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NOUVEAU CONTRÔLE FISCAL
INFORMATISE : RETOURS D’EXPERIENCE
ET CONSEILS PRATIQUES
Salons des Entrepreneurs de PARIS
Le 5 février 2015
1
Plan de la présentation
• Plan de la présentation
o Les nouvelles obligations légales et réglementaires
o Le FEC en pratique : précisions apportées par
l’administration
o FEC et archivage : propositions de la profession
o Impacts sur la production comptable
o Exemples d’erreurs constatées lors de l’analyse des
FEC
2
LES NOUVELLES OBLIGATIONS
LÉGALES ET RÈGLEMENTAIRES
3 P C
Les nouvelles obligations
• Les nouvelles obligations légales et
règlementaires
1. Le I de l'article L. 47 A du livre des
procédures fiscales
2. L’article A. 47A-1 du livre des procédures
fiscales - Le fichier des écritures
comptables (FEC)
3. Modalités de remise du FEC
4. Les sanctions applicables en cas de non-
respect de la nouvelle obligation
4 P C
5
Articulation des textes
P C
I vérification de comptabilité
II présentation de la comptabilité analytique
III présentation des comptes consolidés
IV CFCI
LPF art. 13 CGI art. 54
Obligation de présentation des documents comptables
et pièces justificatives
I obligation de présentation de la comptabilité sous forme
dématérialisée : FEC
II traitements demandés par le vérificateur dans le cadre d'un CFCI
III contrôle inopiné : copie par les agents de l'administration des informations, données et
traitements informatiques ainsi que de la documentation
LPF art. L 47 A
Format et contenu du FEC
LPF art. A 47 A - I A-I
LPF art. L 13
ARTICULATION AVEC LES
AUTRES DISPOSITIFS
• Élargissement et modernisation du droit
de communication (2ème LFR 2014, art.
21)
• Droit de visite et de saisie
• Lutte contre les caisses enregistreuses et
les logiciels « permissifs »
6 P C
LES NOUVELLES OBLIGATIONS
LÉGALES ET RÈGLEMENTAIRES
1. Le I de l’article L. 47A du LPF
7 P C
L'ARTICLE L. 47 A-I DU LPF
• Nature du dispositif : o Obligation de remise des écritures comptables
sous forme dématérialisée en cours de contrôle
• Contribuable concerné : o En principe, tout contribuable, quel que soit son
régime d'imposition dont la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés
o Exceptions : – Régime des bénéfices agricoles au forfait
– Auto-entrepreneur
– SCI soumises exclusivement aux revenus fonciers et qui ne comportent que des associés personnes physiques
8 P C
L'ARTICLE L. 47 A-I DU LPF
Avant le 01/01/2014
La présentation sur support
papier des livres comptables
(journaux, grand-livre) était le
régime de droit.
La présentation du fichier des
écritures comptables en lieu et
place du papier était
facultative et à la discrétion du
contribuable.
Après le 01/01/2014
La présentation d’une copie
normalisée du fichier des
écritures comptables devient le
régime de droit.
Pour le contribuable qui a
l’obligation de fournir ce
fichier, la comptabilité
« papier » n’est plus
recevable.
Ce qui change
P C
L'ARTICLE L. 47 A-I DU LPF
Avant le 01/01/2014
En cas de présentation
volontaire de la copie des
fichiers des écritures
comptables, ces dernières
devaient impérativement être
restituées avant la mise en
recouvrement.
Après le 01/01/2014
L’emport des copies des fichiers
des écritures comptables n’est
plus suivi de leur restitution
mais de leur destruction avant
la mise en recouvrement sans
autre formalisme.
Ce qui change
P C
L'ARTICLE L. 47 A-I DU LPF
• Entrée en vigueur :
o Tout contrôle pour lequel l’avis de
vérification est adressé après le 1er janvier
2014
o S’applique à l’ensemble des exercices
vérifiés par l’administration fiscale
• Y compris exercices durant lesquels sont nés des
déficits fiscaux imputés sur des exercices non
prescrits (réouverture du droit de contrôle FEC)
11 P C
L'ARTICLE L. 47 A-I DU LPF
• Contrôle des déficits reportables S’agissant du contrôle des déficits antérieurs reportables, l’administration est fondée à remettre en cause le déficit d’un exercice présent lorsque ce déficit, reporté les années suivantes, a influencé les résultats d’exercices présents.
En cas d’exercices déficitaires antérieurs au premier exercice clos visé par l’avis de vérification, un FEC doit être produit dès lors que :
o la comptabilité était tenue au moyen de systèmes informatisés.
o la comptabilité est conservée sous cette même forme la date de vérification.
12 P C
L'ARTICLE L. 47 A DU LPF
13
Type de contrôle
Opérations effectuées
L. 47 A-I
Contrôle classique : conformité de la comptabilité avec les déclarations fiscales
Tris Classements calculs
L. 47 A-II Contrôle approfondi Traitements informatiques
P C
14
Examen du FEC
(L 47 A I)
Contrôle fiscal
classique
CFCI (L 47 A II)
Après le FEC…
P C
LES NOUVELLES OBLIGATIONS
LÉGALES ET RÈGLEMENTAIRES
2. L’article A. 47A-I du LPF : le
FEC (Fichier des écritures
comptables)
15 P C
L'ARTICLE A. 47 A-1 DU LPF
• Un format de fichier défini par arrêté
• Contenu :
o Précise le type et le contenu du FEC
o Norme établie en conformité avec le PCG et
le code de commerce
o Des informations comptables uniquement,
hors comptabilité analytique
16
L'ARRÊTÉ A. 47 A-1 DU LPF
• Délai de mise en œuvre :
o Pour tous les exercices vérifiés à compter du
1er janvier 2014
o Deux mesures de tolérance établies par
l’administration fiscale
• Remise au plus tard lors de la deuxième visite sur
place pour la seule année 2014
• Format facultatif pour les exercices antérieurs à
2013
17
TOLÉRANCE APPLICABLE AUX
EXERCICES 2011 ET 2012
18
Exercice clos en 2013
Exercices clos
en 2012 et en 2011
(et exercices antérieurs
en cas de déficit)
FEC normé
FEC normé
Tout format
FORMAT DU FEC -
SPÉCIFICITÉS CATÉGORIELLES
• Succursales :
o Succursales étrangères de sociétés françaises :
La société française doit remettre un FEC conforme
aux normes définies par l’article A47A-1 du LPF
contenant, sous une forme agrégée, les éléments
relatifs à ses succursales étrangères avec des
aménagements (plan comptable)
19 P C
FORMAT DU FEC -
SPÉCIFICITÉS CATÉGORIELLES
• Succursales :
o Succursales françaises de sociétés étrangères:
Remise d’un FEC avec des aménagements (plan
comptable propre à l’entreprise mais communication
d’une table de correspondance avec le PCG)
20 P C
FORMAT DU FEC -
SPÉCIFICITÉS CATÉGORIELLES
• filiales :
o filiales françaises de sociétés étrangères :
elles sont tenues de remettre une copie du FEC lorsqu’elles tiennent leur comptabilité au moyen d’un système informatisé.
– Transcodage des écritures ne respectant pas les normes
comptables françaises (par ex. écritures enregistrées Aux normes IFRS ou USGAAP) : tolérance prolongée aux exercices clos en 2014 (mais plus en 2015).
– Ecritures comptables en langues étrangères (sous réserve de l’utilisation de l’alphabet latin et de la fourniture de la table de correspondance) : tolérance prolongée aux exercices clos en 2014.
21
FORMAT DU FEC
22
Information Nom du champ Type de champ
1. code journal de l’écriture comptable JournalCode Alphanumérique
2. libellé journal de l’écriture comptable JournalLib Alphanumérique
3. numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable EcritureNum Alphanumérique
4. date de comptabilisation de l’écriture comptable EcritureDate Date
5. numéro de compte, dont les 3 premiers caractères doivent correspondre à des chiffres respectant les normes du PCG
CompteNum Alphanumérique
6. libellé de compte, conformément à la nomenclature du PCG CompteLib Alphanumérique
7. numéro de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé) CompAuxNum Alphanumérique
8. libellé de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé) CompAuxLib Alphanumérique
9. référence de la pièce justificative PieceRef Alphanumérique
10. date de la pièce justificative PieceDate Date
11. libellé de l’écriture comptable EcritureLib Alphanumérique
12. montant au débit Debit Numérique
13.montant au crédit Credit Numérique
14. lettrage de l’écriture comptable (à blanc si non utilisé) EcritureLet Alphanumérique
15. date de lettrage (à blanc si non utilisé) DateLet Date
16. date de validation de l’écriture comptable ValidDate Date
17. montant en devise (à blanc si non utilisé) Montantdevise Numérique
18. identifiant de la devise (à blanc si non utilisé) Idevise Alphanumérique
FORMAT DU FEC -
SPÉCIFICITÉS CATÉGORIELLES
• BA tenant une comptabilité de trésorerie :
3 champs supplémentaires
• BNC tenant une comptabilité de
trésorerie : 4 champs supplémentaires
23
Information Nom du champ Type de champ
19. La date de règlement DateRglt Date
20. Le mode de règlement ModeRglt Alphanumérique
21. La nature de l’opération (à blanc si non utilisé) NatOp Alphanumérique
Information Nom du champ Type de champ
19. La date de règlement DateRglt Date
20. Le mode de règlement ModeRglt Alphanumérique
21. La nature de l’opération (à blanc si non utilisé) NatOp Alphanumérique
22. L’identification du client (à blanc si non utilisé) IdClient Alphanumérique
comptabilités tenues par
établissement
La notice introduit un nouveau champ !
o le code établissement pour pouvoir trier les
écritures par établissement
suppose d’avoir préalablement prévu de
saisir l’information dans le logiciel…
24
CONTENU DU FEC -
COMPTABILITÉS AUXILIAIRES
• Elles doivent être intégrées au FEC
• Exception : la comptabilité analytique et
les données de gestion
A défaut du respect de ces normes, l'obligation posée à
l'article L 47 A-I du LPF n'est pas satisfaite.
25
!
LES NOUVELLES OBLIGATIONS
LÉGALES ET RÈGLEMENTAIRES
3. Modalités pratiques de remise
du FEC
26 P C
REMISE DU FEC
• Sont remis :
o Un fichier unique comprenant la totalité des
écritures comptables du contribuable vérifié après opérations d'inventaire, hors écritures de centralisation et hors écritures de solde de comptes de charges et de produit
o Si besoin est, un fichier descriptif apportant toutes les explications nécessaires à la bonne lecture du fichier par le vérificateur
• En 2014, le fichier pourra être remis au plus tard lors de la 2ème visite sur place du vérificateur
27 P C
REMISE DU FEC
• Modalités pratiques et support définis avec le vérificateur en fonction du contexte
• Cas particulier : le FEC scindé o Pour les fichiers présentant une très forte
volumétrie
o Présentation simultanée des différentes parties du FEC
o Découpage par période (semestre / trimestre / mois)
o Pour les entreprises relevant de la compétence de la DVNI
• Écritures centralisées / écritures détaillées 28
P C
REMISE DU FEC
Avant le 01/01/2014
Le délai éventuel de 3 mois
pour les opérations de
contrôle prévu à l’article
L 52-I du LPF débutait
dès la première intervention.
Après le 01/01/2014
Le même délai est suspendu
tant que la copie du fichier des
écritures comptables n’a pas
été produite.
Le décompte de ce délai ne
débute ainsi qu’au jour de la
remise effective des fichiers
conformes aux normes définies
à l’article A. 47 A-1 du LPF.
Ce qui change
P C
LES NOUVELLES OBLIGATIONS
LÉGALES ET RÈGLEMENTAIRES
4. Les sanctions applicables en
cas de non-respect de la nouvelle
obligation
30 P C
SANCTIONS - L'ARTICLE 1729 D DU CGI
Avant le 01/01/2014
La présentation de la copie du
fichier des écritures comptables
n’étant qu’optionnelle, son
défaut n’était pas sanctionné
Après le 01/01/2014
L’article 1729 D du CGI a été créé.
Il prévoit (pour les avis de
vérification adressés à compter du
10/08/2014) une amende de 5 000 €
ou 10% des droits (si plus élevé) en
cas de défaut de remise de copie du
fichier des écritures comptables
et en cas de remise de fichiers non-
conformes aux normes prévues à
l’article A. 47 A-1 du LPF (amende
égale à 1500 € pour les avis adressés
à compter du 01/01/2014 et avant le
10/08/2014). Cette amende se
cumule avec les éventuelles autres
majorations réprimant des
infractions différentes.
Ce qui change
P C
SANCTIONS - ALINÉA 2 DU L. 74 DU LPF
Avant le 01/01/2014
La présentation de la copie
du fichier des écritures
comptables n’étant
qu’optionnelle, son défaut
n’était pas sanctionné.
Après le 01/01/2014
Le défaut de remise de copie du
fichier des écritures comptables
même en présence de la
comptabilité sur support papier,
expose le contribuable au rejet
de sa comptabilité et à une
taxation d’office.
Ce qui change
P C
• Modifié par Loi n°2012-1510 du 29 décembre 2012 - art. 14 : o Les bases d'imposition sont évaluées d'office
lorsque le contrôle fiscal ne peut avoir lieu du fait du contribuable ou de tiers.
o Ces dispositions s'appliquent en cas d'opposition à la mise en œuvre du contrôle dans les conditions prévues aux I et II de l'article L. 47 A.
Nota : Ces dispositions s'appliquent aux contrôles pour lesquels l'avis de vérification est adressé après le 1er janvier 2014.
33 P C
• La mise en œuvre de la procédure
d'évaluation d'office prévue à l'article
L. 74 du livre des procédures fiscales
entraîne :
o l’application d'une majoration de 100 % aux
droits rappelés ou aux créances de nature
fiscale qui doivent être restituées à l’État ;
o Pas de de possibilité de saisir les commissions
instituées par les articles 1650 à 1652 bis et
1653 A.
34 P C
CE QUI NE CHANGE PAS
Consultation des pièces comptables et sociales
Le reste des constatations (conditions d’exploitation de l’entreprise), investigations (recoupements, droits de communication), consultation des pièces justificatives des écritures comptables (factures, contrats,…) ou sociales (PV d’AG, statuts,…) continue de se faire comme par le passé. La consultation de pièces « papier » n’a donc pas entièrement disparue.
35
P C
La conformité du FEC est purement formelle. Elle n’est pas garante
de la régularité de la comptabilité de l’entreprise.
l’analyse du FEC par ALTO 2 peut cependant mettre en évidence le non
respect des règles de tenue des comptabilités informatisées
!
Aucun rehaussement ne pourra être proposé directement du bureau
!
REMISE DU FEC
• En principe, le FEC doit être remis le 1er jour du contrôle
o Accusé de réception en main propre remis sur place signable par le DAF ou le responsable comptable
o Mais jusqu’ici demande de mise en conformité adressée au contribuable
o Le contrôle de la conformité peut être réalisé par le vérificateur depuis son bureau remise possible sur le portail ESCALE et AR en main propre remis par le vérificateur lors de l’intervention sur place
38
SANCTIONS
• 2015 PREMIERES AMENDES
o Procédure de notification
o Remise en main propre du PV d’absence de conformité et envoi par courrier (en revanche pas de PV de conformité)
o Pas de motivation du rejet dans le courrier de notification
o Contentieux à venir ?
39
LE FEC EN PRATIQUE: PRÉCISIONS APPORTÉES PAR L’ADMINISTRATION
40
Modifications du CFCI en 2013
• Evolution au 1er janvier 2014 du CFCI o Art 14 de la Loi de Finances Rectificative 2012 du
29/12/2012 : • Les vérifications fiscales débutant à compter du 01/01/2014
devront se faire à partir d’une liste d’écritures extraites de la comptabilité
o Arrêté du 29/07/2013 modifiant l’article A47 A-1 du livre des procédures fiscales :
• Contenu et format du fichier à remettre
• Que cela change t-il ? o A partir du 01/01/2014, cela concerne tous les contrôles
fiscaux quelque soit la taille de l’entreprise
o Cela s’impose à tous les vérificateurs
o Pour le format, la DGFiP a choisi de recueillir une liste des écritures et non pas tous les fichiers comptables :
• Il s’agit donc d’un extrait de comptabilité et non pas de l’original 41
Les points clefs du FEC
• Le « Fichier des Ecritures Comptables »
c’est :
o Un fichier unique, éventuellement par
dérogation, scindé en divers fichiers selon la
taille de l’entreprise ou le volume de
données (en accord avec le vérificateur)
o Un fichier sans centralisation d’écritures !
o Intégrant les écritures d’ouverture
o Classer par ordre chronologique de validation
• Nouvelle information : la date de validation !
42
L’avenir du contrôle fiscal
• L’obligation du FEC montre l’orientation
de l’Administration Fiscale :
o Industrialisation des contrôles
oMise en œuvre de profils « d’anomalies »
o Gabarits d’écritures
o Profilage selon les métiers
o Systématisation (et généralisation ?)
o Puis contrôles ciblés selon l’analyse FEC
• Tris et sélections personnalisés
43
Notion de comptabilité informatisée
• NOTION DE COMPTABILITÉ INFORMATISÉE o une comptabilité est dite « informatisée », dès
lors qu’elle est tenue, même partiellement, à l’aide d’une application informatique ou d’un système informatisé (BOFiP-BIC-DECLA-30-10-20-40-§ 30-13/12/2013).
o Peu importe qu’il s’agisse ou non d’un progiciel, ou d’un module d’ERP, dédié à la comptabilité. L’utilisation d’un logiciel de bureautique (tableur, traitement de texte) suffit à la qualification d’informatique.
44
Notion de comptabilité informatisée
• NOTION DE COMPTABILITÉ INFORMATISÉE o Jurisprudence
• seule compte la manière dont le contribuable utilise effectivement les fonctionnalités dont sont dotés ses équipements informatiques
• la seule circonstance qu’il n’y ait pas de transmission informatisée des données entre deux applications (notamment application de gestion ou de caisse ne suffit pas pour considérer que la comptabilité n’est pas tenue au moyen de systèmes informatisés
(CE 9 avril 2014 n°369929, min c/Sté Gamboni Restauration ; CAA Marseille 1er février 2013, n°09-03405 et 09-03918)
45
• UTILISATION DE LOGICIELS OU MODULES DE GESTION INDÉPENDANTS o Exemples (voir BOFiP-CF-IOR-60-40-20 § 65)
• Module métier de gestion des contrats d’assurance émises : détail des cotisations d’assurance émises
• Logiciel de gestion stocks : détail des mouvements de consommation sur stock
• Logiciels de gestion de caisse
possibilité de ne fournir dans le FEC que les cumuls mensuels
CELA NE DISPENSE PAS DE DONNER ULTÉRIEUREMENT LE DÉTAIL DES ÉCRITURES GÉNÉRÉES PAR CES MODULES MÉTIERS LORS D’UNE DEMANDE DE TRAITEMENT CFCI (LPF ART. 47A-II)
Utilisation de logiciels métiers
46
Quelques cas particuliers
• BNC o Avec la nomenclature comptable utilisée
• Sociétés civiles o Si FEC quelle tenue de comptabilité ?
• Associations o Si distinction possible en informatique des
écritures entre secteur lucratif ou non FEC pour le seul secteur lucratif
• Tableaux Excel de préparation de saisie o Écritures reprises en détail
• Reprise de la banque o Totaux par périodes ou détail des écritures ?
47
CHAMP 3
• numéro d’écriture
o Classement par ordre de validation une nouveauté… fiscale
o Le droit comptable prévoit l’enregistrement des écritures (et donc la numérotation) par ordre chronologique de saisie
• Cas d’un système centralisateur avec plusieurs journaux auxiliaires : chaque journal peut comporter des numérotations indépendantes
o Le FEC (fichier unique) peut comporter des écritures de nature différente présentant la même numérotation
o L’administration l’admet si cela est expliqué dans un descriptif accompagnant la remise du fichier
48
CHAMP 3
• numéro d’écriture
o PRINCIPE : les premiers numéros d’écritures comptables sont constitués par les écritures d’à nouveau
o l’administration s’aligne sur la réglementation comptable …mais admet l’enregistrement en cours d’exercice «en raison du fonctionnement propre de l’entreprise» :
• les écritures de report à nouveau sont alors numérotées en fonction de leur ordre d’enregistrement comptable.
• elles comprennent le solde des postes d’immobilisations et du poste des stocks (quid des comptes de tiers ?)
• identifier les écritures d’à nouveau par une information complémentaire contenue dans le FEC (à expliciter dans le descriptif) ou les fournir dans un fichier à part (tolérance 2014)
49
CHAMP 4
• date de comptabilisation o celle de saisie si l'événement et son
enregistrement ont lieu le même jour
o si décalage : retenir la date de l'événement comptable
• sinon, celle de la pièce justificative
• …ou encore date du dernier jour du mois, en cas de centralisation mensuelle
o si le logiciel ne dispose pas d'un mode brouillard, alors date de comptabilisation = celle de validation de l'écriture
50
CHAMPS 6 et 8
• Libellés de comptes (généraux et auxiliaires)
o « Le respect des normes comptables françaises
élaborées par le normalisateur comptable
français (Autorité des normes comptables) et du
plan de comptes y afférent est indispensable. …
les données figurant dans le fichier des écritures
comptables doivent obligatoirement respecter les
normes comptables et la nomenclature du plan
de comptes français »
o La tolérance 2014 n’est a priori pas reconduite 51
CHAMPS 6 et 8
• référence et date des pièces justificatives
o La référence des pièces justificatives doit figurer dans les enregistrements comptables (PCG , art. 420-2)
• Mais certaines écritures peuvent ne pas avoir de référence de pièce (par exemple, dans le cas des écritures d’à nouveau – cf. BOI-CF-IOR-60-40-20 n°190)
• dans le cas des écritures pour lesquelles il n’existe pas de référence de pièce (cas des écritures d’à nouveau), ce champ doit néanmoins être rempli par une valeur conventionnelle définie par l’entreprise (à préciser dans le descriptif)
52
CHAMPS 9 et 10
• référence et date des pièces justificatives
o La référence des pièces justificative doit figurer dans les enregistrements comptables (PCG , art. 420-2)
• Mais certaines écritures peuvent ne pas avoir de référence de pièce (par exemple, dans le cas des écritures d’à nouveau – cf. BOI-CF-IOR-60-40-20 n°190)
• dans le cas des écritures pour lesquelles il n’existe pas de référence de pièce (cas des écritures d’à nouveau), ce champ doit néanmoins être rempli par une valeur conventionnelle définie par l’entreprise (à préciser dans le descriptif)
53
CHAMP 9
• Référence de la pièce
o Bonnes pratiques • Facture fournisseur : numéro de facture
• Facture client : numéro de facture
• Note de débit : numéro de note de débit
• Note de crédit : numéro de note de crédit
• Chèque : numéro du chèque
• Virement : VRT
• Prélèvement : PLVT
• OD : type d’OD ex : Paie Mai 2015 ; Reprise de provision
• OD de clôture : ODC date d’arrêté comptable ex : ODC 31/12/2014. + Numéro
54
CHAMP 10
• date des pièces justificatives
o La date de la pièce justificative correspond à
la date figurant sur les pièces justificatives
reçues ou émises ou à défaut à la date à
laquelle le justificatif est enregistré en
comptabilité
• dans le cas des écritures pour lesquelles il n’existe
pas de référence de pièce (par exemple, dans le
cas des écritures d’à nouveau), ce champ « date »
doit néanmoins être rempli par une date
conventionnelle définie par l’entreprise. (à
préciser dans le descriptif) 55
CHAMP 10
• date de la pièce o date de la pièce comptable (date de facture
fournisseurs, date de facture client, date d’opération bancaire (date du chèque figurant sur le chèque, date du virement correspondant à la date d’envoi du virement, date du prélèvement figurant sur la facture)
o Que faire si on ne dispose pas de date : • Cas des OD : mettre la date de fin de mois concerné si
c’est une OD mensuel ou trimestriel ; ou la date
• Cas des flux bancaires (quand on n’a pas de pièce comme l’ordre de virement, où la copie du chèque) : date d’opération figurant sur le relevé bancaire
• Cas des OD de clôture : mettre la date de l’arrêté comptable concerné
56
CHAMPS 2,6, 8, 11
• Libellés o Qu’indiquer ?
• Facture fournisseurs : Nom du Fournisseurs + mois et année prestation (si applicable) ou descriptif de l’achat + Facture n° ……………
• Facture Client : Nom du Client + mois et année prestation (si applicable) ou descriptif de la vente + Facture n° ……………
• Note de débit : Nom du client + descriptif de la prestation/achat + n° note de débit
• Note de crédit : Nom du client + descriptif de la prestation/achat + n° note de crédit
• Chèque : Rglt + Nom du fournisseurs/organisme payé + Numéro factures payées ou description de ce qui est payé (indication du mois, trimestre et année payée ; régul + année ; etc…..) + n° du chèque
• Virement : Virt + Nom du fournisseurs/organisme payé + Numéro factures payées ou description de ce qui est payé (indication du mois, trimestre et année payée ; régul + année ; etc…..)
• Prélèvement : Plvt + Nom du fournisseurs/organisme payé + Numéro factures payées ou description de ce qui est payé (indication du mois, trimestre et année payée ; régul + année ; etc…..)
• OD : description de l’OD et mois année concernée (si applicable)
• ex : URSSAF – Paie avril 2015
• OD de clôture : description de l’ODC et année concernée
• Reprise provision FNP 2013
57
CHAMP 16
• date de validation
o Confère un caractère définitif aux écritures comptables
• Procédure informatique interdisant toute modification postérieure de l’écriture ou suppression de l'enregistrement (PCG art. 420-5 et BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40 n° 80 et 120)
• Une comptabilité établie à l'aide d'un logiciel permettant de modifier à posteriori, malgré la validation, les écritures initiales n’a aucun caractère probant (CAA Marseille 13 avril 2012, n° 09MA01619).
o Question : périodicité de la validation ? 58
CHAMP 16
• date de validation o Règles du PCG et du Code de commerce :
o Enregistrement des écritures dans le livre-journal au jour le jour (C. com art. R 123-174, al. 1 et PCG art. 420-4)
o système informatique muni de la fonction « brouillard» : les écritures deviennent définitive à la date de validation, soit au plus tard au moment de la déclaration fiscale
o Système centralisateur : • Centralisation mensuelle des enregistrements dans le livre-
journal des totaux des opérations figurant dans les journaux auxiliaires (C. com. art. R. 123-176 ; PCG, art. 410-7 et art. 420-4)
• Dérogation pour les commerçants placés sous le régime réel simplifié d’imposition (centralisation tous les 3 mois : C. com. art. R. 123-204).
• La centralisation suppose la validation des écritures (qui dit enregistrement définitif (PCG art. 420-5)… dit validation, sans quoi pas d’écriture comptable probante)
59
CHAMP 16
• date de validation
o En pratique : • Validation au plus tard lors de la LF (15 mai si exercice
coïncide avec l’année civile)
• Clôture des comptes : possibilité de passer des écritures jusqu’à l’AG (pas plus de 2 exercices ouverts en même temps) si de nouvelles écritures : LF rectificative et nouveau FEC
• Toutefois, si le TVA calculée à partir des écritures comptables (débits ou utilisation des fonctions du logiciel), validation au moment de la CA 3 (sinon TVA sur encaissement calculée à partir des relevés de banque extra comptablement possibilité de maintenir le brouillard
• système informatique muni de la fonction « brouillard» : les écritures deviennent définitive à la date de validation ( soit au plus tard lors de l’établissement de la liasse fiscale)
60
Quelques difficultés pratiques
• comptabilité en anglais (fréquent chez les
filiales de groupes étrangers)
o Le FEC doit être établi en français
…mais tolérance pour les seuls exercices antérieurs à
l’exercice clos en 2014
• comptes établis en normes étrangères
o Pour les seuls exercices antérieurs à l’exercice
clos en 2014, un « transcodage » est possible à
condition de retranscrire ligne à ligne en normes
françaises les écritures comptables
un compte étranger correspond à un seul et unique
compte français et réciproquement 61
Quelques difficultés pratiques
• seules sont visées les classes 1 à 7
o cas des comptes de classe 8 et 9 : certaines
entreprises les utilisent de telle façon que
les FEC (et balances) ne sont plus équilibrées
sans ces comptes
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ARCHIVAGE
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Un archivage durable
• Pour respecter les différents délais de
prescription (5, 6 ou 10 ans) :
o Choisir un format lisible sur cette durée et
indépendant du logiciel qui a produit
l’archive
o Une solution donnant toute garantie : un
format normé pour une conservation pérenne
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La solution complète
• Dès la clôture de l’exercice, génération de
l’archive de l’ensemble des fichiers
• Déposer l’archive chez un Tiers-Archiveur
qui garantira son contrôle et son intégrité
dans le temps.
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IMPACT SUR L’ORGANISATION
COMPTABLE DE L’ENTREPRISE
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ORGANISATION COMPTABLE
Qualité des saisies:
o Libellés, références de pièces
guide de saisie
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IMPACT SUR LES MISSIONS
l’expert-comptable
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La mission de l’EC
• En cas de mission de présentation o Tenue de la compta par l’expert-comptable
• Le FEC doit être réalisé par l’expert-comptable
o Tenue par le client et révision par le cabinet • C’est à l’entreprise de réaliser le FEC
• Si l’entreprise ne sait pas le générer, l’EC pourrait proposer une mission complémentaire de confection du FEC
• Mission et devoir de conseil o S’il ne réalise pas le FEC, l’EC doit rappeler à
son client les obligations fiscales
o L’EC peut conseiller les modalités de génération du FEC ou contrôler le FEC
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IMPACT SUR LES MISSIONS
Le commissaire aux comptes
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La mission du CAC
• La mission du CAC est fortement impactée
par le FEC. L’auditeur légal devra penser à :
o Vérifier la prise de connaissance du SI de l’entité
auditée
• Analyse différente selon qu’il s’agit d’un progiciel
intégré ou d’un logiciel comptable
o Analyser le risque fiscal : amende et risque de
rejet de comptabilité
o Vérifier le respect des obligations comptables en
vertu du plan comptable, du doit fiscal et du
droit commercial
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La mission du CAC
• Points de vigilance particuliers (1/2):
o Gestion des AN (attention aux ERP)
o Unicité du FEC (ou demande d’accord au
vérificateur)
o Pas de centralisations
o Pour les groupes ou filiales d’entreprises
étrangères:
• Respect des normes comptables françaises
• Libelles et comptes en langue française
• Conservation de la comptabilité analytique
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La mission du CAC
• Points de vigilance particuliers (2/2) :
o Gestion des dates
• Date de comptabilisation
• Date de validation
• Date de la facture
• Date du lettrage
o Archivage des fichiers comptables :
• Les fichiers comptables
• Les pièces justificatives et traitement s
informatiques
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ANALYSE DES FEC
Quelques exemples d’erreurs
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Analyse des FEC
• Exemples d’erreurs constatées
o Génération de FEC « bricolés » avec divers
outils
• Décalages de ligne entrainant une incohérence
générale du FEC
o Problèmes de format:
• Le nom du fichier est incorrect. Il doit respecter
la syntaxe SIREN][FEC][DATECLOTURE].txt
• Les formats de dates ou plus globalement de
champs ne sont pas respectés
• Les champs obligatoires ne sont pas renseignés
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Analyse des FEC
• Exemples d’erreurs constatées o Incohérences de fonds
• Les balances reconstituées par journaux à partir du FEC ne sont pas équilibrées (voire la balance générale)
• Les journaux ne sont pas équilibrés par mois
• Le plan comptable utilisé n’est pas conforme
• Les champs libellés sont vides ou renseignés par des caractères ou chiffres « ésotériques »
• Il n’est pas fait mention d’une référence de pièce pour la majorité des écritures
• Il existe des trous de séquence dans les numérotations des écritures
• Les dates sont incohérentes entre elles : par exemple une date de pièce plus récente que la date de comptabilisation ou bien les dates de pièces sont très antérieures ou très postérieures à l’exercice considéré.
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VOS QUESTIONS
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