1 7 . 1 1 . 2 0 1 4 X X L K o n f e r e n c a 2 0 1 4 – O b r a č u n p l a č v i C e n t r u 1 .

Obračun plač zaposlenih v iCentru

Predavatelj: Jana Blažič

1 7 . 1 1 . 2 0 1 4 X X L K o n f e r e n c a 2 0 1 4 – O b r a č u n p l a č v i C e n t r u 2 .

Kazalo

Priprava datoteke VIRVDC s podatki o vzdrževanih družinskih članih ................................... 3

Navodilo o vnosu podatkov o družinskih članih .................................................................. 3

Obdelava Izračun olajšav ................................................................................................... 5

Prenos podatkov o vzdrževanih članih v program Dohodnina ............................................ 6

Priprava datoteke VIRVDC v programu Dohodnina ........................................................... 7

Kako pripravljene zip datoteke prenesemo na eDavke ....................................................... 9

Izpis obvestil za zaposlene ...............................................................................................12

Brisanje podatkov .............................................................................................................13

Viri financiranja ISPAP .........................................................................................................15

Pomen oznake kadrovski načrt na šifrantu zaposlenih ......................................................15

Vpis odstotka razporeditve v primeru, ko je zaposleni razporejen na več DM in je financiran

iz različnih virov ................................................................................................................19

Sprememba financerja pri zaposlenem .............................................................................20

Dodatna kontrola vnesenih Virov financiranja ISPAP v primeru spremembe DM

zaposlenega .....................................................................................................................20

Kako vplivata podatka datum zaposlitve in datum prekinitve na poročanje podatkov za

kadrovski načrt? ................................................................................................................21

Javna dela – vnos podatkov za pravilno poročanje na Ajpes ............................................22

Kontrola posredovanih podatkov na AJPES odjemalec – podatki o Kadrovskem načrtu ...26

Izvoz podatkov za ISPAP odjemalec .................................................................................28

Kako lahko na Ajpesu preverite oddane podatke za Kadrovski načrt ................................29

1 7 . 1 1 . 2 0 1 4 X X L K o n f e r e n c a 2 0 1 4 – O b r a č u n p l a č v i C e n t r u 3 .

Priprava datoteke VIRVDC s podatki o vzdrževanih družinskih članih

Izplačevalci dohodkov morajo podatke o vzdrževanih družinskih članih

sporočiti Davčni upravi RS do konca leta 2014!!!

V datoteki VIRVDC.dat se poroča SAMO podatke o tistih družinskih članih, za katere

so zaposleni v letu 2014 uveljavljali olajšavo pri akontaciji dohodnine.

Navodilo o vnosu podatkov o družinskih članih

Preden prenašate obračunske podatke iz programa Obračun plač zaposlenim (OPZ) v

program Dohodnina (DOH), je potrebno urediti podatke o vzdrževanih družinskih članih, če

tega že med letom niste storili, sicer boste imeli pri oddaji datoteke na portal eDavki težave.

V programu OPZ imate vnesene podatke o družinskih članih, ki se potem avtomatsko

prenesejo v program DOH, od koder se tvori datoteka VIRVDC.dat. Podatki o družinskih

članih med letom služijo kot osnova za izračun olajšave pri dohodnini ter osnova za določitev

dodatnih dni dopusta v programu Kadrovska evidenca pri pripravi odločb za letne dopuste.

Družinski člani so vneseni v Šifrantu zaposlenih v Podatkih zaposlenih. Podatke je potrebno

pred prenosom v program SAOP Dohodnina obvezno prej preveriti in ustrezno spremeniti

oznako vzdrževanega člana, če je to potrebno. To pa zato, ker so lahko nekateri vzdrževani

člani z letom 2014 izpolnili pogoje za to, da o njih poročate Davčni upravi pod drugo oznako

vzdrževanega člana.

Vnos oziroma oznaka družinskih članov, ki so med letom spremenili status…npr. če je

družinski član med letom 2014 dopolnil 18 let mu morate, po navodilu Davčne uprave, pri

vnosu podatkov upoštevati oznako, kot bi jo imel na dan 1.1.2014. Se pravi, da bi tak

vzdrževani družinski član imel oznako A1 (otrok do 18. leta starosti)

1 7 . 1 1 . 2 0 1 4 X X L K o n f e r e n c a 2 0 1 4 – O b r a č u n p l a č v i C e n t r u 4 .

Se pravi, da je potrebno vse vzdrževane družinske člane pregledati in jim, če je to potrebno,

preden izvajate izvoz podatkov v program Dohodnina, spremeniti oznako v tako vrsto

oznake, kot bi za vzdrževanega člana veljala na dan 1.1.2014.

To storite na naslednji način:

Šifranti…Zaposleni…Podatki zaposlenih. Postavite se na prvega zaposlenega, kliknete na

ikono za popravi zapis. Postavite se na Kadrovski podatki…zavihek Družinski člani.

Če družinskih članov še nimate vnesenih, izberete ikono za dodaj zapis, sicer se postavite

na že vnesene podatke in izberete ikono za popravi zapis. Odpre se naslednje okno:

Razdelek DOHODNINA je namenjen prenosu podatkov v program Dohodnina. Tisti

zaposleni, ki bodo imeli v podatku kljukico, se bodo prenesli v program

Dohodnina. Na razdelku Dohodnina je tako potrebno za tiste družinske člane, za katere so

zaposleni uveljavljali olajšavo, izpolniti podatke:

- kljukico, da se uveljavlja olajšava,

- podatek od meseca do meseca ….če je bil vzdrževan celo leto, je to od 1 – 12 sicer

ustrezne mesece. Če je nekdo v letu uveljavljal olajšavo za istega družinskega člana

v različnih obdobjih (npr. najprej od januarja do maja, potem prekinitev ter nato spet

1 7 . 1 1 . 2 0 1 4 X X L K o n f e r e n c a 2 0 1 4 – O b r a č u n p l a č v i C e n t r u 5 .

od npr. septembra do decembra) je potrebno to vnesti v dve vrstici. To boste storili

kar v programu DOH, tukaj vnesete samo en podatek,

- oznako olajšave – iz spustnega seznama izberete ustrezno vrsto olajšave

- podatek Datum začetka je potrebno izpolniti SAMO v primeru, da nekomu začnete

obračunavati olajšavo npr. s 01.01.2015, prej pa zaposleni te olajšave ni imel.

Program bo v tem primeru izračunal znesek olajšave za tega zaposlenega, podatke

za dohodnino pa ga za leto 2014 ne bo prenesel, ker zanj za to leto ni bila

uveljavljena olajšava

- v podatek Datum prekinitve pa vpišete datum SAMO TAM, kjer je zaposleni med

letom 2014 prekinil z uveljavljanjem olajšave za tega družinskega člana. Če zaposleni

še naprej (tudi v letu 2015) za tega družinskega člana uveljavlja olajšavo, mora biti to

polje PRAZNO!!!

Opozorilo !

Obvezni podatki so tudi priimek, ime ter davčna številka. Pri vnosu teh podatkov morate biti

zelo pazljivi, saj bo datoteka VIRVDC.dat kontrolirana in vam bo podatke, v primeru, da ne

boste vnesli prave davčne številke ter točnega imena in priimka, Durs zavračal. Prav tako je

pomembno, da imate na družinskem članu izbrano pravilno oznako olajšave (na dan

1.1.2014).

Obdelava Izračun olajšav

Obdelava Izračun olajšav se nahaja na zavihku Družinski člani. Namenjena je izračunu

zneska olajšave, ki se potem upošteva pri obračunu plač. Glede na to, da se olajšave

zakonsko ne usklajujejo več začetek vsakega leta, se ta obdelava uporablja takrat, ko imate

novega zaposlenega z družinskimi člani ali se zaposlenemu spremenijo podatki o družinskih

članih.

Ob kliku na gumb program na osnovi vnesenih podatkov o družinskih članih

izračuna znesek olajšave. Izračuna se mesečni znesek olajšav glede na število družinskih

članov ter oznako olajšave. Program bo znesek vpisal v polje 1/12 zneska posebne olajšave.

S klikom na gumb Potrdi potrdimo izračunane podatke, ki so podlaga za obračun plače.

Hkrati z izračunom olajšave za vzdrževane družinske člane se bo v polje 1/12 zneska

splošne olajšave vpisal znesek splošne olajšave, ki je določen z Zakonom o dohodnini

oziroma Pravilnikom o določitvi olajšav in lestvice za odmero dohodnine.

1 7 . 1 1 . 2 0 1 4 X X L K o n f e r e n c a 2 0 1 4 – O b r a č u n p l a č v i C e n t r u 6 .

Izračunane in prenesene podatke lahko preverite na zaposlenem…Podatki

plač…Obračunski podatki…Splošno…v polju 1/12 zneska splošne olajšave ter v polju 1/12

zneska posebne olajšave (zneski na spodnji sliki so za leto 2014, ker novi še niso objavljeni).

Prenos podatkov o vzdrževanih članih v program Dohodnina

Ko so podatki o vzdrževanih članih preverjeni, izvedete prenos podatkov iz programa OPZ v

program Dohodnina. To storite tako, da na glavnem meniju programa OPZ izberete Obračun

plač (obračuni plač so lahko tudi še odklenjeni, saj se podatki iz obračunov ne bodo

prenašali). Kliknete na ikono za izvoz podatkov . Odpre se nastavitveno okno izvoza.

POZOR!!!

Pri podatku Obračuni, izplačani v letu mora biti izbrano leto 2014. Na razdelku Prenesi pa je

potrebno pri podatku Promet ODKLOPITI kljukico, saj prometa sedaj ne bomo prenašali. To

bomo počeli v januarju 2015.

Obvezno pa mora ostati kljukica pri podatku Vzdrževane družinske člane.

1 7 . 1 1 . 2 0 1 4 X X L K o n f e r e n c a 2 0 1 4 – O b r a č u n p l a č v i C e n t r u 7 .

Kliknete na gumb . Program naredi pripravo. Ko je postopek končan, se odpre

opozorilo Priprava končana. Kliknete na V redu. Potem kliknete še na gumb .

Odpre se naslednje okno, kjer v podatku Izvor vpišete poljubno besedilo (npr. OPZ, kot na

sliki spodaj).

Kliknete na gumb . Program javi sporočilo:

Kliknete na gumb V redu. Podatki o vzdrževanih družinskih članih so preneseni v program

SAOP Dohodnina.

Priprava datoteke VIRVDC v programu Dohodnina

Odprete program Dohodnina. Na glavnem meniju izberete Dohodnina. Odpre se tabela z

vsemi zaposlenimi, ki so imeli v letu 2014 izplačilo dohodka (prenesejo se vsi, tudi tisti, ki

nimajo vzdrževanih družinskih članov – le-ti se v datoteko VIRVDC ne bodo prenesli).

Če želimo podatke o vzdrževanih družinskih članih še kaj spremeniti – npr. da je nekdo v letu

2014 uveljavljal olajšavo najprej od januarja do junija, potem prekinil in potem za istega

družinskega člana ponovno uveljavljal olajšavo od septembra do decembra, moramo takega

družinskega člana v programu dohodnina ustrezno urediti oziroma popraviti. To storimo tako,

1 7 . 1 1 . 2 0 1 4 X X L K o n f e r e n c a 2 0 1 4 – O b r a č u n p l a č v i C e n t r u 8 .

da kliknemo na zaposlenega, ki ima takšnega družinskega člana, kliknemo na ikono za

popravi zapis in se postavimo na zavihek Vzdr. družinski člani. Tu moramo za takega

družinskega člana vnos urediti (v našem primeru vnesi v dve vrstici).

Če takih posebnosti nimamo lahko kar iz preglednice, kjer imamo vse zaposlene, kliknemo

na ikono za izvoz podatkov ( ). Odpre se nastavitveno okno izvoza. Podatek leto mora biti

2014. Pri podatku Prenesi na področje pa izberemo področje, kamor bomo pripravljeno

datoteko prenesli. Iz tega področja jo bomo potem uvozili na portal eDavki.

Podatek Prenesi na področje je na sliki samo testen.

Kliknete na gumb . Program javi:

Kliknete V redu. Odpre se izpis podatkov, ki so bili preneseni na področje, ki ste je določili.

OPOZORILO !!!

Na prvi strani izpisa je naveden samo naziv vašega podjetja oz. pravne osebe.

1 7 . 1 1 . 2 0 1 4 X X L K o n f e r e n c a 2 0 1 4 – O b r a č u n p l a č v i C e n t r u 9 .

Podatki o vzdrževanih članih, ki jih vsebuje datoteka se nahajajo na drugem listu izpisa.

Izvoz podatkov je tako končan. Datoteko je potrebno sedaj še uvoziti na portal eDavki.

Datoteka se pripravi v zip formatu.

Kako pripravljene zip datoteke prenesemo na eDavke

Postopek pošiljanja je naslednji:

- zaženete internet

- izberete spletno stran http://edavki.durs.si

- preko gumba Vstop ter vašega digitalnega potrdila vstopite v sistem eDavki.

- izberete gumb Izberi obrazec za oddajo novega dokumenta

- odpre se seznam vseh dokumentov, ki jih lahko oddate preko eDavkov

- kliknite na KP-KPD – Podatki za odmero dohodnine

- izberite obdobje 2014 in kliknite na gumb Naprej

- odpre se naslednje okno

http://edavki.durs.si/

1 7 . 1 1 . 2 0 1 4 X X L K o n f e r e n c a 2 0 1 4 – O b r a č u n p l a č v i C e n t r u 1 0 .

- za pravilno oddajo datotek je potrebno najprej klikniti na gumb Priloži datoteko. Odpre

se novo okno.

Najprej imate navodila, kaj lahko oddate (tu lahko vidite, da lahko sedaj oddate samo

datoteko virtdc.dat ter virumik (le-ta se ob oddaji ne rabi!!!), nižje spodaj za izbor datoteke

kliknite na gumb Prebrskaj.

- odpre se raziskovalec. Poiščite mapo, kamor ste iz SAOP programa Dohodnina

shranili datoteko.

1 7 . 1 1 . 2 0 1 4 X X L K o n f e r e n c a 2 0 1 4 – O b r a č u n p l a č v i C e n t r u 1 1 .

(slika je zgolj testna, poiskati morate vaše področje, kamor ste datoteke shranili)

- ko dobite pravo področje, kliknete na datoteko VIRVDC.ZIP, ki jo imate v tej mapi ter

na gumb Odpri

(če imate v tej mapi več datotek, lahko še lanskih, izberete samo VIRVDC.ZIP, ostalih ne

prenašate, saj niso prave, niti jih ne smete oddati)

- nadaljujete s klikom na gumb Prenesi datoteko

- program vam javi morebitne napake pri oddaji (če so opozorila samo vsebinske

narave, lahko z oddajo nadaljujete, če so napake kritične, jih je potrebno popraviti)

Če vam program npr. javi kritične vsebinske napake kot npr.

1 7 . 1 1 . 2 0 1 4 X X L K o n f e r e n c a 2 0 1 4 – O b r a č u n p l a č v i C e n t r u 1 2 .

morate te napake odpraviti v programu Dohodnina in ponovno pripraviti datoteko.

Kako ugotovimo, kateri družinski član ima napačne podatke oz. kdo je zapisan v

vrstici, za katero eDavki javijo napako?

Če pogledate seznam, ki se je pripravil pri izvozu iz SAOP programa Dohodnina,

družinskega člana dobite tako, da preštejete vrstice na seznamu in pogledate, kdo se

nahaja v omenjeni vrstici.

(v našem primeru bi bila vrstica 4 označena vrstica in bi bilo potrebno urediti družinskega

člana, ki je zapisan v tej vrstici).

- nadaljujete po običajnem postopku oddaje datotek preko sistema eDavki (vpis kode,

podpis…)

Izpis obvestil za zaposlene

Sam izpis podatkov, katere družinske člane so zaposleni uveljavljali kot olajšavo in za katero

obdobje smo jim pri obračunu plač uveljavljali olajšavo, ni obvezen. Da pa bi zaposleni lažje

do konca januarja 2015 na Davčni upravi zaradi različnih razlogov (ugodnejši izračun

dohodnine pri partnerju…) spremenili podatke, kateri od zakoncev bo pri dohodninski

napovedi uveljavljal olajšavo, smo vam pripravili izpis podatkov, ki jih boste do konca leta

2014 posredovali Davčni upravi.

Na glavnem meniju izberete Dohodnina. V desnem zgornjem kotu tabele zavezancev se

nahaja ikona za Tiskanje.

1 7 . 1 1 . 2 0 1 4 X X L K o n f e r e n c a 2 0 1 4 – O b r a č u n p l a č v i C e n t r u 1 3 .

Odpre se nastavitveno okno izpisa. Preko ikone za predogled si izpise lahko prikažete na

ekran in jih potem natisnete. Lahko pa jih shranite v dokumentni sistem zaposlenega tako, da

s kljukico označite polje Shrani dokumente ter nato kliknete na gumb Shrani.

Primer obvestila:

Postopek je tako končan.

Brisanje podatkov

V primeru, da ste se pri prenosu podatkov zmotili, lahko podatke pobrišete in jih iz programa

OPZ ponovno izvozite. Na glavnem meniju izberete Brisanje podatkov, kjer lahko izbirate,

katere podatke bi radi brisali.

1 7 . 1 1 . 2 0 1 4 X X L K o n f e r e n c a 2 0 1 4 – O b r a č u n p l a č v i C e n t r u 1 4 .

Leto - izbere se leto, za katerega se briše podatke

Briši družinske člane – brišejo se podatki na zavihku Družinski člani – če brišete samo

družinske člane, lahko le-te iz programa OPZ ponovno prenesete tako, da pri izvozu

podatkov iz programa OPZ pred poljem Promet kljukico odstranite (da si ne bi pomotoma 2 x

prenesli podatke o prejemkih). Pustite samo kljukico pred poljem Vzdrževane družinske

člane in ponovite postopek izvoza.

1 7 . 1 1 . 2 0 1 4 X X L K o n f e r e n c a 2 0 1 4 – O b r a č u n p l a č v i C e n t r u 1 5 .

Viri financiranja ISPAP

Pomen oznake kadrovski načrt na šifrantu zaposlenih

V sistem ISPAP je potrebno poleg obračunskih podatkov, štirikrat letno poročali tudi podatke

o številu zaposlenih (na dan 1.1, 1.4., 1.7. in 1.10.). Pošiljanje teh podatkov je neodvisno od

tega, katerim zaposlenih se v tem obdobju obračuna plača. V Kadrovski načrt se poročajo vsi

zaposleni, razen izjem, navedenih v nadaljevanju.

Na kaj morate biti pozorni pri poročanju podatkov v Kadrovski načrt?

Za pravilno poročanje števila zaposlenih v Kadrovski načrt, morate imeti vedno urejen šifrant

zaposlenih, saj se datoteka za Kadrovski načrt pripravlja iz podatkov v šifrantu zaposlenih.

To pomeni, da morate, preden odprete obračun plač za nov obračunski mesec, v šifrant

zaposlenih dodati nove zaposlene ter s statusom Neaktiven označiti tiste, ki jih v tem

obračunu ne bo več. Le tako se bodo podatki o številu zaposlenih pravilno pripravili.

Poročanje javnih del v kadrovski načrt

Javni delavci se v kadrovski načrt ne štejejo, razen če predstojnik neposrednega

uporabnika proračuna tako odloči (51. Člen ZIPRS1415).

Kateri zaposleni se v Kadrovski načrt ne poročajo?

Na osnovi Pravilnika se v Kadrovski načrt ne štejejo zaposleni, ki:

- Nadomeščajo delo zaposlenega, ki dela krajši delovni čas od polnega na podlagi

predpisov o pokojninskem in invalidskem zavarovanju – npr. nadomeščajo delo

invalida

- Nadomeščajo začasno odsotne zaposlene, ki so odsotni na podlagi predpisov iz

naslova starševskega varstva

- Nadomeščajo začasno odsotne zaposlene, ki nadomeščajo zaposlene, ki so odsotni

na podlagi bolniške odsotnosti nad 30 delovnih dni

Podatek o tem ali se zaposleni v Kadrovski načrt upošteva ali ne je določen na zavihku Viri

financiranja ISPAP.

1 7 . 1 1 . 2 0 1 4 X X L K o n f e r e n c a 2 0 1 4 – O b r a č u n p l a č v i C e n t r u 1 6 .

Vsi zaposleni, ki imajo na vnosu po virih financiranja ISPAP polje Kadrovski načrt označeno

s kljukico, se poročajo v Kadrovski načrt.

Podatek Kadrovski načrt

Na zavihku Viri financiranja ISPAP je v zgornjem delu okna tudi podatek o tem, v kakšnem

obsegu se zaposleni poroča v Kadrovski načrt. Vsi zaposleni za polni ali krajši delovni čas,

imajo tu oznako 1,00. V primeru, da imate zaposlenega nad polno delovno obveznostjo (9.

Odstavek 63. Člena Zakona o visokem šolstvu), morate ta faktor pri tem zaposlenem

ustrezno popraviti (npr. 1,2). Kadrovski načrt je lahko različen od 1,00 tudi v primeru, če

imamo zaposlenega invalida (npr. delna invalidska upokojitev) in želimo takega zaposlenega

upoštevati v Kadrovski načrt v deležu 0,5, ker imamo tako tudi sistematizirano delovno

mesto. Omenjeni primer je podrobneje prikazan v nadaljevanju.

1 7 . 1 1 . 2 0 1 4 X X L K o n f e r e n c a 2 0 1 4 – O b r a č u n p l a č v i C e n t r u 1 7 .

Zaposleni, ki ste jih zaposlili zaradi nadomeščanja, ne smejo imeti v polju Kadrovski

načrt kljukico. To pomeni, da se tak zaposleni ne bo štel v Kadrovski načrt, saj se bo v ta

načrt štel zaposleni, katerega ta nadomešča – če bi imela to kljukico oba, bi imeli podvojeno

število zaposlenih.

Kako morajo biti v šifrantu zaposlenih označeni invalidi, da se pravilno poročajo v

Kadrovski načrt?

Ne glede na to ali zaposlenemu invalidu obračunate invalidnino ali ne (invalidnino obračuna

ZPIZ) in želite, da se tak zaposleni invalid v Kadrovski načrt poroča kot ena oseba, morate

imeti na zavihku Invalidnost takega zaposlenega označenega s kljukico pri podatku

Invalidnost po ZZRZI.

Ne glede na to, kakšne deleže imajo take osebe vpisane v podatku Delež zaposlitve glede

na polni delovni čas in Delež osnovne plače (100 % ali 50%), bo program take osebe v

Kadrovski načrt štel kot 1 osebo, ker imajo kljukico pri podatku Invalidnost po ZZRZI.

1 7 . 1 1 . 2 0 1 4 X X L K o n f e r e n c a 2 0 1 4 – O b r a č u n p l a č v i C e n t r u 1 8 .

(podatek Delež zaposlitve in Delež osn. plače je pri invalidih lahko tudi 50%, ne glede na to, ga bo v

kadrovski načrt štelo kot 1 osebo)

Taki zaposleni imajo na zavihku Viri financiranja ISPAP vpisan delež za Kadrovski načrt 1,00

in odstotek financiranja 100% (v primeru zaposlitev na več DM, mora biti za vsako DM vsota

100%).

Kako vpišemo podatke zaposlenemu, če želimo, kljub zgoraj napisanemu, invalida v

Kadrovski načrt upoštevati v deležu 0,5 (npr. delna invalidska upokojitev), ker imamo

tudi tako sistematizirano delovno mesto?

Pri takih zaposlenih je pomembno, da imate na podatkih zaposlenih podatke vnesene na isti

način kot za vse ostale invalide (zgornje navodilo), razlika je samo pri vnosu podatka

Kadrovski načrt na zavihku Viri financiranja ISPAP.

1 7 . 1 1 . 2 0 1 4 X X L K o n f e r e n c a 2 0 1 4 – O b r a č u n p l a č v i C e n t r u 1 9 .

Pri podatku Kadrovski načrt vpišite ustrezen delež, tako kot želite da se upošteva v

Kadrovskem načrtu. Glede na to, da ima tak zaposleni kljukico pri podatku Invalidnost po

ZZRZI in ima pri podatku Kadrovski načrt vpisan različen delež od 1,00, ga bo program tako

upošteval v Kadrovskem načrtu. Na konkretnem primeru bi se zaposleni v Kadrovskem

načrtu upošteval kot 0,5 zaposlenega.

Kako morajo biti v šifrantu zaposlenih označeni zaposleni, ki koristijo starševsko

varstvo in delajo krajši delovni čas?

Na zavihku Plače – splošno takemu zaposlenemu s kljukico označite polje Starševsko

varstvo. Zaposleni se bo tako kot 1,00 štel v Kadrovski načrt.

Vpis odstotka razporeditve v primeru, ko je zaposleni razporejen na več DM in je financiran iz različnih virov

V primeru, ko je zaposleni razporejen na več Delovnih mest, je potrebno paziti, da je na

vsakem njegovem delovnem mestu seštevek 100 % !

V primeru, da je zaposleni samo na enem DM, financiran pa iz več virov, je potrebno v šifro

delovnega mesta vnesti večkrat isto delovno mesto, vendar z različnim financerjem in

ustreznim odstotkom razporeditve.

1 7 . 1 1 . 2 0 1 4 X X L K o n f e r e n c a 2 0 1 4 – O b r a č u n p l a č v i C e n t r u 2 0 .

Sprememba financerja pri zaposlenem

Če želimo zaposlenemu spremeniti financerja, se postavimo na vrstico Viri financiranja

ISPAP, kliknemo na drugo ikono za Popravi zapis in ustrezno spremenimo podatek.

Opozorilo!

V primeru spremembe DM zaposlenega je potrebno zapis (vrstico oz. več vrstic v primeru

vnosa za več DM) še vedno izbrisati in novo vrstico (zaradi spremembe DM) dodati.

Dodatna kontrola vnesenih Virov financiranja ISPAP v primeru spremembe DM zaposlenega

Ob spremembi Delovnega mesta zaposlenega, je potrebno zaradi pravilnega poročanja v

sistem ISPAP, obvezno spremeniti oziroma določiti ustrezen vir financiranja za novo delovno

mesto zaposlenega.

V nasprotnem primeru na šifrantu zaposlenih program javi opozorilo:

Brez ustreznega popravka podatkov na zavihku Viri financiranja ISPAP sprememb v šifrantu

zaposlenih program ne bo dovolil potrditi.

1 7 . 1 1 . 2 0 1 4 X X L K o n f e r e n c a 2 0 1 4 – O b r a č u n p l a č v i C e n t r u 2 1 .

Kako vplivata podatka datum zaposlitve in datum prekinitve na poročanje podatkov za kadrovski načrt?

Proračunski uporabniki v skladu z metodologijo posredujete podatke o stanju števila

zaposlenih na dan 1. januarja, 1. aprila, 1. julija in 1. oktobra.

Prvo naslednje poročanje podatkov za Kadrovski načrt bo pri plači za mesec december 2014

(izplačilo v januarju 2015). Pri tej plači se bodo poročali podatki v Kadrovski načrt na dan 1.

januarja 2015 !

V Kadrovski načrt se podatki poročajo iz trenutnega stanja v šifrantu zaposlenih (neodvisno

od tega, katerim zaposlenim se v tem obdobju obračuna plača), kar pomeni, da morate imeti

šifrant zaposlenih vedno urejen. Posledično to pomeni, da morate, preden odprete obračun

plač za nov obračunski mesec, v šifrant zaposlenih dodati nove zaposlene ter s statusom

Neaktiven označiti tiste, ki jih v obračunu plače za tisti mesec ne bo več. Le tako se bodo

podatki o številu zaposlenih (Kadrovski načrt) pravilno pripravili in poročali na Ajpes.

Primer 1: Na zaposlenemu imamo vpisan datum prekinitve v mesecu decembru 2014

V primeru, če zaposleni prekine delovno razmerje, mu v podatek Datum prekinitve vpišemo

ustrezen datum prekinitve. Ker se bo pri plači za mesec december 2014 (izplačilo v januarju)

poročalo o stanju št. zaposlenih na dan 01.01.2015, se zaposleni iz tega primera avtomatsko

ne bi poročal v Kadrovski načrt (ker na dan 01.01.2015 ni več aktiven). Tak zaposleni se

poroča samo v obračunski sklop poročanja podatkov na Ajpes.

Primer 2: Vpisan datum zaposlitve v mesecu decembru 2014

1 7 . 1 1 . 2 0 1 4 X X L K o n f e r e n c a 2 0 1 4 – O b r a č u n p l a č v i C e n t r u 2 2 .

Tak zaposleni bo na osnovi datuma začetka avtomatsko upoštevan v Kadrovski načrt.

Primer 3: Vpisan datum zaposlitve v mesecu januarju 2015

Če s 01.01.2015 zaposlimo novo osebo, jo moramo pred poročanjem podatkov za plačo za

december 2014 vpisati v šifrant zaposlenih zaradi poročanja podatkov za Kadrovski načrt.

Taka oseba se bo poročala samo v Kadrovski načrt, v obračunski sklop podatkov pa ne, ker

za december še ne bo prejela plače. V primeru, da bodo v šifrant zaposlenih vneseni novi

zaposleni z datumi zaposlitve po 02.01.2015, se ti avtomatsko ne bodo poročali v Kadrovski

načrt na dan 01.01.2015.

Javna dela – vnos podatkov za pravilno poročanje na Ajpes

Zaposleni preko Javnih del se v Kadrovski načrt ne štejejo, razen če predstojnik

neposrednega uporabnika proračuna tako odloči (51. Člen ZIPRS1415). V obračunski sklop

podatkov pa se javna dela morajo poročati. Do spremembe s 1.7.2014 se javna dela v

ISPAP niso poročala. Zaradi spremembe je potrebno ustrezno spremeniti tudi določene

šifrante.

1. Dopolnitve na Vrstah obračuna

Šifranti…Sistem obračuna…Vrste obračuna… odpre se šifrant z vsemi vrstami obračuna.

Svetujemo vam, da si tabelo sortirate po podatku vrsta obračuna. Na ta način se najprej

izpišejo vse tiste vrste obračuna (brez črk), katere uporabljate za obračun javnih del. Najprej

izberete prvo vrsto za javna dela (npr. Redno delo) in kliknete na ikono za Popravi zapis. Na

prvem zavihku Splošno si je potrebno pri podatku Šifra vrste izplačila v JS izbrati

pripadajočo šifro, na podlagi katere se bodo podatki poročali v sistem ISPAP. Ob kliku na

gumb se odpre šifrant ISPAP. Izberete ustrezno šifro.

1 7 . 1 1 . 2 0 1 4 X X L K o n f e r e n c a 2 0 1 4 – O b r a č u n p l a č v i C e n t r u 2 3 .

Pri rednem delu je to šifra A010. To morate urediti na vseh ostalih vrstah obračuna, katere

potrebujete za obračun javnih del. Npr. Praznik naj ima oznako B010, boleznine do 30 dni

npr. G030, prehrana I010,…

Da boste obstoječe nastavitve čim prej dopolnili, naj vam bodo v pomoč že obstoječe

šifre, katere uporabljate za ostale zaposlene po ZSPJS (poročajo se na iste šifre kot za

ostale zaposlene po ZSPJS).

Na zavihku Analitika si je potrebno pri podatku Delovno mesto za izračun pri podatku Vnos

delovnega mesta izbrati Privzame iz podatkov zaposlenih in pri podatku Vnos PR izbrati

Vnos (slika spodaj). Na enak način to izpolnite na vseh vrstah, katere uporabljate za obračun

javnih del.

2. Potrebne nastavitve na šifrantu Zaposlenih

1 7 . 1 1 . 2 0 1 4 X X L K o n f e r e n c a 2 0 1 4 – O b r a č u n p l a č v i C e n t r u 2 4 .

Tudi javni delavci morajo imeti na zavihku Podatki plač…Plače splošno s kljukico označeno

polje Plača po ZSPJS.

3. Delovna mesta

Zaposlenim je potrebno dodeliti tudi ustrezno šifro delovnega mesta. Šifrant je bil

objavljen in ga je potrebno pri vnosu tudi upoštevati.

Delovno mesto izberite zaposlenemu – javnemu delavcu in potrdite.

1 7 . 1 1 . 2 0 1 4 X X L K o n f e r e n c a 2 0 1 4 – O b r a č u n p l a č v i C e n t r u 2 5 .

4. Določitev Plačnega razreda zaposlenemu Javnemu delavcu

Najprej je potrebno v šifrant plačnih razredov razrede dodati in jim vpisati izhodiščno plačo.

To storite v Šifranti…Ostali šifranti…Plačni razredi. Od šifre 99 dalje dodajte toliko različnih

zapisov, kolikor različnih plačnih razredov imate pri javnih delih. V polje Izhodiščna plača

vnesite ustrezni bruto znesek za ustrezen plačni razred.

Vsakemu zaposlenemu javnemu delavcu potem v polju Šifra plačnega razreda izberite

ustrezen plačni razred.

1 7 . 1 1 . 2 0 1 4 X X L K o n f e r e n c a 2 0 1 4 – O b r a č u n p l a č v i C e n t r u 2 6 .

Vsakemu javnemu delavcu vpišete - izberete ustrezen PR glede na raven strokovne

izobrazbe. Potrdite.

5. Obračun plače

Ko vnašamo podatke v obračun, se na vrstico avtomatsko izpolnita podatka o delovnem

mestu in plačnem razredu. Na ta način se podatki pravilno posredujejo na ISPAP.

Kontrola posredovanih podatkov na AJPES odjemalec – podatki o Kadrovskem načrtu

Kontrolo podatkov izvedemo na Analizi virov financiranja ISPAP.

1 7 . 1 1 . 2 0 1 4 X X L K o n f e r e n c a 2 0 1 4 – O b r a č u n p l a č v i C e n t r u 2 7 .

Ob vstopu v analizo lahko izberete možnost samo analize enega zaposlenega (od …do) ali

vseh zaposlenih (pustite prazno). Ob kliku na Potrdi se odpre analiza. Ob vstopu v analizo so

zbirno prikazani podatki vseh zaposlenih.

Za podrobnejši prikaz uporabite kombinacijo tipk CTRL+črka R ali desni klik v tabeli ter nato

izberite Razširi vse po vseh nivojih.

Na ta način se odpre vrtilna tabela po vseh nivojih.

Na analizi je potrebno najprej izločiti vse tiste zaposlene, katere smo označili, da se v

Kadrovski načrt ne upoštevajo (npr. nadomeščanje). To storite na naslednji način:

Pri podatku Kadrovski načrt kliknete na in odstranite kljukico pri podatku N. Potrdite s

klikom na gumb Ok.

1 7 . 1 1 . 2 0 1 4 X X L K o n f e r e n c a 2 0 1 4 – O b r a č u n p l a č v i C e n t r u 2 8 .

Na ta način boste v preglednici dobili prikazane samo tiste zaposlene, kateri se štejejo v

Kadrovski načrt. Na desni strani preglednice si lahko na ta način pri podatku Delež za

kadrovsko evidenco preverite, kako se zaposleni upoštevajo v Kadrovskem načrtu (slika

spodaj - podatki na spodnji analizi so testni).

V primeru, da ima kateri od zaposlenih vpisan datum prekinitve v mesecu decembru 2014,

bo takega zaposlenega na analizi sicer prikazalo, kot da se upošteva v Kadrovski načrt, pri

pripravi XML datoteke (poročanje na ISPAP) pa takega zaposlenega v Kadrovski načrt ne bo

poročalo!!! V bodoče bomo analizo dodatno dopolnili, tako da bo tudi že v analizi upoštevan

ta podatek.

Izvoz podatkov za ISPAP odjemalec

Pomembno pri obračunu plače za mesec december 2014 !!!

Obračun plač – Izvoz podatkov plač v javnem sektorju

1 7 . 1 1 . 2 0 1 4 X X L K o n f e r e n c a 2 0 1 4 – O b r a č u n p l a č v i C e n t r u 2 9 .

Pri plači za mesec december 2014 (izplačilo v januarju 2015) je potrebno posredovati tudi

podatke o številu zaposlenih (Kadrovski načrt) po virih financiranja. V ta namen je potrebno,

da pri plači za mesec december označite podatek Kadrovski načrt s kljukico in datoteko

po običajnem postopku uvozite na AJPES odjemalec !!!

Opozorilo!!!

V primeru, da ima kateri od vaših zaposlenih na šifrantu zaposlenih vpisan datum prekinitve

v mesecu decembru 2014, ga v Kadrovski načrt (za dan 01.01.2015) pri pripravi XML

datoteke ne bo poročalo.

Kako lahko na Ajpesu preverite oddane podatke za Kadrovski načrt

Ko oddate podatke na spletno stran Ajpesa, lahko tudi preverite njihovo vsebino. Na spletni

strani Ajpesa na področju ISPAP izberite Pregled poslanih paketov. Tu imate spisek vseh

paketov, ki so bili obdelani. Na vrstici, kjer se nahaja paket, ki je vseboval tudi Kadrovski

načrt (to vidite v stolpcu Podatki – označeno P+K) kliknite na id paketa.

1 7 . 1 1 . 2 0 1 4 X X L K o n f e r e n c a 2 0 1 4 – O b r a č u n p l a č v i C e n t r u 3 0 .

V naslednjem koraku kliknite na Naziv proračunskega uporabnika.

Na ekran dobite podatke po virih financiranja, ki jih je paket vseboval.

1 7 . 1 1 . 2 0 1 4 X X L K o n f e r e n c a 2 0 1 4 – O b r a č u n p l a č v i C e n t r u 3 1 .