ODNOSI S JAVNOŠĆUTEHNIKE I ALATI

EVENT MENADŽMENTILIUPRAVLJANJE DOGAĐAJIMA

Sadržaj

• Događaj – šta je to?

• Vrste događaja

• Proces i koncept

• Analiza

Šta je uopšte događaj i zašto ga tako nazivamo?

• Mnogo definicija...

Događaj je:

• Susret ljudi koji nakon njega znaju više

• Svaka vrsta dešavanja koja uključuje okupljanje ili aktivnostkoja se odvija u društvenom okruženju

• Posebno planirani događaji su planski stvorene situacije, vanuobičajenih dnevnih zbivanja, s ciljem poučavanja, slavljenja,zabavljanja ili izazivanja interesovanja za određenomtemom/proizvodom unapred određene skupine ljudi

Čemu to sve ?

• Sve veća potreba za organizovanjem događaja dovela je dorazvoja “event industrije” s vlastitim posebnim znanjima iveštinama novih poslovnih prilika i potrebom za specijalistima kojina tom području grade karijeru.

• “Event marketing” u vezi je sa olakšavanjem, otvaranjem,ubrzavanjem i skraćivanjem prodajnog ciklusa.

Događaj otvara vrata. Događaj NE sklapa posao

Vrste događaja

• Konferencija za medije• Seminar• Koktel• Sastanak Borda direktora• Svečana akademija• Večera• Zabava• Tim bilding• Godišnjice • Venčanje• Sajam• Izložba• Modna revija•Promocija

• Promotivni (proizvod, usluga, servis, nagradna igra...)• Specijalni (Sajmovi, konferencije, kongresi, seminari, forumi,

okrugli stolovi...)• Kulturno – zabavni (festivali, koncerti, izložbe, žurke...)• Humanitarni (za prikupljanje priloga, donacija)• Medijski (media brifinzi, konferencije, radni doručak...)• Sportski (takmičenja, Olimpijske igre, lige...)• Protokolarni (dodele nagrada i priznanja, ordena, prijemi...)• New media (video/web konferencije i sl.)• Korporativni (dani otvorenih vrata, kompanijske proslave,

interne teambuilding zabave...)• Privatni/Lični (rođendani, venčanja, sahrane ...)

I još malo o događajima...

KORPORATIVNI DOGAĐAJ

Proces pripreme događaja

ISTRAŽIVANJE –UTVRĐIVANJE OČEKIVANJA

KONCEPCUALIZACIJA DOGAĐAJA, PROCENA OBIMA

ODREĐIVANJE ELEMENATA I ASPEKATA KOJI ĆE DONETI ŽELJENI REZULTAT

VIZUELIZACIJA KOMPONENTI

ODABIR NAJBOLJIH PROIZVODA I PRUŽAOCA USLUGA

MONITORING ISPUNJENJA OČEKIVANJA

OČEKIVANJE ISKUSTVA

ODGOVOR NA PITANJE -ZAŠTO SE DOGAĐAJ ODRŽAVA

NAPRAVI PLAN RADA

PREDVIDI OČEKIVANJA

Prvi koraci• Prvi korak u donošenju odluke o organizaciji događaja je:

HOĆEMO LI UOPŠTE ORGANIZOVATITI DOGAĐAJ?

• Kriterijumi po kojima ćemo doneti odluku su:

1. Koji se cilj želi postići, koji je smisao događaja?2. Budžet?3. Očekivanja ?

• Događaj mora dosegnuti :

1. Zacrtane ciljeve2. Željene ciljne javnosti 3. Troškovni učinak (odjek ili druge ciljeve/uložena sredstva)

Budžet

• Izuzetno je bitno unapred odrediti budžet koji je mogućeodvojiti za organizaciju događaja

• Razmislite možete li priuštiti događaj ili ne

ZAPAMTITEBolje je pričekati nego napraviti loš događaj s premalim

budžetom

• Potrebno vam je odobrenje troškova? Pokušajte dapredvidite i najmanju sitnicu i krenite!

Procena troškova

• Pre početka realizacije događaja svakako sastavite procenu troškova. Jednostavna procena troškova treba uključiti glavne troškove, kao što su na primer:

• Pozivnice• Smeštaj• Transport• Najam prostora• Hrana• Piće• Cveće• Dekoracije• Muzika• Zabavni program• Ozvučenje• Pozornica• Audio vizuelna oprema

• Rasveta• Specijalni efekti• Fotograf• Materijali• Pokloni• Osiguranje gostiju• Zaštita• Troškovi osoblja• Troškovi energije• Promotivni materijali• Telefonski troškovi• Ostalo...

Sam svoj majstor ili neka to specijalista obavi?

• Ukoliko su odgovori na primarna pitanja pozitivni i kreće se sa realizacijom organizacije posebnog događaja, potrebno je dobro razmisliti da li:

a) samostalno organizovati događaj

b) koristiti usluge specijalista

5 W event marketinga

1. Why - Zašto - Cilj2. Who - Ko - Ciljna publika

3. When - Kada - Vreme – sat, dan, sezona4. Where - Gde - Mesto5. What – Šta - Sadržaj

Analiza

PREDUSLOVI USPEŠNOG DOGAĐAJA

Ko je nedavno imao kakav događaj i zašto?Na šta javnost “pada” u poslednje vreme?Istraživanja - potrošačkih navika- očekivanja potrošačaOdabir komunikacijskih alataOdabir članova timaPress clippingAnaliza medijskih objavaPriče iz naroda

Vrste događaja

April 2010. godine Tehnike i alati u odnosima sa medijima

Faktor - Gosti

Zapamtite da koliko god da je uzbudljiv, dobro isplaniran, za pamćenje – DOGAĐAJ NE POSTOJI BEZ GOSTIJU!

Ko su naši gosti?

PLANIRANJE ELEMENATA DOGAĐAJA

Najvažniji organizacioni elementi događaja

DOGAĐAJ

LOKACIJA AV OPREMA ADMINISTRACIJA

ZABAVA CATERING

LOGISTIKADIZAJN

FAZA I – POSTAVKA PROJEKTA

FAZA II – PRIPREMA

FAZA III – PRIPREMA

Izbor lokacije i raspored

Izbor lokacije je forma neverbalne komunikacije ciljadogađaja jer svako mesto ima svoju inherentnuatmosferu koja može biti prednost, a može iodgovornost

Prikaz jedne lokacije

•Lokacija mora u potupnosti biti usklađena sa dizajnom/konceptom događaja. Svaka

lokacija ima svoje prednosti i mane, ali ništa ne može da nadomesti posetu lokaciji.

IZRADITE CHECK LIST ZA IZBOR MESTA

MURPHYEV ZAKON:

Sve što može da krene po zlu, krenuće!

ZAPAMTITE:

Nište se ne može predvideti, ali se može dobro planirati!

Pripremite se za neplanirano i budite spremni.

MURPHY I EKIPA

Lokacija - šta sve može da pođe po zlu

• Proslava na otvorenom – kiša, sneg, jak vetar...

• Lokacija van grada – gužva u saobraćaju, štrajk taksista...

• Dešavanja na ulici – zatvoreni delovi grada, radovi u pojedinim ulicama,

buka...

• Prevelik broj gostiju za prostor, loša ventilacija, loše osvetljenje

• ...

A šta da radimo kad je viša sila u pitanju?

Izbor opreme, zabave i keteringa

Ako hoćete da tiho vladate svetom, morate ga zabavljati.

—RALPH WALDO EMERSON (1803–1882)

Tips and tricks:

1. Kupite najbolje što možete naći na tržištu

2. Pratite trendove

3. Uvek angažujte profesionalce

4. Ne zaboravite na lepo vaspitanje – pokloni na kraju

Šta još može da pođe po zlu

• Ketering kasni

• Hrana nije odgovarajuća (nema posne hrane)

• Tehnika ne radi

• Zvučnici ne odgovaraju veličini sale

• Baterije na mikrofonu su se ispraznile

• Nema dovoljan broj priključaka za kamere

• ...

Kao što je Murphy rekao na početku priče ...

• Rezervni materijali – Event sos box : punjači, selotejp, makaze, cd-i, dvd-i, usb-ovi,

priručna prva pomoć, tablete protiv alergije, popis važnih brojeva, ...

• Poštovanje zakona i propisa vezanih za organizaciju (Zakon o javnom okupljanju,

saglasnost grada, prijava policiji, Zakon o autorskim i srodnim pravima, ZAMP)

• Pretresti moguće krizne situacije ranije

• Pripremiti alternativna rešenja (rezervni moderator, red govornika...)

• Uzeti u obzir posebne potrebe zvanica (od prehrambenih do fizičkih)

• Dovoljno redara (koncert = 1 na 100, 2 ulaz)

Imate li dovoljno ljudi da “iznese” događaj?

Komunikacija sa medijima

Pitanja za razmatranje:

1. Hoćemo li zvati medije na događaj?

2. Da izveštavaju ili kao goste?

3. 2.Postoje li neki specifični tehnički uslovi za njihov uspešan rad?

4. 3.Kakav će biti komunikacioni materijal i ko će komunicirati?

5. 4.Imamo li informaciju vrednu pažnje?

U korak sa tehnologijom

• Da li možete da zamislite događaje na koje ne morate da idete, već samo možete

da uključite telefon ilim laptop?

• Da li smo blizu tom scenariju?

• sajmovi

• konferencije za novinare

• Zabave...

HVALA!