(music playing)

This webcast includes spoken narration. 

To adjust the volume, use the controls at the bottom of the screen. While viewing this webcast, there is a pause and reverse button that can be used throughout the presentation.

The written version of the narration appears to the right of the screen.

Certificates of Achievement will be available to Administrative Entity staff, Providers,Supports Coordinators, and SC Supervisors after completing all course requirements. Please view and then save or print your certificate in order to receive credit for this course. 

For SCs and SC Supervisors, course requirements include successful completion of a pre‐test and a post‐test.

Hello. Welcome to the course “ODP Deaf Services Overview.” This course is required for all investigators, licensing inspectors, and monitors.

My name is Patty McCool. I am the Director of the Bureau of Supports for People with Intellectual Disabilities and I’ll be your presenter for the first part of this webcast. Next, you’ll hear from Louise Montoya, a consultant to the Office of Developmental Programs on Deaf Culture and the unique needs of people with intellectual disabilities who are deaf. Finally, a representative from the ODP Consulting System will provide you with information about communicating with class members, identifying and reporting problems with effective communication, and contacting the Deaf Services Coordinator.

In August 2013, DPW entered into a settlement agreement in the case of Harry M. versus DPW. This case focused on communication access for people who are deaf and served through the Consolidated Waiver. This training is one part of what is required by the settlement agreement. 

We’re going to spend a little time giving you an overview of the various activities and timelines in the settlement at the beginning of this webcast. If you’d like to review the entire agreement or a summary of the settlement, you can access them using the link on this slide.

Some of the requirements that ODP has implemented as a result of the settlement include the following.

• New data fields have been created in HCSIS to identify hearing status, primary language, and communication skills. More information about these fields is included later in this presentation and can also be found through HCSIS Job Aids and Captivate trainings on the Learning Management System or LMS.

• A Statewide Deaf Services Coordinator has been hired. You’ll hear more about when and how to contact her in a little bit.

• ODP has worked to identify individuals who are deaf who are served through the Consolidated Waiver or on the Emergency Waiting  List and staff who are skilled in supporting people who are deaf. 

• ODP is also required to provide interpreters and communication assistance during meetings.

Individuals who are deaf will be provided options to choose Supports Coordinators and Providers who are skilled in working with people who are deaf. Individuals will also be supported to live with other individuals who are deaf if they’d like to do this. 

As of April 2014, ODP is refining the process for providers to use when requesting additional funds relating to increased staff costs due to employing and retaining staff who are skilled in sign language. In this case, the term sign language includes American Sign Language, Sign Language from other countries, such as Spanish Sign Language; Signed Exact English; and a mixture of ASL and signed English; tactile sign; and visual gestural communication.

ODP is also required to establish a standardized communication assessment process for use with all individuals who are deaf and who are served through Pennsylvania’s ConsolidatedWaiver. The assessment is currently being piloted with a small group of volunteers. After the assessment pilot is completed and the assessment tools and procedures are finalized, ODP will be completing a communication assessment of all individuals who are deaf and served through the Consolidated Waiver. The communication assessor will make recommendations including whether a separate assistive technology evaluation is necessary. Pennsylvania’s Initiative on Assistive Technology, part of the Institute on Disabilities at Temple University, is a good resource for more information on assistive technology. 

While individuals who are enrolled in the Person/Family Directed Support Waiver are not currently eligible to receive the standardized communication assessment, they may receive an assessment from a speech/language pathologist.

There are training requirements in the settlement for Supports Coordinators, Providers, investigators, licensing inspectors, and monitors. The Communication Assessors will alsoreceive training before they complete communication assessments.

The settlement specifies what topic will be provided for each audience. The training content includes Deaf Culture, the needs of Waiver participants who are deaf, and the role of the Deaf Services Coordinator.

As specified in the Harry M. settlement agreement, the topics that will be covered in today’s training are: 

• Deaf Culture

• Unique needs of Waiver Participants who are deaf

• Communication with class members

• Identifying and reporting problems with effective communication, and 

• When and how to contact the Deaf Services Coordinator.

I’ll now turn the presentation over to Louise Montoya who will talk about Deaf Culture and the unique needs of people with intellectual disabilities who are deaf.

Thank you Patty.

Hello, my name’s Louise and my focus in this webcast is to describe Deaf Culture and the unique needs of people who are deaf. 

I am a child of deaf adults which is know as a CODA. I was raised in a culturally Deaf Community. ASL or American Sign Language is my first language and English is actually my second language. In my family, there are two kinds of genetic hearing loss. One is congenital deafness and the other is progressive hearing loss in females. Many of my relatives have progressive hearing loss and I have a cousin and an uncle who are both deaf. My uncle is also diagnosed with an intellectual disability. 

In my professional life, I am a licensed professional counselor and a certified sign language interpreter. I coordinate and provide counseling and consultation services through Children’s Hospital of Philadelphia in the Center for Childhood Communication and the Division of Child and Adolescent Psychiatry and Behavioral Services.

I’m supporting ODP in implementing of the Harry M. settlement agreement.

Before we begin to talk about Deaf Culture, let’s first look at some definitions. The first definition that is important is the definition of deaf as described in the settlement agreement. The agreement states that the criteria you see on the screen will be used to determine if the individual is deaf. The definition is “As a result of hearing impairment, the person is unable to understand or communicate verbal expressions at a level commensurate with his or her intellectual ability, even when wearing hearing aids; or as a result of hearing impairment, his or her primary language is Sign Language.” 

Please note that while other people with communication challenges may use sign language, the Harry M. settlement, and therefore this training, are focused only on those who are deaf or hard of hearing.

There are different types of sign languages to be aware of. Every country has at least 2 forms of sign language: a sign language that’s native to the country with unique grammar, vocabulary and is not the same as the country’s spoke language, and a version of the country’s spoken language on the hands. So in the U.S., we have American Sign Language, or ASL, and many ways to show spoken English on the hands. 

There is Signed Exact English which uses English vocabulary and word order. Pidgin Sign Language then is a mixture of American Sign Language and Signed English. Tactile Sign Language is used by people who are deaf‐blind and use sign language to communicate. The person who is deaf‐blind places their hands on the signer’s hands to feel the hand shape, movement, and location of the sign. 

Visual gestural communication is not a language like English or American Sign Language. It’s a communication mode that uses gestures, facial expression, and body language. Often individuals who cannot communicate effectively using either a spoken language like English or a formal sign language like ASL, will be able to communicate more effectively using natural gestures. Examples of naturalgestures may include extending an open hand with the palm up to indicate “give me” and pointing to yourself to communicate “I, me, or mine.” These gestures are generally understood by people within a shared culture and setting. 

Individuals may also use idiosyncratic gestures. These are movements used consistently by an individual to signify a particular meaning. These gestures are usually understood by familiar communication partners, but may or may not be understood by people who are not familiar with the individual’s unique communication.

There is some jargon that you may have heard that’s important to understand. 

• When you see the word deaf with a lower case d, that refers to people with bilateral severe to profound hearing loss.

• When you see the word Deaf with a capital D, it also refers to people with bilateral, moderate to profound hearing loss, who identify themselves as part of the American Deaf Community and Culture and who prefer to use American Sign Language to communicate.

• Hard of hearing, or the abbreviation HH, refers to people with unilateral or bilateral, mild to profound hearing loss, who use speaking, lip‐reading, and listening for communication.

• Hearing loss refers to a decreased ability to hear.

• Oral or oral deaf refers to people with bilateral, severe to profound hearing loss who use speaking, lip‐reading, and listening to communicate. 

• Hearing refers to the category most of you are in. This is the label that deaf and hard of hearing people give to people with typical hearing which is also known as normal hearing. This is a very important cultural understanding for all of us to have. From the deaf person’s point of view, the world is divided into deaf, hard of hearing, and hearing people.

Let’s take a minute to talk a little bit more about language. During the portion of this webcast that I’ll be presenting, I may say deaf person rather than a person who is deaf. This is because deaf people prefer this language to people first language, like a person who is deaf. The American and International associations of Deaf and Hard of Hearing adults have endorsed using “deaf” or “hard of hearing” first before the person. The reasons for this are that both groups want hearing loss to be known and it emphasizes the importance of the need for effective communication and in some cases, cultural identity.

It is best to always use people first language, such as an individual with deafness or a parent with a hearing difference, the first time you meet the individual or family. As part of your conversation with the individual and family, ask them how they would like you to refer to people who are deaf and then use this language moving forward. We recognize that language can be a very individual experience and we need to be respectful of the individual’s preferences.

There are two different views of deafness or hearing loss. The first view is the oldest viewpoint. It’s known as the medical/pathological view of deafness which takes the stance that deafness or hearing loss is a hearing disability. 

However, a cultural view is that deafness is a language or a communication difference. Let’s take a moment to think about deafness as a communication difference. 

One interesting thing about growing up in Deaf Culture in the 1970s was living through the 100 year “war” between oral and manual communication. This “war” was between the professionals in the educational and medical communities and those in the Deaf cultural community. What these groups struggled about, and some still do today, was that what was the best way to communicate and educate a deaf or hard of hearing child and person. Oralists argued that deaf people can and should learn to talk and read lips and that learning sign language should be discouraged. Manualists, or those who embrace Deaf Culture, argued that sign language is the right of every deaf person and the best way to provide full accessible language to deaf people.

As you were listening to the story about the oral‐manual war, did you increase the volume on your computer? Maybe you thought that there were some technical issues or some of you may have heard a cough or other noises. What happened to your understanding when we heard those noises? My guess is, is that you may have been a bit frustrated as my voice became more muffled and harder to hear. Imagine if this was how things sounded to you every moment of your life every day, seven days a week, 365 day a year.

Now let’s listen to that again without the distractions and at typical volume. 

One interesting thing about growing up in Deaf Culture in the 1970s was living through the 100 year “war” between oral and manual communication. This “war” was between the professionals in the educational and medical communities and those in the Deaf Cultural community. What these groups struggled about, and some still do today, was that what was the best way to communicate and educate a deaf or hard of hearing child and person. Oralists argued that deaf people can and should learn to talk and read lips and that learning sign language should be discouraged. Manualists, or those who embrace Deaf Culture, argued that sign language is the right of every deaf person and the best way to provide full accessible language to deaf people.

Let’s finish our discussion about the oral‐manual controversy.

This major difference of opinion has followed me my entire life. Currently it still exists, however there are more people like me who are supportive of all communication and educational methods for deaf and hard of hearing people where the most important factor is that communication be effective and effective most all the time. This usually is different for different people. The differences are okay as long as they really work. There are more people today who prefer one method or another, but are very respectful and supportive of all communication methods as long as the communication for the person with us today is clear to them and we can understand them clearly today as well.

(video playing; no audio)

So how was it watching the video?  Did you have any idea what I was saying?  What kind of feelings and thoughts were going through your head as you watched my video?  

Well, here’s what I said.

In my family, there were many times when a deaf family member would go to an appointment not knowing whether an interpreter was really going to be there, wondering if the staff would remember that they couldn’t hear, while they sat and waited for their name to be called, which doesn’t work by the way for deaf people. Then when they finally go up to the desk, usually the interaction was awkward and not easy. A few weeks ago a friend of mine and I attended a conference about deaf people and she didn’t know sign language. There were many times for her when things were awkward and not comfortable. Interaction wasn’t easy for her .

Now, think about what the Titanic learned about icebergs. Only a small part may be apparent, you may not know where it’s going to become a big issue, best if we learn to navigate around it thoughtfully.

Hearing loss always has a greater effect than is apparent as you can’t always rely upon reports by individuals, staff, family members to determine the level of effective communication. Most likely you were a bit frustrated when the volume about the oral‐manual wars changed. You may have been a bit frustrated when I asked you what the signs on the previous slide said. Lack of clear communication is frustrating to everyone, especially people with communication challenges, including a person who’s deaf, hard of hearing or deaf‐blind. A person who cannot communicate may display what we would call "behaviors” due to years of not being understood or not being able to express their thoughts, feelings, or needs. 

Keep in mind that any amount of hearing loss can make a difference. Just because it’s a small hearing loss doesn’t mean that hearing loss has a little impact. 

Much of the information in this training will also be helpful to you if ever work with a family member who is deaf. You may be in the situation where you are supporting an individual with typical hearing who has deaf parents or other deaf family members.

So you may be wondering is there really is such a thing as Deaf Culture. Yes, there is. The next section of the webcast provides an overview of Deaf Culture and as with differences between two cultures, the differences between the hearing and Deaf Cultures can lead to cross‐cultural conflicts or confusion. 

Deaf Culture is similar to a minority group. Many deaf people view themselves as a cultural minority group which is a key difference from other people with disabilities. For most people in the Deaf Culture, the culture is learned from others who are deaf rather than from their family of origin. For adults in Deaf Culture, their deaf friends often serve as their family or extended family in place of their biological hearing family. 

The deaf person’s social life and friends often revolve around other deaf people. Deaf individuals tend to marry other deaf individuals as they can communicate with one another. Many deaf adults are proud to be deaf and even some are happy to have a deaf child. 

There are deaf clubs, churches and temples, socials, websites, arts. There is the National Association of the Deaf, Pennsylvania Society for the Advancement of the Deaf and the American Society for Deaf Children. There are also deaf universities such as Gallaudet University.

As one would expect, there are different customs or values in Deaf Culture in comparison to the Hearing Culture. One difference is that brevity and punctuality are not valued. Another difference is that a hug is a culturally normal greeting for hello and goodbye and a typical deaf goodbye might last an hour. 

At a deaf social function, it’s customary and considered polite for you to personally let every person know at the gathering that you’re now actually leaving for real! You’re not off in the bathroom. You’re not in another room of the building. You’re leaving and social farewells are expected for each person. So if you’re at a large gathering this can definitely take some time. So I’ll do some backward planning for the time I actually need to depart and then decide when I need to start saying my goodbyes. If I dare leave early without proper goodbyes, the assumption is that I had an emergency or I’m rude, or I think I’m better than everyone else, or just socially unskilled.

Another value is that things don’t typically start and end on time and always last longer than expected. This is often referenced as deaf standard time. One great example I can share is the difference between attending a culturally Deaf conference versus a conference for audiologists. Whenever I attend a conference for audiologists, each session starts promptly on time. Each session is choreographed precisely. The slides, microphone, lighting, all seem to work fine each time. On the other hand, when I attend a culturally Deaf conference often the sessions will not start on time, logistics are still being figured out at the start of the session, and truthfully there are a lot more logistics to figure out when a conference involves speakers and audience members who have typical hearing, are deaf, or hard of hearing.

Finally, gentle touch is very important in Deaf Culture as is sharing intricate details of routine life. 

Deaf Culture also has its own unique language which is ASL or American Sign Language. ASL is a visual language that uses hand shapes, location in space, speed, and size for adjectives, adverbs, verb tenses, subjects, and objects. ASL is not English. It is a full language that is completely different from English. There is also no written form to ASL which means that it cannot be written out and literal translations do not work. For example, in English you might ask, “Have you been to the doctor yet?” A literal translation into ASL would be “Touch finish doctor you?” Literal translations between English and ASL are just not possible. 

If the interpreter you are using is speaking what the deaf person is saying in a confusing way, it may be that the interpreter is not fluent in ASL and may only be giving you a word for word literal translation of what the deaf individual is saying. This is not interpreting between two languages. This is a problem with the interpreter. In ASL, the signs “touch finish” are correctly interpreted into English as “Have you ever” or “Have you been?” or “Have you ever experienced?”

When interacting with people in Deaf Culture, there are some terms to use and some to avoid.

It’s best to avoid the use of normal hearing. Instead, say typical hearing. Avoid the use of the term oral deaf. Instead, use speaking, listening and sometimes technology. Avoid saying hearing loss and instead say hearing difference if you are in a culturally deaf or mixed group.

The preferred reference by adults with hearing differences is deaf or hard of hearing person. You may recall I mentioned that I work at the Children’s Hospital of Philadelphia where I frequently work with deaf and hard of hearing children and their families. The preferred reference by parents of kids with hearing loss varies, depending on the parents’ perceived identity for their child. I will listen to how the parent describes their child’s hearing difference and I’ll be careful to use that same language with that family. Some parents prefer the people first language, such as child with hearing loss, child with deafness. Some are upset by the words hard of hearing, hearing loss, or deaf, depending upon how the parent’s emotional adjustment to their child’s permanent hearing difference is.

Deciding how a child with hearing loss will communicate, speaking and listening, with or without sign language, and whether they’ll use hearing aids, FM system or cochlear implants are usually very difficult decisions for parents that they have to make early in their child’s life before age 3, and preferably earlier than that. Cochlear Implants, or Cis, have only been approved for use in children since 1994. Not all children are eligible for a cochlear implant. Only children who cannot understand spoken communication even when they wear hearing aids are eligible for CIs. Not all families choose hearing aids or CIs for their kids. Some families find their child does very well using American Sign Language and will embrace ASL for their child. Unfortunately, the majority of these families do not become skilled enough in sign language to have more than a basic, routine communication with their signing deaf child. So, we cannot assume that the amount of communication parents have with their deaf children actually shows us how much the child can truly communicate.

There are a few other general characteristics to be aware of in regard to Deaf Culture. 

Most deaf people cannot read lips and only about 30% of the English language is visible outside of the mouth on the lips. Also, many deaf people do not read or write English well and therefore, do not communicate well in writing.

People who are deaf are often highly attentive visually. For example, many deaf people pay great attention to facial expressions. Therefore, when interacting with people who are deaf, be aware of your facial expressions and body language. It’s also helpful to smile frequently and show a friendly, caring face often.

Hearing technology is any device that helps a person who is deaf or hard of hearing to hear better. This technology includes hearing aids and cochlear implants. Some people who are deaf or hard or hearing may use this type of technology and find it very beneficial. Others may not like this technology and have no desire to include it as part of their lives.

Now, let’s move from thinking about Deaf Culture in general to thinking about supporting someone who has an intellectual disability and is also deaf. 

The first thing that comes to mind is that most likely the individual does not use ASL fluently. This is known as dysfluency or being dysfluent in ASL. Some deaf individuals with intellectual disability will use nontraditional communication which is known as visual gestural communication. This means that they use natural gestures, acting it out, facial expressions, and actual objects. It would be essential for you as a Supports Coordinator to seek out people who communicate well with the individual. This type of information should be captured in the Understanding Communication section of the ISP. The communication chart captures information about verbal and non‐verbal communication, what it means, and what supporters should do in response.

As you know from your work supporting people with intellectual disabilities, there is often a smile and nod syndrome if the individual does not understand something. This is true for the individual is also deaf. Therefore, avoid asking yes/no questions and instead ask open‐ended questions such as those that begin with how, what, which, or why. If this isn’t successful, change the question to a multiple choice format supported with visual cues offering the right and wrong answer to see if the individual can identify the right answer and demonstrate his or her understanding.

Very often, the quality and clarity of communication with an individual is overestimated. People working with an individual, including Supports Coordinators and Providers, may make assumptions about the individual’s communication. People may assume that the individual can’t communicate or isn’t capable of learning to communicate when the individual actually needs to be supported in improving his or her communication skills.

Staff may think that a person is able to communicate competently when actually the individual is only able to communicate basic needs or a few signs and communication could be improved with the right supports.

Supporters may be surprised to find out when the individual is interacting with those that understand his communication that he could talk all day. 

Also, if the individual has had periods in his or her life where he or she was not regularly around other people who communicate fluently in sign language, ASL or visual gestural communication, the individual’s communication skills may atrophy over time. They may lose the skill to express choices, wishes, or preferences. It may take time to bring back or fine tune lost communication skills and establish the idea that the individual can make choices and requests.

Individuals who are deaf may require regular trips to their ear, nose, and throat doctor for frequent ear wax removal, and treatment of frequent ear infections. Regular trips to the audiologist and other medical providers may be needed for evaluating hearing changes, replacement of earmolds, equipment adjustments, and repairs. 

When you call the individual, you may need to use a telephone or a video relay service. Most likely a deaf individual or family member will have a video phone. In this case, you can dial the number they give you directly. Your call will be routed through a video relay service. An ASL interpreter will answer your call and ask if you are familiar with video relay service, educate you briefly if needed, then place the call to the deaf person. When the deaf person answers their video phone, the ASL interpreter will interpret into spoken English what the deaf person says, and interpret into ASL what you’re saying. If the deaf person is not available at the time of your call, you can ask to leave a video message by simply saying your message and the interpreter will send a video message to the deaf person. If the individual has a TTY, a special telephone for the deaf where the caller types and reads what is said, then you can call the deaf person by dialing 711, pressing the number for a voice call, then a relay agent will come on to ask for the TTY number you are calling. The relay agent will type everything they hear from your end and tell you everything the deaf person types. Both services are free, and available 24/7, and are required by federal law to be confidential.

There is a link to a short video about how to use the telephone relay service on the slide. Please take a moment to view this video if you’re interested in learning more about how the system works.

When you’re meeting with an individual, family member, or anyone who is deaf or has a hearing difference, there are a few things to keep in mind that may help the meeting go smoother. 

The first thing to do  is, allot enough time for the meeting. As you will want to ensure clear communication between you and the individual who is deaf, it may take more time to communicate due to the need for the interpreter whether using a paid interpreter or a person who communicates well with the individual. The communication will go more slowly than hearing people are accustomed to. There’s no way around this; it is what it is. By allowing extra time, you’ll ensure that the meeting goes at the right pace for the individual. The other thing that might happen is if the individual is able to communicate more effectively with the interpreter, there may be a lot more information to share.

Do your best to meet in a room that is quiet and well‐lit, and close the door if the individual is comfortable with that. It is best to seat the deaf person with their back to the window so they don’t have a glare when looking at people. These actions may help the individual who is hard of hearing understand the conversation better. Create a visually friendly meeting space by sitting the group in a circle or with the tables shaped in a U or V configuration. Sitting around an oblong or oval table is not visually friendly – it’s not easy to the see the face of every person at the table.

Also, do your best to ensure that only one person talks at a time. This is a good guideline to follow in any meeting, but in this situation it will help ensure that the individual who is deaf knows who is talking and allows the interpreter to focus on who is talking. It may be helpful to have the person who is talking hold a visual cue like a cup or a special item to indicate that they are talking. It’s also customary to raise one’s hand when you have something to say. This promotes good turn taking and allows for a split second for the deaf individual to shift their eyes to the new speaker. This may also help prevent multiple people speaking at the same time. 

If you’re working with an individual who uses hearing aids and they’re comfortable with it, it’s a good practice to make sure you face the person when talking to them and be only about three feet from them. 

As you would during any meeting, be sure to direct your conversation to the individual whether or not you’re using an interpreter. 

You, the individual, and the team may or may not have experience with interpreters. There are different types of ASL interpreters such as, a Deaf Hearing Interpreting team, Certified Deaf Interpreter and Hearing Interpreter. The type of interpreter present will be based upon the individual’s communication needs. 

Keep in mind that interpreters will interpret everything that is said by anyone in the room. Meeting participants should be reminded to talk one at a time and to make sure the interpreter is able to interpret everything that is said.

If the individual is not familiar with using an interpreter, practice beforehand may be helpful. Practice with the individual what will happen when the interpreter is present such as showing where the interpreter might sit, that he or she will only be there to interpret and not to contribute to the conversation. 

Usually the very first thing that happens in a meeting with interpreters is deciding where the best place is for the deaf individual to sit and where the interpreters will be situated. It is important to do this first before moving ahead with talking to make sure that the deaf individual is included in his or her meeting.

I’ll now turn this presentation over to a representative from the ODP Consulting System who will be your presenter for the rest of this webcast.

The Americans with Disabilities Act, or ADA, ensures the provision of equal access for all individuals with disabilities. This law requires that “reasonable accommodation” be made to allow individuals with disabilities to participate fully in and receive all of the services and benefits available to those without disabilities. In certain instances, it is necessary for individuals who are deaf to have communication assistance in order to receive services and benefits. Communication assistance services can take a variety of forms depending on the needs and ability of the individual who is deaf.

Communication Assistance for people who are deaf includes the following types of activities:  • Certified Deaf Interpreters,• Staff or interpreters proficient in sign language,• Video Remote Interpreting,• Assistive Technology, such as adapted telephones like captioned telephones and telecommunication 

devices for deaf persons or TTYs,• Communication Access Real‐time Translation known as CART or real‐time captioning, • Access to video phone equipment,• Visual supports such as checklists, schedules and materials, • Open and closed captioning on TV, and• Exchange of written notes. 

An individual’s need for communication assistance can be determined in various ways which include, but are not limited to: an assessment completed by a speech‐language pathologist, a formal communication assessment selected by ODP for individuals who meet the criteria for such an assessment, or a determination by the Individual Support Plan team of the individual’s need for communication assistance to be provided on an interim basis pending the completion of an assessment. Assessments are very important for determining the long‐term needs of participants. The need for an assessment, however, should not delay the provision of communication assistance such as an interpreter for a meeting. 

When visiting an individual at his or her home, day program, or other location, inspectors, monitors, and investigators must meet with participants who are deaf to the same extent they would meet with hearing participants. For this reason, you should be sure to always review the individual’s Individual Support Plan, or ISP, to gather information about the type of communication assistance that the individual needs and arrange for necessary interpreters. Keep in mind that not all individuals who are deaf will need an ASL interpreter; some may need an interpreter team. 

In addition, the Communication Assessment that is being completed for all individuals who are deaf and in the Consolidated Waiver or the intent to enroll status for the Consolidated Waiver is a great source of communication information. Before you meet with an individual, ask if a Communication Assessment has been completed and, if one has been completed, review the information and recommendations. Communication information should be included in the ISP, but checking the Communication Assessment will ensure that you have the most complete information about the individual's communication needs.

Individuals have the right to participate in and contribute to activities related to themselves and their lives. If the individual or a family member uses an interpreter to communicate, it’s important to have an interpreter present so that the individual is able to fully participate in the discussion. Licensing staff, investigators, and monitors are required to provide communication assistance when meeting with an individual who is deaf. If you are aware that communication assistance will need to be provided in order for you to complete your job duties, work with your agency representatives to arrange for and provide this assistance. 

When we’re talking about providing an interpreter, we’re talking about providing a Qualified Sign Language Interpreter, an individual who is state‐registered under the Sign Language Interpreter and Transliterator State Registration Act and who engages in sign language interpretation or transliteration. For the purposes of this definition, interpreting is the process of conveying English in grammatically correct American Sign Language and the process of conveying American Sign Language in English.

Please note, as specified in ODP Bulletin 00‐14‐04 “Accessibility of Intellectual Disability Services for Individuals Who Are Deaf”, in general it is not recommended that family members or friends be utilized as Sign Language Interpreters. Individuals have the right to interact directly with licensing staff, investigators, and monitors. Family members and friends also have the right to focus on their role as team members and informal supports for the individual. Therefore, a certified interpreter should be used for licensing, investigations, and monitoring so that all parties can be assured of the quality of the interpretation that is being provided. For more information about situations in which it may be acceptable to use a family or friend as a sign language interpreter, please see Bulletin 00‐14‐04.

There are currently two ways to obtain a sign language interpreter in the Commonwealth of Pennsylvania. The most common method used is a search through the Office of Deaf and Hard of Hearing database. We’ll talk more about how to search this database next.

The other method is to obtain an interpreter through a list maintained through the Department of General Services, or DGS. If you are a Commonwealth employee, you are required to only use interpreters that are on the list maintained by DGS. 

Licensing representatives employed by the Bureau of Human Services Licensing, or BHSL, would request an interpreter through the appropriate licensing administrator. The licensing administrator would then forward the request to BHSL headquarters.

Regional ODP staff should contact the appropriate Regional Program Manager with questions about and requests for obtaining sign language interpreters.

Let’s talk about the database maintained by the Office for the Deaf and Hard of Hearing. This is the state office that provides advocacy, information, and referrals for Pennsylvanians who are deaf, hard of hearing or deaf‐blind, and their families and caregivers. On the Office’s website, there is a sign language interpreter search that can be used to help locate interpreters in your area of the state. This search should only be used by investigators, inspectors and monitors who are not Commonwealth employees. 

A link to the search webpage is on this slide. You can also search online for “PA ODHH Interpreter” to find this webpage. When you use this website, please note that the county dropdown box will include all interpreters willing to work in a particular county, not just interpreters who live in that county. 

As you are coordinating and working with interpreters, here are some helpful hints.

Interpreters usually charge for a 2‐hour minimum for their services. This timeframe is “door‐to‐door” and includes travel time. 

Develop a list of certified interpreters and certified deaf interpreters who live in each county where you provide services. Use this list to find an interpreter in the county needed or a neighboring county.

Scheduling an interpreter should be completed well in advance of the meeting date. It is best practice to begin scheduling for an interpreter about three to four weeks in advance of the meeting date and to give the interpreter or interpreter service multiple dates and times to choose from. If an interpreter is needed on short notice, be prepared to make yourself available around their schedule. Ask the interpreter if he or she has any other time available which might meet your needs. If an interpreter is needed on short notice, you may need to utilize an interpreter who will need to travel several hours to your destination. To help reduce costs, plan early, one to two months in advance if possible, to avoid theneed to use an interpreter from a distance.

When conducting Certified Investigations that involve individuals with communication needs who require the use of an interpreter or other means; Certified Investigators must document the attempts made to secure this assistance in the investigatory file.

If difficulty in securing needed communication assistance impacts the timeliness of the investigation, this information should be noted in the investigation summary in the Home and Community Services Information System, known as HCSIS, and the investigatory file. 

As part of the changes outlined in the settlement agreement, ODP has agreed to make changes to all of its monitoring tools. These changes reflect the new practices that are expected of Providers, Supports Coordination Organizations and Administrative Entities. Next, we will review what these changes are and how they will affect you as a monitor. 

As specified in the Harry M. settlement agreement, Administrative Entities are responsiblefor the oversight of many Harry M. related activities. Once ODP has implemented a Communication Assessment for individuals in the class, both AEs and SCOs will be responsible for updating different areas of the Home and Community Services Information System, or HCSIS. 

As an AE Oversight Monitor, you will be responsible to review the Communication and the Know and Do sections of the ISP. These sections should reflect specific information that was included in the communication assessment as indicated by the ODP Deaf Services Coordinator. Also, the Communication Assessment will contain recommendations for the individual and their home. Once the recommendations are put into the ISP, the SC has the responsibility to locate the assistance needed. When monitoring, documentation should be available that indicates the recommendation, the steps taken to implement the recommendation, any barriers to the implementation of the recommendation, and if the barriers were reported. 

Information received regarding the provider’s qualification for the  Enhanced Communication Service should be noted on the qualification screen. The comments for the service should be consistent with the language provided by the Deaf Services Coordinator. Any changes in the qualification status for the Enhanced Communication Service should also be listed in the appropriate area. 

Each individual who is deaf and receiving services from ODP is supposed to receive communication assistance. 

ODP providers have three main responsibilities while they are rendering a service to an individual who is deaf. 

One, the provider is to ensure that communication assistance is rendered for the person while they are providing a service. Therefore, the provider should have a policy or documentation to support that communication assistance is being provided during services. 

Two, if a provider discovers that a person needs communication assistance, but the type of assistance is not reflected in the ISP, the provider has 10 days to notify the individual's SC. Once the need for assistance is reported to the SC, the provider is required to fully participate with the SC and team in order to have the information added. 

Three, if the provider is having difficulty providing communication assistance to the individual, they should contact the Deaf Services Coordinator for technical assistance. 

Information about each of these responsibilities should be documented and made available to the AE or regional staff during the provider monitoring process. As the ODP deaf services processes evolve, the responsibilities of the Provider Monitors may change to reflect the most current processes and procedures.

As of April 8, 2013, the Office of Developmental Programs Supports Coordination Organizations are to provide communication assistance to individuals who are deaf while they are providing SC‐specific services. As a result, all SCOs are responsible to ensure that an individual who is deaf is provided with whatever assistance needed to participate in ISP meetings, monitoring visits, etc. Each SCO should have a written protocol that describes how staff will both request and obtain necessary communication assistance for each individual who is deaf. Also, there should be documentation either in the ISP or the service notes describing how communication assistance was provided to an individual who is deaf. Lastly, if an individual has received a Communication Assessment, the AE will receive an abbreviated communication report. This report will be used to update specific areas of the ISP in HCSIS. As a result, the SC is responsible to ensure that the items outlined in the report are also included in the ISP. As a monitor, you will need to validate that the information in the abbreviated Communication Assessment Report is included in the ISP.

As stated earlier, ODP Providers are required to provide communication assistance to each individual who is deaf. The communication assistance should be provided to each individual during the rendering of all services. The assistance can vary from having sign‐proficient staff to ensuring that the closed captioning on the television is on and functioning properly. In the next few slides, you will see some of the different types of assistive technology that are commonly used for people who are deaf. These types of assistive technology are likely to be the kinds of things that are recommended through the Communication Assessment.

ODP expects all Providers to provide services that comply with all Pennsylvania regulations. ODP also expects that you will modify or arrange the environment in which you provide services so that the environment is safe for people who are deaf and hard of hearing. 

One part of that expectation is ensuring that agencies install environmental alerts that allow someone who cannot hear environmental sounds, such as fire and CO2 alarms, doorbells, telephone ringers, and knocks on their door, to know that those signals are happening. Where you launched this webcast is a list of appropriate services and resources for various environmental alerts and we encourage you to utilize this list. 

One important alarm, the fire alarm, may require you to know a little more specific information about the individual’s hearing loss. Those people with profound high frequency losses will not be able to hear the fire alarm for the deaf because, while the sound it emits is very loud at 90 decibels, it is also a very high frequency tone. There are alarms that emit low frequency sound and those should be sought out as some individuals may not rouse to the flashing signal of the fire alarm during the day or if they are heavy sleepers at night. 

As you review assessment reports, you may see several different types of recommendations for the individual. Some of the recommendations that you may see for the home, are the use of visual aids in the home. One example of a visual aid is a family/visual calendar. These calendars have pictures of actual people and places familiar to the individual so that the individual can better understand and participate in planning his or her schedule. 

The communication assessment may also make recommendations for technology that could be added to the home to make it more visually accessible. On this slide, you can see various types of assistive technology that could be used for an individual who is deaf. The first items we see are door knockers and doorbell signalers. These devices give visual cues when someone rings the home’s doorbell or knocks on a door, like the front door, a bedroom door, or the bathroom door.

The next devices are signalers that vibrate or shake the bed to alert a person to an alarm while the person is sleeping.

This slide shows people using videophone technology to communicate. Many people use this type of technology to communicate with friends, family, and others. Videophone technology can be as simple as adding a web camera to a personal computer and connecting it to an internet connection. 

Sometimes the videophone can be used to obtain a remote interpreter. A Remote Video Interpreter may be helpful in situations where a face‐to‐face interpreter is not available. 

Keep in mind that there is a variety of devices that can be used to support the development or enhancement of a visual home. The Communication Assessment Report will include recommendations specific to the individual and his or her home.

As licensing staff, you are responsible to ensure the health and safety of individuals in settings licensed by the Bureau of Human Services Licensing. All providers are responsible to ensure that individuals under their care receive communication assistance under the Americans with Disabilities Act while they are providing the service. Communication assistance could mean a variety of things, including staff trained in visual gestural communication or staff fluent in Sign Language. If possible, before you arrive at a location, review the individual’s Individual Support Plan, or ISP, specifically the Communication and the Know and Do sections. The Communication section of the ISP should outline the primary mode of communication of the individual and the Know and Do section should have specific information about the supports that the individual needs. 

One of the things to look  for as you review the ISP is the level of communication skill needed by the staff supporting the individual. For individuals who need communication assistance, the ISP should document the skill level that staff need to provide  the communication assistance identified in the ISP. When you are completing a licensing visit, you should ask the provider for verification of the skill level of the staff that communicate with the individual when providing services to verify that the staff skills meet the requirements in the ISP.

For individuals who use sign language, staff skill level is usually documented through the Sign Language Proficiency Interview, or SLPI, or the American Sign Language Proficiency Interview, or ASLPI. The SLPI and ASLPI assess a person’s skills in using a natural sign language for communication and provide an analysis of a person’s sign language vocabulary, production, fluency, and grammar and comprehension skills. After the SLPI is completed, the person will be given a rating of their skill ranging from Superior Plus to No Functional Skills. An SLPI will determine if a person has the sign language skills to meet the communication needs of the individual as recommended in the Communication Assessment and ISP. You should ask to see the SLPI or ASLPI assessment to verify staff skill level.

All individuals who are part of the Harry M settlement agreement will be given a communication assessment. This assessment will cover many areas such as their primary mode of communication, skills staff should have to communicate with them, and activities that should be worked on to improve the individual’s communication. From the recommendations, outcomes and goals will be developed by the ISP team. As a result, the provider should have quarterly progress notes indicating how these new goals are being met. As a licensing staff member, you have a responsibility to review the quarterly progress notes to ensure that the provider is implementing the recommendations of the communication assessment. 

If you identify an issue with the individual’s communication supports, your first communication should be with the program specialist in charge of the location. The program specialist should be able to provide an explanation of the services the individual is supposed to receive and what they should look like. Your next step is to contact your licensing administrator within 24 hours. Your licensing administrator will likely have a conversation with the BHSL regional director and possibly staff at the Office of Developmental Programs. If both Offices find that the individual is not receiving the services needed, they will work together to get the situation resolved. If ODP feels that follow up to the issue is needed, the Office will involve the Deaf Services Coordinator. The Deaf Services Coordinator will then be able to provide technical assistance and information about best practices to the provider.

As an Independent Monitoring for Quality, or IM4Q monitor, you may experience a situation where an individual or a family member reports that services are not being provided or you observe that someone who is deaf is not receiving the services needed. As an IM4Q monitor, you have the responsibility to report any issues that could have an effect on the individual’s health and safety or could put them in imminent danger. One item that may put someone in imminent danger is not having the proper communication devices or not having regularly available staff to communicate with the individual. If during your monitoring, you find out that someone’s health and safety is at risk, you are to use your normal route of reporting. 

All counties and joinders have an IM4Q Coordinator. This person should be contacted within 24 hours of discovery. If the IM4Q Coordinator is unable to be reached or you want to ensure that the issue is raised to a higher level, contact the appropriate regional office. The ODP Customer Service Line is another venue that could be used to report an issue. Customer Service Line staff can record any information received and make sure that the Deaf Services Coordinator is aware of the situation.

As a monitor, you may have the situation where an individual or their family member reports that a needed service is not being provided or you observe someone who is deaf not receiving the services needed. Like we just discussed for IM4Q Monitors, you have the responsibility to report any issues that could have an effect on the individual’s health and safety or could put them in imminent danger. One item that could put someone in imminent danger is not having the proper communication devices or not having staff who are regularly available to communicate with the individual. If during your monitoring, you find out that someone’s health and safety is at risk, you are to use your normal route of reporting. 

The first line of reporting should always be to your supervisor. This person should know who in your organization’s leadership is responsible for reporting and follow‐up in these types of situations. This person should be contacted within 24 hours of discovery. If your supervisor is unable to be reached or you want to ensure that the issue is raised to a higher level, contact the appropriate ODP regional office. The ODP Customer Service Line is also another venue that could be used to report an issue. Customer Service Line staff can record any information received and make sure that the Deaf Services Coordinator is aware of the situation. The DSC is available to provide technical assistance to the Provider, AE, or other ODP stakeholders as needed. 

As a Certified Investigator, you may have the situation where an individual or their family member reports that a needed service is not being provided or you observe someone who is deaf not receiving the services needed. You have the responsibility to report any of these issues that could have an effect on the individual’s ability to communicate. 

The first line of reporting should always be to your supervisor. Your supervisor should know who in your organization’s leadership is responsible for reporting and follow‐up in these types of situations. This person should be contacted within 24 hours of discovery. If your supervisor is unable to be reached or you want to ensure that this issue is raised to a higher level, contact the appropriate ODP regional office. The ODP Customer Service Line is also another venue that could be used to report an issue. Customer Service Line staff can record any information received and make sure that the Deaf Services Coordinator is aware of the situation. The DSC is available to provide technical assistance to the Provider, AE, or other ODP stakeholders when needed.

At this point in the presentation, we’d like to introduce you to Maureen Veety, the Deaf Services Coordinator, or DSC, for ODP. As part of the Harry M. settlement agreement, ODP hired Maureen to provide a specific set of roles and responsibilities related to supporting people who are deaf and the SCs, Providers, and others who support them. Maureen has been in this role since February 3, 2014. 

Next, you will see Maureen introducing herself, giving her name and her title as Deaf Services Coordinator, using American Sign Language. If you’d like to read along while Maureen signs, the English translation will be in the notes pane on the right side of your screen.

(video playing; no audio)

Hi. My name is Maureen Veety and it’s signed like this. I’m the new Deaf Services Coordinator for the Pennsylvania ODP.

Before becoming the Deaf Services Coordinator, Maureen worked for both the Bureau of Human Services Licensing and ODP as the licensing administrator for the Northeast Region. Before her time with DPW, she worked as a social worker at the Scranton School for the Deaf for 20 years.

The Deaf Services Coordinator’s focus is on supporting Harry M. class members – those individuals who are deaf and in the Consolidated Waiver. She is also available as a resource for all individuals who are deaf and supported by the ID system.

Licensing inspectors, investigators, and monitors should contact the ODP Deaf Services Coordinator if it appears as though the ISP team is having difficulty finding a provider to meet a communication need identified in the ISP, or you become aware that a communication assistance need is not being met as specified in the ISP. The DSC should also be contacted if you believe there is a communication problem that is not addressed in the ISP.

If you are looking for information on provider vacancies or providers who have expertise in supporting individuals who are deaf, the DSC is a good resource. The DSC can also provide information about Supports Coordinators in PA who have specialized experience in working with individuals who are deaf and about assistive technology resources.

Here is the contact information for Maureen. Please note, Maureen is hard of hearing and, therefore, has difficulty hearing voicemail messages clearly. It is best to contact Maureen by email if possible. If you call her and are not able to get in touch with her directly by phone, please send her an email with a short description of your concern and your contact information so that she can make sure to get back to you. 

(music playing)

This webcast has been developed and produced by the Office of Developmental Programs Consulting System on behalf of the Pennsylvania Department of Public Welfare, Office of Developmental Programs.

Thank you for participating in this lesson.

(music playing)