Organizarea Evenimentelor Curs Muresan

8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan

1/48

Curs anul III CRP

Lect. univ. dr. Raluca Murean

Organizarea evenimentelor

TEMATIC:

1. Definiia i tipologia evenimentelor

2. Conceptul unui eveniment: coninut i form e!terioar

". #r$itectura evenimentului i punerea %n scen

&. Planificarea i comunicarea unui eveniment

'. Principalele riscuri %n organi(area de evenimente). *ugetul unui eveniment

+. ,valuarea evenimentului

Definiii. Tipologie

- #st(i toata lumea organi(ea( evenimente: %ntreprinderile i organi(aiile

consider evenimentele elemente c$eie pentru promovarea imaginii lor

guvernele susin diferite evenimente ca parte a strategiilor lor de de(voltare

economic ministerele i autoritile comunic prin intermediul evenimentelor

evenimentele costisitoare organi(ate %n timpul campaniilor electorale fac parte

din instrumentarul partidelor politice c$iar i /oamenii o0inuii organi(ea(

evenimente.

- ,venimentele tind s devin o industrie %n (ilele noastre

- Dar ele nu sunt o invenie a ultimilor ani

- Din cele mai vec$i timpuri oamenii i-au marcat %n diferite moduri evenimenteleimportante din viaa lor: sc$im0area anotimpurilor fa(ele lunii eternul ciclu al

naterii i al morii. De la #nul ou c$ine(esc la ritualurile Dion3siene din 4recia

#ntic i la carnavalul tradiional din ,uropa ,vului Mediu miturile i ritualurile au

fost create pentru a marca anumite evenimente din viaa oamenilor.

1


2/48

- #t5t %n viaa pu0lic c5t i %n cea privat oamenii simt nevoia s-i marc$e(e

%nt5mplrile importante s cele0re(e momentele c$eie 6de e!. ser0area

ma7oratului 0ote(ul nunta etc.8

- Ce sunt evenimentele9

- nainte de a intra %n detalii referitoare la organi(area evenimentelor este

important s clarificm termenii utili(ai. umeroi autori au propus definiii ale

evenimentelor i diferii termeni prin care acestea sunt descrise totui este greu

de sesi(at un consens general %n ceea ce privete termenii sau categoriile

utili(ate.

- n D,; gsim urmtoarele definiii: /eveniment < %nt5mplare important 6din

viaa social sau particular8 fapt de mare %nsemntate %nt5mplare

remarca0il.- =. =c$afer-Me$di propune urmtoarea definiie: /semnificaia originar a

termenului >eveniment? este nu numai cea de manifestaie ci i de %nt5mplare

important. 6@8 restr5ngem noiunea de eveniment la cea de instrument de

comunicare: este o manifestaie al crei scop este atingerea unui o0iectiv de

merAeting presta0ilit.

Tipologia evenimentelor,!ist numeroase modaliti de clasificare de grupare a evenimentelor. #utori diferii

propun tipologii diferite ale evenimentelor.

#stfel potrivit lui =. =c$afer-Me$di fiecare eveniment este diferit i %ntotdeauna nou. De

aceea e!ist nenumrate evenimente care au %ntotdeauna dou elemente comune: un

prile7 i un scop.

,venimentele tipice organi(ate cu un anumit prile7 sunt:

Bu0ileul i aniversrile

Inaugurarea reinaugurarea

Recepia

#dunarea general anual

5rgurileevenimentele e!po(iionale

2


3/48

Demarrile proiectelor campaniilor etc.

,venimente care urmresc un anumit o0iectiv scop o sarcin fi!at %n preala0il:

E*I,CIFGL CEMGICHRII IPGL ,F,IM,GLGIERM#R,#

#GEP,RC,PJI,I

Manifestaie %n scopul informrii

Manifestaie cu prile7ul %nceputului de

campanie,MEJIE#R,# KI

#CIF#R,#

oate formele de eveniment %n special

petreceri

Manifestaii %n scopul motivrii

,venimente %n scopul stimulriiIERM#R,# KI

CEMGIC#R,#

Congrese

orumuri Manifestaii

=impo(ioane

Conferine

orAs$opuriCEMGIC#R,# CG PRIFIR,

L# PREDG=

pre(entarea produsului

evenimente tururi promoionale

evenimente la locurile de v5n(are

e!po(iii

t5rguriCEMGIC#R,# CG PRIFIR,

L# R,PRID,R,

(iua porilor desc$ise

pre(entarea %ntreprinderii

adunarea general anual

t5rguri

CE#CGL CG DIGERIIM,=#BGLGI

evenimente dedicate presei evenimente PR

evenimente FIP

%nt5lniri cu comercianiiERM#R,# IM#4III oate formele de eveniment

3


4/48

E*I,CIF, IDIR,C, =ponsori(area

Cooperarea

1.1. Procesl !e con"tientizare

#cestui scop %i servesc:

N Manifestaie %n scopul informrii

N Manifestaie cu prile7ul %nceputului de campanie

n %ntreprinderi este uneori necesar sc$im0area modului de percepie de g5ndire spre

e!. anga7aii unei uniti de transport pu0lic a u fost sensi0ili(ai cu privire la tema

/curenie %n auto0u(e i tramvaie. nceperea unei campanii poate fi dat de uneveniment prin care anga7aii s fie motivai s reduc numrul de reclamaii i de

re0uturi ale producie.

1.#. $ensi%ilizarea "i activarea

Pentru reali(area acestor o0iective pot fi folosite urmtoarele evenimente:

N oate formele de eveniment %n special petreceri

N Manifestaii %n scopul motivrii

N ,venimente %n scopul stimulrii

E petrecere tre0uie s reuneasc persoane care se cunosc puin sau a0ia se cunosc

s facilite(e comunicarea i s cree(e o sen(aie de familiaritate i de protecie. =onorul

nu tre0uie s fie dat prea tare iar programul s nu provoace multe diversiuni.

Petrecerile pot %nsoi diferite t5rguri sau congrese av5nd drept scop spargerea

monotoniei cadrului de 0usiness rigid.

Manifestaiile %n scopul motivrii sunt la mod %n ultimii ani. =e poate discuta mult cu

privire la sensul i efectul unor astfel de manifestaii care amintesc de ritualurile

sectelor i ridic mari semne de %ntre0are %n privina manipulrii participanilor.

1.&. Informarea "i comnicare

Informaiile pot fi aduse la cunotin prin:

N Congrese

4


5/48


6/48

Modul tradiional prin care se pre(int o %ntreprindere este /iua porilor desc$ise. #ici

pu0licul este foarte neomogen: sunt invitai anga7ai pu0lic presa local.

#dunarea general anual a acionarilor repre(int o categorie larg i complicat de

evenimente 6e!ist prevederi legale care tre0uie respectate8.

1.*. +ormarea imaginii

,venimentele ofer posi0ilitatea ca imaginea organi(aiei s se:

Profile(e

ntrein

m0unteasc

= fie pus %n eviden

Cu a7utorul evenimentelor putei construi imagini noi s le ci(elai %ntreine %m0unti

sau accentuai pe cele e!istente.

1.,. A%or!area !ifzorilor !e mesa-e

u este posi0il s a7ungei %ntotdeauna la %ntreg grupul int prin intermediul unui singur

eveniment mai ales dac acest grup este prea mare i eterogen. n astfel de situaii

este indicat s invitai difu(orimultiplicatori de mesa7e repre(entativi care s transmit

mesa7ul mai departe. #cestui scop %i slu7esc:

N evenimente dedicate presei

N evenimente PR

N evenimente FIP

N %nt5lniri cu comercianii

,venimentele dedicate presei sunt un 0un prile7 pentru a crea re(onan. irete

7urnalitii sunt greu de diri7at i adesea se gsesc %ntr-o dispo(iie critic aadar pentru

a v 0ucura de o pre(entare po(itiv este necesar o pregtire minuioas. Burnalitii

recunosc imediat manipularea ieftin. C$iar dac %n timpul evenimentului se comportprietenos asta nu %nseamn i c reflectarea evenimentului va fi po(itiv. Gn

comportament corect fa de (iariti este cel mai 0un garant pentru o pres onest.

,venimentele PR nu sunt identice cu cele dedicate presei. Primele servesc %nt5i de

toate cultivrii contactului i mai puin transmiterii nemi7locite a unui mesa7. =uccesul

6


7/48

acestora depinde de acurateea alegerii listei de invitai dei aceasta nu garantea(

pre(ena efectiv a persoanelor ateptate.

1.. O%iective in!irecte

Pe l5ng rolul nemi7locit al unei %ntreprinderi sau al unei instituii ca organi(ator de

evenimente e!ist posi0ilitatea ca aceasta s participe ca

=ponsor

n cadrul cooperrii la evenimentul unui alt organi(ator

#vanta7ul pentru %ntreprinderea aprut la un eveniment /strin ca sponsor sau

partener const %ntr-o reducere a c$eltuielilor %ntr-un transfer de imagine din direcia

evenimentului ctre %ntreprindere iar %n ca(ul manifestaiilor ample %ntr-o pre(en

%n mi7loacele de comunicare care pentru un organi(ator i(olat nu ar fi posi0il.

De(avanta7os este c atenia este concentrat pe eveniment iar adesea mai muli

sponsori %i fac concuren reciproc.

#li autori 64lenn a. B. *oQdin Bo$nn3 #llen illiam E oole Ro0ert arris Ian

McDonnell8 propun clasificarea evenimentelor %n funcie de mrime 6amploare8 form i

coninut.

#.1. Dp/ amploare 0m/rime !imensine2 evenimentele se clasific/ )n:

,venimente ma7ore

Mega-evenimente

,venimente /allmarA

,venimente locale

Gnii autori propun ca mega-evenimentele i evenimentele /allmarA s fie tratate ca

su0categorii ale evenimentelor ma7ore.#.1.1. Evenimente ma-ore

=unt acele evenimente care sunt capa0ile s atrag un pu0lic semnificativ o acoperire

media vast i importante 0eneficii economice. umeroase campionate sportive

internaionale pot fi incluse %n aceast categorie.

7


8/48

#.1.#. Mega3evenimente

=unt acele evenimente care sunt at5t de ample %nc5t afectea( %ntreaga economie i

sunt reflectate %n media internaional. =pre e!. Bocurile Elimpice I# orld Cup.

Gn mega-eveniment este acela care datorit dimensiunilor i semnificaiei sale atinge

un nivel e!traordinar %n ceea ce privete turismul acoperirea media prestigiul sau

impactul economic %n comunitatea care %l g(duiete.

#ceste evenimente sunt descrise %n termeni de /mega %n ceea ce privete participarea

nivelul finanrii pu0lice efecte politice acoperire media construcia de faciliti i

impactul economic i social asupra comunitii care %l g(duiete.

#.1.&. Evenimente 45allmar67

ermenul /$allmarA event se refer la acele evenimente care a7ung s se identifice cu

un ora sau regiune astfel %nc5t devin sinonime cu numele locului %n care sedesfoar conferindu-i recunoatere i cele0ritate. ,!emple clasice de astfel de

evenimente sunt: Carnavalul de la Rio urul ranei EAto0erfest in Munc$en. #ceste

evenimente se identific cu locurile %n care se desfoar atrag numeroi turiti i

contri0uie la %ntrirea sentimentelor de m5ndrie naional i la recunoaterea

internaional. ermenul /$allmarA descrie un eveniment care are o asemenea

semnificaie %n termeni de tradiie atractivitate calitate sau notorietate %nc5t poate

asigura comunitii %n care se desfoar un avanta7 fa de competitori.#.1.'. Evenimente locale

Cele mai multe comuniti sunt ga(de ale unor festivaluri sau evenimente care

urmresc %n principal atragerea audienei locale. #ceste evenimante au numeroase

avanta7e cum ar fi creterea sentimentului de m5ndrie pentru cei ce aparin de

comunitate %ntrirea sentimentelor de apartenen la comunitate i alte 0eneficii. De

asemenea pot %ncura7a oamenii s participe la activiti sportive artistice %ncura7ea(

tolerana i diversitatea.

#.#. Dp/ form/ sa conint

,venimentele pot fi clasificate %n:

,venimente culturale

,venimente de afaceri

8


9/48

,venimente sportive

2.2.1. ,venimentele culturale pot fi considerate si evenimente ma7ore 6spre e!.

P$antom of t$e Epera %n Londra sau estivalul de eatru de la =i0iu8.

2.2.2. ,venimentele de afaceri 6*usiness events8 includ conferine e!po(iii tururi

promoionale etc.

2.2.". ,venimente sportive. estarea a0ilitilor sportive %n cadrul competiiilor este una

dintre cele mai vec$i i dura0ile activiti umane a crei tradiie se regsete %n 7ocurile

Elimpice din 4recia #ntic. Capacitatea evenimentelor sportive de a atrage turiti de a

genera acoperire media i impactul acestora asupra economiei au determinat

numeroase guverne s le includ %n strategiile lor. ,venimentele sportive nu aduc

0eneficii doar guvernelor i organi(aiilor sportive ci i participanilor: sportivi antrenori

i oficiali i spectatorilor.

#. Conceptl ni eveniment: conint "i form/ e8terioar/

Prima etap a reali(rii unui eveniment o repre(int sc$ia ideii sau conceptul. =c$ia

ideii este un concept %n miniatur iar un concept este sc$ia detaliat a ideii.

#.1. C9t cost/ n conceptLa fel cum scenariul st la 0a(a unui film iar te!tul la 0a(a unei piese de teatru tot

astfel conceptul este prima form e!primat %n cuvinte adesea i %n imagini a unui

eveniment.

Conceptul este o parte esenial a unui eveniment. De aceea el tre0uie s fie pltit

adecvat c$iar dac din pcate acest lucru nu este de la sine %neles.

#sociaiile de agenii de evenimente din 4ermania #ustria i ,lveia reali(ea( sonda7e

cu privire la onorarii %n r5ndul mem0rilor pentru ca %n urma pu0licrii lor s cree(e mai

mult transparen.

n general se face distincie %ntre onorariile pentru pre(entare i onorariile pentru

concept. Onoraril pentr prezentare se pltete ageniei pentru %ntocmirea i

pre(entarea conceptului. Drepturile de folosin rm5n la autor dac nu s-a convenit

9


10/48

altceva. Onoraril pentr conceptse pltete %n ca(ul %n care agenia este delegat

s lucre(e %n continuare

,!emple de onorarii practicate %n 4ermania:

$cia i!eii fr pre(entare nedocumentat cu costuri generale pre mediu 2.'OO S.

Concepia me!iecu pre(entare documentare i cadrul costurilor '.OOOS.

Concepia ampl/T conceptul cu vi(uali(are opiuni i calculaia o0ligatorie a costurilor

+.'OOS.

Concepia comple8/ proiecte e!trem de pretenioase costisitoare i ample 1'.OOOS.

Clientul atunci c5nd pltete onorariul pentru concept nu cumpr ideea ci doar

folosirea ei o singur dat i %ntr-un anume scop. *eneficia( de protecia dreptului de

autor te!tele sc$iele notiele graficele animaiile etc.

ntocmirea unui concept necesit un interval de timp de patru p5n la ase sptm5ni.Gn proiect foarte comple! necesit c$iar mai mult timp. Din pcate de o0icei termenele

sunt mult mai scurte.

#.#. ;riefing3l

#cesta conine toate faptele eseniale o descriere clar a sarcinilor i definirea

scopului.

r un 0riefing adecvat este aproape imposi0il reali(area unui concept 0un.

n cadrul 0riefing-ului tre0uie gsite rspunsuri la urmtoarele %ntre0ri: Care este grupul-int9

Care este prile7ul pentru care se organi(ea( evenimentul9

Gnde tre0uie s ai0 loc evenimentul9

Care este momentul planificat pentru desfurarea evenimentului9

C5t tre0uie s dure(e evenimentul9

C5t de mare este 0ugetul9

Ce re(ultate tre0uie s ai0 evenimentul9

,lemente mai puin importante ale 0riefing-ului sunt:

Care este misiunea evenimentului9

Care sunt o0iectivele evenimentului9

Cum se %ncadrea( %n comunicarea glo0al9

10


11/48

Ce pro0leme e!ist9

Ce a7utoare e!ist9

Ce mai tre0uie avut %n vedere9

oarte rar un proiect a7unge s fie reali(at %ntocmai cum a fost g5ndit iniial. Dac sesc$im0 condiiile-cadru atunci este necesar un re0riefing.

#.&. Conintl conceptli

Gn concept are un coninut i o form. orma e!terioar este similar unui sc$elet

coninutul fiind organele. #m0ele sunt elemente eseniale.

,lemente ce alctuiesc coninutul conceptului:


12/48

Informarea atunci c5nd se dorete aducerea unei noutiinformaii la

cunotina pu0licului

,moionarea atunci c5nd se urmrete pregtirea emoional a pu0licului

pentru o anumit situaie

Motivarea motivarea pu0licului pentru noi sarcini sau provocri

#ctivareadinami(area provocarea pu0licului la o anumit aciune

n practic ele nu sunt do(ate separat efectul ma!im o0in5ndu-se doar prin

com0inarea lor. De e!emplu inform5nd comercianii despre un produs nou prin

intermediul unei puneri %n scen live captivante reali(at cu a7utorul mi7loacelor de

comunicare acetia vor fi entu(iasmai i ulterior vor fi motivai s v5nd activ

produsele pe pia.

#ltfel spus informaia pur se adresea( doar raiunii. ,moia pur poate fascina

participanii fr a avea un efect direct. r dinami(are nu se poate atinge o0iectivul

evenimentului iar fr motivaie participanii nu vor re(ista p5n la sf5ritul

evenimentului.

De aceea %ntotdeauna clienii tre0uie anali(ai din perspectiva tuturor celor patru criterii:

Ce informaii tre0uie transmise9

Pu0licul nu tre0uie su0estimat dar nici supraestimat. Informaiile prea multe i prea

amnunite pot avea efect letal asupra evenimentului.

re0uie aflat ce cunotine posed de7a grupul-int i ce date tre0uie s-i mai fie

comunicate.

Ce emoii tre0uie s fie provocate9

,moiile au efect mai profund i mai %ndelungat dec5t pura informaie la o0iect. De

aceea mesa7ul tre0uie ancorat prin trirea unui eveniment. 4rupul int tre0uie e!aminat

din perspectiva emoiilor po(itive i negative. Ce sentimente dorim s declanm:

entu(iasm curio(itate solidaritate optimism dorin veselie etc.9 =unt acesteaadecvate o0iectivelor comunicrii9

Ce fel de motivaie tre0uie o0inut9

#nali(ai realist nivelul motivaiei la grupul-int. Care este starea motivaiei9

12


13/48

Pentru a crea un entu(iasm superficial i de scurt durat e!ist diverse mi7loace

verificate de punere %n scen a unui eveniment: un catering 0un un s$oQ costisitor

c5teva efecte speciale. Putem o0ine o motivaie dura0il doar dac este purtat o

discuie onest cu grupul-int. ,venimentul tre0uie s fie verosimil i adecvat

%mpre7urrilor. =pre e!emplu un eveniment adresat comercianilor la care 7umtate din

cei pre(eni tiu c le vor fi re(iliate contractele sar transforma %ntr-un fiasco oric5t de

costisitoare ar fi punerea %n scen. n astfel de situaii tre0uie avut cura7ul unei aciuni

credi0ile.

Ce reacie este ateptat

E0iectivele tre0uie definite foarte clar pentru c doar aa pot fi atinse. Ce dorii s

o0inei: s tre(ii interesul s fi!ai amintirea sau s declanai aciunea9 Gn eveniment

nu ar tre0ui s se desfoare i(olat. Msurile care %nsoesc evenimentul sau care se

afl %n cone!iune cu acesta sunt foarte importante.

Pentru a ne defini corect grupul-int tre0uie s rspundem la urmtoarele %ntre0ri:

Cine sunt participanii9

C5t de muli sunt9

De unde vin9

Ce doresc ei9

Ce lim0i vor0esc9

Crei culturi crui domeniu de activitate %i aparin9

Prile-l 3 sa ce=

,!ist oca(ii primare i temporare de e!emplu un 7u0ileu sau un t5rg i oca(ii

secundare precum lansarea unui produs comunicarea unei anumite teme o demarare

de proiect etc.

Jubileuleste un frumos prile7 pentru a privi %napoi. Gn 7u0ileu tre0uie s semene

mereu cu o cltorie %n timp9

La trguri standurile pot fi animate cu a7utorul scenografiei %ns aceasta nu

tre0uie s um0reasc scopul comunicrii. Dac un s$oQ spectaculos este at5t

de (gomotos %nc5t discuiile se pot desfura doar ip5nd atunci el devine

contraproductiv.

13


14/48

Lansrile de produse. Posi0ilitile de lansare a unui produs prin intermediul

unui puneri %n scen live sunt aproape nelimitate. Ceea ce este de fcut depinde

de produsul %nsui: c5t de mo0il este c5t de comple! c5t de a0stract ce

informaii tre0uie transmise care este imaginea real dar cea dorit care sunt

o0iectivele9 oarte dificil este %n ca(ul prestrilor de servicii. #cestea sunt

a0stracte i nu poi %ndrepta spre ele un microfon sau un reflector.

Momentl "i intervall !e timp > sa cnd=

Eca(ia cu care are loc un eveniment este important dar la fel de importante sunt

o0iectivele care eventual deriv din aceast oca(ie sau sunt re(ultatul ei.

C5nd tre0uie s ai0 loc evenimentul9 ,!ist un moment prielnic o dat o anumit

or9

,venimentul tre0uie astfel planificat %nc5t grupul-int s poat participa la el. Eric5t de0anal ar suna acest sfat %n realitate tre0uie inut cont de faptul c e!ist numeroase

motive i pro0leme care pot %mpiedica participarea la un anumit eveniment. De regul

e!ist %ntotdeauna (ile de sr0toare perioade de concediu sau mari t5rguri datorit

crora este %mpiedicat pre(ena la eveniment a unei mari pri a pu0licului int.

Ca organi(ator sau ca persoan care ela0orea( conceptul unui eveniment nu putei

dispune pur i simplu de timpul altor oameni.

Presupun5nd c tii de7a c5nd poate avea loc evenimentul tre0uie sta0ilit durataacestuia. n acest sens e!ist o regul simpl: #t5t de lung c5t este necesar i at5t de

scurt pe c5t se poate. impul i atenia sunt resurse preioase aadar tre0uie folosit c5t

mai eficient.

Destinaia "i locaia > sa unde=

ntotdeauna locaia este mai mult dec5t un simplu %nveli pentru o mulime definit de

persoane locul evenimentului av5nd o importan comunicativ central.

E destinaie atractiv transpune participanii %ntr-o dispo(iie po(itiv. E locaie special

creea( surpri( i ner0dare. *ine%neles c$eltuielile pot s delimite(e foarte repede

cercul destinaiilor i locaiilor dorite sau s elimine anumite idei.

ntre0rile care se pun %n legtur cu locaia privesc: imaginea ar$itectura

predispo(iia po(iia capacitatea dotarea c$eltuielile disponi0ilitatea i sigurana.

O%iectivele > sa de ce=

14


15/48

,!ist o0iective foarte diferite. Cele care pot fi atinse prin intermediul evenimentelor pot

fi clasificate %n o0iective calitative i o0iective cantitative.

E0iective calitative:

ormarea contiinei de sine

=ensi0ili(area i activare 6motivarea8

#nga7amentul

Informarea i comunicarea

Comunicare privind produsul

Comunicarea privind %ntreprinderea

Contactul cu grupul-int

Imaginea E0iective indirecte 6sponsori(area i parteneriatulcooperarea8

E0iective cantitative:

Creterea profitului

C5tigarea de noi clieni

Lic$idarea de stoc

,voluia 6creterea cifrei de afaceri a cotei de pia etc.8

=cderea numrului de reclamaii

umai dac sunt clar formulate o0iectivele putem tii mai t5r(iu dac le-am %ndeplinit i

astfel pute evalua succesul evenimentului.

I!eea sa cum=

n ideea unui eveniment sunt pre(ente toate structurile referitoare la desfurarea de

mai t5r(iu a acestuia fr ca aceste structuri s fie preci(ateconturate.

E idee 0un este %ntotdeauna simpl. Dac pentru e!plicare ei e nevoie de mai mult

dec5t o pagina #& sau de cinci minute atunci nu este ideea potrivit.Dac avei ideea din ea re(ult i motto-ul. ,l este concentratul ideii: %n cuvinte puine

sau ca indiciu deplin.

Cum apreciem o idee9

15


16/48

Primul criteriu este /ntre0area de Pati. n seara de =eder seara celei mai mari

sr0tori evreieti cel mai t5nr mem0ru al familiei %ntrea0: /De ce aceast sear se

deose0ete de celelalte9 ,!act acelai lucru tre0uie s ne %ntre0m atunci c5nd

anali(m ideea unui eveniment.

Prin ce se deose0ete acest eveniment de toate celelalte9

Prin ce se deose0ete acest eveniment de cele pe care de7a le-am reali(at9

Prin ce se deose0ete acest eveniment de cele pe care %ntreprinderea sau

clientul de7a le-a reali(at9

Prin ce se deose0ete acest eveniment de altele la care am participat sau de

cele despre care am o0inut informaii9

imeni nu poate avea tot mereu idei originale %ns rspunsurile la %ntre0rile de mai

sus ar tre0ui s fie po(itive.

Din pcate este destul de rsp5ndit %n mod intenionat sau incontient strategia /Me

too 6adicpot i eu8: /Ceea ce mi-a plcut la altcineva sau ceea ce a avut succes

poate funciona la fel i %n ca(ul meu. #r tre0ui %ns preferat strategie: /Me first.

;getl > sa ct=

Dac e!ist un 0uget presta0ilit tre0uie inut cont de el %n etapa concepiei. n acest ca(

este suficient s v limitai la o msur reali(a0il cu 0ugetul prev(ut.

Me!il comnicaional e8terior > sa ce nc=nc mai au loc foarte multe evenimente care nu se armoni(ea( nici cu identitatea

corporatist nici cu cultura organi(aional nici cu structura unei %ntreprinderi sau unei

mrci. Pornind de aici o comunicare logic i convingtoare tre0uie s se refere nu

numai la evenimentul intrinsec ci s includ i %ntregul mediu comunicativ e!terior.

#.'. +orma e8terioar/ a conceptli

=tructurarea conceptului:

=ituaia iniial 4rupul-int

Misiunea 6o0iectivele8

Ideea 6Motto-ul8

=trategia

16


17/48

ranspunerea %n practic 6Msurile8

Derularea

*ugetul

Cop3rig$t-ul4rupul-int strategia i derularea sunt opionale ca fragmente de sine stttoare ce

pot fi de(voltate %n cadrul altor capitole.

=ituaia iniial

#ici tre0uie descrise pe scurt circumstanele eseniale care re(ult din 0riefing: cine

cum unde c5nd ce de ce. #ceast seciune are drept scop fundamentarea ideii i a

principiilor punerii %n practic precum i lmurirea organi(atorului i a factorului

deci(ional. 4rupul-int

Dac perspectiva din care este a0ordat grupul-int este important atunci acestuia

tre0uie s i se consacre un capitol important. n ca( contrar acesta poate fi a0ordat %n

seciunea dedicat situaiei iniiale.

Misiunea 6o0iectivele8

n aceast seciune tre0uie descris misiunea sta0ilit i o0iectivele de atins. =uccesul

sau insuccesul evenimentului va fi msurat relativ la aceste formulri.

Ideea 6Motto-ul8

E idee 0un este %ntotdeauna simpl i de regul poate fi descris scurt i cuprin(tor.

=trategia

#ici sunt sta0ilite strategiile de comunicare ce vor fi utili(ate pentru %ndeplinirea misiunii

propuse i pentru transpunerea ideii %n practic.

ranspunerea %n practic 6Msuri8

n aceast seciune tre0uie descris e!act cum va arta evenimentul de mai t5r(iu. #ici

tre0uie descrii i vi(uali(ai toi paii de la alctuirea listei invitailor i p5n la

descrierea manifestaiilor de dup eveniment 6follow-up8 de la gradaia dramaturgic a

programului de pe scen i p5n la interaciunea trit live.

Derularea

17


18/48

#locarea timpului unui eveniment este un element important. La evenimentele cu o

durat de mai multe (ile se recomand %ntocmirea unui plan al derulrii cronologice a

evenimentului care s conin prile componente ale manifestaiei. ,venimentul

tre0uie imaginat %n funcie de cronologia lui de punctele din program i posi0ilele

distane de parcurs.

*ugetul

ranspunerea %n practic a ideilor geniale nu este legat %n mod necesar de c$eltuieli

mari. *ugetul tre0uie calculat c5t se poate de realist i detaliat.

Cop3rig$t-ul

Gltimul loc %n cadrul unui concept %l ocup o0servaiile cu privire la cop3rig$t. Cine este

creatorul cine are drepturi i %n ce condiii revin acestea clientului.

#.(. Analizarea

Pentru a transforma ideea %n concept tre0uie anali(ate separat toate seciunile. ,ste

disponi0il locaia la momentul sta0ilit9 #re capacitatea necesar9 ,tc. re0uie

e!aminate cantitativ i calitativ toate aspectele sc$iei ideii. re0uie sta0ilite costurile i

adunate ofertele. Gn 0uget poate fi respectat numai dac au fost sta0ilite cu gri7 %n

preala0il elementele fundamentale.

n esen conceptul este o sc$i a ideii care a fost de(voltat i concreti(at %n 7urulre(ultatelor studiului. De cele mai multe ori conceptul este reali(at %n scris. De regul

dup pre(entarea conceptului %n form scris urmea( o pre(entare.

#.*. Prezentarea

Depinde de concept dac pre(entarea se face cu a7utorul diapo(itivelor imaginilor

video diagramelor %n PoQer Point cu proiectorul de date etc. ipul i modul de

pre(entare tre0uie s fie adecvat conceptului i evenimentului planificat.

,venimentul este i rm5ne un mi7loc de comunicare fascinant i eficient dac noiunea

de /comunicare %nseamn sc$im0 de e!perien i %nt5lnire i nu permite

transformarea /mi7locului %n scop.

&. Creativitatea: cm ia na"tere i!eile

18


19/48

Domeniul de activitate a organi(atorilor de evenimente cuprinde o arie foarte larg:

teatru i mu(ic film i mi7loace de comunicare ar$itectur i design turism i

geografie catering i logistic...

De aceea o 0un instruire general 6cultur general8 este esenial. Cunotinele de

specialitate pot fi aprofundate prin lecturi sau seminarii.

Creativitatea este un fenomen care nu-l privete doar pe creator. *a(a este format din

cunotinele generale i de specialitate. n funcie de proiect %ns tre0uie manipulate

a0il i unele cunotine specifice: cine este clientul9 Care este produsul su9 Cum este

comunicarea lui9 Rspunsurile la aceste %ntre0ri se o0in %n urma 0riefing-ului.

n art criticul are sarcina cea mai important. n organi(area evenimentelor colegii

testea( ideea i conceptul %n prima etap critic apoi acestora li se adaug clientul

care accept sau respinge sc$ia. La final se afl pu0licul a crui reacie decidesuccesul.

Eamenii creativi dispun de diferite aptitudini care pot fi antrenate i %ncura7ate de ctre

diferite metode specifice creativitii.

#ptitudinile oamenilor creativi:

45ndirea fluent - furni(ea( c5t de multe soluii pentru o pro0lem. Metode:

0rainstroming mind-mapping caseta morfologic.

le!i0ilitatea anali(ea( un lucru din mai multe puncte de vedere Eriginalitatea generea( idei neo0inuite surprin(toare. Metode: metoda

Es0ourne cuv5ntul-stimulent.

,la0orareaperfecionarea sunt capa0ili s se concentre(e asupra unui lucru

asupra unei pro0leme i sunt %n(estrai cu perseveren.

=ensi0ilitate %n faa pro0lemelor contiin de sine critic capacitatea de a

recunoate esena

ante(ia imaginaie.Dincolo de aceste aptitudini fr cunotine tiinifice e!erciiu i e!perien nu e!ist

nici o performan creativ.

#.#. Cm fncioneaz/ procesl creativ )n cazl evenimentelor=

,tapele procesului creativ:

19


20/48

=olicitarea 6comanda8

Colectarea informaiilor

Meditaia

Inspiraia ideea Prima evaluare a ideii

,la0orarea

,valuarea curent

#.#.1. $olicitarea

,la0orarea unui concept este un proces creativ care nu se deose0ete %n acest sens

de pictarea unui ta0lou sau de gsirea unei soluii tiinifice.

Pentru managerul de evenimente totul pornete de la 0riefing. =pre e!emplu unconcept pentru o conferin %n *arcelona la care particip 12OO de comerciani din

domeniul automo0ilelor o manifestaie %n scopul creterii motivrii pentru 2OO refereni

farmaceutici sau pre(entarea unui nou produs pentru standul unui t5rg.

#.#.#. Colectarea informaiilor

*riefing-ul ofer primele informaii importante care ulterior tre0uie completate. =tudiul

concreti(ea( informaiile: date privind cercetarea pieei referine despre artiti locaii

etc.

#.#.&. Me!itaia

Ceea ce s-a putut face raional p5n acum s-a fcut. n aceast fa( a meditaiei

/creative nu v a7ut nimeni i nimic ea fiind o etap a procesului care se desfoar

%n su0contient.

#.#.'. Inspiraia

Revelaia inspiraia ideea apar cu totul pe neateptate. #desea ideile sunt generate

mai uor %n cadrul ec$ipelor %ntruc5t aici lucrul creativ poate fi %mprit %ntre mai multe

persoane. 4rupurile tre0uie alctuite %n aa fel %nc5t s %ntruneasc oameni cu

caractere i caliti c5t mai diferite.

Meto!e pentr o%inerea creativit/ii

20


21/48

Referitor la diferitele metode pentru o0inerea creativitii e!ist o cantitate enorm de

literatur. #numite metode sunt mai utile %n mod special %n anumite fa(e ale procesului

creativ relativ la evenimente iar %n alte fa(e dimpotriv au un aport mai redus.

*rainstorming-ul caseta morfologic sau mind mapping-ul 6$arta minii8 sunt metode

foarte utile dac este vor0a de producerea a c5t mai multe soluii: deci stimularea aa-

(isei /g5ndiri fluente. n sc$im0 pentru generarea ideilor deose0ite sau neo0inuite

este potrivit metoda Es0ourne %ntruc5t originalitatea este de asemenea un criteriu

important pentru creativitate.

;?AI@$TO?MI@


22/48

Dup ce s-a terminat 0rainstorming-ul %ncepe prima fa( a evalurii.

CA$ETA MO?+OBO


23/48

,!emplul clasic sunt 0ileelele de tip Post-It. ,le au fost descoperite %n timp ce se cuta

un nou material de lipit. Re(ultatul a fost negativ deoarece lipitura nu era dura0il.

#tunci cineva a acut ideea s aplice soluia pe 0ileele gal0ene a cror valoare de

utili(are const tocmai %n a nu se lipi foarte tare.

n materie de evenimente acest lucru poate consta %n utili(area unei 0iserici ca locaie

pentru o gal sau dotarea participanilor cu trotinete %n loc s li se pun la dispo(iie

mi7loace de transport pe suprafaa de teren destinat evenimentului.

A!aptarea

Ergani(ai 0ufetul su0 form de natur moart. Lsai conferina s ai0 loc %n cadrul de

aciune iar %n culise s se desfoare o repre(entaie a piesei Mac0et$.

Mo!ificarea

ransferai QorA-s$op-ul de la centrul de congrese %n mu(eul de art.Amplificarea "i re!cerea

Construii culise supradimensionate. olosind un decor adecvat lsai impresia c

participanii sunt nite uriai.

nlocirea

nlocuii vor0ria plictisitoare cu scene de teatru captivante sau cu imagini video

montate cu pricepere.

ntoarcerea#e(a-i lucrurile cu susul %n 7os: muncitorul din producie ine cuv5ntarea de

desc$idere apar apoi imagini video care-l pre(int pe preedintele comitetului de

conducere lucr5nd la main %n locul muncitorului. ncepei cu finalul.

?eor!onarea

ncetai cu conveniile i modificai activ. =tricai ordinea desfurrii o0inuite a

programului. De e!emplu lsai comercianii de automo0ile mai %nt5i s e!perimente(e

noile modele i apoi s povesteasc e!periena trit autentic %n loc s le pre(entai la

%nceput avanta7ele i inovaiile %nainte de a le da voie s %ncerce automo0ilele.

Com%inarea

Com0inai diferite mi7loace de comunicare. acei din pre(ena la un t5rg o %ntreag

campanie de evenimente cu diferite manifestaii (ilnice la standul din cadrul t5rgului

23


24/48

pentru grupuri-int diferite. Com0inai cu o tem arid o destinaie atractiv i un

program entu(iasmant.

#.#.(. Ela%orarea

Inspiraia i generarea ideilor constituie 1OV din procesul creativ. Restul de WOV

%nseamn ela0orare formulare e!act studiere vi(uali(are calculare cuprindere %n

forma unui concept i evident reali(are.

#.#.*. Evalarea crent/

,valuarea permanent face part din procesul creativ. #utocritica este foarte important

pentru c nu putei s v deran7ai prietenii sau colegii pentru fiecare formulare sau

idee.

Pentru evaluare nu tre0uie s ateptai p5n la pre(entarea final. Planificai la timp

discuii cu privire la idee i ela0orarea acesteia. acei o pro0 general %nainteapre(entrii propriu-(ise care s lase la dispo(iie suficient timp pentru a face modificri.

#adar evaluarea nu este un fel de cen(ur care se face la finalul procesului creativ ci

este o parte a acestuia.

". #RI,CGR# ,F,IM,,LER

evoia e!istenei unor companii speciali(ate %n organi(area de evenimente adeterminat rsp5ndirea conceptului de event arc$itecture sau ar$itectura de

evenimente. #r$itectura evenimentelor repre(int cea mai noua tendin %n industria

glo0al de organi(are de evenimente i permite prin intermediul managementului

proiectelor s integre(e cu ma!im eficien servicii de design de evenimente

management de evenimente consultan i training %n 0eneficiul potenialilor clieni fie

ei din (ona pu0lic corporatist sau din cea privat.

#r$itectura de evenimente este un concept profesional reunete dou componente:

designul de evenimente i managementul de evenimente. Gn Xar$itect de evenimenteX

este Xun profesionist care cunoate in profun(ime comple!ul proces al designului i

managementului de evenimente X.

,vent Managerii determin scopurile i o0iectivele unui eveniment indiferent de natura

acestuia 6pu0licitar promoional pu0lic social privat8 urmrind apoi %ndeplinirea lor

24


25/48

p5n la msurarea indicatorilor de succes post-eveniment %n timp ce ,vent Designerii

creea( concepte i proiectea( evenimentul p5n la cel mai mic detaliu estetic i

funcional %n concordanta cu scopurile i o0iectivele definite de ctre manageri.

=cenariul i regia concreti(ea( ideea %i dau o structur o form. ,le constituie pri

ale fa(ei definiri conceptului pentru c aici se gsesc primele formulri cu privire la

desfurare sau program dar sunt totodat i pri ale transpunerii %n practic a

conceptului.

Dramatrgiase ocup de structur form a0stract ar$itectur aciune motive figuri

captarea ateniei i desfurare.

Pnerea )n scen/ 6regia staging8 este forma concret i include mi7loace scenice

precum protagonitii modul de pre(entare scena i spaiul te$nica manifestaiei saumi7loacele de comunicare.

&.1. $CE@A?IB

=cenariul se refer la cele dou planuri ale unei piese de teatru planuri care se gsesc

i la un eveniment: ar$itectura e!terioar i cea interioar.

&.1.1. A?5ITECT?A ETE?IOA?

Punctele fi!e i structura transform o manifestaie %ntr-un eveniment.

=e distinge %ntre forma desc$is i cea %nc$is. +orma !escis/ pre(ent adesea laevenimente seamn cu un scenariu pe numere adic actele separate %i las locul

unul celuilalt ca la un spectacol de varieti. #ctele separate sunt str5nse laolalt prin

intermediul temei generale i prin trecerea mai mult sau mai puin inspirat de la un

act la altul. +orma )ncis/se 0a(ea( pe %mprirea %n scene sau %n acte. #cestea sunt

momente mai mari care punctea( momentele importante %n desfurarea unei

%nt5mplri.

Indiferent de forma aleas timpul tre0uie 0ine gestionat pentru a evita monotonia.

Cm se armonizeaz/ contri%iile separate=

Contri0uiile separate tre0uie s fie armoni(ate ec$ili0rat una dup cealalt. #ltfel

e!ist pericolul ca o emoie pentru producerea creia s-a c$eltuit destul de mult s nu

ai0 nici un efect sau efectele s se anule(e reciproc.

re0uie avute %n vedere %n mod deose0it:

25


26/48

Durata contri0uiilor individuale at5t %n sine c5t i %n raport cu celelalte

Intensitatea i tensiunea %n sine i %n comparaie cu celelalte puncte din program

empo-ul i ritmul %n sine i %n ansam0lu.

Gn eveniment are dou planuri temporale. Timpl o%iectiv este durata real amanifestaiei. Doar timpl s%iectiv deci petrecerea timpului de ctre pu0lic este

influena0il.

Cu a7utorul acceleratorului de timp putei face ca pu0licul s triasc %ntr-o singur or

captivant o istorie de 1'O de ani a unei %ntreprinderi. Dar i %ncetinitorul de timp este

interesant. n industrie e!ist procese e!trem de importante care durea( %ns numai

c5teva secunde sau fraciuni de secund.

nc un lucru este indispensa0il pentru producerea tensiunii: !inamica. Dac o curs

%ntr-un montagne-rousse nu %ncetea( se transform %ntr-o e!perien $orror. La fel se

%nt5mpl i cu tensiunea. #ceasta ia natere tocmai din contrastul %ntre tensiune i

rela!are tare i %ncet fragil i impetuos %ntre puin i mult.

Creai un ritm const5nd din %ncrcri i rela!ri repetate care s creasc dinamic pe

parcursul evenimentului.

Paza face i ea parte din ritm. Pau(a nu %nseamn doar a0sena programului ci o

parte a ritmului indiferent dac apare %n timpul trecerilor din cadrul dramaturgiei pe

numere sau su0 forma pau(ei dintre acte.&.#. A?5ITECT?A I@TE?IOA?

La un eveniment tre0uie povestit o %nt5mplare i sta0ilite persona7ele adecvate

acesteia.

Cele mai importante elemente dramaturgice sunt:

Cine9 saupersona7ele

De ce9 saumotivele persona7elor

Ce9 sauaciunea povestirii Cum9 sauevoluia persona7elor i a aciunii

,!emplu: edina de desc$idere poate fi transformat %ntr-o adevrat e!pediie

preedintele comitetului de conducere transformat %n Colum0 anga7aii %n ec$ipa7ul de

pe vapor iar clienii %n indienii ce tre0uie descoperii.

26


27/48

E %nelegere mai 0un a clienilor %i face pe anga7ai eficieni. #adar de data aceasta

indienii nu tre0uie e!terminai ci tre0uie %ncercat coe!istena panic i folositoare.

Pe c5t de 0anal pare e!emplul la prima vedere pe at5t de uor este posi0il s povestim

o %nt5mplare cu a7utorul unui eveniment i s o0inem un efect dura0il.

&.&. $CE@A?IB CBA$IC

=cenariul unui eveniment const adesea %n intrarea %n atmosfera sa conducerea rapid

la punctul culminant i petrecerea de final.

=uccesiunea momentelor %n dramaturgia clasic:

1. Introducereae!punerea

2. ,voluia conflictului

". Punctul culminant

&. Rsturnarea situaiei'. De(nodm5ntul

,!emplu: filmul /ot$ing ill. n introducere situaia iniial este descris prin

intermediul eroului principal i povestitorul la persoana %nt5i li0rarul nu tocmai de

succes illiam ucAer. Pe neateptate acesta o %nt5lnete pe vedeta de cinema #nna

=cott. Cei doi se %ndrgostesc. =e a7unge apoi la punctul culminant: cele dou

persona7e petrec %mpreun o noapte. n ca(ul unui eveniment acesta ar repre(enta

finalul.n film %ns cei doi se despart. Partea a doua a filmului se ocup de fiecare persona7 %n

parte p5n %n momentul re%nt5lnirii. #0ia dup c5teva %ncurcturi se a7unge la mult

ateptatul $app3 end ca de(nodm5nt.

#ceast dramaturgie nu poate fi aplicat %ntotdeauna la evenimente dar poate fi

e!perimentat.

,!emplu:

Pre(entarea unui ve$icul cu un nou sistem de propulsie pe 0a( de $idrogen.

Convenional e!punerea ar consta %n descrierea pe scurt a provocrii: prin intermediul

imaginilor video departamentul de de(voltare %i pre(int munca. Keful de v5n(ri ine

o cuv5ntare. #poi punctul culminant produsul %nsoit de dansuri i efecte luminoase

este introdus %n sal.

27


28/48

econvenional: se istorisete %ntreaga poveste a crerii produsului dar i dificultile

aprute pe parcursul ei. n desc$idere un protector al mediului %ncon7urtor mem0ru al

4reenpeace e!plic pro0lemele care apar la folosirea motoarelor tradiionale cu ardere

intern. #poi sunt pre(entate imagini video care arat primii pai %n construcia

motoarelor nepoluante. Grmea( punctul culminant. Keful de producie pre(int sc$iele

de construcie animaiile pe computer i modelele.

Dup toate acestea atrage atenia asupra unei pro0leme: cum poate fi montat uria

pil de com0ustie %ntr-un autoturism cu design frumos9 #ceast rsturnare de situaie

este pus %n lumin prin intermediul unor scene de comedie 0uf.

#cum apar live ali ingineri care discut pro0lema i g5ndesc %nc odat live

soluionarea ei. Ki apoi %n final este %nfiat noul produs.

Prin pre(entarea onest a pro0lemei i a re(olvrii ei reali(area propriu-(is devine maisemnificativ i evenimentul mai entu(iasmant. #utenticitatea acionea( mai profund

dec5t 0om0asticul i Aitsc$ul.

,!ist %ntotdeauna mai multe variante de dramaturgie i punere %n scen dec5t ne

permite convenionalul s ne imaginm.

&.'. DIE?$E T?C?I

n mu(ic i literatur se gsesc multe e!emple referitoare la diverse modaliti de

povestire: Cronologic i invers cronologic

#ciune-cadru

Recitativ i arie

Dialectic

Cronologic "i invers cronologic

Pentru evenimentul prile7uit de un 7u0ileu succesiunea cronologic a momentelor

povestirii %nseamn: trecutul pre(entul i viitorul %ntreprinderii.Pentru lansarea unui produs acesta poate arta astfel: cercetarea i de(voltarea

produsului %n trecut introducerea lui %n pre(ent i viitorul lui pe pia.

n cadrul cronologiei inverse %ncepei povestirea %ntr-un viitor foarte promitor i apoi

%ntoarcei-v %n momentul iniial. #vanta7ul aceste variante const %n faptul c sparge

28


29/48

convenionalul i atitudinea de ateptare a participanilor. ensiunea ia natere din

dorina acestora de a afla cum i-a putut c5tiga produsul procentele pe pia.

Acinea3ca!r

Indiferent dac este vor0a despre istorioare filmri sau cltorii de e!plorare istoria i

arta ne ofer o a0unden de sugestii pentru posi0ilele aciuni-cadru.

?ecitativl "i aria

La oper recitativul este purttorul aciunii iar aria este purttoarea sentimentului. n

ca(ul unui eveniment aceasta se traduce prin: Facei s ptrund unitile emoionale

n partea tematic informativ.

Dialectica

Permitei opiniilor pro i contra s se ciocneasc unele de celelalte. ncura7ai discuia.

#ceasta creea( tensiune. #vei gri7 ca dup te( i antite( %n final s apar sinte(ai s v reali(ai o0iectivele comunicrii.

&.(. Captarea complet/ a ateniei

Gn eveniment nu %ncepe a0ia atunci c5nd se ridic cortina sau c5nd pu0licul pete %n

interiorul locaiei. ensiunea poate fi construit %n preala0il printr-o strategie a invitrii.

Pot fi utili(ate modaliti diferite: de la e-mailul nostim mici suveniruri cu caracter

amu(ant la invitaiile tiprite convenional sau propaganda su0versiv special regi(at.

ncercai s aflai ce-i surprinde plcut pe participani pentru a putea crea o atmosferpo(itiv de ateptare.

Meninei tensiunea i dup manifestaie. #ciunile de dup eveniment 6 follow-up-uri8

de e!emplu trimiterea unei documentaii contri0uie la %nrdcinarea solid a mesa7ului

pe terenul repre(entat de grupul-int. Ki aici este vala0il principiul: surprindei po(itiv.

=pre e!emplu putei crea o comunitate a evenimentului pe o pagin Qe0 anume

construit pe care participanii pot gsi fotografii de la manifestaie i se pot re%nt5lni

virtual prin intermediul funciilor interactive precum forumurile de discuii sau c$aturile.

=au un alte e!emplu pot fi trimise ilustrate cu locurile de desfurare a evenimentului

scrise de m5n care s conin salutri sau mulumiri.

&.'. P@E?EA @ $CE@ FI MIGBOACEBE $CE@ICE

Prin intermediul ansam0lului mi7loacelor scenice regia confer unui eveniment forma

concret.

29


30/48

Mi7loacele scenice ale evenimentului sunt %mprumutate din arta dramatic. Mult timp

inovaiile au pornit de la scenele de teatru i au fost preluate de evenimente. ormele

timpurii ale proieciei i ale efectelor precum focurile de artificii focul sau apa fceau

de7a parte din repertoriul teatrului ceea ce a favori(at crearea unor ec$ipamente pentru

efecte speciale.

#tenia principal tre0uie %ns concentrat asupra comunicrii o0iectivelor i oamenilor.

#ceasta nu tre0uie s fie deviat de scen mu(ic decoruri reflectoare sau catering.

?egia general/:

Ce se potrivete scopului %ntreprinderii mrcii sau situaiei generale9

Cum susine punerea %n scen o0iectivele9

Ce poate contri0ui la transpunerea ideii %n practic9

Care este limita admis a costurilor9

Ce acionea( dura0il %n timp9

Cine se ocp/ !e pnerea )n scen/=

La teatru film sau televi(iune e!ist pregtire profesional corespun(toare i

divi(iunea muncii %ntre autori dramaturgi regi(ori coregrafi scenografi designeri de

lumini i compo(itori. ici un om nu poate controla singur totul dei mult timp s-a

ateptat acest lucru din partea managerului evenimentului.

Mi7loacele scenice care dau forma concret unui eveniment sunt:

#ctorii

Lim0a7ul dansul mu(ica

=cena locaia ec$ipamentul

Imaginile i mi7loacele de comunicare

Lumina

onul i efectele sonore Mirosul

4ustul

ririle palpa0ile

#ciunea.

30


31/48

&.(. Actorii

Cel care determin cursul evenimentului este de fapt omul: cel din pu0lic i cel de pe

scen.

imic nu are un efect mai autentic. re0uie gsit acel tip de actor care poate transmite

cel mai convena0il i cel mai 0ine tema evenimentului: orator referent moderator actor

de teatru c5ntre dansator etc.

Erice persoan dintr-o organi(aie poate intra %n pielea unui persona7. ,!periena de

scen deficitar poate fi compensat prin autenticitate prospeime i un pic de

antrenament. #tunci c5nd este vor0a despre teme dificile tre0uie adui pe scen actori

credi0ili.

Pe de alt parte %n unele ca(uri ar putea fi important ca temele critice sau pro0lematice

s nu fie identificate cu persoane din conducere. n acest ca( pot fi folosii ca referenispecialiti e!terni precum consultani din %ntreprinderi oameni de tiin specialiti sau

7urnaliti cunoscui.

n ca(ul dramaturgiei pe numere moderatorul 7oac un rol important. ,l este %n contact

permanent cu pu0licul.

Competena i nu numele sau renumele ar tre0ui s fie $otr5toare pentru ocuparea

unui post. Gnul dintre avanta7ele 7urnalitilor este c acetia se pot deprinde uor cu noi

conte!te i cu teme necunoscute. Cine nu are cunotine %ntr-un anumit domeniu i nicilegtur cu o anumit tem nu va putea improvi(a atunci c5nd este atins su0iectul

respectiv.

&.*. Bim%a-l !ansl mzica

Gn eveniment nu const numai %n informaii i contri0uii ver0ale ci ofer i trire.

emele i coninuturile pot fi am0alate %n scene teatrale sau c5ntece %n apariii de dans

sau spectacole %ntregi.

Lim0a7ul gestica mimica dansul micarea i mu(ica sunt forme de e!primare care pot

susine eficient mesa7ul.

Conceptul tre0uie concreti(at %ntr-un scenariu. Pentru fiecare act sau scen tre0uie s

e!iste indicaii regi(orale. Prin intermediul acestora tre0uie descris situaia scenic

iniial actorii participani imaginea scenei i dotarea.

=pre e!emplu tri0una oratorilor intrrile %n scen atmosfera creat de lumini etc.

31


32/48

Gn simplu plan cronologic al evenimentului este insuficient.

Mu(ica are efect emoional i profund asociativ. Mu(ica am0iental plcut i imnurile

incitante utili(ate ca finaluri repre(int mi7loace eficiente pentru a crea atmosfer i a

manipula.

Dansul repre(int o comuniune %ntre mu(ic i micare %ns pentru a pute avea efect

are nevoie de spaiu. 6de e!emplu la diverse t5rguri dansatorii tre0uie s-i fr5ne(e

permanent av5ntul pentru a nu cdea de pe scene minuscule8.

&.,. $cena spail !otarea

ante(ia i ideile 0une %nlocuiesc construciile scumpe. De e!emplu cu o $al

industrial vec$e i c5teva reflectoare se poate crea atmosfera dorit.ante(iei nu i se impune nici o limit cu e!cepia celor prescrise de reglementrile

legale privind sigurana participanilor care prevd e!istena i gri7a pentru ieirile %n ca(

de incendiu a ieirilor laterale i a materialelor pentru stingerea incendiilor 6spre

e!emplu %n 4ermania e!ist o ordonan cu privire la locurile de %nt5lnire iar %n #ustria

e!ist legi privind localurile pentru organi(area manifestaiilor8.

=paiul i dotarea:

#r$itectura i designul se potrivesc cu o0iectivele comunicrii9 Cum tre0uie s decurg 0randingul evenimentului9

,ste necesar decorarea scenei i a slii9

Ce este adecvat scopului evenimentului9

, nevoie de steaguri 0annere afie9

&.. Imaginile "i mi-loacele !e comnicare

,ste un lucru ar$icunoscut o imagine spune mai mult dec5t o mie de cuvinte. ncercai

s %nlocuii sau s completai e!plicaiile care durea( mult cu imagini video.,!ist mai multe modaliti te$nice pentru a evidenia imaginea video.

Proiecia pe ecrane este clasic. #vanta7ul ei const %n disponi0ilitatea fle!i0ilitatea i

costurile mici ale proiectorului i ecranului. Datorit progreselor te$nicii dimensiunile

mari ale proieciilor nu mai repre(int o pro0lem iar calitatea o0inut se apropie de

32


33/48

cea de la cinematograf. #poi tre0uie ca condiiile de lumino(itate s fie

corespun(toare. =paiul %n care se desfoar manifestaia tre0uie s poat fi ferit de

lumin iar %n prea7ma ecranului s nu fie prea mult lumin care s deran7e(e.

Importante dei %n (ilele noastre aproape de la sine %nelese sunt proiectoarele la care

este posi0il inserarea semnalelor video i a datelor computeri(ate.

Multe evenimente depind de proiecie prin urmare tre0uie luate msuri din timp pentru

ca(ul %n care s-ar defecta un aparat.

e$nica proieciei poate fi utili(at nu numai la pre(entarea imaginilor video ci i la

transmiterea de imagini filmate cu cameraT astfel de e!emplu putei s-l %nfiai pe

orator supradimensionat fc5ndu-l vi(i0il tuturor. E asemenea msur este necesar la

manifestaiile ample cu participani numeroi. Perspectivele diverse ale camerei de

filmat contri0uie la spargerea monotoniei dar presupune o regie de imaginecostisitoare at5t din punct de vedere te$nic c5t i al personalului calificat.

Pentru evenimentele %n aer li0er sau pentru alte situaii %n care lumina (ilei nu poate fi

evitat e!ist alte variante te$nice 6uniti de retroproiecie8.

&.H. Bmina

Lumina repre(int un mi7loc de comunicare fascinant. Pot fi modelate culoarea

lumino(itatea cantitatea i durata ei. *ine%neles pentru a avea efect lumina ere

nevoie de contrastul cu elementul opus %ntunericul.e$nica digital modern a difu(rii luminii i a reflectoarelor desc$ide o dimensiune cu

totul nou %n modelarea acesteia dar are i noi e!igene din punct de vedere logistic.

&.1. Tonl "i efectele sonore

onul este purttorul lim0a7ului c5ntecului sau mu(icii. =unt prioritare claritatea

superioar sonoritatea plcut i claritatea 0un a sunetului. e$nica tonurilor nu este

lucrul cel mai scump la un eveniment motiv pentru care nu ar tre0ui fcute niciodat

economii %n de(avanta7ul calitii.

Ecupai-v de designul coloanei sonore a evenimentului. ici c$iar (gomotul de

%nc$idere al portierei unei maini nu poate fi lsat la voia %nt5mplrii ci tre0uie reali(at

de aa natur %nc5t sunetul declanat de impactul puternic s ai0 o semnificaie

aparte.

33


34/48

Pentru a avea efect sunetul are nevoie de elementul opus: linitea. =unetul tare i de

lung durat devine (gomot dun5nd grav sntii.

&.11. Parfml

Emul reacionea( cel mai direct la stimulul receptat prin simul mirosului iar aceasta

se petrece %n primul r5nd %n mod su0contient.

Dac putei crea o relaie %ntre o mireasm i mesa7ul sau tema dumneavoastr atunci

%ncercai mcar o dat acest mi7loc scenic.

,!ist diferite modaliti te$nice pentru a folosi miresme la evenimente. Pentru a

aciona mirosul are nevoie %ntotdeauna de o deplasare a maselor de aer. Instalaiile de

aer condiionat i cele de aerisire pot fi folosite direct sau indirect. ,!ist %ns i aparate

speciale.

Cea mai mare pro0lem const %n faptul c nici un miros nu poate fi diri7at la fel deprecis precum un reflector care %ntr-o secund se aprinde luminea( i se stinge. Ca

atare te$nicile i materialele olfactive tre0uie s fie alese cu mare gri7. re0uie avute

%n vedere i eventualele efecte asupra celor alergici. Pentru acest mi7loc al punerii %n

scen este vala0il %n mod special sfatul: su0til nu masiv.

&.1#.


35/48

Gn imperativ %l repre(int de asemenea respectul pentru r5nduielile religioase. Ca

atare tre0uie aflat %n preala0il dac tre0uie avut %n vedere ceva anume cu privire la

participanii la un eveniment.

naintea evenimentului ar tre0ui s organi(ai o mas test ca s pro0ai service-ul i

calitatea i s putei face %m0untiri.

Cateringul este un su0iect %ndrgit %n special de clieni pentru c la acest capitol

fiecare se pricepe s spun ceva. Ca manager responsa0il cu evenimentul tre0uie s

gustai felurile de m5ncare servite la eveniment. umai aa putei tii dac sunt de o

calitate corespun(toare sau dac eventualele reclamaii ale oaspeilor sunt

%ndreptite.

;fetl

Gn 0ufet solicit mai puin personal pentru servire este avanta7os din punctul de vedereal costurilor i se presupune c nu necesit timp de ateptare.

De(avanta7ul const %n faptul c totul tre0uie pregtit anterior.

elurile de m5ncare servite pe farfurii i meniurile cu mai multe feluri servite la mas nu

tre0uie s fie re(ervate doar galelor festive. Ki participanii la sesiuni de lucru care

muncesc intens ore %ntregi %n QorAs$opuri ar tre0ui rspltii la mas printr-un service

mai special.

La meniurile pentru de7un tre0uie luat %n calcul at5t pentru aperitiv c5t i pentru desertcel puin "O de minute iar pentru felul principal cel puin &' de minute. Cina s-ar putea

s dure(e ceva mai mult.

Aspecte psiologice

Persoanele $ipoglicemice nu numai c nu se pot concentra dar uneori sunt i

neprietenoase. Ca atare pe parcursul pau(elor din cadrul manifestaiilor tre0uie puse la

dispo(iia participanilor mici gustri 6fructe sucuri proaspete pr7iturele etc. acestea

asigur %n timp provi(ia de glucide i de energie8.

n spaiile climati(ate tre0uie oferit suficient ap 6mineral i plat8. Gscciunea

aerului i des$idratarea datorat consumului de cafea defavori(ea( atenia.

*uturile

35


36/48

*uturile de la conferine tre0uie s fie sntoase i pe c5t se poate fr alcool.

otui aceasta depinde i de participani. 6Pro0a0il c nu e prea %nelept s-i ii pe

france(i departe de vin i pe 0avare(i departe de 0ere8.

*uturile tre0uie s corespund 0ugetului dar %n primul r5nd m5ncrii.

Aran-area meselor

Modul %n care amplasai mesele %n interiorul locaiei depinde de caracterul

evenimentului. Mesele rotunde permit o comunicare mai 0un dec5t cele lungi

deoarece toi oaspeii se pot vedea la fel de 0ine.

Dispunerea meselor este %ntotdeauna o tem politic dificil %ntruc5t anga7aii

neimportani sau c(ui %n di(graie sunt surg$iunii c5t se poate de departe de masa

conducerii.

Putei manipula posi0ilitile de comunicare: pentru a evita formarea 0isericuelor i a%nlesni formarea de noi cunotine ae(ai la aceeai mas participani care nu se

cunosc %n preala0il.

,!emplu: la o conferin cu tema /,uropa la evenimentele din cursul serii participanii

au fost %mprii %n grupuri definite de anumite /ri. Mesele puteau fi recunoscute dup

decorarea tipic a rii respective i dup steagurile foarte vi(i0ile.

La un alt eveniment grupurile de mese au fost denumite i decorate %n funcie de

sucursalele firmei din %ntreaga lume: Cape oQn *ei7ing =ao Paolo Madrid i *remen.La fiecare mas sttea o /ga(d din ara respectiv pentru a da informaii neoficiale

despre ar i amplasamentul firmei pe teritoriul acesteia.

n %nc$eiere o o0servaie etic: tre0uie oare s ne facem at5tea gri7i %n privina

cateringului9 Da. pentru c dac nu ne-ar preocupa acest fapt nu ar fi niciodat mai

puin foamete %n lume.

&.1&. Tr/irile 4palpa%ile7

#0ordarea simului tactil %n cadrul unui eveniment comport mult fante(ie %n etapa de

creaie.

=pre e!emplu putei folosi un /0ar tactil care s fie cufundat complet %n %ntuneric la

care s poat fi pipite suprafeele unui nou produs indiferent c este vor0a de un

celular sau despre variante ale ec$ipamentului din interiorul unui automo0il.

&.1'. Acinea

36


37/48

Pentru ca mesa7ul s-i ating mai 0ine scopul i s persiste mai mult %n memorie

acesta tre0uie asociat cu aciuni la care particip oaspeii.

De e!emplu pentru a determina 1'O de repre(entani 6ageni de v5n(ri8 s triasc

intens i direct sen(aia de /toi %ntr-o 0arc au fost dui pe un vas-mu(eu unde li s-au

dat e!plicaii. ndeprtarea ruginii frecatul punii i vopsitul fac parte din aciunile la care

au acceptat s ia parte i participanii.

La t5rgul auto din Detroit spoturile pu0licitare ale firmei FolAsQagen puteau fi /trite de

vi(itatorii t5rgului. ntr-un film pu0licitar pentru F 4olf doi tineri interpretau %mpreun

c5ntecul /Mr. Ro0oto. La standul t5rgului vi(itatorii erau invitai ca %n timp ce pro0au

locurile din main s fredone(e ei %nii partitura cu a7utorul unui monitor pentru

AaraoAe. Ca urmare a aciunii lor o0ineau ca suvenir un CD %nregistrat live.

,;,MPLG:

Pentru e!emplificarea aplica0ilitii conceptului de ar$itectura de evenimente am ales

un eveniment organi(at de ,vent Plus pe 1) octom0rie 2OOY la Palatul Regal =ala

ronului: X,!perience 1OX - 1O ani Impression 4rap$ics Romania Prin acest eveniment

,vent Plus o companie de event arc$itecture a %nceput prin sta0ilirea XcoordonatelorX

evenimentului: memora0ilitate unicitate i pu0licul int al evenimentului %n ca(ul defa FIP-uri top management-ul companiilor partenere. X,!perience 1OX are la 0a(a cei

1O ani de pre(en pe piaa de producie pu0licitar a clientului i %nseamn construcia

cu a7utorul a 1O resurse inedite a unei atmosfere generatoare de impresii unice.

ntreaga structura a evenimentului si-a propus XatingereaX tuturor simurilor fie ca

vor0im de cel vi(ual tactil auditiv gustativ sau olfactiv si XcreareaX de impresii

action5nd intr-un tot unitar.

4sirea resurselor potrivite pentru eveniment este una dintre cele mai grele si in

acelai timp mai frumoase prti in designul unui eveniment. Resursele puse %n 7ocul

simurilor au fost repre(entate de performeri speciali(ai pe evenimente corporate si

componente a0solut inedite ce redefinesc am0iana. Multe dintre aceste resurse au fost

aduse in premiera in Romania de ctre ,vent Plus special pentru acest eveniment.

Cele 1O XimpresiiX au fost repre(entate de:

37


38/48

1. invitatul special - Bean rancois > ,!treme art painter ? mai e!act trendsetter-ul

care a introdus arta ZliveZ in evenimentele corporatiste prin reali(area in c5teva

minute de picturi de mari dimensiuni

2. air3 Lig$t - un $appening aparin5nd coala de dans a lui Loie uller in care

artista folosete efecte de lumini coregrafie si costume pentru a revela

auditoriului contemporan cei mai frumoi i rari fluturi

". Li[uid Lig$t =$oQ un program special creat de Ra3mond aecA %mpreun cu

ec$ipa sa de FB 6video performance artist8 care a personali(at locaia conferindu-

i o imagine ineditT

&. Mood =[uad 6 o trup 0elgian de lounge pop-7a(( 0and care a asigurat

0acAground-ul mu(ical8

'. ZCigar RollerZ a creat tra0ucuri on the spotpentru invitai %n atmosfera unui /miniatelier cu0ane(

). =cent Mac$inesM cu a7utorul crora atmosfera s-a modificat semnificativ din

punct de vedere olfactiv pe parcursul evenimentului

+. Eptimusic Interactive 0ar unde invitaii au putu comanda cocAtailurile 61O

cocAtailuri createpersonali(ate special pentru acest eveniment8 prin

direcionarea unui laser ctre cocAtailul dorit

Y. elemente de scenografie - coloane de spande! 6special importate ce au decorat(ona de eveniment8

W. proiectul Colors #F un proiect inovator prin care s-a creat un %ntreg nou univers

de sunet i imagini

1O.un s$oQ de 0armani \ L,D 0ars.

Pentru ca audienta s recepione(e clar mesa7ul pe care dorim s-l transmitem este

nevoie nu numai de un concept creativ puternic ci i de o declinare a temei unui

eveniment pana la nivelul celor mai mici detalii 6mu(ica scenografie \ decor catering

performeri efecte speciale costume etc8 0a(at pe un sistem raional care 7ustific de

fapt conceptul de la care se pornete. Importana unui eveniment a crui organi(are ine

cont de toate aceste lucruri consta %n e!ploatarea unei (one care permite crearea unui

univers e!perimental unic atractiv surprin(tor i memora0il pentru pu0lic. De aceea

i %n Rom5nia viitorul de(voltrii pieei de evenimente depinde %n mare msura at5t de

38


39/48

disponi0ilitatea i desc$iderea clienilor fa de acest mod de a vedea i a considera

lucrurile c5t i de e!istena unor specialiti 6ar$iteci ai evenimentelor8 care s cunoasc

i s opere(e cu conceptele despre care am vor0it la %nceput.

'. PBA@I+ICA?EA FI COM@ICA?EA @I EE@IME@T

,venimentele sunt proiecte: au un %nceput un final i o mulime de pai

intermediari de importan diferit. Cu a7utorul managementului de proiect acestea pot

fi organi(ate cu succes indiferent c5t de comple!e sunt.

La fiecare proiect e!ist sarcini prev(ute cu %nceput i final i termene specifice.

ermenele deose0it de importante sunt repre(entate de /0ornele Ailometrice.

*a(a de pornire tre0uie s o constituie conceptul i calculaia costurilor. n cadrul

acestora sunt descrise i enumerate toate pro0lemele precum proceduri de invitare

program punere %n scen cltorii catering sau $oteluri.

iecare pas tre0uie ae(at %ntr-o ordine cronologic. Cea mai potrivit este

%ncadrarea %ntr-un flu! cronologic al desfurrii care s %nceap cu startul i s se

%nc$eie cu un punct final 0ine definit. ntre aceste momente tre0uie sta0ilite sarcinile

relevante atri0uindu-li-se i interval de timp 6av5nd rol de /0orne Ailometrice8.

lu!ul general al desfurrii unui eveniment:@CEPTB P?OIECTBI Coman!a pentr concept

=#RCI# 1 ela0orarea conceptului

=#RCI# 2 pregtirea pre(entrii

,RM,GL # pro0a general %n agenie

,RM,GL * pre(entarea %n faa clientului

,RM,GL C re0riefingul

;O?@A JIBOMET?IC 1 ?epartizarea sarcinilor pe tipri !e activit/i

=#RCI# " transpunerea %n practic

,RM,GL D discutarea aplicrii

,RM,GL , introducerea garaniei

=#RCI# & edificarea i recepia

39


40/48

;O?@A JIBOMET?IC # Manifestaia

=#RCI# ' demontarea i preluarea

=#RCI# ) decontarea

+I@ABB P?OIECTBI Discia final/

'.1. I@+O?MA?EA FI DOCME@TA?EA

oate informaiile importante tre0uie s fie comunicate. =e %nt5mpl rar ca

informarea s fie a0undent i foarte des ca aceasta s fie deficitar. Comunicarea

tre0uie %neleas ca un proces permanent.Mi7loace de informare:

Convor0irea telefonic

=crisoareafa!-ule-mail-ul

Conferina telefonic

Fideoconferina

nt5lnirea

La convor0irile telefonice importante este 0ine s se fac %nsemnri su0 forma unor

documente.

La temele semnificative din punct de vedere comercial sau 7uridic ar tre0ui trimis o

not de informare prin scrisoare sau fa! participanilor relevani.

n ca(ul e-mail-urilor solicitai o confirmare virtual a citirii acestora.

Re(ultatul unei %nt5lniri de lucru ar tre0ui %nsemnat %ntr-un protocol care s rm5n la

dispo(iia participanilor.

#tunci c5nd solicitai clientului s v acorde li0ertate de aciune o0inei i o confirmarescris a acesteia %n special pentru proiecte tiprite planuri i modificri ale costurilor.

Documentaia:

nsemnrile su0 form de acte

Protocolul convor0irilor

40


41/48

#cordarea li0ertii de aciune

'.#. $TA;IBI?EA P?IO?ITKIBO?

u toate sarcinile i termenele din cadrul unui proiect sunt la fel de importante i de

urgente. *ine%neles c pentru a filtra nivelul de importan al punctelor din plan este

necesar puin e!perien.

Pentru sta0ilirea prioritilor pot fi utili(ate fie clasificarea %n prioriti de la 1 la ' 6ori %n

pro0leme de importan redus mi7locie sau mare8 fie aa-numita /regul a lui

,isen$oQer. Potrivit acestei reguli termenele i sarcinile se pot reduce la dou

categorii: /importante i /urgente precum i la negaiile acestora /neimportant i /care

mai poate fi am5nat. Pornind de la acest principiu se construiete o matrice simpl.

IMPO?TA@T @EIMPO?TA@T?


42/48

ermenele i sarcinile tre0uie %nregistrate %ntr-o list de verificare.

Pot fi utili(ate sofQare-uri speciale pentru managementul proiectelor sau programe care

dispun de posi0ilitatea sortrii automate 6,!cel sau funcia ta0elar de a ord8. #stfel

la finalul ta0elului pot fi %nregistrate noile sarcini i termene iar programul organi(ea(

din nou cronologic lista de verificare.

'.'. PBA@B ?E


43/48

La evenimente se reunesc oameni. #cest fapt presupune riscuri cu privire la

sosire plecare sau locaie.

Pentru a-i prote7a pe eventualii participani %n cele mai multe ri e!ist regulamente

dispo(iii i legi mai mult sau mai puin stricte referitoare la e!ploatarea localurilor %n

care se desfoar %ntrunirile i manifestaiile. =igurana anga7ailor este reglementat

prin prevederile privind prevenirea accidentelor. C$iar dac %n Gniunea ,uropean se

duc tratative pentru o reglementare unitar din pcate aceasta nu e!ist %nc.

#tunci c5nd %ncepei s cutat locaia potrivit prima %ntre0are pe care ar tre0ui s vi-o

punei este: Ce anume tre0uie avut %n vedere %n mod deose0it referitor la aspectele

legate de siguran9

n ca( c se %nt5mpl ceva se va anali(a imediat %n ce msur suntei responsa0il caorgani(ator.

=pre e!emplu %n 4ermania e!ist o ordonan cu privire la localurile-tip destinate

%ntrunirilor %n #ustria e!ist legi cu privire la localurile %n care se organi(ea(

manifestaiile. #cestora li se adaug reglementrile corespun(toare pentru protecia

muncii i prevenirea accidentelor.

n Rom5nia este aplica0il Legea nr. )O1WW1 privind organi(area i desfurarea

adunrilor pu0lice. n cuprinsul acestei legi sunt sta0ilite o0ligaiile organi(atorilor laadunrile pu0lice 6art. 128:

Ergani(atorii adunrilor pu0lice sunt o0ligai:

a8 s %nregistre(e declaraiile de desfurare a adunrilor pu0lice la unitile de

7andarmi competente teritorial cu cel puin &Y de ore %nainteT

08 s sta0ileasc persoanele responsa0ile pentru conducerea adunrilor pu0liceT

c8 s asigure un dispo(itiv propriu de ordine format din personal purt5nd %nsemne

distinctive sta0ilite %mpreun cu comandantul unitii de 7andarmi care asigur msurile

de ordine pu0licT

d8 s delimite(e spaiul de desfurare a adunrilor pu0lice prin semne distinctive i

vi(i0ile iar c5nd acestea se desfoar %n deplasare s ia msuri pentru limitarea

spaiului de circulaie ocupatT

43


44/48

e8 s ac$ite anticipat pe 0a( de devi( i factur contravaloarea serviciilor i a

amena7rilor solicitate consiliilor locale pentru desfurarea normal a adunrilor

pu0liceT

f8 s sta0ileasc traseele de afluire i defluire a participanilor i s ia msuri ca

ocuparea spaiilor destinate desfurrii adunrilor pu0lice s ai0 loc cu puin timp

%nainte de ora %nceperii activitilor iar prsirea lor s se fac imediat dup ora limita

sta0ilitT

g8 s ia msuri pentru inter(icerea participrii la adunrile pu0lice a persoanelor care au

asupra lor 0uturi alcoolice sau care se afla su0 influenta acestoraT

$8 s ia msuri pentru %ndeprtarea participanilor care prin modul de manifestare

tul0ur ordinea i linitea pu0lic iar c5nd acetia nu se supun s %i semnale(e

organelor de poliieTi8 s %ntrerup imediat adunarea pu0lic atunci c5nd constat c au intervenit fapte de

natura celor prev(ute la art. 2 6care st5n7enesc folosirea normala a drumurilor pu0lice

a transportului %n comun cu e!cepia celor autori(ate funcionarea instituiilor pu0lice

sau private a celor de %nvm5nt cultur i sntate a unitilor economice ori care

degenerea( %n aciuni tur0ulente de natur a pune %n prime7die ordinea i linitea

pu0lic sigurana persoanelor integritatea corporala viaa sau 0unurile acestora ori ale

domeniului pu0lic care sunt continuate dup ora 2"OO8 T dup resta0ilirea ordiniiadunarea pu0lica poate continua %n limita timpului iniial apro0atT

78 s inter(ic participarea la adunrile pu0lice a persoanelor care au asupra lor arme de

orice fel

materiale e!plo(ive sau incendiare su0stane iritant lacrimogene sau cu efect

parali(ant dispo(itive pentru ocuri electrice ori alte o0iecte ce pot fi folosite pentru

aciuni violente sau de tul0urare a desfurrii normale a acestora.

Conform instruciunilor privind sigurana %n spaiile %nc$ise tre0uie avute %n

vedere aspecte precum:

Cile de salvare

Cile de evacuare

Iluminatul %n ca( de nevoie

Ieirile de evacuare tre0uie s fie desc$ise

44


45/48

Protecia contra incendiilor

Capacitatea de %ncrcare a podelelor i estradelor

=igurana ec$ipamentelor transportate 6difu(oare reflectoare etc.8

Pre(ena personalului calificat 6maistru al salii al scenei8

*. ;


46/48

=e face a0ia dup ce evenimentul a avut loc. #ceasta evidenia( succesul sau

insuccesul economic al evenimentului.

*.1. C9t cost/ n eveniment=

iecare eveniment are costurile sale specifice.

Diferite tipri !e costri:

Ta8a !e consiliere pentru prestaiile lor nemi7locite precum concepie i

transpunere %n practic ageniile primesc un onorariu.

Costrile !e pro!cie sunt costuri care apar la eveniment pentru serviciile

proprii. Dintre ele fac parte costurile directe cele de personal i costurile indirecte.

C$eltuielile cu personalul au dimensiuni diferite %ntruc5t fiecare anga7at participant

cost diferit. Costurile unitare directe sunt costuri pentru prestaii directe care apare!clusiv cu oca(ia evenimentului. ,le sunt costuri pentru transport sau pentru

ac$i(iionarea de aparate speciale sau o0iecte necesare doar pentru acest eveniment.

Costurile indirecte sunt repre(entate de c$irii pentru sedii asigurri generale costuri cu

telefonul i comunicaiile.

Costri nitare pentr serviciile e8terne sunt costuri ale cror prestri nu

sunt reali(ate i nici calculate de ctre organi(ator 6agenie8. Din acestea fac parte

costurile cu locaia scena sonori(area lumini efecte 6laser artificii8 te$nica proiecieic$eltuielile cu artitii catering securitate asigurri documentaia etc. Prestatorul de

serviciu tre0uie informat cu privire la toate detaliile de care are nevoie pentru calculaia

sa 6informaii cu privire la timp la cantiti8.

La aceste costuri se adaug i adaosul datorat profitului.

A"a!ar pentr client prel !e ofert/ se compne !in: costri !e pro!cie

0costri nitare c privire la personal "i c privire la aciziiile !irecte2 costri

in!irecte a!aos !atorat profitli costri pentr serviciile e8ternalizate "i ta8a !e

4consiliere7.

Din ofert fac parte i condiiile de plat. n general pentru agenii deconturile

nemi7locite se fac imediat dup proiect. ermenele de plat %ndelungate nu constituie o

o0inuin.

Gn 0uget 6sau o ofert8 ar tre0ui s fie constituit din urmtoarele po(iii:

46


47/48

=erviciile ageniei sau serviciile proprii

=erviciile e!ternali(ate eventual ta!a de /consiliere

#lte costuri precum costurile cu finanarea

,ventual impo(itul pe cifra de afaceri a serviciilor ageniei sau a serviciilor proprii Condiii de plat

ot mai multe firme sunt interesate s-i cofinane(e parial sau total evenimentele prin

c5tiguri o0inute din 0iletele de intrare i din sponsori(ri.

,. EABA?EA EE@IME@TBI

Din pcate e!ist %nc puine metode convingtoare pentru msurarea saucontrolul succesului. Pro0lema const %n alegea metodei. Parametrii pur operativi din

domeniul organi(rii evenimentelor precum c$estionarea participanilor prin %ntre0ri de

tipul /#i fost mulumit de organi(area evenimentului9 sunt insuficieni.

Jelurile cantitative precum atingerea unor cifre de vi(itatori contactele sta0ilite

la distane accesi0ile generarea de adrese sau lic$idarea de stocuri se pot controla

relativ uor dac anterior au fost sta0ilite o0iective realiste. Multe evenimente au %ns

eluri /a0stracte. Cum se poate msura motivarea9

Indiferent de modul %n care dorii s msurai i s apreciai succesul

evenimentului tre0uie definite %n preala0il eluri realiste i clare.

Ce se msoar9

re0uie definite o0iectivele cantitative i calitative legate de comunicare.

Cine msoar9

re0uie v(ut dac e!ist capacitile metodele i competena necesare reali(rii i

apoi anali(rii unei evaluri. n ca(ul %n care acestea lipsesc tre0uie solicitat

consilierea unui institut pentru studiul pieei.

C5nd se msoar9

,ste suficient o c$estionare la sf5ritul evenimentului sau la standul t5rgului9 C5nd

este momentul potrivit pentru c$estionare9 Poate fi util ca %naintea evenimentului s se

sta0ileasc cu a7utorul interviurilor i al grupurilor-int alctuite din potenialii

47


48/48

participani nite parametrii care s furni(e(e %n mod real posi0ilitile de comparaie

pentru c$estionarea de mai t5r(iu.

Cum se msoar9

C$estionarea poate fi %ntreprins cu a7utorul interviurilor live sau al celor telefonice. Din

e!perien %n aceste ca(uri cota rspunderii este ridicat. C$estionarele trimise prin

pot %n special cele a cror completare necesit mai mult de 1' minute sunt

dimpotriv mai puin acceptate. Dac grupul int este conectat prin Intranet sau prin

Internet c$estionarea se poate desfura on-line. n astfel de situaii cota rspunsurilor

este ridicat dar de asemenea ar tre0ui avut %n vedere faptul ca participanii s nu

piard mai mult de 1' minute cu completarea lor.

C$estionarele tre0uie s fie formulate clar i s fie %ntocmite sistematic. Ca stimulent al

motivrii se recomand sta0ilirea unui premiu care s fie ulterior la sori.

Cum se aprecia(9

Dup evaluarea pur statistic re(ultatele tre0uie prelucrate i interpretate corect.

;I;BIO

Documents

Organizarea Evenimentelor Curs Muresan