NOTULEN RAPATMANAJEMEN RISIKO

Rapat diaadakan : Senin, 15 Desember 2015Pukul : Jam 08:30- 10:00Tempat : Ruang Akreditasi UGD lantai 4Pimpinan rapat : Prof. Dr. dr. Iskandar Japardi, Sp.BS (K)Lampiran : 1 (satu ) set Acara :

1. Analisis proses2. Verifikasi lapangan

Rapat dimulai dengan persentasi tim manajemen risiko mengenai proses FMEA, penyusunan jadwal dan materi kegiatan selanjutnya.

Prof. Dr. dr Iskandar Japardi SP.BSKepada instalasi rawat jalan diharapkan mempresentasikan alur pelayaan

front office

Misrah Panjaitan, S.Kep NersPada dasarnya front office terdiri dari bagian pendaftaran, skrining,

admisi, dan rekam medis. Proses yang terjadi 1. Pasien datang ke IRJ2. Pasien kontak dengan customer service3. Registrasi pasien4. Pengambilan rekam medis5. Pasien menuju poli klinik.

Dr Mendle Bagaimana alur ini sama untuk pasien askes, BPJS, asuransi suasta atau

mandiri?

Dr. Fajri nor Sp.PPada dasarnya alur masuknya sama ketiga kelompok sama, tetapi yang

membedakan nanti, adalah saat pembayaran. Perlu didiskusikan apakah billing termasuk dalam front office.

Dr. Mardianto, Sp.PDMenurut saya Billing termasuk bagian front office.

Prof. IskandarSaya kurang setuju kalau billing termasuk ke dalam Front office.

Bukankah pasien kontak dengan billing setelah semua pelayanan selesai? Kalau

kita memasukkan ke dalam alur, menurut saya issue akan melebar. Lebih baik kita membatasi konteks front office pada pelayanan sebelum pasien bertemu dengan DPJP.

Misrah, S.KepSaya lebih setuju dengan Prof. Iskandar. Dari presentasi Prof Iskandar yang saya tangkap, seharusnya FMEA membahas mengenai 1 titik, bukan sistem seperti yang kita lakukan. Kalau kita membahas sampai pasien membayar, bukankah pembahasan kita akan semakin melebar?

Dr. MichaelBaik setuju, Sebaiknya FMEA front office hanya terdiri dari proses

pendaftaran, admisi, rekam medis, dan skrining. Mari kita buat alur proses front office yang dijalani oleh pasien.

Misrah, S.KepBerikut alur rawat jalan yang di jalani pasien:

1. Pasien masuk gedung poli rawat jalan2. Pasien masuk mengambil nomer antri dan menjalani skrining, yang

dilakukan oleh perawat.3. Lalu pasien mengantri loket pendaftaran pasien rawat jalan 4. Dilakukan verivikasi dokumen rekam medis pasien oleh rekam medis dan

ASKES.5. Pasien menunggu di ruang tunggu sampai status rekam medis pasien

disatukan dengan SEP6. Pasien menuju poli rawat jalan.

Selanjutnya ada baiknya kita langsung lihat di lokasi bagaimana proses yang terjadi di poli rawat jalan saat ini.

Prof IskandarSaya setuju, agar kita lebih terbayang mengenai proses yang terjadi, mari

kita lihat studi lapangan.

Bu Misrah, Skep memimpin tim menejemen risiko untuk melihat langsung bagaimana alur dari proses pasien rawat jalan.

Kesimpulan:

Berdasarkan hasil rapat dan studi lapangan, FMEA Front office terdiri dari bagian : pendaftaran, admisi, rekam medis, dan skrining. Dengan alur proses sebagi berikut : Pasien masuk gedung poli rawat jalan

1. Pasien masuk mengambil nomer antri dan menjalani skrining, yang dilakukan oleh perawat.

2. Lalu pasien mengantri loket pendaftaran pasien rawat jalan 3. Dilakukan verivikasi dokumen rekam medis pasien oleh rekam medis dan

ASKES.4. Pasien menunggu di ruang tunggu sampai status rekam medis pasien

disatukan dengan SEP5. Pasien menuju poli rawat jalan.

Mengetahui, NotuleneKetua Tim Manajemen Risiko

Prof. Dr. Iskandar J Sp.BS(K) Dr. Andre Marolop

Lampiran Notulene Rapat Manajemen Risiko; Senin, 15 Desember 2015

NOTULEN RAPATMANAJEMEN RISIKO

Rapat diaadakan : Jumat, 16 Januari 2015Pukul : Jam 08:30- 10:00Tempat : Ruang Akreditasi UGD lantai 4Pimpinan rapat : Prof. Dr. dr. Iskandar Japardi, Sp.BS (K)Lampiran : 1 (satu ) set Acara :

1. Menyusun action plan, menentukan design baru proses.

Rapat dimulai dengan persentasi tim manajemen risiko mengenai proses FMEA, yakni penyusunan desain baru proses.

Prof. Dr IskandarSetelah selesai melakukan brainstorming failure mode, pengisian work

sheet, serta menentukan PIS pada rapat sebelumnya. Hari ini kita akan membahas action plan/ renacana tindakan yang dapat dilakukan untuk menanggulangi risiko yang terjadi, berdasarkan analisa fishbone.

Mari kita lakukan brainstorming rencana tindakan apa saja yang dapat kita tambahkan untuk hal tersebut. Tentunya kita dapat menimbang aspek “pareto” dalam memilih tindakan yang dipilih agar efektif dapat berpengaruh terhadap sebanyak-banyaknya terhadap analisa penyebab fish bone.

Aswin, STApabila kita melihat analisa fish bone, ada baiknya kita melakukan desain

baru ruangan yang ada, dengan mengefektifkan serta mengatur ulang front office kita. Berikut yang menurut saya perlu dilakukan, penambahan pintu masuk, perubahan lokasi customer service, penambahan tempat skrining, Pemisahan pasien rawat inap, dan rawat jalan, penambahan loket pendaftaran, perluasan ruang tunggu, perbaikan sirkulasi udara.

Prof IskandarMenurut saya juga kita perlu melakuan pebaikan SDM pada bagian

skrining kita yakni petugas skrining adalah dokter umum.

RatnoKalo begitu sebaiknya juga perlu kita melakukan percepatan proses

rekam medis, bagaimana kalau kita mengunakan sistem barcode untuk penyatuan SEP dengan rekam medis agar lebih cepat.

Dr. IdaSaya usul juga Prof, bagaimana klo kita juga menambahkan alur pasien

khusus untuk pasien dengan kebutuhan khusus. Untuk mengurangi risiko panjangnya antrian dan mengurangi stress pasien dengan kebutuhna khusus.

Dr. CherryBagaimana dengan rencana tindakan kita untuk mengurangi risiko infeksi

penyakit. Apa ada baiknya kita memberikan APD pada pasien dengan kecurigaan TB atau infeksi menular lainnya

Prof IskandarBagus sekali usul yang diberikan. Lalu bagaimana dengan rencana

tindakan kita untuk meningkatkan komunikasi efektif pada front office kita?

RosmawatiBagaimana kalau kita mengadakan pelatihan komunikasi efektif, secara

rutin, setiap hari rabu? Bagaimana Prof.

Prof Iskandar Bagus sangat baik usulnya. Baik terimakasih atas perhatiannya , samapi

jumpa di rapat selanjutnya.

Mengetahui, NotuleneKetua Tim Manajemen Risiko

Prof. Dr. Iskandar J Sp.BS(K) Dr. Michael Lumintang

Lampiran Notulene Rapat Manajemen Risiko, Jumat, 16 Januari 2015

Hasil Analisis Fish Bone

Rincian Action Plan dan PIC yang Bertanggungjawab

NOTULEN RAPATMANAJEMEN RISIKO

Rapat diaadakan : Jumat, 6 Maret 2015Pukul : Jam 08:30- 10:00Tempat : Ruang Akreditasi UGD lantai 4Pimpinan rapat : Prof. Dr. dr. Iskandar Japardi, Sp.BS (K)Acara :

1. Monitoring

Rapat dimulai dengan persentasi tim manajemen risiko dengan evaluasi kemajuan penyusunan FMEA.

Prof IskandarTerimakasih atas kedatangan saudara sekalian. Pada hari ini kita sama-

sama akan melihat kemajuan dari masing masing PIC.

AswinSudah kami selesaikan rancang bangun dari ruang rawat inap yang baru.

Adapun perubahananya adalah Ruang poli klinik gigi dan mulut akan kami pindahkan, dan ruangan poliklinik gigi dan mulut di jebol dan diperluas menjadi tempat pengaduan masyarakat dan admisi. Lalu diefektivitas luas ruang tunggu. Adanya penambahan dua pintu akses masuk, Jadi adanya pemisahan jalur pasien masuk, pasien lama dan pasien baru.

Misrah Kami mengusulkan untuk petugas skrining dilakukan oleh dokter umum.

RatnoKami sdh mulai mengunakan sistem barcode dalam penyatuan SEP dan

rekam medis. Jadi ada perbaiakan dari kecepatan proses rekam medis. Berikut kami lampiran alur baru proses rekam medis.

RosmawatiSudah dilakukan pelatihan komunikasi efektif terhadap pejabat,

struktural dan staf medis. Dari hasil tersebut didapati minat yang meningkat atas pelatihan tersebut.

Prof IskandarTerimakasih atas laporan dari saudara sekalian. Selanjutnya perlu kita

pikirkan adalah bagaimana monitor terhadap rencana tindakan yang akan kita lakukan.

Misrah Saat ini yang dapat kita dapat lakukan survey adalah waktu yang

dibutuhkan pasien mulai dari waktu pendaftaran sampai rekam medis pasien medis sampai di poliklinik.

Prof IskandarMenurut saya itu bisa dilakukan, namun ada baiknya kita menilai RPN

(Risk Priority Numbers) setelah rencana tindakan baru yang kita lakukan.

Mengetahui, NotuleneKetua Tim Manajemen Risiko

Prof. Dr. Iskandar J Sp.BS(K) Dr. Michael Lumintang

Lampiran Notulene Rapat Manajemen Risiko; Jumat, 6 Maret 2015

Desain Front Office Lama

Desain Front Office Baru

Perubahan Alur Proses Rekam Medis

Evaluasi RPN Setelah Perbaikan