kan det i mange tilfælde være nødvendigt at skulle prioritere disse betalinger af den ene eller anden grund. Det kunne være manglende likviditet etc.

Gå i menuen Naviger=>Betaling=>Betalingsprioritering for at komme ind i Betalings-prioritering.

Betalingsprioritets vindue

På denne form vil der blive vist alle de linjer, der findes i udbetalingskladden. Læg mærke til kolonnen yderst til venstre, ’Betal’, som viser om denne betaling skal betales eller ej.

Der er flere forskellige værktøjer at bruge, når man skal prioritere hvilke betalinger, der skal betales - både manuelle og automatiske. Disse muligheder vil blive beskrevet følgende.



6.4.1 Beløb til rådighed

Hvis der er problemer med likviditet, kan ’Beløb til rådighed’ være en god hjælp til at få prioriteret betalingerne, så de ”rigtige” bliver betalt.

Tryk på knappen ’Handlinger’, ’Beløb til rådighed’

Betalingsprioriteringsvinduet. Her angives bl.a. beløb til rådighed.

Øverst på formen ser du feltet ’Anvend kreditorprioritet’. Hvis det krydses af, vil Payment Management prioritere de kreditorer med højeste prioritet først. Prioritet sættes op på fanen ’Betaling’ på kreditor kortet. Hvis man ikke anvender kreditorprioritet, vil prioriteringen foregå via kreditornummer.

Herudover er ’Beløb til rådighed’ det eneste felt du skal/kan udfylde på denne form. Når det er udfyldt trykker du på ’OK’, og Payment Management vil vælge at betale så mange betalinger som muligt indenfor det beløb der er afsat. Som sagt kan den sortere via ’Kreditor prioritet’, eller ’Kreditornummer’.

I feltet ’Udfør’ angives om der skal tjekkes for beløb på denne konto. Fjernes markeringen benytter systemet ingen beløbsgrænse i prioriteringen for denne konto.

Det er naturligvis stadig muligt at ændre denne prioritering, ved blot at fjerne, eller sætte et kryds i kolonnen ’Betal’, yderst til venstre. Samtidig kan du holde øje med beløbet nederst på formen. Her finder du både beløbet i hele forslaget, og det samlede beløb for de poster der er sat til at skulle betales.

6.4.2 Vælg / fravælg betalinger

I menuen findes Vælg/fravælg betalinger. Her er det andet værktøj til betalingsprioritering.



I dette vindue kan du vælge/fravælge betalinger.

Til at starte med skal man vælge om man vil betale, eller ikke betale. Derefter kan der afgrænses.

Aktuel linje

Afgrænser til den linje du stod på, da du klikkede dig ind på Vælg/fravælg betalinger.

Samtlige linjer

Afgrænser til samtlige linjer i betalingsforslaget.

Kreditor

Afgrænser til alle poster med samme kreditor som på den aktuelle linje.

Modkonto

Afgrænser til alle poster med samme modkonto som den aktuelle linje.

6.5 Opret gebyr

Med denne funktion kan du håndtere afregning af valutabetalinger i Udbetalingskladden før betalingen bogføres; et alternativ til at bogføre betalingen til den forventede kurs og bogføre kursdifferencer og gebyrer efterfølgende.

Der skal angives en konto i Betalingsforslag, Opsætning i Udbetalingskladden.

Betalingen skal have status ’Sendt’ før funktionen kan kaldes og funktionen kan ikke bruges på valutakonti.

Når den endelige afregning kommer fra banken kan afregningsbeløbet angives i feltet ’Nyt beløb’ og pålignet gebyr i feltet ’Gebyr’.

Hvis der er angivet et gebyr på den anvendte betalingsmetode vil dette tal blive foreslået i feltet, når formen åbnes. Gebyrbeløb angives enten i ’Betalingsmetodeoversigten’ under opsætning eller på Bankkontoen.

Efter indtastning opdateres afregningskursen og der oprettes en gebyrlinje på den opsatte gebyrkonto.

6.6 Betalingsoversigten – Selve betalingsfil udlæsningen

Når der oprettes betalinger i Udbetalingskladden, bliver der samtidig oprettet en betaling i Betalingsoversigten. Modsat hvis en betaling slettes bliver den naturligvis også fjernet i Betalingsoversigten.

Dvs. Når alt er ordnet i Udbetalingskladden, herunder prioritering, samle betaling etc. er det tid til at behandle betalingerne.



Bemærk kladdens felt ’Status’ yderst til venstre. I det felt skal der gerne stå ’Valid’. Hvis der står ’Valid’ kan betalingen gennemføres uden flere tilføjelser.

Validér

Når du vælger funktionen ’Validér’ kontrolleres betalingerne med udgangspunkt i den bankcentral, man har valgt at sende dem fra og hvis der ikke er fejl sættes status til ’Valid’. Hvis der er fejl i betalinger sættes status til ’Fejl’.

Validering af betalinger sker løbende når der ændres i betalingen, inden betalingen godkendes. Derfor er det ikke nødvendigt at udføre denne funktion manuelt, med mindre der ændres i forudsætningerne for validering. Det kunne være stamoplysninger på modkontoen eller valideringsregler der ændres.

Godkend (Godkend og Send)

Når betalingerne har status ’Valid’, er det muligt at godkende posterne. Det er derefter muligt at sende godkendte betalinger.

Send

Når du sender en betaling, får du et vindue op der fortæller dig hvilken bank(er) du udlæser betalinger til. Derefter udlæses en betalingsfil i bankens format. Filen lægges i det bibliotek du har angivet under ’Bank’ i opsætningsmenuen.

Kort

Dette kort viser betalingsoplysningerne på betalingen. Hvis der skal rettes på betalingen, skal det gøres her. Du vil til enhver tid kunne se status og i fejl loggen, om det du retter er i orden. Hvis oplysningerne er i orden, er status ’Valid’.

Alle felterne på Betalingsoplysningerne er beskrevet under Kreditor Betalingsoplysninger.

Advisering

Dette er vinduet hvor du finder den lange advisering. Det er naturligvis muligt at ændre adviseringen, og indtaste præcis hvad man har lyst til, inden for de grænser der er på betalingsmetoden.

I adviseringsvinduet kan du altid opbygge adviseringen igen, hvis du har ændret, eller slettet den advisering der lå i forvejen. Bare tryk på Opbyg adviseringslinjer.

Bemærkning

I vinduet ’Bemærkning’ vises intern bemærkning til betalingen. Her kan du selv tilføje bemærkninger til betalingen.

Fejllog

Når der i Status står ’Fejl’, skal du kigge i fejlloggen, for at se hvad problemet er. Dog er det også muligt at udskrive en kontrolliste fra Udbetalingskladden. Denne indeholder alle fejl fra alle posterne i kladden. Derefter retter du de forskellige fejl på betalingen, og fejlloggen vil igen blive tom, når alle fejl er rettet.



For at rette en fejl, går man ind på betalingsoplysningerne til betalingen, og retter fejlen. Det er naturligvis også vigtigt at sørge for evt. at rette fejlen på kreditoren, så den ikke opstår næste gang der skal overføres betalinger.

Historik

I Betalingshistorik kan du se historikken over den enkelte betaling. Det vil sige hvad der er sket med betalingen siden den blev oprettet i udbetalingskladden.

Betalingshistorik, hvor du kan se hvad der er sket med betalingen efter den blev oprettet.

Statistik

I vinduet ’Statistik’ vises statistik for betalingsposter.

Her kan du se statistik for betalingsmetoder. Statistikken viser Antal betalinger pr. Metode, Antal samlebetalinger, Beløb og eventuelt Gebyr på betalingen.

Som udgangspunkt er alle betalinger på den enkelte betalingsmetode repræsenteret. Dvs. også eventuelle betalinger man har liggende i Udbetalingskladden og som endnu ikke er færdigbehandlet.

Poster

Når du vælger Poster får du adgang til disse menupunkter:

• Kreditorpost

• Bankpost

• Betalingspost-prokurapost

• Finanspost

Under hver af disse punkter, vil du kunne finde relaterede poster til den betaling du står på i øjeblikket.

Dimensioner

Benyt evt. Navisions standard hjælpefunktion, for at få forklaret Dimensioner.

Prokura

Når du vælger ’Prokura’ får du adgang til disse menupunkter:

• Betalingspost-prokurapost

Når der på en bankkonto er opsat prokuraregler, dannes der på en betalingspost prokuraposter, når en godkendelse finder sted. På den enkelte betalingspost kan man se prokura-poster som indeholder oplysninger omkring, hvem der har godkendt og med hvilken procent-andel.



Hvis en betalingspost har status ’Delvis godkendt’ så er der prokuraregler på bankkontoen. På betalingen kan man se hvilke brugere der skal godkende næste gang. Disse brugere findes dynamisk ud fra prokuraopsætning og prokuraposter.

• Vis mulig prokurist

Når du vælger ’Vis mulig prokurist’, ser du mulige prokurister oprettet i tabellen Bank-prokurabruger, som kan findes via bankkontoen.

Sæt status

’Sæt status’ bruges til at ændre status for en betaling eller alle betalinger. Den nye status og hvilke betalinger den skal gælde for angives. Betalingen eller betalingerne vil efterfølgende have den nye status.

Lav manuel advis

Hvis du har valgt at benytte manuel advis, skal du klikke på dette punkt, og advis vil blive dannet. Det kan være en e-mail, eller en udskrift. Adviseringen er bygget op af den adviseringsdefinition, der tidligere blev sat op på kreditoren.

Stort set er alt hvad man skal gøre i Betalingsoversigten, er at sørge for at alle betalinger er valide. Hvis de ikke er, skal man få rettet de fejl der står i fejlloggen, og derefter skal betalingerne godkendes og sendes.

6.7 Bankhelligdage

I Payment Management har vi registreret alle bankhelligdage i Danmark. Bankhelligdage bruges til at styre, at betalinger ikke foreslås til betaling på bankhelligdage. Desuden tages der også højde for bankhelligdage, når kontantrabat regnes ud, hvis dette er valgt i opsætningen.

Det er naturligvis også muligt at indtaste egne dage, hvorpå man ikke vil lave betalinger.

PM indeholder bank helligdage for DK, DE, FI, GB, NO, SE frem til år 2025. Helligdage indlæses via opsætningsfilerne.



7 Payment Management Indbetalinger Dette kapitel beskriver hvordan du anvender indbetalingsdelen i Payment Management.

For at anvende Indbetalingsdelen i Payment Management, er det nødvendigt at medsende et indbetalingskort, når der sendes fakturaer, Rykkere, Rentenotaer eller kontoudtog til debitorerne. Når debitorerne betaler med dette indbetalingskort, kan du hente oplysningerne om indbetalingerne via dit bankbetalingsprogram og derefter indlæse og bogføre dem i Payment Managements indbetalingsdel.

Kapitlet indeholder følgende afsnit:

9.1 Sådan bruges Fælles/Giro Indbetalingskort 9.2 indlæsning af FIK/GIK Indbetalinger

7.1 Sådan bruges Fælles/Giro Indbetalingskort

For at Payment Management kan bruges til indbetalinger, skal systemet kunne modtage elektroniske adviseringer om modtagne betalinger fra banken. Inden disse oplysninger kan hentes skal virksomheden:

• Tilmeldes Det Fælles Indbetalingssystem.

• Have aftalt med din bank, at du kan modtage indbetalingsoplysningerne via dit bank betalingsprogram.

• Fakturere med Fælles Indbetalingskort FI-kort, kortart 71, 73 eller 75), eller med Giro indbetalingskort (GI-kort). Alternativt angive kortart, betalingsID og kreditorNr. på fakturaen, hvis kunden altid anvender et bankbetalingsprogram til håndtering af betalinger.

• Indbetalingerne skal være foretaget med FI eller Giro indbetalingskort eller på baggrund af oplysninger på disse.

Du kan bruge FI kort på fakturaer, rykkermeddelelser, rentenotaer og kontoudtog.

7.1.1 Fælles/Giro Indbetalingskort

Før du kan fakturere med FI-kort, skal du som allerede nævnt via dit pengeinstitut tilsluttes Det Fælles Indbetalingssystem. Her vil du så blive tildelt et kreditornummer (FIK nummer). Hvis du derimod anvender GI-kort, skal du via BG Bank have tilladelse til at fremstille giroindbetalingskort.

Når du skal udsende FI/GI-kort, er det vigtigt at overholde de regler, der er for FI/GI-kort, da der ellers opkræves et gebyr ved brug af kortet. Derfor skal dine FI-/GI kort godkendes, inden du tager dem i brug.

FI/GI-kortet består af en hoveddel og en kvittering. På hoveddelen står beløbsmodtageroplysninger, indbetaleroplysninger samt de oplysninger banken i øvrigt skal bruge for at kunne overføre betalingen. Sidstnævnte skal være identiske med oplysningerne på OCR-linjen nederst på hoveddelen.

Opbygningen af en indbetalingskort



7.1.2 Sådan opsættes FIK/GIK stamoplysninger

Da programmet skal bruge dit FIK/Giro-nummer samt Kortart på FIK/GIK skal angives i Payment Management. Dette gøres under Betalingsopsætning.

På denne form skal du indtaste dit FIK/GIRO nummer, som skal bruges på faktura, kontoudtog etc.

De medfølgende rapporter understøtter kortart 71, 73 og 75.

7.1.3 Sådan er OCR-linjen på FIK/GIK-kortet opbygget

Når en debitor har indbetalt med et FIK/GIK-kort, er FIK/GIK-kortets betalings-ID (OCR-linjen) det man bruger til at identificere indbetalingen med.

• På en faktura vil betalingsid’et være opbygget på følgende måde: Fakturanummer + 0 + checkciffer.

På kontoudtog, rykkermeddelelse og rentenota er 0 afløst af henholdsvis 1, 2 og 3.

Denne opbygning af betalings-ID’en gør det muligt at udligne debitorposterne med indbetalingen automatisk.

Hvis man eksempelvis har et betalings ID, der ser sådan ud 123456005432105, hvor de første seks cifre er debitornr., de næste syv cifre er bilagsnr., det andet sidste ciffer er bilagstypen og det sidste er Modulus kontrolciffer (mandatory som sidste ciffer), så vi masken se ud på følgende måde:

AAAAAAXXBBBBBCD

Du er nu klar til at udskrive FIK/GIK-fakturaer og kontoudtog. Mere om dette i næste afsnit.

7.1.4 Udskrivning af FI-kort

Når der udskrives faktura, rentenota, rykkermeddelelse og kontoudtog, skal man kunne vælge udskrifterne under menupunktet Dokumenter i menuen Salg.

Hvis du f.eks. vil bruge rapporten ’ Faktura PM m/FI-kort ’ som standardudskrift ved bogføring og under bogførte fakturaer, gør du følgende:

• Vælg Afdelinger=>Opsætning=>Programopsætning=>Salg & Marketing=>Salg=>Rapportvalg - Salg.

• Klik på ’AssistButton’ i feltet ’Rapporttype’, og vælg ’Faktura’.

• Klik på feltet ’Rapport-ID’, og klik på ’AssistButton’.



• Klik på ’Faktura PM m/FI-kort’, og klik på OK.

Du er nu klar til at bruge Payment Management Indbetalinger med FI-kort på dine fakturaer.

7.2 Indlæsning af FIK/GIK Indbetalinger

Før du kan indlæse FIK/GIK-Indbetalinger i Payment Management, skal du hente FIK/GIK-indbetalingsfilerne med dit bank betalingssystem.

I Payment Management skal du have oprettet den bankkonto, indbetalingerne er indsat på - modkontoen for indbetalingerne. For at du kan bruge din bankkonto til indbetalingshåndtering, skal du udfylde felterne Bankregistreringsnr. og Bankkontonr.

Når du skal hente filer fra banken med bankens betalingssystem, er der forskellige måder at gøre det på, afhængigt af, hvilket betalingssystem du anvender. Det du skal være opmærksom på er, at udlæsningen skal ske i fast format. For GIK indbetalinger gælder, at de skal udlæses I PBS format. Payment Management understøtter følgende filformater:

• Det fælles indbetalingsformat – PBS formatet(DK)

• OCRgiro (NO)

• Indbetaliningsservice OCR (SE)

• BGMAX (SE)

I feltet ’Evt. Beskrivelse’ kan der indsættes en beskrivelse til kladdeteksten. Hvis der ikke angives en beskrivelse, vil programmet indsætte debitorens navn.

I ’Ingen udligning på debitorer med udligningsmetode = Saldo’ skal der sættes et hak, hvis debitorer hvorpå der anvendes saldometode ikke skal udlignes automatisk.

I ’Samling af modkonto pr. dag’ skal der sættes et hak, hvis der ønskes en samlet modpostering på bankkontoen pr. dag.

Når felterne er udfyldt klikkes der på ’OK og indbetalingslinjerne indlæses:

Afhængigt af om der er valgt at samle modkonto pr. dag, vil der enten blive dannet en bankpostering pr. linje eller blive oprettet en bankpostering pr. dag.



Bilagsnummeret udfyldes automatisk af kørslen med det næste ledige nummer i nummerserien for de kladdenavne, der hører til indbetalingskladden. Bilagsnummeret er det nummer, der står på den første indbetalingskladdelinje. De efterfølgende kladdelinjer bliver nummereret fortløbende. Du kan dog også udfylde feltet manuelt.

Payment management understøtter for de 4 formater at der angives en Betalings ID maske i

7.2.1 Kontrol af FIK/GIK filen

For at gennemføre en kontrol af FIK/GIK-filen gøres følgende:

Klik på knappen ’Kontroller FIK/GIK fil’.

Fra dette vindue kan indbetalingsfilen kontrolleres

Indtast navnet på den fil, der skal kontrolleres, og vælg derefter udskrivning på skærm eller printer.

Rapporten kontrollerer, om FIK/GIK-filen er i det rigtige format og om den bankkonto, beløbene er indsat på, er oprettet i Navision. Endvidere tjekkes det om den pågældende dokumentreference I form af en kontoudtogslinje, rykkermeddelelse, rentenota eller faktura findes, samt om det indbetalte stemmer overens med det fordrede.

Hvis FIK/GIK-filen er i det rigtige format, vil du altid kunne indlæse FIK/GIK betalingerne i din indbetalingskladde, uanset om bankkonto, debitor eller faktura ikke kunne findes.

Efter at du har indlæst indbetalingerne, kan du tilføje eventuelt manglende oplysninger, inden du bogfører indbetalingerne.

7.2.2 Manuel udligning af indbetalinger

Alle indbetalinger hvor debitor nr. eller fakturanummer findes bliver normalt påført et udlignings-ID, når de bliver indlæst i indbetalingskladden. De eneste tilfælde hvor ID ikke bliver indsat er:

• Hvis debitor har udligningsmetode = saldo, og der i indlæsningen er valgt, at disse ikke skal udlignes.

• Hvis debitor har udligningsmetode = saldo, og indbetalt beløb ikke stemmer med fakturaens restbeløb.

• Hvis faktura allerede er udlignet.

I det sidste tilfælde kan det være nødvendigt at sætte et udlignings-ID på manuelt.

7.2.3 Bogføring af indbetalingskladden

Når indbetalingerne er indlæst og eventuelle tilretninger foretaget, er kladden klar til bogføring:

• Vælg fra hovedmenuen Afdelinger -> Økonomistyring -> Likviditetsstyring -> Indbetalingskladder, og vælg den kladde du har indlæst indbetalinger i.

• Klik på Bogføring og vælg Bogfør eller Bogfør og udskriv, hvis journalen ønskes udskrevet.



8 Valutakurs import Valutakurser importeres direkte i Payment Management fra Danmarks National Bank.

Valutakurs funktionaliteten understøtter alle regnskabsvaluta.

8.1 Sådan importeres Valutakurser

Under betalingsformidling – Periodiske aktiviteter findes Importer Valutakurser

• Klik Importer valutakurser

• Klik Ja

• Valutakurser importeret og opdateret i systemet.



Struktur i betalingsopsætning (App. A) Dette appendiks belyser strukturen bag betalingsopsætningen i Payment Management.

Appendikset indeholder følgende afsnit:

Ved tilknytning af Kreditor Betalingsgruppe til en kreditor overføres en række stamoplysninger fra tabellerne Kreditor Betalingsgruppe og Betalingsmetodegruppe (via den angivne betalingsmetode på Kreditor Betalingsgruppen).

Struktur bag Kreditor Betalingsgruppe.

Struktur bag Betalingsmetode oversigt.



Installation (App. B) Dette appendiks indeholder vejledning til installation af Payment Management.

B.1 Systemkrav

Inden installation af Payment Management, skal det sikres at de i dette afsnit angivne systemkrav er opfyldt. Afsnittet indeholder følgende punkter:

B.1.1 Krav til Navision

For at en given version af Payment Management kan anvendes, skal en tilsvarende version af Navision anvendes. Endvidere er muligheden for funktionalitet afhængig af hvilke granuler der er valgt.

Payment Management til Navision består af 2 granuler:

• Payment Management - Basis (Udbetalinger & Indbetalinger)

Granulet bruges til at indlæse FIK-adviseringer og udligne indbetalinger fra debitorer indbetalt med indbetalingskort samt at kunne overføre betalinger til bankens betalingssystem.

• Payment Management - Kontoudtog

Granulet bruges til at kunne indlæse kontoudtog, udlæst fra bankens betalingssystem, til brug ved afstemning af bankkonto og udligning af indbetalinger fra debitorer indbetalt på konto.

Krav til nødvendige Navision granuler for at kunne bruge de enkelte Payment Management granuler er angivet i det efterfølgende under det enkelte granul.

Payment Management - Basis (Udbetalinger & Indbetalinger)

Granulet "Payment Management - Basis" er basis granulet i Payment Management og er nødvendigt for at kunne bruge Payment Management. Udover at være basismodul for Payment Management indholder granulet udbetalinger og indbetalinger.

Såvel udbetalings- som indbetalingsdelen i Payment Management er fælles for alle betalingssystemer hvilket betyder at hvis der er brug for integration til et eller flere betalingssystemer på én gang, kan granulet "Payment Management - Basis" håndtere dette.

Standard granuler

For at "Payment Management - Basis" kan anvendes skal der være adgang til følgende standard granuler i Navision:

• Finans, Basis

• Bank, Basis

• Køb, Basis

• Køb, Købsfakturering. (Ikke et krav men en fordel)

• Salg, Basis

• Salg, Salgsfakturering

• Generelt, Valuta. (Nødvendigt ved udenlandske betalinger)

• System, Adgangssikkerhed (Nødvendigt ved prokura)

• System, Brugerrettigheder og kontrol (Ikke et krav, men en fordel ved prokura)

Forudsætninger



Kravet til de to salgs granuler er kun gældende, hvis der er behov for at kunne indlæse FIK og/eller Giro indbetalinger fra bankens betalingssystem.

Payment Management - Kontoudtog

Granulet "Payment Management - Kontoudtog" er fælles for alle understøttede betalingssystemer.

Hvis der er behov for at kunne indlæse kontoudtog udlæst fra bankens betalingssystem skal følgende granuler bruges:

• Payment Management - Basis

• Payment Management - Kontoudtog

Standard granuler

For at "Payment Management - Kontoudtog" kan anvendes skal der yderligere være adgang til følgende standard granul i Navision:

• Bank, Afstemning

Forudsætning

Det forudsættes at der kan udlæses kontoudtog fra bankens betalingssystem og indlæsning understøttes af Payment Management.

Hvorvidt udlæste kontoudtog fra det enkelte betalingssystem understøttes af Payment Management fremgår af det efterfølgende punkt Betalingssystem.

Betalingssystem

Payment Management til Navision forudsætter, at der er adgang til pengeinstitut ved hjælp af et betalingssystem, hvormed betalingsoplysninger kan overføres elektronisk til og fra et eller flere pengeinstitutter.

Pengeinstitutter

Payment Management er udviklet i samarbejde med pengeinstitutterne, og er fuldt integreret med Navision og de understøttede pengeinstitutters betalingssystemer.

I Danmark foregår betalinger via forskellige betalingssystemer.

I oversigten er angivet hvorvidt udlæsning af kontoudtog er muligt og om kontoudtog understøttes i Payment Management for pengeinstituttet:

Betalingssystem Betalingsfiler Kontoudtog

Bankdata Ja Ja

Bankernes Erhvervsservice Ja Ja

Danske Bank TeleService Ja Ja

Handelsbanken Ja Ja

Sparekassernes Data Center Ja Ja

Nordea (Unitel UTF) Ja Ja

Versioner

Payment Management tilstræbes at understøtte de nyeste versioner af pengeinstitutternes betalingssystemer.

1. 2.

3. 4.



Pengeinstitutternes erhvervskonsulenter kan give information om selve betalingssystemets krav til udstyr, herunder krav til internt lager, harddisk, kapacitet, operativsystem etc.

B.2 Installation

Efter Navision er installeret kan installationen af Payment Management påbegyndes.

Dette afsnit indeholder en vejledning i installation af Payment Management i en eksisterende Navision.

Afsnittet indeholder følgende punkter:

• Continia Integrationskomponent CBIC

• Payment Management Objekter

• Payment Management Hjælpefiler

• Payment Management Roller/rettigheder

B.2.3 Continia Integrationskomponent CBIC RTC – Continia Online

I NAV 2013 – NAV 20xx er det muligt at benytte Continia Online CBIC.

Dette vælges ved at markere Online CBIC i opsætningen.

B.2.4 Continia Integrationskomponent CBIC RTC – Continia Online Test

I NAV 2013 – NAV 20xx er det muligt at benytte Continia Online Test CBIC.

Dette vælges ved at markere Online CBIC i opsætningen + Test CBIC.

For hver betalingsfil der sendes til denne Continia Online test CBIC vil brugeren blive adviseret at det er test CBIC der anvendes.

Denne Test CBIC mulighed er lavet med henblik på at kunne servicere specielle ønsker i test/udviklings henseender.



B.2.5 Continia Integrationskomponent CBIC RTC klient installation

Continia Bank Integration Component bruges af Payment Management til udveksling af betalingsinformationer med pengeinstitutternes betalingssystemer.

Continia.CBIC.dll kopieres ind i ADD-INS biblioteket på Service Tieret (typisk placering c:\Program Files\Microsoft Dynamics NAV\100\Service\Add-ins\).

På den klient, der skal kompilere objekterne vil det også være nødvendigt lægge DLL filen i ADD-INS bibioteket på denne (Typisk placering c:\Program Files (x86)\Microsoft Dynamics NAV\100\RoleTailored Client\Add-ins\).

B.2.2 Continia Integrationskomponent CBIC klassisk klient installation

Continia Bank Integration Component bruges af Payment Management til udveksling af betalingsinformationer med pengeinstitutternes betalingssystemer.

1. I produkt mappen findes mappen CBIC, hvor du finder installationsfilen.

2. Kør installationsprogrammet Setup.exe .

3. Installationsprogrammet viser nu følgende skærmbillede:

Her skal du bare acceptere standard installationsbiblioteket ved et tryk på Next til installationen er gennemført.

4. Installationsprogrammet viser nu følgende meddelelse:

Tryk på Close.

Integrationskomponenten er nu blevet installeret integrationskomponenten er installeret på klienten. Integrationskomponenten er ved installationen samtidigt blevet registrereret i registreringsdatabasen.



B.2.6 Payment Management Objekter

Objekterne til Payment Management består af såvel modificerede Navision-objekter som PM objekter.

Hvis der er foretaget ændringer/tilretninger i Navision-objekter skal man være opmærksom på, at disse ændringer kan blive overskrevet ved installationen af Payment Management.

Databasen udvides, om nødvendigt, inden indlæsningen af objekterne påbegyndes.

1. For at installere Payment Management i Navision uden tilretninger, skal følgende gøres i Classic klienten:

a. Vælg menulinjen Funktioner, Object Designer

b. Vælg fra menulinjen Filer, Import

c. Find Objekter

d. Klik på Åbn for at indlæse filen til den NAV version der benyttes

2. Når objekterne er indlæst, vil Navision vise om der er konflikter med de nuværende objekter i databasen.

3. Hvis der er konflikter skal objekterne analyseres inden de indlæses ellers risikeres at tabe eksisterende tilretninger.

4. Hvis der ingen konflikter findes accepteres indlæsningen ved at vælge Ja.

5. Kompiler de nye objekter. Herefter er objekterne installeret i databasen.

B.2.7 Payment Management Hjælpefiler

NAV 2013 R2: Denne version af NAV benytter hjælpeserver, der ligger på en IIS server. Hjælpefilerne til denne form for hjælp ligger på produkt pakken i folderen ..\HLP\HTML. Disse filer kopieres ind i mappen ..\DynamicsNAV71Help\help\da-DK\ på IIS serveren.

Hjælpen til Payment Management kan nu anvendes.

Hjælpefilerne skal installeres manuelt på følgende måde Classic:

1. Find filerne pm_a.chm, pm_a.hh, pm_m.chm og pm_a.hh på produkt cd'en i folderen ..\HLP.

2. Kopier filerne til folderen med det respektive sprog under NAV på klienten. F.eks. " c:\Program files (x86)\Microsoft Dynamics NAV\70\ RoleTailored Client\da-DK\"

3. Kopier filerne på serveren under service biblioteket. F.eks. " c:\Program files\Microsoft Dynamics NAV\70\Service\DAN\"

4. Genstart Navision server servicen og den rollebaserede klient i nævnte rækkefølge.

B.2.8 Payment Management Roller/rettigheder

Anvendes der roller/rettigheder i Navision kan der oprettes Payment Management roller med tilhørende rettigheder som tilknyttes brugere i Navison. Tilknytning af roller til brugere foretages dog manuelt.

Roller/rettigheder i Payment Management kan oprettes på følgende måde:

1. Vælg menulinjen Funktioner, Object Designer

2. Find codeunit 6016834 "Opret Roller/Rettigheder"

3. Tryk på Run

Brugeren skal tildeles PM-roller til de forskellige moduler, men derudover skal brugere tildeles standard roller. Se skema nedenfor over min. krav til standard-roller.



PM-rolle Beskrivelse Kræver som min. standard roller i Microsoft Dynamics NAV

BANK-UDBETAL. Vedligeholde betalingsoplysninger, registrere købsbilag, danne og sende betalinger

• ALL • G/L-BANK ACC

Modul : Basis • G/L-JOURNAL • P&P-VENDOR • P&P-VENDOR, EDIT • P&P-Q/O/I/R/C

• P&P-Q/O/I/R/C, POST

BANK-UDBETAL./OPSÆT Samme som 'BANK-UDBETAL.', men kan derudover indlæse og vedligeholde bankopsætning.

Samme som 'BANK-UDBETAL.'

Modul : Basis

BANK-KONTOAFSTEM. Indlæse bankkontoudtog, foretage kontoafstemning og alm. finansbogføring.

• ALL

• G/L-BANK ACC, EDIT

Modul : Kontoafstemning • G/L-JOURNAL • G/L-JOURNAL, POST • G/L-ACCOUNT • G/L-PERIODIC • S&R-CUSTOMER • S&R-SETUP

• S&R-JOURNAL, POST

BANK-INDBETAL.

Indlæse og bogføre indbetalinger. • ALL • G/L-BANK ACC

Modul : Basis • G/L-JOURNAL • G/L-ACCOUNT • S&R-CUSTOMER, EDIT • S&R-JOURNAL, POST

Alle brugere skal desuden have tildelt rollen BASIC.

Documents

Payment Management Teknisk Manualpartnerzone.continia.dk/pm/doc/Payment Management 2.50 - Teknisk... · Payment Management: Manual This Document is: Copyright © 2017 Continia Software