OTOMATISASI KANTOR

MAKALAH UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH

Sistem Informasi Manajemenyang dibina oleh Drs. Mohammad Arief, M.Si

Kelompok 3:

1. Dipa Wahyu A. (120413403974)2. Eka Rizki W.P. (120413423973)3. Eliyana Hanit R. (120413403076)4. Ernanda F. (120413403078)

UNIVERSITAS NEGERI MALANGFAKULTAS EKONOMI

JURUSAN MANAJEMENMaret 2013

1Ernanda Febriyanti

S1 Manajemen

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Allah SWT, yang dengan limpahan

rahmat dan hidayah-Nya sehingga, kami dapat menyelesaikan makalah ini,

semoga dengan adanya makalah yang berjudul “OTOMATISASI KANTOR” ini

dapat bermanfaat untuk kita semua, dalam mengembangkan pengetahuan yang

ada didalamnya.

Adapun tujuan Makalah ini dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah

Sistem Informasi Manajemen, dan menambah pengetahuan pengembangan yang

belum ada atau belum tersampaikan dalam mata kuliah Sistem Informasi

Manajemen.

Kami menyadari bahwa tanpa bantuan dari berbagai pihak ini tidak akan

berjalan dengan baik. Untuk itu, kami tim penyusun mengucapkan terima kasih

kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan makalah ini

terutama :

1. Bapak Drs. Mohammad Arief, M.Si

2. Keluarga besar dari penyusun

3. Teman-teman Offering I Jurusan Manajemen angkatan 2012

4. Semua pihak yang sekiranya tidak dapat penyusun sebutkan namanya

satu-persatu.

Kami menyadari sepenuhnya bahwa dalam penulisan makalah ini masih

jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu kami mengharapkan kritik dan saran yang

bersifat membangun demi kesempurnaan pada masa yang akan datang.

Akhir kata semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua

khususnya, pembaca pada umumnya.

Malang, 3 Maret 2014

Tim Penyusun

i

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR…………………................................................. i

DAFTAR ISI........................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah............................................. 1

1.2 Perumusan Masalah.................................................... 2

BAB II PEMBAHASAN

2.1 Definisi Otomatisasi Kantor ( OA )............................ 3

2.2 Tujuan Otomatisasi Kantor.......................................... 5

2.3 Pengguna Otomatisasi Kantor ..................................... 6

2.4 Model dan aplikasi Otomatisasi Kantor....................... 8

BAB IV PENUTUP

4.1 Kesimpulan .............................................................. 19

4.2 Saran......................................................................... 19

DAFTAR PUSTAKA............................................................................. 20

ii

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Seiring berkembangnya Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK), peranan

sistem informasi dalam suatu organisasi tidak diragukan lagi. Dukungan sistem

informasi dapat membuat sebuah perusahaan memiliki keunggulan kompetitif.

Sekarang ini teknologi informasi melesat dengan cepat, keberadaan sistem

informasi juga berperan penting dalam sebuah perusahaan agar dapat bersaing

dengan perusahaan lain di era globalisasi seperti saat ini.

Perusahaan selalu berusaha menyelesaikan pekerjaan lebih cepat sehingga

efektif dan efisien menjadi tujuannya. Akan tetapi terkadang penggunaan dengan

menggunakan alat sederhana ataupun tenaga asli manusia sering kali menyita

banyak waktu dan tenaga. Sehingga dibutuhkan suatu sistem yang mampu

menyelesaikan pemrosesan pekerjaan menjadi lebih cepat dan tepat. Oleh karena

itu kami akan membahas salah satu sistem informasi yaitu Office Automation

(OA) / Otomatisasi Kantor. Seperti halnya sistem informasi yang lain, otomatisasi

kantor juga memberikan fasilitas tugas – tugas pemrosesan informasi sehari – hari

di dalam perkantoran dan organisasi bisnis.

Sutau perusahaan dalam mengembangkan pemroses data dibutuhkan suatu

kecepatan dalam pemrosesan data menjadi sebuah informasi, dengan adanya

makalah ini diharapkan dapat menambah pengetahuan bagi pembaca yang mau

mendirikan suatu perusahaan. Karena bagaimanapun kita dituntut untuk

memberikan yang terbaik dalam waktu yang seefisien mungkin sehingga bisa

memberikan suatu kepuasan, baik untuk perusahaan maupun pelanggan

perusahaan.

Itulah yang melatarbelakangi kami dalam menyusun makalah yang

bertemakan otomatisasi kantor.

1.2 Rumusan Masalah

1

1. Apakah Definisi Otomatisasi Kantor ?

2. Apakah Tujuan dari Otomatisasi Kantor ?

3. Siapa Pengguna Otomatisasi Kantor ?

4. Bagaimana Model dan Aplikasi Otomatisasi Kantor ?

BAB II

2

PEMBAHASAN

2.1. Definisi Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi dalam bahasa Inggris disebut automation memiliki padanan

kata mechanization dan computerization (Lernout & Hauspie Speech Products

N.V., 1993). Automation memiliki dua makna yaitu pertama, the use of automatic

equipment to save mental and manual labour (penggunaan peralatan otomatis

untuk menghemat pikiran dan tenaga) dan kedua, the automatic control of the

manufacture of a product through its successive stages (kendali otomatis dalam

pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis),(AND Complex for

Windows, 1993).

Uraian definisi otomatisasi di atas, menunjukkan esensi makna otomatisasi yaitu

proses penggunaan peralatan otomatis yang memiliki sistem kerja sistematis.

Otomatisasi akan berdampak pada pengurangan penggunaan tenaga manusia,

yang tentu saja akan menimbulkan masalah tersendiri dan keuntungan tersendiri.

Otomatisasi sangat berkaitan erat dengan mekanisasi dan komputerisasi.

Hal ini mengisyaratkan bahwa otomatisasi berarti penggunaan alat-alat mekanis

dan lebih khususnya komputer. Dengan kata lain, membahas otomatisasi berarti

mengupas berbagai peralatan mekanis dan komputer, tentu saja dengan tetap

memperhatikan relevansinya dengan objek yang diotomatisasi, dalam hal ini

perkantoran.

Perkantoran, merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan

(services) dalam perolehan, pencatatan, penyimpanan, penganalisaan, dan

pengkomunikasian informasi. Cakupan aktivitas perkantoran meliputi kegiatan-

kegiatan seperti pencatatan, pembuatan dan pengolahan naskah (word processing);

penyajian/display, pengelompokan/sortir, dan kalkulasi data (spreadsheet);

pengelolaan database; melakukan perjanjian,  pertemuan, dan penjadwalan

(appointment); presentasi; korespondensi; dokumentasi; dan sebagainya.

Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan

kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis

dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Waluyo (2000)

menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan

3

berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk

keperluan perkantoran.

Otomatisasi perkantoran sering juga diistilahkan dengan kegiatan

perkantoran elektronis (electronic office/e-office). Perkantoran elektronis adalah

aplikasi perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke

proses berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas jaringan lokal (LAN).

Istilah ini yang dipergunakan dalam keputusan menteri pendayagunaan aparatur

negara nomor 13/KEP/M.PAN/1/2003 tentang pedoman umum perkantoran

elektronis lingkup intranet di lingkungan instansi pemerintah.

Otomatisasi perkantoran tidak bisa dipisahkan dari teknologi perkantoran

sebab otomatisasi merupakan bentuk pengembangan teknologi, dalam hal ini

pergeseran dari teknologi manual kepada teknologi otomatis. Pakpahan (2006)

menjelaskan teknologi perkantoran sebagai berikut:

“Teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat,

menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim dan

menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan

menggunakan mesin-mesin. Oleh karena itu perlu sekali

mengenal tentang jenis mesin untuk keenam macam kegiatan itu

dan bagaimana cara menggunkannya. Untuk dapat

menggunakannya dengan baik perlu mengetahui ciri-ciri tiap-tiap

mesin, cara kerjanya, bagian-bagiannya dan cara-cara

pemeliharaannya”.

Pengertian tersebut menjelaskan bahwa otomatisasi perkantoran

merupakan proses peralihan dalam teknologi perkantoran. Dengan kata lain,

mempertegas definisi sebelumnya, bahwa otomatisasi perkantoran merupakan

proses pengalihan metode pencatatan, penghimpunan, pengolahan, penggandaan,

pengiriman, dan penyimpanan bahan-bahan keterangan dari metode manual yang

banyak melibatkan tenaga manusia kepada metode otomatis yang banyak

melibatkan operasi mesin otomatis bahkan komputer.

Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan

efisiensi proses/kegiatan perkantoran. Seiring dengan desakan global dan

perkembangan teknologi informasi yang menuntut terselesaikan proses

4

pengolahan informasi secara cepat dan akurat, kebutuahn peralihan metode dari

manual ke otomatis sudah menjadi keniscayaan untuk segera dipenuhi. Namun,

bukan berarti dengan serta merta meninggalkan seluruh proses manual dan

memangkas tenaga kerja, sebab banyak aspek-aspek lain yang harus menjadi

pertimbangan dalam melakukan otomatisasi.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa secara umum Otomasi perkantoran adalah

semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan

komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di

luar perusahaan. Dengan kata lain otomasi perkantoran merupakan sebuah

rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses

pelaksanaan pekerjaan di lingkup perkantoran.

2.2. Tujuan dari Otomatisasi Kantor

Dalam pembangunan suatu perusahaan melalui sebuah sistem, pasti

memiliki tujuan yang ingin dicapai, baik secara langsung maupun secara langsung

tujuan itu harus tercapai. Dengan adanya otomatisasi kantor pasti ada tujuan yang

hendak dicapai oleh perusahaan ataupun organisasi yang menggunakannya.

Beberapa tujuan otomatisasi kantor yaitu;

pendapatan yang lebih tinggi versus penghindaran biaya, computer tidak

menggantikan pekerja saat ini, tetapi computer menunda penabahan pegawai

yang diperlukan untuk menanngani beban kerjja yang bertambah.

pemecahan masalah kelompok, cara OA berkontribusi pada komunikasi

keadaan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk

memecahkan masalah kelompok.

pelengkap-bukan pengganti, sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan

tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi

interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan

tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi

komunikasi tradisional.

5

penggabungan dan penerapan teknologi. OA menggabungkan antara keahlian

tenaga manusia dengan kecanggihan sebuah mesin atau sistem, sehingga OA

menerapkan berbagai teknologi untuk menyelesaikan tugasnya.

memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor. OA mampu

memperbarui sebuah proses dari pelaksanaan pekerjaan di perusahaan

meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan. Penggunaan OA dalam

pekerjaan mampu menyelesaikan pekerjaan lebih cepat dari biasanya, hasil

yang lebih baik, lebih murah, dan lebih banyak pekerjaan yang terselesaikan.

Sehingga OA mampu meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.

Jadi secara garis besar dari beberapa sub item tujuan yang ada diatas dapat

kita kembangkan menjadi suatu runtutan mengenai tujuan adanya OA atau Office

Automation dalam suatu perusahaan atau kantor, yaitu sebagai berikut:

Dengan adanya OA atau Office automation dianggap sebagai cara untuk

meningkatkan produktivitas sekretaris dan pegawai administrative. Produk OA

memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara

lebih cepat dan lebih baik.

Selanjutnya ternyata para pekerja terdidik juga dapat memanfaatkannya.

OA memudahkan para pekerja terdidik untuk menyimpan korespondensi keluar.

Tetapi korespondensi keluar merupakan korespondensi masuk orang lain, cara

mendorong korespondensi masuk, maka OA menjadi peralatan yang digunakan

dalam pemecahan masalah. Dengan kata lain, otomatisasi kantor bertujuan untuk

meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah,

otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling

melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.

Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan

lebih cepat.

2.3. Pengguna Otomatisasi Kantor

Agar suatu sistem atau aplikasi dapat berjalan dan dapat dinilai apakah

sistem itu bagus atau tidak, maka disini kita perlukan yang namanya pemakai, ia

yang akan menilai, merancang dan mengembangkan sehingga suatu system dapat

6

berjalan. Siapa sebenarnya yang memakai otomatisasi kantor yang ada dalam

suatu system informasi, inilah siapa saja yang memanfaatkan otomatisasi kantor:

Manajer , adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola

sumber daya perusahaan, terutama sumber daya manusia.

Professional, orang yang tidak mengelola orang lain tetapi

menyumbang keahlian khusus yang membedakan mereka dari

sekretaris dan pegawai administrative, contohnya pembeli, wiraniaga

dan lain-lain.

Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk

melaksanakan berbagai tugas, seperti menangani korespondensi,

menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.

Pegawai administratif, biasanya bertugas melaksanakan tugas-tugas

untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun

dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.

7

System Otomatisasi Kantor

2.4. Model dan Jenis-jenis aplikasi otomatisasi kantor

Model Otomatisasi Kantor

8

Pemecah Masalah

Pemecah Masalah

Lain

Aplikasi Otomatisasi

Kantor

Aplikasi Otomatisasi

Kantor Berbasis

Komputer

Database

Input Sumber daya Fisik

Output Sumber Daya

Fisik

mengubah

PERUSAHAAN

Sistem Otomatisasi Kantor

LINGKUNGANKomunikasi informasi

Keterangan Gambar, diatas adalah :

Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi

pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari system fisik perusahaan ( SIA

mengumpulkan datanya ). Informasi juga disediakan oleh lingkungan.

Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis computer seperti

pengolah kata, e-mail, dan konferensi komputer.

Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yang memisahkan

perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin

berada di kedua area tersebut.

Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-

komputer seperti konferensi video dan audio

Berikut adalah daftar bagan dari jenis-jenis software;

9

Software Komputer

Software Aplikasi

Software Sistem

Program Aplikasi Umum

Program Aplikasi Khusus

Program Manajemen

Sistem

Program Penegembangan

Sistem

Melakukan Pekerjaan Pemrosesan Informasi Bagi Pemakai Akhir

Mengelola dan Mendukung Operasi Sistem serta Jaringan Komputer

Software Suite Penjelajah Web E-mail Word Processing Spreadsheet Pengelola Database Grafik Presentasi Pengelola Informasi

PersonalGoupware

Bisnis-Akuntansi, Pemrosesan Transaksi, Manajemen Hububngan dengan Pelanggan, Enterprise Resource Planning, e-commerce,dll

Sains dan TeknikPendidikan, Hiburan,

dll

Sistem Operasi Program Manajemen

Jaringan Sistem Manajemen

Database Server Aplikasi Utilitas Sistem Pengawas Keamanan

dan Kinerja

Penerjemah Bahasa Pemrograman

Alat dan Editor Pemrograman

Paket Software Computer-Aided Software Engineering (CASE)

Gambar diatas menunjukkan bahwa software aplikasi meliputi berbagai

jenis program yang dapat dibagi kedalam kategori aplikasi umum dan khusus.

Program aplikasi umum adalah program yang melakukan pekerjaan pemrosesan

informasi umum bagi para pemakai akhir. Contohnya program pengolah kata

(word processing), program kertas kerja (spreadsheet), program manajemen

database, program grafik.

Ribuan software khusus tersedia untuk mendukung aplikasi khusus para

pemakai akhir dalambisnis dan bidang lainnya. Contohnya, software aplikasi

bisnis mendukung perekayasaan ulang dan otomatisasi proses bisnis dengan

aplikasi e-business strategis seperti manajemen hubungan pelanggan, enterprise

resource planning, dan manajemen rantai pasokan. Contoh lainnya adalah

software yang dapat dioperasikan dalam web seperti electronic commerce, atau

dalam berbagai area fungsional seperti manajemen sumber daya manusia,

akuntansi dan keuangan. Masih ada software lainnya yang memberdayakan para

manajer dan praktisi bisnis dengan alat pendukung keputusan seperti penambang

data, portal informasi perusahaan, atau sistem manajemen pengetahuan.

Macam-macam program aplikasi otomatisasi perkantoran antara lain;

a. Softwaresuite dan Paket Terintegrasi

Program Microsoft

Office

Lotus Smart

Suite

Corel Word

Perfect Office

Sun Star

Office

Word Processor Word Word Pro Word Perfect Star Writer

Spreasheet Excel 1-2-3 Quattro Pro Star Calc

Grafik Presentasi Power

Point

Freelance Presentations Star Impress

Pengelola Data

Base

Access Aproach Paradox Star Base

Pengelola

Informasi

Personal

Outlook Organizer Corel Central Star

Schedule

Komponen-komponen tersebut memberikan kita gambaran umum tentang

alat-alat software penting yang dapat digunakan untuk mendukung produktivitas.

10

Sebuah software suit berbiaya jauh lebih murah daripada biaya total membeli

software-software didalamnya secara terpisah. Kelebihan lainnya adalah semua

program menggunakan graphical user interface (GUI) yang hampir sama untuk

lambang, alat, garis status (status bar) dan seterusnya, yang memberi mereka

tampilan dan rasa yang sama serta membuat mereka lebih mudah untuk dipelajari

dan dipergunakan.

Software suite juga berbagai alat yang sama seperti pemeriksaan ejaan

(spell checker) dan help wizard untuk meningkatkan efisiensi mereka. Kelebihan

besar lainnya adalah suite program-programnya didesign untuk bekerja bersama

tanpa terlihat dan mengimpor masing-masing file dengan mudah, tidak peduli

program apa yang sedang digunakan saat itu. Kemampuan ini membuat suite lebih

efisien dan lebih mudah untuk digunakan daripada menggunakan berbagai jenis

versi software secara terpisah.

Meletakkan begitu banyak programdan fitur bersama-sama dalam paket

berukuran besar memiliki beberapa kelemahan. Para pengkritik dari dunia industri

berargumentasi bahwa banyak fitur dalam software suite tidak pernah digunakan

oleh pemakai akhir. Suite-suite tersebut mengambil banyak tempat, dari 100

megabytes hingga lebih dari 150 megabytes, tergantung pada versi mana atau

fungsi mana yang digunakan.

Oleh karena itu program-program Word meninggalkan banyak fitur dan

fungsi yang berada dalam software individual dan software suite, mereka tidak

dapat melakukan sebanyak yang dilakukan oleh paket-paket tersebut. Akan tetapi

penggunaan akan jauh lebih sedikit tempat dalam disk. Berbiaya lebih rendah,

berbiaya lebih rendah seratus dollar dan sering sekali sudah dipasang dalam

banyak sistem mikrokomputer murah. Jadi, paket terintegrasi telah membuktikan

bahwa penawaran cukup banyak fungsi dan fitur untuk banyak pemakai komputer

dengan tetap menyediakan beberapa kelebihan dari software suite dalam praktek

yang lebih kecil.

b. Penjelajah Web dan Lain-Lain

Komponen softwre paling penting bagi banyak pemakai komputer saat ini

adalah penjelajah web (web browser) yang dahulu terbatas tetapi kini kuat dan

kaya akan fitur. Sebuah penjelajah seperti Microsoft Explorer atau Netscape

11

Navigator adalah interface software untuk menunjukkan dan menekan jalan

melalui berbagai sumber daya hyperlink di WorldWide Web dan bagian lainnya

dalam internet, seperti juga untuk intranetdan ekstranet di berbagai perusahaan.

Para ahli industri memperkirakan bahwa penjelajah web akan merupakan model

untuk bagaimana sebagian besar orang akan menggunakan jaringan komputer di

masa mendatang. Jadi kini entah jika ingin menonton video, menelpon,

melakukan download beberapa software, melakukan beberapa konferensi video,

memeriksa email, atau bekerja dengan spreadsheet untuk rencana bisnis, selain itu

juga dapat menggunakan penjelajah untuk meluncurkan dan mengoperasikan

aplikasi-aplikasi semacam itu. Inilah sebabnya penjelajah sering kali disebut

sebagai klien university, yaitu komponen software yang dipasang pada semua

jaringan komputer dan alat komunikasi para klien (pemakai) di seluruh

perusahaan.

c. Electronic Mail dan Pesan Instan

Hal pertama yang banyak dilakukan orang diseluruh dunia adalah

memeriksa e-mail mereka. Elektronik mail telah mengubah cara orang bekerja dan

berkomunikasi. Jutaan pemakai akhir kini bergantung pada software e-mail untuk

berkomunikasi satu sama lain dan untuk menerima pesan elektronik serta

lampiran file melalui internet atau intranetmaupun ekstranet organisasi mereka. E-

mail disimpan pada server jaringan hingga pengguna siap membukanya. Seperti

yang telah disebutkan sebelunya, software email kini menjadi komponen dari

software suite dari penjelajahWeb terkenal. Sebagian besar software e-mail seperti

Microsoft Outlook Express atau Netscape Messenger dapat mengirimkan pesan ke

beberapa pemakai akhir berdasarkan pada daftar surat menyurat yang telah

ditetapkan dan memberikan keamanan dalam bentuk password, penerusan pesan

otomatis, serta aksesuntuk pemakai yang jauh lokasinya. Program ini juga

memungkinkan penyimpanan berbagai pesan dalam beberapa folder dan

mempermudah untuk ditambahkan dokumen serta lampiran file Web kenpesan e-

mail. Software e-mail juga memungkinkan untuk mengedit atau mengirimkan file

grafis dan multimedia seperti juga teks serta menyediakan kemampuan konferensi

melalui komputer. Terakhir software e-mail mungkin dapat secara otomatis

12

menyaring dan memilah pesan-pesan yang masuk (bahkan berita dari layanan

online) serta mengirimkannya ke kotak surat dan folder pemakai yang tepat.

Pesan instan (instant massaging) adalah teknologi teknologi gabungan dari

e-mail konferensi komputer yang telah tumbuh begitu cepat hingga telah menjadi

metode standart untuk pesan elektronik bagi jutaan pemakai internet di seluruh

dunia. Dengan menggunakan pesan instan , sekelompok praktisi bisnis atau

teman-teman dan rekan dapat mengirim serta menerima pesan instan dan akhirnya

dapat berkomunikasi serta bekerja sama secara real time dalammodel yang hampir

seperti bercakap-cakap. Pesanakan muncul secara instan dalam jendela IM pada

layar komputer bagi siapa saja yang menjadi bagian dari kelompok kerja bisnis

atau jaringan persahabatan yang merupakan anggota dari “buddy list” IM, jika

mereka online. Tidak peduli tugas lain apa yang sedang mereka kerjakan pada saat

itu.

d. Wordprocessing dan Publikasi Dekstop

Software untuk word processing telah mengubah proses penulisan.

Software word processing mengkomputerisasikan pembuatan, pengeditan, revisi

dan percetakan dokumen (seperti surat, memo dan laporan) dengan secara

elektronik memproses data teks (kata-kata, frase, kalimat dan paragraf). Software

word processing dapat memberikan berbagai jenis dokumen cetak menarik

melalui kemampuan publikasi dekstop mereka. Software-software ini juga dapat

mengubah semua dokumen ke dalam format HTML untuk publikasi seperti

halaman – halaman Web pada intranet perusahaan atau di Word Wide Web.

Software word processing juga memberikan fitur-fitur lainnya yang

menolong. Contohnya kemampuan pemeriksa ejaan dapat mengidentifikasi dsn

memperbaiki kesalahan ejaan, dan fitur Thesaurusyang dapat membantu

menemukan pilihan kata-kata yang lebih baik untuk mengungkapkan ide dan

gagasan. Selain itu juga bisa mengidentifikasi dan memperbaiki

kesalahantatabahasa dan tanda baca, seperti juga dapat keungkinan perbaiki dalam

gaya penulisan.

Melalui fungsi pemeriksaan gaya (style) dan tatabahasa (grammer). Para

pemakai akhir dan berbagai organisasi dapat dapat menggunakan software

publikasi dekstop untuk menghasilkn bahan cetakan mereka sendiri yang tam[pak

13

profesional. Dengan kata lain mereka dapat mendesain dan mencetak newsletter,

brosur, buku petunjuk dan dan buku mereka sendiri dengan berbagai jenis gaya,

grafik, foto, dan warna disetiapa halaman. Software word processing dan grafik

dan software dan software word processing dan software publikasi dekstopn

biasanya bahan teks dan grafik dapat dihasilkan dengan soft word processing dan

grafik, serta diimpor sebagai file teks serta grafis. Selain itu juga dapat

menggunakan file dari clip art yang merupakan grsfik ilusrasi jadi yang diseiakan

oleh software atau tersedia dari sumber-sumber lainnya.

e. Spreadsheet Elektronik

Software spreadsheet elektronik seperti Lotus 1-2-3, Microsoft Excel dan

Corel Quattro Pro digunakan untuk analisis, perencanaan, dan pemodelan bisnis.

Mereka membantu kita untuk mengembangkan spreadsheet elektronik

yangmerupakan lembarkerja (work sheet) dengan baris dan kolom yang dapat

disimpan pada PC atau server jaringan atau diubah ke format HTML serta

disimpan sebagai halaman web atau lembar kerja pada World Wide Web.

Mengembangkan spreadsheet melibatkan pendisain formatnya dan

mengembangkan berbagai hubungan (formula) yang akan digunakan dalam

lembar kerja tersebut. Sebagai keluaran dari input data yang telah dimasukkan ,

komputer melakukan perhitungan yang dibutuhkan berdasarkan pada berbagai

formula yang telah ditetapkan pada spreadsheet dan menampilkan hasil-hasilnya

dengan segera, baik di terminal kerja maupun melalui situs web. Sebagian besar

software juga membantu mengembangkan tampilan grafik dari hasil spreadsheet.

Contohnya, kita dapat mengembangkan sebuah spreadsheet untuk

mencatat dan mengancu tentang pengiklanan. Misalnya analisa kinerja iklan di

masa lalu dan sekarang untuk sebuah bisnis. Kita juga dapat mengembangkan

hyperlink ke lembar web atau worksheet yang hampir sama dengan situs web

intranet milik tim pemasaran suatu organisasi. Kita kita memiliki alat pendukung

keputusan untuk membantu menjawab pertanyaan-pertanyaan yang mungkin

rancu dalam pengiklanan. misalnya seperti pertanyaan “apa yang akan terjadi atas

pangsa pasar jika biaya iklan meningkat 10 persen?” agar menjawab pertanyaan

ini maka hanya akan perlu mengubah formula biaya pengiklanan pada lembar

kerja pengiklanan yang sudah dikembangkan sebelumnya. Komputer juga akan

14

menghitung kembali angka-angka yang terpengaruh, menghasilkan angka-angka

pangsa pasar dan grafik baru.

f. Grafik Presentasi

Grafik presentasi membantu anda mengubah data numerik menjadi

tampilan grafik seperti diagram garis, grafik batang, diagram kue, dan jenis-jenis

grafik lainnya. Sebagian besar dari software yang terkenal akan membantu anda

membuat presentasi multimedia dari grafik, foto, animasi, dan klip video,

termasuk untuk publikasi ke World Wide Web. Bukan saja tampilan grafik dan

multimedia lebih mudah dipahami dan dikomunikasikan daripada data numerik,

tetapi tampilan aneka warna dan media juga akan lebih menekannkan poin utama,

perbedaan strategis, dan tren penting dalam data tersebut. Grafik presentasi

terbukti lebih efektif dari pada presentasi tabular data numerik untuk pelaporan

dan komunikasi dalam media periklanan, laporan manajemen, atau untuk

presentasi bisnis lainnya.

Software grafik presentasi seperti Microsoft PowerPoint, Lotus Freelance,

atau Corel Presentations, memberi anda banyak kemampuan mudah untuk

digunakan, yang mendorong penggunaan grafik presentasi. Contohnya,

kebanyakan software membantu anda mendesain dan mengelola pertunjukan slide

(slide show) yang dihasilkan dengan menggunakan komputer dan yang telah

diharmonisasikan serta berisi banyak grafik terintegrasi dan tam[ilan multimedia.

Anda dapat memilih dari berbagai jenis template yang telah didesain terlebih

dahulu untuk presentasi bisnis, membuat dan mengedit outline dan note untuk

sebuah presentasi, serta mengelola penggunaan file multimedia dan grafik, foto,

suara, dank lip video. Selain itu, software terkenal membantu anda menyusun

presentasi grafik dan multimedia anda untuk ditransfer ke format HTML ke situs

Web pada internet perusahaan atau pada World Wide Web.

g. Pengelola Informasi Personal

Pengelola Informasi Personal (personal information manager / PIM)

adalah software terkenal untuk produktivitas dan kerjasama antarpemakai akhir,

selain itu juga merupakan aplikasi terkenal untuk peralatan genggam personal

digital assistant (PDA). PIM seperti Lotus Organizer dan Microsoft Outlook

membantu para pemakai akhir untuk menyimpan, mengatur, dan menarik kembali

15

informasi mengenai pelanggan, klien, dan berbagai peluang, atau menjadwalkan

serta mengelola seperti janji, pertemuan, dan tugas.

Software PIM akan mengatur data yang anda masukkan dan akan menarik

kembali informasi dalam berbagai bentuk, tergantung pada gaya dan struktur dari

PIM tersebut serta informasi yang anda inginkan. Contohnya, informasi dapat

ditarik kembali dalam bentuk calendar elektronik atau daftar janji, pertemuan,

atau hal lain yang harus dilakukan; jadwal sebuah proyek; atau tampilan berbagai

fakta dan data keuangan penting tentang pelanggan, klien, atau tentang peluang

penjualan. Sebagian besar PIM kini memasukkan kemampuan untuk mengakses

World Wide Web dan menyediakan kemampuan e-mail. Selain itu bebrapa PIM

menggunakan fitur internet dan e-mail untuk mendukung kerja sama tim dengan

berbagai informasi seperti daftar pihak yang dihubungi, daftar tugas, dan berbagai

jadwal, dengan pemakai PIM berjaringan lainnya.

h. Groupware

Groupware adalah software kerja sama, yaitu software yang membantu

kelompok kerja dan tim kerja bekerjasama untuk menyelesaikan tugas kelompok.

Groupware adalah kategori software aplikasi umum yang menggabungka

berbagai jenis fitur dan fungsi software untuk memfasilitasi kerjasama.

Contohnya, produk-produk groupware seperti Lotus Notes, Novell GroupWise,

dan Microsoft Exchange mendukung kerjasama melalui e-mail, kelompok diskusi

dan data base, penjadwalan, manajemen tugas, data, konferensi audio dan video,

dan lain-lain.

Produk-produk groupware tergantung pada internet dan intranet serta

ekstranet perusahaan untuk memungkinkan terjadinya kerjasama dalam skala

global melalui tim virtual yang berlokasi dimanapun di dunia. Contohnya, para

anggota tim dapat menggunakan internet untuk e-mail, forum diskusi proyek, dan

pengembangan halaman Web global. Mereka juga dapat menggunakan internet

perusahaan untuk mempublikasikan berita mengenai proyek dan laporan

kemajuan, serta bekerja bersama mengenai dokumen yang disimpan dalam server

Web.

Kemampuan kerjasama juga ditambahkan pada software-software lainnya

untuk memberi mereka fitur groupware. Contohnya, software suite Microsoft

16

Office, Microsoft Word, menelusuri siapa yang membuat revisi untuk setiap

dokumen, sementara Excel menelusuri semua perubahan yang dibuat atas

spreadsheet, dan Outlook memungkinkan anda menelusuri tugas-tugas yang anda

delegasikan ke para anggota tim lainnya.

i. Alternatif-Alternatif Software

Banyak perusahaan sedang mencari berbagai alternatif untuk

mendapatkan, memasang, dan memelihara software aplikasi bisnis yang dibeli

dari para penjual software atau sedang mengembangkan dan memelihara software

buatan mereka sendiri melalui karyawan bagian pengembangan software mereka.

Contohnya, banyak perusahaan besar melakukan outsource untuk pengembangan

dan pemeliharaan software yang mereka butuhkan dengan mengontrak berbagai

perusahaan pemograman dan perusahaan-perusahaan pengembang software

lainnya, termasuk penggunaan pengembang software asing di luar negeri, dengan

menggunakan internet untuk berkomunikasi, bekerjasama, dan mengelola proyek

pengembangan software mereka.

Banyak sekali perusahaan besar yang berpaling pada penyedia layanan

aplikasi (application service provide / ASP), sebagai ganti pengembangan atau

membeli software aplikasi yang mereka butuhkan untuk menjalankan bisnis

mereka. Penyedia layanan aplikasi adalah perusahaan yang memiliki,

mengoperasikan, dan memelihara software aplikasi serta sumber daya sistem

komputer (server, software sistem, jaringan, dan personel TI) yang dibutuhkan

untuk dapat menawarkan penggunaan software aplikasi sebagai layanan komersial

melalui internet. ASP menagih pelanggan mereka berdasarkan pada penggunaan,

atau berdasarkan pada biaya bulanan atau tahunan.

Banyak perusahaan kini menggunakan ASP sebagai ganti memiliki dan

memelihara software mereka sendiri, untuk beberapa alasan. Salah satu

keuntungan terbesar adalah biaya rendah untuk investasi awal, dan dalam banyak

kasus, pendeknya waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan aplikasi berbasis

Web dipersiapkan serta dijalankan. Struktur biaya ASP yang bayar sesudah pakai,

biasanya jauh lebih murah daripada biaya untuk mengembangkan atau membeli,

seperti juga lebih murah dari biaya untuk menjalankan serta memelihara software

aplikasi. Menggunakan ASP juga meniadakan atau secara drastic mengurangi

17

kebutuhan untuk banyak infrastruktur TI (server, software sistem, jaringan, dan

personel TI) yang akan dibutuhkan untuk mendistribusikan dan mendukung

software aplikasi tersebut, termasuk mengurangi berbagai tantangan

berkelanjuatan untuk mendistribusikan serta mengelola jalur dan peningkatan

software keseluruhan perusahaan. Akibatnya, penggunaan ASP oleh perusahaan

dan organisasi lainnya diperkirakan akan naik dengan cepat pada tahun-tahun

mendatang.

18

BAB III

PENUTUP

3.1. Kesimpulan

Setiap perusahaan selalu berusaha menyelesaikan pekerjaan lebih cepat

sehingga efektif dan efisien menjadi tujuannya. Akan tetapi terkadang

penggunaan dengan menggunakan alat sederhana ataupun tenaga asli manusia

sering kali menyita banyak waktu dan tenaga. Sehingga dibutuhkan suatu sistem

yang mampu menyelesaikan pemrosesan pekerjaan menjadi lebih cepat dan tepat.

Oleh karena dalam hal ini dapat menggunakan Otomatisasi Kantor. Otomatisasi

perkantoran adalah pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak

menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan

menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer.

3.2. Saran

Sutau perusahaan dalam mengembangkan pemroses data dibutuhkan suatu

kecepatan dalam pemrosesan data menjadi sebuah informasi. Oleh karena itu

dalam mengefisiensi waktu dibutuhkan otomatisasi kantor. Karena dengan

otomatisasi kantor dapat lebih efektif dan efisien dalam menghemat tenaga kerja

maupun biaya yang dikeluarkan.

19

DAFTAR RUJUKAN

Informasi Manajemen. Bandung: Kappa Sigma.

Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara. (2003). Pedoman Umum Perkantoran Elektronis Lingkup Intranet di Lingkungan Instansi Pemerintah. Kepmen Nomor 13/KEP/M.PAN/2003 . Jakarta.

Pakpahan, R. (2006). Catatan Mata Kuliah Teknologi Perkantoran.—

Sastradipoera, K. (2004). Manajemen Perkantoran: Suatu Pendekatan Sistem

Sedarmayanti. (2005). Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung: Mandar Maju.

.

20