nscale Produktbeschreibung Version 7 - · PDF filenscale Produktbeschreibung Version 7.6 • • • Mai 2015 Öffentlich Freigegeben Seite 4 4 nscale Anwenderoberflächen

nscale Produktbeschreibung

• Ceyoniq Technology GmbH • Boulevard 9 • 33613 Bielefeld • Tel.: +49 521 9318-1000 • Fax: +49 521 9318-1111 • www.ceyoniq.com

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Alle anderen verwendeten Handelsmarken gehören den jeweiligen Herstellern / Inhabern.

Ausarbeitung: Ceyoniq Technology GmbH


Version 7.6 • • • Mai 2015 Öffentlich Freigegeben Seite 3

Inhalt

1 Einleitung 51.1 Die Informationsplattform 71.2 nscale Produktlinien 101.3 Informationssicherheit 111.4 Kurzübersicht 12

2 Microsoft Office Integrationen 142.1 Word, Excel, PowerPoint 142.2 Integration in Windows Explorer 152.3 Umfangreiches E-Mail-Management 162.4 Microsoft Outlook Social Connector (OSC) 202.5 Microsoft Office Dokumente direkt bearbeiten 232.6 Microsoft Word Textbausteine intelligent verwalten 232.7 Integrierte nscale Suche in Windows Explorer 252.8 nscale Infokanal 262.9 nscale Termine in Microsoft Outlook verwalten (iCal) 28

3 nscale Funktionalitäten 303.1 Annotationen 303.2 Teamspaces, Gruppenordner 303.3 Suchintegrationen (OpenSearch) 323.4 Dokumente veröffentlichen 333.5 Mandantenfähigkeit 353.6 Import-Möglichkeiten 373.7 RSS-Feeds 383.8 nscale Termine (iCal) 403.9 Dokumentvorlagen 413.10 Recherchemöglichkeiten 423.11 Suchbasierte Ordner 473.12 Inhalte konsumieren 483.13 Stammdaten 493.14 Native Dokumenteigenschaften nutzen 513.15 nscale Attribute 533.16 Aufbewahrungsregeln 563.17 Ablaufregeln 573.18 Strukturen, Verwaltung und Berechtigungen 573.19 nscale BPM, Vorgangsbearbeitung 643.20 Thumbnails, Previews und Renditions 713.21 Beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung (TR-ESOR) 733.22 Digitale Unterschrift, digitale Signaturen 743.23 nscale Pre-Upgrade Verfahren 753.24 Scannen 763.25 Handakte 763.26 Referenzen und Links 773.27 Verbunddokumente 793.28 Stapelverarbeitung 80



4 nscale Anwenderoberflächen 814.1 Windows Clients 814.2 Web Clients 954.3 Mobile Clients 1064.4 nscale App-Store (nstore) 1104.5 nscale Office 111

5 nscale Server Komponenten 1135.1 nscale Server 1135.2 Stabilität und Hochverfügbarkeit 1285.3 Administration und Überwachung 1315.4 Customizing-Möglichkeiten 147

6 nscale Schnittstellen 1486.1 Marktstandards 1496.2 Universeller ERP/CRM Connector 1506.3 nscale Server SDK 1516.4 nscale Client SDKs 1566.5 Standard-Industrieschnittstellen 166

7 nscale Produkte und Lösungen 1697.1 nscale Smart Business Solution 1697.2 nscale Mail 1737.3 nscale SAP 1797.4 nscale Business Apps 1847.5 nscale File Server 2157.6 nscale SharePoint 2167.7 nscale CAD 2187.8 nscale Scan 2197.9 nscale Compliance 2197.10 nscale HR 2327.11 nscale IM 233

8 Schnittstellen zu Drittsystemen 2358.1 nscale JD Edwards EnterpriseOne 2358.2 nscale Baan (Infor LN) 2368.3 nscale Microsoft Dynamics 238



1 EinleitungDie Ceyoniq Technology GmbH ist Hersteller von vielfältigen Produkten und Lösungen für den DMS- und den ECM-Markt.

Die Software der Ceyoniq Technology bündelt sämtliche Vorteilenscale

des Enterprise Content Managements (ECM),

eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) und

bietet revisionssichere Archivierung.

Die Optimierung bestehender Geschäftsprozesse und ein intelligentes Informationsmanagement machen nscale zu einem perfekten Instrument, um Ihr Informations- und Dokumentaufkommen zu organisieren.

nscale ist bei Weitem nicht nur ein Dokumentenmanagement-System, es bietet vielmehr einige darüber hinausgehende Möglichkeiten und Strategien. Dazu gehören moderne Methoden der Kollaboration, die Sie beim teamorientierten Arbeiten unterstützen. Mit nscale Business Layer liegt eine einzigartige Schnittstelle zur effizienten Erstellung fachlicher Lösungen vor. Außerdem ist nscale anwenderfreundlich, ausgesprochen flexibel und sicher.

nscale ist mehr als ein ECM-System. Die Einsatzgebiete sind vielfältig, sie beginnen bei einfacher und robuster Dokumentenarchivierung und enden noch nicht beim Aufbau einer unternehmensweiten Informationsplattform zur Organisation von Daten und Inhalten. Ein Dokument ist meist wesentlich mehr als eine Datei. nscale unterstützt Sie nicht nur bei der Strukturierung, Archivierung und rechtssicheren, gesetzeskonformen Ablage: nscale macht Ihre Informationen wertvoll. Darin liegt der große Unterschied zu anderen Systemen.

Erst die Bereitstellung einer Information zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort macht sie zu


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Erst die Bereitstellung einer Information zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort macht sie zu einem besonderen Gut für Geschäftsprozesse.

LeitsatzInformationen sind immer nur so wertvoll wie ihre Verwendbarkeit in Geschäftsprozessen.

Gemäß diesem Leitsatz haben wir unsere Produkte und Lösungen strategisch ausgerichtet.

nscale bietet:

intelligente Informationsverarbeitung,

DMS, ECM, Business Process Management (BPM) und Business Collaboration,

Anbindung externer Systeme (SAP, Microsoft Office, u.v.a.),

flexible Integration in bestehende Systemlandschaften,

Erweiterbarkeit aller nscale Komponenten,

beliebige Skalier- und Erweiterbarkeit.



1.1 Die InformationsplattformWarum überhaupt eine Informationsplattform?

In Ihrem Unternehmen erhalten Mitarbeiter täglich Informationen, die sie verarbeiten, ablegen und bei Bedarf später wiederfinden müssen. Nur wenn benötigte Informationen punktgenau in den Fokus des Mitarbeiters kommen, sind sie für seinen aktuellen Arbeitsprozess voll nutzbar und spielen eine aktive Rolle. Dabei sind die Informationskanäle und deren Plattformen mittlerweile derart vielfältig, dass viele Informationen für Geschäftsprozesse nur noch schwer effizient handhabbar sind.

Dies durch eine intelligente und möglichst nutzbringende Lösung zu ändern, ist die Herausforderung. Die Zielsetzung besteht darin, Informationen verfügbar zu machen, Redundanzen zu vermeiden und dadurch Abläufe zu optimieren sowie die wertvolle Arbeitszeit besser zu nutzen.

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Was bietet nscale?

Die Informationsplattform nscale ist eine hochintegrierte und dabei überaus flexible Lösung, die Informationen zur rechten Zeit für Verarbeitung, Wissensaustausch oder Diskussion zur Verfügung stellt und sie außerdem mit Geschäftsprozessen verknüpft.

Als zentrales Element stellt der nscale Server insbesondere die folgenden Services bereit:



Als zentrales Element stellt der nscale Server insbesondere die folgenden Services bereit:

User Management Service

Der User Management Service kontrolliert, dass nur Benutzer mit definierten Rollen und Berechtigungen auf für sie freigegebene Informationen zugreifen können. Die Integration bestehender Verzeichnisdienste wie LDAP, Microsoft Active Directory oder OpenLDAP ist selbstverständlich möglich.

Workflow Service

Der Workflow Service stellt die zur Definition, Ablaufsteuerung und Kontrolle von Prozessen (Workflows) benötigten Funktionen zur Verfügung. Er gewährleistet einheitliche Prozesse und deren Transparenz für alle Beteiligten.

Collaboration Service

Ein Hauptgedanke von nscale ist die Unterstützung teamorientierten Arbeitens – denn neben einem aktuellen und stetigen Informationsfluss ist dies ein Schlüsselfaktor für den Erfolg von Teams. Der Collaboration Service unterstützt die Konsolidierung von Fähigkeiten und Wissen jedes einzelnen Teammitgliedes. Ein Team tauscht sich aus, diskutiert, wägt ab und trifft Entscheidungen auf Basis konsolidierten Wissens. Entsprechende Diskussionen, Fragen und Antworten stehen immer in Bezug zueinander und werden vom Collaboration Service inklusive aller fachlichen Referenzen sicher verwahrt. Jedes Teammitglied kann diese Informationen jederzeit wieder aufrufen. Damit kann es Entscheidungsprozesse auch zu späteren Zeitpunkten nachvollziehen und Entscheidungen nachlesen.

Zu diesem Zweck unterstützt der Collaboration Service die Benutzer bei (geschäfts-)prozessorientierten, fachlichen Vorgängen – beispielsweise mit Blogs, Microblogs oder Mentions (Erwähnungen) von Mitarbeitern. Innerhalb von Activity Streams (Aktivitätenströmen) sind Kommentare und Antworten möglich, auch mit Anhängen (z. B. Dokumente, Akten, Links etc.). So können sich während eines konkreten Geschäftsprozesses Prozessbeteiligte unkompliziert austauschen, Fragen stellen oder diskutieren. Der enorme Mehrwert ist offensichtlich.

Repository Service

Der Repository Service verwaltet als DMS-Zentrale die eigentlichen Dokumente und die zu diesen gehörenden Informationen.

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Die Grafik zeigt die vier Kernkompetenzen des nscale Servers, dem Herzstück der nscale Informationsplattform. Im Vordergrund stehen immer der Benutzer, die Information und die sinnvolle Verbindung beider.

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Ein weiterer Schwerpunkt ist die hohe Integrationsfähigkeit der Informationsplattform. Funktionsorientierte, zertifizierte Schnittstellen setzen auf verschiedenen Ebenen an. So werden Ihre Anforderungen an eine moderne IT-Infrastruktur auf vielfache Weise erfüllt – sowohl server- als auch clientseitig. nscale integriert sich nahtlos in die bestehende Architektur Ihres Unternehmens und gewährleistet einen reibungslosen Ablauf auf allen gängigen Betriebssystemen.

Entscheidend ist es, passgenau den fachlichen Bezug zwischen Informationen und Geschäftsprozessen herzustellen und dauerhaft zu gewährleisten.



1.2 nscale ProduktlinienBei der Auswahl eines nscale Produktes oder einer nscale Lösung können Sie aus drei Produktlinien wählen:

Individuelle Projekte: alle nscale Produkte, Lösungen und Module als einzelne, anpassbare Bausteine

Sofortiger Einsatz: vorgefertigte Lösungen als sogenannte „boxed"-Lösungen

Cloud: ausgewählte Lösungen

Ganz gleich, für welche Linie Sie sich entscheiden, Sie erhalten immer anwenderfreundliche, hochperformante, skalierbare und sehr flexible Produkte.

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nscale Produktlinien im Überblick

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Die Grafik zeigt die drei Produktlinien von nscale.

nscale enthält Produkte, Module und Komponenten zur individuellen Verwendung. Diese können Sie beliebig kombinieren und an Ihren Anwendungsfall anpassen (Customizing).

nbox umfasst ausgewählte, sofort einsetzbare Produkte und Lösungen. Diese sogenannten nbox-Lösungen stehen Ihnen in der Regel als virtuelle Systeme zur Verfügung.

ncloud enthält Lösungen speziell für die Cloud. Vereinfacht ausgedrückt, handelt es sich um nbox-Lösungen, die zusätzlich durch uns oder einen Partner verwaltet werden. Für Sie heißt das: kein Installationsaufwand, kein Pflegeaufwand, kein Wartungsaufwand.



1.3 InformationssicherheitDie Informationsplattform nscale zeichnet sich durch Skalierbarkeit und höchste Sicherheit sowohl im Inhouse-Einsatz als auch in der Cloud aus. Die außerordentlich hohe Qualität unserer Produkte ist durch unterschiedliche Zertifizierungen belegt und messbar. Die Ceyoniq Technology ist in allen Unternehmensbereichen nach ISO 9001 zertifiziert und unterhält ein Qualitätsmanagementsystem, das zyklisch durch Audits überprüft wird.

Ergänzt wird unser breites Wissensportfolio im Bereich Informationssicherheit durch zertifizierte Berater unserer Tochtergesellschaft Ceyoniq Consulting.

Eine kontinuierliche Verbesserung der Informationssicherheit und des Datenschutzes in der Ceyoniq Unternehmensgruppe erfolgt durch

interne Prüfungen und Audits,

Umsetzung und Überwachung genehmigter Maßnahmen sowie

laufende Fortbildung und Sensibilisierung der Mitarbeiter.

Damit gewährleisten wir auch die Sicherheit unserer Produkte. Der hohe Sicherheitsstandard wird fortlaufend be- und nachgewiesen.

Die Überprüfung webbasierter Schnittstellen und Komponenten wie die RESTful-Schnittstellen oder der Lizenz-Webservice erfolgt durch einen Licensed Penetration Tester (LPT) und automatisierte Sicherheitsprüfungen (Web Application Security Services (WASS)). Die automatisierten Prüfungen ergänzen wir durch manuelle Analysen.

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1.4 KurzübersichtDie Informationsplattform nscale umfasst

nscale Server,

verschiedene nscale Services und Schnittstellen,

nscale Anwendungssoftware und

diverse nscale Lösungen.

nscale ist einerseits ein umfangreiches und äußerst flexibles Werkzeug zur Lösung von individuellen Aufgaben. nscale bietet Ihnen andererseits maßgeschneiderte, vorgefertigte Lösungen wie beispielsweise nscale Mail, nscale SAP oder Lösungen für die Rechnungseingangsverarbeitung.

Auf der Basis von nscale können Sie auch individuelle Lösungen implementieren. Profitieren Sie dabei von den vielfältigen Schnittstellen, vorgefertigten Funktionen und Modulen sowie den Erweiterungsmöglichkeiten aller nscale Module.

Als neueste Ceyoniq Entwicklung bieten wir Ihnen sogenannte nscale Business Apps. Deren Kennzeichen sind u. a. ihre Einfachheit in der Handhabung und die scharfe Abgrenzung ihrer Funktionalität. Analog zu den bekannten Smartphone und Tablet Apps sind nscale Business Apps selbsterklärend und sofort nutzbar.

Ob Sie eine Standard nscale Lösung nutzen, eigene Entwicklungen anstreben oder mit der Hilfe des Ceyoniq Consultings etwas Gemeinsames implementieren: Ceyoniq ist bei allen diesen Anforderungen ein starker und kompetenter Partner.

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Verallgemeinerte Ansicht eines Teils der nscale Informationsplattform

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Bei nscale wurde sehr viel Wert auf die Schnittstellen und Möglichkeiten der Integrierbarkeit gelegt. So



Bei nscale wurde sehr viel Wert auf die Schnittstellen und Möglichkeiten der Integrierbarkeit gelegt. So gibt es neben der klassischen Standard-API des nscale Servers (nscale Advanced Connector) und den flexiblen Schnittstellen der Oberflächen viele weitere standardisierte Schnittstellen.

CMIS:Mit der Content Management Interoperability Service Schnittstelle (CMIS) können externe Anwendungen über das SOAP-Protokoll mit nscale Server kommunizieren.

WebDAV:Über die Web-based Distributed Authoring and Versioning Schnittstelle (WebDAV) können Benutzer so einfach auf ihre Daten zugreifen, wie auf Dateien und Ordner mit dem Windows Explorer.

IMAP:Die Internet Message Access Protocol Schnittstelle (IMAP) verbindet nscale mit marktrelevanten E-Mail-Clients wie z. B. Microsoft Outlook, Novell GroupWise oder Mozilla Thunderbird. Dies ermöglicht die Nutzung der gewohnten E-Mail-Funktionen sowie den Zugriff auf nscale Objekte.

RESTDie Representational State Transfer Schnittstelle (REST) ermöglicht beliebigen Servern, ERP/CM-Systemen, Nachrichten-Systemen und Fachanwendungen per URI den Abruf von Informationen vom nscale Server.

iCalDie Kalender Schnittstelle (Calendar, früher: iCal) integriert sämtliche nscale Kalenderinformationen in die gängigen Kalender-Clients wie z. B. Microsoft Outlook oder Novell GroupWise.

BAMMit der Business Activity Monitoring Schnittstelle (BAM) können Sie signifikante Geschäftsprozess-Informationen in Echtzeit abrufen. Hierdurch lassen sich Analysen und Auswertungen Ihrer Prozesse erstellen.

nscale Business Layer erweitert nscale Server um eine Ebene, mit der Sie einfach und effektiv Anwendungen entwickeln können. Diese Ebene enthält Datenmodelle, Strukturen und Austauschkanäle, mit denen Sie fachliche Geschäftsanwendungen, nscale Business Apps genannt, erstellen und erfolgreich platzieren können.



2 Microsoft Office IntegrationenArbeiten im gewohnten Umfeld von Microsoft Office, dabei alle Vorteile eines DMS nutzen: Das ist

. nscale Office

Was ist für die Akzeptanz eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) entscheidend?

Neben den fachlichen Anforderungen, die zweifellos erfüllt sein müssen, ist unserer Meinung nach vor allem die Handhabbarkeit ein Schwerpunkt. Das System sollte Arbeitsabläufe weitestgehend automatisieren und die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit bestmöglich unterstützen. Zu diesem Zweck sollte es an die individuellen Prozesse optimal anpassbar sein, so dass die Mitarbeiter ihre bewährten Arbeitsweisen beibehalten können.

Weitere wichtige Punkte sind die Einsparung oder zumindest Reduzierung von Kosten sowie eine schnelle Einarbeitung durch weitgehend selbsterklärende Lösungen.

Alles dient der Effizienzsteigerung – und Zeit ist nun mal bekanntlich Geld.

Die folgenden Abschnitte zeigen das breite Angebot an Funktionalitäten und Add-ins von nscale für Microsoft Office.

Jede hier vorgestellte Lösung besticht durch eine tiefe und transparente Integration in gängige Microsoft Office Anwendungen. Einfaches Arbeiten ist mit sämtlichen Add-ins der Ceyoniq Technology GmbH garantiert – und das entsprechende sofortige, hürdenfreie Arbeiten ist der entscheidende Mehrwert. Lange Einarbeitungszeiten und damit verbundene Kosten entfallen.

So stehen neben den technischen Anforderungen vor allem die Mitarbeiter und ihre täglichen Aufgaben im Fokus. Dabei erledigen die Mitarbeiter in der Regel ihre täglichen Arbeiten im Umfeld von Microsoft Office mit hoher Kompetenz. Je weniger die bewährten Arbeitsabläufe der Mitarbeiter bei der Einführung eines neuen Systems angepasst werden müssen, umso gewinnbringender ist das System.

Weil auch wir erfahrene Anwender sind, haben wir verschiedene Add-ins für Microsoft Office entwickelt.

Diese bilden eine transparente Brücke zwischen der Windows Welt und der Informationsplattform nscale.

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2.1 Word, Excel, PowerPointDie nachfolgend für Microsoft Word beschriebenen Szenarien bietet nscale ebenso für Microsoft Excel und Microsoft PowerPoint.

Beim Arbeiten mit Microsoft Office werden ständig Dokumente neu erstellt, verändert und gespeichert.



Beim Arbeiten mit Microsoft Office werden ständig Dokumente neu erstellt, verändert und gespeichert. nscale ist in Microsoft Office als Add-in integriert, sodass die gewohnten Arbeitsabläufe für den Mitarbeiter völlig transparent ablaufen. Das Ablegen und Öffnen, beispielsweise eines Microsoft Word Dokumentes, geschieht analog zum Ablegen in der lokalen Ordnerstruktur. Denn in Windows unterscheiden sich nscale Ordner nicht von „normalen" Ordnern .

Bei der Speicherung eines Microsoft Word Dokumentes öffnet sich optional eine nscale Verstichwortungsmaske. Hier kann der Mitarbeiter das Dokument mit zusätzlichen Informationen versehen. Alternativ zu dieser individuellen Verstichwortung durch den Mitarbeiter kann nscale automatisch einen Teil der Verstichwortung des Zielordners für das Dokument übernehmen. Innerhalb

verwertbare Beziehungen zu Kunden oder Projekten.von nscale entstehen so „nebenbei"

Eine Speicherung in anderen Dateiformaten ist ebenfalls möglich. Dabei erfolgt durch das Add-in eine Formatkonvertierung, beispielsweise nach PDF oder PDF/A.

2.2 Integration in Windows ExplorerMit verfügen Sie für nscale Objekte innerhalb von Windows Explorer über alle nscale Explorerdateibasierten Funktionen. Dabei integriert sich nscale Explorer leistungsstark und völlig transparent in Windows Explorer. Sie haben mit nscale Explorer aber auch Zugriff auf nscale Funktionen wie z. B. Verstichwortung und Versionierung. Ferner können Sie neue Dokumente aus dem Windows Explorer heraus an das nscale System senden oder auch Dokumente im nscale System neu erstellen und bearbeiten.

Die Integration von nscale Explorer erfolgt aus Sicht des Benutzers durch ein zusätzliches Laufwerk und innerhalb dieses Laufwerks durch Erweiterungen des Kontextmenüs. Das Laufwerk zeigt die Ordner und Dokumente in derselben Struktur wie andere nscale Clients. nscale Ordner werden als Windows Verzeichnisse und nscale Dokumente als Windows Dateien angezeigt. Für die übrigen Windows Laufwerke wird der Menüpunkt um einen Eintrag für nscale ergänzt.Senden an

Die Benutzer erhalten damit einen barrierefreien Zugang zu ihren Dokumenten. In der einfachsten Form verschieben oder kopieren Benutzer Dokumente per Drag & Drop in das nscale Laufwerk und speichern sie damit im nscale System.

nscale Explorer stellt im lokalen Dateisystem den vom Benutzer angeforderten Teil des nscale Systems zur Verfügung. Die Integration in Windows Explorer steht allen mit dem Dateisystem arbeitenden Anwendungen transparent zur Verfügung.

Der Anwender gewinnt zusätzliche Mobilität.

Auch in Zeiten ohne Zugriff auf das nscale System, z. B. unterwegs, verfügt nscale Explorer bei Bedarf in einem lokalen Offline-Cache über die gewünschten Dokumente oder auch vollständige Ordnerstrukturen. Eine Bearbeitung von Dokumenten im Offline-Cache ist möglich. Sobald wieder eine Verbindung mit dem nscale System besteht, synchronisiert nscale Explorer den Offline-Cache mit dem nscale System.

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Um nscale Menüpunkte erweitertes Kontextmenü von Windows Explorer für eine Datei. Der Anwender erhält u. a. Zugriff auf den Status und die Versionshistorie der Datei.

2.3 Umfangreiches E-Mail-ManagementUnternehmen nutzen E-Mails nicht nur zur internen Unternehmenskommunikation, sondern vor allem auch für die Geschäftskorrespondenz.

Viele Serviceanfragen, Auftragsbestätigungen sowie ein Großteil der Kundenkorrespondenz erfolgen per E-Mail. Diese Dokumente befinden sich oft nur im persönlichen E-Mail-Postfach eines Mitarbeiters. Es fehlt dann eine direkte Zuordnung der Dokumente zu Kunden- oder Serviceakten. Daraus ergibt sich ein erhebliches Risiko, dass Informationen verloren gehen bzw. bei Bedarf nicht verfügbar sind.

Oft unterschätzt wird zudem das in E-Mails liegende enorme Informationspotenzial. Neben der wichtigen Geschäftskorrespondenz enthalten E-Mails auch Diskussionen, Meinungen und Absprachen – und damit eine oft zu selten genutzte enorme Wissenssammlung. Die Nutzung dieser Informationen wird durch eine vorgangsorientierte Ablage von E-Mails im nscale System erheblich verbessert. Erst so ist ein transparenter und nachvollziehbarer Überblick über sämtliche Informationen in E-Mails gewährleistet. Die betreffenden Geschäftsprozesse können die in E-Mails enthaltenen Informationen gewinnbringend nutzen.

Die Bandbreite des E-Mail-Managements von nscale reicht von einer serverbasierten und völlig unsichtbaren Lösung, die E-Mails automatisch revisionssicher archiviert ( ), bis hin zu einer nscale MailVielzahl individueller Lösungen, bei denen der Benutzer nur bestimmte E-Mails in nscale Ordner verschiebt. Bei der Übernahme in das nscale System speichert nscale die originale E-Mail-Nachricht als EML-Datei. Außerdem übernimmt es diverse E-Mail-typische Informationen wie z. B. Absender, Empfänger und Betreff automatisch in nscale Attribute.

unterstützt die in den folgenden Abschnitten beschriebenen Szenarien zur nscale für Microsoft Outlook Ablage von E-Mails in Projekt- und Kundenakten.

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Zusammenspiel zwischen Microsoft Exchange, Microsoft Outlook und nscale

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Alle Szenarien können Sie einzeln verwenden oder individuell kombinieren. Damit können Sie jeden Arbeitsplatz für jeden Benutzer optimal und spezifisch ausstatten.

Bei allen Szenarien können Sie zusätzlich voreinstellen, ob Nachrichten generell mit oder ohne Anhänge gespeichert werden. Zudem bietet das System dem Benutzer unterschiedliche Speicherformate, die sich jeweils auswählen lassen (Originalformat, PDF, PDF/A und TIFF). So kann der Benutzer vor der Ablage im nscale System implizit Formatkonvertierungen durchführen. In der Praxis werden Anhänge häufig in PDF-Dokumente konvertiert. Dies gewährleistet eine einheitliche Inhaltsstruktur im nscale System.

2.3.1 Einfache AblageBei diesem Szenario wählt der Benutzer individuell für jede E-Mail den zu verwendenden nscale Ordner. Die dem Benutzer zur Ablage angebotenen Ordner werden im Vorfeld konfiguriert. Der Administrator kann einstellen, ob der Benutzer E-Mails in frei wählbare oder nur in bestimmte nscale Ordner ablegen kann.

Zusätzlich kann der Benutzer E-Mails verstichworten. Ergänzend zu dieser individuellen Verstichwortung kann das nscale System eine Verstichwortung „vererben". Dabei wird ein Teil der Verstichwortung des nscale Ordners auf die E-Mail übertragen, beispielsweise eine Kunden- oder Projektnummer. So erfolgt automatisch eine Zuordnung der E-Mail zu einem Kunden oder einem Projekt. Dies lässt sich in nachgelagerten Prozessen nutzen. Die individuelle Verstichwortung durch den Benutzer ist mit der automatischen Vererbung beliebig kombinierbar.

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Microsoft Outlook mit nscale Ordnerstruktur. Der Anwender kann E-Mails per Drag & Drop dem nscale System hinzufügen.

2.3.2 Zentraler PosteingangskorbZur Ablage bietet dieses Szenario mehreren Benutzern einen zentralen Posteingangskorb im nscale System. Die Benutzer können E-Mails in den zentralen Posteingangskorb verschieben, so dass alle berechtigten Benutzer diese E-Mails sowohl in Microsoft Outlook als auch im nscale System sehen. Eine individuelle Verstichwortung im nscale System ist möglich.

2.3.3 Persönlicher BereichJeder Benutzer hat in nscale einen . Dieser ist exklusiv nur dem einzelnen persönlichen BereichBenutzer zugänglich. Alle dort abgelegten Inhalte sind vor dem Zugriff durch andere geschützt.

Die Ablage von E-Mails in den persönlichen Bereich eines Benutzers erfolgt analog zum Szenario „Zentraler Posteingangskorb". Der Administrator kann den persönlichen Bereich für jeden einzelnen Benutzer aktivieren oder deaktivieren.

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Hauptansicht von Microsoft Outlook. Im oberen Bereich befindet sich das erweiterte Menüband mit Schaltflächen für unterschiedliche Ablagestrategien. Das System hat die eingegangene E-Mail analysiert und schlägt eine Ablage im Rechnungsordner der Firma Office Coffee GmbH vor. Alternativ gibt es im Untermenü drei weitere Ablagemöglichkeiten.

2.3.4 Intelligente StammdatenBei diesem Szenario geht die Unterstützung des Benutzers am weitesten. nscale speichert E-Mails automatisch in nscale Ordnern.

Dazu analysiert es Absender und Betreff der E-Mail. Bei der Übernahme überprüft nscale, ob es einen zum Absender passenden nscale Ordner und darin einen Unterordner gibt, der sich mit dem Betreff in Verbindung bringen lässt. Wenn ja, bietet nscale dem Anwender eine automatische Ablage. Damit verknüpft es die E-Mail-Nachricht direkt mit dem Ordner. Der Benutzer kann zukünftig weitere E-Mails vom gleichen Absender über eine Schnellablage-Schaltfläche direkt dem Ordner zuweisen.

Bei einer späteren Auswahl einer E-Mail in Microsoft Outlook zeigt nscale dem Benutzer die Stammdatenattribute des nscale Ordners, in dem die E-Mail archiviert ist.

2.3.5 MailserverEine weitere Möglichkeit zur Integration der nscale Strukturen in Microsoft Outlook ist nscale IMAP

(IMAP = Internet Message Access Protocol). Er bietet für E-Mail-Programme mit IMAP-ConnectorUnterstützung einen Zugriff auf ein nscale System. Dabei erhält der Benutzer innerhalb des E-Mail-Programms, z. B. Microsoft Outlook, und in Form eines IMAP-Kontos einen transparenten Zugriff auf nscale Objekte.

Der wesentliche Unterschied zu den bereits vorgestellten Szenarien ist die permanente Sicht des Benutzers auf nscale Objekte. Der Benutzer kann in Microsoft Outlook durch die nscale Ordnerstruktur navigieren und nscale Inhalte anzeigen. Neue nscale Dokumente werden als neue E-Mails mit der bekannten grafischen Präsentation angezeigt. Alle gewohnten Funktionalitäten von Microsoft Outlook sind verfügbar.

Eingehende E-Mails im regulären Posteingang oder auch nur deren Anhänge können per Drag & Drop nach nscale überführt werden, ohne Microsoft Outlook zu verlassen. Auch das Szenario „Mailserver" bietet die Attribut-Vererbung, bei der E-Mails Teile der Verstichwortung des Zielordners erben.

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Vergrößerter Bereich der nscale Ordnerstruktur mitsamt nscale Dokumenten als separater Postkorb

2.4 Microsoft Outlook Social Connector (OSC)Mit Outlook Social Connector (OSC) ermöglicht Microsoft Outlook Verbindungen zu sozialen Netzwerken sowie die Synchronisation von Kontakten und Aktivitäten von Freunden und Kollegen. OSC zeigt entsprechende Inhalte an, sobald der Benutzer eine E-Mail eines Kontaktes im Postfach auswählt.

nscale Outlook Social Connector Provider verbindet Outlook Social Connector mit dem nscale System. Dabei erfolgt eine Synchronisation mit den Kontaktdaten in Microsoft Outlook. Außerdem werden die vom betreffenden Kontakt zuletzt erstellten oder bearbeiteten nscale Dokumente in Microsoft Outlook dargestellt.

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Übersicht über die Architektur und die Art der Kommunikation mit dem nscale System.

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Das Bild zeigt unten rechts die letzten Aktivitäten auf Basis von Outlook Social Connector (Neuigkeiten) des Benutzers Heinz Dietz. Heinz Dietz ist für die ausgewählte E-Mail von Herrn Verlich der oberhalb der Aktivitätenliste aktuell ausgewählte dritte Empfänger. Entsprechende Rechte vorausgesetzt, ist ein direkter Zugriff auf eines der aufgeführten Dokumente möglich.

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Nach der Installation wird nscale OSC Provider über die Kontoeinstellungen von Microsoft Outlook wie bei anderen Outlook Social Connectors konfiguriert. Anschließend verbindet sich nscale OSC Provider nach dem Start von Microsoft Outlook im Hintergrund mit nscale und synchronisiert die festgelegten Kontaktdaten. So sind die in nscale verwalteten Kontakte auch in Microsoft Outlook redundanzfrei verfügbar, ohne manuelles Kopieren oder umständliches Importieren.

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.nscale Termine und nscale Kontakte mit Microsoft Outlook synchronisieren

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Je nach Konfiguration synchronisiert nscale OSC Provider entweder die Kontaktdaten unmittelbarer Kollegen oder aber die Daten aller Mitarbeiter des Unternehmens, die einen nscale Zugang besitzen. Diese Kontakte werden anschließend als Visitenkarten im VCF-Format in einer eigenen nscale Adressliste im Bereich aufgelistet. Außer über eine automatische Synchronisation kann auch Kontakteder Benutzer Kontakte manuell einer ausgewählten E-Mail hinzufügen oder wieder von ihr entfernen.

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Synchronisierte Kontakte als Visitenkarten

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Die Vorteile von nscale OSC im Überblick:

Kontaktdaten der Kollegen im eigenen Outlook Bereich Kontakte

bequemer Zugriff auf die aktuell bearbeiteten Dokumente der Kollegen (rechteabhängig)

Überblick über die aktuellen Vorgänge anhand der gelisteten Dokumente

einfaches manuelles Hinzufügen oder Entfernen von Kontakten

transparente Integration in Microsoft Outlook

gewohntes Outlook Look-and-feel

optionaler Zugriff auf persönliche Infopool-Seiten der Kollegen

2.5 Microsoft Office Dokumente direkt bearbeitenEinen Teil der Möglichkeiten von bietet nscale Server bereits im Standard. nscale WebDAV ConnectorDadurch unterstützt er u. a. die tägliche Arbeit mit Microsoft Office.

Zum Beispiel enthält ein RSS-Feed des nscale Infokanals einen impliziten WebDAV-Link (Dokument ). Nach Klicken dieses Links kann der Benutzer das Dokument unmittelbar in der bearbeiten

zugehörigen Microsoft Office Komponente sehen und bearbeiten.

Im Fall eines Word Dokumentes wird das Dokument unmittelbar in Microsoft Word angezeigt. Der Benutzer braucht nicht erst einen speziellen nscale Client starten. Außerdem zeigt Word bei so geöffneten Dokumenten zusätzliche Informationen, ähnlich wie bei einer Anbindung an Microsoft SharePoint.

2.6 Microsoft Word Textbausteine intelligent verwaltenWarum ist es sinnvoll, Textbausteine mit nscale zu verwalten?

Gegenfragen: Wie gewährleisten Sie, dass etwa bei Änderung der Präambel, von



Gegenfragen: Wie gewährleisten Sie, dass etwa bei Änderung der Präambel, von Artikelbeschreibungen oder häufig benutzten Textpassagen in Geschäftsbriefen immer die aktuellste Version verwendet wird? Wie stellen Sie sicher, dass immer wiederkehrende Textpassagen Ihrer Geschäftskorrespondenz auch immer gleich lauten und nicht ständig neu formuliert werden? Wie sichern Sie Ihre Textbausteine gegen Verlust?

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Erweiterung des Microsoft Word Menübands durch nscale Textbausteine. Über das neue Menüband können Benutzer einfach neue Textbausteine in das Dokument einfügen. Die entsprechenden Texte liegen sicher und zentral in nscale. Mitarbeiter haben für ihre täglichen Aufgaben innerhalb von Microsoft Word direkten Zugriff darauf. Umwege über Dateipfade und das fehleranfällige Copy-and-paste entfallen mit dem intelligenten nscale Add-in für Microsoft Word.

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Verwalten Sie Ihre Microsoft Word Textbausteine zentral, sicher und rollenbasiert in .nscale

Das oft langwierige Suchen nach bereits vorgefertigten Textpassagen gehört der Vergangenheit an. Durch die Verwaltung der Textbausteine in nscale liegen diese zentral vor. Sie müssen nicht in unterschiedlichen Abteilungen redundant vorgehalten werden. Eine dezentrale, mehrfache Pflege entfällt.

Die Textbausteine sind in nscale revisionssicher archiviert und unterliegen einer Versionierung. Damit bleiben ältere Stände erhalten und sind jederzeit wiederherstellbar. Nach einer Aktualisierung in nscale stehen Textbausteine sofort allen Benutzern in Microsoft Word zur Verfügung. Eine Verwendung veralteter Texte durch Unwissenheit über eine neue Version ist ausgeschlossen.

Optional erfolgt eine Einbindung der in nscale gespeicherten Textbausteine in das Menü des Add-ins entsprechend der in nscale vergebenen Benutzerrechte. Dies erlaubt eine fachliche Gruppierung von Textinhalten, mit der Benutzer genau über die Textbausteine verfügen, die für ihre Gruppe notwendig und sinnvoll sind.

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Die Grafik symbolisiert ein Microsoft Word Dokument, das zwei verschiedene Textbausteine aus unterschiedlichen Quellen enthält. nscale

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2.7 Integrierte nscale Suche in Windows ExplorerSie wünschen sich, im Rahmen der Standardsuche von Windows im nscale Datenbestand suchen zu können? Kein Problem! Sie können die Standardsuche durch Hinzufügen von nscale Suchkonnektor entsprechend erweitern.

Dies geschieht auf Basis der föderierten Suche von Windows. Mit der föderierten Suche unterstützt Windows ab Version 7 die Suche auf Quellen über den auf XML basierenden und von Amazon entwickelten OpenSearch-Standard. Dazu wird Windows um einen OpenSearch-Provider für die gewünschte Quelle ergänzt. Für die Quelle nscale ist dies nscale Suchkonnektor.

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Der hervorgehobene Bereich zeigt die Ergebnisliste innerhalb von Windows Explorer. So können Sie Informationen im nscale System suchen und einsehen. Windows Explorer wird zu Ihrer zentralen Anlaufstelle für quellenübergreifende Suchen.

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Nach der Integration des Suchkonnektors können Sie über die gewohnte Windows Suche im nscale System suchen. Das folgende Bild zeigt einige Beispielergebnisse für den Suchbegriff „1000020":

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Jedes Suchergebnis können Sie per Link direkt anzeigen. Zudem wird der Suchbegriff, wie in Windows üblich, in der Ergebnisliste farblich hervorgehoben.



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2.8 nscale InfokanalOft ist es wichtig, über Änderungen in bestimmten Themenbereichen oder an bestimmten Dokumenten aktuell informiert zu sein. Besser, als immer wieder nach solchen Änderungen suchen zu müssen, ist es, automatisch informiert zu werden. Diese Funktion erfüllt der nscale Infokanal.

Der nscale Infokanal liefert für jeden Benutzer individuelle Nachrichten zu von ihm abonnierten Ordnern, Dokumenten und Referenzen. Das Abonnieren erfolgt zuvor in einem nscale Client.

Der Benutzer erhält die Nachrichten z. B. im Rahmen eines RSS-Feeds (RSS = Really Simple Syndication). Im Internet dienen RSS-Feeds bereits seit Langem zur schnellen und standardisierten Verbreitung von Informationen. Das Besondere ist, dass der Benutzer aktiv von nscale Server über Änderungen informiert wird. So kann er einzelne Dokumente oder aber auch große Dokumentmengen (auch Ordner und Prozesse) ohne großen Aufwand überwachen.

Die Anzeige von Nachrichten des RSS-Feeds erfolgt z. B. im E-Mail-Client (z. B. Microsoft Outlook, Novell GroupWise) oder in einem Browser. Eine Anzeige oder eine Bearbeitung des betreffenden nscale Dokuments erfolgt mittels Links direkt aus der Nachricht heraus.

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Nachrichten des nscale Systems auf Basis von RSS-Feeds. Die aktuelle Nachricht informiert den Anwender über eine Änderung des Dokuments "Vertrag Serviceleistungen.docx" durch den Benutzer

. Fechenbach

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2.8.1 nscale Suchen abonnierenAußer über Änderungen an abonnierten Ordnern, Dokumenten oder Referenzen kann Sie nscale Server auch über geänderte Suchergebnisse automatisch informieren. So erfahren Sie z. B. von neuen Ordnern, Dokumenten oder Referenzen zu einem bestimmten Thema oder von Dokumenten, in denen Sie namentlich genannt werden.

Zu diesem Zweck erstellen und abonnieren Sie eine beliebige nscale Suche. Für jede abonnierte Suche



Zu diesem Zweck erstellen und abonnieren Sie eine beliebige nscale Suche. Für jede abonnierte Suche bietet nscale Server einen RSS-Feed. Bei jeder Abfrage des RSS-Feeds werden die Suchergebnisse aktualisiert. Mit einem Blick auf den RSS-Feed erfahren Sie von neuen Dokumenten zu einem bestimmten Thema.

Beispiel

Sie suchen in einem bestimmten Bereich (hier ) nach Inhalten mit dem Wort im /Dokumente Vertrag

Anzeigenamen.

Im ersten Schritt definieren Sie in nscale Cockpit eine Suche nach allen Dokumenten mit dem Wort im Namen. Klicken Sie das RSS-Symbol, um die Suche zu abonnieren.Vertrag

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So wird eine nscale Suche abonniert.

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Im zweiten Schritt ergänzen Sie in Microsoft Outlook die von nscale generierte URL als neuen RSS-Feed. Ab diesem Zeitpunkt initiiert Microsoft Outlook bei jeder Aktualisierung der Feed-Anzeige eine Aktualisierung der gespeicherten Suche und präsentiert die Suchergebnisse als Nachrichten.

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nscale Suchergebnisse in Form von Nachrichten

2.9 nscale Termine in Microsoft Outlook verwalten (iCal)nscale kann Ordner, Dokumente oder Referenzen auf Wiedervorlage setzen. Zum angegebenen Zeitpunkt erfolgt automatisch die Wiedervorlage in Form einer Aufgabe. Eine entsprechende Erinnerung ist auch ohne Ordner, Dokument oder Referenz möglich.

Alle nscale Termine können Sie über die Standardschnittstelle iCalendar (iCal) mit gängigen Kalender-Clients (z. B. Microsoft Outlook, Novell GroupWise) synchronisieren und dort als eigenständige Kalender anzeigen. iCalendar (iCAL) ist ein Standardprotokoll zum Austausch von Kalenderinhalten.

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nscale Kalender „Docs", eingebettet in Microsoft Outlook

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Die Synchronisation umfasst nicht nur den eigentlichen Termin, sondern ggf. innerhalb des Termins auch einen Link auf die Inhalte einer Wiedervorlage. Sie können direkt auf die Inhalte zugreifen und diese bearbeiten.

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Kalendereintrag in Microsoft Outlook mit Link zum Öffnen des nscale Dokumentes



3 nscale FunktionalitätenDieses Kapitel gibt Ihnen eine Vorstellung, wie spezielle nscale Funktionalitäten Sie bei der täglichen Arbeit unterstützen können. Der Funktionsumfang von nscale ist jedoch weit größer. Eine vollständige Übersicht aller Funktionen würde den Rahmen dieses Dokumentes aber sprengen.

Die Möglichkeiten und Kompetenzen in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) beschreibt das Kapitel .Microsoft Office Integrationen

3.1 AnnotationenMit nscale können Sie Dokumente, die in einem Bildformat ( , etc.) gespeichert sind, um *.tif *.bmp

unterschiedlichste Annotationen ergänzen.

Annotationen sind separat gespeicherte Ergänzungen zum Dokumentinhalt, die Sie an beliebigen Stellen eines Dokumentes aufbringen können. Sie können entweder grafische Annotationen verwenden (Schwärzung von Textpassagen, Einfärbung des Hintergrunds von Textpassagen wie bei einem Textmarker, Einkreisung einer Text- oder Bildstelle etc.) oder textliche Annotationen (Notizen oder Anmerkungen wie bei einer Haftnotiz).

Weitere Annotationstypen sind z. B. Freihandlinien, Pfeile bzw. Linien und Stempel.

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Annotationen verschiedener Typen in nscale Cockpit

3.2 Teamspaces, GruppenordnerTeams oder Projektgruppen benötigen immer häufiger einen Bereich, in dem sie dynamisch Gruppenordner anlegen können. Nur Team- bzw. Gruppenmitglieder sollen diese Gruppenordner sehen und bearbeiten. Häufig werden solche Gruppenordner auch „Teamspaces" genannt.

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Die Grafik zeigt im unteren Bereich unterschiedliche Abteilungen eines Unternehmens. Im oberen Bereich wurde ein Gruppenordner bzw. Teamspace angelegt, dem dann Benutzer aus verschiedenen Abteilungen zugeordnet wurden. Mitglieder dieser Gruppe bekommen durch die Teamspace-Zuordnung potentiell Rechte an Dokumenten, die sie sonst nicht sehen oder bearbeiten könnten.

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nscale Cockpit zeigt nach Aktivierung des Plug-ins die Teamspaces als weiteren Teamspace

Arbeitsbereich (s. nächstes Bild). Innerhalb dieses Arbeitsbereiches gibt es für Teams & Projekte

jeden Teamspace, in dem der Benutzer Mitglied ist, ein abgeschlossenes Repository. Technisch gesehen werden Teamspaces durch Gruppen und Repositorys durch „persönliche Ordner" für diese Gruppen realisiert.

Die Verwaltung erfolgt mit nscale Cockpit und benötigt keinen Zugriff auf nscale Administrator. Sie können neue Teamspaces anlegen und Teamspaces hinsichtlich Mitglieder und Administratoren organisieren. Als Ersteller eines neuen Teamspaces sind Sie automatisch sein Administrator. Administratoren eines Teamspaces können diesen auch wieder löschen.

Teamspaces sind in nscale eine sinnvolle Unterstützung für teamorientiertes und gemeinsames Arbeiten an Projekten.

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Die Ausschnittsvergrößerung zeigt den administrativen Teil des Arbeitsbereiches Teams & Projekte. Hier können Sie weitere Teamspaces anlegen, bearbeiten und wieder löschen.

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Besonders interessant ist, dass Informationen (z. B. Dokumente) innerhalb der dynamischen Gruppenordner auch temporär anderen Berechtigungen unterliegen können. Statt einer umständlichen, expliziten Konfiguration durch den Systemadministrator ziehen Sie dazu einfach die benötigten Dokumente in einen Gruppenordner.

3.3 Suchintegrationen (OpenSearch)nscale ermöglicht Suchen auch außerhalb von nscale Clients, z. B. über einen Browser oder Windows Explorer. Zu diesem Zweck unterstützt nscale den auf XML basierenden und von Amazon entwickelten OpenSearch-Standard.

OpenSearch erlaubt einer Suchmaschine, die Ergebnisse anderer Suchmaschinen zusammenzufassen. Die Suchmaschinen müssen dafür Ihre Ergebnislisten in einem von RSS abgeleiteten XML-Format bereitstellen.

nscale unterstützt in diesem Rahmen Enterprise-Suchen bzw. Suchen in Intranets. Anwender benötigen für Suchen im nscale System keinen speziellen nscale Client, sondern nur einen Browser oder Windows Explorer.

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nscale OpenSearch Integration, beispielhaft in Windows Explorer

3.4 Dokumente veröffentlichenWie ermöglichen Sie Personen ohne nscale Zugang Zugriff auf einzelne Dokumente?

Externen Personen (vorübergehend) Rechte auf das nscale System zu geben, ist oft nicht gewünscht und zudem aufwändig. Inhalte zu exportieren und per E-Mail zu verschicken, ist möglich, aber insbesondere bei großen Datenmengen nicht praktikabel. Zudem können sich Inhalte ändern. Zu einem späteren Zeitpunkt ist dann unklar, ob eine externe Person den aktuellen Stand vorliegen hat.

Lösung: Inhalte veröffentlichen!

Hierbei erzeugt nscale Server für das betreffende Dokument eine gesonderte Referenz für einen zeitlich begrenzten, öffentlichen lesenden Zugriff. Nach Ablauf der Frist ist über die Referenz kein Zugriff mehr möglich. Veröffentlichungen erfolgen über nscale Desktop Web und nscale Cockpit. Z. B. finden Sie in nscale Desktop Web im Kontextmenü auf einem Dokument den Menüpunkt

.Veröffentlichen

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Menüpunkt in nscale Desktop Web zum Veröffentlichen eines Dokuments

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Bei Wahl dieses Menüpunkts erstellt nscale spezielle Links, die Sie z. B. per E-Mail verschicken können.

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E-Mail mit den speziellen Links für den öffentlichen Zugriff auf das Dokument

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nscale Desktop Web kann außerdem das Dokument direkt auf ausgewählten Plattformen wie z. B. Twitter oder Facebook veröffentlichen.

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Dialog zur direkten Veröffentlichung auf ausgewählten Plattformen

3.5 MandantenfähigkeitDie Mandantenfähigkeit von nscale ermöglicht unterschiedlichen Benutzern jeweils eine eigene Sicht auf Inhalte sowie eigene Möglichkeiten zur Verwaltung dieser Inhalte. Zu diesem Zweck bietet nscale verschiedene Möglichkeiten der Mandantentrennung. Das Spektrum dieser Mandantentrennung reicht von einem Szenario, in dem alle Mandanten dieselben Daten sehen und bearbeiten, bis zu einem Szenario, in dem ein Mandant nicht einmal die Existenz anderer Mandanten erkennt.

Die Mandantentrennung von nscale ermöglicht eine intelligente und kostensparende Nutzung von Ressourcen. Gerade das Cloud-Computing generiert große Erträge dadurch, dass eine nur einmal vorhandene Infrastruktur von vielen Mandanten genutzt wird.

Da Dokumentinhalte in nscale Server Storage Layer und Dokumentverstichwortungen in nscale Server Application Layer gespeichert werden, ist eine entsprechende Trennung stets gegeben, auch innerhalb eines Mandanten. Falls gewünscht, können Sie nscale Server Storage Layer und nscale Server Application Layer zusätzlich auf unterschiedlichen Rechnern installieren.

Für die weitergehende Realisierung einer Mandantentrennung müssen Sie festlegen, welche Daten übergreifend gehalten werden und welche mandantenspezifisch bleiben sollen. Grundsätzlich können sie dabei wählen zwischen einer vollständigen Mandantentrennung und einer Mandantentrennung mit gemeinsamer Ressourcennutzung.

3.5.1 Vollständige MandantentrennungIn den meisten Fällen sollen die Mandanten ihre Dokumente getrennt speichern. Häufig soll jeder Mandant auch eine eigene Benutzerverwaltung besitzen. Dann muss der Zugriff von Benutzern eines Mandanten auf Dokumente eines anderen Mandanten ausgeschlossen sein. Zusätzlich sollen manchmal die Verstichwortungen der Mandanten in unterschiedlichen Datenbanken liegen.

Die einfachste Form dieser vollständigen Mandantentrennung besteht in der Einrichtung mehrerer, vollständig getrennter Systeme. Man spricht in diesem Fall auch von physikalischer

.Mandantentrennung

3.5.2 Mandantentrennung mit gemeinsamer RessourcennutzungEine logische Mandantentrennung nutzt hingegen dieselben physikalischen Ressourcen für mehrere Mandanten. Dies beginnt bei der gemeinsamen Nutzung von Applikation- oder Datenbankservern, reicht über die gemeinsame Nutzung von Jukeboxen bis hin zur gemeinsamen Nutzung von Medien. Mit nscale können Sie diese unterschiedlichen Anforderungen flexibel erfüllen:



nscale Server

Bezüglich nscale Server Storage Layer erreichen Sie eine logische Mandantentrennung durch Einrichten eigener Archivbereiche (Archivtypen) pro Mandant.

Bei nscale Server Application Layer erreichen Sie eine logische Mandantentrennung durch Einrichten einer logischen Instanz pro Mandant. So haben nur Benutzer eines Mandanten Zugriff auf dessen Dokumente.

Eine weichere Mandantentrennung erreichen Sie innerhalb von nscale Server Application Layer über das Domänen- und Dokumentenbereichs-Konzept. Damit bieten Sie getrennten Benutzergruppen gemeinsame Systemressourcen.

nscale Partitionen

Speziell beim Einsatz von nscale im Cloud-Umfeld sollen viele Mandanten innerhalb eines nscale Systems verwaltet werden. Jeden Mandanten hier über einen eigenen Dokumentenbereich oder eine logische Instanz zu trennen, wäre aus technischen Gründen nicht mehr sinnvoll. In der Regel sollten Sie nicht mehr als drei Dokumentenbereiche pro logischer Instanz einrichten, da beispielsweise jeder Dokumentenbereich eigene Tabellen in der Datenbank benötigt.

Daher bietet Ihnen nscale die Möglichkeit, über nscale Administrator einen Dokumentenbereich einfach in mehrere Partitionen aufzuteilen. Jede Partition enthält die Daten genau eines Mandanten. Die Mandantentrennung erfolgt dabei über die Domäne der Benutzer (siehe Grafik). Alle Benutzer verwenden gemeinsam allgemeine Konfigurationsobjekte wie z. B. nscale Business Apps. Hingegen werden mandantenspezifische Objekte wie etwa Dokumente und Ordner in jeder Partition individuell angelegt und verwaltet.

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3.5.3 Weitere AspekteStorage Adapter und Storage Hardware

Die gemeinsame Nutzung von Storage Adaptern erfordert die gemeinsame Verwendung von nscale Server Storage Layer. Jedoch erreichen Sie auch in dieser Konstellation über die mandantenspezifische Zuweisung von Archivtypen eine Trennung der Medien. So können Sie Jukeboxen oder andere Speichergeräte wahlweise gemeinsam oder separat pro Mandant verwenden.

nscale Pipeliner

Sie können nscale Pipeliner auf einem Rechner mit unterschiedlichen Konfigurationen mehrfach starten. Dadurch erreichen Sie mandantenspezifische Abläufe für die Archivierung von Massendaten.

Datenbank für Verstichwortungen



Datenbank für Verstichwortungen

Bei Einsatz von physikalischen oder logischen Instanzen von nscale Server Application Layer können Sie für jeden entsprechenden Mandanten eine eigene Datenbank auf ggf. einem eigenen Server verwenden. Innerhalb einer Instanz ist die Verwendung einer mandantenübergreifenden Datenbank mit separaten Tabellen für die einzelnen Mandanten möglich.

Client-Rechner

Auf einem Client-Rechner können Sie Verbindungen zu verschiedenen Instanzen und somit verschiedenen Mandanten konfigurieren. Je nach konfigurierten Authentifizierungsverfahren ist ggf. eine explizite Authentifizierung gegenüber dem betreffenden Mandanten erforderlich.

Ausfallsicherheit

Gerade in Mandantenszenarien spielt neben der Mandantentrennung auch die Ausfallsicherheit der Systeme eine besondere Rolle. Die folgende Abbildung zeigt ein typisches Mandantenszenario mit Mandantentrennung und redundanter Auslegung für eine höhere Ausfallsicherheit.

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Beispiel einer Mandantenkonfiguration

3.6 Import-MöglichkeitenDie Importmöglichkeiten der Informationsplattform nscale sind ausgesprochen vielfältig und erfüllen alle gängigen Anforderungen. So gibt es klassische, serverseitige Importwege zur Massendatenverarbeitung wie z. B. durch nscale Pipeliner, angeschlossene ERP Systeme wie SAP und verschiedene Scan-Strecken.

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Verschiedenen Möglichkeiten Inhalte nach nscale zu importieren.

nscale verarbeitet sowohl beim Import als auch bei der Nutzung in Geschäftsprozessen auch sehr



nscale verarbeitet sowohl beim Import als auch bei der Nutzung in Geschäftsprozessen auch sehr große Datenmengen. Es ist bezüglich Kapazitäten und Durchsatzraten „nach oben offen" ausgelegt.

Kleine Datenmengen können Sie über die nscale Clients durch Drag & Drop oder durch entsprechendes Verschieben oder Kopieren einfügen.

Zudem enthält nscale Cockpit eine integrierte Scanfunktion (TWAIN-Schnittstelle). Damit können Sie Papier-Dokumente einzeln oder stapelorientiert scannen und automatisiert in das nscale System überführen.

nscale importiert und verarbeitet auch E-Mails. Dazu verwendet es sogenannte Funktionspostfächer wie z. B. oder [email protected] [email protected]

Eine Sonderform eines Imports besteht in der Nutzung bereits bestehender Datenstrukturen innerhalb der Informationsplattform nscale. Hierbei bleibt der eigentliche Inhalt im externen Dateisystem, kann aber trotzdem z. B. innerhalb von Geschäftsprozessen verwendet werden (Stichwort „nscale Content Handler").

Schließlich können Anwendungsentwickler auf Basis von verschiedenen Programmier-Schnittstellen (SDKs) Erweiterungen entwickeln, mit denen Sie beliebige Informationen importieren können. Entsprechende Realisierungen können durch Ihre eigenen Anwendungsentwickler oder in Ihrem Auftrag durch Ceyoniq erfolgen.

3.7 RSS-FeedsHaben sich Dokumente geändert? Hat sich der Inhalt eines Ordners geändert?

Diese Fragen beschäftigen täglich viele Anwender. Ein persönliches Nachsehen ist zwar möglich, aber aufwändig und ab einer gewissen Datengröße nicht mehr vertretbar. Wichtige Informationen stehen dann nicht zur Verfügung.

Die Lösung: nscale informiert den Anwender , wenn sich Inhalte ändern.aktiv

nscale Server verwaltet intern alle Änderungen, die am System vorgenommen werden. Auf dieser Basis können Sie Änderungen an nscale Objekten als RSS-Feed von nscale Server abonnieren und sich so aktiv über Änderungen informieren lassen. Mit RSS (Really Simple Syndication) verwendet nscale das Standardprotokoll für die Verbreitung von Informationen im Internet.

Zum Abrufen des RSS-Feeds können Sie grundsätzlich jeden Client verwenden, der das RSS-Protokoll unterstützt. Im Windows Umfeld ist dies oft Microsoft Outlook, im Linux Umfeld ggf. Thunderbird. Sie können aber auch mit Browsern wie Microsoft Internet Explorer oder Mozilla Firefox RSS-Feeds abrufen.

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nscale Infokanal als Standard-RSS-Feed in Microsoft Outlook

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Ihrem persönlichen RSS-Feed können Sie beliebige nscale Objekte hinzufügen, sofern Sie für ein Objekt die entsprechenden Rechte besitzen. Ab diesem Zeitpunkt informiert der RSS-Feed Sie mittels Nachrichten über alle Änderungen an dem Objekt und macht damit Änderungen für Sie nachvollziehbar. Mit einem Blick sehen Sie, ob neue Nachrichten vorhanden sind und welche Veränderungen an welchen der abonnierten Objekten vorgenommen wurden.

Einmal abgeschlossene Abonnements können Sie jederzeit wieder „kündigen". nscale Clients bieten Ihnen eine Übersicht, welche Objekte Sie aktuell abonniert haben.

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Abonnierte Objekte eines Benutzers - dargestellt als Übersicht in nscale Web

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Je nach Objekt (Ordner, Dokument, Referenz) enthält eine Nachricht nscale Links, über die Sie das



Je nach Objekt (Ordner, Dokument, Referenz) enthält eine Nachricht nscale Links, über die Sie das nscale Objekt ansehen, in den enthaltenden Ordner navigieren oder auch direkt (mit oder ohne nscale Client) das nscale Objekt bearbeiten können. Über einen weiteren Link können Sie das Abonnement kündigen.

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Beispiel einer konkreten Nachricht

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Zusätzlich zum Abonnement von Ihnen bereits bekannten Ordnern oder Dokumenten können Sie auch Suchen abonnieren. So erfahren Sie z. B. von neuen Ordnern, Dokumenten oder Referenzen zu einem bestimmten Thema oder von Dokumenten, in denen Sie namentlich genannt werden. Für jede abonnierte Suche bietet nscale Server einen RSS-Feed. Bei jeder Abfrage des RSS-Feeds werden die Suchergebnisse aktualisiert.

3.7.1 Individualisierung der NachrichtenDie Nachrichten eines RSS-Feeds basieren auf Standard-Vorlagen mit Platzhaltern. Bei der Versendung ersetzt nscale die Platzhalter durch die nachrichtenspezifischen Informationen. Die Vorlagen bestimmen, welche Inhalte in welcher Form die Nachrichten bilden. So enthält z. B. eine Nachricht über eine Änderung zusätzlich zu der Information, dass eine Änderung stattgefunden hat, auch den ändernden Benutzer und die Änderungen der Verstichwortung.

Sie können diese Standard-Vorlagen individuell anpassen. Z. B. können Sie bei einer Änderung eines bestimmten Attributes die Nachricht um weitere Informationen ergänzen. So bestimmen Sie, welche Informationen in welcher Form die Benutzer für ein bestimmtes Ereignis erhalten.

3.8 nscale Termine (iCal)Alle nscale Termine können Sie über die Standardschnittstelle iCalendar (iCal) mit gängigen Kalender-Clients (z. B. Microsoft Outlook, Novell GroupWise) synchronisieren und dort als eigenständige Kalender anzeigen.

Die Synchronisation umfasst nicht nur den eigentlichen Termin, sondern ggf. innerhalb des Termins auch einen Link auf die Inhalte einer Wiedervorlage. Sie können direkt auf die Inhalte zugreifen und diese bearbeiten.

Weitere Informationen finden Sie unter .nscale Termine in Microsoft Outlook verwalten (iCal)



Weitere Informationen finden Sie unter .nscale Termine in Microsoft Outlook verwalten (iCal)

3.9 DokumentvorlagenOft erstellen Mitarbeiter neue Dokumente auf Basis verschiedener Vorlagen. Dies unterstützt nscale durch ein Vorlagenmanagement für beliebige Dokumentarten.

Hierbei konfigurieren Sie zunächst ein nscale Dokument als Vorlage. Anschließend steht im nscale Client im Menü zum Erstellen neuer Dokumente aus Vorlagen die neue Vorlage zur Verfügung. Bei Auswahl einer Vorlage erstellt der nscale Client mit dem Inhalt der Vorlage ein neues Dokument im ausgewählten Ordner.

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Menü in nscale Cockpit zum Erstellen eines neuen Dokuments über eine Vorlage

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Das nscale Vorlagenmanagement bietet aber noch mehr. So können Sie für jede Vorlage konfigurieren, dass nur Dokumente bestimmter Dokumentklassen aus dieser Vorlage erstellt werden können. Damit können Sie beispielsweise für den Personalbereich fachlich spezifische Vorlagen (Arbeitszeugnis, Kündigung etc.) vorbereiten, die nur im Personalbereich verwendbar sind.

3.9.1 Erweitertes VorlagenmanagementBeim erweiterten Vorlagenmanagement kombinieren Sie das Vorlagenmanagement mit der Übertragung von nscale Attributwerten in native Eigenschaften eines Dokuments (s. a. Native

).Dokumenteigenschaften nutzen

So entsteht nicht nur ein Dokument aus einer Vorlage, sondern gleichzeitig werden nscale Verstichwortungsdaten zu Informationen bzw. Texten im Dokument.

Beispiel 1:In der Personalabteilung wird im Rahmen einer Vorlage für Gehaltserhöhungen im Anschreiben die Adresse des Mitarbeiters automatisch in den Briefkopf übernommen.

Beispiel 2:Im Vertrieb werden im Rahmen einer Rechnungsvorlage in der Rechnung für einen konkreten Kunden nscale Verstichwortungsdaten wie Rechnungsnummer, Kundennummer etc. übernommen.

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Veranschaulichung: Aus einer leeren Vorlage mit Platzhaltern wird ein konkret gefülltes Dokument.

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3.10 RecherchemöglichkeitenEs gibt in nscale vielfältige Möglichkeiten für die Recherche. Nachfolgend sind einige davon beschrieben.

3.10.1 Suchen abonnierenDie Informationsplattform bietet die Möglichkeit, eine einmal definierte nscale Suche auch als RSS-Feed zu abonnieren. Dabei werden in einem Standard-Feed-Reader, z. B. MS Outlook, die zurückgelieferten nscale Suchergebnisse als einzelne Nachrichten dargestellt.

Eine Suche zu abonnieren bedeutet, die Suche immer wieder abrufen zu können - auch außerhalb von nscale. Hierzu wird die zu abonnierende Suche als standarisierter RSS-Feed angeboten. Der RSS-Feed kann dann in beliebige Standard-RSS-Feed-Reader (z. B. MS Outlook) integriert und abgerufen werden. Die durch die Informationsplattform zurückgelieferten Suchergebnisse werden in einzelne Nachrichten gewandelt, so dass die nscale Suchergebnisse als einzelne Feed-Einträge angezeigt werden.

Damit lassen sich beliebige Suchen in nscale auch außerhalb der Informationsplattform absetzen und nutzen.

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nscale Suche, die als abonnierte Suche innerhalb von Microsoft Outlook als RSS-Feed integriert wurde.

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3.10.2 Gespeicherte SuchenDer nscale Anwender kann selbstformulierte Suchen in seinem persönlichen Kontext ablegen. Hierbei wird die einmalig durch den Anwender definierte Suche als Vorlage im Favoritenbereich abgelegt. Gerade bei sehr individuellen und komplexen Suchen bietet sich dies an, um effektiv und schnell immer wiederkehrende Suchen absetzen zu können.

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Im linken Bereich sind drei durch den Anwender abgelegte Suchen dargestellt, die immer wieder ausgeführt werden können.



3.10.3 SchnellsuchenSchnellsuchen ermöglichen das Suchen mit vorkonfigurierten nscale Schnellsuchvorlagen. Schnellsuchvorlagen sind eigenständige Layouts, die individuell durch den nscale Administrator erstellt und konfiguriert werden können. Damit lassen sich Suchen administrieren und den fachbezogeneMitgliedern einer bestimmten Gruppe als Schnellsuchen anbieten.

Schnellsuchvorlagen sind wie nscale Basissuchvorlagen aufgebaut. Anders als Basissuchvorlagen sind sie aber sehr schnell über die Favoritenfunktion von nscale Cockpit oder Desktop Web aufrufbar. Außerdem können sie so konfiguriert werden, dass eine Suche ohne zusätzliche Eingaben automatisch ausgeführt wird.

Der Anwender muss dabei in der Regel keine weiteren Einstellungen an den Suchparametern vornehmen – daher die Bezeichnung: Schnellsuche. Bei Aufruf der Schnellsuche wird diese abgesetzt und dem Anwender das Ergebnis präsentiert.

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Im linken Bereich wird eine Schnellsuche angeboten: ‚Suneco Schnellsuche'

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Die Schnellsuchen können aber ebenso in Masken integriert werden. So entstehen intuitive und zentrale Zugriffsoberflächen z. B. für eine Projektablage.

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Aktendeckel eines bestimmten Projektes, welches innerhalb von nscale verwaltet wird. Im rechten



Aktendeckel eines bestimmten Projektes, welches innerhalb von nscale verwaltet wird. Im rechten Bereich sind verschiedene Schnellsuchen in der Maske hinterlegt, die die notwendigen Informationen schnell verfügbar machen.

3.10.4 NavigationsrechercheHierbei handelt es sich um sogenannte „nicht frei navigierbare Ordner". Dieses Konzept wird häufig verwendet, wenn der Ordner eine große Anzahl von Objekten beinhaltet und es sinnvoll ist, diese vorher einzuschränken.

nscale bietet hier zwei unterschiedliche Varianten an:

modaler Suchdialog

Der Benutzer führt eine Suche aus und wählt aus den Ergebnissen einen oder mehrere Unterordner aus, die dann als „gemerkte Unterordner" (auch) in der Baumstruktur als Unterknoten eingehängt werden.

erweiterter Suchdialog (pop-up Textfeld)

Die Darstellung des Ordners enthält nicht nur eine Schaltfläche, um die Navigationsrecherche auszulösen, sondern zusätzlich auch ein Textfeld, um direkt „loszutippen". Es öffnet sich dann ein Pop-up mit Unterordnern, aus denen ausgewählt werden kann. Das Pop-up enthält dabei die Ergebnisliste, die der Suchvorlage der Navigationsrecherche zugeordnet ist.

Die Suche sucht in allen Spalten der Liste, die als „Searchable" gekennzeichnet sind.

3.10.5 BreadcrumbIm Kontext von Ergebnislisten wird im nscale Cockpit oder auch nscale Web ein Breadcrumb-Steuerelement angeboten. Neben der reinen Anzeige des aktuellen Kontextes der Liste besteht auch die Möglichkeit der Navigation. Im Funktionsumfang ist es mit dem Breadcrumb-Steuerelement des Windows Explorers vergleichbar.

Spezielles Augenmerk wurde aber auf die Unterordnerauswahl eines jeden Navigationssegments gelegt. Während der Windows Explorer alle Unterordner einblendet, hat das nscale Breadcrumb-Steuerelement hier ein geeigneteres Verhalten implementiert.

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Das Breadcrumb-Steuerelement im nscale Cockpit



3.10.6 Volltext SuchoptionenDie Informationsplattform nscale bietet vielerlei Möglichkeiten Volltextsuchen abzusetzen. nscale nimmt dabei nicht nur den Inhalt von Dokumenten in den Volltext auf. Darüber hinaus werden auch Prozessattribute und Verstichwortungsattribute bei Bedarf mit indexiert. Damit bezieht sich eine nscale Volltextsuche nicht nur auf den klassischen Inhalt, sondern auch auf Informationen die z. B. im Anzeigennamen, der Rechnungsnummer oder als Teil eines Prozessattributes abgelegt wurden.

Natürlich bieten alle nscale Clients die Möglichkeit einer Volltextsuche. Im nscale Cockpit beispielsweise, wird die Volltextsuche dem Benutzer als Teil der intuitiven Benutzeroberfläche angeboten. Darüber hinaus kann in jede beliebige Suchmaske ein Volltextsuchfeld integriert werden, so dass die Volltextsuchoption auch gezielt in ganz bestimmten Kontexten angeboten werden kann. Dabei stehen dem Anwender alle bekannten und gewohnten Suchoptionen zur Verfeinerung und Einschränkung einer Volltextsuche zur Verfügung.

Die Informationsplattform bietet zudem die Möglichkeit, eine kombinierte Volltext- und Verstichwortungssuche abzusetzen - also eine Suche nach einem bestimmten Volltextausdruck in Kombination mit nscale Attributwerten.

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Kombinierte Volltext/Verstichwortung Suche innerhalb von nscale Cockpit. Hierbei wird nach einem bestimmten Volltextausdruck in Kombination mit bestimmten Attributwerten gesucht.

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Microsoft Search Connector (Open Search)

Im Microsoft Windows Umfeld bietet die Informationsplattform zudem die Möglichkeit Volltextsuchen innerhalb der gewohnten Windows Umgebung abzusetzen. Eine Möglichkeit dazu ist die Integration eines Standard Windows Suchkonnektors (Windows Search Connector) als Teil des Windows-Explorers oder auch die nscale Smart Search Technology als Teil des nscale Office Integrators.

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Im Windows-Explorer integrierter nscale Suchkonnektor.

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Mit nscale Smart Search können sie zudem Suchen über das integrierte Suchfeld in der Windows Taskleiste oder in beliebigen Windows Kontexten durch Markieren und anschließendem Tastendruck ausführen.

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Das nscale Smart Search Suchfeld als Teil der Windows Taskleiste.

3.11 Suchbasierte OrdnerSuchbasierte Ordner, auch „nicht frei navigierbare Ordner" genannt, sind Ordner, die potentiell sehr viele Objekte beinhalten, so dass ein einfaches Navigieren in den Ordner nicht möglich ist.

Beispiel: Jedem Kunden einer Versicherung ist genau ein Ordner zugewiesen. Beim Öffnen des übergeordneten Ordners wird zunächst eine Suchmaske für Ordner angezeigt.Durch die Suche wird die Zahl der Ordner, die der Suchabfrage entsprechen, eingegrenzt.

Nicht frei navigierbare Ordner erkennen Sie an dem Ordnersymbol, das mit einer stilisierten Lupe versehen ist.

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Ein suchbasierter Ordner in nscale Cockpit.

3.12 Inhalte konsumierenDer klassische Weg, bestehende Inhalte für ein DMS nutzbar zu machen, ist diese Inhalte zu importieren. Dies ist ein gangbarer Weg, wenn auch bei größeren Datenmengen zeitaufwendig und damit teuer.

nscale bietet zusätzlich zu der klassischen Variante die Möglichkeit, externe Inhalte in Geschäftsprozessen zu benutzen die Inhalte nach nscale importieren zu müssen. Die Kontrolle ohneüber den Inhalt verbleibt dabei in der bisherigen Konstellation, woraus sich einige Vorteile ergeben.

nscale synchronisiert dabei beliebige Dateistrukturen nach nscale. Dabei wird für jedes gefunden Objekt ein nscale Ordner oder nscale Dokument angelegt. Der Inhalt des nscale Dokumentes ist dabei eine Referenz auf den Inhalt, der sich außerhalb von nscale befindet. Zur Laufzeit beinhaltet das nscale Dokument damit immer den Inhalt der dynamisch über die Referenz geladen wird.

Vorhandene Rechtestrukturen z. B. des Dateisystems werden hierbei nicht nach nscale übernommen. Durch die Synchronisation in verschiedene nscale Ordner werden nscale Rechte aber implizit gesetzt.

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Die Übersichtsgrafik zeigt den nscale Content Handler mit dessen Hilfe externe Quellen eingebunden



Die Übersichtsgrafik zeigt den nscale Content Handler mit dessen Hilfe externe Quellen eingebunden werden.

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Im Standard unterstützt nscale beliebige Quellen die über die Protokolle http, file oder ftp für nscale erreichbar sind.

Bestehende Dokumente können damit sofort in nscale und damit in Geschäftsprozessen genutzt werden. Ein zeitaufwendiger Import der Inhalte ist nicht nötig!

Bis zur Umstellung der Abläufe im Unternehmen, können bestehende und gewachsene Strukturen weiterhin genutzt werden, obgleich die Inhalte bereits den Geschäftsprozessen zugeführt werden können.

Inhalte verbleiben in der Hoheit außerhalb von nscale. Dies kann in bestimmten Fällen sinnvoll sein, wenn Inhalte z. B. von anderen Anwendungen gepflegt werden müssen.

Es können beliebig viele Quellen angebunden und synchronisiert werden.

Optional können die externen Inhalte dem nscale Volltextindex zugeführt werden, so dass auch eine Volltextsuche über extern liegende Inhalte angeboten werden kann.

Die externen Inhalte können bei Bedarf in nscale verändert werden. Dabei wird in nscale eine neue Version des Inhaltes in der geänderten Form als neue Version des nscale Objektes abgelegt. Der externe Inhalt verbleibt dabei unverändert an seinem Ort.

Optional können die externen Inhalte per Knopfdruck auch vollständig nach nscale überführt werden, wo sie im nscale Storage Layer abgelegt werden.

3.13 StammdatenStammdaten sind Daten, die nicht in der Datenbank von nscale, sondern in einer externen Datenbank liegen. Beispiel: Kundendaten liegen schon in einer Datenbank im Unternehmen vor.

Dokumente, Ordner und Referenzen können mit Stammdaten verstichwortet werden, d. h. im Rahmen der Verstichwortung weisen Sie dem Dokument (dem Ordner, der Referenz) einen Stammdatensatz (Einfachverstichwortung) oder mehrere Stammdatensätze (Mehrfachverstichwortung) zu.

Bei der Einrichtung können Sie zudem entscheiden, ob bei der Verstichwortung mit einem Stammdatum das Stammdatum dynamisch referenziert oder zum Zeitpunkt der Verstichwortung kopiert werden soll. Für beide Alternativen gibt es Anwendungsfälle.

Sie können beliebig viele externe Stammdatenquellen nutzen, um die bereits vorhandenen Informationen mit nscale Informationen zu verknüpfen bzw. zu verstichworten, Natürlich können sie auch nach Stammdaten in vielfältiger Weise suchen. Sie können sogar externe Stammdaten über nscale Masken verstichworten, sofern die Stammdaten in einer Art und Weise in nscale eingebunden sind die das erlaubt.

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Stammdaten, die in die Informationsplattform eingebunden wurden und hier in Cockpit als Kreditoren eingeblendet werden.

3.13.1 Stammdaten Arbeitsbereichnscale Cockpit verfügt über einen eigenen Bereich in dem Stammdaten verwaltet werden können. Er ist ähnlich aufgebaut wie der Bereich - enthält also einen Navigations- und einen DatenErgebnisbereich.

Im Navigationsbereich werden alle Stammdatenquellen aufgelistet, auf die der aktuelle Benutzer Leserechte und mindestens ein Bearbeitungsrecht besitzt. Er kann hier jeweils genau einen Stammdatenbereich für seine aktuelle Arbeit auswählen.

Im Ergebnisbereich werden Stammdateneinträge in Ergebnislisten dargestellt. Des Weiteren wird ein Suchfeld angeboten, in das der Benutzer einen Suchbegriff eingeben kann. Dieser Suchbegriff wird auf alle Eigenschaften der Stammdatenquelle angewandt, sofern sie durchsuchbar sind.

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nscale Cockpit mit markiertem Stammdaten Arbeitsbereich. Im Beispiel wird die externe Adressdatenbank angezeigt. Der Anwender kann diese einsehen, ändern und auch neue Adressdatensätze hinzufügen.

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Auf angezeigten Stammdateneinträgen kann der Benutzer, sofern er Schreibrechte besitzt, den Stammdateneditor aufrufen und Werte abändern. Besitzt er Rechte für die Erstellung von Stammdaten, kann er hier auch neue Stammdateneinträge für die Stammdatenquelle erzeugen. Besitzt er Löschrechte, kann er hier auch Stammdaten löschen.

3.14 Native Dokumenteigenschaften nutzennscale setzt sich zum Ziel, Informationen nutzbar zu machen: überall und an jedem Ort. Dazu gehört für uns auch, bereits vorhandene Informationen möglichst zu übernehmen, um sie im weiteren Verlauf in Geschäftsprozessen nutzen zu können.

In der Regel besteht ein Dokument aus dem eigentlichen Inhalt und es verfügt über Daten, die das Dokument beschreiben. Die zusätzlichen Daten, die eine Beschreibung des Dokuments liefern, werden u. a. als Metadaten oder Dokumenteigenschaften bezeichnet. Diese Metadaten können z. B. Angaben über den Autor des Dokuments, das Erstellungsdatum oder der Zeitpunkt der letzten Änderung sein.

Einige Dokumentarten bieten ergänzend die Möglichkeit benutzerdefinierte Metadaten anzulegen. Benutzerdefinierte Metadaten können dazu genutzt werden, dem Dokument unternehmensspezifische Informationen hinzuzufügen.

Geht man von einem Rechnungsdokument aus, könnte eine dieser Informationen die Kunden- oder Rechnungsnummer sein.

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Teil der nativen Dokumenteigenschaften eines Microsoft Word Dokumentes.

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Ein nscale Dokument verfügt ebenfalls über spezielle Eigenschaften, die das Dokument beschreiben. Im nscale-Kontext werden diese als Attribute oder Verstichwortung bezeichnet. Es gibt keine Verbindung zwischen den nativen Eigenschaften eines Dokuments und der Verstichwortung, die in nscale existiert.

Das Ziel dieser nscale Funktion ist es, diese Verbindung herzustellen und bei der Erstellung eines Dokuments in nscale die Eigenschaften des Dokuments als nscale Verstichwortung an das nscale-Dokument zusätzlich anzufügen. Der umgekehrte Weg wird ebenfalls unterstützt. Wird ein Dokument aus nscale ausgelesen, werden die Attribute auf die nativen Dokumenteigenschaften übertragen.

Genauso können Geo- und Koordinateninformationen von Image Dateien übernommen werden, so dass im späteren Verlauf diese Dokumente direkt in einer speziellen Sicht auf einer Landkarte (vgl. Cockpit Sichten) positioniert und präsentiert werden können.

nscale bietet diese Möglichkeit für Microsoft Office, PDF und Image Dokumente an. Bekannte Dokumenteneigenschaften sind dabei bereits auf nscale Attribute abgebildet, weitere können einfach dazu konfiguriert werden.

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Die Grafik zeigt im linken Teil die Vorlage, die native Felder enthält, im rechten Teil dann die gefüllte Vorlage. Hier wurden die nativen Felder automatisch durch nscale gefüllt.

3.15 nscale AttributeDas nscale Attribut-Modell ist umfangreich und sehr flexibel. Grundsätzlich haben alle nscale Objekte einen fest definierten Satz an Systemattributen. Der Administrator kann beliebig viele fachliche Attribute dazu definieren.

Die dem Benutzer über seine Rollen zugewiesenen Masken entscheiden darüber, welche nscale Attribute ihm zur Ansicht oder Änderung angeboten werden.

nscale Attribute haben zusätzliche Eigenschaften. Diese Eigenschaften entscheiden z. B. darüber, ob ein Attributwert mit in den Recovery-Header geschrieben werden soll, eine Änderung des Attributwertes eine neue Version zur Folge hat, der Attributwert vererbt werden soll und vieles mehr.

Die Attributeigenschaften werden global am Attribut definiert, lassen sich aber für jede nscale Objektklasse überschreiben und damit für jede Objektklasse neu definieren.

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Eigenschaftendialog eines nscale Attributes.

3.15.1 nscale Attributwerte vererbennscale Attributwerte lassen sich vererben. So ist es möglich, nscale Ordner, Links und Dokumente automatisch mit Attributwerten zu versehen. Für jedes nscale Attribut kann in den Attributeigenschaften definiert werden ob dieser Attributwert vererbt werden soll.

Damit ist es beispielsweise möglich, ohne viel Aufwand einzustellen, dass Dokumente die in eine Projektmappe verschoben oder gelegt werden, automatisch mit speziellen Projekteigenschaften der Projektmappe belegt werden. Die Dokumente werden dabei automatisch mit Projekteigenschaften verstichwortet. Auch diese Attributeigenschaft lässt sich pro nscale Objektklasse überschreiben und neu definieren, so dass individuelle Lösungen einfach erstellbar sind.

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DerEigenschaftendialog eines nscale Attributs. Hier ist zum Beispiel eingestellt, dass die Attributwerte vererbt werden sollen ("Werte übertragen").

3.15.2 nscale Attributwerte formatierenMitunter stellen sich Attributwerte sehr technisch dar oder der fachliche Zusammenhang ergibt sich erst aus mehr als einem Attributwert. Die Anwender haben daher z. B. die Anforderung, einen Attributwert aus einer individuellen Kombination mehrere nscale Attributwerte darzustellen.

Die Lösung: Mit Hilfe von sogenannten (formatierte Attribute) ist es nscale Formatted Attributesmöglich, eine mittels nscale Query Language (NQL) und nscale QueryOperand definierte Formatierung im Server bzw. seiner Datenbank dauerhaft zu speichern. Der nscale Server benutzt dies für die Standardformatierung einiger vordefinierter System und Anwenderattribute.

nscale Query Language, kurz NQL, ist die nscale eigene Abfragesprache, die dem Anwendungsentwickler wie auch dem Administrator ermöglicht, eine konkret Abfrage an den nscale Server zu beschreiben. In ihrem Verhalten und Funktionsumfang ähnelt sie SQL. nscale Query Operanden sind Funktionen, die dem Anwendungsentwickler innerhalb einer NQL Abfrage zur Verfügung stehen.

Über diesen Mechanismus ist es möglich den Anwendern individuell formatierte Verstichwortungswerte zur Verfügung zu stellen.

Im nscale Administrator werden formatierte Attribute durch Angabe eines Query Operand im Dialog zum Anlegen und Bearbeiten eines Attributs definiert.

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Eigenschaften des beispielhaften nscale Attributs "sevenDaysAgo". Hierbei ergibt sich der Wert erst durch die eingetragene NQL-Abfrage.

3.15.3 nscale Attributwerte berechnenUnter dem Begriff (berechnete Attribute) werden Attribute verstanden, die nscale Computed Attributesstets zur Laufzeit berechnet werden und nicht im Server bzw. seiner Datenbank gespeichert werden.

Werte berechneter Attribute können wie nscale Verstichwortungsattribute abgefragt und durch eine Suche ermittelt werden.

Beispiel für ein bereits existierendes, berechnetes Attribut ist z. B. die Aufbewahrungszeit eines Dokumentes, welches zur Laufzeit angibt, wie lange dieses Dokument noch der Aufbewahrung obliegt. Analog zur Anlage eigener Formatierungen der Anzeige von nscale Verstichwortungsattributen ist es auch möglich, eigene Laufzeitberechnungen für anwenderberechnete Attribute zu hinterlegen.

3.16 AufbewahrungsregelnAufbewahrungsregeln legen Zeiträume fest, in denen nscale Dokumente nicht gelöscht werden dürfen (Löschversuche werden zurückgewiesen). Die nscale Aufbewahrungsregeln können dabei als Basis ein Datum (Datumsregel) oder ein Ereignis (Ereignisregeln) oder eine Kombination aus beiden beinhalten. Die Aufbewahrungsregeln werden an nscale Dokumentklassen definiert, so dass alle Dokumente dieser Dokumentklasse dieser Aufbewahrungsregel unterliegen.

In Ereignisregeln können Bedingungen formuliert werden. Dabei können nscale Attribute und Kontextvariablen verwendet werden. Die Frist beginnt, wenn die Bedingung zum ersten Mal zutrifft oder am Beginn des darauffolgenden Jahres.

Datumsregeln legen fest, wie der Zeitpunkt berechnet wird, an dem die Aufbewahrungsfrist endet. Wenn der Starttyp eingestellt ist, endet die Frist genau d Monate nach dem Zeitpunkt, der durch Sofortdas ausgewählte Attribut gegeben ist. d ist der Wert, der in der Datumsregel bei Dauer eingestellt ist. Wenn der Starttyp eingestellt ist, endet die Frist genau d Monate nach dem 1. Januar, Am Jahresendeder dem Zeitpunkt folgt, der durch das angegebene Attribut gegeben ist.



3.17 AblaufregelnAblaufregeln legen fest, ab wann Dokumente automatisch gelöscht werden. Mitunter gibt es organisatorische oder juristische Gründe auf Grund derer Dokumente nach Ablauf einer Frist gelöscht werden müssen. Für diese Anwendungsfälle lassen sich Ablaufregeln definieren, die dafür sorgen, dass Dokumente automatisch aus dem System entfernt werden.

Vor dem betreffenden Zeitpunkt können Dokumente gelöscht werden. Nachdem der Zeitpunkt erreicht wurde, werden die Dokumente automatisch gelöscht.

Sofern parallel eine Aufbewahrungsregel existiert, kann das Dokument erst nach Ende der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden, auch wenn das Dokument aufgrund der Ablaufregel bereits gelöscht werden soll.

3.18 Strukturen, Verwaltung und BerechtigungenDie nscale Rollen des nscale Dokumentenbereichs (lokale nscale Rollen) regeln die Art des Zugriffs auf die Objektklassen (Ordner, Dokumente und Referenzen) und Prozesse durch den Benutzer. Eine Rolle erhält bestimmte Rechte an den Objektklassen wie z. B. Attribute lesen, Inhalte schreiben, Archivieren, und bekommt Layouts (Masken) für eine Objektklasse zugewiesen. So wird über die Zuweisung einer nscale Rolle zu einer Benutzergruppe der Zugriff auf Dokumente, Ordner und Indexdaten für jeden einzelnen Benutzer dieser Benutzergruppe erlaubt bzw. definiert.

Zusätzlich zu den lokalen Rollen gibt es die globalen Rollen. Diese regeln die Vergabe von Systemrechten (z. B. Administration, Konfiguration des nscale Servers) und werden dokumentenbereichsunabhängig einer nscale Stammstelle (einem nscale Benutzer) bzw. Benutzergruppe zugeordnet.

Eine nscale Rolle regelt die Zugriffsrechte auf Objektklassen, Attribute und Masken. Werden einem Benutzer mehrere Rollen zugewiesen, so hat er die Zugriffsrechte auf nscale Objekte, wenn er mindestens eine Berechtigung dafür besitzt.

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Die Grafik zeigt die Zuweisung der nscale-Berechtigungen über nscale Rollen

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Innerhalb von nscale gibt es zusätzlich die Möglichkeit, mit Hilfe von Sichtbarkeitsregeln Objekte eines



Innerhalb von nscale gibt es zusätzlich die Möglichkeit, mit Hilfe von Sichtbarkeitsregeln Objekte eines Dokumentenbereichs für den Anwender „unsichtbar" zu schalten, die hinterlegte Bedingungen nichterfüllen. In den Bedingungen können u. a. Systemattribute oder benutzerdefinierte Attribute abgefragt werden. So können sehr differenziert Rechte bis auf nscale Attributebene herunter vergeben werden.

3.18.1 nscale Domänen und DokumentenbereicheDie nscale Informationsplattform ordnet Benutzern immer sogenannte Stellen zu (Organigramm). Benutzer können entweder manuell in nscale verwaltet werden oder aus Directory Services importiert werden. nscale ist dabei in der Lage, unterschiedliche Directories bzw. Benutzergruppen in getrennten Domänen zu verwalten. Dadurch bietet sich u. a. die Möglichkeit einer sauberen Trennung unterschiedlicher Mandanten.

Bei Verwendung einer Windows 2003, Windows 2008 oder Windows 2012 Domäne mit Active Directory unterstützt nscale Server Application Layer Single Sign-On (SSO), so dass nach einer Anmeldung an der Windows Domäne keine weitere explizite Anmeldung an der Informationsplattform erforderlich ist. Sofern vorhanden, kann zusätzlich auch eine Kerberos-Authentifizierung genutzt werden.

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Die Grafik zeigt die nscale Domänen Zuweisung zu nscale Dokumentenbereichen, hierbei können Domäne mit externen Verzeichnisdiensten synchronisiert oder auch manuell verwaltete werden.

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Jeder nscale Domäne werden sogenannte nscale Dokumentenbereiche zugeordnet. Ein Dokumentenbereich repräsentiert Content (Inhalte) und dessen Verwaltungs- und Metadaten (Dokumente, Ordnerstrukturen, Attribute, Prozessdefinitionen, Vorgänge…).

Durch die n:m Zuordnung von Domänen und Dokumentenbereiche wird also u. a. indirekt gesteuert, welcher Benutzer auf welche Inhalte Zugriff hat.

3.18.2 nscale Stellen, Gruppen, Rollen und Rechte.



nscale Stellen, Gruppen, Rollen, Rechte

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Benutzer, Stellen und Gruppen werden in nscale in sogenannten Domänen zusammengefasst. Einer Domäne kann entweder ein Directory-Service für den Import der Benutzer zugeordnet werden oder die Benutzer werden manuell angelegt. Jeder erfasste Benutzer erhält automatisch eine Stammstelle. Zusätzlich zu den Stammstellen können optional beliebig weitere Stellen / Gruppen (Organisationseinheiten) angelegt werden und untereinander zugeordnet werden.

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Eigenschaftendialog eines nscale Benutzers. Zu erkennen sind die vielen weiteren Informationen, die zu einem Benutzer in der Informationsplattform verwaltet werden können, wie z. B. Beziehungen zu anderen Benutzern, Logos, Bildern u. v. m.

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Stellen und Gruppen sind abstrakte Organisationseinheiten einer Aufbauorganisation. Stellen bzw. Gruppen können untereinander in Beziehung gesetzt werden. Für Stellen kann die Beziehung Vertreter(Stelle A ist Vertreter von Stelle B), für Stellen und Gruppen die Beziehung definiert werden Leiter(Stelle A ist Leiter von Gruppe X). Diese Beziehungen sind abstrakte Regeln, die besonders im Bereich der Vorgangsbearbeitung genutzt werden. So kann zum Beispiel ein Vorgang an einen Vorgesetzten weitergeleitet werden — unabhängig davon, welcher Benutzer die Stelle des Vorgesetzten gerade besetzt.

Für die Definition spezifischer Zugriffsrechte auf Systemfunktionen und Inhalte (Dokumentenbereiche) eines nscale Systems werden Rollen beschrieben. Rollen stellen somit ein unabhängiges Rechteprofil dar.

Jeder Organisationseinheit können anschließend eine oder mehrere Rollen zugeordnet werden. Benutzer erhalten ihre Zugriffsrechte indirekt über die Rollen ihrer Stellen und Gruppen. Durch diese indirekte Zuordnung wird ein hohes Maß an Flexibilität bei der Definition von Zugriffsrechten erreicht. Änderungen in der Personalstruktur lassen sich so leichter auf nscale übertragen und Aufbauorganisationen können optimal abgebildet werden.

Grundsätzlich unterscheidet nscale zwischen globalen und lokalen Rollen. Lokale Rollen werden je Dokumentenbereich definiert und legen die Zugriffsrechte auf die Inhalte dieses Dokumentenbereiches fest. Globale Rollen werden für ein gesamtes nscale System definiert und legen generelle Systemverwaltungsrechte fest.

Durch die Trennung von lokalen und globalen Rollen wird es ermöglicht, dass



Durch die Trennung von lokalen und globalen Rollen wird es ermöglicht, dass Systemadministrationsrechte vergeben werden können, ohne dass Inhaber dieser Rechte Zugriff auf die eigentlichen Inhalte eines Dokumentenbereiches haben. Auch die harte Trennung von Daten und Zugriffsrechten einzelner Mandanten wird dadurch unterstützt.

nscale Systemrechte sind u. a.:

Dokumentenbereiche anlegen und löschen

Benutzeradministratoren einzelnen Domänen zuordnen

Dokumentenbereiche Domänen zuordnen

Dokumentenbereichsadministratoren ernennen

Domänen anlegen und löschen

Dokumentenbereichen Archivtypen von nscale Server Storage Layer zuordnen

Gruppen bzw. Benutzern Systemrollen zuordnen.

Über eine nscale Rolle wird festgelegt, auf welche nscale Objektklassen Rechte bestehen (Lesen, Schreiben, Löschen …). Für die Objektklassen wiederum ist definiert, welche Masken für Verstichwortung und Suche verwendet werden dürfen. So wird über die Objektklassenzuordnung einer Rolle indirekt festgelegt, auf welche Attribute ein Benutzer Zugriff hat.

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Der Ausschnitt zeigt einen Bereich der Rollenkonfiguration in nscale Administrator. Zu sehen sind die konkreten Rechte der Rolle "everyone" an den nscale Dokument- und Ordnerklassen.

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Weiterhin können an Rollen spezifische Einschränkungen definiert werden, sogenannte Sichtbarkeitsregeln. Diese Einschränkungen wirken bei Suchfragen und der Navigation in Ordnerstrukturen und grenzen die Menge der angezeigten Objekte ein. Eine Einschränkung kann sich in Form einer Suchbedingung auf bestimmte Attributwerte beziehen.

So kann beispielsweise festgelegt werden, dass ein bestimmter Benutzer in einem



So kann beispielsweise festgelegt werden, dass ein bestimmter Benutzer in einem Personalaktenbestand nur Akten mit der Personalnummer 4711 aufwärts sehen darf.

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Definiton einer nscale Sichtbarkeitsregel

3.18.3 nscale ObjektklassenEin nscale Server erlaubt die Strukturierung von Ressourcen in hierarchischer Form. Ein nscale Dokumentenbereich besteht dabei prinzipiell aus Ordnern, Dokumenten, Prozessen, Aufgaben und Referenzen. Diese werden in nscale als Objekte verwaltet. Alle nscale Objekte besitzen dabei jeweils eine Menge an Eigenschaften (Attributen), über die sie gesucht werden können. nscale Objekte gehören immer genau einer nscale Objektklasse an.

Eine nscale Objektklasse beschreibt Folgendes:

Welche Verstichwortungsmasken (und dadurch implizit, welche Attribute) können von den Benutzern bei der Neuanlage oder Änderung von Objekten verwendet werden?

Welche Suchmasken stehen einem Benutzer zur Verfügung?

Welche Attribute werden beim Anzeigen des Inhalts von Ordnerobjekten verwendet?



Bei Ordnerklassen: Objekte welcher Klassen dürfen in dem Ordner enthalten sein? (Beispiel 1: Ordner der Klasse Kunden dürfen nur Ordner der Klasse Belege und Dokumente der Klasse Lieferscheine enthalten. Beispiel 2: Ordnerobjekte der Klasse Allgemeines dürfen rekursiv Ordner der Klasse Allgemeines und Dokumentobjekte der Klasse Sonstige Dokumente enthalten.)

Über das Customizing des nscale Objektklassenmodells wird somit sichergestellt, dass nur fest definierte Ordner- und Dokumentenstrukturen entstehen. Unstrukturierter Wildwuchs, wie er von Fileservern bekannt ist, wird vermieden. Die Offenheit des nscale Objektklassenkonzepts ermöglicht die Definition sehr schlanker, rekursiver Strukturen (wie sie z. B. In Dateisystemen üblich sind), aber auch sehr genau definierter, restriktiver Aktenstrukturen.

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Beispielhaftes nscale Objektmodell zur Strukturierung der Ablage

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nscale erlaubt die flexible Konfiguration von tiefen Ordnerstrukturen. Zusätzlich zu den Ordnerstrukturen eines Dateisystems bietet nscale jedoch auch die Möglichkeit, Einschränkungen zu definieren, die beim Navigieren in Ordnern berücksichtigt werden.

So kann zum Beispiel festgelegt werden, dass beim Navigieren in einen Ordner nur solche Objekte darin angezeigt werden, die einem definierten Attributwert entsprechen. Beispiel: Ein Benutzer soll zwar in den Bereich Personalakten navigieren dürfen, jedoch soll er darin nur seine eigene Akte mit der Personalnummer 4711 sehen dürfen. Diese Einschränkungen werden direkt in der Rollenverwaltung der nscale Administration definiert.

Weiterhin können Ordner als „nicht navigierbar" definiert werden. Wird ein solcher Ordner geöffnet, muss der Benutzer zunächst über eine Suchmaske die Kriterien für die Auswahl der anzuzeigenden Objekte in diesem Ordner angeben. Diese Einschränkung ist immer dann sinnvoll, wenn in einem Ordner sehr viele Unterordner liegen (Beispiel: Tausende von Personalakten).

Im Rahmen der nscale Rollenverwaltung wird festgelegt, auf welche Objektklassen ein Benutzer bzw. eine Rolle Zugriffsrechte haben soll. Über das Konzept wird die gewünschte Konsistenz und Ordnung der Informationen in einem nscale System stets garantiert.

Die Eigenschaften jedes Dokuments oder Ordners werden über seine Zugehörigkeit zu einer Objektklasse definiert. Über den Eigenschaftsdialog von nscale Desktop können diese Eigenschaften von berechtigten Benutzern bearbeitet werden.



3.19 nscale BPM, VorgangsbearbeitungDer Begriff Vorgangsbearbeitung wird hier für die vollständige oder teilweise Abbildung der Geschäftsprozesse innerhalb eines Unternehmens verwendet. Im Fall von nscale also für den Fluss von Dokumenten, Informationen oder Aufgaben von einem zum nächsten Mitarbeiter.

Ein Geschäftsprozess beschreibt eine Folge von Schritten, um ein Geschäftsresultat zu erzielen. Geschäftsprozesse gehen oft über Abteilungen und Betriebsgrenzen hinaus und sind Bestandteil der Ablauforganisation eines Betriebes.

Dem Workflow Management (auch Arbeitsablauf- oder Geschäftsprozess-Management) kommt die Aufgabe zu, die in einem Unternehmen vorkommenden Geschäftsprozesse zu erfassen, zu modellieren und zu verwalten. Dabei stehen die Zuweisung von Aufgaben und die Festlegung von Übergaberichtlinien im Vordergrund. So kann beispielsweise der Bearbeitungsstand einer Bestellung bis zum gerade zuständigen Sachbearbeiter verfolgt werden.

Aus der Auswertung von Workflow-Protokollen lassen sich Optimierungsmaßnahmen sowohl für den einzelnen Geschäftsprozess als auch die gesamte Ablauforganisation eines Unternehmens ableiten.

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nscale Administrator mit Bereich der Prozessüberwachung. Dieser Teil der Prozessüberwachung ist Teil der nscale Standardfunktionalität. Weitere Möglichkeiten des Prozesscontrollings sind über die optionale nscale BAM und nscale BI Schnittstelle gegeben.

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Ein wichtiger Aspekt ist die Verfügbarkeit von jedweden Inhalten zur weiteren Nutzung in Geschäftsprozessen. Dabei sollen sogenannte Inhalts-Inseln vermieden werden und alle unstrukturierten Informationen eines Unternehmens in einem gemeinschaftlichen Datenbereich gehalten werden.

Standardprozesse wie (Laufzettel), und werden Umlaufmappe Information senden an Wiedervorlagedurch die Informationsplattform nscale bereits im Standard zur Verfügung gestellt.

Mit nscale BPM erweitern Sie diese Funktionalitäten um die Möglichkeit, selbstdefinierte Workflows zu



Mit nscale BPM erweitern Sie diese Funktionalitäten um die Möglichkeit, selbstdefinierte Workflows zu generieren. Dadurch ist eine individuelle und überaus flexible Anpassung auch bei komplexen Geschäftsprozessen möglich. nscale BPM stellt sowohl für dokumentenlose als auch für datenlastige Prozesse eine einheitliche Umgebung zur Verfügung, welche die Weiterleitung von Informationen, die Koordination von Abläufen und die Automatisierung von Vorgängen gewährleistet. Damit ist der Fluss von Dokumenten und Aufgaben von einem zum nächsten Mitarbeiter sichergestellt. Durch die umfassende elektronische Abbildung der Abläufe werden Bearbeitungszeiten reduziert und die Prozessqualität verbessert.

nscale BPM übernimmt die Automatisierung aller Arten von Geschäftsprozessen. Sämtliche geschäftskritischen Abläufe profitieren von der einheitlichen Prozessteuerung, wie zum Beispiel das Management von Posteingangs- und Rechnungsszenarien. Der nscale Process Designer bietet für die Gestaltung von Workflows hohe Flexibilität bei der Abbildung dynamischer Anforderungslagen.

3.19.1 AufgabenbearbeitungDie Aufgabenbearbeitung durch die Anwender ist bequem über nscale Cockpit, mit nscale Web Client und auch mit den nscale mobile Clients möglich. Unabhängig welcher Client benutzt wird, es steht immer eine intuitive Oberfläche bereit, mit der die Anwender die zugewiesenen Aufgaben bearbeitet können. Neue Aufgaben werden dem Anwender signalisiert, darüber hinaus lässt sich auch eine aktive E-Mail Benachrichtigung einstellen, so geht keine Aufgabe verloren.

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Aufgabe für den Anwender in nscale Cockpit

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Über die intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche der Clients ist es denkbar einfach, die



Über die intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche der Clients ist es denkbar einfach, die Prozessaufgaben zu bearbeiten. Die Mitarbeiter im Außeneinsatz können jederzeit und von jedem Standort aus über die nscale mobile Clients auf Daten und Dokumente zugreifen und Vorgänge bearbeiten.

Dazu stehen Applikationen und Apps für mobile Tablet Arbeitsgeräte basierend auf Android oder iOS sowie der nscale Web Client zur Verfügung.

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Aufgabenübersicht in nscale Desktop Web

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Die Bearbeitung der Aufgaben erfolgt im nscale Client durch die Übernahme der zugewiesenen Aufgaben und deren anschließende Bearbeitung. Beim Bearbeiten werden vom Anwender Masken ausgefüllt oder Haken gesetzt. Je nach Geschäftsvorfall präsentiert sich dem Anwender eine andere Maske. Die entsprechende Maske wird mit dem nscale Prozess Designer dem jeweiligen Prozessschritt zugewiesen.

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Aufgabenübersicht in nscale Cockpit

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Aufgabenübersicht im nscale mobile Client

3.19.2 EskalationsmanagementDie Möglichkeit festzulegen, was passieren soll wenn eine Aufgabe nicht in dem dafür vorgesehenen Zeitraum erledigt wurde, ist eine wichtige Anforderung, wenn es um digitale Prozesse, also BPM geht. Dies setzt zum einen voraus, dass bei der Einrichtung von Prozessen ein Eskalationszeitraum definiert werden kann und zum anderen dass das System den Zeitraum überwacht und mit geeigneten Mitteln die Eskalation durchführt. nscale benachrichtigt den Erzeuger des Workflows bzw. der Aufgabe mit einer Nachricht über die Eskalation.

Sowohl beim Prozessdesign über den nscale Process Designer, wie auch beim Erstellen von Ad-hoc-Workflows durch den Anwender, kann ein Eskalationsdatum vergeben werden. Überschreitet der Prozess oder die einzelnen Aufgaben, den durch das Eskalationsdatum vorgesehenen Zeitraum, so erhält der Prozessersteller wie auch der Anwender dem die jeweilige Aufgabe zugewiesen wurde, eine Eskalationsnachricht durch die Informationsplattform.

Zusätzlich zur administrativen Kontrolle der Prozesse im Unternehmen, kann hiermit der Prozessersteller selber Einfluss auf die Prozessbearbeitung nehmen.

3.19.3 VorgangsübersichtDem Anwender steht eine fachliche Vorgangsübersicht zur Verfügung. Hieraus kann der Anwender erkennen, wo der Prozess „herkommt" und was nach der Bearbeitung der Aufgabe durch den Anwender passieren wird - also welchen Weg der Prozess einschlägt. Somit wird der fachliche Zusammenhang mit Hilfe der nscale Vorgangsübersicht deutlich.

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nscale Vorgangsübersicht zur fachlichen Darstellung der Prozessschritte

3.19.4 Prozesse per E-Mail (an-) steuernDurch die strategische Integration des BPM Themas in die Informationsplattform bietet nscale verschiedene Möglichkeiten der Prozesstriggerung. So lassen sich nscale Prozesse u. a. durch eintreffende E-Mails starten. Hierbei stellt die Informationsplattform E-Mail-Adressen zur Verfügung, an die Anwendungen oder auch Anwender Nachrichten schicken können. Nach einem vordefinierten Verfahren werden bei eintreffenden Nachrichten für diese E-Mail-Adressen, diese in bestimmte nscale Ordner verschoben und ein nscale Prozess gestartet.

3.19.5 Prozesse erstellenDie Informationsplattform nscale bietet zum einen die Möglichkeit, neue Prozesse über den nscale Process Designer zu erstellen. Dieses wird ausführlich im Kapitel zum nscale Process Designer beschrieben.

Darüber hinaus stellt nscale dem Anwender aber auch sogenannte Ad-hoc-Workflows zur Verfügung. Diese speziellen Workflows können zur Laufzeit durch alle nscale Anwender genutzt werden. Dazu gehören u. a. die nscale Wiedervorlage und auch die nscale Umlaufmappe.

Ein Anwendungsfall für die nscale Umlaufmappe ist beispielsweise ein fachlicher Freigabeprozess, der im Zuge der täglichen Arbeit bei vielen Anwendern benötigt wird.

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Einen Ad-hoc-Workflow erstellen und anschließend starten

3.19.6 Prozesse wiederverwendenVom Anwender erstellte Prozesse können in dessen persönlichen Favoriten gespeichert werden. Dies vereinfacht die tägliche Arbeit. Sobald der Prozess als Favorit abgelegt wurde, lässt er sich immer wieder in der vordefinierten Form aufrufen. So lässt sich beispielsweise der Prozess mit einem neuen Dokument durch intuitives Drag & Drop starten.

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nscale Cockpit Ausschnitt mit einem gespeicherten Prozess (Dokumenten Freigabe), der durch Drag & Drop mit einem beliebigen Dokument gestartet werden kann

3.19.7 ProzesskontrolleDie Informationsplattform nscale bietet im nscale Administrator die Möglichkeit der administrativen Überwachung aller aktuell laufenden Prozesse und deren Aufgaben.

So können auf dieser Ebene wichtige Prozesseigenschaften überwacht werden, wie z. B. wie viele



So können auf dieser Ebene wichtige Prozesseigenschaften überwacht werden, wie z. B. wie viele Prozesse eines Typs aktuell laufen, ob Aufgaben des Prozesses gestoppt oder sogar abgebrochen wurden.

Diese administrative Gesamtübersicht über den Zustand aller aktuell laufenden Prozesse bietet nscale Administrator im Standard.

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Grafische Darstellung aller aktiven Prozesse eines nscale Dokumentenbereichs

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Optional ist nscale BPM um zusätzliche Funktionen erweiterbar. Das Business Activity Monitoring (BAM) Modul erfasst sämtliche prozessrelevanten Informationen. Die dabei zur Verfügung gestellten Informationen reichen bis auf Ebene von Prozessattributen. Damit lassen sich die Prozesse lückenlos von der einfachen Durchlaufzeit bis hin zu individuellen geschäftsrelevanten Auswertungen überwachen und auf dieser Basis alle Arten der Analyse betreiben.

Dabei ermöglicht BAM sowohl das Monitoring von laufenden Prozessen in Echtzeit, wie auch die Auswertung von bereits beendeten Prozessen. Die Daten können für weitere Interpretationen bereitgestellt und durch ein Business Intelligence (BI) Tool zur grafischen Darstellung angezeigt und weiter ausgewertet werden.

3.19.8 Laufzettel, Ad hoc WorkflowDer Begriff Laufzettel oder auch Umlaufmappe beschreibt einen Prozess, der vom Anwender selbst und sofort (daher Ad hoc) definiert werden kann. Hierbei definiert der Anwender über die Oberfläche einen Prozess, der nachfolgend gestartet werden kann. nscale bietet dafür eine intuitive Oberfläche mit der der Anwender intuitiv und per Drag-and-drop den Prozess eigenständig definieren kann.

Dem Benutzer stehen flexible Module zur Definition bereit, so lassen sich Aufgaben für Kollegen/Innen ebenso definieren wie Freigaben und Kenntnisnahmen. Dabei lassen sich Abfolgen individuell gruppieren und parallel oder sequentiell "schachteln".

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Möglichkeit der Prozessdefinition durch einen Benutzer mittels nscale Cockpit

3.19.9 Business Activity MonitoringDas nscale Business Activity Monitoring (BAM) ist ein gesondertes, optionales Modul mit dem sämtliche Workflow-Prozesse im Detail protokolliert und ausgewertet werden können. Durch die Aktivierung von BAM wird die Erfassung der Zustände einzelner Prozessschritte veranlasst. Dabei erlaubt die BAM-Funktionalität laufende Geschäftsprozesse in Echtzeit zu überwachen, um so möglichst schnell reagieren und operativ eingreifen zu können.

Prozessbezogene Daten bzw. betriebswirtschaftliche Kennzahlen wie Umsatzentwicklung, Auftragsvolumen oder Umschlaghäufigkeit werden von den abgeschlossenen Prozessen extrahiert. Diese Daten liefern nach der entsprechenden Aufbereitung und Darstellung eine entsprechende Entscheidungsgrundlage.

Dabei werden alle einzelnen Prozessschritte und Aufgaben ständig überwacht. Der Anwender wird über den Zustand der laufenden Prozesse in den Abschnitten Prozessdefinition, Prozess, Aufgabe und Attribute informiert. Jede Veränderung von Attributwerten eines Geschäftsprozesses wird mitprotokolliert.

So können Veränderungen der Prozessattribute über den gesamten Lebenszyklus beobachtet und später ausgewertet werden. Die gesammelten Daten können in Echtzeit weiterverarbeitet oder anschließend exportiert werden. Je nach Anforderung können die durch die Schnittstelle bereitgestellten Daten z. B. in Microsoft Excel oder externe Business Intelligence Tools importiert, aufbereitet und dargestellt werden.

3.20 Thumbnails, Previews und RenditionsDie Informationsplattform hat das Ziel Informationen verfügbar und nutzbar zu machen. Dazu gehört auch:

Informationen in andere Formate zu wandeln, um sie schneller übertragen und damit schneller dem Anwender zur Anzeige bringen zu können.

Thumbnails nicht nur von Image Formaten zu erstellen, um bei manueller Durchsicht schneller



Thumbnails nicht nur von Image Formaten zu erstellen, um bei manueller Durchsicht schneller das zu finden, was von Interesse ist.

Informationen in standardisierte Formate zu wandeln, damit eine langfristige Lesbarkeit gewährleistet wird.

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Der Ausschnitt zeigt nscale Cockpit mit geöffnetem Eigenschaftendialog. Hier stellt nscale potentiell drei weitere Darstellungen (Ersatzdarstellungen) zu einem MS Word Dokument bereit.

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Die Informationsplattform nscale bietet dafür verschiedene Möglichkeiten, um alle genannten Anforderungen zu erfüllen.

3.20.1 PDF/APDF/A ist ein Format zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente, das von der International

(ISO) genormt wurde.Organization for Standardization

Bei der Archivierung von Textverarbeitungs-, Spreadsheet- und Präsentationsdokumenten besteht die Möglichkeit, nscale Ersatzdarstellungen im PDF/A-Format vom nscale Server automatisch erstellen und anschließend archivieren zu lassen. Diese können zum Beispiel dazu dienen, den Inhalt eines Dokuments zu lesen, auch wenn keine Möglichkeit mehr besteht, das Original-Dokument zu öffnen (weil etwa keine entsprechende Applikation zur Verfügung steht).

Im PDF-Standard ist die Möglichkeit gegeben, Metadaten zum Dokument (sowie zu einzelnen Teilen des Dokuments, wie etwa Abbildungen) in einem XML-Format abzulegen. In PDF/A-Dokumenten müssen diese Metadaten dem XMP-Standard genügen, der sowohl Anforderungen an das benutzte XML-Format, als auch an die Übereinstimmung dieser Daten mit den Daten im Document Information

(DID) der PDF-Datei enthält. Diese Möglichkeit kann genutzt werden, um nscale-Attribute in Dictionaryden erzeugten PDF/A-Dateien mit abzulegen.

Für das automatische Anlegen von nscale PDF/A-Ersatzdarstellungen während der Archivierung eines



Für das automatische Anlegen von nscale PDF/A-Ersatzdarstellungen während der Archivierung eines Dokuments in nscale existieren unterschiedliche Erstellungsrichtlinien, die in Abhängigkeit von der nscale Objektklasse, vom nscale Dokumentenbereich oder generell gewählt werden können.

Für ein vom Benutzer in einem nscale Dokumentenbereich angelegtes Attribut (eine Ausnahme bilden hier Stammdatenattribute) kann jeweils einzeln festgelegt werden, ob Name und Wert dieses Attributs beim eventuellen Erzeugen einer PDF/A-Ersatzdarstellung in den Metadaten der PDF-Datei zusätzlich mit abgelegt werden soll.

3.21 Beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung (TR-ESOR)Die Informationsplattform gewährleistet grundsätzlich eine revisions- und rechtssichere Speicherung aller Daten. Als zusätzliches Modul bietet nscale die Möglichkeit, Dokumente auch beweiswerterhaltend und damit nach TR-ESOR Standard abzulegen und zu verwalten.

Für die Erhaltung der Beweiskraft signierter Daten und Dokumente kann mit fortschreitender Zeit und aufgrund technologischen Fortschritts ein Übersignieren bzw. Zeitstempeln mit stärkeren Verfahren notwendig werden. In Deutschland bestimmt die Bundesnetzagentur (BNetzA) auf Basis der fachlichen Expertise des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI), wann und unter welchen Umständen ein Nachsignieren notwendig wird. Umso länger die Beweiskraft der Informationen aufrechterhalten werden soll, desto häufiger ist also ein erneutes Signieren der Informationen vorzusehen.

Obwohl die elektronische Archivierung wesentlich kostengünstiger als Papierarchive ist, verhindert die Erfordernis, die Integrität und Authentizität eines Dokumentes belegen zu müssen, häufig die Abschaffung genau dieser Papierarchive. Mit der erarbeiteten Technischen Richtlinie zur Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente des BSI (TR-03125 bzw. TRESOR) existiert ein Leitfaden, der beschreibt, wie elektronisch signierte Daten und Dokumente über lange Zeiträume – bis zum Ende der Aufbewahrungsfristen – vertrauenswürdig gespeichert werden können.

Beweiswerterhaltung

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Ein qualifiziert signiertes Dokument muss gemäß Signaturgesetz – ohne zusätzliche Prüfung – durch Gerichte als Beweis anerkannt werden. Rechts- und Revisionssicherheit wird mit bereits nscalestandardmäßig gewährleistet, darüber hinaus bieten wir mit dieser Lösung zusätzlich die beweiswerterhaltende Ablage der Informationen.

Zusammen mit Partnern haben wir eine Lösung für die Langzeitspeicherung von Dokumenten und Akten – gemäß TR-ESOR – entwickelt. Die gerichtliche Beweiswerterhaltung der Dokumente wird dabei durch den Einsatz von qualifizierten Signaturen und Zeitstempeln sowie durch die Trennung zwischen Dokumenten- und Beweis-Archiv sichergestellt.

Die Lösung integriert sich dabei nahtlos in die Geschäftsprozesse und stellt eine beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung der Dokumente sicher. Durch die tiefe Integration in nscale können nicht nur neue Dokumente gemäß TR-ESOR abgelegt werden, auch Bestandsdokumente können automatisch ohne Anwenderaufwand nachsigniert werden.

Auch bei dieser Lösung wird großer Wert auf die Anwenderfreundlichkeit gelegt, so dass der gesamte



Auch bei dieser Lösung wird großer Wert auf die Anwenderfreundlichkeit gelegt, so dass der gesamte Prozess ohne ein benutzerseitiges, aufwendiges Signaturhandling auskommt. Die dauerhafte Beweiswerterhaltung wird dabei durch ein automatisches Nachsignieren sichergestellt.

Das Modul erfüllt alle Anforderungen an die rechtssichere, revisionssichere und beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung. Es ermöglicht somit eine standardisierte Beweisführung am Dokument und stellt höchste Akzeptanz der Beweismittel auch international sicher. Gewährleistet wird eine system- und datenträgerunabhängige Langzeitspeicherung, die durch Standardisierung Beweiswerte und Daten erhält. Dadurch sorgt sie für Investitionssicherheit und ergänzt somit ECM und DMS optimal.

Dieses Modul wird auch im Kontext von am Ende dieses Dokuments ausführlich nscale Compliancebehandelt.

3.22 Digitale Unterschrift, digitale SignaturenBeim elektronischem Datenaustausch über Netzwerke ist es häufig der Fall, dass sich die an der Transaktion beteiligten Kommunikationspartner nicht kennen. In besagtem Fall können diese sich nicht sicher sein, dass der jeweilige Partner auch tatsächlich die Person ist, für die sie sich ausgibt. Ebenfalls ist nicht sichergestellt, dass die zwischen den Kommunikationspartnern übertragenen Daten beim Empfänger in der Form ankommen, in der sie vom Sender verschickt wurden.

Um das Potenzial der Prozessoptimierung und eine Kostenreduktion durch elektronische Kommunikation voll auszuschöpfen, müssen papiergebundene Schriftstücke durch elektronische Dokumente ersetzt werden. Doch wie soll deren rechtsgültige Verarbeitung und vertrauliche Übertragung gewährleistet werden?

Um auch in der digitalen Welt sicher zu kommunizieren, werden elektronische Signaturen benötigt. Die elektronische Signatur ist das digitale Äquivalent zur eigenhändigen Unterschrift und garantiert die Identität des Benutzers. Sie ermöglicht darüber hinaus dessen sichere Authentifizierung.

Elektronische Signaturen sorgen für Authentizität der Kommunikationspartner und Integrität digitaler Informationen.

Als Anwenderoberfläche steht Ihnen mit dem integrierten Signatur-Modul zur nscale CockpitVerfügung. Das Modul ist eine zertifizierte Signaturanwendungskomponente (SAK) und damit in der Lage, Qualifizierte Elektronische Signaturen (QES) zu erstellen. In Kombination mit nscale Cockpitlassen sich damit einfach und schnell elektronische Signaturen auf digitale Dokumente aufbringen. Ebenso lassen sich bestehende Signaturen problemlos auf ihre Echtheit und Unversehrtheit prüfen.

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Dialog, in dem der Anwender die zu signierenden Dokumente nochmals angezeigt bekommt, bevor er mit einem Klick auf die Schaltfläche diese Dokumente mit seiner digitalen Signatur versieht. Signieren

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Dieses Modul wird auch im Kontext von am Ende dieses Dokuments ausführlich nscale Compliancebehandelt.

3.23 nscale Pre-Upgrade Verfahrennscale Server bietet ein differenziertes und ausgefeiltes Verfahren, um den einerseits notwendigen Upgrade-Prozess der nscale Informationsplattform durchzuführen, aber andererseits die laufenden Prozesse und die Anwender nicht zu stören.

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Die Grafik zeigt den Upgrade-Prozess des nscale Servers, bei dem die Downtime des nscale Servers durch das Pre-Upgrade-Verfahren auf ein Minimum beschränkt wird.

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nscale Server Application Layer ist in der Lage, ein Upgrade seines Dateisystems sowie seiner Konfiguration und seines Datenbestandes in der Datenbank von einer beliebigen freigegebenen Version x (>= 6.0) auf eine höhere freigegebene Version y komplett selbstständig durchzuführen.

Der Upgradevorgang der Datenbank geschieht zum Startzeitpunkt des neuen Application Layers.



Der Upgradevorgang der Datenbank geschieht zum Startzeitpunkt des neuen Application Layers. Hierbei wird die Version des alten Application Layers verglichen mit der neuen, gerade startenden Version und bestimmt, welche Upgradeschritte notwendig sind, um die Konfiguration und den Datenbestand konsistent auf den von der neuen Version erwarteten Zustand zu heben. Hierbei werden sukzessive sogenannte durchlaufen, welche die Änderungen für die von ihnen UpgradeEntriesbehandelten Versionssprünge durchführen.

3.24 ScannenAls Teil der Geschäftsprozesse ist oft das Einscannen von Dokumenten ein erster Schritt zur weiteren automatischen Verarbeitung der Informationen. In aller Regel werden die Dokumente eingescannt und anschließend klassifiziert. Bei diesem Prozess entsteht zusätzlich zur Originaldatei eine weitere Datei, die diverse Metainformationen enthält, die als Teil der Klassifizierung erkannt wurden. Im Anschluss werden beide Dateien beispielsweise mit nscale Pipeliner nach nscale importiert.

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Die Übersicht zeigt den grundsätzlichen Ablauf beim Scannen und anschließendem Übergang nach nscale.

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Je nach Anforderung und zu erwartendem Datenaufkommen bietet nscale unterschiedliche Scan-Strategien an. Auf Anwenderebene bietet nscale Cockpit eine TWAIN-Schnittstelle, mit der Dokumente direkt in die Informationsplattform nscale übernommen werden können. Bei der serverseitigen Verarbeitung empfiehlt sich zum Scannen der Kodak Scan Client, mit anschließender Übergabe an nscale Pipeliner. Es ist aber auch möglich im Projektumfeld entsprechende Kofax Produkte sowie Xbound Lösungen einzusetzen.

3.25 HandakteEine Handakte, auch "dynamischer Ordner" genannt, beschreibt die Möglichkeit, nscale Dokumente individuell zusammenzustellen, um die Dokumente anschließend zentral zur Verfügung zu haben. Die Originaldokumente verbleiben dabei an ihrem Ablageort, werden aber in der Handakte konsolidiert und gemeinsam dargestellt. Eine Handakte zu erstellen ist beispielsweise sinnvoll, wenn Dokumente aus unterschiedlichen Quellen für einen bestimmten Zweck temporär zusammengefasst werden sollen.

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Handakte in nscale Cockpit

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Der Anwender kann dabei beliebig viele Dokumente auswählen, um sie in einem separaten Pool zur Anzeige zu bringen. Damit kann sich der Anwender "schnell mal" eine Auswahl für einen Termin zusammenstellen oder unkompliziert eine temporäre Projektmappe erstellen.

3.26 Referenzen und LinksMit Referenzen auf Objekten können Informationen an unterschiedlichen Stellen verfügbar gemacht werden, ohne die Information dabei zu kopieren. Informationen an unterschiedlichen Orten zur Verfügung zu stellen kann unterschiedlich gelöst werden. Aber nur in speziellen Fällen ist es wünschenswert eine Information zu kopieren. Die Lösung stellen Referenzen, auch Links genannt, dar.

Interne Referenzen

Mit internen nscale Referenzen wird eine Information, beispielsweise ein nscale Dokument, an beliebig vielen Orten innerhalb des nscale Systems verfügbar gemacht ohne es zu kopieren. Hierbei werden nscale Referenz Objekte angelegt, die bei Zugriff auf die Informationen des Originalobjektes zugreifen.

nscale Referenzen ermöglichen es, eine Information zentral abzulegen und zu pflegen, sie aber gleichzeitig an unterschiedlichen Orten immer aktuell zur Verfügung zu stellen.

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Eigenschaftendialog eines nscale Dokuments. Ausgewählt ist die Registerkarte Referenzen.

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Der Anwender kann über den Eigenschaftsdialog für nscale Objekte eine Referenz erzeugen. Hierbei wird der Zielordner ausgewählt, in dem das nscale Objekt fortan als Referenz verfügbar sein soll. Über die Registerkarte des Objekts kann jederzeit nachgeschaut werden, ob und wo dieses Referenzenreferenziert wird.

Externe Referenzen

Zu der Möglichkeit ein nscale Objekte, wie beispielsweise ein nscale Dokument, durch eine Referenz an unterschiedlichen Orten innerhalb der nscale Ablagestruktur zur Verfügung zu stellen, können nscale Objekte auch mit "Zugriffslinks" oder "externen Referenzen" ausgestattet werden. Hierbei wird eine Referenz erzeugt, die z. B. per Mail verschickt werden kann.

Der Zugriff auf diese externe Referenz setzt einen nscale Anwenderclient und einen nscale Benutzer Account mit einer entsprechenden Berechtigung voraus.

Alternativ lässt sich aber auch eine externe Referenz als sogenannte erzeugen. Server ReferenzHierbei wird ein serverseitiger REST Link generiert, mit dem ohne nscale Anwenderclient, aber mit nscale Benutzeraccount der Zugriff auf die referenzierte nscale Ressource ermöglicht wird.

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Der Ausschnitt zeigt die unterschiedlichen Möglichkeiten des Benutzers, eine externen nscale Zugriffsreferenz zu erzeugen.

3.27 VerbunddokumenteVerbunddokumente / Compound Documents oder auch verlinkte Dokumente sind Dokumente, die aus mehreren Teilen bestehen. Beispielsweise einem MS Word Dokument mit einem eingebetteten MS Excel Sheet.

Da die Verknüpfung nativ (MS Office) hergestellt wird, kann sie durch ein DMS System wie nscale nicht aufgelöst werden. Will man also auch innerhalb eines DMS Systems mit nativen Verbunddokumenten arbeiten, sind die Referenzen beim Übergang in das DMS anzupassen. Dies verändert den Dokumenteninhalt, was man oft (bewusst) nicht möchte.

Eine Alternative, um die native MS Office und nscale Welt zu kombinieren, bietet hierbei nscale Explorer. MS Office Dokumente die mit nscale Explorer verwaltet werden und native MS Office Verknüpfungen enthalten, können innerhalb des nscale Explorer Kontexts wie gewohnt aufgelöst werden, gleichzeitig befinden sich die Dokumente auch in nscale, wo sie sicher und zentral verwaltet werden.

Fazit: nscale Explorer verbindet dabei beide Welten, so dass zum einen Inhalte in nscale verwaltet werden und zum anderen die nativen Dokumenteigenschaften voll nutzbar bleiben.



3.28 StapelverarbeitungDie Verarbeitung von mehrerer nscale Dokumenten innerhalb eines Prozesses wird auch Stapelverarbeitung genannt. Analog dazu gibt es die Stapelverstichwortung.

3.28.1 StapelverstichwortungBei der Stapelverstichwortung ermöglicht der nscale Stapeleditor die Verstichwortung und Bearbeitung (z. B. Seiten hinzufügen) von mehreren Dokumenten in einem bequemen Verfahren. Diese Art von Stapel enthält in der Regel eine feste Anzahl von nscale Dokumenten. Der Anwender kann mehrere Stapel gleichzeitig bearbeiten



4 nscale AnwenderoberflächenFür jedes Geschäftsszenario der richtige ClientBei der Entwicklung unserer Anwendungen ist uns eine intuitive und anwendergerechte Bedienung sehr wichtig. Auch wenn die diesbezüglichen Anforderungen immer komplexer und vielschichtiger werden, verlieren wir niemals die Anwender aus den Augen.

Für die Verwendung am lokalen Arbeitsplatz steht zur Verfügung. Bei der Entwicklung nscale Cockpitwurde großer Wert auf intuitive Bedienbarkeit und Benutzerfreundlichkeit gelegt. Damit ist der Zugriff auf Daten und Dokumente der Informationsplattform nscale, sowie die Verwendung sämtlicher Funktionalitäten, wie das nscale Dokumentenmanagement oder das nscale Business Process Management stets gewährleistet. nscale Cockpit hat ein modernes und frisches Oberflächendesign und enthält umfangreiche Werkzeuge für die flexible Anpassung an unternehmensspezifische Szenarien.

– vom Veröffentlichen von ist eine moderne Web-Applikation mit zahlreichen Möglichkeiten nscale WebInhalten über Kontextmenüs, dem , dem -Ablegen von Inhalten per Drag-and-drop nscaleNachrichtenkanal, einem flexiblen Benutzerinterface bis hin z um intuitivem Arbeiten mit Workflows

. und der Unterstützung der -Kollaborationsfeatures nscale

nscale Explorer wiederum bietet durch seine Integration in den Microsoft Windows-Explorer den gewohnten Zugriff und das unkomplizierte Arbeiten mit Daten und Dokumenten, die mit nscale verwaltet werden.

Mit bietet die Ceyoniq Technology GmbH innovative Applikationen für mobile nscale mobileArbeitsgeräte. Damit ist der unabhängige und flexible Zugang zur Informationsplattform nscale gewährleistet – zu jeder Zeit und an jedem Ort.

4.1 Windows ClientsDas am häufigsten verwendete Betriebssystem auf der Anwenderseite ist Microsoft Windows.Für diese Plattform bieten wir zwei Client-Anwendungen mit unterschiedlichen Schwerpunkten an: nscale Cockpit und nscale Explorer. nscale Cockpit ist der eigenständige FAT-Client mit intuitiver Benutzeroberfläche. nscale Explorer ist transparent in Microsoft Windows Explorer als virtuelles Laufwerk integriert.

4.1.1 nscale Cockpit ist eine DMS-Anwendung mit Business Collaboration-nscale Cockpit für Microsoft Windows

Funktionalitäten.

Was muss eine Anwenderoberfläche heutzutage alles mitbringen?

Wir meinen: in erster Linie muss sie gefallen. Selbstverständlich nicht nur optisch, es muss vor allem Freude bereiten, damit die täglichen Aufgaben zu erledigen. Gewiss stehen für alle DMS-relevanten Aufgaben entsprechende Schaltflächen und Menüeinträge zur Verfügung, aber lassen sich diese auch erweitern? Lässt sich die Oberfläche verändern? Kann sich der Anwender seinen Arbeitsplatz selbst individuell einrichten? Unterstützt die Oberfläche einen kollaborativen Arbeitsstil?

nscale Cockpit erfüllt sämtliche dieser Anforderungen und wartet mit weiteren Highlights auf.

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Typische nscale Cockpit Ansicht. Links zu sehen ist eine klassische Baumstruktur zur Navigation in den Ordnern, in der Mitte eine geöffnete Personalakte, über die der Anwender Zugriff auf alle relevanten Informationen bekommt. Die Schaltflächen am rechten Rand ermöglichen den Wechsel zu den anderen Bereichen wie z. B. "Aufgaben". Der oberen Bereich - unterhalb der Titelleiste - enthält das Eingabefeld für die nscale-Volltextsuche.

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Mit haben Sie Zugriff auf sämtliche Funktionalitäten der Informationsplattformnscale Cockpit nscale. Täglich anfallende Arbeitsabläufe lassen sich damit schnell und vor allem unkompliziert umsetzen: von der Dokumentenanzeige bis zur -verwaltung, der Vorgangsbearbeitung bis zur kollaborativen Zusammenarbeit oder von Abfragen per Volltextsuche bis zum Zugriff auf das Archiv.

Als zentraler Einstieg in die Informationsplattform präsentiert sich mit ein nscale nscale Cockpitmoderner Client, der sich durch ausgeprägte Benutzerfreundlichkeit und innovative Designfreiheit auszeichnet. Die Anwender und deren Ansprüche an eine hohe Usability stehen im Vordergrund.

Mit steht Ihnen ein außergewöhnlich benutzerfreundlicher, durchdachter und nscale Cockpitleistungsstarker Client zur Verfügung.

Highlights

CollaborationUm modernen Arbeitsweisen gerecht zu werden, wird immer häufiger ein Bereich benötigt, in dem projektspezifische Gruppenordner, sogenannte Teamspaces, dynamisch angelegt werden können. Diese sollen dann für die Mitglieder der Projektgruppe frei verwendet, jedoch von anderen Personen nicht eingesehen werden können. erfüllt diese Anforderungen und bietet zusätzliche nscale CockpitFunktionalitäten:

Informationen (Dokumente o. Ä.) können innerhalb der Gruppenordner auch temporär anderen Berechtigungen unterliegen. Dies wird nicht durch umständliche Konfiguration durch den System-Administrator erreicht, sondern implizit durch das Hereinziehen in den jeweiligen Teamspace. Erst so ist es möglich, unkompliziert zusammenzuarbeiten.

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Die Ausschnittvergrößerung zeigt den administrativen Teil des Teamspace-Arbeitsbereiches in nscale Cockpit. Dort können weitere Gruppenordner durch den Anwender angelegt, bearbeitet und wieder entfernt werden.

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Die Grafik stellt die Kernfunktionalität eines nscale-Gruppenordners dar; die Möglichkeit, auf Basis von nscale-Teamspaces gemeinsam mit Informationen zu arbeiten – ohne Hürden, die durch vorhandene Berechtigungsstrukturen gegeben sind. In der Grafik wird dies durch die Abteilungen Einkauf und Produktion verdeutlicht, die beide Zugriff auf jeweils ihre Dokumente haben, aber erst innerhalb des nscale-Gruppenordners auf die Dokumente des jeweils anderen zugreifen können (ohne dass dies durch den Systemadministrator aufgrund der Rechte vorgesehen ist).

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Das teamorientierte und gemeinsame Arbeiten an Projekten wird durch nscale-Teamspaces sinnvoll unterstützt. Die Kernfunktionalität besteht darin, dass Kollegen innerhalb eines -Gruppenordners nscaleauf Informationen zugreifen können, zu denen sie außerhalb keine Berechtigung haben. Zudem stellt der Gruppenordner einen abgeschlossenen Baum bereit, in dem lediglich die Teammitglieder Zugriff auf die dort befindlichen Informationen haben.

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Weitere Variante der Darstellung von Informationen in nscale Cockpit. Der obere Bereich zeigt eine gruppierte Ergebnisliste, der untere eine mit der oberen Ergebnisliste in Beziehung stehende Aufgabenliste. Der Anwender hat so auf einen Blick alle Informationen sowie Aufgaben des betreffenden Projektes übersichtlich gruppiert im Blick.

Arbeiten mit Vorlagennscale bietet die Möglichkeit, beliebige Dokumentarten als Vorlagen zu verwalten. -Dokumente nscalekönnen dabei als Vorlagen gekennzeichnet werden.

Soll ein neues -Dokument erstellt werden, kann dieses z. B. per Drag-and-drop über den nscaleDateidialog von geschehen. Ebenfalls lassen sich neue Dokumente auch aus Vorlagen nscale Cockpiterstellen. Ist die Aufgabe, ein neues Dokument aus einer Vorlage heraus zu erstellen, so bietet der

eine Liste mit Dokumenten an, die zuvor als Vorlage gekennzeichnet wurden. Bei nscale CockpitAuswahl einer Vorlage erstellt der Client mit dem Inhalt der Vorlage ein neues Dokument im ausgewählten Ordner.

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Der Ausschnitt zeigt die Möglichkeit, ein neues nscale-Dokument über eine Vorlage in nscale Cockpit zu erstellen.

NachrichtenkanalSie sind als Projektleiter u. a. für die Inhalte einer Projektakte verantwortlich und wollen aktiv vom System über Änderungen innerhalb der betreffenden Projektakte benachrichtigt werden?

Für diese Art der Anforderungen bietet den chtenkanal. Sie müssen lediglich Ihr nscale -Nachri nscaleInteresse an einem Ordner oder einem Dokument bekunden bzw. dieses abonnieren – ab diesem Zeitpunkt informiert Sie das System aktiv über Änderungen. Die Aktualisierungsinformationen werden vom System als RSS-Feed herausgegeben, sodass Sie diesen einfach als Newsfeed in Ihr E-Mail-Programm (beispielsweise MS Outlook) einbinden können.

Das Besondere an RSS-Feeds ist, dass der Anwender sofort über alle Änderungen an den für ihn wichtigen Ressourcen in informiert wird. So können einzelne Dokumente bis hin zu großen nscaleDokumentmengen durch den Anwender ohne großen Aufwand beaufsichtigt werden. RSS-Feeds können für Dokumente, Ordner und Referenzen abonniert werden.

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Standard-Suchdialog von nscale Cockpit. Jede nscale-Suche kann auch als RSS-Feed abonniert werden; dies zu tun, erweitert die Möglichkeiten des Anwenders, sich aktiv mit Informationen versorgen zu lassen. Neue Elemente, die der Suche entsprechen, liefert das nscale-System als RSS-Feed. Die Neuerungen werden dem Anwender sofort in z.B. in Microsoft Outlook angezeigt.

nscale-Inhalte veröffentlichenWie macht man ausgewählte, in einem DMS verwaltete Inhalte einem externen Kollegen zugänglich?

Den externen Kollegen mit entsprechenden Rechten zu versehen, ist oft nicht gewünscht und erfordert zudem einigen Aufwand. Die Inhalte zu exportieren und sie per E-Mail zu verschicken, ist zwar möglich, jedoch bei größeren Datenmengen jedoch nicht praktikabel. Zudem können sich die Inhalte innerhalb des Dokumentenmanagement-Systems ändern, sodass unklar ist, ob der externe Kollege überhaupt die aktuelle Version des Dokumentes vorliegen hat.

Mit kann der Anwender (entsprechende Rechte vorausgesetzt) beliebige Informationen nscale Cockpitöffentlich verfügbar machen. Dazu kann vom System ein spezieller Link erzeugt werden, welcher anschließend beispielsweise per E-Mail an externe Kollegen versandt wird. Hierfür wiederum steht dem Anwender ein Menüeintrag zum Veröffentlichen von Inhalten zur Verfügung.

Intelligent automatisierenMit stehen intelligente Workflow-Funktionalitäten zur Verfügung. bietet nscale Cockpit nscale Standardworkflows, welche die umfassende Abbildung von täglich anfallenden Geschäftsprozessen gewährleisten.

Die Workflow-Anwendung besticht durch innovatives Design sowie äußerst einfache und intuitive Bedienbarkeit. Die Geschäftsabläufe werden an intelligente Automatismen delegiert und Unternehmensprozesse werden gebündelt. Sie erzielen immense Vorteile: Prozesse können sofort genutzt werden, eine aufwendige Einarbeitung entfällt.

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Teil der in nscale Cockpit integrierten Umlaufmappe (Laufzettel). Mit dieser steht dem Anwender die Möglichkeit offen, sogenannte Ad-Hoc-Workflows zu erstellen. In der konkreten Darstellung wurden bereits einige Aufgaben und Freigaben als Ablauf definiert sowie zugewiesen (die Definition erfolgt über die Schaltflächen).

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Mit werden die Workflow-Komponenten der Informationsplattform nscale 7 nscale Cockpit v ec t o

bedient. Die Standard-Workflows (Umlaufmappe, Nachricht senden, Wiedervorlage) gewährleisten die automatisierte Weiterleitung von Informationen und optimieren so effektiv die Geschäftsprozesse – unabhängig davon, ob die Prozesse dokumentenlos oder dokumentenlastig sind. Über nscale Cockpitkönnen Konfigurationen von Abläufen abgespeichert werden, sodass die Prozesse für die wiederholte Nutzung sofort verfügbar sind.

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Die Zusammenstellung zeigt im Hintergrund die nscale-Vorgangsübersicht, über die dem Anwender sämtliche Informationen zu der Historie und zu dem aktuellen Stand des laufenden Vorgangs zur Verfügung stehen. Die Vorgangsübersicht gibt dabei über den fachlichen Verlauf und die fachlichen Entscheidungen Auskunft. Die untere Abbildung zeigt eine Aufgabenmaske zur Bearbeitung von Reklamationen in nscale Cockpit. Diese Maske zeigt u. a. die individuellen Customizing-Möglichkeiten, die nscale bietet.

Mit Annotationen arbeitenMit lassen sich alle gängigen Arten von Annotationen (Freihandlinien, Pfeile, Linien, nscale CockpitKreise, Pop-ups, Kommentare, Stempel etc.) aufbringen. Dies ist an sich noch nichts Besonderes, den Unterschied macht allerdings die Art und Weise, mit der dies möglich ist. Sollen beispielsweise digitale Stempel aufgebracht werden, so kann der Anwender auf Stempel zurückgreifen, die der Systemadministrator bereits zentral eingerichtet hat. Ebenso ist es jederzeit möglich, eigene Stempel zu konfigurieren.

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Geöffnetes Dokument mit der Möglichkeit, Annotationen aufzubringen. In der oberen Zeile werden die verschiedenen Annotationswerkzeuge und Typen angezeigt, wie z. B. das Symbol zur Auswahl verschiedener Stempel.

Sicherheit (Client-Zertifikate)Nicht erst seit heute ist das Thema Sicherheit im Umgang mit Unternehmensdaten von großer Bedeutung. Mit sind Sie auch hier auf der sicheren Seite. Wem die verschlüsselte nscale CockpitKommunikation per SSL noch nicht ausreicht, dem bietet die Kommunikation mit Zertifikaten nscalean. Dabei wird durch das -Serverzertifikat geprüft. Außerdem kann nscale Cockpit nscale nscale Cockpitein Clientzertifikat mitschicken, welches dann mittels zusätzlicher Infrastruktur eines Rechenzentrums ausgewertet werden kann.

Individuelle Anpassungnscale Cockpit bringt integrierte Design-Werkzeuge mit. Die Integration bietet den enormen Vorteil, dass Sie jede Änderung direkt in testen und verwenden können – ohne die Anwendung nscale Cockpitverlassen zu müssen. Das -Designer-Framework ist beliebig erweiterbar, sodass auch eigene nscaleApplikationen generiert werden können.

Das Handling ist aufgrund intuitiver Bedienbarkeit denkbar einfach: Der integrierte Masken-Designer erlaubt eine flexible und dynamische Gestaltung der Oberfläche. Sie wählen aus einer Vielzahl unterschiedlicher Steuerelemente, erstellen und designen Abfrage- und Index-Masken oder variieren die Anzahl und Position von Eingabe- und Anzeige-Steuerelementen. Die Anpassung erfolgt wahlweise über den visuellen Designer (z. B. via Drag-and-drop) oder direkt im XAML-Code. Optional können natürlich auch Erweiterungen direkt im der Maske vorgenommen werden.Skript Code

Der -Listen-Designer bietet innovative Darstellungen von Listen-Layouts; etwa die Gestaltung nscaleIhrer Kontakte in Form von Visitenkarten lässt sich so einfach umsetzen.

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Maske für die Rechnungseingangsprüfung. Anhand dieser Maske lassen sich alle notwendigen Informationen einer Rechnung prüfen und gegebenenfalls ergänzen.

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Für das Customizing von Masken stehen dem Masken-Designer unterschiedlichste Werkzeuge und Elemente zur Verfügung. -Attributfelder lassen sich beliebig positionieren und mit nscaleverschiedenster Kontrolllogik versehen. Individuelle Prozessschritte können unsichtbar oder aktiv durch den Anwender aktiviert und -Listen bzw. -Ansichtselemente eingefügt werden. Alle nscaleMöglichkeiten der grafischen Anpassung sind ebenso gegeben wie die direkte Einflussnahme des Ablaufes über den jeweiligen Programmcode oder per Masken-Skripting.

4.1.2 nscale ExplorerEin DMS mit dem Windows Explorer als Anwenderoberfläche?

nscale Explorer bietet seinen Anwendern eine native Integration in den Windows Explorer. Durch die transparente Integration kann in gewohnter Weise mit Dokumenten und Ordnern gearbeitet werden, während im Hintergrund die Synchronisation mit dem durch den nscale Server nscale Explorervorgenommen wird.

Das Besondere dabei: Alle bekannten Windows-Funktionalitäten bleiben erhalten, lediglich ein erweitertes Windows Explorer-Kontextmenü lässt den Anwender den -Client erkennen. nscale nscale

bietet den einfachsten Weg, um schnell und direkt auf Daten und Dokumente in Explorer nscalezugreifen zu können.

besticht durch seine völlig unkomplizierte und anwenderfreundliche Nutzungnscale Explorer

Sämtliche Einstiegshürden entfallen, Mitarbeiter benötigen keine zeit- und nervenraubende Phase der Einarbeitung mehr. ist sowohl für unerfahrene Anwender geeignet, die eine nscale Explorerkomfortable Dokumentenverwaltung wünschen, als auch für versierte Benutzer, die einen einfachen und schnellen Zugang zu Dokumentinhalten benötigen.

Der Client ist in den Microsoft Windows Explorer integriert, sodass das -System einfach als nscalezusätzliches Windows-Laufwerk bedient wird. Ordner und Dokumente aus werden in vertrauter nscaleWeise dargestellt.

Neue Dokumente können wie gewohnt erstellt werden. In der einfachsten Form werden Dokumente per Drag-and-drop in eingefügt. Je nach Berechtigung des Benutzers in können sie über nscale nscaleden Windows Explorer auch umbenannt, verschoben oder gelöscht werden.

Die Dateisystemintegration ist nicht an den Windows Explorer gebunden, sondern steht allen Applikationen, die im Dateisystem arbeiten, transparent zur Verfügung.



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Die Abbildung zeigt den Windows Explorer. Im linken Bereich sieht man das neue Laufwerk, in der Mitte das geöffnete Windows-Kontextmenü mit den Erweiterungen durch nscale Explorer.

FunktionsumfangDateiformate und Windows Explorer-Funktionen

nscale Explorer unterstützt ausnahmslos alle Dateiformate. Alle Windows-Befehle für Dateioperationen bleiben mit vollständig erhalten. So lassen sich Dokumente wie gewohnt sowohl per nscale ExplorerDrag-and-drop als auch über die entsprechenden Menübefehle verschieben, kopieren oder löschen.

Offlinemodus

Auch wenn Sie unterwegs nicht auf das -System zugreifen können, stehen Ihnen die benötigten nscaleInformationen offline zur Verfügung – von ausgewählten Dokumenten bis hin zu vollständigen Ordnerstrukturen. Werden offline Änderungen an Dokumenten vorgenommen, gewährleistet die nscaleautomatische Synchronisation und Versionierung auf dem , sobald wieder eine nscale ServerVerbindung besteht.

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Der Infobereich von Windows: sechs Dateien sind lokal verändert worden und stehen zur Synchronisation mit dem nscale Server an.

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Einfachste Oberflächen

Durch die Verwendung des Windows Explorers als Anwendungsoberfläche ist mit nur nscale Explorerwenigen eigenen Oberflächenelementen ausgestattet. Wichtige Informationen, wie zum Beispiel die Anzahl der vom Anwender geänderten, neuen oder gesperrten Dokumente, werden im Informationsbereich der Windows-Taskleiste angezeigt.

Durch die integrierte Windows-Anmeldung wird die Änderung des Kennwortes der Windows-Domäne automatisch übernommen.

Suche

Alle Suchmöglichkeiten von Windows sind ausnahmslos verfügbar. Darüber hinaus steht mit nscale



Alle Suchmöglichkeiten von Windows sind ausnahmslos verfügbar. Darüber hinaus steht mit nscalezusätzlich eine hochperformante Volltext- und Indexsuche bereit. Diese erreicht der Anwender über das erweiterte Windows Explorer-Kontextmenü.

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nscale-Standard-Suchdialog. Der Anwender kann einfache Volltextsuchen oder auch kombinierte Suchen inklusive der nscale-Attribute vornehmen.

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DMS-Funktionalitäten

Der Anwender gelangt über das erweiterte Windows Explorer-Kontextmenü auch zum -nscaleEigenschaftendialog. Darüber besteht Zugriff auf die Verstichwortung, die Versionshistorie, nscale-Ersatzdarstellungen und auf gegebenenfalls vorhandene Notizen.

Der Benutzer hat die Möglichkeit, die Eigenschaften eines Dokumentes einzusehen oder auch zu ändern, sofern seine -Berechtigungen das zulassen. Über den Versionsdialog besteht Zugriff auf nscaleältere Versionen des Dokumentes (durch verwaltet). Diese können vollständig eingesehen und nscalebei Bedarf auch wiederhergestellt werden. Erweiterte Informationen, die dem Dokument als Notizen hinzugefügt wurden, sind über den Notizdialog einsehbar.

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nscale-Eigenschaftendialog, den der Benutzer über das erweiterte nscale Explorer-Kontextmenü erreicht. Darüber hat er Zugriff auf die nscale-Verstichwortung, die Versionshistorie, Ersatzdarstellungen und gegebenenfalls vorhandene Notizen. Konkret ist hier die Verstichwortung eines Dokumentes zu sehen.

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Sicherheit

Alle Operationen durch den Anwender erfolgen mit einem entsprechenden -Benutzer, der sich nscaleentweder mit seinem Anmeldenamen und Kennwort oder per integrierter Windows-Anmeldung (empfohlen) authentifiziert.

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nscale Explorer-Verwaltungsdialog. Es können mehrere Verbindungen zu nscale-Systemen eingerichtet werden. In diesem Fall erfolgt die Anmeldung für nscale Inside mittels integrierter Windows-Anmeldung.

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Referenzen auf Dokumente und Ordner

Zusätzlich bietet über den Windows Explorer die Funktion zur Erzeugung von nscale ExplorerReferenzen auf durch die Informationsplattform verwaltete Dokumente und Ordner. Die nscale Referenzen können über die Zwischenablage in E-Mails oder Microsoft Office-Dokumente eingefügt und daraus per Mausklick geöffnet werden. Der Vorteil ist, dass die Referenzen erhalten bleiben – unabhängig von Änderungen der Ordnerstrukturen.

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Der Ausschnitt zeigt das nscale Explorer-Kontextmenü. Darüber besteht u. a. die Möglichkeit, eine Referenz auf ein Objekt zu erzeugen.

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Auto-Update

nscale Explorer bietet auch eine Auto-Update-Funktionalität. Neuerungen am Programm können automatisch eingespielt und müssen nicht manuell durch den Administrator vorgenommen werden.

nscale Explorer überprüft dazu in regelmäßigen Abständen den Inhalt einer Updatequelle auf neue Versionen. Die Benutzer werden über vorliegende Updates informiert und können durch einen Klick auf den Link „Jetzt installieren“ in der Regel nach wenigen Sekunden weiterarbeiten, ohne dass weitere manuelle Schritte erforderlich sind.

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Auto-Update-Dialog, mit dem sich das System beim Anwender meldet, um über eine neue Version zu informieren.

4.2 Web ClientsFür den webbasierten Zugriff bieten wir dem Anwender im Schwerpunkt den nscale Web Client an. Dieser Client basiert auf etablierten Web Technologien wie z. B. und generiert die Apache Tapestry 5Anwenderoberflächen auf Basis von HTML.

Eine Alternative zu nscale Web besteht mit den nscale Portlets. Mit nscale Portlets lassen sich intelligente Oberflächen auf Basis des Web SDKs in bestehende Portalserver integrieren.

4.2.1 nscale Desktop WebDer nscale Desktop Web bietet dem Anwender einen ortsunabhängigen Client mit allen Funktionalitäten, die man sich von einem Web Client wünscht.

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Typische Aufteilung des nscale Desktop Web Fensters: Im linken Bereich die Baumstruktur der Ordner und Dokumente, im rechten Teil der jeweilige Inhalt des Ordners mit einem geöffneten Kontextmenü.

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Komfortabel und unabhängig

nscale Desktop Web ermöglicht es dem Anwender, komfortabel über einen Webbrowser, mit Daten und Dokumenten auf dem nscale Server zu arbeiten — unabhängig von einem festen Arbeitsplatz. In nscale Desktop Web sind nahezu alle Funktionen von nscale Desktop umgesetzt. So bedienen Sie mit

nscale Desktop Web in gewohnter Weise sämtliche Funktionalitäten der Informationsplattform nscale 7

, wie zum Beispiel das nscale Document Management System (DMS) oder das nscale Business vecto

Process Management (BPM).

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nscale Desktop Web Dialogfenster zum Starten eines neuen Vorgangs

Unkomplizierte Dokumentenverwaltung

Über eine Netzverbindung gewährleistet nscale Desktop Web den unkomplizierten Zugriff auf die



Über eine Netzverbindung gewährleistet nscale Desktop Web den unkomplizierten Zugriff auf die Daten und Informationen auf dem nscale Server. Die täglich anfallenden Arbeitsabläufe sind schnell und unkompliziert umgesetzt — jederzeit und von jedem Standort aus: Von der Dokumentenanzeige bis zur Dokumentenverwaltung, von der Vorgangsbearbeitung bis zur Kommunikation, von Abfragen per Volltextsuche bis zum Zugriff auf das Archiv.

Mit nscale Desktop Web steht Ihnen ein äußerst benutzerfreundlicher Client zur Bewältigung aller Geschäftsvorfälle zur Verfügung.

Intuitiv und flexibel

Dank seiner intuitiv bedienbaren Benutzeroberfläche ist der Web-Client auch für Erstanwender ohne aufwändige Einarbeitung zu bedienen. Für die Anpassung der Client-Oberfläche an unternehmensspezifische Szenarien stehen mit dem nscale Layout-Designer zahlreiche Werkzeuge zur Gestaltung zur Verfügung. So können vielfältige funktionelle Erweiterungen für Layouts, Masken oder Interaktionselemente vorgenommen werden.

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nscale Desktop Web Standard-Dialog zur Veröffentlichung von Dokumenten auf verschiedenen externen Plattformen

Technische Details

Integration

Die Oberfläche von nscale Desktop Web ist nahtlos in die bestehende Umgebung integrierbar. So können die Funktionalitäten des Clients aus verschiedenen Anwendungen heraus bedient werden.

Zum Beispiel lässt sich nscale Desktop Web schnell und bequem als Suchmaschine direkt im Webbrowser einrichten und ermöglicht einen besonders einfachen Zugriff auf die nscale Volltextsuche.

Durch Integration in den Windows Explorer der Microsoft Windows Umgebung oder in das Content Management System des Unternehmens stehen mit nscale Desktop Web die Dokumente und Daten aus dem nscale Archiv schnell und unkompliziert zur Verfügung.

Gestaltungsfreiheit

nscale Desktop Web bringt vielfältige Werkzeuge zur flexiblen Gestaltung des Designs und der Funktionalitäten der Benutzeroberfläche mit. Mit dem nscale Layout-Designer ist eine bequeme Erstellung der Layouts von Listenansichten und von Suchmasken sowie der Masken für die Aufgabenbearbeitung möglich.

Web-SDK

Mit Hilfe der Programmierschnittstelle des Web Software Development Kits (Web-SDK) lassen



Mit Hilfe der Programmierschnittstelle des Web Software Development Kits (Web-SDK) lassen sich eigene Dialoge und Interaktionselemente entwickeln und als Plug-in an vielen Stellen in die Oberfläche integrieren. Fast alle Dialoge sind auch ohne Hauptfenster einzeln aufrufbar, wodurch nscale Desktop Web hochgradig modular nutzbar ist.

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Das Bild zeigt, wie konkrete Aufgaben für den Benutzer dargestellt werden.

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Weitere Vorteile

Mit nscale Desktop Web können Suchvorgänge benutzerabhängig in die Favoritenliste des Webbrowsers übernommen werden. Bei Aufruf der Favoriten wird der Suchdialog mit allen früheren Einstellungen wiederhergestellt.

Für die Nutzung von nscale Desktop Web ist keine Installation zusätzlicher Software (wie etwa ActiveXControls oder Java) erforderlich — ein gängiger Webbrowser wie Mozilla Firefox oder Microsoft Internet Explorer reicht aus. Nur für die direkte Bearbeitung von Dokumenten sind ab nscale 7.2 zusätzliche Installationen notwendig.

Der nscale Server ist das Kernstück und die Schaltzentrale der Informationsplattform nscale 7 . Mit vecto

nscale Desktop Web steht Ihnen die richtige Lösung zur Verfügung, um unabhängig von Zeit und Ort,

bequem, einfach und schnell auf Daten der Informationsplattform nscale 7 zuzugreifen. vecto

4.2.2 Portale und nscale PortletsMöchten Sie nscale Funktionalität in ein bestehendes Portal integrieren? nscale bietet auch für diesen Anwendungsfall eine passende Lösung.

Portale zeichnen sich durch die Kombination und individuelle Anordnung verschiedener Anwendungen (Portlets) aus. Der Einsatzbereich reicht von der Darstellung unterschiedlicher Informationsquellen wie Bildern, Nachrichten, Kalender, Mitteilungen bis hin zur Steuerung und Überwachung von Programmen und Prozessen.

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Beispiel für die nscale-Portalanwendungen – hier das Ceyoniq Bankportal

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Das Bild zeigt beispielhaft den Aufbau des Ceyoniq Bankportals. Dieses besteht aus einem Rahmen, in dem zehn eigenständige Anwendungen, sogenannte Portlets, ausgeführt werden. Das Bankenportal verfügt neben dem Kalender, den allgemeinen Informationen (Zinssatz) und einer Suchfunktion über die wichtigen Informationen des Kunden, wie Dokumente, Bilder und Informationen aus der nscale Verstichwortung (Kundeninformation). Die Mitarbeiter haben so schnell einen Überblick und können die Kunden ohne zusätzlichen Suchaufwand sofort individuell, zielgerichtet und bedarfsorientiert beraten.

Die nscale Portlets kommunizieren mit Hilfe des nscale Web SDKs mit dem nscale Server. Somit steht dem Portlet Anwendungsentwickler die volle Funktionalität nscales zur Verfügung. Das nscale Web SDK liefert bei Bedarf auch Oberflächen und Masken.

Mit den nscale Portlets bieten wir die Möglichkeit, Standard-Portlets mit nscale Fähigkeiten in ein Portal zu integrieren. Durch die Einhaltung der Portlet-Spezifikation ist eine Integration in einen bestehenden Portalserver einfach möglich. Zudem können einmal erstellte nscale Portles auf beliebigen Portalservern betrieben werden.

Mit der Verwendung von HTML und Java in den nscale Portlets ist es ohne weiteres möglich, über Schnittstellen auf bestehende Programme und Prozesssteuerungen zuzugreifen und diese in Form von neuen Portlets in das Portal zu integrieren. Neben dem beispielhaften Ceyoniq-Bankportal sind viele andere Anwendungsbereiche denkbar. Von der Personalverwaltung über Versicherungs- und Maklerportale bis hin zur Steuerung von Servern und Produktionsprozessen.

Auch ein SSO (Single Sign On) ist möglich, sodass der Anwender sich nur einmal anmelden muss, um auf alle ihm zugewiesenen Portlets inklusive nscale Portlets zugreifen zu können. Über die Standard-Portlet-Definition können auch andere Applikationen mit für den Benutzer relevanten Daten integriert werden, sodass ein unternehmensweites Informationscockpit für den jeweilig angemeldeten Benutzer entsteht.

4.2.3 nscale WebUnsere Lösung für modernes, browserbasiertes Arbeiten heißt nscale Web .

ist die Antwort auf Anforderungen und Wünsche, die Anwender heutzutage an moderne nscale WebOberflächen stellen: Sie sollen intuitiv bedienbar sein und überdies individuelle Gestaltungsmöglichkeiten aufweisen. erfüllt diese Erwartungen und bietet darüber hinaus nscale Webweitere innovative Neuerungen zur Erleichterung der täglichen Arbeit.

Auf aktuellsten Techniken basierend, unterstützt der Client seine Anwender effektiv: bietet nscale Web



Auf aktuellsten Techniken basierend, unterstützt der Client seine Anwender effektiv: bietet nscale WebIhnen weitreichende Gestaltungsmöglchkeiten mittels personalisierbarer Nutzeroberfläche. Anwender können sich ihren Arbeitsbereich an die jeweiligen Bedürfnisse individuell anpassen; dies gezielt geschieht durch das Hinzufügen bereitgestellter Module, sogenannter Snippets (z. B. Kalender, Trefferliste, Baumansichten), anhand simplem Drag-and-drop. Das Handling ist denkbar einfach.

– v om Veröffentlichen ist eine moderne Web-Applikation mit zahlreichen Möglichkeiten nscale Webvon Inhalten über Kontextmenüs, dem , dem -Ablegen von Inhalten per Drag-and-drop nscaleNachrichtenkanal, einem flexiblen Nutzerinterface bis hin zu intuitivem Arbeiten mit Workflows ( über einen integrierten Vorgangsbereich führt das System automatisch durch die Vorgangsbearbeitung)

. ist derart strukturiert, dass und der Unterstützung der -Kollaborationsfeatures nscale nscale Webbeispielsweise auch ein Navigationsbaum obsolet wurde. Aufgaben im Umfeld der -nscaleInformationsplattform sind stets intuitiv bedienbar.

Der intuitive DMS-Client bietet Anwendern einen weltweiten Zugriff auf das -System unabhängig nscalevon Zeit und Ort.

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Startseite von nscale Web mitsamt Boardverwaltung sowie stets zugänglicher Volltextsuche. Darüber gelangt der Anwender direkt in den Datenbereich oder auch zu seinen Aufgaben.

Freie und individuelle OberflächengestaltungDas Hauptmerkmal von nscale Web ist die durch den Anwender individuell gestaltbare Oberfläche sämtlicher Bereiche. Es werden beliebig viele Boards bereitgestellt bzw. durch den Anwender gestaltet . Boards sind Ansichten, die sich mit vorgefertigten Modulen, sogenannten Snippets, frei arrangieren lassen. Häufig benötigte Boards können dabei ähnlich wie Tabs geöffnet bleiben. Sämtliche Boards lassen sich über die integrierte Boardverwaltung öffnen und editieren.

Im ersten Schritt stellt ein Board eine leere Maske bzw. Oberfläche bereit, die der Anwender speziell für seine Aufgaben und Vorgehensweisen individuell gestalten kann. Zur Gestaltung stehen ihm Snippets zur Verfügung, etwa ein Navigationsbaum, eine Ergebnisliste, eine Suche, ein Kalender, eine Uhr, eine Drag-and-drop-Ablagezone etc.

Neben den bereits vorhandenen Snippets lassen sich weitere Module über die nscale Web-Plug-in-Schnittstelle hinzufügen. Die Module stehen natürlich auch außerhalb des nscale Web-Kontextes zur Verfügung, z. B. zur individuellen Verwendung im Bereich der Anwendungsentwicklung.

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Die Abbildung zeigt die freie Gestaltungsmöglichkeit eines Boardes durch den Anwender. Für jeden Anwendungsfall können Snippets mit passgenauen Oberflächen eingerichtet werden. Spezialisierte Ansichten zur Suche oder Navigation lassen sich somit ebenso wie fachlich orientierte Arbeitsbereiche gestalten.

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Dieser individuell eingerichtete Arbeitsbereich kombiniert das Modul einer nscale-Volltextsuche mit dem einer Ergebnisliste.

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Beide Abbildungen zeigen durch Anwender individuell gestaltete Arbeitsbereiche innerhalb von nscale . Die hintere Abbildung ist ein Beispiel für einen Arbeitsbereich zur Navigation und direkten Ablage Web

von Dokumenten in digitalen Akten: links eine klassische Baumstruktur zur Navigation sowie eine Listenansicht. Im rechten Bereich ist das Modul zur direkten Dokumentenablage zu sehen, damit sind Ablagen per Drag-and-drop möglich.Im vorderen Beispiel wurde ein Breadcrumb-Modul als Alternative zur klassischen Baumstruktur verwendet. Über das Kontextmenü können Dokumente oder auch DMS-Funktionen aufgerufen werden. Im rechten Bereich hat der Benutzer Module platziert, die Detailinformationen (Versionen, Notizen) zu dem jeweilig gewählten Objekt liefern.

nscale-Nachrichtenkanal, RSS-FeedsHaben sich Inhalte in verändert? Diese Frage stellt sich im Arbeitsalltag nahezu permanent. Ein nscalehäufig gehegter Wunsch besteht darin, über Statusveränderungen bestimmter Themenbereiche immer informiert zu sein, schlichtweg stets auf dem aktuellen Informationsstand zu sein. Ein einfaches Nachsehen nach Veränderungen ist zwar denkbar, ab einer gewissen Datenmenge allerdings mit einem enormen Aufwand verbunden und in der Praxis nicht mehr zu bewerkstelligen. Die Folge: Wichtige Informationen gehen verloren oder stehen schlichtweg nicht zur Verfügung.

informiert den Anwender aktiv, sobald sich Inhalte ändern.nscale

Mit können Anwender intuitiv über das Kontextmenü -Ordner und Dokumente nscale Web nscaleabonnieren. Der verwaltet intern sämtliche Modifikationen, die am System nscale Servervorgenommen werden. Auf dieser Basis können Veränderungen an -Objekten (gefiltert nach nscaleBenutzerrechten) vom als RSS-Feed abonniert werden.nscale Server

Really Simple Syndication, kurz RSS, ermöglicht Nutzern die unkomplizierte Daten-Überwachung. Zum Abrufen von Feeds sind E-Mail-Dienste (beispielsweise MS Outlook) sowie die meisten Browser fähig.

Jeder Nutzer hat die Möglichkeit, beliebige -Objekte seinem persönlichen RSS-Feed nscale



Jeder Nutzer hat die Möglichkeit, beliebige -Objekte seinem persönlichen RSS-Feed nscalehinzuzufügen. Einmal hinzugefügt, werden ab diesem Zeitpunkt alle Änderungen an dem -Objekt nscaleim RSS-Feed sichtbar und sind damit lückenlos nachzuvollziehen. Ein Blick genügt, um zu sehen, ob neue Nachrichten vorhanden sind bzw. welche Veränderungen an -Objekten vorgenommen nscalewurden. Eine Aboverwaltung ist in die Oberfläche von integriert.nscale Web

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Microsoft Outlook mit dem integrierten nscale-Nachrichtenkanal. Anwender können sich aktiv über Änderungen im nscale-Datenbestand informieren lassen. Jede Änderung führt zu einem RSS-Feed, der als solcher in Microsoft Outlook abgerufen wird.

Schnelle DokumentenvorschauZur Anzeige eines Dokumentes in einer browserbasierten Anwenderoberfläche ist es oftmals erforderlich, das Dokument zunächst vollständig zu laden, bis es dem Anwender zur Verfügung steht. Bei großen, umfangreichen Dokumenten kann dieser Vorgang für den Anwender bereits zu einem langwierigen Prozess werden – nur, um überhaupt Zugriff auf die Inhalte zu erhalten.

Auch hier wird die besondere Anwenderfokussierung von nscale Web deutlich: In Verbindung mit dem nscale Server werden für Dokumente Thumbnails und Vorschauansichten (Previews) bereitgestellt. Die dynamisch generierten Vorschauansichten sind dabei qualitativ sehr hochwertig, nur noch in seltenen Fällen ist es notwendig, auf das Original zurückzugreifen. Natürlich werden für mehrseitige Dokumente dabei auch mehrseitige und sequenziell ladbare Vorschauansichten geliefert.

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Vorschauansicht eines mehrseitigen Dokumentes. Der Anwender kann mit der Vorschau arbeiten, ohne das Dokument in Originalgröße herunterladen zu müssen.

4.2.4 nscale Navigator ist ein webbasierter -Client, der dem Anwender im Browser zur Verfügung nscale Navigator nscale

steht. Er bietet eine intuitive und transparente Oberfläche, die grundsätzliche Navigations- und Suchmöglichkeiten zur Verfügung stellt.

Das Hauptmerkmal von ist sein einfaches und selbsterklärendes Wesen. Der nscale NavigatorFunktionsumfang ist bewusst auf das Suchen, Navigieren und Lesen fokussiert. ist nscale Navigatorideal für Anwender, die Strukturen überwachen möchten oder nur sporadisch eine Information aus dem System benötigen. Trotz der Einfachheit bietet den gesamten Umfang dernscale- nscale Navigator

-Volltextsuche und die Performance, die Sie von gewohnt sind.nscale nscale

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Hauptansicht von nscale Navigator in der nBox-Variante. Im oberen Bereich kann zwischen den verschiedenen nscale-Dokumentenbereichen umgeschaltet werden. Im linken Bereich befindet sich die Hauptnavigation, in der Mitte die Ergebnisliste mit der Möglichkeit der Volltextsuche und Anzeige.

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Umfang und MöglichkeitenNavigation und Anzeige

Die Hauptnavigation präsentiert sich dem Anwender im linken Bereich, dort werden direkte Zugriffsbuttons für drei Kategorien angeboten (Daten, Posteingang sowie eine Vertreterregelung). Über den Datenbereich ist eine Navigation in den -Ordnern und das Anzeigen von Dokumenten nscalemöglich.

Intuitiv bedienbar

Einfache Strukturen ermöglichen ein sofortiges Starten mit . Sämtliche Masken sind nscale Navigatorbereits vorhanden, alle relevante -Attribute werden in den Such- und Erbebnislisten nscalebereitgestellt. kommt ohne Handbuch und aufwendige Schulungen aus; eine zehn nscale NavigatorFragen und Antworten umfassende FAQ-Seite enthält alle Informationen, die der Anwender benötigt.

Integrierte Volltextsuche

Auch wenn bewusst einfach gehalten ist, steht dem Anwender die umfangreiche nscale NavigatorVolltext-Kompetenz von zur Verfügung. Eine Volltextsuche kann dabei wie von Google gewohnt nscaleabgesetzt werden. Die Abbildung zeigt eine Ergebnisliste mitsamt einem aus dieser heraus geöffneten Dokument.

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Stellvertretungen

In können Stellvertretungen eingerichtet werden; damit lässt sich über nscale nscale Navigator



In können Stellvertretungen eingerichtet werden; damit lässt sich über nscale nscale Navigatorzusätzlich auf eigentlich fremde Bereiche zugreifen. Jeder Anwender kann dabei selbst entscheiden, wer ihn vertreten soll. Das Einrichten einer Stellvertretung bewirkt, dass ein Kollege auf Daten zugreifen kann, die sonst nur dem Anwender zur Verfügung stehen. Ein konkreter Anwendungsfall ist beispielsweise eine Urlaubsvertretung.

Persönlicher Bereich

nscale Navigator bietet in der Oberfläche jedem Anwender einen persönlichen Bereich. Dieser Bereich kann nur durch den jeweiligen Anwender verwaltet und eingesehen werden. Durch die Integration in

haben Benutzer, die sonst mit arbeiten, auch einen Remotezugriff auf nscale Navigator nscale Cockpitihren persönlichen Bereich und damit auf die individuelle Informationszusammenstellung.

4.3 Mobile ClientsArbeiten, wann und wo immer Sie wollen, ist Fluch und Segen zugleich. Mit den mobilen nscale Clients können Sie selbst entscheiden, wie mobil Sie arbeiten möchten.

Für mobile Arbeitsgeräte präsentiert die Ceyoniq Technology GmbH innovative Clients: Die Applikationen nscale mobile Android und nscale mobile iOS wurden speziell für Android-basierte Tablets beziehungsweise für das Apple iPad entwickelt.

Ganz einfach per Fingerzeig über eine Internetverbindung auf Dokumente zugreifen, zur Anzeige bringen oder versenden: Mit nscale mobile ist dies kein Problem. Die Einbindung von nscale Workflow-Komponenten erlaubt, sämtliche Aufgaben bequem zu bearbeiten, unabhängig vom festen Arbeitsplatz.

Über die Informationsplattform nscale ermöglicht nscale mobile die schnelle Verfügbarkeit sämtlicher geschäftsrelevanter Daten und Dokumente — umfassend und sicher — jederzeit und an jedem Ort.

4.3.1 nscale mobileist eine App für Android und iOS Tablets, die das komfortable mobile Arbeiten mit nscale mobile

Dokumenten und Informationen ermöglicht.

Um unternehmerische Beziehungen seriös aufrechtzuerhalten und Geschäfte schnell, reibungslos und allzeit kompetent abwickeln zu können, müssen Dokumente und Informationen immer aktuell verfügbar sein; eigentlich eine klare Sache.

Beim genaueren Hinsehen fallen jedoch ein paar Dinge auf: Wie ist genau das bei Außendienstmitarbeitern sicherzustellen, die keinen direkten Zugriff auf die Informationen haben? Etwa, w eil die Mappe mit den benötigten Papieren noch im Büro liegt oder die Papiere mittlerweile anderswo aktualisiert wurden. Aktualität? - Fehlanzeige.

schafft für Sie die idealen Arbeitsbedingungen.nscale mobile

Die App ermöglicht Ihnen, Informationen und Prozesse mobil verfügbar zu machen. Dazu nscale mobileDokumente können erstellt, eingesehen, gesucht oder auch werden umfangreiche Optionen geboten:

direkt vor Ort im Außeneinsatz verändert werden.

Dabei werden viele Funktionen eines modernen Tablets genutzt – etwa können neu erstellte Dokumente direkt mit Geokoordinaten versehen werden, um sie beispielsweise einem Gebäude oder einer Baustelle auch kartenbasiert zuordnen zu können. Ebenso lassen sich für einen bestimmten geografischen Bereich zielgerecht Informationen suchen und anzeigen. So lassen sich alle Kundenprojekte in einer bestimmten Straße, einem Bezirk oder Gegend anzeigen.

Erst dadurch wird das Tablet wirklich zu einem praktischen Werkzeug für den Außendienstler!

bietet neben den Dokumentenaktionen auch ein mobiles Interface, um Prozesse direkt nscale mobile



bietet neben den Dokumentenaktionen auch ein mobiles Interface, um Prozesse direkt nscale mobilevor Ort erledigen zu können (z. B. Freigaben oder Kenntnisnahmen). Unabhängig davon, ob Sie nscaleals vorgefertigte Boxed-, extern gehostete Cloud-Lösung oder individuell an Ihre Anforderungen angepasst verwenden – der Leistungsumfang und die Möglichkeiten werden Sie begeistern.

Die Lösung bietet Ihnen einen systematischen und strukturierten Aufbau, die Oberflächen zeigen sich in einem klaren, zurückhaltenden Design. Den Fokus von bildet ganz klar die nscale mobileArbeitsleistung.

steht Ihnen als Lösung für die Plattformen iOS ( ) sowie Android (nscale mobile nscale Mobile iOS nscale ) zur Verfügung.Mobile Android

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nscale mobile iOS. Die Abbildung zeigt eine typische Anwenderansicht. In der Darstellung hat der Anwender Zugriff auf den Navigationsbereich, den persönlichen Bereich sowie seine Aufgaben. In der Ansicht ist ein Dokument ausgewählt, welches im rechten Bereich in der Vorschau präsentiert wird.

Arbeiten mit nscale mobileMit der -App sind Sie jederzeit in der Lage, sich bequem mit dem Datenbestand Ihres nscaleUnternehmens zu verbinden. So können Sie bei wichtigen Geschäftsentscheidungen auch fernab Ihres eigentlichen Arbeitsplatzes flexibel und schnell reagieren. Das macht das Tablet zusammen mit nscale

zur perfekten Lösung für alle Entscheider und Mitarbeiter im Außendienst.mobile

Die in archivierten Dokumente werden bei der mobilen Nutzung im lokalen Cache des nscaleEndgerätes gespeichert, somit stehen sie anschließend auch offline zur Verfügung. Für die nötige Datensicherheit sorgt dabei das erweiterte Sicherheitskonzept von . nscale mobile Lokale Daten, etwa Profilinformationen, Dokumente und Ordner, werden zum Schutz vor Fremdzugriffen verschlüsselt gespeichert. Zusätzlich zur verschlüsselten Kommunikation findet der Datenaustausch erst nach Verifizierung des Client-Zertifikates statt, dies gewährleistet die maximale Sicherheit der Informationen.

Neben Sicherheitsaspekten setzt m vor allem auf die Usability. Die benutzerfreundliche nscale obileMenüführung erleichtert den schnellen Zugriff auf die integrierten Funktionen und Nutzungsszenarien.



100% businesstauglichIm Geschäftsumfeld werden Unternehmen durch mobile Geräte vor neue Herausforderungen gestellt. Besteht die Möglichkeit eines zentralen Managements von Geräten in der Firma? Was genau lässt sich mobil bedienen? Gibt es Einschränkungen? Wie steht es um die Sicherheit der sensiblen Unternehmensdaten? Dies sind nur einige Fragen, die sich stellen. Je einfacher und umfassender sich ein mobiles Gerät in die IT-Infrastruktur des Unternehmens integrieren lässt, desto produktiver wird es im Einsatz als Arbeitswerkzeug. erfüllt alle diese Kriterien und bildet damit eine sichere nscale mobileInvestition in die Zukunft Ihres Unternehmens. Die Einbindung von Workflow-Komponenten ermöglicht die umfassende Bearbeitung und nscaleErledigung von anstehenden Aufgaben unabhängig vom festen Arbeitsplatz. So kann der Mitarbeiter – zum Beispiel dringend benötigte Freigaben oder Genehmigungen zu laufenden Geschäftsvorfällen auch mobil erteilen. Auf diese Weise wird die Beschleunigung der Informationsverwaltung effektiv unterstützt.

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nscale mobile iOS. Die Abbildung zeigt eine konkrete Darstellung der Aufgabenbearbeitung. Im vorliegenden Beispiel ist für den Anwender eine Freigabe zu bearbeiten.

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Die Kombination aus intuitiver Benutzerführung, flexiblen Arbeitsabläufen und der konsequenten Beachtung aller Sicherheitsaspekte macht zur idealen Dokumentenmanagement-App im nscale mobileBusiness-Umfeld.

Wie steht es um die Datensicherheit?Zum Schutz sensibler Daten ermöglicht die App das Anlegen verschiedener Nutzerprofile und die verschlüsselte Speicherung von Profil-Informationen. Alle relevanten Daten, etwa die lokale Profil-Datenbank, allgemeine Strukturen oder die Inhalte der Geschäftsdokumente, werden konsequent verschlüsselt. So ist stets gewährleistet, dass nur befugte Personen auf die sensiblen Unternehmensinhalte zugreifen können.

Mitarbeiter haben die Möglichkeit, ein eigenes Profil anzulegen; so lassen sich sämtliche Vorteile einer personalisierten Arbeitsumgebung nutzen. Um beim Prozess der Datenübertragung die größtmögliche Sicherheit zu gewährleisten, werden zur Kommunikation mit dem SSL-Verbindungen nscale Servergenutzt. Darüber hinaus ermöglicht die Verwendung von Client-Zertifikaten.nscale mobile



Geokoordinaten sinnvoll nutzenEin Highlight von ist die Möglichkeit einer umfassenden Nutzung von geografischen nscale mobileKoordinaten. Dabei können sogenannte Umkreissuchen durchgeführt werden, um Informationen in

zu einer bestimmten Gegend, Baustelle oder Koordinate zu finden. Diese Option besteht nscalezusätzlich zur eigentlichen, -typischen, Volltextsuche.nscale

Egal, ob Sie Ihre Dokumente mit GPS-Daten versehen, diese auf einer Karte darstellen oder geografisch zugeordnete Dokumente in einem definierten Umkreis suchen möchten: Mit nscale mobilesind diese Anwendungsszenarien einfach umgesetzt. Jedem berechtigten Mitarbeiter stehen sämtliche Daten und Informationen, die einem definierten Standort zugewiesen sind, jederzeit und ortsunabhängig zur Verfügung.

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nscale Mobile iOS. Die Abbildung zeigt eine Umkreissuche. Dem Anwender werden alle in nscale enthaltenen Informationen aus einem bestimmten Umkreis gezeigt, z. B. einer Baustelle oder einer Windkraftanlage.

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nscale Mobile Android. Die Abildungen zeigen die zur Verfügung stehenden Suchoptionen sowie die Möglichkeit, Inhalte in einem durch den Anwender definierten Umkreis zu suchen.

4.4 nscale App-Store (nstore)Der nscale App-Store (kurz nstore) ist eine nscale Oberfläche, die dem Anwender alle verfügbaren nscale Business Apps präsentiert.

nscale Business Apps sind fachliche Lösungen die mit entsprechenden Strukturen, Sichten und Oberflächen dem nscale Anwender als App zur Verfügung stehen. nscale Business Apps verhalten sich dabei vergleichbar mit Apps, die von Tablets und Smartphones her bekannt sind. Die Anmutung ist dabei ähnlich wie bei den bekannten Apps namhafter Tablet und Smartphone Hersteller.

Der Anwender kann über den nscale App-Store neue nscale Apps ausprobieren oder auch bereits installierte Apps aktualisieren.

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Der nscale App-Store. Jede nscale Business App hat ihre eigene Kachel. nscale Business Apps werden dabei in einer try-and-buy Variante angeboten.

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Der nstore wird als optionales Modul (nscale Lizenz abhängig) innerhalb der nscale Console präsentiert. Die nscale Console stellt dabei den notwendigen Kontext bereit. Innerhalb der nscale Console werden weitere nscale Module präsentiert, so z.B. auch nscale Navigator.

4.5 nscale OfficeArbeiten im gewohnten Umfeld von MS Office, dabei alle Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) nutzen: Das ist . nscale Office

Was ist für Anwender für die Akzeptanz eines DMS entscheidend?

Neben den fachlichen Anforderungen, die zweifelsohne erfüllt sein sollten, muss unserer Meinung nach vor allem die Art der Nutzung einen Schwerpunkt darstellen. Ein System sollte weitestgehend autonom arbeiten und seine Anwender in ihrem täglichen Arbeitsumfeld unterstützen, dabei so individuell sein wie die Prozesse selbst und zusätzliche Arbeitsschritte vermeiden. Idealerweise sind die vielfältigen Möglichkeiten und Potenziale des Systems voll nutzbar, ohne gewohnte Arbeitsweisen umstellen zu müssen.

Kosten nach Möglichkeit komplett einsparen, zumindest jedoch zu reduzieren, ist ein immer wichtiger werdender Punkt in Unternehmen. Gleichzeitig sollen am besten selbsterklärende Lösungen eingesetzt werden, die den Anwendern das Arbeiten erleichtern und die Effektivität steigern. Alles dient der Effizienzsteigerung, denn Zeit ist nun mal bekanntlich Geld.

Einfaches Arbeiten ist mit sämtlichen MS Office-Add-ins der Ceyoniq Technology GmbH garantiert – und da Einfachheit im Umgang ein sofortiges, hürdenfreies Arbeiten ermöglicht, führt ebenjene zum entscheidenden Mehrwert für den Anwender. Lästige Einarbeitungszeiten und damit verbundene Kosten sind Vergangenheit.

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Die Abbildung zeigt MS Outlook mit einer nscale Office Erweiterung. Hierbei kann der Anwender auf ein erweitertes Menü zum Ablegen der E-Mails innerhalb von nscale zurückgreifen.

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Vielleicht möchten auch Sie in den Bereich des Informationsmanagements investieren und diskutieren über die Einführung einer unternehmensweiten Informationsplattform bzw. eines DMS. Neben den technischen Anforderungen stehen vor allem die Mitarbeiter mit der Bewältigung ihrer täglichen Aufgaben im Fokus des Interesses. Dabei ist stets zu beachten, dass die überwiegende Anzahl der Anwender die täglichen Arbeiten seit Jahren kompetent im Umfeld von Microsoft Office erledigen. Gesucht werden Möglichkeiten, das neue System gewinnbringend zu nutzen, die gewohnten ohneArbeitsabläufe der Anwender signifikant verändern zu müssen.

Weil auch wir Anwender sind, haben wir verschiedene MS Office-Add-ins entwickelt, um eine transparente Brücke zwischen der Windows-Welt und der Informationsplattform zu bauen.nscale

nscale Office besteht aus verschiedenen Add-Ons und Erweiterungen für MS Office Hierzu gehören die . Erweiterungen von MS Word und Co zum transparenten Öffnen und Speichern von nscale Dokumenten innerhalb von MS Office, ebenso wie die vielen MS Outlook Erweiterungen zum bequemen E-Mail Management. nscale Office bietet aber auch eine zentrale Textbausteinverwaltung oder ein intelligentes Vorlagenmanagement.



5 nscale Server Komponenten

5.1 nscale ServerDer ist das Herz der Informationsplattform und das Ergebnis langjähriger nscale Server nscale erfolgreicher Forschungsarbeit der Ceyoniq Technology GmbH.

Er vereint vier wesentliche Komponenten: die Speicher-Ebene ( ), die nscale Server Storage LayerAnwendungs-Ebene ( ), den zum Im- und Export von nscale Server Application Layer nscale Pipeliner Daten sowie zahlreiche Schnittstellen für eine hohe Integrationsfähigkeit in bestehende IT-Systeme.

Mit steht eine Anwendung zur Verfügung, mit der alle nscale Komponenten nscale Administratorkonfiguriert und administriert werden.

Auf Basis einer konstanten Server-Architektur werden alle -Komponenten konsequent nscale Serverweiterentwickelt und um technische Innovationen erweitert. Dabei wird großer Wert auf die Stabilität der Schnittstellen gelegt. Somit ist gewährleistet, dass die in abgelegten Daten und nscale Informationen auch nach vielen Jahren zuverlässig gelesen werden können.

Der ist eine stabile, sichere und zugleich äußerst flexible Plattform. Alle Ansprüche an nscale Server eine moderne und offene IT-Infrastruktur werden erfüllt.So sind Unternehmen unterschiedlichster Branchen für die Anforderungen der Zukunft gewappnet.

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5.1.1 nscale Server Storage LayerDer stellt die Speicher-Ebene des dar und gewährleistet die nscale Server Storage Layer nscale Servers langfristige, revisionssichere Archivierung von Inhalten aller Art. Als Backend verwaltet er die Ablage von Objekten, steht im Austausch zu Speicher-Subsystemen und stellt die Verfügbarkeit der gespeicherten Daten sicher.

Der Anwender nutzt sämtliche Vorteile des komfortabel über eine sehr nscale Server Storage Layers einfache Schnittstelle, durch seine heterogene Speicherlandschaft ist er überdies für den Administrator äußerst unkompliziert zu bedienen.

Der wurde in C++ implementiert und arbeitet über Storage Adapter mit nscale Server Storage Layer



Der wurde in C++ implementiert und arbeitet über Storage Adapter mit nscale Server Storage Layer Storage Services zusammen. Ein Storage Adapter beschreibt die spezifische Schnittstelle zu einem Speichermedium. Somit können auch zukünftige, neue Speichertechnologien über Storage Adapter integriert werden. Da man auf diese Weise auf alle Speichertechnologien mit einer einheitlichen Schnittstelle zugreifen kann, bietet allen Anwendungen eine virtuelle Sicht auf den gesamten nscale Speicher.

Beständig. Flexibel. Gesetzeskonform.Der verknüpft logische Verweise auf ein Dokument mit der physikalischen nscale Server Storage Layer Ablage des Dokumentes auf dem Speichermedium. Dabei werden beliebige Datenobjekte entgegengenommen, eine Kennung macht sie eindeutig identifizierbar. Über diese ist das Originaldokument jederzeit abrufbar.

Es spielt keine Rolle, auf welchem Speicher-Backend und mit welcher Zusatzverarbeitung die Daten abgelegt wurden: Der Anwender kann jederzeit über die gewünschten Informationen verfügen.

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nscale Storage Layer in der Architekturübersicht

DetailsFolgende Punkte kennzeichnen nscale Server Storage Layer:

Plattformen

Der ist ein plattformneutraler Service auf Basis von C++. Dadurch nscale Server Storage Layer ergeben sich enorme Vorteile – etwa ein minimaler Ressourcenverbrauch und eine hohe Performance. Unterstützte Plattformen sind Microsoft Windows, Linux, IBM AIX, Sun Solaris und HP/UX. Der nscale

kann unter den Standard-Virtualisierungs-Systemen VMware und Xen betrieben Server Storage Layer werden.

Storage-Systeme

Dokumentdaten können auf einer Vielzahl von Storage-Backends und ebenso parallel gespeichert werden. Die klassischen optischen Datenträger werden genauso unterstützt wie moderne Anbieter, zum Beispiel NetApp NearStore, EMC Centera, Celerra, VNX und DataDomain, FAST LTA Silent Cube, Hitachi HCAP, HP iCAS, iTernity, Fujitsu Eternus CS800, Eternus CS High-End oder IBM Tivoli Storage Manager.

Storage-Umzug

Der unterstützt Storage-Umzüge durch die permanente Integration neuer nscale Server Storage Layer Systeme bzw. neuer System-Generationen. Darüber hinaus ermöglicht die Reorganisationsfunktion die Storage-Plattform einfach zu wechseln – ohne Störung der Arbeitsabläufe. Mit dem nscale Server

sind auch lang andauernde Umzüge großer Datenbestände auf neue Storage Layer Speichertechnologien einfach umgesetzt.

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nscale Administrator ermöglicht einen Live-Blick auf laufende Aufträge wie zum Beispiel die Reorganisation von Speichergeräten.

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Speicher-Strategien

Durch das integrierte Cache-Konzept des ist bei Bedarf eine abgestufte nscale Server Storage Layers Speicher-Strategie mit schnellem Kurzzeit- und langsamerem Langzeitspeicher realisierbar.

Speicher-Verarbeitung

Im wird die Behandlung von Daten über die Definition von nscale Server Storage Layer Speicherklassen geregelt. Für den Anwender sind jedwede Eigenschaften der abgelegten Daten dabei vollkommen transparent. Sämtliche Verarbeitungsschritte, die direkt mit der Speicherhaltung verbunden sind, werden bearbeitet. So ist für jede Speicherklasse einfach auswählbar, ob die Dokumentdaten komprimiert oder verschlüsselt abgelegt werden sollen.

Auch ein digitaler Fingerabdruck oder die Speicherung per Single-Instance-Verfahren können jederzeit leicht hinzugefügt werden. Der sorgt für die optimale Nutzung des nscale Server Storage Layer Speichersystems, indem automatisch mehrere Dokumente zu einem Container zusammengezogen werden, wenn die einzelnen Datenblöcke zu klein für das gewählte Speichersystem sind. Darüber hinaus unterstützt der die Compliance-Funktionen von Speichersystemen nscale Server Storage Layer durch flexibel einstellbare Aufbewahrungsfristen von Dokumenten.

Ohne Begrenzung

Der bietet die unbegrenzte Speicherung von Dokumenten. Durch die nscale Server Storage Layer hochperformante NoSQL-Datenhaltung kann das System in konstanter Zeit auf jedes Server- Dokument zugreifen. Es spielt also für das Ablegen und Aufrufen von Dokumenten keine Rolle, ob mehrere Tausend oder aber Millionen von Dokumenten gespeichert wurden.

Beste Voraussetzungen

Hochverfügbarkeit seitens des wird in der Regel durch den Einsatz von nscale Server Storage Layers Distributed Services erreicht. Dabei wird der komplette Datenbestand an einen weiteren ns cale Server

weitergeleitet. Dies kann bei Auswahl eines geeigneten Speicher-Backends (NetApp, Storage Layer

EMC Centera, IBM DR 500 etc.) auch durch die bloße Weiterleitung der reinen



EMC Centera, IBM DR 500 etc.) auch durch die bloße Weiterleitung der reinen Verwaltungsinformationen der Dokumentenverwaltung geschehen. Eine Redundanz des Datenbestandes wird dann auf Seiten des Speicher-Backends umgesetzt und ist für den nscale Server

transparent.Storage Layer

Über den Distributed Service können auf einfache Weise unbegrenzt viele Systeme zu einem „verteilten System“ verbunden werden. Dies ist von großem Vorteil beim Eintreten von einer oder mehreren hohen Anforderungslagen, für die ein einzelnes System nicht ausreicht. Beispiele sind neben der Forderung von Hochverfügbarkeit auch die Lastverteilung bei fachlich motivierter Aufteilung von Daten oder bei Abbildung einer verteilten Unternehmenslandschaft.

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nscale Server Storage Layer: Kaskadierter Aufbau

Vorteilhafte Kombinationen

Eine häufig verwendete Konfiguration des ist die Verteilung von zwei nscale Server Storage Layers oder mehreren Storage Layer-Systemen auf verschiedene nationale oder internationale Standorte eines Unternehmens.Dieser verteilte Aufbau bietet einen enormen Mehrwert: Die Lastverteilung ist optimal, die Ausfallsicherheit maximal. Ebenso lässt sich die internationale Datenverfügbarkeit sicherstellen – bei Einhaltung der in dem jeweiligen Staat gültigen Richtlinien zur Datenhaltung.

Daten-Integrität

Die Sicherheit der Daten, die im nscale System abgelegt werden, ist von zentraler Bedeutung für das reibungslose Funktionieren des gesamten DMS-Systems und der darauf basierenden Infrastruktur.

Die Verarbeitung der Daten im nscale Storage Layer ist in einer Art Pipeline organisiert. Dabei ist der Durchlauf der Daten vom datenerzeugenden Client zum Endspeichermedium in mehrere Transaktionen unterteilt, die asynchron abgearbeitet werden. Dies ist ein grundsätzliches Designprinzip des nscale Systems, das den hohen Datendurchsatz, den ein nscale Server leisten kann, erst ermöglicht.

Durch die Transaktionen wird die Datenintegrität grundsätzlich sichergestellt. Für eine Ausfallsicherheit bietet der nscale Storage Layer verschiedene Szenarien an. Unabhängig davon, ob der Storage Layer gespiegelt oder die Daten redundant auf verschiedene Speichermedien geschrieben werden: Die Integrität der Daten ist in jedem Fall gegeben.

5.1.2 nscale Server Application LayerDie zweite Komponente des stellt der dar. Dieser nscale Servers nscale Server Application Layer besticht durch Offenheit und Flexibilität. Für unternehmensspezifische Anpassungen können die bestehenden Funktionen spielend leicht erweitert, verändert oder ergänzt werden. Er lässt sich flexibel skalieren und ermöglicht arbeitsintensive Aufgaben (wie Benutzeranfragen oder Systemaufgaben) auf verschiedene Knoten aufzuteilen.

Ganz gleich, wie viele Anwender parallel im System arbeiten und auf Daten zugreifen – höchste



Ganz gleich, wie viele Anwender parallel im System arbeiten und auf Daten zugreifen – höchste Zugriffskapazitäten und maximale Arbeitsleistung sind garantiert.

Flexibilität. Innovation. Kompetenz.Der ist – wie der gesamte auch – modular aufgebaut. nscale Server Application Layer nscale Server Bereits bei der Installation werden verschiedene Anwendungsszenarien erstellt und konfiguriert. Auf dieser Basis können ganz einfach erste Abläufe eingerichtet werden.

Durch seine unterschiedlichen Schnittstellen gewährleistet der die nscale Server Application Layer unkomplizierte Einbindung in die IT-Infrastruktur eines Unternehmens.

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Der nscale Server Application Layer

DetailsDer ist ein autonomer Application Layer, der seine Funktionen als nscale Server Application Layer integrierte „Services“ bereitstellt.

Während der Anwender über die -Clients auf die Services zugreift, steuert der Administrator ns caleebenjene über die -API, die Server-Plug-in-API oder die Workflow-Handler-API. Die vielfältigen ns caleKonfigurations- und Managementfunktionen ermöglichen somit, den vollständig über nscale Server eine individuelle Anwendungsprogrammierung zu steuern und ihn zum Beispiel in eine serviceorientierte Architektur (SOA) einzubinden.

Innovation

Bei der Entwicklung des wurde viel Wert auf den Einsatz innovativer nscale Server Application Layers



Bei der Entwicklung des wurde viel Wert auf den Einsatz innovativer nscale Server Application Layers Technologien gelegt. So wird zum Beispiel der interne IOC-Container zur internen Verwaltung aller Services und für das Transaktions-Handling eingesetzt.

Aufgaben

Als Middleware-Komponente ist der für die Verarbeitungsprozesse von nscale Server Application Layer Daten und Dokumenten wie auch für die Verwaltung der Struktur- und Metadaten zuständig. Die Metadaten und die gesamte fachliche Konfiguration werden in der angebundenen SQL-Datenbank verwaltet. Zur Kommunikation wird standardmäßig das Protokoll HTTP bzw. HTTPS eingesetzt.

Prozessoptimierung

Neben Standard-Workflows, wie „Umlaufmappe“, „Wiedervorlage“ oder „Nachricht senden“, lassen sich durch den integrierten Prozessdesigner auch komplexe Workflow-Szenarien zur Abbildung individueller Abläufe im Unternehmen einfach definieren.

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Ansicht des nscale Process Designers zur Definition von Workflow-Szenarien. Der Anwendungsprogrammierer modelliert den Prozess, einzelne Elemente repräsentieren verschiedene Funktionen.

Social Collaboration

Ein Schwerpunkt des ist die Bereitstellung eines Collaboration nscale Server Application Layers Services, durch welchen die Möglichkeit eröffnet wird, teamorientiert arbeiten zu können. ns cale unterstützt dabei den Anwender beim geschäftsprozessorientierten Austausch, der Kommunikation und der Diskussion durch neue Möglichkeiten und konkrete Funktionalitäten.

Der entscheidende Faktor ist nicht die Option des zwanglosen Austausches der Mitarbeiter, im Kern



Der entscheidende Faktor ist nicht die Option des zwanglosen Austausches der Mitarbeiter, im Kern geht es darum, die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen – sie also mit den Geschäftsprozessen zu verknüpfen. Somit wird der fachliche Bezug zwischen der Information und dem Geschäftsprozess hergestellt. Dieser ist für eine sinnvolle, optimale Nutzung entscheidend.

Kontrolle

Um Revisionssicherheit zu gewährleisten, protokolliert die Audit- und Protokoll-Engine jede Änderung im System. Auf diese Weise ist der gesamte Lebenszyklus eines Dokumentes, eines Geschäftsprozesses oder auch jede Konfigurationsänderung lückenlos nachweisbar. Gekoppelt mit Handlungsempfehlungen zur Verfahrensbeschreibung bietet das System so ein hohes Maß an Sicherheit.

Informationen

Die integrierte Nachrichten-Engine bietet für jeden Benutzer die Möglichkeit, sich zu ausgewählten Themen über Änderungen informieren zu lassen. Die Nachrichten werden als RSS-Feed bereitgestellt und sind in allen gängigen RSS-Readern wie z. B. Microsoft Outlook einfach abzurufen.

Anpassungen

Der bietet vielfältige vorkonfigurierte Standard-Funktionen und -nscale Server Application Layer Szenarien, die über umfangreiche und mächtige Plug-in-Schnittstellen ganz einfach individuell verändert werden können. Auf diese Weise ist es möglich, Workflow-Aktionen über die -API nscalehinzuzufügen, Fremdsysteme anzubinden sowie Standard-Funktionen zu erweitern oder zu überschreiben. So kann zum Beispiel der Standard-Workflow „Umlaufmappe“ sofort im ns cale Unternehmen eingesetzt oder auch speziell angepasst werden. Die Umsetzung von unternehmensspezifischen Anforderungen wird optimal unterstützt.

Minimaler Aufwand

Über die zentrale Administrationsoberfläche des lassen sich viele Operationen zum nscale Servers Customizing des mit Hilfe von Assistenten (Wizards) durchführen. nscale Server Application Layers Vorteil daran ist, dass der Aufwand zur Einarbeitung für den Administrator auf ein Minimum reduziert wird. Die Anpassungen der Datenbank müssen dabei nicht manuell vorgenommen werden, diese führt der automatisch durch.nscale Server

Optionen

Einzelne Benutzer sowie ganze Benutzergruppen sind optional über LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) unkompliziert in das -System integriert. Für die Auswertung und Überwachung ns caleder Geschäftsprozesse steht optional die Business Activity Monitoring Engine (BAM) zur Verfügung. Darüber hinaus können sämtliche -Komponenten über die überwacht ns cale nscale Monitoring Console werden.

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Die Abbildung stellt einen Ausschnitt aus der Administrationssicht des nscale Servers dar. Das Rechtemodell von nscale wird als interaktive Grafik angezeigt, sodass die konkreten Administrationspunkte direkt bearbeitet werden können.

Vorgänge im Detail

Wird eine Anfrage an den gestellt, durchläuft diese vor der Ausführung nscale Server Application Layer mehrere interne Schichten, welche vorwiegend durch den zentralen IOC-Container (Inversion of Control) verwaltet werden. Programmatisch eingebundene Interceptoren werden zusätzlich angesprochen. Dabei werden verschiedene Aufgaben bearbeitet und durchlaufen, z. B. das Transaktions-Handling, die Lizensierung, Versionierung und Protokollierung, Plug-ins oder das Session-Handling.

Operationen auf relationale Daten laufen auf Basis des entsprechenden Objektes ab, ein integriertes O/R-Framework (ORM) bildet dabei die Schnittstelle zur relationalen Datenbank. Die technische Verbindung wird unabhängig von der verwendeten Datenbank über die Schnittstelle Java Database Connectivity (JDBC) hergestellt. Der zukunftsgerichtete und einfach zu pflegende Code ist durch den IOC-Container und durch die rigorose Aufgabentrennung gewährleistet. Der Vorteil liegt auf der Hand: Der Anwendungsentwickler kann sich auf seine fachliche Aufgabe konzentrieren, denn der Zeitaufwand für die technische Umsetzung (Transaktionen, Rechteauswertung, Versionierung etc.) bleibt ihm erspart.

Ablauf einer Anfrage

Die Anfrage kann vom Anwender zum Beispiel über die clientseitig eingebundene Schnittstelle Advanced Connect (AC) formuliert werden. Dabei wird eine Verbindung zwischen dem AC des Clients und dem WebConnect des hergestellt. Um eine maximale ns cale Server Application Layers Performance zwischen Client und Server zu gewährleisten, wird die Anfrage innerhalb des HTTP-Requests als „Hessian-Request“ verpackt.

Auf Server-Seite wird die Anfrage entschlüsselt sowie die Authentifizierung des Anwenders über nscale -eigene Informationen oder über eine LDAP-Anfrage durchgeführt. Nach Server Application Layer

erfolgreicher Authentifizierung wird serverseitig ein „Session Object“ erzeugt, welches mit den

Rechten des Anwenders versehen wird. Dadurch bleiben ebenjenes sowie die damit verbundene



Rechten des Anwenders versehen wird. Dadurch bleiben ebenjenes sowie die damit verbundene Rechtestruktur erhalten, auch wenn sich der Anwender zwischendurch abmelden sollte. Der Anwender kann nun zur weiteren Bearbeitung der Anfrage beliebige Funktionen des nscale Server Application

nutzen.Layers

5.1.3 nscale Business LayerDer nscale Business Layer erweitert den nscale Server um eine weitere Ebene, die es Partnern und Anwendungsentwicklern ermöglicht, einfach und effektiv Anwendungen zu entwickeln. Er enthält Datenmodelle, Strukturen und Austauschkanäle, die für die Erstellung und die erfolgreiche Platzierung von fachlichen Geschäftsanwendungen, hier auch Business Apps genannt, benötigt werden.

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Die Grafik zeigt den nscale Business Layer (grau). Er stellt eine neue Schnittstelle und ein betriebswirtschaftliches Grundszenario zur Verfügung. Business Apps können dabei autonom arbeiten oder auch untereinander kommunizieren.

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Der nscale Business Layer schafft eine definierte Umgebung, eine "Sandbox", die weitere Vorteile bietet. So können Entwickler auf vorgefertigte Strukturen und Objekte zugreifen. Dabei sind es vor allem die fachlichen Strukturen, die dies so interessant machen.

So bietet der nscale Business Layer unter anderem ein Kalender- und Kontaktmanagement sowie diverse – zudem bereits vorhandene und sofort nutzbare – fachliche Dokumentklassen und Attribute.

Der nscale Business Layer stellt eine Struktur zur Verfügung, die es erlaubt, dass sich einzelne Anwendungen untereinander austauschen können oder aber völlig autonom arbeiten – je nach gewünschtem Einsatzgebiet.

nscale Business Apps werden über den nstore (Ceyoniq-eigener App Store) dem Anwender in einer Try-and-Buy-Variante angeboten. Sie können damit wie die bekannten Smartphone und Tablet Apps vermarktet werden.

Der nscale Business Layer ist ein einzelner Baustein, eingebettet in eine durchdachte Struktur von



Der nscale Business Layer ist ein einzelner Baustein, eingebettet in eine durchdachte Struktur von Modulen und Technologien – inklusive eines erweiterten Partnerkonzeptes.

Was macht eine Business App so interessant?

Die Erstellung einer Anwendung als nscale Business App ist vor allem deshalb interessant, weil die Apps über den n-store, vermarktet werden können. Analog zu einer App für das Tablet oder Smartphone werden die Business Apps einem breiten Publikum zur Verfügung gestellt. Der nstore (nscale App Store) wird von der Ceyoniq Technology GmbH bereitgestellt und gewartet.

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Die Abbildung zeigt nscale smart HR-App. Diese nscale Business App basiert auf dem nscale Business Layer und ist Teil der nscale Smart Business Solution.

Wie erfolgt die technische Umsetzung?

Technisch besteht eine nscale Business App aus einer oder mehreren Java-Klassen. Ähnlich einem nscale Server Plug-in implementiert die nscale Business App ein Interface, welches sicherstellt, dass die jeweilige Klasse als nscale Business App auf dem nscale Business Layer lauffähig ist und gleichzeitig Zugriff auf alle zur Verfügung gestellten Ressourcen erhält.

Die konkrete Softwareverteilung erfolgt dabei als JAR-Datei. Die JAR-Datei enthält dabei alle von der nscale Business App benötigten Klassen und Ressourcen.

Mit nscale Administrator werden die nscale Business Apps zentral verwaltet und eingerichtet. Neue Apps und auch neue Versionen von Apps werden über den nstore bereitgestellt.

nscale Business Apps können untereinander kommunizieren und sich austauschen oder völlig autonom agieren. Dies ist Teil der nscale Administration und kann für nscale Business Apps beim Deployment eingestellt werden.

5.1.4 nscale Rendition ServerDer nscale Rendition Server stellt Services und Schnittstellen im Bereich der Textextraktion, Formatkonvertierung und der Ersatzdarstellungserzeugung bereit. Die Funktionalität wird beispielsweise vom nscale Server Application Layer benutzt, um Previews und Thumbnails zu erzeugen.

Alle Funktionalitäten des nscale Rendition Servers stehen als sauber dokumentierte Schnittstelle überdies unabhängig vom nscale Server bereit. So ist es möglich, die Methoden auch innerhalb von nscale Server-Plug-ins und Workflow Actions sowie außerhalb eines nscale-Kontextes für beliebige Zwecke zu nutzen.

Der nscale Rendition Server stellt seine Schnittstelle per HTTP/REST zur Verfügung; obendrein steht



Der nscale Rendition Server stellt seine Schnittstelle per HTTP/REST zur Verfügung; obendrein steht alternativ eine Java API bereit.

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Abstrakte Darstellung der Architektur des nscale Rendition Servers.

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Der nscale Rendition Server ist über REST-Aufrufe erreichbar. Die REST-Schicht greift über eine API auf Service-Implementierungen zu. Die eigentlichen Dokument-Aufgaben übernehmen Plug-ins. Derzeit bestehen vier Plug-ins, die je nach Anforderung und verfügbarer Lizenz die konkrete Aufgabe übernehmen.

Der Client kann direkt auf die REST-Schnittstelle zugreifen (z. B. auch Browser). Für den Zugriff per Java Client wird wieder die API benutzt und diese per Proxy auf REST-Aufrufe weitergeleitet.

5.1.5 nscale VolltextMit der Entscheidung für nscale entscheiden Sie sich für ein äußerst flexibles und innovatives Produkt. Dies spiegelt sich auch beim Thema Volltext wider.

Die Informationsplattform bietet unterschiedliche Lösungen im Bereich Volltext an: Je nach Anforderung können Sie zwischen einer vollständig integrierten Volltext Lösung im nscale Server oder einer dezentralen Volltextlösung wählen.

Zwei Volltext Lösungen stehen zur Verfügung.



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Für welche Lösung Sie sich auch entscheiden - in beiden Fällen steht Ihnen eine moderne und kompetente Volltextlösung zur Verfügung.

Frei skalierbar

Der Volltextindex kann durch die Informationsplattform entweder in der nscale Datenbank oder dezentral im Dateisystem verwaltet werden. In beiden Fällen kann der Volltextindex zusätzlich in das Dateisystem gespiegelt werden, um z. B. einen schnellen Zugriff zu gewährleisten. In beiden Fällen kann die Volltextfunktionalität beliebig skaliert werden.

Leistungsfähige Indexmodule

Neben den vielen Standardfunktionalitäten die Sie von einer Volltextlösung erwarten können, besticht die Informationsplattform vor allem mit leistungsfähigen Modulen zur Textextraktion auf Basis von Oracle Outside In Technologien, sowie durch viele Einstiegspunkte für die Anwendungsentwicklung zur individuellen Erweiterung oder Veränderung der Volltextfunktionalität.

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Im nscale Cockpit Hauptfenster kann eine Volltextsuche ausgeführt werden.

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Volltextsuchen gibt es in:

nscale Benutzerverwaltung

Dieser Volltextindex enthält alle Informationen über Benutzer, Gruppen und Stellen der dem Dokumentenbereich zugeordneten Domänen. Suchen in diesem Volltextindex sind an allen Stellen möglich, an denen ein Benutzer, eine Gruppe oder eine Stelle auszuwählen ist.

nscale Datenbereich

Dieser Volltextindex nimmt Informationen über Ordner, Dokumente und Referenzen eines Dokumentenbereichs auf. Der Volltextindex kann auf ausgewählte Objektklassen beschränkt werden.

Der Inhalt auslesbarer Dokumente bildet den Schwerpunkt dieses Volltextindexes. Zusätzlich können Attribute ausgewählt werden, deren Werte ebenfalls in den Volltextindex aufgenommen werden sollen.

Für eine Volltextsuche ist es irrelevant, ob der gesuchte Text im Inhalt eines Dokuments oder in dessen Verstichwortung vorkommt.

nscale Workflow

Der Volltextindex für den Workflow- bzw. Vorgangsbereich wird aus den Attributen der Prozesse und Aufgaben gebildet. Entsprechende Suchen sind im nscale Cockpit in den Vorgangsbereichen

, , und möglich.Meine Aufgaben Meine Wiedervorlage Meine Vorgänge Mein Team

Kombinierte Volltext-Verstichwortungs-Suche

Mit der nscale Volltextlösung werden zudem nicht nur die Inhalte der Dokumente in den Volltextindex übernommen, optional können auch Attributwerte der nscale Prozessattribute und der Attribute des nscale Datenbereichs mit in den Volltextindex übernommen werden. Damit werden auch die vorhandenen Informationen der nscale Verstichwortung für eine Volltextsuche nutzbar.

Der Anwender hat die Möglichkeit, im Kontext einer nscale Suche eine reine Volltextsuche oder auch



Der Anwender hat die Möglichkeit, im Kontext einer nscale Suche eine reine Volltextsuche oder auch eine kombinierte Volltext-Verstichwortungs-Suche zu beschreiben. Die Informationsplattform lässt hier keine Wünsche offen. Damit können Suchen definiert werden, die nach einem bestimmten Schlagwort im Volltextindex in Kombination mit einer Suche in der nscale Verstichwortung sucht.

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Eine Index-Suche kombiniert mit einer Volltextsuche

5.1.6 nscale Pipelinerstellt die automatisierte Massendatenverarbeitung sicher: Vom Import sehr großer nscale Pipeliner

Datenmengen bis hin zu deren Nutzung in Geschäftsprozessen, in kürzester Zeit und unabhängig von Datenstruktur sowie Dateiformat.

Dabei werden die Eingangsdaten über eine dem System angepasste Anzahl von „Threads“ parallel verarbeitet. Zahlreiche hilfreiche Funktionen erlauben ein komfortables Arbeiten. Dazu zählen zum Beispiel umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten, vielfältige Überwachungsmöglichkeiten oder die Konvertierung der Dokumentinhalte.

Selbstverständlich ist der Zugriff auf sämtliche im System verfügbaren Informationen über den nscale einfach und unkompliziert möglich.Pipeliner

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Das Schaubild zeigt den grundsätzlichen Aufbau von nscale Pipeliner inkl. der einzelnen



Das Schaubild zeigt den grundsätzlichen Aufbau von nscale Pipeliner inkl. der einzelnen Verarbeitungsschritte.

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Enorme Durchsatzraten

Der nimmt Daten für die klassische COLD-Spool-Verarbeitung wie auch für die NCI-nscale Pipeliner Verarbeitung entgegen. Die attributierten Daten werden z. B. im XML-Format angeliefert. Optional kann das Eingangsformat angepasst werden. Darüber hinaus gibt es weitere Spezialverarbeitungsarten für besondere Anforderungslagen.

piel 1: Beis Verarbeitung von 10.000 Dokumenten, mit nscale Server Storage Layer-ArcID-Referenz (ohne Archivierung), 64 Threads, ohne Thread-Synchronisation. Dauer: weniger als eine Minute.

Beispiel 2: Verarbeitung von 10.000 Dokumenten, Archivierung und Erstellung einer PDF-Ersatzdarstellung, 64 Threads, ohne Thread-Synchronisation. Dauer: ca. 5 Minuten.

Vielfältige Konfigurationen

Für die verschiedenen Dokumentarten (Spool-Klassifikationen) können individuelle Verarbeitungsstrecken (Pipelines) über Konfigurationen festgelegt werden. So lassen sich unternehmensspezifische Anforderungen in die Verarbeitungsstrecken über ein Plug-in-Modell integrieren.

Auch verschiedene Konvertierungen von Dokumentinhalten sind konfigurierbar. So können etwa Bild- oder Textformate oder auch Microsoft-Dokumente automatisch in die Formate TIFF oder PDF umgewandelt werden.

Ausgezeichnete Überwachung

Mit können aktuelle Laufzeitinformationen bis ins Detail nachverfolgt werden. nscale AdministratorDarüber hinaus können durch die Blockverarbeitung des Dokumente von beliebiger nscale Pipeliners Größe verarbeitet werden, ohne dass es zu Performance-Einbußen kommt.

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Die Abbildung zeigt einen Ausschnitt der Spool-Verarbeitung. Den Verlauf der einzelnen Spools kann der Administrator u. a. anhand der Fortschrittsbalken überwachen.

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Die Abbildung zeigt beispielhaft die Konfiguration eines Verarbeitungsablaufs (Routing). Die einzelnen Verarbeitungsschritte aus verschiedenen Pipeliner Plug-ins können entsprechend ihrer Aufruf-Reihenfolge angeordnet werden. Zu jedem Aufruf wird der Folgeaufruf für den Erfolgs- oder Misserfolgsfall konfiguriert. Zur besseren Übersicht ist die Kette der Erfolgsfälle zusätzlich grafisch dargestellt.

5.1.7 nscale Consolenscale Console stellt eine browserbasierte Oberfläche zur Bearbeitung verschiedener Aufgaben zur Verfügung. nscale Console stellt den technischen Rahmen bzw. den Kontext für unterschiedliche Oberflächen bereit.

Navigieren und Dokumentanzeige in nscale für normale Benutzer: nscale Navigator

nscale App Store zur Installation von nscale Apps (für nscale Administratoren): nstore

eine einfache Benutzerverwaltung für Rollenzuweisungen und Kennwort-Rücksetzung (für Benutzer mit administrativen Rechten)

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Die Abbildung zeigt einen Anwendungsfall von nscale Console. Hierbei wird auf Basis von nscale



Die Abbildung zeigt einen Anwendungsfall von nscale Console. Hierbei wird auf Basis von nscale Console der nscale App-Store dargestellt.

5.2 Stabilität und HochverfügbarkeitDie Informationsplattform nscale gewährleistet ein Höchstmaß an Sicherheit und Stabilität. Bei der Entwicklung der einzelnen nscale Komponenten wird großer Wert darauf gelegt, dass auch ein ansteigendes Datenvolumen oder eine steigende Benutzeranzahl performant und stabil verarbeitet werden kann.

nscale bietet ein Höchstmaß an Sicherheit

Sicherheit betrifft nicht nur die Datenintegrität — sicher müssen auch die Kommunikationswege und Zugriffsmöglichkeiten sein. Durch langjährige Erfahrungen in verschiedenen Projekten im Umgang mit unternehmenskritischen Daten erfüllt nscale selbst höchste Sicherheitsanforderungen wie z. B. durch PCI-DSS gefordert.

Der , üblicherweise abgekürzt mit bzw. , ist Payment Card Industry Data Security Standard PCI PCI-DSSein Regelwerk im Zahlungsverkehr, das sich auf die Abwicklung von Kreditkartentransaktionen bezieht und von allen wichtigen Kreditkartenorganisationen unterstützt wird.

5.2.1 Skalierbarkeit und AusfallsicherheitAlle nscale Server Komponenten können beliebig skaliert und ausfallsicher ausgelegt werden.

5.2.2 Performance MonitoringDa in Systemen wie nscale die Datenmengen ständig ansteigen, kann es im produktiven Betrieb immer mal wieder zu Geschwindigkeitsengpässen kommen. Zur Laufzeit werden viele Module, Schnittstellen und nscale Plug-ins durchlaufen. Zudem verändern sich die Antwortzeiten der angeschlossenen Datenbank mit steigendem Datenvolumen, sofern diese nicht ständig überwacht und nachjustiert wird.

Die Informationsplattform bietet auf Seite des nscale Servers eine spezielle Überwachung der Performance an. Dieses Monitoring bietet die Möglichkeit, die Performance von nscale zu präventivüberwachen. Dabei werden die Ausführungszeiten von Aufgaben der Standardschnittstelle (Advanced Connect) kontrolliert. Überschreiten die Ausführungszeiten einen definierten Schwellwert, werden diese für die spätere Analyse protokolliert.

Erfahrungsgemäß treten Engpässe in der Performance in der Datenbank oder in den Erweiterungen (Plug-ins) auf. Bei Einsatz dieses Verfahrens können Engpässe erkannt und abgestellt werden, es bevorzu Beeinträchtigungen für den Anwender kommt.

Zusätzlich kann die nscale Monitoring Console die Einhaltung der Schwellwerte überwachen. Hierbei wird der aktuelle Status in einer virtuellen Ampel (Grün, Gelb und Rot) dargestellt. Auf diese Weise lässt sich das Verhalten auf Datenbankebene sowie von nscale Plug-ins oder Hooks schnell identifizieren.

Das aktive Monitoring stellt sicher, dass alle relevanten Informationen zur Performance von nscale unmittelbar zur Verfügung stehen.

5.2.3 Multiplattformfähigkeit, VirtualisierungDie Informationsplattform nscale wurde konsequent multiplattformfähig entwickelt.

Die Implementierung von nscale Server Application Layer basiert auf dem Java-Standard. Als Schnittstelle zu Datenbanksystemen wird JDBC verwendet.

Der nscale Server Storage Layer wurde in C++ implementiert und wird ebenfalls parallel auf allen wichtigen Betriebssystemen bereitgestellt.

Der nscale Server unterstützt z. B. folgende Betriebssysteme:



Der nscale Server unterstützt z. B. folgende Betriebssysteme:

Microsoft Windows Server 2003 / 2008 / 2012

Suse Linux Enterprise Server 10 / 11

Red Hat Enterprise Linux 5 / 6 (64-Bit)

Oracle Solaris 10 / 11

IBM AIX 6.1 / 7.1

Als Datenbanken können z. B. eingesetzt werden:

Microsoft SQL Server ab Version 2005

IBM DB2 UDB ab V9.5

Oracle ab Version 11g

Eine vollständige Liste der unterstützten Betriebssysteme und Datenbanken kann den Freigabemitteilungen der einzelnen Komponenten entnommen werden.

Unterstützung von virtuellen UmgebungenAufgrund der teilweise sehr umfangreichen Konfigurationsmöglichkeiten der Virtualisierungsplattformen und der sich daraus ergebenden Möglichkeiten der virtuellen Umgebungsgestaltung ist eine generelle Freigabe von nscale Server Komponenten auf virtuellen Plattformen nicht möglich.

In unseren eigenen Rechen- und Testzentren verwenden wir erfolgreich die Virtualisierungsplattformen VMware vSphere Hypervisor und Citrix XenServer. Mit Einschränkungen, die Sie den Komponenten-Freigabemitteilungen entnehmen können, erfolgt die Freigabe für VMware vSphere (Hypervisor) ab Version 4.1 sowie Citrix XenServer ab Version 5.6.

5.2.4 nscale Referenzarchitekturnscale ist eine Software, die sämtliche Vorteile des Enterprise Content Managements (ECM), Dokumentenmanagements und der rechts- und revisionssicheren Archivierung bündelt.nscale besteht dabei aus einer Reihe von Software-Komponenten, die in der Regel auf verschiedenen Rechnern installiert werden.

Dieses Kapitel beschreibt die Architektur eines nscale Referenzsystems. Es gibt Empfehlungen, wie ein nscale System einzurichten ist, um für den produktiven Einsatz ein und performantes ausfallsicheresSystem bereitzustellen.

Die folgende Grafik zeigt die Architektur des nscale Referenzsystems.

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nscale Referenzarchitektur

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Vier Rechner bilden hierbei die Basis einer ausfallsicheren und hochverfügbaren Installation. In der Regel sind dies nicht physikalische, sondern virtuelle Rechner. Für den Aspekt der Skalierung, Hochverfügbarkeit und der Ausfallsicherheit ist dies aber unerheblich.

Um gleichzeitig und zu gewährleisten, müssen Hardware I, II, IV und Ausfallsicherheit DatensicherheitV voneinander getrennt werden. So werden bei Ausfall eines der Systeme nicht gleichzeitig auch noch andere in Mitleidenschaft gezogen. Die Trennung kann z. B. durch Aufstellung an unterschiedlichen Standorten oder durch Einbau von Brandschutzwänden o. ä. erfolgen.

Zur und zur der Clientanfragen an den Application Layer wird ein Ausfallsicherheit SkalierungApplication Layer Cluster mit zwei Knoten aufgebaut. Hierbei bilden zwei oder mehrere Application Layer Installationen einen nscale Cluster.

Die beiden Knoten werden nicht direkt, sondern über einen vorgeschalteten Load-Balancer von den Clients angesprochen. Bei Störung eines Knotens oder Totalausfall einer der beiden Rechner (Hardware I/II) wird der Storage Layer diesen Knoten bis zur erneuten Verfügbarkeit nicht mehr zur Beantwortung von Clientanfragen benutzen. Alle Clientanfragen werden temporär von dem verbliebenen Knoten beantwortet. Hiermit wird der Aspekt abgedeckt. Mit Failover/Ausfallsicherheitder Möglichkeit, die Benutzeranfragen über den Load-Balancer zu verteilen, können beliebig viele Application Layer zur weiteren angebunden werden.Skalierung

Zur Gewährleistung der Datensicherheit werden zwei Storage Layer als „gespiegelte Server“ aufgesetzt. Dabei spielt es keine Rolle, über welchen der Storage Layer Knoten Daten in das System laufen. Die Daten werden automatisch gespiegelt und vollständig auf beiden Storage Layer Systemen vorgehalten. Die Storage Layer sind so konfiguriert, dass alle Dokumente über beide Storage Layer Instanzen erreichbar sind.

Die beiden Storage Layer werden hierbei von den Application Layer Instanzen mittels der Storage



Die beiden Storage Layer werden hierbei von den Application Layer Instanzen mittels der Storage Layer Multi-Server-API angesprochen. Die Multi-Server-API gewährleistet, dass alle darüber konfigurierten Storage Layer potentiell als Archivierungs- und Retrieval-System für den Application Layer genutzt werden können. Zudem wird für eine optimale Performance für jeden Application Layer Knoten der „bevorzugte“ Storage Layer konfiguriert. Dies führt zu einer Übersteuerung der Default-Archivierungsstrategie. Somit ist die Archivierung performanter, da, soweit verfügbar, immer der nächstgelegene Storage Layer vom Application Layer angesprochen wird.

Mit dieser Konfiguration kann jeder Application Layer Knoten bei Ausfall eines Storage Layers den verbleibenden Storage Layer für Archivierung und Retrieval nutzen. Das gilt natürlich auch für Dokumente, die über den ausgefallenen Storage Layer abgelegt wurden. Auch ein Ausfall eines Application Layers führt zu keiner Beeinträchtigung, da die Benutzeranfragen auf den verbliebenen Application Layer umgeleitet werden.

Die nscale Komponenten stehen damit ausfallsicher zur Verfügung. Informationen werden redundant abgelegt.

5.3 Administration und Überwachungnscale bietet den technischen und fachlichen Administratoren eine intuitive, selbsterklärende und vor allem zentrale Konfigurationsoberfläche. Neben der Möglichkeit der zentralen Konfiguration ist aber auch die Überwachung und Wartung eines Systems von großer Bedeutung.

Im Folgenden präsentieren wir nscale Administrator als zentrales Konfigurationswerkzeug und einige weitere nscale Überwachungs- und Monitoring-Werkzeuge, mit denen sich ein nscale System komfortabel und übersichtlich betreiben und überwachen lässt.

5.3.1 nscale AdministratorDie Administration eines nscale Systems erfolgt in einer einheitlichen Administrationsanwendung:

. Neben dem nscale Server werden damit auch weitgehend alle in diesem nscale AdministratorAbschnitt beschriebenen nscale Lösungen und Komponenten administriert.

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Die Abbildung zeigt die Hauptansicht von nscale Administrator. Mehrere Systeme können zentral verwaltet werden.

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nscale Administrator ist sowohl plattformunabhängig in Java implementiert, als auch voll remotefähig und es ist somit möglich, nscale Server von jeder beliebigen Workstation in einem Netzwerk zu administrieren.

Für einen ersten Einblick in die Möglichkeiten der Administration der nscale Serverkomponenten sollen hier beispielhaft die Oberflächen des nscale Application Layers und des nscale Storage Layers kurz dargestellt werden.

nscale Server Storage Layer Administration

Bei nscale Server Storage Layer unterscheidet man generell zwischen Konfiguration und Administration.

Bei der Konfiguration legen Sie Einstellungen fest, die erst nach erneutem Starten des Storage Layers aktiv werden. Die Konfiguration wird in der Datei storagelayer.conf gespeichert. Sie wird beim Start des Storage Layers ausgelesen.

Die Administration zeigt den aktuellen Zustand des laufenden Storage Layers. Änderungen, die Sie hier vornehmen, werden sofort wirksam. Ein Neustart der Serversoftware ist nicht nötig.

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nscale Administrator: Storage Layer

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Folgende wichtige Parameter werden u. a. verwaltet (weiterführende Informationen dazu finden Sie im Storage Layer Administrationshandbuch):

Archivtypen

Storage Adapter (Logische Speichergeräte-Zuordnung)

Spiegelung und Migration

Distributed Service



Remote Jukebox Service

Caching

Jukebox / Cartridge-Verwaltung

Datenträger-Reorganisation

u. v. m.

nscale Server Application Layer Administration

nscale Server besteht aus den Komponenten Application Layer und Storage Layer. Die Client-Applikationen greifen über das Netzwerk darauf zu. Die zentrale Verwaltungsinstanz ist nscale Server Application Layer. Dieser nimmt die Anfragen der Client-Applikationen entgegen und kommuniziert mit dem Storage Layer. Die Antworten des Systems werden ebenfalls hierüber an die Client-Applikationen übermittelt. nscale Server Application Layer verwaltet die Businesslogik (u. a. Benutzerverwaltung, Rechtestrukturen, Dokument-Verstichwortung, Ordnerstrukturen, Vorlagen etc.).

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nscale Administration: Übersicht der Aufgaben des Application Layers

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Mit nscale Administrator können folgende Konfigurationspunkte von nscale Server Application Layer bearbeitet werden.

Domänen, Stellen, Gruppen, Verzeichnisdienst-Verbindungen, Rollen und Rechte

Domänen

Stellen, Gruppen, Benutzer

Globale Rollen

Systemmanagement-Funktionsrechte

Dokumentenbereiche



Lokale Rollen

Rechtezuweisung für Ordner-, Dokument-, Referenzklassen und Prozesse

Attributdefinitionen

Objektklassen

Masken (Layouts)- und Listenzuweisungen

Sichtbarkeitsregeln

Prozesse

Stammdaten-Verwaltung

Dokumenterweiterung (Annotationen, Notizen, Ersatzdarstellungen)

Datenbankkonfiguration

Konfiguration der Volltextdatenbank

Konfiguration von Instanzen

Protokollierung

BAM

Verbindungen zu nscale Server Storage Layer

u. v. m.

5.3.2 nscale Monitoring Consolenscale Monitoring Console ist Bestandteil der nscale Informationsplattform und dient zur zentralen Überwachung einer nscale Infrastruktur. Der Schwerpunkt von nscale Monitoring Console liegt dabei in der zentralen Überwachung der nscale Systeme, die auch verteilt auf verschiedene Standorte sein können.

Mit der Software kann der aktuelle Zustand einzelner nscale Komponenten im Netzwerk ermittelt und überwacht werden. Insbesondere können fehlerhafte oder kritische Zustände einzelner nscale Komponenten schnell erfasst werden. Administratoren können durch automatisch generierte E-Mails informiert werden, sobald ein Problem auftritt.

Einzelne nscale Komponenten bezeichnen wir in diesem Zusammenhang als Ressourcen. Zu diesen Ressourcen gehören nscale Serverkomponenten wie z. B. der nscale Server Application Layer und der nscale Server Storage Layer, aber auch einzelne nscale Konnektoren (IMAP, WebDAV) oder die SAP-Schnittstelle nscale SAP.

Jede Ressource hat bestimmte Eigenschaften (Sensoren oder Monitoring-IDs), die von nscale Monitoring Console abgefragt werden können. nscale Server Storage Layer z. B. ermittelt ständig den freien Festplattenplatz, der für die Speicherung von Dokumenten zur Verfügung steht. nscale Monitoring Console kann diesen Wert abfragen und veranlassen, dass E-Mails an eine oder mehrere E-Mail-Adressen gesendet werden, sobald der Sensor einen kritischen Wert meldet.

Außerdem ist es möglich, nscale Monitoring Console über Fremdsysteme anzusprechen, was ihr ein weites Einsatzgebiet eröffnet.

Schon im Auslieferungszustand verfügen nahezu alle nscale Komponenten über eine Vielzahl von Sensoren. Darüber hinaus ist es möglich, eigene Sensoren zu programmieren und in das Monitoring aufzunehmen.

Für alle Sensoren (auch Monitoring-IDs genannt) sind Toleranzintervalle definiert. Der Zustand eines Sensors wird durch eine Ampel symbolisiert.



Eine weitere Eigenschaft von nscale Monitoring Console ist die Möglichkeit, diese über Nagios an bestehende Fremdsysteme anzubinden. Die Unterstützung der Java Management Extensions (JMX) ist ebenfalls enthalten. Des Weiteren stellt die Monitoring Console eine generische REST Schnittstelle bereit, über die weitere Anbindungen realisiert werden können.

Monitoring

Welche Ressourcen und welche Sensoren überwacht werden sollen, stellen Sie mit nscale Administrator ein. Für bestimmte Sensoren gibt es vordefinierte Grenzwerte (Toleranzintervalle). Zum Beispiel wird der Status-Sensor, der anzeigt, ob eine Ressource überhaupt erreichbar ist, mit Standardwerten belegt. Diese Standardwerte sind so definiert, dass bei einer nicht erreichbaren Ressource der Fehlerzustand (rote Ampel) angezeigt wird. Für andere Sensoren müssen ressourcen- und kontextabhängig passende Werte ermittelt und eingestellt werden.

Es ist möglich, mehrere homogene oder heterogene Ressourcen zu einer Gruppe zusammenzufassen. Die nachfolgenden Kapitel erläutern den Unterschied zwischen Ressourcen und Gruppenressourcen und wann Gruppenressourcen eingesetzt werden sollten.

Ressourcen

Ressourcen entsprechen einzelnen Bausteinen der nscale Systemlandschaft. Neben Serverkomponenten sind darunter auch verschiedene Konnektoren und Schnittstellen zu finden.

Bei der Überwachung von Ressourcen spielen die dazugehörigen Sensoren eine große Rolle. Sensoren zeigen z. T. systemkritische Eigenschaften von Ressourcen an.

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Die Abbildung zeigt eine Auswahl von Ressourcen und Sensoren.

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Die hier dargestellten nscale Storage Layer Sensoren geben vorrangig den Zustand des



Die hier dargestellten nscale Storage Layer Sensoren geben vorrangig den Zustand des Speichersystems wieder. Der Sensor volume.percentage z. B. zeigt an, welcher Anteil (Angabe in Prozent) des zur Verfügung stehenden Speicherplatzes aktuell belegt ist. Nun können für diesen Sensor die Toleranzintervalle festgelegt werden. Bei diesen Einstellungen wird bei 60 % Auslastung der Festplatte eine Warnung ausgegeben. Eine zu 80 % belegte Festplatte würde dazu führen, dass der entsprechende Sensor einen Fehler anzeigt.

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Die Bandbreite der überwachten Sensoren und Systemzustände ist sehr groß und reicht von einfachen Sensoren, die die Erreichbarkeit eines nscale Moduls überwachen, bis hin zu den Durchsatzahlen des aktuell laufenden nscale Pipeliner-Imports.

Gruppen

Einzelne Sensoren oder Ressourcen können zu Gruppen zusammengefasst werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Ressourcen gleichen Typs sind. Es ist also möglich, eine Gruppe zu bilden, die einen nscale Server Application Layer Sensor und einen nscale Server Storage Layer Sensor enthält.

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Die Abbildung zeigt eine Gruppenressource der nscale Monitoring Console. Es ist zu erkennen, dass



Die Abbildung zeigt eine Gruppenressource der nscale Monitoring Console. Es ist zu erkennen, dass eine Statusänderung eines Mitglieds der Gruppe dafür sorgt, dass die komplette Gruppe diesen Status erhält. Dieser Umstand kann dafür genutzt werden, Gruppen zu erstellen, bei denen der Ausfall einer einzelnen Komponente einem Ausfall der kompletten Gruppe gleichkommt.

E-Mail-Benachrichtigungen

Die E-Mail-Benachrichtigungen dienen dazu, bei Änderungen des Status eines Sensors automatisch Benachrichtigungs-E-Mails an einen festgelegten Personenkreis zu verschicken.

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Das Verhalten von Benachrichtigungen kann sehr genau definiert werden. Es kann bestimmt werden, für welche Sensoren E-Mails verschickt werden sollen und ob sie nur bei Fehlern oder auch bei Warnungen generiert werden sollen. Außerdem ist es möglich, eigene Vorlagen zu erstellen und somit das Aussehen der E-Mails an das Unternehmen anzupassen, indem z. B. das Firmenlogo eingebunden wird.

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Die Abbildung zeigt beispielhaft eine E-Mail, die von der nscale Monitoring Console verschickt wurde.

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Anbindung an Fremdsysteme

nscale Monitoring Console bietet die Möglichkeit, ihre Sensoren über Software von Drittanbietern abfragen zu lassen. Dies wird mit Hilfe von Nagios®, dem Industriestandard für das Monitoring von IT-Infrastrukturen, realisiert. Für die Umsetzung ist lediglich ein Shell-Skript erforderlich, welches bereits im Lieferumfang der nscale Monitoring Console enthalten ist. Dieses Shell-Skript benötigt das Kommandozeilen-Tool Curl, um einen mit bestimmten Parametern versehenen Aufruf an die Monitoring Console zu richten.

5.3.3 nscale Support Assistentnscale Support Assistent bietet schnelle und effektive Unterstützung, wenn der Administrator die für den Support relevanten Informationen benötigt. Mit einem Knopfdruck sind alle wichtigen Daten, wie zum Beispiel Protokolldateien, Konfigurationsdateien oder Lizenzinformationen eingesammelt.

Besonders praktisch: Die zusammengestellten Informationen werden direkt in einer Archivdatei (ZIP) verpackt: Diese kann entweder per E-Mail verschickt oder direkt auf dem Support-Server der Ceyoniq Technology GmbH abgelegt werden.

Mit dem nscale Support Assistent lassen sich schnell und einfach alle Support-relevanten Daten zur Verfügung stellen.

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Die Abbildung zeigt einen Teil des Support Assistenten.

5.3.4 Protokollierung

Überwachung. Kontrolle. Verwaltung. bietet Reporting und Monitoring für jeden Anspruch. Die einzelnen Ausprägungen reichen dabei ns cale

von der technischen Auswertung der Speicherauslastung im -Backend bis hin zur fachlichen nscaleAnalyse und grafischen Darstellung von Geschäftsprozessdaten mit Hilfe von Produkten der Business Integration.

Fachliche Protokollierungsmöglichkeiten



Fachliche Protokollierungsmöglichkeitennscale Server Storage Layer

Für das Reporting und die Auswertung der im System gespeicherten technischen Inhalte ermöglicht die Zuschaltung einer Accounting-Funktion. Es kann ausgewählt werden, welche technischen nscale

Ereignisse protokolliert werden und somit später zur Verfügung stehen. Bezeichnete Ereignisse sind Archivierung, Ablage auf dem Archiv-Storage, Retrieval und die Löschung von Dokumenten.

Die relevanten technischen Parameter, wie Volumen des jeweiligen Vorgangs, komprimiertes Volumen, Datentyp, Ablageort oder dergleichen, werden für jedes Ereignis protokolliert. Daraus resultiert ein regelmäßig fortgeschriebenes Protokoll, welches mit Standard-Reportgeneratoren ausgewertet werden kann.

nscale Server Application Layer

Bei Bedarf können umfangreiche Protokollinformationen zusätzlich im -Backend archiviert, als ns calecsv-Datei exportiert und über Standard-Tools (z. B. Microsoft Excel) individuell ausgewertet werden. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn Änderungen lückenlos und revisionssicher nachvollziehbar sein müssen. Die erstellten Protokollinformationen erstrecken sich über den gesamten Lebenslauf eines

-Objektes und umfassen lückenlos jede Änderung.ns cale

Die Bandbreite reicht dabei von der lückenlosen Nachvollziehbarkeit aller Änderungen innerhalb der Dokumentenbereiche bis dahin, nur bestimmte, ausgewählte Aktionen zu protokollieren.

Erweitertes Monitoring.Zusätzlich zu den bereits beschriebenen Möglichkeiten bietet die die Option, nscale Monitoring Console über -Komponentengrenzen hinweg zentrales Monitoring zu betreiben. Sie ist ein gesondertes, nscaleoptionales Modul, mit dem sämtliche Systemaktivitäten überwacht werden können.

Die ermöglicht die umfassende Kontrolle über alle - nscale Monitoring Console nscaleSystemkomponenten. Die Performance und Integrität von wird von Sensoren überwacht. Das nscale Monitoring über die Sensoren erfolgt an zentraler Stelle. Der aktuelle Systemstatus kann auf sehr anschauliche Weise in Form von verschiedenfarbigen Ampeln dargestellt werden – über den mächtigen

oder ganz einfach über das Monitor Windows Gadget. Zusätzlich zur nscale Administrator ns cale visuellen Darstellung können die Statusinformationen automatisch per E-Mail an den Administrator versendet werden.

Die Sensoren der können beliebig zusammengefasst und komfortabel als nscale Monitoring Console Gruppe überwacht werden. Für unternehmensspezifische Anforderungen ist es möglich, neue Sensoren individuell zu konfigurieren. So lassen sich Überwachungen einfach und komfortabel realisieren.

Der Administrator erhält durch aktive Benachrichtigung einen frühzeitigen Hinweis, sollten Grenzwerte überschritten werden. Somit sorgt die rechtzeitige Information über einen kritischen System-Zustand für mehr Sicherheit.

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Konfigurierbare E-Mail-Benachrichtigung bei kritischen Systemzuständen

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Ein Schwerpunkt bei der Entwicklung der war von Anfang an die Integration nscale Monitoring Console in bestehende Monitoring-Landschaften. So ist z. B. eine Integration der Daten der Monitoring Console in Nagios (Software zum komplexen System- und Netzwerk-Monitoring) bereits vorgesehen.

Das präventive Monitoring bietet die Möglichkeit, die Performance von vorbeugend zu nscale überwachen. Dabei werden die Ausführungszeiten von Aufgaben der Standardschnittstelle kontrolliert. Überschreiten diese Zeiten einen definierten Schwellenwert, werden diese für die spätere Analyse protokolliert. Die überwacht die Einhaltung der Schwellenwerte und zeigt nscale Monitoring Console den Status in einer Ampel-Darstellung an. Auf diese Weise lässt sich das Verhalten auf Datenbank-Ebene sowie von Plug-ins oder Hooks schnell identifizieren.

Ihr Vorteil: Das aktive und präventive Monitoring stellt sicher, dass alle relevanten Informationen zur Performance von unmittelbar zur Verfügung stehen und nicht erst umständlich und manuell nscale erhoben werden müssen.

5.3.5 nscale Cockpit DesignerIn nscale Cockpit ist der Masken Designer zur Bearbeitung von Masken, Ansichten, Suchvorlagen und Stichwortlisten integriert. Durch die konsequente Integration ist es möglich, bestehende Layouts zur Laufzeit ohne Neustart des Clients anzupassen oder zu verändern.

Das Design ist einfach und intuitiv. Die Datenverknüpfung der einzelnen Elemente ist dabei unkompliziert und kann bequem mit Hilfe von grafischen Elementen erfolgen. Eigene Masken zu nscale Abfragen können mit vorgefertigten Grafikmodulen erstellt werden.

Skriptcode kann direkt im Cockpit Designer erstellt und getestet werden. Hierzu wurde eine komplette Entwicklungsumgebung zur Erstellung des Skriptcodes in den Masken Designer integriert.

Für die Übernahme von bestehenden nscale Desktop Layouts bietet der Cockpit Designer eine Schnittstelle zum Crossgrade an. Der Crossgrade-Prozess ist denkbar einfach: Bestehende Layouts werden nahezu vollständig und vollautomatisch migriert. Alle bestehenden nscale Desktop Layouts

werden erfasst, automatisch migriert und als nscale Cockpit Masken neu erstellt. Dabei werden die



werden erfasst, automatisch migriert und als nscale Cockpit Masken neu erstellt. Dabei werden die komplette Datenbindung und die visuellen Elemente automatisch übernommen. Lediglich zusätzlich erstelltes Maskenskripting kann nicht automatisch migriert werden, wird aber als Notiz mit an die neue Maske angehängt und dient somit als Erinnerung und roter Faden.

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Die Abbildung zeigt den Cockpit Designer, konkret wird eine nscale Suchmasken bearbeitet.

5.3.6 nscale Process Designernscale Process Designer bietet die Möglichkeit der Modellierung von Prozessen. Er ist ein grafischer Editor und dient dazu, Prozesse zu erstellen und zu bearbeiten. Die erstellten Prozesse werden in nscale Server Application Layer gespeichert und verwaltet.

Mit nscale Process Designer steht ein umfangreiches Werkzeug zur Gestaltung von gesteuerten Arbeitsabläufen zur Verfügung. Jede auszuführende Aktion innerhalb eines Workflows kann definiert werden. Der Prozess ist durch eigene Java-Klassen (Actions) erweiterbar, z. B. um externe Systeme anzusprechen oder abzufragen. Damit ist eine überaus flexible Anpassung auch bei schwer abbildbaren Geschäftsprozessen möglich.

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Die Abbildung zeigt den , integriert in nscale Administrator. nscale Process Designer

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nscale Process Designer ermöglicht es, auch sehr komplexe Prozesse grafisch übersichtlich und individuell zu erzeugen. Dazu stehen Ihnen einige grundlegende Werkzeuge und Funktionen zur Verfügung, die Sie vom Umgang mit Grafikprogrammen her kennen (z. B. Raster, Hilfslinien, Ausrichten-Werkzeuge).

Darüber hinaus ermöglicht nscale Process Designer die Einbindung von Skripten, Programmteilen und komplexen Bedingungen.

Skripte werden für die Erzeugung von automatischen Aktionen benötigt — z. B. die automatische Ablehnung eines Versicherungsantrags. Bedingungen definieren Sie an Stellen im Prozess, wo der nächste Prozessschritt von einer Entscheidung abhängt — z. B.: „Wenn Bonität gegeben, dann Vertrag ausarbeiten, sonst automatische Ablehnung des Versicherungsantrags." Dazu werden Listen mit Verknüpfungen, Attributen und Vergleichsoperatoren angeboten, aus denen Sie eine Bedingung zusammenstellen können.

nscale Process Designer ist eng mit den Funktionalitäten von nscale Administrator verzahnt. Er dient nicht nur als grafischer Editor zum Zeichnen eines Prozesses, sondern greift zur Konfiguration eines Prozesses auf Informationen aus nscale Administrator zurück. So muss für den Prozess und die einzelnen Prozessschritte festgelegt werden, wer für die Bearbeitung der entsprechenden Aufgaben verantwortlich sein soll. Dazu stehen in nscale Process Designer die Gruppen und Stellen zur Auswahl zur Verfügung, die in der Benutzer- und Rechteverwaltung von nscale Administrator definiert sind.

Darüber hinaus können in einem Prozess Prozessattribute verwendet werden, z. B. um eine Bedingung für eine Entscheidung zu formulieren.

Ein Prozess und seine einzelnen Prozessschritte erscheinen zum Ausführungszeitpunkt im Vorgangsbereich der nscale Clients als Vorgang mit Aufgaben. Welcher Benutzer zum Starten eines Vorgangs und zur Übernahme einer Aufgabe berechtigt ist, wird über die Rechteverwaltung in nscale Administrator und über die Zuweisung von Prozessverantwortungen in nscale Process Designer gesteuert. Die Prozessverantwortungen wiederum orientieren sich an der Benutzer- und Rechteverwaltung von nscale Administrator.

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nscale Administrator: Process Designer

Design-Möglichkeiten (BPM)Die nscale BPM Engine bietet alle notwendigen Elemente, um reale Prozesse in der digitalen Welt zu beschreiben. Folgende Elemente werden unterstützt:

Ein Prozess beginnt immer mit einem Knoten. Hier werden Prozessvariablen initialisiert und Startalle notwendigen Initialisierungsaufgaben durchgeführt.

Mit einer kann ein Prozess in mehrere, parallel ablaufende Stränge unterteilt Verzweigungwerden. So können neben sequentiellen Prozessschritten auch gleichzeitige Aufgaben durchgeführt werden, um den Prozess im Gesamtablauf zu beschleunigen.

Eine führt diese parallelen Prozesse wieder zusammen. Dabei hält die ZusammenführungAusführung an, bis alle Stränge an der Zusammenführung angelangt sind.

In einer können serverseitige Abläufe definiert werden. Typische Beispiele Automatischen Aktionhierfür sind Zugriffe auf Fachanwendungen, um Informationen zu sammeln oder Anwenderinteraktionen zu simulieren. Es können aber grundsätzlich beliebige, vollautomatische Schritte serverseitig damit durchgeführt werden (zum Beispiel automatischer Fax-Versand).

Das Element bindet eine Benutzerinteraktion (Task) in einen Prozess Interaktive Benutzeraktionein. Dem jeweilig zuständigen Benutzer wird hierbei eine Aufgabe generiert, die er in seiner Aufgabenliste angezeigt bekommt. Nun kann der Benutzer diese Aufgabe erledigen und den Prozess damit fortsetzen.

Um Prozesse wiederverwendbar zu machen, gibt es das Element . Verweis auf externen ProzessMit diesem Element ist es möglich, ganze Teilprozesse aufzurufen und diese innerhalb des Kontextes der Prozessinstanz ablaufen zu lassen.

Eine bedingte Verzweigung im Prozessdesign kann über das Element realisiert Entscheidungwerden. Anhand von Werten in Prozessvariablen können alternative Stränge angesprungen und ausgeführt werden. Beispiel: Wenn der Investitionsantrag über 5000€ ist, geht die Aufgabe der Genehmigung an den Bereichsleiter, ansonsten an den Abteilungsleiter. Gibt es mehr Möglichkeiten als Wahr und Falsch, kann dies über das Element abgebildet Fallunterscheidungwerden.

Ein Prozess endet immer mit dem Element . Hierin werden letzte Arbeiten zum Aufräumen Ende



Ein Prozess endet immer mit dem Element . Hierin werden letzte Arbeiten zum Aufräumen Endedes Prozesses ausgeführt und dieser dann beendet.

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Die Grafik zeigt einen Auschnitt aus nscale Process Designer. Rechts sind verschiedene Elemente zur Erstellung eines Prozesses zu erkennen.

5.3.7 nscale Szenario ManagerJedes Unternehmen ist anders. Daher bietet die Ceyoniq Technology GmbH mit nscale Szenario Manager ein intelligentes Werkzeug, um nscale Umgebungen an die unternehmensspezifischen Gegebenheiten flexibel anzupassen. Durch umfangreiche Import- und Exportmöglichkeiten gelingt die Erstellung und Übertragung von Szenarien spielend einfach.

Die Auswahl und das Verhalten von zu übertragenden Objekten bis hin zu vollständigen komplexen



Die Auswahl und das Verhalten von zu übertragenden Objekten bis hin zu vollständigen komplexen Szenarien kann je nach Anforderung genau definiert werden. nscale Szenario Manager ermöglicht den Export von Objekten einer nscale Server Application Layer-Instanz in das Dateisystem. Die exportierten Objekte können dann in eine andere nscale Application Layer Instanz importiert werden. Dabei stellt nscale Szenario Manager sicher, dass bestehende Einstellungen erhalten bleiben. Darüber hinaus stehen dem Administrator umfangreiche intuitive Dialoge zur Bearbeitung zur Verfügung.

Mit Hilfe des nscale Szenario Managers können Objekte einer Instanz des nscale Server Application Layers in Form einer Datei ins Dateisystem exportiert werden. Diese exportierten Objekte können dann in eine andere Instanz des nscale Server Application Layers importiert werden. Die in einem Szenario enthaltenen Objekte lassen sich feingranular mit Hilfe eines Assistenten auswählen. Beim Import wird auf Konflikte mit dem bestehenden Zielsystem hingewiesen. Die Konflikte können interaktiv aufgelöst werden.

Durch umfangreiche Protokollierungs- und Reportingmöglichkeiten können der Umfang des Szenarios und Veränderungen am Zielsystem aufgezeichnet und überprüft werden.

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nscale Szenario Manager optimiert alle Anpassungsvorgänge der nscale Umgebung zwischen unterschiedlichen Quell- und Zielsystemen. Unter Berücksichtigung von technischen Abhängigkeiten können Objekte frei zu einem Szenario zusammengestellt und exportiert werden. Die Arbeitsweise ist global, also über alle Dokumentenbereiche hinweg.

Export

Beim Export mittels des Scenario Managers können die im nscale Server Application Layer verwalteten Objekte detailliert ausgewählt werden. Um die für ein konkretes Szenario notwendigen Objekte zusammenzustellen, werden die Abhängigkeiten und Referenzen der einzelnen Objekte angezeigt und auf Wunsch auch automatisch ausgewählt. Der Scenario Manager unterstützt den Anwender auf diese Art dabei, keine für sein Szenario notwendigen Objekte zu vergessen.

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nscale Szenario Manager integriert im nscale Administrator

Import

Beim Import eines Szenarios in Form einer NSB-Datei über nscale Szenario Manager werden die enthaltenen Objekte und Löschregeln analysiert und auf Konflikte mit den vorhandenen Objekten im Zielsystem geprüft. Objekte, die im Szenario aber nicht im Zielsystem vorhanden sind, werden im Zielsystem angelegt. Vorhandene Objekte werden aktualisiert, über Löschregeln hinterlegte Objekte werden gelöscht. Zur Auswahl einer NSB-Datei werden alle in einem Verzeichnis vorhandenen NSB-Dateien tabellarisch mit ihren Metadaten dargestellt.

Konflikte

Gegebenenfalls bestehende Konflikte zwischen Objekten im Quell- und im Zielsystem können mit nscale Szenario Manager aufgelöst werden. Hierbei besteht die Möglichkeit zu entscheiden, ob Objekte des Quellsystems verwendet werden oder Objekte des Zielsystems unverändert bestehen bleiben.

Eine Konfliktsituation besteht immer dann, wenn gleichnamige Objekte des Quellsystems und des Zielsystems sich unterscheiden. In diesem Fall kann das System nicht autonom entscheiden, welches Objekt erhalten bleiben soll. Konflikte dieser Art müssen manuell oder halbautomatisch aufgelöst werden.

Im Assistenten wird jederzeit die Anzahl der noch nicht aufgelösten Konflikte dargestellt. Erst wenn alle Konflikte aufgelöst wurden, kann der eigentliche Import ins Zielsystem erfolgen.

Über eine global wirkende Konfliktstrategie kann ausgewählt werden, wie mögliche Datenkonflikte auf Objektebene behandelt werden sollen.

Wird für ein Objekt ein Konflikt erkannt, muss für das Objekt vom Anwender entschieden werden, ob das bestehende Objekt überschrieben oder beibehalten werden soll oder ob ein Assistent geöffnet wird, mit dem das Objekt detailliert bearbeitet werden kann.

Detailassistenten

nscale Szenario Manager bietet im Konfliktfall die Möglichkeit, über sogenannte „Mergewizards" sehr feingranular den Benutzer entscheiden zu lassen, wie das Objekt im Zielsystem verändert werden soll.

Hierbei handelt es sich um Dialoge, in denen die Eigenschaften der beiden in Konflikt stehenden Objekte des Quell- und Zielsystems verglichen werden können. Auf Basis dieser Information besteht die Möglichkeit, einzelne Eigenschaften des resultierenden Objekts im Zielsystem gezielt den individuellen Anforderungen anzupassen.

Report beim Import



Report beim Import

Nach erfolgreichem Import wird eine Datei im NSB-Format geschrieben, die genau die an den Server gegebenen Daten enthält, sowie eine zweite Datei, die in einem Textformat die Objekte der Exportdatei, alle Änderungen (wie geänderte Referenzen) sowie die implizit hinzugefügten Objekte (etwa im Server mit seiner neueren Version nötige systemdefinierte Attributdefinitionen) aufführt.

5.4 Customizing-MöglichkeitenDie Anforderungen an ein System wie die Informationsplattform können sehr vielfältig sein. Viele Anforderungen lassen sich durch Standardfunktionen abdecken, andere erfordern Erweiterungen, Anpassungen und Anbindungen an andere Systeme.

Hierfür steht ein weiteres Highlight der Informationsplattform zur Verfügung: Die vielfältigen Anpassungs- und Erweiterungsmöglichkeiten von nscale in allen Ebenen.

Auf der Serverseite bietet nscale ein umfangreiches API für die allgemeinen DMS/ECM Anpassungsmöglichkeiten von nscale Server, durch welche der Anwendungsprogrammierer auf den gesamten Kontext zugreifen kann. nscale Server verfügt über eine integrierte Workflow-Funktionalität und ermöglicht, eine Prozessdefinition durch eine kundenspezifische Implementierung zu erweitern.

Weiter können in nscale Pipeliner individuellePlug-ins für die Verarbeitung von Spool Dateien entwickelt werden.

Alle nscale Oberflächen bieten ebenso wie der nscale Server vielfältige Schnittstellen und Erweiterungsmöglichkeiten an.

Zwei Dinge sind an dieser Stelle wichtig:

Stabilität

Die Schnittstellen der Informationsplattform sind stabil. Auf Basis der nscale Schnittstellen implementierte Anwendungen oder Erweiterungen können mit neuen Programmversionen genutzt werden, versprochen!

Transparenz

Alle nscale Schnittstellen sind sehr gut dokumentiert und werden mit Beispielen und ausführlichen Schnittstellenbeschreibungen ausgeliefert.

Wir geben an dieser Stelle nur einen kurzen Überblick und können die vielfältigen Customizing-Möglichkeiten nur grob anreißen. Für einen umfangreichen Überblick halten wir das nscale Customizing Handbuch bereit.



6 nscale Schnittstellen ist ein offenes und modernes System. Neben der Bereitstellung von passenden Lösungen und nscale

intuitiven Anwenderoberflächen bietet es verschiedenste Schnittstellen auf allen Ebenen an: Schnittstellen zur datenbasierten Kommunikation wie auch vollständige Software Development Kits (SDK) mit web- und windowsbasierten Masken.

In der Arbeitswelt besteht ein Ziel stets darin, ein reibungsloses Arbeiten zu erreichen. Allerdings sind System- und Programmlandschaften in Unternehmen heutzutage oftmals sehr heterogen, es gibt diverse Anwendungen mit mannigfaltigen Ansätzen und Architekturen.

Für eine nahtlose und vor allem schnelle Integration sind passgenaue Schnittstellen daher unerlässlich. In den seltensten Fällen müssen bestehende Fachverfahren und ein eingesetztes System für die Ressourcenplanung eines gesamten Unternehmens (ERP-System) nicht beachtet werden – üblicherweise gilt es, bestehende Systeme zu integrieren oder in verwaltete Informationen nscalebestehenden Systemen zugänglich zu machen.

Für eben jene Anforderungen bietet Anwendungsentwicklern sowohl -eigene nscale nscaleSchnittstellen als auch standardisierte Industrie-Schnittstellen an.

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Die vielfältigen Schnittstellen des nscale Servers setzen auf unterschiedlichen Ebenen an.

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Neben den Schnittstellen zur Kommunikation mit und damit dem Zugriff auf Daten und nscale



Neben den Schnittstellen zur Kommunikation mit und damit dem Zugriff auf Daten und nscaleInformationen, die innerhalb von verwaltet werden, stehen zusätzliche Funktionalitäten zur nscaleVerfügung. Diese lassen sich auch unabhängig von verwenden, z. B. Formatkonvertierungen nscalenach PDF und PDF/A von nahezu allen bekannten Formaten oder Textextraktionen.

Ein weiterer Anwendungsfall für Schnittstellen des -Systems ist der OEM-Bereich, für welchen nscalesowohl client- als auch serverseitig umfangreiche Software Development Kits angeboten werden. Alle

-Komponenten sind für den OEM-Einsatz vorbereitet und lassen sich schnell und unkompliziert nscaleeinrichten. Für die Entwicklung eigener Clients und Oberflächen stehen das sowie das nscale Web SDK

zur Verfügung. Diese enthalten neben umfangreicher Dokumentation auch nscale Windows SDKTutorien und Beispiele, um Schritt für Schritt eigene Oberflächen auf Basis der -Technologie zu nscaleimplementieren.

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Die Abbildung zeigt die beiden Kategorien der nscale-Schnittstellen (clientseitige und serverseitige Schnittstellen). Die clientseitigen Schnittstellen bieten die Möglichkeit, auch nscale-Masken, -Trefferlisten, -Dialoge etc. zu verwenden.

6.1 MarktstandardsÜber die offenen Schnittstellen werden marktrelevante Standards wie E-Mail Clients (z. B. Microsoft Outlook und Thunderbird via IMAP), Microsoft Office, Windows-Explorer, aber auch viele weitere Anwendungen auf Basis von Windows, Linux und Mac OS X eingebunden. Darüber hinaus sind z. B. via REST (Representational State Transfer) Informationen aus nscale in beliebige Server, ERP/CRM-Systeme, Nachrichtensysteme und Fachapplikationen abrufbar.

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ERP- und CRM-Systeme

Die Informationsplattform nscale verfügt über ein breites Schnittstellenspektrum. Für viele gängige ERP/CRM-Systeme wurden spezielle Konnektoren entwickelt (z. B. Microsoft Dynamics CRM, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV, JD Edwards, Baan, SAP, Infoma, Hamburger Software). Über die offenen Schnittstellen sowie über den universellen ERP/CRM-Connector können ERP/CRM-Systeme unabhängig von ihrer Architektur und Programmiersprache ganz einfach auf die benötigten Informationen in nscale zugreifen.

Darüber hinaus präsentiert die Ceyoniq Technology GmbH eine innovative Integrationstechnik, die die Anbindung von nscale an verschiedenste ERP-Systeme einfach und schnell gewährleistet. Mit dem Xternal Connector können Unternehmen mit unkonventionellem ERP-System oder mit Branchenlösungen auch ohne passende Integrationstechnik die benötigten Anbindungen innerhalb kürzester Zeit völlig unkompliziert realisieren.

6.2 Universeller ERP/CRM ConnectorFür Verbindung z. B. zu ERP / CRM-Systemen stellt nscale einen „universellen ERP/CRM-Connector" zur Verfügung. Dieser erlaubt mit minimalem Projektaufwand die Anbindung von nscale an solche Systeme.

Die Hauptfunktionalität ist:

Optimale Integration in ERP / CRM-Systeme

nscale APIs in Java, .Net, COM

Protokollunterstützung für SOAP (CMIS), REST, SAP ILM, WebDAV, IMAP, RSS

Microsoft SharePoint Simulation

Windows Explorer Integration

Integration von Ressourcen auf Basis von Samba, CIFS, Webserver (HTTP), Webserver (FTP)

Jedes ERP - oder CRM-System arbeitet intern mit betriebswirtschaftlichen Objekten. Sei es eine Rechnung, ein Servicevorfall, eine Bestellung oder eine Bewerbung: Jedes dieser Objekte hat im System eine eindeutige ID, um es identifizieren zu können. Üblicherweise müssen zu diesen Objekten bzw. IDs Informationen gespeichert werden — beispielsweise die eingescannte Originalrechnung oder eine E-Mail mit den Bewerbungsunterlagen.

Informationen in nscale sind ebenfalls Objekte und haben auch eindeutige IDs. Man muss die IDs der



Informationen in nscale sind ebenfalls Objekte und haben auch eindeutige IDs. Man muss die IDs der betriebswirtschaftlichen Objekte mit den IDs der nscale Objekte verknüpfen.

Dieses kann innerhalb des ERP/CRM-Systems geschehen. Dann ist dazu aber die Mitarbeit des Herstellers notwendig.

Alternativ kann eine offene Schnittstelle zur Erweiterung der Funktionalität durch nscale genutzt werden. Die großen ERP -Systeme haben üblicherweise solche Schnittstellen.

Die Verknüpfung kann aber auch innerhalb der Informationsplattform nscale stattfinden. Dazu wird neben den Informationsobjekten auch die ID der betriebswirtschaftlichen Objekte gespeichert. nscale bietet diese Vorgehensweise bereits im Standard.

Nach der Verknüpfung der Objekte des ERP /CRM-Systems mit den nscale-Objekten ist die Frage der Anzeige zu klären. Entweder zeigt man die Informationen aus der ERP-Anwendung an, oder aus dem nscale Client. Letzteres ist bei nscale eine Standardfunktion.

Um die Informationen an das ERP/CRM-System auszuliefern, bieten wir mit nscale ein deutlich erweitertes Schnittstellenspektrum an. So können ERP/CRM-Systeme völlig unabhängig von ihrer Architektur und verwendeten Programmiersprache ganz einfach auf die benötigten Informationen zugreifen.

Für viele gängige ERP/CRM-Systeme bietet nscale fertige Konnektoren an. Viele Standardaufgaben, wie die Verknüpfung von Objekten, werden dabei bereits von nscale übernommen. Die offenen Schnittstellen ermöglichen die einfache Integration aus beliebigen Programmiersprachen.

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Die vielfältigen Anbindungsmöglichkeiten der nscale Informationsplattform mit ERP und CRM Systemen

6.3 nscale Server SDKIm Detail beinhaltet das u. a. den ( . Dieser stellt zum nscale Server SDK nscale Advanced Connect AC)einen die Standard-Schnittstelle zur Kommunikation mit dem zur Verfügung, ebenso nscale Serverbietet er alle Möglichkeiten und nötigen Bibliotheken zur -Plug-in-Entwicklung.nscale Server

Zusätzlich zum bietet der ) einen direkten, vom AC nscale Base Connect (BC nscale Server Application unabhängigen, Zugriff auf die Funktionalitäten des . Die Base Layer nscale Server Storage Layers

Connector-Schnittstelle stellt dabei alle Funktionen des bereit Durch die nscale Server Storage Layers .Architektur des stellt der einen hochperformanten und nahezu nscale Server Storage Layers BCbeliebig skalierbaren "BlobStore" zur Verfügung. Wenn es um die einfache Ablage von Inhalten über das "Garderobenmarken-Prinzip" geht, ist der bzw. der die Base Connector nscale noSQL BlobStorebeste Wahl.

Das beinhaltet eine ausführliche Schnittstellenbeschreibung auf Basis von javadoc nscale Server SDK



Das beinhaltet eine ausführliche Schnittstellenbeschreibung auf Basis von javadoc nscale Server SDKbeziehungsweise .NET. Die Schnittstellenbeschreibung umfasst dabei nicht nur die ausführliche Beschreibung aller Klassen und Funktionen, sie enthält auch viele eingebettete Beispiele und Hinweise, sodass der Anwendungsentwickler einen schnellen und aufbereiteten Zugang zur -nscale ServerSchnittstelle erhält.

Auch bietet das unabhängige Services und Schnittstellen im Bereich der nscale Server SDKFormatkonvertierung und der Textextraktion für die Volltextverstichwortung an. Die Funktionalität wird beispielsweise vom verwendet, um Previews und Thumbnails zu nscale Server Application Layererzeugen. Alle Funktionalitäten stehen dabei als dokumentierte Schnittstelle auch unabhängig eines

-Kontextes bereit. So lassen sich die Methoden auch für eigene Zwecke außerhalb einer -nscale nscaleSystemlandschaft nutzen.

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Die Grafik zeigt die einzelnen Bestandteile der serverseitigen nscale-Schnittstellen. Der nscale Advanced Connector und der nscale Base Connector bilden zusammen das nscale Server SDK. Der nscale Server bietet zudem weitere Protokolladapter, so z. B. eine CMIS-Schnittstelle oder auch einen REST-Adapter. Über diese Standard-Industrieschnittstellen ist der nscale Server in nahezu beliebige Umgebungen einfach zu integrieren.

6.3.1 nscale Advanced ConnectDie Standard-Schnittstelle von nscale Server ist der Advanced Connector (AC). Dieser stellt alle Funktionalitäten als gesonderte Services bereit und ist über Java, Visual Basic und .NET ansprechbar. Um eine Überfrachtung zu vermeiden, werden die Funktionalitäten in einzelne Services gruppiert. Der umfangreiche Advanced Connector wird zum Beispiel von den nscale-Clients (nscale Cockpit, nscale Desktop, nscale Web, nscale Administrator) als einheitliche Zugangsschnittstelle zum nscale Server genutzt.



6.3.2 nscale Base ConnectZusätzlich zum Advanced Connector bietet der Base Connector (BC) einen direkten, vom nscale Server Application Layer unabhängigen Zugriff auf die Funktionalitäten des nscale Server Storage Layers.

bietet die unbegrenzte Speicherung von Dokumenten. Durch die nscale Server Storage Layer hochperformante NoSQL-Datenhaltung kann das System in konstanter Zeit auf jedes Server- Dokument zugreifen. Es spielt also für das Ablegen und Aufrufen von Dokumenten keine Rolle, ob mehrere Tausend oder aber Millionen von Dokumenten gespeichert wurden.

6.3.3 nscale Server Plug-insBestehende Server-Funktionen, wie zum Beispiel das Anlegen, Archivieren oder die Attributänderung von Dokumenten, können beliebig verändert oder erweitert werden. Hierzu bietet der nscale Server Plug-in/Hook-Schnittstellen im Bereich des Application Layers und des nscale Pipeliners.

Auf diese Weise kann der Administrator in beliebige Abläufe eingreifen und diese verändern — bis hin zum vollständigen Überschreiben bestehender Funktionalitäten.

Ein weiterer Vorteil ist die zeitunabhängige Durchführung arbeitsintensiver Aufgaben.

Die Programmierung der Plug-ins erfolgt in Java. Dabei kann auf die gesamte nscale Server-API zugegriffen werden. Die Einrichtung der Plug-ins erfolgt bequem über den nscale Administrator

Auf der Serverseite bietet nscale ein umfangreiches API für die allgemeinen DMS/ECM Anpassungsmöglichkeiten von nscale Server, über das der Anwendungsprogrammierer auf den gesamten Kontext zugreifen kann. nscale Server verfügt über eine integrierte Volltext-Funktionalität und ermöglicht es, eine Prozessdefinition durch eine kundenspezifische Implementierung zu erweitern. Weiter können in nscale Pipeliner individuelle Plug-ins für die Verarbeitung von Spooldateien entwickelt werden.

6.3.4 nscale Server Plug-in APIDie nscale Server Plug-in–Schnittstelle ist ein sehr mächtiges Customizingwerkzeug und ermöglicht es, das Verhalten von nscale Server und seine Funktionsweise in vielerlei Hinsicht zu beeinflussen und damit an Kundenwünsche anzupassen. Mit dieser Schnittstelle ist eine tiefe Integration von nscale mit anderen kundenspezifischen Anwendungen und Produkten möglich.

Die Anpassungsmöglichkeiten des Server Plug-in API kann man in zwei Bereiche unterteilen:

allgemeine DMS-Anpassungsmöglichkeiten

Workflow Funktionalität Anpassungsmöglichkeiten

Allgemeine DMS AnpassungsmöglichkeitenDie folgende Abbildung zeigt allgemeine DMS-Anpassungsmöglichkeiten von nscale Server. An jeder dieser Schnittstellen hat der Anwendungsprogrammierer Zugriff auf den gesamten Kontext und es stehen ihm alle Services des API zur Verfügung.



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Anpassungsmöglichkeiten von nscale Server Application Layer in der Übersicht. Die Grafik zeigt dabei durchnummeriert von 1 bis 8 die unterschiedlichen Anpassungsstellen.

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An den in der Abbildung dargestellten Stellen können kundenspezifische Veränderungen vorgenommen werden:

Service Invocation:Hier können die Parameter eines API Calls verändert werden, bevor dieser durch die Business Logik bearbeitet wird. Hier können vor jedem Methodenaufruf im Server eigene Methoden ausgeführt werden. An dieser Stelle kann auch eine individuelle Reaktion auf Fehler realisiert werden.

Service Invocation:Hier können die Ergebnisse eines API Calls geändert werden, nachdem dieser durch die Business Logik bearbeitet wurde. Nach jedem Methodenaufruf im Server können eigene Methoden ausgeführt werden. An dieser Stelle kann auch eine individuelle Reaktion auf Fehler realisiert werden.

Service-Method Overwrite:Mit dieser Methode kann ein API Call komplett überschrieben werden. Hier können die Methoden des Servers durch eigene Methoden überlagert werden. In diesem Fall kann eine Implementierung einer völlig eigenen Business Logik folgen.

SQL-Prepare:Hiermit wird die Möglichkeit geboten, die abzusetzenden SQL Statements zu verändern, bevor diese an die Datenbank Engine als Anfrage gestellt werden. Dies kann z. B. bei verschiedenen Datenbanken zur Optimierung der Datenbanksuche eingesetzt werden.

(Virtual-Rendition:)Mit Virtual Renditions können kundenspezifische Ersatzdarstellungen generiert und dafür Third-Party Tools und Konverter integriert werden.

Custom-Job:



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Custom-Job:Die Aufgabe Custom-Job ermöglicht es, beliebig viele eigene Job-Implementierungen zu schreiben, die im Server regelmäßig gestartet werden.

Class-Loader:Hiermit können eigene Klassen in den Server geladen werden, um sie später z. B. für Workflow Actions, Assignment Handler etc. zu verwenden.

Core Hook:Eine weitere Möglichkeit der Anpassung bietet die Implementierung eines Core Hooks. Ein Core Hook kommt immer dann zum Einsatz, wenn beim Starten oder Beenden von nscale Server Application Layer eine Aktion angestoßen werden soll.

6.3.5 Anpassungsmöglichkeiten im Bereich BPMDie Logik einer mit nscale Process Designer erstellten Prozessdefinition wird in nscale Server verarbeitet. Hier bietet nscale Server drei Möglichkeiten zur Erweiterung einer Prozessdefinition durch eine kundenspezifische Implementierung:

Implementierung eines eigenen Decision Handlers:Hiermit können Entscheidungen innerhalb einer Prozessdefinition durch eigene Logik implementiert werden.

Implementierung eines eigenen Assignment Handlers:Hiermit können Aufgaben einer Prozessdefinition durch eine eigene Logik zugewiesen werden.

Implementierung von Actions:Mittels sogenannter Actions können ganz individuelle Kunden- und Projekt-Anforderungen zur automatischen Verarbeitung von Informationen und Objekten umgesetzt werden. Innerhalb einer selbst implementierten Action kann z. B. eine fremde Datenquelle oder ein Fremdsystem angesprochen werden.

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Individuelle Anpassungsmöglichkeiten in den unterschiedlichen Bereichen der nscale BPM-Funktionalität

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In allen drei Fällen hat der Anwendungsentwickler nahezu vollen Zugriff auf alle öffentlichen nscale Schnittstellen.



6.3.6 nscale Pipeliner Plug-ins

Anpassungsmöglichkeiten von nscale Pipeliner

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Mit nscale Pipeliner werden große Mengen von Spooldateien und Einzeldokumenten inklusive Verstichwortung verarbeitet. Dabei durchlaufen Dokumente einen Bearbeitungsprozess, der aus einer Reihe aufeinander aufbauender Bearbeitungsschritte besteht. Jeder Bearbeitungsschritt wird durch ein so genanntes Plug-in durchgeführt.

Hier bietet der nscale Pipeliner die Möglichkeit, ein oder mehrere individuelle Plug-ins zu entwickeln. Dafür steht eine entsprechende Programmierschnittstelle (SDK) für die Programmiersprachen C++ und Java zur Verfügung.

Für alle unterstützten Betriebssystemplattformen und Datenbanken bietet nscale Pipeliner einen generischen ODBC-Zugang.

6.4 nscale Client SDKsGenauso wie nscale Server bieten auch alle nscale Oberflächen umfangreiche Schnittstellen an. Die Bandbreite reicht von der Erweiterung der nscale Clients um eigene Funktionen bis bin zur effektiven und schnellen Eigenentwicklung von Oberflächen auf der aktuellen IMAF Basis.

6.4.1 nscale Cockpit SDK (IMAF)Das Information Management Application Framework - kurz IMAF - ist mehr als eine Schnittstelle: IMAF ist vielmehr ein Framework, welches auch eine klassische SDK-Schnittstelle bereitstellt. Die Programmierplattform ist hierbei .Net4.0/WPF

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Die Grafik zeigt die grundsätzlichen Zugriffsmechanismen auf das IMAF Framework.

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Einsatzszenarien des IMAF-Frameworks:

nscale Cockpit anpassen und erweitern. Hierbei stehen Ihnen mit dem IMAF Framework viele Erweiterungsmöglichkeiten zur Verfügung:

Erweiterung des IMAF

Skriptcode (C#) in Maskendesign (gilt für den Integrierten Maskendesigner)

Nutzung des verbundenen Cores

Spezialsteuerelemente (datengebunden an nscale Attribute), Pflichtfeld, Datentyp, erweiterte Validierung …

u. v. m.

Client Entwicklung (z. B. nscale Cockpit). Nutzen Sie das IMAF Framework um eigene Clients und Anwendungen zu implementieren. Wir empfehlen dabei folgender Vorgehensweise zu folgen:

Initialisierung des IMAF-Frameworks

Erzeugung des Hauptfensters

Festlegung des Inhaltselements (z. B. Workspace, Menü etc.)

Festlegung des Standardverhaltens (z. B. Start – Hauptfenster – usw.)

Festlegung des Verhaltens auf Applikationsebene

Integration in Fremdapplikationen (z. B. nscale Office Integrator). Wir empfehlen dabei folgender Vorgehensweise zu folgen:

Verbindungskomponente (z. B. .Net-Komponente mit COM Interface)

Evtl. Initialisierung in eigener AppDomain

Definition von Aufrufen in AppDomain

Typischerweise kein Hauptfenster

Nutzung von Core und UI (Dialoge)

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Die Grafik zeigt einige Anwendungsbeispiele des nscale Windows SDK. Der Anwendungsentwickler kann darüber auf fertige Masken und Dialoge von nscale Cockpit zurückgreifen.

6.4.2 nscale Web SDKÜber das nscale Web SDK ist es möglich, nscale Web mit Plug-ins zu erweitern — bis hin zur Eigenentwicklung eines Web Clients als Web Oberfläche für nscale Server.

nscale Web verwendet das Webframework Tapestry in den Versionen 4 und 5, um aus Java-Klassen, HTML-Templates, Stylesheets und JavaScript-Code die im Browser angezeigte Oberfläche zu generieren.

Vor allem durch die Möglichkeit per Kontextmenü auf einer Auswahl eine eigene Aktion auszuführen oder eine selbstdefinierte Seite zu öffnen, ist das Plug-in-Konzept von nscale Web äußerst flexibel. Mit Hilfe des Web SDKs lässt sich ein breites Spektrum von Wünschen und individuellen Lösungen abdecken.

Mitgelieferte Plug-in-Beispiele dienen hier als Grundstruktur. Die Dokumentationen im Javadoc-Format und die ebenfalls enthaltenen notwendigen Java-Bibliotheken ermöglichen einen schnellen Einstieg in die Plug-in-Entwicklung für nscale Web.

Das Web SDK wird als zip-Datei ausgeliefert, die folgende Ordner enthält:

/confDer Ordner conf enthält die Vorlagedateien für eine eigene Menükonfiguration und ein eigenes Stylesheet.

/docsDer Ordner docs enthält die Dokumentation der freigegebenen Java-Packages und Komponenten.

/libDer Ordner lib enthält die für die Plug-in-Entwicklung nötigen Java-Bibliotheken.

/samplesDer Ordner samples enthält eine beispielhafte Plug-in-Grundstruktur für den leichten Einstieg.

Mit Hilfe dieser Werkzeuge und nscale Administrator, zur leichten Konfiguration der verwendeten



Mit Hilfe dieser Werkzeuge und nscale Administrator, zur leichten Konfiguration der verwendeten Anpassungen und Plug-ins, lassen sich viele Anforderungen relativ einfach umsetzen. Vieles lässt sich an vorgefertigten Stellen direkt einbinden, größere Anforderungen sollten über eigene Aktionen, Komponenten oder Seiten umgesetzt werden.

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Die Grafik zeigt einige Anwendungsbeispiele des nscale Web SDK. Der Anwendungsentwickler kann darüber auf fertige Masken und Dialoge des nscale Web-Clients zurückgreifen.

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Typische Anwendungsfälle zur Benutzung des Web SDKs sind z. B.:

Eine eigene Menükonfiguration einspielen

Dieses Vorgehen wählt man beispielsweise, wenn standardmäßig vorhandene Optionen in nscale Web abgeschaltet werden sollen, Menüeinträge umsortiert oder umgruppiert werden sollen, neue Aktionen hinzukommen oder neue Seiten aufgerufen werden sollen.

Einen Baumfilter setzen.

Über diese Plug-in-Art können die mit nscale Web angezeigten Baumstrukturen (Ordnerstruktur und Organigramm-Baum) manipuliert werden. Hier könnten z. B. Knoten aus dem Baum entfernt, umbenannt oder eingefügt werden.

Einen Inhaltskomponentenfilter setzen.

Hiermit kann die Anzeige der Ersatzdarstellungen manipuliert werden. Typischerweise werden hiermit für bestimmte Benutzer Ersatzdarstellungen ausgeblendet oder die Thumbnail-Ersatzdarstellung versteckt.

Die Navigationssuche umleiten.

Hiermit kann der Suchdialog von nicht navigierbaren Ordnern umgeleitet werden, z. B. auf einen selbst geschriebenen Suchdialog oder den Standard-Suchdialog.

Die Stammdatensuche umleiten.



Die Stammdatensuche umleiten.

Hiermit kann der Stammdatensuchdialog auf einen selbst geschriebenen Dialog umgeleitet werden.

Icons austauschen.

Die von nscale Web verwendeten Icons können alle einzeln ausgetauscht werden.

Zusätzliche Sprachressourcen einbinden.

Wer ein Plug-in schreibt und dem Benutzer je nach eingestellter Browsersprache lokalisierte Texte anbieten will, kann hier eigene Sprachressourcen-Dateien hinzufügen. Alternativ können auch die in nscale Web lokalisiert angezeigten Texte durch eigene Texte überschrieben oder weitere Sprachen hinzugefügt werden.

Die Anmeldekette manipulieren.

Dieses Feature dient dazu, unerwünschte Seiten, wie die Überprüfung des Kennwortablaufs oder die Überprüfung auf Stellvertretungen aus der Anmeldekette zu entfernen oder selbst geschriebene Seiten in die Anmeldekette einzubauen. Somit könnten eigene Aktionen, die bei jeder Anmeldung durchlaufen werden sollen, eingerichtet werden oder nach der Anmeldung gleich zu einer eigenen Seite weitergeleitet werden.

Eigenes Styling einbinden.

Um dem nscale Desktop Web ein kundenspezifisches Styling zu geben, können weite Teile über eine einfache Konfiguration angepasst werden. Dazu gehören zunächst das sogenannte Favicon und die Hintergrundbilder des Anmelde- sowie des Autobox-Dialogs.

Neben diesen passiven Elementen kann die Standard-Toolbar-Komponente von nscale Web durch eine eigene ersetzt werden, um z. B. ein eigenes Logo mit eigener Verlinkung einzubauen.

Zudem lässt sich eine eigene CSS-Datei als Stylesheet verwenden, um das Aussehen der einzelnen HTML-Elemente von nscale Web an die eigenen Vorstellungen anzupassen.

HTTP Adapter umlenken.

An verschiedenen Stellen in nscale Web werden Referenzen auf spezielle Unterseiten wie die Dokumentenanzeige oder das Hauptfenster generiert, die teilweise auch von anderen Clients genutzt werden. Lenkt man diese sogenannten HTTP Adapter auf andere, eigene Seiten um, so lässt sich damit das individuell gewünschte Verhalten programmieren.

Entwicklung eigener Webclients mit dem nscale Web SDK

Neben der Möglichkeit, mit Hilfe des Web SDKs Plug-ins und andere Erweiterungen für nscale Web zu entwickeln, kann dieses auch dafür verwendet werden, ganz eigene Weboberflächen zu entwickeln.

Ceyoniq stellt mit dem nscale Web-SDK einen umfangreichen Baukasten zur Verfügung, um schnell und einfach individuelle Benutzeroberflächen für den Web-Browser anbieten zu können.So können bereits vorgefertigte Strukturen des Standard-Web-Clients (nscale Web) mitgenutzt werden, um in kurzer Zeit einen genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Web-Client bereitzustellen.

Im Folgenden sehen Sie ein Beispiel, wie ein individueller Web-Client auf Basis des nscale Web SDKs aussehen kann. Hier wurden Technologien und Masken des nscale Web SDKs benutzt, um eine einfache Oberfläche mit Baum, Suche und Ergebnisliste darzustellen.

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In dieser Abbildung sehen Sie eine beispielhafte Darstellung. Auf der linken Seite befindet sich die komplette Aktenstruktur. Darüber lassen sich direkt in den ausgewählten Unterordnern die Dokumente darstellen. Darüber hinaus haben Sie auf der rechten Seite Attribute, die Sie entsprechend für eine Suche ausfüllen können. Die Ergebnisliste befindet sich direkt darunter. In der linken unteren Ecke haben Sie eine Dropzone, in dem Nutzer lokale Dokumente bequem ablegen können.

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JSR

JSR steht für Java Specification Request und beschreibt die unterschiedlichen Anforderungen an eine Java Applikation. nscale Web bzw. nscale Web SDK unterstützt u.A. JSR 170/283 und auch JSR 168/286. Letztere ermöglicht auch die Integration von nscale Web Technologien in Portal-Servern.

6.4.3 nscale Xternal ConnectorDer nscale Xternal Connector ist eine Automatisierungsschnittstelle von nscale Cockpit. nscale Xternal Connector ermöglicht es, auf unkomplizierte Art „Fremdprogramme" mit minimalem Integrationsaufwand ohne Programmierung oder Skripting einzubinden.

Dabei erweitert er das nscale Cockpit SDK mit einer einfachen URL-basierten Kommandozeilen-Schnittstelle. Zudem werden verschiedene nscale Cockpit SDK Calls zu fachbezogenen Aufrufen zusammengefasst und durch den nscale Xternal Connector dem Anwendungsentwickler angeboten.

nscale Xternal Connector dient als Bindeglied zwischen einem externen Programm und nscale Cockpit bzw. dem nscale System, um Suchabfragen nach Dokumenten im nscale-Umfeld aus Fremdprogrammen zu ermöglichen.

In vielen Anwendungsbereichen, insbesondere im Umfeld von Enterprise Resource Planning-Systemen (ERP), existieren unterschiedlichste Programme, die über keine direkte Anbindung an ein Content Management System (CMS) verfügen. Die Applikationen, insbesondere aus dem ERP-, PPS-und CRM-Umfeld, sollen auf unkomplizierte Weise integriert werden. Mit nscale Xternal Connector hat die Ceyoniq Technology GmbH eine einfache Schnittstelle geschaffen, die dieses Problem aufgreift und dafür eine unkomplizierte Lösung bereitstellt.

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Architekturbild des nscale Xternal Connectors IMAF: Der nscale Xternal Connector IMAF wird über einen Shell-Aufruf aus einer Fremdapplikation (z. B. Microsoft Dynamics AX) gestartet.

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Mit nscale Xternal Connector lässt sich nscale Funktionalität auf sehr einfache Weise in Fremdapplikationen integrieren bzw. nscale Cockpit fernsteuern.

Schwerpunkte von nscale Xternal Connector sind:

Anzeige und Ablage von Dokumenten über nscale

Anzeige von nscale Geschäftsprozessen

Schreiben und Lesen von nscale Dokumentattributen

Anzeige von nscale Ersatzdarstellungen

Minimaler Integrationsaufwand

Integration ohne Programmierung oder Skripting

Benutzung und Präsentation der nscale Client-Masken innerhalb der Fremdapplikation

Anzeige über zweiten Bildschirm möglich: Auf Bildschirm 1 befindet sich die führende Applikation, Bildschirm 2 zeigt die Suchabfrage an.

Xternal Connector IMAF kann im selben Thread wie die aufrufende Applikation laufen. Vorteil: Beim Beenden der Applikation wird auch der Connector beendet.

Individuell anpassbare Beschriftung für die Windows und Info-Leiste

Um nscale Xternal Connector zu verwenden, muss das Fremdprogramm bzw. die führende Applikation über die Möglichkeit eines Shell-Aufrufs mit entsprechender Parametrisierung verfügen. Die Anzeige der nscale-Informationen kann mit in den Prozess der Fremdapplikation überführt werden.

Dies bedeutet, dass die Anzeige geschlossen wird, wenn die führende Applikation beendet wird. In der Konfigurationsdatei können beliebige Verknüpfungsregeln hinterlegt werden. So können die unterschiedlichsten Suchabfragen erzeugt werden, indem festgelegt wird, in welcher Form die Suche durchgeführt werden soll. Im nscale-System selbst ist daher keine Programmierung erforderlich.

URL Kommandozeilen Parameter

Beliebige nscale Xternal Connector Job-Kommandozeilen können in URLs kodiert werden. Dies erweitert die Funktionalität des nscale Xternal Connectors um die Möglichkeit, dynamisch URL-Aufrufe z. B. in nscale Masken zu platzieren.

Damit ist u. a. ein dynamischer, parametrisierbarer, URL-basierter Aufruf des Xternal Connector IMAF möglich. Dies erweitert das Einsatzgebiet des Xternal Connector IMAF erheblich.

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Ein Teil der Konfigurationsoberfläche von nscale Xternal Connector

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nscale Xternal Connector verbindet sich mit nscale Cockpit und die Suche wird initialisiert. Bei erfolgreicher Suche erscheint das Dokument entweder „navigiert" und es wird direkt an die gesuchte Stelle im Cockpit gesprungen oder das Dokument wird im integrierten Browser angezeigt. Für den Link-Aufruf aus beispielsweise einer E-Mail ist dies ebenfalls unkompliziert möglich.

Ein Aufruf von nscale Xternal Connector ist z. B. durch folgende Anwendungen möglich:

Microsoft Dynamics® AX

Infoma® newsystem®

SAP

u. v. m.

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Ein SAP Kreditor Dialog: Dienste zum Objekt (Schaltfläche ganz rechts), Verbindung durch nscale Xternal Connector zum nscale Cockpit.

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Die resultierende Ergebnisliste der Suche in SAP in nscale Cockpit

nscale smart Executionnscale smart Execution bezeichnet eine Funktionalität, die nscale Xternal Connector bietet. Dabei erweitert der nscale Xternal Connector das Spektrum der Möglichkeiten von nscale smart Search um Einiges. Mit nscale smart Execution lassen sich nahezu beliebige Operationen einstellen und parametrisieren. So kann der Anwender beispielsweise direkt in eine Akte oder einen Kreditor springen, um dort etwas abzulegen oder nachzusehen.

6.4.4 nscale Admin SDKÜber das nscale Admin SDK ist es möglich, eigene „Administrierungsknoten" in nscale Administrator zu integrieren, d. h. in die nscale Administrator Benutzeroberfläche können eigene Software-Komponenten eingetragen werden.

Die Komponenten haben dabei vollen Zugriff auf alle nscale und Third-Party APIs, die nscale



Die Komponenten haben dabei vollen Zugriff auf alle nscale und Third-Party APIs, die nscale Administrator zur Verfügung stellt (nscale Advanced Connector, nscale Base Connector, nscale Pipeliner API, Datenbank Client Treiber). Über den nscale Remote Management Service (RMS) kann auch auf fremde Rechner zugegriffen werden, sofern der nscale Remote Management Service auf diesem System installiert ist. Damit sind im nscale Administrator dateibasierte Konfigurationsänderungen auf entfernten Rechnern möglich.

Das Admin SDK benutzt Eclipse-konforme Extension Points zum Andocken in den nscale Navigator Baum. Jedes Eclipse-konforme Plug-in kann in nscale Administrator integriert werden.

6.4.5 nscale Monitoring Console SDK

Nagios® IntegrationDie Monitoring Console bietet die Möglichkeit, ihre Sensoren über Software von Drittanbietern abfragen zu lassen. Dies wird mit Hilfe von Nagios®, dem Industriestandard für das Monitoring von IT-Infrastrukturen, realisiert.

Für die Umsetzung ist lediglich ein Shell-Skript erforderlich, welches im Lieferumfang von nscale Monitoring Console enthalten ist. Dieses Shell-Skript benötigt das Kommandozeilen-Tool Curl, um einen mit bestimmten Parametern versehenen Aufruf an die Monitoring Console zu richten.

Das nachfolgende Schaubild zeigt drei Sensoren der Monitoring Console, die über den Aufruf des Skripts in die Fremdsoftware übernommen wurden.

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Über die Parameter, die beim Aufruf des Skripts verwendet werden, wird bestimmt, welche Ressource mit welchem Sensor eingebunden werden soll. So ist es möglich, ausgewählte Sensoren auch außerhalb der nscale-Welt im Blick zu haben. Kritische Zustände werden, wie in nscale, mit der Farbe Rot gekennzeichnet.

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REST LinksDarüber hinaus bietet das SDK die Möglichkeit, nscale Sensoren mittels REST Links abzufragen. Hierfür liefert das SDK einige Beispiele mit, die anschaulich zeigen, wie man dies sinnvoll einsetzt.

Über das SDK können beliebige Sensoren der nscale Monitoring Console hinzugefügt werden. Das SDK



Über das SDK können beliebige Sensoren der nscale Monitoring Console hinzugefügt werden. Das SDK bietet dazu entsprechende Interfaces an. Darüber hinaus lassen sich der Monitoring Console aber auch neue Sensoren hinzufügen, indem der neue Sensor als Bean-Shell Skript beschrieben wird. Damit lassen sich neue Sensoren quasi als Makros dem System hinzufügen, ohne dass der Anwendungsentwickler eine eigene Programmierumgebung dafür benötigt.

6.5 Standard-Industrieschnittstellennscale stellt mit WebDAV (Web-based Distributed Authoring and Versioning), REST (Representational State Transfer) und CMIS (Content Management Interoperability Service) drei standardisierte Industrieschnittstellen zur Verfügung.

Der Markt stellt dafür bereits Client-Bibliotheken und Anbindungen zur Kommunikation bereit. Diese Protokolle werden standardmäßig von vielen Programmen unterstützt. Dies ermöglicht ohne zusätzlichen Integrationsaufwand die Integration in unterschiedlichste Standardprogramme.

6.5.1 iCAL, iCalenderiCalendar ist ein zum Austausch von , das in standardisiert ist. Datenformat Kalenderinhalten RFC 5545Sämtliche nscale-Kalender Informationen können über iCalendar in die gängigen Kalender-Clients (z. B. Microsoft Outlook, Novell GroupWise) integriert und angezeigt werden.

6.5.2 SAPDie speziell entwickelte SAP ArchiveLink-Schnittstelle gewährleistet neben der unkomplizierten Archivierung von Daten oder Drucklisten auf dem nscale Server vielfältige weitere Funktionen, wie z. B. die Übernahme von gescannten Dokumenten, den Import von Daten aus SAP, die nscale-Volltextsuche auf SAP-Dokumenten, die Verknüpfung von SAP-Objekten mit nscale-Dokumenten oder das Einstellen von nscale-Objekten in SAP Business Workflows.

6.5.3 WebDAVBenutzer können im Internet mittels WebDAV (Web-based Distributed Authoring and Versioning) so einfach auf ihre Daten zugreifen wie auf eine Online-Festplatte. Unabhängig vom Betriebssystem wird ein dateibasierter Zugriff auf nscale-Objekte bereitgestellt. Neue Dokumente können hierbei direkt in nscale abgelegt werden.

WebDAV ist eine http-Schnittstelle, die als zentraler Service für nscale zur Verfügung gestellt wird. Eine clientseitige Installation ist nicht notwendig. WebDAV-Clients sind in vielen Betriebssystemen schon enthalten. nscale-Ordner und Dokumente werden analog zu Dateisystemen angezeigt.

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Die Anzeigenamen stellen dabei den Zugriffspfad dar und sollten eindeutig sein. Der Funktionsumfang wird weitgehend vom jeweiligen WebDAV-Client bestimmt. WebDAV-Clients sind z. B. auf Windows XP der , ab Windows 7 kann Netzwerkzugriff benutzt werden und auf dem MAC ist es Web Folder auch derder . Links, Ersatzdarstellungen, Notizen, Annotationen etc. werden nicht unterstützt.Finder

http://de.wikipedia.org/wiki/Datenformat

http://de.wikipedia.org/wiki/Kalender

http://tools.ietf.org/html/rfc5545



6.5.4 IMAPDas Internet Message Access Protocol bindet marktrelevante E-Mail-Clients (wie z. B. Microsoft Outlook, Novell GroupWise, Mozilla Thunderbird) ein und ermöglicht so die Nutzung der gewohnten Mail-Funktionen sowie den Zugriff auf nscale-Objekte. Mit IMAP steht ein plattformübergreifendes Protokoll zur Verfügung, um Inhalte der Informationsplattform verfügbar zu machen.Mit der IMAP-Schnittstelle lassen sich nscale Objekte als E-Mail Objekte z. B. innerhalb von Microsoft Outlook darstellen.

6.5.5 CMISCMIS (Content Management Interoperability Service) ermöglicht die Ansprache aller nscale Server-Funktionalitäten aus dem Web. Die Nachrichtenübermittlung erfolgt mittels SOAP. CMIS basiert auf der Idee, einen standarisierten Webzugriff auf ein DMS zu definieren.

In vielen Unternehmen kommt eine große Zahl Dokumenten-Management-Systeme zum Einsatz, denn unterschiedliche Unternehmensteile wie Vertrieb, Entwicklung oder Finanzen und Beschaffung setzen individuell ausgeprägte Systeme ein, die ihren jeweiligen Anforderungen am besten gerecht werden. Das hat aber den Nachteil, dass Dokumente nicht für andere Nutzer zur Verfügung stehen und sich so Synergieeffekte, zum Beispiel durch den Zugriff auf Lieferanteninformationen von allen Tochtergesellschaften, nicht nutzen lassen oder zumindest der Aufwand wesentlich höher ist.

Die übergreifende Nutzung einzelner Dokumenten-Datenbereiche in Form eines einheitlichen Systems kann große Vorteile mit sich bringen — CMIS-Implementierungen können hierfür als Transportmittel fungieren. Durch die Verwendung des Standards lassen sich alle bisherigen Systeme weiternutzen — der Zugriff in die bisher isolierten Datenbereiche ist aber nun einfacher zu realisieren. CMIS definiert hierfür ein Domain Model und regelt, welche Inhaltsobjekte man verwalten und wie man auf sie zugreifen kann.

6.5.6 RSSRSS (Really Simple Syndication) ermöglicht den Nutzern beliebige nscale-Objekte durch die Mitteilung von Aktualisierungen zu überwachen. RSS-Feeds werden in einem standardisierten Format (XML) bereitgestellt und können im gewohnten E-Mail-Client (z. B. Microsoft Outlook, Novell GroupWise) abgerufen und angezeigt werden. Zudem können beliebige nscale Suchen als RSS-Feed dargestellt werden.

6.5.7 RESTIm Standard bietet der nscale Server eine REST Schnittstelle an. Mittels REST lassen sich Objekte der Informationsplattform per URL ansprechen und verändern.



Die REST Homepage, die bei laufendem nscale Server erreichbar ist.

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REST (Representational State Transfer) gewährleistet den Abruf von Informationen aus dem nscale-System per URI in beliebige Server, ERP/CM-Systeme, Nachrichtensysteme und Fachapplikationen. Um ein intuitives und leistungsfähiges Arbeitsszenario sicherzustellen, erfolgt die konkrete Präsentation der Antworten im HTML-, XML- oder JSON-Format unter besonderer Berücksichtigung der webgerechten Darstellung.

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Beispielhafter URL-basierten Zugriff auf die Objekte der Informationsplattform per REST-URL



7 nscale Produkte und Lösungen

7.1 nscale Smart Business Solutionnscale Smart Business Solution, kurz nscale SBS, ist eine komplette und sofort einsetzbare Lösung zur effektiven Verwaltung und Unterstützung Ihrer Abläufe und Prozesse im Unternehmen.

nscale Smart Business Solution schlägt eine Brücke und schafft eine gemeinsame Informationsplattform für die verschiedenen Unternehmensbereiche mit dem Ziel einer effizienten Informations-, Dokumenten- und Geschäftsprozess-Steuerung. Das Finden von bereichsübergreifenden Informationen wird elementar vereinfacht und dient somit der schnellen Verwendbarkeit.

Begriffe wie e-Business, Unternehmen 2.0 oder e-Akte behandeln im Kern immer die elektronische Abbildung papiergestützter Prozesse. Typische Fragen eines Kunden an sein System:

Welche Verträge und Fristen existieren zu Firma XY?

Gibt es offene Posten oder Reklamationen?

Wer sind die jeweiligen Ansprechpartner?

Die gibt darauf und auf vieles mehr eine Antwort.nscale Smart Business Solution

ist perfekt für Unternehmen, die sich nicht groß mit aufwändigen Installations- und nscale SBSEinrichtungsarbeiten beschäftigen, sondern einfach starten wollen.

nscale SBS beinhaltet zunächst eine Umstellung von Papier auf elektronische Akten. Damit wird wesentlich mehr erreicht, als den Papierbedarf zu senken, nämlich die optimale Verwendung und Recherchierbarkeit von Informationen. Insbesondere der Faktor von schnell zugänglichen Informationen unterstützt eine erfolgreiche Geschäftsabwicklung, denn in einer digitalen Akte können alle Informationen eines Geschäftsvorgangs in einer übersichtlichen und hierarchischen Struktur zusammengefasst werden.

Durch die Integration eines Tools für Ad-hoc-Workflows kann eine effiziente Prozesssteuerung direkt aus der Akte heraus stattfinden: Vordefinierte Workflows können in eine Akte eingebunden und aus dieser heraus gestartet werden. Ebenso können Benutzer Ad-hoc-Workflows definieren, bei denen sie Aktenelemente in einer elektronischen Umlaufmappe an Mitarbeiter senden und deren Aufgaben festlegen. Alle Prozesse dieser Art werden protokolliert und sind aus der Akte heraus nachvollziehbar.

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Die in nscale SBS enthaltene elektronische Umlaufmappe: Anwender können so elektronische Laufzettel einfach und intuitiv erstellen.

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Gerade durch diese Integrationsmöglichkeit in der Akte wird eine durchgängige und medienunabhängige Sicht auf alle Informationsobjekte gewonnen, die zu einem Geschäftsprozess gehören. Der Geschäftsprozess an sich wird so wesentlich transparenter. Alle Entscheider greifen auf die gleichen Informationen zu —– die Entscheidungsfindung bei strategischen Beschlüssen wird erleichtert.

Jedes Modul von nscale SBS ist als nscale Business App implementiert. nscale SBS besteht aus insgesamt vier Apps für die vier relevanten Unternehmensbereiche, Personal, Lieferanten, Kunden/Projekte und das Vertragsmanagement.

Jede nscale App beinhaltet vorgefertigte Berechtigungsrollen die nur noch den Mitarbeitern der Fachabteilungen zugewiesen werden müssen. Zudem sind alle relevanten Attribute wie beispielsweise Kundennummer, Projektnummer oder Personalnummer als nscale Attribute bereits angelegt und können ohne weiteren Aufwand in fertigen Masken genutzt werden.

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Die Zusammenstellung zeigt einen Teil der Informationen zu einem Lieferanten sowie deren Darstellung in von nscale smart PM. nscale smart PM ist eine von vier nscale smart Apps, die zusammen nscale SBS bilden.

7.1.1 Was bietet mir nscale SBS?Mit dem Einsatz von wird unter anderem eine Umstellung von Papier- auf elektronische nscale SBSAkten erreicht. Der Papierbedarf wird verringer. Vor allem ermöglicht man die optimale Recherchierbarkeit von Informationen. Der schnelle Zugriff auf Informationen unterstützt eine reibungslose Geschäftsabwicklung. Alle Informationen eines Geschäftsvorgangs lassen sich zentral in einer digitalen Akte bündeln.

Schneller und sicherer Zugriff auf archivierte Dokumente

Hierarchische, klare Struktur

Erfassung von Office-Dokumenten und Notizen direkt in einer elektronischen AkteEinbindung von Internet- oder Intranet-Seiten in die Akte (ebenso wie E-Mails)

Möglichkeit der Nutzung von Dokumentvorlagen

Eine effiziente Prozesssteuerung soll erreicht werden. Dieses wird durch die Integration eines Tools für Ad-hoc-Workflows direkt aus der Akte heraus realisiert: Benutzer haben die Möglichkeit, schnell Ad-hoc-Workflows zu definieren, dazu werden Aktenelemente in einer digitalen Umlaufmappe an Mitarbeiter gesendet und Aufgaben festgelegt. Ebenso lassen sich vordefinierte Workflows in eine Akte einbinden und aus dieser heraus starten. Sämtliche Prozesse dieser Art werden protokolliert und sind aus der Akte heraus nachvollziehbar.

Durch die Integrationsmöglichkeit wird eine durchgängige und medienunabhängige Sicht auf alle zu einem Geschäftsprozess gehörenden Informationsobjekte gewonnen. Der Prozess an sich ist transparent. Sämtliche Personen greifen auf den gleichen Informationsstand zu – die Entscheidungsfindung bei strategischen Beschlüssen wird erleichtert.

Vorteile:

Die Notwendigkeit physikalischer Anwesenheit der Akte(n) entfällt

Zentrale Sicht auf sämtliche Elemente eines Geschäftsvorgangs



Ortsunabhängige Zugriffsmöglichkeiten, auch gleichzeitig von mehreren Nutzern

Stets aktueller und gleicher Informationsstand

Steuerbare Zugriffsberechtigungen

Änderungen der Akteninhalte sind protokollierbar

Recherchen innerhalb der Akte sind nach mehreren Suchkriterien gleichzeitig möglich

Lückenlose Prozessdokumentation

Prozesssteuerung durch vordefinierte und dynamische Workflows (Umlaufmappe)

Revisionssichere Archivierung

Sämtliche Informationen enthaltenden Objekte eines Geschäftsprozesses lassen sich in einer elektronischen Akte strukturiert zusammenfassen.

7.1.2 KundenakteDie App strukturiert alle geschäftsrelevanten Informationen und stellt einen sicheren nscale smart SDund zugleich zentralen Ablage- und Verwaltungsort bereit.

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Ob es um die Annahme von Bestellungen oder um Reklamationen geht, um Auskünfte zum aktuellen Lieferstatus, technische Informationen oder um Fragen zu früheren Lieferungen — für alle Mitarbeiter mit Kundenkontakt ist der schnelle und zentrale Zugriff auf die Kunden betreffenden Informationen von zentraler Bedeutung.

7.1.3 Vertragsmanagement und ControllingDie App ist das Modul zur zentralen Vertragsverwaltung, welches seinen Anwendern nscale smart CMvielfältige Möglichkeiten zur Erleichterung der täglichen Arbeit bietet.

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Sämtliche Dokumente, Informationen wie auch sonstige Anlagen sind in digitalen Vertragsakten organisiert und schnell auffindbar. Der Informationsstand ist für alle Beteiligten jederzeit aktuell und der Gleiche. Informationen sind über alle Abteilungen bzw. Standorte hinweg stets verfügbar, klar strukturierte Abläufe im Vertragsmanagement gewährleisten effiziente Teamarbeit.



7.1.4 PersonalakteOb Arbeitsverträge, Zeugnisse, Personalstamm- oder Gehaltsdaten: Die App hat alle nscale smart HRpersonalrelevanten Prozesse fest im Griff.

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nscale smart HR verwaltet dabei alle Informationen revisionssicher und stellt Abläufe als vorgefertigte Prozesse zur Verfügung. Eine Umlaufmappe starten oder Dokumente auf Wiedervorlage setzen: Intuitiv und einfach per Mausklick. Ebenso einfach können Personalakten aufgerufen werden, Standardabläufe zügig definiert und Geschäftsprozesse direkt aus der Dokumentenansicht gestartet werden.

7.1.5 LieferantenakteSämtliche Informationen zum Lieferanten lassen sich in elektronischen Lieferantenakten an zentraler Stelle zusammenfassen.

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Die Vorzüge des flexiblen Arbeitens mit elektronischen Akten und Prozessen für die Daten und Prozesse des Einkaufs können damit sofort genutzt werden.

7.2 nscale Mailnscale Mail ist ein umfassendes Komplettpaket zur E-Mail-Archivierung und bietet alles, was ein Unternehmen für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und zur gewinnbringenden Nutzung von E-Mail-Inhalten benötigt.

Die Lösung unterstützt die Überwachung und Archivierung ausgewähl ter Ordner (Postfächer) sowie die sogenannte Journaling-Archivierung zur Ablage aller ein- und ausgehenden wie auch der unternehmensinternen E-Mails. Sämtliche Nachrichten und Anhänge werden gemäß Compliance-

achweisfall kann vollständig und zeitnah auf die relevanten, unveränderten Richtlinien archiviert. Im N Informationen zugegriffen werden. Die E-Mails werden im Originalformat RFC822/*.eml abgelegt: Somit sind die archivierten E-Mails langfristig und überdies unabhängig von E-Mail-Clients lesbar. Auch ein Wechsel des E-Mail-Systems ist jederzeit einfach möglich.

nscale Mail bietet darüber hinaus die Möglichkeit, jederzeit zusätzliche -Funktionalitäten nscalefreizuschalten. Die Lösung kann den Grundstein für ein unternehmensweites Dokumentenmanagement-System bilden – heute mit der E-Mail-Archivierung starten und zu einem späteren Zeitpunkt zusätzlich DMS-, ECM- und Kollaborationsfunktionalitäten von nutzennscale .

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Eine typische Anbindung von an einen bestehenden E-Mail-Server. Die Grafik zeigt die nscale MailJournaling-Variante, dabei erfolgt die Archivierung aller E-Mails automatisch.

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bietet: nscale Mail

Journaling

Sämtliche E-Mails werden direkt nach ihrem Eingang auf dem E-Mail-Server in das Archivsystem übertragen, gleiches gilt für ausgehende E-Mails – diese Methode wird als Journaling bezeichnet. So lässt sich sicherstellen, dass alle Nachrichten manipulationsfrei in das Archivsystem übertragen werden. Im Journaling-Archivierungsmodus kann mit allen E-Mail-Servern nscale Mailzusammenarbeiten, die das E-Mail-Journaling unterstützen bzw. bei denen eine Bcc-Weiterleitung (Blind Carbon Copy) eingerichtet werden kann.

Postfacharchivierung

nscale Mail kann zu definierten Zeitpunkten auf E-Mail-Servern Archivläufe durchführen. Dabei werden einzelne Postfächer nach E-Mails durchsucht, welche den Kriterien zur Archivierung entsprechen. Diese Kriterien können über Profile gruppiert werden, um die Administration zu vereinfachen. Bereits archivierte E-Mails, die sich noch auf dem E-Mail-Server befinden, können ohne funktionale Verluste verwendet werden. Somit ist beispielsweise ein mobiler Einblick oder ein Zugriff über das Web mit den üblichen Mitteln des E-Mail-Servers möglich. In die Kriterien für die Archivierung lassen sich Ordner explizit einbinden oder auch ausschließen (Black- & Whitelist). Dadurch können verschiedene Szenarien aufgebaut werden (etwa: archiviert werden alle E-Mails aus einem „Zu archivieren“-Ordner; bis auf jene im Ordner „Privat“ werden alle E-Mails archiviert etc.). Für jeden Ordner, in dem eine Archivierung stattfinden soll, kann konfiguriert werden, welche Arten von Nachrichten archiviert werden sollen. Dazu stehen Kategorien wie E-Mail, Termin, Notiz etc. zur Verfügung.

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Die Übersicht zeigt die unterstützten Systeme beim Journaling und der Postfacharchivierung durch . nscale Mail

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Wissensdatenbank

E-Mails sind zweifelsohne eine überaus wichtige und sehr umfangreiche Informationsquelle, durch den übermittelten Textinhalt ebenso wie durch zahlreiche Dokumente in Anhängen. Mit bleibt nscale Maildieses Wissen erhalten. Anwender können schnell und komfortabel darauf zugreifen.

E -Mail-Server entlasten

Neben der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften gilt es, auch die immer größer werdende Informationsflut und damit große Datenmengen effektiv zu verwalten. E-Mail-Server werden durch

effektiv entlastet, da die speicherrelevanten Inhalte und Anhänge im Backend vonnscale Mail nscale und nicht mehr auf dem jeweiligen E-Mail-Server gespeichert werden.Mail

Einfache Installation

nscale Mail wird in die vorhandene Infrastruktur transparent eingebunden. Die Installation kommt ohne Benutzerinteraktion aus und umfasst alle notwendigen Komponenten inklusive der internen Ablagestruktur der Inhaltsdaten. Nach der Eingabe der wichtigsten Verbindungsparameter zum E-Mail-System ist innerhalb kürzester Zeit betriebsbereit. Die Einrichtung des Systems erfolgt per nscale MailWeb-Browser.

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Eine Seite der Administrationsoberfläche von nscale Mail

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Berücksichtigung von Spam- und Virenschutz

Die in Ihrem Unternehmen vorhandenen Systeme für die Spam-Filterung und das Virenscanning werden von nicht beeinflusst. Das System wird in der Regel so in die Verarbeitungskette nscale Mailintegriert, dass nur E-Mails archiviert werden, die den Spamfilter oder den Virenscanner bereits passiert haben.

Schutz vor Datenmanipulation und Einhaltung von Aufbewahrungsfristen

E-Mails werden mit rechts- und revisionssicher archiviert. Die Einhaltung von nscale MailAufbewahrungsfristen, die für geschäftsrelevante Daten durchaus bei zehn Jahren oder länger liegen, wird durch ebenfalls sichergestellt.nscale Mail

Beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung nach TR-ESOR

Optional können die Inhalte auch nach BSI TR-03125, der Technischen Richtlinie zur Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente (TR-ESOR), archiviert werden die Inhalte – werden langfristig, kostengünstig und wartungsarm auf Basis offener Standards archiviert und ihre gerichtsverwertbaren Beweiswerte dauerhaft geschützt.

Navigation in archivierter Ablagestruktur

nscale Mail b ietet dem Anwender als browserbasierte Oberfläche die Möglichkeit einer strukturierten Die jeweilige Oberfläche und unstrukturierten Suche sowie die Steuerung über eine Navigationsleiste.

kann dabei in den E-Mail-Client integriert oder extern genutzt werden.

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Die kombinierten Struktur- und Volltextsuche nach archivierten E-Mails. Die Oberfläche kann in MS Outlook oder in einem Webbrowser genutzt werden.

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Beweismittel-Export

E-Mails, die über die jeweilige -Oberfläche gefunden wurden, können nscale als Block für die Beweismittelübergabe exportiert werden. Dabei wird automatisch eine ZIP-Datei erstellt, die alle relevanten E-Mails in sich vereint. Diese Datei kann danach auf einer DVD oder einem anderen Speichermedium einem Gericht zur Verfügung gestellt werden.

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Ein weiterer Ausschnitt der nscale Mail Administrationsoberfläche, hier Einstellungen zum



Ein weiterer Ausschnitt der nscale Mail Administrationsoberfläche, hier Einstellungen zum automatischen Update von nscale Mail.

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Volltextbasierte Suche und Wiederherstellung

Der Bestand archivierter E-Mails kann komfortabel per Volltext über eine Web-Applikation durchsucht werden. Die Suche erstreckt sich sowohl auf den E-Mail-Text (Body) als auch auf die Inhalte der eingebetteten Anhänge. Standard-E-Mail-Felder (Betreff, Von, An, Datum etc.) lassen sich ebenfalls mit in die Suche einbeziehen. Aus der Ergebnisliste der Suche heraus können einzelne oder mehrere archivierte E-Mails mit wenigen Klicks wiederhergestellt oder mit einem EML-fähigen Viewer zur Anzeige gebracht werden (EML ist eine Dateiendung für E-Mail-Nachrichten, die außerhalb des E-Mail-Clients abgelegt werden). Ebenso lässt sich auch die Wiederherstellungsfunktion bei Verlust von E-Mails durch einen E-Mail-Server-Ausfall einsetzen.

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nscale Navigator steht jedem Benutzer zur Verfügung. Neben der Suche und Anzeige der E-Mails ermöglicht er eine strukturierte Navigation in der Ablagestruktur.

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Eine sinnvolle Investition in die Zukunft

Die Basis der Lösung bildet der bewährte . Damit ist gewährleistet, dass alle durch nscale Server nscale verwalteten Informationen bereits heute in einer Struktur abgelegt und verwaltet werden, die ein Mail

Upgrade auf umfangreichere -Module ermöglicht – eine spätere Migration wird obsolet. Optional nscalestehen für leistungsstarke Upgrades zur Integration der Daten in Geschäftsprozesse zur nscale MailVerfügung. Die Erweiterungen bieten zum Beispiel die Nutzung des innovativen -Clients nscale Cockpitund die umfassende Nutzung sämtlicher Vorteile und Funktionen des -Dokumentenmanagement-nscaleSystems sowie des -Business Process Managements.nscale

Single-Instance-Speicherung

Bei der Ablage einer E-Mail werden identische Inhalte mit bereits abgelegten E-Mails durch nscale Mailerkannt und nur einmal physikalisch abgelegt. Je nach Beschaffenheit des E-Mail-Aufkommens wird dadurch sehr viel Speicherplatz gespart. Die Single-Instance-Speicherung funktioniert über die Grenzen der Szenarien hinweg, auch identische Anhänge aus der Journaling-Funktion sowie der Postfacharchivierung werden jeweils nur einmal gespeichert.

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Die Grafik zeigt die thematischen Schwerpunkte, die durch nscale Mail und andere nscale Lösungen in den Bereichen E-Mail-Kommunikation und -Management zur Verfügung stehen. Mit nscale Mail legen Sie den Grundstein zur Nutzung weiterer nscale Funktionalitäten – beispielsweise für ein modernes Dokumentenmanagement-System oder bis hin zur unternehmensweiten Informationsplattform.

7.3 nscale SAPnscale SAP integriert Enterprise Content Management (ECM) in SAP-Geschäftsanwendungen und archiviert revisionssicher sämtliche Dokumente des SAP-Systems. Optional können SAP-Dokumente, die mit nscale SAP verwaltet werden, auch konform zu TR-ESOR bzw. beweiswerterhaltend abgelegt werden.

Über die SAP-zertifizierte ArchiveLink-Schnittstelle stellt die Lösung Funktionen des nscale Dokumenten- und Archive-Managements direkt im SAP-System zur Verfügung. So wird sichergestellt, dass Anwendern von SAP täglich und zuverlässig sämtliche Dokumente zum Geschäftsprozess zur Verfügung stehen – zur gewünschten Zeit, entlang der gesamten Prozesskette und direkt in der gewohnten Anwendung.

nscale SAP ist die Schnittstelle zwischen nscale Server und SAP R/3. nscale SAP bedient sich der Möglichkeiten, welche die Schnittstelle ArchiveLink von SAP zur Verfügung stellt, um R/3 Objekte und Prozesse direkt mit Originaldokumenten zu verknüpfen. nscale SAP stellt sicher, dass Dokumente und Daten ordnungsgemäß und revisionssicher auf dem nscale Server abgelegt werden und dass die auf den Speichermedien gesicherten Dokumente und Daten für die Suche verfügbar sind.

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nscale for SAP Architektur

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Die Clientkomponenten nscale Cockpit oder nscale Desktop stellen alle für die Benutzerinteraktion erforderlichen Dienste wie Dokument-Anzeige, Dokument-Erfassung, Notiz-Erfassung, Aufbringen von Annotationen etc. bereit.

Die Serverkomponenten übernehmen die Kommunikation zwischen SAP Server und nscale Server, den Export von Attributen zu Dokumenten nach nscale, den Import von Dokumentverknüpfungen von nscale in das SAP System, die Anbindung an SAP Document Finder usw. nscale Cockpit dient dem Benutzer auch zur Erfassung von eingehenden Dokumenten im Archiv.

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SAP DFS Dokumente in nscale Cockpit

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Die Verwendung von nscale Cockpit für das Anzeigen von retrievalten Dokumenten ist nicht zwingend



Die Verwendung von nscale Cockpit für das Anzeigen von retrievalten Dokumenten ist nicht zwingend erforderlich, da die Dokumente auch im Webbrowser oder einer anderen Viewing-Komponente angezeigt werden können. Bei entsprechendem Customizing kann optional jedoch auch nscale Cockpit (oder nscale Desktop) verwendet werden.

Durch die Ablage im nscale Server stehen automatisch dessen Funktionalitäten für alle SAP-ArchiveLink-Dokumente zur Verfügung:

die Volltextsuche in den Dokumentinhalten,

die Unterstützung von Aufbewahrungsfristen,

das Einstellen in nscale Workflows,

einfache Übersicht über den Datenbestand für den Administrator.

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Eine nscale Volltextrecherche nach ausgehenden SAP Dokumenten (hier Auftragsbestätigungen, auch Fakturen, Lieferscheine, Bestellungen etc.).

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Ablegen mit Barcode

Die Zuordnung über Barcodes wird eingesetzt, wenn Dokumente erfasst werden sollen, die mit einem Barcode versehen sind. Diese Dokumente werden in der Regel erst nach ihrer Verbuchung im SAP-System eingescannt und im Archiv abgelegt.

Die Zuordnung zwischen SAP-Beleg und abgelegtem Dokument wird anhand des Barcodes durchgeführt, indem nach erfolgter Ablage des Dokuments der Barcode per RFC an das SAP-System übermittelt wird. Der Zuordnungsprozess läuft im SAP automatisch und ohne Benutzerinteraktion ab.

Die Dokumente werden mit Barcodeerkennung eingescannt und in nscale abgelegt. Die Daten werden dann über eine zeitgesteuerte Aufgabe an SAP übermittelt.

Dieses Modul findet Anwendung bei den SAP Szenarien Spätes/Frühes Ablegen mit Barcode.

SAP Workflow

Eingehende Dokumente können nach der Erfassung und Ablage im Archiv an den SAP Business



Eingehende Dokumente können nach der Erfassung und Ablage im Archiv an den SAP Business Workflow übertragen werden. Das Dokument muss einer SAP-Dokumentart zugeordnet werden. Welcher Anwender oder Anwendergruppe dieses Dokument in seinen Eingangspostkorb eingestellt bekommt und welcher Workflow gestartet wird, hängt z. B. von der SAP Dokumentart des eingescannten Dokuments ab. Die Daten werden dann über eine zeitgesteuerte Aufgabe an SAP übermittelt.

SAP Prescan

Das SAP Prescan wird im klassischen Anwendungsfall "Frühe Archivierung"/"Ablegen für spätere Erfassung" eingesetzt. Dabei arbeitet der Benutzer am Scanarbeitsplatz im Wechsel zwischen SAP GUI und Prescan.

Der Name Prescan rührt daher, dass man bereits vor der Arbeit im SAP GUI (Transaktion OAWD) Dokumente scannen und die resultierenden Images ggf. korrigieren kann.

Unmittelbar nachdem ein Dokument eingescannt wurde, wird es dem Benutzer in nscale Desktop angezeigt. Um das Dokument dann im Archiv abzulegen, verwendet der Benutzer das SAP GUI. Durch die Auswahl einer Voreinstellung wird das im nscale Desktop aktive Dokument abgelegt und ein Work item im SAP Business Workflow erzeugt.

Prescan kann durch Workflow ersetzt werden, wenn man den Wechsel zwischen SAP GUI und nscale Desktop vermeiden will. Die betreffenden Scan-Arbeitsplätze benötigen dann kein SAP GUI mehr.

nscale for SAP Content Service

Der Content Service ist die serverseitige Verbindung zwischen SAP R/3 und nscale Server unter ArchiveLink und stellt damit einen HTTP Content Server dar. Er wird für Ablage und Retrieval von Dokumenten per HTTP verwendet.

Der Content Service wird immer benötigt, wenn Dokumente bzw. Dateien aus SAP im Archiv abgelegt werden sollen. Er wird also für die Ablage von aus- und eingehenden Dokumenten, Drucklisten und Archivdateien verwendet. Außerdem ist diese nscale for SAP Komponente erforderlich für das Retrieval bzw. die Bereitstellung von Archivdateien, die Bereitstellung von Drucklisten im SAP GUI und die Bereitstellung von Dokumenten aus der SAP GUI, die im Webbrowser, in nscale Cockpit oder in anderen Viewing-Komponenten angezeigt werden sollen.

Bei Einsatz der SAP ArchiveLink Schnittstelle bedarf die Datenübertragung zwischen SAP und dem Archivsystem eines besonderen Sicherungsverfahrens, um zu gewährleisten, dass die von SAP an das Archivsystem übergebenen URLs auch tatsächlich einwandfrei sind. Hierzu wird ein Public-/Private Key-Signierverfahren (digitale Signatur) eingesetzt. Alle sicherheitsrelevanten URL-Parameter werden vom SAP-System mit dessen privatem Schlüssel digital signiert und vom Archivsystem mit dem öffentlichen Schlüssel des SAP-Systems überprüft. Die Überprüfung führt der Content Service durch.

Der Content Service ist in der Lage, Ersatzdarstellungen (TIFF nach PDF) für Dokumente bereitzustellen.

nscale for SAP Replication Service

nscale for SAP Replication Service gewährleistet den kontrollierten Austausch von Ablage- und Anwendungsattributen zwischen nscale und SAP-System.

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Replication Service Export BKPF (Buchhaltungsbelege), bzw. die Verstichwortung in nscale Cockpit mit automatischem Einsortieren in die dazugehörige Kreditorenakte.

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Externe Suche

Durch den Export von Dokumentattributen aus dem SAP-System nach nscale, wird das von SAP unabhängige Wiederauffinden abgelegter Dokumente ermöglicht (externe Suche). Diese doppelte Datenverwaltung kann erfolgen, z. B. um Dokumente an PC-Arbeitsplätzen ohne SAP GUI verfügbar zu machen, oder sie den Sachbearbeitern in einer speziellen Struktur anzubieten. Auch können weitere Verarbeitungsschritte z. B. im nscale Workflow stattfinden.

Durch den Export können in nscale sehr flexibel und an die jeweiligen Kundenwünsche angepasst, übersichtliche Ablagestrukturen angelegt werden, wie z. B. ein Rechnungseingangsbuch.

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Replication Service Export, Stammdaten und Kreditoren. Zu sehen ist der Aktendeckel in nscale Cockpit inkl. Absprung in den SAP Kreditor, Stammdatensuchmaske in nscale Cockpit.

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Anbindung von Output Management Systemen

Durch den Import von Dokumentattributen von nscale in das SAP-System, können extern (außerhalb des SAP-Systems) archivierte Dokumente Anwendern im SAP-System verfügbar gemacht werden. Ein Anwendungsfall ist z. B. die Anbindung von Output Management Systemen.

nscale SAP Document Finder Service

Der nscale SAP Document Finder Service dient der Anbindung an den SAP Document Finder. Der SAP Document Finder ermöglicht aus dem SAP GUI heraus die Dokumentsuche, sowohl innerhalb des SAP-Systems (z. B. auf SAP-Drucklisten) als auch außerhalb des SAP-Systems in einem externen Dokumenten Management System (DMS) wie dem nscale Server. Die Anschlusskomponente nscale for SAP Document Finder Service stellt die entsprechende Verbindung zur nscale Informationsplattform her.

TR-ESOR

Der nscale Server und damit auch die auf dieser Basis bereitgestellte nscale SAP Lösung bietet die Möglichkeit, Inhalte auch TR-ESOR konform abzulegen. TR-ESOR beschreibt einen definierten Prozess zur Langzeitarchivierung von Inhalten, die nicht nur revisionssicher, sondern auch beweiswerterhaltend abgelegt werden sollen.

Für jedes SAP Content Repository kann diese Option aktiviert werden. Hierbei kann zusätzlich eingestellt werden, welche Attribute mit in den XMP-Container geschrieben werden sollen. Nach Aktivierung dieser Option übernimmt ein asynchroner, nscale-eigener Job die Aufgabe, neue Dokumente auch TR-ESOR konform abzulegen.

7.4 nscale Business AppsClick & Use: Der Siegeszug der Apps.

Der Umgang mit dem Smartphone oder Tablet ist heute alltägliche Praxis. Nicht zuletzt ist das Handling denkbar einfach, dazu die Möglichkeit des ständigen Informationszugriffs. Hinzu kommen Mehrwerte durch den Einsatz von Apps.

Die kleinen, eigenständigen und gebrauchsfertigen Anwenderprogramme halten auch im Geschäftsalltag zunehmend Einzug. Machen sie doch auch unser Berufsleben einfacher, indem sie das Arbeiten mit informationsbasierten Prozessen durch klare und vordefinierte Strukturen effektiv erleichtern. Vorgangsbezogene Verwaltung von Dokumenten und Informationen, Workflows, konsolidierte Terminkalender, automatische Erinnerungen oder stets zentrale, exakte Informationsstände: Beispiele für ein nachhaltiges dokumentenbezogenes Management – erreicht durch den Einsatz von Apps.

Ein angenehmer Vorteil ist, dass die Verwendung von Apps kein Customizing erfordert. Ihre Installation ist bekannterweise sehr einfach, ein Klick genügt und die gewählte App integriert sich nahtlos auf dem Endgerät. Ein Standard. Ein Produkt.

Die moderne Click & Use-Informationsstrategie beschreitet nscale mit fachbezogenen Anwendungen, den sogenannten nscale Business Apps.

Was sind nscale Business Apps?

nscale bietet als moderne Informationsplattform alle notwendigen Funktionen und Strukturen, um mit Informationen, Dokumenten, elektronischen Akten und Archiven effektiv und vertrauensvoll zu agieren. Die nscale Business Apps bilden den kleinsten gemeinsamen Nenner der Fachlichkeit elektronischer Akten unter Berücksichtigung modernster Technologien und dem Ziel der einfachen Nutzung.

Dabei bündeln die nscale Business Apps wesentliche fachliche und organisatorische Anforderungen



Dabei bündeln die nscale Business Apps wesentliche fachliche und organisatorische Anforderungen verschiedenster Fachbereiche – etwa ermöglicht eine App die elektronische Aktenführung der Personalakte für den Bereich Human Resources (nscale smart HR), eine weitere bietet beispielsweise eine umfangreiche Kreditorenverwaltung ( ).nscale smart PM

Die Ceyoniq bietet für verschiedene maßgebende Disziplinen des Geschäftsalltages eigene, sowie darüber hinaus stark fachspezifische Anwendungen. Die Applikationen zeichnen sich unter anderem durch die scharfe Abgrenzung ihrer Funktionalität aus.

Die technische Grundstruktur bietet stets der nscale Business Layer (Ceyoniq-eigene Infrastruktur für betriebswirtschaftliche Anwendungen auf Basis von nscale), der überdies die Kommunikation der Apps untereinander ermöglicht. Dadurch entsteht ein zusätzlicher Mehrwert. Jede App ist für sich autonom nutzbar, ebenso ist eine ergänzende Verwendung mehrerer nscale Business Apps oder die direkte Funktionserweiterung durch nscale Mini Apps möglich. Beispielsweise lässt sich der Umfang von nscale smart HR durch Kombination mit der App nscale smart CM um ein effektives Vertragsmanagement erweitern.

Im Gegensatz zu sonstigen Tablet und Smartphone Apps, werden die Anwenderoberflächen der nscale Business Apps durch die nscale Standard-Clients, wie beispielsweise nscale Cockpit, bereitgestellt. Der Leistungsumfang von nscale verbindet sich elegant mit dem intuitiven Handling von Apps.

Ceyoniq bietet die nscale Business Apps über den nstore, einen eigenen App Store, in einer Try and Buy-Variante an. Die Apps können jederzeit über die ncloud unverbindlich und kostenlos getestet werden

nscale Business Apps bieten:

Konzentration auf die wesentlichen fachlichen Ausprägungen des jeweiligen Anwendungs- oder Themengebietes

Produkt statt Projekt

Vermeidung zusätzlicher Kosten durch aufwendiges Customizing

Zeiteinsparung

Automatischer Update- und Installationsmechanismus

Bewährte nscale-Serverdienste im Hintergrund (Cloud oder On-Premise)

Integrierte Archivfunktion: Einhaltung von Compliance-Richtlinien für die Ablage von Dokumenten oder Belegen

zeichnen sich u. a. durch ihre Einfachheit in der Handhabung und der scharfen nscale Business AppsAbgrenzung ihrer Funktionalität aus. Analog zu den bekannten Smartphone und Tablet Apps, sind die

selbsterklärend und damit sofort nutzbar. Der jeweilige Name der App gibt nscale Business AppsAufschluss über das Einsatzgebiet.

Der bietet die fachliche Grundstruktur der Apps, ebenso ermöglicht er die nscale Business LayerKommunikation der untereinander. So können bei Bedarf mehrere Apps ergänzende nscale AppsVerwendung finden.

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Die Grafik zeigt den nscale Business Layer. Er stellt eine separate, fachliche Schnittstelle und ein betriebswirtschaftliches Grundszenario zur Verfügung. Auf Basis des nscale Business Layers erstellte Business Apps können dabei autonom arbeiten oder auch untereinander kommunizieren.

7.4.1 nscale Mini AppsDas Applikations-Angebot der Ceyoniq enthält zwei Arten von nscale Apps: Einige Applikationen sind vollkommen eigenständige Anwendungen, die für unterschiedlichste Arbeitsbereiche autonom einzusetzen sind – von der digitalen Personalverwaltung über Managementlösungen für Vertrags- und Kundenakten, einer Lösung für den Bereich Sales & Distribution bis hin zu einem Modul zum Reisekostenmanagement.

Als Ergänzung dieser fachbezogenen Business Apps dienen vier sogenannte nscale Mini Apps. Sie dienen vorwiegend der Funktionsergänzung oder -erweiterung der konkreten Geschäftsanwendungen und sind keinem bestimmten wirtschaftlichen Bereich zugeordnet.

nscale Mini Apps erfüllen strukturelle Aufgaben: Beispielsweise ermöglicht nscale Contacts eine App-übergreifende Kontaktverwaltung, die Mini App nscale Calendar konsolidiert Termine aus verschiedenen Apps in einem übergreifenden Kalender, nscale Locations bietet unter anderem eine geografische Darstellung von Dokumenten. Abgerundet werden die ergänzenden Funktionen durch die Mini App nscale Documents. Sie dient als eine Art persönlicher Schreibtisch und bietet Anwendern die völlig freie Ablage von Dokumenten jeder Art.

nscale Mini Apps erweitern bestehende nscale Business Apps um sinnvolle Features und eröffnen Anwendern somit zusätzliche Möglichkeiten.

nscale CalendarDie nscale Mini App nscale Calendar erweitert den Funktionsumfang bestehender nscale Business Apps um einen App-übergreifenden Kalender, der Termine der fachbezogenen Apps in sich konsolidiert. Darüber hinaus stellt die App einen flexiblen Kalender zur Verwaltung von individuellen Terminen bereit.

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nscale Calendar mit der Einstellung (Arbeits-)Wochenansicht. Termine sämtlicher eingesetzter nscale Business Apps werden gemeinsam präsentiert. Individuell (innerhalb von nscale Calendar oder z. B. nscale smart SD) erstellte Termine werden ebenso präsentiert wie automatisch erzeugte. Zur besseren Veranschaulichung wurde für die Abbildung ein Anwender verwendet, der alle Berechtigungsrollen aller nscale Business Apps in sich vereint. Bei der Präsentation der Termine werden stets die nscale-Berechtigungsrollen berücksichtigt, dies gilt insbesondere für kritische Bereiche wie die Personalverwaltung.

TerminmanagementNeben dem übergreifenden Gesamtkalender stellt nscale Calendar ein Terminmanagement ähnlich wie Micosoft Outlook zur Verfügung. Neue Termine lassen sich einfach und intuitiv direkt in der Terminübersicht platzieren oder über das Kontextmenü erzeugen. Terminbeteiligte können als Teilnehmer eingeladen werden, ebenso ist eine Erinnerungsfunktion integriert.

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Termin-Erinnerungen

nscale ContacsDie nscale Contacts App bietet eine zentrale Verwaltung aller Kontakte. Neue Kontakte können innerhalb von nscale Contacs App oder auch innerhalb der fachbezogenen nscale Business Apps erstellt werden. Unabhängig davon, wo ein Kontakt erzeugt wurde, werden alle Kontakte konsolidiert dargestellt. Damit ist der schnelle und zentrale Zugriff auf alle Kontakte jederzeit gewährleistet.

Werden es doch mehr Kontakte, stehen umfangreiche Suchmasken für das schnelle und effektive Auffinden von Kontakten zur Verfügung. Hierbei können Kontakte einer bestimmten Firma oder Organisation ebenso gesucht werden wie beispielsweise differenziert einen speziellen Kontakt aufgrund des Namens. Natürlich steht auch die nscale Volltextsuche zum schnellen Auffinden von Kontakten bereit.

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Ansicht der nscale Kontakte. Dargestellt ist jeweils die konsolidierte Ansicht. Dabei stellt nscale Contacts verschiedene Ansichten für den Anwender bereit.

KontaktmanagementNeue Kontakte lassen sich mit der nscale Contacs App einfach und schnell erzeugen. Hierbei können neue Kontakte entweder über die Eingabe aller relevanten Informationen oder per Drag-and-drop erstellt werden. Bestehende Kontakte (z. B. aus Outlook) lassen sich so schnell und einfach in die nscale Contacs App übernehmen.

In Kombination mit fachlichen nscale Business Apps können Kontakte, wie z. B. Ansprechpartner eines Lieferanten, aus der nscale Contacs App direkt übernommen werden. Umgekehrt werden in fachlichen nscale Business Apps, beispielsweise nscale smart SD oder nscale smart PM erstellte Kontakte der Liste aller Kontakte hinzugefügt.

GebietsansprechpartnerDie nscale Contacs App bietet u. a. eine geografische Darstellung der Kontakte. Hierbei werden die Kontakte innerhalb der Karte aufgrund des eingetragenen Ortes angezeigt. Dies ermöglicht beispielsweise die Suche nach passenden Ansprechpartnern für ein bestimmtes Gebiet.

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Die geografische Ansicht der nscale Contacts App

nscale Locationsnscale Locations App stellt nscale Objekte wie beispielsweise Lieferanten, Kunden und Verträge konsolidiert über alle nscale Business App auf einer Karte dar. Die Basis zur Präsentation ist hierbei die jeweils hinterlegte Adresse, beispielsweise die Adresse eines Lieferanten oder eines Vertriebspartners.

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Die kartenbasierte Ansicht von nscale Locations. nscale Objekte werden auf einer Karte angezeigt, vorausgesetzt es wurden Ortskoordinaten hinterlegt.

nscale Documentsnscale Documents ist der Name der nscale Mini App zur freien Ablage von Informationen. Der Anwender kann nach Belieben Ordnerstrukturen zur Ablage von Dokumenten erstellen und wird nicht auf bestimmte Formate beschränkt. Alle nscale Standard-DMS-Funktionalitäten, wie beispielsweise die Versionierung oder Möglichkeiten der Ersatzdarstellung, werden angeboten.

nscale Documents bietet somit den idealen Ort zur sicheren und effektiven Ablage von Informationen, die ohne direkte Beziehung zu einem Kunden oder einem Projekt o. ä. stehen.

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nscale Documents, die nscale App zur Ablage unstrukturierter Informationen innerhalb frei anlegbarer Ordnerstrukturen. Auch hier greifen Funktionen wie beispielsweise die nscale-Schnellverstichwortung.



7.4.2 nscale smart CM AppVertragsmanagement

Die Basis des betriebswirtschaftlichen Handelns eines Unternehmens stellt ein gut funktionierendes, strukturiertes und effizientes Vertragsmanagement dar. Bei der Vielzahl an Verträgen eines Unternehmens ist es jedoch oft schwierig, den Überblick zu behalten. Hinzu kommen zahlreiche Risiken und Herausforderungen, denen das Vertragsmanagement ausgesetzt ist bzw. die bewältigt werden müssen: Durch das Versäumen von Fristen sind unnötige Kosten entstanden, Verträge sind nur mühselig aufzufinden oder durch dezentrale Verwaltung auch gar nicht zugreifbar, Mitarbeiter haben unterschiedliche Kenntnisstände oder es entstehen Komplikationen durch einen mangelhaften Bearbeitungsprozess, da etwa die Aktualität von Verträgen nicht vollständig gewährleistet werden kann.

Um Schwierigkeiten dieser Art gar nicht erst entstehen zu lassen, haben wir eine spezielle Business App entwickelt, mit der die gesamte Vertragsverwaltung eines Unternehmens zentral gesteuert werden kann: nscale smart CM.

Die App bietet Anwendern vielfältige Möglichkeiten zur Erleichterung der täglichen Arbeit und berücksichtigt die fachspezifischen Anforderungen des Einkaufs, Vertriebs und des Controllings. Sämtliche Dokumente, Informationen wie auch sonstige Anlagen sind in digitalen Vertragsakten organisiert und schnell auffindbar.

Arbeitsprozesse werden enorm beschleunigt und vereinfacht. Ob Kauf-, Versicherungs-, Leasing- oder Wartungsverträge: Informationen lassen sich strukturiert ablegen, zudem sind sämtliche Daten an einem Ort gebündelt. Ein weiterer Vorteil zeigt sich im jederzeit für alle Beteiligten aktuellen Informationsstand. Über sämtliche Abteilungen bzw. Standorte hinweg sind Informationen stets verfügbar, klar strukturierte Abläufe gewährleisten effiziente Teamarbeit.

nscale smart CM ermöglicht die einfache Verwaltung von Verträgen und Fristen. Zeitaufwändige Informations- und Dokumentensuche, unterschiedliche Kenntnisstände oder versäumte Fristen gehören der Vergangenheit an.

Neben der Erfüllung der fachlichen und organisatorischen Anforderungen des Vertragsmanagements stand bei der Entwicklung von nscale smart CM besonders die Usability im Fokus. Die App ist für den Anwender übersichtlich aufgebaut und besticht durch ihre unkomplizierte Nutzung. Nicht zuletzt versetzt die intuitive, bewusst schlicht und funktionell aufgebaute Benutzeroberfläche Mitarbeiter eines Unternehmens in die Lage, ab dem ersten Tag problemlos mit nscale smart CM arbeiten zu können.

Konkrete Ansicht der AppArbeiten mit nscale smart CM

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Ein mit nscale smart CM verwalteter Vertrag. Für jeden Vertrag stellt die App eine vorgefertigte Ablage und Verwaltungsstruktur bereit (siehe hervorgehobener Bereich).

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Vorgefertigte Strukturen

Vertragsakten verfügen grundsätzlich über einen speziell für den jeweiligen Vertrag indexierten Akten- bzw. Vertragsdeckel. Über diesen werden Informationen wie beispielsweise die Vertragspartner oder die Vertragslaufzeit festgehalten.

Bei der Anlage eines Vertrages legt nscale smart CM automatisch Unterorder zur Verwaltung aller vertragsrelevanten Informationen an. So stehen Ordner für die Ablage der Korrespondenz und der Vertragskontakte ebenso zur Verfügung, wie Strukturen zur Verwaltung der Vertragsunterlagen und deren Termine. Kontakte und Termine werden dabei auch als solche präsentiert – die Verwaltung geschieht analog zu Microsoft Outlook.

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Die Zusammenstellung zeigt einen Teil der verschiedenen Ablagebereiche eines mit nscale smart CM verwalteten Vertrages. Neue Dokumente lassen sich entweder per Drag-and-drop oder über Kontextmenüs hinzufügen.

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Versionierung



Versionierung

Dokumente innerhalb der Vertragsakte werden automatisch vom System versioniert (die eigentlichen Vertragsdokumente inbegriffen). Änderungen an Dokumenten führen grundsätzlich zu einer neuen Version, sodass jegliche Modifikationen lückenlos nachvollziehbar sind. Mit einem Klick lässt sich die gesamte Vertragshistorie in chronologischer Reihenfolge visualisieren.

Die Verträge werden digitalen Vertragsakten zugeordnet und revisionssicher archiviert. Dadurch stehen allen Nutzern aktuelle und einheitliche Vertragsversionen zur Verfügung – die Notwendigkeit persönlicher Kopien der Verträge in Papierform entfällt.

Vertragscontrolling

Für jeden Vertrag ist es möglich, sowohl ein Kündigungsdatum wie auch einen Verlängerungsstichtag festzulegen. Auf dieser Basis können individuelle Erinnerungstermine konfiguriert werden. Somit lassen sich beispielsweise für eine Vertragsverlängerung schon frühzeitig alle notwendigen Schritte einleiten. Der Anwender erhält bei Erreichen des Stichtages bzw. der eingestellten Erinnerung automatisch über die Oberfläche eine Benachrichtigung.

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Ein Ausschnitt der Maske zur Verwaltung von Verträgen. Dargestellt ist der Controlling-Bereich mit den Posten Kündigungsdatum und Verlängerungsstichtag. Die Kontrolle und Erinnerung der Termine übernimmt nach Zuweisung nscale smart CM.

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Eine globale Übersicht präsentiert dem Anwender alle im Kontext der Verträge stehenden Termine in konsolidierter Form, damit er diese immer zentral im Blick haben. Darüber hinaus warnt nscale smart CM den Anwender, wenn ein vertragsrelevantes Datum nicht hinterlegt wurde.

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Die entrale Übersicht aller innerhalb von nscale smart CM anfallenden Termine. Das System erinnert aktiv, sobald ein fälliges Datum näher rückt. Dabei kann der Erinnerungszeitpunkt vom Anwender individuell festgelegt werden. Bei fehlenden Eingaben von Stichtagen der Verträge wird eine Warnung ausgegeben.

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Verträge und Dokumente übernehmen

Bei der Übernahme von Verträgen unterstützt die App verschiedenste Szenarien. Für Originaldokumente in Papierform kann am Einzelarbeitsplatz direkt „in die Vertragsakte“ oder den optionalen, zentralen Posteingangskorb gescannt werden (Twain). Liegen die Dokumente bereits in digitaler Form vor, können diese per gewohntem Drag-and-drop direkt zugewiesen werden. E-Mail-Inhalte sowie anhängende Dateien und Dokumente werden in der zugehörigen Vertragsakte archiviert und bilden so eine lückenlose Vertragshistorie mit einer vollständigen Korrespondenz.

Den Überblick behalten

nscale smart CM beinhaltet auch eine Übersicht sämtlicher verwalteten Verträge, die die App mitsamt aller relevanten Vertragsinformationen in einer Trefferliste präsentiert. Dem Anwender stehen dort die gesamten nscale-Standardfunktionalitäten zur Verfügung, wie z. B. eine Gruppierung der Liste nach Vorgangstyp.

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Übersicht über aller durch nscale smart CM verwalteten Verträge. Vom Anwender wurde eine Gruppierung anhand des Vertragstyps ausgewählt.

Leistungsumfangnscale smart CM ist die nscale-Lösung zur digitalen Vertragsverwaltung. Mit der App lassen sich Verträge und relevante Vertragsinformationen in vorgefertigten digitalen Akten strukturieren und verwalten. Für jeden Vertrag steht ein vorgegebenes, fertiges Register bereit, um alle vertragsrelevanten Informationen strukturiert verwalten zu können. Bei Bedarf lässt sich die vorgefertigte Struktur mit eigenen Ablageordnern erweitern. Die jeweiligen Unterordner erlauben es, eigenständig weitere Substrukturen und Dokumente anzulegen.

nscale smart CM bietet:

Einen festen Satz an bereits vorkonfigurierten Masken, Attributen, Strukturen und Auswertungen

Effektives Vertragscontrolling

Sofern nicht anders angegeben, steht dem Anwender der volle Leistungsumfang von nscale zur Verfügung (inkl. Volltextsuche, nscale-Nachrichtenkanal und den nscale-Standard-Workflows)

Rechtekonzept mit zwei entsprechend vorkonfigurierten Anwender-Rollen (Sachbearbeiter & Vorgesetzter). Sämtliche Informationen im Kontext der App sind speziellen nscale-Objektklassen zugewiesen – so ist gewährleistet, dass nur Inhaber der Rollen Zugriff auf Informationen in nscale smart CM haben.*

Kombinationsmöglichkeiten mit anderen nscale Apps, z. B. in Verknüpfung mit der nscale Calendar-App: zusätzliche Anzeige aller Vertragstermine in einem globalen Kalender

Direkte Funktionserweiterung der Apps nscale smart HR, SD und PM um ein effektives und strukturiertes Vertragsmanagement

* Die beinhaltenden Rollen gewähren einen fachlich vollständigen Umgang mit allen Informationen innerhalb von nscale smart CM. Genaue Informationen finden Sie in der Dokumentation der App.

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Die Basis ergänzenSämtliche nscale Business Apps basieren fachlich auf der Informationsplattform nscale. Die technische Grundstruktur bietet stets der nscale Business Layer (die Ceyoniq-eigene Infrastruktur für betriebswirtschaftliche Anwendungen auf Basis von nscale), der überdies die Kommunikation der Apps untereinander ermöglicht. Somit ergibt sich eine Kombination der Funktionalitäten. Die Apps für das Personalwesen (nscale smart HR), den Bereich Vertrieb & Consulting (nscale smart SD) sowie die digitale Lieferantenakte (nscale smart PM) werden durch nscale smart CM nahtlos erweitert. Innerhalb der einzelnen Fachapplikationen steht dann eine leistungsfähige Vertragsverwaltung zur Verfügung.

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nscale smart CM ist die Basis- und Einstiegslösung in die digitale Vertragsverwaltung. Der Leistungsumfang ist klar definiert.

Für darüber hinausgehende Anforderungen bieten wir Ihnen eine individuell gestaltbare Lösung in Zusammenarbeit mit unserem Consulting an. Der Funktionsumfang des Vertragsmanagements von nscale smart CM lässt sich erweitern, ebenso sind individuell zugeschnittene Projektlösungen nach Ihren Vorgaben möglich.

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7.4.3 nscale smart HR AppDie digitale Personalakte

Mit dem Einsatz von nscale smart HR lassen sich alle wesentlichen Aufgaben des Personalwesens mühelos bewältigen. Alle relevanten Strukturen zur einfachen und effektiven Mitarbeiterverwaltung werden bereitgestellt – ob Altersvorsorge, Reisekostenabrechnungen, Verträge oder Weiterbildungsnachweis: die strukturierte Dokumenten- und Informationsverarbeitung ist stets gewährleistet. Darüber hinaus wird der Verwaltungsaufwand reduziert.

Mithilfe der App werden Arbeitsprozesse beschleunigt und vereinfacht, indem sämtliche personalrelevante Dokumente von Mitarbeitern in digitalen Akten sicher gespeichert und zentral verwaltet werden. Dabei kommen klar strukturiert Vorgänge zum Zuge.

nscale smart HR verwaltet Informationen revisionssicher und stellt Abläufe als vorgefertigte Prozesse zur Verfügung. Eine Umlaufmappe starten oder Dokumente auf Wiedervorlage setzen geschieht intuitiv und einfach per Mausklick. Ebenso unkompliziert können Personalakten aufgerufen, Standardabläufe zügig definiert und Geschäftsprozesse direkt aus der Dokumentenansicht gestartet werden. Der Anwender erfährt aktive Unterstützung bei der Arbeit.

nscale smart HR ermöglicht die Bündelung aller notwendigen Personaldokumente in einem System.

Die Business App besticht durch ihre unkomplizierte Nutzung, ihre Übersichtlichkeit stellt einen großen Gewinn dar. Bei der Entwicklung standen die fachlichen und organisatorischen Anforderungen der Personalarbeit im Fokus, wie immer wurde eine hohe Anwenderfreundlichkeit angestrebt. Die intuitive Benutzeroberfläche versetzt Mitarbeiter eines Unternehmens in die Lage, direkt mit nscale smart HR arbeiten zu können.



Konkrete Ansicht der App

Arbeiten mit nscale smart HR

Die Kernfunktinalität von nscale smart HR: die einfache und effektive Verwaltung von Mitarbeitern. Das Stammblatt eines Mitarbeiters enthält alle wichtigen Felder für das Personalmanagement - von Adress- und Kontaktdaten, über die berufliche Gruppierung im Unternehmen bis hin zu wichtigen Daten für die Abrechnung (Kontoverbindung etc.).

Vorgefertigte StrukturenZur einfachen und effektiven Mitarbeiterverwaltung stellt nscale smart HR sämtliche fachlichen Strukturen vorgefertigt bereit. Alle Mitarbeiterakten haben einen speziell für den jeweiligen Mitarbeiter indexierten Aktendeckel, über welchen personenbezogene Informationen festgehalten werden. Bei der Anlage eines neuen Mitarbeiters generiert die App automatisch Unterordner zur Verwaltung aller relevanten Informationen: Ordner für die Ablage der Altersvorsorge und der Termine stehen ebenso zur Verfügung wie Strukturen zur Verwaltung von Urkunden und Bescheinigungen. Termine werden dabei auch als solche präsentiert – die Verwaltung geschieht analog zu Microsoft Outlook.

Umfangreiche Suchmöglichkeiten enthält fachbezogene Suchmasken. Zur Eingrenzung der Mitarbeitersuche können alle nscale smart HR

indexierten Attribute innerhalb der Suchmaske genutzt werden. Bei jeder Suche kann die -nscaleVolltext-Suchfunktionalität genutzt werden.

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Die Abbildung zeigt zwei Suchmasken: Die Maske zur individuellen Mitarbeitersuche und die zur Dokumentensuche.

Alle Termine im BlickNeben der effektiven Mitarbeiterverwaltung bietet nscale smart HR weitere arbeitserleichternde Funktionalitäten, beispielsweise einen Personalkalender. In diesem werden alle personalrelevanten Termine sämtlicher Mitarbeiter konsolidiert zur Anzeige gebracht. Für jeden Mitarbeiter können

individuelle Termine gesetzt werden, die anschließend im Terminkalender des betreffenden



individuelle Termine gesetzt werden, die anschließend im Terminkalender des betreffenden Mitarbeiters sowie auch im übergreifenden Personalkalender zu sehen sind. Zudem erzeugt die App automatisch Termine aufgrund von eingegebenen Daten, beispielsweise wird für den Geburtstag eines Mitarbeiters automatisch ein diesbezüglicher Termin erzeugt. In Kombination mit nscale smart CM zeigt der Personalkalender außerdem Termine des vertraglichen Kontextes an.

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Auschnitt aus dem integrierten Personalkalender: Alle wichtigen Termine sämtlicher Mitarbeiter werden dargestellt.

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Die Basis ergänzenAlle nscale Business Apps basieren fachlich auf der Informationsplattform nscale. Die technische Grundstruktur bietet stets der nscale Business Layer (die Ceyoniq-eigene Infrastruktur für betriebswirtschaftliche Anwendungen auf Basis von nscale), der überdies die Kommunikation der Apps untereinander ermöglicht. So können Sie nscale smart HR bei Bedarf entweder um zusätzliche Funktionen erweitern oder mit anderen nscale Apps kombinieren.



Ausbaumöglichkeiten ist die Basis- und Einstiegslösung für die digitale Personalverwaltung. Der nscale smart HR

Leistungsumfang ist klar definiert. Für darüber hinausgehende Anforderungen bieten wir Ihnen eine individuell gestaltbare Lösung in Zusammenarbeit mit unserem Consulting an Der Umfang von . nscale

lässt sich um Funktionalitäten erweitern, ebenso sind individuell zugeschnittene smart HRProjektlösungen nach Ihren Vorgaben möglich.

Reisekostenabrechnung mit nscale TE (optional)Eine überaus sinnvolle Erweiterung der digitalen Personalakte stellt eine Kombination mit der App nscale TE dar.

Die damit gebotenen Funktionen des Reisekostenmanagements sind direkt in die Infrastruktur von nscale smart HR integriert, für jeden Mitarbeiter wird ein zusätzlicher Ordner eingeblendet („Reisekostenabrechnung“). Mit nscale TE gelingt eine strukturierte und effiziente Verwaltung der zu Reisetätigkeiten in einem Unternehmen notwendigen Dokumente und Informationen mühelos. Die Oberflächen wurden auch in dieser App durchgehend übersichtlich gestaltet und sind dem Design von nscale smart HR angepasst. Analog dazu bringt nscale TE ebenfalls eine feste Grundstruktur mit sich.

Um Einheitlichkeit und einen überschaubaren Arbeitsbereich zu schaffen, werden einige Komponenten beim Anlegen eines neuen Reisenden oder einer neuen Reise durch die Business App automatisch generiert – von bestimmten Pflicht- sowie optionalen Eingabefeldern bis hin zum Verwaltungsbereich von Dokumenten.

nscale TE steht auch unabhängig von nscale smart HR als eigenständige nscale Business App zur Verfügung.

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Die Zusammenstellung zeigt im Hintergrund die Verwaltungsmaske von nscale TE in unmittelbar integrierender Kombination mit nscale smart HR, vorne die Suchmaske des Reisekostenmanagements.

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Vertragsmanagement mit nscale smart CM (optional)Motiviert wird ein digitalisiertes und zentrales Management geschäftsbezogener Prozesse sicherlich durch die Faktoren Sicherheit, Transparenz und Wirtschaftlichkeit. Die einzelnen Bereiche mittels spezifischer perfekt managen zu können, ergibt bereits einen enormen Gewinn, die Business AppsMöglichkeit der integrierenden Funktionserweiterung einer App erhöht das Leistungspotenzial noch einmal maßgeblich.

So lässt sich beispielsweise direkt mit kombinieren, die App für die nscale smart HR nscale smart CMeinfache Verwaltung von Verträgen und deren Fristen. Zeitaufwändige Dokumenten- und Informationssuche, unterschiedliche Kenntnisstände oder versäumte Fristen gehören der Vergangenheit an. Innerhalb der -Struktur wird für jeden Mitarbeiter ein weiterer nscale smart HROrdner eingeblendet ("Verträge"). Damit lassen sich alle mitarbeiterbezogenen Verträge effektiv verwalten.

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nscale smart HR in Kombination mit nscale smart CM: Die Möglichkeiten der effektiven Vertragsverwaltung fließen direkt in die Struktur der digitalen Personalakte ein.

7.4.4 nscale smart SD AppDie elektronische Kundenakte

Für die beste Kundenberatung sind aktuelle und vollständige Kundeninformationen unverzichtbar. Der Einsatz einer elektronischen Kundenakte im Informationsmanagement verbessert die Möglichkeiten von Sachbearbeitern, flexibel auf Anforderungen zu reagieren. Letztendlich führt dies zur Zufriedenheit von Kunden und Partnern.

nscale smart SD strukturiert geschäftsrelevante Informationen und stellt einen sicheren und zentralen Ablage- und Verwaltungsort bereit. Im Kern besteht die App aus zwei Komponenten: Kundenakten und Projektakten. Ob es um die Annahme von Bestellungen oder um Reklamationen geht, um Auskünfte zum aktuellen Lieferstatus, Fragen zu früheren Lieferungen oder um technische Informationen – für alle Mitarbeiter mit Kundenkontakt ist der schnelle Zugriff auf kundenbetreffende Informationen von essenzieller Bedeutung.

Vertriebsmitarbeiter und Sachbearbeiter können mithilfe der elektronischen Geschäftspartnerakte eine kundenrelevante Situation innerhalb kürzester Zeit einschätzen und so konkrete Auskünfte erteilen.

Die App wurde mit klarem Fokus auf den fachlichen und organisatorischen Anforderungen der vertrieblichen Arbeit entwickelt. Mithilfe von nscale smart SD vereinfachen und beschleunigen sich Arbeitsprozesse enorm, unter anderem bedingt durch den Umstand, dass sich sämtliche Daten an einem Ort zentral gebündelt befinden. Unterschiedliche Kenntnisstände lassen sich so ausschließen.

Sie verwalten Ihre Kunden sowie zugehörige Projekte in einer vorgefertigten Struktur. Zu jedem Kunden können Sie beliebig viele Projekte anlegen und verwalten. Um den unterschiedlichen Anforderungen von Mitarbeitern und Abteilungen gerecht zu werden, werden die Daten innerhalb eines Projektes in unterschiedlichen Sichten präsentiert und somit ein effektiver und gleichermaßen gezielter Umgang mit ebenjenen Daten ermöglicht. Erreichen Sie durch den Einsatz von nscale smart SD eine effektive Entlastung.

Die App besticht durch ihre unkomplizierte Nutzung, da bei der Entwicklung großer Wert auf eine hohe Anwenderfreundlichkeit und gute Übersichtlichkeit der Strukturen gelegt wurde. Die intuitive Benutzeroberfläche versetzt Mitarbeiter eines Unternehmens in die Lage, direkt mit nscale smart SD arbeiten zu können.




Arbeiten mit nscale smart SD

Das Bild zeigt das Stammblatt eines mittels nscale smart SD verwalteten Kundenprojektes mitsamt aller relevanten Informationen, etwa die Posten Projektnummer, -bezeichnung und -beschreibung, Ansprechpartner sowie (Vertriebs-)Kontakte.

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Kundenprojekte verwalten

nscale smart SD stellt alle Strukturen vorgefertigt bereit, um Kunden und dazugehörige Projekte effektiv und einfach zu verwalten. Jede Kundenakte hat einen speziell mit den Attributen des Kunden versehenen Aktendeckel. Über diesen werden Informationen wie beispielsweise der Firmenname oder der Ansprechpartner festgehalten. Bei der Anlage eines neuen Kunden legt die App automatisch Unterordner zur Verwaltung aller relevanten Informationen an. So stehen Ordner für die Ablage der Korrespondenz und der Kontakte ebenso wie Strukturen zur Verwaltung der Projekte bzw. der Termine zur Verfügung. Kontakte und Termine werden dabei auch als solche präsentiert, ihre Verwaltung geschieht analog zu Microsoft Outlook.

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Die drei Abbildungen zeigen einen Teil der Verwaltungsstruktur eines Kundenprojektes. Für jedes Projekt generiert die App vollständige Ordner zur Verwaltung der Belege, der Kontakte, der Dokumentation, der Korrespondenz und der Termine.

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Neben den Kundenstammdaten sind es vor allem die Projekte mit einem Kunden, die einer effektiven Verwaltung bedürfen. Zur professionellen Projektarbeit gehört es, die gesamte entsprechende Korrespondenz, ebenso alle Termine und Dokumentationen sowie alle involvierten Ansprechpartner ohne viel Aufwand abrufen zu können. Im besten Fall geschieht dies zentral.

Bei der Verwaltung der entsprechenden Projektinformationen erleichtern auch an dieser Stelle wieder vorgefertigte Verwaltungsordner (Belege, Dokumentation, Kontakte, Korrespondenz, Sonstiges, Termine) die Arbeit.

Mit nscale smart SD haben Sie alle Projektinformationen schnell zur Hand, aufwändiges Suchen oder Nachfragen zu Ansprechpartnern oder Projektdokumentationen entfällt. Auch hier greifen die nscale-Standardmechanismen – beispielsweise werden alle Informationen versioniert. Änderungen an Dokumenten und Informationen lassen sich somit lückenlos nachvollziehen.

Informationen verknüpfen

Die Möglichkeiten und Leistungen von nscale smart SD sind tiefergehend als die reine Informationsverwaltung – die Lösung verknüpft die Informationen miteinander, um sie, sobald benötigt, sofort sinnvoll nutzen zu können. So wird die Projektzeitspanne auch als Termin im zugehörigen Projekt-Terminkalender angezeigt. Alle nscale-Kalenderfunktionen wie beispielsweise die Erinnerungsfunktion stehen dabei zur Verfügung. Alle Projekttermine werden darüber hinaus konsolidiert im Kunden-Terminkalender dargestellt.

Zudem vervollständigen mehrere nscale Mini Apps den Funktionsumfang von nscale smart SD: relevante Termine eines Kundenvertrages, etwa Beginn und Ende, stellt die direkt ergänzende App nscale Calendar zur Verfügung. Termine aus verschiedenen Apps bilden eine Gesamtkalender. Analog dazu fließen Ansprechpartner und Firmenkontakte ein in nscale Contacts.

Es ergibt sich ein umfassendes Informationsmanagement, zum Teil automatisch durch das System gesteuert. Hinzu kommen persönlich angelegte Termine, Erinnerungen etc.

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Das Bild zeigt einen auf Basis der Projektzeitspanne resultierenden, automatisch generierten Termin im Projektkalender. Alle Funktionen des nscale-Terminmanagements stehen den Anwendern zur Verfügung.

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Projektcontrolling

nscale smart SD sieht auch Felder zur betriebswirtschaftlichen Einschätzung (voraussichtliche zukünftige Entwicklung) vor. Auf dieser Basis können wichtige Prognosen zur Steuerung des vertrieblichen Prozesses durchgeführt werden.

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Der Ausschnitt zeigt im unteren Bereich die Möglichkeit, ein sich anbahnendes Projekt durch den Vertriebsmitarbeiter einzuschätzen. Auf dieser Basis lassen sich Prognosen ableiten und ein Forecast-Prozess erstellen.

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Projekte mit Bestellungen verbinden

Die konkrete Nummer eines SD-Projektes kann zur Verknüpfung eines Kundenprojektes mit einer



Die konkrete Nummer eines SD-Projektes kann zur Verknüpfung eines Kundenprojektes mit einer Lieferantenbestellung verwendet werden (nscale smart PM verwaltet die einzelnen Bestellungen). Dies führt zu konkreten Beziehungen der nscale smart SD- und PM-Objekte. Anschließend können alle zu einem Kundenprojekt gehörenden Bestellungen aufgelistet werden. So kann auch die Frage beantwortet werden, welches Projekt zu einer Bestellung führte.

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Die Grafik zeigt die Verknüpfung der nscale Business Apps nscale smart SD mit nscale smart PM.

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Die Basis ergänzenSämtliche nscale Business Apps basieren fachlich auf der Informationsplattform nscale. Die technische Grundstruktur bietet stets der nscale Business Layer (die Ceyoniq-eigene Infrastruktur für betriebswirtschaftliche Anwendungen auf Basis von nscale), der überdies die Kommunikation der Apps untereinander ermöglicht. So können Sie nscale smart SD bei Bedarf mit anderen nscale Apps kombinieren und so den Funktionsumfang erweitern.

Kundenverträge verwalten

Eine sinnvolle Ergänzung der elektronischen Kundenakte stellt die App nscale smart CM dar, die Möglichkeiten des Vertragsmanagements bietet. In dieser Kombination werden Verträge ebenso strukturiert verwaltet wie ein Kundenprojekt. Relevante Termine eines Kundenvertrages konsolidieren sich in der Mini App nscale Calendar.

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Der Ausschnitt zeigt einen Kundenvertrag, der in Kombination mit nscale smart CM verwaltet wird.

7.4.5 nscale smart PM AppDigitale Lieferantenakte

Die täglich anfallenden Arbeiten im Bereich Einkauf können mittels Datenverarbeitung erleichtert werden.

Wie lässt sich die Zusammenarbeit mit Lieferanten optimieren? Wie erhalte ich schnell verlässliche Auskünfte, zum Beispiel zur Vollständigkeit Daten oder über die Verfolgung von Vorgängen? Wie schaffe ich es, nachhaltige Lieferantenbeziehungen aufzubauen? – Wiederkehrende Herausforderungen im Bereich der elektronischen Beschaffung.

Verwalten Sie Ihre Kreditoren effektiv mit der digitalen Lieferantenakte nscale smart PM. Sämtliche wichtige Informationen lassen sich in elektronischen Lieferantenakten an zentraler Stelle zusammenfassen. Nutzen Sie die Vorzüge des flexiblen Arbeitens mit elektronischen Akten für die Daten und Prozesse des Einkaufs.

nscale smart PM besticht durch die unkomplizierte Nutzung. Die App stellt alle relevanten Strukturen zur effektiven und übersichtlichen Lieferantenverwaltung bereit. Sämtliche Informationen werden ordnungsgemäß verwaltet. Bei Erstellung einer neuen Lieferantenakte wird durch die App automatisch eine fachliche Grundstruktur angelegt, mit der ein nach spezifischen Kriterien der elektronischen Beschaffung sinnvolles und systematisches Arbeiten möglich ist.

Einem Lieferanten sind stets vorgefertigte Unterordner zugewiesen – Beschaffungen, Preislisten, Verträge, Bewertungen, Produktinformationen, Sonstiges. Diese Struktur ist selbstverständlich bei Bedarf erweiterbar. Für jeden Lieferanten lassen sich beliebig viele Bestellungen verwalten.

Durch den Einsatz von nscale smart PM werden Arbeitsprozesse enorm beschleunigt und vereinfacht. Der Informationsstand ist für alle Beteiligten jederzeit aktuell und vor allem derselbe. Die Inhalte sind über alle Abteilungen bzw. Standorte hinweg stets verfügbar, klar strukturierte Abläufe gewährleisten effiziente Teamarbeit.

nscale smart PM zentralisiert Ihre Lieferanten- und Bestellungsverwaltung und unterstützt Sie nachhaltig bei der täglichen Arbeit.

Bei der App-Entwicklung wurde – neben der Erfüllung der fachlichen und organisatorischen



Bei der App-Entwicklung wurde – neben der Erfüllung der fachlichen und organisatorischen Anforderungen – viel Wert auf eine hohe Anwenderfreundlichkeit gelegt. Die intuitive Benutzeroberfläche versetzt Mitarbeiter eines Unternehmens in die Lage, ohne umfangreiche Schulungen, direkt mit nscale smart PM arbeiten zu können.


Arbeiten mit nscale smart PM

Stammdaten eines mit nscale smart PM verwalteten Lieferanten

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Jede Lieferantenakte hat einen speziell mit den Attributen des Lieferanten versehenen Aktendeckel. Über diesen werden Informationen wie beispielsweise der Firmenname oder der Ansprechpartner festgehalten. Bei der Anlage eines Lieferanten generiert die App automatisch entsprechend zugeschnittene Unterorder zur Verwaltung aller wichtigen Informationen; für die Ablage der Korrespondenz und der Lieferantenkontakte ebenso wie für Strukturen zur Verwaltung der Bestellungen sowie der Preislisten. Die Verwaltung von Kontakten und Terminen geschieht analog zu Microsoft Outlook.

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Die drei Abbildungen zeigen einen Teil der Informationen zu einem Lieferanten sowie deren Darstellung innerhalb von nscale smart PM.

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Verwaltung von Bestellungen

Lieferantenbezogene Bestellungen verwaltet die App nscale smart PM einfach und transparent. Ebenso wie bei jedem Lieferanten, wird auch bei der Anlage jeder neuen Bestellung eine sinnvolle, vorgefertigte Struktur automatisch vom System erstellt. Die zu jeder Bestellung gehörenden Belege und Korrespondenzen lassen sich so zielführend verwalten.

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Bestellung, die mit nscale smart PM verwaltet wird.

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Kein Verlust von Terminen

nscale smart PM bietet ein umfangreiches Terminmanagement. Wenn zu einer Bestellung ein Wiedervorlagedatum gesetzt wurde, so wird dieses im Terminkalender der Bestellung wie auch im Lieferantenkalender angezeigt. Eine konsolidierte Verwaltung sämtlicher Lieferantentermine erfolgt mittels der Mini App nscale Calendar. Kein Termin geht mehr verloren.

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Die Abbildung zeigt einen im Kalender automatisch generierten Termin, der sich über das Wiedervorlagedatum zu einer Bestellung ergibt.

Die Basis ergänzenEbenso wie alle anderen nscale Business Apps, basiert auch nscale smart PM fachlich auf der Informationsplattform nscale. Die technische Grundstruktur bietet stets der nscale Business Layer (Ceyoniq-eigene Infrastruktur für betriebswirtschaftliche Anwendungen auf Basis von nscale), der überdies die Kommunikation der Apps untereinander ermöglicht.

So können Sie die digitale Lieferantenakte bei Bedarf entweder direkt um bestimmte Funktionen erweitern oder mit anderen nscale Apps kombinieren. Eine sinnvolle fachliche Ergänzung stellt nscale smart CM dar; die App ergänzt den Leistungsumfang von nscale smart PM um die Möglichkeit, Verträge mit Ihren Lieferanten zu verwalten. In Kombination mit nscale smart SD (digitale Kundenakte) lässt sich die Lösung zu einer vollständigen Debitoren- und Kreditorenverwaltung erweitern.

Projekte mit Bestellungen verknüpfen

Die Möglichkeiten und Leistungen von nscale smart PM gehen deutlich über die reine Informationsverwaltung hinaus. Die Lösung verknüpft Informationen miteinander, um sie, sobald benötigt, sofort nutzen zu können. So werden beispielsweise Wiedervorlagetermine von Bestellungen konsolidiert in der direkt ergänzenden Mini App nscale Calendar angezeigt, um alle relevanten Termine auf einen Blick zu sehen.

Die ebenfalls ergänzende Mini App nscale Contacts zeigt Ansprechpartner und Firmenkontakte. In Kombination mit nscale smart CM, einer Applikation für das Vertragsmanagement, werden lieferantenbezogene Verträge auch über das Vertragscontrolling überwacht.

Jede PM-Bestellung kann optional mit einer Projektnummer verstichwortet werden. In Ergänzung mit



Jede PM-Bestellung kann optional mit einer Projektnummer verstichwortet werden. In Ergänzung mit nscale smart SD ist es möglich, die konkrete Projektnummer eines Kunden zur Verknüpfung mit einer Lieferantenbestellung zu verwenden. Dies führt zu direkten Beziehungen der Objekte beider Apps. Anschließend lassen sich alle Bestellungen zu einem Kundenprojekt auflisten oder auch die Frage beantworten, für welches Projekt eine Bestellung ausgelöst wurde.

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Die Abbildung zeigt die Verknüpfung der nscale Business Apps nscale smart SD und nscale smart PM.

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Warum ist eine Bestellung noch offen?

Jeder Bestellung können neben der Bestellnummer oder dem -datum bis zu vier Informationen zugeordnet werden, die den Status eines Auftrags eindeutig beschreiben (bezahlt, geliefert, erledigt, reklamiert). Fertige Listen zeigen daraufhin zum Beispiel alle offenen oder reklamierten Lieferungen an. Bestellungen können somit entsprechend bearbeitet und nachvollzogen werden. Klare Aussagen zum Stand einer Bestellung sind jederzeit möglich. Ferner ist bei Fragen zu einem Auftrag auf einen Blick eindeutig zu erkennen, in welchem Status sich dieser befindet.

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Der Ausschnitt zeigt im unteren Bereich die verschiedenen Status, mit denen der Zustand einer



Der Ausschnitt zeigt im unteren Bereich die verschiedenen Status, mit denen der Zustand einer Bestellung eindeutig beschrieben werden kann.

7.5 nscale File ServerDaten und Informationen intelligent auslagern und wie gewohnt weiterarbeiten.

Ein klassisches Ungleichgewicht, welches sich in Zukunft noch verstärken wird: Seit Jahren steigen in Unternehmen die Datenbestände unaufhörlich an, ein Ende dessen ist nicht in Sicht. Dies ist an sich nicht weiter schlimm, jedoch werden Untersuchungen nach nur etwa 20 % der Gesamtinformationen effektiv verwendet, auf die restlichen 80 % der Daten wird selten oder nie zugegriffen. Bei aufwändiger technischer Sicherung bleiben immer mehr – eigentlich verfügbare – Informationen ungenutzt und werden eher zum Ballast als dass sie bei Bedarf von Nutzen sind.

Wäre es nicht komfortabel, sich keine Gedanken um die wachsenden Datenbestände und deren sichere Verwahrung bei gleichzeitiger Möglichkeit des vollständigen Informationszugriffes machen zu müssen?

Um diesen Zustand zu erreichen, gibt es die Lösung . Sie bietet eine Konsolidierung nscale File ServerIhrer Datenbestände mit dem Mehrwert einer revisionssicheren Archivierung und dabei einen völlig transparenten Zugriff auf die archivierten Inhalte. Archivierungslösungen der Ceyoniq Technology GmbH gehören seit vielen Jahren zu den Marktführern in diesem Segment. Profitieren Sie von unserem Know-how und Engagement!

nscale File Server ermöglicht es, beliebige Dateien, die sich auf Microsoft Windows-Fileservern befinden, revisionssicher zu archivieren und auf günstige Speichermedien auszulagern. Archivierte Dateien stellen sich für den Anwender dabei völlig transparent dar. Ein lästiges und umständliches manuelles Wiederherstellen der einzelnen Dateien ist nicht nötig.

Attribute, wie etwa der Dateiname oder die Dateigröße, werden selbstverständlich auch nach der Archivierung angezeigt. Die archivierten Dateien werden im Hintergrund aus dem nscale Servergeladen, sobald die Datei durch den Anwender geöffnet wird. Die Zugriffsrechte auf Dateien des jeweiligen Fileservers werden durch die Archivierung der Dateien nicht verändert.

Durch die optionale Volltextsuche steht eine weitere Suchfunktionalität für den Anwender bereit – alle spezifischen und unternehmensrelevanten Inhalte sind zielgerichtet auffindbar.

Funktionsweise

nscale File Server wird serverseitig durch den seit Jahrzehnten bewährten betrieben, auf nscale Server Clientseite übernimmt eine MS Explorer-Integration die Kommunikation und Darstellung der archivierten Inhalte.

Ein -Agent übernimmt die Aufgabe, regelmäßig die zu archivierenden Bereiche zu prüfen und nscalealle Inhalte der Dateien im revisionssicher zu archivieren. Geänderte Inhalte werden nscale Serverdabei durch den als neue Version archiviert. Die MS Explorer-Integration stellt zum einen nscale Serverden transparenten Zugriff auf die archivierten Bereiche und Dateien sicher, zum anderen auch ein erweitertes Kontextmenü bereits, mit der Möglichkeit des Zugriffs auf alte Versionen oder die Abfrage des Dateistatus.

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Die Abbildung zeigt den Versions- und Statusdialog. Dieser kann durch das erweiterte Windows Explorer-Kontextmenü erreicht werden. Den Anwender kann den aktuellen Status der betreffenden Datei einsehen und hat außerdem Zugriff auf ggf. vorhandene weitere Versionen der Datei.

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Der Zugriff auf den Fileserver erfolgt über ein freigegebenes Netzlaufwerk, das sich mit einem eigenen Laufwerksbuchstaben automatisch in die Ordnerstruktur des Windows Explorers integriert. Echtes Plug-and-play – ohne Einarbeitung, ohne überflüssige Features und ohne überladene Programmoberflächen.

Zur Sicherung der Inhalte können archivierte Dateien durch den Anwender nicht gelöscht werden. Dies entspricht dem Auslieferungszustand, lässt sich jedoch nach Bedarf anders einstellen. Bezüglich des Arbeitens mit den bereits archivierten Dateien bestehen keinerlei Beschränkungen. Beispielsweise können archivierte Dateien beliebig an einen anderen Ort verschoben werden, vorhandene Dateiversionen (die seitens des verwaltet werden) werden dabei für den Anwender nscale Serversunsichtbar mitverschoben.

Die optionale Single-Instance-Speicherung des verhindert das mehrfache Archivieren nscale Serversidentischer Inhalte; gleiche Versionen einer Datei in verschiedenen Verzeichnissen werden nur einmal im Archivsystem abgelegt. In der Einrichtungsphase können die Ordner des Fileservers an verschiedene Speicherorte delegiert werden. So lassen sich unterschiedliche Archivierungsstrategien auf Basis der Originalverzeichnisse einrichten.

Key Features

Transparente Integration

Kein Schulungs- und Einarbeitungsaufwand für den Anwender

Sehr schlanke Infrastruktur

Implizite Versionsverwaltung

Revisionssichere Archivierung

Optionale Volltextsuche

Keine Duplikate im Archiv durch Single-Instance-Speicherung

Schnelle Nutzung und Umsetzung der Vorteile für das Unternehmen

7.6 nscale SharePointMicrosoft SharePoint bietet viel



Informationen lassen sich schnell und unkompliziert in einem Web-Portal für ein Unternehmen zentral und strukturiert zusammenführen. Aus nahezu allen Quellen fließen Office Dokumente, PDF-Dateien oder Bilder in das Portal ein und werden allen Mitarbeitern zugänglich gemacht.

Aber: Wichtige Funktionen zur langfristigen und gesetzeskonformen Aufbewahrung der Informationen fehlen.

Im Mittelpunkt von Microsoft SharePoint steht die effiziente Integration der Microsoft Office-Funktionen wie Dokumentenverarbeitung, Kollaboration und E-Mail in einer webbasierten Oberfläche. Wichtige Funktionen zur gesetzeskonformen Aufbewahrung fehlen jedoch. nscale SharePoint ist die intelligente Lösung, die diese Lücke schließt.

Lücken schließen

Sämtliche mit MS SharePoint erfassten und verfügbar gemachten Informationen können mit nscale SharePoint gemäß der gesetzlichen Vorgaben archiviert werden.

Ein weiterer großer Vorteil ist, dass das SharePoint System deutlich entlastet wird, denn sämtliche Informationen werden am Ende ihres Lebenszyklus in SharePoint in die nscale Informationsplattform ausgelagert und dort archiviert.

Nahtlos integrieren und administrieren

nscale SharePoint integriert sich nahtlos in das bestehende System und lagert die Informationen regelbasiert oder manuell aus. Zusätzlich werden alle Aufgaben für die Administration in der gewohnten Arbeitsumgebung durchgeführt.

Archivierung

nscale SharePoint integriert sich nahtlos und ermöglicht die revisionssichere Archivierung der Dokumente, die im Microsoft SharePoint-System verwaltet werden. Die Archivierung wird entweder automatisch oder durch den Anwender angestoßen. Auf diese Weise wird das System effektiv entlastet. Darüber hinaus können die Dokumente Archivierungsregeln, wie beispielsweise Aufbewahrungspflichten, unterworfen werden.

Verfügbarkeit

In den Microsoft SharePoint-Dokumentbibliotheken können die manuell nach nscale verschobenen Dokumente durch einen Platzhalter ersetzt werden. Auf diese Weise ist über den Platzhalter der Zugriff auf Inhalte gewährleistet, die auf dem nscale Server abgelegt sind. Selbstverständlich sind die Dokumente, die in Microsoft SharePoint durch einen Platzhalter ersetzt wurden, unkompliziert nach Microsoft SharePoint wiederherstellbar.

Recherche

Alle Informationen können auch noch nach Jahren komfortabel gesucht und vor allem schnell über die nscale Volltext-Suche gefunden werden - unabhängig davon, ob die Dateien im Microsoft SharePoint-System oder auf dem nscale Server abgelegt sind.

Dokumentenverwaltung

nscale SharePoint bietet Funktionalitäten eines Clients zur direkten und unkomplizierten Bearbeitung von Daten und Dokumenten. Die Dokumente können einfach und bequem in den nscale Server kopiert und zur Archivierung abgelegt werden. Von großem Vorteil ist die Abbildung (Spiegelung) dokumentenzentrierter Vorgänge aus Microsoft SharePoint in dem nscale System. Auf diese Weise werden Arbeitsschritte, die in der Microsoft SharePoint-Dokumentbibliothek durchgeführt werden, wie beispielsweise das Hochladen, Ein- und Auschecken oder Bearbeiten einer Datei, auch in nscale durchgeführt. Darüber hinaus können Dateien am Ende ihres Lebenszyklus gelöscht, beibehalten oder archiviert werden

Key Features

Erweiterung der Benutzeroberfläche von Microsoft SharePoint um die nscale Funktionalitäten

Archivierung von Dateien auf dem nscale Server: Deutliche Entlastung der Microsoft SharePoint-



Archivierung von Dateien auf dem nscale Server: Deutliche Entlastung der Microsoft SharePoint-Datenbank

Unkomplizierte Dokumentenverwaltung

Zugriff auf die Dateien über die nscale Clients

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Architekturübersicht zu nscale SharePoint

7.7 nscale CADÄnderungsver waltung von Informationen: scale CADn

ist eine Lösung für professionelles Multi-CAD-Management. Ein revisionssicheres Archiv nscale CAD ist Bestandteil dieser unternehmensweiten Lösung.

Durch die Abbildung einer Zeichnungsverwaltung als Bestandteil von wird ein nscale CAD versionskontrolliertes Management der komplexen Projekte in diesem Bereich möglich.

Mit der Lösung nscale CAD können alle Daten rund um das Produkt langfristig gesichert und die Arbeitsprozesse effizienter gestaltet werden. Die Lösung ist ein modernes und leistungsfähiges Softwaremodul zur Verwaltung der Modelle und Zeichnungen aus den technischen Bereichen eines Unternehmens in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) als Bestandteil der nscale Informationsplattform.

Der Unterschied zu einer üblichen Zeichnungsverwaltung besteht darin, dass die Datenbasis vollständig in das DMS-System integriert ist und zusammen mit dem Archiv eine unternehmensweite Lösung bereitstellt. Damit sind alle DMS-Funktionen auch auf die CAD-Daten anwendbar. Damit der Aufwand bis zur Anwendung möglichst gering ist, bringt die Lösung bereits ein vorkonfiguriertes Standardszenario mit. Zusätzlich sind alle Eigenschaften von nscale CAD konfigurierbar oder durch eigene VB-Skripte erweiterbar.

Das macht es besonders flexibel. Vorhandene Funktionen können z. B. ersetzt oder neue Funktionen hinzugefügt werden. Jeder Dokumentenbereich kann als CAD-Bereich verwendet werden. So können ein CAD-Bereich und ein DMS-Bereich getrennt voneinander parallel oder auch in einem Dokumentenbereich existieren.

nscale CAD unterstützt standardmäßig AutoCAD und Autodesk Inventor. Weitere Profile für andere CAD-Systeme sind schnell über die Konfiguration hinzugefügt.

Mit nscale CAD werden die im CAD-System bearbeiteten bzw. neu erstellten Dokumente über ein



Mit nscale CAD werden die im CAD-System bearbeiteten bzw. neu erstellten Dokumente über ein bereit gestelltes Plug-in direkt in nscale abgelegt. Beim Ablegen eines neuen CAD-Dokumentes steht dabei die Auswahl zwischen der revisionssicheren oder versionierten Archivierung zur Verfügung. Versionierte Dokumente können nach dem Auschecken direkt bearbeitet werden und in einer neuen Version wieder eingecheckt werden.

Das Versenden von Zeichnungen via E-Mail wird von nscale CAD komfortabel und sicher unterstützt. Dabei werden alle relevanten Informationen inklusive sämtlicher Referenzen als ZIP-Archiv verbunden und die Zeichnungslisten und Versandprotokolle automatisch generiert.

7.8 nscale ScanErweiterte Scan-Lösungen: nscale Scan

In Ergänzung zur TR-ESOR-konformen Langzeitspeicherung bieten wir nach Common Criteriazertifizierte Signaturanwendungskomponenten (SAK) an. Mit diesen lassen sich beim Scannen oder im

-Workflow qualifizierte elektronische Signaturen (QES) nach SigG/SigV aufbringen und prüfen, nscaleum einen TR-RESISCAN-konformen Dokumentenlebenszyklus zu gewährleisten. In dieser Kombination ist die Ceyoniq Technology der erste Anbieter einer durchgängigen TR-RESISCAN-/TR-ESOR-konformen ECM-Lösung.

7.9 nscale ComplianceDer Begriff Compliance (Regeltreue) bezeichnet im Wirtschaftsleben die Einhaltung von rechtsverbindlichen Anforderungen in Bezug auf die Sicherheit und Verfügbarkeit von Informationen. Mitarbeiter eines Unternehmens sollen sich der Notwendigkeit zur Einhaltung vorgegebener Verhaltensregeln, Gesetzen und Richtlinien verpflichtet fühlen bzw. zur Vermeidung von Regelverstößen beitragen.

Bei der Einführung elektronischer Prozesse muss geprüft werden, ob diese den für diesen Bereich gültigen Gesetzen und Richtlinien entsprechen. Davon betroffen sind im Wesentlichen alle Dokumente, die das Unternehmen verlassen (Postausgangskorb), und alle Dokumente, die das Unternehmen entgegennimmt (Posteingangskorb). Hinzu kommen gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Bestimmungen zur Dokument-Archivierung.

Auch die Prüfung der elektronischen Dokumente durch Steuerbehörden muss berücksichtigt werden. Je nach Geschäftstätigkeit des Unternehmens können sich diese Anforderungen aus deutschen Gesetzen wie Abgabenordnung und Umsatzsteuergesetz oder Verwaltungsvorschriften wie GOB und GDPdU ableiten lassen; bei innergemeinschaftlichem Handel in der Europäischen Union oder grenzüberschreitender internationaler Geschäftstätigkeit ergeben sich zusätzlich rechtliche Anforderungen aus den jeweiligen nationalen Gesetzen und Verwaltungsvorschriften.

Diese Anforderungen müssen bei der Gestaltung Ihrer elektronischen Prozesse integriert werden. Wir begleiten Sie bei der Aufbereitung der rechtlichen Voraussetzungen sowie der Integration der verschiedenen Module und Lösungen in Ihre ganz individuelle Systemlandschaft – immer mit dem Ziel der Aufrechterhaltung einer auch in Zukunft rechtskonformen Lösung. Wir legen besonderen Wert auf einfache und pragmatische Lösungen, die unterstützen und im Sinne des Anwenders funktionieren.

Dieser Abschnitt beschreibt sämtliche -Lösungen, Module und Verfahren, die Ihnen bei der nscaleEinhaltung verschiedener Compliance-Anforderungen helfen.

nscale-Signaturen: elektronische Signaturen am Arbeitsplatz

nscale LZA: BSI-konforme Langzeitarchivierung (TR-ESOR)

nscale Scan: ersetzendes Scannen (TR-RESISCAN)

PS 880, nachgewiesene Revisionssicherheit von nscale

nscale Mail : revisionssichere E-Mail-Archivierung



nscale Mail : revisionssichere E-Mail-Archivierung

nscale De-Mail: verbindlicher, vertraulicher und rechtssicherer E-Mail-Verkehr

nscale GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Das Thema Compliance ist zweifelsohne wichtig. Aus einer gelebten Compliance-Regelung resultieren neben einer höheren IT-Sicherheit beispielsweise Vorteile bei der Unternehmensbewertung. Ferner werden Haftungsrisiken und Reputationsverluste verringert sowie die Gefahr weiterer möglicher negativer Konsequenzen von Noncompliance auf ein Minimum gesenkt. Gleichzeitig ist es möglich, Datensicherheit zu gewährleisten, dabei Ressourcen zu optimieren und Vertrauen gegenüber Kunden zu schaffen.

Ihr Geschäftserfolg wird nachhaltig gesichert.

7.9.1 Elektronische SignaturenBeim elektronischen Datenaustausch über Netzwerke kennen sich oft die mit einer Transaktion nicht. In diesem Fall können diese sich nicht sicher sein, dass der jeweilige Partner auch tatsächlich die Person ist, für die sie sich ausgibt. Ebenfalls ist nicht sichergestellt, dass die zwischen den Kommunikationspartnern übertragenen Daten beim Empfänger in der Form ankommen, in der sie vom Sender verschickt wurden.

Um das Potenzial der Prozessoptimierung und eine Kostenreduktion durch elektronische Kommunikation auszuschöpfen, müssen papiergebundene Schriftstücke durch elektronische Dokumente ersetzt werden. Doch wie soll deren rechtsgültige Verarbeitung und vertrauliche Übertragung gewährleistet werden?

Um auch in der digitalen Welt sicher zu kommunizieren, werden elektronische Signaturen benötigt. Die elektronische Signatur ist das digitale Äquivalent zur eigenhändigen Unterschrift und garantiert die Identität des Benutzers. Sie ermöglicht darüber hinaus dessen sichere Authentifizierung.

Elektronische Signaturen sorgen für Authentizität der Kommunikationspartner und Integrität digitaler Informationen.

Authentizität

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Sind Dokumente elektronisch signiert, lassen sie sich eindeutig dem Ersteller der Signatur zuordnen. Zusätzlich kann mit Hilfe der elektronischen Signatur auch die Integrität der übertragenen Daten garantiert werden, da etwaige Datenmanipulationen für die Kommunikationspartner ersichtlich werden.

Integrität

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Ist ein Dokument elektronisch signiert, ist eine Veränderung dessen, ohne dass diese Änderung auffällt, nahezu* unmöglich.

* "Nahezu" bezieht sich dabei auf den Umstand, dass Verschlüsselungsverfahren mit der Zeit ihre Gültigkeit verlieren, da sie nicht mehr als sicher eingestuft werden und insofern erneuert werden müssen.

Die Lösung : nscale -SignaturenDie Anforderungen an eine elektronische Signatur und der technische Ablauf zur Erstellung und Prüfung selbiger ist klar definiert, die -Lösung besticht an dieser Stelle mit ihrer Einfachheit. nscaleDamit eng verbunden ist der Mehrwert für Ihr Unternehmen (auch wenn Sie bislang noch keine Vorgaben für die Benutzung von elektronischen Signaturen definiert haben).

Die Signatur-Lösung von basiert auf der etablierten und anerkannten Signierkomponente von nscaleGovernikus: dem Governikus Signer*. Als Anwenderoberfläche steht Ihnen mit dem nscale Cockpitintegrierten Governikus-Modul zur Verfügung. Das Modul ist eine zertifizierte Signaturanwendungskomponente (SAK) und damit in der Lage, Qualifizierte Elektronische Signaturen (QES) zu erstellen. In Kombination mit lassen sich damit einfach und schnell nscale Cockpitelektronische Signaturen auf digitale Dokumente aufbringen. Ebenso lassen sich bestehende Signaturen problemlos auf ihre Echtheit und Unversehrtheit prüfen.

Der Signaturprozess an sich ist für den Anwender weitestgehend unsichtbar. Um ein Dokument elektronisch zu signieren, bedarf es nicht mehr als ein paar Klicks. Im ersten Schritt werden die zu signierenden Inhalte in der Anwenderoberfläche ausgewählt. Im zweiten Schritt wird der für den Anwender unsichtbare Signierprozess aufgerufen, indem mit einem einfachen Klick die ausgewählten Inhalte elektronisch signiert werden. Die persönliche Signatur des Anwenders wird dabei in aller Regel über ein Kartenlesegerät eingelesen. Nach dem Signaturvorgang wird eine neue Version des -nscaleDokumentes erzeugt.

Funktionsweise

Das technische Verfahren der elektronischen Signatur basiert auf der Verwendung zweier unterschiedlicher elektronischer Schlüssel (Signaturschlüsselpaar): dem privaten Schlüssel (Private Key bzw. Signaturschlüssel) und dem öffentlichen Schlüssel (Public Key bzw. Signaturprüfschlüssel). Der öffentliche Schlüssel wird mit einem Zertifikat verknüpft, das bestimmte Angaben zum Inhaber des Schlüsselpaares enthält. Die beim Erstellen des Schlüsselpaares verwendete mathematische Funktion stellt sicher, dass der private Schlüssel auch dann nicht berechnet werden kann, wenn der öffentliche Schlüssel bekannt ist.

Die Vorteile im Überblick

Wirtschaftlichkeit durch Sicherheit und Einfachheit, das steht bei der -Lösung im Vordergrund.nscale

Möglich ist:

Clientseitiges Signieren in allen Signaturniveaus:

Fortgeschrittene Signatur (z. B. bei Elster im Einsatz (elektronische Steuererklärung))

Qualifizierte Signatur (höchste Anerkennung vor Gericht, als Ersatz der Papier-Schriftform anerkannt)

Einfach und ohne technische Hürden für den Anwender

Verifizieren (Ver- und entschlüsseln der elektronischen Signatur)

Unterstützung von eingebetteten Signaturen (PDF und -Container-Formate)nscale

Wussten Sie schon: Die elektronische Signatur ist neben einem standardisierten edi-Verfahren das



Wussten Sie schon: Die elektronische Signatur ist neben einem standardisierten edi-Verfahren das einzige Äquivalent, um e-Rechnungen dem Kostenabzug gemäß UStG geltend machen zu können.

*Mit der Produktfamilie Governikus Signer bietet bremen online services (bos) eine Software an, die sämtliche Funktionen beinhaltet, die sowohl eine gesetzeskonforme als auch eine vertrauliche Verarbeitung und Übertragung von Dokumenten und Dateien via Internet ermöglichen: Signieren (in allen Signaturniveaus), Verifizieren, Ver- und Entschlüsseln. Governikus Signer basiert auf dem vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfohlenen eCard-API-Framework und gewährleistet so das Höchstmaß an Sicherheit und Kompatibilität.

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7.9.2 nscale LZA Beweiswerterhaltung und Langzeitspeicherung (TR-ESOR).In diesem Zusammenhang tauchen immer wieder besonders zwei Fragen auf:

Reicht es (nicht), eine Information zu archivieren, um den Beweiswert zu erhalten?Gibt es einen Unterschied zwischen Archivieren und Langzeitspeicherung?

Um es kurz zu machen: zur Beweiswerterhaltung einer Information sind weitere Schritte notwendig als ein Dokument beispielsweise (einfach nur) digital zu archivieren. Um den Beweiswert zu erhalten, muss die Integrität und Authentizität der Information durch eine unabhängige und zertifizierte Stelle auf Anfrage nachgewiesen werden.

Bei der Langzeitspeicherung, d. h. der Aufbewahrung von Informationen dieser Art über mehrere Jahre, kommt eine weitere Schwierigkeit dazu – die für den Beweiswert notwendigen Verfahren sind gegebenenfalls zu erneuern, sollten sie nicht mehr als sicher eingestuft werden.

Daten übersignieren, deren Signatur bald nicht mehr sicher ist (Neusignierung nach § 17 SigV)

Für die Erhaltung der Beweiskraft signierter Daten und Dokumente kann mit fortschreitender Zeit und aufgrund technologischen Fortschritts ein Übersignieren bzw. Zeitstempeln mit stärkeren Verfahren notwendig werden. In Deutschland bestimmt die Bundesnetzagentur (BNetzA) auf Basis der fachlichen Expertise des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI), wann und unter welchen Umständen ein Nachsignieren notwendig wird. Umso länger die Beweiskraft der Informationen aufrechterhalten werden soll, desto häufiger ist also ein erneutes Signieren der Informationen vorzusehen.

Rechtssichere Beweiswerterhaltung im Archiv

Obwohl die elektronische Archivierung wesentlich kostengünstiger als Papierarchive ist, verhindert die Erfordernis, die Integrität und Authentizität eines Dokumentes belegen zu müssen, häufig die Abschaffung genau dieser Papierarchive. Mit der erarbeiteten Technischen Richtlinie zur Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente des BSI (TR-03125 bzw. TRESOR) existiert ein Leitfaden, der beschreibt, wie elektronisch signierte Daten und Dokumente über lange Zeiträume – bis zum Ende der Aufbewahrungsfristen – vertrauenswürdig gespeichert werden können.

Beweiswerterhaltung

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Ein qualifiziert signiertes Dokument muss gemäß Signaturgesetz – ohne zusätzliche Prüfung – durch Gerichte als Beweis anerkannt werden. Rechts- und Revisionssicherheit wird mit bereits nscalestandardmäßig gewährleistet, darüber hinaus bieten wir mit dieser Lösung zusätzlich die beweiswerterhaltende Ablage der Informationen.

Die Lösung: nscale LZAAuf Basis von Governikus LZA* haben wir eine Lösung für die Langzeitspeicherung von Dokumenten und Akten – gemäß TR-ESOR – entwickelt. Die gerichtliche Beweiswerterhaltung der Dokumente wird dabei durch den Einsatz von qualifizierten Signaturen und Zeitstempeln sowie durch die Trennung zwischen Dokumenten- und Beweis-Archiv sichergestellt. Die Lösung besteht dabei aus dem nscale

in Kombination mit dem Governikus LZA-Modul, welches das Signieren, Prüfen und die ServerErneuerung der Signaturen übernimmt: und Governikus, zwei starke Partner in puncto Ablage nscaleund Rechtssicherheit.

*Das Governikus LZA-Modul ist die vertrauenswürdige, skalierbare und zertifizierte Lösung zur beweiswerterhaltenden Langzeitarchivierung auf Basis offener Standards. Mit der nach Common Criteria evaluierten SOA-Middleware wird die dauerhafte Beweiswerterhaltung zum Kinderspiel. So nutzt das Governikus LZA-Modul PKI-basierte Kryptografieverfahren und Zeitstempeldienste, um den nicht abstreitbaren Integritäts- und Authentizitätsnachweis über Evidence Records nach RFC-4998 zu gewährleisten. Das alles unsichtbar und hochautomatisiert. Das Governikus LZA-Modul erfüllt höchste Sicherheitsanforderungen und entspricht der ArchiSafe-Spezifikation der Physikalisch-Technischen Bundesanstalt in Braunschweig (PTB) und der Technischen Richtlinie 03125 (TR-VELS und TR-ESOR) des BSI.

Funktionsweise

nscale als flexible und anwenderfreundliche DMS- und Informationsplattform bedient sich des TR-ESOR-Moduls Governikus LZA. Bei der Langzeitarchivierung eines Dokumentes wird der Dokumenteninhalt zusammen mit ausgewählten Attributen an das Governikus-Modul geschickt.

Daraufhin prüft das Modul eine eventuell eingebettete Signatur des Dokumentes und erzeugt einen Prüfbericht. Ist die Signatur gültig, wird der XAIP-Container (Standardisiertes Archivdatenobjekt) aufgebaut. Dieser Container ist in der Richtlinie TR-03125 des BSI spezifiziert und stellt eine XML-Struktur dar. Der Inhalt besteht aus dem Base64-kodierten Dokumenteninhalt, den Attributen in sogenannten Metadatensektionen und dem Signatur-Prüfbericht.

Als letzten Schritt schreibt die Governikus-Komponente intern noch den sogenannten Hashbaum fort. Dazu werden die Hashcodes der Dokumente für einen konfigurierbaren Zeitraum gesammelt. Über alle Hashcodes eines Zeitraumes wird ein qualifizierter Zeitstempel erzeugt. Dadurch ist die Prüfung der Signatur auf der Zeitachse festgeschrieben. Bei der Erzeugung weiterer Zeitstempel wird immer der bereits bestehende Hashbaum miteinbezogen. Dadurch entsteht ein Baum, an dessen Spitze immer der zuletzt generierte Zeitstempel steht.

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Die Grafik zeigt in vereinfachter Darstellung den grundsätzlichen Aufbau der Lösung. Das LZA-Modul von Governikus übernimmt das Signieren der Informationen zur TR-ESOR-konformen Langzeitspeicherung. Für den Anwender oder auch die Fachverfahren findet der aufwendige Prozess der Signierung unsichtbar statt und erfordert keine Benutzerinteraktion.

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Das hochkomplexe Verfahren der Beweiswerterhaltung bzw. -erzeugung durch Anbringung, Prüfung und Erneuerung von Signaturen/Zeitstempeln – sprich die Erzeugung sogenannter Evidence Records – wird in der TR-ESOR-konformen -Lösung automatisiert vorgenommen. Garantiert wird eine nscaleSystem- und Datenträger-unabhängige Langzeitspeicherung, die durch Standardisierung Beweiswerte und Daten erhält. Dadurch wird die Investitionssicherheit gewährleistet sowie ECM und DMS optimal ergänzt.Einzig die Entscheidung, welche Informationen für eine Langzeitspeicherung nach TR-ESOR verwaltet werden sollen, muss durch das System oder den Anwender getroffen werden.

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Das Dialogfenster in nscale Administrator. Im markierten Bereich wird die Neuer DokumentenbereichLangzeitspeicherungsoption aktiviert. Danach können Dokumente automatisch oder benutzergesteuert, ohne weiteren Aufwand für den Anwender, nach TR-ESOR abgelegt werden.

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Die Vorteile im Überblick

Höchste Vertrauenswürdigkeit durch BSI-Zertifizierung

Geschützte Kommunikation und Authentisierung über HTTPS

Redundante Beweiswerterhaltung durch mehrere Hash-Algorithmen

Evidence Records nach RFC-4998, gemäß ArchiSafe und TR-03125

Optimiert für Bigdata und Archivobjekte > 1GB

Automatisierte Signaturerstellung und -prüfung

Bedienerloses Nachsignieren nach ArchiSig

Anbindung aller gängigen Storage-Systeme

Beweiswert-ExportIn einem konkreten Streitfall kann es notwendig sein, die Echtheit und Unversehrtheit eines Dokumentes vor Gericht zu belegen. Im direkten Vergleich zur revisionssicheren Archivierung wird der TR-ESOR-konformen Speicherung aufgrund ihres hohen Standardisierungsgrades und der Konformitätsbestätigung durch eine Bundesbehörde eine höhere bzw. die höchste Glaubwürdigkeit und Gerichtsverwertbarkeit zugeschrieben. Tatsächlich kann ein nach TR-ESOR archiviertes Scanobjekt einen ähnlich hohen Beweiswert in sich tragen wie sein Original – mit dem Vorteil einer schnelleren und vereinfachten Beweisführung.

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Die Grafik zeigt einen konkreten Anwendungsfall für die Ablage von Informationen nach TR-ESOR. Dabei kann der Anwender über die nscale Cockpit Oberfläche Dokumente auswählen und sie anschließend als eine selbsttragende Gerichtsakte exportieren. Diese Akte enthält dann sämtliche Evidence Records, die beispielsweise ein Gericht oder ein Geschäftspartner benötigt, um sich die Integrität und Authentizität durch eine unabhängige Stelle bestätigen zu lassen.

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Nutzbar werden die Vorteile durch die hohe Verkehrsfähigkeit Ihrer Dokumente: so lassen sich aus dem heraus selbsttragende Gerichtsakten erstellen, die neben den notwendigen nscale CockpitBelegen auch alle Beweisdaten in Form von Evidence Records mitführen. Da sie TR-ESOR-konform gespeichert sind, behalten sie auf handelsüblichen Speichermedien wie USB-Sticks ihren Integritäts- und Authentizitätsschutz und ermöglichen die schnelle richterliche Prüfung mit standardisierten Softwarekomponenten.

7.9.3 Ersetzendes Scannen (TR-RESISCAN)Informationen einzuscannen, um sie anschließend digital vorliegen zu haben, ist für verschiedene Unternehmensprozesse sinnvoll. Die originalen Papierdokumente werden aber zusätzlich aufgehoben, da im Zweifelsfall nur diese die Echtheit und Unveränderlichkeit bestätigen können. Das BSI schließt diese Lücke mit der Technischen Richtlinie TR-03138 (TR-RESISCAN) zum sogenannten „ersetzenden Scannen“. Mit Einhaltung dieser Richtlinie können die originalen Papierdokumente nach der Digitalisierung ruhigen Gewissens vernichtet werden.

Ziel der TR-RESISCAN ist es, Anwendern in Justiz, Verwaltung, Wirtschaft und Gesundheitswesen als Handlungsleitfaden und Entscheidungshilfe zu dienen, sobald es sich neben dem Einscannen von Papierdokumenten auch um die anschließende Vernichtung handelt. Der Leitfaden betrifft besonders solche Anwendungen, in denen gesetzliche oder anders begründete Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten bestehen, wenn das Original vernichtet werden soll.

Die Richtlinie formuliert technische, personelle und organisatorische Anforderungen an die Ausgestaltung des Scanprozesses und Empfehlungen, die den Beweiswert des Scanproduktes erhalten sollen. Kryptografische Maßnahmen, die die Integrität und Authentizität gescannter Dokumente sicherstellen können, sind dabei von zentraler Bedeutung. Die -Lösung erfüllt die geforderten nscaletechnischen Sicherungsmaßnahmen der TR-RESISCAN. Über Standard-Schnittstellen bindet sich die bewährte Lösung einfach und schnell in den Scanprozess ein.

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Die Grafik zeigt die Architektur der nscale Lösung zum ersetzenden Scannen.

Die Lösung: nscale ScanIn Ergänzung zur TR-ESOR-konformen Langzeitspeicherung bieten wir nach Common Criteria zertifizierte Signaturanwendungskomponenten an. Mit diesen lassen sich beim Scannen oder im -nscaleWorkflow QES nach SigG/SigV aufbringen und prüfen, um einen TR-RESISCAN-konformen Dokumentenlebenszyklus zu gewährleisten.

In dieser Kombination ist Ceyoniq der erste Anbieter einer durchgängigen TR-RESISCAN-/TR-ESOR-konformen ECM-Lösung

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Die Grafik zeigt den grundsätzlichen Ablauf einer Dokumentendigitalisierung inklusive der Möglichkeit der abschließenden Vernichtung des originalen Papierdokumentes durch Einhaltung der TR-RESISCAN-Richtlinie.

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Die Vorteile im Überblick:

Reduzierung von Verwaltungsaufwänden

Sicherstellung der Wiederauffindbarkeit

Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung

Einsparung von Archivierungsfläche

Keine Beeinträchtigung der Lesbarkeit

Schnelle Wiederherstellung bei Verlust

Reduzierung von Vervielfältigungskosten

7.9.4 Nachgewiesene Revisionssicherheit (PS 880)Der Prüfungsstandard IDW PS 880 stellt einen Standard des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) zur Prüfung von Softwareprodukten dar. Er soll die Abdeckung relevanter Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit bestätigen. Demnach muss ein im Rechnungswesen eingesetztes IT-Verfahren den GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) entsprechen. Um die Einhaltung der GoB zu gewährleisten, werden obligatorische Anforderungen gestellt.

Die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit von Softwareprodukten richtet sich gemäß IDW PS 880 auf die



Die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit von Softwareprodukten richtet sich gemäß IDW PS 880 auf die notwendigen Verarbeitungsfunktionen (Beleg-, Journal- und Kontenfunktion), die implementierten Verarbeitungsregeln, die Sicherheit der Software sowie die Dokumentation. Sie bezieht sich im Kern darauf, ob durch die bereitgestellten Verfahren der betreffenden Software eine ordnungsgemäße Buchführung ermöglicht wird, aus der eine entsprechende Rechnungslegung resultiert.

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Die Anforderungen von Anwendern wandeln sich zunehmend dahingehend, dass offizielle Bescheinigen verlangt werden, dass eine Software geprüft ist und somit einen gewissen Standard sicher erfüllt. Als Softwarehersteller können wir Ihnen eine erfolgreiche Software-Testierung nach dem IDW Prüfungsstandard PS 880 vorweisen: das Zertifikat IDW PS 880 bescheinigt Ihnen, dass nscaleeiner unabhängigen Prüfung unterzogen wurde. Festgestellt wurde, dass mit durch die nscalesachgerechte Anwendung den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprochen wird.

Unter Heranziehung der System- und Anwenderdokumentation wurden bei die nscaleVerarbeitungsfunktionen und Verarbeitungsregeln sowie auch Sicherheitsaspekte wie etwa der Zugriffsschutz und die Datensicherheit eingehend untersucht. Darüber hinaus wurde das System selbst intensiv unter die Lupe genommen und alle Verfahrensschritte genauestens untersucht und nachvollzogen, dabei wurden auch alle für den Anwender unsichtbaren Schritte durchleuchtet und geprüft.

Uns ist stets daran gelegen, die Qualität unserer eigenen Softwareprodukte sichergestellt und, wenn möglich, bewiesen zu wissen.

Das Zertifikat PS 880 bestätigt von unabhängiger Stelle die ordnungsgemäße Umgangsweise von mit Ihren Daten, u. a. bei der revisionssicheren Ablage und Verwaltung. nscale

7.9.5 De-MailMit De-Mail wird eine spezielle Art der E-Mail bezeichnet, die sich die Schnelligkeit der E-Mail in Verbindung mit der Sicherheit eines Briefes und der Nachweisbarkeit eines Einschreibens zu Nutzen macht.

Die E-Mail-Kommunikation ist in heutigen Unternehmen nicht mehr wegzudenken, ermöglicht sie doch einen schnellen und unkomplizierten Austausch von Informationen. Aber wie sicher ist die klassische E-Mail? Kurz gesagt: gar nicht. E-Mails werden in aller Regel unverschlüsselt übertragen, somit kann letztlich jeder den Inhalt lesen. Zudem besteht potenziell die Gefahr, dass Inhalte verändert oder verfälscht werden.

Besonders Geschäftspartnern sollten keine wichtigen oder sogar kritischen Informationen per "einfacher" E-Mail zukommen. Es gilt, sich bewusst zu machen, dass sich eine nicht verschlüsselte oder gesicherte Kommunikation per E-Mail letztlich wie eine Postkarte darstellt – für jedermann ungehindert les- und veränderbar.

Diesem Sicherheitsrisiko kann entgegengewirkt werden: Eine De-Mail ermöglicht den sicheren,



Diesem Sicherheitsrisiko kann entgegengewirkt werden: Eine De-Mail ermöglicht den sicheren, vertraulichen und rechtsverbindlichen Austausch elektronischer Dokumente zwischen zwei Kommunikationspartnern (Unternehmen, Behörden etc.) über das Internet. Die Kommunikation mittels De-Mail findet zwischen eindeutig identifizierten Nutzern und über verschlüsselte Kommunikationskanäle statt. In der Handhabung gleichen De-Mails herkömmlichen E-Mails, verfügen jedoch über wichtige zusätzliche Eigenschaften.

De-Mail ist die digitale Entsprechung eines Einschreibens.

Die Lösung: nscale De-MailAls De-Mail-Partner bieten wir den Versand sowie Empfang vertraulicher Informationen über die DMS/ECM-Plattform an. Der Austausch von Dokumenten und Bescheiden via De-Mail erfolgt nscaleunmittelbar über die intuitiv bedienbare Oberfläche des -Clients. Die Lösung ist für nscale CockpitUnternehmen und Behörden gleichermaßen interessant – sie ermöglicht nicht nur den sicheren, vertrauensvollen und nachweisbaren Umgang mit vertraulichen Informationen, sondern bietet ergänzend die Langzeitarchivierung gemäß BSI TR-ESOR.

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nscale Cockpit: Der Anwender hat die Möglichkeit, Inhalte direkt aus der Oberfläche heraus als De-Mail zu versenden.

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Funktionsweise

nscale integriert sich nahtlos über standardisierte Schnittstellen in De-Mail-Szenarien. Der nscale verfügt zudem über eine eigene SMTP-Schnittstelle (Simple Mail Transfer Protocol). Das SMTP-Server

Interface ermöglicht überdies die Nutzung des als E-Mail-Server zwecks Versand und nscale ServersEmpfang von E-Mails (De-Mail).

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Die Grafik veranschaulicht die technische Funktionsweise. Im Gegensatz zur klassischen E-Mail-Kommunikation erfolgt De-Mail-Kommunikation strukturiert, sicher und nachvollziehbar zwischen zwei dedizierten Gateways innerhalb der De-Mail-Kommunikationsarchitektur.

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De-Mail ist verbindlich wie ein Brief – verbunden mit den Vorteilen der elektronischen Kommunikation


Die Identitäten von Absender und Empfänger können eindeutig nachgewiesen und damit nicht gefälscht werden

Nachrichten werden ausschließlich über verschlüsselte Kanäle übertragen und verschlüsselt abgelegt

Die Zustellung erfolgt verbindlich in das Postfach des Empfängers

Langzeitspeicherung mit optionaler TR-ESOR-Ablage

7.9.6 E-Mail ArchivierungE-Mail-Archivierung dreht sich hauptsächlich darum, den gesetzlichen Anforderungen zur Sicherung und Aufbewahrung der Geschäftskorrespondenz nachzukommen. Buchführungspflichtige Unternehmen müssen alle Bücher, Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz führen und aufbewahren, die zum Nachweis und zum Verständnis des Geschäftsergebnisses, der Vermögenslage sowie der Schuld- und Forderungsverhältnisse des Unternehmens erforderlich sind.

Die Lösung: nscale MailDie -Lösung zur E-Mail-Archivierung ist ein umfassendes Komplettpaket zur E-Mail-Archivierung nscaleund bietet alles, was ein Unternehmen für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und zur gewinnbringenden Nutzung von E-Mail-Inhalten benötigt.

7.9.7 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

Gesetzliche Rahmenbedingungen geben vor, dass jegliche Informationen eines Unternehmensprozesses vollständig und nachvollziehbar sein müssen. Die seit dem 01. Januar 2002 geltenden Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) geben vor, dass sämtliche steuerrelevanten, elektronisch erstellten Dokumente bis zum Ende der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist maschinell auswertbar vorzuhalten sind. Natürlich ist es in diesem Zusammenhang von enormer Wichtigkeit, diese Informationen, zu denen auch E-Mails gehören, gesetzeskonform aufzubewahren. Zudem müssen sie schnell und bequem wieder auffindbar sein.

Die Lösung: nscale GDPdU



Die Lösung: nscale GDPdUnscale GDPdU ist eine Lösung, die speziell für die Anforderungen an ein auswertbares Archiv entwickelt wurde. Sie bietet alle Funktionen, die zur Sicherung langfristig zu Beschreibung standardkonformer speichernder Daten gemäß den GDPdU benötigt werden. archiviert die relevanten Daten nscale GDPdUauf einem zentralen Storage Backend. Zusätzlich ist durch die Schnittstelle zu AIS TaxMart der Firma Audicon die maschinelle Auswertbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum sichergestellt. Die Archiv-Schnittstelle integriert AIS TaxMart, eine Spezialanwendung für die nscale for AIS TaxMartSimulation und Auswertung von Prüfungsszenarien, in die Informationsplattform .nscale

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Die Grafik veranschaulicht die Architektur von nscale GDPdU.

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Revisionssicheres Archivieren sämtlicher steuerrelevanter Daten und Dokumente gemäß Beschreibungsstandard

Release- und systemwechselsicheres Vorhalten steuerrelevanter Unternehmensdaten

Datenreduktion im ERP-System und auf Fileservern

Möglichkeit zum rechtssicheren Ablösen und Abschalten der Altsysteme

Sicherstellung der Validität der zu exportierenden Daten

Einfache Administration via nscale

Klar definierte Applikationsschnittstellen

Weiteres

hält viele Lösungen zur Einhaltung von Compliance und gesetzlichen Richtlinien bereit.nscale

Um den reibungslosen Ablauf umfangreicher Geschäftsprozesse im IT-Betrieb zu gewährleisten, ist es zudem wichtig, über entsprechende Kontrollfunktionen zu verfügen. Erst so ist es möglich, Fehler und Störfälle im System rechtzeitig zu erkennen bzw. zu beheben.

Die fachliche und technische Überwachung eines Systems während der Laufzeit stellt einen bedeutenden Aspekt zur Aufrechterhaltung der Verfügbarkeit und der Qualität dar. Über die Zeit ändert sich das Benutzerverhalten, die verwalteten Datenmengen werden größer, neue Anforderungen werden genannt: Es ergeben sich neue Herausforderungen an das System, welche gegebenenfalls ein Nachjustieren erfordern. Zur aktiven und frühzeitigen Erkennung notwendiger Maßnahmen sind umfangreiche Möglichkeiten zur Überwachung und zum Monitoring essenziell.

bietet Reporting und Monitoring für jeden Anspruch. Die einzelnen Ausprägungen reichen dabei ns cale



bietet Reporting und Monitoring für jeden Anspruch. Die einzelnen Ausprägungen reichen dabei ns cale von der technischen Auswertung der Speicherauslastung im -Backend bis hin zur fachlichen nscaleAnalyse und grafischen Darstellung von Geschäftsprozessdaten mit Hilfe von Produkten der Business Integration.

Die bietet u. a. die Option, über -Komponentengrenzen hinweg nscale Monitoring Console nscalezentrales Monitoring zu betreiben. Sie stellt ein gesondertes, optionales Modul dar, mit dem sämtliche Systemaktivitäten überwacht werden können. Sie ermöglicht die umfassende Kontrolle über alle nscale-Systemkomponenten. Die Performance und Integrität von wird von Sensoren überwacht. Das nscale Monitoring über die Sensoren erfolgt an zentraler Stelle. Der aktuelle Systemstatus kann auf sehr anschauliche Weise in Form von verschiedenfarbigen Ampeln dargestellt werden. Zusätzlich zur visuellen Darstellung können die Statusinformationen automatisch per E-Mail an den Administrator versendet werden. Der Administrator erhält durch aktive Benachrichtigung einen frühzeitigen Hinweis, sollten Grenzwerte überschritten werden. Somit sorgt die rechtzeitige Information über einen kritischen System-Zustand für mehr Sicherheit.

7.10 nscale HRMitarbeiter effektiv verwalten mit nscale HR

Auf Grundlage unserer Kompetenz und Projekterfahrungen haben wir die Softwarelösung nscale , kurz , entwickelt. Damit bieten wir eine professionelle, komfortable und Human Resource nscale HR

zuverlässige Lösung, um den anwachsenden Schriftverkehr und die in der Regel damit verbundenen Verarbeitungsprozesse im Bereich der Personalwirtschaft strukturiert und zentral überblicken und steuern zu können.

Die elektronische Personalakte bildet dabei das Herzstück von Sie ist für die Steuerung der nscale HR. Arbeitsabläufe von elementarer Bedeutung. Sie beinhaltet sowohl eingescannte Dokumente, die unstrukturierte Informationen enthalten, als auch strukturierte Informationen, die aus anderen IT-Systemen gewonnen wurden. Zu den elektronischen Dokumenten zählen u. a. Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse, Leistungsbeurteilungen, Beförderungen, Bescheinigungen, der Schriftverkehr oder auch ein Mitarbeiterbild.

Schnittstellen der digitalen Personalakte zu verschiedenen Buchhaltungs-, Verwaltungs- und Archivsystemen ermöglichen eine Integration in die bestehende Unternehmens-IT. Alle Bearbeitungsvorgänge in der digitalen Personalakte können über eine Protokollfunktion nachvollzogen werden. Ein direkter und paralleler Zugriff auf benötigte Dokumente ist jederzeit und standortunabhängig möglich. Dadurch kommt es zum Wegfall von Such- und Laufzeiten und zur Erhöhung der eigenen Auskunftsfähigkeit, auch Wartezeiten sind passé.

Die wesentlichen Leistungsfaktoren von sind:nscale HR

Strukturierte Ablage von Dokumenten

Aufbewahrung/Archivierung

Workflow-Mechanismen

Einsichtnahme

Effiziente Suche

Schneller und effizienter Zugriff

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Anwendungsfall von nscale HR. Die Lösung bietet gegenüber der nscale smart HR-App einen deutlich erweiterten Funktionsumfang.

7.11 nscale IMRechnungseingangsverarbeitung mit nscale IM

Die Prüfung und sichere Verarbeitung eingehender Rechnungen ist die zentrale Aufgabe der Finanzabteilung. In vielen Unternehmen ist dies ein zeitaufwändiger Prozess. Nicht selten verzögern sich dabei Entscheidungen in den Genehmigungsprozessen, beispielsweise durch Abwesenheit von Prozessbeteiligten oder aufgrund fehlgeleiteter Belege.

Die Lösung , kurz , setzt sich zur Aufgabe, nscale Invoice Management nscale IMRechnungsprüfungsprozesse zu optimieren unabhängig davon, ob Eingangsrechnungen als – Papierdokument, Fax oder per E-Mail eingehen.

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Ein Rechnungsdialog. Dieser zeigt in übersichtlicher Darstellung die einzelnen Rechnungspositionen und welche Personen autorisiert sind, sie zu bearbeiten. Mit nscale IM ist es leicht, die richtigen Informationen und die dafür zuständigen Sachbearbeiter auf den Schirm zu bekommen.

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nscale IM übernimmt - je nach Medientyp - die Digitalisierung und Klassifizierung aller rechnungsrelevanten Belege, welche für die Finanzbuchhaltung und das Bestellwesen wichtig sind. Die Zusammenführung aller bedeutenden Informationen schafft Transparenz und stellt den Abteilungen die entsprechenden Auskünfte über vorliegende Eingangsrechnungen zur Verfügung. Dadurch lassen sich Rechnungsprozesse effizient gestalten und Bearbeitungszeiten auf ein Minimum reduzieren.

Die wesentlichen Leistungsfaktoren von sind:nscale IM

Zuordnung der Rechnung zu einer Bestellung

Automatische Übernahme von Daten aus der Bestellung

Workflow für ein Rechnungsdokument starten

Der Sachbearbeiter kann die ihm zugewiesenen Positionen freigeben und eine Notiz anfügen (abteilungs- und standortübergreifend)

Wahlweise automatische oder manuelle Weiterleitung an den Kostenstellenverantwortlichen

Einfache Freigabe der Rechnung per Klick

Um die Effizienz weiter zu steigern, nutzt ZUGFeRD, ein einheitliches und vor allem nscale IMfehlervermeidendes Format für den elektronischen Rechnungsaustausch. Dies wird durch den Wegfall der bisherigen gesetzlichen Vorgaben in Bezug auf Signaturen ermöglicht. Ziel ist es, Rechnungen möglichst effizient und kostengünstig bearbeiten zu können, der Prozess läuft dabei komplett elektronisch ab; die vielen noch gebrauchten Ausdrucke sind nicht mehr notwendig – die Kosten der Rechnungseingangsverarbeitung werden auf ein Minimum reduziert.

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8 Schnittstellen zu Drittsystemen

8.1 nscale JD Edwards EnterpriseOneOracle JD Edwards EnterpriseOne ist eine integrierte Suite von Anwendungen, bestehend aus umfassenden Enterprise Resource Planning-Softwareprogrammen (ERP). Die Suite kombiniert geschäftlichen Wert, standardbasierte Technologie und umfangreiche Branchenerfahrung zu einer Unternehmenslösung mit günstigen Gesamtbetriebskosten. EnterpriseOne ist die erste ERP-Lösung, die alle Anwendungen auf Apple iPad ausführt. JD Edwards EnterpriseOne stellt auch mobile Anwendungen bereit. (Quelle: )www.oracle.com

nscale for JD Edwards EnterpriseOne erweitert die Möglichkeiten des ERP Systems mit einer revisionssicheren Archivierung der Ausgangsbelege. Die Belege können dabei auf unterschiedlichen Arten im nscale System archiviert werden. Ist eine mandantenorientierte Struktur gewünscht, lässt sich für jeden Mandanten ein eigener nscale Dokumentenbereich anlegen. Der Vorteil hierbei: Jeder Mandant kann eine individuelle Ablagestruktur aufweisen.

Einmal in nscale abgelegt, lassen sich alle Belege auch innerhalb eines Geschäftsprozesses automatisiert und gewinnbringend nutzen.

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Die Grafik zeigt nscale for JD Edwards in einer möglichen Ausprägung. Die eigentliche Belegarchivierung kann in nscale individuell eingestellt werden. Hier angedeutet ist die Möglichkeit, für jeden Mandanten in nscale einen Dokumentbereich zu erstellen. Der innerhalb JD Edwards integrierte Rechnungsprüfungs-Workflow bedient sich dabei gleichermaßen Daten aus nscale und JD Edwards.

http://www.oracle.com



8.2 nscale Baan (Infor LN)Baan/Infor LN ist eine Fertigungs- und Vertriebssoftware (ERP), die für die Herausforderungen des globalen Wettbewerbs entwickelt wurde.

nscale for Baan ist die Standardschnittstelle zwischen nscale Server und Baan IV bzw. Infor LN. nscale for Baan bedient sich der Möglichkeiten der Standard-Berichtsarchivierung. Das Produkt stellt sicher, dass Dokumente und Daten ordnungsgemäß und revisionssicher auf nscale Server abgelegt werden und dass die auf den Speichermedien gesicherten Dokumente und Daten für die Suche verfügbar sind.

nscale for Baan ist auf Basis der Baan Tools entwickelt und daher ein Teil des Baan Systems. Der Baan Server gibt die gedruckten Dokumente als Datei mit den Indexinformationen an nscale Server. Über den Baan Client oder den WebTop recherchiert der Benutzer in nscale.

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Grundsätzlicher Aufbau von nscale for Baan

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Funktionalität Standard-Berichtsarchivierung

Der Baan Server wird durch nscale for Baan erweitert. nscale for Baan überträgt die gedruckten Reports als PDF Datei an nscale.

Die Schnittstelle konvertiert die Druckdatei in ein Langzeitformat z. B. in PDF, PDF/A o. a. und stellt die Verstichwortung im PXML-Format zur automatischen Archivierung über nscale Pipeliner bereit. Entsprechend der in nscale definierten Ablagestruktur wird die Verstichwortung generiert. Die Baan XML-Archiv-Tags müssen den in nscale global definierten Attributen für Dokumente entsprechen. Automatisiert werden die Dokumente über nscale Server revisionssicher archiviert und die Verstichwortung in der Datenbank gespeichert.

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Ein Teil der Regeln der Baan Berichtsarchivierung

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Recherche

In Baan Client oder WebTop rufen die Anwender für die kontext-sensitive und universelle Recherche Suchmasken auf. Betrachtet werden dabei 3 Grundvarianten der Suche:

Ein spezifisches Dokument zur Anzeige bringen

Zu einem bestimmten Ordner im Desktop Web navigieren (z. B. Handelspartner oder Aufträge des Handelspartners)

Suche auf Dokumente absetzen

Die Rechercheanfrage aus Baan Client oder WebTop wird über nscale Server Web als URL durchgeführt und das Dokument wird dem Baan Anwender zur Anzeige über nscale Desktop Web gebracht.

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Der Baan-Kontextdialog zur Anzeige eines Dokumentes.

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Korrespondierender Desktop Web Dialog zur Ansicht des Dokumentes in nscale

8.3 nscale Microsoft DynamicsDas ERP-System Microsoft Dynamics AX ist eine leistungsstarke Komplettlösung für Produktion, Handel und Dienstleistung – und bildet in vielen Unternehmen den Dreh- und Angelpunkt unternehmenskritischer Kernprozesse.

Ceyoniq Technology GmbH stellt mit nscale for Dynamics AX einen flexiblen Client bereit, der die Standardsoftware von Microsoft mit dem nscale Server optimal verbindet. nscale for Dynamics AX unterstützt alle AX-Funktionalitäten und ermöglicht die revisionssichere Archivierung von Dokumenten und deren Zuordnung in vertrauter Dynamics-Umgebung. Dabei lässt sich nscale for Dynamics AX einfach bedienen und leicht an die vorhandene IT-Struktur anpassen.

Für eine komfortable Suche direkt aus Dynamics werden sämtliche Dokumente unmittelbar bei der Ablage in nscale verstichwortet, registriert und zugeordnet. Die automatische Datenarchivierung und Ablage von Dokumenten führt zu schnelleren Dokumentendurchlaufzeiten, weniger Arbeitsaufwand und beschleunigten Geschäftsprozessen – und somit zu einem optimalen, zeit- und kostensparenden Datenaustausch in Echtzeit.

nscale for Dynamics AX integriert dokumentenorientierte Funktionen intuitiv in Microsoft Dynamics AX. Dem Benutzer werden alle geschäftsprozessrelevanten Informationen auf einen Blick und direkt in der vertrauten Dynamics-Oberfläche zur Verfügung gestellt. Dies gilt sowohl für die aus Dynamics heraus erzeugten Dokumente z. B. Rechnungen, Lieferscheine usw., ebenso wie für externe Dokumente, welche eingescannt und Geschäftsprozessen zugeordnet wurden. Eine revisionssichere Ablage all dieser Dokumente und Dateien wird gleichzeitig automatisch aus Dynamics heraus gewährleistet.

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Scannen und Verstichwortung: Der Scanvorgang startet direkt aus Dynamics AX, wird aber mit nscale Imaging verarbeitet. Die gescannten Dokumente laufen in einen Gruppenpostkorb.

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Frühes Scannen

Das Dokument wird sofort eingescannt. In der weiteren Bearbeitung ist das Dokument als Beleg nur noch in gescannter Form vorhanden.Teilschritte:

Scanvorgang über nscale Imaging

Erfassen einer Minimal Verstichwortung (Kreditorennummer, Belegdatum, Belegnummer)

Bearbeitung im Postkorb (Anwender/Gruppe)

Zuordnung zu Belegen und Archivierung in Dynamics AX

Spätes Scannen

Das Dokument wird nicht direkt beim Posteingang eingescannt, sondern erst am Ende des Geschäftsprozesses.Teilschritte:

Eingang der Eingangsrechnung

Anbringung des Barcodes

Dokument durchläuft den manuellen Bestätigung und Prüfungsweg

Einlesen des Barcodes in Dynamics AX

Zentrales Scannen mit automatischer Barcode-Erkennung

Zuordnung anhand des Barcodes in Dynamics AX

Ausgehende Dokumente

Beim Druck relevanter Dokumente werden gleichzeitig im Hintergrund (asynchron) über den „Dynamics AX Application Server" PDF-Dateien kreiert und automatisch archiviert.

Festlegung je Beleg/Report über Einrichtungstabelle

Anzeige über spezielle „Synchronisationsposten" in Dynamics AX



Korrespondenz

Das Erstellen von Korrespondenz direkt aus Dynamics AX heraus ist durch das Office-Add-in voll integriert mit Microsoft Office.

Die so erzeugten Dokumente werden in Dynamics AX als Aktivitätsprotokollposten mitgespeichert!

nscale for Dynamics AX ergänzt dies durch Ablage der Dokumente im Archiv.

Die Key Features im Überblick:

Sicherstellung sämtlicher Dokumente für den Geschäftsprozess

Schnelle Einführung

Branchenneutraler Einsatz

Einfache Bedienung in gewohnter Umgebung

Hochflexibel und leicht anpassbar

Schnellere Dokumentendurchlaufzeiten

Dokumente sind schnell auffindbar und zentral archiviert

Automatische Erfüllung gesetzlicher Anforderungen

Integrierte Funktionen zum Archivieren, Recherchieren und Reproduzieren

Speichern der Dynamics AX Objekte direkt in nscale

Direkt verfügbare Dokumente und Drucklisten

Direkte Datenarchivierung und Ablage von Dokumenten

Eingehende Dokumente

Frühes und Spätes Scannen

Postkorbsteuerung

Zuordnung Beleg zu Transaktion

Ausgehende Dokumente

Dokumentendruck

Korrespondenz