PANDUAN PENATALAKSANAAN

BERKAS REKAM MEDISTERKAIT-COVID 19

Hismawati Hasan, Amd. PK, SKM

PENDAHULUANTren kasus Covid-19 dari hari ke hari yang terus

meningkat di setiap negara menarik perhatian dariberbagai bidang. Perhatian terhadap kondisi inilah yangkemudian melatarbelakangi upaya bank China untukmelakukan pembersihan pada uang - uang tunaimenggunakan disinfektan. Pasalnya, perpindahan uangtunai dari tangan ke tangan dilakukan berkali kali setiapharinya.

Sementara itu, belum diketahui secara pastiberapa lama virus COVID 19 dapat bertahan di ataspermukaan atau objek yang terkontaminasi danberpotensi menginfeksi manusia. Beberapa penelitimenemukan petunjuk dengan mempelajari ciri ciri viruscorona jenis lain.

Melansir CNN, virus corona merupakan sebuahkelompok besar virus yang umumnya ada diantara parahewan. Dalam kasus yang jarang virus ini disebut parailmuwan sebagai zoonosis, yakni ketika virus dapatditransmisikan dari hewan ke manusia. Sebelumnya,virus corona seperti SARS dan MERS telah ditemukanpada permukaan benda mati seperti logam, kaca atauplastik paling lama 9 (sembilan) hari, jika permukaanbenda tersebut tidak segera diberi disinfektan.Keterangan tersebut diperoleh dari sebagian hasilpenelitian dari yang dipublikasikan awal bulan Maret2020 oleh The Journal of Hospital Infection

Virus corona tersebut dapat secara efisien menjadi

tidak aktif dengan prosedur disinfeksi permukaan dengan

62 - 71 persen etanol, 0.5 persen hidrogen peroksida atau

0,1 persen natrium hipklorit maupun pemutih dalam satu

menit.

Menurut Dr. Charles Chiu (Profesor Penyakit

Menular di University of California) menyebutkan bahwa

virus corona SARS, yang merupakan saudara terdekat dari

virus corona baru ini, dengan 80% kesamaan susunan,

diantara virus corona yang diuji. Pada SARS, jangka waktu

bertahan dipermukaan benda mati adalah kurang dari lima

menit hingga 9 ( sembilan ) hari

Sejalan dengan penelitian sebelumnya, Eika

Steinman, penulis dari Leibniz University Hanover

menyebutkan bahwa hasil penelitian ilmuwan

menunjukkan beberapa virus corona dapat hidup disebuah

ruangan dengan suhu tertentu selama sembilan hari. Virus

ini juga berhasil bertahan disejumlah barang mati,

termasuk baju, aluminium, kertas, kayu, plastik, latek dan

kaca. Suhu rendah dan kelembaban udara semakin

meningkatkan umur virus (Prof Gunter Kampf, Institute of

hygiene and Envirromental Medicine di Rumah Sakit

University of Greifswald). Di rumah sakit, virus

kemungkinan hidup di gagang pintu, di tombol untuk

memanggil dokter atau perawat, dimeja samping tempat

tidur, bingkai tempat tidur, dan benda benda lain disekitar

pasien, yang sering terbuat dari logam atau plastik.

Petugas Medis yang secara langsung

melakukan kontak dengan pasien sangat

beresiko terinfeksi. Sebagaimana pada

penelitian telah disebutkan bahwa Covid-19

dapat bertahan di benda mati, secara tidak

langsung juga berpotensi menularkan kepada

seluruh karyawan RS termasuk diantaranya

petugas perekam medis. Baik yang bertugas di

bagian pendaftaran pasien maupun dibagian

pengelolaan berkas pasca pasien Covid-19

dirawat. Mengingat siklus hidup virus corona

bisa bertahan maksimal 9 (sembilan) hari pada

media kertas, kemudian mendasari penulis

membuat Pedoman Pengelolaan Berkas Rekam

Medis Terkait Covid-19.

RUANG LINGKUP

Adapun Ruang lingkup yang akan

dibahas pada Pedoman Pengelolaan

Berkas Rekam Medis Terkait Covid-19,

diantaranya :

A. Standar Operasional Prosedur (SOP)

dan mekanisme kerja petugas

pendaftaran dan pengelolaan

berkas rekam medis Covid-19.

B. Alat Pelindung Diri (APD) yang

standar bagi petugas perekam

medis dalam mengelola dokumen

rekam medis pasien Covid-19.

Standar Operasional Prosedur (SOP)dan alur kerja petugas Rekam Medis

Menurut UU no. 24 tahun 2007 Bencanamerupakan peristiwa atau rangkaian peristiwa yangmengancam dan mengganggu kehidupan danpenghidupan masyarakat yang disebabkan, baik olehfaktor alam dan faktor non alam maupun faktor manusiasehingga mengakibatkan timbulnya korban jiwamanusia, kerusakan lingkungan, kerugian harta bendadan dampak psikologis.

Bencana alam adalah bencana yang diakibatkanoleh alam antara lain berupa gempa bumi, tsunami,gunung meletus, banjir, kekeringan, angin topan dantanah longsor. Bencana non alam adalah bencana yangdiakibatkan oleh peristiwa atau rangkaian peristiwa nonalam yang antara lain berupa gagal teknologi, gagalmodernisasi, epidemic, dan wabah penyakit.

Berkaitan dengan bencana, dalam hal iniPandemi Covid-19, penanganan pada pasien Covid-19harus terdokumentasi secara tepat dan akurat. MenurutHatta (2008) pembeda utama antara pasien biasa danpasien gawat darurat bencana terletak pada kejadian‘bencana’ itu. Dalam hal ini penanganan danpendokumentasian pasien ditentukan berdasarkan hasilscreening / triase awal dari tenaga medis.

Data Rekam medis pasien Covid-19 sesuai

PMK No. 269 th 2008 antara lain :

• Identitas pasien;

• Tanggal dan waktu;

• Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnyakeluhan dan riwayat penyakit;

• Hasil pemerisaan fisik dan penunjang medik;

• Diagnosis:

• Rencana penatalaksanaan;

• Pengobatan dan/atau tindakan;

• Persetujuan tindakan bila diperlukan;

• Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan.

• Ringkasan pulang (discharge summary);

• Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atautenaga kesehalan tertentu yang memberikanpelayanan kesehatan;

• Pelayanan lain yang dilakukan oleh tenagakesehatan tertentu;

• jenis bencana dan lokasi di mana pasienditemukan;

• Kategori kegawatan dan nomor pasien bencanamasal

• Identitas yang menemukan pasien;

Langkah- langkah Kinerja Petugas Pendaftaran antara lain:

• Petugas melakukan identifikasi pasien denganmenggunakan identitas resmi berupa KTP, SIM, atauKartu keluarga

• Petugas Pendaftaran harus tetap menjaga jarak 1 meterdengan keluarga pasien.

• Melakukan entri data ke simrs, dengan penambahankode “B” bahwa pasien ini adalah pasien Bencana ataudikategorikan dalam pasien Pandemi Covid-19.Penambahan kode pada SIMRS bisa disesuaikan dengankebutuhan rumah sakit yang dituangkan dalamkebijakan pimpinan.

• Menyiapkan form screening awal,

• Berikan tanda Kode Warna pada Sampul Rekam Medis,sesuai dengan hasil screening awal yang dilakukan padasaat Triase. Adapun kode Warna yang bisa digunakan,diantaranya :

Merah

Resiko penularan infeksi secara airborne, antara lain

Tuberculosis, Campak

Kuning

Resiko penularan infeksi secara Droplet, antara lain

Difteri, Pertusis, Meningococus, Covid-19

Hijau

Resiko penularan Infeksi kontak lain, seperti HIV,

Hepatitis

Hitam

Pasien Meninggal

• Jika pasien memerlukan penanganan rawat inap,maka petugas registrasi menyiapkan dokumen rekammedis untuk pasien rawat inap

• Petugas registrasi agar selalu menggunakan Alatpelindung diri yang sesuai standar tim Pencegahandan Pengendalian Infeksi di rumah sakit.

• Lakukan upaya disinfektan di lingkungan kerja

Jika digambarkan dalam diagram alur, makaprosedur identifikasi di pendaftaran sebagaiberikut :

Pasien Datang

Registrasi oleh Petugas

RM

Screening oleh Petugas

RM

Triase oleh Petugas Medis

Pemberian Simbol

Warna oleh Petugas RM

Berkas ke Ruang

Perawatan

Pengelolaan Berkas Rekam Medis di Ruang

Perawatan Pasien terkait Covid-19.

Berkas rekam medis yang telah diberi kode padasampul rekam medis, dibawa ke nurse station di ruangperawatan pasien. Untuk mencegah penularan virus,dokumen rekam medis tidak dibawa masuk ke ruanganperawatan pasien Covid-19. Dokter dan tenagakesehatan lainnya yang akan mengakses atau menulis direkam medis disediakan ruangan tertentu, terpisah dariruangan berkas lainnya. Dengan adanya penandaansimbol pada MAP rekam medis, bisa membantuperawat dan tenaga kesehatan lainnya dalammembedakan tempat penyimpanan di nurse station.Dokter dan tenaga kesehatan lainnya saat akan menulisdi formulir rekam medis, sebaiknya melepaskanhandscoon terlebih dahulu dan mencuci tangan. Upayaini dilakukan untuk mengurangi perpindahan virus kemedia kertas.

Setelah rekam medis selesai digunakan, rekam medispasien Covid -19 dimasukkan ke dalam safetybox/keranjang tertutup, tujuannya untuk mengurangipenyebaran virus pada saat mobilisasi dari ruangperawatan ke ruang pengolahan rekam medis.

Pengelolaan Berkas Rekam Medis Pasien

Covid-19 Di Instalasi Rekam Medis

Setelah pasien terkait Covid-19 selesai perawatan, petugasrekam medis akan mengambil berkas rekam medis tersebutke nurse station. Adapun langkah - langkah yang dilakukan,diantaranya :

• Perawat memasukan berkas rekam medis ke dalamsafety box/container.

• Petugas rekam medis yang mengelola berkas rekammedis pasien Covid - 19 menggunakan APD berupaSarung Tangan Karet, Masker Bedah dan Kaca Matagoogle.

• Berkas rekam medis dikeluarkan dari safetybox/container, dan dijemur dibawah sinar matahariselama 30 - 45 menit sebelum di proses. Prosespenjemuran ini merupakan sebagian dari prosesdisinfektanisasi seperti yang dilakukan oleh Bank Sentraldi China pada saat proses pemanasan uang kertas,sebelum kemudian diedarkan kembali.

• Setelah dijemur, sebaikya dilakukan disinfekan padaSampul Rekam Medis yang bahannya berlapis plastik.

• Apabila kondisi tidak memungkinkan untuk melakukanpenjemuran, maka berkas rekam medis bisa di diamkandalam box container maksimal 9 (sembilan) hari

• Petugas yang mengelola rekam medis harus senantiasamencuci tangan dengan menggunakan sabun atau handsanitizer

• Lakukan proses disinfektan pada ruang pengolahanberkas rekam medis dan ruang penyimpanan.

Alat Pelindung Diri (APD) yang standarbagi petugas dalam mengelola dokumenrekam medis pasien Covid-19

Pada tanggal 19 Maret 2020, WHO mengeluarkan Jurnalyang berjudul Infection Prevention and Control DuringHealth Care When Covid is Suspected, didalam jurnaltersebut dijelaskan bagaimana tentang prinsip - prinsipstrategi IPC terkait perawatan kesehatan untuk yangdicurigai COVID-19. Untuk mencapai tingkat efektivitastertinggi dalam respons untuk wabah COVID -19. Lebihlanjut djelaskan bahwa strategi IPC untuk mencegahatau membatasi penularan dalam perawatan kesehatanpengaturan meliputi:

• Memastikan triase, pengakuan awal, dan sumbercontrol (mengisolasi pasien dengan dugaan COVID-19);

• Menerapkan tindakan pencegahan standar untuksemua pasien;

• Menerapkan tindakan pencegahan tambahanempiris (tetesan dan kontak dan, kapan pun berlakukewaspadaan di udara) untuk kasus yang didugaCOVID-19;

• Menerapkan kontrol administratif;

• Menggunakan kontrol lingkungan dan teknik.

• Memastikan triase, pengakuan awal, dan kontrolsumber.

Pada tahun 2007, CDC dan HICPACmerekomendasikan komponen utama yangharus dilaksanakan dan dipatuhi dalamkewaspadaan standar, yaitu:

1. Kebersihan tangan

2. Alat Pelindung Diri (APD)

3. Dekontaminasi peralatan perawatanpasien

4. Kesehatan lingkungan

5. Pengelolaan limbah

6. Penatalaksanaan linen

7. Perlindungan kesehatan petugas

8. Penempatan pasien.

Berdasarkan WHO maupun PMK no. 27 tahun2017 tentang Pencegahan Infeksi di SaranaPelayanan Kesehatan, maka dijabarkan jenis APDuntuk masing masing bagian di Instalasi rekammedis, yakni :Petugas Pendaftaran• Masker Bedah• Hand Sanitiser atau Hand Soap jika di daerah

tempat bekerja terdapat wastafel untuk cucitangan

• Tidak disarankan meggunakan hand scoon atausarung tangan bagi petugas pendaftaran,dengan pertimbangan bahwa sarung tanganakan menjadi media perkembangan virus danapabila petugas menggunakan sarung tangan,petugas akan merasa sudah tidak perlu lagiuntuk cuci tangan, padahal yang lebihdianjurkan adalah cuci tangan seseringmungkin.

Petugas Pengolahan Berkas RekamMedis• Menggunakan masker bedah• Kaos Tangan Rumah Tangga dan Kaca Mata,

bagi petugas yang akan menjemur berkasrekam medis, jika situasi dan kondisimemungkinkan.

• Hand Sanitizer atau Hand Soap, jikamemungkinkan di dalam ruang pengolahanberkas rekam medis sebaiknya disediaknWastafel

Referensi : • Pedoman Pengendalian dan Pencegahan Infeksi

di Fasilitas Pelayanan Kesehatan, Permenkes RINo. 27 tahun 2017, Jakarta

• Infection Prevention and Controlling DuringHealth Care When Covid is Suspected, JournalWorld Health Organization, 19 March2020.Geneva

• Infection Prevention and Controlling GuidanceFor Long-Term Care Facilities In The Context ofCovid-19, Journal World Health Organization,21 March 2020. Geneva

• Rational use of personal protective equipmentfor coronavirus disease 2019 (COVID-19), WorldHealth Organization, 27 February 2020.Geneva

• Rekam Medis Bencana ( Disaster MedicalRecord),rekammedisjauhariilham.blogspot.com.Februari 2015.