PANDUAN AUDIT MUTU

PANDUAN TIM MUTU

ITS

KANTOR PENJAMINAN MUTU INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER

2017

ii |Organisasi Mutu ITS

Kata Pengantar Peraturan Pemerintah No 54 Tahun 2015 tentang Statuta ITS, Pasal 41 ayat 2 menyebutkan bahwa dalam rangka menjalan fungsi pengelolaan ITS, Rektor dibantu beberapa unsur yang salah satunya adalah unsur penjaminan mutu. Untuk itulah dibentuk Unit Penjaminan Mutu yang disebut dengan Kantor Penjaminan Mutu ITS.

Pasal di atas kemudian dijabarkan pada Peraturan Rektor No 10 Tahun 2016, tentang Organisasi dan Tata Kerja ITS yang mengharuskan adanya penjaminan dan pengendalian mutu penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi di tingkat Fakultas, Departemen dan Program Studi. Maka perlu dibentuk suatu unit penjaminan mutu di tingkat Fakultas, Departemen dan Program Studi.

Dalam rangka menjalankan amanah ITS PTNBH sesuai visi dan misinya, di

bidang penjaminan mutu, diperlukan sebuah panduan yang merupakan

penjabaran dari Peraturan Rektor tersebut di atas untuk dapat ditindak

lanjuti oleh semua Dekan dan Kepala Departemen serta Ketua Program Studi

di lingkungan ITS. Semoga buku panduan ini dapat membantu pembentukan

unit unit penjaminan mutu yang mampu menghantarkan ITS menjadi

Perguruan Tinggi yang bermutu.

Surabaya, Desember 2017

Rektor ITS

iii |Organisasi Mutu ITS

Daftar Isi

Kata Pengantar.............................................................................................. i

Daftar Isi ..................................................................................................... iii

Definisi Istilah .............................................................................................. iv

BAB 1 PENDAHULUAN .................................................................................. 1

1.1 Visi, Misi ITS ................................................................................... 1

1.2 Sistem Pengelolaan ITS .................................................................. 2

BAB 2 ORGANISASI MUTU DI ITS .................................................................. 3

2.1 Struktur Organisasi ITS ................................................................... 3

2.2 Organisasi Mutu di Unit Kerja ITS ................................................... 3

BAB 3 ANGGOTA TIM MUTU UNIT KERJA ITS ................................................ 8

3.1 Anggota Tim Mutu Unit Kerja ITS ................................................... 8

3.2 Tugas Pokok dan Fungsi Tim Mutu ITS ............................................ 9

3.2.1 Tugas Pokok dan Fungsi Tim Mutu Fakultas ............................ 9

3.2.2 Tugas Pokok dan Fungsi Tim Mutu Departemen ..................... 9

3.2.3 Tugas Pokok dan Fungsi Tim Mutu Program Studi ................... 9

BAB 4 BAGAN ALIR PEMBENTUKAN ORGANISASI MUTU ............................ 11

4.1 Tim Mutu Fakultas ....................................................................... 11

4.2 Tim Mutu Departemen dan Program Studi ................................... 11

BAB 5 PENUTUP ......................................................................................... 13

Rujukan ...................................................................................................... 14

iv |Organisasi Mutu ITS

Definisi Istilah Fakultas adalah himpunan sumber daya pendukung yang menyelenggarakan

dan mengelola pendidikan akademik, pendidikan profesi, dan/atau

pendidikan vokasi dalam satu rumpun disiplin ilmu pengetahuan dan

teknologi.

Departemen adalah unsur dari Fakultas yang mendukung penyelenggaraan

kegiatan akademik dalam satu atau beberapa cabang ilmu pengetahuan dan

teknologi dalam jenis pendidikan akademik, pendidikan vokasi, dan/atau

pendidikan profesi.

Program Studi yang selanjutnya disingkat Prodi adalah kesatuan kegiatan

pendidikan dan pembelajaran yang memiliki kurikulum dan metode

pembelajaran tertentu dalam satu jenis pendidikan akademik, pendidikan

vokasi, dan/atau pendidikan profesi.

Kantor Penjaminan Mutu yang disingkat KPJM adalah unsur di bawah Rektor

yang membidangi penjaminan mutu.

Dosen adalah pendidik profesional dan ilmuwan dengan tugas utama

mentransformasikan, mengembangkan, dan menyebarluaskan ilmu

pengetahuan dan teknologi melalui pendidikan, penelitian, dan pengabdian

kepada masyarakat.

Mahasiswa adalah peserta didik pada jenjang pendidikan tinggi di ITS.

Sivitas Akademika adalah masyarakat akademik yang terdiri atas Dosen dan

Mahasiswa ITS.

Tenaga Kependidikan adalah anggota masyarakat yang mengabdikan diri

dan diangkat dengan tugas utama menunjang penyelenggaraan pendidikan

tinggi di ITS.

Mutu Pendidikan Tinggi adalah tingkat kesesuaian antara penyelenggaraan

pendidikan tinggi dengan Standar Pendidikan Tinggi yang terdiri atas Standar

Nasional Pendidikan Tinggi dan Standar Pendidikan Tinggi yang Ditetapkan

oleh Perguruan Tinggi.

v |Organisasi Mutu ITS

Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi yang selanjutnya disingkat SPM

Dikti adalah kegiatan sistemik untuk meningkatkan mutu pendidikan tinggi

secara berencana dan berkelanjutan.

Sistem Penjaminan Mutu Internal yang selanjutnya disingkat SPMI, adalah

kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan

tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan

penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.

Sistem Penjaminan Mutu Eksternal, yang selanjutnya disingkat SPME,

adalah kegiatan penilaian melalui akreditasi untuk menentukan kelayakan

dan tingkat pencapaian mutu program studi dan perguruan tinggi.

Pangkalan Data Pendidikan Tinggi yang selanjutnya disingkat PDDikti adalah

kumpulan data penyelenggaraan pendidikan tinggi seluruh perguruan tinggi

yang terintegrasi secara nasional.

Standar Nasional Pendidikan Tinggi adalah satuan standar yang meliputi

Standar Nasional Pendidikan ditambah dengan Standar Nasional Penelitian

dan Standar Nasional Pengabdian kepada Masyarakat.

Standar Pendidikan Tinggi yang Ditetapkan oleh Perguruan Tinggi adalah

sejumlah standar pada perguruan tinggi yang melampaui Standar Nasional

Pendidikan Tinggi.

1 |Organisasi Mutu ITS

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Visi, Misi ITS

Visi ITS

menjadi perguruan tinggi dengan reputasi internasional dalam ilmu

pengetahuan dan teknologi terutama yang menunjang industri dan kelautan

yang berwawasan lingkungan.

Misi ITS

memberikan kontribusi dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan

teknologi untuk kesejahteraan masyarakat melalui kegiatan pendidikan,

penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan manajemen yang berbasis

teknologi informasi dan komunikasi.

Misi ITS di bidang pendidikan:

a. menyelenggarakan pendidikan tinggi berbasis teknologi informasi

dan komunikasi dengan kurikulum, Dosen, dan metode pembelajaran

berkualitas internasional;

b. menghasilkan lulusan yang beriman dan bertakwa kepada Tuhan

Yang Maha Esa serta memiliki moral dan budi pekerti yang luhur; dan

c. membekali lulusan dengan pengetahuan kewirausahaan berbasis

teknologi.

Misi ITS di bidang penelitian:

berperan secara aktif dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi

terutama di bidang kelautan, lingkungan dan permukiman, energi, serta

teknologi informasi dan komunikasi yang berwawasan lingkungan melalui

kegiatan penelitian yang berkualitas internasional.

Misi ITS di bidang pengabdian kepada masyarakat:

memanfaatkan segala sumber daya yang dimiliki untuk ikut serta dalam

menyelesaikan problem yang dihadapi oleh masyarakat, industri, pemerintah

pusat, dan pemerintah daerah dengan mengedepankan fasilitas teknologi

informasi dan komunikasi.

2 |Organisasi Mutu ITS

Misi ITS di bidang manajemen:

a. pengelolaan ITS dilakukan dengan memperhatikan prinsip tata

pamong yang baik yang didukung dengan teknologi informasi dan

komunikasi;

b. menciptakan suasana yang kondusif dan memberikan dukungan

sepenuhnya kepada Mahasiswa, Dosen, Tenaga Kependidikan untuk

dapat mengembangkan diri dan memberikan kontribusi maksimum

pada masyarakat, industri, ilmu pengetahuan dan teknologi; dan

c. mengembangkan jejaring untuk dapat bersinergi dengan perguruan

tinggi lain, industri, masyarakat, pemerintah pusat, dan pemerintah

daerah dalam menyelenggarakan kegiatan pendidikan, penelitian,

dan pengabdian kepada masyarakat.

1.2 Sistem Pengelolaan ITS

Rektor sebagai pemimpin ITS menjalankan fungsi otonomi pengelolaan ITS.

Pengelolaan sebagaimana dimaksud meliputi:

a. penyelenggaraan tridharma perguruan tinggi serta seluruh kegiatan

penunjang dan pendukung lainnya untuk menjamin peningkatan

mutu akademik ITS secara berkelanjutan; dan

b. penyelenggaraan tata kelola, keuangan, sumber daya manusia, serta

sarana dan prasarana

Dalam menjalankan fungsi pengelolaan Rektor dibantu:

a. wakil Rektor;

b. sekretaris institut;

c. unsur pelaksana akademik;

d. unsur pengawas internal;

e. unsur penjaminan mutu;

f. unsur pengembang dan pelaksana tugas strategis;

g. unsur pelaksana administrasi;

h. unsur penunjang akademik;

i. unsur pengelola satuan usaha; dan

j. unsur lain yang dianggap perlu

Penjaminan mutu merupakan salah satu unsur yang membantu Rektor dalam

mengelola ITS dalam penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi.

3 |Organisasi Mutu ITS

BAB 2 ORGANISASI MUTU DI ITS

Dalam rangka menjalankan Sistem Penjaminan Mutu Internal, ITS telah

menetapkan organisasi mutu di lingkungan ITS yang telah dijabarkan pada:

Peraturan Rektor No 10 Tahun 2016.

2.1 Struktur Organisasi ITS

Struktur Organsisasi ITS, ditunjukkan dalam bagan Gambar 2.1 berikut ini:

Gambar 2.1 Struktur Organisasi ITS sesuai dengan Peraturan Rektor No 10 Tahun 2016

2.2 Organisasi Mutu di Unit Kerja ITS

Dalam menjalankan penjaminan dan pengendalian mutu, dibentuk beberapa

unit penjaminan mutu di tingkat Fakultas, Departemen dan Program Studi.

Landasan hukum dari pembentukan unit penjaminan mutu tersebut dapat

dilihat pada beberapa pasal berikut:

Pasal 97 ayat 2, Perek No 10 Tahun 2016

(1) Fakultas sebagaimana mempunyai tugas menyelenggarakan dan

mengelola pendidikan akademik, pendidikan akademik dan profesi, atau

4 |Organisasi Mutu ITS

pendidikan vokasi dalam satu rumpun disiplin ilmu pengetahuan dan

teknologi.

(2) Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1),

Fakultas menyelenggarakan fungsi:

a. pengelolaan dan pengembangan pendidikan akademik,

pendidikan profesi, atau pendidikan vokasi;

b. pengelolaan dan pengembangan kemahasiswaan;

c. pengelolaan dan pengembangan keuangan dan sumber daya;

d. penjaminan dan pengendalian mutu penyelenggaraan

tridharma perguruan tinggi, pengelolaan keuangan, dan

pengelolaan sumber daya;

e. pengelolaan dan pengembangan kerja sama bidang tridharma

perguruan tinggi; dan

f. pengukuran dan evaluasi capaian kinerja Fakultas secara

berkelanjutan

Dengan demikian Fakultas menyelenggarakan fungsi penjaminan dan

pengendalian mutu penyelenggaraan tridharma perguruan tinggi di

beberapa departemen dalam satu rumpun disiplin ilmu pengetahuan dan

teknologi.

Pasal 100 ayat 2c, Perek No 10 Tahun 2016

(1) Departemen mempunyai tugas mengelola dan menyelenggarakan

kegiatan tridharma perguruan tinggi serta penjaminan mutu dalam

beberapa jenjang pendidikan dalam satu rumpun disiplin ilmu

pengetahuan dan teknologi untuk jenis pendidikan akademik,

pendidikan akademik dan profesi, atau pendidikan vokasi.

(2) Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1),

Departemen menyelenggarakan fungsi:

a. perencanaan dan pengelolaan tridharma perguruan tinggi dan

kerja sama dalam sebagian dan/atau satu cabang ilmu

pengetahuan dan teknologi;

b. pengoordinasian dan pengintegrasian kegiatan program studi

berkaitan dengan penyelenggaraan tridharma perguruan

tinggi;

5 |Organisasi Mutu ITS

c. pelaksanaan sistem manajemen pendidikan tinggi, program

penjaminan dan pengendalian mutu serta pencapaian kinerja

Departemen yang sesuai dengan rencana strategis;

d. pengelolaan dan pemberdayaan laboratorium, studio,

dan/atau bengkel; dan

e. pengelolaan kegiatan kemahasiswaan.

Departemen menyelenggarakan fungsi penjaminan dan pengendalian mutu

dalam beberapa jenjang pendidikan dalam satu rumpun disiplin ilmu

pengetahuan dan / atau teknologi untuk jenis pendidikan akademik,

pendidikan akademik dan profesi, atau pendidikan vokasi.

Pasal 102, Perek No 10 Tahun 2016

(1) Program Studi mempunyai tugas menyelenggarakan kegiatan

pembelajaran dalam satu jenjang pendidikan terkait dengan satu

rumpun disiplin ilmu pengetahuan dan teknologi untuk jenis

pendidikan akademik, pendidikan profesi, atau pendidikan vokasi.

(2) Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1),

Program Studi menyelenggarakan fungsi:

a. pelaksanaan proses pembelajaran;

b. penyusunan dan pengembangan kurikulum; dan

c. pelaksanaan penjaminan dan pengendalian mutu proses

pembelajaran.

Program Studi menyelenggarakan fungsi penjaminan dan pengendalian mutu

proses pembelajaran dalam satu jenjang pendidikan dengan satu rumpun

disiplin ilmu pengetahuan dan / atau teknologi.

6 |Organisasi Mutu ITS

Bagan Organisasi Mutu di lingkungan ITS

Struktur organisadi mutu di ITS, ditunjukkan pada Gambar 2.2 berikut.

Gambar 2.2 Organisasi Unit Penjaminan Mutu di ITS

7 |Organisasi Mutu ITS

Terdapat 3 unit penjaminan mutu diluar Kantor Penjaminan Mutu ITS, yaitu:

1. Tim Mutu Institut atau disingkat dengan TMI

2. Tim Mutu Fakultas atau disingkat dengan TMF

3. Tim Mutu Departemen atau disingkat dengan TMD

4. Tim Mutu Program Studi atau disingkat dengan TMP

Masing – masing tim mutu diketuai oleh Ketua Tim Mutu, dengan tugas

pokok dan fungsi akan dijabarkan pada Bab 3.

8 |Organisasi Mutu ITS

BAB 3 ANGGOTA TIM MUTU UNIT KERJA ITS

3.1 Anggota Tim Mutu Unit Kerja ITS

Keanggotaan dalam unit kerja yang telah disebutkan pada Bab 2 di atas,

adalah sebagai berikut:

Tabel 3.1 Keanggotaan Tim Mutu pada unit kerja di ITS

TIM MUTU INSTITUT TIM MUTU

FAKULTAS

TIM MUTU

DEPARTEMEN

TIM MUTU

PROGRAM

STUDI

KETUA Kepala Kantor Penjaminan Mutu

Ketua Tim Mutu Fakultas (Wakil Dekan)

Ketua Tim Mutu Departemen (Sekretaris Departemen)

Ketua Tim Mutu Program Studi (Sekretaris Program Studi)

ANGGOTA 1. Kepala Unit Penjaminan Mutu Akademik

2. Kepala Unit Penjaminan Mutu Non Akademik

1. Ketua Tim Mutu Departemen dalam satu fakultas

1. Ketua Tim Mutu Prodi semua jenjang

1. Koordinator Rumpun Mata Kuliah /Kalab

3. Ketua Tim Mutu Fakultas 2. Kabag TU Fakultas

4. Direktur Direktorat Akademik

5. Direktur Direktorat Kemahasiswaan

6. Direktur Direktorat Sumber Daya Manusia dan Organisasi (SDMO)

7. Direktur Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (PTSI)

8. Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM)

9. Direktur Direktorat Inovasi, Kerja Sama, dan Kealumnian (IKSK)

9 |Organisasi Mutu ITS

3.2 Tugas Pokok dan Fungsi Tim Mutu ITS

3.2.1 Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Penjaminan Mutu

1. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian mutu akademik

dan non akademik secara berkelanjutan.

2. Melaksanakan penjaminan mutu akademik yang meliputi mutu

pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat;

3. Melaksanakan penjaminan mutu non akademik yang meliputi

mutu organisasi, kemahasiswaan, sumber daya manusia, sarana

dan prasarana, dan manajemen perguruan tinggi.

4. Melaksanakan administrasi, mengembangkan, memonitor,

mengendalikan, dan mengevaluasi pelaksanaan standar mutu

dalam bidang akademik.

5. Melaksanakan administasi, mengembangkan, memonitor,

mengendalikan, dan mengevaluasi pelaksanaan standar mutu

dalam bidang non-akademik

3.2.2 Tugas Pokok dan Fungsi Tim Mutu Fakultas

1. Melaksanakan pengendalian dan penjaminan mutu bidang

akademik dan non akademik di Fakultas.

2. Mengevaluasi hasil laporan Mutu Departemen dan hasil audit

Kantor Penjaminan Mutu (KPJM) di Fakultas dan Departemen

3. Memberikan saran dan rekomendasi untuk peningkatan mutu

akademik dan non akademik kepada manajemen Fakultas.

3.2.3 Tugas Pokok dan Fungsi Tim Mutu Departemen

1. Melaksanakan pengendalian dan penjaminan mutu pelaksanaan

dan proses akademik di Departemen

2. Mengevaluasi hasil laporan audit Kantor Penjaminan Mutu

(KPJM) di Departemen.

3. Memberikan saran dan rekomendasi masalah mutu kepada

Ketua Departemen.

3.2.4 Tugas Pokok dan Fungsi Tim Mutu Program Studi

1. Melaksanakan penjaminan dan pengendalian mutu pelaksanaan

proses pembelajaran di Program Studi.

2. Mengevaluasi hasil laporan audit KPJM di Program Studi.

3. Memberikan saran dan rekomendasi masalah mutu kepada

Ketua Program Studi.

10 |Organisasi Mutu ITS

4. Memeriksa mutu Rancangan Perangkat Pembelajaran mata

kuliah.

5. Memeriksa rekaman dan borang pelaksanaan pembelajaran.

6. Membuat rangkuman proses pembelajaran dari semua mata

kuliah.

7. Mengevaluasi materi, proses, dan hasil pembelajaran.

8. Merancang perbaikan dan pembaharuan pembelajaran mata

kuliah.

9. Membuat rangkuman usulan beban tugas dosen.

11 |Organisasi Mutu ITS

BAB 4 BAGAN ALIR PEMBENTUKAN

ORGANISASI MUTU

4.1 Tim Mutu Fakultas

Bagan alir pembentukan Tim Mutu Fakultas ditunjukkan pada Gambar 4.1 di

bawah

Gambar 4.1 Bagan alir pembentukan Tim Mutu Fakultas

4.2 Tim Mutu Departemen dan Program Studi

Bagan alir pembentukan Tim Mutu Departemen dan Program Studi

ditunjukkan pada Gambar 4.2 di bawah.

12 |Organisasi Mutu ITS

Komite Pertimbangan

Fakultas

Komite Pertimbangan

Fakultas

DepartemenDepartemenFakultasFakultas

Dekan memberikan Tugas kpd Kepala Departemen membentuk Tim Mutu

Departemen dan Tim Mutu Prodi

Kepala Departemen membentuk 1. Tim Mutu Departemen, dan 2. Tim Mutu Program Studi

SK Tim Mutu Departemen

Ada Masukan atas nama Angg Tim?

Ada Masukan atas nama Angg Tim?

Permintaan Pertimbangan atas anggota tim Mutu

Fakultas

YaDekan membuat SK

Angg Tim Mutu Departemen dan Tim

Mutu Prodi

Tdk

Dekan meminta pertimbangan kpd

Komite Pertimbangan Fakultas

Kepala departemen meminta persetujuan kpd

Dekan Fakultas

SK Tim Tim Mutu Prodi

ProdiProdi

Gambar 4.2 Bagan alir pembentukan Tim Mutu Departemen dan Program Studi

13 |Organisasi Mutu ITS

BAB 5 PENUTUP

Panduan pembentukan Tim Mutu Fakultas, Tim Mutu Departemen, dan Tim

Mutu Program Studi diharapkan dapat ditindaklanjuti oleh Dekan, Kadep dan

Kaprodi. Panduan ini berlaku efektif sejak ditetapkannya Peraturan Rektor

tentang Organisasi Mutu ITS.

14 |Organisasi Mutu ITS

Rujukan 1. Undang-undang No 12 Tahun 2012, tentang Sistem Pendidikan Tinggi.

2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2015,

tentang Statuta Institut Teknologi Sepuluh Nopember.

3. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik

Indonesia, Nomor 62 Tahun 2016 Tentang Sistem Penjaminan Mutu

Pendidikan Tinggi.

4. Peraturan Rektor Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Nomor 10

Tahun 2016, tentang Organisasi dan Tata Kerja Institut Teknologi

Sepuluh Nopember.