Organización y sistemas

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

ORGANIZACIN Y SISTEMAS IIESTUDIO ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA RESTREPO COMERCIAL INTERANDINA

GRUPO N 1

Tania AlayRicardo AgilaEduardo CoelloLuis DazRichard Guajn

CURSO: AE6-3 AULA: 44

INDICE

ContenidoINTRODUCCIN2ANTECEDENTES3METODOLOGA3VISIN DEL ESTUDIO4OBJETIVO GENERAL4OBJETIVOS ESPECFICOS4JUSTIFICACIN4Misin5Visin5Compromiso5Cultura Organizacional5PLANEACIN DEL ESTUDIO6Propuesta tcnica7PROGRAMA DE TRABAJO7RECOPILACIN DE DATOS:8NORMATIVA8ORGANIGRAMA.10SUPERVISIN DEL TRABAJO:11ANLISIS DE DATOS14ESPINA DE PESCADO18PLAN DE MEJORA O FORMULACIN DE RECOMENDACIONES20IDENTIFICACIN DE LAS PRINCIPALES CAUSAS DEL PROBLEMA.21MEDIDAS PROPUESTAS21ANEXOS22

INTRODUCCIN

La presente investigacin tiene como objetivo realizar un diagnstico organizacional a la empresa RESTREPO COMERCIAL INTERANDINA, dicho estudio se realizar para conocer la situacin actual de la empresa y determinar las definiciones que tiene en su desempeo.Por lo tanto aplicaremos la metodologa para el desarrollo de estudios organizacionales del libro de Organizacin de Empresas del autor de Enrique Benjamn Franklin la cual consta de 7 pasos o etapas a seguir las cuales son: Visin del estudio, Planeacin del estudio, Recopilacin de datos, Anlisis de datos, Formulacin de recomendaciones, Implementacin y Evaluacin de los resultados obtenidos.Despus de realizar el diagnstico organizacional, con los resultados obtenidos de la presente investigacin se realizara un anlisis FODA, y en base a las observaciones encontradas se elaborara un plan de mejora.

ANTECEDENTES

Restrepo Comercial Interandinainicio operaciones en Ecuador en el ao 1987, con la visin de convertirse en una respuesta a la necesidad que en ese momento tena Ecuador de contar con una empresa que estuviera en la capacidad de representar productos para la salud visual.

Gracias al esfuerzo y dedicacin de sus socios y al empeo y profesionalismo de cada uno de los colaboradores de la empresa, se ha convertido a la fecha en el Distribuidor Exclusivo para el Ecuador de empresas de gran reconocimiento a nivel mundial como lo son:Cooper Visinen la divisin de ptica con sus marcas:Avaira, Biomedics, Biomedics Toric, Biomdics Evolution y Expressions Colors;y deAllergan Inc., con su productoBotoxy muy recientemente con toda su lnea de rellenos faciales de cido HialuronicoJuvederm.

Restrepo Comercial Interandina, tiene presencia de oficinas en las ciudades de Quito y Guayaquil y despachos a nivel nacional,Restrepo Comercial Interandinaa sido reconocido en diversas ocasiones como el distribuidor con mejor servicio en el mercado.

METODOLOGA

La metodologa propuesta en el siguiente tipo de estudio la hemos dividido por etapas conforme a la siguiente divisin: Visin del estudio Planeacin del estudio Recopilacin de datos Anlisis de datos Formulacin de recomendaciones Implementacin Evaluacin

VISIN DEL ESTUDIOOBJETIVO GENERAL Analizar la situacin actual de la empresa Restrepo Comercial Interandina mediante la implementacin de un diagnostico organizacional, que permita la identificacin de reas de mejora en lo que a sus servicios se refiere.OBJETIVOS ESPECFICOS

Practicar un diagnstico organizacional a la empresa Restrepo Comercial Interandina Identificar las reas de mejora de servicios Elaborar manuales administrativos basado en los resultados obtenidos del diagnstico situacional.JUSTIFICACIN

La empresa RCI ha expresado su necesidad de actualizar sus manuales administrativos y segn los resultados obtenidos propondremos cual manual ser necesario o de mayor beneficio para la empresa.Es por esto que la mejor herramienta para identificar el estado actual de cada rea de la empresa es un diagnstico organizacional de la empresa y finalmente permitir proponer cual manual seria de ms beneficio para la empresa.

MisinGeneramos bienestar y crecimiento a nuestros clientes, socios y colaboradores a travs de la comercializacin de productos para la salud visual.

VisinNos mantendremos como una empresa exitosa, con presencia a nivel nacional, participe de una porcin del mercado cada vez ms grande, destacndonos por nuestro excelente servicio y la calidad de nuestros productos.

A su vez seremos reconocidos como un equipo humano slido, donde se promulguen los valores al interior de nuestra empresa con proyeccin a nuestros clientes.

CompromisoTodos los que hoy hacemos parte de la organizacin RCI aceptamos el compromiso de enfocar nuestras acciones y nuestras metas profesionales para alcanzar la Visin de la empresa.

Cultura OrganizacionalEn la cultura organizacional de la empresa Restrepo Comercial Andina existe un ambiente de armona y responsabilidad, cada empleado conoce a detalles sus funciones y la importancia que stas tienen ya sea para el proceso o para la realizacin del servicio segn la necesidad que el cliente tenga; dentro de la empresa RCA se acostumbra a ensear a todo empleado nuevo o en otras palabras a todo empleado recin incorporado al equipo de trabajo las actividades necesarias para brindar un servicio ptimo.

PLANEACIN DEL ESTUDIO

Realizar un estudio para conocer el alcance, necesidades y requerimientos tcnicos de la empresa RESTREPO COMERCIAL INTERANDINA, y determinar los posibles lineamientos que podamos seguir para la consecucin de los objetivos.Naturaleza: Jurdica Alcance: Mantenerse como una empresa exitosa, a nivel nacional.Factores que se deben revisar Objetivos Polticas Procedimientos Estructura Organizacional Liderazgo Comunicacin Servicio Calidad

Fuentes de estudio

Internas:Nivel directivoUsuarios del servicioEquipos de trabajoSistema de informacin

Externas:rganos de gobiernoNormativas ProveedoresClientes

Objetivo General Proporcionar una herramienta que oriente e impulse el desarrollo de la empresa RESTREPO COMERCIAL INTERANDINA

Investigacin preliminar

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVONECESIDADES ESPECIFICAS

PlaneacinEstablecer procedimientos de trabajo eficaces

OrganizacinIdentificar funciones y actividades de cada puesto

DireccinConfirmar que exista el trabajo en equipo y la coordinacin de puesto

ControlRealizar un seguimiento de los resultados obtenidos

Propuesta tcnica

1.-Naturaleza del estudio: Metodologa del estudio Organizacional 2.- Alcance: Todas las reas de la empresa.3.- Antecedentes: Repaso de toda la informacin junto con los estudios de anteriores manuales4.- Objetivos: Proporcionar una herramienta que oriente e impulse el desarrollo de la empresa RESTREPO COMERCIAL INTERANDINA5.- Estrategia: Observar cambios que hayan existido en anteriores manuales administrativos6.- Justificacin: Debido al crecimiento de la empresa es importante actualizar los manuales existentes dentro de la empresa.7.- Acciones: Aplicar el estudio, para alcanzar la visin de la empresa.8.- Recursos: Definir los recursos materiales y tecnolgicos necesarios para lograr los resultados previstos9.- Resultados esperados: Presentar manuales administrativos para la respectiva informacin de la empresa10.- Informacin complementaria: Recopilacin y revisin de todo el material normativo, administrativo y funcional.PROGRAMA DE TRABAJO

Identificacin: Metodologa del estudio OrganizacionalResponsables: Ricardo Agila Tania AlayEduardo CoelloLuis DazRichard Guajn

rea: Empresa RESTREPO COMERCIAL INTERANDINAClave: RCI1Actividades: El equipo de trabajo se dividi por fases del estudio organizacional Fases: Visin, Planeacin, Recopilacin, Anlisis y formulacin Calendario: La presente investigacin se inici el da jueves 04 de junio y finalizo el da lunes 8 de junio del 2015Representacin grfica:RECOPILACIN DE DATOS:

Observacin Cientfica

Restrepo Comercial Interandina, se concentr la atencin en las instalaciones, el tipo de mobiliario y el equipo que utilizaban a diario para realizar sus actividades, la relacin de trabajo entre los trabajadores y el clima organizacional.

Investigacin documental

NORMATIVA

REGLAMENTO CONTROL Y FUNCIONAMIENTO ESTABLECIMIENTOS FARMACEUTICOSTITULO III

CAPITULO I

DE LAS DISTRIBUIDORAS FARMACEUTICAS Y CASAS DE REPRESENTACION

Art. 45. Las distribuidoras farmacuticas son establecimientos farmacuticos autorizados para realizar importacin, exportacin y venta al por mayor de medicamentos en general de uso humano, especialidades farmacuticas, productos para la industria farmacutica, auxiliares mdico, quirrgico, dispositivos mdicos, insumos mdicos, cosmticos y productos higinicos. Deben cumplir con las buenas Prcticas de almacenamiento y distribucin determinadas por la autoridad sanitaria nacional. Funcionarn bajo la representacin y responsabilidad tcnica de un qumico farmacutico o bioqumico farmacutico.

Art. 46. Las casas de representacin son los establecimientos farmacuticos autorizados para realizar promocin mdica, importacin y venta al por mayor a terceros de los productos elaborados por sus representados. Deben cumplir con buenas prcticas de almacenamiento y distribucin determinadas por la autoridad sanitaria nacional. Requieren para su funcionamiento de la direccin tcnica responsable de un profesional qumico farmacutico o bioqumico farmacutico.

Art. 47 El propietario, gerente o representante legal de una distribuidora farmacutica o casa de representacin, previamente a su apertura y funcionamiento, presentar una solicitud al Director Provincial de Salud, en la que har constar los siguientes datos, segn corresponda:

a) Nombre del propietario, o representante legal;

b) Nombre, razn social o denominacin del establecimiento;

c) Nombre del responsable tcnico qumico farmacutico o bioqumico farmacutico, con ttulo debidamente registrado en el Ministerio de Salud Pblica;

d) Nombre los laboratorios representados y pas de origen para las casas de representacin; y, autorizacin de distribucin otorgada por el titular del registro sanitario en el pas, para las distribuidoras farmacuticas;

e) Lista completa de los productos que sern comercializados con la indicacin de los precios fijados por el Consejo Nacional de Fijacin y Revisin de Precios de Medicamentos de Uso y Consumo Humano.

f) Para las casas de representacin: nmina de visitadores mdicos, legalmente inscritos en el Proceso Nacional de Control y Mejoramiento en Vigilancia Sanitaria;g) Certificado de salud ocupacional del personal que labora en estos establecimientos otorgado por un centro de salud del Ministerio de Salud Pblica;

h) Permiso otorgado por el Cuerpo de Bomberos; e,i) Comprobante de pago del valor de derecho por servicio correspondiente al permiso de funcionamiento anual.

Art. 48 Previo el otorgamiento del permiso de funcionamiento y una vez cumplidos los requisitos antes sealados, la Direccin Provincial de Salud realizar la verificacin del cumplimiento de buenas prcticas de almacenamiento y distribucin.

Art. 49 Los deberes y obligaciones del qumico farmacutico o bioqumico farmacutico en las distribuidoras farmacuticas y casas de representacin, son los siguientes:a) Verificar que los productos cumplan con lo establecido en el certificado de registro sanitario correspondiente, tanto en la presentacin como en su calidad, as como la correspondencia entre el perodo de vida til y las fechas de elaboracin y vencimiento;

b) Verificar el cumplimiento de las buenas prcticas de almacenamiento, para garantizar la calidad, seguridad y eficacia de los medicamentos y condiciones ptimas de almacenamiento de los otros productos;

c) Revisar peridicamente los productos a fin de identificar oportunamente posibles cambios fsicos que demuestren alguna alteracin que afecte la calidad de los productos almacenados, as como las fechas de elaboracin y vencimiento;

d) Tomar muestras de cada uno de los lotes de fabricacin o importacin que quedarn bajo su responsabilidad y servirn de control, en caso de producirse algn reclamo por parte de los establecimientos que vendan los productos; y,

e) Suscribir junto con el representante legal, las solicitudes de registro sanitario y permiso de funcionamiento.

AdministrativaORGANIGRAMA.

SUPERVISIN DEL TRABAJO: Para asegurar la calidad y puntualidad de los resultados, se programaron reuniones semanales durante la aplicacin del estudio. Este acto precautorio permiti:

Apego al programa de trabajo.

Aclarar dudas en forma veraz y oportuna.

Revisar con tiempo los datos.

Fundamentar los avances.

Nuestros equipos trabajan de forma rpida para trasladar los avances cientficos desde el laboratorio al campo clnico, para llevarlos finalmente al mercado, y adems de cooperar en otros aspectos de nuestra empresa. Gracias al trabajo en equipo podemos adoptar las mejores decisiones para los pacientes, as como para nuestros empleados y accionistas. Nuestra estructura de trabajo en equipos ofrece oportunidades a los empleados de Restrepo para participar en la direccin de la organizacin, ganar una perspectiva ms amplia sobre otras funciones dentro de Amgen y alcanzar su mximo potencial.

ENCUESTA DE RESTREPO COMERCIAL

Folio: __________

Fecha: ____/____/____

A continuacin encontrar una serie de preguntas destinadas a conocer su opinin sobre diversos aspectos del Proyecto de la empresa Restrepo Comercial. Mediante esto queremos conocer lo que piensa la gente como usted sobre esta temtica.El cuestionario tiene cinco preguntas. Por favor lea las instrucciones al inicio de cada seccin y conteste la alternativa que ms se acerca a lo que usted piensa. Sus respuestas son confidenciales y sern reunidas junto a las respuestas de muchas personas que estn contestando este cuestionario en estos das. Muchas gracias.

Cul dira usted que es el nivel de conocimiento de las personas como usted frente a los siguientes temas? Evalu su nivel de conocimiento en una escala de 1 a 5, donde 1 No Usa, 2 Rara Vez, 3 Regular, 4 Frecuentemente y 5 es Diario el uso Por favor encierre en un crculo la alternativa que ms se parece a lo que usted piensa.

A. Productos

Tema

Nivel de Uso

No UsaRara VezRegularFrecuentementeDiario

101. Usa Lentes de Contacto12345

102. Usa Lentes Ordinarios12345

103. Se aplica BOTOX 12345

104. Se realiza tratamientos Faciales 12345

105. Se ha realizo Terapias Faciales (Productos)12345

Muchas Gracias

Resumen de la encuesta realizada

Numero de Encuestas. 10 personasPersonas EncuestadasUsa Lentes de ContactoUsa Lentes OrdinariosSe aplica BOTOXSe realiza tratamientos FacialesSe ha realizo Terapias Faciales (Productos)

122121

233234

344413

451322

525231

631142

743425

822334

911242

1022321

Conclusin:

1. Usa Lentes de Contacto:

1. 1 No Usa2. 4. Rara Vez3. 2. Regularmente4. 2 Frecuentemente5. 1. Uso Diario

2. Usa Lentes Ordinarios:


3. Se aplica BOTOX:


4. Se realiza tratamientos Faciales:


5. Se ha realizo Terapias Faciales (Productos):


ANLISIS DE DATOS

Cmo se hace?

Se realizara un anlisis FODA para conocer el estado situacional de la empresa.

Cundo se hace?

Se lo realizara en el lapso de 10 das cada uno encargado de un tema especfico

Quin lo hace?

Se lo realizara en un equipo de 5 personas

*Ricardo Agila *Tania Alay*Eduardo Coello*Luis Daz*Richard Guajn

Para qu se hace?

Se lo realiza para la mejora continua de procesos en la Casa de representacin farmacutica basados en conceptos bsicos y lgicos

Con que se hace?

Equipos Informticos.Bases de datos de empleadosBases de datos de los proveedores

Anlisis estratgico:

-Realizar el estudio del macro entorno mediante un anlisis PEST.

Plan operacional:

-Desarrollar los procesos y operaciones tanto en la compra como en la venta de los productos y servicios.

En esta parte, mediante el anlisis DAFO se proceder a examinar el entorno socioeconmico donde operar la empresa para sacar el mximo partido a las oportunidades que se presenten y poder evitar las amenazas existentes, adems se analizar internamente a la empresa para aprovechar las fortalezas que posee y enfrentarse a sus debilidades.

Segn los componentes del DAFO se entienden como:

-Amenazas: son los factores del entorno que podran afectar a los resultados de la empresa de forma negativa.-Oportunidades: son las circunstancias externas que pueden explotarse para conseguir mejores resultados.-Debilidades: son los factores internos que podran dificultar a la empresa la consecucin de sus metas.-Fortalezas: son las capacidades internas que pueden facilitar que la empresa logre sus objetivos.A continuacin en la tabla se especifican cada una de las caractersticas que se recogen en los cuatro componentes del DAFO. Plan de negocio, empresa distribuidora de productos de esttica

Fortalezas

* Distribuidor Exclusivo para el Ecuador: Al ser una empresa que importa productos de calidad, las dems empresas lo consideran el mejor proveedor*Gran gama de compradores y vendedores:Existen empresas fieles que solo desean nuestros productos.*Ventas a nivel nacional: Las ventas han sido buenas y rentables en los ltimos aosDebilidades* Bajo impacto publicitarioLa publicidad ha sido un punto menos para la organizacin*Productos sustitutosLa aparicin de productos clon a bajo costo.

Oportunidades

*Ingreso al sector visual El sector visual es una mina de oro *Ms empresas que adquieren nuestros productosEl catlogo de empresas sigue aumentando pero de manera lenta.Amenazas

*Impuestos a las importacionesLos actuales impuestos no permiten la importacin diaria.* Cambios constantes en los arancelesLos valores de importacin suben a gran escala ya que el gobierne prefiere el consumo nacional*Poca inversin empresarial.El sector financiero es muy escaso.Los diferentes objetivos que se han marcado en la elaboracin de este plan de negocio pueden clasificarse en dos tipos, por una parte los objetivos que se perseguirn de forma general en la realizacin de este plan de negocio y por otra parte los objetivos especficos que se han marcado en cada uno de los captulos. En cuanto a los objetivos generales se destaca:-Utilizar el trabajo realizado para el desarrollo futuro de una empresa de estas caractersticas. Marcando las directrices y polticas de sta con el objetivo de posicionarla en el mercado espaol y convertirla en una empresa de referencia en el sector.

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ESPINA DE PESCADOActualizaciones de manual no realizadasNO sabe guiar esto el administradorLaboran en cualquier departamentoManual desactualizadoEl nuevo personal no sabe qu hacerManuales solo para los Jefes de areaNo tienen su ubicacin No aptos para actuales serviciosNo saben bien su orden jerrquicoNo poseen una guiaFunciones escasasTrabajan en distintas reas Personal desubicado

Para el problema del personal que no tena bien claro que deba hacer cuando recin ingresara a trabajar o los actuales empleados se procedi a realizar una matriz de ISHIKAWA para poder verificar los defectos que posea esta parte importante de la empresa que son los empleados.Y con este anlisis tomamos en cuenta que es realizar un nuevo manual actualizado de todo el personal para que sepan a quien dirigirse.Reingeniera OrganizacionalPor qu utilizar este mtodo?Por ser una empresa en constante crecimiento necesita un nuevo sistema de anlisis para verificar como afrontar nuevos problemas y objetivos al constante cambio que tiene la empresa,Diagnostico En base al personal con que se dispone, se realizan reuniones y conversaciones para lograr un diagnostico optimo e indispensable.Gnesis de la organizacinRestrepo Comercial Interandina inicio operaciones en Ecuador en el ao 1987, con la visin de convertirse en una respuesta a la necesidad que en ese momento tena Ecuador de contar con una empresa que estuviera en la capacidad de representar productos para la salud visual.Gracias al esfuerzo y dedicacin de sus socios y al empeo y profesionalismo de cada uno de los colaboradores de la empresa, se ha convertido a la fecha en el Distribuidor Exclusivo para el Ecuador de empresas de gran reconocimiento a nivel mundial como lo son: Cooper Visin en la divisin de ptica con sus marcas: Avaira, Biomedics, Biomedics Toric, Biomdics Evolution y Expressions Colors; y de Allergan Inc., con su producto Botox y muy recientemente con toda su lnea de rellenos faciales de cido Hialuronico Juvederm.Restrepo Comercial Interandina, tiene presencia de oficinas en las ciudades de Quito y Guayaquil y despachos a nivel nacional, Restrepo Comercial Interandina ha sido reconocido en diversas ocasiones como el distribuidor con mejor servicio en el mercado.Infraestructura1. Se cuenta con instalaciones nuevas adquiridas en Quito2. Lugares amplios para que cada empleado se ocupe de su rea3. La organizacin se arma bajo procesos que se pueden administrar de mejor manera

Forma de operacin 1. Los objetivos se han cumplido con satisfaccin en los ltimos aos.2. Al tener los objetivos cumplidos, an existen deficiencias a largo plazo los cuales se pretenden solucionar.3. La toma de decisiones esta descentralizada bajo departamentos.4. La Empresa se desarrolla conforme avanza el tiempoPosicin competitivaLa competencia es una rivalidad entre las empresas del mismo tipo de negocio, en la cual hay una lucha constante por ganarse al cliente. Refirindose a la competencia esta puede ser caballerosa y discreta, o puede ser viciosa y guerrera.Criterios de accin1. Es importante conocer a la empresa a fondo desde las instalaciones con las que cuenta desde el inicio de la empresa hasta la actualidad.2. Es necesario la reingeniera de procesos al ser una empresa que cada da crece de acuerdo al mercado actual3. Con las variables que se tiene, empezaremos a concretar el estudio.4. Es factible realizar recomendaciones para que verdaderamente sirva de apoyo y resuelva problemas en la organizacin.5. Es importante aplicar el manual de procesos para evitar los problemas futuros.PLAN DE MEJORA O FORMULACIN DE RECOMENDACIONESIDENTIFICACIN DE LAS REAS DE MEJORA.EMPRESARIAL: La organizacin presenta un manual de funciones deficiente el mismo que debido a la alta rotacin de personal en el rea administrativa no ha sido actualizado de manera peridica, lo que ha conllevado a que el personal desconozca sus funciones a desempear, motivo por el cual se ha presentado que varias personas ejecuten la misma funcin.BODEGA:Dicha rea no cuenta con procesos definidos en cuanto se refiere a manejo de los eventos adverso que se presentare con relacin al producto BOTOX, los mismos que se manejaban de forma no tcnica.En la misma rea tambin se presenta una deficiencia en sealizacin para la ubicacin de la mercadera y productos destinados para la venta, cuarentena, desechos, etc.IDENTIFICACIN DE LAS PRINCIPALES CAUSAS DEL PROBLEMA. Una causa ms no problema que presenta la empresa es el de desarrollo en la que se encuentra, la misma que por dicha razn se produce el incremento de personal. Falta de coordinacin por parte de la directiva de la Empresa. Inestabilidad del personal en cuanto tiene que ver con el rea administrativa. Descuido del rea administrativa de la Empresa. Centralizacin en la toma de decisiones. No existe adecuada delegacin de autoridad y esto podra retrasar algunos procesos claves para la operacin de la empresa. MEDIDAS PROPUESTASEMPRESARIAL Levantamiento de informacin en cuanto se refiere a funciones del personal que se encuentra registrado en la nmina de la empresa. Actualizacin del manual de funciones con el que cuenta la empresa. Sociabilizacin del manual de funciones para que todo el personal conozca las actividades que debe desarrollar.

BODEGA Diseo e implementacin de procesos para el manejo de los eventos adversos que se presenten del producto BOTOX. Diseo de formularios para el registro de dichos eventos. Sealizacin en la bodega para una correcta distribucin del espacio.

ANEXOS

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