Öffentlichkeitsarbeit in Vereinen - metatop.de · Wie funktioniert die Öffentlichkeitsarbeit im Verein 6 ... ment von Kommunikation in Organisationen, Unternehmen, ... Interne Gruppe:

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Öffentlichkeitsarbeit in Vereinen

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Inhalt

Vorwort 3

1. Teil - Theorie 4

Definition PR (Public Relations) 4 Wer ist das Umfeld Ihres Vereins? 5

Die Dialoggruppen von Vereinen 5

2. Teil - Praxis 5 PR als Existenzsicherungsmodell 6 Wie funktioniert die Öffentlichkeitsarbeit im Verein 6 Gängige PR-Instrumente 7

Instrumente für die Vereins-PR 7 Tipps und Regeln für das Texten 14

Öffentlichkeitsarbeit für Vereine

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Vorwort

„Öffentlichkeitsarbeit für Vereine“ ist nach dem „Leitfaden zur Sponsorenge-winnung“ und dem „Leitfaden für Sponsor Relationship Management“ die dritte Publikation, die als eine Art Hilfestellung in Theorie und Praxis betrachtet wer-den kann. Diese Publikation ist aber völlig eigenständig zu behandeln und soll bewusst nicht das Thema Sponsorengewinnung und -betreuung aufgreifen - auch wenn ein deutlicher Zusammenhang und Nähe zwischen dem Bereich Öffentlichkeitsarbeit und Sponsoring besteht. Denn je präsenter Sie mit Ihrem Verein sind, je mehr Sie im Dialog mit Ihren Ziel- bzw. Dialoggruppen ste-hen, desto einfacher wird es Ihnen gelingen, potentielle Sponsoren aus Ihrem Vereinsumfeld für ein Engagement bei Ihnen zu begeistern.

Öffentlichkeitsarbeit für Vereine | Vorwort

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1. Teil - Theorie

Definition PR (Public Relations)

PR kürzt den englischen Begriff Public Relations ab und steht für das Manage-ment von Kommunikation in Organisationen, Unternehmen, Behörden, Vereinen und Verbänden und Personen mit deren Bezugs- oder Dialoggruppen. Will man den Begriff Public Relations ins deutsche übertragen, spricht man von Öffentlich-keitsarbeit. Im Folgenden sollen die Begriffe PR und Öffentlichkeitsarbeit gleich-gesetzt sein. Dazu gehören Maßnahmen zur Schaffung von Bekanntheit sowie zur Imagepflege der jeweiligen Organisation in der Öffentlichkeit.

„Sie tun Gutes? Dann reden Sie darüber!“

Die Kommunikation nach innen und außen ist längst auch bei Vereinen und Ver-bänden als Erfolgsfaktor angesehen. Dennoch nutzen noch viel zu wenige ge-meinnützige Organisationen die Möglichkeiten der Öffentlichkeitsarbeit.

Nutzen Sie die Chance und informieren Sie Ihre Mitglieder und weitere Dialog-gruppen über Ihre Aktivitäten und Angebote. Machen Sie auf sich aufmerksam und platzieren Sie sich bspw. als familienfreundlicher Verein oder sportbegeis-terte Gemeinschaft und sichern Sie sich dadurch einen (Wettbewerbs-)Vorteil für Ihren Konkurrenten. Darüber hinaus machen Sie sich interessant und aufmerk-sam für Ihre künftigen Sponsoren. Der positive Nebeneffekt: Auch Ihre Bestands-sponsoren profitieren von Ihrer verbesserten Außendarstellung. Mit aktiver und ehrlicher sowie langfristig angelegter Informationsarbeit erzielen Vereine Vertrau-en und Glaubwürdigkeit. Öffentlichkeitsarbeit ist also ein wichtiger Indikator für eine erfolgreiche Außendarstellung des Vereins, denn PR fördert das Interesse für Vereinsthemen, aktuelle Projekte oder künftige Vorhaben.

Allein durch das regelmäßige, ja tägliche Vereinsleben und das vielfältige Ange-bot kommuniziert ein Sportverein in der Regel ständig mit seinem Umfeld – auch wenn das im ersten Moment gar nicht so wahrgenommen wird oder beabsichtigt ist. Stichwort: Mann kann nicht nicht kommunizieren. Allein durch den Kontakt zwischen Mitgliedern untereinander und mit ihren Übungsleitern oder zwischen Sportlern bei Wettkämpfen und den Zuschauern, steht der Verein ständig in der Öffentlichkeit und wird wahrgenommen.

Öffentlichkeitsarbeit bedeutet folglich (der selbst gesteuerte) Beziehungsaufbau und deren Pflege zwischen dem Verein und seinem Umfeld bzw. seinen Dialog-gruppen um diese mit verschiedenen Kommunikationsmaßnahmen zu versorgen oder besser zu steuern.

Public Relations:Das Managen von Kommuni-kation zwischen Organisation und Dialoggruppe.

Sichern Sie sich einen Vorteil gegenüber Kokurrenten!

Öffentlichkeitsarbeit für Vereine | 1. Teil - Theorie

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Wer ist das Umfeld Ihres Vereins?

Der Verein kommuniziert also in der Regel mit seinem (sozialen) Umfeld, das aus verschiedenen Gruppen besteht und somit ggf. auch mit verschiedenen Bot-schaften versorgt werden soll. In der Öffentlichkeitsarbeit werden Zielgruppen häufig als Dialoggruppen bezeichnet, an die sich die Kommunikation des Vereins richtet.

2. Teil - Praxis

Sportvereine spielen im sozialen Umfeld ihrer Heimatgemeinde oder ihres Hei-matortes eine zentrale Rolle und nehmen schon allein durch ihr in der Regel le-bendiges Dasein und ihre Präsenz automatisch sehr stark am gesellschaftlichen Leben im Ort teil. Zieht man in diese Überlegung die Breite und Größe der oben genannten Dialoggruppen mit ein, dann wird die Bedeutung eines funktionieren-den Vereins noch deutlicher. Umso wichtiger ist eine gute PR-Arbeit.

Mit der Öffentlichkeitsarbeit können Sie positiven Einfluss auf Ihre Dialoggruppen nehmen und die Ziele, die Sie mit Ihrem Verein haben nicht nur kommunizieren, sondern auch in die Tat umsetzen und verwirklichen. Durch eine intensive und re-gelmäßige PR-Arbeit bringen Sie Ihren Verein ins Gespräch und binden ihn einmal mehr in das öffentliche Leben im Vereinsort ein. Gute Vereins-PR ist auch ein Teil der Zukunftssicherung Ihres Vereins. Durch Ihre Präsenz wecken Sie bei potenti-ellen Sponsoren, die Ihre Vereinsarbeit zusätzlich finanziell unterstützen können, Interesse; Sie sprechen potentielle Ehrenamtliche oder Übungsleiter an, die sich bisher noch nicht für Ihren Verein engagieren, weil ihnen unter Umständen noch nicht bewusst ist, dass auch im Ehrenamt (bspw. bei Trainern und Übungslei-tern) ein ständiger Bedarf an Nachwuchs besteht. Zudem erreichen Sie mit einer

Unterschiedliche Zielgruppen müssen mit spezifischen Botschaften versorgt werden.

Vereine sind Teil des gesell-schaftlichen Lebens im Ort.

Gute Öffentlichkeitsarbeit hilft Ihnen, Ihre Ziele zu errei-chen......

Dialoggruppen von Vereinen

potentielle Mitgliedersportinteressierte Bürger Lokalpolitiker/ Gemeindevertreterpotentielle Sponsoren, Spender, Gönnerregionale/ lokale Presse

Mitglieder Ehrenamtliche im Verein

ElternKinderGroßeltern....

Externe Gruppe:

Angehörige von Mitgliedern:

Interne Gruppe:

Öffentlichkeitsarbeit für Vereine | 1. Teil - Theorie

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erfolgreichen und glaubwürdigen Außendarstellung Aufmerksamkeit und Glaub-würdigkeit bei Eltern, die ihren Nachwuchs mit Sicherheit dem Verein ans Herzen legen wollen, der sich am besten präsentiert und dauerhaft im Gespräch ist. PR ist also auch ein Mittel der Zielerreichung. Sie dient dem Fortbestand, der Wei-terentwicklung und der stetigen Anpassung des Vereins an die gesellschaftlichen Ansprüche und Veränderungen.

PR als Existenzsicherungsmodell

Wie wir schon oben erfahren haben, verfolgt die Öffentlichkeitsarbeit die Absicht, die Bekanntheit und das Image des Vereins zu steigern, mit dem mittel- bis lang-fristigen Ziel, die Mitgliederanzahl und das Vereinsangebot zu vergrößern. Denn ein gutes „Standing“ des Vereins, also eine große Mitgliederzahl und bspw. auch eine funktionierende Jugendarbeit, stärkt die Position und das Ansehen des Ver-eins und macht ihn somit für seine Dialoggruppen attraktiv. Ehrliche und transpa-rente Berichterstattung über den Verein ist die Basis für ein glaubwürdiges Auftre-ten. Und dazu gehört auch, mit seinen Dialoggruppen in Kontakt zu treten, wenn es Probleme im Verein gibt, wenn - was auch einmal vorkommen kann - negative Dinge im Verein auftreten. Wichtig ist, dass Sie sich nicht nur im Erfolgsfall in der Öffentlichkeit darstellen, sondern auch im „Krisenfall“ wahrheitsgemäß be-richten. Das schafft Vertrauen und zeigt Ihre Kompetenz in der Vereinsführung. Öffentlichkeitsarbeit ist also auch eine Art Existenzsicherungsmodell.

Präsent zu sein und Präsenz im Umfeld des Vereins zu zeigen, bedeutet aber auch, bei Festen und Veranstaltungen in der Gemeinde oder im Ort anwesend zu sein. Ihre Bezugsgruppen bzw. die Menschen im Ort und der Umgebung sollen sehen, „die machen nicht nur Sport oder spielen nicht nur Fußball, sondern die tun auch etwas für die Menschen im Ort, nehmen Teil am sozialen und gesell-schaftlichen Leben“.

Wie funktioniert denn nun die Öffentlichkeitsarbeit im Verein?

Das weit verbreitete Zitat bzw. den Buchtitel „Tue Gutes und rede darüber“ haben wir bereits angesprochen. Auch wenn dieses Zitat schon recht „abgedroschen“ sein mag, trifft es den Kern der PR-Arbeit für Vereine bzw. für Non-Profit-Orga-nisationen. Weite Bevölkerungsteile sind allein in den rund 91.000 Turn- und Sportvereinen regional engagiert und die Menschen in Deutschland profitieren durch ein vielfältiges (Sport-)Angebot zu einem relativ kleinen Mitgliedsbeitrag von den Vereinen, die in der Regel ehrenamtlich geführt und getragen werden. Vereine und vor allem die Menschen, die sich in den Verein engagieren, tun Gu-tes. Und das Ziel der PR-Arbeit für Vereine ist es, die Öffentlichkeit über die-ses Tun und Handeln zu informieren und darüber zu reden, schreiben, bloggen,

...und die Zukunft Ihres Vereins zu sichern.

Zeigen Sie Präsenz!

Mit ihrem ehrenamtlichen Engagement leisten Vereine einen enormen Beitrag für die Gesellschaft. Mit PR machen Sie darauf aufmerksam.

Öffentlichkeitsarbeit für Vereine | 2. Teil - Praxis

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posten, diskutieren, oder zusammengefasst: kommunizieren. Um mit seinen ex-ternen Dialoggruppen (siehe oben) in Kontakt zu kommen oder besser kommu-nizieren zu können, bedient man sich aus dem „Werkzeugkasten“ der PR-Profis mit verschiedenen Instrumenten. Mit ihrer Hilfe sollen die kommunikativen Ziele umgesetzt und erreicht werden. Die Auswahl dieser PR-Instrumente ist abhängig von der anzusprechenden Dialoggruppe und des Inhalts, den man vermitteln will.

Gängige PR-Instrumente

Im Folgenden nennen und erklären wir Ihnen die PR-Instrumente, die sehr häufig verwendet werden und auch in der Praxis für die Öffentlichkeitsarbeit von Ver-einen einsetzbar sind und auch bereits eingesetzt werden. Einen vollständigen Überblick zu liefern ist unmöglich, denn prinzipiell kann jeder Kommunikations-prozess ein PR-Instrument sein. Sicherlich fallen Ihnen noch weitere Instrumente ein, die gerade in der PR-Arbeit für Vereine eine große Rolle spielen können.

Grundsätzlich können PR-Instrumente in interne und externe unterschieden wer-den und sie lassen sich bspw. auch nach ihrer Kontaktart (schriftlich, persönlich oder elektronisch) differenzieren.

Instrumente für die Vereins-PR

Vereinszeitung

Die Vereinszeitung kann als internes und externes PR-Instrument verstanden werden; richtet diese sich doch gleichzeitig an die Mitglieder des Vereins und gibt einen regelmäßigen unterjährigen Überblick über das Vereinsgeschehen. Der Vorstand berichtet über Neuigkeiten, die den Gesamtverein betreffen, die einzelnen Abteilungen blicken auf das sportliche Geschehen. Bspw. können Sie verschiedene Rubriken ergänzen, die auch immer wieder von anderen Mitglie-dern gestaltet werden können. So sorgen Sie für eine breite inhaltliche Basis und Streuung und schaffen es gleichzeitig, Mitglieder zu binden, indem diese sich bei der Erstellung der Vereinszeitung beteiligen.

Andererseits informieren Vereine mit ihrer „Hauspublikation“ auch die breite Öf-fentlichkeit in und um ihren Vereinsort. Sie sprechen dadurch nicht nur künftige Mitglieder, sondern auch Sponsoren oder Spender an.

Die öffentliche Wahrnehmung des Vereins über seine Zeitung sollte keinesfalls unterschätzt werden. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die Vereinszeitung

Gibt Überblick über das Vereinsgeschehen.


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einen Eye-Catcher im Vergleich zu Ihrer „Vereinskonkurrenz“ indem sie ein nicht alltägliches Format Ihrer Vereinszeitung auswählen (die meisten Vereinspublika-tionen werden in der Größe DIN A5 aufgelegt). Auf jeden Fall sollte das Heft vier-farbig sein und zahlreiche Fotos Ihrer Mitglieder beim Sport, bei der Siegerehrung oder bspw. in geselliger Runde zeigen. Halten Sie die Berichte und Texte kurz und knapp. In der Vereinszeitung muss bspw. nicht jeder Ausflug der Wanderabtei-lung bis ins letzte Detail wiederholt werden.

Tipps und Regeln über das Texten finden Sie am Ende dieser Publikation.

Presseinformation

Mit der Presseinformation an die örtlichen und regionalen Medien (Lokalzeitung, Wochenblatt, Anzeigenblätter, etc.) informieren Sie über Neuigkeiten im Verein oder in der Abteilung. Sie kündigen bspw. Veranstaltungen oder Events an oder fassen das Ergebnis einer Mitgliederversammlung zusammen. Zu Beginn des Textes sollten Sie die klassischen W-Fragen (Wer, Was, Wann, Wo, Wie, Warum) beantworten. Aus der Überschrift und den ersten Sätzen müssen der gesamte Inhalt und die Botschaft der Presseinformation hervorgehen. Da Pressemitteilun-gen von hinten gekürzt werden, gilt die Reihenfolge: Vom Wichtigen zum weniger Bedeutsamen. Vergessen Sie nicht, einen Ansprechpartner für Rückfragen zu nennen. Betrachten Sie die Presseinformation als eine Art Angebot für den Re-dakteur. Entweder kann und will er den ihm zur Veröffentlichung zur Verfügung gestellten Text von Ihnen so übernehmen; eine andere Möglichkeit besteht darin, den Text als Grundlage für eigene Recherchen heranzuziehen.

Presseinformationen infor-mieren die Öffentlichkeit über das Vereinsgeschehen.

0 20 40 60 80 100

Traditionelle Aspekte

Einbindung in neue Medien

Tatsachen Übermittlung

Wiedererkennungswert

Bezug zum Verein

Verständlichkeit 79 %

76 %

73 %

70 %

35 %

28 %

Umfrage 2011: Wichtige inhaltliche und formale Aspekte bei Pressemitteilungen.

Nutzen Sie die Vereinszei-tung, um sich von den ande-ren Vereinen abzuheben.


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Presseverteiler

Bevor Sie wie oben beschrieben verfahren, listen Sie im Vorfeld auf, welche regionalen Medien im Vereinsort bzw. im näheren Umkreis in Frage kommen. Rufen Sie bei den Redaktionen an, stellen Sie sich kurz vor und fragen Sie, wer zuständig ist für die Vereinsberichterstattung, wem und in welcher Form (E-Mail, Fax, Post) Sie Ihre Presseinformationen übermitteln sollen. Fragen Sie auch, wie Sie mit der Übermittlung von - meist großen - Bilddaten verfahren sollen. Ein persönliches Kennenlernen, wenn auch „nur“ am Telefon wird Ihnen die Zusam-menarbeit erleichtern. Der Autor empfiehlt: Wiederholen Sie die Kontaktaufnahme einmal im Jahr und sorgen so für ein „update“ der richtigen Ansprechpartner in den Redaktionen.

Erstellen Sie aus Ihrem Rechercheergebnis am besten einen Presseverteiler. Wie oben bereits angedeutet, achten Sie auf Aktualität des Verteilers und prüfen Sie diesen regelmäßig. Im Presseverteiler sollten Sie auf einen Blick mindestens fol-gende Basisinformationen finden:

▪ E-Mail-Adresse, Telefon etc. ▪ Name der Redaktion, Ansprechpartner, Position ▪ Feste Termine für Redaktionsabgaben ▪ Affinität zu speziellen Themen, Interessen etc. ▪ Ggf. Auflage, Reichweite, Erscheinungshäufigkeit

Pressedienst, Pressegespräch, Redaktionsbesuch, Presseinladung oder Pressekonferenz

sind weitere Mittel der Medienarbeit, die an dieser Stelle wenigstens einmal kurz erwähnt werden sollen. Da sie aber für die Großzahl der mehr als 90.000 Verei-ne in Deutschland als Instrumente der Öffentlichkeitsarbeit kaum relevant sind, werden diese nicht näher betrachtet. Diese Mittel der Redaktionsansprache zie-len doch mehr auf Großvereine ab, mit einem entsprechenden Nachrichten- und Medienaufkommen.

Spielberichte

Das A und O eines Vereins ist das regelmäßige Sportgeschehen und die sportli-chen Veranstaltungen, die unter der Teilnahme einer Vielzahl von Sportlern, also Vereinsmitgliedern stattfinden. Warum berichtet Ihre Handball- oder Fußballab-teilung nicht von ihren Spielen? Selbstverständlich können Sie von den Lokalzei-tungen oder Anzeigenblättern nicht erwarten, dass ein Redakteur das komplette Wochenende bei Ihnen in der Halle oder auf dem Sportplatz verbringt und über-die Spiele berichtet. Sie können aber selbst initiativ werden und kurze Spielbe-

Ein Presseverteiler hilft, den Überblick zu behalten.


Nehmen Sie selbst Einfluss darauf, wie häufig Ihr Verein in der Presse vertreten ist, indem Sie in Eigeninitiative Spielberichte schreiben und an den Redakteur weiterlei-ten.

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richte der verschiedenen Mannschaften an die Redaktionen schicken. Häufig gibt es sowieso einen engagierten Elternteil, der einen Bericht der Jugendspiele sei-ner Kinder auf die Vereinshomepage stellt. Dieser kann auch der Lokalredaktion weitergeleitet werden.

Klären Sie im Vorfeld, vor dem Saisonstart ab, in welchem Umfang Sie Berichte liefern dürfen und kündigen Sie an, dass die Redaktion regelmäßig unterrich-tet wird. Gleichzeitig können Sie am Ende eines Spielberichts immer schon die nächsten Spiele ankündigen. Mit einer Veröffentlichung der Spielberichte ist Ihr Verein automatisch regelmäßig in den Medien präsent und die Leser werden über das Vereins- und Spielgeschehen auf dem Laufenden gehalten. Grundsätzlich empfiehlt der Autor nach dem Prinzip „weniger ist mehr“ vorzugehen und bei einem Fußballspiel bspw. das Geschehen kurz zusammen zu fassen, die Tore zu beschreiben und die Torschützen und die Mannschaftsaufstellung samt Einwech-selspieler zu nennen. Das sollte in der Regel schon reichen.

Fotomaterial – ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte

Egal ob Sie mit einer Presseinformation oder einem Spielbericht als Kommunika-tionsinstrument eine Veröffentlichung in der Presse anstreben, mit aussagekräfti-gen und hochauflösenden Fotos gewinnt Ihre Vereinsmitteilung. Beigelegtes oder angefügtes Fotomaterial rundet die Information ab und unterstreicht die Inhalte, die sie transportieren wollen. Vergessen Sie nicht Bildunterschriften (BU) mitzu-liefern, sodass erstens eine einwandfreie Zuordnung möglich ist und zweitens das Motiv bzw. die Personen benannt sind.

Besondere Veröffentlichungen

Wenn Sie als Verein oder Abteilung gerade ein interessantes Projekt verfolgen, können Sie auch direkt die Lokalredaktionen ansprechen und Fragen, ob diese darüber berichten wollen. So ein Bericht beinhaltet bspw. dass Sie gerade mit Ih-rer I. Mannschaft einen Generationenwechsel einleiten und künftig voll auf junge Nachwuchskräfte setzen; dass Sie Ihre Jugendarbeit neu aufgestellt haben und künftig das Thema Aus- und Weiterbildung/Qualifikation Ihrer Jugendtrainer inten-siv verfolgen; oder dass Sie bspw. eine Sponsoringoffensive planen und künftig potentielle Geldgeber für ein Engagement in Ihrem Verein gewinnen wollen. Oder berichten Sie über die Persönlichkeiten, die Ihren Verein mit ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit führen. Menschen, die bspw. einen außergewöhnlichen Beruf haben, ein interessantes Hobby – neben dem Verein – als ihre Leidenschaft verfolgen. Seien Sie kreativ und sprechen Sie die Redakteure an. Das Ergebnis wird Ihnen Recht

Bilder emotionalisieren Ihre Botschaft.

Schaffen Sie mehr Transpa-renz, die sich wiederum po-sitiv auf potentielle Mitglieder auswirkt.


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geben. Wenn über Ihre besonderen Projekte berichtet wird, wissen die Leser bzw. weiß die Öffentlichkeit über Ihre Vorhaben Bescheid und steht diesen mit Sicher-heit offenere und bereitwilliger gegenüber. Die Sponsorenansprache wird leichter sein und ein talentierter Nachwuchskicker entscheidet sich ggf. für Ihren Verein, weil er durch Ihre Berichterstattung erfahren hat, was sie vorhaben.

Schaukasten / Schwarzes Brett

Der Schaukasten im Freien und das Schwarze Brett im „Umgriff“ des Vereins-heims bieten eine einfache Möglichkeit mit Mitgliedern aber auch mit den Men-schen im Ort des Vereins in Kontakt zu treten: Präsentieren Sie Ihre (Sport-)Angebote, Veranstaltungen, Termine, Ergebnisse und teilen sie wichtige Informa-tionen mit.

Klären Sie in jedem Fall im Voraus ab, wer für die Aktualität der Inhalte des Schau-kastens und/oder des Schwarzen Bretts verantwortlich ist. Sind an den beiden Kommunikationsinstrumenten nur veraltete, längst vergangene Veranstaltungen und bspw. von der Sonne vergilbte Vereinsinformationen angepriesen, dann geht der Schuss nach hinten los. Achten Sie auch auf die Sauberkeit der beiden Infor-mationstafeln.

Versammlungen für Ehrungen und Jubiläen nutzen

Vereinsversammlungen wie bspw. Mitgliederversammlungen müssen keinesfalls als „jährliches Übel“ das die Satzung verlangt, betrachtet werden. Wenn sich interessierte und engagierte Vereinsmitglieder versammeln, bietet sich in erster Linie ein großer Rahmen an „willigen“ Menschen, die den Verein tatkräftig voran bringen können und wollen. Die Anwesenden nehmen direkt an Ihrer internen Kommunikation teil, sie können die Gelegenheit nutzen, bspw. wichtige Zukunfts-themen zu diskutieren.

Darüber hinaus bieten Mitgliederversammlungen den würdigen Rahmen für Eh-rungen. Ehren Sie aber nicht nur bzw. erst ab einer Mitgliedschaft von 25 Jahren. Sondern nutzen Sie diese Chance der Danksagung, der Bindung an den Verein und der Motivationsunterstützung auch außerhalb runder Vereinszugehörigkei-ten. Ehren, würdigen und anerkennen Sie auch für die Ausübung eines Amtes, für besondere Leistungen bspw. im Rahmen einer Jubiläumsveranstaltung und natürlich herausragende sportliche Leistungen. Auch hier gilt: Seien Sie kreativ.

Durch Ehrungen für beson-deren Einsatz und herausra-gende Leistungen steigern Sie die Motivation Ihrer Mitglieder.

Nur aktuelle Informationen bringen positiven Nutzen!


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Übrigens können Sie aus einer Mitgliederversammlung mit einem abwechslungs-reich gestalteten Ehrungsteil eine lesenswerte Presseinformation gestalten, die Sie an die lokalen Medien weitergeben können. Achten Sie darauf, dass Sie sich bspw. nicht so sehr auf die Entwicklung der Mitgliederzahlen - was auch wichtig und berichtenswert ist - versteifen, sondern vielmehr das Persönliche und Be- sondere in den Vordergrund stellen. Berichten Sie bspw. über die Ehrung des Ge-samtjugendleiters, der für seine 10-jährige Integrationsarbeit gewürdigt wurde.

Denken Sie daran, zu Ihren (öffentlichen) Veranstaltungen auch die Vertreter der Presse einzuladen. So schaffen Sie ein persönliches Verhältnis zur Presse.

Anzeigen/ Poster/ Plakate

Mit Kleinanzeigen in der Lokalpresse, Postern und (Spielankündigungs-)Plakaten können Sie auf Veranstaltungen und sportliche Ereignisse in Ihrem Vereinsum-feld und –Ort mit einem relativ geringen, finanziellen Aufwand, nachhaltig auf sich aufmerksam machen. Steht bspw. ein entscheidendes Meisterschaftsspiel an und sie wollen viele Zuschauer und Fans mobilisieren, dann nutzen Sie die Möglichkeit, Kleinanzeigen zu schalten. Diese kosten in lokalen Anzeigenblättern wenig Geld, sie erreichen damit aber eine breite Masse. Mit Postern und (Spielan-kündigungs-)Plakaten sprechen Sie die Menschen an, die vielleicht nicht in die Zeitung schauen, aber mit einem offenen Auge im Ort unterwegs sind. Sie wer-den merken, wenn Sie vielfach präsent sind, macht sich das langfristig bezahlt.

Wie bei der Vereinszeitung oben schon erwähnt: Achten Sie auch bei der Erstel-lung der Anzeigen und Plakate auf das Corporate Design. Vielleicht gibt es im Verein einen hauptberuflichen Grafiker, der Sie ehrenamtlich unterstützt, und Ver-einszeitung, Anzeigen, Poster etc. grafisch betreut? Im Idealfall schaffen Sie es, dass der gesamte Verein und somit alle Abteilungen sich an einem vorgegeben Corporate Design orientieren.

Feste und Events mit Vereinsbeteiligung

Feste, Events oder Ausflüge mit Beteiligung des Vereins oder einer Abteilung sind je nach Art der Veranstaltung ein internes oder externes Kommunikationsmittel. Intern, wenn Sie eine Veranstaltung auf Ihrem Vereinsgelände organisieren, zu der sie eher Gäste direkt aus dem Verein erwarten. Externen Kommunikations-charakter hat im Gegensatz dazu ein Stand des Vereins beim jährlichen Sommer-

Über Plakate können Sie eine breite Öffentlichkeit errei-chen.

Interessante Inhalte der Mitgliederversammlung sind durchaus auch interessant für die Presse.


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fest im Ort o.ä. . Egal ob intern oder extern, Mitglieder, Bekannte und Freunde des Vereins finden in geselliger Runde zusammen, sorgen damit für ein positives Vereinsklima und tragen das positive Image des Vereins nach Außen – und das spricht sich garantiert herum.

Auch hier gilt: Vergessen Sie nicht, zu Ihren (öffentlichen) Veranstaltungen wie Sommerfest, Jugendturnier, Vereinsmeisterschaft, entscheidendes Spiel um den Aufstieg auch die Vertreter der Presse einzuladen. So schaffen Sie ein persönli-ches Verhältnis zur Presse.

Homepage, Website, Internet

Ein multifunktionales PR-Instrument ist mit Sicherheit heutzutage die eigene Ver-einshomepage geworden. Sie dient als Präsentations- und Kommunikationsplatt-form in einem und ist vielleicht für die Erstinformation von Sportlern (eigene und fremde Vereine), Mitgliedern, Interessenten, etc. aber auch von Medienvertretern zur Informationsquelle Nr. 1 geworden. Damit ist die Website eines der wichtigs-ten Aushängeschilder des Vereins. Eine eigene Website zu besitzen ist Grundvo-raussetzung für Ihre PR- und Öffentlichkeitsarbeit.

Aktualität und Benutzerfreundlichkeit

Aufgrund der Bedeutung des Internets als vielseitige Informationsquelle sollte die Website in Sachen Gestaltung dem Corporate Design des Vereins unbedingt ent-sprechen. Inhaltlich sind auch einige wichtige Punkte unerlässlich. Bestimmen Sie einen Verantwortlichen bei dem die Fäden zusammenlaufen, sorgen Sie stets für Aktualität und achten Sie dabei auf Benutzer- und Servicefreundlichkeit und die richtige Ansprache. Achten Sie insbesondere auf Aktualität und betiteln Sie nichts als News, was schon mehrere Jahre vergangen ist; nennen Sie bspw. kei-ne Trainingszeiten, die längst nicht mehr gelten und führen Sie keine Kontaktdaten von Ansprechpartnern, die es nicht mehr gibt. Wenn Sie Telefonnummern und/oder E-Mail-Adressen von Vereinsverantwortlichen/Ansprechpartnern nennen, dann muss gewährleistet sein, dass diese auch zeitnah reagieren und antworten bzw. erreichbar sind. Stellen Sie Ihre Berichte online, die sie ggf. so oder so für die lokale Presse (siehe oben) in regelmäßiger Folge zur Verfügung stellen und somit schon geschrieben sind. Im Idealfall schaffen Sie es auch noch, die Be-richte mit einigen wenigen Fotos zu ergänzen. Achten Sie auch darauf, dass „Un-terseiten“, die bspw. von Abteilungen in Eigenregie entworfen wurden und selbst gepflegt werden - was ja sinnvoll ist - auch im Corporate Design des Vereins und der Haupt-Website gestaltet sind. Kein gutes Bild macht es, wenn Sie zwar eine moderne, zeitgemäße Vereinswebsite haben, aber jede Abteilung ihre „eigene“ Seite nach ihren eigenen Vorstellungen betreibt.

Eine eigene Vereinswebsite zu besitzen ist Grundvor-aussetzung für Ihre PR- und Öffentlichkeitsarbeit.

Halten Sie Ihre Website benutzerfreundlich, aktuell und im Corporate Design des Vereins.

Laden Sie Pressevertreter ein.


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Fazit: Mit veralteten News, „toten“ Kontakten oder längst nicht mehr gültigen Informationen, geht der Schuss eines Ihrer wichtigsten Kommunikationsinstru-mente nach hinten los! Mit einer ungepflegten Vereinswebsite verschrecken Sie also nicht nur Ihre künftigen Mitglieder oder bspw. Sponsoren, sondern auch ihre „Bestand“-Zielgruppen werden mittelfristig enttäuscht. Ungepflegte Seiten zerstören das Vertrauen Ihrer User!

Tipps und Regeln für und über das Texten Ihrer Vereinsinformationen

Wie oben bereits erwähnt, können Sie aufgrund von Personal- und Zeitmangel nicht damit rechnen, dass Redakteure der Lokalzeitungen oder Anzeigenblätter bei Ihnen regelmäßig zu Gast sind, um über das sportliche Geschehen oder sonstige Ereignisse im Verein zu berichten. Deshalb sollten Sie der Dialoggruppe Redaktion/Medien Ihre Vereinsinformationen so zur Verfügung stellen, dass diese sie nicht weiter bearbeiten muss. Sie erhöhen die Wahrscheinlichkeit der Veröf-fentlichung Ihrer Vereinsinformationen, wenn Sie wichtige journalistische Grund-regelen einhalten und beim Texten inhaltlich und formal auf einige journalistische Anforderungen achten.

Inhaltliche Anforderungen

▪ Besitzt der Inhalt Ihrer Presseinformation einen Nachrichtenwert? Die Nachrichtenwert-Regel beruft sich auf drei Faktoren:

1. Nachprüfbarkeit (ist es richtig, was Sie geschrieben haben)

2. Aktualität (berichten Sie nicht über längst Vergangenes)

3. Interesse (wählen Sie einen aktuellen spannenden Aufhänger, der Interesse weckt).

▪ Versetzten Sie sich in die Lage der Redakteure: Ist das Ereignis bspw. von öffentlicher Bedeutung? Bewirkt es Interesse durch seine räumliche oder soziale Nähe? Je außergewöhnlicher ein Ereignis oder eine Tatsache ist, je nachhaltiger die Konsequenz ist, die eine Nachricht hat und je näher sich das Geschehen abspielt, desto eher wird es viele Menschen interessieren und desto größer ist das Interesse der Öffentlichkeit.

▪ Achten Sie auf die Perspektive und schreiben Sie Ihre Vereinsinforma tionen und auch die Spielberichte stets in der dritten Person (er, sie, es, Vereinsname). Ihre Texte müssen lesbar und interessant im Hinblick auf die Leser geschrieben sein.

Ungepflegte Seiten zerstören das Vertrauen Ihrer User!


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▪ Orientieren Sie sich an der Dreiecksregel. Das Wichtigste zuerst, das Un-wichtige nach hinten. Schreiben Sie nach dem Prinzip der abgestuften Wich-tigkeit; so dass sich die Meldung ggf. von hinten weg kürzen lässt. Pres-setexte sind keine chronologische Nacherzählung der Ereignisse. Deshalb gehört auch das Endergebnis in einem Spielbericht an den Anfang und nicht an das Ende des Textes. Je länger der Text ist, desto eher wird ihn der Jour-nalist zusammenstreichen.

▪ Der erste Abschnitt entscheidet über das Schicksal einer Pressemitteilung. Er muss beim Leser Interesse wecken, Neugier erzeugen und zum Weiter-lesen reizen. Der erste Abschnitt enthält die wichtigsten Informationen und beantwortet die klassischen W-Fragen: Wer, Was, Wann, Wie, Warum? Im Spielbericht sollten Sie im ersten Abschnitt die Spielpaarung, das Ergebnis, den Ort, ggf. Zuschauerzahl und besondere Vorkommnisse wiedergeben.

▪ Fügen Sie Zitate ein, die den Text auflockern und ihn lebendiger machen. Auch ein Zitat muss Nachrichtenwert enthalten. Zitieren Sie die Äußerungen von relevanten Personen (bei einem Spielbericht der beste Torschütze oder der Trainer) und bauen Sie es unter Nennung des Zitierenden in den Text ein.

▪ Vergessen Sie nicht die Überschrift, die kurz und knapp den Inhalt der Nach-richt wiedergibt. Längere Pressemitteilungen oder sportliche Nachberichte können Sie mit Zwischenüberschriften strukturieren und durch Absätze ge-trennt werden. Diese sollen möglichst in einer Zeile den Inhalt des nachfol-genden Absatzes beschreiben.

▪ Bevor Sie Ihre Vereinsinformation abschließen, überprüfen Sie und stellen Sie sich die folgenden Fragen: Als ich den Text laut gelesen habe, hat er mir gefallen? Hat jemand anderes meinen Text gelesen?

Formale Anforderungen

Nachdem Sie nun einiges über die inhaltliche Form erfahren haben, geben wir Ihnen noch einige wichtige Tipps bezüglich der formellen journalistischen Anforderungen Ihrer Texte:

▪ Personenangaben: Achten Sie darauf, dass die Namen, Titel, Funktion etc. richtig wiedergegeben werden.

▪ Formulieren Sie in einfachen und kurzen Sätzen mit maximal 20 Wörtern.Streichen Sie Füllwörter wie also, dann oder eigentlich.

▪ Keine Schachtelsätze, diese machen den Text unleserlich.

So bitte nicht: „Achten Sie, wie vorbildhaft der Wohnraum, der sich glän-zend in die Architektur einschließt, die modern und zurückhaltend zugleich ist, …“


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▪ Formulieren Sie dynamisch und aktiv statt passiv, lassen Sie Ihre Personen handeln.

So bitte nicht: „Die Leistung der Mannschaft ist von den Fans deutlich kriti-siert worden.“

Sondern: „Die Fans kritisierten mit deutlichen Worten die Leistung der Mann-schaft.“

▪ Vermeiden Sie Substantive und verwenden Sie stattdessen Verben: Schießen statt Abschluss vor dem Tor suchen, erklären statt Erklärung abgeben.

▪ Abkürzungen nur bei allgemein eingeführten Eigennamen verwenden wie BRD, USA, EU.

▪ Titel (Professor/ Doktor...) nicht abkürzen, sondern ausschreiben.

▪ In der Nachrichtensprache ist die Anrede mit „Herr“ und „Frau“ unüblich. Sie sollten Personen deshalb immer mit Vor- und Nachnamen nennen.

Zahlen

Sonderzeichen immer ausschreiben, zum Beispiel 75 Prozent

▪ Zahlen von eins bis zwölf werden ausgeschrieben. Ab der Zahl 13 nicht mehr.

▪ Tausenderpunkte (1.000; 500.000) erhöhen die Lesbarkeit.

▪ Schreiben Sie nicht zu viele Zahlen in einen kurzen Text. Der Leser schaltet ab und verliert den Überblick.

▪ Runden Sie bei Angaben wie 1.478 Zuschauer auf knapp, rund, fast 1.500 Zuschauer auf. Die exakte Zahl spielt in der Regel keine Rolle.


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Sportverein Musterhausen e.V.

Die Gestaltung Ihrer Presseinformation

Betrachten Sie die Presseinformation als eine Art Visitenkarte Ihres Vereins und deshalb beachten Sie bitte auch hier bei der Gestaltung einige Regeln:

PressemitteilungNr. 01 vom 20. Januar 2012Seite 1 von 1

Kontakt:

Name, Nachname des Ansprechpartners Musterstraße XXXXXXX Musterhausen

Tel.: 012345 - 8910Email: [email protected]

Überschrift der Pressemitteilung

Auch für die Presseinformation gilt: Sie sollte nach dem Corporate Design des

Vereins gestaltet werden mit Logo, Vereinsname, ggf. Adresse und Ansprechpart-

ner (spätestens am Ende der Mitteilung). Aus Gründen der Wiedererkennung,

sollte Ihre Mitteilung immer im gleichen Stil gelayoutet sein; und auf dem den

ersten Blick sollte der Absender der Information zu erkennen sein.

Eine Presseinformation ist meist eine Seite, maximal zwei Seiten lang und hat

auch beim E-Mail-Versand als Word-Dokument - das Format DIN A4 hochkant

(Briefformat).

Als Schriftart empfiehlt sich 11pt Verdana oder Arial.

Für die bessere Bearbeitung durch den Redakteur lassen Sie einen fünf bis

sieben Zentimeter breiten Rand auf der rechten Seite. Zur besseren Lesbarkeit

schreiben Sie den Text mit einem Abstand von eineinhalb Zeilen.

Nennen Sie in einer Pressemitteilung immer eine Kontaktperson

mit Telefonnummer und E-Mail, die weitere Auskünfte geben kann.


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Copyright und DisclaimerAlle Angaben sind nur zur persönlichen allgemeinen Information bestimmt und gestattet. Eine Weitergabe an Dritte in jeglicher Form bedarf unserer schriftlichen Zustimmung. Alle Informationen im Rah-men dieser Publikation wurden von den Autoren mit größtmöglicher Sorgfalt durchgeführt. Die Autoren weisen darauf hin, dass diese Publikation ausschließlich als Hilfestellung zum behandelten Thema dient.

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