Click here to load reader

Nycklar till förändringskommunikation i kommunernashop.kunnat.net/download.php?filename=uploads/muutosvie...Sari Pauninsalo, kommunikationschef, Lahtis Sari Valppu, marknadsföringschef,

  • View
    212

  • Download
    0

Embed Size (px)

Text of Nycklar till förändringskommunikation i...

  • Nycklar till frndrings- kommunikation i kommunerna

  • Arbetsgrupp:

    Teija Jrvel, kommunikationschef, Salo

    Aino-Marja Kontio, kommunikationschef, Borg

    Helin Menp, kommunikationsdirektr, Jyvskyl

    Sari Pauninsalo, kommunikationschef, Lahtis

    Sari Valppu, marknadsfringschef, Uleborg

    Pi Krogell-Magni, tf kommunikationsdirektr, ordf. fr arbetsgruppen,

    Kommunfrbundet

    Kirsi Luomanp, informatr, Kommunfrbundet

    I arbetet med publikationen deltog ocks:

    Arto Koski, sakkunnig, Kommunfrbundet

    Hia Sjblom, informatr, Kommunfrbundet

    Sari Ojanen, frhandlingschef KT Kommunarbetsgivarna

    Publikationen Nycklar till frndringskommunikation vid samman-slagningar (Kommunfrbundet 2008) har utnyttjats i arbetet med denna publikation.

    Layout och ombrytning:

    Minna Liitola, marknadsfringsplanerare, Kommunfrbundet

    Nina Palmu-Pietil, publikationssekreterare, Kommunfrbundet

    Bilder: Heli Sorjonen

    ISBN 978-952-293-080-4 (hftad)

    ISBN 978-952-293-081-1 (pdf)

    Finlands Kommunfrbund

    Helsingfors 2013

    Tryckeri: Tryckeriet i Kommunernas hus

    Finlands Kommunfrbund

    Andra linjen 14, 00530 Helsingfors

    Tfn 09 7711, fax 09 771 2291

    [email protected]

    www.kommunerna.net

  • 3

    Bestende frndringKommunerna str som bst i centrum fr stora frndringar: befolkningen ldras, ser-

    vicebehoven kar och kommunernas personal gr i pension. Samtidigt pgr en hetsig

    diskussion om kommunernas ekonomiska utmaningar och frndringarna i verksam-

    hetsformer, tjnster och strukturer. Informationen och kommunikationen r avgrande

    fr hur vi mter dessa utmaningar.

    I dag krvs det att ocks kommunernas kommunikation i hg grad r snabb. Den tid d

    kommunikationen byggde p separat intern och extern kommunikation tycks ha gett

    vika fr en vrld dr uppgifter som en gng offentliggjorts nstan omedelbart r till-

    gngliga fr alla. Uppgifter och sikter sprids p webben och diskussionen som uppstr

    kan inte styras. I stllet fr att styra diskussionen r alternativet att delta i den.

    Kommunikationen ska i en frndringssituation efterstrva samfrstnd om behovet av

    en frndring och om mlen. Det gr inte att engagera sig i en frndring om man inte

    frstr de bakomliggande orsakerna. Det r speciellt viktigt att kommunernas perso-

    nal och frtroendevalda hlls jour om nya planer och beslut i en frndringssituation.

    Kommuninvnarna, olika intressentgrupper och medierna behver kontinuerligt infor-

    mation om hur frndringarna pverkar kommunens verksamhet och tjnster.

    Publikationen Nycklar till frndringskommunikation i kommunerna r i frsta hand

    tnkt som std fr kommunikatrerna och kommunernas ledning. Publikationen beskri-

    ver allmnna principer fr en frndringskommunikation och ger tips om hur man bst

    nr olika mlgrupper. Publikationen innehller ocks fallstudier om mer omfattande och

    krvande frndringsprocesser i kommunerna.

    Helsingfors, april 2013

    P arbetsgruppens vgnar

    Pi Krogell-Magni

    tf kommunikationsdirektr, Kommunfrbundet

  • Nycklar till frndringskommunikation i kommunerna

    4

    P samma stt som brk r dyr frvaltning, har rykten i

    frndringssituationer visat sig vara dyr och slitande kom-

    munikation. Ryktesspridning undviks bst genom gott

    ledarskap och ppen kommunikation vid rtt tidpunkt.

    1. I frndringssituationer betonar man alltfr ofta kom-

    munikationens roll frst i beslutsfattandet och d r

    det alltfr sent eftersom de flesta parter knner att de

    blivit sidosatta. Kommunikationen br komma in i

    bilden omedelbart nr en frndring bereds.

    2. Erfarenheterna under de senaste ren av kommunika-

    tion i frndringssituationer stder ambitionen att

    erstta envgskommunikation med tvvgskommu-

    nikation. Det upplevs vara nnu viktigare n tidigare

    att hra och pejla sikter som kommer nerifrn upp.

    Om kommunens hela personal snarare upplever sig

    vara subjekt n objekt i frndringarna s har frnd-

    ringsledningen uppntt ett viktigt ml.

    3. I personalunderskningarna har de nrmaste chefer-

    nas viktiga roll betonats i frndringsledningen under

    den senaste tiden. Om cheferna inte kommunicerar

    med sina medarbetare i linje med den mellersta led-

    ningens och den hgsta ledningens krnbudskap s

    syns det omedelbart som anpassningssvrigheter och

    ovisshet. Cheferna ska ha tillgng till all information

    och det std de behver i sitt viktiga uppdrag.

    Arto Koski

    sakkunnig, kommunutveckling och forskning,

    Kommunfrbundet

  • 5

    Kommunikatrerna r ett std och en hjlp fr frndrings-

    kommunikationen, men bde kommunens ledning, cheferna,

    personalen och de frtroendevalda har alla sina egna roller

    och ett ansvar fr frndringskommunikationen i kommunen.

    Den hgsta ledningen i kommunerna ger ett ansikte t

    frndringarna. Ledningen motiverar, engagerar och visar

    riktningen genom sitt exempel bde verbalt och nonverbalt.

    Kommunikationen r en central del av ledarskapet. I frnd-

    ringssituationer frvntas ledningen kommunicera ppet,

    aktivt och dialoginriktat om frndringarna. Ledningens sam-

    frstnd pverkar starkt hur trovrdig frndringarna ter sig.

    Konflikter och inkonsekvenser kar oskerheten. Ledningen

    har en viktig roll i den offentliga debatten och i dialogen med

    de regionala medierna och journalisterna.

    Cheferna kommunicerar om frndringarna srskilt till perso-

    nalen. Personlig nrvaro, dialog och kommunikation ansikte

    mot ansikte r srskilt viktigt. Personalen behver bde

    information och mjligheter att stlla frgor och diskutera.

    Lsningarna tilltalar inte alltid alla men frndringarna r

    lttare att acceptera om parterna kan delta i beredningen av

    frndringarna och om de i tillrcklig mn fr fra fram sina

    sikter i alla frndringsskeden.

    Kommunikatrerna frmjar genomfrandet av frndringarna

    genom kommunikationen. De fungerar vid ledningens sida och

    som ledningens arbetspar. Kommunikatrerna stder ledning-

    en och cheferna i deras arbete och ser till att det finns tillgng-

    lig information och tillrckligt med kommunikationsverktyg

    och diskussionsforum. I kommunikationen betonas kraven p

    ppenhet, aktivitet och framsynthet. Frndringskommuni-

    kationen ska mjliggra olika synvinklar och sammanfatta

    motiveringarna fr en frndring och dess konsekvenser. En

    kommunikatr har rollen som en konsult som frmjar samrd

    med personalen och intressentgrupperna samt deras mjlig-

    heter till delaktighet.

    Personalen frvntas vara aktiv, engagerad och ha frmga

    att ocks p eget initiativ ta reda p fakta. I frndringssitua-

    tioner, och ocks i andra sammanhang, har ledningen ansvaret

    fr den externa kommunikationen. Som en representant fr

    organisationen kan en anstlld svara p massmediernas frgor

    som gller hans eller hennes eget arbete och ansvarsomrde.

    Nr en anstlld i egenskap av privatperson publicerar inlgg

    p offentliga forum och sociala medier, finns det skl fr

    den anstllda att komma ihg att utomstende kan uppleva

    honom eller henne som en representant fr organisationen/

    kommunen.

    Frtroendevalda har en viktig roll i frndringsledningen och

    i den offentliga debatten kring frndringarna. De frtroende-

    valda fr en vrdedebatt och en debatt om riktlinjerna samt

    kommunicerar med massmedierna, kommuninvnarna och

    intressentgrupperna. En konfliktfylld verksamhetskultur mins-

    kar kommuninvnarnas frtroende samt mjligheterna att

    genomfra frndringar. Samtliga frtroendevalda kan bygga

    upp kommunens anseende genom sitt beteende. Kommunens

    ledningskultur r en av de faktorer som allra mest inverkar p

    kommunens anseende.

    Aktrer och deras roller i frndringskommunikationen

  • Nycklar till frndringskommunikation i kommunerna

    6

  • 7

    Frndringar ser olika ut. De kan avse nya stt att tillhanda-

    hlla tjnster, att verksamhetsstllen ppnas, stngs eller

    flyttas, att kommuner sls samman eller att tgrder stts in

    fr att balansera ekonomin. Frndringarna kan i frsta hand

    glla personalen eller servicetagarna.

    Att kunna gestalta logiken i hur man kommunicerar om

    frndringar hjlper kommunikationsplaneringen oberoende

    av hur en frndring ser ut. Till fljande beskrivs praxis inom

    frndringsledningen som kan tillmpas i olika frndrings-

    situationer. tgrderna och kommunikationskanalerna kan

    varieras efter hur lngvariga frndringarna r och hur om-

    fattande konsekvenser de har. tminstone nr frndring-

    arna inleds finns det alltid behov av en aktiv och omfattande

    kommunikation.

    Kommunikation om frndringarnas utgngspunkter

    Motivera klart och tydligt:

    Vilka beslut har fattats och varfr r en frndring nd-vndig?

    Vilka alternativ finns det? Hur pverkar genomfrandet av frndringen kommu-

    nernas och olika aktrers framtid?

    Vad pverkas inte av frndringen? Ge exempel

    Frndringssituationerna frutstter aktiv och framtidsorienterad kommuni-kation

    Frndringskommunikationen krver ett bra grepp av de ak-

    trer som svarar fr frndringarna. Kommunerna frutstts

    vara ppna med svl aktuella frgor, planer, tidtabeller som

    med beslut som fattats. Det lnar sig att utnyttja kommuni-

    kationskanalerna p ett mngsidigt stt s att de olika intres-

    sentgrupperna ns p bsta stt.

    Frndringens olika skeden br kommuniceras

    Information om nr det fattas beslut och vad besluten gller

    r viktig fr alla mlgrupper som frndringen berr.

    Lt dig inte avskrckas av rykten eller djungeltelegrafen

    En livlig bakgrundsdiskussion skvallrar om att mnet r in-

    tressant. Det finns skl att snabbt rtta till felaktiga uppgifter,

    men alla har rtt till sina sikter. Det r kommunikatrernas

    uppgift att se till att officiella uppgifter och fakta r lttill-

    gngliga.

    Allmnna kommunikations- principer i frndringssituationer

  • Nycklar till frndringskommunikation i kommunerna

    8

    Kommunikationen krver en tydlig ansvarsfrdelning

    Lednings- eller beredningsgruppens ansvarar fr att kom-

    munikationstgrderna godknns. Kommunikationen mellan

    ledningsgruppen och dess eventuella undergrupper mste

    fungera s att alla parter vet vad som efterstrvas. P s stt

    minimeras risken fr att det sprids felaktig information.

    Enhetliga budskap kar trovrdigheten

    De som ansvarar fr omstllningen br bilda en enad front

    och visa sitt engagemang i en frga genom sitt eget exem-

    pel.

    Pejla hur frndringarna framskrider

    Ge akt p atmosfren och stmningarna och flj upp hur

    kommunikationen lyckas. Reagera snabbt, var flexibel och

    utnyttja flera kommunikationsformer vid behov.

    Upprepa grundlggande budskap som motiverar frndringen

    ven om de som satt sig in i frgan redan frstr frnd-

    ringarna mste det grundlggande budskapet upprepas

    regelbundet fr olika intressentgrupper och mlgrupper. Mot-

    tagaren ska nd inte drnkas i informationsfldet. Frnd-

    ringsledarna ansvarar fr att det ges tillrckligt med informa-

    tion. Men det ligger ocks p mottagarnas ansvar att skaffa

    sig behvlig information.

    Frndringskommunikationen krver ett bra grepp av de aktrer som svarar fr frndringarna.

  • 9

    PersonalenEn vlfungerande vardagskommunikation p arbetsplatsen

    skapar en fungerande grund ocks fr kommunikationen i

    frndringssituationer.

    I en omstllning p arbetsplatsen r personlig kommunika-

    tion ansikte mot ansikte en av de viktigaste kommunika-

    tionsformerna, om inte den viktigaste. Vid sidan av informa-

    tions- och diskussionsmten fr hela personalen behvs det

    ocks mten mellan de nrmaste cheferna och personalen

    inom enheterna. En fungerande kommunikation p arbets-

    platsen r ocks en frutsttning fr kommunikationen med

    kommuninvnarna och intressentgrupperna.

    Personalen och de kommunikationsansvariga br ha ett nra

    och smidigt samarbete.

    Om frndringssituationen r sdan att den frutstter ett

    samarbetsfrfarande, gller det att komma ihg att inte ens

    perfekt kommunikation riktad till personalen erstter det

    lagstadgade samarbetsfrfarandet. En frsummelse i frga

    om samarbetsfrfarandet kan till och med leda till sanktioner

    om frfarandet inte har tillmpats.

    Nr kommunikationen om en frndringssituation planeras

    r det viktigt att fundera hur kommunikationen ska se ut,

    vem som r mlgrupperna och vilken tidtabell som gller.

    Det r srskilt viktigt att beakta och knna igen de olika

    behoven hos mlgrupperna.

    I samarbetsfrfarandet br srskild vikt fstas vid kommu-

    nikationen. Det finns skl att tillsammans med represen-

    tanterna fr personalen planera hur kommunikationen ska

    genomfras. Det r mycket viktigt att ocks personalrepre-

    sentanterna fr fram det gemensamma budskapet eftersom

    det vcker frtroende hos personalen. Ett samrdsfrfarande

    som r tekniskt och juridiskt korrekt r ndvndigt men ut-

    ver frfarandet r det viktigt att se till att kommunikationen

    ger en insyn i och stder processerna.

    I begynnelseskedet r personalen intresserad av sin egen

    framtid: Vad hnder med mig? Hur pverkar omstllningen

    mina uppgifter, min ln och mina personalfrmner?

    Viktiga mlgrupper fr kommunikationenNr kommunikationen om en frndringssituation planeras r det viktigt att fundera hur kom-munikationen ska se ut, vem som r mlgrupperna och vilken tidtabell som gller. Det r srs-kilt viktigt att beakta och knna igen de olika behoven hos mlgrupperna.

  • Nycklar till frndringskommunikation i kommunerna

    10

    Vem blir min chef och vilka arbetskamrater kommer jag att

    ha? I arbetslivet mste man ocks st ut med oskra och

    delvis ppna situationer. Att lgga fram konkreta tidsplaner

    r viktigt. Vid sidan av informations- och diskussionsmten

    fr hela personalen behvs det ocks mten mellan de nr-

    maste cheferna och personalen inom enheterna.

    Framhv de anstlldas egen insats och dess betydelse vid en

    omstllning. Ge de anstllda tillflle att bertta hur de upple-

    ver situationen och att framfra frslag.

    Frndringar tar tid. Fr att skingra oskerheten kan man

    ocks sga att det just nu inte finns ngot nytt att bertta.

    Fr att genomfra frndringarna kan organisationen vlja

    personer med uppgift att regelbundet kommunicera om

    frndringarna, hur de framskrider och hur de pverkar

    personalens vardag. Regelbunden kommunikation r viktig

    fr att personalen ska knna att de beaktas ocks mitt i

    frndringarna.

    Frskra dig om att frndringskommunikationen fortstter

    ocks efter frndringen. Det r viktigt att kommunikatio-

    nen stdjer omorganiseringen av verksamheten i den nya

    situationen.

    Kommunikationsformer och kommunikationskanaler

    utnyttja intrantet: aktuella nyheter

    diskussionsforum

    interna bloggar

    vanliga frgor

    system fr initiativ och respons personaltidningar interna meddelanden informations- och diskussionsmten ledningens frgestund antingen live eller p video/

    p intrantet

    enhets-/avdelningsmten utvecklingssamtal

  • 11

    Kommuninvnare Kommuninvnarna har rtt att f veta hur de gemensamma

    rendena skts och rtt att delta och pverka. I kommunal-

    lagen krvs det att invnarnas sikter utreds innan beslut

    fattas. Kommunikationen och informationen till kommun-

    invnarna inleds redan i brjan av frndringsprocessen,

    innan ngra beslut nnu har fattats.

    Utnyttja olika kanaler och former fr kommunikation s att du nr mnga olika grupper bland kommuninv-

    narna. Utnyttja ocks aktrer och organisationer inom

    den tredje sektorn du kan f information och sprida

    information med deras hjlp.

    Redogr fr vad frndringen innebr fr servicen och utvecklingen i nromrdet. Tnk igenom hur du ska n

    unga, barnfamiljer, grupper med srskilda behov, se-

    niorer och andra invnargrupper. Kommuninvnarna r

    framfr allt intresserade av vilken inverkan frndringen

    har p deras vardag och liv.

    Fundera p vilka sprk du ska kommunicera p och om det finns behov av att srskilt uppmrksamma olika

    sprkgrupper eller att anvnda klarsprk.

    Strva efter en dialog, sporra till diskussion. Frskra dig om mjligheten att trffa kommuninvnarna ansikte

    mot ansikte vid olika tillstllningar men ocks p web-

    ben. Frskra dig om att kommuninvnarnas respons

    rent konkret kan tas med i frndringsprocessen. Glm

    inte heller att under processen bertta fr de olika ml-

    grupperna hur deras sikter har pverkat frndringsar-

    betet.

    En livlig debatt pgr inte bara i de lokala medierna utan ocks p de allmnna diskussionsforumen p webben.

    Det finns skl att fundera ver hur diskussionen pejlas

    och fljs med.

    Hindra ryktesspridningen och samla information om fr-ndringsprocessen p kommunens egna webbsidor och

    kanaler. Informationen ska vara aktuell och ltt att hitta.

    Kommunikationsformer och kommunikationskanaler

    broschyrer kommunens webbsidor kommunens sociala medier information till invnarna vid kommunens

    servicestllen

    samrdsmten och diskussionsmten fr kommun-invnarna

    frgor och svar p kommunens webbsidor eller i de sociala medierna

    frndringsledarnas inlgg i webbloggar eller lokaltidningar

    samarbete med de lokala medierna informationsblad allmnna diskussionsforum att pejla och delta i

    diskussionen

  • Nycklar till frndringskommunikation i kommunerna

    12

    MediernaI regel pverkar srskilt de lokala och regionala medierna i

    hg grad sikterna i regionerna. Medierna tjnar i frsta hand

    sina lsare och lyssnare. Mediernas uppgift r att med tanke

    p lsarnas och lyssnarnas intressen ge information och lyfta

    fram samhllsfrgor som krver utveckling. Medierna kan vara

    en bra samarbetspartner och det kan vara det bsta sttet att

    n den stora allmnheten.

    Samarbetet bygger p ett msesidigt frtroende och p att

    man knner till hur medierna jobbar. I dag vill medierna i ett

    tidigare skede n frut informera om renden som r under

    beredning. Det r viktigt att kommunorganisationen knner till

    bland annat offentlighetslagstiftningen och kan diskutera de

    krav som lagstiftningen stller.

    Kontakterna till medierna ska vara sakliga, ppna och jmlika.

    Bertta ppet om utmaningarna, problemen och svrig-heterna med frndringarna. D r det lttare fr journa-

    listerna att identifiera lyckade lsningar.

    Hll kontakterna ppna till medierna. Var tillgnglig nr representanterna fr medierna ringer. I regel ger kom-

    munikatrerna bakgrundsuppgifter och hnvisar journalis-

    terna till olika sakkunniga fr intervjuer. I intervjuerna kan

    de sakkunniga bertta om frndringarna.

    Det r en bra id att redan p frhand i planen fr fr-ndringskommunikationen komma verens om vem som

    br ansvaret fr kommunikationen och intervjuerna. De

    sakkunniga svarar alla fr kommunikationen inom sina

    egna omrden.

    Se till att de personer som svarar p mediernas frgor knner mediernas behov och verksamhetsstt.

    Kom ihg att journalisterna och redaktrerna ofta har en mycket stram tidtabell. Svara snabbt p frfrgningar efter-

    som det ofta behvs en sakkunnig som antingen kan inter-

    vjuas genast fr webben, en nyhetssndning p radio eller

    tv eller som behver intervjuas fr morgondagens tidning.

    Kom ihg att vara absolut rttvis men hll i minnet att olika medier har olika srskilda behov.

    Betjna p eget initiativ. Skicka pressmeddelanden och hll kontakt per telefon. Ordna pressbriefingar fr mediernas

    representanter och se till att dr finns tid fr diskussioner

    och mten ansikte mot ansikte.

    Var plitlig. Om en journalist frgar ngot srskilt, bertta inte om frgan fr de andra medierna. Medierna tvlar hela

    tiden om nyheter.

    Bjud in medierna till s mnga tillstllningar som mjligt. Motivera varfr ett evenemang r stngt. Du kan ocks

    skicka ett pressmeddelande genast efter en tillstllning.

    Bli inte rdd fr mediernas kritik. I de flesta fall r diskus-sionerna en bra sak. Fruktlsa dispyter r dremot skadliga.

    Krv att misstag rttas till. Det lnar sig att inte hnga upp

    sig p mindre tolkningsskillnader.

    Kommunikationsformer och kommunikationskanaler

    artiklar och insndare frslag p artiklar evenemang inbjudan till andra evenemang pressmeddelanden sociala medier informationsmten webbsidor

  • 13

    IntressentgruppernaFrndringarna kan pverka kommunernas intressentgrup-

    per, exempelvis nringslivet, freningarna och frsam-

    lingarna, p olika stt. Bertta redan i ett tidigt skede hur

    frndringarna kan pverka frhllandet mellan kommunen

    och intressentgrupperna.

    Diskutera frndringarnas konsekvenser och mjligheter

    med fretagen och aktrerna inom nringslivet. Fretagens

    verksamhetsfrutsttningar r p mnga stt beroende av

    kommunernas verksamhet kommunen r sin sida bero-

    ende av fretagen p orten.

    Kommunicera frndringarna till de viktigaste freningarna

    och frsamlingarna. Freningarna och frsamlingarna har en

    viktig roll i och med att de kompletterar kommunernas servi-

    ceutbud och fungerar som en kanal fr medborgarinflytande.

    Se till att man i serviceavtalet har faststllt kommunernas

    och serviceproducenternas kommunikationsansvar bde i

    vardagen och i undantagssituationer. Kommunikationssam-

    arbetet br ocks regelbundet ses ver och vid behov br

    parterna va samarbetet.

    En lyckad kommunikation frutstter interaktiv verksam-

    het dr information ges i bda riktningarna. Ordna mten

    Kommunikationsformer och kommunikationskanaler

    broschyrer som beaktar de olika intressentgrupper-nas informationsbehov

    samrd och informationsmten presentation av frndringarna i intressent-

    gruppernas egna medier och evenemang

    webbsidor fr intressentgrupperna informationsblad fr intressentgrupperna sociala medier

    fr intressentgrupperna dr kommunernas hgsta politiska

    ledning och tjnstemannledning och andra sakkunniga i fr-

    ndringsprocessen besvarar frgor.

    Exempel p intressentgrupper r:

    Invnarfreningar Organisationer Frsamlingar Fretagare, fretagarfreningar Grannkommunerna Regionala aktrer och aktrer i landskapet

  • Nycklar till frndringskommunikation i kommunerna

    14

  • 15

    Kommunsamman-slagningarKommunsammanslagningarna r ngra av de strsta frnd-

    ringsprocesserna inom kommunsektorn och de r freml

    fr en het debatt redan lnge innan en eventuell samman-

    slagningsutredning ens r aktuell. Sammanslagningarna

    innebr flera olika praktiska skeden som ocks br beaktas

    i kommunikationen om sammanslagningsprocessen. En

    kommunikationsplan r en frutsttning fr en fungerande

    kommunikation om sammanslagningar. Nr en kommu-

    nikationsplan utarbetas finns det skl att stta sig in i hur

    kommunikationen har sett ut under sammanslagningar som

    redan genomfrts.

    En sammanslagning inleds med ett frberedande utrednings-

    skede. Det r viktigt att redan i detta skede beakta kommu-

    nikationens betydelse och att utver den officiella informa-

    tionen mjliggra en fungerande tvvgskommunikation

    mellan de olika parterna. Samrdsmtena i det inledande

    skedet av en kommunsammanslagning r viktiga s att

    invnarna och personalen redan frn brjan fr en mjlighet

    att delta i processen.

    Det lnar sig att i kommunikationen om en sammanslagning

    p ett mngsidigt stt utnyttja kommunikationsverktyg och

    god praxis som finns i kommunerna som deltar i samman-

    slagningsprocessen. P s stt skras en s effektiv och

    omfattande kommunikation som mjligt. Kommunikations-

    ansvaret och resurserna br definieras s tydligt som mjligt.

    Kommunikationen om en betydande frndringsprocess r

    en utmanande helhet och resurserna br motsvara de fast-

    stllda kommunikationstgrderna.

    Kommunikationsplan

    Nr riktlinjerna fr kommunikationen dras upp och en kom-

    munikationsplan utarbetas r det bra att som bakgrund

    precisera fljande:

    Hur skiljer sig de olika skedena i frndringsprocessen som helhet?

    Vilket syfte har de olika skedena med tanke p frnd-

    Kommunikationsmodeller i svra frndringssituationerNedan beskrivs strukturella och ekonomiska frndringssituationer som p grund av sina pro-portioner och konsekvenser stller stora krav p kommunikationen. Utver de allmnna kom-munikationsprinciperna beskrivs srskilda principer, observationer och lagar som r aktuella i frndringssituationer.

  • Nycklar till frndringskommunikation i kommunerna

    16

    ringsprocessen?

    Tas rtt frgor upp, p rtt plats och i rtt tid?

    I kommunikationsplanen faststlls mlen, kommunikations-

    ansvaret och principerna fr kommunikationen i alla kommu-

    ner som sls samman.

    En kommunikationsplan kan utarbetas fr varje skede i

    sammanslagningen. Den br kopplas till de olika mlen i

    frndringsprocessen och till kommuninvnarnas, intressent-

    gruppernas och personalens informationsbehov, och den ska

    stdja olika aktrers mjligheter att delta och pverka.

    Kommunikationen om beslut och renden sker inte av sig

    sjlvt utan alla organ ska p agendan fr varje mte under

    hela frndringsprocessen behandla de kommunikations-

    tgrder en aktuell situation eller ett aktuellt beslut krver.

    I utredningsskedet ansvarar styrgruppen, arbetsutskottet

    eller motsvarande organ fr riktlinjerna fr kommunikations-

    tgrderna. I beredningsskedet ligger ansvaret fr riktlinjerna

    fr de gemensamma budskapen hos organisationskommis-

    sionen medan ansvaret i genomfrandeskedet ligger hos

    fullmktige och styrelsen.

    Den externa kommunikationen skts samordnat enligt

    avtalade planer. Ordfrandena fr organen ansvarar tillsam-

    mans med den kommunikationsansvarige fr informationen

    i praktiken.

    De frtroendevaldas roll i den offentliga debatten krver ett

    std eftersom de i sin roll frvntas bertta om eventuella

    utvecklingsfrlopp och framtidsvisioner. De frtroendevalda

    ger kommunikationen om sammanslagningen ett ansikte.

    Konsekvenserna av en eventuell kommunsammanslagning

    och de frndringar som en sammanslagning efterstrvar

    pverkar frutom invnarna och personalen ocks fretagen

    och intressentgrupperna i regionen. I planeringen av kom-

    munikationen br faststllas vilka kommunikationsbehov de

    olika intressentgrupperna har i de olika skedena av frnd-

    ringsprocessen.

    Under frndringsprocessen och nr den avslutas r det

    bra att tervnda till de innehllsliga ml som stllts upp i

    riktlinjerna fr kommunikationen och utvrdera hur kommu-

    nikationen lyckats i frndringssituationen. Uppgifterna kan

    anvndas fr utveckling och planering av kommunikationen.

    Samrdsmtena i det inledande skedet av en kommunindelningsutredning r viktiga s att invnarna och personalen redan frn brjan fr en mjlighet att delta i processen.

  • 17

    Hrande av kommun- invnarna, personalen och intressent-

    grupperna samt deras mjligheter att delta

    Kommunikation

    Kommunindelningslagen

    Den rdande och den kommande verksamhetsmiljn

    Tidsplan Den nya kommunen inleder sin verksamhet

    Beslut om sammanslagning

    ProjEKTHANTErING, FrNDrINGSLEDNING

    Integrering

    Sondering och Utredningar Beredning av och infrande

    frutredningar och avtal samman- av nya

    slagningen strukturer

    Kommunsammanslagning

  • Nycklar till frndringskommunikation i kommunerna

    18

    Webbkommunikationen i samman-slagningar

    Kommunens egna webbsidor, vriga webbverktyg och so-

    ciala medier r ett stt att svara p kommuninvnarnas och

    intressentgruppernas kommunikationsbehov under frnd-

    ringsprocessen. Information om processen br vara lttill-

    gnglig och tydligt strukturerad.

    Redan d en kommunsammanslagning utreds r det nd-

    vndigt att hlla kommuninvnarna uppdaterade om vad

    som grs eller planeras och om de bakomliggande orsa-

    kerna. D r det ocks viktigt att hlla p tvvgskommu-

    nikation s att ocks kommuninvnarna och vriga aktrer

    fr sina rster hrda. Nr fullmktige fattat beslut om en

    utredning lnar det sig att skapa en webbplats som lnkas

    till webbsidorna i de kommuner som utredningen gller.

    Ansvaret fr webbsidans olika innehllsdelar ska tydligt dele-

    geras bland de kommuner som deltar i utredningen.

    Innehllet p webbplatsen pverkas av fljande skeden:

    Utredningsskedet Diskussioner om en eventuell sammanslagning

    utgende frn utredningen

    Det praktiska genomfrandet av sammanslagningen

    Utver kommunens egna webbsidor gller det att vervga

    ocks andra mjliga kanaler och verktyg fr sociala medier.

    D r det bra att noga komma verens om hur kommu-

    nen deltar i en eventuell diskussion p webben vem som

    svarar fr kommunens rkning p frgor och i vilken roll.

    P kommunens egna diskussionsforum r det ocks bra att

    informera om eventuell moderering, det vill sga frhands-

    granskning av inlgg, principer fr modereringen och hur

    snabbt frgor besvaras.

    Utver egna kommunikationsverktyg och -kanaler r det

    en god id att fundera p hur kommunen fljer med och

    pejlar diskussionerna i de lokala medierna eller p webbens

    allmnna diskussionsforum och att anvisa resurser fr detta.

    Det r ocks viktigt att internt komma verens om spelregler

    fr hur kommunen deltar i den allmnna diskussionen p

    webben.

  • 19

    Checklista ver innehllet p webbplatsenBasfakta

    ge aktuell information om kommunsammanslagningen motivera vilket frndringsbehov sammanslagningen svarar p motivera vad som efterstrvas med sammanslagningen, hur den framtida visionen ser ut redogr fr vad sammanslagningen inte kommer att pverka informera om tidsplanen ver hur sammanslagningen framskrider ange kontaktinformation till de personer som svarar p frgor om sammanslagningen ocks sektorvis

    kontaktinformation

    Information om den nya kommunens tjnster

    redogr fr vad sammanslagningen innebr fr servicetagarna redogr fr hur kommunens service frndras i och med reformen, kom ihg kartor och tjnsternas placering ange resultat och slutledningar av de sektoriella utredningarna

    Std fr medborgardebatten

    informera om hur kommuninvnarna kan pverka under processen informera om tidtabellen fr och innehllet i informations- och diskussionsmtena samt var de gr av stapeln erbjud mjligheter att stlla frgor om projektet och lsa svaren p frgorna erbjud mjligheter att ge respons samt information om vad responsen leder till erbjud texter av frtroendevalda, utredningsmannen eller den administrativa ledningen som underlag fr

    diskussionen

    erbjud mjligheter att delta i diskussionen om sammanslagningen eller information om eventuella andra forum dr man kan delta i diskussionen

    Glm inte lnkarna

    en lnk till en gemensam sida fr de kommuner som deltar i utredningen, lnken finns p alla kommuners webbsidor

    lnkar till de andra kommunerna som r med i utredningen

  • Nycklar till frndringskommunikation i kommunerna

    20

    Balansering av kom-munens ekonomiBalanseringen av kommunens ekonomi kan frutstta svra

    beslut ssom frre tjnster och mindre utgifter fr kommu-

    nen eller hgre skatter och avgifter. Planerade nedskrningar

    eller hjningar intresserar naturligtvis kommuninvnarna, de

    lokala medierna och kommunens personal.

    Invnarna vill veta om nedskrningarna drabbar det egna

    bostadsomrdet eller tjnster som familjen behver. Perso-

    nalen br vara motiverad att genomfra reformerna men

    samtidigt har de en oro fr den egna arbetsplatsen och

    enhetens resurser.

    Informationsbehovet och behovet av att fra en offentlig

    debatt r som strst i brjan av processen nr balanseringen

    bara planeras d har kommunikationen en central roll.

    Kommunikationsplanen ska beskriva hur informationsbeho-

    vet och oron bemts. I kommunikationsplanen faststlls hur

    kommunen bit fr bit aktivt och p eget initiativ ska kommu-

    nicera om den omfattande processen och vilka diskussions-

    mjligheter de olika skedena inbjuder till. Aktiv kommunika-

    tion minskar oron och stter stopp fr ogrundade rykten.

    Beskriv till en brjan beredningsprocessen fr balanse-ringsprogrammet och tidtabellen fr besluten i de olika

    frtroendeorganen.

    Bertta ppet om bakgrunden till de ekonomiska pro-blemen och beskriv p ett begripligt stt den nuvarande

    ekonomiska situationen. Vad beror balanseringsbehovet

    p inom den kommunala ekonomin? Varfr r vi i denna

    situation? Hur ser kommunens ekonomi ut i dag? Vad

    hnder om vi inte gr ngonting alls? Om parterna inte

    frstr den nuvarande situationen eller dess orsaker s

    kan det inte heller uppst en gemensam vilja att lsa

    problemen.

    Motivera varfr det r viktigt att balansera ekonomin och genomfra reformer. Bertta ocks vad balanse-

    ringen av ekonomin ska uppn. Vilken r kommunens

    framtida vision?

    Budskapet ska vara ltt att frst, konkret och skdligt. Anvnd bekanta begrepp och metaforer som vcker

    intresse. Kom ihg att svra begrepp ssom rsbidrag

    inom den kommunala ekonomin inte ppnar sig fr alla

    hrare. I stllet fr att tala om utvecklingen av rsbidra-

    get kan man beskriva hur kommunens skuldbrda och

    rnta hotar att stiga och hur det pverkar basservicen

    och exempelvis kommunalskattesatsen i fortsttningen.

    Invnarna vill veta om nedskrningar-na drabbar det egna bostadsomrdet eller tjnster som familjen behver.

  • 21

    Stll samtliga strre summor i relation till jmfrelse-objekt som alla kan frst. Det lnar sig att visualisera

    den ekonomiska situationen och den ekonomiska

    utvecklingen samt sparbehoven med bra och lttfattlig

    grafik.

    En diskussion r viktig. Erbjud redan frn brjan persona-len, kommuninvnarna och intressentgrupperna mjlig-

    heter till debatt exempelvis p intrantet, kommunens

    webbsidor, de sociala medierna, arbetsplatsmten,

    presskonferenser, seminarier och invnartrffar.

    Informera aktivt i alla skeden av processen och fortstt informera nr balanseringsprogrammet ska genomfras

    agera ppet.

    Kom ocks ihg att bertta vilka verkningar balanse-ringstgrderna har. Informera rligen regelbundet

    och aktivt om ekonomiska frgor i samband med att

    bokslutet och uppfljningsrapporterna fr verksamhe-

    ten och ekonomin frdigstlls, under beredningen av

    budgeten och under de vriga skedena av budgetpro-

    cessen: nmndernas budgetfrslag, kommundirektrens

    budgetfrslag, styrelsens frslag och fullmktiges beslut.

    Srskilt viktigt r det att de kommunala frtroendevalda

    r infrstdda med situationen.

    Aktiv kommunikation minskar oron och stter stopp fr ogrundade rykten.

  • Nycklar till frndringskommunikation i kommunerna

    22

    Permitteringar och uppsgningarPermitteringar och uppsgningar r tunga och ngestfulla

    srskilt fr personalen. ppen och aktiv kommunikation kan

    minska personalens oro och ngest. Beslutsfattandet kring

    permitteringar och uppsgningar samt deras verkstllande

    regleras av lagar och kollektivavtal, och dessa pverkar ocks

    kommunikationen. Kommunikationen ska stdja samarbets-

    frfarandet och andra sidan ska de som deltar i samarbets-

    frfarandet ocks planera kommunikationen om processen.

    Om det i kommunens budgetfrslag frutstts tgrder som

    sannolikt ger upphov till permitteringar som gller en stor

    del eller hela personalen eller uppsgningar som gller flera

    anstllda, ska tgrderna behandlas genom samarbetsfrfa-

    rande innan kommunstyrelsen ger sitt slutliga budgetfrslag

    till fullmktige.

    Nr en nyhet blir offentlig:

    Informera personalen om att kommunstyrelsen fr ett frslag om att inleda samarbetsfrhandlingarna.

    Informera om det separat ocks till medierna Utnyttja ocks kommunens vriga kommunikationska-

    naler

    Nr kommunstyrelsen beslutar om att inleda samarbetsfr-

    handlingar:

    Informera personalen om beslutet och bertta vad det betyder i praktiken exempelvis fr rekryteringen av

    vikarier eller fr sysselsttningstgrderna

    Informera medierna om beslutet Informera ocks via kommunens egna kommunikations-

    kanaler

    Inled i det hr skedet planeringen av kommunikationen kring samarbetsfrfarandet med dem som ansvarar fr

    frfarandet

    Nr samarbetsfrfarandet inleds:

    Informera personalen om att samarbetsfrfarandet inleds och bertta om tidtabellen och kommunikations-

    planen

    Informera ocks medierna om hur kommunen infor-merar och vilka som ansvarar fr informationen om

    samarbetsfrfarandet.

    Nr samarbetsfrfarandet avslutas:

    Informera personalen och medierna om resultatet av samarbetsfrhandlingarna

    Frklara fr personalen vilka stdtgrder som r till-gngliga

    Nr beslut fattas om permitteringar/uppsgningar:

    Informera personalen och medierna om beslutet Informera ocks via kommunens egna kommunikations-

    kanaler

    Genomfrande

    Informera personalen om tidtabellen fr uppsgningar och/eller permitteringar och hur eventuella vriga

    verenskomna tgrder genomfrs

    Presentera de tillgngliga alternativen och deras motive-ringar p ett tydligt och neutralt stt fr personalen

    Cheferna r en viktig kommunikationskanal. Frskra dig om att de har all information som de behver samt std

    och en gemensam uppfattning om situationen

    Informera invnarna om vilka konsekvenser permit-teringarna och/eller uppsgningarna har fr tjnsterna.

    Utver den allmnna informationen ska avdelningarna

    och enheterna informera sina egna kunder

  • 23

    Samarbetsfrfarande

    Den kommunala samarbetslagen ligger till grund fr

    utformningen av samarbetet mellan arbetsgivare och

    anstllda i kommuner och samkommuner. Parter i sam-

    arbetsfrfarandet r kommunen i egenskap av arbets-

    givare och de kommunalt anstllda som fretrds av en

    frtroendeman, en arbetarskyddsfullmktig eller ngon

    annan representant fr personalen. I varje kommun ska

    det dessutom finnas ett samarbetsorgan.

    Vilka frgor ska behandlas i samarbete? Miniminivn fr samarbetet bestms i samarbets-

    lagen. Kommunikatrerna ska samarbeta med och

    flja samma tidtabell som samarbetsfrfarandet fr att

    frtroendet och processen som situationen krver ska

    stdja varandra. Men ingendera kan nd utesluta eller

    erstta den andra.

    Genom samarbetsfrfarande ska tminstone behandlas

    sdana frndringar i organiseringen av arbetet, kommunens servicestruktur, kommunindelningen

    eller i samarbetet mellan kommunerna som har

    betydande konsekvenser fr personalens stllning,

    verfring av arbetstagare till anstllning p deltid, permittering eller uppsgning, om dessa tgrder

    vidtas av ekonomiska orsaker eller av produktions-

    orsaker,

    principerna fr omorganisering av tjnsterna, om rendet kan ha personalkonsekvenser, till exempel

    anlitande av utomstende arbetskraft eller verl-

    telse av rrelse.

    Lagen om samarbete mellan kommunala arbetsgivare

    och arbetstagare (13.4.2007/449)

    Uppfljning

    Samla systematiskt in information om konsekvenserna av permitteringarna och/eller uppsgningarna

    Det gller att vara srskilt uppmrksam i frga om kom-

    munikationen kring permitteringar och uppsgningar s att

    den stdjer samarbetsfrfarandet. Inte ens perfekt kom-

    munikation erstter det lagstadgade samarbetsfrfarandet.

    En frsummelse i frga om samarbetsfrfarandet kan till och

    med leda till sanktioner om frfarandet enligt lagen inte har

    tillmpats.

    Information om samarbetsfrfarande

    KT Kommunarbetsgivarnas webbplats:

    www.kommunarbetsgivarna.fi > Arbetslivsutveckling >

    Samarbete

    Information om frndringar i stten att producera

    tjnster: www.kommunarbetsgivarna.fi > Fr chefer >

    Servicestrukturreformen

    KT Kommunarbetsgivarnas publikationer:

    Personalens stllning vid omorganiseringen av service-

    produktionen,

    Kommunala tjnsteinnehavare Anstllningshandbok fr

    chefer och

    Kommunala arbetstagare Anstllningshandbok fr chefer

    www.kommunarbetsgivarna.fi > Aktuellt > Publikationer

  • Finlands KommunfrbundAndra linjen 14, 00530 HelsingforsTfn 09 7711, fax 09 771 [email protected]

    Helsingfors 2013

    Nycklar till frndringskommunikation i kommunerna

    r i frsta hand tnkt som std fr kommunikatrerna och kommu-

    nernas ledning. Den beskriver allmnna principer fr en frndrings-

    kommunikation och ger tips om hur man bst nr olika mlgrupper.

    Publikationen innehller ocks fallstudier om mer omfattande och

    krvande frndringsprocesser i kommunerna.

    www.kommunerna.net/information

    PrmBestende frndringAktrer och deras roller i frndringskommunikationenAllmnna kommunikationsprinciper i frndringssituationerViktiga mlgrupper fr kommunikationenPersonalenKommuninvnareMediernaIntressentgrupperna

    Kommunikationsmodeller i svra frndringssituationerKommunsammanslagningarBalansering av kommunens ekonomiPermitteringar och uppsgningar