Panduan Pengguna - pdtkemaman.terengganu.gov.mypdtkemaman.terengganu.gov.my/pdf/PanduanPenggunaMyMesyuarat.pdf · sesebuah mesyuarat, pengerusi juga bertanggungjawab untuk meluluskan

Panduan Pengguna

Disediakan Oleh

MyMesyuarat User Manual

Versi 20120404

Disediakan Oleh


i

Isi Kandungan

1 Selamat Datang ke MyMesyuarat ....................................................................................... 1 1.1 Pendahuluan .................................................................................................................. 1 1.2 Kebaikan MyMesyuarat .................................................................................................. 1 1.3 Objektif MyMesyuarat ..................................................................................................... 2

2 Permulaan ............................................................................................................................ 3 2.1 Carta alir MyMesyuarat ................................................................................................... 3 2.2 Jawatankuasa ................................................................................................................. 3 2.3 Peranan yang Terdapat di dalam MyMesyuarat .............................................................. 5 2.4 Pengguna dan Kumpulan ............................................................................................... 8 2.5 Ikon yang Digunakan di dalam MyMesyuarat ................................................................. 9

3 Tetapan MyMesyuarat: Super Administrator ..................................................................... 9 3.1 Tetapan Jawatankuasa ................................................................................................... 9

3.1.1 Menambah Urusetia Baru .................................................................................... 9 3.1.2 Menambah Ahli Baru ........................................................................................... 12 3.1.2.1 Menambah Ahli Secara Satu Persatu .......................................................... 13 3.1.2.2 Menambah Ahli Secara Pukal ...................................................................... 13

3.1.2 Menambah Jawatankuasa .................................................................................. 13 3.2 Menguruskan Ahli ......................................................................................................... 15

3.2.1 Mengemaskini Ahli .............................................................................................. 15 3.2.2 Melihat Maklumat Ahli ......................................................................................... 17 3.2.3 Menghapuskan Ahli ............................................................................................. 17 3.2.4 Set Semula Kata Laluan Ahli ............................................................................... 17

3.3 Tetapan Global .............................................................................................................. 18 3.4 Menguruskan Peranan ................................................................................................. 20

3.4.1 Menambah Peranan ........................................................................................... 20 3.4.2 Kemaskini Peranan ............................................................................................. 20 3.4.3 Menghapuskan Peranan ..................................................................................... 21

3.5 Menguruskan Gelaran .................................................................................................. 21 3.5.1 Menambah Gelaran ............................................................................................ 22 3.5.2 Kemaskini Gelaran .............................................................................................. 22 3.5.3 Menghapuskan Gelaran ...................................................................................... 22

3.6 Menguruskan Gred ....................................................................................................... 24 3.6.1 Gred .................................................................................................................... 24 3.6.1.1 Menambah Gred ............................................................................................ 24 3.6.1.2 Mengemaskini Gred ....................................................................................... 24 3.6.1.3 Menghapuskan Gred ...................................................................................... 24

3.6.2 Skim Perkhidmatan ............................................................................................. 25 3.6.2.1 Menambah Gkim Perkhidmatan ..................................................................... 26 3.6.2.2 Mengemaskini Skim Perkhidmatan ................................................................ 26 3.6.2.3 Menghapuskan Skim Perkhidmatan ............................................................... 26

3.7 Menguruskan Semakan Tugasan ................................................................................. 27 3.7.1 Menambah Semakan Tugasan ........................................................................... 27 3.7.2 Kemaskini Semakan Tugasan............................................................................. 28 3.7.3 Menghapuskan Semakan Tugasan ..................................................................... 28

3.8 Menguruskan Templat Mesej ........................................................................................ 28


ii

3.8.1 Kemaskini Templat Mesej ................................................................................... 28 3.8.2 Melihat Templat Mesej ........................................................................................ 29

3.9 Menguruskan Log ......................................................................................................... 29 3.9.1 Menghapuskan Log ............................................................................................ 29

3.10 Melihat Statistik ........................................................................................................... 29 3.11 Menukar Logo MyMesyuarat....................................................................................... 30

4 Menggunakan MyMesyuarat ............................................................................................. 32 4.1 Log Masuk dan Log Keluar ........................................................................................... 33 4.2 Arahan Tukar Kata Laluan ............................................................................................ 33 4.3 Pemulihan Kata Laluan yang Hilang ............................................................................. 34 4.4 Jawatankuasa ............................................................................................................... 35 4.5 Profail ........................................................................................................................... 36

5 Menggunakan MyMesyuarat: Urusetia Membuat Penetapan Jawatankuasa ................ 39 5.1 Menguruskan Jawatankuasa ........................................................................................ 39

5.1.1 Mengemaskini Jawatankuasa ............................................................................. 39 5.2 Menguruskan Ahli Jawatankuasa dan Kumpulan ......................................................... 40

5.2.1 Menguruskan Ahli Jawatankuasa ........................................................................ 40 5.2.1.1 Menambah Ahli .............................................................................................. 40 5.2.1.2 Kemaskini Ahli ................................................................................................ 42 5.2.1.3 Menghapuskan Ahli ........................................................................................ 42 5.2.1.4 Membuka Akaun yang Telah disekat .............................................................. 43

5.2.2 Menguruskan Kumpulan ..................................................................................... 43 5.2.2.1 Menambah Kumpulan .................................................................................... 44 5.2.2.2 Mengemaskini Kumpulan ............................................................................... 44 5.2.2.3 Melihat Kumpulan........................................................................................... 44 5.2.2.4 Menghapuskan Kumpulan .............................................................................. 44

5.3 Menguruskan Tugasan Jawatankuasa ......................................................................... 45 5.3.1 Menambah Senarai Tugasan Jawatankuasa ...................................................... 45 5.3.2 Mengemaskini Senarai Tugasan Jawatankuasa ................................................. 46 5.3.3 Menghapuskan Senarai Tugasan Jawatankuasa ................................................ 46

5.4 Menguruskan Templat Mesej ........................................................................................ 46 5.4.1 Kemaskini Templat Mesej ................................................................................... 47

5.5 Menguruskan Peranan Pengguna ................................................................................ 49 5.5.1 Menambah Peranan Pengguna .......................................................................... 50 5.5.2 Kemaskini Kebenaran ......................................................................................... 50

5.6 Menguruskan Pengumuman ......................................................................................... 53 5.6.1 Menambah Pengumuman ................................................................................... 53 5.6.2 Kemaskini Pengumuman .................................................................................... 54 5.6.3 Melihat Pengumuman ......................................................................................... 54 5.6.4 Menghapauskan Pengumuman .......................................................................... 54

6 Menggunakan MyMesyuarat: Urusetia (Sebelum Mesyuarat) ........................................ 55 6.1 Mesyuarat ..................................................................................................................... 53

6.1.1 Tambah Mesyuarat.............................................................................................. 53 6.1.1.1 Tambah Mesyuarat Tanpa Menempah Bilik .................................................... 53 6.1.1.2 Menambah Mesyuarat dan Menempah Bilik .................................................. 59 6.1.2 Kemaskini Mesyuarat .......................................................................................... 62 6.1.3 Melihat Mesyuarat ............................................................................................... 63 6.1.4 Menghapuskan Mesyuarat .................................................................................. 64


iii

6.2 Semakan Tugasan Mesyuarat ...................................................................................... 64 6.2.1 Menambah Senarai Semakan Tugas .................................................................. 64 6.2.2 Kemaskini Tugasan Mesyuarat ........................................................................... 65 6.2.3Menghapuskan Tugasan Mesyuarat .................................................................... 65

6.3 Menguruskan Projek Jawatankuasa ............................................................................. 65 6.3.1 Tambah Projek .................................................................................................... 66 6.3.2 Kemaskini Projek ................................................................................................ 67 6.3.3 Melihat Projek ..................................................................................................... 67 6.3.4 Menghapuskan Projek ........................................................................................ 67 6.3.5 Membuat Pengesahan Kehadiran ....................................................................... 67

7 Menggunakan MyMesyuarat: Urusetia (Semasa Mesyuarat) ......................................... 69 7.1 Mengambil Kehadiran ................................................................................................... 69

8 Menggunakan MyMesyuarat: Urusetia (Selepas Mesyuarat) ......................................... 70 8.1 Menguruskan Keputusan .............................................................................................. 70

8.1.1 Antara Muka Tunggal .......................................................................................... 70 8.1.2 Antara Muka Minit ............................................................................................... 71 8.1.2.1 Menjana Templat Minit Tetap .......................................................................... 71 8.1.2.2 Tambah Butiran .............................................................................................. 71 8.1.2.3 Memindahkan Item ......................................................................................... 72

8.1.3 Kemaskini Keputusan ......................................................................................... 72 8.1.4 Menghapuskan Keputusan ................................................................................. 72

8.2 Meminta Maklum Balas Ahli .......................................................................................... 73 8.3 Hantar Minit Untuk Pengesahan ................................................................................... 73

8.3.1 Penerimaan Status .............................................................................................. 73 8.3.2 Penambahan Keputusan di dalam Minit ............................................................. 73 8.3.3 Memohon Pengesahan ....................................................................................... 74

8.4 Edaran Minit ................................................................................................................. 74

9 Menggunakan MyMesyuarat: Ahli & Pengerusi .............................................................. 75 9.1 Persediaan Mesyuarat .................................................................................................. 75

9.1.1 Penerimaan Email Jemputan .............................................................................. 75 9.1.2 Penerimaan SMS Jemputan ............................................................................... 75 9.1.3 Sahkan Kehadiran .............................................................................................. 76

9.2 Semasa Mesyuarat ....................................................................................................... 76 9.2.1 Melihat Minit yang Lalu ....................................................................................... 77 9.2.2 Melihat Keputusan .............................................................................................. 78 9.2.3 Buku Alamat ........................................................................................................ 78 9.2.4 Fail Arkib ............................................................................................................. 79

9.3 Selepas Mesyuarat ....................................................................................................... 80 9.3.1 Menghantar Kemaskini Satus ............................................................................. 80 9.3.2Ubahsuai Kemaskini Status ................................................................................. 81 9.3.3 Meninggalkan Komen ......................................................................................... 82

10 Menggunakan MyMesyuarat: Pengerusi ........................................................................ 84 10.1 Selepas Mesyuarat ..................................................................................................... 84

10.1.1 Menyemak Deraf Minit ...................................................................................... 84

11 Lampiran ........................................................................................................................... 86 11.1 Lesen MyMesyuarat .................................................................................................... 86 11.2 Senarai Rajah ............................................................................................................. 90


iv


1

1 Selamat Datang ke MyMesyuarat

1.1 Pendahuluan

MyMesyuarat merupakan sistem pengurusan keputusan mesyuarat atas talian dan tanpa menngunakan kertas. Ia merupakan salah satu produk dari Bahagian Dasar & Perancangan ICT (BDPICT) MAMPU dan dbangunkan mengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991, Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan. Ia dimulakan sebagai langkah penyelesaian kepada ahli Government IT and Internet Committee (GITIC) dan kini ia telah diperluaskan penggunaannya kepada seluruh agensi dan setiap level di dalam kerajaan Malaysia. MyMesyuarat adalah MyMeeting Versi 4 yang telah di tambah baik bagi tujuan Projek Perlaksanaan MyMeeting ke 25 kementerian. MyMeeting telah dibangunkan oleh MAMPU dan telah memenangi Anugerah berprestij Anugerah Inovasi perkhidmatan Awam (AIPA) bersempena dengan Anugerah Kualiti Sektor Awam (AKSA), yang merupakan acara yang dianjurkan oleh MAMPU untuk memberi pengiktirafan dan penghargaan kepada Agensi Sektor Awam. Mengakses MyMesyuarat merupakan satu perkara yang mudah dimana setelah selesai instalasi, sistem ini boleh dilayari oleh pelayan web seperti Firefox, Internet Explorer dan lain-lain.

1.2 Kebaikan MyMesyuarat

MyMesyuarat telah dibahagikan kepada empat kumpulan pengguna iaitu Super Administrator, Urus Setia, Pengerusi dan Ahli Mesyuarat. Kebaikan penggunaan MyMesyuarat adalah:

a) Untuk Super Administrator

Memudahkan sistem pentadbiran

Memantau aktiviti mesyuarat

b) Untuk Urus Setia

Membantu di dalam menguruskan persediaan mesyuarat

Menghantar jemputan dan peringatan mesyuarat secara automatik

Menghantar peringatan untuk mengemaskini status secara automatik

Mengekstrak keputusan tugas daripada minit secara automatik

Membantu di dalam penyediaan minit dan laporan melalui templat yng telah disahkan oleh agensi

c) Untuk Pengerusi

Memantau dan memberi komen terhadap status tindakan

Memantau status pengendalian

Penerimaan notis tentang status yang telah dikemaskini

Mudah untuk mendapatkan semula maklumat mesyuarat dan arkib

d) Untuk Ahli Mesyuarat

Boleh mengemaskini status tugas pada bila-bila masa dan dimana jua.

Boleh menerima peringatan untuk mengemaskini status

Melakukan perbincangan secara atas talian (online)

Kemaskini Profil.


2

e) Untuk Super Urus Setia

Boleh menambah ahli ke dalam Jawatankuasa atau Sub-Jawatankuasa yang di tugaskan ke atasnya.

Boleh menetapkan peranan ahli di dalam Jawatankuasa atau Sub-Jawatankuasa mereka.

* Fungsi untuk Pengerusi dan Ahli Mesyuarat telah di gabungkan menjadi satu, rujuk tajuk 4.1 => Mengakses MyMesyuarat : Pengguna/Ahli

1.3 Objektif MyMesyuarat

Objektif untuk MyMesyuarat adalah seperti berikut:

Menjadikan pemantauan tentang keputusan yang dibuat semasa mesyuarat lebih efektif.

Membuatkan komunikasi diantara ahli mesyuarat lebih efisyen.

Memudahkan pertukaran maklumat

Aliran kerja dapat mengurangkan beban Urus Setia di dalam pengurusan mesyuarat


3

2 Permulaan

Rajah 2.1: Proses mesyuarat

2.1 Carta Alir MyMesyuarat

Rajah di atas menunjukkan carta alir proses mesyuarat yang diambil daripada proses MyMeeting. Mesyuarat akan dijalankan di dalam satu jawatankuasa untuk membincangkan projek dan menghasilkan keputusan. Tindakan dalam membuat keputusan akan dijalankan oleh ahli-ahli mesyuarat yang bertanggungjawab, yang perlu melaporkan status tindakan kepada jawatankuasa itu.

MyMesyuarat boleh mempunyai satu atau lebih jawatankuasa.

2.2 Jawatankuasa

Rajah 2.3: Level jawatankuasa

Jawatankuasa

Sub-Jawatankuasa

Sub-Jawatankuasa Sub-Jawatankuasa

Sub-Jawatankuasa

Sub-Jawatankuasa Sub-Jawatankuasa


4

Dalam MyMesyuarat, jawatankuasa merupakan kumpulan yang membincangkan subjek permasalahan yang sama.Satu jawatankuasa boleh mempunyai banyak sub-jawatankuasa yang lain dan sub-jawatankuasa juga boleh mempunyai level sub-jawatankuasa yang lain. Seorang ahli boleh terlibat di dalam jawatankuasa yang berlainan memandangkan ahli tersebut mungkin terlibat dengan banyak mesyuarat berlainan jawatankuasa. Sebuah organisasi boleh mempunyai banyak sub-jawatankuasa setiap orang yang berbeza mungkin membincangkan perkara yang berbeza Senarai di bawah adalah contoh jawatankuasa di MAMPU: 1. Pematuhan ICT: Nama organisasi itu sendiri mungkin menjadi jawatankuasa. Jawatankuasa ini akan terdiri daripada tiap-tiap orang individu dalam organisasi. Jawatankuasa ini mungkin tidak mengadakan mesyuarat seringkali, mungkin sebulan sekali atau mungkin hanya sekali setahun. 2. BDPICT: BDPICT MAMPU juga boleh mempunyai satu jawatankuasa mereka sendiri untuk membincangkan bagaimana ICT dirancang, dibangunkan, disenggara, diuruskan, dan boleh membantu mengembangkan perkhidmatan untuk mencapai matlamatnya. Jawatankuasa ini mungkin hanya terdiri daripada Pengarah, Timbalan Pengarah, Setiausaha dan ketua jabatan daripada BDPICT. Mereka mungkin mahu bertemu seminggu sekali untuk membincangkan status pelaksanaan semasa dan membuat rancangan untuk masa depan. 3. Seksyen Dasar: BDPICT terdiri daripada seksyen yang banyak, dan seksyen dasar adalah salah sebuah daripada seksyen tersebut. Seksyen ini merancang, memantau, menganalisis dan mengkaji kelemahan rangkaian ICT di agensi. 4. Unit Penyelidikan Perancangan ICT: Tiap-tiap seksyen di MAMPU mempunyai unit sendiri yang terdiri daripada jawatankuasa mereka sendiri untuk membincangkan bagaimana unit boleh menyumbang untuk mencapai matlamat keseluruhan organisasi. Jadi Unit Penyelidikan Perancangan ICT akan mempunyai satu jawatankuasa untuk membincangkan bagaimana ia harus menjalankan operasi. Oleh sebab itu, setiap unit lain juga akan mempunyai jawatankuasa mereka sendiri seperti Unit Penilaian jawatankuasa DPN Seksyen Pembangunan ICT, Unit Penyelerasan jawatankuasa Seksyen Penyelerasan dan Penyebaran Dasar dan sebagainya.

Rajah 2.2: Contoh jawatankuasa yang terdapat di dalam MAMPU


5

Rajah 2.4: Paparan jawatankuasa dan mesyuarat mereka

Seperti yang ditunjukkan dalam rajah di atas, satu jawatankuasa /sub-jawatankuasa boleh mempunyai pelbagai mesyuarat dan setiap mesyuarat itu boleh dikaitkan dengan beberapa projek.

2.3 Peranan yang Terdapat di dalam MyMesyuarat

Terdapat 3 peranan utama yang terlibat di dalam mesyuarat:

Ahli – Merupakan peserta mesyuarat. Mereka membincangkan tentang projek dan tugas di dalam mesyuarat untuk mendapatkan keputusan. Mereka juga akan mengemaskini status tugas yang telah di beri.

Pengerusi – Seseorang yang mempengerusi sesebuah mesyuarat dan seseorang yang menentukan sesebuah keputusan di dalam mesyuarat. Seorang pengerusi biasanya merupaka seseorang yang mempunyai jawatan tertinggi di dalam sesebuah mesyuarat, pengerusi juga bertanggungjawab untuk meluluskan minit mesyuarat sebelum ia di edarkan. Pengerusi merupakan sebahagian daripada ahli.

Urus Setia – Merupakan seseorang yang bertanggungjawab menjemput ahli mesyuarat, menyediakan minit mesyuarat, dan mengedarkan minit mesyuarat. Di dalam sebuah jawatankuasa biasanya mempunyai seorang atau lebih Urus Setia.

Jawatankuasa/Sub-

Jawatankuasa

Contoh: BDPICT

Mesyuarat 1

Contoh: Bil. 1 Tahun

2012

Mesyuarat 1


2012

Mesyuarat 1


2012

Project 1


2012

Project 2


2012

Mesyuarat 1


2012

Mesyuarat 1


2012

Mesyuarat 2


2012

Mesyuarat 3


2012


6

Selain daripada itu, tugas Super Administrator dan Super Urus Setia juga wujud untuk membantu menguruskan sistem.

Dibawah merupakan fungsi utama bagi setiap peranan di dalam MyMesyuarat.

Ahli o Menukar kata laluan sendiri o Mengemaskini profil o Meninggalkan komen o Mengemaskini status tugas

Pengerusi o Mengubah kata laluan

sendiri o Mengemaskini profil o Meninggalkan komen o Meluluskan minit

Urus Setia o Menguruskan

jawatankuasa/sub-jawatankuasa

o Mendaftarkan ahli di dalam jawatankuasa

o Menguruskan kumpulan di dalam sesebuah jawatankuasa

o Menguruskan projek di dalam sesebuah jawatankuasa

o Menguruskan mesyuarat di dalam sesebuah jawatankuasa

o Menguruskan keputusan/minit o Menguruskan kemaskini status

Super Administrator o Menguruskan

jawatankuasa o Menguruskan pangkat o Menguruskan skim o Menguruskan gred o Menguruskan senarai

semakan mesyuarat o Mengemaskini format

minit o Mengubah setting sistem o Memantau log dan aktiviti

penggunaan pengguna sistem

o Reset kata laluan penguna

• Super Urus Setia o Mendaftarkan ahli di dalam

jawatankuasa

Tugas dan peranan mereka semasa proses mesyuarat adalah seperti rajah di bawah:


7

Carta alir mesyuarat

Rajah 2.5: Carta alir mesyuarat

Rajah 2.5: Carta alir mesyuarat

- Menghantar jemputan mesyuarat - Semak senarai tugasan

- Mengesahkan kehadiran

- Mengesahkan kehadiran

Sebelum Mesyuarat

Semasa Mesyuarat

-

- Menyemak agenda dan dokumen mesyuarat

- Menyemak agenda dan dokumen mesyuarat

- Memaparkan agenda - Menyemak kehadiran - Memaparkan dokumen dan untuk perbincangan

Selepas Mesyuarat

- Menambah keputusan - Mengambil maklumbalas

- Memberi / Membalas komen

- Menerima dan menyemak maklumbalas - Menyediakan deraf minit

- Meluluskan minit

URUS SETIA

- Mengedarkan minit

URUS SETIA

URUS SETIA

URUS SETIA

AHLI

PENGERUSI

URUS SETIA

AHLI

PENGERUSI

PENGERUSI

PENGERUSI

- Memberi maklumbalas - Memuatnaik dokumen berkaitan (jika ada)

AHLI

AHLI


8

Di dalam MyMesyuarat, Ahli-ahli juga merupakan pelaksana jika mereka ditugaskan untuk mengambil tindakan terhadap apa-apa keputusan. Setiap keputusan mempunyai tarikh akhir dimana mereka perlu memberi perhatian. Pelaksana hanya dapat mengemaskini status dalam MyMesyuarat. Ahli-ahli yang lain hanya boleh melihat.

Kebenaran Ia adalah penting untuk memahami bahawa pengguna MyMeeting mempunyai satu set tetapan kebenaran. Kebenaran bergantung kepada cara tanggungjawab yang diwakilkan mengikut jenis pengguna di dalam sistem.

2.4 Pengguna dan Kumpulan

Pengguna akan diberi satu ID pengguna dan kata laluan untuk mengakses sistem MyMesyuarat. Di dalam sistem MyMesyuarat, pengguna boleh terlibat di dalam banyak jawatankuasa. Oleh itu, hanya Urus Setia, Super Urus Setia atau Administrator di dalam jawatankuasa boleh menentukan peranan anda di dalam jawatankuasa tersebut. Urus Setia tidak dibenarkan mengemaskini profil pengguna, hanya pengguna dan Super Administrator sahaja dibenarkan untuk mengubah profil.

Ahli di dalam jawatankuasa boleh di kategorikan mengikut kumpulan. Kumpulan mungkin di tentukan mengikut di mana ahli itu berasal (bahagian, gred, skim perkhidmatan). Fungsi ini adalah bagi memudahkan proses memilih ahli. Pengguna hanya perlu menyemak kotak tandaan nama kumpulan dan secara automatik, semua ahli di dalam kumpulan itu akan turut di pilih.

2.5 Ikon yang Digunakan di dalam MyMesyuarat

Jadual di bawah merupakan penerangan tentang ikon yang di gunakan di dalam MyMesyuarat.

Ikon Penerangan

Kemaskini

Lihat

Hapus

Kemaskini jawatankuasa

Aliran

Semakan

Pengumuman

Mesej

Ahli


9

Reset kata laluan

Email

Mengubah posisi ke atas

Mengubah posisi ke bawah

Menambah sub-jawatankuasa

3 Tetapan MyMesyuarat: Super Administrator

Super Administrator bertanggungjawab bagi memastikan sistem ini berjalan lancar sesudah instalasi. Setelah instalasi MyMesyuarat, MyMesyuarat telah mempunyai data asal tetapi ia tetap menjadi tanggungjawab Super Administrator untuk memastikan data asal itu mencukupi untuk kegunaan kesemua jawatankuasa yang di cipta. Super Administrator boleh mengakses fungsi untuk tetapan global, senarai semakan, templat mesej, peranan, gelaran, gred dan format minit. Super Administrator juga mempunyai hak untuk mengakses aktiviti log dan statistik sistem.

Rajah 2.6: Panel “Tugas-tugas lain”

Hanya Super Administrator yang dapat melihat fungsi yang terdapat di dalam “Tugas-Tugas Lain” yang dipaparkan pada skrin Jawatankuasa di atas.

3.1 Tetapan Jawatankuasa

Satu akaun tetap untuk Super Administrator akan di cipta semasa proses instalasi MyMesyuarat. Super Administrator ini boleh mencipta jawatankuasa dan Urus Setia untuk jawatankuasa terbabit. Super Administrator atau Urus Setia boleh mendaftarkan ahli untuk jawatankuasa yang terlibat. Jawatankuasa akan boleh di cipta oleh Super Administrator tetapi ianya boleh dikemaskini oleh Urus Setia jawatankuasa terbabit. Perkataan jawatankuasa boleh juga melibatkan nama bahagian atau mana-mana bahagian di dalam agensi yang mengendalikan mesyuarat.

3.1.1 Menambah Urus Setia baru

Walaupun Super Administrator boleh menambah ahli sebagai pengguna sistem, tetapi


10

adalah amat penting untuk menambah Urus Setia terlebih dahulu. Pada paparan utama untuk senarai jawatankuasa,klik pada ikon “Ahli-ahli” yang telah disenaraikan di dalam “Tugas-tugas Lain”. Sistem akan memaparkan laman untuk ahli. Kesemua ahli untuk MyMesyuarat akan disenaraikan di sini.

Laman ahli juga boleh dicapai dengan klik pada ikon yang dipaparkan pada sebelah kanan sistem

Klik pada pautan “Tambah ahli baru”, sistem akan memaparkan skrin untuk tambah ahli.


11

Rajah 3.1: Super Administrator menambah ahli


12

ID Pengguna Nama yang akan digunakan semasa log masuk

Kata laluan Kata laluan yang akan digunakan semasa log masuk

Sahkan kata laluan Ruang untuk mengesahkan kata laluan

Admin Ruang untuk menentukan akses level pengguna

Kedudukan jawatan Kedudukan jawatan pengguna pilih samada Default, Menteri atau KSU/KP

Gelaran Gelaran pengguna

Nama Nama pengguna

No. IC/No Passport No IC/Passport pengguna

Jawatan Jawatan pengguna

Seksyen/Bahagian Seksyen/Bahagian pengguna

Skim Perkhidmatan Skim perkhidmatan pengguna

Gred Gred pengguna

Emel Email pengguna

CC Emel Email yang akan dihantar bersama semasa penghantaran email oleh admin MyMesyuarat

Alamat Alamat pengguna

Telefon No. Telefon pengguna

Faks No faks pengguna

Mobil No mobil pengguna

Telco Talian telco pengguna

Jawatankuasa Jawatankuasa yang ingin di tetapkan kepada pengguna

Isikan maklumat tentang Urus Setia dan tandakan kotak “Super User” untuk menetapkan ahli tersebut sebagai Urus Setia. Klik butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat tentang Urus Setia. Apabila maklumat Berjaya di rekod, sistem akan memaparkan text “Maklumat ahli telah disimpan”.

3.1.2 Menambah Ahli Baru

Super Administrator bertanggungjawab untuk menambah ahli baru ke dalam sistem MyMesyuarat. Terdapat dua cara untuk menambah ahli ke dalam sistem iaitu:

Secara satu persatu

Secara pukal

Untuk jawatan Menteri - Menteri boleh melihat dan mengakses keseluruhan jawatankuasa didalam sistem MyMesyuarat.

Untuk jawatan KSU/KP - KSU/KP hanya boleh melihat dan mengakses jawatankuasa dibawah kelolaanya sahaja.


13

3.1.2.1 Menambah ahli secara satu persatu

Langkah untuk menambah ahli secara satu persatu adalah sama dengan langkah untuk menambah Urus Setia yang dinyatakan pada tajuk di atas. Tetapi kotak tandaan “Super User” dan “Super Urusetia” tidak perlu di klik.

3.1.2.2 Menambah ahli secara pukal

Untuk menambah ahli secara pukal, klik pada ikon “Ahli-ahli” ” yang telah disenaraikan di bawah panel “Tugas-tugas Lain” pada laman utama Jawatankuasa. Klik pada pautan “Muatnaik rekod ahli secara pukal”.

Rajah 3.2: Pautan “Muatnaik rekod ahli secara pukal”

Untuk memuat turun templat fail .xls yang telah disediakan klik pautan “sini” dan isikan maklumat ahli berdasarkan templat yang telah disediakan terlebih dahulu. Setelah selesai, Klik butang “Choose Files” dan pilih fail .xls yang telah diisikan rekod ahli tersebut.

Rajah 3.3: Muatnaik rekod ahli secara pukal

3.1.3 Menambah Jawatankuasa

Untuk menambah jawatankuasa, klik pada ikon “Jawatankuasa” yang telah disenaraikan di bawah panel “Tugas-tugas Lain”. Klik pada pautan “Tambah jawatankuasa baru”. Isikan maklumat yang berkaitan dengan Jawatankuasa yang ingin ditambah.

Untuk memuatnaik ahli secara pukal, maklumat ahli perlu disimpan di dalam format .xls terlebih dahulu mengikut templat yang telah di tetapkan.


14

Rajah 3.4: Skrin untuk menambah jawatankuasa

Ruang Penerangan

Nama Nama jawatankuasa yang akan dipaparkan pada laporan dan minit.

Nama Ringkas Nama jawatankuasa yang akan dipaparkan apabila terdapat pilihan yang perlu dibuat pada borang dan ia juga bertindak sebagai URL MyMesyuarat.

Nama ringkas yang dimasukkan hendaklah tidak mempunyai jarak.

Templat bilangan mesyuarat Merupakan templat tetap MyMesyuarat yang akan menjanakan bilangan jawatankuasa pada mesyuarat akan datang di dalam jawatankuasa tersebut. (contoh: Bil 1 Tahun 2008)

Templat tajuk mesyuarat Merupakan tajuk tetap untuk mesyuarat di dalam jawatankuasa. Terdapat dua tag yang boleh digunakan pada Ruang ini:

%committeeshort : akan digantikan dengan nama ringkas jawatankuasa

%committeelong : akan digantikan dengan nama penuh jawatankuasa

Sulit Pengguna boleh menetapkan samada jawatankuasa yang baru merupakan jawatankuasa sulit ataupun tidak.

Perkara yang dibincangkan Nama yang telah ditetapkan adalah “Projek”. Tetapi ianya


15

didalam mesyuarat terdapat sesetengah jawatankuasa yang tidak membincangkan tentang projek di dalam mesyuarat mereka. Mereka mungkin membincangkan tentang “Agenda” ataupun “Tugas"

Klik butang “Simpan”. Sistem akan memaparkan buku alamat bagi jawatankuasa tersebut dan Super Administrator bagi jawatankuasa tersebut merupakan admin bagi jawatankuasa tersebut. Super Administrator perlu menambah Urus Setia untuk jawatankuasa yang baru diwujudkan dengan mengklik pautan “Tambah Ahli Baru”. Ini adalah bagi memastikan setiap jawatankuasa mempunyai Urus Setia.

3.2 Menguruskan Ahli

Super Administrator menguruskan semua ahli di dalam sistem MyMesyuarat. Super Administrator boleh menambah ahli baru dan menentukan jawatankuasa mereka, menetapkan semula kata laluan ahli, mengemaskini ahli dan juga mereka juga boleh menghapuskan ahli di dalam sistem dan pada setiap jawatankuasa yang mereka terlibat.

3.2.1 Mengemaskini Ahli

Klik pada ikon “Kemaskini profail” yang berada di sebelah nama ahli untuk mengemaskini maklumat ahli.


16

Rajah 3.5: Skrin untuk kemaskini profail

Ubah maklumat ahli. Klik butang “Simpan” untuk menyimpan data, senarai pengguna akan dipaparkan jika data berjaya direkod.


17

3.2.2 Melihat Maklumat Ahli

Maklumat tentang ahli boleh dilihat dengan mengklik pautan ID Pengguna ahli. Butir-butir pengguna akan dipaparkan bersama-sama dengan jawatankuasa yang mereka terlibat.

3.2.3 Menghapuskan Ahli

Klik ikon “Hapuskan ahli” disebelah nama ID pengguna untuk menghapuskan butiran tentang ahli. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapus data, jika butang “Ok” di klik, sistem akan menghapuskan data ahli yang dipilih. Tetapi jika butang “Cancel” dipilih, sistem akan memaparkan senarai nama pengguna.

3.2.4 Set Semula Kata Laluan Ahli

Untuk menetapkan semula kata laluan ahli, klik pada ikon “Set semula kata laluan”. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menetapkan semula kata laluan ahli, jika butang “Ok” di klik, kata laluan ahli akan di tetapkan semula, manakala jika butang “Cancel” dipilih, sistem akan memaparkan senarai pengguna kembali.

Rajah 3.6: Melihat maklumat ahli

Rajah 3.7: Menghapuskan Ahli


18

3.3 Tetapan Global

Kawalan konfigurasi global MyMeeting adalah kawalan operasi untuk sistem MyMesyuarat. Sebarang perubahan yang dibuat pada skrin ini akan mengemaskini fail mymeeting.php. Fail ini perlu di dalam mode kemaskini supaya anda boleh mengedit konfigurasi anda.

Tetapan global boleh di akses dengan mengklik ikon “Tetapan Global” yang disenaraikan di dalam panel “Tugas-tugas Lain” pada laman utama jawatankuasa atau dengan klik ikon yang dipaparkan pada sebelah kanan sistem.

Ruang Penerangan

URL Pelayan Ini merupakan URL sebenar untuk sistem MyMesyuarat anda.

Nama Agensi Merupakan tetapan untuk membenarkan anda menetapkan nama agensi yang akan dipaparkan pada bar tajuk

Alamat agensi Alamat agensi anda.

Slogan Agensi Slogan agensi anda

Date Format Format tarikh yang akan dipaparkan oleh sistem adalah (hari/bulan/tahun)

Format masa Format masa yang akan dipaparkan oleh sistem adalah jam:minit am/pm (H:i a)

Email Method Kaedah emel (native/SMTP/sendmail)

Email Emel yang akan dipaparkan apabila email dihantar kepada pengguna (ex: [email protected])

Nama Emel Nama yang akan dipaparkan bersama dengan emel apabila emel dihantar kepada pengguna.

SMTP Host Nama SMTP Host

SMTP Port Nombor port SMTP

ID SMTP ID SMTP

Kata laluan SMTP Kata laluan untuk SMTP ahli

Sendmail Direktori untuk email yang dihantar

Rajah 3.8: Tetap semula kata laluan Ahli


19

Bilangan Hari untuk Peringatan

Bilangan hari untuk status. Jika 7, maka 7 hari sebelum tarikh terakhir keputusan, pelaksana akan menerima untuk mengemaskini status mereka.

Bilangan hari untuk sahkan kehadiran

Bilangan hari untuk ahli mengesahkan kehdairan mereka

Klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod. Setelah rekod Berjaya di simpan, sistem akan memaparkan text “Tetapan global telah disimpan”

Rajah 3.9: Super Administrator mengemaskini tetapan global


20

3.4 Menguruskan Peranan

Peranan merupakan jenis kebenaran yang digunakan di dalam MyMesyuarat. Peranan boleh di tambah, dikemaskini, dan juga boleh di hapus oleh Super Administrator. Peranan boleh ditakrifkan dalam aliran kerja dan diberi kebenaran sewajarnya.

3.4.1 Menambah Peranan

Pada skrin paparan utama untuk jawatankuasa, klik pada ikon “Peranan” yang terdapat di dalam panel “Tugas-tugas Lain”. Sistem akan memaparkan ke laman peranan. (Laman peranan juga boleh di akses dengan menekan ikon yang terdpat di sebelah kanan laman web sistem). Klik pada pautan “Tambah peranan baru”, sistem akan memaparkan skrin tambah peranan.

Rajah 3.11: Skrin untuk tambah peranan

Ruang Peranan

Nama Nama peranan

Isikan maklumat peranan dan klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod. Jika rekod Berjaya di simpan, sistem akan memaparkan senarai peranan yang telah direkod di dalam sistem.

3.4.2 Kemaskini Peranan

Klik ikon “Kemaskini” yang terletak di sebelah nama peranan untuk mengemaskini maklumat peranan. Kemaskini maklumat peranan. Klik butang “Simpan” untuk menyimpan

Rajah 3.10: Senarai peranan tetap


21

rekod. Jika rekod berjaya disimpan, sistem akan memaparkan senarai peranan.

3.4.3 Menghapuskan Peranan

Klik butang “Hapus” yang terletak di sebelah nama peranan untuk menghapuskan peranan yang terdapat di dalam sistem. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan peranan. Jika butang “Ok” di klik, sistem akan menghapuskan peranan, manakala jika butang “Cancel” di klik, sistem akan kembali kepada paparan senarai peranan.

3.5 Menguruskan Gelaran

Contoh gelaran yang terdapat di dalam MyMesyuarat adalah Pn, En, Dr dan lain-lain. Kesemua gelaran yang di tambah akan dipaparkan sebagai senarai pilih. Ini adalah penting bagi

memastikan setiap data yang di masukkan ke dalam sistem adalah tepat.

Rajah 3.12: Menghapuskan peranan

Rajah 3.13: Senarai gelaran tetap


22

3.5.1 Menambah Gelaran

Pada laman utama untuk jawatankuasa, klik pada ikon “Gelaran” di dalam panel “Tugas-tugas Lain”. Sistem akan memaparkan skrin senarai peranan. (Laman untuk peranan juga boleh di akses dengan mengklik ikon “Gelaran” di sebelah kanan laman sistem.) Klik pada pautan “Tambah gelaran baru”, sistem akan memaparkan skrin untuk menambah peranan.

Ruang Penerangan

Gelaran Nama gelaran yang di gunakan semasa mendaftarkan ahli

Isikan maklumat tentang gelaran dan klik butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat. Jika maklumat berjaya di rekod, sistem akan memaparkan senarai gelaran yang telah direkod di dalam sistem.

3.5.2 Kemaskini Gelaran

Klik ikon “Kemaskini” yang terletak di sebelah gelaran untuk mengemaskini maklumat gelaran. Kemaskini maklumat gelaran. Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai gelaran yang telah berjaya di rekod oleh sistem.

Rajah 3.15: Kemaskini Gelaran

3.5.3 Menghapuskan Gelaran

Klik ikon “Hapus” yang terletak di sebelah gelaran untuk mengemaskini maklumat gelaran. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan maklumat. Jika butang “OK” di klik, sistem akan menghapuskan maklumat yang dipilih, manakala jika butang “Cancel” di klik, sistem akan kembali kepada paparan senarai gelaran.

Rajah 3.14: Tambah gelaran baru


23

3.6 Menguruskan Gred

Pada laman utama senarai jawatankuasa, klik pada ikon “Gred” pada panel “Tugas-tugas Lain”. Sistem akan memaparan laman gred. (Laman gred juga boleh di akses dengan klik pada ikon “Gred” yang terletak di sebelah kanan sistem). Skim perkhidmatan dan juga gred boleh di uruskan di dalam laman ini.

Rajah 3.17: Laman gred

Contoh skim perkhidmatan yang terdapat di dalam Msistem MyMesyuarat adalah F, M, dan lain-lain. Contoh gred di dalam Msistem MyMesyuarat Turus I, Jusa A, 54 dan lain-lain. Kesemua skim perkhidmatan dang red akan dipaparkan sebagai menu pilihan semasa

Rajah 3.16: Menghapuskan gelaran


24

proses penambahan ahli. Ini bagi memastikan data yang dimasukkan oleh pengguna adalah tepat.

3.6.1 Gred

3.6.1.1 Menambah gred

Klik pada pautan “Tambah gred”, sistem akan memaparkan laman untuk penambahan gred.

Rajah 3.18: Tambah gred

Ruang Penerangan

Gred Gred ahli

Rank Pangkat gred tersebut

Isikan maklumat gred dan klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Jika rekod berjaya direkodkan, sistem akan memaparkan senarai gred yang telah berjaya di rekod oleh sistem.

3.6.1.2 Mengemaskini Gred

Klik ikon “Kemaskini” yang terletak di sebelah gred untuk mengemaskini maklumat gred. Kemaskini maklumat gred. Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai gred yang telah berjaya di rekod oleh sistem.

3.6.1.3 Menghapuskan Gred

Klik ikon “Hapus” yang terletak di sebelah gred untuk mengemaskini maklumat gred. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan maklumat. Jika butang “OK” di klik, sistem akan menghapuskan maklumat yang dipilih, manakala jika butang “Cancel” di klik, sistem akan kembali kepada paparan senarai gred.


25

Rajah 3.19: Menghapuskan gred

3.6.2 Skim Perkhidmatan

Klik pada pautan “Uruskan gred jawatan”, sistem akan memaparkan laman skim perkhidmatan.

Rajah 3.20: Skrin untuk menguruskan skim perkhidmatan


26

3.6.2.1 Menambah Skim Perkhidmatan

Klik pada pautan “Tambah skim perkhidmatan” sistem akan memaparkan laman untuk menambah skim perkhidmatan.

Rajah 3.21: Skrin untuk menambahkan skim perkhidmatan

Ruang Penerangan

Nama Skim perkhidmatan

Isikan maklumat tentang skim perkhidmatan. Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai gred yang telah berjaya di rekod oleh sistem.

3.6.2.2 Mengemaskini Skim Perkhidmatan

Klik ikon “Kemaskini” yang terletak di sebelah skim perkhidmatan untuk mengemaskini maklumat skim perkhidmatan. Kemaskini maklumat skim perkhidmatan. Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai skim perkhidmatan yang telah berjaya di rekod oleh sistem.

Rajah 3.22: Skrin untuk mengemaskini skim perkhidmatan

3.6.2.3 Menghapuskan Skim Perkhidmatan

Klik ikon “Hapus” yang terletak di sebelah skim perkhidmatan untuk mengemaskini maklumat skim perkhidmatan. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan maklumat. Jika butang “OK” di klik, sistem akan menghapuskan maklumat yang dipilih, manakala jika butang “Cancel” di klik, sistem akan kembali kepada paparan senarai skim perkhidmatan.


27

Rajah 3.23: Menghapuskan skim perkhidmatan

3.7 Menguruskan Semakan Tugasan

Semakan tugasan sistem menyeluruh digunakan sebagai senarai semak tugasan untuk tiap-tiap jawatankuasa baru dalam sistem. Tugasan ini akan di salin kedalam jawatankuasa yang baru di reka. Contoh semakan tugasan adalah:-

Penempahan bilik mesyuarat

Penyediaan projektor Semakan sistem menyeluruh boleh di akses dengan klik pada ikon “Senarai semakan” pada panel “Tugas-tugas Lain”. Ia juga boleh di akses dengan klik pada ikon “Senarai Semakan” di sebelah kanan sistem.

3.7.1 Menambah Semakan Tugasan

Klik pada pautan “Tambah semakan baru sistem” untuk menambah semakan sistem.

Rajah 3.24: Skrin untuk menambah semakan sistem

Ruang Penerangan

Nama Nama/penerangan tentan semakan sistem

Keutamaan Tahap kepentingan semakan sistem

Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai semakan sistem yang telah berjaya di rekod oleh sistem.


28

3.7.2 Kemaskini Semakan Tugasan

Klik ikon “Kemaskini” yang terletak di sebelah nama senarai semakan. Kemaskini maklumat dan klik pada butang “Simpan” untuk menyimpan rekod. Senarai semakan sistem yang telah berjaya direkod akan dipaparkan jika kemaskini berjaya di rekod.

Rajah 3.25: Skrin untuk mengemaskini semakan sistem

3.7.3 Menghapuskan Semakan Tugasan

Klik ikon “Hapus” untuk menghapuskan semakan sistem. Sistem akan memaparkan kotak mesej

pengesahan untuk menghapuskan semakan sistem. Jika butang “OK” di klik, sistem akan menghapuskan maklumat yang dipilih, manakala jika butang “Cancel” di klik, sistem akan kembali kepada paparan senarai skim perkhidmatan.

Rajah 3.26: Menghapuskan semakan sistem

3.8 Menguruskan Templat Mesej

Templat mesej adalah template tetap yang akan disalin ke dalam mesej template jawatankuasa di mana ia akan digunakan untuk menjana template semasa email dihantar kepada sesebuah jawatankuasa yang lain. Templat mesej boleh di akses dengan mengklik pada ikon “Mesej-mesej” pada panel “Tugas-tugas Lain”. Ia juga boleh di akses dengan mengklik ikon “Mesej-Mesej” pada sebelah kanan sistem. Super Administrator boleh melihat dan mengemaskini isi kandungan mesej templat ini.

3.8.1 Kemaskini Templat Mesej

Klik ikon “Kemaskini” yang berada bersebelahan dengan template mesej dari laman penyenaraian 'Mesej'. Langkah untuk mengemaskini adalah adalah sama dengan langkah


29

untuk Urus Setia mengemaskini mesej template jawatankuasa mereka. Klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod, senarai mesej template yang telah direkod akan dipaparkan apabila rekod berjaya di simpan.

3.8.2 Melihat Templat Mesej

Untuk melihat mesej template sistem, klik pada ikon “Lihat”.

3.9 Menguruskan Log

MyMesyuarat mempunyai modul log dimana ia akan memantau log di dalam sistem. Super Administrator boleh mengesan aktiviti semua ahli. Dari masa ke masa, saiz log akan meningkat dan akan ada keperluan untuk memadam log lama.

3.9.1 Menghapuskan Log

Log terdahulu di dalam sistem MyMesyuarat boleh di hapuskan oleh Super Administrator. Super Administrator mempunyai pilihan samada untuk menghapuskan log enam bulan sebelum atau setahun yang lepas. Klik pada pautan “Hapus log – 6 bulan lalu” untuk menghapuskan log pada enam bulan yang lepas. Klik pada pautan “Hapus log – 1 tahun lalu” untuk menghapuskan log satu tahun yang lalu.

Rajah 3.27: Menghapuskan sistem log

3.10 Melihat Statistik

Melihat statistik adalah seperti laporan tentang penggunaan MyMesyuarat di dalam jawatankuasa tertentu. Super Administrator boleh memantau keaktifan sesebuah jawatankuasa. Statistik boleh diakses dengan mengklik ikon “Statistik” yang terletak di dalam panel “Tugas-tugas Lain” pada skrin utama jawatankuasa. Fungsi ini juga boleh di akses dengan mengklik ikon “Statistik” yang terletak pada sebelah kanan sistem. Klik pada kriteria pilihan dan klik butang “Cari” untuk menyenaraikan senarai keputusan yang dicari.


30

Rajah 3.28: Paparan statistik sistem

Kriteria carian adalah seperti berikut:

Bilangan mesyuarat – Akan menyenaraikan maklumat tentang mesyuarat yang diadakan di dalam jawatankuasa

Aktiviti ahli – Akan menyenaraikan aktiviti yang telah dilakukan oleh pengguna termasuk bilangan pos yang telah mereka laksanakan.

3.1.1 Menukar Logo MyMesyuarat Logo MyMesyuarat boleh di tukar mengikut kesesuaian kementerian. Untuk menukar logo MyMesyuarat, klik pada ikon “Tetapan global”. Klik pada pautan “Kemaskini logo”

Rajah 3.29: Pautan “Kemaskini logo”

Klik butang “Choose Files” dan pilih fail logo yang ingin di tukarkan.

Logo yang ingin digantikan hendaklah berformat .jpg/.jpeg dan bersaiz 155x80 px


31

Rajah 3.30: Skrin untuk mengemaskini logo


32

4 Menggunakan MyMesyuarat

4.1 Log masuk dan log keluar

Sistem berkebolehan untuk diakses dengan menggunakan http ataupun dengan ciri-ciri keselamatan Secure Socket Layer (SSL) melalui https. Satu sijil SSL perlu disediakan di server MyMesyuarat.

Log Masuk

Rajah 4.1: Log masuk sistem

Taip alamat MyMesyuarat seperti http://<<nama kementerian>>.mymesyuarat.gov.my. Jika anda telah didaftarkan di dalam sistem MyMesyuarat oleh Urus Setia jawatankuasa, anda boleh memasukkan “ID pengguna” dan “kata laluan” pada laman “Log Masuk”. Setelah memasukkan maklumat ID pengguna dan kata laluan, klik butang “Log masuk” untuk log masuk ke dalam sistem. Setelah log masuk berjaya, sistem akan memaparkan laman “Jawatankuasa”.

Sebagai langkah keselamatan, Captcha akan muncul setelah tiga kali percubaan untuk log masuk seperti di dalam rajah di bawah. Anda akan diminta untuk mengisi kotak kod dengan memasukkan input mengikut abjad yang tertera pada skrin untuk mengelakkan kata laluan di godam.

Rajah 4.2: Captcha yang akan dipaparkan


33

Akaun log masuk anda akan disekat setelah melakukan enam kali percubaan untuk log masuk. Apabila akaun di sekat, hanya Super Administrator yang boleh mengaktifkan semula akaun tersebut.

Rajah 4.3: Akaun akan dikunci jika melebihi tempoh 6kali percubaan

Log Keluar

Anda boleh mendapatkan pautan “Log keluar” di setiap laman MyMesyuarat pada sebelah kanan skrin. Klik pada pautan “Log Keluar”, sistem akan menamatkan sesi terkini dan terus memaparkan skrin “Log Masuk”.

Rajah 4.4: Berjaya log keluar

4.2 Arahan Tukar Kata Laluan

MyMesyuarat akan meminta pengguna secara automatik untuk menukar kata laluan mereka apabila ID pengguna mereka adalah sama dengan kata laluan mereka.

Peringatan! MyMesyuarat mempunyai session timeout dimana ia akan log keluar secara sendiri jika sistem berada di dalam keadaan idle selama 200 minit.


34

Rajah 4.5: Tukar kata laluan

Rajah 4.6: Skrin tukar kata laluan selepas kata laluan yang sama dengan ID pengguna diubah.

Untuk lebih melindungi akaun anda, pastikan anda mendaftar kata laluan yang mudah diingati dan sukar kepada yang lain untuk meneka kata laluan anda. Bagi tujuan keselematan, kata laluan baru anda mestilah ditetapkan paling minimum lima karakter. Kata laluan yang disarankan adalah ianya perlu mengandungi kombinasi huruf besar dan huruf kecil dan perlu mempunyai gabungan nombor.

4.3 Pemulihan Kata Kaluan yang Hilang

MyMesyuarat membenarkan anda menetapkan semula kata laluan anda jika anda terlupa. Jika pautan “Lupa kata laluan” di klik, skrin akan memaparkan skrin di bawah:

Apabila anda memasukkan alamat email anda, MyMesyuarat akan menghantar email kepada anda satu pautan yang boleh anda gunakan untuk menukar kata laluan. MyMesyuarat tidak akan menghantar kata laluan lama anda kerana kata laluan yang disimpan di dalam pangkalan data adalah kata laluan yang telah di enkrip. Ini bermakna Super Administrator juga tidak boleh melihat kata laluan anda.

RRajah 4.7: Lupa kata laluan?


35

Pautan tersebut hanya boleh digunakan sekali. Jika anda ingin mencipta kata laluan baru, anda boleh mengklik pautan “Lupa kata laluan” pada laman log masuk kembali untuk mencipta semula. Memandangkan kata laluan anda dihantar melalui email dan email adalah tidak selamat untuk menyimpan kata laluan, adalah di nasihatkan bahawa anda perlu menukar kata laluan yang diterima secepat ungkin sebagai langkah keselamatan. Jika email anda sudah dii tukar, anda perlu menghubungi Super Administrator untuk menetapkan semula kata laluan anda.

Nota: Kata laluan yang telah di tetapkan oleh Super Administrator adalah sama dengan ID pengguna anda.

Skrin di bawah akan dipaparkan apabila anda klik pautan “Lupa ID pengguna” pada skrin log masuk:

Apabila anda memasukkan email anda, MyMesyuarat akan menghantar ID pengguna yang boleh anda gunakan untuk mengakses sistem.

4.4 Jawatankuasa

Skrin “Jawatankuasa” di bawah akan di paparkan selepas log masuk ke MyMesyuarat berjaya. Skrin jawatankuasa akan memaparkan semua jawatankuasa yang terlibat oleh pengguna tersebut:


Rajah 4.9: Lupa ID pengguna?


36

Bilangan ikon yang dipaparkan adalah bergantung kepada peranan pengguna yang log masuk ke dalam sistem. Rajah di atas merupakan paparan log masuk bagi Urus Setia. Ahli dan Pengerusi hanya boleh melihat ikon buku alamat untuk setiap jawatankuasa yang mereka terlibat. Terdapat juga panel “Tugas” dimana ia akan memaparkan semua notifikasi penting yang perlu diambil perhatian oleh pengguna.

Rajah 4.11: Panel tugas

Fungsi carian perkataan adalah fungsi berguna dimana ia boleh mencari dokumen yang berkaitan dengan keputusan, status, projek, nama fail dan nama mesyuarat mengikut perkataan yang di cari. Sebagai contoh jika perkataan “agen” di taip sistem akan memaparkan senarai hasil seperti di bawah:

Rajah 4.12: Fungsi carian

Apabila pautan hasil carian tersebut di klik, sistem akan memaparkan laman yang berkaitan dengan hasil carian.

Rajah 4.10: Skrin jawatankuasa akan memaparkan hanya jawatankuasa yang anda terlibat.


37

4.5 Profail

Mana-mana pengguna tanpa mengira peranan yang diberikan, dapat menguruskan profil mereka sendiri. Mereka boleh mengemaskini dan menukar kata laluan akaun.

Mengemaskini Profail

Klik pada pautan label nama Id pengguna. Sistem akan memaparkan skrin kemaskini profail.

Ruang Penerangan

ID Pengguna ID pengguna yang di gunakan semasa log masuk

Nama Nama anda

Nombor IC Nombor IC anda

Jawatan Jawatan anda

Seksyen/Bahagian Seksyen/Bahagian anda

Emel Emel anda

CC Emel CC Emel anda

Alamat Alamat anda

Telefon No Telefon anda

Faks No Faks anda

Mobil No Mobil anda

Kemaskini profail anda. Klik butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat anda. Jika maklumat berjaya di rekod, sistem akan memaparkan semula skrin “Jawatankuasa”.

Rajah 4.13: Kemaskini profail


38

Menukar Kata Laluan

Pada skrin “Kemaskini Profail”, klik pada pautan “Tukar kata laluan”. Sistem akan memaparkan skrin untuk mengemaskini kata laluan.


Ruang Penerangan

Kata laluan lama Kata laluan lama anda

Kata laluan baru Kata laluan baru pilihan anda

Sahkan kata laluan Sahkan kata laluan baru

Klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod, jika maklumat berjaya di rekod sistem akan memaparkan skrin “Kemaskini Profail” kembali.


39

5 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia Membuat Penetapan Jawatankuasa

Urus Setia bertanggungjawab dalam menguruskan jawatankuasa. Di dalam MyMesyuarat, Urus Setia dibenarkan untuk mengemaskini templat mesej, tambah ahli ke dalam jawatankuasa, menentukan senarai semakan tugas jawatankuasa dan menguruskan kebenaran untuk ahli. Aktiviti ini biasanya dilakukan semasa tetapan jawatankuasa MyMesyuarat.

5.1 Menguruskan Jawatankuasa

Jawatankuasa dan Urus Setia mereka telah dicipta semasa proses instalasi MyMesyuarat. Urus Setia tersebut mempunyai akses terhadap jawatankuasa mereka dan mereka juga boleh mula menguruskan jawatankuasa tersebut. Ini termasuk menetapkan templat asal dan juga menambah ahli ke dalam jawatankuasa.

5.1.1 Kemaskini Jawatankuasa

Untuk mengemaskini tetapan jawatankuasa, Administrator perlu klik pada pautan “Jawatankuasa” yang terletak pada atas dan kanan laman. Kemudian, klik pada ikon “Kemaskini” di sebelah nama jawatankuasa. Ikon ini hanya akan dipaparkan apabila pengguna adalah Urus Setia bagi jawatankuasa tersebut.

Rajah 5.1: Kemaskini Jawatankuasa

Ruang Penerangan

Induk Tentukan nama jawatankuasa induk jika ia merupakan sub-jawatankuasa

Nama Merupakan nama jawatankuasa yanga kan dipaparkan di dalam minit

Nama ringkas Nama yang akan dgunakan jika terdapat menu pilihan yang perlu dipilih oleh pengguna atau sebagai URL MyMesyuarat.


40

Templat bilangan mesyuarat

Templat bilangan mesyuarat yang di janakan oleh MyMesyuarat.

Template tajuk mesyuarat

Templat tajuk mesyuarat yang akan dijanakan oleh MyMesyuarat.

Perkara yang dibincangkan di dalam mesyuarat

Nama yang di jana oleh sistem adalah “Projek”. Tetapi jika jawatankuasa tersebut tidak membincangkan tentang projek di dalam mesyuarat, mereka boleh menukarkan perkataan tersebut kepada perkataan lain mengikut kesesuaian mereka.

Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat yang telah dikemaskini. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai jawatankuasa yang telah di cipta.

5.2 Menguruskan Ahli Jawatankuasa dan Kumpulan

Senarai nama ahli dan kumpulan boleh di akses samada dengan mengklik pada pautan “Buku Alamat” atau pada ikon “Ahli-ahli” yang terletak di sebelah nama jawtankuasa di skrin utama senarai jawatankuasa. Admin/Urus Setia boleh menambah ahli baru, kumpulan baru, kemaskini peranan dan ahli, dan mereka juga boleh menghapuskan ahli di dalam jawatnkuasa tersebut.

5.2.1 Menguruskan Ahli Jawatankuasa

Super Administrator dan Urus Setia boleh menambah ahli dan mengemaskini profail ahli di dalam jawatnkuasa. Mereka juga boleh membuka akaun ahli yang telah dikunci dan juga boleh menghapuskan ahli di dalam jawatankuasa.

5.2.1.1 Menambah Ahli

Klik pada ikon “Ahli” yang terdapat di sebelah nama jawatankuasa. Kemudian klik pada pautan “Tambah ahli baru” untuk menambah ahli baru ke dalam jawatankuasa.


41

Rajah 5.2: Tambah ahli jawatankuasa

Ruang Penerangan

Nama Nama ahli

ID pengguna ID pengguna ahli

Emel Email ahli

Peranan Peranan ahli yang ingin di tetapkan

Gelaran Gelaran ahli

Jawatan Jawatan ahli

Seksyen/Bahagian Seksyen/Bahagian ahli

Skim perkhidmatan Skim perkhidmatan ahli

Gred Gred ahli

Alamat Alamat ahli

Telefon No telefon ahli

Faks No faks ahli

Mobil No mobil ahli

Jika ahli telah wujud di dalam sistem, maka ruang untuk peranan, gelaran, jawatan, seksyen/bahagian, skim perkhidmatan, gred, alamat, telefon, faks, mobil akan diisi secara automatik oleh sistem dan Urus Setia tidak boleh mengemaskini maklumat tersebut. Jika nama yang dimasukkan tidak terdapat di dalam sistem, Urus Setia perlu memasukkan maklumat tentang ahli tersebut.

ID pengguna yang dimasukkan oleh Urus Setia adalah sama dengan kata laluan.

Klik butang simpan untuk menyimpan rekod, jika maklumat berjaya di rekod, sistem akan memaparkan text “Maklumat ahli telah disimpan” dan sistem akan memaparkan senarai ahli yang telah berjaya di rekod.

5.2.1.2 Kemaskini Ahli

Klik ikon “Kemaskini” pada laman Buku Alamat untuk mengemaskini profail pengguna. Klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod, jika maklumat berjaya di rekod, senarai ahli yang telah direkod akan di paparkan oleh sistem.

Urus Setia hanya boleh menguruskan ahli di dalam jawatankuasa yang mereka terlibat sahaja, maka mereka hanya boleh mengubah peranan ahli di dalam jawatankuasa mereka sahaja.

Maklumat ahli boleh di lihat dengan mengklik pada pautan nama ahli. Apabila pautan nama ahli di klik, sistem akan memaparkan maklumat seperti rajah di bawah.:


42

5.2.1.3 Menghapuskan Ahli

Klik ikon “Hapus” di sebelah nama ahli pada laman Buku Alamat untuk menghapuskan ahli. Sistem akan memaparkan mesej pengesahan untuk menghapuskan ahli. Jika butang “OK” di klik, sistem akan menghapuskan maklumat yang dipilih, manakala jika butang “Cancel” di klik, sistem akan kembali kepada paparan senarai ahli.

5.2.1.4 Membuka Akaun yang Telah Disekat

Apabila akaun ahli disekat, mereka perlu menghubungi Super Administrator atau Urus Setia jawatankuasa mereka untuk mengaktifkan semula akaun mereka. Jika akaun ahli telah disekat, akan terdapat satu ikon “Set semula kata laluan” akan di paparkan pada nama ahli tersebut. Klik pada ikon tersebut untuk mengaktifkan semula

akaun ahli yang telah di sekat.

Rajah 5.3: Maklumat tentang ahli beserta jawatankuasa yang terlibat

Rajah 5.4:Menghapuskan senarai ahli di dalam jawatankuasa


43

Rajah 5.5:Set semula kata laluan

Jika butang “Ok” di klik, sistem akan memaparkan text “Kata laluan untuk (nama ahli) telah di set semula”, manakala jika butang “Cancel” di klik, sistem akan kembali kepada paparan senarai ahli.

5.2.2 Menguruskan Kumpulan

Ahli untuk sesebuah jawatankuasa adalah lebih mudah di kategorikan mengikut kumpulan. Kumpulan mungkin menerangkan tentang:dari mana ahli tersebut berasal (ahli yang berlainan bahagian akan di kumpulkan menjadi sebuah kumpulan). Kumpulan juga mungkin di bezakan mengikut skim perkhidmatan mereka. (Contoh: A, C, DG dan lain-lain) Kumpulan di dalam MyMesyuarat mempunyai dua tujuan iaitu:

Memudahkan proses jemputan ahli semasa proses mencipta mesyuarat. Apabila satu kumpulan dipilih, semua ahli turut dipilih semasa proses jemputan mesyuarat tersebut.

Keputusan juga boleh di tetapkan mengikut kumpulan di dalam jawatankuasa. Setiap ahli di dalam kumpulan tersebut akan berkongsi status yang sama dan setiap ahli boleh memberi status kumpulan tersebut.

Rajah 5.6:Senarai kumpulan beserta ahli di dalam kumpulan tersebut

5.2.2.1 Menambah Kumpulan

Klik pada pautan “Tambah kumpulan baru” untuk menambah kumpulan baru di dalam jawatankuasa.


44

Rajah 5.7:Penambahan kumpulan

Ruang Penerangan

Nama Nama kumpulan

Ahli Ahli-ahli yang terlibat di dalam kumpulan

Klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod, jika maklumat berjaya di rekod, senarai kumpulan yang telah direkod akan di paparkan oleh sistem.

5.2.2.2 Mengemaskini Kumpulan

Klik ikon “Kemaskini” yang terdapat di dalam jadual kumpulan pada laman “Buku Alamat”. Kemaskini maklumat kumpulan dan klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod. Jika rekod berjaya di simpan sistem akan memaparkan text “Kumpulan telah di simpan” dan sistem akan kembali kepada paparan “Buku Alamat”

5.2.2.3 Melihat Kumpulan

Klik pada nama kumpulan pada skrin “Buku Alamat” untuk melihat maklumat mengenai kumpulan.

5.2.2.4 Menghapuskan Kumpulan

Klik ikon “Hapus” yang berada di sebelah nama kumpulan di dalam jadual kumpulan. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan kumpulan. Jika butang “Ok” di klik, sistem akan memaparkan text “Kumpulan telah dihapuskan”, manakala jika butang “Cancel” di klik, sistem akan kembali kepada paparan skrin “Buku Alamat”.

Rajah 5.8: Menghapuskan kumpulan


45

5.3 Menguruskan Tugasan Jawatankuasa

Senarai tugasan jawatankuasa adalah tugasan tetap yang akan di gunakan pada setiap mesyuarat yang akan di adakan di dalam jawatankuasa tersebut. Fungsi ini sangat berguna untuk Urus Setia memastikan persediaan mesyuarat berjalan lancer. Contoh semakan tugas adalah seperti di bawah:

Menempah bilik mesyuarat

Menyediakan projektor

Cetak agenda mesyuarat Semakan tugasan jawatankuasa boleh di akses dengan mengklik ikon “Tugasan” disebelah nama jawatankuasa pada laman “Jawatankuasa”.

5.3.1 Menambah Senarai Tugasan Jawatankuasa

Klik pada ikon “Senarai semakan” yang berada di sebelah nama jawatankuasa pada laman “Jawatankuasa”. Klik pada pautan “Tambah semakan baru untuk (nama jawatankuasa)” untuk menambah senarai tugasan baru.

Rajah 5.9: Menghapuskan kumpulan

Ruang Penerangan

Nama Nama/Penerangan tentang tugasan

Keutamaan Level keutamaan tugasan yang perlu di laksanakan

Ahli Ahli yang terlibat untuk tugasan tersebut.

Klik butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat. Jika maklumat berjaya di rekod, sistem akan memaparkan senarai tugasan kembali.

5.3.2 Mengemaskini Senarai Tugasan Jawatankuasa

Klik ikon “Kemaskini” di sebelah senarai tugasan pada laman “Tugasan”. Klik butang simpan untuk menyimpan rekod, senarai semakan tugasan akan di paparkan jika rekod berjaya dikemaskini.


46

Rajah 5.10: Kemaskini semakan jawatankuasa

5.3.3 Menghapuskan Senarai Tugasan Jawatankuasa

Klik ikon “Hapus” pada laman “Senarai Semakan” untuk menghapuskan senarai semakan. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan senarai semakan. Jika butang “OK” di klik, sistem akan memaparkan mesej “Semakan untuk jawatankuasa telah di hapuskan”. Jika butang “Cancel” di klik sistem akan memaparkan skrin “Senarai Semakan” kembali.

Senarai semakan untuk mesyuarat akan dating tidak akan terjejas jika senarai semakan telah dihapuskan di sini.

5.4 Menguruskan Templat Mesej

Mesej templat jawatankuasa adalah templat tetap yang di gunakan untuk menjana email yang di hantar kepada jawatankuasa tertentu. Ia boleh di akses dengan mengklik ikon “Mesej-mesej” pada laman utama “Jawatankuasa”. Urus Setia boleh melihat maklumat template dan boleh mengemaskini templat tersebut hanya pada jawatankuasa yang mereka terlibat.

Tiada mesej template baru yang boleh direka kerana template ini adalah template tetap di dalam MyMesyuarat mengikut keadaan tertentu (Contoh: Pohon maklumbalas, jemputan mesyuarat). Mesej template ini boleh di kemaskini.

5.4.1 Kemaskini Templat Mesej

Kesemua templat dibawah adalah templat tetap yang telah disediakan di dalam sistem MyMesyuarat. Walau bagaimanapun, templat ini boleh di kemaskini oleh Urus Setia sebelum ia dihantar kepada pengguna. Jadual di bawah menerangkan tentang kegunaan mesej template tertentu:

Bil. Jenis mesej templat Penerangan

1. Jemputan ke mesyuarat Emel yang dihantar untuk menjemput ahli ke mesyuarat

2. Perubahan mesyuarat Emel yang dihantar jika terdapat perubahan kepada maklumat mesyuarat

Rajah 5.11: Menghapuskan senarai semakan


47

3. Pembatalan mesyuarat Emel yang dihantar sekiranya mesyuarat dibatalkan

4. Peringatan mesyuarat Emel yang dihantar sebagai peringatan mesyuarat yang akan datang

5. Peringatan kemaskini status tindakan Emel yang menghantar peringatan kepada ahli mesyuarat untuk mengemaskini status tindakan.

6. Komen untuk mesyuarat Emel yang dihantar apabila terdapat komen yang ditinggalkan untuk mesyuarat

7. Komen untuk keputusan Emel yang dihantar apabila terdapat komen yang ditinggalkan untuk keputusan

8. Komen untuk status Emel yang dihantar apabila terdapat komen yang ditinggalkan untuk status tindakan

9. Pengemaskinian status Emel yang dihantar kepada urursetia apabila terdapat status tindakan yang dikemaskinikan untuk mesyuarat

10. Minit mesyuarat Emel yang dihantar apabila terdapat minit mesyuarat yang telah disahkan oleh pengerusi

11. Makluman tentang penugasan keputusan Emel yang dihantar apabila terdapat pengumuman keputusan

12. Memohon pengesahan minit mesyuarat Emel yang dihantar kepada pengerusi mesyuarat untuk mendapatkan pengesahan minit mesyuarat

13. Minit mesyuarat telah disahkan Emel yang dihantar kepada Urus Setia mesyuarat untuk memaklumkan pengesahan minit mesyuarat

14. Komen untuk minit Emel yang dihantar apabila terdapat komen yang ditinggalkan untuk minit mesyuarat

15. Memohon pengesahan minit mesyuarat selepas pengemaskinian

Emel yang dihantar kepada pengerusi mesyuarat untuk mendapatkan pengesahan minit mesyuarat selepas pengemaskinian

16. Cabutan Minit Emel yang dihantar beserta minit mesyuarat kepada individu atau kumpulan tertentu

17. Ubahkan Kata laluan Emel yang dihantar apabila ahli terlupa kata laluan

18. Kata laluan baru Emel yang dihantar apabila kata laluan


48

disetkan semula

19. Dapatkan semula kata nama Emel yang dihantar apabila ahli terlupa kata nama

20. Akaun Baru MyMesyuarat Emel yang dihantar kepada pengguna sistem yang baru didaftarkan

Placeholders yang terdapat di dalam templat mesej

Placeholders merupakan satu pemboleh ubah di dalam templat mesej. Walaupun templat mesej di ubah ke Bahasa Inggeris ataupun Bahasa Melayu, pembolehubah ini tetap sama dengan pembolehubah asal. Jenis templat mesej yang berlainan mempunyai pemegang yang berbeza. Jika ruang letak di gunakan di dalam templat mesej, ia akan digantikan dengan nilai-nilai seperti di bawah:

Placeholders Penerangan

%name Nama penerima

%slogan Slogan agensi

%Meeting.meeting_title Tajuk mesyuarat

%Meeting.meeting_date Tarikh mesyuarat

%Meeting.venue Tempat mesyuarat

%Meeting.meeting_num Bilangan mesyuarat

%OldMeeting.meeting_title Tajuk mesyuarat lepas

%OldMeeting.meeting_date Tarikh mesyuarat lepas

%OldMeeting.venue Tempat mesyuarat lepas

%Decision.description Kandungan keputusan

%due_date Tarikh akhir

%days_left Bilangan hari yang tinggal untuk ahli

%Link.confirm:word Perkataan 'word' diberi pautan ke laman pengesahan kehadiran

%Link.decision:word Perkataan 'word' diberi pautan ke laman keputusan

%Link.meeting:word Perkataan 'word' diberi pautan ke laman mesyuarat

%Link.meeting:word Pautan ke mesyuarat dijana untuk perkataan 'word'

%Link.password:word Pautan untuk ke laman tetap semula kata laluan dijana untuk perkataan 'word'

%Comment.comment Kandungan ulasan

%Comment.user Ahli yang meniggalkan ulasan

%Status.description Kandungan maklumbalas

%Status.user Ahli atau kumpulan yang telah memberikan maklumbalas

%updater Ahli yang membuat perubahan

%chairperson Ahli yang menjadi pengerusi mesyuarat tersebut

%%content to repeat …content to repeat%%

Butiran akan diulang

%username ID pengguna yang telah didapatkan semula

%newpassword Kata laluan baru


49

5.5 Menguruskan Peranan Pengguna

MyMesyuarat mempunyai tetapan kebenaran yang telah ditetapkan semasa proses instalasi. Jika anda ingin mengemaskini kebenaran tersebut, sila rujuk pada tajuk ini. Tetapan kebenaran untuk jawatankuasa MyMesyuarat akan menentukan siapa yang boleh melakukan tugas-tugas tertentu. Ia boleh di bezakan berdasarkan peranan masing-masing. Kebenaran jawatankuasa boleh di akses dengan mengklik ikon “Kebenaran” yang terletak pada nama jawatankuasa pada laman “Jawatankuasa” Kebenaran adalah berdasarkan model di dalam MyMesyuarat. Model merupakan satu entiti yang merujuk kepada beberapa komponen yang di perlukan untuk menggerakkan fungsi MyMesyuarat. Setiap model mempunyai kebenaran tentang siapa yang boleh menggunakan atau siapa yang boleh melihatnya. Senarai kebenaran boleh di bahagikan kepada:

Mencipta

Melihat

Mengemaskini

Menghapuskan Model yang terdapat di dalam MyMesyuarat adalah:

Jawatankuasa

Semakan jawatankuasa

Aliran kerja model

Pengumuman

Templat

Ahli-ahli

Kumpulan

Mesyuarat

Mesyuarat -Dijemput

Mesyuarat -Telah hadir

Kehadiran

Kehadiran -Dijemput

Semakan mesyuarat

Minit -Mod draf

Minit - Telah diluluskan

Kelulusan edaran minit

Laporan

Rajah 5.12: Laman peranan jawatankuasa


50

Keputusan

Keputusan -Ditugaskan

Keputusan -Telah diterima

Decision -Upcoming meeting

Projek

Projek -Terlibat

Status ahli

Status ahli -Sendiri

Maklumbalas kumpulan

Maklumbalas kumpulan -Sendiri Sebagai contoh, jika pengguna telah diberi kebenaran untuk melihat model kehadiran tetapi mereka tidak di benarkan untuk mengemaskini, menghapuskan, dan mencipta. Maka, pengguna hanya boleh melihat kehadiran tersebut tanpa boleh mengemaskini, menghapuskan dan mencipta.

5.5.1 Tambah peranan

Klik pada pautan “Tambah peranan” untuk menambah peranan baru. Ini akan menambah peranan hanya pada jawatankuasa tersebut sahaja. Pada asalnya, dua peranan bersama kebenarannya akan di cipta semasa instalasi, (Admin)Urus Setia dan Ahli. Masukkan nama dan klik butang “Simpan”.

Rajah 5.13: Laman untuk menambah peranan

5.5.2 Mengemaskini Kebenaran

Untuk mengemaskini sesetengah kebenaran untuk pernan, pilih peranan yang ingin dikemaskini. Kemudian, senarai kebenaran untuk peranan tersebut akan di paparkan.

Admin akan mempunyai senarai kebenaran tersendiri

Semak kebenaran yang ingin di berikan dan klik butang “Simpan”.


51

Rajah 5.14: Peranan yang ditetapkan untuk Urus Setia


52

Rajah 5.15: Peranan yang ditetapkan untuk Ahli


53

Rajah 5.16: Peranan yang ditetapkan untuk Pengerusi

5.6 Menguruskan Pengumuman

Pengumuman yang ditambah akan di paparkan apabila pautan “Jawatankuasa” di klik (akan di paparkan pada kalendar). Pengumuman termasuk sebarang notis dan berita yang ingin dipaparkan kepada semua pengguna akan di paparkan di dalam kalendar.

5.6.1 Menambah Pengumuman

Pada skrin “Jawatankuasa”, klik pada ikon “Pengumuman” yang terletak di sebelah nama jawatankuasa. Skrin pengumuman akan di paparkan. Klik pada pautan “Tambah pengumuman baru”. Skrin “Pengumuman” akan dipaparkan.

Rajah 5.17: Penambahan pengumuman


54

Ruang Penerangan

Penerangan Isi kandungan pengumuman yang akan dipaparkan pada skrin utama jawatankuasa

Klik butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat, jika pengumuman Berjaya di rekod, sistem akan memaparkan senarai pengumuman yang telah berjaya di rekod.

5.6.2 Kemaskini Pengumuman

Klik ikon “Kemaskini” yang terletak di sebelah penerangan pengumuman. Kemaskini maklumat, dan klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Senarai pengumuman yang telah berjaya di rekod akan dipaparkan jika maklumat berjaya direkod.

5.6.3 Melihat Pengumuman

Pengumuman yang baru di cipta akan dipaparkan pada laman “Jawatankuasa” (pada sebelah atas kalendar jawatankuasa tersebut)

Rajah 5.18: Pengumuman yang di paparkan di dalam calendar

5.6.4 Menghapuskan Pengumuman

Klik ikon “Hapus” yang terletak di sebelah penerangan pengumuman untuk menghapuskan pengumuman.Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan maklumat. Jika butang “Ok” di klik, sistem akan menghapuskan data pengumuman yang dipilih. Tetapi jika butang “Cancel” dipilih, sistem akan memaparkan senarai pengumuman kembali.

Rajah 5.19: Menghapuskan pengumuman


55

6 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia (Sebelum Mesyuarat)

Urus Setia bertanggungjawab dalam menyelaraskan mesyuarat, menyediakan minit dan mencatat laporan kemaskini status. Tajuk ini akan memfokuskan terhadap aktiviti yang terlibat di dalam MyMesyuarat sebelum mesyuarat berlangsung. Aktiviti tersebut termasuk:

Menambah mesyuarat

Menyemak senarai semakan tugasan

Menguruskan projek

Membuat pengesahan kehadiran ahli mesyuarat

6.1 Mesyuarat

Urus Setia di dalam jawatankuasa bertanggungjawab untuk menambah, mengemaskini maklumat mesyuarat di dalam jawatankuasa. Jemputan email akan di hantar untuk menjemput semua ahli yang terlibat.

6.1.1 Tambah Mesyuarat

MyMesyuarat menyediakan dua cara untuk menambah mesyuarat iaitu dengan menggunakan fungsi MyMesyuarat asal ataupun dengan menggunakan sistem yang di integrasikan dengan MyMesyuarat iaitu Meeting Room Booking System(MRBS). Dengan menggunakan MRBS, pengguna boleh terus menempah bilik mesyuarat.

6.1.1.1 Tambah Mesyuarat Tanpa Menempah Bilik

Klik pada pautan “Tambah mesyuarat baru” pada laman “Mesyuarat”, sistem akan memaparkan skrin untuk penambahan mesyuarat.


56

Rajah 6.1: Menambah mesyuarat

Ruang Penerangan

Tajuk Mesyuarat Merujuk kepada tajuk mesyuarat (Mesyuarat MPKM). Sistem akan menjanakan tajuk mesyuarat secara automatik mengikut nama jawatankuasa yang telah di cipta.

Bil Mesyuarat Mrujuk kepada bilangan mesyuarat, mesyuarat tersebut. Sistem akan menjanakan bilanagan mesyuarat secara automatik.

Tarikh mesyuarat Tarikh mesyuarat akan di adakan

Tempat Tempat mesyuarat akan di adakan

Wakil dibenarkan Pilihan samada membenarkan wakil atau tidak

Agenda Agenda yang akan di bincangkan di dalam minit

Fail-fail agenda Lampiran bagi agenda mesyuarat

Fail-fail minit Lampiran bagi minit mesyuarat

Fail-fail pembentangan Lampiran bagi pembentangan

Tarikh akhir sahkan kehadiran

Tarikh akhir yang ingin di tetapkan untuk pengguna mengesahkan kehadiran

Format minit Format minit yang akan di janakan semasa membuat minit kemudian


57

Pilih ahli/kumpulan Pilihan ahli mesyuarat yang akan hadir ke mesyuarat dan juga peranan mereka semasa mesyuarat.

Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat. Sistem akan memaparkan text “Mesyuarat telah disimpan” jika mesyuarat berjaya di rekod dan sistem juga akan memaparkan skrin “Jemputan mesyuarat”.

Skrin jemputan mesyuarat membolehkan anda untuk mengemaskini isi kandungan templat mesej email yang akan di hantar kepada setiap ahli mesyuarat.

Rajah 6.2: Skrin “Jemputan Mesyuarat”

Butang/Pautan Penerangan

Hantar Email Jemputan sekarang Klik butang ini jika anda ingin email dihantar kepada setiap ahli mesyuarat sekarang

Hantar Email & SMS Jemputan Klik butang ini jika anda ingin menghantar email beserta SMS jemputan kepada semua ahli mesyuarat.

Jangan Hantar Jemputan Klik butang ini jika anda tidak perlu menghantar email jemputan kepada semua ahli

Pautan Kemaskini kandungan/Jadualkan jemputan

Klik pautan ini jika anda ingin mengemaskini kandungan templat mesej bagi email jemputan ini atau jika anda ingin menetapkan tarikh untuk menghantar email jemputan ini.


58

Rajah 6.3: Mengemaskini templat jemputan email

Terdapat tetapan yang perlu di ikuti tanpa perlu mengubah perkataan ini keranan ia akan mempengaruhi kandungan email yanga akn di hantar kepada pengguna. Perkataan-perkataan tersebut adalah:

Perkataan/token Penerangan

%Meeting.meeting_title Akan digantikan dengan tajuk mesyuarat

%Meeting.meeting_date Akan digantikan dengan tarikh mesyuarat

%Meeting.venue Akan digantikan dengan tempat mesyuarat

%Link.meeting Akan digantikan dengan pautan untuk ke maklumat mesyuarat

%Link.confirm Akan digantikan dengan pautan untuk membuat pengesahan kehadiran

%Slogan Akan digantikan dengan slogan agensi

Invite Date Tarikh yang di tentukan untuk proses penghantaran email kepada ahli mesyuarat

Klik butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat.


59

6.1.1.2 Menambah Mesyuarat dan Menempah Bilik

Fungsi ini akan dapat di akses jika tetapan global telah di setkan untuk menggunakan sistem MRBS untuk tempahan bilik mesyuarat.

Rajah 6.4: Tetapan untuk menggunakan MRBS pada laman tetapan global

Jika tetapan ini telah di setkan, semasa menambah mesyuarat seperti langkah di atas, skrin paparan mempunyai sedikit berbeza iaitu ia akan wujud dua Ruang berlainan (Tarikh mula & tarikh akhir). Pengguna hendaklah mengisi masa tersebut dengan tepat. Pengguna juga perlu memasukkan nama bilik untuk di tempah. Status kesediaan bilik boleh di semak dengan mengklik pada pautan “Status kesediaan bilik”


60

Rajah 6.5: Skrin untuk menambah mesyuarat dan menempah bilik mesyuarat


61

Rajah 6.6: Status kesediaan bilik mesyuarat


62

6.1.2 Kemaskini Mesyuarat

Urus Setia boleh mengemaskini maklumat mesyuarat. Mereka boleh mengemaskini tentang tarikh mesyuarat, waktu mesyuarat, tempat, agenda atau menjemput ahli. Klik pada ikon “Kemaskini” yang terdapat di sebelah nama mesyuarat untuk mengemaskini mesyuarat. Kemaskini maklumat yang ingin di ubah

Rajah 6.7: Laman untuk mengemaskini mesyuarat

Klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod. Sistem akan memaparkan text “Mesyuarat telah disimpan”, jika maklumat berjaya di rekod


63

6.1.3 Melihat Mesyuarat

Klik pada “Bil Mesyuarat” yang terdapat pada laman “Mesyuarat” untuk melihat maklumat mesyuarat. Sekiranya terdapat keputusan mesyuarat, ia akan di paparkan pada laman “Maklumat Mesyuarat” ini. Laman ini juga membolehkan anda memasukkan keputusan, menambah minit, melihat laporan, melihat minit.

Rajah 6.8: Skrin “Mesyuarat” (Senarai mesyuarat bagi jawatankuasa tersebut akan di paparkan)

Rajah 6.9: Skrin “Maklumat Mesyuarat”


64

6.1.4 Menghapuskan Mesyuarat

Klik ikon “Hapus” yang terletak di sebelah nama mesyuarat untuk menghapuskan mesyuarat. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan mesyuarat. Jika butang “OK” di klik, sistem akan memaparkan mesej “Mesyuarat telah di hapuskan”. Jika butang “Cancel” di klik sistem akan memaparkan skrin “Mesyuarat” kembali.

6.2 Semakan Tugasan Mesyuarat

Senarai semakan tugasan mesyuarat adalah satu fungsi untuk menyemak tugasan yang perlu di selesaikan sebelum mesyuarat. (Contoh: Menyediakan projector, menempah bilik dan sebagainya). Hanya Urus Setia boleh mengakses semakan tugasan mesyuarat ini. Pada asalnya, semakan tugasan ini akan tercipta mengikut senarai semakan tugasan yang telah di cipta pada laman “Jawatankuasa”.

Rajah 6.10: Skrin ”Senarai tugasan”

6.2.1 Menambah Senarai Semakan Tugas

Pada laman “Senarai Mesyuarat” klik pada pautan “Semakan” yang berada di sebelah nama mesyuarat yang ingin anda kemaskini dan klik pada pautan “Tambah aktiviti baru”. Skrin “Senarai semak mesyuarat” akan dipaparkan.

Rajah 6.11: Skrin ”Tambah aktiviti baru”

Ruang Penerangan

Nama Penerangan tentang tugas yang perlu di semak

Keutamaan Level kepentingan tugas

Tindakan Orang yang terlibat untuk melaksanakan tugas

Isikan maklumat tugasan dan klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat, skrin yang memaparkan senarai tugasan yang telah di rekod oleh sistem.


65

6.2.2 Kemaskini Tugasan Mesyuarat

Klik ikon “Kemaskini” di sebelah maklumat senarai tugasan. Skrin di bawah akan di paparkan.

Rajah 6.12: Skrin ”Tambah aktiviti baru”

Kemaskini maklumat tugasan dan klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod, senarai tugasan akan di paparkan jika maklumat Berjaya di rekod.

6.2.3 Menghapuskan Tugasan Mesyuarat

Klik ikon “Hapus” yang terletak di sebelah nama tugasan pada skrin “Semakan Jawatankuasa” untuk menghapuskan tugasan. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan mesyuarat. Jika butang “OK” di klik, sistem akan memaparkan mesej “Mesyuarat telah di hapuskan”. Jika butang “Cancel” di klik sistem akan memaparkan skrin “Mesyuarat” kembali.

Rajah 6.13: Menghapuskan tugasan

6.3 Menguruskan Projek Jawatankuasa

Modul projek digunakan untuk menambah dan mengemaskini maklumat projek di dalam jawatankuasa. Projek biasanya merupakan perkara yang dibincangkan di dalam mesyuarat. Ini merupakan tanggungjawab Urus Setia untuk mengemaskini senarai projek tersebut.

Perkataan “Projek” akan ditentukan oleh Urus Setia semasa mengemaskini jawatankuasa. Perkataan projek boleh digantikan dengan perkataan “Tugasan” dan sebagainya. Perktaan yang di tentukan ini akan di gunakan sepanjang penggunaan MyMesyuarat.


66

Rajah 6.14: Skrin “Projek”

Projek tidak boleh dihapuskan jika terdapat keputusan yang bergantungan dengan projek tersebut.

Rajah 6.15: Skrin “Tambah keputusan”

6.3.1 Tambah Projek

Terdapat dua cara untuk menambah projek iaitu samada dengan mengklik pada pautan “Projek” pada tab menu jawatankuasa atau menambah projek semasa menambah butiran di dalam minit seperti di dalam skrin “Tambah keputusan” seperti di atas.

Klik pautan "Tambah projek baru" pada laman “Projek” pada jawatankuasa yang ingin di tambah projek.

Rajah 6.16: Skrin “Tambah projek”

Sebagai langkah penambahbaikan sistem, MyMesyuarat telah menyediakan satu fungsi untuk menambah projek semasa minit di cipta.


67

Ruang Penerangan

Nama Merujuk kepada nama penuh projek

Nama ringkas Merujuk kepada nama ringkas projek

Penerangan Penerangan tentang projek yang di cipta

Tarikh mula Tarikh mula projek

Tarikh akhir Tarikh akhir projek

Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat projek. Sistem akan memaparkan senarai projek yang telah berjaya di rekod di dalam sistem.

6.3.2 Kemaskini Projek

Klik pada ikon “Kemaskini” untuk mengemaskini maklumat projek. Kemaskini maklumat projek.

Rajah 6.17: Skrin “Kemaskini projek”

Klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod, senarai projek ajan di paparkan jika rekod berjaya di simpan.

6.3.3 Melihat Projek

Maklumat projek (Semua keputusan yang berkaitan dengan projek) boleh di lihat dengan mengklik nama projek. Untuk melihat laporan berdasarkan projek, klik pada “Lihat laporan”

6.3.4 Menghapuskan Projek

Projek yang telah dibincangkan di dalam meysuarat (yang mempunyai keputusan) tidak di benarkan untuk menghapuskan projek tersebut. Maka, ikon “Hapus” tidak akan kelihatan pada laman tersebut. Klik ikon “Hapus” yang terletak di sebelah nama projek untuk menghapuskan projek. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan projek. Jika butang “OK” di klik, sistem akan memaparkan mesej “Projek telah di hapuskan”. Jika butang “Cancel” di klik sistem akan memaparkan skrin “Projek” kembali.

6.3.5 Membuat Pengesahan Kehadiran

Selepas ahli membuat pengesahan kehadiran, Urus Setia juga perlu membuat pengesahan


68

kehadiran ahli semasa mesyuarat dan bagi pihak ahli. Laman kehadiran akan di paparkan apabila pautan “Kehadiran” di klik. Pautan “Kehadiran” terdapat di sebelah nama mesyuarat pada laman “Mesyuarat”. Hanya Urus Setia yang dibenarkan untuk mengakses laman ini.

Rajah 6.18: Skrin “Kehadiran”

Jika ahli telah membuat pengesahan kehadiran, Urus Setia akan dapat melihat tarikh kemaskini kehadiran yang telah di buat oleh ahli. Pilih samada “Y” atau “T” untuk setiap ahli dan klik butang “Simpan”. Tarikh kemaskini akan dipaparkan jika pengesahan kehadiran berjaya di lakukan.


69

7 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia(Semasa Mesyuarat)

Urus Setia boleh mengambil kehadiran dan mencipta minit semasa mesyuarat berlangsung.

7.1 Mengambil Kehadiran

Urus Setia mempunyai peranan untuk mengemaskini kehadiran dan mengesahkan kehadiran bagi setiap ahli yang hadir di dalam mesyuarat. Skrin di bawah menunjukkan senarai ahli yang telah di jemput untuk menghadiri mesyuarat. Kehadiran juga akan di ambil semasa mesyuarat. Klik pautan “Kehadiran” yang terdapat di dalam jadual senarai mesyuarat. Klik butang “Y” di bawah kolum kehadiran jika ahli hadir pada mesyuarat tersebut, manakala klik “T” jika ahli tidak hadir pada mesyuarat tersebut. Dan isikan sebab tidak hadir. Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat kehadiran.

Rajah 7.1: Skrin “Kehadiran” setelah dikemaskini oleh Urus Setia


70

8 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia (Selepas Mesyuarat)

Apabila mesyuarat telah berakhir, Urus Setia perlu mengisi semua keputusan yang di buat di dalam mesyuarat dan perlu meminta ahli untuk memberi maklumbalas tentang keputusan yang di buat semasa mesyuarat. Selepas semua status telah dikemaskini oleh ahli, Urus Setia perlu menyemak isi kandungan minit sebelum minit di hantar kepada pengerusi untuk pengesahan. Selepas minit di sahkan, minit perlu dihantar kepada semua ahli.

8.1 Menguruskan Keputusan

Setiap keputusan mesti mempunyai penjana keputusan dan tarikh akhir tindakan. Terdapat dua cara untuk menambah keputusan di dalam MyMesyuarat. Pertama, dengan menggunakan bentuk antara muka tunggal. Cara kedua adalah dengan menggunakan antara muka minit. Beza di antara dua cara di atas adalah, dengan menggunakan antara muka minit semasa menetapkan tindakan, minit sebenar boleh di cipta mengikut format yang telah di pilih oleh Urus Setia.

8.1.1 Antara Muka Mesyuarat

Pada antara muka mesyuarat, klik pada pautan “Tambah satu keputusan” pada skrin “Mesyuarat”. Sistem akan memaparkan skrin “Tambah keputusan”.

Rajah 8.1: Skrin “Tambah keputusan”


71

Ruang Penerangan

Sub kepada Merujuk kepada sub butiran yang di tambah

Projek Projek yang dibincangkan di dalam projek

Penerangan Penerangan tentang keputusan

Fail sokongan Lampiran sokongan

Tarikh akhir tindakan Tarikh akhir untuk mengambil tindakan

Kemaskini status sebelum Tarikh akhir untuk mengemaskini status

Tindakan oleh Orang yang di pertnggungjawabkan untuk melaksanakan tindakan (Kumpulan/ahli)

Jenis keputusan Jenis keputusan mesyuarat

Jika kumpulan di pilih, ahli-ahli di dalam kumpulan akan dipilih secara automatik. Once the groups are selected, system will automatically check each member or the group. Setiap ahli di perlukan untuk mengemaskini status.

Klik butang “Kemaskini”. Sistem akan memaparkan skrin maklumat mesyuarat. Keputusan yang baru di tambah akan di paparkan di bawah skrin maklumat mesyuarat.

8.1.2 Antara Muka Minit

Pada skrin maklumat mesyuarat, klik pada pautan “Tambah minit”. Skrin di bawah akan di paparkan untuk membenarkan Urus Setia untuk menambah keputusan di dalam minit.

8.1.2.1 Menjana Templat Minit Tetap

Jika Urus Setia ingin menetapkan agenda mesyuarat sebagai tajuk perenggan, klik pada pautan “Jana templat minit default”. Langkah ini adalah pilihan. Langkah ini hanya akan wujud jika minit masih kosong. Ia akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menjana template minit. Klik butang “OK” untuk meneruskan proses. MyMesyuarat akan mengambil agenda untuk di masukkan kedalam tajuk perenggan minit. Tajuk perenggan ini boleh di kemaskini kemudian semasa mengemaskini minit.

Rajah 8.2: Menjana template minit default

8.1.2.2 Tambah Butiran

Klik butang “Tambah butiran” untuk menambah keputusan. Masukkan keputusan bersama dengan tarikh akhir dan nama ahli yang di pertanggungjawabkan. Jika tiada tarikh akhir tindakan atau orang yang di pertanggungjawabkan untuk mengambil tindakan di pilih, ia akan di anggap sebagai “Makluman”.


72

Tambah sub-butiran

Setiap perenggan mempunyai sub-butiran yang tidak terhad. Penomboran untuk setiap perenggan akan di jana secara automatik. Jika format minit “Bebas” dipilih, sistem akan menjanakan format nombor bebas mengikut pilihan pengguna. Manakala jika pengguna memilih format “Tetap”, penomboran minit akan berbentuk nombor dan sub-nombor secara tetap. Untuk menambah butiran pada tajuk perenggan, klik pada pautan “Tambah butiran” di bawah tajuk perenggan tersebut.

8.1.2.3 Memindahkan Item

Fungsi memindahkan item adalah satu fungsi yang di gunakan untuk memudahkan Urus Setia dalam menentukan susunan item. Terdapat dua cara untuk memindahkan item:

Ikon “Arrow”

Jika anak panah ke bawah di klik, item (termasuk sub-item) akan di pindahkan ke bawah. Jika anak panah ke atas di klik, item (termasuk sub-item) akan di naikkan ke atas.

Potong dan Salin

Jika pautan “Potong” atau “Salin” di klik pada item, pautan “Tampal” dan “Tampal sebagai sub-butiran” akan wujud di setiap perenggan. Jika pautan “Salin” di klik, item tersebut akan dipindahkan dan item menjadi no 2, dan perkara-perkara lain yang di bawah no.item 1 akan dipindahkan ke bawah Jika pautan “Tampal sebagai sub-butiran” di dalam segi empat tepat merah di klik, perkara tersbut akan di pindahkan dan menjadi item no 1.1.

8.1.3 Kemaskini Keputusan

Untuk mengemaskini sebarang keputusan, klik ikon “Kemaskini” pada laman keputusan mesyuarat atau klik ikon “Kemaskini” pada laman “Tambah minit”. Sistem akan memaparkan laman untuk mengemaskini. Kemaskini maklumat dan klik butang “Simpan” untuk menyimpan makumat. Kemaskini maklumat dan klik pada butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat. Memandangkan “Makluman” hanya boleh di lihat pada antara muka minit, jika terdapat perubahan yang perlu di lakukan pada item, klik pautan “Kemaskini” pada item yang ingin di ubah.

8.1.4 Menghapuskan Keputusan

Pada laman maklumat mesyuarat, klik ikon “Hapus” untuk menghapuskan keputusan.

Peringatan! Fungsi ini tidak membenarkan salin dan tampal daripada mana-mana jenis dokumen luar kerana ia akan mempengaruhi stail tulisan minit yang akan dijanakan kelak. Sekiranya perlu, salin dahulu ke aplikasi notepad, kemudian salin ke dalam kotak text tambah butiran pada MyMesyuarat.


73

Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan keputusan. Jika butang “OK” di klik, sistem akan memaparkan mesej “Keputusan telah di hapuskan”. Jika butang “Cancel” di klik sistem akan memaparkan skrin maklumat mesyuarat kembali.

Rajah 8.3: Menghapuskan keputusan

8.2 Meminta Maklumbalas Ahli

Jika semua keputusan telah terdapat di dalam MyMesyuarat, Urus Setia boleh memberi notifikasi peringatan kepada setiap ahli untuk memberi maklum balas status mereka. Anda boleh klik pada pautan “Pohon maklumbalas” yang terdapat di atas laman sistem atau klik pada ikon “Email” pada setiap keputusan yang wujud. Pautan “Pohon maklumbalas” akan di hantar melalui email kepada setiap ahli yang terlibat untuk keputusan tersebut sahaja.

8.3 Hantar Minit Untuk Pengesahan

Selepas semua status telah di kemaskini oleh ahli, Urus Setia perlu menyemak pada setiap item sebelum di hantar kepada pengerusi untuk kelulusan.

8.3.1 Penerimaan Status

Pada laman keputusan, status boleh dilihat di bawah skrin Jika tidak terdapat sebarang pindaan perlu dilakukan, klik pada kotak semak mengenai status relevan untuk menerimanya. Jika Urus Setia telah menerima kemaskini status dari ahli yang di pertanggungjawabkan untuk tindakan tersebut, maka ahli-ahli lain tidak di benarkan untuk mengemaskini status tersebut lagi. Hal ini adalah bagi mengelakkan perubahan terhadap status yang telah di terima. Ahli akan menerima status setelah log masuk kemudiannya.

8.3.2 Penambahan Keputusan di dalam Minit


74

Untuk menambah keputusan di dalam minit, klik pada pautan “Tambah semua keputusan dalam minit” yang terletak di sebelah atas skrin maklumat mesyuarat. Kotak mesej pengesahan akan di paparkan. Klik butang “Ok” untuk meneruskan proses. Keputusan yang telah di tambah ke dalam minit akan mempunyai tajuk berwarna hijau pada laman keputusan.

8.3.3 Memohon Pengesahan

Setelah semua keputusan di tambah ke dalam minit untuk pngesahan, satu pautan “Hantar” akan wujud di atas paparan skrin maklumat mesyuarat. Klik pada pautan tersebut untuk menghantar notifikasi kepada pengerusi dan status minit adalah “Deraf”. Selepas Urus Setia mengklik pautan “Kelulusan edaran minit”, sistem akan memaparkan laman “Kelulusan edaran minit”. Laman ini menunjukkan paparan templat email yang akan di hantar kepada pengerusi. Apabila butang “Hantar” di klik, notifikasi email akan dihantar kepada pengerusi dan akan di paparkan pada panel “Tugas” aabila pengerusi log masuk ke dalam sistem MyMesyuarat dengan menggunakan akaun mereka. Minit mesyuarat hanya akan di edarkan kepada setiap ahli apabila minit telah diluluskan oleh pengerusi.

8.4 Edaran Minit

Selepas minit diluluskan, Urus Setia perlu mengedarkan minit mesyuarat tersebut kepada semua ahli terlibat. Klik pada pautan “Edar mesyuarat” untuk mengedarkan minit kepada semua ahli Setiap ahli akan menerima notifikasi email daripada Urus Setia

Rajah 8.4: Pautan “Edar minit mesyuarat” wujud apabila Pengerusi telah mengesahkan minit


75

9 Menggunakan MyMesyuarat: Ahli & Pengerusi

9.1 Persediaan Mesyuarat

Sebelum menghadiri mesyuarat, ahli dan pengerusi perlu mengesahkan kehadiran mereka melalui sistem MyMesyuarat. Penerangan di bawah menerangkan dua cara untuk penyediaan mesyuarat.

9.1.1 Penerimaan Email Jemputan

Email akan di hantar oleh sistem untuk menjemput ahli mesyuarat untuk hadir ke mesyuarat. Email tersebut akan mengandungi maklumat mesyuarat. Fungsi ini adalah untuk mengelakkan ahli yang tidak mendapat jemputan. Untuk melihat maklumat lanjut seperti, agenda, keputusan mesyuarat lalu, lampiran mesyuarat, ahli mesyuarat dikehendaki log masuk ke dalam sistem MyMesyuarat

9.1.2 Penerimaan SMS jemputan

SMS jemputan akan di hantar kepada setiap ahli jika tetapan konfigurasi untuk penghantaran SMS di tanda. Untuk menetapkan konfigurasi SMS, klikpada ikon “Mesej-mesej” pada laman utama jawatankuasa. Kemudian klik pada pautan “Konfigurasi SMS””. Tetapan konfigurasi tersebut adalah seperti rajah di bawah:

Rajah 9.1 : Skrin “Konfigurasi SMS”

Ruang Penerangan

Jemputan SMS Klik kota semak jika anda ingin menggunakan penghantaran SMS

ID Pengguna Tetapkan ID Pengguna untuk penghantaran SMS

Kata Laluan Tetapkan kata laluan untuk penghantaran SMS

Kata kunci Tetapkan kata kunci untuk penghantaran SMS


76

9.1.3 Sahkan Kehadiran

Rajah 9.2 : Skrin “Pengesahan kehadiran”

Ahli boleh mengesahkan kehadiran mereka sebelum mesyuarat berlangsung melalui sistem MyMesyuarat. Apabila email di hantar, pautan untuk ke laman pengesahan kehadiran akan disediakan bersama email yang di hantar tersebut tetapi ahli perlu log masuk ke dalam sistem terlebih dahulu. Apabila log masuk berjaya, ahli akan mempunyai empat pilihan untuk membuat pengesahan kehadiran iaitu:

Ya, saya akan hadir

Ya, saya akan hadir bersama wakil

Tidak saya tidak dapat hadir atas sebab di bawah (Perlu mengisi ruang sebab tidak hadir)

Tidak, saya tidak dapat hadir dan akan menghantar wakil(Perlu mengisi ruang sebab tidak hadir dan nama wakil)

Untuk memasukkan nama wakil, isikan nama ahli yang ingin dijadikan sebagai wakil di dalam kotak text “Nama Wakil” dan masukkan “,” dan teruskan memasukkan nama wakil kedua dan seterusnya TANPA spacing.

9.2 Semasa Mesyuarat

Semasa mesyuarat berlangsung, ahli dan pengerusi boleh melihat minit mesyuarat yang lepas, keputusan yang diambil, komen dan status. Selain daripada itu, kesemua fail yang telah di muat naik ke dalam sistem boleh di muat turun semula untuk rujukan ahli mesyuarat. Selepas log masuk ke dalam sistem, sistem akan memaparkan senarai jawatankuasa yang anda terlibat. Klik pada nama jawatankuasa tersebut, sistem akan memaparkan kalendar tarikh mesyuarat yang akan datang seperti rajah di bawah:

Nama ahli yang di masukkan hendaklah nama ahli yang telah di daftarkan di dalam sistem. Jika tiada, Super Urus Setia perlu mendaftarkan ahli tersebut terlebih dahulu.


77

Rajah 9.3: Mesyuarat dan keputusan yang di paparkan di dalam kalendar adalah segala mesyuarat yang berkaitan dengan pengguna.

Jadual di bawah kalendar pula merupakan dashboard pengguna bagi memastikan pengguna lebih prihatin terhadap mesyuarat-mesyuarat yang akan datang dan tarikh akhir status yang perlu dikemaskini oleh mereka.

9.2.1 Melihat Minit yang Lalu

Klik pada tab “Mesyuarat” pada laman jawatankuasa untuk membuka laman maklumat mesyuarat. Klik pada pautan “Minit” pada bilangan mesyuarat yang lepas untuk melihat minit mesyuarat tersebut.

Rajah 9.4: Senarai mesyuarat

Ahli dan Pengerusi juga boleh melihat minit mesyuarat yang lepas dengan mengklik pautan bilangan mesyuarat yang lepas dan klik pada pautan “Lihat Minit” pada sebelah atas skrin maklumat mesyuarat. Terdapat juga Urus Setia yang menyediakan lampiran untuk rujukan semasa mesyuarat. Lampiran tersebut boleh di muat turun dengan membuka laman meklumat mesyuarat dan klik pada pautan nama dokumen yang telah di muat naik oleh Urus Setia pada tajuk “Agenda”, “Minit”, “Fail-fail pembentangan”.

Rajah 9.5: Paparan pautan untuk memuat turun lampiran mesyuarat

9.2.2 Melihat Keputusan

Untuk melihat keputusan mesyuarat yang telah di ambil pada mesyuarat yang lepas, klik pada pautan nombor mesyuarat yang lalu yang terdapat pada menu di atas laman maklumat mesyuarat. Senarai keputusan mesyuarat akan di paparkan pada sebelah kiri laman dengan fungsi carian terletak di sebelah atas.


78

Kotak carian tersebut di gunakan untuk mencari keputusan berdasarkan kriteria carian. Kriteria carian boleh mewakili projek, tindakan oleh (kumpulan), tindakan oleh (individu). Setiap keputusan yang memenuhi kriteria tersebut akan di paparkan.

Rajah 9.6: Paparan keputusan mesyuarat pada laman maklumat mesyuarat

9.2.3 Buku Alamat

Buku alamat akan menyimpan maklumat ahli jawatankuasa seperti alamat email, alamat dan nombor telefon. Untuk melihat buku alamat, klik jawatankuasa dan klik “Buku alamat” pada tab bar di atas skrin. Ahli dan kumpulan di dalam jawatankuasa akan dipaparkan dalam satu skrin bermuka surat. Untuk melihat maklumat ahli atau kumpulan, klik pada nama mereka.


79

Rajah 9.7: Senarai ahli di dalam buku alamat

Apabila pautan email di klik, sistem akan memaparkan tetingkap untuk mencipta email yang perlu dihantar

Rajah 9.8: Tetingkap untuk penghantaran email secara terus kepada ahli tersebut

9.2.4 Fail Arkib

Selain daripada fungsi-fungsi di atas, Ahli juga boleh memuat turun segala lampiran yang berkaitan dengan jawatankuasa mereka. Semasa pemilihan jawatankuasa, mereka boleh klik pada “Fail arkib” untuk memncari lampiran yang berkaitan dengan jawatankuasa. Setelah paparan laman “Fail arkib” di paparkan, cari lampiran yang di kehendaki berdasarkan pilihan carian yang disediakan.

Rajah 9.9: Skrin “Fail arkib” beserta pilihan carian yang disediakan


80

Kriteria Penerangan

Nama fail Nama lampiran yang ingin di cari

Jenis Jenis lampiran yang ingin di cari

Mesyuarat Lampiran mengikut mesyuarat tertentu

Projek Lampiran mengikut projek tertentu

Tarikh muat naik Lampiran mengikut tarikh muat naik lampiran tersebut

Selepas maklumat carian di isi, klik pada butang “Cari”. Klik mana-mana pautan lampiran yang dikehendaki, sistem akan memuat turun lampiran tersebut.

9.3 Selepas Mesyuarat

Ahli boleh menghantar komen individu status atau mereka juga boleh menghantar status bagi pihak kumpulan mereka. Perbincangan di antara Pengerusi dan Ahli adalah melalui komen di dalam mesyuarat.

9.3.1 Menghantar Kemaskini Status

Sesiapa yang telah di berikan tanggungjawab untuk melaksanakan tindakan akan dapat memerhati keputusan apabila anda klik ke dalam jawatankuasa. Kesemua status yang perlu dikemaskini akan di paparkan pada kolum “Tarikh akhir status yang terdekat” di bawah kalendar pada laman mesyuarat yang akan datang. Klik pada pautan komen tersebut dan sistem akan memaparkan laman di mana anda boleh meninggalkan komen terhadap keputusan tersebut.

Rajah 9.10: Paparan keputusan yang belum dikemaskini berada di bawah kaledar mesyuarat.

Status individu

Ahli yang di tugaskan untuk mengambil tindakan di kehendaki memberi maklumbalas tindakan mereka. Sesiapa yang terlibat akan dapat melihat pautan “Tambah status baru ahli <ahli yang mengambil tindakan>” yang dapat dilihat apabila mereka klik pada pautan keputusan pada laman maklumat mesyuarat. Klik pada pautan untuk memasukkan status untuk keputusan.


81

Rajah 9.11: Skrin untuk menambah status ahli

Ruang Penerangan

Penerangan Penerangan tentang status

Tarikh tindakan di ambil Tarikh tindakan di ambil

Fail sokongan Lampiran sokongan untuk status tersebut

Isikan maklumat dan klik butang “Simpan”

Nota: Kesemua ahli yang ditugaskan untuk mengambil tindakan akan menerima email tentang komen yang di hantar

Status Kumpulan

Jika tindakan di tugaskan kepada kumpulan, maka seorang daripada ahli kumpulan tersebut perlu mengemaskini status tindakan kumpulan tersebut. Sesiapa yang terlibat akan dapat melihat pautan “Tambah status baru kumpulan <nama kumpulan>”. Klik pada pautan untuk membuat kemaskini status.

Pada skrin maklumat mesyuarat di mana senarai keputusan di paparkan, setiap keputusan di bezakan dengan tiga warna yang berbeza untuk membezakan ahli yang log masuk pada laman tersebut. Jika kota keputusan berwarna: Kuning- pengguna tidak perlu log masuk Merah – pengguna perlu mengemaskini status, tetapi belum melakukannya. Hijau – pengguna perlu mengemaskini status mereka dan telah selesai proses kemaskini

Isikan maklumat dan klik butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat.

9.3.2 Ubahsuai Kemaskini Status

Apabila terdapat status baru yang perlu di kemaskini, ia masih boleh di ubah suai selagi tidak mencapai tarikh akhir tindakan. Langkah untuk mengemaskini adalah sama dengan langkah untuk menghantar komen status baru. Paparan yang sama akan di paparkan, klik


82

butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat. Apabila maklumat berjaya di simpan, sistem akan kembali kepada laman keputusan kembali

9.3.3 Meninggalkan Komen

MyMesyuarat membenarkan Ahli untuk berbincang melalui fungsi komen MyMesyuarat. Komen ini boleh di gunakan untuk sebarang mesyuarat, meninggalkan komen pada mesyuarat dan sebarang kemaskini status. Ini akan menyumbang kepada pengurangan penggunaan kertas dan bayaran bil telefon.

Komen untuk mesyuarat

Sesiapa yang terlibat di dalam mesyuarat adalah dibenarkan untuk meninggalkan komen terhadap mesyuarat tersebut. Ruang untuk komen ini boleh di dapati pada laman maklumat mesyuarat dimana ia terletak di sebelah kanan skrin. Isikan komen anda dan klik butang “Simpan”. Komen anda akan di paparkan di atas kotak komen tersebut apabila ia berjaya di rekod. MyMesyuarat akan menghantar email notifikasi tentang komen tersebut kepada setiap ahli mesyuarat .

Rajah 9.12: Kotak untuk meninggalkan komen untuk mesyuarat

Komen untuk keputusan

Pada skrin maklumat mesyuarat, klik pada pautan keputusan mesyuarat pada sebelah bawah skrin. Sistem akan memamaparkan maklumat tentang keputusan tersebut. Isikan maklumat tentang komen yang ingin diberikan terhadap keputusan tersebut pada kotak di bawah, klik butang “Simpan”. MyMesyuarat akan menghantar email notifikasi kepada setiap ahli mesyuarat.


83

Rajah 9.13: Kotak untuk meninggalkan komen bagi keputusan

Komen untuk kemaskini status

Pada skrin maklumat mesyuarat, klik pada pautan bilangan komen, sistem akan memaparkan maklumat mesyuarat yang mengandungi senarai status tindakan. Jika terdapat ahli yang telah memberi maklumbalas terhadap tindakan, akan wujud satu pautan “Tinggalkan komen” pada kolum “Komen-komen”. Klik pada pautan tersebut, kotak untuk meninggalkan komen akan di paparkan. Isikan komen anda dan klik butang “Simpan”. Email notifikasi akan di hantar kepada setiap ahli mesyuarat.

Rajah 9.14: Senarai status yang telah mempunyai maklumbalas


84

10 Menggunakan MyMesyuarat: Pengerusi

Pengerusi bertanggungjawab untuk meluluskan minit. Tugas ini adalah merupakan tugas yang di lakukan setelah mesyuarat berakhir dan setelah Urus Setia meenyediakan deraf minit mesyuarat.

10.1 Selepas Mesyuarat

10.1.1 Menyemak Deraf Minit

Pengerusi akan menerima notifikasi email dari Urus Setia untuk meluluskan minit mesyuarat tersebut. Untuk menyemak minit mesyuarat tersebut, Pengerusi boleh:

Klik pautan yang di dalam email notifikasi yang di hantar atau,

Klik pada pautan “Luluskan edaran minit” pada panel “Tugas”.

MyMesyuarat akan memaparkan skrin minit mesyuarat yang telah disediakan oleh Urus Setia.

Rajah 10.1: Pautan “Luluskan edaran minit” yang terdapat pada deraf minit

Klik pada pautan “Luluskan edaran minit”. Jika minit sempurna, pengerusi perlu meluluskan minit tersebut.

Luluskan minit

Untuk meluluskan minit, klik pada pautan “Luluskan edaran minit” yang terletak pada atas skrin deraf minit. Notifikasi akan dihantar oleh Urus Setia untuk melakukan edaran minit. Apabila Urus Setia mengklik pautan “Edarkan minit mesyuarat” pada laman maklumat mesyuarat, semua ahli akan dapat melihat minit yang telah di luluskan oleh Pengerusi.


85

Rajah 10.1: Pautan “Luluskan edaran minit” yang terdapat pada panel “Tugas”


86

11 Lampiran

11.1 Lesen MyMesyuarat

MyMesyuarat is released under GNU Public License (GPL) version 2. The detail of the license statement is as below. Copyright (c) 2008-2010 Government of Malaysia All rights reserved. This License applies to any program or other work which contains a notice placed by the copyright holder saying it may be distributed under the terms of this General Public License. The "Program", below, refers to any such program or work, and a "work based on the Program" means either the Program or any derivative work under copyright law: that is to say, a work containing the Program or a portion of it, either verbatim or with modifications and/or translated into another language. (Hereinafter, translation is included without limitation in the term "modification".) Each licensee is addressed as "you".

Activities other than copying, distribution and modification are not covered by this License; they are outside its scope. The act of running the Program is not restricted, and the output from the Program is covered only if its contents constitute a work based on the Program (independent of having been made by running the Program). Whether that is true depends on what the Program does.

1. You may copy and distribute verbatim copies of the Program's source code as you receive it, in any medium, provided that you conspicuously and appropriately publish on each copy an appropriate copyright notice and disclaimer of warranty; keep intact all the notices that refer to this License and to the absence of any warranty; and give any other recipients of the Program a copy of this License along with the Program.

You may charge a fee for the physical act of transferring a copy, and you may at your option offer warranty protection in exchange for a fee.

2. You may modify your copy or copies of the Program or any portion of it, thus forming a work based on the Program, and copy and distribute such modifications or work under the terms of Section 1 above, provided that you also meet all of these conditions:

a) You must cause the modified files to carry prominent notices stating that you changed the files and the date of any change. b) You must cause any work that you distribute or publish, that in whole or in part contains or is derived from the Program or any part thereof, to be licensed as a whole at no charge to all third parties under the terms of this License. c) If the modified program normally reads commands interactively when run, you must cause it, when started running for such interactive use in the most ordinary way, to print or display an announcement including an appropriate copyright notice and a notice that there is no warranty (or else, saying that you provide a warranty) and that users may redistribute the program under these conditions, and telling the user how to view a copy of this License. (Exception: if the Program itself is interactive but does not normally print such an announcement, your work based on the Program is not required to print an announcement.)

These requirements apply to the modified work as a whole. If identifiable sections of that


87

work are not derived from the Program, and can be reasonably considered independent and separate works in themselves, then this License, and its terms, do not apply to those sections when you distribute them as separate works. But when you distribute the same sections as part of a whole which is a work based on the Program, the distribution of the whole must be on the terms of this License, whose permission for other licensees extend to the entire whole, and thus to each and every part regardless of who wrote it.

Thus, it is not the intent of this section to claim rights or contest your rights to work written entirely by you; rather, the intent is to exercise the right to control the distribution of derivative or collective works based on the Program.

In addition, mere aggregation of another work not based on the Program with the Program (or with a work based on the Program) on a volume of a storage or distribution medium does not bring the other work under the scope of this License.

3. You may copy and distribute the Program (or a work based on it, under Section 2) in object code or executable form under the terms of Sections 1 and 2 above provided that you also do one of the following:

a) Accompany it with the complete corresponding machine-readable source code, which must be distributed under the terms of Sections 1 and 2 above on a medium customarily used for software interchange; or, b) Accompany it with a written offer, valid for at least three years, to give any third party, for a charge no more than your cost of physically performing source distribution, a complete machine-readable copy of the corresponding source code, to be distributed under the terms of Sections 1 and 2 above on a medium customarily used for software interchange; or, c) Accompany it with the information you received as to the offer to distribute corresponding source code. (This alternative is allowed only for noncommercial distribution and only if you received the program in object code or executable form with such an offer, in accord with Subsection b above.)

The source code for a work means the preferred form of the work for making modifications to it. For an executable work, complete source code means all the source code for all modules it contains, plus any associated interface definition files, plus the scripts used to control compilation and installation of the executable. However, as a special exception, the source code distributed need not include anything that is normally distributed (in either source or binary form) with the major components (compiler, kernel, and so on) of the operating system on which the executable runs, unless that component itself accompanies the executable.

If distribution of executable or object code is made by offering access to copy from a designated place, then offering equivalent access to copy the source code from the same place counts as distribution of the source code, even though third parties are not compelled to copy the source along with the object code.

4. You may not copy, modify, sublicense, or distribute the Program except as expressly provided under this License. Any attempt otherwise to copy, modify, sublicense or distribute the Program is void, and will automatically terminate your rights under this License. However, parties who have received copies, or rights, from you under this License will not have their licenses terminated so long as such parties remain in full compliance.

5. You are not required to accept this License, since you have not signed it. However, nothing else grants you permission to modify or distribute the Program or its derivative


88

works. These actions are prohibited by law if you do not accept this License. Therefore, by modifying or distributing the Program (or any work based on the Program), you indicate your acceptance of this License to do so, and all its terms and conditions for copying, distributing or modifying the Program or works based on it.

6. Each time you redistribute the Program (or any work based on the Program), the recipient automatically receives a license from the original licensor to copy, distribute or modify the Program subject to these terms and conditions. You may not impose any further restrictions on the recipients' exercise of the rights granted herein. You are not responsible for enforcing compliance by third parties to this License.

7. If, as a consequence of a court judgment or allegation of patent infringement or for any other reason (not limited to patent issues), conditions are imposed on you (whether by court order, agreement or otherwise) that contradict the conditions of this License, they do not excuse you from the conditions of this License. If you cannot distribute so as to satisfy simultaneously your obligations under this License and any other pertinent obligations, then as a consequence you may not distribute the Program at all. For example, if a patent license would not permit royalty-free redistribution of the Program by all those who receive copies directly or indirectly through you, then the only way you could satisfy both it and this License would be to refrain entirely from distribution of the Program.

If any portion of this section is held invalid or unenforceable under any particular circumstance, the balance of the section is intended to apply and the section as a whole is intended to apply in other circumstances.

It is not the purpose of this section to induce you to infringe any patents or other property right claims or to contest validity of any such claims; this section has the sole purpose of protecting the integrity of the free software distribution system, which is implemented by public license practices. Many people have made generous contributions to the wide range of software distributed through that system in reliance on consistent application of that system; it is up to the author/donor to decide if he or she is willing to distribute software through any other system and a licensee cannot impose that choice.

This section is intended to make thoroughly clear what is believed to be a consequence of the rest of this License.

8. If the distribution and/or use of the Program is restricted in certain countries either by patents or by copyrighted interfaces, the original copyright holder who places the Program under this License may add an explicit geographical distribution limitation excluding those countries, so that distribution is permitted only in or among countries not thus excluded. In such case, this License incorporates the limitation as if written in the body of this License.

9. The Free Software Foundation may publish revised and/or new versions of the General Public License from time to time. Such new versions will be similar in spirit to the present version, but may differ in detail to address new problems or concerns.

Each version is given a distinguishing version number. If the Program specifies a version number of this License which applies to it and "any later version", you have the option of following the terms and conditions either of that version or of any later version published by the Free Software Foundation. If the Program does not specify a version number of this License, you may choose any version ever published by the Free Software Foundation.

10. If you wish to incorporate parts of the Program into other free programs whose distribution conditions are different, write to the author to ask for permission. For software which is copyrighted by the Free Software Foundation, write to the Free Software


89

Foundation; we sometimes make exceptions for this. Our decision will be guided by the two goals of preserving the free status of all derivatives of our free software and of promoting the sharing and reuse of software generally.

NO WARRANTY

11. BECAUSE THE PROGRAM IS LICENSED FREE OF CHARGE, THERE IS NO WARRANTY FOR THE PROGRAM, TO THE EXTENT PERMITTED BY APPLICABLE LAW. EXCEPT WHEN OTHERWISE STATED IN WRITING THE COPYRIGHT HOLDERS AND/OR OTHER PARTIES PROVIDE THE PROGRAM "AS IS" WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND, EITHER EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO, THE IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE. THE ENTIRE RISK AS TO THE QUALITY AND PERFORMANCE OF THE PROGRAM IS WITH YOU. SHOULD THE PROGRAM PROVE DEFECTIVE, YOU ASSUME THE COST OF ALL NECESSARY SERVICING, REPAIR OR CORRECTION.

12. IN NO EVENT UNLESS REQUIRED BY APPLICABLE LAW OR AGREED TO IN WRITING WILL ANY COPYRIGHT HOLDER, OR ANY OTHER PARTY WHO MAY MODIFY AND/OR REDISTRIBUTE THE PROGRAM AS PERMITTED ABOVE, BE LIABLE TO YOU FOR DAMAGES, INCLUDING ANY GENERAL, SPECIAL, INCIDENTAL OR CONSEQUENTIAL DAMAGES ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY TO USE THE PROGRAM (INCLUDING BUT NOT LIMITED TO LOSS OF DATA OR DATA BEING RENDERED INACCURATE OR LOSSES SUSTAINED BY YOU OR THIRD PARTIES OR A FAILURE OF THE PROGRAM TO OPERATE WITH ANY OTHER PROGRAMS), EVEN IF SUCH HOLDER OR OTHER PARTY HAS BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES.


90

Senarai Rajah

Index Rajah

Rajah 2.1: Proses mesyuarat ................................................................................................ 3 Rajah 2.2: Contoh jawatankuasa yang terdapat di dalam MAMPU ....................................... 4 Rajah 2.3: Level jawatankuasa .............................................................................................. 4 Rajah 2.4: Paparan jawatankuasa dan mesyuarat mereka ................................................... 5 Rajah 2.5: Carta alir mesyuarat ............................................................................................. 7 Rajah 2.6: Panel “Tugas-tugas lain” ...................................................................................... 9 Rajah 3.1: Super Administrator menambah ahli .................................................................. 11 Rajah 3.2: Pautan “Muatnaik rekod ahli secara pukal” ........................................................ 13 Rajah 3.3: Muatnaik rekod ahli secara pukal ....................................................................... 13 Rajah 3.4: Skrin untuk menambah jawatankuasa ................................................................ 14 Rajah 3.5: Skrin untuk kemaskini profail .............................................................................. 16 Rajah 3.6: Melihat maklumat ahli ......................................................................................... 17 Rajah 3.7: Menghapuskan Ahli ............................................................................................ 17 Rajah 3.8: Tetap semula kata laluan Ahli ............................................................................. 18 Rajah 3.9: Super Administrator mengemaskini tetapan global ............................................ 18 Rajah 3.10: Senarai peranan tetap ...................................................................................... 19 Rajah 3.11: Skrin untuk tambah peranan ............................................................................. 19 Rajah 3.12: Menghapuskan peranan ................................................................................... 20 Rajah 3.13: Senarai gelaran tetap ....................................................................................... 20 Rajah 3.14: Tambah gelaran baru ....................................................................................... 21 Rajah 3.15: Kemaskini Gelaran ........................................................................................... 21 Rajah 3.16: Menghapuskan gelaran .................................................................................... 22 Rajah 3.17: Laman gred ...................................................................................................... 22 Rajah 3.18: Tambah gred .................................................................................................... 23 Rajah 3.19: Menghapuskan gred ....................................................................................... 24 Rajah 3.20: Skrin untuk menguruskan skim perkhidmatan .................................................. 24 Rajah 3.21: Skrin untuk menambahkan skim perkhidmatan ................................................ 25 Rajah 3.22: Skrin untuk mengemaskini skim perkhidmatan ................................................ 25 Rajah 3.23: Menghapuskan skim perkhidmatan .................................................................. 26 Rajah 3.24: Skrin untuk menambah semakan sistem .......................................................... 26 Rajah 3.25: Skrin untuk mengemaskini semakan sistem .................................................... 27 Rajah 3.26: Menghapuskan semakan sistem ...................................................................... 27 Rajah 3.27: Menghapuskan sistem log ................................................................................ 28 Rajah 3.28: Paparan statistik sistem .................................................................................... 28 Rajah 4.1: Log masuk sistem .............................................................................................. 30 Rajah 4.2: Captcha yang akan dipaparkan .......................................................................... 30 Rajah 4.3: Akaun akan dikunci jika melebihi tempoh 6kali percubaan Log Keluar ........................................................................................................................... 31 Rajah 4.4: Berjaya log keluar ............................................................................................... 31 Rajah 4.5: Tukar kata laluan ................................................................................................ 31 Rajah 4.6: Skrin tukar kata laluan selepas kata laluan yang sama dengan ID pengguna diubah. ................................................................................................................................. 32 Rajah 4.7: Lupa kata laluan? ............................................................................................... 32 Rajah 4.8: Tukar kata laluan ................................................................................................ 32 Rajah 4.9: Lupa ID pengguna? ............................................................................................ 33 Rajah 4.10: Skrin jawatankuasa akan memaparkan hanya jawatankuasa yang anda terlibat.33


91

Rajah 4.11: Panel tugas ....................................................................................................... 34 Rajah 4.12: Fungsi carian .................................................................................................... 34 Rajah 4.13: Kemaskini profail .............................................................................................. 35 Rajah 4.14: Tukar kata laluan .............................................................................................. 36 Rajah 5.1: Kemaskini Jawatankuasa ................................................................................... 37 Rajah 5.2: Tambah ahli jawatankuasa ................................................................................. 39 Rajah 5.3: Maklumat tentang ahli beserta jawatankuasa yang terlibat ................................ 40 Rajah 5.4:Menghapuskan senarai ahli di dalam jawatankuasa ........................................... 40 Rajah 5.5:Set semula kata laluan ........................................................................................ 41 Rajah 5.6:Senarai kumpulan beserta ahli di dalam kumpulan tersebut ............................... 42 Rajah 5.7:Penambahan kumpulan ...................................................................................... 42 Rajah 5.8: Menghapuskan kumpulan .................................................................................. 43 Rajah 5.9: Menghapuskan kumpulan .................................................................................. 43 Rajah 5.10: Kemaskini semakan jawatankuasa .................................................................. 44 Rajah 5.11: Menghapuskan senarai semakan ..................................................................... 44 Rajah 5.12: Laman peranan jawatankuasa ......................................................................... 47 Rajah 5.13: Laman untuk menambah peranan .................................................................... 48 Rajah 5.14: Peranan yang ditetapkan untuk Urusetia.......................................................... 49 Rajah 5.15: Peranan yang ditetapkan untuk Ahli ................................................................. 50 Rajah 5.16: Peranan yang ditetapkan untuk Pengerusi ....................................................... 51 Rajah 5.17: Penambahan pengumuman ............................................................................. 51 Rajah 5.18: Pengumuman yang di paparkan di dalam kalendar ......................................... 52 Rajah 5.19: Menghapuskan pengumuman .......................................................................... 52 Rajah 6.1: Menambah mesyuarat ........................................................................................ 54 Rajah 6.2: Skrin “Jemputan Mesyuarat” .............................................................................. 55 Rajah 6.3: Mengemaskini templat jemputan email .............................................................. 56 Rajah 6.4: Tetapan untuk menggunakan MRBS pada laman tetapan global ....................... 57 Rajah 6.5: Skrin untuk menambah mesyuarat dan menempah bilik mesyuarat .................. 58 Rajah 6.6: Status kesediaan bilik mesyuarat ....................................................................... 59 Rajah 6.7: Laman untuk mengemaskini mesyuarat ............................................................. 60 Rajah 6.8: Skrin “Mesyuarat” (Senarai mesyuarat bagi jawatankuasa tersebut akan di paparkan) ............................................................................................................................ 61 Rajah 6.9: Skrin “Maklumat Mesyuarat”............................................................................... 61 Rajah 6.10: Skrin ”Senarai tugasan” .................................................................................... 62 Rajah 6.11: Skrin ”Tambah aktiviti baru” .............................................................................. 62 Rajah 6.12: Skrin ”Tambah aktiviti baru” .............................................................................. 63 Rajah 6.13: Menghapuskan tugasan ................................................................................... 63 Rajah 6.14: Skrin “Projek” .................................................................................................... 64 Rajah 6.15: Skrin “Tambah keputusan”................................................................................ 64 Rajah 6.16: Skrin “Tambah projek” ...................................................................................... 64 Rajah 6.17: Skrin “Kemaskini projek” .................................................................................. 65 Rajah 6.18: Skrin “Kehadiran” ............................................................................................. 66 Rajah 7.1 : Skrin “Kehadiran” setelah dikemaskini oleh Urusetia ....................................... 67 Rajah 8.1 : Skrin “Tambah keputusan”................................................................................ 68 Rajah 8.2: Menjana template minit default ........................................................................... 69 Rajah 8.3: Menghapuskan keputusan ................................................................................. 71 Rajah 8.4: Pautan “Edar minit mesyuarat” wujud apabila Pengerusi telah mengesahkan minit ..................................................................................................................................... 72 Rajah 9.1 : Skrin “Konfigurasi SMS” .................................................................................... 73 Rajah 9.2 : Skrin “Pengesahan kehadiran” .......................................................................... 74


92

Rajah 9.3: Mesyuarat dan keputusan yang di paparkan di dalam kalendar adalah segala mesyuarat yang berkaitan dengan pengguna. ..................................................................... 75 Rajah 9.4: Senarai mesyuarat ............................................................................................. 75 Rajah 9.5: Paparan pautan untuk memuat turun lampiran mesyuarat ................................. 75 Rajah 9.6: Paparan keputusan mesyuarat pada laman maklumat mesyuarat ..................... 76 Rajah 9.7: Senarai ahli di dalam buku alamat ..................................................................... 77 Rajah 9.8: Tetingkap untuk penghantaran email secara terus kepada ahli tersebut ............ 77 Rajah 9.9: Skrin “Fail arkib” beserta pilihan carian yang disediakan ................................... 77 Rajah 9.10: Paparan keputusan yang belum dikemaskini berada di bawah kaledar mesyuarat. ........................................................................................................................... 78 Rajah 9.11: Skrin untuk menambah status ahli .................................................................... 79 Rajah 9.12: Kotak untuk meninggalkan komen untuk mesyuarat ........................................ 80 Rajah 9.13: Kotak untuk meninggalkan komen bagi keputusan .......................................... 81 Rajah 9.14: Senarai status yang telah mempunyai maklumbalas ....................................... 81 Rajah 10.1: Pautan “Luluskan edaran minit” yang terdapat pada deraf minit ...................... 82 Rajah 10.1: Pautan “Luluskan edaran minit” yang terdapat pada panel “Tugas” ................. 83

Documents

Panduan Pengguna - pdtkemaman.terengganu.gov.mypdtkemaman.terengganu.gov.my/pdf/PanduanPenggunaMyMesyuarat.pdf · sesebuah mesyuarat, pengerusi juga bertanggungjawab untuk meluluskan