Oblici poslovne komunikacije - .preporuke za uspje nu pisanu poslovnu komunikaciju

  • View
    295

  • Download
    7

Embed Size (px)

Text of Oblici poslovne komunikacije - .preporuke za uspje nu pisanu poslovnu komunikaciju

  • Oblici poslovne komunikacije

    kolskog knjiniara

    Rua Jozi, dipl. komp. i dipl. bibl. Srednja kola Sesvete, Zagreb

    Marija Bednjanec, prof. i dipl. knjin. kola za cestovni promet, Zagreb

    25. Proljetna kola kolskih knjiniara RH,

    Vodice, 14. 17. travnja 2013.

  • POJAM I VRSTE KOMUNIKACIJE

    Komunikacija slui ljudima da se: informiraju,

    surauju, razmjenjuju misli i zajedniki rade, radi

    postizanja zajednikih ciljeva i uspjene suradnje.

    INTERNA komunikacija unutar kolektiva

    EKSTERNA komunikacija s vanjskim suradnicima

    Vrste komunikacije:

    verbalna i neverbalna,

    usmena i pismena,

    grupna i osobna(izravna),

    neformalna i formalna.

  • POSLOVNA KOMUNIKACIJA

    preporuuje se uporaba formalnih i standardiziranih

    oblika komunikacije

    ispreplie odnose pojedinaca i skupina (ustanova)

    s ciljem sporazumijevanja i dobre suradnje

    U procesu komunikacije treba voditi rauna o:

    - cilju komunikacije

    - nainu i sredstvima komuniciranja

    - vremenu komuniciranja

    - verbalizaciji poruke

    - nastavku suradnje

  • OBLICI POSLOVNOG KOMUNICIRANJA

    Dananje poslovno komuniciranje oblik

    javnog komuniciranja i odvija se :

    - telefoniranjem (telefon, telefaks, mobitel,

    automatska sekretarica)

    - poslovnim dopisivanjem ( poslovna pisma,

    izvjea, zamolba, obavijest, narudbenica,

    pozivnica, zahvalnica, elektroniki dopis )

    - razgovorom ( dogovori, pregovori)

    - sastancima ( poslovni i slubeni )

  • KOMUNICIRANJE TELEFONOM

    Komuniciranje telefonom zahtjeva ljubaznost, strpljenje,

    pristojnost, profesionalnost, ugodan i prijateljski ton u

    razgovoru vano je to rei i kako rei.

    ogledalo je uljudnosti djelatnika neke ustanove

    Komuniciranje mobitelom iako danas vrlo esto,

    preporua se samo za hitne i neodgodive situacije .

    voditi rauna o mjestu, vremenu, situaciji i okolini u kojoj

    komuniciramo

    Komuniciranje telefaksom je poeljno i esto kod slanja

    i primanja pisanih poruka ( narudbe, obavijesti i sl.)

  • USPJENO KOMUNICIRANJE TELEFONOM

    Ukljuuje : pozdrav

    predstavljanje punim imenom i prezimenom,

    funkcijom, nazivom ustanove u kojoj radimo

    kratkou i jasnost,

    ljubaznost u razgovoru,

    standardni jezik (govoriti knjievnim jezikom),

    zahvalu i pozdrav na kraju razgovora.

    (Ako ste vi ili vaa ustanova promijenili telefonski broj, o

    tome izvijestite svoje suradnike, partnere i osobe relevantne

    za vae poslovanje, kratkom pisanom porukom, dopisom ili

    elektronikim putem.)

  • KVALITETNA POSLOVNA

    KOMUNIKACIJA trebala bi biti:

    jasna ( lagani stil, razumljiv rjenik, gramatiki tona)

    saeta (bez opirnosti, koncizno, kratke reenice)

    uljudna ( uljudnost stvara pozitivno raspoloenje)

    pravodobna ( pravodobnost i aurnost u pisanju

    poruka, kao i odgovor)

    potpuna ( informacija koliko je potrebno, format A4 )

    poslovno atraktivna ( uvjeti, rokovi, sadraj poruke)

    individualna ( individualnost sastavljaa poruke, kako

    bismo se mogli i ubudue pozvati na osobu kada nam

    zatreba neija usluga i sl.)

  • PRAVILA POSLOVNOG KOMUNICIRANJA :

    poslovna pisma

    kratkoa teksta ili poruke

    privlanost poruke (i u sadrajnom i u vizualnom

    smislu)

    jasnoa jednoznane rijei, bez metafora

    jednostavnost u izraavanju, bez fraza

    stilska ujednaenost i uporaba strunih termina

    pravodobnost (potovanje zadanih rokova i brzina

    pisane reakcije ili odgovora na poruku )

    pisanje u obliku obrasca za pojedini oblik poslovnog

    pisma

  • POSLOVNO DOPISIVANJE

    Poslovno pismo treba biti jasno formulirano

    uvijek se alje u originalu, kopije uvamo

    odgovara uvijek onaj kome je upueno

    sadri osnovnu poruku u uvodu predmet

    sadraj pisma zauzima sredinji dio teksta

    na kraju pisma pozdrav s potpisom i igom

    ustanove ( u naem sluaju ig kolske knjinice)

  • PREPORUKE ZA USPJENU PISANU POSLOVNU

    KOMUNIKACIJU

    Piite pozitivno i oslovljavajte primatelja uvijek imenom !

    Piite razumljivo i uljudno, ne zaboravite rijei molim i

    hvala !

    Izrazite se kratko, izbjegavajte fraze i piite pregledno!

    Izbjegavajte kratice, piite suvremeno i jasno!

    Poruke koje sadre imena piite uvijek punim imenom!

    Piite raznoliko, koristite dvotoke, crtice, usklinike i

    upitnike!

    Argumentirajte logino, ne ponavljajte se !

    Proitajte svoj dopis vie puta prije nego to ga poaljete!

    Ispravite pogreke u pisanju, pravopisu i gramatici!

  • DIJELOVI POSLOVNOG PISMA

    zaglavlje (naziv ustanove, adresa, telefon, telefaks,

    e-adresa i web-stranica)

    naziv i adresa primatelja ( i ime osobe kojoj je pismo

    namijenjeno, najee ovako n/r Marka Maria)

    mjesto i nadnevak ( npr.: Zagreb, 15. 04. 2013.)

    oslovljavanje ( Potovani, ; S potovanjem! ; Srdaan

    pozdrav! ; Hvala na razumijevanju! I sl.)

    predmet (ponuda, potranja, nabava, molba i sl.)

    sadraj ( uvod, razrada i zavretak)

    potpis i ig (ime potpisnika i ig ustanove)

    privitak ( kopije ili broura )

  • IZGLED I DIJELOVI POSLOVNOG PISMA

    1.______

    2. ______ 3.______

    4. ______

    5. ___________

    6. ________________________

    _________________________

    _________________________

    _________________________

    _________________________

    __________

    7. _______

    8. _______

    1. zaglavlje

    2. mjesto i nadnevak

    3. adresa primatelja

    4. predmet

    5. oslovljavanje

    6. sadraj

    7. potpis

    8. privitak

  • POSLOVNO DOPISIVANJE

    temelj je uspjene

    komunikacije

    zahtjeva pisani (papirnati)

    trag, kako bi komunikacija

    dobila slubeni i trajni

    karakter

    pisani dopis esto je

    potrebno pohraniti i

    sauvati

    U poslovna pisma

    kolskog knjiniara

    svakako spadaju:

    izvjea

    zamolbe

    obavijesti

    pozivnice

    narudbenice

    zahvalnice

    elektroniki dopisi

  • P O Z I V N I C A

    Pozivnica oblik poslovnog komuniciranja kojim pozivamo:

    vanjske suradnike, roditelje,

    kolege i uenike,

    na neku sveanost ili dogaaj od posebne vanosti za na rad ili ustanovu.

    Pozivnica sadri:

    tone podatke o datumu i vremenu odravanja neke aktivnosti ili nekog dogaaja

    tko poziva, kada, na to, povodom ega, gdje i sl.

    kolski knjiniar alje pozivnice:

    na otvaranje izloaba u knjinici ili prostoru kole

    na odravanje susreta

    na tribine i predstavljanje knjiga

    pri organiziranju i provedbi humanitarnih akcija u koli

    prigodom obiljeavanja vanih obljetnica u radu kole

    pri promociji kolskog lista ili godinjaka kole i sl

  • O B A V I J E S T I

    Nastavnike obavjetavamo na oglasnoj ploi u zbornici kole:

    o aktivnostima i suradnji,

    akcijama s uenicima,

    kulturnim dogaajima i sl.

    povratu knjinine grae ( na kraju kolske godine ili provedbi revizije)

    Biltenu prinova u knjinici

    obavijest s popisom strunih asopisa koje prima kolska knjinica i sl.

    o ponudi i izboru nove literature i AV grae za nabavu u knjinici

    Razrednike obavjetavamo:

    o dugovanju uenika i nevraenim knjigama

    o godinjoj posudbi svakog razreda u knjinici

    najitau u k. knjinici

    o nastavnim satima za uenike u kolskoj knjinici

    o prigodnoj izlobi ili nekoj drugoj aktivnosti za uenike

    Uenike obavjetavamo:

    o aktivnostima, dogaanjima,

    o dugovanju u kolskoj knjinici

    o povratu knjiga na kraju kolske godine

    o promijeni radnoga vremena knjinice ili promjeni smjene

  • Z A M O L B A

    Zamolba - uljudni oblik

    obraanja nekim osobama ili

    institucijama od kojih traimo

    uslugu, suradnju, donacije

    sredstava ili knjiga, ostvarivanje

    nekog prava ili potreba na

    radnom mjestu i sl.

    Zamolbe upuujemo

    vanjskim suradnicima:

    nakladnicima, dobavljaima,

    knjiarama, antikvarijatima,

    narodnim i specijalnim

    knjinicama, muzejima,

    knjievnicima, osobama iz

    kulturnog i javnog ivota i sl.

    Zamolbe ravnatelju

    kole:

    za nabavu knjininog fonda,

    AV grae ili novih naslova

    periodike za uenike i

    nastavnike kole

    sredstva potrebna za

    provedbu nekih kulturnih

    akcija i aktivnosti s uenicima

    za nabavu potrebne tehnike

    ili informatike opreme,

    namjetaja ili pomagala za

    rad u kolskoj knjinici

  • Z A H V A L N I C A

    Zahvalnice kolski

    knjiniar alje :

    za darovane knjige

    za provedene aktivnosti

    za uspjenu suradnju

    za dobre usluge i sl.

    znak je uljuenog,

    pristojnog i poeljnog

    ponaanja prema

    suradnicima

  • NARUDBENICA

    Narudbenica je

    obavezna za sve nae

    potrebe i potraivanja:

    uz nar