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Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo
Instituto de Ciencias Básicas e Ingenierías
“Análisis y diseño de los requerimientos para el
desarrollo de una base de datos y un sistema de
control de ventas para una empresa distribuidora
de artículos de papelería común”
Materia:
Bases de Datos I
Presentado por:
Hernández Gutiérrez Eduardo
Méndez Martínez José Heriberto
Entrega:
07/Noviembre/2012
Introducción
Hoy en día desde las más pequeñas y hasta las más grandes empresas y negocios
están buscando una forma más simplificada y práctica de llevar un control de toda la
información que se maneja internamente en dichas entidades. La necesidad de
automatizar los procesos administrativos que se generan dentro de las
organizaciones está provocando una gran demanda sobre los sistemas de
información.
La forma de crear, implementar y manipular dichos sistemas varía dependiendo las
circunstancias del negocio o empresa en la que se aplique y sobre la cual fue
desarrollado, es decir, no será lo mismo desarrollar y manipular un sistema con el que
se administre la nómina de los empleados de cierta empresa u organización a aquel
sistema con el que se lleva un control de las ventas de un negocio pequeño como por
ejemplo una papelería, una farmacia etc., y tampoco será lo mismo a usar un sistema
con el que se maneje un establecimiento de renta de películas. Tampoco será idéntica
la forma en que los usuarios operarán cada uno de esos sistemas, pues se puede dar
el caso de que el sistema este físicamente instalado en una computadora única, este
distribuido entre varios equipos, que esté alojado en un servidor o que se maneje
directamente en la web. Por otro lado, podrían existir ciertas características que
hagan que un sistema se parezca a otro como lo pueden ser: estar programados bajo
el mismo lenguaje, utilizar algunas herramientas en particular como imágenes,
animaciones, conexiones con servidores web, tal vez el sistema gestor de bases de
datos sobre el que están funcionando sea el mismo y aun así, las similitudes son
pocas.
Al igual que cualquier otro proyecto que se realice, ya sea académico, social o del
nivel y ramo que sea, siempre hay algo que nos indica cómo realizar las cosas, siempre
se nos marca un estándar para cada tipo de proyecto, tarea o trabajo que estemos
realizando, y, realizar un sistema de información no es la excepción. Todos y cada uno
de los sistemas que se desarrollan están basados en una serie de pasos y normas que
establecen todas las características, requerimientos y materiales que se deben de
tomar en cuenta y aplicar al momento de desarrollar un proyecto de esta índole.
Etapas como el planteamiento del problema, el diseño de lo que se pretende hacer,
el desarrollo del sistema, la depuración de los errores, la implementación y el
mantenimiento son solo algunas de las tantas que podemos aplicar a nuestros
proyectos (desarrollo de sistemas).
En este proyecto se pretende realizar el análisis de los requerimientos y el diseño de la
propuesta de solución para el desarrollo de un sistema de información que utiliza
bases de datos relacionales que se encargue de llevar el control de ventas de una
papelería. Se expondrán las características de los requerimientos sobre los cuales se
pretende basar el sistema, dichas características estarán dadas por: la descripción de
los usuarios del establecimiento, sus roles, la interacción, atributos esenciales, el tipo
de información con la que se pretende trabajar.
Se explicará cada una de las entidades que participan en el proceso entidad-relación,
las tablas y las características que se pretenden poner en uno para el almacenamiento
de la información y la relación que existe entre cada una de estas.
En el documento se hará una pequeña explicación de cada una de las fases o etapas
que se llevan a cabo para el desarrollo de un sistemas de información y, como ya se
mencionó antes, solo se abordara con detalle lo correspondiente al análisis y diseño
de los requerimientos de la base de datos y del pequeño sistema que pretende
ejemplificar el verdadero alcance de algunas herramientas como lo son; los gestores
de bases de datos y algunas herramientas CASE como XAMPP y DREAMWEAVER CS4,
se hará uso de diversos diagramas que traten de explicar de una manera gráfica las
relaciones entre entidades (tablas y su contenido).
Contenido
Introducción .................................................................................................................................................. 1
Planteamiento del Problema (Base de Datos) .............................................................................................. 5
AllInPacketONE .......................................................................................................................................... 5
Modelo Entidad-Relación .......................................................................................................................... 6
Modelo Relacional ..................................................................................................................................... 7
Descripción del modelo ......................................................................................................................... 7
Estructura de las tablas a utilizar en la base de datos de AllInPacketONE (relación lógica) ..................... 8
Descripción del modelo ......................................................................................................................... 8
Clientes ...................................................................................................................................................... 9
Valores ................................................................................................................................................... 9
PEDIDOS .................................................................................................................................................. 10
Valores ................................................................................................................................................. 10
Producto .................................................................................................................................................. 10
Valores ................................................................................................................................................. 11
Empleados ............................................................................................................................................... 11
Valores ................................................................................................................................................. 11
Oficinas .................................................................................................................................................... 12
Valores ................................................................................................................................................. 12
Desarrollo y Creación de la Base de Datos utilizando la herramienta MySQL ............................................ 12
Proceso de creación de la BD “papelería_aipo” ...................................................................................... 12
Inicio de sesión en MySQL ................................................................................................................... 12
Comprobando las bases de datos existentes en el servidor ............................................................... 13
Creando la base de datos “papelería_aipo” ........................................................................................ 13
Tabla empleados ................................................................................................................................. 13
Tabla “productos” ............................................................................................................................... 14
Desarrollo del Sistema “Solicitud de Nuevos Pedidos a la empresa AllInPacketONE y descripción de
oficinas distribuidoras” ............................................................................................................................... 17
El proceso de desarrollo de Sistemas .......................................................................................................... 17
Planeación del sistema ............................................................................................................................ 17
Desarrollo ................................................................................................................................................ 18
Implantación del Sistema ........................................................................................................................ 18
Mantenimiento ....................................................................................................................................... 18
Casos de estudio. “AllInPacketONE” ........................................................................................................... 19
1. AllInPacketONE ................................................................................................................................ 19
2. Artículos que se comercian ............................................................................................................. 19
3. Equipo existente .............................................................................................................................. 19
4. Análisis y descripción de los procesos y grupos de información indispensables de la PAPELERÍA . 20
4.1. Ventas ...................................................................................................................................... 20
4.2. Compras ................................................................................................................................... 20
5. Descripción general de las actividades de la tienda (Orientadas a la creación del Sistema) .......... 20
Diagrama General de Casos de Uso ............................................................................................................ 22
Propuestas ................................................................................................................................................... 22
Medios de solución ..................................................................................................................................... 23
Puesta en marcha del desarrollo de la Aplicación ...................................................................................... 23
Diseño de la Aplicación ........................................................................................................................... 24
Conexión con la base de datos ................................................................................................................ 25
Funcionalidad de la aplicación ................................................................................................................ 27
Finalizar la aplicación. .......................................................................................................................... 31
Conclusiones. ............................................................................................................................................... 32
Planteamiento del Problema (Base de Datos)
AllInPacketONE
Se desea realizar la base de datos de una microempresa dedicada a la distribución de diversos artículos
escolares (hojas tamaño carta, lapiceros, engrapadoras, libretas, lápices etc.). La empresa llamada
AllInPacketONE se encarga de la distribución de los productos mediante pedidos previamente realizada
por alguno de los clientes que se tienen registrados. La empresa AllInPacketONE tiene sus instalaciones
principales en la ciudad de Pachuca (en el estado de Hidalgo) y es ahí donde se lleva a cabo la mayor
parte de los procesos (búsqueda de nuevos fabricantes proveedores de producto, contratación de
personal etc.) sin embargo la mayoría de los centros de distribución están localizados en distintas partes
del estado para así mantener un control de distribución y almacenamiento de los productos que se
ofrecen. En cada uno de estos centros se encuentra localizado cada uno de los empleados del área de
ventas (directores y representantes de ventas) pues así resulta más fácil el contacto con los clientes
cercanos a dicha área. Cada oficina posee un encargado (uno de los empleados), un código de oficina, la
ciudad donde se ubica y la región (sur, norte, oeste). Las características de la información que se
pretende manejar es la siguiente:
1. Los clientes de la empresa son establecimientos específicos (papelerías de la UAEH,
papelerías comunes, papelerías ubicadas dentro de diversos organismos).
2. La empresa maneja una lista de los productos comerciados en la que se establece el nombre
de la empresa a la que se le compra el producto, el nombre del producto, la existencia total
del producto, el precio de venta al momento de la distribución y el código del producto.
3. De los clientes que se tienen registrados se conoce el nombre (de la empresa o
establecimiento) al que se vende el producto, un número que identifica de forma única a
cada uno de los clientes, el límite de crédito que se le da al cliente, la cantidad de producto
que se le hará llegar.
4. Se cuenta de igual manera con un control de pedidos, cada uno está definido por un numero
de pedido, la fecha en la que fue solicitado el producto, el cliente que hizo la petición, el
representante de la empresa que lleva a cabo la venta y entrega del producto, la cantidad de
producto solicitado por la empresa que lo desea comprar y el costo total del pedido.
5. La empresa AllInPacketONE realiza varias tareas, pero se desea que la base de datos este
únicamente centrada en la venta de los productos y la distribución de los mismos (solo se
aplica al área de ventas), para ello se tiene un registro de los empleados que participan
directamente en las transacciones de los productos comerciados.
6. Cada uno de los empleados relacionados con el área de ventas y que participan en el proceso
de ventas está identificado por un numero de empleado, nombre, edad, la fecha en la que
fue contratado, el salario que percibe, el título que posee (representante de ventas, director
de ventas) y la oficina en la que está laborando.
Además de lo que ya se mencionó, también se tienen ciertas condiciones que deben de cumplirse dentro
de las ventas:
1. Solo se tiene un código por oficina.
2. No puede haber más de una oficina en la misma ciudad ni en la misma región.
3. Cada empleado solo puede estar asignado a una sola oficina y puede haber más de un empleado
en cada oficina.
4. El código de cada empleado es único.
5. Los clientes solo pueden hacer pedidos al representante que se encuentra en la misma ciudad y
no importando la región donde este localizada la empresa.
6. Cada cliente puede pedir más de un producto a la vez.
7. Los productos se distribuyen a cada cliente que lo solicite.
Modelo Entidad-Relación
Modelo Relacional
Descripción del modelo
En este modelo es posible visualizar los mismos elementos que en el modelo anterior pues está basado
en él, la única diferencia es que cada una de las entidades que anteriormente se describían en el modelo
entidad-relación pasaron a ser tablas y los atributos son ahora las columnas de cada tabla.
Otro de los aspectos importantes es la eliminación de los rombos de verbo que indicaban la relación que
existía entre cada una de las entidades (modelo entidad-relación), ahora solo se especifican las
relaciones entre las tablas mediante flechas que unen unas con otras.
Una de las desventajas de este modelo es que no se puede apreciar aun la verdadera relación entre las
tablas que conformaran la base de datos, es por ello que a continuación se muestra otra representación
de las entidades (tablas) que conformaran la base de datos y la relación que generan unas con otras a
través de sus atributos (llaves primarias y llaves foráneas).
Estructura de las tablas a utilizar en la base de datos de
AllInPacketONE (relación lógica)
Descripción del modelo
Este modelo es una representación más cercana a la realidad de la base de datos que se pretende crear,
primeramente debemos notar que cada una de las entidades que aquí se muestra son las tablas de
nuestra base de datos (por lo tanto tendremos un total de 5). Se puede observar que cada una de las
tablas contiene una serie de palabras, estas serán las columnas de nuestras tablas.
Cada una de las columnas es diferente y tal como lo muestra la imagen, cada tabla debe de tener una
llave primaria (color rojo) la cual es forzosa ya que de ella depende que todos los registros que se
inserten estén diferenciados. Los datos que están en color azul hacen referencia a las llaves foráneas de
cada una de las tablas, estos quiere decir que el valor de esa columna estará ligado con el valor de llave
primaria de otra tabla de la misma base de datos.
Como reglas generales para nuestra base de datos, serán las siguientes:
1. Todas las llaves primarias serán de tipo numérico.
2. Las entidades que se presentan en el modelo serán las tablas de la base de datos tomando
en cuenta cada uno de los atributos que contienen (columnas).
3. El nombre de las tablas será el mismo que el de las entidades del modelo.
a) OFICINAS: los atributos ciudad y región serán de tipo carácter, director será de tipo numero pues
hará el papel de llave foránea y se relacionara directamente con el valor de la llave primaria de la
tabla empleados.
b) EMPLEADOS: nombre, apellido, titulo tendrán valores de tipo carácter, hire_date será de tipo
date(fecha), por otra parte, edad, salario y oficina serán de tipo numérico. Oficina hará el papel
de llave foránea y se enlazara con los valores de la llave primaria de la tabla OFICINAS.
c) CLIENTES: la llave primaria es id_cliente, cd_code y vent_rep son las llaves foráneas y serán de
tipo numérico al igual que el atributo (columna) crédito.
d) PRODUCTOS: nombre y fabricante son de tipo carácter mientras que los demás atributos son
numéricos ya que son llaves foránea y principales (ya se explicó anteriormente).
e) PEDIDOS: todos los valores serán de tipo numérico.
Clientes
Valores
PEDIDOS
Valores
Producto
Valores
Empleados
Valores
Oficinas
Valores
Desarrollo y Creación de la Base de Datos
utilizando la herramienta MySQL
Una vez que ya se ha estructurado y diseñado la base de datos, el paso siguiente es crearla, para ello se
hará uso del RDBMS MySQL el cual trabaja sobre el lenguaje SQL estándar para la definición y creación
de las bases de datos.
Es importante mencionar que no se pretende dar una guía para la creación de bases de datos y por ello
no se hará ninguna explicación sobre la estructura del código que se manejará para la creación de la base
de datos. Solo se mostrarán las imágenes de capturas de pantalla que describen el proceso de definición
de la BD llamada “papelería_aipo”.
Proceso de creación de la BD “papelería_aipo”
Inicio de sesión en MySQL
Comprobando las bases de datos existentes en el servidor
Creando la base de datos “papelería_aipo”
Tabla empleados
A continuación se describe el proceso de creación de la tabla empleados, la definición de las columnas y
los tipos de cada una que estarán contenidas en la tabla. Se muestra también la comprobación de la
creación de la tabla empleados y posteriormente se hace la descripción de la tabla (muestra las
características que se han especificado con el comando CREATE).
También se insertan los registros ya descritos anteriormente.
Tabla “productos”
El proceso para la creación de la tabla “productos” es el mismo que el de la tabla anterior, hay que notar
que en una de las capturas de pantalla se usa la sentencia SELECT para hacer una consulta y mostrar
todos los registros de la tabla que se han insertado anteriormente.
Créate tabla empleados
Desarrollo del Sistema “Solicitud de Nuevos Pedidos
a la empresa AllInPacketONE y descripción de
oficinas distribuidoras”
El proceso de desarrollo de Sistemas
El desarrollo de sistemas es un término amplio, el cual describe la conversión de un proceso manual a
una solución automatizada, basada en la necesidad de incrementar la eficiencia y la productividad de
las operaciones de una organización. El proceso se inicia con una investigación inicial (principio
conceptual) y termina con un sistema implantado sujeto a mantenimiento sobre la marcha.
A continuación se describen brevemente y de manera general cada uno de los pasos que se
encuentran integrados en las fases para el proceso de desarrollo de sistemas.
Planeación del sistema
Las actividades iniciales de planeación identifican la definición del problema, el establecimiento del
alcance y los objetivos del proyecto. También se detalla el costo/beneficio y la presentación preliminar
del diseño. Esta fase corresponde a lo que conocemos como “estudio de factibilidad”.
1. Se estudian los procedimientos existentes de la organización
2. Se da al evaluar los recursos informáticos disponibles.
La planeación de un sistema de gran magnitud puede ser dividida en tres partes: investigación inicial,
estudio preliminar del sistema y estudio de planeación. En otros casos, estas tres actividades pueden
quedar comprendidas en una sola.
Desarrollo
Esta etapa comprende el estudio profundo de la problemática y las necesidades existentes en la
empresa, además de las especificaciones técnicas, programación e implantación del sistema. Esta etapa
está compuesta por cortos pasos que son:
1. Requerimientos del usuario
2. Especificaciones técnicas
3. Planeación de la implementación
4. Programación
5. Procedimientos y entrenamiento del usuario
6. Pruebas del sistema
Implantación del Sistema
Es la penúltima fase del desarrollo de sistemas. Es el proceso de instalar equipos o software nuevo, como
resultado de un análisis y diseño previo como resultado de la sustitución o mejoramiento de la forma de
llevar a cabo un proceso automatizado. Al implantar un Sistema de Información lo primero que debemos
de hacer es asegurarnos que el sistema sea operacional o sea que funcione de acuerdo a los
requerimientos del análisis y permitir que los usuarios puedan operarlo.
Mantenimiento
Como último punto, el especificar un actividad y un mecanismo para el mantenimiento continuo de un
sistema reconoce que el cambio es una constante en este medio, tanto en la naturaleza de los sistemas
como en la tecnología, por lo tanto, cada proyecto deberá producir documentación e integrar la opción
de modificar la aplicación implantada conforme cambien los requerimientos. Las razones para modificar
los sistemas de información implantados pueden clasificarse en dos categorías: cambios obligatorios y
mejoras.
Los cambios obligatorios normalmente se inician porque se descubren discrepancias o errores en la
aplicación, o bien, los requerimientos de la organización exigen modificaciones. Estos tipos de cambios
se derivan principalmente de regulaciones externas o de cambios en otras aplicaciones adyacentes.
Las mejoras a las aplicaciones se presentan con el objetivo de lograr una operación y producción más
efectiva y eficiente, así como mantenerse al día o para aprovechar los nuevos desarrollos relativos a los
equipos de cómputo o de los programas en operación.
Casos de estudio. “AllInPacketONE”
En base a la metodología del desarrollo de sistemas explicada anteriormente, se llevará a cabo el
diseño de la aplicación para llevar a cabo el control de ventas y registro de las mismas de la empresa
AllInPacketONE dedicada a la distribución de artículos de papelería y para lo cual se comenzará
primero con la descripción del problema de estudio y finalmente se desarrollara el sistema utilizando
un servidor web (APACHE) lenguaje de programación PHP, HTML, script de JAVASCRIPT, un gestor de
bases de datos (MySQL) y una herramienta CASE que nos facilitara el diseño de la aplicación web
(DREAMWEAVER).
1. AllInPacketONE
El negocio de AllInPacketONE que se pretende estudiar en el documento y sobre el cual se desarrollará el
sistema, no existe, sin embargo, se ha hecho la consulta de un establecimiento similar y por tal motivo se
tiene una idea clara de las actividades que ahí se realizan y principalmente de la problemática que se
abordará.
Esta papelería se encarga de la venta y distribución de artículos escolares en su mayoría y de algunos
otros de distinto tipo pero de uso común en oficinas, hogares e incluso otros establecimientos cercanos.
Todo lo anterior sin salir del ramo de artículos de PAPELERÍA.
2. Artículos que se comercian
La PAPELERIA, como ya se mencionó anteriormente, se encarga de la venta de artículos en su mayoría
escolares, dichos artículos están clasificados en distintos tipos y además cada uno de los artículos tiene
una clave (código de barras) que los hace únicos. Todos los artículos están registrados en un catálogo y
sobre el cual se identifican ciertas características de cada uno. Esto último nos da la pauta para comenzar
a pensar en el uso de una base de datos en la que se almacenaran de primera cuenta los artículos
comerciados con algunas características específicas.
3. Equipo existente
Afortunadamente el establecimiento cuenta con un equipo de cómputo sobre el cual se puede instalar y
llevar a cabo la manipulación del sistema, todas las operaciones serían ejecutas de manera local
4. Análisis y descripción de los procesos y grupos de información
indispensables de la PAPELERÍA
Dentro de la PAPELERIA se llevan a cabo varios procesos importantes Inventario como lo pueden ser,
inventariar los artículos que ahí se tienen, realizar la solicitud de producto a los fabricantes, buscar y
registrar nuevas opciones de compra (proveedores), llevar a cabo la venta y distribución de los
productos, hacer altas o bajas de productos, personal, oficinas, clientes etc.
En la tienda se tiene además de los artículos mostrados una bodega en la que se almacena una cierta
cantidad de producto para que así no exista alguna escases de mercancía, el proceso de inventario se
lleva a cabo manualmente, es decir, durante toda la semana se hace el registro de las ventas de cada
artículo en una bitácora y al finalizar dicha semana se consulta la bitácora sobre las cantidades del
almacén, se realizan las operaciones necesarias para determinar la cantidad de producto que se tiene
disponible en la tienda. Esto además sirve para determinar la fecha en la que se deberá hacer un nuevo
pedido de mercancía a los proveedores.
4.1. Ventas
El dependiente de la tienda lleva un registro de cada uno de los artículos vendidos y la cantidad de los
mismos, además de esto, realiza el llenado de una nota para el cliente con la especificación de los que se
ha vendido. La nota se le da al cliente y se queda una copia en la tienda para así llevar un control del
dinero que se está recibiendo y corroborar todas y cada una de las faltantes de artículos. La nota deberá
estar cubierta al 100% pues la tienda no maneja ninguna clase de crédito o deudas de artículos.
4.2. Compras
Una vez que los dependientes realizan las ventas a lo largo de la semana y dichas ventas son registradas
en las bitácoras correspondientes, y una vez que tanto los dependientes como el propietario han
realizado la actualización correspondiente de las bitácoras de inventarios se decide si es momento de
hacer un nuevo pedido de mercancía a alguno de los proveedores. En caso de que se haya tomado la
decisión de hacer un nuevo pedido se contactara al proveedor vía telefónica (por parte del propietario) y
se le hará la petición de producto. Cabe mencionar que al hacer un pedido este último tendrá una
semana para ser recibido y por tanto se tiene que haber hecho un análisis antes de las cantidades de
producto sobrante para que así no se termine antes de que la mercancía nueva llegue.
5. Descripción general de las actividades de la tienda
(Orientadas a la creación del Sistema)
Con las descripciones generales hechas anteriormente sobre los procesos de la tienda, ahora se pueden
establecer una seria de reglas sobre el negocio, estas reglas también se pueden tomar como las
restricciones que deberá de tener nuestro sistema.
a) Los usuarios del sistema solo podrán ser los encargados o dependientes de la tienda y el
propietario.
b) Los proveedores de producto de la tienda y los clientes que compran dichos artículos no tendrán
acceso al sistema.
c) El sistema deberá de estar controlado por claves de acceso y contraseñas.
d) Cada uno de los empleados estarán registrados en el sistema (o en una de las tablas de
información) y se les asignará un código de empleado, se tendrán también su nombre y
dirección.
e) Los proveedores al igual que los dependiente de la tienda estarán registrados en la base de datos
por medio de un código de proveedor, su nombre (con apellidos), tipo de mercancía que
ofrecen, teléfono con el que se les contacta y su dirección (de la empresa que provee la
mercancía).
f) Los dependientes o empleados de la tienda tendrán acceso al sistema para:
1. Ventas de artículos e impresión de recibos de venta.
2. Registrar artículos nuevos a la PAPELERIA
3. Verificar y actualizar la existencia de artículos e impresión de listas actualizadas de precios.
4. Consultar y modificar datos de proveedores.
g) El administrador tendrá acceso libre al sistema pero en especial podrá realizar las siguientes
actividades:
1. Realizar cortes de caja por un determinado periodo además de generar el reporte de los
mismos.
2. Registrar y dar de alta nuevos empleados, así como asignarle sus claves y contraseñas de
acceso para uso del sistema.
3. Registrar y dar de baja proveedores de artículos.
h) Los empleados únicamente informaran sobre los cortes de caja diarios.
i) Las compras de artículos solo se pagaran en efectivo y no se contara crédito con proveedores.
j) El registro de las compras y las ventas se registrara únicamente si las notas están pagadas.
k) El pago de una venta, al igual que las compras de producto con los proveedores se realizaran en
efectivo ya que no existe la modalidad de crédito dentro de la PAPELERIA.
l) Cada artículo de la PAPELERIA está asignado a una área que se identifica por el tipo de materia
que ahí se encuentra (libretas, lapiceros, lápices, monografías, biografías etc.).
m) El costo final del producto será asignado por el sistema tomando en cuenta el precio del
operador más el IVA y realizando el descuento pertinente si es que existiera.
n) Cada proveedor puede surtir más de un artículo a la tienda.
o) Dependiendo del artículo se podrán otorgar el 0, 5, 10 o 15% de descuento.
p) Los artículos de la PAPELERIA solo se podrán vender de 3 formas distintas: individual, por caja o
por paquete.
q) La existencia es calculada por el sistema al restar la cantidad de entradas (compras) de productos
a la cantidad de salidas (Ventas). Sin poder ser editada o introducida.
r) El sistema alertara al administrador y a los encargados si un producto está por alanzar su nivel
mínimo de existencia total en la tienda y almacén para realizar un nuevo pedido.
Diagrama General de Casos de Uso
Propuestas
Ya se ha hablado mucho sobre las características de la empresa y de las actividades que ahí se
desarrollan, además se ha hecho una descripción de las principales características que debería de tener
un sistema integral con el fin de automatizar algunos de los procesos de AllInPacketONE. Sin embargo, el
realizar un sistema de cualquier tipo o índole no es una tarea sencilla y por tanto requiere de cierta
cantidad de tiempo y dedicación.
Para el caso particular sea decidido solo hacer una pequeña demostración de la creación de un sistema
orientado a una de las actividades realizadas en la empresa, en este caso se automatizará el proceso de
realización de nuevos pedidos por parte de los cliente y la obtención de una descripción de las oficinas
que forman parte de la empresa. El fin de esto es poder integrar la base de datos que se creó con
anterioridad (papelería_aipo) y crear una interfaz que permita, de una manera más simple hacer un
nuevo pedido y con ello actualizar la base de datos de forma automática. También se pretende hacer la
descripción de las oficinas que forman parte de la empresa mostrando varias de las características que
posee.
Medios de solución
Antes que nada, es importante mencionar que, para poder hacer el sistema se tengan conocimientos
previos de algunas herramientas con las que se va a trabajar, por ejemplo:
a) El sistema se pretende desarrollar bajo el formato de una aplicación para la web y por este
motivo se debe de tener cierto conocimiento del lenguaje HTML y su aplicación.
b) La herramienta que se utilizara para el desarrollo de la aplicación será DREAMWEAVER en su
versión CS4, esto con el fin de ahorrar tiempo en el diseño de la aplicación y poder tener mejores
resultados en cuanto a apariencia.
c) Para poder realizar la conexión de la aplicación con la base de datos que se pretende manipular
es necesario el uso del lenguaje PHP pues representa en gran medida una de las mejores
opciones para manejar las conexiones de bases de datos en la web (o servidores).
d) Se debe disponer de un servidor local que permita ejecutar la aplicación realizada. Para esto se
cuenta como opción a APACHE el cual viene ya integrado con PHP y el sistema gestor de bases de
datos MySQL en un paquete de desarrollo llamado XAMPP.
Puesta en marcha del desarrollo de la Aplicación
En este apartado se pretende dar una descripción muy general de las etapas del proceso de desarrollo de
la aplicación y por ello no se dará ninguna clase de explicación sobre el uso de los códigos utilizados.
Diseño de la Aplicación
Como ya se mencionó antes, el diseño de la aplicación se realizó utilizando el programa DREAMWEAVER,
algunas de las características del diseño son las siguientes:
La aplicación está formada por un conjunto de macros que se unen en un archivo llamado todo.php y el
cual está alojado en la carpeta C:/xampp/htdocs/pruebasphp/macros/todo.php (del equipo personal).
En el frame superior de la aplicación se encuentra la información de los pedidos realizados a la empresa.
El frame izquierdo contiene un formulario en que se encuentran dos listas/menú que muestran a los
clientes y los productos disponibles en la empresa (importados desde la base de datos).
El frame inferior derecho sirve para mostrar la descripción de los clientes y la oficina que les provee el
producto que piden, el encargado de realizar la entrega y sus datos.
Todas las imágenes y demás componentes utilizados en la aplicación fueron tomados de internet y por
ello no se tiene ningún derecho de autor.
Conexión con la base de datos
Esta es una de las partes más importantes de la aplicación pues de ello depende en gran medida el
funcionamiento de la aplicación. La conexión a la base de datos permite obtener datos directamente de
la base de datos papelería_aipo y mostrarlos en pantalla a través de la interfaz creada.
Para poder realizar y mantener la conexión con la base de datos es necesario usar algunas funciones
propias del lenguaje PHP
Funcionalidad de la aplicación
Aquí se explicará el propósito principal de la aplicación desarrollada.
1. Primeramente es importante mencionar que la aplicación web debe estar guardada en la misma
carpeta en donde se encuentra el servidor ya que de ello depende la correcta ejecución. Por lo
general la carpeta es la siguiente c:/xampp/htdocs/ (aquí va la carpeta con la aplicación).
2. Para poder iniciar la aplicación es necesario abrir cualquier explorador (en el caso propio se
trabajó con Mozilla) y teclear la siguiente dirección:
http://localhost/pruebasphp/macros/todo.php
3. La interfaz mostrada es la misma que está en la imagen de arriba.
Las operaciones principales que el sistema realiza, son las siguientes:
a) Despliega una lista con todos los pedidos pendientes que la empresa AllInPacketONE por
entregar, en ella se muestran características tales como el número del pedido, el cliente que lo
solicita, el producto solicitado, la cantidad (en número de paquetes) y el importe total que se
cobrara.
El proceso se lleva a cabo en la parte superior de la aplicación (frame superior) y toda la información es
obtenida de la base de datos a la que se accedió anteriormente.
La información que se presenta en la aplicación se actualiza al instante que la base de datos sufra algún
cambio significativo, para poder notar estos cambios dentro de la aplicación solo hay que actualizar
presionando F5.
b) La principal función del sistema es capturar una nueva solicitud de alguno de los clientes
suscritos a la empresa. El proceso de solicitud de pedidos se realiza en el frame
inferior izquierdo que conforma a la aplicación. Para poder realizar las
solicitudes de compra se muestra un formulario que contiene dos botones de
lista/menú y de los cuales, en uno se despliega la lista de los productos que
ofrece la empresa y en el otro se muestran los
clientes. Dentro del formulario también existe un
tercer elemento que es una caja de texto en la cual
el usuario debe de introducir textualmente
(números) la cantidad de producto que se desea
adquirir.
El último elemento del formulario y no por ello
menos importante es el botón que lleva por texto
“Aceptar Pedido” y con el cual se dará paso a al
registro del pedido en la base de datos.
Una vez que el botón es presionado se mostrara un mensaje en la ventana
indicando las condiciones del registro realizado y en este mensaje se informa al
usuario que los datos han sido procesados y almacenados en la base de datos.
Tal y como ya se mencionó con anterioridad, es posible visualizar el nuevo
registro actualizando la ventana del navegador.
c) El tercer y último elemento de la aplicación web que se analiza es el frame inferior derecho, aquí
se realiza la obtención de algunos datos importantes correspondientes a los clientes de la
empresa. Para llevar a cabo este proceso se dispone de un formulario que contiene solo dos
elementos, un menú desplegable y un botón de acción.
PASO 1: Seleccionar del menú desplegable a uno de los clientes del que se desee obtener la información.
PASO 2: Presionar el botón ACEPTAR. Al hacerlo se mostrará en el mismo frame la información
relacionada con el cliente seleccionado (solo hay que bajar la barra de desplazamiento).
Finalizar la aplicación.
Dado que la aplicación se ejecuta en el servidor y está diseñada para la web, todas y cada una de las
modificaciones y nuevos pedidos que se ejecuten dentro del sistema se almacenarán en el momento
justo y es por este motivo que no se necesita realizar ninguna otra operación posterior para asegurar la
integridad de los datos procesados.
Para finalizar la aplicación solo basta al igual que en la mayoría de los programas que
hayamos o estemos usando, presionar el botón de CERRAR ubicado en la parte
superior derecha de la ventana.
Conclusiones.
Primeramente se debe hacer mención al uso hoy en día de las páginas web dinámicas dado que vienen
equipadas con un sistema de gestión de contenidos o simplemente SGC. Este software permite la edición
de cada una de las hojas de la página web, es decir, la modificación tanto de texto como imágenes. Así
mismo, también permite añadir más pestañas en el menú y submenús manteniendo la página web
siempre actualizada. Bueno trasladando esto a nuestro entorno de aplicación nos damos cuenta que una
página de este tipo nos permite manejar información a gran volumen y con un fácil acceso a ella que es
justamente lo que hoy se requiere en una empresa de calidad que quiere agilizar sus procesos. Ahora al
manejar una página web vinculada con una base de datos se obtiene un mayor beneficio como el control
sobre la redundancia de datos, no se almacenan varias copias de los mismos datos, consistencia de
datos, si un dato está almacenado una sola vez, cualquier actualización se debe realizar sólo una vez, y
está disponible para todos los usuarios inmediatamente, más información sobre la misma cantidad de
datos, al estar todos los datos integrados, se puede extraer información adicional sobre los mismos. Y un
punto muy importante que no se puede omitir es el tema de seguridad ya que un SGBD permite
mantener la seguridad mediante el establecimiento de claves para identificar al personal autorizado a
utilizar la base de datos.
Una vez explicado la importancia del uso de una base de datos vinculada a una página web podemos
concluir que es un gran apoyo que facilita mucho el trabajo en cualquier empresa que maneja
información además que la pone disponible a las personas que lo requieran.
Otra gran ventaja que encontramos con el uso de estos sistemas es que tenemos respaldada nuestra
información y siempre disponible.
Para finalizar los sistemas de información son en la actualidad una herramienta que bien implementada
se convierte en una arma competitiva de negocios, así como la empresas buscan diferenciarse de su
competencia, los sistemas de información son una manera de hacerlo.
