OpenOffice / LibreOffice 3.x
Hojas de clculo Frmulas
Rupert Parsons 2011
1
OpenOffice / LibreOffice 3.x
Copyright Copyright 2011 Rupert Parsons Algunos Derechos
Reservados Esta obra est bajo una licencia de Reconocimiento-No
comercial-Compartir bajo la misma licencia 3.0 de Creative Commons
o versiones avanzadas. Usted es libre de:
copiar, distribuir y exhibir, y ejecutar la obra hacer obras
derivadas
bajo las siguientes condiciones:
Atribucin Usted debe atribuir la obra en la forma especificada
por el autor. No comercial No puede utilizar esta obra para fines
comerciales. Compartir Obras Derivadas Igual Si usted altera,
transforma, o crea sobre esta obra, slo podr distribuir la obra
derivada resultante bajo una licencia idntica a sta.
Todas las marcas registradas dentro de esta gua pertenecen a sus
dueos legtimos. Autor Rupert Parsons Feedback Mantenimiento: Rupert
Parsons Por favor dirija cualquier comentario o sugerencia sobre
este documento: [email protected] Fecha de Publicacin y
Versin de Software Publicado Agosto de 2011 Basado en
OpenOffice.org 3.3
Rupert Parsons 2011
2
OpenOffice / LibreOffice 3.x
Frmulas
Rupert Parsons 2011
3
OpenOffice / LibreOffice 3.x
Introduccin y objetivos de aprendizajeRecuerde que las hojas de
clculo son tiles para lo siguiente: Cargar y Organizar datos
Analizar datos desde simples sumas hasta complejos clculos
matemticos Presentar datos Para analizar datos deber entender cmo
crear frmulas Las frmulas realizan operaciones matemticas con datos
que se cargaron en una hoja. Por ejemplo si una celda tiene el
nmero 3 y otra celda tiene el nmero 2 se puede cargar una frmula en
una tercera celda que suma los contenidos de las otras dos celdas
que tienen los nmeros (2 + 3 = 5)
El resto del captulo explica cmo crear y cargar frmulas
Importante: formatee las celdas correctamente Antes de cargar una
frmula en una celda le recomiendo que verifique el formato de la
misma y si es necesario cmbielo. Para celdas que tienen frmulas
normalmente tiene que usar el formato de celdas para nmeros. Se
debe a que las celdas que tienen frmulas normalmente muestran
resultados numricos. Vaya al captulo Formato de Celdas y
especialmente a la seccin Formato de celdas: Nmero para mayor
ilustracin. Rupert Parsons 2011 4
OpenOffice / LibreOffice 3.x
Los objetivos de aprendizaje y secciones de este captulo son los
siguientes:
Introducir el uso de frmulas y herramientas que le ayuda a crear
frmulas Seccin: Sumar datos Seccin: Asistente de funcin
Cmo crear frmulas con operaciones matemticas Seccin: Frmulas con
operaciones matemticas
Cmo copiar y pegar frmulas Seccin: Frmulas copiar y pegar (1)
Seccin: Frmulas copiar y pegar (2)
Cmo crear y usar la frmula SI Seccin: La Frmula SI
Rupert Parsons 2011
5
OpenOffice / LibreOffice 3.x
Sumar datosSeleccione la celda donde desea que est el resultado
de la suma Pulse el smbolo
Automticamente se seleccionan los datos a sumar, por ejemplo;
C2:C14 Pulse el icono Aplicar
Rupert Parsons 2011
6
OpenOffice / LibreOffice 3.x
Al trmino del procedimiento ver el resultado de la suma en la
celda seleccionada, como en el ejemplo:
Rupert Parsons 2011
7
OpenOffice / LibreOffice 3.x
Asistente de funcinPor ejemplo para calcular el promedio usando
el asistente de funcin deber ubicarse en la celda donde quiere que
se escriba el resultado Pulse Asistente: funciones
Aparece la ventana Asistente de funcin En la lista de las
funciones busque y seleccione PROMEDIO Pulse Siguiente
Rupert Parsons 2011
8
OpenOffice / LibreOffice 3.x
Pulse el icono Seleccionar en el cuadrito nmero 1
Aparecer una ventana en la que automticamente se van escribiendo
las celdas que va seleccionando. Para seleccionar dichas celdas
deber arrastrar el cursor sobre todas las celdas necesarias, por
ejemplo; Edad (B2:B14) Pulse el icono Maximizar
Rupert Parsons 2011
9
OpenOffice / LibreOffice 3.x
Aparece de vuelta la ventana Asistente de funcin; con los datos
correspondientes Pulse Aceptar
Al trmino del procedimiento, aparecer el promedio en la celda
seleccionada:
Rupert Parsons 2011
10
OpenOffice / LibreOffice 3.x
Frmulas con operaciones matemticasCmo crear y escribir una
frmula en una celda con operaciones matemticasPor ejemplo; para
calcular el porcentaje pagado del aporte para una clausura: Si el
total a pagar por cada alumno es Gs. 50.000 Entonces se plantea:
50.000 monto a pagar 40.000 monto pagado Las operaciones matemticas
que calcula el porcentaje pagado del aporte En el caso del ejemplo
arriba: porcentaje pagado del aporte = 40.000 * 100 / 50.000 (/ es
el smbolo para divisin) porcentaje pagado del aporte = 80% Por lo
tanto para configurar una celda que calcula el porcentaje pagado
del aporte tiene que escribir la frmula matemtica (p.ej. 40.000 *
100 / 50.000) en la celda Cmo escribir una frmula matemtica en una
celda Seleccione la celda donde desea que aparezca el
resultado:
Rupert Parsons 2011
11
OpenOffice / LibreOffice 3.x
Haga un clic en la lnea de entrada Escriba siempre al comenzar
de una frmula: =
La frmula matemtica para la primera fila en el ejemplo es:
50.000 * 100 / 50.000 En lugar de escribir el monto 50.000 escriba
el nombre de la celda que contiene de cunto se pag, en este caso C2
(vea la imagen en la pagina anterior y vaya al primer captulo:
Introduccin seccin: Introduccin a hojas de clculos para mayor
ilustracin de nombres de celdas). Para escribir el nombre de la
celda C2 se puede hacer un clic sobre la celda en cuestin despus de
=. Se escribir automticamente el nombre de la celda donde
corresponda:
Escriba el resto de la frmula, es decir, en este caso: * 100 /
50000
Pulse el icono Aplicar
Aparecer el resultado esperado, como en el ejemplo:
Antes
Despus
Para entender cmo calcular el porcentaje de los dems datos vaya
a la seccin Frmulas: copiar y pegar (1) de este captulo. Rupert
Parsons 2011 12
OpenOffice / LibreOffice 3.x
Operaciones matemticas bsicasOperaciones Suma Resta
Multiplicacin Divisin Smbolo + * /
Le recomiendo que practique crear frmulas en las celdas de una
hoja de clculo con las operaciones arriba.
Cmo crear una frmula que calcula porcentajes (usando el formato
de celdas para el mismo)Normalmente para celdas que tienen frmulas
tiene que formatear estas celdas como nmeros. (Vaya a la seccin:
Introduccin de este captulo para mayor ilustracin) Sin embargo en
el caso de porcentajes hay un formato de celdas especficamente
diseado para los mismos que simplificar la frmula que calcula
porcentajes y mejorar la presentacin de los resultados: Seleccione
la celda donde desea que aparezca el resultado:
Rupert Parsons 2011
13
OpenOffice / LibreOffice 3.x
Men Formato Seleccione Celdas... Aparece la ventana Formato de
celdas Seleccione la pestaa Nmeros Seleccione Porcentaje (en la
lista que se ubica debajo del ttulo Categora) Tilde las opciones
que desea para mejorar la presentacin de los datos Por ejemplo;
nmero de decimales Pulse Aceptar
Para calcular el porcentaje con este formato no tiene que
multiplicar por 100. Solamente tiene que dividir los nmeros: En el
caso del ejemplo que se us en la seccin anterior solo escriba en la
linea de entrada C2 / 50000 en vez de C2 * 100 / 50000 Aparecer el
resultado esperado con el smbolo % (100%), como en el ejemplo:
Para entender cmo calcular el porcentaje de los dems datos vaya
a la seccin Frmulas: copiar y pegar (1) de este captulo.
Rupert Parsons 2011
14
OpenOffice / LibreOffice 3.x
Frmulas: copiar y pegar (1)Si un rango de celdas necesita una
frmula, normalmente no tiene que escribir la frmula para cada uno
de ellos. Escriba la frmula en la primera celda del rango y luego
copie la frmula y pguela en el resto de las celdas que corresponden
al rango. Para mayor ilustracin tome el ejemplo del porcentaje
pagado del aporte para una clausura. Para calcular el porcentaje de
los dems datos: Seleccione la celda con la frmula Pulse el icono
Copiar
Seleccione las celdas en las cuales desea pegar el
formulario:
Rupert Parsons 2011
15
OpenOffice / LibreOffice 3.x
Pulse el icono Pegar Al trmino del procedimiento las otras
celdas del rango tendrn la frmula y los resultados esperados
aparecern:
Importante: Deber leer esta seccin y la siguiente seccin
Frmulas: copiar y pegar (2) para entenderla completamente y evitar
errores.
Rupert Parsons 2011
16
OpenOffice / LibreOffice 3.x
Frmulas: copiar y pegar (2)Cuando copie y pegue una frmula,
todos los nombres de las celdas que se registraron en la frmula
original cambiarn en las celdas que reciben la copia de la frmula.
Esta seccin explica cmo fijar un nombre de una celda y cundo tiene
que fijarlo. Para fijar un nombre de una celda escriba el smbolo $
antes y despus de la parte del nombre de la celda que tiene la
letra. Por ejemplo si el nombre de celda es F45 inserte el smbolo $
antes y despus de la letra F: $F$45 Tome el ejemplo del porcentaje
pagado del aporte para un mayor ilustracin... Recuerde que la
frmula para el porcentaje en la primera celda es: = C2 * 100 /
50000 Si el total a pagar por cada alumno/a se ubica en la celda
C17 se puede reemplazar el monto 50000 que se escribi en la frmula
con el nombre de la celda C17 que ahora tiene el mismo: = C2 * 100
/ C17
Rupert Parsons 2011
17
OpenOffice / LibreOffice 3.x
Sin embargo, si se usa el nombre de la celda para el total a
pagar hay una problema si va a copiar y pegar la frmula: Cuando la
frmula para el porcentaje en la primera celda se inserte a la celda
de abajo la frmula cambiar a la siguiente: = C3 * 100 / C18 Los
nombres de las celdas que se registraron en la frmula original
cambiarn de C2 a C3 y de C17 a C18. Los nombres de las celdas
cambian segn la posicin relativa de la celda que recibe la copia de
la frmula a la ubicacin de la frmula original (una fila de
diferencia). El nombre de la celda C3 es correcto para el monto que
se pag en la fila de abajo pero ahora el nombre de la celda C18 es
incorrecto para el total a pagar por cada alumno/a:
La celda para el total a pagar registra un error (#DIV/0!). Se
debe a que en la frmula, el nombre de la celda incorrecto para el
monto a pagar (C18), no tiene un monto:
Rupert Parsons 2011
18
OpenOffice / LibreOffice 3.x
Para fijar el nombre de la celda a C17 para el monto a pagar
inserte el smbolo $ antes y despus de la letra C en la frmula de la
primera celda: = C2 * 100 / $C$17 Cuando la frmula para el
porcentaje en la primera celda est pegada a la celda de abajo la
frmula cambiar a la siguiente: = C3 * 100 / $C$17 Ahora el nombre
de la celda para el total a pagar por cada alumna (C17) no
cambia:
Por lo tanto el porcentaje que aparece en la celda de abajo es
correcto:
Rupert Parsons 2011
19
OpenOffice / LibreOffice 3.x
La Frmula: SIIntroduccinLa frmula SI es una de las ms tiles que
tiene Calc Esta frmula comprueba si cumple una condicin (prueba
lgica) Por ejemplo: Si el contenido de la celda A2 es mayor que
20.000 (A2 > 20000) Si la condicin se cumple (verdadero), la
frmula dar un valor Por ejemplo: la palabra Dentro del Presupuesto
aparece si el contenido de la celda A2 es mayor que 20.000 Si la
condicin no se cumple (falso), la frmula dar un otro valor Por
ejemplo: la palabra Fuera del Presupuesto aparece si el contenido
de la celda A2 es menor o igual a 20.000 La sintaxis de la frmula
SI: SI (prueba lgica;valor si verdadero;valor si falso) En el caso
del ejemplo arriba la frmula SI es la siguiente:
=SI(A2>20000;Dentro del Presupuesto;Fuera del Presupuesto)
prueba lgica valor si verdadero valor si falso
Observaciones:
Tiene que introducir el texto entre comillas Aunque en el caso
del ejemplo la frmula SI da un texto (Dentro del Presupuestoo Fuera
del Presupuesto) no use el formato de celdas para texto. Use el
formato de celdas para nmeros20
Rupert Parsons 2011
OpenOffice / LibreOffice 3.x
Cmo usar el asistente de funcin para crear una frmula SIPara
explicar esto tome el siguiente ejemplo: Si en un examen para
estudiantes hay una pregunta Cul es la capital de Paraguay?. Los
estudiantes reciben 5 puntos por la respuesta correcta (Asuncin) y
cero puntos por la respuesta incorrecta. En el ejemplo los alumnos
debern cargar la respuesta en la celda B2 de una hoja de
clculo:
Se puede usar la frmula SI para automticamente dar los puntos
correctos: Ubicarse en la celda donde quiere que se escriba la
frmula SI Pulse el icono Asistente: funciones
Rupert Parsons 2011
21
OpenOffice / LibreOffice 3.x
Aparece la ventana Asistente de funcin En la lista de las
funciones busque y seleccione SI Pulse Siguiente
Escriba la prueba lgica en el cuadrito Prueba_lgica En el caso
del ejemplo: B2=Asuncin (En vez de escribir el nombre de la celda
en el cuadrito Prueba_lgica se puede pulsar el icono Seleccionar a
la derecha del mismo para que se escriba el nombre de la celda.
Vaya a la seccin Asistente de funcin de este captulo para mayor
ilustracin)
Rupert Parsons 2011
22
OpenOffice / LibreOffice 3.x
Escriba el valor si la condicin se cumple (verdadero) en el
cuadrito Valor_si_verdadero En el caso del ejemplo: 5 Escriba el
valor si la condicin no se cumple (falso) en el cuadrito
Valor_si_falso En el caso del ejemplo: 0 Pulse Aceptar
En el caso del ejemplo el asistente de funcin escribe:
=SI(B2="Asuncin";5;0) Aparecer el resultado esperado, como en el
ejemplo:
Rupert Parsons 2011
23
OpenOffice / LibreOffice 3.x
Cmo crear una frmula SI que tiene ms de una prueba lgicaCon la
frmula SI se puede evaluar hasta 7 condiciones (pruebas lgicas) Por
ejemplo, en una hoja de clculo que tiene una lista de nombres y
direcciones, se puede crear una frmula SI que automticamente da el
saludo correcto (p.ej. Estimado / Estimada) basado en el titulo
(Sr., Sra.,Srta.): En el caso del ejemplo hay 3 pruebas lgicas:
Prueba lgica 1: Si C2=Sr. Si es verdadero: Estimado
Prueba lgica 2: Si C2=Sra. Si es verdadero: Estimada Prueba
lgica 3: Si C2=Srta. Si es verdadero: Estimada
Ubicarse en la celda donde quiere que se escriba la frmula SI
Asegrese que la celda tenga el formato de celdas para nmeros Pulse
el icono Asistente: funciones
Rupert Parsons 2011
24
OpenOffice / LibreOffice 3.x
Aparece la ventana Asistente de funcin En la lista de las
funciones busque y seleccione SI Pulse Siguiente
Prueba lgica 1: Si C2=Sr. / Si es verdadero: Estimado Escriba la
primera prueba lgica en el cuadrito Prueba_lgica En el caso del
ejemplo: C2=Sr. (En vez de escribir el nombre de la celda en el
cuadrito Prueba_lgica se puede pulsar el icono Seleccionar a la
derecha del mismo para que se escriba el nombre de la celda. Vaya a
la seccin Asistente de funcin de este captulo para mayor
ilustracin)
Rupert Parsons 2011
25
OpenOffice / LibreOffice 3.x
Escriba el valor si la condicin se cumple (verdadero) en el
cuadrito Valor_si_verdadero En el caso del ejemplo: Estimado
Prueba lgica 2: Si C2=Sra. / Si es verdadero: Estimada Pulse el
icono fx a la izquierda del cuadrito Valor_si_falso
Rupert Parsons 2011
26
OpenOffice / LibreOffice 3.x
Aparece la ventana Asistente de funcin En la lista de las
funciones busque y seleccione SI Pulse Siguiente
Escriba la segunda prueba lgica en el cuadrito Prueba_lgica En
el caso del ejemplo: C2=Sra.
Rupert Parsons 2011
27
OpenOffice / LibreOffice 3.x
Escriba el valor si la condicin se cumple (verdadero) en el
cuadrito Valor_si_verdadero En el caso del ejemplo: Estimada
Prueba lgica 3: Si C2=Srta. / Si es verdadera: Estimada Pulse el
icono fx a la izquierda del cuadrito Valor_si_falso Aparece la
ventana Asistente de funcin En la lista de las funciones busque y
seleccione SI Pulse Siguiente Escriba la tercera prueba lgica en el
cuadrito Prueba_lgica En el caso del ejemplo: C2=Srta. Escriba el
valor si la condicin se cumple (verdadero) en el cuadrito
Valor_si_verdadero En el caso del ejemplo: Estimada
Rupert Parsons 2011
28
OpenOffice / LibreOffice 3.x
Si las condiciones no se cumplen Escriba el valor si las
condiciones no se cumplen (falso) en el cuadrito Valor_si_falso En
el caso del ejemplo: Error (si Sr., Sra., o Srta. no se registraron
en la celda B2) Pulse Aceptar
En el caso del ejemplo el asistente de funcin escribe:
=SI(C2="Sr.";"Estimado";SI(C2="Sra.";"Estimada";SI(C2="Srta.";"Estimada";
"Error"))) Aparecer el resultado esperado, como en el ejemplo:
Rupert Parsons 2011
29
OpenOffice / LibreOffice 3.x
Se puede copiar y pegar la frmula SI a las otras celdas del
saludo (Vaya a la seccin Formulas: copiar y pegar (1) para mayor
ilustracin)
Operadores de comparacinEn los ejemplos que se usaron en esta
seccin la operadora = se us en las pruebas lgicas La siguiente
tabla tiene todos los operadores de comparacin que puede usar para
crear una prueba lgica: Operaciones de comparacin Igual a Mayor que
Menor que Igual o mayor que Igual o menor que Distinto de Smbolo =
> < >= 45 A1=45 A1
